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ARAWAK
Este formulario es la entrada al sistema y llegamos a el haciendo doble clip sobre el acceso directo del software. Una vez en esta pantalla ingresamos el servidor (localhost por defecto) y la base de datos con la que vamos trabajar (sisho por defecto) y hacemos clip sobre el botn ejecutar.
Luego de que nuestro sistema a trado la lista de usuarios escogemos uno de los usuarios existentes haciendo clip en la flecha de seleccin que parece resaltada en el grfico y posteriormente entramos la clave para el usuario seleccionado, (no es necesario colocar en maysculas el teclado). Luego de entrar la clave damos enter para validarla, en caso de ser correcta entramos al sistema y todo lo que se facture ser asociado a este usuario para cuando se haga l cuadre de caja. En caso de esta no ser vlida la clave se emite un mensaje de "clave no valida. El usuario y clave inicial son admin.
PANTALLA PRINCIPAL
La grafica nos muestra la pantalla principal del sistema ya que desde ella podemos accesar a cada uno de los mdulos que se encuentran en el sistema y desde el podemos controlar cada uno de los procesos existes.
Esta pantalla nos permite hacer el mantenimiento para las tarifas aplicadas al hospedaje Descripcin tarifa: Hace referencia al nombre que identificara a la tarifa. Temporada baja: Valor que aplicara en temporada baja. Temporada media: Valor que aplicara en temporada media. Temporada alta: Valor que aplicara en temporada alta. Fin de semana: valor a aplicar los fines de semana. Agregar: esta opcin nos permite agregar una nueva tarifa para lo cual simplemente hacemos clip en el botn agregar y suministramos los datos para la tarifa y posteriormente hacemos clip en el botn guardar. Modificar: esta opcin permite modificar una tarifa previamente creada. para tal proceso la seleccionamos haciendo clip sobre la grilla donde aparecen los nombres de las distintas tarifas existentes y luego hacemos clip en el botn modificar, entramos los nuevos datos y hacemos clip en guardar. Eliminar: Permite eliminar la tarifa seleccionada previamente.
En esta ventana se configuran los diferentes tipos de habitaciones que tendr el hotel. Cada tipo de habitacin lleva asociado una cantidad que hace referencia al nmero de habitaciones que podrn existir de este tipo. Adicional nos informa cuantas hemos configurado de cada tipo hasta el momento. El nmero de habitaciones por tipo no esta limitado se pueden tener n habitaciones de cada tipo y pueden existir has n tipos. Agregar: Al hacer clip en este botn agregamos nuevo de habitacin, una vez hacemos clip suministramos el dato de cantidad y seleccionamos el color que identificara el tipo de habitacin. Modificar: para modificar un tipo existente lo seleccionamos haciendo doble clip sobre el nombre del tipo en la grilla. Luego hacemos clip el botn de modificar y entramos los nuevos datos luego hacemos clip en guardar. Color: hace referencia ala paleta de colores para seleccionar un color que identifique al tipo de habitaciones que estemos procesando.
En esta parte configuramos los distintos valores de los servicios prestados en habitacin. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de forma de pago. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn
Esta pantalla nos permite agregar o modificar las habitaciones con sus caractersticas. o Tipo habitacin: Hace referencia a uno de los tipos previamente creados. o Numero de habitacin: Hace referencia al ordinal que identificara a la habitacin. o Nombre de la Habitacin: Hace referencia al nombre de la habitacin usado para los reportes. o Tipo Tarifa Predeterminada: Hace referencia a la tarifa que aplicara comnmente para la habitacin (se dice comnmente porqu esta puede ser cambiada para alguna acomodacin en especial al momento de hacer el registro y solo regir para esa ocasin). o Tipo de Tarifa Persona Adicional: hace referencia a la tarifa que aplicar para cada persona adicional cuando el tipo de recargo es de tipo mixto. Nmero de plazas: hace referencia al nmero de cama existente en la habitacin independiente del tipo de cama (sencilla, doble, camarote). Capacidad Personas: hace referencia a la capacidad real de alojamiento en cuanto al nmero de personas.
o o
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Solo nos permite modificar y aplicar el descuento por tipo de husped, para aplicar el valor se toma el tipo de husped
Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de estado civil para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de estado civil. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de estado y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de estado civil que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de estado civil que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.
