Sei sulla pagina 1di 40

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

ARAWAK

Este formulario es la entrada al sistema y llegamos a el haciendo doble clip sobre el acceso directo del software. Una vez en esta pantalla ingresamos el servidor (localhost por defecto) y la base de datos con la que vamos trabajar (sisho por defecto) y hacemos clip sobre el botn ejecutar.

Luego de que nuestro sistema a trado la lista de usuarios escogemos uno de los usuarios existentes haciendo clip en la flecha de seleccin que parece resaltada en el grfico y posteriormente entramos la clave para el usuario seleccionado, (no es necesario colocar en maysculas el teclado). Luego de entrar la clave damos enter para validarla, en caso de ser correcta entramos al sistema y todo lo que se facture ser asociado a este usuario para cuando se haga l cuadre de caja. En caso de esta no ser vlida la clave se emite un mensaje de "clave no valida. El usuario y clave inicial son admin.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

PANTALLA PRINCIPAL

La grafica nos muestra la pantalla principal del sistema ya que desde ella podemos accesar a cada uno de los mdulos que se encuentran en el sistema y desde el podemos controlar cada uno de los procesos existes.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Configuracin Desde este modulo podemos configurar el sistema para su posterior uso. Aqu creamos o modificamos tarifas, habitaciones y servicios que se prestan en el hotel y cada caracterstica del mismo. Hospedaje Tarifas

Esta pantalla nos permite hacer el mantenimiento para las tarifas aplicadas al hospedaje Descripcin tarifa: Hace referencia al nombre que identificara a la tarifa. Temporada baja: Valor que aplicara en temporada baja. Temporada media: Valor que aplicara en temporada media. Temporada alta: Valor que aplicara en temporada alta. Fin de semana: valor a aplicar los fines de semana. Agregar: esta opcin nos permite agregar una nueva tarifa para lo cual simplemente hacemos clip en el botn agregar y suministramos los datos para la tarifa y posteriormente hacemos clip en el botn guardar. Modificar: esta opcin permite modificar una tarifa previamente creada. para tal proceso la seleccionamos haciendo clip sobre la grilla donde aparecen los nombres de las distintas tarifas existentes y luego hacemos clip en el botn modificar, entramos los nuevos datos y hacemos clip en guardar. Eliminar: Permite eliminar la tarifa seleccionada previamente.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


TIPOS DE HABITACION

En esta ventana se configuran los diferentes tipos de habitaciones que tendr el hotel. Cada tipo de habitacin lleva asociado una cantidad que hace referencia al nmero de habitaciones que podrn existir de este tipo. Adicional nos informa cuantas hemos configurado de cada tipo hasta el momento. El nmero de habitaciones por tipo no esta limitado se pueden tener n habitaciones de cada tipo y pueden existir has n tipos. Agregar: Al hacer clip en este botn agregamos nuevo de habitacin, una vez hacemos clip suministramos el dato de cantidad y seleccionamos el color que identificara el tipo de habitacin. Modificar: para modificar un tipo existente lo seleccionamos haciendo doble clip sobre el nombre del tipo en la grilla. Luego hacemos clip el botn de modificar y entramos los nuevos datos luego hacemos clip en guardar. Color: hace referencia ala paleta de colores para seleccionar un color que identifique al tipo de habitaciones que estemos procesando.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


SERVICIOS EN HABITACION

En esta parte configuramos los distintos valores de los servicios prestados en habitacin. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de forma de pago. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


CONFIGURACION DE HABITACIONES

Esta pantalla nos permite agregar o modificar las habitaciones con sus caractersticas. o Tipo habitacin: Hace referencia a uno de los tipos previamente creados. o Numero de habitacin: Hace referencia al ordinal que identificara a la habitacin. o Nombre de la Habitacin: Hace referencia al nombre de la habitacin usado para los reportes. o Tipo Tarifa Predeterminada: Hace referencia a la tarifa que aplicara comnmente para la habitacin (se dice comnmente porqu esta puede ser cambiada para alguna acomodacin en especial al momento de hacer el registro y solo regir para esa ocasin). o Tipo de Tarifa Persona Adicional: hace referencia a la tarifa que aplicar para cada persona adicional cuando el tipo de recargo es de tipo mixto. Nmero de plazas: hace referencia al nmero de cama existente en la habitacin independiente del tipo de cama (sencilla, doble, camarote). Capacidad Personas: hace referencia a la capacidad real de alojamiento en cuanto al nmero de personas.

