SGE Passo a Passo

Descrio das Atividades

Abaixo temos listadas as atividades que as Unidades Escolares devem realizar no Sistema de Gesto Escolar/SGE. 1 PASSO Solicitar a senha de acesso ao sistema de gesto escolar. A direo da escola deve enviar e-mail para sge_usuarios@sec.ba.gov.br solicitando criao de usurio e senha. necessrio que o diretor da escola informe; Nome completo: Maria dos Santos Silva Perfil: Diretor E-mail: maria.santos@educacao.ba.gov.br CPF: xxx.xxx.xxx-xx * Os perfis disponveis para as escolas so: diretor, vice-diretor, secretrio escolar, tcnico de secretaria escolar. Todas essas informaes so obrigatrias.

ATENO! As pessoas que informaram e-mail pessoal como: hotmail, gmail, yahoo, entre outros, devem verificar se o-email no se encontra na lixeira ou Spam da sua caixa de e-mail. 2 PASSO De posse do usurio e senha inicial informados via e-mail pela SEC, o servidor que utilizar o sistema na escola, deve ingressar com o seu usurio e informar a senha inicial (sempre ser 123456).

Feito isso, o sistema solicitar nova senha que deve ser pessoal e intransfervel (observe tela abaixo):

Informar nova senha.

Informada a nova senha, o usurio deve confirm-la no campo confirmao de nova senha e clicar no boto .

ATENO! A nova senha deve ter o mnimo de 6 (seis) e o mximo de 20(vinte)caracteres, que podem ser letras ou nmeros, ou letras e nmeros. Caso o usurio opte por cadastrar uma NOVA SENHA que contenha letras, deve-se cadastrla com a tecla CAPS LOCK DESATIVADA. 3 PASSO Selecionar (ao lado esquerdo da tela) o tpico: Gesto escolar Trocar de Escola. Informar o nome da sua escola no campo escola e clicar no boto . Em seguida selecionar o nome da sua escola. 4 PASSO Objetivo: Confirmar as classes/turmas criadas para a escola. Selecionar Gesto escolar configurao anual classe , selecionar o perodo letivo (2010) e clicar no boto . Nesse momento o sistema vai listar as classes criadas para sua escola. Vide tela abaixo;

Esses botes em formato triangular servem para colocar as classes em ordem.

ATENO! Caso no existam todas as classes necessrias, ou existam classes a mais, a escola deve contactar a central de atendimento, atravs do ramal 3115-1060, informar a situao e detalhar para o atendente da central as classes que necessitam ser criadas ou excludas. ATENO 2! O campo TURMA, sinalizado na tela acima, foi gerado automaticamente pelo sistema. Como cada escola utiliza uma nomenclatura para nomear as turmas, necessrio que ela entre em contato com a central de atendimento para alterar os nomes. A central tem um prazo de at 5 (cinco) dias para atender as solicitaes. Porm, nada impede que a escola prossiga com a enturmao dos alunos at que os ajustes sejam providenciados. ATENO 3! As escolas no devem parar o processo de enturmao porque no tem todas as suas classes cadastradas no sistema. A central tem um prazo de at 5(cinco) dias para cadastrar as turmas ou exclu-las. Nada impede que a escola enturme os alunos nas classes que esto corretas no sistema e posteriormente, quando as classes forem criadas, enturmem os demais alunos. - Escolas que possuem anexo: As escolas que possuem anexos, necessariamente devero entrar em contato com a central de atendimento para solicitar a criao de classes para os seus anexos, j que esses no tero suas classes geradas automaticamente pelo sistema. 5 PASSO Objetivo: Atualizar as informaes de dependncias, equipamentos e sala de aula.

Selecione o tpico Gesto Escolar Rede Fsica Sala de Aula. Aps atualizar as informaes clicar no boto .

ATENO! As informaes lanadas nessa guia refletem no 6 PASSO, ento cada informao lanada nas guias dependncias e equipamentos devem ser atualizadas posteriormente nos dados da escola (6 PASSO).

6 PASSO Objetivo: Cadastrar e atualizar os dados da Escola. Selecionar o tpico Gesto Escolar Rede Fsica Escola A escola deve preencher um dos campos abaixo, como por exemplo, o cdigo na Secretaria (que equivale ao cdigo SEC). Feito isso, clicar no boto , selecionar a escola e clicar em . A partir deste ponto, deve-se atualizar os dados da escola e clicar em .

