GESTIN DE PROYECTOS

EL ALCANCE DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Alpuente Hermosilla, Jess Arribas Navarro, Toms Esteve Asensio, Guillermo

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De qu vamos a hablar ?

OBJETIVOS:

Identificar los procesos de gestin del alcance del proyecto. Diferenciar el alcance del proyecto del alcance del producto. Aplicar herramientas y tcnicas para definir y gestionar el alcance del proyecto.
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De qu vamos a hablar ?

Los objetivos responden a

Importancia de asegurar que el alcance de un proyecto ha sido definido completamente y con exactitud. Relacin entre el valor medible para la organizacin (MOV) y el alcance del proyecto. Importancia de disponer de procedimientos de control del alcance. Comunicacin de los procesos de control del alcance a los promotores de un proyecto.
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Esquema a seguir
Introduccin al alcance del proyecto Iniciacin del alcance Planificacin del alcance Definicin del alcance Verificacin del alcance Control de cambios del alcance

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Introduccin al alcance del proyecto

Alcance: Definir lmites del trabajo y partes del

proyecto.

Hacer lo que hay que hacer y no hacer lo que no hay que hacer.

Alcance del producto vs. Alcance del proyecto. Producto caractersticas y funciones. Proyecto trabajo a realizar para obtener el
producto.
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Introduccin al alcance del proyecto

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Introduccin al alcance del proyecto

INICIACIN DEL ALCANCE: Comprometer a la organizacin para empezar la siguiente fase del proyecto.

PLANIFICACIN DEL ALCANCE: Desarrollo de

un plan escrito del alcance que sirva de base para futuras decisiones a tomar.

DEFINICIN DEL ALCANCE: Identificar las

entregas del proyecto y del producto que configuran el MOV del proyecto.
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Introduccin al alcance del proyecto

VERIFICACIN DEL ALCANCE: Confirmar que

el alcance del proyecto es exacto, completo y sigue el MOV del proyecto.

CONTROL

DE CAMBIOS EN EL ALCANCE:

Asegurar que se dispone de los controles que permiten gestionar los cambios del alcance una vez que se ha fijado el alcance del proyecto.

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Iniciacin del alcance

Proceso por el que se reconoce formalmente

Que existe un nuevo proyecto o

Que un proyecto existente debera continuar en su prxima fase.

Enlace del proyecto con el trabajo continuado que desarrolla la organizacin.

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Iniciacin del alcance

EXCEPCIONES: En funcin de la organizacin estudios

previos (viabilidad, plan preliminar) iniciados por la organizacin de forma separada.

En funcin del tipo de proyecto

proyectos de servicio interno y de desarrollo de nuevo producto se inician informalmente con cantidad de trabajo limitada para asegurar aprobacin de iniciacin formal.
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Iniciacin del alcance

CAUSAS QUE MOTIVAN LA AUTORIZACIN DE LOS PROYECTOS:

Demanda

de mercado. Necesidad del negocio. Peticin del cliente. Avance tecnolgico. Requisito legal.
El

Estmulos Problemas Oportunidades Requisitos comerciales

gestor ha de tomar una decisin sobre cmo responder.

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Iniciacin del alcance

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
1. Mtodos de seleccin de proyecto 2. Evaluacin externa

ENTRADAS
1. Descripcin de producto 2. Plan estratgico 3. Criterios de Seleccin 4. Informacin Histrica

SALIDAS
1. Contrato 2. Asignacin del gestor al proyecto 3. Restricciones 4. Asunciones

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Entradas de la iniciacin

Descripcin del producto.

Documenta las caractersticas del producto o servicio a crear por el proyecto. La descripcin crece con las distintas fases.

Plan estratgico.

Se han de seguir los fines estratgicos de la organizacin.

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Entradas de la iniciacin

Criterios de seleccin de proyectos. Informacin histrica.

Sobre decisiones de seleccin y realizaciones previas. Sobre resultados de fases previas.

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Herramientas y tcnicas en la iniciacin

Mtodos de seleccin de proyectos. (Modelos

de decisin).

Categoras: Mtodos de medida de beneficios. Mtodos de optimizacin forzada.

Puede tratarse como una fase del proyecto.

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Evaluacin por expertos.

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Salidas de la iniciacin

Contrato del proyecto.

Documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto.

Asignacin/Identificacin proyecto.

del

gestor

del

Asignacin antes del comienzo de la ejecucin.

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Salidas de la iniciacin

Restricciones.

Los

proyectos

realizados

por

contrata

son

restrictivos.

Asunciones.

Factores considerados ciertos al planificar. Implican riesgos.

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Planificacin de Alcance (Scope Planning)

Factores de entrada:

Entregables Limitaciones del proyecto

Estimaciones mediante herramientas y tcnicas

Estimacin de actividades a realizar Estimacin de tiempo a emplear Entregables Actividades a realizar

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Factores de salida (Documentacin)

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Los lmites del proyecto

Qu est incluido en el proyecto

Representacin de flujo de datos Representacin de funcionalidades

Qu est fuera del alcance del proyecto

Identificar necesidades que no tenemos que realizar nosotros y deben existir. Detectar vacos.