o o

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


o Estado Actual: Hace referencia a uno de los 6 cinco estados posibles (ocupada limpia, ocupada sucia, disponible limpia, disponible sucia, reservada, mantenimiento) este estado se refleja en el reporte de ocupacin del hotel. Tipo de recargo: hace referencia a una de las tres formas de tasacin para existente para la habitacin (por persona, por habitacin, mixto). El tipo mixto se cobra un valor por la habitacin y cobra un valor por cada persona alojada. o Numero de Extensin: hace referencia al numero telefnico para la habitacin o Caracterstica: hace referencia si es una habitacin o es un punto de venta, las habitaciones no salen reflejadas en la parte de ventas directas. Y los puntos de ventas no aparecen reflejados en la parte de ocupacin o visual de hotelera. Servicios en la habitacin: hace referencia a cada uno de los servicios que posee la habitacin (tv, bar, calefaccin). Para agregar servicios en la habitacin hacemos clip sobre el servicio de la lista general existente y luego hacemos clip sobre el botn +, para eliminar un servicio existente en la habitacin hacemos clip sobre el servicio y luego hacemos clip en el botn -. Agregar: Esta opcin nos permite crear una nueva habitacin una vez hacemos clip suministramos los distintos datos y hacemos clip en el botn guardar. Modificar: Para modificar cualquiera de las caractersticas de una habitacin previamente creada. Primero seleccionamos la habitacin haciendo clip sobre la grilla donde aparecen los nombres de las distintas habitaciones que se han configurado. Una vez seleccionada hacemos clip en botn modificar y luego que entremos los nuevos datos hacemos clip en el botn guardar. Copiar: esta opcin nos permite copiara las caractersticas de la habitacin que tengamos seleccionada para as crear un grupo de habitaciones con caractersticas semejantes de una manera rpida.

o o

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Descuentos Condicionados: Este tem como su nombre lo indica nos permite aplicar a las tarifas establecidas por el hotel los descuentos

Solo nos permite modificar y aplicar el descuento por tipo de husped, para aplicar el valor se toma el tipo de husped

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


TIPOS DE CLIENTES ESTADO CIVIL

Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de estado civil para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de estado civil. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de estado y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de estado civil que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de estado civil que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

TIPO DE DOCUMENTO

Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de documentos para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de documento. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de documento y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de documentos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

REFERIDOS

Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de referidos para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de referido. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de referido y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de referido que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de referidos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


PROFESIONES

Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de profesin para ser usados en la pantalla de clientes. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de referido. Tan solo es suministrar el nombre del tipo de referido y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de profesin que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


TIPO DE CONTRIBUYENTE

Esta ventana nos sirve para enrolar los distintos tipos de contribuyente para ser usados en la pantalla de clientes. Cada tipo se le configura si al facturar se le aplica IVA, rete fuente y rete IVA. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de contribuyente. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y escoger los distintos valores de IVA, rete fuente y rete IVA y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar los valores establecidos para cada tipo de documento que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos de rgimen que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

CLIENTES

Esta ventana nos permite configurar los distintos clientes que utilizaran los servicios del hotel. Nombres Cliente: hace referencia a los nombres del cliente. Apellidos: hace referencia a los apellidos del cliente Tipo documento numero de documento: hace referencia al documento de identidad Lugar Expedicin: sitio donde se expidi la cdula Fecha de nacimiento: hace referencia a la fecha de nacimiento del cliente. Pas: pas de nacimiento Nacionalidad: nacionalidad del cliente Ciudad y provincia: hace referencia a la ciudad y provincia o departamento de nacimiento del cliente. Direccin: hace referencia a la direccin de residencia del cliente. Cdigo postal: cdigo postal del cliente. Sexo: hace referencia al sexo del cliente. Estado civil: hace referencia al estado civil del cliente. Edad: hace referencia si es adulto o nio. Telfono y mail: datos de ubicacin del cliente. Ocupacin: Ocupacin u oficio del cliente. Tipo de Cliente: hace referencia al tipo de cliente (General o Preferencial) este determina el porcentaje de rebaja en el precio de ocupacin de la habitacin.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Tipo de Referido: para saber porque medio llegan los clientes al hotel. Buscar: Esta opcin nos permite cargar los distintos clientes que se han creado en el sistema para efectos de modificar o eliminar sus datos. Para que podamos ver los datos de un cliente en especifico tenemos que hacer clip en la flecha lo cual nos trae un listado de todos los clientes ordenado en orden alfabtico por apellido.

