CONTABILIDAD Material Terico.

DEFINICION: Es parte integrante de la informacin de un ente, es la tcnica de procesamiento de datos que permite obtener informacin sobre la composicin y evolucin del patrimonio de dicho ente. Esta destinada a facilitar la toma de decisiones de los administradores de la empresa y de los terceros que interactuan con ella. Si visualizamos a la empresa como un patrimonio en movimiento, el problema central de la contabilidad es medir o valuar este patrimonio en el momento que sea requerido. ADMINISTRAR: Esta actividad intenta combinar los recursos de la empresa para el mejor logro de sus fines. Implica entre otras tareas la toma de decisiones, la ejecucin de lo decidido y el control de los resultados. La contabilidad permite Administrar. LA FUNCION DE CONTROL: El sistema de informacin contable integra el sistema de Control Interno. El Sistema de Control Interno es el conjunto de elementos normas y procedimientos destinados a lograr el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin. Tiende a la consecucin del objetivo principal del ente, del cual pueden desprenderse tres sub-objetivos: Proteccin de los intereses del negocio

 Obtencin de informacin segura y confiable Eficiencia de operacin Asimismo la contabilidad brinda informacin que permite ejercer una vigilancia sobre el patrimonio de la empresa, como por ejemplo: El dinero que debera encontrarse en caja La cantidad de mercadera que debera existir en el deposito LA FUNCION DE INFORMACION: Es el conocimiento bajo una forma comunicable, que disminuye la incertidumbre. Es un elemento imprescindible para el planeamiento. La elaboracin de informacin sobre que es lo que la empresa tiene y como ha evolucionado da origen al Balance y a los Estados Contables de una empresa. Usuarios Internos: La contabilidad proporciona informacin de uso interno que permite ejercer control sobre el funcionamiento de la empresa a sus propietarios o administradores. Usuarios Externos: Proporciona informacin til a terceros ajenos a la empresa que estn vinculados de alguna manera con ella y por lo tanto toman decisiones relativas a ella. Por ejemplo: Proveedores y Bancos, para conceder crditos y determinar sus condiciones

 Inversores actuales o potenciales, para evaluar la posibilidad de aumentar o disminuir su participacin El Estado, para controlar el cumplimiento de ciertas normas legales, evaluar las declaraciones juradas en la determinacin de impuestos a pagar Los clientes, para determinar la eventual necesidad de buscar fuentes alternativas o bases mas slidas de suministro Auditores: Pueden ser tanto Internos como Externos. En el primer caso pertenecen a la empresa y ejercen bsicamente funciones de control interno. En el segundo caso son firmas de profesionales contratados por la empresa para proporcionar una opinin sobre la informacin contable de la empresa tanto para uso de terceros como de los propios accionistas.

EL PROCESO CONTABLE
DEFINICION: Es la transformacin de datos en informacin, requiere el cumplimiento de tres etapas: Captacin de datos Procesamiento de los mismos Preparacin de la informacin Captacin de datos: los datos que el sistema deber captar se refiren a transacciones u operaciones que la empresa realice en la bsqueda de su objetivo. Las que la contabilidad refleja son aquellas de naturaleza comercial e industrial que constituyen la actividad normal y especifica de la mayora de las empresas. Se debern prever mecanismos que le permitan recoger los efectos de hechos resultantes de la interaccin de la empresa con terceros, de acontecimientos internos y externos a la empresa. Procesamiento de datos: recogidos los datos, se deben efectuar ciertos procesos con ellos con el fin de que los informes que se preparen sean tiles para quienes deben decidir. Los datos deben ser transformados en informacin. Para ello se deben seguir los siguientes pasos: a) los datos recogidos deben ser clasificados en grupos que guarden cierta homogeneidad, debe adoptase cierto criterio con tal fin, por ejemplo facturas de proveedores b) los datos clasificados se registran (o anotan) a gran nivel de detalle c) para la preparacin de informes se sintetizan los datos
4

d) la tarea de sntesis requiere se realicen ciertos clculos Preparacin de la informacin: preparar informes implica definir previamente que es lo que debe informarse y que puede omitirse, es necesario establecer una cierta forma o estructura para el informe, los informes contables deben ser verificables. LOS COMPROBANTES

