MELHORES PRTICAS EM GESTO DE PROJETOS PARA A INDSTRIA DE PETRLEO E GS Sandra de Jesus Barradas Travassos , Jos Renato Millen , Paulo

Menezes , Miguel Padula Cotrim Filho , Ricardo Callais , Rosangela Martins

FUNDAO GETLIO VARGAS/SP MBA PROMINP/ABEMI/PETROBRS EM GERNCIA DE EMPREENDIMENTOS COM NFASE EM PLANEJAMENTO

Atualmente, os empreendimentos do setor de construo vm passando por modificaes significativas, exigindo um desempenho de seus contratados, tanto nos aspectos de qualidade, prazo e custos, quanto nos aspectos associados aos riscos contratuais, pois se tornaram freqentes contrataes nas modalidades EPC (Engineering, Procurement e Construction) e Turn-Key. Neste novo contexto, o gerenciamento de prazo e risco tem se tornado um fator crtico de sucesso. Pensando nisso, foi realizada uma pesquisa de campo atravs de aplicao de questionrios desenvolvidos em funo de identificar as melhores prticas disponveis para gerenciamento do tempo (mtodo da corrente crtica) e gerenciamento de riscos em projetos para a indstria de petrleo e gs na percepo de um universo de empresas de destaque. O intuito foi de identificar empresas que utilizam ou mesmo que tenham interesse na metodologia da corrente critica em gesto de projetos, verificar a percepo de impacto financeiro causado ao projeto, tudo isso alinhado ao plano estratgico da Petrobras 2008-2012, onde tem como Desafios de Gesto, a busca de maior eficincia na implantao de projetos (Reduo de PRAZOS E CUSTOS). Neste trabalho apresentamos os resultados desta pesquisa.
Sandra de Jesus Barradas Travassos Eng. Industrial Metalrgica. Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME). MBA em Gesto de Novos Negcios e Estratgia Industrial (UFF). MBA em Gerenciamento de Empreendimentos pela Fundao Getlio Vargas/ PROMINP Experincia profissional de 20 anos em indstrias de grande e mdio porte (chapas, perfis,tubos de ao e peas fundidas). Experincia em associativismo, atravs da Gesto da Associao Brasileira da Construo Metlica (ABCEM). Atuao em projetos junto s consultorias McKinsey&Company, PriceWatherhouseCoopers, Datamark e IAM&M. S&T Representaes e Servios Ltda. Representante V&M do Brasil Tubos Estruturais. E-mail: repvmtubes@gmail.com Jos Renato Millen engenheiro mecnico e consultor, MBA em Gerenciamento de Empreendimentos pela Fundao Getlio Vargas/ PROMINP com ps-graduao em Gerenciamento do Meio Ambiente Industrial e Engenharia de Segurana pela Faculdade de Engenharia Industrial. Tem 25 anos de experincia profissional na Indstria Automobilstica e autopeas junto Mercedes Benz, CINPAL nas reas de produo, montagem e controle da qualidade. Atualmente atua como Gerente de Desenvolvimento junto a empresas do segmento de papel e embalagens como consultor na rea comercial. e-mail: jrmillen@terra.com.br Paulo Menezes - Graduado em Engenharia Metalrgica pela Faculdade de Engenharia da Fundao Armando Alvares Penteado e MBA em Gesto de Negcios e Tecnologia da Informao (FVG/RJ). Possui 22 anos de experincia na rea Siderrgica e mais de 15 anos de experincia na rea de informtica e automao com nfase em gerncia de projetos, planejamento, anlise e implantao de sistemas de gesto nas seguintes reas de negcios: manuteno; produo; suprimentos; logstica; Com. Exterior, portos e minerao. MBA em Gerncia de Empreendimentos nfase em Planejamento rea de Petrleo e Gs (Prominp - Petrobrs) na FGV-SP. e-mail: pcfmenezes@uol.com.br Miguel Padula Cotrim Filho - Graduado em Administrao de Empresas pelo Instituto de Adm Luzwell e Eng Operacional de Eletrnica da FEI, MBA em Gesto de Empresas (FVG/SP) e MBA em Gerncia de Empreendimentos nfase em Planejamento(Prominp-FGV). Possui 35 anos de experincia em diversas reas com nfase a administrao de TI em diversas segmentos do mercado, tanto industria l como comercial. Participou de vrios projetos como gerenciador de portifolios, planejamento, anlise e implantao de sistemas. e-mail: mpcotrim@ig.com.br Rosngela Martins - Engenheira Civil pela Universidade Federal Fluminense, especialista em sistemas estruturais de ao, MBA em Gesto de Empreendimentos pela Fundao Getlio Vargas/ PROMINP. Com experincia de 20 anos no desenvolvimento de projetos de estruturas, coordenao e controle das atividades de engenharia, suporte s etapas de fabricao e montagem de estruturas industriais e offshore. Atualmente na liderana de equipes de projetos multidisciplinares nas reas de minerao e petrleo com as atividades adequadas ao Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos-PMBOK e metodologia Front-End Load do IPA-Independent Project Analysis . e-mail:rosangela.martins@progen.com.br Ricardo de Callais Eng. Eletrnico pela Faculdade de Engenharia Industrial FEI. MBA em Gerncia de Empreendimentos nfase em Planejamento rea de Petrleo e Gs (Prominp - patrocinado pela Petrobrs) na FGV-SP. Executivo com vivncia profissional em empresas de grande e mdio porte, como: Ericsson, Telefnica, Vsper, Bosch, nos cargos de Gerente de Instalao e Manuteno, Coordenador de Contratos, Comprador Snior e Gerente de Produo . e -mail: ricardo.callais@itelefonica.com.br

