PLANEJAMENTO DE BIBLIOTECAS E SERVIOS DE INFORMAOPLANEJAMENTO

Inicio do sc XX controle de mtodos, padres, capacidade e incentivo a

produoFayol

(1841-1025) Funo administrativa. Processos -> prever, organizar, comandar, coordenar econtrolar. Prever inclua funes do planejamento -> visualizar o futuro e traar o programa de ao.HOJEAdministrao Processo cclicoFunes relacionadasPlanejamento precede todas as demais funesPLANEJAMENTO -> estabelece os objetivos p/o esforo em grupoBibliotecrios alegam no ter tempo para o planejamento -> tempo perdido no planejamento recuperadona execuoPLANEJAMENTO -> otimiza o tempo e permite que vrios planos sejam gerenciados simultaneamenteAtividades permanentesPLANO -> meio para alcanar fins, objetivos e opes determinadas.PLANEJAMENTO Processo contnuo, permanente e dinmicoFixa objetivosDetalha etapasPrev recursos necessriosReduz grau de incerteza dentro da organizaoLimitam-se aes arbitrariasDiminuem-se riscosD rentabilidade mxima aos recursosTira-se proveito de oportunidades. Melhoria na qualidade de servios e produtosGarante a realizao dos objetivos PLANEJAMENTO IMPROVISAO VANTAGENS Planejamento faz acontecerReduz riscos e tira proveito das oportunidadesCompensa incertezas e mudanasDecises baseadas em informao e obedecem a critrios objetivosDecises planejadas -> estabilidade da organizaoVer pgina 4INSTRUMENTOS DO PLANEJAMENTO1 PLANO Linha de ao preestabeleciaOrienta a ao na direo da missoFornece parmetros de controle e acompanhamento das aes um evento intermedirio entre o planejamento e a implementaoInstrumento de trabalho para alcanar fins e objetivos determinados.Referencia para a tomada de decisoCompromisso com a mudanaA eficcia do plano medida pelo grau segundo contribui para a realizao dos objetivos e paraalcanar os resultados desejadosPLANO ANUAL Define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos para o perodo de tempo especificados.PLANOS GLOBAIS fornece fundamentos para as atividades da unidade de informaoPLANOS ESPECIFICOS determinadas reas de atuaoPLANOS ESPECIAIS para catstrofes2


OBJETIVOS Ponto final do planejamentoConstituem o plano bsicoSituao futura esperada, o que se pretende atingir que levem ao cumprimento da misso daorganizao.Estabelecidos de modo amplo3 METAS Planos expressos em termos de resultados a alcanarQuantificao dos objetivosIniciados em verbo de aoTer tempo definido, ser mutvel4 POLITICAS OU DIRETRIZESPlanos gerais de ao, guias genricos que definem linhas mestras, orientam a tomada dedeciso e do estabilidade a organizaoOrientam a tomada de deciso5 REGRAS / PROCEDIMENTOSSo guias para o fazerDetalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a seqncia das rotinas.Regras relacionam-se aos procedimentosOrientam a ao, sem especificar a seqncia (ex. normas e regulamentos)6 PROGRAMAS Complexo de metas, polticas, procedimentos, regras, passos e recursosPode ser composto de programas derivados ou subprogramas7 PROJETOS Parte de um programa geralMenores unidades do planejamentoSo operativosConjunto de aes e atividades relacionadas e coordenadasTIPOS DE PLANEJAMENTODo ponto de vista das instancias organizacionaisPlanejamento da alta direo ou planejamento estratgicoProcesso de deciso relativo aos objetivos da organizao, as mudanas nesses objetivos, aosrecursos necessrios para atingilos e as polticas que devero governar a aquisio, a distribuio e autilizao desses recursosAbrange a organizao como um todoLongo prazoDecidido a nvel mais

elevadoRelao entre organizao e ambientePlanejamento

intermedirioDesdobramento do planejamento estratgico em planejamento tticoTraduzir decises estratgicas em planos concretos para serem detalhados em planos operacionaisAtividades do presenteFuno: controlar interagir as operaes nas organizaesGarante implementao das decises estratgicasPlanejamento operacional Decide o que fazer e como fazer Ligado a procedimento Voltado a otimizao de resultadosCarter imedialistaCurto prazo e abrangncia localDo ponto de vista das atividadesDe espao fsicoOrganizacionalDe produtosDe recursosDe operaesDas formas de acompanhamento e avaliao, bem como da continuidade dos planosGlobalDo ponto de vista do tempoA longo prazoMais qualitativo que quantitativo estratgicoMdio prazoCurto prazoAtividades mais imediatas (previses oramentrias, metas...)AVALIAO DE SERVIOS DE INFORMAOPROGRAMAS E PROJETOSAVALIAOFuno: conhecimentos para servir de subsdios ao planejamento (elaborao do plano, programa ouprojeto e

