INTRODUCCIN La Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, es una Fundacin sin fines de lucro, que tiene entre

sus objetivos garantizar la atencin y la cobertura a sus ms apremiantes requerimientos a los nios, nias y adolecentes del Estado Apure. Sin embargo, hasta comienzos del segundo semestre, especficamente hasta comienzos del mes de Agosto de 2010 no contaba con una Jefatura de Caja, segn informacin recibida por la Presidenta de la Junta Directiva del ente mencionado, lo cual ha contribuido que para lograr satisfactoriamente sus objetivos, ha tenido que emplear mayor cantidad de recursos materiales, financieros y humanos en la consecucin de dichos objetivos, ocasionando fallas en el funcionamiento del Sistema de Control Interno implementado en el organismo. En vista del problema planteado en el prrafo anterior, se hace necesario el Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo adecuado del efectivo, que al ser implementado, permita corregir las debilidades del control interno en el manejo del efectivo, en beneficio de la optimizacin de los resultados a ser usados en el proceso decisorio y del logro de los objetivos de la Fundacin. El trabajo de aplicacin, metodolgicamente est enmarcada en una investigacin de campo de tipo descriptiva, bajo la modalidad de proyecto factible. La Investigacin, se ha estructurado en los siguientes captulos: CAPITULO I, donde se hace el planteamiento del problema, se sealan los objetivos de la investigacin, su justificacin, delimitacin y alcance. CAPITULO II relativo al Marco Terico esta conformado por los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales y definicin de trminos bsicos.

CAPITULO III Marco Metodolgico se refiere al tipo de investigacin, diseo de la investigacin, nivel de la investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de informacin, validez del instrumento, procedimientos metodolgicos a ser empleados. CAPTULO IV Presentacin y anlisis de los resultados, muestra la informacin recabada por el cuestionario y que esta contenida en cuadros que presentan la frecuencia y el porcentaje de las respuestas, con el anlisis e interpretacin de los datos. CAPTULO V Contiene las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigacin. CAPTULO VI Propone el Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el manejo del Efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. Al final se incluye en el trabajo las referencias bibliogrficas utilizadas y los anexos.

CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema La sociedad actual reclama una administracin, de calidad y eficiente, que promueva el uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros y que cumpla cabalmente con las funciones encomendadas. Para ello, es necesario revitalizar las normas, los esquemas de trabajo, reorientar los incentivos, simplificar los procedimientos y modernizar los mtodos de gestin; es por esta razn, que en las organizaciones hay que establecer polticas de administracin, especialmente aquellas relacionadas con la gestin financiera; y de esta manera estar acorde con las tendencias de modernizacin y sistematizacin de los procesos de manejo de efectivo, en este caso el control interno del efectivo juega un papel puntual, para salvaguardar este activo, razn por la cual se hace necesario la implementacin de normas y procedimientos para su correcto manejo, lo cual va redundar en el desarrollo de la administracin y procesos en trminos de optimizacin de la gestin y calidad de servicio. En la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, existe una Jefatura de Caja que se encarga del manejo y custodia del efectivo, tambin existe un fondo de Caja Chica, que es manejado entre el Administrador y la Presidenta de la Fundacin para cubrir gastos menores, pero quien se encarga de su custodia es el Jefe de Caja. Por otra parte se mantienen cuentas bancarias en diferentes instituciones financieras, para realizar el pago de personal, pago a proveedores de bienes y servicios, recibir aportes del gobierno nacional, regional. A travs de la observacin directa realizada por las investigadores e indagaciones empricas, se logro detectar que a pesar de haber sido creada

en el mes de Agosto de 2010, la Jefatura de Caja, no se cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos, que permita llevar en forma adecuada un manejo y control interno del efectivo, lo cual origina fallas y deficiencias en la operatividad de la misma entre las cuales se destacan las siguientes: 1. Los procedimientos de manejo de entrada y salidas de efectivo no son realizados de la forma ms idnea. 2. La custodia del efectivo, no es realizadas conforme normas que garanticen la proteccin de este importante activo, producindose algunas veces extravos de cheques y soportes de los mismos. 3. En cuanto al manejo del fondo de caja chica, no existen normas y procedimientos establecidos para su control. 4. Generalmente sin fondo. 5. En cuanto al registro no existen reportes (formatos) adecuados, que garanticen saber en cualquier momento el movimiento exacto de efectivo. Es por ello, que en todo tipo de organizacin es necesario estructurar unidades que aun cuando pudieran tener un alto perfil tcnico, no estn exentas, en ningn caso de ciertas cantidades de funciones administrativas, con el fin de cumplir los objetivos planteados para la entidad. Salomn L. y Otros (1.988), citado por Petit L. (2001), con relacin al control interno del efectivo plantean lo siguiente: Los controles ejercen efectos directos en los estados financieros, si son dbiles, pueden ocasionar prdidas de activos e informes incorrectos de la funcin financiera y la rentabilidad de la empresa. Los controles varan de una empresa a otra, pero las caractersticas de control general usualmente estn incorporadas a los sistemas contables: y Acceso limitado a los activos. y Autorizacin de transacciones. y Separacin de funciones. las cuentas bancarias no son conciliadas mensualmente, lo cual ha trado como consecuencia la emisin de cheques

y y y y

Registro de transacciones. Custodia de activos. Personal capacitado. Fianzas de fidelidad. (p. 23).

Esto permite afirmar que mientras ms de estas caractersticas posea un sistema de control interno ser ms fuerte, por el contrario mientras menos tenga, ser ms dbil. Estas caractersticas coinciden en su mayora con las que aparecen en el planteamiento del problema, como debilidad del control interno. En este sentido es conveniente indicar que se hace necesario el diseo de un Manual de Normas y procedimientos para el Manejo del Efectivo, que corrija dichas debilidades y contribuya a solucionar el problema. Del planteamiento formulado anteriormente, se derivan las siguientes interrogantes. Cules son la caractersticas que presenta la Fundacin Regional El Nio Simn, en relacin al manejo del efectivo?. Cmo debe realizarse el manejo del efectivo en una institucin publica como la Fundacin Nio Simn? Qu normas y procedimientos de control interno pueden establecerse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundacin Regional El Nio Simn, Seccional Apure? Objetivos de la Investigacin Objetivo General . Disear un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundacin Regional El Nio Simn, Seccional Apure.

Objetivos Especficos y Caracterizar la situacin actual con relacin al manejo del efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. y Describir las normas para el manejo del efectivo en una institucin publica como la Fundacin Nio Simn. y Proponer normas y procedimientos de control interno que deben cumplirse para un adecuado manejo del efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. Justificacin de la Investigacin Toda organizacin necesita de la implementacin de un control interno eficiente y eficaz, en beneficio de la salvaguarda de los activos, del normal desarrollo de sus actividades y del cumplimiento de objetivos y metas organizacionales planteadas. No obstante el funcionamiento del sistema de control interno debe ser peridicamente evaluado, para comprobar su cumplimiento, en caso de desviaciones aplicar las correcciones correspondientes. En el caso de estudio el rubro de efectivo para la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, es de gran importancia, porque para llevar a cabo sus programas de atenciones a nios, nias y adolecentes, requiere del manejo de efectivo. Debido a lo anterior la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, necesita el Desarrollo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo, que corrija las debilidades de control existentes, que incremente la proteccin de los activos, ayude al normal desarrollo de sus actividades; y a una mayor credibilidad en la gestin administrativa de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure.

Es por ello que el desarrollo de la investigacin es relevante desde el punto de vista social, ya constituye un aporte de suma importancia para impulsar el fortalecimiento de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, bsicamente en el aspecto administrativo y del manejo de efectivo de este tipo de institucin, lo cual se traducir en una mejor utilizacin de los recursos financieros, en beneficio de los nios, nias y adolecentes, trabajadores de la fundacin, proveedores de bienes y servicios, y pueblo en general, generndose de esta forma mayor bienestar social, el cual debe ser el fin ltimo que persigan los gobiernos Los resultados de esta investigacin, vienen a constituir una valiosa fuente de informacin desde el punto de vista acadmico, ya que el profesional de la Contadura pblica, debe estar en capacidad de disear controles adecuados para la proteccin de los activos, de acuerdo a las normas, principios de contabilidad y de auditora de aceptacin general. Alcances de la Investigacin La investigacin se ubica en el Estado Apure, la cual tiene como propsito fundamental, Disear un Manual De Normas y Procedimientos para el Manejo del Efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, ubicado en la jurisdiccin del Municipio San Fernando de Apure. Se elaborar una propuesta que de ser implementada permitir corregir las debilidades de control interno que se detecten, solucionando de esta manera la problemtica planteada en pro de mejoras en la gestin administrativa y la atencin a los nios, nia y adolecente del Estado Apure.

Limitaciones de la Investigacin En cuanto a las limitaciones, se tiene la poca receptividad que puedan tener las personas que tienen que ver con el manejo del efectivo, en cuanto al suministro de informacin.