Una vez que seleccionamos un cliente podemos ver todos sus datos haciendo clip sobre la tecla tabulador o pasndonos a otro campo. Nuevo: Permite agregar nuevos clientes. Para agregar hacemos clip en este botn y entramos cada uno de los datos del cliente y luego hacemos clip en guardar. Modificar: Permite modificar los datos de un cliente previamente creado. Eliminar: permite eliminar un cliente previamente creado. el sistema solicita confirmacin antes de eliminar dicho cliente

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

EMPLEADOS Esta parte del sistema nos permite manejar todo lo referente en la parte de empleados CARGOS

En este tem podemos configurar los distintos cargos que existen en el hotel. Estos cargos se utilizan para la ventana de empleados en el momento de su configuracin. MANTENIMIENTO EMPLEADOS

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

Esta ventana nos permite configurar los empleados del hotel teniendo claro que es distinto lo que es empleado a usuario del sistema. Nombres: Referencia a los nombres del empleado. Apellidos: Referencia a apellidos del empleado. Tipo de Documento: hace referencia al tipo de documento de identidad. Numero: Referencia al nmero de documento. Fecha Nacimiento: Referencia a la fecha de nacimiento esta tiene que ser distinta a la fecha actual o de lo contrario no se podr guardar el registro. Cargo: uno de los cargos previamente creado en cargos. Direccin: Referencia a la direccin de residencia del empleado. Telfonos: Referencia a los telfonos del empleado. Sexo: Referencia a un genero (Masculino o Femenino) Buscar: permite ver el listado de los distintos empleados que existen y selccionar uno haciendo clip en el nombre del empleado. Agregar: permite agregar nuevos empleados, para hacer esta tarea hacemos clip en agregar y luego suministramos los distintos datos y por ultimo hacemos clip ene l botn guardar. Modificar: permite modificar un usuario existente, para esta tarea primero buscamos el usuario mediante el proceso descripto en buscar y luego hacemos clip en la opcin modificar, ingresamos los nuevos datos y hacemos clip en el botn guardar. Eliminar: permite eliminar un empleado previamente creado para esto primero lo buscamos y luego hacemos clip en eliminar. Asignacin de habitaciones: esta opcin nos lleva la ventana de configuracin de mantenimiento de habitaciones (aseo).

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

Esta ventana nos permite asignar las habitaciones a un empleado para su limpieza pudiendo controlar el da a da del mantenimiento de las mismas. Seleccionar Empleado: nos muestra la lista de empleados existente para seleccionar uno haciendo doble clip sobre el nombre de el mismo. Una vez seleccionado hacemos clip sobre la tecla tab y nos muestra las habitaciones que tiene asignadas el empleado. Asignar Habitacin: Una vez hacemos clip en esta opcin escogemos el empleado al que se le va a realizar la asignacin y entramos el bloque de habitaciones que queremos asignar luego hacemos clip en guardar. Ver asignacin por habitacin: nos permite seleccionar una habitacin de las existentes y nos muestra los datos de quien la tiene asignada.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


USUARIOS DEL SISTEMA

Esta ventana es bien importante ya que atreves de ella podemos colocar los usuarios del sistema y generar los permisos a donde queremos que puedan ingresar dndole as un nivel de seguridad por cada tem, para modificar estos permisos es suficiente dar clip en el grupo de permisos seleccionando el que queremos activar o desactivar.

Es la opcin que nos permite ingresar el nombre de los empleados con los permisos asignados a cada uno para el uso del sistema, as mismo es una herramienta para llevar un control de las tareas asignadas a las camareras por habitacin

