5.

SISTEMAS DE INFORMACIN
Un sistema de informacin (SI), es un conjunto de elementos orientados a la obtencin, tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listados para su posterior uso (Toma de decisiones), generados para cubrir una necesidad (Objetivo). Dichos elementos formarn parte de alguna de estas categoras: Personas. Datos. Actividades o tcnicas de trabajo. Recursos materiales en general (Tpicamente recursos informticos y de comunicacin, aunque no tienen por qu ser de este tipo obligatoriamente). Todos estos elementos interactan entre s para procesar los datos (Incluyendo procesos manuales y automticos) dando lugar a informacin ms elaborada y distribuyndola de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos.

Figura N 1. Elementos de un sistema de informacin.

Los procedimientos que conforman a los SI empleados en mantenimiento, son enumerados para luego ubicarlos en funcin de su uso en los diferentes subsistemas. El comn de los SP del parque industrial nacional, requieren de los procedimientos que se propondrn para la planificacin, programacin, control y evaluacin, supervisin y direccin de las actividades de mantenimiento, as como tambin para el registro de: Datos de fallas, e informacin financiera para planes futuros.

5.1. Mtodo CPM (Mtodo de la ruta crtica) El Mtodo CPM (Critical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de Amrica, por un centro de investigacin de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimizacin de los costos mediante la planeacin y programacin adecuadas de las actividades componentes del proyecto. En administracin y gestin de proyectos, una ruta crtica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duracin entre ellos, determinando el tiempo ms corto en el que es posible completar el proyecto. La duracin de la ruta crtica determina la duracin del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta a la fecha de trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crtica. Un proyecto puede tener varias rutas crticas paralelas. Una ruta paralela adicional a travs de la red con las duraciones totales menos cortas que la ruta crtica es llamada una sub-ruta crtica. Originalmente, el mtodo de la ruta crtica consider solamente dependencias entre los elementos terminales. Un concepto relacionado es la cadena crtica, la cual agrega dependencias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crtica se presente. A diferencia de la tcnica de revisin y evaluacin de programas (PERT), el mtodo de la ruta crtica usa tiempos ciertos (Reales o determinsticos). Sin embargo, la elaboracin de un proyecto basndose en redes CPM y PERT son similares y consisten en: Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos tcnicos para cada una de las actividades. Construir una red con base en nodos y actividades (O arcos, segn el mtodo ms usado), que implican el proyecto. Analizar los clculos especficos, identificando las rutas crticas y las holguras de los proyectos. En trminos prcticos, la ruta crtica se interpreta como la dimensin mxima que puede durar el proyecto y las diferencias con las otras rutas que no sean la crtica, se denominan tiempos de holgura. a. Diagrama de flechas

Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades necesarias para realizar un proyecto.

Figura N 2. Ejemplo del diagrama de flechas.

Construccin del Diagrama de Flechas La construccin de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave: a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos (2) eventos. b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar. c) Ningn evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estn terminadas. El Diagrama de Flechas se construir tal y como se explica a continuacin y como se ilustra en la Figura N 3. Paso 1: Concretar el objetivo de la construccin del Diagrama de Flechas Es importante identificar claramente para qu tipo de decisiones se utilizar el Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construccin influir sobre el grado de detalle del Diagrama, la eleccin de los puntos clave (Hitos) del proyecto, y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un anlisis PERT o CPM. Paso 2: Definir los lmites del proyecto a planificar Determinar el evento inicial y el evento final del proyecto. Paso 3: Identificar y representar los eventos

Los hitos han de ser puntos notables y significativos del proyecto, dependiendo su nmero del grado de detalle requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el Diagrama, es decir en cada fase o rea del proyecto. Cada evento N se representar con un nmero en un crculo. Aunque los nmeros no representen el orden secuencial de los eventos, se procurar asignarlos de forma que cada uno tenga un nmero inferior a todos sus hitos sucesores. El evento inicial se designar con 1. Respecto a la disposicin grfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lgico ir de izquierda a derecha. Se empezar entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y as sucesivamente. Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrn uno debajo del otro. Ejemplo:

Figura N 3. Ejemplo del paso 3.

Paso 4: Definir y representar las actividades Conectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas indicarn el sentido de la secuencia lgica (Hacia la derecha). Cada actividad se identificar como "Aij", sustituyendo "i" por el nmero correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el nmero correspondiente al que finaliza la actividad. Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que corresponden. Ejemplo:

Figura N 4. Ejemplo del paso 4.