CAPTULO II MARCO TERICO Antecedentes de la Investigacin. En la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, no se han realizado investigaciones sobre el tema objeto de estudio, sin embargo la bsqueda de antecedentes relacionados con la presente investigacin, permiti conocer los siguientes trabajos: Hernndez, Nelibeth y Otros. (2004) realizaron un trabajo de grado denominado Implementacin de un Manual de Procedimientos para el Control de Flujo de Efectivo, el cual tuvo como finalidad el diseo de un Manual de Procedimientos para Flujo de Efectivo, enfocado a la creacin de un instrumento que permita una correcta toma de decisiones en el aspecto financiero como lo es el efectivo, generacin y aplicacin del mismo mediante proceso debidamente establecido. Del estudio anterior se evidenci la necesidad del Diseo de un Manual de Procedimientos para el Flujo de efectivo, el cual permiti conocerse baso en la estructura conceptual del control interno denominado Informe COSO, lo cual nos permiti manejar con mayor facilidad sus 5 componentes bsicos: Ambiente de Control, Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, Riesgo de Control y Monitoreo, elementos fundamentales a la hora de disear un Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de efectivo, objetivo general de este ste trabajo de aplicacin. Damin, J. (2007) realizo una investigacin denominada Propuesta de un Sistema de Control Interno para el manejo de Efectivo para la Empresa Health Animal, C.A. que tuvo como finalidad propuesta de un sistema de control interno para el manejo del efectivo, que permitan mecanismos que contribuyan a la realizacin efectiva de la actividad administrativa de la empresa Health Animal, C.A.

La realizacin del trabajo de investigacin permiti diagnosticar la situacin actual indicando las fortalezas y debilidades del manejo del efectivo en la empresa Health Animal, C.A. As como tambin facilit la Determinacin de las actividades y procesos que conforman los procedimientos del control interno del efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa Health Animal, C.A. Todos estos resultados estn relacionados con nuestros objetivos especficos de investigacin, ya que nos proporciona herramientas para abordar la problemtica planteada. La lectura y anlisis de los trabajos de investigacin sealados anteriormente permiti verificar que las debilidades del control interno del efectivo influyen negativamente en las operaciones normales de cualquier organizacin, lo cual facilita la orientacin de este trabajo de aplicacin hacia el diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo del efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. Bases Tericas. Resea Histrica de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. La Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, es una fundacin adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educacin, perteneciente al estado venezolano, cuya acta constitutiva se encuentra debidamente protocolizada por ante la Oficina Subalterna del Primer Circuito de Registro del Municipio Libertador del Distrito Capital, en fecha 20 de Junio de 2003, anotado por el N 20, Tomo 19, Protocolo Primero de los libros de registros respectivos. El objetivo principal de la Fundacin es ofrecer atencin a nios, nias y adolecentes para contribuir a su desarrollo integral, y en especial, brindarles

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oportunidades para que disfruten y ejerzan progresivamente todos los derechos contemplados en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, La Ley Orgnica para la Proteccin del Nio y del Adolecente, La Convencin sobre los Derechos del Nio y dems tratados internacionales que haya suscrito y ratificado la Repblica. Esta fundacin es una persona jurdica de derecho privado, que goza de autonoma de gestin financiera, presupuestaria, administrativa y contable. De hecho en su artculo 30 de la referida acta constitutiva se establece que las seccionales tienen facultades para financiar todos sus gastos operativos y de gestin administrativa los aportes que reciban y disponer de los bienes, de los ingresos que forman parte de su patrimonio. El Efectivo. Segn Phillip (1987), citado por Petit L. (2001): Es el activo ms liquido, el cual es aceptado generalmente para pagos de mercancas, obligaciones y servicios. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite sin ningn tipo de limitaciones. (p. 28). Tomando en cuenta esta definicin podemos decir que el efectivo es el dinero que mantiene toda empresa u organizacin en su cuenta de caja, caja chica o en forma de depsito en un banco comercial, con el fin de cubrir sus necesidades y realizar sus operaciones. Segn Feliz, I (2010), la recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: y Operaciones en el mostrador (ventas) y y Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos.

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Importancia del Efectivo. De acuerdo a Petit, L. (2001): En toda organizacin debe existir efectivo con el propsito de: y Realizar transacciones como son la compraventa, inversiones, gozar de descuentos. y Mantener controlados los flujos de efectivo, con el fin de prevenir y cubrir situaciones y gastos que puedan presentarse. y Comprar bonos, acciones, ttulos, con el fin de incrementar los ingresos por otra va, al ser colocados en el mercado. (Pg. 28). Clasificacin del Efectivo. Segn Petit, L. (2001), el efectivo se clasifica en: y Efectivo en Caja. y Efectivo en Banco. y Fondos en avance (Fondo Rotatorio, Caja Chica y anticipos de efectivo. (P. 28). Objetivos del Efectivo. Satisfacer las exigencias monetarias que surgen debido a las diferentes funciones de venta y produccin. y y Disminuir y prevenir los riesgos y errores en los registros. Indagar sobre posibles fraudes y malversaciones en el manejo del efectivo. y Detectar errores en el uso de caja.

Caractersticas del Efectivo. y Fcil disponibilidad y negociabilidad.

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y y y

Se cometen errores, robos o desfalcos con gran facilidad. Es una partida monetaria. Es un instrumento de cambio para la satisfaccin de la mayora de las necesidades.

Control Interno del Efectivo. Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: y Divisin del trabajo y Delegacin de autoridad y Asignacin de responsabilidades y Promocin de personal eficiente y Identificacin del personal con las polticas de la Empresa. Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. Control Interno en el rea de Caja y Bancos. De acuerdo a lo planteado por Petit, L. (2001), el Control Interno en el rea de Cajas y Bancos, tiene los siguientes objetivos: y y y Custodiar y salvaguardar los fondos depositados y recibidos. Garantizar la exactitud de los registros. Definir una adecuada segregacin de funciones que existe o disminuya el cumplimiento de cualquiera de los objetivos anteriores.

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Establecer las operaciones conforme a las polticas y criterios establecidos por la sociedad.

Caja Chica. De acuerdo a Feliz, (2010): la caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. Control Interno de Caja Chica. Para llevar a cabo un control adecuado de la caja Chica se deben tener en cuentas las siguientes medidas: y Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. y Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. y Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. y La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. y La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. y El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

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La Caja General. Feliz, I. (2010) dice que la caja: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja. El Arqueo de Caja. El Arqueo de caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".

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La Conciliacin Bancaria. De acuerdo a Feliz, I. (2010) la conciliacin bancaria Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esta conciliacin se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones: y Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. y Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por haber cerrado. y Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. y Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa y Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin y Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. y Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. y Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto y Errores u omisiones por parte de los Bancos. Control. Desde hace varias dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado 16

. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. En esta seccin se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna, as como su importancia en el desarrollo de las labores de auditora. El Diccionario de la Lengua Espaola de la Real Academia considera que el trmino control tiene dos acepciones: * inspeccin, fiscalizacin, intervencin; y, * dominio, mando, preponderancia. Aun cuando el primer concepto podra asociarse con la auditora; la segunda acepcin sobre dominio o mando, define con mayor precisin al control interno gerencial. Por ello, tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia, es tan difcil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que, a pesar de ser un ente de carcter abstracto, su existencia no es negada. Controlar es una accin, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente, el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espritu es inherente al cuerpo humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, especficamente a la administracin, personificada en sus rganos de direccin y gerencia. En auditora, el trmino control interno comprende la organizacin, polticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados.

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El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economa. Una estructura de control interno slida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economa en las operaciones de cada entidad. Ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede garantizar por si misma, una gestin eficiente y registros e informacin financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo, puede resultar su implementacin. Los cambios en la entidad y en la direccin pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razn, la direccin debe evaluar peridicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos respetndolos. Concepto Control Interno. El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestin de tipo tctico y est constituido por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y responsabilidades, el sistema de informacin financiero y todas las medidas y mtodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener informacin financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicacin de polticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas ltimas. un objetivo imposible y, es probable que, ms costoso que los beneficios que se considere obtener de

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El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos define el Control Interno as: El control interno comprende de plan de organizacin con todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la proteccin de sus activos, la obtencin de informacin financiera correcta y segura, la promocin de eficiencia de operacin y la adhesin a polticas prescritas por la direccin. [IMCP, 1982]. En Colombia, el eminente tratadista contable Yanel Blanco Luna lo define de la siguiente manera: Es el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que adoptan la administracin de una entidad para ayudar al logro del objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las polticas administrativas, la salvaguarda de los activos, la prevencin y deteccin de fraudes y errores, la correccin de los registros contables y preparacin oportuna de la informacin financiera contable. [Blanco, 1988] Desde el ao de 1989 se adelant un estudio tendiente a establecer un nuevo concepto de Control Interno, el cual fue dado a conocer en el mes de octubre de 1992 en el seno del XIV Congreso Mundial de Contadores celebrado en Washington. Este estudio titulado "Control Interno - Un Marco de Trabajo Integrado"[ COSO, 1992 ], fue adoptado plenamente por el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, el cual realiz un detallado anlisis del mismo siendo plasmado en la Declaracin Profesional No.7 establecindose la siguiente definicin del nuevo concepto de control interno: Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administracin de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categoras de objetivos:

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- Efectividad y eficiencia en las operaciones. - Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables [CTCP, 1999] Por otro lado, se puede decir que el Control interno, es una expresin que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensin de su naturaleza y alcance, a continuacin se define el trmino Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector pblico: Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a s estn logrndose los objetivos siguientes: y Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en los servicios; y Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, y Despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; y Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. y Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad. Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administracin para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economa. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones en los programas, as como sistemas de medicin de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas programados, en tanto que la eficiencia se refiere a la relacin existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos

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(productividad) y su comparacin con un estndar de desempeo establecido. La economa, se relaciona con la adquisicin de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna entrega, al mnimo costo posible. La evaluacin de los programas de control de calidad en el sector pblico debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el pblico beneficiario, as como es factible medir el incremento de la productividad en el trabajo y la disminucin en los costos de los servicios que brinda el Estado. Proteccin y conservacin de los recursos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal Este objetivo est relacionado con las medidas adoptadas por la administracin para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podran resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos pblicos. Los controles para la proteccin de activos no estn diseados para cautelar las prdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de polticas y procedimientos especficos, aseguran que el uso de los recursos pblicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, as como concordante con las normas relacionadas con la gestin gubernamental. Elaboracin de informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad Este objetivo tiene relacin con las polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin para asegurar que la informacin financiera

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elaborada por la entidad es vlida y confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes. Una informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales; en tanto que una informacin confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza. De acuerdo a las anteriores definiciones, se puede construir el siguiente concepto de Control Interno: Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y mtodos creados por la alta direccin, desarrollado por el recurso humano de la organizacin con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la informacin que se generada en las transacciones econmicas, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente econmico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. Control Interno en el Sector Pblico. Desde la primera definicin del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificacin efectuada por el SAS N55 en 1988, este concepto no sufri cambios importantes hasta 1992, cuando la Comisin Nacional sobre Informacin Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la Comisin Treadway, establecida en 1985 como uno de los mltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated), el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). El informe COSO, brinda el enfoque de una estructura comn para comprender al control interno, el cual puede ayudar a cualquier entidad a

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alcanzar logros en su desempeo y en su economa, prevenir prdidas de recursos, asegurar la elaboracin de informes financieros confiables, as como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en pblicas. El concepto de control interno discurre por cinco componentes: 1) ambiente de control. 2) evaluacin del riesgo. 3) Actividades de control. 4) informacin y comunicacin. 5) supervisin, Estos componentes se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos. En el mbito pblico, despus de haber sido materia de discusin el tema del control interno en sucesivos Congresos internacionales, en 1971 se define el concepto de control interno. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditora Gubernamental realizado en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la Organizacin de Naciones Unidas e INTOSAI (siglas en ingls de la Organizacin Internacional de Instituciones Superiores de Auditora), definindose el control interno de la siguiente manera: Es El plan de organizacin y el conjunto de medidas y mtodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pblica para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observacin de la poltica... El inters por este tema en la dcada de los 70' responda a dos hechos importantes: en primer lugar, el sector pblico haba crecido de manera

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significativa en los pases en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las entidades pblicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administracin moderna y eficaz, a pesar que se encontraban en un escenario distinto. Con ocasin del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditora realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisin de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditora-ISA's. Estas directrices fueron instituidas, con el propsito de fortalecer la gestin financiera en el sector pblico, mediante la implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el mbito pblico, as como las responsabilidades de cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin de su estructura de control interno. INTOSAI, establece que la estructura de control interno es el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin que, dispone una institucin para ofrecer una garanta razonable de que han sido cumplidos los siguientes objetivos: a) preservar las operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misin que la institucin debe cumplir; b) preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraude e irregularidades; c) respetar las leyes, reglamentos y directivas de la direccin; y, d) elaborar y mantener datos financieros y de gestin fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos. Importancia del Control interno. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto.

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Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. Estructura del Control Interno. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura slida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan incluir: y Un plan de organizacin que provea segregacin adecuada de las responsabilidades y deberes. y Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. y Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organizacin y Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitara el funcionamiento

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satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorizacin y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione. Plan de Organizacin. Aunque un plan de organizacin apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organizacin es la independencia de funciones de operacin, custodia, contabilizacin y auditora interna. Esta independencia requiere la separacin de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control sobre sus actividades. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operacin en general. Adems de una apropiada divisin de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada divisin para con la adhesin a los requerimientos de la poltica de la empresa. Junto con esto debe ir la delegacin de autoridad para afrontar tales responsabilidades. Esta responsabilidad y la delegacin de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en la grficas del manual de organizacin. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario. Tal divisin de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciacin y autorizacin de una actividad deben estar separadas de su contabilizacin. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilizacin.

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Sistema de Autorizaciones y Procedimientos de Registro. Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un cdigo de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparacin de estados financieros. Si el cdigo se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables. Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a travs de diseos de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lgico de los procedimientos de registro y aprobacin. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobacin se incorpora en manuales de procedimientos.

Prcticas sanas. La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones estn determinadas en alto grado por las prcticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organizacin. Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorizacin de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prcticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. Esto usualmente se consigue con una divisin tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transaccin completamente de principio a fin. Con esta divisin se provee una comprobacin auxiliar de la correccin del trabajo y la probabilidad de

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deteccin de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organizacin, esta divisin de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organizacin total y a todos los niveles de autoridad. Recurso Humano. Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeacin de una organizacin efectiva y lo adecuado de sus prcticas y procedimientos, sino tambin, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y econmica. Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluacin. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relacin con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de avaluarlos. Por ejemplo, los registros estadsticos mantenidos por produccin y ventas o cualquier otro departamento de operaciones puede requerir evaluacin en un caso particular. Donde es posible, la revisin del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditora apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisin debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditora. Un registro de la revisin hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada. Como un subproducto de este estudio y evaluacin el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer ms efectivo el sistema de control.

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Clasificacin del Control Interno. En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales. Control Administrativo. Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de

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lograr los objetivos de la organizacin y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1] Control Contable. Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn prenumerados. El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as: El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1] Componentes de la Estructura del Control Interno. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para 30

operar la estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: * Ambiente de Control Interno. * Evaluacin del Riesgo. * Actividades de Control gerencial. * Sistema de informacin y comunicacin. * Actividades de Monitoreo. Ambiente de Control Interno. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que tambin se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: * Integridad y valores ticos. * Autoridad y responsabilidad. * Estructura organizacional. * Polticas de personal.

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Evaluacin del riesgo. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accin afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de auto-evaluacin que practica la direccin debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados. Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son: * Los objetivos deben ser establecidos y comunicados. * Identificacin de los riesgos internos y externos. * Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. * Evaluacin del medio ambiente interno y externo. Actividades de Control Gerencial. Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse en tres categoras: controles de operacin, controles de informacin financiera y controles de cumplimiento. Comprenden tambin las actividades de proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. 32

Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: * Polticas para el logro de objetivos. * Coordinacin entre las dependencias de la entidad. * Diseo de las actividades de control. Sistema de Informacin y Comunicacin. Est constituido por los mtodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables. Los elementos que conforman el sistema de informacin son: * Identificacin de informacin suficiente *Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. * Revisin de los sistemas de informacin * Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulacin de informacin. Actividades de Monitoreo. Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la 33

realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinacin de ambas modalidades. Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son: * Monitoreo del rendimiento. * Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno. * Aplicacin de procedimientos de seguimiento. * Evaluacin de la calidad del control interno. El Control Interno Gerencial. El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. Desde hace algunos aos se considera que su alcance va mas all de los asuntos que tienen relacin con las funciones de los departamentos de contabilidad, dado que incluye tambin en el mismo concepto aspectos de carcter gerencial o administrativo. Aun cuando es difcil delimitar tales reas, interno gerencial. Diferencias entre el alcance del Control Interno Financiero y el Control Gerencial. Control Interno Financiero. El control interno financiero comprende en un sentido amplio, el plan de organizacin y los mtodos, procedimientos y registros que tienen relacin con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del control interno financiero, y el control

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oportunidad en la presentacin de informacin financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de funciones, entre las operaciones de registro e informacin contable. Control Interno Gerencial. Comprende en un sentido amplio, el plan de organizacin, poltica, procedimientos y prcticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. El Control Interno Gerencial Incluye tambin las actividades de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la entidad o programa, as como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los mtodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones, pueden variar de una entidad a otra, segn la naturaleza, magnitud, y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos: * Determinacin de objetivos y metas mensurables, polticas y normas; * Monitoreo del progreso y avance de las actividades * Evaluacin de los resultados logrados * Accin correctiva, en los casos que sean requeridos En el mbito pblico, el control interno gerencial se extiende ms all de las operaciones de las entidades. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en que forma se desarrollan las actividades pblicas, es decir, comprende desde la Constitucin Poltica (asignacin de mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorizacin de fondos pblicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), poltica presidencial o sectorial y normas de menor jerarqua, su cumplimiento y aplicacin, hasta las normas 35 de los sistemas

administrativos (presupuesto, tesorera y contabilidad pblica) y de control de entidades especficas (controles gerenciales). Aspectos a considerar en la Administracin del Capital de Trabajo. La administracin del efectivo, aspecto ha considerar para la administracin del capital de trabajo. La administracin de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administracin del capital de trabajo, pues la caja representa el activo ms lquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez. El trmino efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organizacin, que genera o recibe durante un perodo determinado, que se distingue por no producir ningn rendimiento y posibilita la utilizacin de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa. El objetivo fundamental de la administracin del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtencin del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez. La caja puede considerarse adems como el denominador comn al cual se reducen el resto de los activos lquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios, las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como: 1. Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias. 2. Precautorio: Prev los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa. 3. Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.

