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I. BUENAS PRCTICAS DE CONTROL EN EL ALMACN Los costos de operacin en los que se incurren durante la administracin de una bodega de almacenamiento estn condicionados por el volumen de las mercancas que son almacenadas y custodiadas, as como tambin, de la eficiencia del personal que all labora.

Es por ello que en la medida que los recursos sean adecuadamente utilizados, dichos costos no sern motivo de preocupacin y podrn ser enfocados en las mejoras correspondientes para cumplir con los objetivos que se puedan trazar en cada unidad administrativa.

Al abordar el tema de costos, no debemos encasillar el concepto en un marco netamente monetario, hay que tomar en cuenta que uno de los principales recursos que poseen las entidades gubernamentales es el factor tiempo, aqu es donde el costo puede incrementarse y en la proporcin que este insumo sea utilizado de la mejor manera se podrn prever resultados importantes.

Para obtener resultados que a primera vista nos brinden beneficios para la organizacin, es menester, poseer un listado de hbitos que nos ayuden a controlar sistemticamente la gestin en la administracin de almacenes. Para ello, se debe contar con recomendaciones que involucren no solo a la parte operativa si no tambin a la parte humana que es quien condiciona la emisin de buenos resultados con su desempeo de manera pro-activa. Es hacia esa direccin donde debemos dirigir los esfuerzos para lograr que los componentes trabajen sobre una misma lnea.

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Algunos puntos bsicos que se deben considerar al momento de establecer Buenas Prcticas de Control en el Almacn pueden ser:

Establecer una poltica de administracin de almacenaje. Elaborar procedimientos para cada una de las actividades que se realizan en el Almacn. Establecer criterios de medicin (indicadores) de la gestin que se realiza en el Almacn. Establecimiento de controles para conocer la trazabilidad y los artculos obsoletos. Revisin peridica de mejoramiento continuo.

A continuacin se listan algunos conceptos bsicos y generales sobre lo que se puede poner en prctica en base a lo encontrado en la evaluacin previa a la unidad de almacenes.

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VISTA DE PLANTA ALMACEN GENERAL ACTUAL

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a) Aprovechamiento del Espacio

La creencia normal establece que un Almacn tiene como funcin principal almacenar artculos, no obstante, es bueno saber que su concepto expone lo contrario. Un almacn tiene como finalidad hacer rotar la mercanca hacia su destino final, salvo en los casos donde se establezca custodia a largo plazo como se detallar mas adelante, la naturaleza bsica de las funciones de un Almacn son:

1. Recepcin de bienes solicitados a Proveedores. 2. Almacenamiento (Temporal y a largo Plazo). 3. Recogida de Solicitudes de Bienes. 4. Preparacin de Pedidos. 5. Despacho de Bienes.

El espacio fsico en un almacn es vital, ya que esto condiciona el volumen de artculos que podrn manejarse sin problemas de desplazamiento de todo el personal de la bodega entre los muebles que se habiliten para el almacenamiento y va estrechamente ligado al trmino Rotacin de Inventario para que exista un equilibrio entre la recepcin vs despacho y de sta manera garantizar la correcta utilizacin de los recursos y una eficiente gestin de almacenes.

Para los casos donde se utilicen estanteras debe existir una clasificacin de artculos de manera tal que su organizacin sea adecuada y acorde al volumen y criterio de rotacin de artculos, haciendo nfasis en aquellos artculos que por sus caractersticas, tiendan a rotar con ms frecuencia que otros.

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No deben existir cajas, ni estibas en el suelo dentro del rea de almacenamiento, ya que stas pueden impedir el libre flujo del personal que labora en el Almacn, mermando la capacidad de respuesta al momento de despachar bienes solicitados y/u organizar las estanteras.

El almacn general posee dos reas que pueden clasificarse de la siguiente manera:

Almacn estacional: es aqu donde se ubican todas aquellos bienes que han sido adquiridos para proyectos u objetivos especficos de manera que su permanencia en el almacn es transitoria y no deben pasar ms de 48 horas antes de que sean retirados por cada unidad solicitante.

Este tipo de Almacn debe tener caractersticas de un almacn temporal, por lo que su utilizacin debe estar definida por un lapso de tiempo mximo, no deben existir estibas que pongan en riesgo la seguridad del personal y el espacio para desplazamientos debe estar libre para circular.

Almacn de Custodia a largo plazo: la naturaleza de los artculos que aqu se almacenan radican en que son artculos de uso comn de todos los funcionarios de la institucin y se deben mantener niveles de inventario mximos y mnimos para re-aprovisionamiento continuo.

