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Guida allutilizzo del sistema XOLAIR

Versione 1.0 12 Dicembre 2008

in collaborazione con:

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INDICE

Registrazione ed aggiornamento pazienti Registrazione di un nuovo paziente


(Registrazione, Diagnosi)

pag. 3 pag. 5 pag. 10 pag. 15 pag. 19 pag. 20

Aggiornamento dati pazienti gi registrati e-Query Contatti Nota per il profilo Farmacista

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Registrazione ed aggiornamento pazienti


Per accedere al sistema e procedere alla registrazione dei pazienti cliccare sul link Registro dei farmaci antiasmatici sottoposti a monitoraggio e digitare il codice utente personale (username ) e password. Figura n. 1

Laccesso al Registro dei farmaci antiasmatici sottoposti a monitoraggio protetto da codice utente e password.

Il sistema verifica i permessi dellutenza e mostra la Home Page protetta del Registro (vedi fig. 2).

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Figura n. 2 - Home page

TOOL BAR

In ogni pagina del sistema presente una toolbar, da cui possibile accedere a diverse aree documentali: Schede cartacee: Per accedere ai file relativi alle schede di ciascun farmaco. Guida al sistema: per leggere o stampare lultima versione del file relativo alla guida. Si precisa che la presente guida stata realizzata su un sito di test, e non contiene alcun dato relativo a pazienti reali. Normativa: rimanda alla determina del farmaco ed alla scheda tecnica del farmaco.

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Registrazione di un nuovo paziente


Figura n. 3

Cliccare su Registrazione di un nuovo paziente per registrare un nuovo paziente

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Figura n. 4

Utilizzare il tasto Cerca o Naviga per inserire la Nazione, il Comune di nascita e la ASL di residenza

Premendo il tasto Invia il sistema effettua controlli di completezza, segnalando eventuali dati mancanti. Per poter essere eleggibile il paziente deve avere pi di 12 anni. In caso contrario il sistema, attraverso un messaggio di alert, richiede la conferma della data di nascita nel caso in cui non rispetti il valore ammesso. Il sistema assegna automaticamente un codice univoco al paziente, che sar visualizzato su ogni scheda, e che deve essere utilizzato per le eventuali comunicazioni relative al paziente. In accordo alla normativa sulla privacy 196/2003, nel database globale il paziente identificato solo dal codice assegnato automaticamente dal sistema. Nel database ad uso locale invece il paziente identificato da cognome, nome o iniziali.

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Effettuata la registrazione il sistema visualizza lavviso che conferma lavvenuta registrazione del paziente e il codice assegnato. Figura n. 5

Per procedere con la compilazione delle altre schede cliccare sul link Procedi con linserimento degli altri dati

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Figura n. 6

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NOTA: il sistema prevede che le schede completate ed inviate possano essere visualizzate ma non modificate. Nel caso in cui sia necessario effettuare una modifica al dato inserito utilizzare il modulo di e-Query, il cui funzionamento descritto in una sezione successiva. Dopo aver completato la scheda elettronica premere il tasto Invia. Il sistema verifica la completezza della scheda ed effettua controlli di qualit e di consistenza sui dati inseriti, segnalando con messaggi dati mancanti o che non soddisfano le indicazioni per leleggibilit al registro. Inviata la scheda il sistema mostra il risultato delleleggibilit: Figura n. 7

Se il paziente risulta eleggibile, il sistema mette a disposizione la scheda di richiesta farmaco.

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Aggiornamento dati pazienti gi registrati


Per aggiornare i dati di un paziente (inserire una nuova Richiesta farmaco, un Follow-up o la scheda di segnalazione di Evento Avverso) necessario cliccare sulla voce Aggiorna dati pazienti gi registrati della Home Page del registro. Figura n.8

Si accede ad una tabella riportante lelenco dei pazienti. Figura n.9 - Men pazienti

La legenda illustra lo stato di compilazione delle schede per paziente

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Per effettuare linserimento dati nelle singole schede, necessario cliccare sulla freccia (bianca o gialla) in corrispondenza della colonna di interesse. Cliccando sulla freccia verde potranno essere visualizzate le schede gi compilate. Le schede raccolta dati sono state raggruppate in blocchi di schede denominati: Registrazione e Diagnosi: contenente le relative schede di Registrazione, Diagnosi. Richiesta Farmaco: contiene le schede di richiesta farmaco. Se la freccia nel men gialla possibile sia visualizzare le schede di richiesta farmaco gi inviate sia effettuare una nuova richiesta di farmaco, che si ricorda deve essere compilata per ogni somministrazione. Figura n. 10

Per inoltrare la richiesta farmaco, una volta compilata la scheda necessario cliccare sul tasto Invia. Allinvio della scheda, il sistema automaticamente manda un messaggio email alla farmacia di riferimento del reparto per segnalare la nuova richiesta di dispensazione farmaco: un link consentir al farmacista di accedere direttamente alla scheda di dispensazione. Il farmacista effettua linserimento delle schede relative alla dispensazione del farmaco.

