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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR

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Manual Tcnico de Elaborao de Manuais Administrativos

FORTALEZA
1999

UNIDADE ORGANIZACIONAL RESPONSVEL

PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR

REITOR ROBERTO CLUDIO FROTA BEZERRA VICE-REITOR REN TEIXEIRA BARREIRA PR-REITOR DE PLANEJAMENTO JOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA PR-REITORA DE GRADUAO ELZA MARIA FRANCO BRAGA PR-REITORA DE PESQUISA E PS-GRADUAO MARIA DA SILVA PITOMBEIRA PR-REITOR DE EXTENSO FRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA PR-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTIS LUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS PR-REITOR DE ADMINISTRAO FRANCISCO ANTNIO GUIMARES SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOS ANTONIO AROLDO LINS SOARES SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FSICO E OPERAES JOS ADEMAR GONDIM VASCONCELOS COORDENAO GERAL Jacqueline Maciel Pombo Coordenadora de Modernizao Administrativa - PR/PL Coordenadoria de Modernizao Administrativa EQUIPE TCNICA

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Maxweel Veras Rodrigues Joana D'arc Cabral Figueirdo Pedro Matias Alves Filho BOLSISTAS DE TRABALHO Maria Elma de Oliveira Pedro Matias Alves Neto Carlos Eduardo Rodrigues Ferreira Gleyson Elmo Leite Albuquerque CAPA Geraldo Jesuino da Costa Diretor da Imprensa Universitria APOIO TCNICO Leonora Albuquerque Ronaldo Pereira de Souza Pedro Alves de Paula

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SUMRIO
Seo 1 - Apresentao Seo 2 - Estruturao Seo 3 - Metodologia

Seo 1 APRESENTAO
A Coordenadoria de Modernizao Administrativa - CMA, visando orientar sua Equipe Tcnica, elaborou instrues que definem os critrios e as normas tcnicas bsicas na elaborao de manuais administrativos, de maneira que possam ser utilizados como referncias no processo de padronizao da manualizao das unidades organizacionais que compem a estrutura organizacional da Universidade Federal do Cear.

Seo 2 - Estruturao
2 ESTRUTURAO 2.1 Conceito de Manual Administrativo 2.2 Objetivos do Manual 2.3 Estrutura 2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos 2.4 Aspectos Tcnicos 2.4.1 Critrios Gerais de Apresentao 2.4.1.1 Capa 2.4.1.2 Folha de Rosto 2.4.1.3 Unidades Organizacionais Responsveis 2.4.1.4 Instrues para Uso 2.4.1.5 Apresentao 2.4.1.6 Sumrio

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2.4.1.7 Seo 1 - Introduo 2.4.1.8 Seo 2 - Estrutura e Atribuies 2.4.1.9 Seo 3 - Normas 2.4.1.10 Seo 4 - Procedimentos 2.4.1.11 Seo 5 - Orientaes Gerais sobre Procedimentos Especficos de Servidores 2.4.1.12 Seo 6 - Anexos 2.4.1.13 Numerao de Itens 2.4.1.14 Padro de Digitao do Word 2 ESTRUTURAO

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2.1 Conceito de Manual Administrativo Manual Administrativo um instrumento que se destina a regulamentar uma instituio, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condio de executores ou na condio de clientes ou usurios. 2.2 Objetivos do Manual Permitir que a reunio de informaes dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento gerencial facilitando a compreenso da estrutura e funcionamento dos sistemas e subsistemas, orientando a execuo do processo administrativo. Orientar a execuo de atribuies, divulgar normas de trabalho, estabelecer ordenao uniforme e sistematizada na realizao dos procedimentos e rotinas. 2.3 Estrutura 2.3.1 Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos Instrues para o uso Apresentao Seo 1 - Introduo Seo 2 - Estrutura e Atribuies Seo 3 - Normas Seo 4 - Procedimentos Seo 5 - Orientaes Gerais sobre Procedimentos Especficos de Servidores Seo 6 - Anexos

a) b) c) d) e) f) g) h)

2.4 Aspectos Tcnicos O manual possui uma linguagem objetiva, clara e acessvel, facilmente compreendida pelo usurio. Apresenta a estrutura da unidade organizacional, suas atribuies, descreve os procedimentos e estabelece os formulrios a serem utilizados na consecuo das rotinas detalhadas. O manual est sendo apresentado com grampo trilho de 80mm e metodologia americana (seo-pgina) oferecendo facilidade na reviso e atualizao sem prejuzo da continuidade de sua utilizao. Alguns Manuais Administrativos, alm das caractersticas acima citadas, podem apresentar em seu contedo, as definies, requisitos bsicos, documentao e fundamentao legal referente a cada procedimento.

