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MANUAL DEL USUARIO MDULO DE NMINA INTER_paciolo Nombre del Documento : manual_usuario_nomina.doc ltima Fecha de Actualizacin : 2007/05/30 El presente documento es una gua resumida del manual del usuario del mdulo de nmina del Soft_ware Contable INTER_paciolo Si desea ms informacin, puede pulsar la tecla F1 en las pantallas del programa, o solicitar asistencia tcnica directamente a SOFT_station

TEMAS TRATADOS : Recomendaciones Previas Marco Metodolgico Resumen Configuracin Inicial para el Mdulo Nmina Notas Acerca de Nmina en Cooperativas Anexo 1 : Glosarios Anexo 2 : Relacin sobre Legislacin Nmina Anexo 3 : Tabla 1 : Tipos de Salario Tabla 2 : Estados Civiles Tabla 3 : Rango de Pago Tabla 4 : Categora de Pago Tabla 5 : Grupos Operacionales Tabla 6 : Estados Posibles de un Empleado Tabla 7 : Tipos de Retefuente Tabla 8 : Tarifas de Riesgos Profesionales Tabla 9 : Codificacin de Novedades Empleados Tabla 10 : Datos Mnimos Solicitados Por Cada Empleado Tabla 11 : Nombre de las Pantallas de Edicin

NOTA 1 : En algunos temas aparece un nombre en minscula, el cual se refiere al campo que internamente utiliza el sistema para denominara la variable o item

definido y que puede ser necesario para el usuario en reportes de formato excel. NOTA 2 : Algunas numeraciones de items no son estrictamente consecutivos debido a que se dejan espacios vacos para futuras modificaciones RECOMENDACIONES PREVIAS : Antes de Efectuar la causacin de la nmina, conviene que se revisen exhaustivamente los diferentes conceptos y totales para no tener que efectuar reversiones posteriores La legislacin laboral es muy extensa y variable, por ello se recomienda estar atento a los cambios en la legislacin e informar a SOFT_station sobre las modificaciones y actualizaciones legales que sean necesarias modificar en su empresa.

- MARCO METODOLOGICO 0- Introduccin y Generalidades 1- Parametrizacin (Valores por Defecto e Interfaz Contable) 2- Codificacin de Cargos 3- Codificacin de Nit 4- Configuracin de Tablas 5- Establecimiento de las Condiciones Laborales de los Empleados 6- Elaboracin de Pre-Nmina: Establecimiento de Las Bases de Calculo por Item y Edicin de Items 7- Test de Pre-nmina y Causacin Contable 8- Pago de Nmina 0- Introduccin y Generalidades El proceso de elaboracin y contabilizacin de una nmina pasa por varias etapas:

Parametrizacin Donde se establecen valores y condiciones por efecto para toda la nmina y/o para cada empleado especficamente

Calculo de la Pre-Nmina Donde se calculan los diferentes componentes devengados, deducidos, neto pago y aportes parafiscales

Contabilizacin Causacin Donde se registra contablemente la nmina (Se causa) Pago de la Nmina Dnde se paga efectivamente la nmina previamente causada, ya sea directamente por caja, cheques, traspaso de dinero a entidad financiera para que se encargue del pago, etc) Pago de aportes a entidades relativas a nmina. (Arp, Eps, Caja de Compensacin Familiar, Fondos de Cesantas, Fondo de Empleados, etc...) Apropiacin para Prestaciones Sociales

El tipo de comprobante que se emplea para la contabilizacin de Nmina es : NO Nmina (Causacin Por Computador) El tipo de Comprobante que se emplea en el pago de la Nmina es : NN NOMINA (Comprobantes de Pago y otros) Al proceso de Clculo de los diferentes componentes que constituyen la nmina (conceptos devengados y deducidos) se denomina pre-nmina

Los empleados se deben clasificar en tres grupos operacionales, segn la actividad que desempeen en la empresa: GRUPOS OPERACIONALES : 1-Administracin (5105), 2-Ventas (5205), 3-Produccin (7205) El nmero que aparece entre parntesis hace referencia a la cuenta del plan donde se efecta el correspondiente asiento dbito. Una vez se haya calculado la pre-nmina, se puede contabilizar. A la contabilizacin de la pre-nmina se le denomina : CAUSACIN DE NOMINA. Dicha causacin se efecta mediante un asiento contable que registra los diferentes dbitos y crditos calculados en la pre-nmina. Al contabilizar una nmina, el nmero del documento es el mismo del nmero del comprobante. La causacin de una nmina se puede borrar siempre y cuando no se hayan efectuado asientos posteriores con base en el nmero del documento. Una vez se haya efectuado la correspondiente causacin,, los datos de la prenmina no se pueden modificar. Para elaborar una nueva nmina, se puede crear totalmente nueva o con base en una pre-nomina previamente trabajada y guardada.. En la elaboracin de la pre-nmina se tiene en cuenta la parametrizacin (parmetros por defecto) los cuales estn compuestos por una serie de porcentajes (por ejemplo porcentajes para aportes en salud, pensin, pago de horas extras etc) y tambin por parmetros concernientes a las Condiciones de Clculo en donde se establece cules de los componentes de la nmina se estn calculando y cules no. Antes del clculo de la pre-nmina se debe codificar los nit o cdulas de ciudadana de los diferentes agentes y entidades que intervienen en los conceptos de nmina como Empleados, Entidades de Salud, Cajas de Compensacin Familiar, Fondos de Empleados, Bancos y entidades financieras encargadas del pago de la nmina, etc... Antes del clculo de la pre-nmina tambin se deben establecer las condiciones laborales de cada empleado, con datos tales como: Sueldo Mensual Asignado, entidades a la cuales est vinculado en salud, pensin, riesgos profesionales, fondos de empleados, cajas de compensacin familiar, grupo operacional, tarifa de riesgos profesionales etc... Una vez se haya calculado la pre-nmina y antes de proceder a la respectiva contabilizacin por el mtodo de causacin, se debe establecer la interfaz contable de la nmina, que est constituida por las cuentas dbito y crdito no solamente de los diferentes conceptos de nmina, sino tambin de las diferentes entidades que

intervienen en ella como las entidades de salud, cajas de compensacin familiar, etc... A continuacin se explicar en forma resumida los pasos que se deben seguir para elaborar y contabilizar una nmina por primera vez:

1- Parametrizacin (Valores por Defecto e Interfaz Contable)

a.- En la Opcin Nmina/Parametrizacin/Parmetros por Defecto; establezca los parmetros por defecto (Porcentajes de cobro horas extras, Parafiscales, etc...) y las condiciones de clculo (En las cuales se establece qu items se van a calcular y cuales no). b.- En la opcin Configurar/Maestros/Informacin anual Digite los valores vigentes del Salario Mnimo, Subsidio de transporte, Salario Integral c.- Si se va a efectuar el proceso de causacin contable de la nmina, se deben parametrizar los cdigo contables respectivos, para ello utilice las dos opciones siguientes: Nmina/Parametrizacin/Interfaz Contable Db Nmina/Parametrizacin/Interfaz Contable Cr Para reportar la tabla de parametrizacin de los cdigos contables, utilice la opcin: Nmina/Parametrizacin/Reporte de Parametrizacin Interfaz

2.- Codificacin de Cargos CODIFICACIN DE CARGOS: Codifique los diferentes cargos de los empleados que existen en la empresa utilizando la opcin : Mdulo Nmina, Carpeta Tablas, icono Cargos Codificacin de Cargos

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3.- Codificacin de Nit CODIFICACIN NIT EMPLEADOS :Codifique los empleados utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Laboral para los nit que se codifiquen como empleados) CODIFICACIN NIT ENTIDADES DE SALUD: Codifique las entidades de salud (ISS, Porvenir, Cafesalud Etc...), utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Entidad de Salud). Las entidades de salud se encargan de recibir los aportes por concepto de Salud (Eps), Pensin y Riesgos Profesionales (Arp) CODIFICACIN NIT BANCOS NMINA. Si la empresa paga la nmina a travs de una entidad financiera, Codifquelas utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Bancos Nmina) CODIFICACIN NIT FONDOS DE EMPLEADOS. Si la empresa tiene algn fondo de empleados, codifquelos utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Fondo de Empleados) CODIFICACIN NIT CAJAS DE COMPENSACIN. Codifique las Cajas de Compensacin Familiar utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Caja de Compensacin)

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CODIFICACIN NIT FONDOS DE CESANTAS. Codifique los Fondos de Cesantas utilizando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Fondo Cesantas) CODIFICACIN NIT ENTIDADES LIBRANZAS. Codifique las entidades que descuentan por el mtodo de Libranzas empleando la opcin : Mdulo Configurar, Carpeta Nits, Icono Codificar Edicin Nits. (establezca la Relacin Entidad Libranzas)

4.- Configuracin de Tablas En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Entidades de Salud : Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Nmero de la entidad, digite la cuenta crdito Causacin cuentas por pagar y guarde haciendo clic en el botn Guardar En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Cajas de Compensacin : Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Nmero de la entidad, digite la cuenta crdito Causacin cuentas por pagar y guarde haciendo clic en el botn Guardar. En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Fondos de empleados : Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Nmero de la entidad, digite la cuenta crdito Causacin cuentas por pagar y guarde haciendo clic en el botn Guardar. En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Fondos de Cesantas : Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Nmero de la entidad, digite la cuenta crdito Causacin cuentas por pagar y guarde haciendo clic en el botn Guardar.

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Para la configuracin de los bancos para nmina procesa as: En el Mdulo Configurar/Plan Contable/Codificar codifique los cdigos contables para los bancos. (Ejemplo Cuenta 11100501 Bancolombia, 11100502 Bancoqua) En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Bancos : Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Cdigo de la entidad , digite el Cdigo Contable crdito y guarde haciendo clic en el botn Guardar. Para la configuracin de las entidades para descuento por Libranzas, procesa as: En el mdulo Nmina, Carpeta Tablas, Opcin Libranzas Codificacin Entidades Libranzas: Digite los cdigos contables (Crdito) as : Haga doble clic sobre el Cdigo de la entidad , digite - el Cdigo Contable crdito y guarde haciendo clic en el botn Guardar.

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5- Establecimiento de las Condiciones Laborales de los Empleados Para cada uno de los empleados a los cuales se les haya codificado el nit (cdula de Ciudadana), se debe establecer las condiciones laborales y de clculo para nmina. Para ello, emplee la opcin Modulo Nmina, Carpeta Tablas, Empleados- Condiciones Laborales de los Empleados. En la Tabla de Codificacin de Empleados, seleccione cada uno de los empleados haciendo doble clic sobre la columna Cdula y haga clic en el campo Datos Generales Empleados. Aparecer una pantalla denominada FORMULARIO PARA REGISTRAR DATOS GENERALES DE EMPLEADOS, digite la informacin correspondiente y haga clic en el botn guardar. En esta tabla se deben especificar datos tales como Sueldo Bsico Mensual, entidad afiliada a salud, pensin etc... En el formulario FORMULARIO PARA REGISTRAR DATOS GENERALES DE LOS EMPLEADOS en la parte inferior derecha se encuentra un botn denominado tipologas.

