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Manual de Utilizacin NewHotel Front-Office Versin Septiembre, 21, 2010 Revisin Septiembre, 27 2010 Idioma: Espaol
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Manual de Utilizacin NewHotel Front Office
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CAPTULO1:INTRODUCCION............................................................................................................ 5 2 CONSIDERACIONESGENERALES...................................................................................................................25 ORGANIZACIONDELMANUAL ............................................................................................................26 . CAPTULO2:INSTALACIONYARRANQUE........................................................................................... 7 2 INSTALACION......................................................................................................................................27 ARRANQUEDELSISTEMA....................................................................................................................27 CAPTULO3:ESTRUCTURADELSISTEMA............................................................................................ 8 2 ACCESOALSISTEMA.................................................................................................................................28 PANTALLAPRINCIPALDENEWHOTELPMS...................................................................................................30 BarradeMenPrincipal.................................................................................................................31 BarradeHerramientas(BotonesdeaccesoDirecto).......................................................................33 botonesdelabarradeherramientas..............................................................................................34 ConfigurarBarradeHerramientas.................................................................................................37 BarradeEstado(Statusbar)...........................................................................................................38 PROCEDIMIENTOPARAMEJORARLAVISIBILIDADDELOSMENS.......................................................................39 CAMBIARDEUTILIZADOR..........................................................................................................................40 Fechas............................................................................................................................................40 Calendario......................................................................................................................................42 REPORTESEXTERNOS...............................................................................................................................43 ProcedimientosparaincorporarReportesExternos........................................................................43 SIGNIFICADODELASCAJASDESELECCIN.....................................................................................................45 CAPTULO4:RESERVAS..................................................................................................................... 6 4 ASPECTOSGENERALES..............................................................................................................................46
Overbooking:.................................................................................................................................................49 PrecioDeDiaria:............................................................................................................................................49 ExtraAllotment(cupos)yFueradelPlazodeRelease:..................................................................................50 StopdeReservasparaunaEntidad(StopSales): ..........................................................................................51 .
CONSULTADETARIFAS..............................................................................................................................52 INSERTARRESERVAS................................................................................................................................53 INSERTARUNARESERVAINDIVIDUAL............................................................................................................53 Tarifasvariables.............................................................................................................................64 ModalidaddePensinCompleja....................................................................................................65
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NombreyNacionalidaddelosHuspedes......................................................................................66 AtribuirnmerodeHabitacin......................................................................................................67 Liberarunalojamientoatribuidoaunareserva..............................................................................68 DefinicindeEntidad......................................................................................................................69 ConsultarTarifascuandoseinsertaunaReserva............................................................................71 DefinicindeMonedadelasCuentasCorrientesyLmitesdeCrdito............................................72 DefinicindeMovimientosAdicionalesAutomticos......................................................................73 RegistrarAvisos..............................................................................................................................78 Criarunareservaapartirdeunayaexistente................................................................................80 InstruccionesdeFacturacin..........................................................................................................81 InstruccionesdeTransferencia.......................................................................................................83 VehculosEstacionamiento.............................................................................................................85 TurnosNewPos(espaciodecomidas)............................................................................................86
ConsultadeReservaylasTandasdeComidas..............................................................................................87
PlanningTurnosPos.......................................................................................................................88 PrevisindeIngresos.....................................................................................................................89 INSERTARUNARESERVADEGRUPO.............................................................................................................89 AspectosGeneralesdeunaReservadeGrupo................................................................................91

DefinicindeTiposdeHabitacinyOcupacin...........................................................................................92 NuevasReglasparaelmanejodelasReservasdeGrupos...........................................................................93
CONSULTADERESERVAS...........................................................................................................................99 ConsultadeReservasAspectosGerais.......................................................................................102
Bsquedadeunareserva............................................................................................................................102
BsquedadeunaReservaCriteriosFiltro1................................................................................104 BsquedadeReservaCriteriosFiltro2 ......................................................................................105 . ConsultadeReservasCriterioFiltro3........................................................................................106 ConsultadeReservasCriterioFiltro4OverBooking...................................................................107 CancelarunaReserva...................................................................................................................108 CancelacinMltipledeReservas.................................................................................................108 AlteracinMltipledeReservas...................................................................................................109

ParalapantallaGenerales...........................................................................................................................109 ParalaPantallaLimites/ObservacionesyPensiones.................................................................................109 ParalaPantalladeModalidaddePensinCompleja..................................................................................110 ParalaPantalladeConfirmacin,AvisosySegmentos...............................................................................110 ParaLaPantalladeInstruccionesdeFacturacin .......................................................................................110 . ParalaPantalladeInstruccionesdeTransferencias....................................................................................111 ParalaPantalladeTurnosNewPos............................................................................................................111 TarifaVariable.............................................................................................................................................112
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InsertarDepsitosAnticipados.....................................................................................................112 Exportarparaunfichero...............................................................................................................114 TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)............................................114 AplicarMacrosparalosCobros....................................................................................................115 ImgenesAdicionales...................................................................................................................115 ReenviarNewCentral....................................................................................................................116 ImpresindeReservas..................................................................................................................116 Extractos......................................................................................................................................117 IMPORTARRESERVAS.............................................................................................................................119 Configuracin...............................................................................................................................119 Importacin..................................................................................................................................120 Configuracininterfaceconcentral..............................................................................................120 Procesarinterfaceconcentral......................................................................................................121 ALOJAMIENTOSLIBRES............................................................................................................................122 VISUAL................................................................................................................................................123 Alojamientos................................................................................................................................123
AspectosGeneralesdelPlanningdeHabitaciones......................................................................................124 AtribuirHabitacionesmedianteelPlanning................................................................................................127 Alojamientosquecumplendeterminadosrequisitos..................................................................................127 ConfiguracindelosColoresdelPlanning..................................................................................................128 ConfiguracindelPlanning..........................................................................................................................129 ColoresdelasAlojamientosinactivosydelastiposdereservas................................................................129
Grupos..........................................................................................................................................131 Bloques.........................................................................................................................................132 PLANNING...........................................................................................................................................133 PlanningdedisponibilidadesdeHabitaciones..............................................................................133