El proceso de captacin de datos no se genera por si solo, los datos que producen variaciones en la contabilidad deben estar soportados en elementos llamados comprobantes o documentacin respaldante. Documentar una operacin significa emitir un comprobante que indique las caractersticas y en su caso importes o valores envueltos en una operacin. Funciones: Contable: permite registrar, integrar al sistema la informacin Jurdica: como medio de prueba de la existencia de determinadas operaciones y de las condiciones de la misma Control: por parte de los integrantes de la empresa Impositiva: control por parte del gobierno
5

Tipos de comprobantes:

Boleta contado, respalda toda operacin de compraventa al contado Factura , respalda toda operacin de compra-venta a crdito Recibo, respalda todo pago o cobro en efectivo o con cheque Nota de crdito, respalda devoluciones de ventas crdito y descuentos o bonificaciones Nota de dbito, respalda intereses de financiacin o recargos Nota de devolucin contado, respalda devoluciones de ventas contado Remito, respalda entrega de mercadera Boleta de deposito bancario, respalda depsitos en efectivo y cheques Nota de dbito bancario, es un comprobante que emite el banco y es entregado a sus clientes mediante el cual se refleja una disminucin del saldo de su cuenta, por ejemplo cuando nos debitan chequeras y otros gastos Nota de crdito bancario, funciona en sentido contrario al anterior, refleja un aumento en el saldo de la cuenta, por ejemplo ante la acreditacin de intereses
6

Estado de cuenta bancario: refleja el detalle de todas las operaciones de la cuenta, partiendo del saldo al inicio del mes y llegando al saldo a fin del mismo Cheque comn, es una orden de pago sobre el banco del librador, este debe tener fondos suficientes depositados en su cuenta corriente bancaria Cheque diferido, en este caso el librador debe tener fondos suficientes a una fecha futura determinada que se establece en el propio documento (el plazo no puede ser mayor a 180 das) Cheque al portador, no esta emitido a nombre de persona o empresa alguna Cheque a la orden, esta emitido a la orden o a nombre de determinada empresa o persona Cheque cruzado, se cruza la esquina superior izquierda con dos lneas paralelas a los efectos de que solo pueda ser depositado en banco, evita se cobre en ventanilla Cheque certificado, el banco certifica la suficiencia de fondos Letra de cambio, es similar al cheque solo que el titular de una cuenta le solicita al banco lo emita Conforme, es un documento que respalda una promesa de pago, generalmente originada en una compra venta de mercadera o servicios a crdito Vale, es el documento que respalda todo prstamo de dinero, se utiliza con frecuencia ante solicitud de tarjetas de crdito
7

Actos econmicos, no producen variacin en el patrimonio de la empresa, ej. Pedir un prstamo. Hechos econmicos, producen variacin en el patrimonio, ej. Obtener un prstamo. Estos ltimos deben estar necesariamente documentados.

PATRIMONIO CONCEPTO CONTABLE: Es la diferencia entre el valor de los bienes pertenecientes a la empresa (activo) y el monto de las obligaciones a las que esta sujeta (pasivo). Es lo que resulta luego de deducir los pasivos del activo de la empresa, por lo cual recibe usualmente el nombre de Patrimonio Neto. ELEMENTOS DEL PATRIMONIO ACTIVO: Es el conjunto de bienes y derechos que posee una empresa en un momento dado. Es un recurso controlado por la empresa como resultado de acontecimientos pasados y del cual se espera que la empresa obtenga beneficios econmicos futuros PASIVO: Es el conjunto de obligaciones que la empresa tiene con terceros en un momento dado. Es una obligacin actual de la empresa que surge a raz de acontecimientos pasados, cuya liquidacin se espera que resulte en un egreso de la empresa, este egreso son activos.

Por lo ante dicho: Activo - Pasivo=Patrimonio Esta en sus diferentes expresiones es la llamada ecuacin contable fundamental. VALUACION DE LOS ELEMENTOS DEL PATRIMONIO ACTIVOS, se valan al costo. Por valor de costo se entiende el precio de compra de un bien ms todos los gastos necesarios para poner dicho bien a disposicin de la empresa, ya sea para ser usado o vendido. PASIVOS, se valan por el importe de dinero necesario para cancelar la obligacin. Los elementos integrantes del activo y el pasivo (por lo tanto del patrimonio) son las cuentas.

