A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA FISCAL

Jos Silvrio Lemos Contador Agente de Tributos Estaduais da Secretaria da Fazenda do ES

Aluno do Curso de Mestrado em Cincias Contbeis da Faculdade de Cincias Humanas de Vitria

Vitria Novembro de 2000

A IMPORTNCIA DO CAIXA NA AUDITORIA FISCAL

RESUMO A auditoria de caixa e bancos permite ao auditor em apenas um tipo de levantamento uma viso global do movimento comercial da empresa. A importncia dos procedimentos relativos a esta parte do ativo cada vez mais reconhecida pelas empresas e investidores e tem levado a Contabilidade a atribuir ao demonstrativo dos fluxos de caixa um realce crescente. Essa importncia tambm reconhecida pela auditoria fiscal , que tem nos levantamentos da conta caixa e bancos um dos instrumentos mais reveladores sobre a real situao das receitas da empresa. Faz-se uma analogia das receitas da empresa com a figura de um iceberg.

INTRODUO

A auditoria contbil-fiscal para verificao do correto recolhimento dos impostos geralmente dependente do feeling profissional do auditor encarregado da tarefa. Tratando-se de auditoria onde o maior nmero possvel de verificaes desejvel , fica evidente que a criteriosa seleo dos levantamentos a realizar, tarefa

condicionante para o sucesso desses trabalhos. Porm , na prtica muitas vezes , tm-se verificado pouco uso de metodologias e roteiros a seguir , resultando em resultados aqum do esperado. O levantamento das disponibilidades de forma correta , proporciona ao auditor fiscal uma viso abrangente do movimento comercial da empresa auditada. Comparando-se o universo de receitas de uma entidade a um iceberg , bloco de gelo flutuante , podemos ter uma exata noo da importncia do conhecimento desse movimento. Se a entidade declara corretamente suas receitas

em sua contabilidade , podemos imaginar seu caixa como um iceberg totalmente flutuante. Mas, se parte dessas receitas sonegada , podemos dizer, com o uso da imaginao , que esse iceberg se apresenta parcialmente submerso. Onde as

receitas ocultas ou no declaradas constituem a parte submersa do bloco. Levantar , mensurar e comprovar esse caixa oculto tarefa do auditor fiscal como veremos a seguir.

A AUDITORIA CONTBIL-FISCAL

A fiscalizao tributria no Brasil exercida por um quadro de agentes fiscais bastante heterogneo em sua composio. No h a exigncia por parte das administraes fazendrias , de que tais profissionais tenham formao especfica . Na ausncia de um roteiro definido de fiscalizao de empresas , o que se nota a diversidade de procedimentos e atitudes verificadas durante os trabalhos. Devido ao ambiente variado de capacidades e habilidades demonstrado pelos agentes , a adoo de um modelo ou roteiro uniforme de procedimentos de auditoria poderia ser til aos fiscais. Normalmente as tcnicas de auditoria mais utilizadas no dia a dia so: conferencia aritmtica; inspeo de documentos ; exames e contagens fsicas; circularizao; averiguao.

Na conferncia aritmtica , os auditores fiscais efetuam uma verificao dos valores lanados nos livros fiscais com o intuito de assegurar-se de que os valores dos documentos fiscais tanto de entradas quanto de sadas esto corretamente lanadas nos livros fiscais e contbeis. Na inspeo de documentos , verificada a idoneidade da documentao apresentada. Normalmente so verificadas as caractersticas

intrnsecas e extrnsecas das notas fiscais, livros fiscais e contbeis e documentos em geral. A averiguao , que uma modalidade muito interessante de ser trabalhada na auditoria convencional , encontra dificuldades de aplicao na auditoria fiscal , visto que freqentemente a prpria gerncia limita e restringe a conversa com os auditores.

