EL SISTEMA NACIONAL DE INFCIWACION CIENTIFICA LOGICA; SU DISESO IDEALIZADO

Y TECNO-

Ing. Erizo Molino R. Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologia

Ponencia elaborada, para el Segundo Seminario Latinoamericano sobre Polfticas Nacionales en Informtica, organizado por la Secretara de la Presidencia, en la ciudad de Mhico, del 6 al ll de septiembre de 1976.

_, .

RESUMEN

El presente documento describe diversos aspectos del diseo idealizado del Sistema Nacional de Informacin Cientffica y Tecnolgica que tiene encomendado el CONACYT. Eh la primera parte se describen los antecedentes y la metodologfa utilizada, explicando los principales aspectos del con-cepto de planeacin utilizado y del proceso de idealizacin. Se comenta adems brevemente el avance del proyecto. Eh la segunda parte se esboza un primer intento de diseo idea lizado del Sistema , describiendo sus caracteristicas principales asf como los aspectos de administracin y del financiamiento mas relevantes. Se presentan algunas conclusiones sobre este proyecto asf como recomendaciones con relacin a los aspectos de informatica del mismo.

INTRODUCCION

El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologfa, dentro de las atribuciones y responsabilidades que le fija la ley que lo crea, tiene asignada la de promover un Servicio Nacional de Informacin y Documentacin. Este servicio debe sustentarse

en un Sistema cuyo objetivo sea hacer disponible la informacin cientffica y tecnolgica requerida por la comunidad en M&xico. Desde sus inicios CONACYT desarroll esfuerzos con objeto de integrar este sistema, sin embargo, los problemas para ello eran mtiltiples,. basta mencionar la dispersin y pz ca coordinacin de las actividades de informacin en el pafs, lo cual no permite hablar de un sistema, y la falta de una metodologfa adecuada para atacar un problema tan complejo como es el Diseo de un Sistema Nacional con mltiples participantes en forma integral. La anterior situacin propicib que las primeras accio nes en este campo estuvieran orientadas a resolver los problemas mas agudos al mismos tiempo que se inici la integra cin de un plan coordinado. Se realizaron diversos intentos para estructurar estos planes, aunque en general, la integra cibn completa de ellos result limitada. Recientemente se inici un nuevo esfuerzo para definir un plan que sirviera como marco de referencia para el T * desarrollo del Sistema Nacional de Informacin Cientffica y Tecnolgica (SNICT). Para este nuevo esfuerzo se parti de

2.

una metodologia

reciente que permite disefiar sistemas muy comple-

1 Oii. Esta metodologfa se conoce con el nombre de Diseo Idealizado, y se encuadra dentro de una especfica filosoffa de planeacin. Metodologia de Diseo Un sistema es una agrupacin interrelacionada de partes que tienden a un objetivo, y cuya caracterstica esencial deriva de la interaccin entre sus partes. Es por sto que no se puede pensar en disear las partes de un sistema e integrarlas posteriormente, sino que es necesario partir de una concepcin del sistema como un todo y de ahf disear las partes necesarias. El concepto de planeacin que se considera para el diseiio del Sistema Nacional de Informacibn Cientffica y Tecnolgica (SNICT) permite con-

ceptualizar al sistema como un todo y partfr de ahf para ir desarrollando las diferentes partes que lo! componen, tomando en cuenta todas las interacciones relevantes. El esquema de planeacin considerado cuenta con 5 fases: 4 Planeacin de fines. Esta fase de la planeacin relacionada con la identificacbn y definicibn esta de fi-

nes, asf como con la definicin de medidas del grado en que los fines son alcanzados. Los fines se
. .

clasifican en metas, objetivos e ideales. Metas: son

3.