AspectosGeneralesdelPlanningdeHabitacionesDisponibles...................................................................134
PrevisindeDisponibilidades .......................................................................................................135 .
AspectosGeneralesdelPlanningPrevisindeDisponibilidades.................................................................136
HabitacionesDisponibles/sexo ...................................................................................................138 . HabitacionesDisponibles/Bloques..............................................................................................139 OcupacinPensiones....................................................................................................................141 Ocupacin....................................................................................................................................143 Reservas.......................................................................................................................................147 PlanningdeocupacinReservasPensiones..................................................................................150 OcupacineIngresos....................................................................................................................152 OrigenySegmentos......................................................................................................................154 Modalidadesdepensin...............................................................................................................155
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ModalidadesdePensinyOcupacinporTiposdeHabitacin...................................................158 Cupos...........................................................................................................................................159 Entidades .....................................................................................................................................160 . Mapaanualdereservas...............................................................................................................162 ControldeVentas.........................................................................................................................164 OcupacinporNacionalidades.....................................................................................................165 EntidadesIngresos .......................................................................................................................166 . Turnospos....................................................................................................................................167 BOOKING.............................................................................................................................................170 BookingPosition...........................................................................................................................170 BookingPositionDiferencias........................................................................................................172 BookingAmpliado........................................................................................................................174 BookingMensual..........................................................................................................................176 BookingCupoEntidades..............................................................................................................178 BookingMensualOcupacinFoto................................................................................................180 BookingMensualIngresosFotos..................................................................................................181 CARTASDECONFIRMACIN......................................................................................................................182 DEPSITOSANTICIPADOS ........................................................................................................................183 . ATRIBUCINDEHABITACIONES.................................................................................................................186 Automtico...................................................................................................................................186
ProcedimientosparalaAtribucinAutomticadeHabitacin....................................................................187
Manual.........................................................................................................................................188
ProcedimientoparalaAtribucinManualdeHabitaciones........................................................................189
PANELDEGESTIN................................................................................................................................191 BLOQUEODEASIGNACIN.......................................................................................................................196 BLOQUEODEINSERCIN/ALTERACIN......................................................................................................196 CAPTULO5:RECEPCION.................................................................................................................197 CHECKIN............................................................................................................................................197 ProcedimientosparaefectuarelCheckIn.....................................................................................198 TratamientoNoShow...................................................................................................................200 AnulacindeCheckIn..................................................................................................................201 CheckInMltiple..........................................................................................................................201 CheckIndeHuspedes.................................................................................................................202 RegistrodeHuspedes.................................................................................................................203 KeyPass........................................................................................................................................203 OVERBOOKING .....................................................................................................................................205 .
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PasarunaReservaaOverbooking................................................................................................205 CheckInaclientesdesviadosporOverbooking.............................................................................206 FormasparaconocerlasHabitacionesyClientesenOverbooking...............................................207 CHECKOUT.........................................................................................................................................208 CheckOutdeTodoslosHuspedesdeunaHabitacin................................................................209 CheckOutdeunHuspeddeunaReserva....................................................................................210 CheckOutMltiple.......................................................................................................................211 AnulacindeCheckOut ...............................................................................................................211 . CierredeCuentaCorriente ...........................................................................................................212 . ReabrirUnaCuentaCorriente.......................................................................................................213 ANULACIONES.......................................................................................................................................214 AnulacindeCheckIn...................................................................................................................214 AnulacinNoShow......................................................................................................................214 Anulacincheckout.....................................................................................................................215 Anulacinreservas.......................................................................................................................215 CUADRODEHABITACIONES .....................................................................................................................216 . HUSPEDES..........................................................................................................................................217 OrdenarlaInformacindeLosclientesSeleccionados..................................................................219 CARDEX...............................................................................................................................................220 CaractersticasGenerales.............................................................................................................220 ConsultadeunaFichaenelCardex..............................................................................................223 CrearunaFichaenelCardex........................................................................................................223 GRUPOS..............................................................................................................................................226 TratamientodeGrupos ................................................................................................................226 . PantallaPrincipaldeGrupos.........................................................................................................226 RoomingList.................................................................................................................................227 CheckIndeGrupo........................................................................................................................228 ConsultarlosdatosgeneralesdeunGrupo...................................................................................229 CancelarunGrupo........................................................................................................................230 CheckOutdeGrupos....................................................................................................................231 AdicionarNuevasReservasaunGrupoExistente.........................................................................232 InsertaMovimientosMltiplesdeGrupo......................................................................................232 OPERACIONESDECAJA............................................................................................................................234 InsertaOperacionesdeCaja.........................................................................................................235 ConsultarOperacionesdecaja.....................................................................................................235 IMPRESORAFISCAL.................................................................................................................................237 Refundvalue ................................................................................................................................237 .
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Minixreport.................................................................................................................................237 Xreport........................................................................................................................................237 Zreport.........................................................................................................................................238 Periodreport................................................................................................................................238 Periodsumreport.........................................................................................................................238 Cancelreceipt...............................................................................................................................238 Opencashdrawer.........................................................................................................................238 ASIENTOSOMOVIMIENTOS.....................................................................................................................239 CerrarTurno.................................................................................................................................239 InsertarAsientos ..........................................................................................................................240 .
InsertarAsientosDELMiniBar....................................................................................................................242 InsertarunAsientoenOtraMonedaquenoesBase..................................................................................242 InstruccionesdeTransferencia....................................................................................................................243 InsertarAsientosconDescuentos...............................................................................................................243 ConceptosdeFechasUtilizadaporelPMSparalosAsientos......................................................................243
Insertarpaquetes.........................................................................................................................245 Insertardiarias.............................................................................................................................245 InsertarAsientosmltiples...........................................................................................................247 InsertarAsientosMltipledeGrupo.............................................................................................247

VisualizarunAsiento...................................................................................................................................248 Anularunasiento........................................................................................................................................250 Divisin:.......................................................................................................................................................251
ConsultadeAsientos....................................................................................................................251
OtroscriteriosdeBsqueda........................................................................................................................255 EjemplosdeConsultasdeAsientos.............................................................................................................257 Corregirunmovimiento..............................................................................................................................258 Visualizarunmovimiento............................................................................................................................258 ImpresindelaConsultadeMovimientos..................................................................................................259
ReportedeMovimientosAdicionales............................................................................................260 ReportedeTransferencias............................................................................................................260 ConsultaTarjetasdecrdito.........................................................................................................261 Llamadasinternas........................................................................................................................262 ControldeLlamadas.....................................................................................................................263 Noprocesadas(llamadas,PayTV,Internet)..................................................................................264 Cupones(deOfertas)....................................................................................................................265 Depsitosdebanco......................................................................................................................269 CargosExternosaCuenta.............................................................................................................271 CUENTASCORRIENTES............................................................................................................................273
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ConsultarCuentas........................................................................................................................273 ProcedimientoparaConsultarunaCuenta...................................................................................275 ImpresindeunExtractodeCuenta.............................................................................................276 InsertarMovimientos...................................................................................................................276 FacturaAnticipada.......................................................................................................................276 FacturadeExtras..........................................................................................................................278 TransferirMovimientos................................................................................................................283 ConsultadeCuentaCorrientedesdelaConsultadeReservas.......................................................285 CerrarUnaCuentaExtraoNaoAlojada .......................................................................................285 . ReabrirunaCuentaExtraoNoAlojada........................................................................................286 CerrarUnaCuentaCorriente........................................................................................................286 ReabrirCuentaCorriente..............................................................................................................287 AUDITORNOCTURNO(NIGHTAUDITOR)....................................................................................................288 Controlodependientes.................................................................................................................288
SalidasPendientes.......................................................................................................................................288 EntradasPendientes....................................................................................................................................289 DeclararunaReservacomoNoShow.........................................................................................................289 HuspedesporRegistrar.............................................................................................................................290 Huspedesporcheckin..............................................................................................................................291 Huspedesporcheckout............................................................................................................................292 PreciosSinDefinir........................................................................................................................................292 CambiosSinDefinir......................................................................................................................................293 PrevisindeIngresos...................................................................................................................................293
PendienteNewCentral..................................................................................................................294 CierredeDa.................................................................................................................................294 ConfiguracindelosReportes......................................................................................................297