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Esta opcin sirve para establecer un sistema de pago diferente al normal, como por ejemplo el de categora de pago por horas (2- Horas), en dicho caso se deben colocar el Nmero de horas de trabajo mensual. El clculo de dicha categora se efecta de la siguiente forma: Valor Sueldo Mensual (VRSB) = (Sueldo Bsico Mensual NMSBM--------------------------------------------- * Numero de Horas trabajadas (NONHOR2) Nmero de Horas al mes-NONHOR1)

Ejemplo : Sueldo Bsico Mensual = 2,000,000 Nmero de Horas al mes = 100 Nmero de Horas Trabajadas = 80 Valor sueldo mensual = (2,000,000/100) * 80 Valor sueldo mensual = $ 1,600,000

Si el clculo se efectuara por el mtodo tradicional, el clculo sera aproximadamente : 100 horas corresponden a 12.5 Das trabajados al mes (8 horas durante 30 das = 240 Horas) Valor sueldo mensual = (2,000,000/ 30) * 12.5 = $ 833.333

El pago por horas se emplea comnmente para remunerar empleados como profesores, mdicos, enfermeras, etc No olvide registrar los datos generales para todos los empleados de la empresa. (Ver Anexo Tabla 10)

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6- ELABORACIN DE PRE-NMINA: Establecimiento de Las Bases de Calculo por Item Para empezar a elaborar una pre-nmina, haga clic en el Mdulo Nmina, carpeta Elaboracin PreNmina, Elaborar Nueva PreNmina Puede escoger entre elaborar una pre-nmina con base en una anterior o elaborar una totalmente nueva. Nota: Recuerde que se tiene dudas acerca de la utilizacin de controles en una pantalla, puede solicitar ayudas pulsando la tecla de funcin <F1>

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FORMULARIO PARA ELABORACIN DE PRE-NOMINA : MENU Condiciones Devengado :

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Si desea borrar un empleado de la tabla de pre-nmina, haga doble clic en la tabla en el campo Nombre Si desea Adicionar un Empleado a la pre-nmina, Haga clic en el botn Condiciones Devengado Adicionar un Empleado a la Nmina La opcin Actualizar Datos Empleados, actualiza el Sueldo Bsico Mensual, el Centro de Costos y el Nombre. Se debe aplicar si se han modificado dichos datos en la Carpeta Tablas Empleados- Condiciones Laborales de los Empleados La opcin Establecer Horas Trabajadas. Se emplea si el empleado de paga por horas. Si se desea ms informacin de este item, favor ver la seccin anterior : (5- Establecimiento de las Condiciones Laborales de los Empleados)

La opcin Establecer Das Laborados actualiza la tabla de los das de acuerdo a la tabla de rango de pago (Ver Tabla 3) Tenga en cuenta los siguientes tipos de das : Nmero de Das Liquidados Nmero de Das Salud Nmero de Das Pensin Nmero de Das Incapacidad Nmero de Das Riesgos Profesionales Nmero de Das Vacaciones Nmero de Das Cesantas Nmero de Das Primas

(NMDL, NMDV, NMDP, NMDS, NMDR, NMDI, NMDC, NMDPR) La opcin Editar Das Liquidados permite editar estos das : La opcin Calcular Sueldo Devengado Calcula el sueldo devengado con base en el valor del sueldo bsico mensual dividido por 30 (das del mes) y multiplicado por el Nmero de Das laborados : VRSB =((NMSBM/30)*NMDL) La opcin Horas Extras y Recargos tiene dos funciones : Editar Nmero de Horas Extras Calcular Valor Horas Extras

La primera funcin sirve para digitar manualmente el Nmero de Horas extras que trabaj cada empleado La segunda funcin Calcula el valor de las horas extras con base en las frmulas preestablecidas. El Nmero de Horas extras tiene varias columnas :

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Horas Extras Diurno Ordinario (hedo) Horas Extras Nocturno Ordinario (heno) Horas Extras Domingos y Festivos (hdf) Horas Extras Domingos y Festivos Nocturnos (hdfn) Horas Domingos y Festivos (hrdof) Horas Recargo Nocturno (hrn)

Frmulas para calcular el valor de las horas extras : En la parametrizacin se manejan los siguientes campos : Nmedo Nmeno Nmdf Nmdfn Nmedf Nmenf Nmrecn Horas Extras Diurno Ordinario Horas Extras Nocturno Ordinario Horas Extras Diurna Domingos y Festivos Horas Extras Nocturno Domingo y Festivos Hora Diurno y Festivo Dias Domingos y Festivos Recargo Nocturno (Turnos)

Nrohtm Nmero de Horas Trabajadas al Mes Diurno (240) Nrohtmn Nmero de Horas Trabajadas al Mes Nocturno (180) Los siguientes campos se manejan en la tabla de elaboracin Nmina : HEDO Horas Extras Diurno Ordinario VRHEDO Valor Hedo HENO Horas Extras Nocturno Ordinario VRHENO Valor Heno HDF Horas Extras Domingos y Festivos VRHDF Valor Hdf HDFN Horas Extras Domingos y Festivos Nocturnos VRHDFN Valor Hdfn HRN Horas Recargo Nocturno VRHRN Valor Hrn TTHE Total Valor Horas Extras NMSBM Sueldo Bsico Mensual NMDL Nmero de Das Laborados Valor de una hora normal de trabajo = (NMSBM/NROHTM) A este valor lo denominaremos : total1 a- Clculo del Valor Horas Extras Diurnos Ordinarios : (VRHEDO) VRHEDO = (total1*(1+(nmedo/100)*hedo) b- Clculo del Valor de Horas Extras Nocturnos Ordinarios : (VRHENO) VRHENO =total1*(1+(NMENO/100)*heno) 19

c- Clculo de Valor Horas Extras Domingos y Festivos (VRHDF) VRHDF =total1*(1+(nmdf/100)*hdf) d- Clculo de Horas Extras Domingos y Festivos Nocturnos (VRHDFN) VRHDFN=(total1*(1+(nmdfn/100)*hdfn) e- Clculo de Horas Recargo Nocturno (VRHRN) VRHRN =total1*(1+(nmrecn/100)*hrn) f- Clculo del Valor Total Horas Extras (TTHE) TTHE = VRHEDO +VRHENO + VRHDF + VRHDFN + VRHRN La opcin Subsidio de Transporte tiene dos funciones : Calcular Subsidio Transporte Editar Subsidio de Transporte

En el primer caso, el sistema calcula el monto del subsidio de acuerdo a la configuracin establecida para cada empleado En la segunda funcin, el programa permite editar el valor del subsidio solamente para los empleados cuya configuracin sea : 20- SEGUN LEY, 30- ESPECIAL

No olvide que se debe mantener actualizado los campos del salario mnimo mensual y del subsidio de transporte. Para ello se emplea la opcin : Mdulo Nmina, Carpeta Parametrizacin, opcin Informacin Anual : Nmns Salario Mnimo Mensual Nmst Subsidio de Transporte Mensual

En la opcin Condiciones Laborales de los Empleados se establece la opcin Cobra Subsidio de Transporte (consubtr) que tiene las siguientes opciones : 1- NO, 20- SEGUN LEY, 30- ESPECIAL

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La opcin 1, establece que para el empleado en cuestin, no se debe calcular ni establecer ningn valor en el campo subsidio de Transporte La opcin 20, permite que el computador calcule el valor del subsidio de transporte para el empleado, teniendo en cuenta la frmula : Total2= (nmst/30) Nos da el valor del subsidio que se paga diario sstt = Total2 * NMDL Nos da del valor del Subsidio de acuerdo al Nmero de Das Laborados La opcin 30, Permite que el mismo usuario del sistema digite el campo del valor del subsidio de transporte que se le va a pagar a un empleado.

