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Comune di Rimini

Redazione Web

Piazza Cavour- 47900 Rimini tel. 0541 704229 - cell. 3281365190 www.comune.rimini.it mauro.ferri@comune.rimini.it c.f.-p.iva 00304260409

(Aggiornamento novembre 2011)

Linee guida di gestione della comunicazione digitale multicanale del Comune


Contesto giuridico e normativo di riferimento Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 Codice di amministrazione digitale Legge 7 giugno 2000, n. 150 "Disciplina delle attivit di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni" Direttiva 27 luglio 2005 - Qualita' dei servizi on line e misurazione della soddisfazione degli utenti Direttiva per le Riforme e le Innovazioni nella pubblica amministrazione n.2/2007 Direttiva Ministro Pubblica Amministrazione n.8/2009 Legge 18 giugno 2009 n. 69 art.21 Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalit di pubblicazione e diffusione G.U. n. 120 del 25 maggio 2007 Legge 4/2004 sull'accessibilit dei siti web pubblici o Regolamento di attuazione della legge n.4 del 9 gennaio 2004 o "Linee Guida recanti i requisiti tecnici e i diversi livelli per l'accessibilit e le metodologie tecniche per la verifica dell'accessibilit dei siti Internet" individuati dai gruppi di lavoro della Segreteria tecnico-scientifica della Commissione interministeriale permanente per l'impiego delle ICT a favore delle categorie deboli o svantaggiate". o Requisiti tecnici di accessibilit per la conformit dell'hardware dei personal computer e delle applicazioni software o Metodologia per la valutazione dell'accessibilit e dell'usabilit dei siti pubblici Linee guida per i siti web della P.A. a cura della Presidenza del Consiglio dei Ministri Principi Lattivit di progettazione e di sviluppo dei canali di comunicazione istituzionale on-line deve essere opportunamente inserita nel contesto organizzativo dellamministrazione. La comunicazione istituzionale on-line deve essere utilizzata per pubblicare tutta linformazione di rilevanza pubblica relativa alle attivit generate dallamministrazione, provvedendo alla validazione e al regolare aggiornamento delle informazioni. I canali di comunicazione on-line devono essere usabili. lusabilit implica che le informazioni debbano essere organizzate e strutturate in maniera da garantire la massima fruibilit. Prerequisito di ogni progettazione lidentificazione delle tipologie di pubblico al quale ci si rivolge. Le opinioni del pubblico, opportunamente stimolate, sono essenziali per costruire un buon canale di comunicazione on-line I canali di comunicazione on-line devono essere accessibili. Essi devono essere progettati in modo da garantire la loro consultazione anche da parte di individui affetti da disabilit fisiche o sensoriali, o condizionati dalluso di strumenti con prestazioni limitate o da condizioni ambientali sfavorevoli.

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1 ORGANIZZAZIONE DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE ON-LINE 1.1 Il portale web del Comune di Rimini (www.comune.rimini.it) costituisce il nucleo della comunicazione istituzionale on line. Al portale sono funzionalmente collegati i siti dei singoli settori o degli eventi di particolare rilevanza organizzati dal Comune qui definiti come canali tematici. Le informazioni inserite nel sistema web del Comune vengono ulteriormente diffuse attraverso gli altri mezzi di comunicazione predisposti. La responsabilit della pubblicazione di contenuti sui siti web del Comune di Rimini del dirigente dellUrp. I Direttori sono responsabili di quanto viene pubblicato sul web anche quando la pubblicazione viene operativamente realizzata dalla redazione web (di seguito definita redazione). La redazione responsabile di quanto pubblicato per motivi di colpa grave o dolo. 1.2 La redazione svolge un ruolo di coordinamento della comunicazione interna dell'ente e di raccordo tra le necessit di comunicazione degli Uffici con i cittadini e la comunicazione on line. Gestisce e contribuisce a gestire la catena del content management del sito, presidiando i contenuti ed il loro tempestivo aggiornamento. 1.3 La redazione svolge compiti di controllo della qualit della comunicazione sul web e sugli altri canali digitali, aggiorna i contenuti nel caso in cui non sia stato possibile attribuire tale compito a un referente di Direzione (funzione sussidiaria), svolge attivit di formazione rispetto allinserimento dei contenuti 1.4 La redazione sviluppa nuove funzionalit, stabilisce in apposito allegato tecnico gli standard di qualit della pubblicazione sul web, attribuisce privilegi di accesso alle risorse web ai referenti delle Direzioni previo incarico formale del dirigente, partecipa a tutti i progetti comunali che prevedano uno spazio sul web 1.5 La redazione si occupa, inoltre, di promuovere, informare e adottare gli standard di accessibilit e usabilit previsti dalle norme italiane per i siti pubblici (successivo punto 3). 1.6 I redattori sono individuati allinterno delle Direzioni tra il personale che mostra maggiore attitudine rispetto alluso delle tecnologie ICT. Prima di cominciare a operare sul CMS i redattori saranno adeguatamente formati alluso del sistema. Tra i redattori individuato il referente con la redazione Lindicazione del referente e dei redattori a cura del Direttore di concerto con la Redazione. I redattori si occupano dellinserimento, modifica, cancellazione delle informazioni di pertinenza. 1.7 Tutti i progetti che prevedono la realizzazione di nuovi domini internet devono essere concertati con la redazione in modo da garantire la conformit dei nuovi siti alle specifiche e ai vincoli adottati. Nomi a dominio: l'attivazione di nuovi domini internet deve essere comunicata dai Direttori alla Redazione nella fase progettuale. La comunicazione va fatta esclusivamente via posta elettronica all'indirizzo: redazione@comune.rimini.it. Nella comunicazione va indicato il nome del dominio che si intende attivare (esempio: puntoeuropa.comune.rimini.it, antico.comune.rimini.it, memoria.comune.rimini.it ecc.). Nel caso in cui sia necessario attivare

