Una primera mirada al secretariado

Lecciones
1. Introduccin 2. reas ms importantes de la empresa para el profesional del secretariado 3. Conocimientos que deber aportar todo profesional del secretariado 4. Actitudes y/o habilidades del profesional del secretariado 5. Conclusiones

1. Introduccin
Cada empresa u organizacin precisan de profesionales del secretariado con unos perfiles o caractersticas distintas, cualidades, formacin y experiencia que se adaptarn en gran medida a:
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Las necesidades de la organizacin o empresa para la que prestan sus servicios. Al mbito de la misma, es decir, si es nacional o internacional. Al volumen de negocio y/o trabajadores. La poltica de empresa. A la cultura de empresa. Al sector al que pertenece, etc.

Por todo ello, no podemos hablar de un perfil nico dentro del secretariado, aunque si que es cierto que existirn caractersticas, cualidades y conocimientos que resultarn comunes a esta profesin y que a buen seguro, todo profesional que se precie deber aplicar en algn momento de su vida profesional cualquiera de los elementos que iremos describiendo a lo largo de este curso.

2. reas ms importantes de la empresa para el profesional del secretariado

Si hace aos cualquiera que tuviese experiencia en taquigrafa y una buena dosis de pulsaciones de escritura acceda a un puesto de trabajo como secretaria, en la actualidad, las empresas son cada vez ms competitivas, lo que les conlleva a una mayor inversin en tecnologa y tecnologas de la informacin y comunicaciones (TICs), por todo ello, las empresas buscan cada vez profesionales ms cualificados y verstiles y, sobre todo, con una amplia capacidad de adaptabilidad. Entre el amplio abanico de conocimientos que complementarn la formacin de un profesional del secretariado, podemos destacar los siguiente: conocimientos bsicos de economa, conocimientos bsicos de contabilidad, tratamiento de la informacin escrita, procesos de comunicacin oral (atencin interna y externa), gestin de documentacin y archivo, organizacin de agendas, organizacin de eventos y reuniones, planificacin y organizacin de viajes, atencin al cliente, ofimtica, Internet, correo electrnico, idiomas, etc. Es evidente que este tipo de profesional debe ser polifactico y adems, abordar una gran cantidad y variedad de tareas, no obstante, dependiendo de la organizacin para la que preste sus servicios, del departamento al que pertenezca, as como de otros factores, se hace necesaria una especializacin y experiencia concreta que deber llevar a cabo. Vamos a dar unas pequeas pinceladas de aquellas reas ms importantes y especficas dentro de una organizacin, donde el profesional, adems de aportar los conocimientos y aptitudes genricos e inherentes de su profesin, deber tambin especializarse y aportar conocimientos especficos. rea econmico-financiera

Los departamentos contables o de finanzas de las organizaciones, a menudo demandan de profesionales del secretariado que colaboren en determinadas funciones dentro de los departamentos econmicos-financieros. Veamos algunas de ellas:
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Colaboracin en la redaccin y presentacin de los distintos balances, tales como: balance anual, balances de situacin, balances de sumas y saldos, etc. Colaboracin en la redaccin y presentacin de las cuentas de resultado de la empresa: cuentas de prdidas y ganancias, repartos de dividendos, etc. Presentacin fsica o telemtica de los libros contables: libro diario, libro mayor, etc. Colaboracin en la redaccin y/o presentacin de los documentos financieros de la empresa: memoria, inventarios, presupuestos, etc. Control del movimiento de la tesorera: cobros y pagos de cheques, letras de cambio, transferencias, etc., es decir, elcash-flow. Tareas administrativas o de gestin. Control de la facturacin (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.). Tareas administrativas o de gestin. Contratos financieros, leasing, etc. Gestin de impuestos o arbitrios municipales (impuesto sobre sociedades, IVA, IRPF, etc.) con los Organismos Pblicos.

Un profesional que preste sus servicios dentro del rea econmico-financiera de una empresa, deber contar un perfil profesional mucho ms especializado y dominar as determinadas reas, entre las que cabe destacar:
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Conocimiento de la empresa y su estructura. Sistema financiero del pas donde se ubique la organizacin para la que trabaja. Conocimientos sobre productos financieros. Principios bsicos de economa. Conocimientos bsicos sobre contabilidad de empresa. Interpretacin de balances.

