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PROCEDIMIENTO

CDIGO: FECHA DE EMISIN:

PRC.FACT-V01 20121 PGINA: 1 DE 8

FACTURACION
REVISIN No:

CONTENIDO Pgina

1. OBJETIVO..................................................................................................................................................................................................................................................................2 2. ALCANCE...................................................................................................................................................................................................................................................................2 3. DEFINICIONES...........................................................................................................................................................................................................................................................2 5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................................................................................................................................................................3 6. DOCUMENTOS REQUERIDOS..................................................................................................................................................................................................................................6 7. REGISTROS REQUERIDOS......................................................................................................................................................................................................................................6 8. BIBLIOGRAFA...........................................................................................................................................................................................................................................................7

Diseo de Formato 2011 de Global Salud Ltda. Todos los Derechos reservados. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. Su reproduccin o distribucin total o parcial por cualquier medio, ser objeto de todas las acciones que correspondan. REFERENCIA: ISO 9001:2008

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PROCEDIMIENTO

CDIGO: FECHA DE EMISIN:

PRC.FACT-V01 20121 PGINA: 2 DE 8

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para controlar el conjunto de actividades que permite liquidar la prestacin de servicios de salud, facilitando la informacin al cliente y a las entidades responsables de pago sobre los servicios prestados bajo los parmetros convenidos. 2. ALCANCE Los lineamientos establecidos en ste procedimiento son aplicables a todos los servicios ofertados por la organizacin. Inicia al recibir las rdenes y autorizaciones debidamente validadas para su liquidacin, y termina cuando se hace seguimiento y medicin al resultado del indicador para determinar mejora. 3. DEFINICIONES CLIENTE: Persona natural o Jurdica que accede a los bienes y servicios de la organizacin a cambio de una transaccin econmica. FACTURA: Documento mercantil que refleja la provisin de un servicio en las fechas y especificaciones en que se entreg, con el efecto de liquidar el valor comercial convenido. GLOSA: Es una no conformidad que afecta total o parcialmente el valor de una factura por prestacin de servicios en salud, encontrada por la entidad responsable de pago. NOTA CREDITO/DEBITO: Documentos o comprobantes que evidencian un ajuste a una cuenta a terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generen un mayor o menor valor de la respectiva cuenta relacionada. RIPS: Registros del sistema de Informacin de Prestaciones de Salud. Son aquellos datos mnimos y bsicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control, adems como soporte de la venta de servicios. USUARIO: Persona que accede a los recursos y beneficios de la organizacin a los cuales tiene derecho.

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PROCEDIMIENTO

CDIGO: FECHA DE EMISIN:

PRC.FACT-V01 20121 PGINA: 3 DE 8

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


5.1 TEM 5.2 QUE (describir la actividad) 5.3 QUIEN (responsable de ejecutar la accin) 5.4 CUANDO (tiempo o condicin para ejecutar la actividad) 5.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere generar factura de los servicios prestados. . Recepcin 5.7 COMO (describir el mtodo o los mtodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Entrega los documentos y sus soportes debidamente clasificados y legajados en carpetas rotuladas por entidad a la oficina administrativa, para la liquidacin de los servicios y respectiva generacin de factura. Recibe la documentacin legajada en carpetas por entidad con sus soportes, revisando para cada usuario los soportes requeridos segn el servicio y referente a los derechos y deberes validados para la prestacin del mismo, teniendo en cuenta los requisitos descritos en la MATRIZ DE CONTRATACION, as como cualquiera que solicite adicionalmente la entidad como soporte a la actividad.

Entregar Ordenes medicas, Autorizaciones y documentos soportes.

Recepcionista.

Viernes de cada Semana.

2 Recepcin de documentacin y revisin de soportes. Una vez recepcin libere la documentacin recopilada.

Auxiliar de Facturacin.

Oficina Administrativa

3 Cotejo de documentacin en sistema. Auxiliar de Facturacin.

Semanalmente, una vez se tenga la documentacin completa. Mensualmente, una vez se constate la informacin y soportes suministrados con los datos en sistema.

Oficina Administrativa

Es necesario revisar la documentacin que soporta la liquidacin de los servicios prestados en el periodo a reportar, para la generacin de RIPS. Se requiere constatar la informacin suministrada en los documentos soportes con lo registrado en el sistema para generar los registros.