RelacindeReportesdeControlyFinalesDisponibles...............................................................................300
ListadodeControl ........................................................................................................................301 . ReportesFinales...........................................................................................................................301 ConsultadeCierre........................................................................................................................302 LLAVES................................................................................................................................................305 PreEmisindeLlaves ...................................................................................................................305 . CheckIn .......................................................................................................................................307 . Copias...........................................................................................................................................307 Llavesemitidas.............................................................................................................................307 DESPERTADOR......................................................................................................................................308 MINIBAR ............................................................................................................................................309 . ConsumosMiniBar.......................................................................................................................309
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Minibarnoprocesados................................................................................................................310 MENSAJES...........................................................................................................................................310 CAMBIOS.............................................................................................................................................311 CONCIERGE..........................................................................................................................................312 AGENDA..............................................................................................................................................313 Avisos...........................................................................................................................................314 Direcciones...................................................................................................................................315 ListadeTelfonos.........................................................................................................................316 REGISTRODEVEHCULOS.........................................................................................................................316 CAPTULO6:FACTURACION ............................................................................................................317 . TIPODEFACTURASENELPMS.................................................................................................................317 ASPECTOSGENERALESDELAFACTURACINENELPMSNEWHOTEL................................................................318 FACTURADEENTIDAD............................................................................................................................320 AspectosGenerales......................................................................................................................320 ProcedimientoparaObtenerunaFacturadeEntidad...................................................................321 FACTURASDECLIENTES...........................................................................................................................323 AspectosGenerales......................................................................................................................323 ProcedimientoparaobtenerunaFacturadeCliente.....................................................................324 AgruparAsientosenlaFactura ....................................................................................................327 . AplicarunPorcientodeDescuento..............................................................................................328 FACTURASCUENTASNOALOJADAS...........................................................................................................328 FACTURAPROFORMA............................................................................................................................330 AspectosGenerales......................................................................................................................330 ProcedimientoparaObtenerunaFacturaProforma.....................................................................331 FACTURAPROFORMAAUTOMTICA..........................................................................................................333 FACTURAANTICIPADA............................................................................................................................333 AspectosGenerales......................................................................................................................333 FACTURARDIFERENCIASDEENTIDADES......................................................................................................335 FACTURARDIFERENCIASACLIENTES..........................................................................................................337 CONSULTADEFACTURAS(EXCEPTOLASPROFORMAS)..................................................................................338 CancelarunaFactura ...................................................................................................................341 . ObtenerunaCopiadeunaFactura...............................................................................................341 RegularizarunaPrefactura.........................................................................................................341 CONSULTAFACTURAPROFORMA.............................................................................................................342 CancelarunaFacturaProforma....................................................................................................344 ObtenerunaCopiadeunaFacturaProforma...............................................................................344
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FacturadeEntidadobtenidaapartirdeunaFacturaProforma....................................................344 ProcedimientoparaobtenerunaFacturaFinalapartirdeunaFacturaProforma........................345 TransferenciaaContabilidad........................................................................................................346 NOTASDECRDITO................................................................................................................................347 InsertarNotasdecrditos............................................................................................................347 Anularnotasdecrditos...............................................................................................................349 Visualizarunanotadecrdito......................................................................................................349 ExportarunaNotadeCrdito.......................................................................................................350 CONSULTADERECIBOS...........................................................................................................................350 Visualizarunrecibo......................................................................................................................351 Anularunrecibo...........................................................................................................................352 ImpresindelListadodeRecibos..................................................................................................352 PREFACTURASDERESERVAS...................................................................................................................352 ANULARFOLIOS ....................................................................................................................................354 . CAPTULO7:HOUSEKEEPING...........................................................................................................357 GOBERNANTA.......................................................................................................................................357 Alterarroomstatus......................................................................................................................357 VerificaroLog(histrico)deestadosdecuartos ..........................................................................359 . Borrarlogderoomstatus............................................................................................................359 ImpresindelLogdeRoomStatus................................................................................................360 Insertardiscrepancias...................................................................................................................360 ReportedeDiscrepancias.............................................................................................................362 ReportedeAmadeLlave..............................................................................................................363 Salidasprevistas...........................................................................................................................364 Habitaciones ................................................................................................................................365 . ResumendeZonasdeLimpiezas...................................................................................................366 Observacionesalasreservas.......................................................................................................367 Resumendelplandetrabajodelamadellave..............................................................................368 Parmetrosparaelplandetrabajo..............................................................................................369 Productos.....................................................................................................................................370 StaffAmadeLlaves......................................................................................................................370 GruposdeZonasdeLimpieza.......................................................................................................374 TareasEspeciales. ........................................................................................................................377 . EstadosTareasEspecialesPuntos............................................................................................377 AtribucindeHabitaciones...........................................................................................................380 Plandetrabajo.............................................................................................................................383
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INACTIVARHABITACIONES.......................................................................................................................388 ProcedimientoparaBloquearHabitaciones(pasarlasainactivas)................................................389 BloqueodeMltiplesHabitaciones...............................................................................................391 ATENCINACLIENTE.............................................................................................................................392 Avera...........................................................................................................................................394