ATENO! A escola NUNCA deve alterar os cdigos sinalizados na tela acima. ATENO! As informaes de quantidade de equipamentos e dependncias que apresentarem a quantidade 0(zero) devem ser excludas selecionando o boto ao lado de cada equipamento . obrigatria a verificao pela escola. Vide tela abaixo.

7 PASSO Objetivo: Incluir Alunos nas Turmas (Classes) Enturmao. Selecionar os tpicos: Gesto Escolar Gesto de Alunos Movimentao Perodo em Formao Incluir Aluno na Classe Por Aluno. Selecionar perodo letivo (2010) *, nvel, modalidade, submodalidade e srie. Clicar em (boto de operao localizado a esquerda), o sistema mostrar a lista dos e indicar a

alunos da escola. Deve-se selecionar os alunos, clicar em classe/turma a qual esses alunos pertencem.

*ATENO! No caso de Tempo de Aprender, Profissional Subseqente, PROEJA deve-se utilizar o perodo letivo (2010-1S). Caso a escola prefira, tambm possvel imprimir a lista de alunos selecionando os tpicos Gesto Escolar Gesto de Alunos consultas alunos, a partir da deve-se indicar o perodo letivo (2010) e informar o nvel, modalidade, submodalidade, srie e clicar em .

DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados na classe atravs dos tpicos Gesto Escolar Gesto de Alunos consultas alunos na classe, a

partir da necessrio selecionar no campo perodo letivo o ano de 2010 e no campo situao selecionar em formao, feito isso, deve-se clicar no boto .

ATENO! Nesse passo a escola deve atentar para no enturmar os alunos que se matricularam e NUNCA COMPARECERAM, pois esses alunos devero ter sua matrcula cancelada (vide 8 passo). - Escolas que possuem anexo: As escolas que possuem anexos tero na sua lista de alunos o nome dos seus alunos e o nome dos alunos do anexo tambm. Como no sistema a escola e seu anexo tem suas respectivas reas de gesto, preciso que a escola primeiro enturme seus alunos e identifique em seguida os que estudam no anexo. Identificados os alunos que estudam no anexo a escola me deve cancelar esses alunos para posteriormente matricul-los na rea de gesto do anexo. Para cancelar alunos, deve-se selecionar o seguinte tpico Gesto Escolar Gesto de Alunos Movimentao Perodo em For mao Cancelar Matrcula. No momento em que uma matrcula cancelada a informao do aluno desaparece da rea de gesto da escola, porm possvel resgatar os seus dados e inclu-lo na rea de gesto do anexo selecionando os tpicos Gesto Escolar Gesto de Aluno Matricular Novo Aluno Na Classe (vide 9 passo). Quando a escola j estiver com todos os seus alunos enturmados e os alunos que pertencem aos seus anexos cancelados, ela deve selecionar o tpico Gesto escolar Trocar de Escola informar o nome do anexo da sua escola no campo escola e clicar no boto . Em seguida, selecionar o anexo com o qual deseja trabalhar. A partir da, a escola me deve realizar todos os passos 4, 5 6, 7, 9,10 e 11 na rea de gesto do seu anexo. 8 PASSO Objetivo: Cancelar matrcula de alunos que NUNCA compareceram a escola. Selecionar os tpicos Gesto Escolar Gesto de Alunos Movimentao Perodo em Formao Cancelar Matrcula. Nesse momento a escola deve selecionar o perodo letivo (no caso 2010), preencher o campo nome do aluno informando o nome do discente que ter a sua matricula cancelada. Em seguida, clicar no boto selecionar o aluno que ter a matrcula cancelada e clicar no boto . Aps esse trmite, deve-se informar no campo observaes que aparece na tela do sistema o motivo do . cancelamento e clicar no boto Existem trs motivos: 1. Aluno de anexo: deve-se informar Aluno pertence a anexo. 2. Aluno que nunca freqentou: deve-se informar Aluno se matriculou e no frequentou. 3. Aluno pediu cancelamento da matrcula: deve-se informar Aluno solicitou cancelamento IMPORTANTE! No confundir cancelamento com abandono.