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domini di secondo livello (esempio: www.teatroermetenovelli.it, www.bibliotecagambalunga.it ecc.) necessario giustificare la scelta in base alla rilevanza del progetto o ad altre particolari esigenze. 1.8 La Redazione ha facolt di suggerire e ove necessario imporre modifiche dei testi creati dai redattori, in osservanza alle normative, agli standard e vincoli cui soggetta la comunicazione istituzionale on line. 1.9 Altre competenze della Redazione Aggiornamento dei contenuti del portale e dei canali tematici ad esso collegati con una logica di processo sussidiaria ovvero intervenendo nei casi in cui non sia possibile individuare un referente di Direzione/Servizio che riesca, previo addestramento, a gestire i contenuti web di propria competenza. La richiesta di aggiornamento dei contenuti avviene per lo pi attraverso comunicazione mail. Attivit di formazione e supporto a favore dei referenti delle Direzioni e Servizi che aggiornano autonomamente le proprie pagine. Dopo una prima fase in aula lattivit si svolge prevalentemente con incontri individuali, colloqui telefonici o via skype. Creazione, modifica e aggiornamento di nuovi template. I template sono i modelli di pagina disponibili per il sito, qualora le pagine disponibili non siano in grado di adattarsi alle necessit di pubblicazione necessario crearne di nuove o modificare quelle esistenti. Gestione, aggiornamento e manutenzione dei sistemi multicanale e comunicazione web 2,0, quali ad esempio newsletter, sms, maxischermi, blog, forum, messaggeria (successivo punto 4) Progettazione di nuovi canali tematici e portali: lattivit consiste principalmente nel concordare con i colleghi delle Direzioni richiedenti larchiettura dei contenuti del nuovo sito, le eventuali funzionalit aggiuntive rispetto a quelle standard e un layout grafico. Realizzazione in economia di siti legati ad eventi con piattaforma Wordpress, Drupal, Joomla Gestione delle risorse multimediali: immagini, video, audio: elaborazione delle immagini, postprocessing e compressione di video e audio. Servizi on line: monitoraggio delle funzionalit di sistema, verifica dellusabilit, gestione della comunicazione e del feedback degli utenti; Gestione di sistemi intranet: liste di distribuzione interna, progettazione della nuova intranet community Partecipazione a progetti europei intersettoriali Creazione, promozione ed incentivazione di archivi di dati pubblici da pubblicare sul portale dati.gov.it

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2 PROCESSI ORGANIZZATIVI 2.1 I contenuti del portale comunale e dei canali tematici fanno riferimento esclusivamente allattivit propria dellEnte; non ammessa la pubblicazione di eventi, iniziative, attivit non direttamente gestite, organizzate, prodotte dal Comune di Rimini o nelle quali il Comune di Rimini non abbia un interesse rilevante. Informazioni su altri eventi organizzati nella citt e ospitati negli spazi comunali possono essere inseriti nella sezione Agenda. 2.2 La redazione e lufficio stampa possono pubblicare direttamente sulla home page del portale. Qualora se ne riconosca la necessit saranno implementati meccanismi automatici di pubblicazione per rendere maggiormente tempestiva la pubblicazione di eventi di particolare interesse. 2.3 La gestione delle pubblicazioni sul web delle direzioni comunali a carico dei redattori di direzione individuati come da precedente punto 1.6 2.4 Lattivit di pubblicazione vincolata al rispetto degli standard di qualit descritti nellallegato C del presente documento. In caso di palese difformit rispetto agli standard la redazione autorizzata a modificare e, se questo non possibile, togliere dalla pubblicazione i contenuti difformi. 2.5 La redazione controlla il processo di pubblicazione di tutte le informazioni che vengono pubblicate attraverso il sistema interno di gestione dei contenuti e, per tutte le altre informazioni pubblicate sui siti di propriet del Comune di Rimini, svolge una attivit di controllo a campione. 2.6 Per quanto riguarda i contenuti pubblicati direttamente dalla redazione necessario comunicare esclusivamente via posta elettronica allindirizzo redazione@comune.rimini.it, il contenuto da pubblicare e, dove necessario, la data entro la quale il contenuto deve essere pubblicato. 2.7 La diffusione di dati personali su Internet lecita solo se la diffusione prevista da una norma di legge o di regolamento. In generale vanno pubblicati solo i dati personali pertinenti e non eccedenti ai fini del corretto espletamento delle procedure amministrative. Inoltre la diffusione di dati sensibili lecita solo se realmente indispensabile. E necessario utilizzare tutti gli accorgimenti tecnici ed organizzativi disponibili per scongiurare o limitare al minimo possibile un uso improprio dei dati personali presenti sui canali digitali. Decorsi determinati periodi di tempo garantito il diritto degli interessati alla cancellazione delle informazioni che li riguardino sui canali digitali dellEnte.