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

DATOS GENERALES

Este

tem nos permite colocar los datos de la compaa para que salgan cada vez que se imprime una factura o un reporte.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Hora hotelera es la hora que se especifica como horario de salida de los huspedes, cuando el sistema trabaja sin auditoria nocturna y se llega o supera esta hora el sistema genera de manera automtica los cargos de hospedaje y seguro hotelero para cada una de las habitaciones que estn ocupadas. Hora de Ingreso le permite configurar la hora a partir de la cual la gente puede empezar a registrase en el hotel. Se tiene en cuenta para no generar doble ingreso a las personas que ingresaron pasada dicha hora. Es decir si el cliente ingresa el mismo da pero su ingreso es inferior a la hora especificada el sistema le cobrara un segundo da cuando se llegue a la hora hotelera. Si el cliente ingresa posterior a la hora de entrada el sistema solo le cobrara una noche cuando se llegue a la hora hotelera. Tambin podemos configurar los datos para el reporte de autoridades (cdigo hotel, cdigo ciudad), as como el valor del dlar y euro para ver la cuenta del cliente en otras monedas. Para modificar los datos simplemente los actualizamos y hacemos clip en botn guardar. En esta ventana tambin configuramos el puesto de trabajo para el manejo de inventario y los datos de retencin en la fuente y reteiva. La base de retefuente y reteiva hace referencia al valor que debe superar la factura para aplicarle el porcentaje especificado.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


DATOS DE CONTABILIDAD

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


FORMAS DE PAGO En esta parte configuramos los distintos valores para las formas de pago. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de forma de pago. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


INVENTARIO Esta parte del sistema nos permite el manejo de los inventarios, mediante estos tems manejamos la creacin de productos, las entradas y salidas de productos as como los reportes de inventarios por bodegas. CATEGORIAS

Todos los servicios que ofrezca el hotel deben estar asociados a un grupo, este permite tener de una manera organizada los distintos servicios por una caracterstica comn. Esta pantalla sirve para crear, modificar y eliminar los distintos grupos. Agregar: esta opcin nos permite agregar un nuevo grupo de servicio, para lo cual suministramos los datos de nombre y descripcin y hacemos clip en guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo de documento que hayamos seleccionado previamente.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Eliminar: esta opcin nos permite eliminar un grupo existente para lo cual lo seleccionamos haciendo clip en el nombre el listado de servicios existentes y luego hacemos clip en el botn eliminar. GRUPOS:

Mediante esta ventana agregamos los servicios y productos que prestara el hotel, para poderlos facturar. Agregar: esta opcin nos permite agregar cada uno de los servicios para tal efecto hacemos clip en el botn agregar y suministramos cada uno de los datos, luego hacemos clip en el botn guardar. El servicio ha sido agregado Modificar: podemos modificar los distintos datos que tiene el servicio para lo cual lo seleccionamos previamente. Eliminar: esta opcin nos permite eliminar un servicio existente para lo cual seleccionamos el grupo al que pertenece y hacemos clip en el nombre en la grilla que nos muestra los distintos servicios y luego hacemos clip en el botn eliminar. Crear grupo: nos permite acceder a la ventana de grupos de servicios.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


La diferencia entre productos y servicios es que los productos llevan existencias en el inventario y por lo cual deben de realizarse entradas para los mismos. Los precios de productos y servicios llevan el impuesto de valor agregado a la venta incluido.

PRODUCTOS Y SERVICIOS

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


PROVEEDORES

Esta ventana nos permite agregar, modificar y eliminar los distintos proveedores que nos suministran productos o servicios as como establecer los servicios que nos suministra cada quien. Una vez tenemos un proveedor establecido le podemos agregar o quitar servicios haciendo clip en el respectivo botn.

El precio que manejamos en esta ventana es el precio de compra y es usado en la parte de parte de entradas de inventario como lo veremos ms adelante.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


OTROS TEMPORADAS

Esta pantalla nos permite configurar los das de las distintas temporadas que existirn en el ao, esta configuracin afecta de forma directa la aplicacin de las tarifas para la facturacin en el hotel. Las tarifas tienen cuatro valores uno por cada tipo (Baja, Media, Alta, fin de semana) de temporada Para configurar una temporada simplemente escogemos el tipo de temporada haciendo clip sobre uno de los tipos, luego hacemos clip en cada da que queremos de este tipo y por ultimo hacemos clip en el botn guardar.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Cuando escogemos un mes este nos muestra la configuracin de temporada existente para el mismo. Si no se configura la temporada el sistema aplicara por defecto la tarifa para temporada baja. TIPO DE RESERVAS

En esta parte configuramos los distintos valores de los tipos de reservas. Agregar: esta opcin nos permite agregar un tipo de reserva. Tan solo es suministrar el nombre del tipo y hacer clip en el botn guardar. Modificar: nos permite cambiar el tipo que hayamos seleccionado previamente. Eliminar: esta opcin nos permite borrar los tipos que hayamos creado nosotros. Para eliminar seleccionamos el tipo haciendo clip sobre el nombre y luego hacemos clip en este botn