RegistrarunaAvera....................................................................................................................................395 ResolucindeunaAvera............................................................................................................................396
Servicioahabitacin(RoomService)............................................................................................397 PedidoaAmadellave..................................................................................................................398 Lost&found.................................................................................................................................399 Otros............................................................................................................................................401 CAPTULO8:REPORTES..................................................................................................................403 CARACTERSTICASGENERALES..................................................................................................................403 ENTRADAS...........................................................................................................................................404 Previstas.......................................................................................................................................405 Efectuadas....................................................................................................................................405 NoShows......................................................................................................................................405 SALIDAS..............................................................................................................................................405 Previstas.......................................................................................................................................406 Efectuadas....................................................................................................................................407 RESERVAS............................................................................................................................................407 Recibidas......................................................................................................................................407 Canceladas...................................................................................................................................407 Pendientes....................................................................................................................................407 CambiodeHabitacin..................................................................................................................408 Depsitosanticipados ..................................................................................................................408 . Fotosdeprevisin.........................................................................................................................408 HUSPEDES..........................................................................................................................................409 EnelHotel....................................................................................................................................409 Overbooking.................................................................................................................................409 Todos............................................................................................................................................409 Lista/Rack.....................................................................................................................................409 cumpleaos..................................................................................................................................410 Alfabtico.....................................................................................................................................411 ListadodeComidas.......................................................................................................................411 Repitente......................................................................................................................................411
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DIARIOS..............................................................................................................................................412 ReporteDiarioGeneral.................................................................................................................412 ReportedeCaja............................................................................................................................415 Servicios.......................................................................................................................................416 Secciones......................................................................................................................................417 Servicios/Secciones.....................................................................................................................417 CobrosPorSeccin.......................................................................................................................418 SaldosPorEntidad........................................................................................................................419 SaldosdeCuentasExtras..............................................................................................................420 SaldosdeCuentasCorrientes........................................................................................................420 SaldosdeCuentaInactivas...........................................................................................................420 AuditoriadeIngresosSaldos.........................................................................................................420 SaldosporEntidadHuspedes......................................................................................................421 PaneldeGestindeIngresos........................................................................................................421 LibrodeRecepcin........................................................................................................................421 ReportedeOperacionesdeCaja...................................................................................................422 ReporteManoCorriente...............................................................................................................422 SaldosDiariosmanoCorriente......................................................................................................423 ManoCorrienteReservas .............................................................................................................423 . PartedeCaja................................................................................................................................425 PartedeProduccin .....................................................................................................................425 . ControldeRecaudacin................................................................................................................426 IMPUESTOS..........................................................................................................................................426 ServiciosNoFacturados................................................................................................................427 IngresosFuturos...........................................................................................................................427 ServiciosFacturados.....................................................................................................................428 ImpuestosServicios......................................................................................................................429 ImpuestosPorFacturas................................................................................................................429 ImpuestosPorGruposdeServicios...............................................................................................430 ImpuestosfacturasTasas.............................................................................................................431 ComprobantesaAfectaDetraccin..............................................................................................432 ComprobantesCanceladosAfectosaRetencin...........................................................................432 CAPTULO9:ESTATSTICAS..............................................................................................................433 OCUPACIN.........................................................................................................................................433 ModalidaddePensin..................................................................................................................433 TiposdeHabitacin......................................................................................................................433
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EntidadesEstancias......................................................................................................................433 Entidades .....................................................................................................................................434 . Nacionalidades.............................................................................................................................434 PaXNacionalidadesMes..............................................................................................................434 OcupacinDiariaGeneral.............................................................................................................434 OcupacinDiariaPorTipoEntidad..............................................................................................434 EstadsticaDiariaAcumulada.......................................................................................................434 PaxDa.........................................................................................................................................434 PaxEntidades...............................................................................................................................435 PaxPorNacionalidades................................................................................................................435 Estadsticamensualdeocupacin................................................................................................435 Segmentacin...............................................................................................................................435 Estadsticageneralpornacionalidades.........................................................................................435 GruposdeSegmentos...................................................................................................................435 ListadoParaPolica......................................................................................................................435 ListadodeExtranjeros..................................................................................................................436 Dormidas......................................................................................................................................436 HabitacionesNoche......................................................................................................................436 CamasNoche ...............................................................................................................................436 . HabitacionesNocheTemporada...................................................................................................436 CamasNocheTemporada.............................................................................................................436 Entidadesestanciaxconcepto......................................................................................................437 Estanciasnacionalidadesentidad.................................................................................................437 Ocupacinpordastipoentidad...................................................................................................437 Ocupacinentidadnacionalidad..................................................................................................437 Ocupacintipocliente..................................................................................................................437 Ocupacinmediapornacionalidad..............................................................................................438 INGRESOS............................................................................................................................................438 Pases...........................................................................................................................................438 Nacionalidadesmes...................................................................................................................439 EntidadesIngresos.....................................................................................................................439 Entidadesmes...........................................................................................................................439 Segmentosdemercadomes......................................................................................................439 Segmentosdemercadofacturacin...........................................................................................439 SegmentosdemercadomesPrecioMedio.................................................................................439 Origendemercadomes.............................................................................................................439 OrigendemercadomesPrecioMedio.......................................................................................439
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IngresosPensin...........................................................................................................................440 Seccionesanual...........................................................................................................................440 Vendaslquidas............................................................................................................................440 ProduccinSeccionesServicios.....................................................................................................440 IngresosEntidadnacionalidad......................................................................................................440 Descuentos...................................................................................................................................440 Produccinentidadestemporadas...............................................................................................441 IngresosyOcupacinPorTarifasyPaquetes................................................................................441 FACTURACINYCOBROS.........................................................................................................................441 Cobros..........................................................................................................................................441 FacturacinPorClientes...............................................................................................................441 FacturacinDepsitosAnticipados...............................................................................................441 PREVISIONESYRATIOS............................................................................................................................441 InformacinComercialproduccin...............................................................................................442 ResumendeIngresosyratios.......................................................................................................443 OcupacinHabitacionesEntidadesyCupo...................................................................................443 OcupacinCamaEntidadesCupo.................................................................................................443 CumplimientodeCuposEntidades................................................................................................443 DiariodeCuposyMercadosPorEntidad......................................................................................443 MensualdeCuposyMercadosPorEntidad..................................................................................443 AcumuladodiariodeEstanciaporAgencias.................................................................................444 ProduccinEstancias....................................................................................................................444 OcupacinIngresosPorComunidadesZonasdelPas..................................................................444 Bookingreport .............................................................................................................................444 . OcupacinIngresosPorvendedoresexternos...............................................................................444 OcupacinIngresosPorvendedoresinternos...............................................................................444 OcupacinPorPasyProvincias....................................................................................................444 Reportmanager...........................................................................................................................445 PickUpmensual............................................................................................................................445 PrevisindeIngresosPorSegmentosyOrigendeMercado..........................................................446 PRESUPUESTOS.....................................................................................................................................446 Reportes.......................................................................................................................................446
DefinicindelasColumnas..........................................................................................................................447 DefinicindelasFilas..................................................................................................................................449 DefinicindePresupuestos.........................................................................................................................457 EjecutarelReporte......................................................................................................................................458
Servicios.......................................................................................................................................458
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Idioma: Espaol
Indicadores...................................................................................................................................459 OTROS................................................................................................................................................460 Valoresbaseliquidacinapropietarios.....................................................................................460 CAPTULO10:MISREPORTES..........................................................................................................461 CAPTULO11:VENTAS.....................................................................................................................462 ENTIDADES ..........................................................................................................................................462 . Entidades .....................................................................................................................................462 .

CriarunaEntidad.........................................................................................................................................464 DatosGeneralesdelaEntidad ....................................................................................................................465 .
SignificadodeloscamposdelosOperadores ...............................................................................467 .
Comisiones(paralosOperadoresporEntidades).......................................................................................470
DefinicindaColoresEntidadenelPlanningdeAlojamientos....................................................470 StopdeReservacionesy/oCheckIndeunaEntidad......................................................................471
DatosAdicionalesdelaFichadeEntidad....................................................................................................473 InsertarInformacinFiscal....................................................................................................................473 Insertarcontabilidad ..............................................................................................................................473 . InsertarContactos.................................................................................................................................474 Insertarobservaciones............................................................................................................................475 InsertarFacturacin...............................................................................................................................475 InsertarBanco ........................................................................................................................................476 . InsertarOtros. ........................................................................................................................................476 . Insertaroffshore.....................................................................................................................................478 InsertarInternet.....................................................................................................................................479
Estadosdevenda..........................................................................................................................481
ProcedimientoparaintroducirelEstadodelasVentas...............................................................................482
Consultadeestadosdeventa.......................................................................................................483 MediaPaxParaEstadosdeVenta...............................................................................................483 Solicituddedepsito....................................................................................................................484 BloqueodeinsercinyAlteracin.................................................................................................485 PRECIOS..............................................................................................................................................487 Servicios.......................................................................................................................................487 PreciosdeDiarias.........................................................................................................................488

ProcedimientoparaCrearunaDiaria..........................................................................................................488 PeriodosdeBloqueo....................................................................................................................................493 PreciodelaComidadelosAdultos.............................................................................................................494 PreciodelaComidadelosNios. ...............................................................................................................494 . PreciosparaOtrosServiciosAsociadoalaDiaria........................................................................................495
ModeloA(PreciosporPersona)....................................................................................................497
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Idioma: Espaol
ModeloB(PreciosporHabitacin)...............................................................................................500 ModeloCPreciosporTablaMatricial...........................................................................................504 ModeloD(PreciosPorIncrementodePensin) ...........................................................................506 . OfertasD......................................................................................................................................513

MenOfertasD...........................................................................................................................................513 OfertasdeCambio.......................................................................................................................................514 OfertasdePromocin..................................................................................................................................515 AplicarLasOfertasaUnaEntidad...............................................................................................................517
ModeloE(PreciosporIntervalos).................................................................................................518 PaquetesdePrecios......................................................................................................................519 PreciosEspecialesdelatarifa.......................................................................................................522

