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Definio: representao grfica das diversas etapas que constituem um determinado processo.
INTRODUO
No desenvolvimento de todo o esforo voltado para qualidade percebe-se que houve um salto importante na abordagem adotada. Antes o enfoque estava centrado sobre o produto; faziam-se inspees como forma de garantir-lhe a qualidade. Posteriormente, o conceito de preveno fez com que os esforos fossem direcionados para as atividades que antecedem ao produto: o processo. O salto qualitativo dos produtos japoneses, por exemplo, se deve, em grande parte, fuso de uma cultura marcadamente voltada para os valores do caminho/processo (tao) e tcnicas estatsticas, como o CEP - Controle Estatstico do Processo -, possibilitando melhor quantificao e monitorizao da performance. Para efeito deste livro, processo ser definido como:
um conjunto de atividades ordenadas, de forma planejada, objetivando atingir metas estabelecida. Os fluxogramas do suporte a anlise dos processos, tornando-se um meio eficaz para o planejamento e a soluo de problemas. Entretanto, sua aplicabilidade s ser efetiva na medida em que mostrar, verdadeiramente, como o processo. Devido a representao grfica, o fluxogramas facilita, consideravelmente, a visualizao das diversas etapas que compem um determinado processo, permitindo a identificao daqueles pontos que merecem ateno especial por parte da equipe de melhoria.
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QUANDO UTILIZAR
O fluxogramas podem ser utilizados em todo ciclo de aprimoramento da qualidade e soluo de problema. Algumas aplicaes: Definio de Projetos identificao de oportunidades para mudana nos processos; definio dos limites de anlise; desenvolvimento de uma base comum de conhecimento para os membros da equipe; Identificao das Causas Primrias elaborao de planos para coleta de dados; gerao de hipteses sobre as causas primrias; identificao dos caminhos para estratificao dos dados; anlise do tempo requerido para as diversas etapas do processo.
Avaliao de Solues identificao das reas que sero afetadas pelas mudanas propostas; Implementao de Solues descrio das vantagens que sero obtidas com a implementao das solues.
simplicidade, estes smbolos, so amplamente utilizados na elaborao de procedimentos operacionais, ou seja, quando a atividade esta restrita a uma estao de trabalho.
INCIO ou FIM
ATIVIDADE
DECISO
DOCUMENTO
FLUXO
PREPARAO
OPERAO MANUAL
Figura 14
Entretanto, este conjunto de smbolos mostra-se limitado quando h o interesse em realizar uma avaliao mais detalhada. Por exemplo, quando h o interesse de realizar um estudo que incorpore aspectos como o tempo destinado a cada operao, so recomendados os smbolos adotados na rea de Mtodos e Processos (Figura 15).
AGREGA VALOR NO AGREGA VALOR CUSTO DA M QUALIDADE
OPERAO
ATRASO
ARMAZENAMENTO
ERRO RETRABALHO
COMO FAZER
1 o - Defina a aplicao pretendida do fluxograma Esta definio importante, na medida em que, a partir dela, sero alocadas responsabilidades e informaes necessrias aos objetivos pretendidos. Em funo desta definio, escolha o tipo de fluxograma a ser elaborado: bsico ou matricial (Figura 16).
Bsico
Matricial
Figura 16 Em particular, o fluxograma matricial dever ser adotado quando desejamos evidenciar as mltiplas relaes entre diversas reas, pessoas ou departamentos (por exemplo, A e B; Figura 16). possvel, atravs dele, visualizar as interfaces entre as reas e identificar aquelas que se apresentam sobrecarregadas (ver Figura 18). 2 o - Identifique as fronteiras do processo a ser representado Mostre o incio e o fim, identificando-os com a simbologia adequada. Esta medida importante por limitar o escopo de anlise concentrando os esforos na rea considerada de interesse. 3 o - Documente cada etapa do processo Utilizando a smbolos de fluxograma, registre as atividades, as decises e os documentos relativos ao processo, fazendo a seguinte pergunta:
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Qual a prxima etapa a ser definida? Como sugesto, desenvolva o fluxograma de cima para baixo, da esquerda para direita. Se voc encontrar um segmento do processo que no seja familiar para todos da equipe, tome nota e continue o trabalho. Ao final se a dvida ainda persistir, discuta a questo at encontrar uma definio. 4 o - Revise o trecho completado Faa reviso para verificar se no foi esquecida alguma etapa, ou se foram elaboradas de maneira correta. Como sugesto, faa a reviso do fim para o incio. 5 o - Complete o fluxograma Repita as etapas 3 e 4, tantas vezes quanto se fizerem necessrias, at o que o fluxograma esteja completo. 7 o - Faa uma anlise do fluxograma Discuta como a equipe completou as etapas que no eram familiares e certifique-se da consistncia do fluxograma com o processo real: (a) observe o processo diretamente, ou entreviste os profissionais que tomam parte dele. (b) Mostre o fluxograma, com as observaes, equipe e analise-o.
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