implementao das aes)Escolha certa, correta definio dos planosNa produo do plano produz informaes para maior qualidade e maior produtividadeNo final do processo -> conhecer o nvel de satisfao do publico alvo e efeitos na unidade deinformao, na organizao e no ambienteMotivo: normalmente a escassez de recursos, garantir a sobrevivncia. Buscam a eficincia no uso deseus recursos, a eficcia de resultados e a efetividade das aes.Mudana no ambienteINTERFERENCIA ----------------- afetam oferta/demandaSintomasAtitude + critica aos recursos de informao existentes e conscincia das deficincias. Automaoaumenta as espectativasNovas tecnologias unidade de informao no so mais monopolizadoras. Bases de cd,internet....Diminuio do interesse pela oferta tradicional (motivo: rapidez, agilidade e preciso). Atinge maisbibliotecas especializadas e de empresas.CONCEITOS E CARACTERISTICASEm um servio de informao a avaliao consiste em identificar e coletar dados sobre servios ouatividades, estabelecendo critrios de mensurao do desempenho desses servios ou atividadesdeterminando qualidade e grau de satisfao de metas e objetivos. Identifica pblicos, analisanecessidade dos usurios e ndice de satisfao. Desenvolver estudos relativos a no usuriosA avaliao um processo contnuo. necessria a reviso de objetivos e metas, aos direcionamento ouredirecionamento da execuo de aes, atividades ou programas, a tomada de deciso, tanto operacional quanto estratgica, medida que d respaldo aos processo de escolha de prioridades alocao de recursos e a definio de mtodos e processos tcnicos e operacionais, fornecendo, destaforma, subsdios para o planejamento operacional e para a mudana.EFICIENCIA, EFICCIA E EFETIVIDADEA Avaliao uma ferramenta para alcanar a eficcia e eficincia e para auxiliar a desenvolverestratgias para melhorar a eficcia e a eficincia do acervo, servios e produtos.Eficcia -> resultads -> grau com que objetivos foram atingidos -> grau de satisfao do usurio (rapideze preciso desejadas)EficinciaRecursos aplicados x benefcios alcanados+ eficiente -> custo + beneficioConfuso entre eficincia e eficcia resulta em:Fazer bem as coisas que no precisariam ser feitasBatalhar por mais recursos com fins em si mesmosIncapacidade de descrever a qualidade dos serviosIncapacidade de identificar prioridades para atividades e serviosAcreditar que colees maiores significam melhor servioTradicionalmente as UI concentram-se em critrios quantitativos, que no so de qualidade. Deve-seconsiderar questes relativas a eficcia, tais como:Sabemos quais so as necessidades de informaes das diferentes equipes da organizao?Estamos oferecendo servios e atividades que devem ser oferecidos?Estamos atingindo as metas e objetivos previstas?Estamos assegurando as necessidades de nossos usurios?Bibliotecrios no tem conhecimento perfeito de seus usurios, suas necessidades e seu comportamentoe sabem que usurios tambm no tem um bom conhecimento do acervo e dos servios que a unidadede infomao te pode oferecer.Padro de servios ---- diversidade de demanaBaixa eficciaPara o planejamento o bibliotecrio tem que conhecer bemAs fontes de informao na rea (para explorar fontes e no duplicar esforos)Os servios existentes (para ampliar, descontinuar ou modificar)Seus usurios (para saber o grau de satisfao)Os no usurios (pq no usam?)Planejamento eficaz depende da qualidade e quantidade de dados disponveis e confiveis para oplanejamento e a tomada de decises fundamentadasEfetividade