INTRODUO

Viabilizar a produo das reservas gigantes , localizadas abaixo de uma camada de sal de at 2.000 metros de espessura, um dos mais importantes desafios a ser enfrentado pela Petrobrs nos prximos anos. E nesta corrida pelo conhecimento , a gesto de projetos uma rea de conhecimento que far a diferena, contribuindo muito para o sucesso na futura produo do pr-sal. Uma das ferramentas do PMBOK, que tem sido pouco colocado em prtica , pelas empresas e gestores de projeto, a utilizao de lies aprendidas. Outro desafio a ser superado na gesto de projetos so as melhores prticas na gesto de tempo e risco. Isto impacta muito, se pensarmos em projetos de alta performance. Para conhecer mais o comportamento deste mercado, foi realizada uma pesquisa de campo em fornecedores de servios do setor de leo e gs, com o foco na gesto de tempo e risco. Desafios importantes ainda precisam ser superados e pensamos, atravs deste trabalho, comear na busca por solues inovadoras. So os gestores de projetos se preparando para uma nova era de gesto de empreendimentos no Brasil, e estando prontos para atender a demanda deste mercado.

GESTO DE TEMPO
Por meio da anlise de diversos projetos, Goldratt (1998) observa que a principal razo dos pssimos desempenhos dos projetos no decorrente de excessos no oramento, mas causada, principalmente, pelos atrasos na concluso do projeto. As empresas, preocupadas em reduzir um pouco do oramento, escolhendo, por exemplo, fornecedores mais baratos em detrimento dos mais confiveis e acabam prejudicando o desempenho total do projeto. Isto exemplificado atravs de um projeto, em que uma reduo de 5% nas aquisies de mquinas, correspondendo a provavelmente menos que 3% de todo o investimento, fizeram um projeto com um tempo de retorno de trs anos, passar para um de 5 anos. Essas anlises conduziram concluso de que "as empresas esto to imersas na mentalidade de economizar dinheiro que elas esquecem que o objetivo fundamental de um projeto no economizar dinheiro, mas fazer dinheiro" . Sobre a Corrente Crtica A corrente crtica uma metodologia de gerenciamento de projetos, que busca alcanar dois dos principais desafios em gerenciamento de projetos: ter cada projeto concludo no menor tempo e conduzir mais projetos, por meio da organizao, sem a adio de recursos. A corrente crtica est baseada na Teoria das Restries (Theory of Constrains TOC) proposta por Goldratt (KERZNER, 2006).