No caso dos exames e contagem fsica , tal feito em levantamento de estoques quando o auditor conta todo o estoque da empresa a fim de se verificar o movimento de entradas e sadas , apurando-se a regularidade da emisso de notas fiscais. Quanto circularizao , muito usada para certificar a correo das notas fiscais. Nas entradas por exemplo , que implicam em sadas de dinheiro do caixa e tambm crditos do imposto , o auditor de posse das notas fiscais procura a empresa emitente para certificar-se da idoneidade e correo daquelas notas fiscais.

A IMPORTNCIA DO CAIXA

Uma das alternativas ao

modus-operandi atual da auditoria fiscal , seria uma

maior concentrao na escrita contbil das empresas. Esses exames , no podem prescindir de um levantamento financeiro. O auditor precisa ter essa viso global do conceito de disponibilidade financeira da entidade. A metfora do iceberg j referida linhas atrs , como representao desse universo para onde convergem quase todas as operaes da empresa , contribui para que se tenha uma sntese do mundo do caixa da empresa , entendido aqui em seu sentido mais amplo , englobando as contas de disponibilidades. Com essa idia do iceberg , pretendemos reduzir o campo de viso para facilitar o raciocnio e conduzir o auditor a manipular os dados no sentido de tornar mais acessvel seu levantamento. Atravs do levantamento financeiro, dado ao

auditor a oportunidade de em apenas uma investigao fazer um diagnstico prximo da realidade para toda a entidade. A titulo de comparao , examinemos o

levantamento fsico de estoques conhecido como auditoria dos estoques. Esse levantamento , mais difcil de operacionalizar devido ao volume de trabalho que deve ser realizado com o processamento de milhares de notas fiscais de entradas e sadas. No levantamento financeiro tambm ocorrem dificuldades e nesse caso , as maiores dificuldades so de ordem legal como o sigilo bancrio. Para que se tenha bom aproveitamento nesse levantamento , a condio principal que o auditor consiga reunir o maior nmero possvel de comprovantes , realmente representativos do total de pagamentos feitos pela empresa. E aqui resumimos nossa idia sobre o caixa-dois da entidade. Talvez seu dimensionamento correto muitas vezes seja tarefa difcil at mesmo para o prprio dono do negcio. Muitas vezes apenas arranhamos parte do iceberg submerso. O tamanho dessa parte submersa uma incgnita. Por meio dos levantamentos dos pagamentos , cotejando-os com as receitas declaradas podemos finalmente detectar uma parte desse iceberg. Apenas uma parte , porque mesmo que reunssemos todos os pagamentos e consegussemos comprov-los tarefa difcil ainda assim , no estaramos mensurando todo o bloco em virtude de: INo mensurao da parcela de lucro auferida pela empresa e mais ainda, de prova-la de forma a ser aceita pelas cortes julgadoras.

II-

A empresa pode optar por sonegar apenas a parte referente ao lucro , administrando as receitas declaradas de forma a cobrir apenas os pagamentos. Nesse caso nosso levantamento financeiro no lograria localizar o estourodo caixa pois no haveria saldo credor , apenas saldo zero.

O INCIO DA AUDITORIA

Antes de iniciar a auditoria recomendvel que o auditor conhea a empresa. Para isso , as primeiras visitas devem servir como oportunidade de observao dos diversos aspectos que influenciam o movimento comercial. A aparncia externa da empresa , sua movimentao , seu fluxo de clientes. Esses detalhes so muito importantes e nessas observaes , muitos subsdios podem ser colhidos pelo auditor. Os clientes recebem os cupons fiscais de suas compras ? Isso permite que os

primeiros indcios de omisso de receitas sejam detectados ao vivo pelo auditor fiscal , quando discretamente observar o cumprimento das obrigaes por parte da empresa. Essas observaes podem dar ao auditor a direo a seguir em sua fiscalizao. Essa visita possibilita um conhecimento prvio da entidade e uma viso superficial de seu funcionamento, que depois poder ser comprovada pelo profissional. Alm do

cuidado para com suas obrigaes fiscais , outros detalhes podem ser anotados. Como por exemplo , o quadro de funcionrios , seu nmero , se demonstram satisfao no desempenho de suas atividades. Poder ser observado se a empresa atende as orientaes emanadas da Previdncia Social , afixando em local visvel o quadro de funcionrios. Esses detalhes so peas que ajudaro a compor a imagem da empresa na avaliao do auditor fiscal e podero auxilia-lo a nortear a fiscalizao.