Capacidade de programa, projeto ou servio atender as reais demandas sociais. Pode sermedida pela quantidade e qualidade das mudanas que o projeto ou a organizao foi capaz de produzir.MENSURAO E AVALIAOMensurao processo de atribuir nmeros para descrever ou representar algum objeto ou fenmeno demodo padronizado podendo levar a avaliao.Avaliao Mensurao + componentes relacionados pesquisa, ao planejamento e a implementao deestratgias para mudar ou desenvolver a organizao ou alguma atividade especifica PADRES, INDICADORES E MEDIDAS DE DESEMPENHOPadres convenes tcnicas estabelecidas com a cooperao e o consenso de todas as partesenvolvidas, visando a racionalizao, a uniformizao e a simplificao de servios e processos nas reasabrangidas pelos servios de informao.Padres podem ser quantitativos ou qualitativosQuantitativos -> Metas numricas, de aplicao simples, que no permite interpretaoQualitativas -> so mais flexveis e bem mais fundamentados. Podem ser adaptados as necessidadesespecficasPadres servem para orientar a definio de medidas de desempenhoMEDIDAS DE DESEMPENHOSo um meio para determinar em que grau os objetivos da unidade de informao so cumpridos, osservios executados e os materiais colocados a disposio do usurio.Medidas que informam a qualidade podem ser agrupadasMedidas de acessibilidadeMedidas de tempo de respostaMedidas de cobertura de acervoMedidas de relevncia do acervoINDICADORESVariveis, caractersticas ou atributos capazes de sintetizar, representar ou dar maio significado ao quese quer avaliar.Indicadores so sinnimo de mudanaTipos de indicadores:Quantitativos que podem ser representados por variveis numricasQualitativos - quem expresso variveis ou dimenses que no podem ser representados apenasapenas por nmeros.Dificilmente um s indicador suficiente para aprofundar o conhecimento do problema.AVALIAO E MUDANAAvaliao um processo catalizador de mudana, deve determinar o que mudar em um Sistema deinformao e como mudar, auxiliando o bibliotecrio a fazer mudanas internas e externas. Ela sempreparte de um problema.No existe mudana isolada que no afete outros setores. preciso que se avalie a capacidade daorganizao de implementar as mudanas.FIANLIDADES DA AVALIAOPara que avaliar?Para conhecerPara escolher prioridades, tomar decises, definir o que mudar e como mudar, acompanhar aes erealimentar decises e opes polticas e programticas.Para apresentar resultados a sociedadePara prestar contasPara aprimorar a qualidade de servios, programas e projetos Para evitar errosVerificar a adequao de alocao de recursosMonitorar programa ou servio do ponto de vista da eficcia e eficinciaTestas programas inovadoresDecidir continuidade ou descontinuidade de programasTIPOS DE AVALIAOQUANTO A ABORDAHEM METODOLOGICAQuantitativa OBJETIVA - baseia-se na estatstica, na experimentao controlada enfatizando amensurao e quantificando metasQualitativa SUBJETIVA - apia-se na sociologia, antropologia ou na histria oral enfatizando agentes eprocessosPluralista