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


RESERVAS:

A travs de esta ventana podemos manejar las reservas del hotel, podemos crear nuevas reservas, confirmar y editar reservas ya existentes y tener un reporte de historial de reservas. En la parte de reservas el sistema nos permite generar como una especie de cotizacin de productos adicionales a los costos de habitacin para poder tener el costo de la reserva junto con los distintos productos que el cliente quiere que se le suministren. Reserva No. : Este valor lo coloca el sistema y es auto incrementable y denota el numer de reserva. Fecha ingreso y fecha salida: representan el periodo de vigencia de la reserva Cliente: a nombre de quien se hace la reserva, debe ser seleccionado del listado de clientes mediante la lupa o creamos uno nuevo haciendo clip en el que est al lado del nombre del cliente. No es obligatorio este dato en caso de que se haga la reserva a nombre de una empresa Empresa: Empresa para la cual se realiza la reserva. No es obligatoria su asignacin si se realiza la reserva a nombre de una persona. Habitacin: hace referencia las habitaciones apartadas en la reservas. Adultos y Nios: Indica la acomodacin de cada tipo para cada habitacin seleccionada. Dto.: descuento aplicado para cada habitacin. Adultos extras y Nios extras: hace referencia a los nios y adultos que se cobraran como extras en cada habitacin.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Icono de bsqueda Icono Agregar Icono Guardar Cambios Buscar: Este botn nos lleva a la pantalla de reservas en la cual nos aparecen las reservas existentes a la fecha y que estn pendientes de confirmacin.

REGISTRO NUEVO EN PROCESO

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

CARGO A HABITACION:

En esta opcin podemos agregar servicios con cargos a la habitacin y su funcionamiento es en red para que puedan solicitarse dichos servicios en cualquier punto del hotel. Estos servicios sern cargados a la cuenta maestra de la habitacin. Tambin es usado para los consumos en habitacin. Mediante la opcin de habitacin o puesto de trabajo escogemos de donde saldrn los productos a facturar. Para agregar un cargo hacemos el siguiente proceso, seleccionamos una habitacin de las que aparecen en la lista de habitaciones ocupadas y nos aparecer la lista de los clientes hospedados en dicha habitacin y que tienen permiso para solicitar servicios.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Escogemos la persona indicada haciendo doble clip en el nombre de la misma esto nos carga los datos del cliente con la foto del mismo para verificar que si es la persona en cuestin y evitar cargos de terceros mal intencionados. Una vez tenemos el usuario. Seleccionamos el tipo de servicio y el servicio en si, luego entramos la cantidad y hacemos clip en el botn agregar servicio quedara agregado a la habitacin. . Una vez hecho esto el

El sistema asume que los servicios son sacados del inventario del puesto de trabajo que genera el servicio, en caso de ser productos de la habitacin picamos sobre la opcin habitacin y el sistema bajara los productos de las existencias de la habitacin. Es importante que estn las existencias en bodega del producto que se quiere suministrar o sino el sistema no dejara facturar dicho cargo. VENTAS DIRECTAS

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Esta ventana nos permite realizar ventas directas desde un punto de venta ya sea a clientes registrados en el hotel o clientes que simplemente pasan y desean adquirir un producto en especial, es de tener en claro que estas ventas realizadas por este medio no sern cargadas a la habitacin y se cobraran de una manera inmediata. Se puede suspender una cuenta para cobros de clientes que estn consumiendo en restaurante o bar y se les cobrara al final de sus consumos. El proceso es simple asignamos un cdigo en la parte que muestra la grafica

Y hacemos clip en suspender cuenta, esto hace que se suspenda la cuenta hasta nueva orden. No es de preocuparnos por el cdigo asignado ya que el sistema no lo recordara en el momento que lo necesitemos. Para recuperar una cuenta simplemente hacemos clip en el botn ver suspendida y el sistema nos trae un listado de cdigos de cuentas suspendidas donde seleccionamos una y luego hacemos clip en el mismo botn que para este momento se llamara recuperar cuentas y el sistema nos trae los cargos que hemos guardado bajo dicho codigo.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