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Interpretacin de la cuenta de prdidas y ganancias (cuenta de resultados). Tributos e Impuestos. Gestin de pagos y cobros. Manejo avanzado de Hojas de clculo.

rea cientfica Dada la gran competitividad que hoy en da existe en las empresas, stas tienden a tecnificarse, apostando por tecnologas cada vez ms avanzadas que les permitan ser ms competitivos y eficientes en un mercado globalizado. Se crean departamentos cuyo objetivo es el desarrollo o explotacin de las tecnologas. Si un profesional del secretariado forma parte de uno de estos departamentos o un rea cientfica de la empresa, como por ejemplo: consultora, desarrollo, I+D+I (Investigacin, Desarrollo e Innovacin), etc., adems de poseer las caractersticas y los conocimientos propios de su profesin, deber poseer un perfil mucho ms tcnico, conocer el lenguaje propio (argot) de su rea para poder entender y explicar perfectamente todas aquellas cuestiones tcnicas que se le planteen. Cobra adems mucha importancia el conocimiento de idiomas, en especial, el ingls, dado que es el idioma universalizado y en los que revistas y manuales tcnicos utilizan, deber tener una clara orientacin al cliente, saber realizar presentaciones y conocer las normas de protocolo que permitan atender a los clientes de una forma correcta. Entre las funciones que podr desarrollar son varias, pero cabe destacar: colaboracin con el responsable del departamento en la redaccin de documentos, informes, presentaciones tecnolgicas, contactos con clientes, viajes nacionales e internacionales, as como su planificacin, etc. Adems, cobra una gran importancia el mantenimiento ptimo del archivo, clasificando toda la informacin que se vaya

produciendo para poder posteriormente explotarla cuando as se lo soliciten los integrantes de estos departamentos. Por ltimo, destacar que es importante que el profesional conozca los aspectos relevantes en la gestin de ayudas con las Administraciones Pblicas, ya que en muchas ocasiones, los proyectos de I+D+I suelen estar subvencionados. rea jurdica Muchas organizaciones cuentan con departamentos jurdicos que actan en materia de derecho mercantil, laboral, fiscal, etc., cuando la organizacin as lo requiere. Un profesional del secretariado que preste sus servicios en un departamento jurdico deber poseer un conocimiento especfico en cuanto a material laboral se refiere, derecho mercantil y adems, conocer en profundidad los diferentes documentos que se emplean: comunicados oficiales, instancias, oficios, etc. Ser muy importante la gestin correcta de la agenda, ya que una cita mal agendada podra tener unas implicaciones serias para la empresa o el departamento, por ejemplo, una fecha incorrecta para acudir a un juicio, a un notario, etc. Ser necesario disponer de unas buenas dotes organizativas, habilidades comunicativas que le permita mantener una relacin con su red de contactos (abogados, notarios, etc.), aunque esta faceta es comn a cualquier otra rea donde preste sus servicios un profesional del secretariado. rea de Recursos Humanos El departamento de gestin de Recursos Humanos de cualquier organizacin demanda (segn el volumen de gestin interna) profesionales que aporten y colaboren en la gestin diaria de estos departamentos. Podrn participar activamente en los procesos que se suelen desarrollar en un rea o departamento de RR.HH:

1. Seleccin de personal. Podr participar en el proceso de captacin, poniendo anuncios en portales de Internet especializados, en contactar con los candidatos va telefnica para concertar citas, gestionar la agenda, preparar las pruebas selectivas, atencin a los candidatos, etc. 2. Gestin de personal. Podr participar en toda la gestin del personal de la empresa: clasificar documentos laborales (nminas, contratos, seguros sociales, etc.), curriculums, tickets restaurant, viajes, dietas, etc. 3. Formacin.Podr participar en la gestin de la formacin interna del personal de la empresa: bsqueda de cursos, informacin sobre cursos subvencionados, elaboracin de listados de asistentes, presentaciones, etc. rea comercial Cualquier profesional del secretariado que pertenezca a un departamento comercial, deber tener, adems de los conocimientos y cualidades genricas, una clara orientacin al cliente, conocer genricamente los productos o servicios que su organizacin compra y vende, mantener una buena agenda comercial con clientes y proveedores, asistencia a ferias, etc. Adems de todas las reas anteriormente descritas, existen muchas otras ms, esto es solo un reflejo del amplio abanico de posibilidades que tiene esta profesin, es por ello, que en las ofertas de empleo de estos profesionales suelan solicitar perfiles concretos, as pues, podemos encontrar:
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Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria

de Direccin. Administrativa. Comercial. Ejecutiva. de Presidencia

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3. Conocimientos que deber aportar todo profesional del secretariado