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Figura n. 11

Effettuato linserimento di una scheda di richiesta farmaco il sistema mette a disposizione una nuova richiesta. Figura n. 12

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Valutazione a 16 settimane

Figura n. 13

Trascorse le 16 settimane dalla prima richiesta farmaco necessario compilare la scheda di valutazione a 16 settimane, per poter procedere ad ulteriori schede di richieste farmaco. Unaltra condizione necessaria per procedere con successive richieste farmaco: se la Valutazione clinica globale sullefficacia del trattamento risulta eccellente o buona possibile procedere. In caso contrario il sistema non permette la compilazione di ulteriori schede di richiesta farmaco. Follow Up: Nel registro prevista la compilazione di tre schede di Follow Up: a 6, 12 e 18 mesi dallinizio della terapia. E possibile compilare la prima scheda alle stesse condizioni delle richieste farmaco, ossia che la scheda di valutazione a 16 settimane sia stata compilata e che la Valutazione clinica globale sullefficacia del trattamento risulti eccellente o buona. Fine trattamento: La scheda di Fine trattamento da compilare nel caso in cui il paziente finisca regolarmente il trattamento, ma anche nel caso in cui il trattamento sia prematuramente interrotto. Figura n. 14

Se la domanda Causa di fine trattamento* lopzione Decesso il sistema richiede ulteriori informazioni su di esso. Dopo linvio della scheda la freccia nel men pazienti diventer rossa.
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ADR: Contiene il modulo per la segnalazione di evento avverso (modulo standard ministeriale). In caso di evento avverso o di decesso, i componenti del gruppo di coordinamento riceveranno una notifica tramite email. Come per il follow up dopo linserimento di un primo evento avverso, il sistema mette a disposizione una nuova scheda per un eventuale ulteriore evento avverso. Figura n. 15

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e-Query Il sistema di e-Query stato realizzato per consentire agli utenti di richiedere eventuali modifiche ai dati inseriti, oppure ad AIFA per chiedere conferma di un dato. Si accede alla sezione e-Query dalla Home Page del sistema, cliccando sul relativo link. Figura n. 16

Cliccare per accedere alle e-Query

Il sistema visualizza una pagina suddivisa in due parti: E-Query ricevute da AIFA ed e-Query inviate ad AIFA. Figura n. 17

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Come inviare una e-Query Dalla pagina delle eQuery, necessario cliccare sul bottone Invia una nuova eQuery. Figura n. 18

Cliccare sul link Invia una nuova Query per aprire il modulo e-Query.

Si accede al seguente modulo elettronico: Figura n. 19

Cliccare sul bottone Invia eQuery per inviare la eQuery.

E necessario compilare il modulo inserendo in successione i parametri che identificano loggetto della segnalazione: il codice del paziente per cui si vuole richiedere la eQuery, la visita, la scheda e la data dellesame. Questi campi sono da compilare utilizzando gli appositi men a tendina che verranno visualizzate man mano che si procede nellinserimento, mentre il campo Testo Query un campo in cui possibile digitare il testo della segnalazione.

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Ultimata la compilazione della scheda, necessario cliccare sul tasto Invia eQuery; il sistema salva la eQuery ed invia un messaggio email ad AIFA per segnalare lemissione di una nuova eQuery. Per agevolare la richiesta di modifica dati tramite eQuery, in ogni scheda elettronica del sistema stato predisposto il link: Inserisci una equery relativa a questa form. Cliccando sul link si acceder direttamente al modulo di eQuery, in cui risultano gi compilati i dati relativi al paziente ed sufficiente inserire il testo della modifica richiesta. Come rispondere ad una eQuery Nel caso in cui AIFA necessiti di chiedere una conferma od un chiarimento sui dati inseriti, invia una eQuery al centro clinico, ed il Referente del centro clinico ricever una email di avviso. Per rispondere alla eQuery necessario cliccare sul numero identificativo: si accede cos alla schermata che permette di visualizzare la eQuery ricevuta ed al modulo di risposta. Figura n. 20

Cliccando sul numero identificativo della eQuery si accede al modulo di risposta

La figura successiva riporta il modulo da compilare per la soluzione della e-Query.

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Figura n. 21

Cliccare su invia eQuery per inviare la risposta

Digitare il testo della soluzione della eQuery

Cliccando sul bottone Invia eQuery viene inviato un messaggio ad AIFA per segnalare lavvenuta compilazione.

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Richiesta di assistenza La sezione CONTATTI della home page riporta gli indirizzi di riferimento per lassistenza; cliccando sugli indirizzi email indicati si apre direttamente il programma personale di posta precompilato con lindirizzo scelto. Per informazioni di carattere generale, o di carattere clinico si deve fare riferimento ad AIFA, inviando un messaggio allindirizzo aifa_asma@aifa.gov.it Nel caso in cui si necessiti di assistenza per lutilizzo del sistema informatico si deve inviare una email a help_asma@cineca.it Figura n. 22

Cliccare sul link per richiedere assistenza ed informazioni di carattere tecnico

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Nota per il profilo Farmacista Nel caso in cui il medico sia impossibilitato a registrare i pazienti nel sistema, previsto che linserimento possa essere effettuato dal farmacista. La procedura di inserimento dati identica a quella illustrata in precedenza per il medico. Lunica differenza consiste nel fatto che il farmacista deve selezionare il reparto per cui effettuare linserimento dei dati. La figura successiva riporta la schermata che il farmacista visualizza quando dallHome Page (che identica a quella del medico) accede alla sezione Aggiorna dati pazienti gi registrati. Figura n. 23

Per procedere con linserimento dei dati, il farmacista deve cliccare sulla freccia in corrispondenza del reparto prescelto. Acceder alla lista dei pazienti in carico al reparto.

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