A Sndrome do estudante Leach (2000) salienta que a maioria das pessoas possui a tendncia de esperar at que as tarefas se tornem extremamente urgentes para, ento, nelas trabalharem. O padro tpico da maioria das pessoas, que elas normalmente executam menos de um tero do trabalho de uma atividade, durante dois teros da sua durao, e os dois teros restante so realizados durante o ltimo tero, aumentando com isto a probabilidade de ocorrncia de problemas na concluso da atividade. Goldratt (1998, p. 131) argumenta que "outro motivo para o atraso de uma atividade devido adio da proteo ou contingncia, pois em funo desta proteo as pessoas acabam deixando para iniciar as atividades no ltimo minuto, acarretando normalmente atrasos inevitveis, com conseqente desperdcio da segurana". Multitarefa O fenmeno da multitarefa, segundo Goldratt (1998) e Leach (2000), o maior responsvel pelo aumento da durao do projeto. Tentar fazer diversas tarefas ao mesmo tempo aumenta significativamente a durao das atividades. A Lei de Parkison A lei de Parkinson declara que o trabalho se expande de forma a preencher todo o tempo disponvel, fazendo com que mesmo se a atividade seja concluda antecipadamente, todo o prazo remanescente ser usado para a concluso da mesma. Sucesso em projetos e o Mtodo da Corrente Crtica O Mtodo da Corrente Crtica pode contribuir positivamente para os resultados (ganhos financeiros) de um projeto, aumentando as chances de entrega no prazo ou mesmo antes. Neste contexto, redues dos prazos de entrega que ocasione a concluso antecipada dos projetos, podem gerar receitas e amortizao dos custos do projeto antecipados.

GESTO DE RISCOS
O gerenciamento de riscos pode ser definido como sendo a formulao e a implantao de medidas e procedimentos, tcnicos e administrativos, que tm por objetivo prevenir, reduzir e controlar os riscos, bem como manter uma instalao operando dentro de padres de segurana considerados tolerveis ao longo de sua vida til. A identificao e a gesto adequada de riscos no somente minimiza perdas como fator de vantagem competitiva. Por outro lado, importante destacar que existem riscos que

simplesmente no devem ser assumidos quando no totalmente gerenciveis ou no havendo recursos para tanto. Para analisar, mapear e principalmente tomar decises em termos de priorizao e alocao de recursos para tratamento e monitoramento de riscos e sempre recomendvel uma categorizao dos riscos por origem dos eventos e conseqente relevncia. PMBOK - O Project Management Institute no Project Management Body of Knowledge, prope que os riscos sejam identificados e agrupados em categorias, representativas de ocorrncias de risco na indstria ou da rea do projeto, de acordo com as seguintes categorias: Riscos Tcnicos Riscos de Gesto do Projeto Riscos da Organizao Riscos Externos

As principais fontes de riscos em projetos so: A tecnologia - que devido a constante evoluo requer novas capacitaes e competncias; Os equipamentos - adquiridos para o projeto ou usados para sua execuo que podem no funcionar conforme o especificado ou serem fontes de atrasos; As mudanas de escopo - que so resultados de novas diretrizes, reviso das necessidades ou melhorias introduzidas; As pessoas - que introduzem mudanas, podem no ter a produtividade esperada ou adoecem ou mudam de empresa; Os prazos - que costumam ser irrealistas e no levam em considerao todas as restries para a execuo das atividades; As contrataes - que privilegiam os ganhos financeiros, mas a falta de condies contratuais adequadas pode interferir no resultado do projeto; O ambiente - que dependendo do projeto, pode impossibilitar o seu andamento, havendo tempestades, secas etc.; As expectativas - so difceis de serem claramente absorvidas pelos envolvidos, causando conflitos durante e ao trmino do projeto.

METODOLOGIA
A metodologia adotada para este estudo a pesquisa descritiva exploratria que busca familiarizar-se ou identificar-se com os conceitos iniciais descobrindo novas possibilidades e dimenses da populao de interesse.