TIPO DE DOCUMENTO
Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de documentos para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de documento. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de documento y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de documentos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.
REFERIDOS
Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de referidos para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de referido. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de referido y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de referido que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de referidos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.
Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de profesin para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de referido. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de referido y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de profesin que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.
Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de contribuyente para ser usados en la pantalla de clientes. Cada tipo se le configura si al facturar se le aplica IVA, rete fuente y rete IVA. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de contribuyente. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y escoger los distintos valores de IVA, rete fuente y rete IVA y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar los valores establecidos para cada tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de rgimen que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.
CLIENTES
Esta ventana nos permite configurar los distintos clientes que utilizaran los servicios del hotel. Nombres Cliente: hace referencia a los nombres del cliente. Apellidos: hace referencia a los apellidos del cliente Tipo documento numero de documento: hace referencia al documento de identidad Lugar Expedicin: sitio donde se expidi la cdula Fecha de nacimiento: hace referencia a la fecha de nacimiento del cliente. Pas: pas de nacimiento Nacionalidad: nacionalidad del cliente Ciudad y provincia: hace referencia a la ciudad y provincia o departamento de nacimiento del cliente. Direccin: hace referencia a la direccin de residencia del cliente. Cdigo postal: cdigo postal del cliente. Sexo: hace referencia al sexo del cliente. Estado civil: hace referencia al estado civil del cliente. Edad: hace referencia si es adulto o nio. Telfono y mail: datos de ubicacin del cliente. Ocupacin: Ocupacin u oficio del cliente. Tipo de Cliente: hace referencia al tipo de cliente (General o Preferencial) este determina el porcentaje de rebaja en el precio de ocupacin de la habitacin.
Una vez que seleccionamos un cliente podemos ver todos sus datos haciendo clip sobre la tecla tabulador o pasndonos a otro campo. Nuevo: Permite agregar nuevos clientes. Para agregar hacemos clip en este botn y entramos cada uno de los datos del cliente y luego hacemos clip en guardar. Modificar: Permite modificar los datos de un cliente previamente creado. Eliminar: permite eliminar un cliente previamente creado. el sistema solicita confirmacin antes de eliminar dicho cliente
EMPLEADOS Esta parte del sistema nos permite manejar todo lo referente en la parte de empleados CARGOS
En este tem podemos configurar los distintos cargos que existen en el hotel. Estos cargos se utilizan para la ventana de empleados en el momento de su configuracin. MANTENIMIENTO EMPLEADOS
Esta ventana nos permite configurar los empleados del hotel teniendo claro que es distinto lo que es empleado a usuario del sistema. Nombres: Referencia a los nombres del empleado. Apellidos: Referencia a apellidos del empleado. Tipo de Documento: hace referencia al tipo de documento de identidad. Numero: Referencia al nmero de documento. Fecha Nacimiento: Referencia a la fecha de nacimiento esta tiene que ser distinta a la fecha actual o de lo contrario no se podr guardar el registro. Cargo: uno de los cargos previamente creado en cargos. Direccin: Referencia a la direccin de residencia del empleado. Telfonos: Referencia a los telfonos del empleado. Sexo: Referencia a un genero (Masculino o Femenino) Buscar: permite ver el listado de los distintos empleados que existen y selccionar uno haciendo clip en el nombre del empleado. Agregar: permite agregar nuevos empleados, para hacer esta tarea hacemos clip en agregar y luego suministramos los distintos datos y por ultimo hacemos clip ene l botn guardar. Modificar: permite modificar un usuario existente, para esta tarea primero buscamos el usuario mediante el proceso descripto en buscar y luego hacemos clip en la opcin modificar, ingresamos los nuevos datos y hacemos clip en el botn guardar. Eliminar: permite eliminar un empleado previamente creado para esto primero lo buscamos y luego hacemos clip en eliminar. Asignacin de habitaciones: esta opcin nos lleva la ventana de configuracin de mantenimiento de habitaciones (aseo).