Paso 5: Identificar las actividades imaginarias Evidenciar las dependencias lgicas, que no comportan trabajo, conectando los dos eventos con una flecha discontinua. Ejemplo:

Figura N 5. Ejemplo del paso 5.

Paso 6: Comprobar la integridad del grfico a) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo. b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas". Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama. El problema tiene su origen, en una mala identificacin y/o definicin de uno de los eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada". Ejemplo:

Figura N 6. Ejemplo del paso 6.

a. Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt (Figura N 7), grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.

Figura N 7. Diagrama de Gantt

Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos (Superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre tiempo y carga de trabajo. En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas (Llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (No mostradas en la imagen). Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente. Bsicamente el diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.

b. Anlisis CPM

Figura N 8. Diagrama de Gantt mostrando tres (3) tipos de precedencias y porcentajes de avance

Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas El Diagrama de Flechas se construir como se indic anteriormente (Figura N 2).

Paso 2: Estimar la duracin de cada actividad, t. Las evaluaciones sern realizadas por expertos que se hayan enfrentado muchas veces con la respectiva actividad, y puedan estimar su duracin con el suficiente nivel de certidumbre. Si hay diferentes posibilidades, segn los recursos que se emplean en la realizacin de la tarea, se elegir la alternativa que origine los menores costes. La duracin estimada de cada actividad, t, se escribir en el Diagrama de Flechas sobre la lnea que le representa, teniendo cuidado de que todas las duraciones estn expresadas en la misma unidad de medida. Paso 3: Estimar los costos, Cm. Estimar para cada actividad, los costos mnimos, Cm, a soportar para su realizacin y anotarlos en una Tabla de Costos. Estos costos permitirn, por lo dicho en el Paso 2, llevarla a cabo en el tiempo t. Ejemplo:

Figura N 9. Ejemplo de tabla de estimacin de cotos (Paso 3)

Paso 4: Calcular, para cada evento, el tiempo mnimo posible, TE. El TE de un evento representa el tiempo ms breve posible en que el evento puede alcanzarse, y se calcula sumando los tiempos t de la secuencia de actividades que conduce al mismo. Cuando hay ms de un camino que conduce a un evento, el camino que consume el mayor tiempo, determina el tiempo ms breve posible en que puede esperarse alcanzar dicho evento. El valor TE de un evento N se calcula de la siguiente manera: a) Se empieza con el primer evento (Su TE es igual a cero), considerando sus directos sucesores etc., hasta llegar al ltimo evento del proyecto. (Su TE indica el tiempo mnimo esperado para terminar el proyecto).

b) Se identifican todos los eventos que preceden directamente al evento N. c) Para cada uno de estos eventos se aade a su TE la duracin t de la actividad que le conecta con el evento N. d) Se elige entre los resultados as obtenidos el mayor. Este ser el nico TE del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar. Los valores TE as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas por encima del respectivo evento. Ejemplo:

Figura N 10. Ejemplo de paso 4

Paso 5: Calcular, para cada evento, el tiempo mximo permisible, TL. El TL de un evento representa el tiempo mximo en que debe alcanzarse el evento para poder seguir el proyecto tal y como ha sido planificado, siendo el TL del ltimo evento el tiempo establecido para finalizar el proyecto. El valor TL de un evento N se calcula de la siguiente manera: a) Se empieza con el ltimo evento (= fin del proyecto), operando en sentido inverso hasta el primero. El TL del ltimo evento se considera aqu como un dato externo, ya establecido. (Deseo del cliente, compromiso, fecha "orientativa" interna, a menudo el valor TE obtenido en el Paso 4 para el evento final del proyecto, etc...). b) Se identifican todos los eventos sucesores del evento N. c) Para cada uno de estos eventos se resta de su TL la duracin t de la actividad que le conecta con el evento N. d) Se elige entre los resultados as obtenidos el menor. Este ser el nico TL del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar.

