Una ptima organizacin de la informacin en una empresa garantiza el mejoramiento en muchas reas y procesos mediante el ahorro de tiempo en bsqueda

de documentos, el eficiente flujo de informacin y proceso de comunicacin dentro de las reas funcionales de la compaa, la reduccin de gastos y esfuerzos en almacenamiento, entre otros.
Procesos de Digitalizacin
La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rpida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos dentro de las organizaciones, hace que la digitalizacin se vuelva cada vez ms importante. Algunos de los aspectos ms relevantes en cuanto a la digitalizacin lo constituyen el horro generado en: Gastos de Almacenaje. Mltiples copias y mltiples archivos. Depuracin de documentos. Localizacin. Manipulacin. Bsqueda de documentos fsicos. Retraso en firmas y autorizaciones. Extravo de documentos. Exceso de fotocopias. Archivos duplicados. Falta de seguridad y confiabilidad. Humedad, polvo, degradacin, mal manejo. Confusin y prdida de documentos.

por qu digitalizar? La gestin de documentos es un tema crtico en una organizacin, la localizacin de estos, su archivo, el manejo de la informacin que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solucin que permita estructurar la informacin con documentos de diferentes formatos colocndolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido fcil y oportunamente. Existen adems, costos ocultos asociados con el almacenamiento (Bodegaje), medios electrnicos dispersos (Varios archivos, varios equipos), y la distribucin tarda por la dificultad de su localizacin.

Servicio de Digitalizacin de documentos

Outsourcing personal, hardware y software. Proveemos el servicio de digitalizacin de sus documentos tanto en la modalidad In-House como Out-House, en el cual nosotros nos hacemos cargo del personal, hardware y software necesario para realizar la tarea de digitalizacin, y proveemos el entrenamiento para que su personal pueda acceder a las bases de datos generadas.

Beneficios
Altsimo ahorro en costos - Tiempo - Bodegaje - Papelera - Tintas - Energa Informacin al instante y en cualquier parte del mundo Blindaje de documentos contra robo, incendios, inundaciones, etc. Elimina la perdida de informacin por descuido Mayor eficiencia de flujo de documentos dentro de la organizacin Bitcora histrica de accesos a documentos Opcin de proveer informacin a terceros - proveedores, clientes, etc.

Marco Legal
A continuacin se relacionan las normas que sirven de marco regulatorio en cuanto al proceso de digitalizacin de documentos. Ley 6 de 1992, ARTCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIN DE IMGENES PTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artculo: "Artculo 771-1. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio". Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artculo 48 del cdigo de comercio decreta: Artculo 1 Todo comerciante podr conservar sus archivos utilizando cualquier medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de documentos, tales como la microfilmacin, la micrografa y los discos pticos entre otros. Decreto 2649 de 1993, ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. ...... Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente econmico. Artculo 134. CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LOS LIBROS. Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos. (S.N.) Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, en su artculo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. Decreto 2150 de 1995, suprime autenticacin de documentos originales y el uso de sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de

archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estndar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrnicamente de manera que se asegure la preservacin de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo. Tambin permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creacin.

Depuracin automtica de archivos