La opcin Comisiones, Editar Valor Comisiones : En esta funcin se puede digitar directamente el valor de las comisiones que se le van a pagar a cada empleado

Campo : Comis Comisiones La Opcin Viticos : En sta opcin se encuentran dos funciones : Editar Viticos Constitutivos de Salario Editar Viticos No Constitutivos de Salario Campos : Viaper Viticos Constitutivos de Salario Viaoca Viticos No Constitutivos de Salario La Opcin Bonificaciones : En sta opcin se encuentran dos funciones : Editar Bonificaciones Constitutivas de Salario Editar Bonificaciones No Constitutivas de Salario

Campos :

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Bonifi Bonificaciones Constitutivas de Salario Bonifio Bonificaciones No Constitutivos de Salario La opcin Calcular Total Devengado Esta opcin calcula el total devengado de cada empleado as : totdev = vrsb+ tthe + sstt + comis+ viaper + viaoca+ bonifi+bonifio

A este valor tambin se le pueden adicionar clculos relativos a: - Vacaciones - Primas - Cesantas - Intereses a la Cesantas La Opcin Reporte de Items Devengados Reporta los diferentes items que hacen parte del clculo de nomina en lo concerniente a los valores devengados Al efectuar el reporte, tambin se exporta a formato excel con el nombre DEVENGA1

MENU Condiciones Deducciones :

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La opcin Retefuente tiene dos funciones : Calcular Retefuente Editar Retefuente

La primera opcin, calcula el valor de la Retefuente para los empleados que tienen una configuracin (2-SEGN TABLA) En la segunda opcin, se permite editar la Retefuente para los empleados que tengan una configuracin (2- SEGN TABLA, y 3- CLCULO ESPECIAL)

En las condiciones laborales de los empleados, se solicita el tipo de retefuente (retefu40) que puede ser : 1- NO, 2- SEGN TABLA, 3- CLCULO ESPECIAL Campo : RETEN2 Retencin en la Fuente

Base : La base para el clculo de la retencin en la fuente sobre salarios es:

Base Retefuente =Sueldo devengado + Valor Horas Extras - La opcin Prstamos - Editar Prstamos Permite editar los diferentes tipos de prstamos que se le pueden hacer a los empleados : Vivienda (Nmpres2) Vehculos (Nmpres3) Educacin (Nmpres4) Salud (Nmpres5) Calamidad Domstica (Nmpres6) Responsabilidades (Nmpres7) Otros Prstamos (Nmpres8)

Total Prstamos : (Nmpres9) La opcin Anticipos - Editar Anticipos

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Permite editar los anticipos que se le van a descontar a los empleados : Anticipos (Nmpres1)

- La opcin Salud - Edicin Aportes Salud Empleado/Patrn

Si se selecciona el tipo de salario : 25- Aprendizaje Nuevo Rgimen, segn el artculo 30, Ley 789 de 2002, No se le paga caja de compensacin familiar, Sena, Icbf, ni pensin. Y el pago de Salud y riesgos profesionales corre a cargo del patrn.

En la parametrizacin se trabajan los siguientes campos : Porcentaje para Clculo de Salud - EMPLEADO : 4.0% (salud1) - PATRON : 8..0% (salud9a) ____________________ Total 12%

En las condiciones laborales de los empleados se solicita la entidad salud (nmsalud). Si no se selecciona una entidad de salud, se entiende que no se debe calcular ningn aporte puesto que el empleado no se encuentra afiliado a ninguna entidad

Aportes en Salud a Cargo del Empleado (salud8) Aportes Adicionales en Salud a Cargo del Empleado (salud9) TOTAL Aportes a cargo del Empleado (salud10)

Aportes en Salud a Cargo del Patrn (salud2) Aportes Adicionales en Salud a Cargo del Patrn (salud5) TOTAL Aportes a cargo del Patrn (saludtt) Total Aportes en Salud por empleado : saluds= salud10+ saludtt Tambin pueden haber aportes adicionales a cargo para salud a cargo del empleado y a cargo del patrn : APORTES ADICIONALES A CARGO DEL EMPLEADO () APORTES ADICIONALES A CARGO DEL PATRON () TOTAL APORTES SALUD A CARGO DEL EMPLEADO

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TOTAL APORTES SALUD A CARGO DEL PATRON Clculo de la Base para la estimacin de los aportes salud : La base para el clculo de los aportes en salud son: Vrsb Valor del Sueldo Bsico Tthe Total de Horas Extras Comis Comisiones Viaper Viticos Constitutivos de Salario bonifi Bonificaciones Constitutivas de Salario Valor Base (Salario Base) = VRSB + TTHE + COMIS + Viaper + Bonifi

7- Test de Pre-nmina y Causacin Contable Una vez elaborada la respectiva pre-nmina, se puede efectuar un test para verificar que los cdigos contables que sirven de interfaz se encuentran correctamente parametrizados y si el test es satisfactorio, se puede proceder a la causacin contable de la nmina. Para ello, emplee la opcin: Nmina/Contabilizacin/Test y Causacin En la causacin de la nmina se utiliza el Tipo de Comprobante Contable NO Nmina Causacin por Computador

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Nota: Al efectuar el test de pre-nmina y causacin contable, se generan dos informes : el de movimiento y el acumulado por cuenta. Si se efecta la respectiva contabilizacin, se sugiere que se imprima o consulte el REPORTE DE COMPROBANTE MAYORIZADO Y TERCEROS, para ello utilice la opcin Contabilidad-AsientosConsulta y Reporte de Acumulados. En el campo Cdigo de Comprobante digite NO y en el Nmero (No.) digite el nmero de la prenmina (que es el mismo del comprobante contabilizado) y haga clic en el botn Comprobante Totalizado por Cuenta Nit. Este reporte tambin se puede exporta a excel, colocando previamente el nombre respectivo en el campo Nombre Archivo Excel.