ESTADO DE HABITACIONES

Esta ventana nos permite de una manera totalmente grfica mirar como esta distribuida la ocupacin y el estado real de las habitaciones en cualquier momento. Haciendo doble clip sobre la imagen de la habitacin que tienen estado de ocupada ya sea limpia o sucia o imagen de reservada nos carga la informacin de registro o reserva para dicha seleccin CHEK OUT

Esta ventana nos permite escoger la habitacin a facturar dndonos un discriminado de los costos por hospedaje y de los servicios utilizados en la misma incluyendo los consumos por cargos extras y telefona.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


La factura se puede hacer ya sea a una persona natural o una empresa para lo cual escogemos a quien se generara en la opcin facturar a. Podemos seleccionar diferentes caractersticas para la generacin de la factura las se explican a continuacin . Habitacin y grupo: se refiere a si vamos a facturar simplemente una habitacin o un grupo de las mismas que pertenezcan a un mismo registro. . Factura y no Facturar: con esta opcin podemos determinar cules de los cargos harn parte de la factura esto es ideal para cuando se quiere sacar factura por hospedaje aparte de la facturar por cargos extras. Para seleccionar un cargo para no facturarlo simplemente escogemos la opcin no facturar y hacemos clip sobre el cargo lo cual hace que se disminuya de la factura aun cuando aparezca en la lista de cargos. Una vez que se tienen las caractersticas de la factura procedemos hacer clip en el botn de detalle pago para que nos aparezcan las distintas opciones de pago y colocar los montos por cada forma de pago eso se ve en la siguiente pantalla.

Una vez colocados el total de pagos se nos habilita el botn de generar documento lo cual hace que se imprima la factura correspondiente a los cargos seleccionados. En casos que simplemente se quiera habilitar una habitacin que haga parte del registro ya sea por cambio o algn imprevisto se puede transferir la cuenta al titular siempre y cuando exista otra habitacin para el mismo en el mismo registr.

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


En caso de haber realizado una transferencia de cuenta cuando quede solo una habitacin para facturar se le pedir que se facture por grupo para que aparezcan los cargos transferidos. REPORTES Bsqueda de Facturas Bsqueda de Egresos Autoridades

- En la bsqueda de documentos bsicamente lo que se hace es visualizar por pantalla el documento final y de ser necesario reimprimirlo. - El reporte a las autoridades es el que se debe suministrar al Departamento Administrativo de Seguridad donde se indica el numero de pasaporte, pas de procedencia, nombre, destino etc de los extranjeros que se encuentran hospedados. PROCESOS DE AUDITORIA AUDITORIA Listado de Huspedes Reservas del Da Estado Habitaciones Reservas No Show Facturas Registros del Da Remisiones Registros Pendientes Recibos de Caja Salidas del Da Consumo de productos y Servicios Salidas Pendientes Consumos Telefnicos Cargos a Registrar Saldos en Habitacin Registrar Cargos

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

REPORTES DE VENTA CUADRE DE CAJA Arqueo Diario Cierre por empleado Cuadre detallado Egresos Generados Categora Grupo Servicios Detallado ventas Facturas y Pagos Facturas Anuladas

CONSOLIDADOS

OTROS

LISTADOS INVENTARIOS

Clientes. Entrada de Mercancas Salida de Inventario Reservas Activas Llegadas Esperadas Llegadas Registradas Reservas por Empleados Reservas No Show Dinero Habitaciones Proyeccin Ocupacin Salidas Esperadas Bsqueda por placa Estado Habitaciones Titulares por Habitacin Huspedes por Habitacin

RESERVAS

OCUPACION

INFORMATIVOS

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK

VENTAS

Registro de Entradas de Mercancas

MANUAL DE USO SISTEMA DE GESTION HOTELERA ARAWAK


Esta ventana nos permite hacer el manejo de la parte de ingreso de mercancas para las entradas internas y externas. Entindase como externa aquellas mercancas que nos llegan de un proveedor en especial y entradas internas son los movimientos de mercancas entre bodegas del hotel. El sistema debe ser alimentado previamente con las entradas de los proveedores para poder hacer la realizacin de la venta de productos. Para una nueva entrada de mercanca hacemos clip en el botn agregar y suministramos los datos del proveedor, esto hace que el sistema nos traiga los productos que nos suministra dicho proveedor, escogemos los distintos productos y la cantidades y vamos adicionando hasta ingresar el total de la factura, una vez que tenemos todos los productos ingresados hacemos clip en guardar.

Potrebbero piacerti anche