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4. Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mnimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria. Para lograr una administracin eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o polticas bsicas: y Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago. y Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones. y Cobrar las cuentas por cobrar tan rpido como sea posible, sin perder ventas futuras. Definiciones de Manuales. Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemtico que indica las actividades a ser cumplidas por la organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea de manera conjunta o separada. Segn Alonzo, J (1988) "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de polticas, prcticas y procedimientos administrativos; su propsito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la funcin exacta de cada fase del negocio de la empresa". Es decir, los manuales son guas que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa. Los manuales son tambin instrumentos que sirven de control interno ya que en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A travs de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades.

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Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Objetivos de los Manuales. Los manuales cumplen los siguientes objetivos: y Presentar en forma adecuada y sistemtica las normas y procedimientos de cada rea o de una en especial. y Sirven de gua para la evaluacin de la eficiencia general. y Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institucin. y Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones exactas de cada fase de la empresa. y Dotar a la Institucin de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad de sus procedimientos. y Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumos. y Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el cumplimiento de sus funciones. y Servir como instrumento de consulta para la elaboracin de los estados financieros. y Facilita la continuidad de los procedimientos an cuando se sucedan cambios. y Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen ms tiempo a la planificacin. Caractersticas de los Manuales. Dentro de las caractersticas de los Manuales se encuentran:

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y Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se

describe la informacin referida a normas, polticas y procedimientos contables por los cuales se evaluar el desarrollo operacional.
y Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras

personas, para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.

y Son flexibles debido que se elaborarn considerando la posibilidad

de cambios, es decir, deben ser diseados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.
y Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de

redaccin en las secciones, puesto que ste conllevar a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar. Importancia de los Manuales.
y

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificacin de los recursos organizacionales, sean stos recursos humanos o materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos. Por otra parte, el manual ofrece al personal una gua para la ejecucin de sus labores, que resultar particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso, y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales. Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realizacin de las operaciones que en l se contemplan, contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la informacin as como tambin minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de un material de informacin de este tipo.

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La idea de implantar manuales en la empresa es que esta contine trabajando en la misma eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. Los manuales son una fuente importante de informacin escrita y son un instrumento de accin para el control global de la organizacin. Adems, son medios viables parta comunicar polticas, acelerar el entrenamiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la administracin lo que permitir por una parte la continuidad de sus futuras decisiones y por otra, decidir sobre los cambios a implementar. Por ello es importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables, administrativos o financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas. Clasificacin de los Manuales. Dentro de los tipos de manuales tenemos: y Manual de Organizacin: El manual de organizacin describe la

organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. y Manual de Polticas: El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. y Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y .Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones. 40

y Manual del empleado.- El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. y Manual de Propsito mltiple.- El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento. Segn Duhalt M. (1997), los manuales se pueden clasificar: De Acuerdo a su Contenido: Los manuales pueden clasificarse como: y y y y y Manuales de Historia de la Empresa Manual de Polticas de la Empresa. Manuales de Organizacin de la Empresa. Manuales de Procedimientos de la Empresa. Manuales de Contenido Mltiple.

De acuerdo a su Funcin Especfica: Los manuales pueden ser: y y y y y Manuales de Personal Manuales de Compra Manuales de Produccin. Manuales de Venta. Manuales de Finanzas 41

Manuales de Otras Funciones.

Ventajas de los Manuales. Segn Duhalt M. (1977:26) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar: y Facilitar la revisin constante de las polticas y procedimientos, revelando las diferencias o debilidades. y Permite conocer detalladamente todas las actividades de un rea de la Institucin, la responsabilidad individual y los procedimientos. y Establecen la continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo. y Hacen ms eficaz y eficiente el trabajo del personal, y el registro de las operaciones, evitando que se alteren arbitrariamente. y Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteracin arbitraria. y Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitacin del personal en su rango, ayuda a la seleccin de trabajadores en caso de vacantes. y Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando as las actuaciones de cada uno. y Ahorra tiempo a la organizacin, ya que evita repetir informacin, explicaciones. o instrucciones similares. y Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa, durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. y Facilita la coordinacin del trabajo y a su vez reduce la duplicacin de funciones.

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y Son un instrumento de gran utilidad en el trabajo de auditoria, puesto que muestran los detalles del sistema y sirve como medio para verificar el procedimiento correcto a seguir. y Son una fuente permanente de informacin. y Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, as como la responsabilidad individual y en los procedimientos, de cada trabajador. Desventajas de los Manuales. Entre las desventajas ms resaltantes de los Manuales segn Duhalt M. (1977:28) se encuentran: y Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboracin por su gran volumen. y Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa individual. y El costo de conformacin y revisin puede ser elevado. y El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual. y Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlos con el tiempo. y Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal. y Requiere del personal capacitado para su elaboracin. y Una redaccin errnea puede dar lugar a la distorsin de sus objetivos. Contenido de los Manuales. El autor Duhalt M. (1977:27) considera que: "los Manuales contienen, en su forma especifica, polticas, normas, procedimientos, organizacin, historias, aspectos legales y principios especficos del rea a la cual se destinan, as como 43

formularios, organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos, estndares para medir el desenvolvimiento operacional, entre otros". Los Manuales pueden contener instructivos referentes a: y Prlogo o introduccin. y Utilizacin de formularios. y Registros de contabilidad. y Preparacin de informes financieros. y Cdigo y catlogo de cuentas. y Organigrama representativo de la estructura organizacional. y Descripcin detallada de jerarquas, funciones, alcance de autoridad, responsabilidad y relaciones tanto de lneas como de staff. y Principios de organizacin que han servido de base a la organizacin adoptada. y Declaracin de objetivos de la Institucin. y Polticas generales de la Institucin. y Descripcin en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos, indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos. y Flujograma representativo de los procedimientos descritos. Tcnicas de Elaboracin de los Manuales. Existen tres tcnicas para la elaboracin de los manuales, los cuales son descritas a continuacin: 1. Verificar los puntos o asuntos que sern abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual. 2. Detallar cada uno de los asuntos:

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En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado. 3. manual: Esta ultima tcnica deber explicar l porque, el cmo, quien lo hace, para qu deber ser redactado en forma clara y sencilla. Pasos para Disear un Manual. La autora Hernndez Ysoris H. (2001:27) considera que existen pasos importantes en la elaboracin de un manual, en este caso hay que hacer una planificacin del trabajo para lograr que sea efectivo y adaptable a las necesidades de la Institucin que la va a utilizar. Se debe contar con la informacin pertinente, para lo cual se necesita de la mxima colaboracin del personal de la Institucin. Los pasos que deben seguirse para disear un manual son los siguientes: Evaluacin de la Organizacin. Antes de comenzar la preparacin del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institucin. Sus procedimientos, normas y polticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institucin a utilizarlo. Planificacin de la Investigacin: Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboracin del trabajo, debe seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificacin de los puntos que se van a incluir. Tambin debe medirse el tiempo estimado de culminacin. Recopilacin de la informacin: Para la recopilacin de datos, se usar varios medios: Elaborar una norma de servicio que deber ser incluida en el

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y La investigacin documental, directamente de los archivos de la

institucin.
y Entrevistas realizadas al personal, para obtener informacin sobre

las actividades en las que interviene, cmo?, cundo?, dnde? y para qu las ejecutan?, recolectando adems las formas empleadas en las operaciones.
y Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la

informacin generada por los que ejecutan las operaciones.

y Observacin

directa

del

proceso,

para

constatar

los

datos

recolectados. Elaboracin del Manual: Despus de haber recolectado la informacin necesaria para la realizacin del manual, se procede al diseo del mismo, tomando en cuenta:
y El tamao del formato ha seleccionar, generalmente se usa el

estndar.
y La

diagramacin, con ella se procura ubicar fcilmente la flujogramas que incluyan las labores, mtodos y

informacin, as como la esquematizacin de los procesos utilizados. Se deben mostrar procedimientos de manera analtica, flujogramas panormicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se necesite.
y La redaccin del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin

utilizar lenguajes tcnicos, adems no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretacin depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella informacin que el manual quiere expresar.
y La tcnica de codificacin, tomando en cuenta las actividades que

realiza la institucin; as se tiene la codificacin alfabtica, numrica y alfanumrica.