10

CUENTAS DEFINICION: Se llama cuenta a toda agrupacin de elementos homogneos del activo y pasivo que se diferencian a los efectos de lograr informacin o control sobre dicho grupo. Se llama tambin cuenta al modelo o formulario donde se anotan las variaciones que ocurren en los valores de cada elemento de activo pasivo o patrimonio que decidimos identificar.

CONVENCION SOBRE SALDOS Saldo: Es una acumulacin de importes que suman y restan entre s. A los efectos de mantener constantemente en la registracion la ecuacin bsica elemental (A=P+Pat), se han asignado a las cuentas los siguientes saldos: LAS CUENTAS DE: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO TIENEN SALDO: DEUDOR ACREEDOR ACREEDOR

11

Las cuentas de activo por naturaleza son deudoras y las de pasivo acreedoras. Este es su saldo normalmente. El saldo puede quedar contrario a su naturaleza ej.Caja en rojo. LA PARTIDA DOBLE Es el mtodo de registracion que implica que por toda transaccin u operacin que se registra la cantidad que se debita sea igual a la cantidad que se acredita. Todo movimiento implica una entrada y una salida. Replanteo de la ecuacin del Patrimonio
ACTIVO-PASIVO=PATRIMONIO ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO ACTIVO=PASIVO+ CAPITAL+RESULTADO DEL EJERCICIO ACTIVO=PASIVO+ CAPITAL+GANANCIAS-PERDIDAS ACTIVO+PERDIDAS=PASIVO+PATRIMONIO+GANANCIAS SALDOS DEUDORES=SALDOS ACREEDORES

El debe (D) y el haber (H) : En toda registracion contable hay un debe y un haber. Por convencionalismo se ordenan algunas cuentas de un lado y otras del otro.

12

CUANDO SE PRODUCE UN: TIPO DE CUENTA ACTIVO PASIVO PATRIMONIO CAPITAL PERDIDAS GANANCIAS SALDO DEUDOR ACREEDOR ACREEDOR ACREEDOR DEUDOR ACREEDOR AUMENTO SE DEBITA SE ACREDITA SE ACREDITA SE ACREDITA SE DEBITA SE ACREDITA DISMINUCION SE ACREDITA SE DEBITA SE DEBITA SE DEBITA SE ACREDITA SE DEBITA

Las cuentas se separan en: Integrales o acumulativas, que son las integrantes del activo pasivo y patrimonio. Diferenciales, que son las cuentas de perdida o ganancia.

13

Forma de las cuentas Suma de debitos-Suma de creditos=Saldo de la cuenta Suma de dbitos>Suma de creditos=Saldo deudor Suma de dbitos<Suma de creditos=Saldo acreedor Suma de debitos=Suma de creditos=Saldo cero DEBE HABER Dbitos Crditos Se debita Se acredita PLAN DE CUENTAS : Es el listado de cuentas a ser utilizados en la contabilidad. Sigue la agrupacin en activo, pasivo, capital, perdidas y ganancias. Capital, son los aportes que los propietarios hacen a la empresa al inicio o durante la vida de la misma. Ganancia, es todo aquello que provoca utilidad a la empresa. Perdida, es todo aquel gasto que provoca una perdida para la empresa

14

Elementos Integrantes del Patrimonio Conceptos ACTIVO Dinero en efectivo y cheques de terceros Dinero depositado en bancos Derechos contra terceros - a recibir dinero - a recibir bienes - a la prestacin de serv. Mercaderas adquiridas o producidas para la venta Bienes de carcter permanente aplicados a la explotacin o giro - inmuebles - mobiliario - maquinaria - vehculos Otros derechos o bienes de propiedad de la empresa PASIVO Obligaciones hacia terceros - de entregar dinero - de entregar cosas - de prestar servicios PATRIMONIO En este capitulo se incluye el Capital mas los Resultados obtenidos ya sean perdidas o ganancias de manera que la ecuacin cierre.

