Procedimiento

general para la adquisicin de recursos computacionales

1. Conocer a la organizacin
Se debe tener una descripcin breve de la organizacin, que d a conocer su giro y su organizacin.

1.1 Identificar las necesidades de uso de la informacin y equipo computacional

Obtener informacin acerca de Qu tipo de informacin maneja la organizacin? Cul es la capacidadqueocupaesainformacin?Qutipodesoftwareoperanparatratarlainformacin? Sobre qu equipo est respaldada la informacin? Es decir cul es el recurso existente y por ultimoCulessonsuscarenciasencuantoaequipodecmputoysoftware?

2. Adquisicin de Hardware y Software:

UnavezidentificadaslasnecesidadesdeHardwareySoftwareenelprimerpunto,seprosiguea adquirir el recurso. Sin embargo, antes de realizar la transaccin de compra o contrato de arrendamientodelequipo,sedebenconsiderarlosfactores:tcnicosyfinancieros.

2.1. Factores tcnicos.

Losfactorestcnicosdebenrevisarseporelpersonalexperto,eneste casoelAdministradordel CentrodeInformticayresponsabledecadarea.Estetendrlosconocimientosnecesariospara adaptar el software y hardware a las necesidades de la organizacin, garantizando que sea un recursoeficienteyeficaz.

2.1.1. Software
Los recursos de software son los primeros a considerar antes que el hardware, para evitar la incompatibilidadentreestos,sinoobtenerelhardwaresuficienteparalainstalacindelSoftware. 1

Loselementosaconsiderarseparalaseleccindelsoftwaresonlossiguientes: Flexibilidad. Capacidad de cumplir con los requerimientos cambiantes y las diferentes necesidadesdelusuario Capacidad.Serefierealnmerodearchivosquepuedeguardaryelnmerodearchivos quepuedeconservar. Compatibilidaddelsoftwareexistente.Cambiosdeextensionesdearchivos,capacidadde apertura,compatibilidaddenormasoejecuciones. Crecimiento y explotacin. Tomando como crecimiento el aumento de archivos generadosporelsoftware.Ejemplolasbasesdedatos. Mantenimientoysoporte o Conqufrecuenciasellevaracaboelmantenimientodelsoftware? o Seproporcionarnlasnuevasversionesdemaneraregular? o Habruncargoporlasactualizaciones? o Existeunacuotamensualpormantenimiento? o Culessernlosserviciosquecubrir? o Culesserviciosseexcluirn? Registrodel software.Aquentranelmanejodelicencias,registrodeacuerdoaltipode software;libre,cdigoabiertoodepaga. Capacitacin para su uso. El personal deber de contar con la capacidad suficiente y necesaria para la operatividad del producto y el buen uso del mismo ya que si no se producirnconflictosporelmalmanejo,sedeberdesoportarconcursosdecapacitacin einstruccin.

2.1.2. Hardware
Paraesterecursoesnecesarioconsiderarvelocidadesycapacidadesdememorias,procesadores, entreotros;ademsdeconsiderarlosperifricosyotrosequiposcomoimpresoras. Determinacindelosrequerimientosdecapacidad.Determinarlosrequerimientosdetamaoy capacidaddelequipodecmputo. Caractersticasrelevantesaconsiderarencuantoalacapacidaddelhardware: Tamaodememoriainterna. Velocidaddelciclodelsistemaparaprocesamiento. Nmerodecanalesparaentrada,salidaycomunicacin:Esimportantesaber elnmero de canales de comunicaciones fsicos que tienen los equipos en los cuales pueden conectarselosrecursos. Caractersticas de los componentes de comunicacin: Conocer las caractersticas de las tarjetas(tarjetadered,tarjetamadre,tarjetasdeexpansin,tarjetadevideo,tarjetade audio),discosduros,etc. Tipos y nmeros de unidades de almacenamiento auxiliares que se le pueden agregar: Conocer las unidades de almacenamiento auxiliares (memoria secundaria, memoria auxiliaromemoriaexterna)queselepuedenagregaralequipo.