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y La presentacin debe detallar el modelo de impresin, nmero de

ejemplares. el tipo de encuadernacin y todo aquello que influya en la presentacin del manual.
y Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que

permitan conocer hasta que punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo ms adaptable posible a la Institucin que lo va a emplear.
y Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las siguientes divisiones:

Planificacin y Presupuesto, Personal y Administracin y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la utilizacin del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilizacin, para determinar si en algn momento los procedimientos, normas y polticas no son necesarios o han sido transformados. Por ltimo, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el manual perder el objetivo para el cual fue creado. Estructura de un Manual. Su estructura comprende tres partes primordiales que son: 1) Encabezamiento. 2) Cuerpo. 3) Glosario. Encabezamiento: Este debe tener la siguiente informacin: y Nombre de la empresa u organizacin. y Departamento, seccin o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido. y ndice o tabla de contenido de un criterio de relacin de los elementos que contiene el manual. El Cuerpo del Manual: Este debe contener la siguiente informacin:

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Descripcin de cada uno de los trminos o actividades que conforman el procedimiento, con indicaciones de cmo y cuando desarrollar las actividades. Glosario de Trminos: Al final del manual se debe incluir los siguientes datos: y Anexos o apndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten. y Fecha de emisin del procedimiento para determinar su vigencia. y Nombre de la entidad responsable de la elaboracin del manual y su contenido. Manual de Normas y Procedimientos. Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa, as como las normas y pautas especficas que se aplican para la elaboracin de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones. Segn Catacora F. (1997:101) "Son manuales donde se establecen pautas especficas acerca de las normas aplicables en forma general o especfica para los procedimientos identificados en la organizacin". Caractersticas del Manual de Normas y Procedimientos. Las caractersticas de este tipo de manuales son las siguientes:
y Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa. y Estable pautas o normas especficas.

Objetivo del Manual de Normas y Procedimientos. El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemtica las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de

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la organizacin, con la finalidad de dotar a la empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificacin de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, as como garantizar la continuidad de los procedimientos an cuando sucedan cambios. Flujogramas. Los flujogramas para Catacora F. (1997:77) "Son Tcnicas de documentacin que constan de smbolos que permiten visualizar el procedimiento de una operacin, desde su origen hasta su destino de una manera secuencial y cronolgica, as como las relaciones interdepartamentales, la divisin de responsabilidades, distribucin de documentos y la situacin de los registros y archivos de contabilidad, involucradas en esas operaciones". Ventajas del Flujogramas. Para Catacora F (1997:77) Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:
y La simbologa empleada en su preparacin son de conocimiento

universal lo que facilita la comunicacin con los tcnicos y los programadores de computadoras en el rea de procesamiento de datos.
y Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo

explicaciones y representaciones.

49

y Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar

con facilidad las zonas deficientes, duplicidad en operaciones, as como aplicar los correctivos necesarios.
y Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a

problemas especficos. Organigramas. Segn Fernando Catacora: (1997:19) los organigramas: "Representan grficamente la estructura organizativa de la Institucin, donde se visualiza el acoplamiento entre sus partes componentes, organizacin". Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institucin en general, personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la Institucin, de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura. Ventajas del Organigrama.
y Facilita al personal entender y habituarse a la estructura organizativa

adems

que

permite

observar

las

distintas

relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir en la

de la institucin.
y Incentiva a la superacin de los trabajadores, puesto que al conocer

el rango superior, se esmeran por obtenerlo.

y Permite economizar tiempo, esfuerzos y recursos, en el sentido de

que reflejan las lneas de mando y autoridad, por lo que los trabajadores

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conocern a qu departamento dependen, a quin deben reportar, as como supervisar.

y Facilita

la evaluacin de la estructura y todos los aspectos

relacionados implcitamente con ella con el propsito de detectar fallas o debilidades y corregidas. Formularios. Segn el autor Duhalt, M. (l977:156): "los formularios son objetos sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una informacin variable. Generalmente son Impresos en papel y puede constar de varias partes similares o distintas". Ventajas de los Formularios. Las ventajas de los formularios es la siguiente: y Al estar por escrito sirven de soporte o evidencia fsica de lo que sucede en la empresa. y Se evita repetir informacin comn o general que acepta respuestas individuales. Bases Legales. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. (1999). El Artculo 289, Ordinal 5 establece que a la Contralora General de la Repblica, le corresponde: ....5. Ejercer el control de gestin y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y polticas pblicas de los rganos, entidades y personas jurdicas del sector pblico sujetos a su control, relacionadas con sus ingresos, gastos y bienes.

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De este articulo nace la necesidad de los organismos llevar un control adecuado de sus gestin para una sana rendicin de cuentas. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. El Artculo 35 dice lo siguiente: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. En este artculo se define como esta formado el control interno en los entes u organismo del sector publico sujetos a dicha Ley. As mismo se sealan los objetivos del control interno. El Artculo 36 seala: Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente. Este artculo deja sealado claramente a quien corresponde disear, implementar y evaluar el control interno, teniendo esta funcin la alta direccin de cada ente del sector pblico sujeto a esta Ley. En el Artculo 37 se expone: Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno. En el anterior artculo se expresa la responsabilidad de elaborar de acuerdo a las normas bsicas de la Contralora general de la Repblica, los instrumentos que garanticen el funcionamiento adecuado del sistema de control interno. 52

Ley orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. El Artculo 105 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Pblico seala: El Sistema de Tesorera est integrado por el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos a travs de los cuales se presta el servicio de tesorera. Este artculo tiene que ver con las normas y procedimientos que deben regir en el manejo de fondos pblicos. El Artculo 107 de la Ley Orgnica de la administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) dice: El servicio de tesorera, en lo que se refiere a las actividades de custodia de fondos, percepcin de ingresos y realizacin de pagos, se extender hasta incluir todo el sector pblico nacional centralizado y los entes descentralizados de la Repblica sin fines empresariales, en la medida en que se cumpla una evolucin progresiva y consistente de la modalidad y atributos funcionales del servicio consagrados en esta Ley.. En el anterior artculo se observa que los referente a custodia de fondos, entrada de ingresos y pagos deben extenderse a todos los organismos del sector pblico nacional sea centralizado o descentralizado, deben tener ciertas condiciones funcionales en cuanto al servicio nacional de tesorera. El Artculo 121 expone que: El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar, procesar y exponerlos hechos econmico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados. El mencionado artculo permite mostrar que existe un Sistema de Contabilidad Pblica, que esta formada por normas y procedimientos que permiten registrar e interpretar las transacciones financieras que afectan el patrimonio de la Repblica y de los entes descentralizados.

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El Artculo 131 destaca: El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promoverla eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. Este articulo seala el objetivo del control interno, como lo es salvaguardar los activos del sector pblico, presentar informacin financiera fidedigna, confiable y oportuna para la toma de decisiones. As como tambin busca promover la efectividad y eficiencia, para el cumplimiento de sus objetivos. El Artculo 132 dice: El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financiero, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia. Este artculo tiene que ver con algunos de los principios que deben tener presente un control interno. En este orden de ideas el Artculo 133 seala: El sistema de control interno funcionar coordinadamente con el de control externo a cargo de la Contralora General de la Repblica. El control interno de cada organismo del sector pblico debe funcionar coordinadamente con el control externo que lleva General de la Repblica Finalmente el Artculo 134 establece: Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. Dicho sistema incluir los elementos de control acabo la Contralora

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previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u rgano, as como la auditora interna. En el artculo anterior se establece la potestad a la alta direccin de cada organismo pblico de implementar y hacer seguimiento a un sistema de control interno adecuado a sus caractersticas, estructura organizativa y propsitos. Definicin de trminos Bsicos: Control Interno: Es un proceso ejecutado por el consejo de directores, los administradores y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable, orientado a la consecucin de objetivos en las siguientes categoras: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. Confiabilidad en la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Efectivo: Es el activo ms liquido, el cual es aceptado es aceptado generalmente para pagos de mercancas y servicios. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento en que se necesite, sin ningn tipo de limitaciones. Manual: Es todo cuerpo sistemtico que indica que las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y la forma en que las mismas sern realizadas, ya sea en conjunto o separadamente. Manual de Normas y Procedimientos Administrativo: Todo cuerpo sistemtico que indica las actividades administrativas mencionando los diferentes procesos de trabajo. 55 que deben ser realizadas y la forma en que las mismas debern ser realizadas,