Pesquisa de Mercado Amostra: Empresas prestadoras de servios para a Indstria de Petrleo e Gs, que atuam direta ou indiretamente com projetos, na rea de engenharia, construo e montagem de equipamentos e estruturas metlicas, e servios de consultoria voltados para este setor. Foi enviado uma carta e questionrio em uma amostra representativa do mercado, com 11 empresas participantes, enviados via email, sendo entrevistadas diretamente 2 empresas. Foram objetivadas algumas empresas que j utilizam ou esto em implantao do mtodo da corrente critica, e empresas que tem banco de dados de riscos em projetos.

RESULTADOS DA PESQUISA
Perfil das Empresas A maioria so empresas de grande e mdio porte. Foi entrevistada uma empresa de cada parte da cadeia de fornecimento da Indstria de Petrleo e Gs: empresas de engenharia, construo, montagem eletromecnica e manuteno industrial, fabricantes de estruturas metlicas, fabricantes de equipamentos e consultoria de projetos industriais, alm de uma empresa da Indstria de leo e Gs. Alm, desse universo foram selecionadas 2 empresas de grande porte com experincia de gesto de projetos, para efeito comparativo e viso de gesto de projetos fora da cadeia de fornecimento da Indstria de leo e Gs. Participaram desta pesquisa, engenheiros, coordenadores, gerentes de projetos e diretores de empresa. Engenheiros com experincia mdia de 8,5 anos, gerentes e diretores, com experincia de 18,5 anos na empresa. Das anlises dos dados coletados, as principais constataes so: 1. A maioria das empresas conhece e utiliza a metodologia CCPM; 2. Todas as empresas participantes da pesquisa reconhecem e percebem a existncia de um ganho financeiro pela utilizao da metodologia CCPM , na faixa de 5 a 20%; 3. 100% das empresas apontaram a engenharia como maior gargalo; 4. A pesquisa identificou 43 principais incertezas do setor (QuadroI); 5. Observou-se que, a grande maioria dos riscos apresentados pelas empresas inerente a atrasos e ao cumprimento de prazo, referente ao gerenciamento de tempo. Os riscos esto focados principalmente na rea de Engenharia e Procurement; 6. A partir desta pesquisa foram coletados 70 riscos, que colocamos como uma proposta de Guia de Riscos do Setor. Desta forma, o trabalho aqui apresentado pretende ser o passo inicial para a elaborao de um Guia de Riscos de Projetos de empreendimentos nas modalidades EPC.

Quadro I : Principais Incertezas apresentadas pelas empresas E X T E R N O Categorias Clientes Mercados Fornecedores Clima Regulamento Principais Incertezas Cumprimento de suas obrigaes Pendncias de informao pelo cliente Aquecimento Alteraes (para baixo) muito acentuadas e por um perodo prolongado de tempo no valor das commodities como petrleo, gs e minrios. Capacidade tecnolgica e fabril, qualidade Aquecimento Necessidade de maior integrao com fornecedores em contratos EPC Chuva Variaes atpicas Mudana na especificao de produtos, exigncias ambientais Alteraes de Leis/Normas Tcnicas Em geral esto relacionadas qualidade e prazo de fornecedores e a questes climticas nas reas de construo Aumento ou alteraes tardias de escopo Variaes durante a execuo Freqentes mudanas no escopo Pioneirismo Necessidade de aprender novas tecnologias para a produo de equipamentos mecnicos Cumprimento de prazos de contratos de aquisio de bens e servios Qualificao de MO Em geral esto relacionadas a baixa performance desde o projeto construo, comprometendo a qualidade Multitarefas Polticas Internas decorrentes de Parceria Falta de espao fsico e de apoio logstico Infra-estrutura tomada com projetos, necessidade de investimentos para expandir e aumentar a produo Falta de recursos e rotatividade de MO Escassez de recursos Mercado aquecido, equipe com alta rotatividade de mo de obra Em geral esto relacionados gesto deficiente das interaes entre os diversos departamentos Qualidade das estimativas, sistematicamente subestimadas Qualidade das estimativas, sistematicamente subestimadas Planejamento muitas vezes no seguido pelo pessoal da Produo Fabril Planejamento pobre, controle pobre, falta de recursos Gerenciamento de stakeholders Falta de Plano de Comunicao Problemas de Integrao com as reas Comercial, Suprimentos e produo Fabril Em geral esto relacionados estimativas deficientes provenientes da pr-venda e a falta de retroalimentao do sistema para vendas futuras