EarlyBooking...............................................................................................................................................522 EarlyBookingFechas...................................................................................................................................522 FindeSemana.............................................................................................................................................523 PreciosEspeciales........................................................................................................................................523 DasEspeciales.............................................................................................................................................524 FinesdeSemana/Tipos/Paxs....................................................................................................................524
DesglosedelaDiariacuandosedefineelPrecioManualmenteenlaReserva..............................525 TodoIncluido(AllInclusive)..........................................................................................................525 TARIFASCONPERODOSSOLAPADOS,VARIABLES,FIJOSYPRECIOSDIARIOS..........................................................526 TARIFASYIELD(TARIFASVARIABLES)......................................................................................................529 Yieldtarifavariable,mododeempleo.......................................................................................531 OFFSHOREYNEWHOTEL.........................................................................................................................535 PrincipiosyconceptosBsicos......................................................................................................535 ParametrizacindelsistemaelfuncionamientoOffshore.............................................................537 PROCEDIMIENTOPARAINTRODUCIRUNCONTRATO ......................................................................................540 .
CUPOS ................................................................................................................................................542 .
Cupos(Allotment).........................................................................................................................542
ProcedimientoparacrearunCupo(Allotment).........................................................................................544 AlteracinMltipledeCupo........................................................................................................................545 CuposdecamasextrayCunas....................................................................................................................546 CupodeServicios.........................................................................................................................................547
CAPTULO12:ARCHIVOS.................................................................................................................548 PERFILDEUTILIZADOR............................................................................................................................548 UTILIZADORES ......................................................................................................................................549 . PrototipodeUsuario(PerfilesdeUsuarios)..................................................................................549 CreacindeunUsuario.................................................................................................................551 ESQUEMASDEIMPUESTOS.......................................................................................................................553
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Idioma: Espaol
SERVICIOS............................................................................................................................................554 Gruposdeservicios.......................................................................................................................554 Servicios.......................................................................................................................................555 SECCIONES...........................................................................................................................................558 ProcedimientoparaInsertarunaSeccin.....................................................................................559 HABITACIONES......................................................................................................................................560 Bloques.........................................................................................................................................560 CaractersticasHabitaciones ........................................................................................................560 . Habitaciones ................................................................................................................................561 . OrganizacindelasHabitaciones.................................................................................................563 CUENTASNOALOJADOS..........................................................................................................................564 ProcedimientoparacrearunaCuentaExtra.................................................................................565 REGIONESDELMUNDO..........................................................................................................................566 PASES................................................................................................................................................566 IDIOMAS..............................................................................................................................................569 REGIONES............................................................................................................................................569 SEGMENTOSDEMERCADO......................................................................................................................569 GruposdeSegmento....................................................................................................................570 Segmentos....................................................................................................................................570 ORGENESDEMERCADO.........................................................................................................................572 Gruposdemercado......................................................................................................................572 Orgenes.......................................................................................................................................572 MONEDAS...........................................................................................................................................573 TIPODECOBRO ....................................................................................................................................574 . TARJETASDECRDITOS...........................................................................................................................575 MACROOPERACIONES...........................................................................................................................575 ENTIDADES ..........................................................................................................................................577 . CategoradeEntidades.................................................................................................................577 TiposdeEntidades........................................................................................................................577 EstadooSituacindelaEntidad...................................................................................................578 Contactos.....................................................................................................................................578 Clasificacin .................................................................................................................................579 . Criteriosdeseleccin....................................................................................................................579 CLIENTES.............................................................................................................................................580 Ttulos ..........................................................................................................................................581 . TiposdeClientes...........................................................................................................................581 Preferencias .................................................................................................................................581 .
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Idioma: Espaol
Prefijostipodeidentificacin.....................................................................................................582 TarjetasdeFidelizaciontipos.....................................................................................................582 Criteriodeseleccin......................................................................................................................582 PARMETROS.......................................................................................................................................583 ReservaTipo.................................................................................................................................583 Tiposdegrupo..............................................................................................................................585 MotivoSalidasNoPrevistas .........................................................................................................585 . TiposdeAtenciones......................................................................................................................585 MotivosdeCancelacindeReservas............................................................................................586 Tiposdeeventos...........................................................................................................................586 Tiposdegaranta..........................................................................................................................587 Tiposdedescuentosfinancieros...................................................................................................588 Tiposdedescuentos .....................................................................................................................588 . MotivosdeCorregirAsientos........................................................................................................589 Motivosdeanulacindefacturas.................................................................................................589 Tiposdepaquetes.........................................................................................................................590 TiposdePropinas.........................................................................................................................590 PuntosdeFrontera.......................................................................................................................591 Tiposderegmenes.......................................................................................................................591 Regmenesdeexploracin............................................................................................................592 Documentos.................................................................................................................................595 Textoparadocumentos................................................................................................................596 impuestos.....................................................................................................................................597
ImpuestosSecuencias...............................................................................................................................597 TasasdeImpuestos.....................................................................................................................................597
Seriesdefacturas.........................................................................................................................598 Seriesdedocumentos...................................................................................................................600 Filtrosseriesdedocumentos......................................................................................................600 Seriesderecibos...........................................................................................................................601 Extensionestelefnicas ................................................................................................................601 . productosdelminibar..................................................................................................................602 Opcionesdellaves........................................................................................................................603 MensajesParaNewPos................................................................................................................604 Extensionesdellaves....................................................................................................................604 Extensionesdepaytv ................................................................................................................605 . Extensionesdeverjas....................................................................................................................605 Extensionesdeinternet................................................................................................................606
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Extensionesdeposexterno ..........................................................................................................606 . VUELOS...............................................................................................................................................606 VEHCULOS..........................................................................................................................................607 Modelos.......................................................................................................................................607 Marcas.........................................................................................................................................608 ESTACIONAMIENTOS..............................................................................................................................609 Zonas............................................................................................................................................609 Estacionamientos.........................................................................................................................609 MANTENIMIENTO..................................................................................................................................610 TiposdeInactividad......................................................................................................................610 Tcnicos........................................................................................................................................611 Procedencia..................................................................................................................................611 TiposdeAveras ...........................................................................................................................612 . SubnveldeAveras .....................................................................................................................612 . Zonasdelhotel.............................................................................................................................613 Tiposdeobjetos ...........................................................................................................................613 . CAPTULO13:UTILITARIOS..............................................................................................................615 APERTURADEAO.................................................................................................................................615 CAMBIARDEIDIOMA..............................................................................................................................616 PARMETROS.......................................................................................................................................617 Generales.....................................................................................................................................617
Definicionesyestructuradelosparmetros...............................................................................................617 GeneralesInstalacin................................................................................................................................618 GeneralesLocales......................................................................................................................................621 GeneralesImpresin.................................................................................................................................623 GeneralesClculosOffLine.........................................................................................................................624
ModosdeOperacin....................................................................................................................625
MododeOperacinComplejo&MultiHotel...............................................................................................625 MododeOperacinCrucero.......................................................................................................................626 MododeOperacinOffshore......................................................................................................................628
FrontOffice..................................................................................................................................630
FrontOfficeReservas................................................................................................................................630 FrontOfficeReservas2.............................................................................................................................637 FrontOfficeLimitesImpresin...............................................................................................................638 FrontOfficeOverbooking.........................................................................................................................642 FrontOfficeDayUse.................................................................................................................................643 FrontOfficeAmadeLlave........................................................................................................................644 FrontOfficeClientes..................................................................................................................................646
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Idioma: Espaol
FrontOfficeNightAuditor.........................................................................................................................652
Asientos........................................................................................................................................654
AsientosAsientos......................................................................................................................................654 AsientosCuentaCorriente...........................................................................................................................657 AsientosDescuentos.................................................................................................................................658 AsientosAsientosAdicionales...................................................................................................................659
ConexionesaSistemas..................................................................................................................660
ConexionesASistemasNewConta...........................................................................................................660 ConexionesASistemaWebNewHotel.......................................................................................................661 ConexionesASistemaCondmino...........................................................................................................662 ConexionesASistemasNewTime..............................................................................................................662 ConexionesASistemasNewCRM..............................................................................................................663 ConexionesASistemasNewStock.............................................................................................................663 ConexionesASistemasNewPlan..............................................................................................................664 ConexionesASistemaNewPos.................................................................................................................665 ConexionesASistemasNewSpa...............................................................................................................666 ConexionesASistemasNewGolf...............................................................................................................667 ConexionesASistemasNewGes................................................................................................................668
Interfaces.....................................................................................................................................671
InterfacesEmail........................................................................................................................................671 InterfacesExportacin ..............................................................................................................................674 . InterfacesImpresoraFiscal........................................................................................................................675 InterfacesTarjetas.....................................................................................................................................676
Contabilidad.................................................................................................................................677
ContabilidadDefinicin.............................................................................................................................677
Impuestos.....................................................................................................................................680
ImpuestosAsientos...................................................................................................................................680 ImpuestosFacturacin..............................................................................................................................681
Facturacin...................................................................................................................................684
FacturacinGenerales..............................................................................................................................684 FacturacinSeries.....................................................................................................................................688 FacturacinDistribucin ...........................................................................................................................689 .
MtodosDeFacturacin..............................................................................................................693
MtodosdeFacturacinCheckout..........................................................................................................693 MtodosdeFacturacinAnticipada..........................................................................................................695 MtodosdeFacturacinProforma..........................................................................................................696 MtodosdeFacturacinAnulacin...........................................................................................................697 MtodosdeFacturacinMarketing..........................................................................................................698 MtodosdeFacturacinRegularizacin ..................................................................................................698 .
EmisindeFacturas......................................................................................................................699
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Idioma: Espaol
EmisindeFacturasImpresin .................................................................................................................699 . EmisindeFacturasExportacin ..............................................................................................................701 .
Habitaciones ................................................................................................................................703 .
HabitacionesHabitaciones........................................................................................................................703 HabitacionesTipos....................................................................................................................................707 HabitacionesPensiones.............................................................................................................................710
Complejo......................................................................................................................................710 MultiHotel...................................................................................................................................713
MultiHotelDatosGenerales....................................................................................................................713 MultiHotelDireccin ..................................................................................................................................714 . MultiHotelFacturacin...............................................................................................................................714 MultiHotelEntidadoficial...........................................................................................................................714 MultiHotelNewConta.................................................................................................................................714 MultiHotelOtros.........................................................................................................................................714
Crucero.........................................................................................................................................716
PasosparalainstalacindelModoCrucero................................................................................................716
Offshore.......................................................................................................................................718
PrincipiosyconceptosBsicos....................................................................................................................718 ParametrizacindelsistemaelfuncionamientoOffshore..........................................................................719
Impresoras...................................................................................................................................722 Misreportes.................................................................................................................................723 Imgenesexternas.......................................................................................................................724 Seleccionarexportacin................................................................................................................726