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO Tipo de la Investigacin

De acuerdo a la naturaleza el estudio est enmarcado dentro de la modalidad de un proyecto factible, debido a que est orientado a proporcionar solucin o respuesta a problemas planteados en una determinada realidad. Para llevar a cabo esta investigacin se hace necesario poner en prctica herramientas emanadas en la investigacin de campo, con apoyo en la investigacin documental, con observacin directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, que tienen que ver con el manejo del efectivo.. La Investigacin de Campo viene dada debido a que los datos de inters se recogern en forma directa de la realidad, a fin de garantizar un mayor nivel de confianza en la obtencin de la informacin para el desarrollo del estudio. Segn Arias, F (2004): "La investigacin de campo consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna". (p. 94)

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Investigacin Documental: porque la informacin se obtendr de materiales bibliogrficos; leyes, textos, y cualquier otro documento vinculado con el tema. Segn El Manual de Trabajo de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales (2005) (Pg.-15) "Se entiende por investigacin documental, el estudio de problema con el propsito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos, informacin y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnico". La relevancia de esta actividad investigativa est dada porque representa la base de todo trabajo escrito y la gnesis de la conceptualizacin terica de toda investigacin. Diseo de la Investigacin La naturaleza del diseo de la investigacin en su primera fase sirve para diagnosticar la necesidad enunciada en el planteamiento del problema: tiene carcter de campo, cuya finalidad fue describir la situacin existente. Segn Hernndez S. y Otros (2005) los estudios de campo buscan especificar las propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis (p. 60). En tal sentido, el diagnstico estuvo dividido en dos fases: la primera consisti en una profunda revisin bibliogrfica con el objeto de determinar la sustentacin terica de la investigacin: antecedentes, teoras, ensayos, documentos legales u otros que aportaron conocimientos al problema planteado. En la segunda fase se llevo a cabo la aplicacin de una encuesta en la modalidad de cuestionario.

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Nivel de la Investigacin El nivel de investigacin se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenmeno, por consiguiente, y tal como lo plantea Arias (2005). El nivel de investigacin que se aplico es descriptivo ya que trata de informar acerca del problema objeto de estudio, haciendo en primer lugar una descripcin y posteriormente el anlisis del mismo. En este caso, se resaltaron las normas y procedimientos administrativos de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, en un manual. Segn Arias, F (2004): "La investigacin descriptiva consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de restablecer su estructura o comportamiento". (p. 20). La investigacin descriptiva trabaja sobre realidades y sus

caractersticas fundamentales es la de prestar una interpretacin correcta. Poblacin y Muestra Poblacin Tal como lo plantea Hernndez (2004), una poblacin: es el conjunto de todos los casos que concuerdan una serie de especificaciones (p. 210). En el caso pertinente a la presente investigacin, la poblacin estar conformada por cinco (05) personas que laboran y son directivo de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure.. Muestra De acuerdo con Ramrez (2004), la muestra representa a un grupo relativamente pequeo de una poblacin que posee caractersticas

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semejantes a la misma (p. 91). Sin embargo, debido a las caractersticas cuantitativas del universo de integrantes y a la facilidad de acceder a todos se desech la tcnica de seleccin muestral, por lo cual no fue necesario obtener muestra quedando conformado por el total de los sujetos que integran parte de la investigacin, es decir, cinco (05) sujetos, la cual representa el 100% de la poblacin. Con relacin a lo planteado Spencer (2004), seala: para garantizar la mxima confiabilidad a los resultados es recomendable seguir los requerimientos de la investigacin obtenida al mximo de unidades poblaciones (p. 186). Tcnicas de Recoleccin de Informacin En este estudio, se aplicaron varias tcnicas, las cuales permitieron obtener la informacin. Entre ellas, se pueden indicar: El fichaje: este tcnica se emplea para tal fin como lo plantea Sabino (2004) ordenar, clasificar los diferentes documentos y dems material bibliogrfico que servirn para sustentar el marco terico de una investigacin (p. 83). En este caso, se efectu un arqueo de la bibliografa relacionado con la temtica en cuestin. La Encuesta: segn Tamayo (2001) consiste en el instrumento formado por una serie de preguntas formuladas y cuyas respuestas son anotadas por el empadronador (p. 210). La Entrevista: Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la entrevista la define como: la relacin directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. (p.123)

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En la entrevista se desea obtener la opinin del entrevistado con respecto a la identificacin de los procedimientos administrativos, para responder a las preguntas como lo realiza, para que lo realiza, quien lo realiza y porque lo realiza y cuando lo realiza.

Instrumentos de Recoleccin de Datos Para la realizacin de la investigacin, fue necesario obtener una serie de informacin que sustento el anlisis efectuado en el estudio. Por lo tanto, se diseo y administro una gua de entrevista dirigida a los funcionarios directivo de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure. Hurtado (2004), sostiene que la gua de entrevista es una especie de interrogatorio previamente preparado (p. 44). Tambin se emple como instrumento de recoleccin de datos el cuestionario, el cual segn Hurtado, I y Toro. J. (1998) logra que el investigador centre su atencin en ciertos aspectos y se sujetas a determinadas condiciones (p.90). En un cuestionario las preguntas deben ser muy claras, ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerrada. Al respecto Hurtado, I y Toro, J. (1998) nos comentas que las preguntas son: cerradas cuando se contesta con un si o un no, y abiertas cuando se contestan a criterios y juicio al entrevistado. (p. 90). Validez del instrumento Los instrumentos utilizados en esta investigacin fueron sometidos a un proceso de validacin, el cual segn Hernndez (2004) seala que la validez es la eficacia con que un instrumento mide lo que desea medir (p. 238). En este sentido, antes de su aplicacin a la poblacin en estudio, el instrumento 60

fue sometido al juicio de expertos los cuales verificaron si los tems guardan relacin con las variables e indicadores del estudio, precisin y calidad, redaccin y estilo, as como la pertinencia de los contenidos. Dicha validez se determina a travs de la consulta de tres expertos a saber; uno en metodologa, otro en administracin y el ltimo en redaccin y estilo. Procedimientos Metodolgicos Empleados Adecuando la metodologa al problema en estudio se aplico una serie de pasos que permitieron el desarrollo de la investigacin. Los mismos estuvieron enmarcados en los siguientes momentos: Primera Fase: Revisin Documental. Consiste en hacer una exhaustiva revisin documental de la bibliografa y trabajos afines relacionados con el tema de la investigacin. De igual forma, se realizaron consultas bibliogrficas de diversos tpicos para conformar el marco terico Segunda Fase: Exploracin o De Campo. Las acciones principales que se desarrollaron en esta fase fueron las siguientes: Seleccin y cuantificacin de la poblacin. Elaboracin de los cuestionarios. Validacin y confiabilidad de los instrumentos. Aplicacin de los cuestionarios a la totalidad de la poblacin. Organizacin, clasificacin y tabulacin de los datos que obtuvieron a travs de los instrumentos. Tercera Fase: Procesamiento Estadstico Se realizo el procesamiento estadstico al que se sometieron los datos, as como el anlisis e interpretacin de los resultados a fin de elaborar el

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diagnstico

que

permiti

formular

las

conclusiones

sugerir

las

recomendaciones correspondientes.

62

CAPTULO IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS Para la presentacin y anlisis de los resultados, se utilizaron cuadros que contienen la frecuencia y el porcentaje por cada respuesta, con su correspondiente interpretacin.

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CUADRO N 1 Representacin segn nivel de respuesta N tem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Existe un manual de organizacin? Existe un manual de funciones? Existe un manual de normas y procedimientos administrativos? Se efectan pagos a travs de caja sin la debida autorizacin? Se efectan pagos superiores a los autorizados en el manejo de caja? personas no autorizadas? Estn autorizadas por la Junta Directiva, las personas que firman en las cuentas bancarias? El Presidente tiene firma autorizada? El administrador tiene firma autorizada? El jefe de caja tiene firma autorizada? Se realizan pagos slo con la presencia en los cheques de la firma de la presidenta? Tienen firmas conjuntas la presidenta y el 5 100 - 5 100 administrador? Existen otras personas con firmas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias? - 5 100 5 5 5 100 100 100 - 5 100 - 5 100 100 Est restringido el acceso al rea de caja a 5 - 5 100 - 5 100 ENUNCIADO F SI % F - 5 - 5 NO % 100 100

Tomando en cuenta los resultados obtenidos a travs de la aplicacin del instrumento se pudo determinar la inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que regule las actividades a cumplir en el

