Luis Fernando Medina Leguzamo

Diseo, Ejecucin y Evaluacin de Simulaciones y Simulacros

Bogot D.C. Colombia. Enero de 2003

Instructivo Diseo, Ejecucin y Evaluacin de Simulaciones y Simulacros

NOTA: El presente documento est elaborado con base en los estndares internacionales para el manejo de emergencias que involucran materiales peligrosos y la experiencia del diseador del documento. Fecha de Elaboracin: Enero 08 de 2003 Diseado Por: Luis Fernando Medina Leguzamo Cargo: Independiente Consultor en Gestin del Riesgo para el Desarrollo Sustentable

1. Propsito El propsito de este Instructivo es informar sobre las consideraciones que se deben tener en el diseo, realizacin y evaluacin de los ejercicios de Simulaciones y los Simulacros como herramienta de evaluacin de la aplicacin del Planes de Emergencias y Contingencias. 2. Concepto de Simulacin Es un ejercicio de mesa que permiten llevar a cabo una abstraccin de la realidad. Se basa en una situacin hipottica ocurrida en un lugar y tiempo especfico, con el fin de evaluar componentes de coordinacin, toma de decisiones, valoracin de datos y verificacin de listas de chequeo, entre otros, sin asumir los riesgos de los ejercicios sobre el terreno. El propsito de una simulacin es desarrollar habilidades en la coordinacin, manejo y determinacin de posibilidades de respuesta ante los eventos adversos que se registren. Estos ejercicios permiten guiar el razonamiento y la interrelacin de conocimientos, destrezas y actitudes. Igualmente, buscan entrenar a los participantes en eventos que durante su formacin previa puede no haber experimentado, pero que pueden llegar ocurrir durante el ejercicio de sus funciones como integrantes de un sistema expuesto permanentemente a diferentes niveles de riesgo. La simulacin es un mtodo para evaluar y aplicar este conocimiento; por lo tanto, no se recomienda como mtodo de capacitacin sin un manejo previo del Plan de Emergencias y Contingencias. 2.1 Organizacin de simulaciones Los siguientes son los pasos recomendados para realizar una simulacin: Seleccione un lugar apropiado para la realizacin del ejercicio, con el espacio suficiente y con las menores distracciones posibles.

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Asegrese que las personas convocadas para el ejercicio conozcan el Plan de Emergencias y Contingencias institucin. Prepare el material de apoyo como esquemas (planos simples) de la zona de impacto, listados de recursos, descripciones de escenarios, casos simulados de pacientes y situaciones conexas, marcadores, registros, papel y dems elementos que considere necesarios. Con base en una situacin adversa probable de acuerdo con la evaluacin de amenazas, vulnerabilidades y riesgo, describa un escenario hipottico de ocurrencia de una emergencia o desastre en un sitio o lugar especficos y con una secuencia lgica de situaciones que se pueden presentar. Con base en el Plan de Emergencias y Contingencias, formule las preguntas, situaciones o actividades que los participantes deben desarrollar / resolver durante el ejercicio. Durante la ejecucin del ejercicio lleve un registro del manejo de la informacin, de la toma de decisiones, de las reacciones y las respuestas que elaboren los participantes. 3. Concepto de Simulacro Es un ejercicio prctico para representar una situacin de emergencia interna o externa que afecte al sistema, que implica la movilizacin de recursos y personal. Las vctimas son efectivamente representadas y la respuesta se mide en tiempo real, evalundose las acciones realizadas y los recursos utilizados. Tanto las Simulaciones como los Simulacros constituyen ejercicios prcticos planeados que deben hacer parte sistemtica de un esquema organizado estratgicamente para la gestin integral de riesgos. En su aplicacin se busca aprendizaje y mejoramiento continuo antes que la descalificacin de algunos componentes del sistema y/o de la aplicacin del Plan de Emergencias y Contingencias que est en evaluacin. Su complejidad y alcance deben planearse escalonada y coherentemente de manera que resulte en efectivo aprendizaje y ajuste de procedimientos para el sistema. 3.1 Objetivo de los Simulacros

Las finalidades del simulacro son: Evaluar el Plan de Emergencias y Contingencias de la institucin o parte del mismo, a fin de probar la aplicabilidad y el nivel de implementacin de los procedimientos previamente establecidos. Mejorar y actualizar el plan, detectando puntos crticos y fallas en su ejecucin. Identificar la organizacin del sistema y su capacidad de gestin ante situaciones de emergencia. Evaluar la habilidad del personal en el manejo de la situacin, complementando su sensibilizacin, capacitacin y entrenamiento. Optimar el tiempo de respuesta de las entidades responsables ante una emergencia.