Los valores TL as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas debajo del respectivo evento. Ejemplo:

Figura N 11. Ejemplo de estimacin de tiempo mximo permisible (Paso 5)

Paso 6: Calcular, para cada evento, la holgura TL-TE. La holgura de un evento es la diferencia entre el tiempo mximo permisible y el tiempo mnimo posible para alcanzarlo. La holgura indica entonces el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzar este evento, sin comprometer el plan de marcha del proyecto. La holgura de un evento puede ser positiva, negativa o igual a cero. Ejemplo:

Figura N 12. Ejemplo del clculo de la holgura (Paso 6)

Paso 7: Identificar el camino crtico El camino crtico es aquella secuencia de actividades, desde el primer evento hasta el ltimo, en la que los eventos disponen de la holgura mnima. Se identificar en el Diagrama de Flechas, el camino crtico, sealando las actividades que lo constituyen con lneas ms gruesas. Ejemplo:

Figura N 13. Identificacin del camino crtico (Paso 7)

Paso 8: Evaluar, para cada actividad, la relacin entre su duracin y los costes de su realizacin. Esta relacin se obtiene de la siguiente manera: a) Se evala el tiempo absolutamente mnimo, tm, necesario para realizar la actividad considerada y los costes correspondientes, c.

b) Se calculan los costes suplementarios a soportar para disminuir la duracin de la actividad de una unidad de tiempo, utilizando la frmula: c-cmt-tm Si la duracin de una actividad se puede reducir slo en determinados intervalos diferentes de la unidad de medida (ej. 2 das, 7 semanas, etc), o si existen slo unas pocas opciones realizables, esto se anotar en la tabla y se tendr en cuenta durante el paso siguiente. Ejemplo:

Figura N 14. Ejemplo del paso 8

Paso 9: Construir diferentes alternativas eficientes de combinaciones costos / tiempo. A este fin se considerarn nicamente las actividades del camino crtico. Slo estas son las que influyen sobre la duracin del proyecto total. (El camino crtico puede cambiar a lo largo del anlisis). Entre ellas se repartirn recursos suplementarios, asignndose primero a aquellas que tengan el menor valor (c-cm)/(t-tm), puesto que permite conseguir el ahorro de tiempo "ms barato". Despus de cada sustitucin se modificarn todos los datos involucrados, y se recalcularn los costos y el tiempo total del proyecto, presentando los resultados en un Diagrama de Flechas y una Tabla de Datos. Se obtendrn de esta forma varias combinaciones alternativas de costos y tiempo.

Todas estas son combinaciones eficientes, es decir para cualquiera de ellas vale que: - Es imposible acabar el proyecto en un tiempo menor, sin gastar ms. - Es imposible gastar menos, sin necesitar ms tiempo para finalizar el proyecto. Ejemplo: AlternativaReducir A3;4 de t=8 a t=6 y A1;3 de t=5 a t=3

Tiempo Total: 12 semana (Reduccin de 4 semanas) Costos: 122+21+21.5=127 (Aumento de 5 mill.) Figura N 15. Ejemplo del paso 8

5.1. Metodologa para el desarrollo de SI Dentro de una empresa u organizacin, el anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin actual de la misma con la premisa de disear y aplicar mtodos y procedimientos que contribuyan a su mejoramiento. a. Estrategias para el desarrollo de un SI Mtodo del ciclo de vida de desarrollo de sistemas En este mtodo deben cumplirse, sin pasarse por alto ninguna de, las siguientes etapas: (1) Investigacin o estudio preliminar. (2) Determinacin de los requerimientos de sistemas. (3) Diseo del sistema. (4) Desarrollo del software. (5) Prueba del sistema. (6) Implantacin y evaluacin del nuevo sistema.

Mtodo del anlisis estructurado Su caracterstica principal es el enfoque en los aspectos lgicos y no en los fsicos del sistema o actividad en estudio; es decir, que se interesa en cmo se realizan las actividades y no a travs de qu se realizan. Emplea cuatro (4) smbolos grficos para representar o describir el movimiento y procesamiento de los datos, para luego construir un diccionario de datos, donde se listen todos los elementos que forman parte del flujo de datos del sistema. Mtodo del prototipo de sistemas Se caracteriza por la interactividad con el futuro usuario del sistema y contina en evolucin. Se construye un modelo, a partir del cual el usuario va estableciendo las necesidades que debe satisfacer el nuevo sistema de informacin. El encargado de la construccin de este modelo se encuentra en permanente contacto con el futuro usuario, hasta que ese modelo se convierte en el nuevo sistema de informacin.