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manejo del efectivo, lo cual viene a constituir una debilidad en el control interno. As mismo se pudo constatar que las operaciones relativas al manejo de efectivo en caja y banco en el Departamento de Administracin de la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, estn debidamente autorizadas, cumplindose de esta forma con la norma de control interno referente a la autorizacin de las mismas, la cual forma parte de las actividades de control que es uno de los cinco componentes del control interno (Informe de Control Interno COSO). CONTINUACIN DE CUADRO N 1 Representacin segn nivel de respuesta N tem 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Existe un cajero en el Departamento de 5 5 de 5 5 5 100 100 - 5 100 100 el Departamento 100 100 - 5 100 Administracin? Rene los requisitos mnimos exigidos para el desempeo de ese cargo? Estn bien definidas sus funciones? Existe un contador en Administracin? Rene los requisitos mnimos exigidos para el desempeo de su cargo? Estn bien definidas sus funciones? Estn suficientemente segregadas las funciones de caja y contabilidad? ENUNCIADO F SI % F NO %

Los resultados muestran que no estn bien definidas las funciones, a pesar de que las personas cumplen con los requisitos mnimos para desempearse en su cargo, pero a pesar de ello los encuestados manifestaron que si estn suficientemente segregadas las funciones de caja 65

y contabilidad, la cual esta establecida en el Informe COSO. CONTINUACIN DE CUADRO N 1

de Control Interno

Representacin segn nivel de respuesta N tem 21. 22. 23. 24. 25. 26. Es depositado el mismo da el dinero que ingresa a caja? Se efectan pagos con cheque? Se efectan pagos con efectivo? Se efectan arqueos de caja sorpresivos? Se efectan cierres de caja diario? Cundo se producen cambios de firma autorizados, la notifica al banco? 5 100 5 5 - 5 100 100 - 5 - 5 100 100 100 ENUNCIADO F SI % F NO %

A travs de los resultados del anlisis se pudo confirmar debilidades en el control interno presentes en el manejo del efectivo en cuanto a la seguridad de los activos, al no depositar el mismo da el dinero que ingresa a caja, no realizar arqueos de caja sorpresivos y cierres de caja diario. CONTINUACIN DE CUADRO N 1 Representacin segn nivel de respuesta N tem 27. 28. 29. 30. Existe libro auxiliar de banco? Esta actualizado el libro auxiliar de banco? Existen registros contables? Estn actualizados los registros contables? ENUNCIADO F 5 5 5 5 SI % F 100 100 100 100 NO % -

66

Del anlisis de los resultados se obtiene que una de las actividades de control interno como lo es el registro oportuno y adecuado de las operaciones, sealado en el Informe de Control Interno COSO, se esta efectuando debido a mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo, lo cual permite conocer el monto exacto del mismo. CONTINUACIN DE CUADRO N 1 Representacin segn nivel de respuesta N tem 31. 32. Se concilian mensualmente las cuentas bancarias? Son realizadas las conciliaciones bancarias por personas diferentes a las autorizadas para firmar en las cuentas bancarias? 33. Son realizadas las conciliaciones por una persona diferente al Jefe de Caja? 5 100 5 100 ENUNCIADO F 5 SI % F 100 NO % -

Del anlisis se desprende el cumplimiento de una de las actividades de control interno como lo es la conciliacin de saldos, en cuanto a manejo de efectivo, conforme a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO.

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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones: Despus de la presentacin, anlisis e interpretacin de los resultados relacionados al funcionamiento del control interno en el manejo de efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, se originaron las siguientes conclusiones: 1. Inexistencia de un manual de normas y procedimientos administrativos que orienten a las personas en el cumplimiento de sus funciones, permitiendo el libre albedro, antes situaciones que deberan estar normalizadas y que por el hecho de no estarlo, se convierten en debilidades de control interno que propician la apropiacin indebida del efectivo y que pudieran producir desfalcos a la institucin. 2. En lo referente a la seguridad de los activos, especficamente del efectivo en caja, es insuficiente para protegerlos del uso indebido que pudiera ocasionar su prdida, debido a las debilidades de control interno existente, ya que el efectivo que entra y sale de caja no se deposita en el banco en el mismo da, los pagos en efectivos se realizan con frecuencia, los arqueos de caja no se realizan sorpresivamente y los cierres de caja no se efectan a diario. 3. Existen registros de entrada y salidas de efectivo, los cuales se encuentran actualizados, lo cual facilita determinar con certeza el saldo que posee la institucin, tanto en caja como en banco. Esta situacin disminuye el riesgo de prdida del efectivo en su manejo, y si se produce es fcil determinar su cuanta. 4. Existe un registro oportuno y adecuado de las operaciones, conforme a lo sealado en el Informe de Control Interno COSO al mantener actualizado los registros que tienen que ver con el movimiento de efectivo.

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5. Se observa el cumplimiento de las actividades de control interno como lo es la conciliacin de saldos, de acuerdo a lo establecido en el Informe de Control Interno COSO. Recomendaciones: Dentro de las recomendaciones se sugiere: y Poner en prctica lo antes posible el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Manejo del Efectivo en la Fundacin Nacional Nio Simn, Regional Apure, lo cual va permitir orientar a las personas en el cumplimiento de sus funciones, reduciendo las debilidades de control interno encontradas, en pro de mejorar la gestin administrativa y la prestacin de un mejor servicio a nios, nias, adolecentes, familias, empleados, proveedores, directivos y pblico en general. y El anterior Manual podr ser complementado con un Manual de Organizacin, ya que en la actualidad carece de este importante instrumento administrativo.

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CAPTULO VI PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO EN LA FUNDACIN NACIONAL NIO SIMN, REGIONAL APURE

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: ndice

Asunto: ndice Introduccin............................................................................................ Objetivo.................................................................................................. Instrucciones para su uso...................................................................... Glosario de trminos.............................................................................. Normas para el manejo del efectivo de caja (entradas)........................ Procedimientos para el manejo del efectivo (entradas)......................... Normas para el manejo del efectivo de caja (salidas)........................... Procedimientos para el manejo del efectivo (salidas)............................ Anexos (Formatos)................................................................................

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Introduccin

Asunto: Introduccin El presente manual tiene como propsito contribuir al fortalecimiento del Control interno de la Fundacin Regional El Nio Simn, mediante la aplicacin de las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual, lo cual proporcionar proteccin al efectivo y mejorar la gestin en pro de una mejor atencin a los nios(as) del Estado apure. El manual ha siso estructurado de la siguiente manera: Captulos I II III IV V VI VII VIII IX Titulo Introduccin Objetivo Instrucciones para su uso Glosario de Trminos Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Normas para el manejo del efectivo en Caja (Salidas) Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) Anexos (Formatos)

Se hace necesario la implementacin de este manual para aumentar el control y la proteccin sobre el efectivo en caja con la finalidad de disminuir las debilidades o fallas en la ejecucin del trmite administrativo y aumentar la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y en la prestacin de los servicios que brinda la institucin.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Objetivo

Asunto: Objetivo Contribuir al fortalecimiento del Control Interno Administrativo en el manejo del Efectivo en Caja de la Fundacin Regional El Nio Simn del Estado Apure, mediante las normas y procedimientos administrativos contenidos en este manual, las cuales al ser aplicadas redundarn en mayor proteccin al efectivo contra prdidas o apropiacin indebida, ms celeridad en el tramite administrativo y generar mayor confianza en la gestin administrativa de la Directiva, en pro de un mejor servicio en beneficio de la salud fsica y mental de los nios, nias y adolecentes del Estado Apure.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Instrucciones para su uso

Asunto: Instrucciones para su uso 1. Lea cuidadosamente el ndice para conocer el orden del manual, lo cual le facilitar tener una nocin clara de donde se ubica un determinado contenido al momento de una consulta. 2. Se recomienda leer primero la introduccin, el objetivo y el glosario de trminos antes del resto de temas que integran el manual. 3. Comience por leer las normas y luego los procedimientos, ya que estos son complementos de las normas.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Tema: Glosario de Trminos

Asunto: Glosario de Trminos Conceptualizar los trminos utilizados en este manual, permitir aclarar dudas o afianzar sus conocimientos sobre el significado de algunos de estos trminos en beneficio de un mejor desempeo en su trabajo. Control Interno: Es un proceso ejecutado por el Concejo de Directores, los administradores y otro personal de una identidad, diseado para proporcionar una seguridad razonable con va a la consecucin de los objetivos en las siguientes categoras: y y y Efectividad y eficiencia en las operaciones. Confiabilidad en la Informacin financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Efectivo: Es el activo ms liquido, el cual es aceptado para pagar bienes y servicios. Es un medio de cambio de disponibilidad absoluta para utilizarlo en el momento que se necesite, sin ningn tipo de limitaciones. Manual de Normas y Procedimientos: Todo cuerpo sistemtico que indica las actividades administrativas a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas. Organizacin: Segn Melinkoff (1986) define a la organizacin como un proceso de la administracin que crea la estructura orgnica, establece niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizaran las funciones administrativas, sus actividades, los deberes, las obligaciones y atribuciones que correspondan. Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:

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GOBERNACIN BOLIVARIANA DEL ESTADO APURE FUNDACIN REGIONAL EL NIO SIMN