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2.4.1 Critrios Gerais de Apresentao

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2.4.1.1 Capa Possui cores fortes e modernas obtidas a partir de nuances resultantes da combinao das cores bsicas: cian, preto, amarelo e magenta. Em sua composio apresenta: a) logotipo e sigla da instituio Universidade Federal do Cear/UFC; b) identificao "Edies Como Fazer", exclusiva de todas as publicaes relativas ao trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Modernizao Administrativa da PR/PL; c) ttulo do trabalho; d) nome da unidade acadmica ou administrativa contemplada com o trabalho descrito no manual. 2.4.1.2 Folha de Rosto Contm informaes no anverso e verso. O anverso estrutura-se conforme a sequncia abaixo descrita: a) nome da instituio: Universidade Federal do Cear; b) ttulo do trabalho; c) cidade, ms e ano em que foi concludo o trabalho. No verso da folha de rosto, constam funes e nomes dos representantes da Administrao Superior e suas respectivas funes. 2.4.1.3 Unidades Organizacionais Responsveis Nesta folha so mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho, seus respectivos participantes e funes. 2.4.1.4 Instrues para Uso Oferece esclarecimentos adicionais quanto ao manuseio do manual, bem como, aos procedimentos corretos em caso de existncia de sugestes e aperfeioamentos por parte do usurio. 2.4.1.5 Apresentao Informa aos usurios sobre o objetivo do trabalho, a natureza das informaes fornecidas e os critrios que orientam o modelo de funcionamento proposto. 2.4.1.6 Sumrio Orienta o usurio quanto a localizao dos assuntos, sees e respectivos nmeros de pgina. No incio de cada seo consta um sumrio com os assuntos numerados em itens e subitens. 2.4.1.7 Seo 1 - Introduo Apresenta ao usurio o objetivo geral do manual, a metodologia utilizada em sua elaborao, a natureza e finalidade das informaes fornecidas e o contedo de cada uma das sees apresentadas. 2.4.1.8 Seo 2 - Estrutura e Atribuies Descreve a estrutura e o elenco de atribuies executadas pelas unidades organizacionais que compem o sistema trabalhado. 2.4.1.9 Seo 3 - Normas

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Nesta seo esto alinhadas as orientaes e preceitos para a manuteno de umw .d o c u -tr a c k.c ambiente de trabalho de natureza essencialmente profissional, tico e propcio ao desempenho adequado das atividades organizacionais.
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2.4.1.10 Seo 4 - Procedimentos Orienta sobre a forma correta e a melhor seqncia das etapas do trabalho, facilitando o gerenciamento, a comunicao interna e possibilitando aos novos servidores maior facilidade para compreenso das rotinas de trabalho. 2.4.1.11 Seo 5 - Orientaes Gerais sobre Procedimentos Especficos de Servidores Fazem parte do contedo desta seo orientaes relativas a assuntos considerados de ampla utilizao por parte de todos os servidores da instituio e, portanto, merecedoras de esclarecimentos especficos e pormenorizados. 2.4.1.12 Seo 6 - Anexos Composta pela apresentao dos formulrios mencionados na descrio das atribuies e procedimentos, tem por objetivo acrescentar informaes complementares referentes ao contedo do trabalho. Os formulrios que possuem mais de uma folha so apresentados somente na sua pgina inicial em carter ilustrativo. 2.4.1.13 Numerao de itens Optou-se pela numerao em vrios nveis para os ttulos de itens e de subitens com o intuito de facilitar a ordenao do pensamento do usurio e a maior assimilao do contedo. Nas demais divises de subtens foi utilizada a numerao alfabtica para que no ocorresse um detalhamento excessivo dos itens, de forma a evitar uma numerao extensa. Ex.:2 Estrutura e Atribuies 2.2 Atribuies 2.2.2 Pr-Reitoria 2.2.2.1 Diviso de Apoio Administrativo a) Numerao Alfabtica de Subtens

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2.4.1.14 Padro de Digitao no Word a) Tamanho do papel

b) Margens

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Layout

Dentre os recursos oferecidos pelo Word, tambm foi utilizado o da criao de estilos, conforme ilustraes abaixo: a) Normal

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b) Nota

Seo 3 Metodologia
3 Metodologia A metodologia utilizada pela equipe tcnica estrutura-se conforme a seqncia descrita abaixo: a) Manter contato com a unidade administrativa interessada na realizao do trabalho com a finalidade de definir objetivos, nmero de participantes e cronograma de

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w .c .d o reunies; c u -tr a c k b) Providenciar local adequado para os encontros; c) Emitir ofcio comunicando data, local e hora para as reunies; d) Analisar a estrutura organizacional formal da unidade antes da reunio inicial; e) Preparar material que proporcione condies de levantamento de dados para: Conhecer o funcionamento dos subsistemas e formulrios utilizados na operacionalizao dos procedimentos; Definir as atribuies, procedimentos e rotinas a serem alocadas entre as subunidades existentes, levando em considerao a natureza tcnica de cada uma. f) Tabular dados registrados no levantamento; g) Estruturar dados conforme modelo-padro de manual administrativo; h) Elaborar minuta do manual no Word com base nos dados coletados; i) Identificar os formulrios utilizados na execuo dos procedimentos; j) Avaliar necessidade de utilizao e freqncia de uso dos formulrios; k) Analisar definio de lay-out do formulrio de acordo com sua funcionalidade, juntamente com o usurio; l) Padronizar os formulrios conforme critrios tcnicos definidos pela Coordenadoria de Modernizao Administrativa; m) Elaborar minuta do manual no Programa Page Maker; n) Apresentar minuta do manual unidade administrativa para avaliao, sugestes e alteraes de seu texto; o) Efetuar, se for o caso, as alteraes propostas; p) Encaminhar minuta do Manual Imprensa Universitria para impresso, definindo a quantidade juntamente com o usurio; q) Fazer a entrega do manual unidade administrativa prestando esclarecimentos sobre a forma de utilizao e manuteno do mesmo pelo usurio, e sobre os procedimentos adequados junto CMA para realizao de propostas de alterao dos procedimentos administrativos e respectivos formulrios.
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