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8- Pago de Nmina Una vez se haya elaborado el comprobante de Causacin de Nmina (NO) se puede proceder al pago de la nmina.

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Para ello utilice la opcin del Mdulo de Contabilidad Entrar Asientos (Normales y Modulares) El comprobante contable para el pago de la nmina es : NN NOMINA (Comprobantes de Pago y Otros) Como documento se debe emplear el respectivo Cdigo del Comprobante de la causacin Por Ejemplo: NO-0001 El pago se puede efectuar mediante tres formas: a- Pago directo con efectivo (caja) b- Pago directo por la empresa mediante cheque c- Pago Indirecto mediante abono a una cuenta bancaria (Cuenta de Banco) En el caso de las opciones a y b, los cdigos contables deben preestablecerse en la opcin Nmina/Parametrizacin/Parmetros por Defecto En los campos Pago en Efectivo (Caja) y Pago en Cheque En el caso del Item c, el cdigo contable se establece en la opcin: Nmina/Tablas/Bancos/Bancos para Nmina

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NOMENCLATURA : Para entender mejor los reportes en formato excel, tenga en cuenta las siguiente nomenclatura :
CNCOD CN FORMAPAG CODIP CODINT NOMBRENT CODICEN NMSBM NMCATPG NONHOR2 NONHOR3 NMDL NMDS NMDP NMDI1 NMDI2 NMDI3 NMDI4 NMDI5 NMDI6 NMDI7 NMDI NMDR NMDV NMDC NMDPR NMDST NMDCCF NMDPV NMDPP NMDPC NMDPIC VRSB HOTRA HEDO VRHEDO

COMPROBANTE CONTABLE - NIT Comprobante Contable


Forma de Pago

NOMBRE COMPROBANTE CONTABLE Nit Nombre del Empleado Cdigo de Centro de Costos Sueldo Bsico Mensual Categora de pago (Para pago por horas: 2-Horas) Nmero de horas trabajadas (cuando el pago es por horas) Valor pagado por Nmero de Horas Trabajadas (es igual a VRSB) Nmero de Das Laborados /Liquidados Nmero de Das Salud Nmero de Das Pensin Das Incapacidad por Enfermedad General Ambulatoria Das Incapacidad por Licencia de Maternidad Das Incapacidad por Enfermedad Profesional Das Incapacidad por Enfermedad General Hospitalaria Das Incapacidad por Accidente de Trnsito Soat Ambulatorio Das Incapacidad por Accidente de Trabajo Arp Das Incapacidad por Accidente de Trnsito Soat Hospitalario Total Nmero de Das Incapacidad Nmero de Das Riesgos Profesionales Nmero de Das Vacaciones Nmero de Das Cesantas Nmero de Das Primas
Nmero de Das Subsidio de Transporte Nmero de Das Caja de Compensacin Familiar

Nmero de Das para Provisin de Vacaciones Nmero de Das para Provisin de Prima Nmero de Das para Provisin de Cesantas Nmero de Das para Provisin de Intereses a las Cesantas Valor Sueldo Bsico Horas Normales Trabajadas (Nmina Controlada) Horas Extras Diurno Ordinario Valor Horas Extras Diurno Ordinario

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HENO VRHENO HDF VRHDF HDFN VRHDFN HRDOF VRHRDOF HRN VRHRN TTHE SSTT RODAMIEN COMIS VIAPER VIAOCA VIATICO BONIFI BONIFIO BONIFICA VRVACA NOMPRI5 NOMPRI6 NOMPRI7 CESAN1 CESAN2 CESAN3 VRINCA1 VRINCA2 VRINCA3 VRINCA4 VRINCA5 VRINCA6 VRINCA7 VRINCA

Horas Extras Nocturno Ordinario Valor Horas Extras Nocturno Ordinario Horas Extras Domingos y Festivos Valor Horas Extras Domingos y Festivos Horas Extras Domingos y Festivos Nocturnos Valor Horas Extras Domingos y Festivos Nocturnos No. Horas Domingos y Festivos Valor Horas Domingos. y/o Festivos Horas Recargo Nocturno Valor Horas Recargo Nocturno Total Valor Horas Extras y otros Recargos Valor Subsidio de Transporte Valor de Rodamiento (No constitutivo de Salario) Valor Comisiones Viticos Constitutivos de Salario Viticos No Constitutivos de Salario Total de Viticos Bonificaciones Constitutivas de Salario Bonificaciones No Constitutivas de Salario Total de Bonificaciones Vacaciones Valor Primas Legales Valor Primas Extralegales Valor Total Primas Valor Devengado Cesantas Valor Devengado Intereses a las Cesantas Valor Total Cesantas (Cesantas ms Intereses a las Cesantas) Valor incapacidad Enfermedad General Ambulatoria Valor Incapacidad Licencia Materna Valor Incapacidad Enfermedad Profesional Valor Incapacidad Enfermedad General Hospitalaria Valor Incapacidad Accidente de Trnsito (Soat) Ambulatoria Valor Incapacidad Accidente de Trabajo Arp Valor Incapacidad Accidente de Trnsito (Soat) Hospitalaria Valor total por Incapacidades

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PASALAN1 AUX_A OTRVRDEV TOTDEV RETEN2 NMPRES1 NMPRES2 NMPRES3 NMPRES4 NMPRES5 NMPRES6 NMPRES7 NMPRES8 NMPRES9 LIBRAN2 SANCION1 SANCION2 SANCION3 SANCIONT FALTANTE RECUG2 DEPRES1 SALUD8 SALUD9 SALUD10 SALUD2 SALUD5 SALEACP SALUDTT SALUDS RIESP8 PENSION2 PENSIONP PENSIOTE PENSION8 PENSIONTP PENSIONPP PENSIONS FONDO2

