INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO DEL ORIENTE

Proyecto:
TRMITE DOCUMENTARIO EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LEONCIO PRADO.

Presentado por:

Tingo Mara-Febrero 2012

INDICE
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PRESENTACION
I. Nombre del Proyecto................................................................................... 3 II. Diagnstico y Justificacin... 3 III. Justificacin.................................................................................................. 9 IV. Responsables del Proyecto......................................................................... 9 V. Objetivos...................................................................................................... 10 VI. Ubicacin...................................................................................................... 11 VII. rgano o institucin responsable del proyecto............................................ 12 VIII. Beneficiarios directos e indirectos............................................................... 12 IX. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto................................... 13 X. Administracin del proyecto......................................................................... 15 XI. Presupuesto................................................................................................. 18 XII. Financiamiento............................................................................................. 19 XIII. Continuidad y sostenibilidad del proyecto.................................................... 19

PRESENTACIN

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La provincia de Leoncio Prado, con su capital la ciudad de Tingo Mara, cont en el ao 2011 con un nivel econmico de S/.11,152,396.45 nuevos soles, aproximadamente. Liderando y determinando la principal fuente de mayores ingresos de divisas, los productos de agroexportacin del grano de cacao y el caf. En la actualidad (2012), se cuenta con un presupuesto de S/. 77,168,885.38 nuevos soles, con la finalidad de ser destinados a solventar los diversos gastos que coadyuvan a llevar a cabo el normal desarrollo en el funcionamiento de los diversos sectores. Cabe sealar, que la economa domstica sigue girando, de acuerdo, al entorno de la agricultura. Por otro lado, la industria agrcola sigue siendo de mayor crecimiento, sustentado principalmente por los productos como el cacao que ha crecido gracias a sus diversos programas de impulso econmico. Finalmente, con la incorporacin del sistema de informacin en la municipalidad provincial de Leoncio Prado, contribuir a que los trmites documentarios se vuelvan ms rpidos, respecto, al tiempo y costos, incorporando personal de secretariado con labores eficientes y oportunas.

I. Nombre del proyecto: Trmite documentario en la municipalidad provincial de Leoncio Prado.

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II. Diagnstico El desarrollo con total normalidad de las diferentes actividades de los sectores de un pas, el sistema de informacin juega un papel muy importante y de ello depende su xito, ya sea, haciendo uso continuo de la tecnologa de la internet, u otros mecanismos alternos tradicionales existentes, conllevando a una gran transformacin en los quehaceres de los agentes que tienen la profesin de secretariado. Los tramites documentarios, cumple un rol muy importante, respecto, a la eficiencia y eficacia de la gestin de una determinada institucin, tales efectos se ven reflejados en el crecimiento de los diversos pueblos del mundo. La municipalidad provincial de Leoncio Prado, mediante la mesa partes, enfrenta constantemente las limitaciones en el uso de la tecnologa de informacin, ya que, reflejndose en una pequea encuesta hecho a la poblacin en general, con la finalidad de saber con bastante exactitud sobre los trmites documentario que trae consigo en dicha institucin.

a).-En la municipalidad de Leoncio Prado los trmites documentarios

demanda mucho tiempo para tener respuesta? Grfico 01:

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b).-

Usted cree que el trmite documentario llevado a cabo en la

municipalidad, debido a la carencia de la tecnologa de la internet toma ms tiempo para tener una respuesta? Grfico 02:

c).- Ahorra tiempo la tecnologa de la informacin y genera mayor

eficiencia? Grfico 03:

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d).-

Usted cree, que existiera un desinters en los documentos

que se tramita va internet? Grfico 04:

e).-

El trmite documentario manual an sigue siendo muy burocrtico en la municipalidad de Leoncio Prado? Grfico 05:
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f).- Mediante la tecnologa del internet se puede controlar mejor los

documentos? Grfico 06:

g).-

El uso del sistema computarizado hara ms rpido y fcil el

trmite? Grfico 07:

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h).-

Se podra tomar menos tiempo y dinero para poder enviar

los documentos por la tecnologa de la informacin a las diferentes reas de la institucin? Grfico 08:

i).- Los nmeros de documentos generara una demora en los

resultados debido a la tecnologa de la informacin? Grfico 09:

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j).- En todas las reas de la municipalidad mejorara la eficiencia en la

atencin al usuario si utilizara el sistema computarizado en el trmite documentario? Grfico 10:

III. Justificacin: La Municipalidad Provincial de Leoncio Prado es una institucin estatal que se encuentra encargado en velar en el bienestar de toda la poblacin en general,
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lo que, conlleva a ser un ente involucrado para llevar a cabo las diferentes acciones y la autorizacin de cualquier actividad, con el fin de mejorar el bienestar econmico, social, poltica y cultural de toda la provincia, convirtindose en un agente de suma importancia para llevar a cabo su deber con total normalidad, eficientemente cada vez que se le requiere. Con la incorporacin de la tecnologa del internet, ayudar a simplificar los diferentes trmites documentarios, pero, teniendo en cuenta el personal de secretariado, ya que, es un ente que contribuir a su complementariedad para llevarse a cabo con total xito dichos trmites, generando un aporte ptimo, ya que, se encuentra capacitado con acorde a la realidad y a las exigencias del mundo. IV. Responsables del proyecto Con la iniciativa del xito de dicho proyecto y los efectos positivos que se tendr por el bien de toda la comunidad Tngasela, se detalla a continuacin, dicha responsabilidad: Nombre Responsable Direccin Telfono E-mail : : : : : Pascual Guzmn Alfaro Maylin Av. San Martn 03 123456 maylin.human@secretaria.ejecutiva
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V. Objetivos V.1. Objetivo general:

Transformar la mesa de partes de la municipalidad de Leoncio Prado en

una institucin eficiente y eficaz en los diferentes trmites documentarios que se realicen. V.2. Objetivos especficos:
Implementar a la municipalidad provincial de Leoncio Prado con

modernas tecnologas de la informacin con el fin de llevar a cabo cualquier trmite documentario.
Desarrollar el inters y el uso ptimo continuo por la internet con fines,

informativo y de sus intereses. Proporcionar informacin veraz y rpida de los documentos que tramitan. Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.
Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos dentro de

cualquier institucin pblica o privada que lo requiera.

VI. Ubicacin El proyecto se encontrar ubicado en el departamento de Hunuco, provincia de Leoncio Prado, distrito de Rupa Rupa, ciudad de Tingo Mara. La ubicacin micro localizacin es la Av. Alameda Per N 525. Presentndose, a continuacin en un mapa la micro y macro localizacin:
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Figura 01: Macro localizacin del Proyecto

Figura 02: Micro localizacin del Proyecto

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rgano o institucin responsable del proyecto Nombre Responsable : : Pascual Guzmn Alfaro Maylin Human Sanchz Secretaria ejecutiva Direccin Telfono E-mail : : : AV. San Martn cuadra 03 12455 maylin.human@secretatia.ejutivo

VIII. Beneficiarios directos e indirectos Las principales entidades beneficiarios es la poblacin de toda la provincia de Leoncio Prado la cual se encargar en llevar a cabo cualquier trmite en dicha institucin con la finalidad de desarrollar actividades de comercializacin, construccin, servicios y otros. Los beneficiarios directos del proyecto son todos los pobladores que practican cualquier actividad econmica, quienes utilizarn la Institucin para llevar a cabo cualquier trmite documentario para las buenas prcticas de diversos sectores. IX. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto
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CUADRO 01: METAS, RESULTADOS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO

METAS Proporcionar un trmite documentario en la brevedad posible Secretarias eficientes y eficaces en los diversos servicios que se requieren. Municipalidad con servicios eficientes en asesoramiento y prestacin de personal para la facilidad del empresario. RESULTADOS Eficientes condiciones para realizar actividades econmicas en la Provincia de Leoncio Prado. Muchas oportunidades de trabajo y de realizacin empresas por parte la poblacin ms necesitada. Adecuada infraestructura de trmite documentario (existente de un sistema computarizado) EFECTOS ESPERADOS Que la poblacin se interese por la prctica por la pequea y mediana empresas. Generar empleo permanente a jefes de hogar pobres. Dotar de condiciones adecuadas a la poblacin para efectuar la prctica empresarial, cultural, social y econmica.