fines qne se pretende

lograr dentro

del perkxio que

cubre la planeacin. Objetivos: son fines cuyo logro no se espera sino hasta despus del per-Rdo que cu

bre la planeacin. Por esta considerarse jetivos,

razn, las metas pueden los objetivos. Los ob como medios

como medio para

a su vez, pueden

considerarse

para los ideales que son fines que no se pueden lograr pero cm respecto a los cuales se puede

progre

sar sin limite. La planeacin normativa trata cin con ideales, la planea

estrategica con objetivos, la planeacin tactica

con metas y la planeacin operativa con medios. Planeacin de fines implica el diseo de un futuro de este contexto que tiene lugar de-

seable. Es dentro

la elaboracin del diseo idealizado. Planeacin de medios. Esta fase de la planeacin

contempla los caminos posibles para lograr el siste ma que se desea; o sea,la seleccin de medios a los fines. Los

traves de los cuales se consiguen medios incluyen sin), practicas (combinaciones

acciones (alternativas una sola oca(acciones repetidas), programas de acciones dirigidas a una meta o

metas particulares),

procesos (sucesin de acciones

dirigidas coordinadamente) y polticas (reglas para

4.

seleccionar cualquiera de los medios anteriores). Planeacin de recursos. Esta fase trata de la determi-

nacin de a) recursos requeridos y cuando perseguir los fines con los medios seleccionados, b) cmo deben ser adquiridos o generados los recursos y c) cmo deben asignarse: quien 10s usa y para que. Los recursos incluyen personal, plantas y equipos, materiales, energfa, dinero e informacin. Planeacin organizacional. Esta planeacin trata del disefo de la organizacin que se requiere para llevar a cabo el plan de tal forma que este se realice efectiva y eficientemente. Esto incluye el diseo del sistema de administracin de la organizacin planeada. Implantacin y control. Esta fase de la planeacin tra ta de a) la serie de pasos que deben darse para implantar el plan, b) la indicacin de quien debe realizar cada paso y c) cmo evaluar y mejorar en el tiempo cada aspecto o fase del plan y el plan como un todo. Dentro de este esquema la idealizacin constituye la descripcin del diseo ideal, sto es, la descripcin del diseo que se quisiera tener en estos momen tos si se tuvieran (micamente dos restricciones: existentes.

a) S610 pueden usarse tecnolo@as

l Esta restriccin evita que la idealizacin sea un ejercicio de ciencia ficcin. b) El sistema diseado debe ser operacionalmente via ble, o sea, debe ser capaz de operar si es implemen tado. Los involucrados en el sistema y : los partici

5.

pantes en el proceso de diseo, son los que deben juzgar si el diseo es factible y operacionalmente viable. El diseo idealizado establece normas deseables hacia las cuales nos podemos ir acercando an cuando no puedan alcanzarse. Es, por lo tanto, un marco de referencia que

permite orientar las acciones e ir midiendo el grado del Pr-2 greso realizado. El disefo idealizado es necesariamente incompleto e imperfecto ya que existen aspectos no considerados por los planificadores, existe informacion incompleta sobre muchos

aspectos, no se conocen las respuestas actuales a algunos problemas, etc. Por este motivo, y debido ademas a los cambios continuos en el medio ambiente, es necesario que los ideales se vayan modificando continuamente, al mismo tiempo que el diseo del Sistema debe permitir que este aprenda y se adapte por si mismo. El uso de la idealizacin presenta diversas ventajas, algunas de las principales son las siguientes:

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--

6.

Convierte la orientacin retrospectiva de la planeacign en una orientaci6n prospectiva. Esto significa que en un diseo idealizado estamos mas preocupados por producir los cambios que nos lleven a lo que se desea, mas que a corregfr problemas o deficiencias del pasa-

do. El que camina al futuro viendo hacia el pasado, pierde el control de la direccin hacia donde desea dirigirse. b) La idealizacin facilita la participacibn de todos los involucrados en eI sistema y de todos aquellos potencialmente afectados por este. El proceso de idealizacin no requiere de habilidades especiales, cualquier persona puede participar en el. La interaccibn entre los participantes permitira a cada uno de eIlos adquiI rir una visin de cmo actba la parte del sistema que a el le interesa en el resto y viceversa.

cl

La idealizacin tiende a generar consenso entre los participantes. En general se tiende a coincidir mas en los

valores liltimos que en los medios para obtenerlos. Si se tiene un acuerdo en los objetivos Oltimos, diferencias las

respecto a los medios o a metas a cor-

to plazo se resuelven mas facilmente, ya que se tiene un acuerdo fundamental que sirve de base para la resolucin construetiw de diferencias.