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Lograr mayor integracin y apoyo de las instituciones y organizaciones que intervienen en la atencin de una emergencia. Todo simulacro debe organizarse con base en un guin escrito. En este guin a partir de una "hora cero" (de ocurrencia supuesta de un evento), se describe, de manera esquemtica y cronolgica, una secuencia de acciones que determinan la participacin de los simuladores y que permiten la actuacin del personal de las instituciones involucradas, de acuerdo con el Plan de Emergencias y Contingencias previsto. El guin debe prepararse en funcin de la hiptesis planteada para el ejercicio, la que a su vez se basar en lo previsto en el plan. Las situaciones representadas deben estar dentro del conjunto de aquellas que se esperan en funcin del panorama de riesgos y la matriz de riesgos del Plan de Emergencias y Contingencias objeto de evaluacin; las decisiones deben sujetarse a las capacidades efectivas de la institucin y a lo establecido en el Plan de Emergencias y Contingencias. Tanto en las simulaciones como en los simulacros debe asegurarse realismo con seguridad. Para conseguir los resultados esperados, los ejercicios deben ser organizados convenientemente, asegurando su comprensin por todas las partes interesadas segn el Plan de Emergencias y Contingencias, as como de otras organizaciones que vayan a participar en l como observadores. Debe quedar claro que la conduccin del simulacro o simulacin estar a cargo del Comit de Emergencias segn el Plan de Emergencias y Contingencias, quien se encargar de implementar las modificaciones resultantes de la evaluacin de estos ejercicios. Si bien el ejercicio es institucional, puede aprovecharse la oportunidad para ejercitar los mecanismos de respuesta interinstitucional. 3.2 Organizacin de simulacros Tipos de simulacros El primer paso para la organizacin de un simulacro es definir qu tipo de ejercicio se planea. Segn su amplitud y alcance el simulacro puede ser: Total: representa situaciones que demandan la activacin del Plan de Emergencias y Contingencias en su totalidad, movilizando recursos de todas las reas pertinentes. Parcial: representa determinadas situaciones que buscan evaluar parte del plan en una o algunas reas del sistema. Intraempresarial: explora el planeamiento aplicado en reas internas del sistema. Extraempresarial: representa las situaciones que involucran agentes institucionales externos para evaluar la coordinacin. Segn su programacin, el simulacro puede ser:

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Avisado: se comunica con anticipacin el da y la hora, la hiptesis y las acciones que se van a desarrollar en el ejercicio, as como los equipos y brigadas que van a participar. Sin aviso previo: la hiptesis se comunica junto con la alarma que da inicio al ejercicio, frente lo cual los equipos y brigadas definen su participacin. a

La aplicacin de simulaciones y simulacros no avisados requiere condiciones controladas de seguridad para evitar posibles accidentes o situaciones de pnico. Debe tenerse en cuenta que estos dos tipos de simulacro son complementarios, es decir, que primero se recomienda realizar ejercicios programados para posteriormente implementar ejercicios no programados. 3.3 Preparacin del simulacro Para que un simulacro tenga buenos resultados, es necesario asesorarse de personas e instituciones con experiencia o preparacin en el manejo e implementacin de stos. Los siguientes son los pasos recomendados para realizar un simulacro: Definir, por parte del Comit de Emergencias y Contingencias, el objetivo del simulacro, respondiendo a las preguntas: qu, para qu, dnde, cundo y con quin. Seleccionar el grupo de planificacin, el cual deber dividir las responsabilidades relacionadas con la seleccin y adecuacin del sitio, los posibles lesionados (en caso de incluir el componente de atencin), el transporte, los efectos especiales y los suministros, entre otros. Organizar el simulacro segn los componentes del Plan de Emergencias y Contingencias que se desean probar. Nombrar grupos de trabajo y definir las responsabilidades, as como capacitar a los coordinadores sobre stas. Revisar la sealizacin del sistema y/o zona de impacto simulada, las vas de escape, los sistemas de alerta / alarma y los elementos de identificacin del Comit y las Brigadas. Elaborar las instrucciones para el personal y organizar la logstica de apoyo. Designar un grupo de observadores y evaluadores y los parmetros a evaluar. Definir la secuencia de acciones que se van a ejecutar el da del simulacro. Verificar las listas de chequeo que asignan responsabilidades, y consecucin de la logstica. Durante la ejecucin del simulacro se debe disponer de un grupo de evaluadores ubicados de forma estratgica, en las reas y recorridos que sern utilizados para el desarrollo del ejercicio.

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Los evaluadores deben tener conocimientos y experiencia en este tipo de actividades ya que debern observar y destacar las fortalezas y debilidades del proceso, con nfasis en los aspectos a mejorar en futuros ejercicios. Para analizar adecuadamente la eficacia del simulacro o simulacin, es necesario revisar las metas y los objetivos planteados en su preparacin. Esta evaluacin es realizada por el grupo designado para ello, quien puede contar con el registro que contenga como mnimo la informacin del Formato No.1. Un ejemplo de lista de chequeo es: Se ha seleccionado y preparado adecuadamente el sitio para el simulacro? Se han cubierto todas las necesidades de equipo y recursos? Se han tomado todas las medidas de seguridad? Se ha preparado y dado orientacin a las personas que actuarn como lesionados sobre el papel a desempear? Se requieren o se han hecho arreglos para la disponibilidad de efectos especiales? Se cuenta con personal entrenado en el manejo de estos efectos? Se tiene elaborado el guin del simulacro? Los participantes entienden el papel que les corresponde? Los evaluadores tienen clara su funcin? 4. Evaluacin Al finalizar el ejercicio (simulacin o simulacro), se debe realizar una Reunin Posterior al Simulacro (RPS), en la que se recopilen las impresiones, opiniones y sugerencias de los participantes y evaluadores, proceso que permita establecer conclusiones aplicables a las reas y servicios participantes. Socialice los resultados de la evaluacin y realice los ajustes necesarios al Plan de Emergencias y Contingencias. A continuacin se encuentran las preguntas bsicas del Formulario No.1 que podr utilizar y adaptar para evaluar simulaciones y simulacros:

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PREGUNTAS PARA EL FORMULARIO No 1 GUA PARA EVALUACIN DE SIMULACIONES Y SIMULACROS Fecha del ejercicio (Da / Mes / Ao) Nombre del Evaluador Hora de inicio del ejercicio Hora de finalizacin del ejercicio Observaciones sobre la alarma para activacin del ejercicio. Observaciones sobre la activacin del personal en el rea a evaluar: rea o servicio a evaluar: Observaciones sobre la organizacin del rea evaluada: Descripcin de las acciones efectuadas por el rea evaluada: Problemtica observada por el evaluador en las acciones efectuadas: Complemente este formato anexando la informacin pertinente (diagramas, mapas u otros formatos existentes) para facilitar la toma de decisiones durante una situacin de emergencia.