a. Metas. 15 computadoras adquiridas. 03 Software adquirido e instalado. 01 servidores adquirido e instalado. 01 Mdem con acceso a Internet (Correo Electrnico e Internet),

instalado. 01 Microsoft Office 2007-2008-2010 (Word con diseo de pginas web). Instalado. 01 Editor de imgenes que soporte formato JPG. Instalado.
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 01. Block de notas (Accesorios de Windows) para trabajar con cdigos HTML. Instalado. FTP (File Transmisin Protocolo). Instalado.
03 Mobiliarios para cmputo adquiridos. 03 sillas personales adquiridos.

b. Resultados.
Se estarn beneficiando toda la poblacin de la ciudad de Tingo Mara. La mayora de los pobladores estarn manejando informacin en tiempo

real.
La municipalidad de Leoncio Prado, tendr mayor aceptacin y

confianza.
Mayor calidad del servicio en el municipalidad de Leoncio Prado. Mayor

cobertura del servicio en atencin del servicio (trmite

documentario). c. Efectos esperados.

Mayor acogida por la inversin privada por el buen servicio que ofrecer

la municipalidad de Leoncio Prado.

Alto grado de desempeo laboral de los trabajadores de la municipalidad

con eficiencia y eficacia.

Buena actitud y aptitud para enfrentar nuevos retos de la municipalidad

de Leoncio Prado.

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 Mayor competitividad y tecnologa de las empresas en nuestro medio de

la ciudad de Tingo Mara. X. Administracin del proyecto En la fase de ejecucin del proyecto; el gobernador de la municipalidad se encargara de la administracin del proyecto, quien velara por la buena marcha del mismo, ante la necesidad de contar con una slida estructura se ha formado una estructura organizacional administrativa. a). Administrador: Se encargar de gestionar y supervisar todas las actividades que se realizarn dentro del proyecto y la toma de decisiones para el buen funcionamiento de la misma. b). Secretaria. Es el personal de apoyo del proyecto, ste se encarga de realizar las labores documentarios entre otros. La secretaria ser contratada por medio de honorarios profesionales. c). Logstica. Se contar con un jefe para la coordinacin respectiva de las diferentes reas. A si mismo se encargar del abastecimiento de los requerimientos para la prestacin del servicio. h). Auxiliar. Facilitadores, quien realizara el apoyo y/o soporte tcnico en la biblioteca virtual, ante ello facilitara la informacin en tiempo real al usuario y siempre con la veracidad y eficiencia. En la fase de operacin y mantenimiento:

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rea Informtica (mesa de partes).- El personal debe tener los siguientes conocimientos de: Dactilografa Bsica y Avanzada, Con Redaccin, Correccin

de la Ortografa y la Sintaxsis, Bsquedas y Remplazos de frases y palabras, Procesamientos de Textos con formatos en el procesador ms utilizado en el mundo (Microsoft Word versin 2007-2010); la municipalidad ofrecer las siguientes informaciones, tales como: trmites para licencia de

funcionamiento, solicitudes, el oficio, el informe, la esquela, contratos de compra y venta, el acta y toda documentacin aplicada a la empresa moderna. Planilla Electrnica, frmulas matemticas y financieras en Excel 2007-2010, Base de Datos, ordenaciones de datos y filtros avanzados, Macros aplicados , funciones lgicas y matemticas .Manejo de Base de Datos en Access 2007-2010, Creacin y Edicin de Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros en Access 2007,Presentaciones en Diapositivas en Power Point 2007-2010 aplicado a la empresa, con animaciones de las diapositivas aplicadas a reportes e informes