7.

d)

La idealizncibn facilita la consideracin del sistema globalmente cromo un todo.

e)

La idealizacin propicia mayor creatividad en los participantes en el diseo. En general no se es consciente de las restricciones genera-

das por la costumbre, puntos de vi~sta particulares, interesados de corto plazo, etc. Puesto que la idea lizacin no esta restringida por la situaci6n actual, existe un clima propicio para dejar volar la imaginacin. f) La idealizacin extiende el concepto de lo que es facti5le. El sistema como uu1 todo tiene propieda-

des que no tienen en forma aislada, cada una de sus partes. Un animal puede correr, pero ninguna de las partes de su cuerpo aisladamente puede hacerlo. Una de las impresiones mas comunes de los que participan en un diseo idealizado, es que es mas factible de lo que esperaban. Cmo se realiza un diseo idealizado. La idealizacin de un sistema es un ejercicio participativo en el cual se involucra a los interesados en el mismo. Esto abarca a los usuarios del sistema, a los

tcnicos y personal que labora en 61, etc. La funcin de este grupo es la de expresar

sus concepciones del ideal, interaccionando entre sf con objeto ,de llegar a un consenso de un ideal atractivo y deseable para todos ellos. Ademas de los participantes se requiere un grupo tecnico de planeacin cuyas funciones son: analizar los aspeaos tknicos, disear experimentos, etc.

Actualmente en lo que respecta al diseo del SNICT, el grupo de trabajo ha elaborado una primera versin de un documento de base que describa un sistema idealiza.do informacin. de

Este documento fue circulado y discutido con

un primer grupo de 30 personas y enviado a otros interesados. Se han obtenido mas de 300 comentarios y sugerencias que han sido incorporados en un segundo documento que esta siendo distribufdo a los participantes originales y a otros grupos y personas interesados. El compromiso que adquiere el grupo de trabajo es de incorporar en este documento cual quier modificacin y sugerencia que se reciba, 0 en caso contrario, informar al autor de estas sugerencias por escrito por qu no han sido incorporadas. Descripcin del Sistema Idealizado Propuesto. El SNICT comprende al conjunto de procesos e instituciones involucrados en la captacin, procesamiento y acceso a la informaci6n. El SNCT almacenara en un formato de acceso autorn tizado, toda la informacin cientffica y tecnalbgica producida

9. en el pafs, asP como aqulla del extranjero que se refiera a Mxico y la que requieran los usuarios nacionales. Para sto obtendra de los editores copias de los documentos que

estos publican con un formato y una codificacin adecuada, que incluyen un resumen del mismo, palabras claves y des criptores, etc. Los autores que lo deseen podran enviar su manus crito directamente al sistema, el cual dar-5 las facilidades

necesarias para que los documentos se introduzcan con 10s formatos y las caractersticas convenientes.

El sistema obtendr de las fuentes adecuadas, paten tes, normas, libros tecnicos, datos numericos, informacin sobre expertos e instituciones, etc. Todos estes bancosde informacin se harandisponible$a los usuarios a traves de cen tros locales enlazados a traves de lineas de teleproceso. El sistema contara con eficientes mecanismos que permitan recuperar la informacin a solicitud del usuario y elaborar perfiles que describan los intereses de los mis mos, con objeto de enviarles periodicamente la informacibn que puede resultar de utilirdad para ellos. Estos perfiles deberan filtrar la informacin sumi-

nistrada de modo que slo llegue a los usuarios aquella informacin que es realmente
una retroalimentaci6n

titil,

y deber% permitir

eficiente -de modo que el usuario pue -

da irmodificandosu perfil para adecuarlo a sus necesidades

10.

cambiantes.

Para esto el perfil podrfa

proporcionar informacin

sobre temas afines a los solicitados por el usuario, a fin de que este pueda determinar si existen aspectos complementarios a los que l solicit. Entre los elementos del perfil que permiten eliminar

informacibn irrelevante, podr contarse con elementos adicionales a las palabras clave que permitan especificar si se de sean documentos orientados a un pblico en particular, a un nivel educacional especifico,que traten de investigacin original