Para los casos donde se almacenen artculos que correspondan a la custodia a largo plazo, debe delimitarse un espacio claramente identificado por categora de productos, de manera que su ubicacin sea fcil y rpida para poder controlar las existencias y se pueda cumplir con el nivel de servicio al momento que estos artculos sean solicitados.

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b) Organizacin

Debemos estar claros con el tipo de artculos que vamos a almacenar y efectuar una clasificacin adecuada har que podamos ubicar de manera inmediata y segura cada artculo que se encuentre dentro del almacn, ya sea en la seccin estacional o en la seccin de custodia a largo plazo.

Algunos criterios que podemos tomar en cuenta para realizar sta clasificacin de artculos son:

1. Volumen 2. Peso 3. Forma 4. Cantidad de unidad de consumo por unidad de carga. 5. Fragilidad 6. Necesidad de Almacenamiento (Humedad, Refrigeracin, etc).

7. Orden de Salida (PEPS). 8. Frecuencia de uso. 9. Tamao de los pedidos (demanda). 10. Capacidad de estiba.

Se debe llevar un registro de todos aquellos artculos cuyas caractersticas sean de lenta rotacin y/o fecha prxima de caducidad de manera que el espacio fsico no est subutilizado ni se ponga en riesgo de contaminacin a los dems artculos almacenados.

La identificacin clara de cada uno de los espacios habilitados para almacenar artculos es importante, de sta manera podremos garantizar la inmediata ubicacin y despacho al momento de necesitar localizar dichos artculos.

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Se debe utilizar una herramienta para control estadstico de todos los registros (Recepciones, Despachos, Inventarios de Bienes) de manera que se haga ms fcil la tarea de ubicacin, y referencia histrica de todos los bienes en el almacn.

c) Recepcin de Bienes

Los proveedores no deben ingresar al rea de almacenamiento al momento de hacer entrega de los bienes a la Institucin por medidas de seguridad, esto es para evitar posibles robos, daos a la propiedad de la institucin y conflictos de responsabilidades que se deban adjudicar en casos que se presentes situaciones en el almacn.

Debe existir un rea fsicamente delimitada para realizar la entrega de los bienes, de manera tal, que el personal del Almacn pueda realizar una revisin previa antes de la recepcin de cada artculo.

Todos los documentos de registros deben llevar la firma del proveedor, de la persona responsable de realizar la inspeccin para validar las condiciones fsicas tanto cualitativas como cuantitativas de los bienes que se reciben, como del Almacn que valida que ha visto fsicamente los artculos para poder realizar el correspondiente registro en el sistema.

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d) Despacho de Bienes

Los clientes internos no deben ingresar al rea de almacenamiento al momento de hacer las solicitudes, y el personal del almacn debe establecer las reas restringidas para poder brindar un adecuado servicio sin ocasionar obstrucciones en el flujo normal de las operaciones en el Almacn.

e) Seguridad

Debe tomarse en cuenta que al momento de trabajar en un almacn, an cuando sea un rea cerrada y ambiente controlado, se corren una variedad de riesgos de accidentes.

Algunas consideraciones importantes que se deben tomar son las siguientes:

Los pasillos deben marcarse identificando la entrada y el rea de recepcin de bienes, mantenindolos libres y limpios todo el tiempo.

No se deben mantener cajas o materiales en el camino definido en el punto anterior, de manera que se pueda establecer un flujo libre para el paso.

Se debe evitar caminar sobre las cajas, estibas o materiales que estn colocadas en el rea de almacenamiento.

Se debe reportar inmediatamente al supervisor del Almacn cualquier conducta peligrosa de personas dentro del almacn incluyendo en primera instancia a toda persona no autorizada para ingresar a sta rea.

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En su gran mayora, dentro del almacn se deben realizar operaciones para mover materiales o artculos de forma manual por lo que se recomienda lo siguiente:

Al momento de levantar materiales se debe usar las piernas utilizando la espalda en su posicin natural mientras levanta.

Debe probar primero el material que va a levantar para medir su peso, si resulta muy pesado se debe solicitar ayuda.

Cuando se trate de cajas stas se deben levantar por las esquinas opuestas, tanto arriba como abajo.

Cuando est cargando materiales o artculos, no debe doblar la espalda, se debe mover los pies usando pasos cortos en la direccin en la que desee voltear. De ser posible se debe utilizar la carretilla para movilizar varios bultos a la vez.