Mensura quantitativamente benefcios ou malefcios quantificando decises, processos,resultados e impactos sociais.QUANTO AOS AVALIADORESInternaExternaOrientada realizada internamente sob a liderana de um consultor externoPROCESSO DE AVALIAO- Coletar informaes- Estabelecer e aplicar parmetros- Identificar processos e resultados- Comparar dados de desempenho- Julgar (atribuir valor)- ProporInformarFatores que influenciam- ambientais- cultura organizacional- Barreiras por parte do pessoal- Disponibilidade de recursos- Grau de necessidade de informaes dos usuriosRELATORIOS COMO INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO E AVALIAO DE SERVIOS DEBIBLIOTECARelatrios so instrumentos no processo de planejamentoDEFINIORelatrio de uma biblioteca o conjunto de informaes sobre acervo, servios prestados, usurios erecursos humanos, fsicos, mateiria e financeiros ordenados de modo a mostrar a situao da bibliotecaem dado perodo de tempo. No apenas uma contabilidade de dados em informao, ie, que os analisa,atribuindo-lhes significao no contexto da biblioteca.FINALIDADESAnalisar e avaliar o desempenho da biblioteca permitindo cumprir suas funes de administrao eplanejamento. Analisa a situao existente e avalia os resultados alcanados e os problemasencontrados. Compara os resultados desejados, constantes do plano de trabalho, com os resultadosalcanados. Serve como instrumento de marketing da biblioteca, como forma de divulgao, de prestao de contas. Fornece subsdios para aprimorar os servios da biblioteca, maximizar o uso da informao edos documentos, e ampliar o mbito de atendimento da biblioteca e na comunidade.PERIODICIDADEApt de dados registrados diariamente. A periodicidade mnima anual. feito tendo como referencia umplano de trabalho ou um projeto, servindo assim, como instrumento de acompanhamento da implantaodo que foi planejado.CRITERIOS PARA COLETA DE DADOS necessrio estabeler limites para no se perder tempo coletando dados. Critrio para definir o que deveou no ser contado a utilizao ou o aproveitamento que se pretende fazer desses dados. Darprioridade aos dados de sada (ligados a atividade fim). Os dados de entrada devem ser registrados semexageros. Deve-se padronizar conceitos e formas de coleta. preciso que se planeje formulriosadequados.APRESENTAO DO RELATORIOProcurar apresentar uma srie histrica. O uso de grficos fundamental, mas tambm necessriotextos que interpretem os dados.ESTRUTURA DO RELATORIOSumrio, introduo, dados e analise de dados, concluso e recomendaes.OS DADOSRecomenda-se dados mnimos. Tem-se como sugestes: acervo, pessoal, servios de processostcnicos, servios ao usurio, perodo de funcionamento, leitores inscritos, freqncia, consultas eemprstimos, eventos/atividades especiais e recursosAcervo:Dados totais das colees dos vrios tipos de materiais., distinguindo-se acervo processado e noprocessado.- Pessoal:Este item deve fornecer dados sobre o pessoal em exerccio no perodo, bem como indicar ocorrncias,como licenas, afastamentos, demisses e admisses, aposentadorias, etc. Dividir por categorias eapresentar jornadas de trabalho se estas forem diferentes.Servios de processamento tcnico- Seleo e aquisio de documentos.Mencionar, se houver, poltica de seleo de material para acervo e incluir os critrios adotados.Especificar numero de aquisies efetuadas, separadas por tipo de material e modalidade de aquisio(compra, permuta, doao)- Processamento tcnico do material.Incluir dados, agrupados por tipo de material, referentes a todas as unidades tombadas, catalogadas,classificadas, indexadas e preparadas para emprstimo no perodo. Dados relativos a implantao edesenvolvimento de bases de dados relativas ao acervo devem ser mencionadas aqui.

Mencionartambm iniciativas voltadas a criao e controle de vocabulrio controlado.Servios aos usurios- Perodo de funcionamentoEspecifica-se aqui os horrios, determinando o numero de dias que a biblioteca permaneceu aberta noms. - Usurios inscritosRegistra-se numero de usurios inscritos na biblioteca no perodo referente ao relatrio,o total acumuladodurante o ano e o total geral.Freqncia:Registram-se todos os usurios que entraram na biblioteca para as mais diversas finalidades, taiscomo:uso de catlogos,consulta,emprstimo, freqentadores por dia e por perodo. Servem para justificara necessidade de mais funcionrios, para clculos de espao fsico e de assentos.- Consulta e emprstimos:Entende-se por consulta ouso do material no recinto da biblioteca e por emprstimo a circulao externado material. Deve-se especificar cada tipo de material e o que deve ser quantificado no o nmero deusurios que utilizaram o material,mas o numero de documentos utilizados. Deve-se preencher umformulrio destinado ao registro das pesquisas, por meio do qual se tenha informaes sobre o usurio esua pesquisa.ComutaoEm relao ao servio de comutao, devem ser registrados: nmero de artigos solicitados a outrasbibliotecas e o total de cpias, e o numero de artigos fornecidos a outras bibliotecas e o total de cpiasefetuadas.- DivulgaoDiscriminam-se aqui todas as publicaes e os servios de alerta e disseminao da informao, bemcomo as aes no sentido de divulgar os servios da biblioteca em geral. Para servios de alerta,descrever o tipo de servio (ex. sumrios correntes, boletins informativos etc.). Caso tenha um siteregistrar estatsticas de uso (paginas visitadas, downloads, tempo que o visitante permaneceu no site e envio de emails fale conosco). - Programas de treinamento de usuriosMenciona-se os programas desenvolvidos com a finalidade de dar orientao e treinar interessados.- Eventos / atividades especiaisRegistra-se todos os eventos ou prog. Especiais desenvolvidos na biblioteca ou por iniciativa dela comdados mnimos (Titulo, data, durao, objetivos e resultados).Recursos financeirosConstar em relatrios anuais. Deve-se discriminar os custos por tpicos, tais como: aquisio de materialbibliogrfico, encadernao, pessoal, material de consumo, material permanente e servios terceiros.- Recursos fsicos e materiaisEm relatrios anuais discriminar recursos materiais acrescidos no perodo, incluindo espao fsico,mobilirio e equipamentos.DIAGNSTICO ORGANIZACIONALDEFINIOO processo sistematizado, com tempo e espao definidos, de avaliao de servios em organizaes. um interveno na rotina da organizao para avaliar seu estado num determinado momento. Objetivosso identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no funcionamento da organizao, compreender anatureza e as causas dos problemas ou desafios apresentados, descobrir formas de solucionar essesproblemas e melhorar a eficincia e eficcia organizacionais.Ver quadro na pg 53-55Pelo dialogo compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficcia com base em algumpadro estabelecido (ex. satisfao do usurio) e procuram-se caminhos para diminuir a distncia entre oencontrado e o desejado. parte do desenvolvimento organizacional, linha de base para o plano de ao. Recomenda mudanas que podem referir-se a: objetivos estratgicos, habilidades, conhecimento eatitudes do pessoal, processos interpessoais e intergrupais, estruturas organizacionais e tecnologias.Pode recomendar srie de intervenes que permitam implementar as mudanasETAPAS DO DIAGNSTICO- PreparaoObjetiva estabelecer um cenrio organizacional que encoraje a avaliao e assegure que o pessoalconhea os componentes bsicos do processo de avaliao. No comea com a coleta de dados, mascom anlise ou definio de objetivos e metas, com idenficao de aspectos ou reas