Con el objetivo de cubrir las principales tareas que un profesional lleva o llevar a cabo en una empresa, ser necesario establecer un marco de conocimientos adecuado a la profesin. 1. Formacin acadmica:

La formacin en cualquier profesin es el sustrato en el cual se desarrollar posteriormente el profesional, atesorando experiencia y conocimiento y aportando valor a la empresa. Sin duda, cuanto mayor sea nuestra formacin acadmica muchas ms ventajas de partida tendremos, pero no slo de ttulos se forma a un profesional, adems hay que poseer otras caractersticas y habilidades que no se estudian en la Universidad. Un profesional del secretariado debera posee unos estudios mnimos de bachillerato, aunque tambin se valorarn titulaciones de grado medio, superior o universitario dependiendo del perfil al que se desea optar en el mundo laboral. Pero tambin es importante un buen nivel de cultura general (no siempre va ligado al ttulo acadmico): buen nivel del lenguaje, ortografa, gramtica, matemticas mercantiles, etc. nos permitir desenvolvernos con soltura en el da a da. Ser necesario completar nuestra formacin de una forma permanente, mediante cursos, masters o simplemente de forma autodidacta. La formacin continua es necesaria e imprescindible en esta profesin para adaptarse a los cambios que van acaeciendo. 2. Tcnicas secretariales:

Adems de una formacin acadmica, ser necesario dominar una mucho ms especfica y relacionada directamente con la profesin. Resumimos alguna de ellas:

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Cumplimentacin de documentos administrativos y de origen mercantil, tales como pedidos, albaranes, facturas, cheques, letras de cambio, recibos, etc. Confeccin de informes, actas, memorandos, circulares, saludas, etc. Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior. Recepcin y filtrado de la documentacin que llega a la empresa. Confeccin y cumplimentacin de documentos oficiales: instancias, oficios y modelos oficiales para la presentacin y liquidacin de impuestos. Cartas, correspondencia comercial, certificados, etc. Mantenimiento del archivo. Gestin, clasificacin y mantenimiento de los documentos. Gestin de la agenda de trabajo. Reuniones, citas, establecimiento de prioridades, gestin del tiempo, etc. Organizacin y planificacin de eventos corporativos y reuniones de trabajo. Organizacin y planificacin de viajes. Atencin telefnica. Atencin al pblico: personal, por telfono o por vdeo conferencia. Conocimiento informticos:

3.
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Sistemas operativos. Se hace indispensable un dominio del procesador de textos, (Word), de las hojas de clculo (Excel) y de un editor de presentaciones como Power Point. Es recomendable disponer de conocimientos bsicos de Accesspara gestionar bases de datos sencillas, por ejemplo, los contactos profesionales. Desde estas bases de datos se podrn enlazar con programas como Word para la gestin de la correspondencia masiva. Internet se ha convertido en una de las ms potentes herramientas para cualquier profesional, es necesario dominar la navegacin, saber buscar informacin, conocer

el e-Business, ele-learning, ser capaces de realizar trmites por Internet, etc. El uso del correo electrnico es esencial, por ello, debemos dominar herramientas corporativas que nos permitan gestionar el correo, las ms importante son: Outlook y Notes, aunque tambin existen otras como: Mozilla Thunderbird, Eudora,Pegasus Conocimientos tcnicos:

4.

Comentaremos de forma muy somera algunos de los conocimientos tcnicos ms importantes y destacables en el mbito del secretariado:
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Principios bsicos sobre economa y contabilidad de empresa. Conocimiento de los documentos oficiales relacionados con la empresa. Tributacin e impuestos. Conceptos bsicos de derecho mercantil, administrativo y laboral. Protocolo pblico y empresarial. Atencin al cliente, etc. Idiomas:

5.

Aspecto cada vez ms valorado en cualquier profesin, pero sin duda, en la profesin del secretariado cobra un gran protagonismo. Ser recomendable que el profesional sea capaz de expresarse en al menos un idioma adems del suyo propio. Hoy en da debido a la extensin de la lengua inglesa, sta se hace imprescindible dentro del mundo empresarial, aunque otros idiomas estn cobrando cada vez ms relevancia, como el alemn o el chino, dadas las intensas relaciones comerciales que mantienen las empresas con estos pases. Lgicamente, un segundo idioma estar directamente ligado al tipo de empresa y al perfil que el profesional ocupa dentro de ella.