OS EXAMES FISCAIS

Na execuo de suas tarefas fiscais , o auditor dever atentar logo no incio de seus trabalhos , em qual dos grupos abaixo , poder enquadrar a entidade: IIIEmpresas sem contabilidade organizada Empresas com contabilidade organizada

Aps efetuar esse enquadramento informal , passemos ento ao trabalho propriamente dito.

Empresas sem contabilidade organizada Nesse tipo de empresa , o auditor dever proceder ao levantamento do caixa de forma analtica , ele mesmo montando os dados. Para isso , ser necessria a coleta do maior nmero possvel de comprovantes de pagamento por parte da empresa sob fiscalizao. Depois de reunido o material , ser necessria sua separao em dois grupos: pagamentos e recebimentos. Nunca demais lembrar que o sucesso desta auditoria depende da persistncia do auditor em pesquisar e levantar os pagamentos feitos pela empresa. Quanto maior o volume de pagamentos levantados , mais prximo se chegar ao movimento financeiro real da entidade. Aqui , mais que em qualquer outra auditoria , temos de ter bem presente a visualizao do iceberg como metfora da situao de muitas empresas. A parte visvel , consideramos como a parte legal , declarada e oferecida tributao. Mas a parte submersa possui um tamanho real que difcil mensurar. Por isso insistimos na tese de que quanto maior for o volume dos pagamentos detectados , melhor. Em seu mister , o auditor intimar a empresa a apresentar toda a sua documentao de pagamentos , abarcando toda sua atividade. Quando estiver lidando com uma empresa no cumpridora das obrigaes legais, podero ocorrer dificuldades em conseguir toda essa documentao. O empresrio faltoso sabe que precisa esconder pagamentos para no expor o estouro de seu caixa. Geralmente a documentao relativa s atividades comerciais da empresa apresentada , podendo haver alguma resistncia com a documentao referente aos pagamentos dos encargos trabalhistas e financeiros, aluguis, etc. facultado ao auditor arbitrar esses valores e tal poder ser feito com critrios rigorosos de forma a no se propiciar impugnaes decorrentes de excessos cometidos. Para as despesas de pessoal , pode ser observado o nmero de funcionrios e a partir da , arbitrar seus salrios , que so base de clculo tambm para os encargos sociais e trabalhistas. Quanto aos aluguis , pode ser feita pesquisa com o intuito de se apurar os preos praticados no mercado. As retiradas pr-labore de scios , honorrios de profissionais como contadores , advogados , administradores , tambm podem ser atribudos em conformidade com os valores fornecidos pelos respectivos conselhos.

De posse da documentao de pagamentos e recebimentos , o auditor confeccionar o levantamento analtico da conta caixa conforme modelo seguir: sugerido a

LEVANTAMENTO ANALTICO DA CONTA CAIXA EXERCCIO:

RECEBIMENTOS
1 Vendas 2 Receb. 3 Outros

PAGAMENTOS
5 Compras vista 6 7 Folha Fornecedores de pagtos. 8 Pagamentos diversos 9 Total pg.

=4-9

Perodos

vista Duplicatas suprimentos

Total

SALDOS

Saldo Anterior Janeiro Fevereiro Maro Abril

*Fonte: Secretaria da Fazenda do Estado do Espirito Santo..PROCAF, Programao e Controle da Ao Fiscal.

O saldo anterior para incluso no levantamento pode ser obtido atravs da declarao de rendimentos da empresa referente ao exerccio anterior. Como se v , atravs desse levantamento , tem-se uma viso bastante sinttica do que o caixa de uma entidade como resultado de seu movimento de recebimentos menos pagamentos.