Debe mantener los pasillos y pisos limpios y libres de sustancias u objetivos que ocasionen cadas.

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Algunos riesgos importantes que se deben considerar dentro del almacn son los siguientes:

Riesgos Qumicos Se debe disponer de toda la informacin relacionada con la seguridad de los materiales qumicos que se almacenan dentro del almacn (Desinfectantes, Cloro, Aguarras, Tiner, Potasa, Pintura, etc). Se debe tener conciencia de todos los qumicos que son depositados, tomando en cuenta sus caractersticas fsicas y qumicas, requerimientos de almacenaje, su utilizacin y las medidas que se deben adoptar en casos de emergencia donde se tengan que aplicar primeros auxilios. Se debe considerar el equipo recomendado para la manipulacin de stos materiales por su posible caracterstica de contaminantes (uso de guantes, mascarillas, lentes, etc). Se debe asegurar que el almacenamiento de stos productos corresponden a lo expedido por el fabricante y que los mismos no representen un foco de contaminacin al personal que labora dentro de las instalaciones, descartando que los vapores que puedan emanar a la superficie se filtren por los ductos o retornos de los ventiladores o bien, permanezcan dentro del rea de trabajo. El proveedor debe emitir toda la informacin correspondiente a este tipo de materiales de manera que se pueda efectuar el procedimiento adecuado para manipularlo, y se le debe exigir como parte del proceso de compras que cumpla con ste requerimiento.

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Riesgos de Cadas

Las cadas en el Almacn pueden causar lesiones de diversas magnitudes, para evitar esto se recomienda lo siguiente:

Para lograr el acceso a los artculos que se encuentren en los niveles superiores de los estantes se debe utilizar escaleras porttiles, escalones o levantadores adecuados. Se debe cerrar el rea donde el personal corra el riesgo de sufrir cadas. Los pisos y pasillos deben estar limpios y libres de basura o sustancias resbalosas, cuerdas elctricas, mangueras u otros objetos que ocasionen que el personal pueda caerse.

f) Emergencias

Se debe contar con un plan de emergencias para los casos donde se presenten accidentes o necesidad de aplicar mtodos de primeros auxilios.

Para ellos es importante tener el conocimiento de los siguientes puntos:

En que momento se debe llamar a los telfonos de emergencia (Bomberos, Polica, Ambulancias, SINAPROC, etc). Cuales son las localizaciones de todas las salidas de emergencia, y cuales son los procedimientos de evacuacin del edificio, tomando en este punto la importancia de que no quede nadie en las instalaciones (funcionarios ni visitantes).

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La correcta utilizacin de los extintores y su debida ubicacin como tambin quienes son las personas idneas para la utilizacin de stos equipos de emergencia.

Cuales son los procedimientos para reportar a la administracin todos los incidentes que se presenten, y cuales son los telfonos habilitados incluso, despus de la jornada normal de labores donde se pueda reportar.

En materia de seguridad para evitar personas no autorizadas al almacn se debe considerar lo siguiente:

Las puertas de entrada y salida deben estar bien identificadas con el horario de atencin tanto para clientes internos como para los proveedores de sta manera se podr garantizar la apertura y correspondiente cierre de las puertas para cada caso.

Al momento de cerrar las puertas de salida y acceso del almacn, se debe colocar en un lugar seguro y de fcil ubicacin las llaves, ya que al ser una salida de emergencia, se debe asegurar que de necesitarse la apertura se dispone de las mismas para cumplir con el procedimiento.

Se recomienda la asignacin de un espacio fsico que se habilitar para las reas de recepcin de proveedores y despacho de bienes, de manera que el resto del almacn se seale como rea restringida de acceso y slo el personal que all labora podr desplazarse dentro para evitar congestionamiento, daos, perdidas y/o robos.

Se recomienda la sealizacin de las reas restringidas a personas no autorizadas para delimitar los accesos correspondientes, tanto a los proveedores como a los clientes internos.

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g) Personal

Dentro de la gestin de almacenes, el recurso humano es un factor vital para la ejecucin de los objetivos y es aqu donde se debe establecer el mayor enfoque.

Debe considerarse como parte de un perfil ideal que los responsables de la administracin de un almacn posean:

Conocimiento de los procesos de la organizacin. Conocimiento de las tcnicas y herramientas de almacenamiento. Experiencia previa de funciones similares considerando el tamao del Almacn y la Organizacin. Conocimiento bsico de la gestin de Recursos Humanos. Conocimiento bsico de sistemas de calidad. Conocimiento avanzado de herramientas informticas. Capacidad de organizacin y ejecucin de metodologas. Capacidad de generar acciones pro-activas.