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3 ATTUAZIONE DELLA LEGGE 4/2004 3.1 La responsabilit della vigilanza sullattuazione della legge 4/2004 del dirigente di cui al punto 1.1 che in questo suo ruolo ha una funzione organizzativa di staff ed offre supporto e consulenza a tutte le altre Direzioni comunali 3.2 Lattivit di controllo e vigilanza sullattuazione della legge condotta attraverso la verifica tecnica e soggettiva su un campione casuale di pagine del sito istituzionale e dei sottositi ad esso collegati. 3.3 Lattivit di controllo viene svolta dalla redazione su un set sufficientemente completo di sistemi operativi e browsers specificati nellallegato tecnico al presente regolamento. 3.4 La verifica tecnica condotta in modo semi-automatico e ha lo scopo di certificare la conformit delle pagine web e delle altre applicazioni informatiche ai requisiti obbligatori previsti dal regolamento di cui allart.11 della legge 4/2004 comma a. La verifica tecnica obbligatoria. 3.5 La verifica soggettiva consiste nell'analisi da parte di uno o pi esperti di fattori umani condotta attraverso test su un campione di utenti del sito in cui siano presenti anche persone diversamente abili. La verifica soggettiva facoltativa.
(n.d.r. Questa attivit non al momento ancora stata pianificata e realizzata operativamente)

4 COMUNICAZIONE DIGITALE MULTICANALE La Redazione promuove e sviluppa progetti sulla comunicazione digitale nellambito del cosidetto web 2.0 e per il contrasto al digital divide. In tale contesto si rivolta l'attenzione in modo particolare ai seguenti strumenti: 4.1 Blog istituzionali: il blog uno strumento in grado di stimolare la partecipazione dei cittadini. Il blog di un Servizio gestito di norma da una piccola redazione di redattori/amministratori. Il blog istituzionale moderato, ci significa che i commenti prima di essere pubblicati devono essere esplicitamente approvati dagli amministratori. Le regole di gestione dei commenti sono pubblicate nell'allegato tecnico di gestione dei servizi di comunicazione digitale. 4.2 Sistemi di instant messaging: sistema di comunicazione interattiva via internet per consentire ai cittadini di porre domande ad un operatore comunale. Le regole di gestione sono pubblicate nell'allegato tecnico di gestione dei servizi di comunicazione digitale. 4.3 Social media: gestione della pagina Facebook del Comune quale canale 'social' dell'Urp, gestione dell'account Twitter del Comune per creare canali diretti di comunicazione con una vasta platea in grado di dare un feedback immediato e di creare un effetto comunicativo di tipo virale; 4.3 Si ravvisa l'opportunit di utilizzare anche servizi di questo tipo per informare in tempo reale la cittadinanza sull'attivit quotidiana degli amministratori e per sviluppare una comunicazione diretta e interattiva con i cittadini. 4.4 Realizzazione di strumenti di syndacation delle informazioni quali rss, podcast e videocast, (esempio podcast delle sedute del Consiglio comunale).

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4.5 Gestione della pubblicazione web di clip video, audio e immagini sulle principali piattaforme predisposte per tale utilizzo (Youtube, Vimeo, Flickr) e successiva integrazione sui siti comunali e sui social networks 4.5 Gestione della pubblicazione di eventi sul web in modalit livestreaming, realizzazione del canale web tv dell'Urp 4.6 Attivazione e gestione di forum e piattaforme di partecipazione. Le regole di gestione di queste piattaforme partecipative sono pubblicate nell'allegato tecnico di gestione dei servizi di comunicazione digitale (ndr questa attivit in fase progettuale). 4.8 Promozione e gestione di progetti di copertura internet wireless della citt (zone wi-fi) 4.9 City wiki e sistemi per favorire la partecipazione diretta dei cittadini alla elaborazione delle proposte e degli atti (e-democracy) (ndr questa attivit in fase progettuale). Le regole di gestione e organizzazione degli strumenti di comunicazione suddetti sono definiti in appositi documenti tecnici da predisporre in modo specifico legato alle caratteristiche della piattaforma utilizzata. In particolare si propone di realizzare una policy di gestione e comunicazione sui social media da personalizzare per ogni piattaforma utilizzata chiarendo rispetto alla comunit:
Chi il responsabile Cosa possibile fare e cosa non possibile fare Come: quali strumenti Quando: quali tempi Proporre una netiquette

Mauro Ferri