Evitar invertir tiempo y recursos en actividades que no producen beneficios

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Herramientas y Tcnicas para delimitar el alcance.

Scope Statement

Documento de alto nivel direccin que recoge las expectativas y necesidades del cliente. Enumerar en infinitivo las acciones previstas a realizar: Importante clarificar y enumerar las actividades que no son nuestro cometido.

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Definicin de Alcance (Scope Definition)

Definir los elementos entregables del proyecto

Entregables orientados a proyecto

Estudio de los sistemas Actuales Anlisis de Coste / Beneficio Definicin de Requisitos

Entregables orientados a producto

Caractersticas y Funcionalidades

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Herramientas para la definicin de Proyecto

DDT (Deliverable definition Table)

Enumerar entregables con propsito y responsable.

DSC (Deliverable structure chart)

Documento interno de desglose de actividades necesario para estimar planificacin y presupuesto.

WBS (Work Breakdown structure)

Desglose de actividades por capas descendiendo en nivel y detalle.

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DDT

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DSC

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Herramientas para la definicin de Producto

DFD (Data Flow Diagram)

Representacin de procesos y flujos de datos.

UCD (Use Case Diagram)

Representacin funcional, orientado a la operacin a las funciones e interacciones.

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DFD

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UCD

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Salida del proceso

Entregables documentales

Planificacin Temporal Estimacin de costes

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Verificacin del alcance

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
1. Inspeccin

ENTRADAS
1. Documentacin del proyecto (si ya se ha generado) 2. Definicin del alcance 3. Plan del alcance

SALIDAS
1. Documento de aceptacin

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Verificacin del alcance al crearlo o modificarlo

Entradas

Definicin del alcance Plan del alcance

Herramientas y tcnicas: Inspeccin

Estn los Objetivos claros? Estn los Entregables bien definidos? Hay definidos Puntos de control de la actividad claros y tiles?

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Verificacin del alcance al crearlo o modificarlo

Herramientas y tcnicas: Inspeccin

Est definido un proceso de control de calidad? Se han revisado y contrastado las expectativas de todas las partes?

Salidas

Se genera un Documento de Aceptacin de alcance

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Verificacin del alcance al concluir el proyecto

Entradas

Definicin del alcance Plan del alcance Los entregables generados por el proyecto

Herramientas y tcnicas: Inspeccin confrontando lo solicitado con lo obtenido

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Verificacin del alcance al concluir el proyecto

Salidas

Se genera un Documento de Aceptacin de alcance

Aprobadores explcitos (aprueban el documento) Aprobadores implcitos (reciben copia antes de su aprobacin) Personas que reciben copia para informacin una vez aprobado

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Control de cambios del alcance . Concepto

El beneficio es permitir al Gestor mantener el control del proyecto y minimizar algunos riesgos. Es un proceso que debe estar ANTES de que se inicie el proyecto para:

Influir a los factores que pueden generar cambios en el alcance para asegurarse de que resultan beneficiosos para el proyecto Informar a los involucrados de que ha habido cambios en el alcance Controlar los efectos de los cambios

El proceso debe existir independientemente del tamao del proyecto pero debe ser coherente con l
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Control de cambios del alcance

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
1. Sistema de control de cambios del alcance 2. Medida de resultados 3. Planificacin Adicional

ENTRADAS
1. Definicin de alcance 2. Plan de alcance 3. Estado del proyecto 4. Propuesta de Cambio

SALIDAS
1. Documento de cambio de alcance 2. Lecciones Aprendidas 3. Acciones Correctoras

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Entradas del Control de cambios del alcance

Es necesario que exista un documento que recoja la Propuesta de Cambio que incluya:

Descripcin del cambio y a qu partes del proyecto afecta Las razones que lo soportan Algunas alternativas explicadas con el mismo nivel de detalle Los costes y beneficios asociados a la propuesta y a las alternativas Definicin del alcance Plan del alcance Informacin sobre el estado actual del proyecto
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Adems de la Propuesta de Cambio se toman:

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Herramientas y tcnicas en Control de cambios del alcance

No debe consumirse ms recursos de lo debido Ha de estar claro quines evalan las propuestas

En funcin del impacto que tenga, especialmente si afecta a algn contrato En funcin de su capacidad para valorar la magnitud de las variaciones introducidas al aceptarlo En funcin de su capacidad para rehacer los planes El cambio es inevitable? Por qu incrementa el beneficio? El equipo actual es capaz de hacerlo? Puedo hacer el cambio ms tarde.
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Las reglas de anlisis han de estar definidas

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Salidas del Control de cambios del alcance

En caso de rechazarse, se informa a quienes lo propusieron de los argumentos para ello En caso de aceptarse:

Se genera un documento de Cambio de Alcance que ha de seguir un proceso de verificacin que incluya un Documento de Aceptacin. Se genera un documento de Lecciones Aprendidas Se inician las acciones correctoras sobre el proyecto en curso para adecuarlo al nuevo alcance.

Y en cualquier caso, se almacena en un histrico la propuesta y la respuesta.

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