Estadsticas..................................................................................................................................................726 Estadsticas(previsin)................................................................................................................................726 Contabilidad................................................................................................................................................727 Entidadoficial..............................................................................................................................................727 FicheroSAFXML.......................................................................................................................................728 Condominio.................................................................................................................................................728 ExportacinIMB.........................................................................................................................................728 ExportacinRUC.........................................................................................................................................729 ExportacinAVS..........................................................................................................................................729 ExportacinMarketMetrix.........................................................................................................................730 ExportacinConsumosMiniBar .................................................................................................................730 . ExportacinPGO .........................................................................................................................................731 . ExportacinInterfaceCardex......................................................................................................................731 ExportacinEstanciasdelDa......................................................................................................................736 ExportacindeIngresos..............................................................................................................................739 ExportacinBookingMensualOPrevisiones..............................................................................................741
ElegirImportacindedatos..........................................................................................................744
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Idioma: Espaol
ImportarNewSPARemoto..........................................................................................................................744 ImportarPGO..............................................................................................................................................745
InformacinenTarjetamagntico...............................................................................................745 ACCESOS.............................................................................................................................................746 Consultadeaccesos......................................................................................................................746 Limpiezadeaccesos.....................................................................................................................747 CAMBIARCONTRASEA...........................................................................................................................748