4 Auxiliar de Facturacin.

Generacin de RIPS

Oficina Administrativa

Es cumplimiento de ley reportar los registros de informacin de la prestacin del servicio a la entidad responsable de pago.

Genera por medio del sistema los registros de informacin de prestaciones de salud (RIPS), codificados en archivo plano correspondiente al periodo facturado, almacenando este en medio magntico (cd). Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generacin de informes.
X

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PROCEDIMIENTO

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PRC.FACT-V01 20121 PGINA: 4 DE 8

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REVISIN No:

5.1 TEM

5.2 QUE (describir la actividad)

5.3 QUIEN (responsable de ejecutar la accin)

5.4 CUANDO (tiempo o condicin para ejecutar la actividad)

5.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad)

5.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere constatar que los datos no contienen errores en los archivos magnticos codificados generados, en el periodo por cada entidad responsable de pago.

Validar RIPS

Auxiliar Facturacin.

Mensualmente, una vez se obtienen el total de los registros generados en el periodo.

Oficina Administrativa.

6 Mensualmente o una vez se validan los registros generados. Oficina Administrativa. Se requiere liquidar a la entidad las actividades registradas en el periodo. Por que es necesario relacionar todas las actividades a reportar para generar recibido de las mismas por las entidades responsables de pago. Se requiere minimizar las devoluciones de facturas por errores en la generacin. Se requiere respaldar con firma de la gerencia que las actividades reportadas fueron ejecutadas a satisfaccin.

Generacin de Facturas

Auxiliar Facturacin.

5.7 COMO (describir el mtodo o los mtodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Por medio de validador electrnico (software de la supersalud) se verifica la existencia o no de errores en los registros generados en el periodo, tomando los resultados generados y coteja los datos consignados en los RIPS. Si se detecta un error de digitacin en la generacin de registros, se corrige el error y pasamos al paso 4. Genera por medio del sistema las FACTURAS correspondiente al periodo a reportar, imprimiendo en medio fsico anexando los documentos soportes a cada una de ellas segn MATRIZ DE CONTRATACIN. Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generacin de Informes. Genera relacin de las facturas y RIPS en un procesador de texto, en el cual registra en tablas los documentos y archivos electrnicos a recibir por entidad, firmando el registro FACTURA. Se inspeccionan cada uno de los registros de facturacin generados en el periodo, enfocados en los valores relacionados a la actividad reportada segn entidad.

7 Generacin e Impresin de relaciones de RIPS y FACTURAS. 8 Revisin De Facturas Contadora. Auxiliar Facturacin.

Mensualmente o una vez se generen las facturas por entidad.

Oficina Administrativa. Oficina Administrativa.

Mensualmente.

9 Firma de relacin de RIPS. Gerente. Mensualmente. Gerencia.

Firma la relacin de RIPS reportados por entidad contenido en los cds a enviar.

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PROCEDIMIENTO

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PRC.FACT-V01 20121 PGINA: 5 DE 8

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REVISIN No:

5.1 TEM

5.2 QUE (describir la actividad)

5.3 QUIEN (responsable de ejecutar la accin)

5.4 CUANDO (tiempo o condicin para ejecutar la actividad)

5.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad)

5.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere obtener el registro de la documentacin enviada a cada entidad para su seguimiento. Se requiere obtener recibido de las relaciones entregadas. Es necesario hacer seguimiento de la radicacin de las facturas por cada entidad.

10

Registro de Envo de facturacin, RIPS con soportes.

Auxiliar Facturacin.

Mensualmente.

Oficina Administrativa. Oficinas de Entidades responsables de pago. Oficina Administrativa.

11 Radicacin de documentacin. 12 Recepcin de recibidos y Seguimiento de Facturacin. Servicios Varios Hasta los das 20 de cada mes.

5.7 COMO (describir el mtodo o los mtodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Antes de enviar los paquetes de documentos y soportes a las entidades responsables de pago, se registra en documento digital ENVIO DE CORRESPONDENCIA la salida de los mismos. Entrega la documentacin del periodo reportado, los archivos planos en medio magntico con copia de las relaciones de RIPS y FACTURAS para obtener firma de recibido, Realiza llamados a cada entidad solicitando el estado de procesamiento de las facturas. Diligencia el REGISTRO EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X

Auxiliar Facturacin.

Mensualmente.

