Artculo publicado en Intermanagers.com (www.intermanagers.com.ar) Accedido : Lunes, 27 de octubre de 2003.

9:08:25 AM

La administracin de los activos de IT en el presupuesto

Hacia el ao 2010, Gartner prev que los gastos en IT representarn el 50 por ciento del presupuesto de capital de la mayora de las empresas. Es necesario utilizar mejores prcticas y disciplinas de management para administrar estos activos.

Perspectivas de administracin de activos de IT importantes para considerar La administracin de activos de IT no es ms una opcin. Se convirti en un factor de xito clave en la determinacin de qu tan bien las empresas pueden modelar, planear, decidir, adquirir y demostrar el valor de IT para su negocio de manera efectiva. Cuando se justifican las iniciativas de administracin de activos de IT, las empresas deberan considerar programas desde mltiples perspectivas, como ahorro de costos, eliminacin de gastos, eliminacin de riesgos, mejoras en la performance de la infraestructura y disponibilidad del negocio. Adems, las empresas deberan desarrollar dentro de sus anlisis de retorno de inversin (ROI), mltiples escenarios para factores de riesgo probables. Cuanto ms tiempo se necesite para implementar una iniciativa, ms probabilidades habr de que los postulados subyacentes cambien, hacindola, tal vez, econmicamente inviable o negativa. Las fuerzas externas (competidores, la economa, la tecnologa) pueden modificar significativamente el resultado esperado. Elementos que forman el rol de la administracin de activos de IT Una investigacin de Gartner determin recientemente las prioridades de los CIOs y de los CFOs. La administracin de activos de IT no figura en la lista de ninguno de los dos grupos. Sin embargo, la falta de un programa efectivo limita la habilidad de estos ejecutivos para dirigir sus prioridades y objetivos. La nueva legislacin y las regulaciones forzarn a estos directivos a reexaminar la forma en que ven, reportan y manejan las caractersticas de seguridad y privacidad corporativas. Las empresas que no sepan qu activos de IT tienen, quin los usa y dnde, no podrn verificar que sus datos son seguros o que ha alcanzado sus responsabilidades fiduciarias. Problemas con la administracin de activos de IT Postulado de planeamiento estratgico: hacia 2006, ms del 50 por ciento de los "primeros intentos" de programas de administracin de activos IT no alcanzarn las expectativas financieras ni de negocios (probabilidad de 0,8). Para la mayora de las empresas que carecen de programas efectivos, el inhibidor ms grande es que no saben qu se estn perdiendo. Por aos, los gerentes de activos IT no participaron en decisiones crticas de negocios y fueron relegados a la implementacin de programas y a la reparacin de problemas luego de que stas haban sido tomadas. Ms an, un error que involucra a toda la industria y a todas las corporaciones ocurri en la comunicacin y articulacin de los beneficios de la administracin de activos IT y en la puesta en la balanza de esos beneficios contra el costo de no hacer nada. Otros factores inhibitorios para desarrollar estos programas son: Confusin respecto de qu significa la disciplina. Participacin del personal limitada. Falta de foco. Falta de status core para la disciplina. Muchas herramientas, muchos datos, pero poca informacin estratgica. Lanzamiento de nuevas iniciativas que fallaron al querer alcanzar expectativas prioritarias de management y financieras. Decisiones tardas a causa de informacin errnea o una capacidad de compartir conocimiento pobre.