Esta ventana nos permite asignar las habitaciones a un empleado para su limpieza pudiendo controlar el da a da del mantenimiento de las mismas. Seleccionar Empleado: nos muestra la lista de empleados existente para seleccionar uno haciendo doble clip sobre el nombre de el mismo. Una vez seleccionado hacemos clip sobre la tecla tab y nos muestra las habitaciones que tiene asignadas el empleado. Asignar Habitacin: Una vez hacemos clip en esta opcin escogemos el empleado al que se le va a realizar la asignacin y entramos el bloque de habitaciones que queremos asignar luego hacemos clip en guardar. Ver asignacin por habitacin: nos permite seleccionar una habitacin de las existentes y nos muestra los datos de quien la tiene asignada.
Esta ventana es bien importante ya que atreves de ella podemos colocar los usuarios del sistema y generar los permisos a donde queremos que puedan ingresar dndole as un nivel de seguridad por cada tem, para modificar estos permisos es suficiente dar clip en el grupo de permisos seleccionando el que queremos activar o desactivar.
Es la opcin que nos permite ingresar el nombre de los empleados con los permisos asignados a cada uno para el uso del sistema, as mismo es una herramienta para llevar un control de las tareas asignadas a las camareras por habitacin
DATOS GENERALES
Este
tem nos permite colocar los datos de la compaa para que salgan cada vez que se imprime una factura o un reporte.
Todos los servicios que ofrezca el hotel deben estar asociados a un grupo, este permite tener de una manera organizada los distintos servicios por una caracterstica comn. Esta pantalla sirve para crear, modificar y eliminar los distintos grupos. Agregar: esta opcin nos permite agregar un nuevo grupo de servicio, para lo cual suministramos los datos de nombre y descripcin y hacemos clip en guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente.
Mediante esta ventana agregamos los servicios y productos que prestara el hotel, para poderlos facturar. Agregar: esta opcin nos permite agregar cada uno de los servicios para tal efecto hacemos clip en el botn agregar y suministramos cada uno de los datos, luego hacemos clip en el botn guardar. El servicio ha sido agregado Modificar: podemos modificar los distintos datos que tiene el servicio para lo cual lo seleccionamos previamente. Eliminar: esta opcin nos permite eliminar un servicio existente para lo cual seleccionamos el grupo al que pertenece y hacemos clip en el nombre en la grilla que nos muestra los distintos servicios y luego hacemos clip en el botn eliminar. Crear grupo: nos permite acceder a la ventana de grupos de servicios.
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Esta ventana nos permite agregar, modificar y eliminar los distintos proveedores que nos suministran productos o servicios as como establecer los servicios que nos suministra cada quien. Una vez tenemos un proveedor establecido le podemos agregar o quitar servicios haciendo clip en el respectivo botn.
El precio que manejamos en esta ventana es el precio de compra y es usado en la parte de parte de entradas de inventario como lo veremos ms adelante.
Esta pantalla nos permite configurar los das de las distintas temporadas que existirn en el ao, esta configuracin afecta de forma directa la aplicacin de las tarifas para la facturacin en el hotel. Las tarifas tienen cuatro valores uno por cada tipo (Baja, Media, Alta, fin de semana) de temporada Para configurar una temporada simplemente escogemos el tipo de temporada haciendo clip sobre uno de los tipos, luego hacemos clip en cada da que queremos de este tipo y por ultimo hacemos clip en el botn guardar.
En esta parte configuramos los distintos valores de los tipos de reservas. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de reserva. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn
A travs de esta ventana podemos manejar las reservas del hotel, podemos crear nuevas reservas, confirmar y editar reservas ya existentes y tener un reporte de historial de reservas. En la parte de reservas el sistema nos permite generar como una especie de cotizacin de productos adicionales a los costos de habitacin para poder tener el costo de la reserva junto con los distintos productos que el cliente quiere que se le suministren. Reserva No. : Este valor lo coloca el sistema y es auto incrementable y denota el numer de reserva. Fecha ingreso y fecha salida: representan el periodo de vigencia de la reserva Cliente: a nombre de quien se hace la reserva, debe ser seleccionado del listado de clientes mediante la lupa o creamos uno nuevo haciendo clip en el que est al lado del nombre del cliente. No es obligatorio este dato en caso de que se haga la reserva a nombre de una empresa Empresa: Empresa para la cual se realiza la reserva. No es obligatoria su asignacin si se realiza la reserva a nombre de una persona. Habitacin: hace referencia las habitaciones apartadas en la reservas. Adultos y Nios: Indica la acomodacin de cada tipo para cada habitacin seleccionada. Dto.: descuento aplicado para cada habitacin. Adultos extras y Nios extras: hace referencia a los nios y adultos que se cobraran como extras en cada habitacin.