CAMBIARDEUSUARIO ............................................................................................................................748 . CAMBIARHOTEL....................................................................................................................................748
SOLUCINDEPROBLEMAS......................................................................................................................750 SOLUCINDEPROBLEMASNEWHOTEL......................................................................................................750 IReparaciones..............................................................................................................................750 IICambiosdeCdigos. ................................................................................................................752 . IIICambiarCodigos2..................................................................................................................753 IVOtrasOpcionesdeReparacionesyeliminaciones....................................................................754 VOtrasOpciones2......................................................................................................................756 VIUnircdigosClientes...............................................................................................................757 VIIFacturasAnticipadas..............................................................................................................757 RECONSTRUIRVISTASYFUNCIONES...........................................................................................................759 CLCULODEESTADSTICAS......................................................................................................................760 CALIBRACINDESCANNERDEDOCUMENTOS..............................................................................................761 BORRARPERIODO .................................................................................................................................761 . TOOLBAR.............................................................................................................................................762 ConfigurarlaBarradeHerramientas............................................................................................763 CALCULADORA......................................................................................................................................763 CALENDARIO........................................................................................................................................764 CONVERSINDEMONEDAS......................................................................................................................764 SQL...................................................................................................................................................764 SQLTRACER......................................................................................................................................765 CAPTULO14:CONTABILIDADESTANDARDENEWHOTEL.................................................................766 INTRODUCCIN.....................................................................................................................................766 PRINCIPIOSBSICOS ..............................................................................................................................766 . ESQUEMA............................................................................................................................................767 ETAPAICONFIGURACINDELOSDATOSCONTABLEDENEWHOTEL...............................................................769 DATOSDEEXPORTACINESTNDARDENEWHOTELACONTABILIDAD...............................................................774 POSIBILIDADDECONFIGURARLAEXPORTACINESTNDARDENEWHOTEL.........................................................780
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Idioma: Espaol
CAPTULO15:ESPECIALESDELPMS.................................................................................................785 CRM..................................................................................................................................................785 REGMENESDEEXPLORACIN...................................................................................................................788 EsquemaGraficodefuncionamiento............................................................................................788 PasosInicialesparaelArranqueenestamodalidad.....................................................................789 RequisitosInciales........................................................................................................................791 Parametrizacin...........................................................................................................................794 DefinicindelaHabitacin...........................................................................................................795 DefinicindelosRegmenesdeExplotacin .................................................................................796 . TratamientoParalasReservas.....................................................................................................798
InsertarReservas.........................................................................................................................................798 AtribucindeHabitaciones.........................................................................................................................800
Consideracionesimportantes........................................................................................................802 Reportesespecialesdelospropietarios........................................................................................803
1.ReportesdeRegmenesdeexploracin.................................................................................................803 2.Reportedelclculoresultantedelasprestaciones................................................................................804 3Planningespacialparapropietarios..........................................................................................................805 3.1PlanningdeHabitacionesDisponibilidades...........................................................................................806 3.2PlanningdeOcupacin..........................................................................................................................807 3.3PlanningdeOcupacin/Pensiones .......................................................................................................807 . 3.4PlanningdePrevisindeHabitaciones..................................................................................................808 3.5PlanningdeReservas.............................................................................................................................808 3.6Habitaciones..........................................................................................................................................808 3.7InformacindeltimaHora:.................................................................................................................809 3.7InformacindeEstadsticas...................................................................................................................809
PROPINAS............................................................................................................................................811 FACTURASESPECIALESENELPMS.............................................................................................................816 EnvodeFacturasporemail........................................................................................................816 FacturaMarketing........................................................................................................................818 NEWHOTELVSNEWCONTATRATAMIENTODECOMISIONESTTOO..................................................................820 NEWHOTEL:PREVISINDEMOVIMIENTOS.................................................................................................822 Funcionamiento............................................................................................................................822 Comoseparametrizayemplea....................................................................................................823 COMPENSACINALIMENTICIAENNEWHOTELVSNEWPOS............................................................................825 EnNewHotel.................................................................................................................................826 EnNewPOS...................................................................................................................................827 GLOSARIODETRMINOS ................................................................................................................830 .
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Idioma: Espaol
ALLOTMENT.........................................................................................................................................830 ATENCIONES ........................................................................................................................................830 . ASIENTOS............................................................................................................................................830 CAMBIO..............................................................................................................................................830 CATEGORADEENTIDADES ......................................................................................................................831 . CARDEX...............................................................................................................................................831 CLIENTE ..............................................................................................................................................831 . CUENTASEXTRAS..................................................................................................................................831 CUENTASCORRIENTES............................................................................................................................832 COMPLEJO...........................................................................................................................................832 CHECKIN.............................................................................................................................................832 CHECKOUT..........................................................................................................................................832 CUPO .................................................................................................................................................832 . CRDITO..............................................................................................................................................832 DAYUSE.............................................................................................................................................833 DEADLINE...........................................................................................................................................833 DESEMBOLSO.......................................................................................................................................833 DIARIA................................................................................................................................................833 DBITO...............................................................................................................................................833 ENTIDADES ..........................................................................................................................................833 . EARLYBOOKING....................................................................................................................................833 FACTURAANTICIPADA............................................................................................................................834 FACTURADECLIENTES............................................................................................................................834 FACTURADEENTIDAD............................................................................................................................834 FACTURACUENTAEXTRA........................................................................................................................835 FACTURAPROFORMA............................................................................................................................835 GRUPOS..............................................................................................................................................835 GRUPOMERCADO .................................................................................................................................836 . HABITACININACTIVA............................................................................................................................836 LOGS..................................................................................................................................................836 NOTASDECRDITOS..............................................................................................................................836 NOTASDEDBITO.................................................................................................................................836 NOSHOW...........................................................................................................................................837 OPERADOR..........................................................................................................................................837 ORIGEN...............................................................................................................................................837 ONREQUEST........................................................................................................................................837 OVERBOOKING .....................................................................................................................................837 .
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Idioma: Espaol
PANELDEGESTIN................................................................................................................................837 PENSINCOMPLEJA...............................................................................................................................838 PENSIONESALIMENTICIAS........................................................................................................................838 PAQUETES...........................................................................................................................................838 PROTOTIPODERESERVA.........................................................................................................................838 PLANNING...........................................................................................................................................839 PERNOCTACIONES..................................................................................................................................839 RELEASE..............................................................................................................................................839 ROOMINGLIST......................................................................................................................................839 SECCIONES...........................................................................................................................................839 SERVICIOS............................................................................................................................................839 SEGMENTODEMERCADOS.......................................................................................................................840 SITUACINDELAENTIDAD.......................................................................................................................840 TCNICOS............................................................................................................................................840 TIPODEAVERA....................................................................................................................................840 TIPODEHABITACIN..............................................................................................................................840 TIMESHARE.........................................................................................................................................840 TASASDECAMBIO.................................................................................................................................841 TRAVEL...............................................................................................................................................841 VOUCHER............................................................................................................................................841 WALKIN.............................................................................................................................................841 ZONAS................................................................................................................................................841 ANEXO1ESTATSTICAS.................................................................................................................842
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CAPTULO 1: INTRODUCCION
CONSIDERACIONES GENERALES
NewHotel Front Office es un modulo especializado para la gestin de recepcin, reservas, huspedes, check-in, check-out, contratacin, facturacin, gobernanta, reportes y estadsticas de la familia de Software para gestin hotelera NewHotel. Este manual de utilizacin tiene por objetivo servir de referencia y consulta a los utilizadores del software NewHotel Front-Office. De todo, no sustituye la formacin que debe ser dada a los utilizadores, mas sirve de herramienta til y de complemento a la formacin para aclarar dudas y explorar funcionalidades avanzadas. La instalacin del software debe ser efectuada por tcnicos especializados, asumiendo que esta tarea debe haberse efectuado antes del inicio de la utilizacin del sistema NewHotel Front-Office.
Existen adems otros tipos de documentos disponibles tales como: Manual Quick Start NewHotel Front-Office
Este manual es destinado a una explicacin breve de los principales pasos y secuencias para el arranque del sistema para su utilizacin. Manual de Parametrizacin y Configuracin
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ORGANIZACION DEL MANUAL
Este manual se destina a dar una explicacin y ayudar a definir los mltiples parmetros que determinan el comportamiento del sistema. Algunas de las funcionalidades sealadas en el manual dependen de parmetros definidos en la configuracin de NewHotel Front-Office. Este nuevo manual adems de los captulos de naturaleza introductoria se divide en otros captulos que respetan el orden del software en s. Vamos a ejemplificar aqu de qu forma se encuentra dividida en trminos de contenido la gestin del software en s, para que sea posible una mejor compresin. Captulo 4 - Reservas Captulo 5 - Recepcin Captulo 6 - Housekeeping Captulo 7 - Facturacin Captulo 8 - Reportes Captulo 9 Mis Reportes Captulo 10 - Estadsticas Captulo 11 - Ventas Captulo 12 Archivos Captulo 13 - Utilitarios
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CAPTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE
INSTALACION
La instalacin de NewHotel PMS no ofrece dificultades especiales siguiendo los procedimientos de instalacin y el modo en que se instala los recursos necesarios para ejecutar el software designada mente como motor de base de datos Oracle y otros. Las instrucciones de instalacin constan de un manual tcnico. Los sistemas operativos deben ser Windows XP Profesional, Vista, Windows 7, terminales con servidores Windows 2003 y 2008, empleando Oracle 8,9,10 o 11. Los reportes son confeccionados utilizando el Crystal Reportes en su versin 7. Toda la aplicacin e instalacin se efecta mediante el siguiente procedimiento: 1. Mediante los SETUP de instalaciones se instalara el servidor de Oracle y los clientes correspondientes en cada estacin de trabajo. 2. Ejecutar el RUNTIME de cristal 7 3. Copiar la carpeta de trabajo de NewHotel PMS y ejecutar el mismo. Una vez ejecutado la aplicacin el creara las correspondientes entradas en el registro de Windows y dar la posibilidad de crear tanto el usuario como la estructura de la base de datos para que funcione el sistema. Ya en esta nueva edicin (a partir de las versin de agosto 2010) el sistema no necesita la instalacin y configuracin del ODBC ni de la BDE, por lo que solo ser necesario definir los enlaces tanto entre sistemas como en la base de datos haciendo mencin a la instalacin donde se encuentra instalada la misma Ejemplo ORCL, ORCL1, etc.
ARRANQUE DEL SISTEMA
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En este manual, en cada captulo correspondiente discriminamos los datos y elementos necesarios para configurar el sistema para su arranque y utilizacin. En esta pequea introduccin apenas mencionaremos, de forma breve, y una vez instalada la aplicacin y la base de datos con los programas SETUP correspondientes, los pasos iniciales necesarios para una configuracin del sistema hecha la primera vez, facilitando un orden adecuado de configuracin de los mismos, sirviendo de gua para ser puesta en prctica.
CAPTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA
ACCESO AL SISTEMA
NewHotel PMS es uno de los ms completos sistemas de Gestin Hotelera (Property Mangement Systems), ofreciendo innumerables funcionalidades y posibilidades nicas. Al mismo tiempo es muy intuitivo y fcil de trabajar ya que fue diseado para disponibilizar a los usuarios de un ambiente de trabajo amigable con todas las opciones fcilmente accesibles sin necesidad de abrir mltiples mens o hacer complejas navegaciones. Todas estas facilidades son complementadas por un riguroso control de niveles de accesos y seguridad que se desea permitir. Para cada utilizador es posible limitar con rigor lo que se le permite hacer. En todas las operaciones se pueden definir si el utilizado est facultado para consultar, insertar, alterar o borrar informaciones en la base de datos. Para acceder al sistema el utilizador debe en primer lugar identificarse con su cdigo y contrasea (password) de acceso, insertando: Utilizador: Cdigo de hasta maysculas y las minsculas). Contrasea: Llave del utilizador. 6 caracteres alfanumricos (debe respetar las
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Puede seleccionarse de la lista de idiomas disponibles el lenguaje con que se desea trabajar. Al seleccionar un idioma NewHotel pasara a presentar todos sus mens, opciones, dilogos y reportes en el idioma previamente seleccionado.
Oprimiendo el botn a trabajar con el software.
o oprimiendo la tecla ENTER del teclado NewHotel
dar acceso a una pantalla con el Men Principal a partir del cual podemos comenzar
Nota: Cada utilizador tendr acceso apenas a las operaciones a que estn autorizados. Los utilizadores y sus respectivas contraseas de acceso (passwords) con sus operaciones a que esta autorizados son definidas, creadas o modificadas por el personal responsable, como se explica en el Capitulo Archivos Utilizadores.
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PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS
Barra Men Principal
Barra de Herramientas
Barra de Estado
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BARRA DE MEN PRINCIPAL