o de artIculos de divulgaci6n, etc. Se preve que los usuarios indiquen al sistema la utilidad de cada cita obtenida, de modo que otros usuarios puedan guiarse a traves de estas estadfsticas en la selecci6n de art culos. Tambih se preve que cualquier. usuario pueda anexar comentarios y opiniones a un artculo, permitiendo con ello establecer un dilogo que relacione a grupos con intereses afines. Los centros locales ofreceran ademas de los servicios mencionados, la posibilidad de entrenar a los usuarios en el uso del sistema, asi como instalaciones para realizar reunio nes y otros eventos que faciliten la comunicacion informal. Considerando que,en M&xico,una parte muy importante de la informacin cientifica y tecnolgica necesaria proviene del extranjero, el sistema podrfa establecer centros intema-

ll. cionales en diferentes paises con objeto de captar la informacin que ahf se produzca y remitirla al sistema en Mxico. Estos centros internacionales podrian obtener documentos a solicitud de los usuarios y establecer relaciones con e>cpertos de otros paises que sirvieran a las necesidades de los usuarios nacionales. El sistema utilizarfa los servicios de un grupo de bibliotecas participantes, las cuales suministrarfan algunos servicios complementarios y complementatian el acervo de informacin del sistema. A su vez, estas bibliotecas obten drfan ventajas en la utilizacibn de los servicios del sistema. Cualquier biblisteca pcrFt instalar un centro local

en sus oficinas, con objeto de mejorar sus propios servicios a los usuarios. Con objeto de establecer ligas mas eficientes entre el sistema y los sectores productivos del pais, el SNICT contar con unidades denominadas interfases cuya funcin es promover los servicios que ofrece el sistema en comunidades especfficas Administracin. El sistema incluye un centro nacional formado por una unidad de servicios basicos, una unidad de planeacin y servicios de apoyo y una unidad de documentacin, adems de una junta de gobierno, unidades coordinadoras regionales, cende usuarios.

12.

tros locales, -bibliotecas participantes y usuarios institucionales y personales. La administracin ser8 de : tipo participativk. El cen-

tro nacional ser regido por un Consejo Nacional formado por los directivos de las unidades coordinadoras regionales , de la unidad coordinadora de bibliotecas partisipahtes y del dirctor correspondient Las unidades coordinadoras regionales tendrn un Consejo regional formado por los directores de los centros locales, el Director de la Unidad Coordinadora Regional y el Director del Centro Nacional. Los centros locales tendrh un consejo local formado

por el Director del Centro Local correspondiente, el Director de la Unidad Coordinadora Regional y representantes de los usuarios. La funcin de los consejos es establecer los lineamien tos y politicas que deben regir a las unidades a las que esta asociades y evaluar el trabajo del director correspondiente. Cada una de estas partes podra ser un ente inde-

pendiente juridicamente y pcdra ser de carcter pblico, o privado. Financiamiento. En su fase inicid los fonda para implementar el SNICT deber& provenir de fuentes gubernamentales, sin embargo. este financiamiento deber reducirse paulatinamente

hasta lograr que el sistema sea autofinanciado completamente.

13.

tia Vez en Operacin el sistema no podrrecibirsubsidios

di-

rectamente; todo apoyo externo deber canalizarse a travs de subsidios a los usuarios, a fin de que stos . tengan la posi-

bilidad de elegfr entre usar el sistema LI otro mecanismo que resulte mas conveniente. Este planteamiento asegura una orientacin de los servicios hacia las necesidades de los usuarios, as como la adaptacibn del sistema a los requerimientos del mismo.

Conclusiones. 1. El disefio idealizado que se presenta, se encuentra en una fase preliminar de su desarrollo, y debera irse mejorando y ajustando a los grupos de interesa dos que participen en su diseo.
2.

El esquema que se plantea pretende ir generando una implementacin parcial coordinada por parte de

II

los actuales involucrados en diferentes aspectos del sistema.

3. -

El planteamiento del sistema tal..como se ha hecho, no considera los problemas de implementacin, estos se estan empezando a analizar y se incorporaran para diferentes aspectos del

en estudios especificos diseo.

14.

Recomendaciones. l.Dada la. importancia de la informacin cientffica y tecnolgica, 5 y su relacin con el campo de la informtica,

se recomienda que estos aspectos sean incorporados en la definicin de informtica para que sta abarque no slo los campos de informacin para los problemas polfticos, sociales y econmicos, sino que cubra tambin y tecnolgicos.

los aspeaos cientfficos

2.

Que se preste especial atencin a la informatizacin de las actividades cientificas y tecnolgicas, ya que estas son esenciales para el desarrollo independiente de un pafs.

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