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4. Actitudes y/o habilidades del profesional del secretariado

Con actitud se consigue aptitud, al contrario es bastante complicado, con esta sencilla premisa, trataremos de describir algunas de las actitudes necesarias que deber tener el profesional del secretariado: 1. Sentido de la lealtad, honradez, honestidad, dignidad profesional y buena fe. Su comportamiento no debe suponer jams un descrdito para su persona o para la empresa que representa. 2. Al igual que un mdico jura su secreto hipocrtico, todo profesional deber seguir el principio del secreto profesional, que, adems de un deber, se considera una obligacin amparada por las leyes. 3. La buena educacin, cortesa, simpata y buenos modales son imprescindibles. 4. Adaptabilidad al desempeo de distintas tareas y momentos. 5. Capacidad de trabajo. 6. Responsabilidad en el desempeo de sus funciones. 7. Dotes de organizacin. 8. Dotes comunicativas: expresarse con fluidez, tener tacto, empata 9. Discrecin. 10. Buena imagen y decoro profesional. 11. Afn de superacin. 12. Iniciativa propia. 13. Capacidad de trabajo en equipo. 14. Capacidad de adaptacin a los cambios tcnicos o tecnolgicos. 15. Polivalencia. 16. Tener iniciativa. 17. Ser proactivo. 18. Capacidad de negociacin. 19. Saber trabajar en equipo.

Obligaciones profesionales Como todas las profesiones, existen una serie de obligaciones que conviene dar a conocer: 1. Actualizar las aptitudes y conocimientos para adaptarlas as a los nuevos tiempos y tecnologas con el objetivo de aumentar la eficiencia, eficacia y productividad en el desempeo de sus funciones. 2. No realizar prctica alguna que pueda suponer un descrdito para su profesin. 3. No utilizar cualquier tipo de influencia, amistad o recomendaciones de sus superiores con el objetivo de ascender o conseguir cualquier ventaja profesional inmerecida. 4. Defender, representar y enaltecer al colectivo que representa y la empresa para la que presta sus servicios. Las seis funciones ms representativas del profesional del secretariado Un reciente estudio revelaba como el profesional del secretariado cada vez aumenta ms sus responsabilidades dentro de la organizacin, llegando en muchos casos a tener ayudantes para poder abordar todas las tareas que les encomiendan, desde la ayuda al directivo, a gestionar proyectos especficos hasta optimizar el uso de las nuevas tecnologas. Pero si pudisemos resumir cuales son las ms importantes, nos quedaramos con estas:
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Redactar documentacin especfica y elaborar informes y presentaciones. Buscar informacin a travs de Internet y gestionar el email. Gestionar el archivo. Filtrar llamadas. Llevar a cabo la coordinacin y comunicacin con el resto de departamentos.

Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

Muchos profesionales han pasado a denominarse assisstants o ayudantes de direccin en lugar de secretarias, ya que quizs este nombre se asocia al concepto tradicional y no est acorde con los tiempos actuales. En cualquier caso, sea como fuere su denominacin, trataremos de hacer hincapi y reforzar a lo largo de este curso estas tareas mencionadas anteriormente. volver al ndice

5. Conclusiones
Para finalizar este primer curso, hemos extrado un par de ofertas de empleo reales de la Web de empleo http://empleo.trovit.es/, cambiando los nombres de las empresas ofertantes por nombre ficticios. En ambas se solicitan secretarias pero con perfiles distintos. Reconoce las funciones que se solicitan en la oferta una vez ledo este primer curso? Le recomendamos que siga avanzando por los diferentes cursos, que haga una lista de aquellos aspectos (actitudes, formacin, etc.) que le puede beneficiar y aquellos aspectos que le pueden perjudicar (para cada persona saldrn aspectos distintos); comience a cambiar los aspectos negativos a positivos, ample sus conocimientos en aquellas reas que ms le interesen por medio de cursos (por ejemplo, este mismo que est realizando) o de forma autodidacta, realice peridicamente un sondeo del mercado de trabajo en las Web de bsqueda de empleo para estar al tanto de las demandas actuales, comprobar como ste es dinmico y requiere de una continua formacin. Anuncio 1:

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Para terminar, recordaremos una cita de J.P. Sergent: El xito no se logra slo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de mtodo y de organizacin.