T C N I C O

Escopo Tecnologia Performance Qualidade Apoio

I N T E R N O

Infra-estrutura Equipe

G E R N C I A

Estimativas Planejamento Controle Comunicao

AS MELHORES PRTICAS
A metodologia da CCPM tem sido utilizada em projetos e tem apresentado um grau de satisfao adequado com a performance de seus projetos, evitando a Lei de Parkinson e a Sndrome do Estudante. Estabelecer um Programa de Gerenciamento de Risco (PGR), com o objetivo de prover Devemos estar familiarizado com a terminologia internacional, abordagens, mtodos e uma sistemtica voltada para o estabelecimento de orientaes gerais de gesto. ferramentas para poder criar equipes internacionais de gesto de projetos falando a mesma linguagem profissional, embora sem os devidos ajustes, as abordagens internacionais no funcionam localmente (LIBERZON,2000). fundamental levar em considerao um bom planejamento A necessidade das empresas dedicarem-se mais aos registros das lies aprendidas.

CONCLUSO
O presente trabalho mostrou que a Indstria de leo e Gs puxa o modelo de ferramentas /softwares de gesto de projetos dos seus fornecedores. Qualquer desenvolvimento de novo produto ou ferramenta de gesto deve ser iniciado pela utilizao e aceitao da Indstria de leo e gs. Entendemos que a gesto de tempo e riscos fundamental para enfrentar os novos desafios do PRE-SAL. E com foco neste cenrio que precisamos nos preparar para Uma Nova Era de Gesto de Projetos.
Agradecimentos: Agradecemos ao programa Prominp pela oportunidade do conhecimento adquirido e a capacitao em Gerenciamento de empreendimentos, e a FGV que realizou com tanta eficincia esta capacitao. Agradecemos a todos os professores da FGV, especialmente a nosso coordenador Carlos Salles e profissionais da Petrobrs, Eng. Nildemar Ruella e Eng. Aldo que muito contriburam para a realizao deste trabalho. E todos aqueles que apoiaram, s vezes de forma indireta, este trabalho. REFERNCIA BIBLIOGRFICA BARCAUI, Andr B. , QUELHAS, Osvaldo. Corrente Crtica: uma alternativa Gerncia de Projetos tradicional. Revista Pesquisa e Desenvolvimento Engenharia de Produo n.2, p. 1 21, jul 2004 . FINOCCHIO Junior, Jos ; A Explorao do Portiflio de Projetos adotando o Mtodo da Corrente Crtica. MELLO, Peter,PMP : Mini Curso - Gerenciamento de Projetos -Mtodos baseados em Corrente Crtica. 3 Congresso Nacional de Gerenciamento de Projetos, PMI-RS, 22 de outubro de 2008. LIBERZON, Vladimir: Project Management development in Russia achievements and lessons learned, 2000. The Goldratt Webcast Series Seminrio de Gerenciamento de Projetos por Corrente Critica (CCPM) J2DA Consulting, 6 a 10 de outubro de 2008, So Paulo- SP. SOLER, Alonso: Fundamentos da Corrente Crtica. IV Seminrio de Gerenciamento de Projetos PMI RS, 27 a 29 de setembro de 2006, Porto Alegre. RUELLA, N.; RICHA, N. Guia de Segurana, Meio Ambiente, Sade e Responsabilidade Social para a Construo de Dutos Terrestres . Rio Pipeline Conference & Exposition 2007, Rio de Janeiro, out. 2007. GOLDRATT, Eliyahu M. e Jeff Cox - A Meta um processo de melhoria contnua - So Paulo, Nobel, 2a. edio