Valor Pagado de Saldos Anteriores Valor Auxilio de Alimentacin Otros Valores Devengados Total Devengado Retencin en la fuente (a cargo del Empleado) Anticipos a Empleados Prestamos a empleados Vivienda Prestamos a empleados Vehculos Prestamos a empleados Educacin Prestamos a empleados Mdicos, Odontolgicos, Similares Prestamos a empleados Calamidad Domstica Prestamos a empleados Responsabilidades Prestamos a empleados Otros Total Deducciones por Prestamos Total Descuento por Libranzas Descuento por Sanciones Tipo 1 Descuento por Sanciones Tipo 2 Descuento por Sanciones Tipo 3 Total Descuento por Sanciones Total descuentos por faltantes de caja Total Descuento por Recuperacin de Gastos
Desembolso de Prstamos

Salud Obligatorio a cargo del Empleado Salud Voluntario a cargo del Empleado Total Salud a cargo del Empleado Salud obligatorio a cargo del Patrn Salud Voluntario a cargo del Patrn Salud del Empleado a Cargo del Patrn (Tipo Salario 25-Aprendizaje Nuevo Rgimen) Total Salud a cargo del Patrn
Total Aportes Salud (A cargo del Empleado y del Patrn) Valor Riesgos Profesionales

Pensin obligatorio a cargo del Empleado Pensin Voluntario a cargo del Empleado Total Pensin a cargo del Empleado Pensin obligatorio a cargo del Patrn Pensin Voluntario a cargo del Patrn Total Pensin a cargo del Patrn Total Pensin a cargo del Patrn y del Empleado Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional a cargo del Empleado 31

FONEMP DEDINCA DESGAIN OTRDES1 TOTDED NETOPAG TRANSFER CAJACF SENA ICBF SUBAP8 NOVEDADE TIPOCOTR NOCONOM NMPROPRI NMPROVAC NMPROCES NMPROICE VBCPEN VBCSAL VBCRP VBCCCF VRBPV VRBPIC VRBPC VRBPP BASECAP NONOMI NMRECNOC NMRECNO NDOPANO1 NDOPANO2 CGENN1

Fondo de Empleados a cargo del Empleado Descuento por Incapacidades Descuentos por Gastos de Ingreso Otros Descuentos (Variable Incluyente NMCALOD) Total Deducciones Neto Pago Valor Descontado al Empleado por Transferencia o Giro de Cheque Aportes a la Caja de Compensacin Familiar a cargo del Patrn Aportes al Sena a cargo del Patrn Aportes al ICBF a cargo del Patrn Total Aportes CCF, SENA, ICBF a cargo del Patrn Comentarios sobre Novedades de la Nmina por empleado Tipo de Salario (Tipo de Contrato Laboral) No. Consecutivo Individual del Comprobante de Nmina Provisiones de Primas Provisiones de Vacaciones Provisiones de Cesantas Provisiones de Intereses a las Cesantas Valor Base para Clculo de Pensin (y Fondo de Solidaridad Pensional) Valor Base para Clculo de Aportes a Salud Valor Base para Clculo de Riesgos Profesionales Valor Base para Clculo de Aportes a CCF (Sena, Icfb ) Valor Base Provisin de Vacaciones Valor Base Provisin de Intereses a las Cesantas Valor Base Provisin de Cesantas Valor Base Provisin de Prima ??? Nmero Consecutivo Regstro de Nmina ??? ??? OTROS CAMPOS COMPLEMENTARIOS : No. De Cheque o documento de Pago Fecha del Cheque o Documento de Pago Campo genrico tipo numrico

UTILIDADES VARIAS : Si ha codificado un nit como relacin laboral y tambin se encuentra codificado en la tabla de condiciones laborales, puede borrar estas dos relaciones, empleando la opcin: Nmina Tablas . Empleados Tabla condiciones Laborales Empleados. Luego de Seleccionar el nit cuya relacin desea borrar, haga clic en el botn Quita Relacin Laboral y de Nmina de un Nit

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NOTAS ACERCA DE NMINA EN COOPERATIVAS Las nminas elaboradas en las cooperativas, especialmente de trabajo asociado, pueden diferir en algunos aspectos de las nminas de empresas comerciales. Veamos algunas caractersticas: 1- Nombre de los Campos: Valor sueldo Bsico (Sueldo Devengado) = Compensacin Ordinaria Subsidio de Transporte = Auxilio de Transporte Primas = Compensacin Semestral Vacaciones = Descanso Anual Cesantas = Compensacin Anual Bonificacin (No constitutiva de Salario) = Aporte Especial Fondo de Empleados = Fondo de Solidaridad Hora Extra Diurna Dominical y Festiva =Horas Extras Dominical Ocasional Horas Diurno y Festivo = Horas Dominical perramente Nota; Para cambiar los nombres de los campos que se reportan individualmente, emplee la opcin : Nmina-Parametrizacin-Reporte de Parametrizacin Interfaz Y haga clic en el campo Editar Conceptos (Db, Cr) En la Columna Concepto Editado, puede cambiar el texto del concepto. No olvide guardar los cambios con : <CONTROL> +<W> 2- Tipo de Salario

En la tabla 1 (Tipo de Salario) se puede escoger: 50- Asociado

CONTROLES DE NMINA Para establecer los Calendario/Agendadas festivos, utilice la opcin ? (Ayudas)-

- El formato para entrar horas es HH.MM en formato de 24 horas. Ejemplos : 9 = Nueve A.M.