a serem avaliadase com o treinamento de pessoal (incluindo quem ir avaliar e quem ser avaliado)Ver etapas em quadro da pg. 57Tipos:Diagnostico exploratrio: tipo de mapeamento que perpassa todos os componentes de uma Unidade deInformao (estrutura, atividades, recursos, processos, produtos e usurios) permitindo uma primeiraaproximao do servioDiagnostico de foco especfico: Analisa o conjunto, mas aprofunda-se no foco selecionado, que pode serum servio, uma estratgia, um produto, dentre outros possveis focos. indispensvel definir, no contexto dos objetos e metas, as prioridades da organizao que irodeterminar os aspectos a serem focalizados. A partir de uma evidencia objetiva ou subjetiva identifica-sea rea, estreitando-a para um problema com objetivos claros e questes de pesquisa viveisQuestes gerais para atividade de idenficao:O pessoal suspeita que exista um problema?H dados que sugiram problemas?O nvel de desempenho baixou ou inadequado?O custo dos servios aumentou nos ltimos meses?Houve mudanas na instituio, nos usurios ou em outros fatores externos?Usurios manifestam insatisfao?Questes em relao aos objetivosEm que medida os servios e produtos atendem as necessidades dos usurios?Os recursos para os servios e produtos so bem adequados?Qual o grau de mudana possvel nos servios e produtos?Quanto aos atores do processo, o diagnstico pode ser feito pela prpria equipe da unidade deinformao ou incluir avaliadores externos. No Autodiagnostico o pessoal tem que estar aberto a autoanlise. No caso de consultores externos, estes necessitam de alguns membros da organizao paraauxiliar no planejamento do diagnstico, juntar e analisar dados, fornecer feedback e planejar aes emresposta a esse feedback. O diagnstico exige competncia tcnica.Uma atividade insdispensvel nesta primeira etapa a reviso de literatura, que permite conhecer novastendncias na rea, os padres desenvolvidos e os principais desafios, alm de mostrar o que os outrosfizeram diante a problemas similares, analisando metodologias adotadas, as diversas formas deaproximao ao problema e os resultados alcanados.- Elaborao do projeto de diagnsticoO PD um plano que contm os objetivos do diagnstico, o problema ou as questes de pesquisa, ashipteses de trabalho, a metodologia a ser utilizada para a coleta de dados, as medidas de desempenhoou os indicadores de avaliao a serem utilizados e o cronograma do processo.- Definio da metodologia a ser utilizadaA metodologia, modo pelo qual os avaliadores levantaro dados, ou seja, que fontes de dados,instrumentos e tcnicas sero utilizadas nos processos de coleta e anlise de dados. - Formulao do problema ou de questes de pesquisa necessrio ao avaliador conhecimento acumulado em relao ao objeto a ser estudado. Recomenda-secertas prticas na formulao do problema:Seja formulado como perguntaSeja apresentado de maneira clara e precisaSeja empricoSeja passvel de soluoSeja delimitado por uma dimenso vivel- Identificao das hipteses de trabalhoHipteses so proposies provisrias a serem testadas, suscetveis, portanto, de serem declaradasverdadeiras ou falsas. O papel mais importante da hiptese na pesquisa sugerir explicaes para osfatos.As questes de pesquisa so questes; as hipteses so afirmaes, mas ambas ajudam a estruturar odiagnstico. Maior o conhecimento que o avaliador tem da reaproblema a ser investigada, maior afacilidade em formular hipteses.- Definio de indicadores ou medidas de desempenhoSo um meio de determinar em que grau os objetivos na Unidade de Informao so cumpridos, osservios executados e os materiais colocados a disposio dos usurios. teis no planejamento e natomada de deciso.- Planejamento da coleta de dados atividade bsica do diagnostico. Pressupe a consulta a, no mnimo, dois atores: usurios efuncionrios. Em relao aos usurios reais indispensvel coletar quem so, quais suas necessidadesde