27 Medir el cumplimiento del Procedimiento GERENTE Gerencia

Porque es necesario asegurar el cumplimiento Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIN, del procedimiento ANALISIS Y MEJORA Diligencia REGISTRO INDICADOR: X, Porque es necesario segn la Ficha Tcnica. asegurar el control del cumplimiento del Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIN, procedimiento. ANALISIS Y MEJORA

28 Verificar el cumplimiento del Procedimiento COMIT DE X 29 Hacer mejoras Procedimiento al RESPONSABLE DE LA MEJORA Gerencia

Porque es necesario Aplica los PROCEDIMIENTO ACCIN Donde se ejecute la mejorar continuamente el PREVENTIVA o CONTROL DE NO mejora Procedimiento. CONFORMES ACCIN CORRECTIVA

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6. DOCUMENTOS REQUERIDOS
6.1 TIPO DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO 6.2 TITULO DEL DOCUMENTO MANUAL DE USO DEL SOFTWARE MANUAL UNICO DE GLOSAS 6.3 CONTENIDO Documento que contiene las especificaciones, guias del usuario y tcnicas de uso del software GESLAB. Documento que contiene los parmetros para la revisin, auditoria, respuesta de las glosas presentadas por la entidad. Documento que proporcionan informacin sobre los mecanismos, formas de pago, y soportes a la facturacin de servicios prestados.

DOCUMENTO

MATRIZ DE CONTRATACIN.

7. REGISTROS REQUERIDOS
7.3 TIEMPO DE RETENCIN
(Archivo de gestin)

7.1 TITULO DEL REGISTRO COPIA DE CEDULA DE CIUDADANA COPIA DE CARNET

7.2 CONTENIDO Documento por el cual se identifica el Usuario. Documento por el cual se verifica la afiliacin del Usuario en la Entidad promotora.

3 aos 3 aos

ORDEN MEDICA

Documento por el cual se especifica el servicio, cantidades y especificaciones requeridas a solicitar.

3 aos

AUTORIZACIN.

3 aos

RIPS FACTURA GLOSA

Documento que evidencia la informacin del usuario y el servicio realizado. Documento que liquida los servicios prestados al usuario en fecha relacionada. Documento que registra diferencia entre lo liquidado por la entidad prestadora de servicio y las condiciones estipuladas por la entidad responsable de pago.
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3 aos 3 aos 3 aos


NUMERO DE COPIA 01

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7.1 TITULO DEL REGISTRO RESPUESTA DE GLOSA RELACION RIPS

7.2 CONTENIDO Documento que registra la decisin de la entidad prestadora de servicios en salud sobre la glosa presentada por la entidad responsable de pago Documento que relaciona los registros de sistema de informacin de prestaciones de salud.

7.3 TIEMPO DE RETENCIN


(Archivo de gestin)

3 aos 3 aos

RELACION FACTURAS EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO X INDICADOR: PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X

Documento que relaciona las facturas a radicar por entidad generadas en el periodo.

3 aos

Documento que proporciona evidencia del cumplimiento de las actividades cumplidas dentro del procedimiento.

3 aos

Documento que proporciona evidencia del porcentaje de cumplimiento del procedimiento

3 aos

8. BIBLIOGRAFA
8.1 TIPO DOCUMENTO NORMA INTERNACIONAL 8.2 TITULO DEL DOCUMENTO ISO 9000:2005 8.3 CONTENIDO Describe los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad y especifica la terminologa para los sistemas de gestin de la calidad. Especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicacin, y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.

NORMA INTERNACIONAL

ISO 9001:2008

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HISTORIAL DEL DOCUMENTO 1. CONTROL INICIAL


1.1 CONTROL 1.1.1 REALIZ 1.1.2 REVIS 1.1.3 APROB 1.2 FECHA 2012-07-02 1.3 NOMBRE Y APELLIDOS LUIS CARLOS ESCANDON 1.4 CARGO COORDINADO ADMINISTRATIVO 1.5 FIRMA -----------------------

2. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
2.1 FECHA DE ACTUALIZACIN 2.2 REALIZ 2.2.1 CARGO 2.2.2 FIRMA 2.3 REVIS 2.3.1 CARGO 2.3.2 FIRMA 2.4 APROB 2.4.1 CARGO 2.4.2 FIRMA 2.5 ACTUALIZACIN REALIZADA

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