Medicin,desempeoyevaluacindelacapacidadinstalada Evaluar la configuracin actual, tomando en consideracin las aplicaciones y el nivel de uso del sistema,evaluarelgradodeeficienciaconelcualelsistemaoperativosatisfacelasnecesidadesde la instalacin. Como cabe mencionar, esta seccin va a dirigida a organizaciones que en sus funcionesrequierandegrancapacidaddeprocesamiento,porejemplo,farmacuticas,medicina, pronsticosdelclima,etc. Para ello se realizar un anlisis de informacin relativa al rendimiento del sistema, as como evaluarlosposiblescambiosenelhardware,afindenivelarelsistemadecmputoconlacargade trabajoactual,odecompararlacapacidadinstaladaconlosplanesdedesarrollo. Compatibilidadenlosequipos Por razones de costos, si compramos un equipo de diferente marca al existente, stos deben trabajardeformaadecuada,detalformaquelasfuncionesyelrendimientosrequeridonosevean afectadospordichocambio.Porejemplo,sitenemosunacomputadoraDELLyunaimpresoraHP, estosdebentrabajarsinningnproblema. Mantenimientoysoportealosequipos Fuente del mantenimiento. Se debe conocer el periodo de garanta durante el cual el proveedoresresponsabledelmantenimiento. Trminos y tiempo de respuesta. Conocer los trminos que tiene el contrato de mantenimiento. El contrato se puede redactar para que cubra tanto la mano de obra comolasrefaccionesyciertomargenparalasrefacciones,obiensolamentelamanode obra. Flexibilidad del equipo. Capacidad de cumplir con los requerimientos cambiantes y las diferentesnecesidadesdelusuario.

2.1.3. Proveedores
Este es un punto muy importante ya que se establecer una relacin de negocios en la que se debedestacarelcompromiso,lapuntualidadyseriedad,porellosedebesercuidadosoalelegiral proveedor. Existenfactoresaconsiderarenlaeleccindeunproveedoruotro. Generalidades del proveedor que incluye: La presencia que tiene el proveedor en el mercado, Profesionalismo y preparacin de los vendedores. Es decir, es importante que nuestro proveedor no tenga malos prejuicios, es preferible que sea una empresa con experienciayreconocida. Apoyoenlacapacitacin:Capacitacinalpersonaldelasreasdeinvestigacinysoporte tcnico.Lacapacitacindelpersonalfomentareltiempoderespuestaalasfallasquese tenganademsqueserefectivo. Mantenimiento de Hardware y Software: Preparacin del personal responsable del mantenimiento, tiempo en que tarda en atender fallas, tiempo en que se encuentra 3

disponible, distribuidor cercano para adquirir repuestos de equipo. El horario es importanteyaquesinotrabajadomingos,porejemplo,setendrtodoundadeprdidas paralaorganizacin,yaseaeconmica,deproductividad,tiempo,etc.

3. Factores financieros

3.1. Presupuestos y costeo preliminar

Lospresupuestos,sonlosclculosanticipadosdeloscostosdelasactividadeseconmicasquese realizaranduranteelprocesodeadquisicindehardwareysoftware.Estepuntoesimportanteya queassetendrunaexpectativadelosgastosalmomentodelaadquisicin.Secostearantodos losrecursosqueseprevisualizan,esdecirlosfactoresdehardwareysoftware. Elcostopodrseratractivoyeficienteperosicuestamsdeloqueseproyectgastaresdifcilde adquirirdeformaqueelcostoesmuyimportantehacerloinclusocuandosecitaalosproveedores paralademostracindelproductoenesemomentolopodemoscostearparadeterminarcunto seinvertirysilaempresalospagaradeacuerdoalopresupuestado

3.2. Tipos de adquisicin de equipo

Lostiposdeadquisicin,ofrecenalternativasquepermitenaladministradordelproyectoparaque se elija la mejor opcin de acuerdo a las necesidades de la organizacin. A continuacin se describendostiposdeadquisicindeequipo: Rentadelequipo.Larentaeselprocesoporelcualusuariotomaenrentaelequipodel proveedor por un perodo indefinido. Esta opcin se considera dependiendo de las actividadesquesedeseenrealizarconcadaunodelosequiposqueseansolicitados. Compradelequipo.Lacompradelequipo,esungastofuerte,sinembargo,sisedetallan deformaadecuadalascaractersticasdelosequiposaadquirirdeacuerdoacadaunade lasactividadesquelaorganizacinnecesita,lainversinserrealizadaconfundamentos detalformaqueestaseaaprovechadaalmximo,esdecirnoseadquirirmaterialqueen unbrevelapsoresultaraobsoletooinsuficiente.

3.3. Financiamiento
Elfinanciamiento,serefiereaqueunavezestablecidoslosrequerimientosyteniendolalistafinal desoftwareyhardwarenecesario,secostearlalistaconopcinadiferentesproveedoressegn las caractersticas especificadas anteriormente sobre los mismos. Se debe considerar que el resultadodeestaevaluacininfluirengranmaneraenlatomadecisionesascomoinfluirnlos requerimientos establecidos en los factores tcnicos. En esta etapa entran los contratos y formalidadesconlosrespectivosproveedores.