informao e qual o nvel de satisfao em relao ao servio analisado. Em relao aos funcionrios interessante que sejam levantados seus perfis, suas opinies e propostas de melhorias.Podem ser utilizados vrios instrumentos, sendo eles:Entrevista til para levantar o perfil dos funcionrios e de suas atividades, bem como suas opiniesem relao aos diversos aspectos estudados no diagnostico e suas expectativas e sugestes para oaprimoramento. muito adequado a para estudos qualitativos de usurios.Questionrio Pode ser apresentado em perguntas impressas ou por um pesquisador/avaliador. Atingegrande numero de pessoas, nos lugares mais diversos e sem precisarem responder no momento. Temcomo desvantagens as respostas incompletas, possibilidade de atraso na devoluo ou mesmo nodevoluo, impossibilidade de auxilio. As questes podem ser abertas, sem sugestes de respostas oufechadas, mltipla escolha. As questes devem ser formuladas com clareza, serem objetivas e noinduzirem a uma resposta.Grupo focal Tcnica de pesquisa qualitativa, no diretiva, desenvolvida para coletar dados einformaes que reflitam opinies, conhecimentos, percepes e preocupaes de pequenos grupossobre determinado assunto. Pode ajudar no planejamento, na tomada de deciso, na avaliao deprodutos e servios, na contruo de questionrios para coleta posterior.Observao elemento fundamental no diagnostico, sobretudo na fase de coleta de dados.Triangulao Combinao de diferentes formas de coleta de dados.- Definio da amostragem e da forma de aplicao de questionrios e/ou entrevistas para as pesquisasde campoA pesquisa de campo quando lida com um universo numeroso deve ser feita por amostragem, ou seja,com uma pequena parte dos elementos que compem esse universo ou populao. O projeto de amostraimplica as seguintes etapas: definio do universo, escolha do tipo de amostragem e determinao dotamanho da amostra.Os tipos bsicos de amostragem so: probabilstica e no probabilstica.- Planejamento de implementao do projeto do diagnsticoltima atividade do processo de elaborao. Envolve a elaborao do cronograma, a definio dasatividades a serem executadas por cada um, a definio da coordenao da equipe, a aplicao do prteste e a definio dos recursos que sero necessrios ao desenvolvimento do diagnstico.- Implementao do diagnstico Subetapas:- Coleta de dados consiste na aplicao da metodologia prevista no proj. do diagnstico, requer aconsulta a relatrios, manuais etc, mas necessrio entrevista com funcionrios e a aplicao dequestionrios a usurio potenciais e reais.- Analise e interpretao de dados Procura-se compreender a natureza e as causas dos problemassuscitados.Aps a anlise dos dados e identificao dos problemas deve-se proceder hierarquizao dessesproblemas e as recomendaes de solues.- Subsdios para a avaliao do contexto informacional, da estrutura organizacional e dos recursoshumanos.Anlise do ambiente