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9:50 = Nueve horas cincuenta minutos (A.M) 17:30 = Las cinco y media de la tarde

ANEXO 1: GLOSARIOS

NOMENCLATURA Y CONVENCIONES : AFP Administradoras de Fondos de Pensiones AFPC Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantas AMA Autoliquidacin Mensual de Aportes (en Medio Magntico) ARS Administradoras del Rgimen contributivo ATEP Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional CST Cdigo Sustantivo del Trabajo DANE Departamento Administrativo Nacional de Estadstica EPS Entidades Promotoras de Salud FSP Fondo de Solidaridad Pensional FE Fondo Emprender (Sena) FOGAFIN Fondo de Garantas de Instituciones Financieras INVIMA Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos IPC ndice de Precios al Consumidor IVM Invalidez, Vejez y Muerte ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ISS Instituto de Seguros Sociales SENA Servicio Nacional de Aprendizaje UPC Unidades de Pago por Capitalizacin Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad SUGERENCIA: Si desea consultar las SIGLAS DEL SGSSS y las SIGLAS UTILIZADAS PARA LA LEY 100/93 Emplee la opcin Ayudas(?)/Ayuda Rpida

ANEXO 2 : RELACIN SOBRE LEGISLACIN NMINA

Riesgos Profesionales: Decreto Ley 1295 de 1994 Por el cual se Determina la Organizacin y Administracin del Sistema General de riesgos Profesionales Ley 776 de 2002 Reforma al Sistema General de Riesgos Profesionales

TABLA 1 : TIPOS DE SALARIO (nmts)

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10- Indefinido, 15- Integral, 20- Aprendizaje Antiguo Rgimen, 25- Aprendizaje Nuevo Rgimen, 30- Destajo, 35- Fijo Mayor a 1 Ao, 40- Fijo Menor a 1 Ao, 45- Comisin, 47- Bsico y Comisin, 50- Asociado TABLA 2 : ESTADOS CIVILES (nmec)

10-Casado(a), 20-Soltero(a), 30-Divorciado(a), 40-Separado(a), 50-Viudo(a), 60-Otro - TABLA 3: RANGO DE PAGO (nmpp) 1-Mensual, 2- Quincenal, 3- Catorcenal, 4- Dcada, 5- Semanal, 6- Das TABLA 4: CATEGORA DE PAGO : (nmcatpg)

1- Corriente, 2- Horas, 3- Turnos TABLA 5 : GRUPOS OPERACIONALES (nmgop)

1- Administracin (5105), 2- Ventas (5205), 3- Produccin (7205) TABLA 6 : ESTADOS POSIBLES DE UN EMPLEADO (nmesta) 1-Activo 2-Inactivo 3-Suspendido 4-Sancionado 5-Incapacitado 6-Lic. Maternidad

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7-Lic. No Remuner 8-Vacaciones 9-Retirado TABLA 7 : TIPOS DE RETEFUENTE (retefu40) 1- NO, 2- SEGN TABLA, 3- CLCULO ESPECIAL TABLA 8 : TARIFAS DE RIESGOS PROFESIONALES (nmtarr)

Cdigo de Riesgo Mnimo Mximo Inicial _________________________________________________________________ 1- Riesgo Mnimo 0.348000 0.696000 0.522000 2- Riesgo Bajo 0.435000 1.653000 1.044000 3- Riesgo Medio 0.783000 4.089000 2.436000 4- Riesgo Alto 1.740000 6.960000 4.350000 5- Riesgo Mximo 3.219000 8.700000 6.960000 - TABLA 9 : CODIFICACIN DE NOVEDADES EMPLEADOS (nronov) 1 Ninguna 5 Ingreso a la Empresa 10 Ingreso a Pensin 20 Ingreso a Salud 30 Ingreso a RP. 40 Retiro Voluntario Empresa 45 Retiro Indemnizado 50 Cambio Temporal de Salario 60 Cambio de Salario Definitivo 70 Vacaciones 80 Suspensin Temp. De Contrato de Trabajo 90 Incapacidad Ambulatoria 100 Incapacidad Hospitalaria 110 Prorroga de Incapacidad 115 Licencia Remunerada 117 Licencia No Remunerada 120 Licencia de Maternidad 130 Incapacidad accidente de trabajo 140 Incapacidad enfermedad Profesional 150 Pensin Normal 160 Pensin Especial 170 Pensin Alto Riesgo 180 Pensin Alto Riesgo Servidor Publico 190 Traslado a Pensin 200 Traslado a Salud 210 Aporte Voluntario Pensin 220 Cambio de Centro de trabajo 230 Traslado de Pensin

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240 Traslado de Salud 250 Traslado de Sitio de Trabajo 260 Aumento de Sueldo 270 Ascenso 500 Anticipo 520 Prstamo Vivienda 530 Prstamo Vehculo 540 Prstamo Educacin 550 Prstamo Mdico, Odontolgico, Similares 560 Prstamo Calamidad Domstica 580 Prstamo Responsabilidades 600 Prstamo Otros 620 Permiso Compensatorio 640 Permiso por Enfermedad 660 Permiso por Calamidad Domstica 680 Sin Recibir Noticias Para el plan contable solidario, tenga en cuenta la siguiente parametrizacin : Entidades de Salud: Salud 245005 Pensin 245010 Riesgos P. 245015 Cajas de Compensacin Familiar : Cta Cdigo Contable Cr : 245020 Fondos de Empleados : Cta Cdigo Contable Cr : 245050 Fondos de Cesantas : Cta Cdigo Contable Cr : 245095 Neto pago (Salarios Por Pagar) 271005 Retencin en la Fuente : 244505 (Puc comercial 236505) Anticipos Y Prstamos a Empleados : Tenga en cuenta la raz : 1640

NOTAS ADICIONALES : Si desea incluir la foto de los empleados, se debe crear un archivo con el mismo nombre del nit del empleado y ubicarlo en el subdirectorio \INTER\XXX\NOMINA Donde XXX es el cdigo de la empresa