FECHA: PGINA: CAPITULO:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Controlar la entrada de Efectivo en Caja. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) 1. Deben verificarse que los datos contenidos en el cheque sean correctos. 2. El cheque debe estar acompaado de su documentacin soporte correspondiente (aporte de la Gobernacin del Estado Apure u otros entes). 3. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador. 4. Cuando se reciban monedas y/o billetes debe verificarse que sean de curso legal y estn en condiciones de seguir circulando, se determinar su monto para ver si coincide con el monto a pagar o a entregar. 5. Debe contactarse que el monto recibido ( cheques, monedas y/o billetes) coincida con el monto del recibo de ingreso a entregar. 6. Debe restringirse el acceso a caja de personas no autorizadas. 7. Debe efectuarse la apertura de caja al menos una vez al da. 8. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al da. 9. El efectivo que se reciba en caja, posterior a su cierre debe quedar en esta hasta el da hbil siguiente. 10. Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Administracin. Jefatura de Caja. Movimiento de Caja. Relacin de Cheques en Caja. Procedimientos:

1. El procedimiento se inicia cuando el administrador y el Jefe de Caja aperturan la caja usando el Formulario de Movimiento de Caja en original (Jefe de Caja) y copias a administrador y contabilidad. Si hay efectivo del da anterior se revisa la relacin de cheques en caja en original (Jefe de caja) y copias a (contabilidad) y se procede a realizar el depsito. 2. Entra efectivo, el jefe de caja usa el formato Movimiento en Caja en original (Jefe de Caja) y Jefatura de caja. copias a (administrador) y (contabilidad), y guarda Administracin. la documentacin soporte respectiva, Movimiento de Caja. conjuntamente con el duplicado (administracin) y Relacin de Cheques en triplicado (contabilidad) del recibo de ingreso. caja. Documentacin Soporte. Recibo de Ingreso.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Describir como se controla la entrada de Efectivo en Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Entradas) Responsables y Formularios que intervienen: Jefatura de caja. Administracin. Contabilidad Movimiento de Caja. Relacin de Cheques en caja. Documentacin Soporte. Recibo de Ingreso. Procedimientos:

3. El administrador y el jefe de caja hacen el cierre de caja, el original del movimiento de caja y la relacin de cheques en caja se archiva en la jefatura de Caja y una copia al administrador, el original de la documentacin del soporte del efectivo va a contabilidad, al igual que las copias de los recibos de ingresos. . .

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSPARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 1. El Jefe de Caja es el responsable de la caja. 2. Toda salida de efectivo debe estar autorizada. 3. Todo efectivo que entra a Caja debe ser depositado el mismo da, o en caso justificado, el da hbil bancario siguiente. 4. Los cheques o depsitos deben contener en el reverso la leyenda Solo para ser depositado en la Cuenta N XXXX del Banco XXXX a nombre de la Fundacin Regional del Nio Simn del Estado Apure. 5. Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado. 6. El cheque debe tener la expresin NO ENDOSABLE. 7. Si el cheque se elabora a mano, la tinta debe ser negra o azul. 8. El cheque no debe presentar enmendaduras, tachaduras y mutilaciones en algunos de sus datos. 9. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estn correctos. 10. No debe emitirse cheque sin disponibilidad bancaria. 11. No deben emitirse cheques posdatados. 12. No deben emitirse cheques al portador. 13. No deben emitirse cheques en blancos o con algunos de los datos sin llenar. 14. Al pagarse un cheque debe conservarse la fotocopia de este, adems d el vouchers. 15. Deben conservarse los cheques anulados. Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman. Revisado por: Fecha: Actualizado por: Fecha:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Controlar la salida de Efectivo en Caja. Asunto: Normas para el Manejo del Efectivo en Caja (Salidas) 16. Deben conservarse los cheques devueltos. 17. A los cheques emitidos debe colocarse la fecha de caducidad. 18. Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus respectivos talones de pagos. 19. Debe llevarse un libro auxiliar de entradas y salidas de efectivo de caja actualizado. 20. Debe llevarse un Libro Auxiliar de Banco actualizado. 21. Deben efectuarse arqueos de cajas sorpresivos. 22. Debe efectuarse al menos un cierre de caja diario, o en casos justificados, al da siguiente. 23. Deben efectuarse conciliaciones bancarias mensualmente. 24. Los pagos deben efectuarse, por compromisos previamente presupuestados y en funcin del tiempo que tengan vencidos y del momento que se presenten a cobrarlos.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO rea: Caja. Objetivo: Describir como se controla la salida de Efectivo en Caja. Asunto: Procedimientos para el Manejo del Efectivo en Caja (Salida) Responsables y Formularios que intervienen: Administracin. Jefatura de Caja. Movimiento de Caja. Relacin de Cheques en Caja. Documentacin Soporte. Jefatura de caja. Administracin. Movimiento de Caja. Relacin de Cheques en caja. Documentacin Soporte. Jefatura de caja. Contabilidad. Relacin de depsitos enviados al banco. Procedimientos:

1. El procedimiento se inicia cuando despus de recibir la lista de cheques autorizados para pagar de la Administracin, paga recibiendo la documentacin soporte del pago y la guarda. 2. El Administrador y el Jefe de caja hacen el cierre de caja, usando el formato Movimiento de Caja en Original y Copia, la original le queda al Jefe de caja y la copia al Administrador, y el original de la documentacin soporte va a Contabilidad. 3. El jefe de Caja elabora los depsitos bancarios, la relacin de depsitos enviados al banco, el original le queda al jefe de caja y la Copia va a contabilidad.

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

ANEXOS (FORMATOS)

Elaborado por: Pineda, Marelys. Aquino Yorman.

Revisado por: Fecha:

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COMPROBANTE DE CAJA CHICA

N 0000000
FECHA DA MES AO

Por Bs. Pguese a la orden de: __________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolvares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recib Conforme:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma: Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

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VALE DE CAJA CHICA

N 0000000
Fecha Da Mes Ao

Por Bs. A la orden de: __________________________________________________ Por la Cantidad de: _____________________________________________ _____________________________________________________ Bolvares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Aprobado por: Recib Conforme:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma: Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

85

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REPOSICIN DE CAJA CHICA

Cancelado A:

Fecha Da Mes Ao

Correspondiente al Periodo del: ___/___/___ Al ___/___/___

Fecha Comprobante N Por Concepto de: Bolvares

Elaborado por:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

Total Bolvares Aprobado por:

Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

86

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ARQUEO DE CAJA CHICA

BILLETES:

Fecha

Da Mes Ao

___________ ___________ ___________ ___________ ___________

De Bs. 100,00 De Bs. 50,00 De Bs. 20,00 De Bs. 10,00 De Bs. 2,00

Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________

TOTAL BILLETES Bs. _______________ MONEDAS: ___________ ___________ ___________ ___________ De Bs. 1,00 De Bs. 0,50 De Bs. 0,25 De Bs. 0,125 Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________ Total Bs. _______________

TOTAL MONEDAS Bs. _______________ Comprobantes de Caja Chica Del N _____________ Al N ______________ TOTAL Bs. _____________ Vales de Caja Chica Por Bs.

A Favor de:

TOTAL Bs. _______________ TOTAL FONDO DE CAJA CHICA Bs._______________ Encargado:

Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

Revisor:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

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MOVIMIENTO DIARIO DE CAJA

EFECTIVO:

Fecha

Da Mes Ao

CANTIDAD

DENOMINACIN TOTAL BS. Billetes de Bs. 100,00 Billetes de Bs. 50,00 Billetes de Bs. 20,00 Billetes de bs. 10,00 Billetes de bs. 2,00 Monedas de Bs. 1,00 Monedas de Bs 0,50 Monedas de Bs 0,25 Monedas de Bs 0,125 Monedas de Bs. 0,10 Monedas de Bs. 0,05 TOTAL EFECTIVO Bs. CHEQUES BANCO BENEFICIARIO MONTO EN BS.

N CHEQUE

TOTAL CHEQUES Bs. TOTAL MOVIMIENTO DE CAJA BS. DESEMBOLSOS REALIZADOS POR CAJA Por Concepto de: N de Monto en Documento Bs.

TOTAL DESEMBOLSOS POR CAJA DEPSITOS Banco OBSERVACIONES Monto en BS.

N Depsito

88

Revisado por:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

Conforme Jefe de Caja:

Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

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RELACIN DE CHEQUES
BANCO

Fecha Da Mes Ao

N CHEQUE 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

BENEFICIARIO

MONTO EN BS.

Total Bolvares Son: __________________________________________________________ ______________________________________________________________ Revisado por:

Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

Conforme Jefe de Caja:

Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

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RECIBO DE CAJA

N 0000000
FECHA DA MES AO

Por Bs. He recibido de: ________________________________________________ La Cantidad de: ________________________________________________ _____________________________________________________ Bolvares Por Concepto de: ______________________________________________ _____________________________________________________________ Recibido con Cheque N _________ Banco______________ Cuenta N___________________________ Ordenado por:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Cargo: Firma:

Jefe de Caja:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

Recib Conforme:
Nombre y Apellido Cdula de Identidad: Firma:

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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