Problemas de valor de negocios Postulado de planeamiento estratgico: alrededor del 80 por ciento de las empresas que demuestren un valor de negocios de sus programas de administracin de activos de IT sostendrn exitosamente sus iniciativas hacia el ao 2010 (probabilidad de 0,7). La mayora de los gerentes est de acuerdo en que la IT produce valor para el negocio. Sin embargo, son pocos los que pueden definir qu tipo de valor o cmo mantenerlo o mejorarlo. Adems, pocos pueden hacer fcilmente lo siguiente: Determinar qu mtricas y metodologas usar para medir el valor dado por IT. Comunicarse con la comunidad de negocios para asegurar que se ofrece el valor esperado. La palabra "alineamiento" est muy usada en la industria de IT, pero contina causando preocupacin. Cuando se consigue de manera completa, la estrategia de IT no vuelve a separarse de la estrategia de negocios. El valor de negocios puede distribuirse a travs de la implementacin de prcticas de administracin de los activos en las cuatro categoras amplias siguientes: Eliminacin de riesgo. Incremento de la funcionalidad. Como una herramienta operacional para asistir en la administracin del entorno. Ahorro y eliminacin de costos. Probando lo peor de un programa de administracin de activos de IT Existen numerosas oportunidades en la empresa para demostrar el valor del programa. Sin embargo, la mayora de las iniciativas fallan cuando se trata de hacer todo de una vez. Una implementacin full puede tomar dos aos o ms y debera ser dividida en series de iniciativas sincronizadas y de corto plazo que se enfoquen en beneficios o riesgos especficos. Las empresas deberan trabajar con las unidades de negocios para enlazar los objetivos de IT y de negocios y priorizar actividades. El establecimiento de un enlace entre IT y negocios es crtico para construir una implementacin facilitada y consensuada y sostener las iniciativas. La administracin de activos IT debe ser vendida al resto de la empresa de manera concisa y continua. La comunicacin temprana, completa y permanente es crtica para el xito posterior y el fondeo de la iniciativa. Distribucin rpida de resultados Postulado de planeamiento estratgico: hacia 2006, los programas de administracin de activos IT que no puedan demostrar beneficios en base al corto plazo perdern el patrocinio de la gerencia senior (probabilidad de 0,8). Muchas empresas intentan hacer un roll-out del programa que dirija todos sus problemas slo para notar, 18 meses despus, que no puede resolverse cada situacin relacionada con el tema de manera simultnea con todas las dems. En este punto, los programas han tomado mucho tiempo para alcanzar resultados, por lo que los sponsors de alto nivel se dan por vencidos. Para tener xito, un programa debe contar con objetivos realistas y un marco de tiempo que est sujeto a revisiones basadas en necesidades de negocios. Debe enfocarse en un perodo corto de tiempo para probar una justificacin de negocios. Esto debe ser seguido rpidamente por planes estratgicos de largo plazo que ofrezcan ahorros y mejoras de eficiencia operacional. Muchas oportunidades inmediatas para lograr esto vienen de las actividades diarias repetitivas. A pesar de que la administracin de activos de IT est, en un 80 por ciento, relacionada con los procesos, un nmero sorprendente de empresas an busca oportunidades obvias para ahorros inmediatos que puedan resultar de rever contratos o mejorar procesos. Es importante entender que la mayora de las grandes empresas no podr lograr ahorros de costos estratgicos sin una herramienta de administracin de activos IT.

Cmo comenzar el programa Lineamiento tctico: el diseo de procesos y una ejecucin apropiada por personal dedicado sostendr los resultados de los programas de administracin de activos IT. Esta disciplina apunta a sincronizar los procesos de administracin de IT con los objetivos de la empresa y de las unidades de negocios. As como la organizacin de IS sube con el desafo de ofrecer soporte consistente y de alta calidad para la infraestructura de IT de misin crtica, la complejidad de esta infraestructura tiende a crecer. Por lo tanto, una empresa necesita un enfoque metodolgico para implementar herramientas y procesos. El reconocimiento de la necesidad para un programa de esta disciplina comienza, a menudo, con el descubrimiento de que los procesos y los procedimientos ya no logran las necesidades de la empresa, o que la empresa est corriendo riesgos, o que utiliza procesos no muy fluidos. Este programa trae aparejados cambios de raz, por lo que puede generar controversias. Requiere de una evaluacin de rutinas y de un rediseo de muchos aspectos de los procesos de planeamiento, compra, despliegue, mantenimiento, administracin y desechado de IT. La identificacin de los participantes y de los procesos de negocios con tareas y subprocesos sern los primeros pasos hacia el aseguramiento de que el programa ser comprendido y lograr adhesiones sobre bases regulares. Las empresas deberan establecer responsabilidades para cada proceso identificado y moverse hacia el objetivo de hacerlo ms fluido, cuando es posible. Utilizacin de una aproximacin por fases Lineamiento tctico: priorizar y detectar las reas de mejora de administracin de activos IT que puedan enlazarse directamente con las metas estratgicas de negocios. Los programas exitosos usan una aproximacin por fases. Cada una se enfoca en un rea estratgica de cambio y mejora de procesos. Entre fases, las empresas deberan permitirse un tiempo para evaluar la efectividad, ver las lecciones aprendidas (buenas y malas) e integrar mejoras de procesos dentro del entorno. La naturaleza continua de esta aproximacin permite: Mejoras de performance. Reduccin de costos. Eliminacin de riesgos. Tener la habilidad para responder a cambios de negocios. Estos cuatro factores reducirn los costos de administracin en general. Cuando no es posible hilvanar todas la iniciativas de administracin de activos de una sola vez, s lo es programar algunas de manera simultnea. Por ejemplo, muchas empresas comienzan un programa con algunas iniciativas de ahorro de impacto rpido a lo largo de algunos proyectos de ahorro de costos tcticos. Edward Younker (colaboracin de Frances O'Brien) Gartner Group, 2003