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La foto debe esta en formato GIF Ejemplo: Si el nit del empleado es 6780987 y el cdigo de la empresa es ABC Cree un archivo denominado 6780987.GIF y ubquelo en el subdirectorio \INTER\ABC\NOMINA TABLA 10 - DATOS MNIMOS SOLICITADOS POR CADA EMPLEADO En la Codificacin de las condiciones laborales (Nmina-Tablas-EmpleadosCondiciones Laborales de los Empleados) se requiere la siguiente informacin por cada empleado : Fecha de Nacimiento Estado Civil No. de Hijos Fecha de Ingreso a la Empresa Cargo que ocupa el empleado Dependencia Estado del Empleado Tipo de Salario Sueldo Bsico Mensual Periodo de Pago Incluir en Nmina (Si/No) Nombre de la Entidad Financiera (Si se paga Nmina por intermedio de un Banco) Nmero de Cuenta Bancaria (Del empleado si se paga por medio de entidad financiera) Banco para Ingreso (Empleado) Centro de Costos Entidad Salud Entidad Pensin Entidad Cesantas Entidad Riesgos Profesionales Tipo Tarifa Riesgos Profesionales Tarifa Riesgos Profesionales Caja de Compensacin Familiar Fondo de Empleados Tipo de Cobro Subsidio de Transporte Tipo de Retefuente Valor Retefuente (Si el tipo es Especial) Grupo Operacional Valor Rodamiento Entidad Libranza Valor Libranza (Si se calcula descuento por Libranza) Categora de Pago (Corriente, horas, Turnos) No. de Horas al Mes (Si la categora de Pago es por Horas)

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TABLA 11 NOMBRE DE LAS PANTALLAS DE EDICIN


PRG Nombre Pantalla Descripcin MENU : NMUTIL1 (UTILIDADES) Importar datos de Controles de Nmina Exportar A Excel Nombres y Nits Personalizaciones ; Subcontratistas MENU : NMN50 (DEVENGADOS) Borrar Empleados por Centros de Costos Adicionar Empleados Por Centro de Costos Adicionar un Empleado a la Nmina Actualizar Datos Empleados NOMA2 Edicin de Horas Trabajadas (Pago por Horas) Establecer Horas Trabajadas Establecer Das Laborados Editar das liquidados en la Nmina Editar Horas Extras Trabajadas Calcular Vr. Horas Extras * (suspendido) Calcular Subsidio Transporte Editar Subsidio de Transporte Calcular Rodamiento Editar Rodamiento Editar Comisiones Viticos No constitutivos de Salario Viticos constitutivos de Salario Bonificaciones No constitutivos de Salario Bonificaciones constitutivos de Salario Pago de Vacaciones Provisin de Vacaciones Pago de Primas Provisin de Prima Pago de Cesantas e Intereses Provisin de Cesantas e Intereses a las Cesantias Calcular Incapacidades Editar Incapacidades Desembolso de Prstamos Pago de Saldos Anteriores Auxilio de Alimentacin Otros Valores Devengados Calcular Total Devengado Reporte de Items Devengados

NOMCTRL1 EXPONIT1 SUBCON1

BOEMCC1 ADIEMCC1 NOM500 NOM502 NOMA1 NOM501 NOM503 NOM504 NOM508 NOM509 NOM506 NOMRODA NOMRODA2 NOM505 NOM512 NOM511 NOM514 NOM513 NOMVACA1 NOMVAX1 NOMPRI1 PROPRI1 NOM500C PROCEIN1 INCAPA1 INCAPA2 DEPRES2 PASALAN2 AUXA1 OTRVRDE1 NOM510 NOM5A

NOM17 NOM15

NOM_33 RODAMI NOM18 NOM28 NOM29 NOM30 NOM31 NOMVACA2 NOMVAX2 NOMPRI20 NOMPRI50 NOM500CS PROCEIN2 INCAPA3 DEPRES3 PASALAN3 AUXA2 OTRVRDE2

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NOM706A NOM706 NOM711 NOM712 NOM709A NOM709 NOM709Y NOM709Z NOM707 NOM705 NOM820 NOM821 IBRA8 LIBRA9 NOM700 NOM700A FALTA1 RECUPE1 SANCION2 DESINCA1 DESINCA5 DESGAIN2 OTRDES3 NOM708 NOM895

NOM40 NOM712A NOM45 NOM45A NOM_34 NOM820B LIBRA10 NOM35 FCORCXC3 NOM35A FALTAN RECUPE2 SANCION3 DESINCA2 DESGAIN3 OTRDES2

MEN : NMN53 (DEDUCCIONES) Calcular Aportes Salud Empleado/Patrn Editar Salud Clcular Riesgos Profesionales Editar Riesgos Profesionales Calcular Aportes Pensin Editar Pensin Calcular Fondo Sol. Pens Editar Fondo de Solidaridad Pensional Calcular Retefuente Editar Retefuente Calcular Fondo Empleados Editar Fondo de Empleados Calcular Libranzas Descuento por Libranzas Prstamos Prstamos - Cxc Anticipos Faltantes de Caja Descuento por Recuperaciones Sanciones Calcular Descuento Incapacidades Descuento de Incapacidades Descuento por Gastos de Ingreso Otros Descuentos Calcular Total Deducciones Reporte de Items Deducidos MENU : NMN54 (NETO PAGO) Clculo Neto Pago Clculo de Aportes Sena/Icbf/Ccf Tabla de Aportes CCF. Reportar a Excel MENU : NMN70 (DATOS OPCIONALES)

NOM800 NOM801 APOCCF1 NOM1001

DATONOM1 DATONOM2 NOVENOM1 TABANOM1

DATONOM2 DATONOM3 NOVENOM2 TABANOM2 DEFECTO DEFECTO2 DEFECTO3 JF2 RUBEND2 TAO2

Datos Generales de la Nmina Descuento por Transferencia o Giro de Cheque, Forma de Pago Empleado Novedades Tabla de Bases Parmetros por Defecto Condiciones de Clculo Parmetros Adicionales Nmina Interfaz Contable Dbito Interfaz Contable Crdito Reporte Parametrizacin Interfaz Nmina

NOM44 NOM21 NOM5 NM2 NOM2 NOM22_DD NOMNOM9

Editar Prenmina Existente Elaborar Nueva Prenmina Editar Prenmina Seleccionar empleado para Editar Condiciones Laborales Editar Condiciones Laborales de empleados Reporte Empleados - Relacin Laboral Tabla de Condiciones Laborales de los Empleados

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NMTIPOL

Tipologas (Pago por Horas y Otros)

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