15

Elementos Integrantes del Patrimonio Cuentas ACTIVO Caja Bancos Deudores por ventas Documentos a cobrar Mercaderas Materias primas Productos terminados Terrenos Edificios Maquinaria Muebles y tiles Vehculos PERDIDAS Costo de ventas Sueldos Cargas Sociales Impuestos Alquileres perdidos Seguros Gastos generales Intereses perdidos Descuentos concedidos PASIVO Acreedores por compras Documentos a pagar Vales bancarios Sueldos a pagar Acreedores fiscales

GANANCIAS Ventas Alquileres ganados Descuentos obtenidos Intereses Ganados

16

Criterios de Devengamiento de Resultados: Devengamiento significa reconocimiento, o sea es el cuando y como lo reconocemos o registramos en la contabilidad. Se sigue el criterio de lo percibido para las Ganancias y de lo conocido para las Perdidas. Es un criterio de prudencia. Por ejemplo una venta no se puede registrar hasta que esta efectivamente formalizada y documentada. Un costo, como por ejemplo impuestos, el caso de la contribucin inmobiliaria, lo puedo registrar aunque no tenga el recibo por que ya conozco el hecho y si aun no conozco el monto exacto es valido estimarlo. Esta situacin se puede sostener solo en el corto plazo hasta la llegada de la documentacin correspondiente. Puede darse el caso de que haya que tomar en cuenta el devengamiento en el tiempo. Por ejemplo si pago varios meses de alquiler por adelantado no los mando a perdida todos juntos el primer mes sino mes a mes.

17

ASIENTOS CONTABLES Son la registracion de una operacin siguiendo las normas y convenciones antes mencionadas. Esquemas mas usuales: Debe Caja 100 Ventas 100 Concepto o leyenda del asiento Caja Ventas Concepto o leyenda del asiento Siempre van ordenados por fecha. D 100 H 100 Haber

18

MA YORES Es una herramienta que sirve para auxiliar a la contabilidad brindando informacin sobre una cuenta en particular. Acumula las operaciones de los Asientos. Cuenta T: es la forma tradicional de representar una cuenta de mayor. Caja Debe Haber

Saldo Mayores auxiliares, es una composicin dentro del mayor, por ej: sub-mayores de la cuenta Proveedores, uno por cada proveedor cuya suma totaliza el saldo de la cuenta.

19

LIBROS DIARIOS Los asientos se realizan en el llamado Libro Diario, contiene entonces todos los movimientos que se dan en la empresa diariamente. Libros Auxiliares, son la agrupacin de todas las operaciones de una misma naturaleza. Por ej: Libro Caja egresos, Caja ingresos. Ventas, Compras, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, etc.

20

ESTADOS CONTABLES Balancete mensual de saldos o balancete de comprobacin de saldos: sirve para ordenar los importes totales obtenidos de los mayores y comprobar sus saldos. Es tambin la base para el armado de los Estados Contables. La secuencia de alimentacin de los mismos seria la siguiente: Hecho econmico Comprobante Asiento Estados Contables Mayor Balancete

Hoy en da existen Sistemas Contables los cuales permiten mediante una sola entrada al sistema, (el asiento), imputar simultneamente en todos los libros y mayores as como en el balance. Los estados contables bsicos son el Estado de Situacin Patrimonial (ESP)y el Estado de Resultados (ER). El decreto 103/91 regula el modelo de presentacion de los Estados Contables en el Uruguay, se adjunta modelo y ejemplo.

21

ESTADO DE RESULTADOS: Muestra los saldos de las cuentas de Resultados, Perdidas y Ganancias, correspondiente a un periodo determinado o ejercicio contable. El ejercicio contable es normalmente un ao, a cierre de cada ejercicio estos saldos se vuelcan a la cuenta Resultados Acumulados que integra el Patrimonio y en la apertura de cada ejercicio los saldos de las cuentas de Resultados comienzan en cero. ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL: Agrupa las cuentas de activo pasivo y patrimonio, o tambin llamadas cuentas patrimoniales. Acumula los saldos durante toda la vida de la empresa. Nos muestra en un momento determinado la situacin de la empresa respecto a su Patrimonio. Importante: Si nos acordamos que el Patrimonio es la diferencia entre el Activo y el Pasivo, y a su vez es igual a Capital mas Resultado del Ejercicio, entonces es tambin necesario exponerlos para el cierre de la ecuacin bsica patrimonial.

22

ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL Activo Pasivo Caja 100 Proveedores Bancos 50 Sueldos a Pagar Mercadera 120 Tot.Pasivo Patrimonio Capital Res.Acumulados Res.del Ejercicio Total Activo Total Patrimonio 270 Total Pasivo+Pat

20 10 30 50 100 90 240 270

ESTADO DE RESULTADOS Ventas Costo de ventas Resultado Bruto Sueldos Papelera Resultado del ejercicio 300 (130) 170 (70) (10) 90

23