9 PASSO: Objetivo: Localizar alunos no SGE Se a escola no localizar algum aluno no momento em que estiver realizando as enturmaes, deve busc-lo nos seguintes tpicos: Gesto Escolar Gesto de Aluno Matricular Novo Aluno Na Classe. Selecionar o perodo letivo, Tipo de Ensino, Modalidade, SubModalidade, Srie e clicar no boto . Selecionar a srie em que o aluno deve ser matriculado e clicar em preencher o campo nome do aluno e clicar em , selecionar o nome do aluno que pertence escola e clicar em . A partir desse momento a escola deve confirmar os dados da matrcula, documentao, endereo (vide anexo), informar os contatos do aluno, transporte (sinalizar se Estadual ou Municipal).

DICA! Caso no consiga localizar o aluno atravs dos tpicos informado neste 9 passo, sugere-se pesquisar o nome do mesmo no Banco Alunos, atravs do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi, e digitar no SGE exatamente como consta no banco aluno evitando duplicidade de dados. Quando for encontrado o aluno no SGE importante verificar se a data de nascimento do aluno e o nome da me conferem. DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados nas classes atravs dos tpicos Gesto Escolar Gesto de Alunos consultas alunos na classe, a partir da necessrio selecionar no campo perodo letivo o ano de 2010 e no campo situao indicar perodo em formao.

10 PASSO: Objetivo: Atualizar o Cadastro dos Alunos A escola deve atualizar os dados cadastrais de todos os alunos, tais como; - endereo (vide anexo) - dados familiares - dados Cadastrais Selecionar o tpico Gesto Escolar Gesto de Alunos Cadastro de A luno. Informar o perodo Letivo (2010), nome completo do aluno e clicar em , selecionar o aluno e clicar em . O sistema abrir uma nova janela que mostra as guias essas informaes devem ser atualizadas e confirmadas no boto .

ATENO! muito importante que as escolas quando estiverem atualizando a guia endereo no esqueam de indicar a localizao da residncia do aluno (se urbana ou rural (vide tela abaixo). ATENO 2! No campo observao (vide tela abaixo), constar o endereo do aluno que dever ser atualizado na guia endereo logo acima. necessrio confirmar as informaes antes de atualiz-las no sistema.

ATENO 3! PRIORIZAR ALUNOS QUE UTILIZAM TRANSPORTE ESCOLAR E RESIDEM EM ZONA RURAL.

A informao do endereo do aluno estar aqui.

11 PASSO Objetivo: solicitao e atendimento de transporte escolar. extremamente necessrio que as escolas indiquem no sistema a solicitao do transporte escolar. Para isso, devem selecionar a guia Gesto Escolar Transporte Escolar Solicitar. ATENO! Alunos atendidos pelo Salvador Card no devem fazer essa solicitao. ATENO! Antes de fazer esta solicitao preciso que os alunos estejam enturmados. Indicar na tela apresentada pelo sistema, o perodo letivo, o nome da escola, preencher o nome do aluno e clicar no boto .

DICA! A escola pode indicar o nome completo do aluno ou buscar por partes do nome. Ex: A escola pode buscar pelo nome completo Joo de Jesus Santos, ou Joo de Jesus, ou ainda procurar somente pela letra do alfabeto, no caso do exemplo a letra J. O sistema ir listar todos os alunos que comeam com a letra j na escola.

O sistema ir listar o aluno procurado, deve-se ento selecionar o nome do aluno para o qual necessrio solicitar transporte e clicar no boto .

Em seguida, deve-se selecionar o tipo de transporte como Transporte Escolar e no campo motivo da solicitao colocar o texto RESIDE DISTANTE DA UNIDADE ESCOLAR e clicar em .

Aps essa solicitao necessrio atender o transporte solicitado, atravs da guia Gesto Escolar Transporte Escolar Atender.

Informar o perodo letivo o nome e o tipo de transporte e clicar em . O sistema listar o nome do aluno. Deve-se ento, selecionar o aluno ou alunos para os quais necessrio atender o transporte e clicar no boto .

A tela abaixo ser apresentada e a escola dever selecionar no campo tipo de atendimento a palavra outros e informar no campo Motivo do Atendimento Reside distante da Unidade Escolar. No campo Poder pblico, a escola deve selecionar quem Fornece o transporte escolar, se o poder pblico Estadual ou Municipal.

