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Brescia 10/10/2011 Spett.le Banca di credito cooperativo del Garda Oggetto: sviluppo applicazione per la gestione dei ticket con accessibilit da browser web Protocollo: DEV0026/11/REL2 A seguito dei colloqui intercorsi vi sottoponiamo questa analisi tecnica-funzionale di quanto richiesto

INDICE DEL DOCUMENTO 1_ OBIETTIVI E CARATTERISTICHE 2_ TICKET DI RICHIESTA MANUTENZIONE/ACQUISTO 3_ GESTIONE DELLE DISMISSIONI E DELLE VARIAZIONI DI UBICAZIONE 4_ GESTIONE DELLE PERIZIE 5_ GESTIONE SALE 6_ ALTRE NOTE 7_ NOTE TECNICHE

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1_ OBIETTIVI E CARATTERISTICHE
L'applicazione richiesta ha i seguenti scopi:

Gestire il flusso di richieste di manutenzione Gestire le richieste di acquisto eccezionali che derivano dagli enti aziendali Gestire i contratti di manutenzione ordinaria Gestire le operazioni derivanti da una richiesta di perizia Gestire le necessit derivanti dalle richieste di utilizzo di sale conferenze (Garda Forum)

Sono normalmente esclusi da questa applicazione le richieste di fornitura cosiddette "a rabbocco" del deposito locale La struttura in cui opera la procedura che l'applicazione deve implementare prevede: Centri di costo (normalmente sedi locali della banca) comprendenti vari operatori ed un responsabile con eventuali facenti funzioni che rappresentano un centro di responsabilit. L'ufficio tecnico, quale centro di competenza unico, incaricato di elaborare le richieste. Manutentori esterni: fornitori il cui rapporto regolato da contratto Ufficio acquisti: procede agli acquisti necessari a risolvere il problema emerso con la richiesta di manutenzione o acquisto

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2_ TICKET DI RICHIESTA MANUTENZIONE/ACQUISTO

Questo modulo applicativo organizzato come flusso. Di seguito si riportano lo caratteristiche di ogni singolo stato. Stato 1: richiedente. Qualunque operatore pu compilare una richiesta. L'appartenenza dell'operatore ad un centro di costo oggetto di manutenzione da parte dell'amministratore del sistema. Le informazioni utili per la compilazione della richiesta sono le seguenti: La tipologia di richiesta (manutenzione, fornitura, attivit) il numero di cespite dell'oggetto da manutenere il sito ove viene richiesta la manutenzione la descrizione dettagliata del problema eventuali allegati il livello di urgenza (per default basso) una scelta chiusa relativa alla categoria del bene (tabellata) unaltra scelta chiusa filtrata sulla precedente dia un maggiore dettaglio del bene (sempre tabellata) su alcune categorie del punto precedente, sar necessario indicare il numero di matricola del bene da manutenere Accessi: Le richieste in questo stato sono visibili al solo utente compilatore e solo da questi modificabili ed eliminabili Stato 2: responsabile Ciascun centro di costo pu avere pi responsabili abilitati ad intervenire in questo stato. In fase di configurazione si pu definire tale elenco e la lista di utenti cui recapitata una mail di notifica al momento dellingresso del ticket in tale stato. Il responsabile pu inoltrare la richiesta al centro di competenza o annullarla a sua discrezione.

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In questo stato inoltre possibile aggiungere note modificare le informazioni inserite dall'utente. Ad esclusione del centro di costo. Accessi: Tutti i responsabili dell'ente del richiedente hanno facolt di lavorare il documento di richiesta in questo stato. L'autore primo pu soltanto vedere la richiesta ma non pi modificarla. Il documento altres visibile a tutti gli utenti appartenenti all'ente del richiedente. Stato 3: Centro di competenza (Uff. tecnico): Prende in carico le richieste inoltrate dai responsabili secondo le caratteristiche del tipo di richiesta. A seguito di valutazioni della richiesta pu ritenere di respingerla (inserendo la motivazione) o avviare delle attivit. Accessi: Il documento risulta modificabile dai responsabili del centro di competenza e visibile da tutti gli appartenenti all'ente del richiedente. Stato 4: In lavorazione. Il centro di competenza creando una richiesta di attivit (manutenzione o richiesta di acquisto) porta il documento in questo stato. In questo stato si potranno creare una o pi richieste di attivit (in relazione testata righe, con la richiesta di manutenzione). Queste richieste avranno 3 tipologie diverse, ma in tutte saranno presenti uno stato (aperta/chiusa), un destinatario/incaricato della richiesta una data di invio, una data di chiusura ed un'area note in cui allegare documenti. Per ogni attivit inserita sar necessario compilare una stima dei costi. Qualora la cifra stimata complessiva super un valore configurato, la richiesta dovr essere approvata da un responsabile del centro di competenza. Il coinvolgimento di fornitori esterni (utilizzando l'anagrafica importata) utilizza operativamente i vettori di invio del fax (per ora cartaceo) e della email con formati predefiniti. Sar realizzato, a tale scopo, un template elettronico da inviare via fax o via allegato email (file PDF) Quando il centro di competenza ritiene che tutte le attivit necessarie siano state compiute e non debbano esserne svolte altre, chiude la richiesta. Contestualmente viene inviata una notifica al richiedente ed al suo responsabile. Accessi: Il documento risulta modificabile dai responsabili del centro di competenza e visibile da tutti gli appartenenti all'ente del richiedente. Stato 5: Chiusa. La richiesta chiusa non potr pi essere modificata da nessuno.
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Accessi: Il documento resta visibile agli appartenenti all'ente del richiedente e a quanti sono intervenuti operativamente nel flusso. Stato 6: Annullata. La richiesta annullata non potr essere pi modificata ma eventualmente clonata per inviare una nuova richiesta modificata. Accessi: Il documento resta visibile agli appartenenti all'ente del richiedente e a quanti sono intervenuti operativamente nel flusso. Stato 7: Sospesa. La richiesta inserita in stato sospeso dallo stato 4 (In Lavorazione) dal responsabile del centro di competenza. Da questo stato i documenti possono essere successivamente annullati o reinseriti in stato In lavorazione Statistiche Il programma consente la visualizzazione di alcuni dati riassuntivi. In particolare:

Insieme delle richieste per periodo di tempo Per CDC per tipologia di richiesta per stato della richiesta per incarico per manutentore tipologia di manutentore (interno, esterno)

Deve inoltre essere possibile effettuare un rilievo statistico mediante i seguenti parametri
facoltativi di input per la ricerca: Data attivazione richiesta Data chiusura richiesta Categorie bene Autore della richiesta Centro di costo Stato della richiesta

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Tali parametri possono essere inseriti selezionando facoltativamente il connettore logico AND o OR. Ne risulter un insieme di dati di dettaglio consultabili direttamente o mediante esportazione a foglio elettronico. Analogamente sar possibile effettuare una ricerca sulle attivit collegate alla richieste. I parametri opzionali di ricerca saranno: Attivit scadute da N giorni Periodo di riferimento Fornitore destinatario

Mediante tali parametri facoltativi, si otterr il dettaglio delle attivit esportabile a foglio elettronico.

Funzionalit ulteriori: Clonazione richieste: possibile clonare un richiesta da parte di qualunque operatore. Le nuove richieste cos create vengono inserite in stato 1 Richiedente. L'elenco dei fornitore, dei relativi indirizzi di email e dei numeri di fax sar manutenuta in apposita tabella da compilare a cura di uno o pi utenti preposti. In riferimento ai fornitori importati, sar possibile gestire un insieme di contatti che afferiscono ai singoli fornitori, da utilizzare come destinatari delle notifiche di intervento. L'utilizzo di tali contatti personali riferito alla sola applicazione oggetto di questo documento.

Note Le entit tabellate sono compilate da utenti interni con appositi livelli di accesso.

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3_ MANUTENZIONI ORDINARIE PROGRAMMATE

Questo modulo riguarda la pianificazione ordinaria degli interventi di manutenzione programmata. Tale modulo sar costituito dalle seguenti informazioni principali: Fornitore: tali informazioni riguardano i dati anagrafici di base dei fornitori. Contratto: informazione che determina le caratteristiche, la periodicit di intervento concordate col fornitore e la scadenza del contratto stesso. Intervento: istanza di attivit determinata dal Contratto. E' l'indicazione di un intervento concordato sulla base del contratto cui si riferisce. Categoria del bene (tabellata): la categoria collegata ad un responsabile cui sar inviata una email con N giorni di anticipo sulla scadenza.

Gli interventi hanno i seguenti stati Stato 1: Intervento schedulato. E' la situazione in cui l'intervento programmato ma non ancora eseguito. Stato 2: Intervento in corso. In questo stato possibile allegare l'immagine scannerizzata del modulo di intervento del manutentore esterno, inserire commenti ed eventuali allegati di rapportino attivit, aprire eventuali richieste e-ticket ed ovviamente chiudere la richiesta di attivit. Stato 3: Intervento chiuso: intervento effettuato. L'insieme degli interventi schedulati costituiscono uno scadenzario (agenda) utilizzabile anche dagli enti periferici. Gli interventi devono includere il centro di costo (CDC) di riferimento ed un flag che indichi se lintervento debba essere notificato via mail al/ai responsabile/i dei relativi CDC indicati . Gli interventi devono poter essere ripianificati mediante rischedulazione.

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Visibilit I documenti che riportano i dati e le informazioni relativi a alle manutenzioni ordinarie, sono gestiti e modificati da un gruppo di utenti ristretto. Le attivit di intervento risultano visibili dagli enti interessati all'intervento stesso.