 A organizao no existe isolada, nem consegue ser mais ser auto-sufuciente. AAvaliao do ambiente externo procura avaliar o contexto informacional da rea, bem como asnecessidades de informao no expressas ou no supridas por outros servios. Esta anlise abrangetanto os servios prestados por outras instituies como os servios disponveis em meios eletrnicos.Anlise da instituio mantenedora preciso o conhecimento da instituio e identificar suasnecessidades informacionaisPassos indispensveis pg. 77Anlise da unidade de informao (estrutura organizacional e poder decisrio) de iniciar pelaavaliao de sua localizao na estrutura da instituio mantenedora.Anlise de servios mapear os servios existentes para avaliao. Utilizar o roteiro: Quais serviospblicos e internos da UI? O que falta? O que pode ser desativado ou fundido? Qual a relao entre osservios e o nvel de integrao entre eles?Anlise de recursos humanos objetiva identificar a quantidade de pessoas pertencente ao quadro darea de informao, a categoria ou o cargo dessas pessoas, carga horria, formao e atribuies. importante identificar satisfaes / insatisfaes em relao as atividades desempenhadas.- Subsdios para a avaliao dos recursos informacionais, dos processos e dos produtos.Avaliao de recursos informacionais No se limita a analise do acervo, incluindo outros meios. Oscritrios que podem auxiliar na criao de indicadores de qualidade do acervo so: facilidade de acesso,diversidade de suportes, abangencia, pertinncia, atualizao, estado de conservao, qualidade decontedo, satisfao dos usurios e profissionais. Quanto a Internet: facilidade de acesso, rapidez deacesso, ambiente amigvel, custo, possibilidade de imprimir ou gravar em disquete esatisfao depessoal e dos profissionais.Avaliao de processos Devem ser considerados os processos tradicionais (aquisio, PT,atendimento) e outros especficos. Consiste em anlise das finalidades dos diferentes processos, anlisedas rotinas, anlise dos recursos e anlise dos produtos.Aspectos a serem avaliados p. 82, 83,84 e 85Avaliao dos produtos Dois aspectos devem nortear a avaliao dos produtos: seus objetivos e seupublico alvo.- Subsdios aos estudo de usurios potenciais e reaisCompara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficcia com base em algum padroestabelecido e procuram-se caminhos para diminuir a distancia entrre a situao existente e a situaodesejada. Primeiro deve-se conhecer os usurios reais. indispensvel que os usurios conheam osservios e produtos oferecidos. O conhecimento dos usurios importante para planejar e aprimorarservios.Por estudo de uso entende-se a coleta sistemtica de dados sobre o sistema. O estudo de usurio, deoutra parte, preocupa-se em entender as necessidades informacionaios, preferncias, opinies eavaliaes de usurios e no usurios a respeito de servios oferecidos e a serem oferecidos. Os estudosde usurio precisam identificar quem usa o servio (reais) e que no o usa. No

primeiro caso a pesquisadeve ser desenvolvida enfocando os servios e colees que utiliza, motivo pelos quais utiliza e de que forma, devendo ser investigado o grau de satisfao com cada servio ou tipo de coleo. Para os nousurios a pesquisa deve preocupar-se em identifica-los e levantar razes pelo qual ele no utiliza a UI,devendo-se levantar suas necessidades de informao, se houver.O estudo de usurios reais contribui para o aprimoramento dos servios prestados e a definio de metaspra atender seus anseios. O estudo dos usurio potenciais possibilita a definio de estratgias nosentido de inclu-los na cadeia de informao.Resultados de estudo de uso indicam alguns aspectos que podem servir de subsdios a novos estudos deusupriosVer p. 90ROTEIRO PARA A APRESENTAO DO DIAGNOSTICODeve apresentar na parte introdutria, dados relativos ao projeto de diagnostico, inclusive objetivos, justificativas, hipteses e metodologia. Em seguida deve-se apresentar dados relativos a instituioincluindo pequeno histrico, misses e objetivos, rea de atividade, anlise da estrutura organizacional,pessoal. necessrio situa-la em seu contexto organizacional. Seguem-se a descrio e anlise dosobjetivos, da estrutura, dos recursos e dos servios e produtos da UI. Por fim trazer dados sobre usuriospotenciais e reais.No final consiste nas concluses, devendo fazer referencia as hipteses e questes levantada, apresentaruma reflexo sobre os dados, seguindo-se as recomendaes. Nos anexos devem ser includos osmodelos de questionrios, roteiros de entrevistas, quadros e tabelas e outros dados que complementem otexto.Deve ser feito um documento resumido para a rea gerencial.PLANEJANDO O PROJETOVer pg. 93 em diante.
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