Empresas com contabilidade organizada:

Por muitas razes , as grandes empresas necessitam

de uma contabilidade

organizada, bem como controles internos que realmente funcionem. Porm , muitas pequenas e mdias empresas tambm possuem sistemas modernos de contabilidade. Nesses casos , a diferena bsica entre os exames que o profissional ter que fazer ser o volume da documentao a ser examinada. O Auditor far um cruzamento entre os documentos de pagamentos e os valores lanados no caixa. Como a quantidade de documentos grande , muitas vezes poder-se-a adotar a amostragem como mtodo de auditoria. Nesses casos , pode ser escolhido um perodo para verificao , e ali , concentrar os esforos conferindo a fidedignidade dos lanamentos contbeis. Alm desses exames , outros so necessrios e devido ao fato de no serem muito trabalhosos , devem abarcar todo o exerccio financeiro auditado. Tal o caso da conferencia dos suprimentos do caixa. Primeiro deve-se verificar se os recebimentos lanados no caixa so de fato receitas auferidas legalmente pela empresa com a emisso das respectivas notas fiscais. Terminada a fiscalizao da receita oriunda das atividades normais da empresa, passa-se verificao dos

outros suprimentos que so dbitos lanados conta caixa e

ou bancos, no

oriundos de receitas operacionais. E esses suprimentos tanto podem ser emprstimos bancrios como de pessoas fsicas , adiantamentos de clientes , etc. Essa verificao contempla sua legalidade , autenticidade e as repercusses tributrias. Prosseguindo na auditagem , ser efetuada uma verificao nas contas do passivo com o fim de verificar sua autenticidade. Contas como duplicatas a pagar , contas a pagar , devem ser examinadas cuidadosamente. Essas contas podem conter o chamado passivo fictcio que nada mais que a tentativa da empresa de esconder pagamentos. Na verdade , houve o desembolso de numerrio para cobrir obrigaes j vencidas e ainda pendentes nessas contas. Ocorre que para no lanar esses pagamentos a crdito da conta correta , o caixa , so mantidos como no pagos. Cabe lembrar, que quando nos referimos aqui ao caixa , estamos englobando todas disponibilidades da

empresa , incluindo a evidentemente a conta bancos.

CONCLUSO

A Fiscalizao do caixa e demais contas de disponibilidades deve ser bastante praticada na auditoria fiscal. No deve passar despercebido que essa importncia est ligada diretamente particularidade dessas contas de praticamente enfeixarem quase todo o movimento da empresa. Aprofundando-se nesse tipo de fiscalizao , o auditor fiscal estar queimando etapas e obtendo informaes sobre o quantum do movimento comercial tributrio da empresa, sem a necessidade de estender mais ainda seus levantamentos e sondagens . Enquanto na auditoria contbil o principal trabalho do profissional atestar a fidedignidade das demonstraes contbeis , na auditoria fiscal esse trabalho volta-se para a verificao das receitas ofertadas

tributao. Entretanto , as concluses vlidas para o trabalho fiscal tambm o so para a empresa e suas auditorias , tanto interna como externa , na medida que

contribuem para ressaltar o cuidado que se deve ter com esse grupo de contas. A viso simplificada do caixa da empresa contribui para que se veja dessas contas como um depsito de liquidez onde no h lugar para mistificaes ou iluses. De fato , em se tratando de dinheiro no h como fugir da dura realidade, tm-se ou no. Esse, o trabalho do auditor fiscal , se houve dinheiro para cobrir despesas deve-se apurar a regularidade de suas fontes . A Contabilidade tem caminhado na direo de reconhecer a importncia do caixa para todos os interessados na continuidade das empresas. Cabe a seus usurios , includo a o Fisco , saber interpretar e tirar concluses

proveitosas de seus demonstrativos e levantamentos.

REFERNCIAS:

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Brasileira de