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4_ GESTIONE DELLE PERIZIE

Questo modulo riguarda la gestione delle richieste di perizia che pervengono all'ufficio tecnico e che da questo devono essere gestite ed evase. Le richieste saranno compilate su un form elettronico, che riporti i valori presenti sul modulo Basilea (allegato fornito dal cliente). Stato1: richiedente: la richiesta in fase di compilazione da parte dell'utente di filiale. Quest'ultimo deve compilare un insieme di valori riguardanti uno o pi immobili relativi alla stessa richiesta di perizia. Tali valori sono i seguenti:

ID NAMM n PEF ID NAMM figlio NAG concedente ipoteca Nome concedente ipoteca Quota proprietaria Relazione proprietaria

Gli ultimi tre valori potranno ripetersi pi volte. Inoltre l'utente che richiede la perizia potr indicare uno o pi documenti cartacei che saranno inviati per posta ordinaria all'ufficio tecnico. Visibilit: il documento sar visibile al compilatore ed al responsabile della filiale. Stato 2: Ufficio tecnico: gestione della richiesta. L'ufficio tecnico dovr verificare le richieste pervenute segnalando al richiedente eventuali anomalie o omissioni. In questo caso si potr inserire la richiesta in stato di sospesa in attesa di maggiori precisazioni. Facendo riferimento al modulo Basilea, saranno da compilare le informazioni relative ai dati dell'immobile e ai valori catastali e commerciali dello stesso. Sar inoltre necessario aggiungere i seguenti campi:

Importo perizia addebitato al cliente Costo di perizia esterna Differenza tra i precedenti due Nome del perito
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N. fattura

Una apposita funzionalit permetter di stampare il documento Basilea. Visibilit: il documento compilabile e modificabile in ogni sua parte dall'ufficio tecnico. Il richiedente potr continuare a visionarlo senza per poterlo pi modificare Stato3: In contabilit: l'ufficio contabilit potr visionare i documenti in tale stato. Non potr modificarli, ma dovr indicare mediante spunta l'avvenuta lavorazione su altro sistema informativo. Visibilit: l'ufficio contabilit pu visionare il documento, indicare l'avvenuta elaborazione ed eventualmente re-inviarlo all'ufficio tecnico in caso di evidenti errori. Stato4: Chiuso: sar consentita la chiusura quando tutte le informazioni saranno compilate da parte dell'ufficio tecnico e della contabilit Visibilit: il richiedente potr visionare il documento Stato 5: Sospeso: l'ufficio tecnico potr inserire il documento in tale stato se valuter che le informazioni sottoposte non siano adeguate o complete. Visibilit: sar lo stesso ufficio tecnico che potr togliere la richiesta da tale stato per completare le informazioni incomplete.

Altre funzionalit Un sistema di log consentir di analizzare i tempi di permanenza della richiesta in ciascuno stato e il tempo complessivo di evasione della richiesta L'ufficio tecnico potr ottenere reportistica riguardante le perizie. L'interrogazione potr avere i seguenti parametri:
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Tipologia di perizia Fascia di valore periziato Stato della richiesta Periodo Filiale richiedente

e restituire l'elenco delle perizie rispondenti. Si deve inoltre poter ottenere dei report grafici a istogrammi, mediante i parametri sopra riportati, che indichino:

il numero di perizie per fascia di valore periziato il numero di perizie per tipologia

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5_ GESTIONE SALE
Questo modulo riguarda al gestione di alcune sale e delle relative richieste di utilizzo. Un qualsiasi utente autorizzato compila il modulo elettronico di richiesta, realizzato mediante le specifiche del modulo cartaceo allegato fornitoci dal cliente. In particolare il richiedente deve compilare le seguenti informazioni:

Giorni di utilizzo orari tipologia di evento (tabellato) sala richiesta (tabellato) attivit richieste per logistica e manutenzione (tabellato) altre richieste di allestimento (tabellato) altre specifiche (tabellato)

La richiesta cos compilata dovr pervenire all'ufficio tecnico che si attiver per la realizzazione di quanto richiesto. Al termine delle attivit si potr chiudere la richiesta.

6_ALTRE NOTE
Qualora il cliente potesse fornire un elenco elettronico (in formato da concordare) delle anagrafiche fornitore, sar possibile importare le stesse al primo impianto dell'applicativo. Analogamente sar nostra premura importare eventuali dati storici delle perizie purch i dati storici siano compatibili con la struttura del programma.

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7_ NOTE TECNICHE
Il software sar realizzato con linguaggio di programmazione php. Sar necessario attivare -a carico del cliente- l'opportuna infrastruttura hardware e software. In particolare si rendono necessari i seguenti presupposti 1_ Sistema operativo Linux con kernel 2.6.34 o superiore 2_ Server Apache versione 2.2.15 o superiore 3_ Server MySql in versione 5.1.46 o superiore 4_ Librerie PHP 5.3.3 o superiore Occorre inoltre l'accesso a un server SMTP server side, per il recapito di eventuali notifiche via email generate del programma.

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