OUTLOCK APLICADO AL MANTENIMIENTO.

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Una manera fcil y al alcance de toda aquella persona que disponga del programa Microsoft Office, es utilizar el programa de correo Outlock Office,aprovechando sus fichas de contactos a manera de tareas,dando un nombre del elemento o equipo del Mantenimiento que deseamos controlar,creando una ficha histrica del equipo,y aadiendo tiempos,intervalos de mantenimiento,etc y como dato adicional avisos el da y la hora que nos avisan en pantalla que debemos ejecutar los trabajos de la misma. Con este sistema se puede programar todo tipo de actividades ,adems del Mantenimiento, diariariamente,al tratarse de una Agenda informtica. De esta manera se aprovechan sus ventajas y puede convertirse en una herramienta til y fiable. Tambin se aconseja efectuar copias peridicas de las tareas,por ej.cada 15 das Evitando la prdida de nuestros datos valiosos. Esta idea surgi ante la necesidad de manejar las cosas de manera prctica y accesible a todo el mundo ya que una vez creadas las tareas o actividades,cualquiera puede introducir los datos. Para finalizar ,que cada uno que use,le de su toque personal y nico.

CMO CREAR UNA NUEVA TAREA 1. 2. 3. 4. 5. Abrir programa Microsoft Outlook. En men izquierda TAREAS. En men superior NUEVO. En asunto nombrar el nuevo elemento. Ej.: Filtro aceite rotativo Er. En men superior PERIODICIDAD. Se abre la ventana de dialogo REPETIR TAREA. Establecer FRECUENCIA e INTERVALO DE REPETICIN. Una vez hecho esto, ACEPTAR. 6. Pinchar en AVISO, a la izquierda junto a la campana para que nos avise cada vez que toque realizar algn trabajo en el elemento. 7. En la parte baja de la ventana de la nueva tarea, pinchar en CATEGORAS. 8. Se abre una nueva ventana donde establecemos la categora en la que se situara el nuevo elemento. Se pincha en el recuadro situado a su izquierda y se acepta. Se cierra la ventana. 9. GUARDAR Y CERRAR. 10. Ya est.

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ACTUALIZACION CARPETA -MANTENIMIENTO1. Abrir el programa Microsoft Outlook. 2. En el men de la izquierda, abrir TAREAS. 3. En el men de arriba, seleccionar VER EXPANDIR O CONTRAER GRUPOS EXPANDIR TODO. 4. En el men de arriba seleccionar EDICIN SELECCIONAR TODO. 5. Una vez puesto todo en azul, volver a pinchar en EDICIN COPIAR. 6. Minimizar pantalla y abrir la carpeta del escritorio MANTENIMIENTO. 7. Pinchar en EDICIN SELECCIONAR TODO (Se pondr todo en azul). 8. Pinchar en ARCHIVO ELIMINAR. (Tarda 20 segundos en borrar toda la informacin). 9. Con al pantalla ya en blanco, pinchar en EDICIN PEGAR (tardar unos minutos en grabar toda la informacin en esta carpeta.). NOTA: VACIAR CONTENIDO CARPETA MANTENIMIENTO ESCRITORIO ANTES DE PEGAR LA ACTUALIZACION.(SE EVITA SOBRESCRIBIR Y LOS PUNTOS 7 Y 8 YA NO ES NECESARIO REPETIRLOS)

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SECUENCIA PARA PASAR LOS TRABAJOS AL -MICROSOFT OUTLOOK1. Abrir el programa Microsoft Outlook. 2. En el men de la izquierda, pinchar en TAREAS. Se despliegan todas las CATEGORAS de los sistemas del barco. Pinchando 2 veces en cada categora, se expanden todos los ELEMENTOS en ella incluidos. 3. Una vez encontrado el elemento buscado, se abre pinchando 2 veces en l y se detalla en la parte baja el trabajo en l realizado empezando por la fecha, incluyendo informacin como las horas de funcionamiento y posibles variaciones en el mismo. 4. Terminado el informe, en la misma ventana seleccionaremos en el men superior PERIODICIDAD. Se abre la ventana REPETIR TAREA. 5. Observaremos cual es la frecuencia con la que se debe realizar trabajos de mantenimiento en dicho elemento y desplegando el calendario pinchando en la flecha de INICIO, estableceremos la fecha correspondiente a tal frecuencia. Ejemplo: Si hoy es 10/enero y la frecuencia es de 2 semanas, debemos seleccionar en el calendario 24/enero. ACEPTAR y se cerrara la ventana. 6. Cerraremos la ventana del elemento pinchando en GUARDAR Y CERRAR. 7. Procedemos a pasar la siguiente tarea.

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NOTA: En caso de no conocer la ubicacin exacta del elemento, en el men superior existe una opcin que es BUSCAR. Se pincha en ella y se abre una ventana donde escribiremos una o varias palabras por la cual creemos q puede estar nombrado el elemento. Nos dar varias opciones en caso de que encuentre algo relacionado con esas palabras. Sino deberemos cambiarlas por otras. Para cerrar esta ventana se debe pinchar en la "X" situada a la derecha de "Bsqueda avanzada". Para saber los trabajos a realizar en esa jornada, se abre la ventana "OUTLOOK PARA HOY" y se revisa la lista mostrada a la derecha. Las tareas que aparecen en rojo es porque estn atrasadas. NOTA: una vez realizado el trabajo, no marcar como tarea realizada pinchando en el cuadrado situado a su izquierda. Esperar a pasar los trabajos y siguiendo los pasos arriba indicados, la tarea desaparecer hasta que se requiera otro trabajo en el elemento.