empresariales, Manejo de todas la herramientas de secretariado ejecutivo. Manejo de Internet y Bsqueda de Informacin Avanzado en Google y otros buscadores. Correo Electrnico a travs de Outlook 2007-2010. Impresin Documentaria y Manejo de Fax.
rea Ejecutiva.- La historia del secretariado, Etiqueta secretarial, Ortografa y Gramtica, Caligrafa, Introduccin a las Documentaciones Mercantiles, Relaciones Pblicas, Relaciones Humanas, telemrketing, introduccin a la publicidad

computarizada, introduccin a los conceptos fundamentales de la administracin -17-

empresarial, principios de la contabilidad, tenedura de los libros contables de la contabilidad: Libro Inventario, Borrador de Operaciones, Libro Diario, Libro Mayor, Balances de Sumas y Saldos y Balance general con estado de resultados.

XI. Presupuesto El presupuesto est enmarcado con lo que sigue: CUADRO 02: INVERSIONES
RUBRO I. INVERSION ACTIVO FIJO Refacciones Computadoras Muebles (mobiliarios y sillas para computo) Ambientacin y otros Software adquirido e instalado Servidor adquirido e instalado. Mdem con acceso a Internet (Correo Electrnico e Internet), instalado. UNIDAD DE MEDIDA m2 Global Global m2 Global Global Global CANTIDAD 500 15 3 1 3 1 1 PRECIO UNIT. S/. 0.5 2,500 500 1000 3,500 2800 2,500 PRECIO PARC. S/. 250.00 37,500 1,500 1,000 10,500 2,800 2,500

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Microsoft Office 2007-2008-2010 (Word con diseo de pginas web). Instalado. Editor de imgenes que soporte formato JPG. Instalado. Block de notas (Accesorios de Windows) para trabajar con cdigos HTML. Instalado. FTP (File Transmisin Protocolo). Instalado. TOTAL INVERSIN ACTIVO FIJO II. ACTIVO INTANGIBLE Organizacin y constitucin TOTAL ACTIVO INTANGIBLE III. CAPITAL DE TRABAJO Caja y Bancos Otras Cuentas por Cobrar Diversas Publicidad Energa elctrica Mano de obra indirecta Mano de obra directa TOTAL CAPITAL DE TRABAJO INVERSIN TOTAL

Global Global Global Global

1 1 1 1

1800 1,500 800 800

1,800 1,500 800 800 60,950 1,000 1,000 2,000 150 100 300 800 1,800 51,50 67,100

Global

1000

Global Global Global Mensual Mensual Mensual

1 1 1 12 1 2

2,000.00 150.00 100.00 100 800 900

XII.

Financiamiento El financiamiento, se encuentra sujeto al gobierno regional de Hunuco con 30% y llevado a cabo por la propia institucin del 70%. A continuacin, se detalla dichos montos: CUADRO 03: FINANCIAMIENTO
RUBRO Gobierno Regional Gobierno Regional de Hunuco 30% Gobierno local Municipalidad provincial de Leoncio Prado MONTO 20,130

46.970

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70% FINANCIAMIENTO TOTAL 67,100

XIII. Continuidad y sostenibilidad del proyecto El proyecto ejecutado, tendr la capacidad de continuidad al menos por un periodo de 10 aos, ya que, con la implementacin del servicio de trmite documentario con la tecnologa de internet, se brindar continuamente el servicio a la comunidad entera. Con respecto a la sostenibilidad, se hace mencin los siguiente puntos tales como: Sostenibilidad Tcnica: El proyecto est asegurado su continuidad, debido a que la municipalidad cuenta con personal capacitado, en el manejo de trmite documentario y de la tecnologa de la informacin. Sostenibilidad Financiera: Ante la constante demanda de trmite

documentario por el servicio que brinda el municipalidad, hace que genera mayores ingresos y a la vez garantiza el servicio financieramente para su operacin y mantenimiento. Sostenibilidad Legal: La municipalidad de Leoncio Prado, cuenta en reglas sus servicios ante el gobierno regional y nacional. Sostenibilidad Ambiental: La municipalidad como parte del gobierno nacional, consiente de los cambios climticos en el mundo, todos sus servicios que brinda estn estrictamente con cuidados en no daar el medio ambiente.

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