CARGO A HABITACION:
En esta opcin podemos agregar servicios con cargos a la habitacin y su funcionamiento es en red para que puedan solicitarse dichos servicios en cualquier punto del hotel. Estos servicios sern cargados a la cuenta maestra de la habitacin. Tambin es usado para los consumos en habitacin. Mediante la opcin de habitacin o puesto de trabajo escogemos de donde saldrn los productos a facturar. Para agregar un cargo hacemos el siguiente proceso, seleccionamos una habitacin de las que aparecen en la lista de habitaciones ocupadas y nos aparecer la lista de los clientes hospedados en dicha habitacin y que tienen permiso para solicitar servicios.
El sistema asume que los servicios son sacados del inventario del puesto de trabajo que genera el servicio, en caso de ser productos de la habitacin picamos sobre la opcin habitacin y el sistema bajara los productos de las existencias de la habitacin. Es importante que estn las existencias en bodega del producto que se quiere suministrar o sino el sistema no dejara facturar dicho cargo. VENTAS DIRECTAS
Y hacemos clip en suspender cuenta, esto hace que se suspenda la cuenta hasta nueva orden. No es de preocuparnos por el cdigo asignado ya que el sistema no lo recordara en el momento que lo necesitemos. Para recuperar una cuenta simplemente hacemos clip en el botn ver suspendida y el sistema nos trae un listado de cdigos de cuentas suspendidas donde seleccionamos una y luego hacemos clip en el mismo botn que para este momento se llamara recuperar cuentas y el sistema nos trae los cargos que hemos guardado bajo dicho codigo.
Esta ventana nos permite de una manera totalmente grfica mirar como esta distribuida la ocupacin y el estado real de las habitaciones en cualquier momento. Haciendo doble clip sobre la imagen de la habitacin que tienen estado de ocupada ya sea limpia o sucia o imagen de reservada nos carga la informacin de registro o reserva para dicha seleccin CHEK OUT
Esta ventana nos permite escoger la habitacin a facturar dndonos un discriminado de los costos por hospedaje y de los servicios utilizados en la misma incluyendo los consumos por cargos extras y telefona.
Una vez colocados el total de pagos se nos habilita el botn de generar documento lo cual hace que se imprima la factura correspondiente a los cargos seleccionados. En casos que simplemente se quiera habilitar una habitacin que haga parte del registro ya sea por cambio o algn imprevisto se puede transferir la cuenta al titular siempre y cuando exista otra habitacin para el mismo en el mismo registr.
- En la bsqueda de documentos bsicamente lo que se hace es visualizar por pantalla el documento final y de ser necesario reimprimirlo. - El reporte a las autoridades es el que se debe suministrar al Departamento Administrativo de Seguridad donde se indica el numero de pasaporte, pas de procedencia, nombre, destino etc de los extranjeros que se encuentran hospedados. PROCESOS DE AUDITORIA AUDITORIA Listado de Huspedes Reservas del Da Estado Habitaciones Reservas No Show Facturas Registros del Da Remisiones Registros Pendientes Recibos de Caja Salidas del Da Consumo de productos y Servicios Salidas Pendientes Consumos Telefnicos Cargos a Registrar Saldos en Habitacin Registrar Cargos
REPORTES DE VENTA CUADRE DE CAJA Arqueo Diario Cierre por empleado Cuadre detallado Egresos Generados Categora Grupo Servicios Detallado ventas Facturas y Pagos Facturas Anuladas
CONSOLIDADOS
OTROS
LISTADOS INVENTARIOS
Clientes. Entrada de Mercancas Salida de Inventario Reservas Activas Llegadas Esperadas Llegadas Registradas Reservas por Empleados Reservas No Show Dinero Habitaciones Proyeccin Ocupacin Salidas Esperadas Bsqueda por placa Estado Habitaciones Titulares por Habitacin Huspedes por Habitacin
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