Entre algunas de las prcticas que realiza el personal de un almacn est:

Coordinar que todas las actividades que se realizan en el Almacn se cumplan de acuerdo a la planificacin previa de la cual es responsable. Controlar y supervisar las actividades de recepcin de los bienes y su correspondiente traslado hacia el rea de almacenamiento estacional y/o hasta su traslado al rea de almacenamiento de custodia a largo plazo en los casos que aplique.

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Ubicar las mercancas en las zonas apropiadas y sealizadas, como tambin la conservacin de stas en las mejores condiciones. Asegurar que se cumplen las normas de traslado de las mercancas almacenadas ya sea internamente o al momento de los despachos correspondientes.

h) Documentacin y Registro

Toda documentacin y registro debe generarse de manera que fluya en forma eficiente para toda la organizacin.

Algunos registros recomendados son los siguientes:

Recepciones dentro del almacn. Resumen de todas las recepciones de almacn. Registro de rebaja de inventario (Rotacin). Despacho desde el Almacn. Toma de Inventario. Control de Obsoletos y Trazabilidad. Informe de Despachos de almacn Resumen de todos los despachos del almacn. Custodia de bienes. Hoja de Inventario Fsico. Catlogo de artculos existentes en el Almacn. Ordenes de Compras pendientes de recepcin.

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i) Inventarios

Los conteos de artculos deben realizarse peridicamente y es bsico para el control interno que se realicen con la coordinacin de personal idneo, con la participacin de auditores y contadores, que certifiquen los correspondientes registros, tanto tericos como fsicos para que exista una completa transparencia en cuanto a la gestin de adquisicin y distribucin de bienes en la institucin.

Para la toma de inventarios, se debe coordinar un calendario previo, preferiblemente anual, donde se establezcan las fechas en las que se realizara sta tarea, lo recomendable para conteos cclicos precedidos por contabilidad es de cada seis (6) meses, efectuando el primer conteo en los primeros 6 meses y el segundo conteo en los ltimos 6 meses del ao.

La responsabilidad de emitir este calendario le corresponde a la unidad de Contabilidad, que junto con auditoria coordinaran las fechas mas adecuadas para que todos puedan participar.

Se recomienda adems, la toma de inventarios peridicos como parte del control interno de la unidad de almacn y la responsabilidad del supervisor en sta unidad.

Los grupos para la toma de inventario deben tener como mnimo dos personas, de sta manera se realiza la verificacin del conteo en el mismo momento en que es evaluada la muestra.

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El personal del Almacn tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la unidad de Servicios Generales la instalacin fsica, tan pronto se acerque la fecha acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria.

Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y lo que en su momento defina la direccin Administrativa.

Durante la realizacin del inventario, el almacn debe permanecer cerrado tanto para las actividades de recepcin como para los despachos, de manera tal, que no se afecten los registros que se efectan habitualmente en el sistema y que las muestras tomadas sean los mas reales posibles, sin necesidad de efectuar ajustes.

Se debe realizar una reunin previa donde se comuniquen los objetivos del inventario a cada unidad participante antes del da de la actividad.

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VISTA DE PLANTA ALMACEN GENERAL RECOMENDADO

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CONCLUSIONES Todo lo expuesto anteriormente tiene como finalidad garantizar la seguridad, correcta operacin y eficiencia dentro de un almacn mediante algunas prcticas a seguir.

Bsicamente el enfoque expuesto est a favor de los siguientes objetivos: Usar eficientemente el espacio fsico asignado para el almacn. Facilitar la accesibilidad de todos los bienes que estn bajo custodia del almacn, minimizando las distancias recorridas a favor del flujo eficiente de los bienes. Favorecer el control de los inventarios de todos los bienes que estn bajo custodia del almacn. Proteger contra los daos que se puedan dar por incendio y/o robo. Prevenir el deterioro, caduco y/o contaminacin de los bienes en custodia del almacn. Seguimiento correcto de procedimientos para una buena gestin de almacenaje.

stas prcticas van dirigidas a todo el personal dispuesto a aplicarlas con una actitud colaboradora y consciente de los beneficios que se obtendrn para toda la organizacin, sabiendo que durante el proceso la mejora continua siempre ser necesaria.