ATENO! A grande maioria dos alunos da rede estadual atendido pelo transporte Municipal, atravs de convnios com o Municpio. Porm, em alguns casos o poder pblico responsvel o Estadual, portanto necessrio ateno neste momento. 12 PASSO: Objetivo: Atribuir o professor a classe. As escolas encontraro todos os professores REDA e efetivos de sua escola, caso algum servidor no seja encontrado deve-se entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a incluso do professor (informando o tipo de vnculo, o n do cadastro, nome completo e escola/anexo de lotao). ATENO! Em alguns dias estaro disponveis os servidores prestadores de servio e Estagirios. Selecionar os tpicos Gesto de Servidores Atribuio e Remoo Atribuio Servidor Classe. A partir da, selecionar perodo letivo e funo e clicar em .

Selecionar o professor a ser atribudo a uma classe e clicar em

O sistema apresentar uma tela com os detalhes das atribuies, o usurio da escola deve conferir as informaes e se corretas clicar em .

A partir da deve-se indicar o nvel, modalidade, submodalidade, srie, perodo do dia e classe a qual o servidor ser atribudo, em seguida, clicar em .

ATENO! Os anexos devero seguir estes mesmos passos para atribuio dos seus professores. 13 PASSO: Objetivo: Atribuir o professor disciplina. As escolas devero vincular o professor disciplina que ele ministra na escola. Se a escola no encontrar alguma disciplina, deve entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a incluso da disciplina.

Para atribuir o servidor a uma disciplina, deve-se selecionar Gesto de Servidores Atribuio e Remoo Atribuio Servidor disciplina.

Indicar o perodo letivo e indicar a funo, no caso docente.

Feito isso, o sistema listar os docentes vinculados a escola. Vide exemplo abaixo:

A partir deste momento, a escola deve selecionar o docente a ser atribudo a uma disciplina e clicar no boto .

A tela acima ser apresentada e a escola deve selecionar a que turma o docente ministrar determinada disciplina e clicar no boto .

Aps isso a escola dever indicar a disciplina ministrada pelo professor e clicar no e em seguida clicar em . boto ATENO! Os anexos devero seguir estes mesmos passos para atribuio de disciplinas aos professores.

ATENO! TODAS AS INFORMAES DEVERO SER CADASTRADAS NO SISTEMA AT O DIA 16/07/2010, PARA VALIDAO DO CENSO ESCOLAR.

ANEXO:

Cadastro de endereo/logradouro Com o objetivo de orientar os usurios no momento de cadastrar ou atualizar o endereo dos alunos no sistema, o usurio deve obedecer aos seguintes passos: 1 Passo Digitar o CEP do endereo do aluno.

2 Passo Clicar na lupa ao lado do CEP e em seguida selecionar o endereo da lista, como no exemplo.

3 Passo Verificar se o logradouro que apareceu realmente o logradouro do aluno, se for deve-se completar com o nmero da residncia e complemento se houver. Em seguida clicar no boto confirmar.

4 Passo Caso a escola no possua o CEP do aluno, ser necessrio selecionar a UF.

5 Passo Em seguida, digitar o nome do municpio, clicar na lupa e selecionar o nome do municpio.

6 Passo Depois de selecionado o municpio, digitar no campo logradouro o nome do logradouro/endereo e clicar na lupa. Em seguida, selecionar o endereo do aluno na lista. ATENO! Digitar no campo logradouro somente o nome, no incluindo rua, travessa, praa e outros complementos: Ex: Travessa Abelardo Barbosa Pesquisar somente como Abelardo Barbosa, ou Abelardo, ou Barbosa, como mostra o exemplo.

7 Passo Verificar se o logradouro que apareceu realmente o logradouro do aluno, completar com o nmero da residncia e complemento se houver. Em seguida clicar no boto confirmar.

8 Passo Caso o logradouro pesquisado no for encontrado, clicar na opo Novo Logradouro.

9 Passo Clicar na lupa

10 Passo Selecionar o Estado e preencher o campo localidade com o nome do municpio e clicar em consultar.

11 Passo Selecionar o tipo do logradouro, o titulo do logradouro e o nome do logradouro e informar no campo cdigo o nmero 0 e em seguida clicar em incluir.

12 Passo O sistema informar que o logradouro foi adicionado com sucesso.

13 Passo Verificar se o logradouro que apareceu realmente o logradouro do aluno, completar com o nmero da residncia e complemento se houver. Em seguida clicar no boto confirmar.