La barra de Men Principal proporciona acceso a los distintos mens como el primer nivel de opciones conforme se muestra en la figura siguiente:
Por ejemplo si oprimimos sobre Reservas aparece el men con varias opciones de esta opcin como se muestra en la figura siguiente:
De forma idntica oprimiendo sobre Recepcin aparece el men siguiente:
Y as sucesivamente para las restantes opciones mostradas en el Men Principal.
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En parte derecha existe una informacin visible de forma resumida y en tiempo real sobre el estado de ocupacin del Hotel, habitaciones ocupadas y huspedes as como si existen avisos o mensajes por ser recibidos.
Oprimiendo la tecla
NewHotel presenta un cuadro con mas detalles de la situacion
del Hotel en este momento, conforme se muestra a continuacion:
Tambin se puede leer los detalles de varios Avisos pendientes tales como mensajes recibidos para los huspedes, como indicaciones dadas por el propio software para el personal del Hotel sobre operaciones que deben ser efectuadas (por ejemplo cambios de habitaciones, atenciones especiales, etc.).
Oprimiendo la tecla
aparece una pantalla con la lista y los detalles de cada Aviso.
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BARRA DE HERRAMIENTAS (BOTONES DE ACCESO DIRECTO)

La barra de Herramientas es muy importante para facilitar el trabajo de los utilizadores de NewHotel PMS. Como explicamos anteriormente el software dar acceso a todas las opciones permitidas al utilizador a travs del Men Principal y a los sub mens que a partir del mismo proporciona el nivel. Por eso es muy til que el acceso a algunas opciones de trabajo ms utilizadas y frecuentes se pueda realizar de forma directa sin necesidad de navegar por las opciones del men del sistema. Para este objetivo, NewHotel PMS permite definir cules son las operaciones para cada utilizador desea acceder con un acceso rpido. En la figura que se muestra a continuacin se representa un ejemplo de la Barra de Herramienta configurada para un determinado utilizador. Cada Icono representa un acceso directo a una determinada operacin, por ejemplo: reservas, consulta de cuenta y facturaciones entre otras. La barra de herramienta estndar que NewHotel brinda ser explicada a continuacin:
Nota: Cada utilizador por cada puesto de trabajo puede configurar su propia Barra de Herramienta con sus accesos ms comunes. La Barra de Herramienta es totalmente configurable tanto a lo que se refiere las opciones como a los iconos y hasta la secuencia que debe presentarse en pantalla. Adems de estas facilidades algunas opciones pueden ser aun accedidas por combinaciones de teclas o por las teclas de funciones del teclado, como por ejemplo la tecla F7 en la configuracin estndar invoca a la consulta de reserva. Estas
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combinaciones se muestran en las opciones del Men, como por ejemplo se muestra en la siguiente pantalla.
BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS
La coleccin de botones (Iconos) estndar que est disponible para que cada utilizador configure su ambiente de trabajo en NewHotel PMS es la que se representa en el cuadro siguiente:
Botones
Significado
Opcin de Men
Tecla Rpida
Cardex de Clientes
Recepcin Cardex Reservas Planning Reservas Reservas Plannings Alojamiento
F2
Planning de Reservas
F4
Planning de Alojamiento
F3
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Botones
Significado
Opcin de Men
Tecla Rpida
Insertar Reservas Individuales Insertar Reservas de Grupo
Reservas Insertar Reservas Individuales Reservas Insertar Reservas Grupos Reservas Consultar Reservas Recepcin Check-In Recepcin Check-Out Recepcin Movimientos Insertar Movimientos
F5
F6
Consultar Reservas
F7
Check In
F8 F9 F10
Check Out Inserir Movimientos Consultar Cuenta Corriente Ayuda Panel Gestin Planning de Disponibilidades de Alojamientos. Entidades
Recepcin Cuenta Corriente F12
Reservas Panel de Gestin
Reservas Planning Alojamiento Disponible Ventas Entidades Entidades
Consulta de Huspedes Consulta de Movimientos Planning de Grupos
Recepcin Huspedes Recepcin Movimientos Consulta de Movimientos Reservas Planning Grupos / Entidades F11
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Botones
Significado
Opcin de Men
Tecla Rpida
Consulta de Facturas Grupos Mudar Utilizador Disponibilidad de Alojamientos Calculadora Calendario Consulta de Tarifas Avisos Alterar Room Status Discrepancias en Room Status Artculos Empleadas Estados Tareas Especiales - Pontos Plano de Trabajo Salir
Recepcin Facturacin Consulta de Facturas Recepcin - Grupos Utilitarios Mudar Utilizador Reservas Planning Disponibilidad de Alojamiento Utilitarios Calculadora Utilitarios - Calendario Reservas Insertar Reservas - Consulta de Tarifas Recepcin Agenda - Avisos Housekeeping Gobernanta Alterar Room Status Housekeeping Gobernanta Discrepancias en Room Status Housekeeping Gobernanta Artculos Housekeeping Gobernanta Empleadas Housekeeping Gobernanta Estados Tareas Especiales Pontos Housekeeping Gobernanta Plano de Trabajo Reservas - Salir
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Botones
Significado
Opcin de Men
Tecla Rpida
Vaca Parmetros Generales Utilitarios Parmetros Generales
NewHotel PMS permite adems alterar esta coleccin y definir otros iconos adems de los existentes en la coleccin estndar.
CONFIGURAR BARRA DE HERRAMIENTAS

El acceso a esta opcin es efectuada a travs de Utilitarios - Toolbar La Barra de Herramienta admite un mximo de 20 botones. Considerando este elemento, el utilizador puede configurarlo a su conveniencia. La pantalla de configuracin de la Barra de Herramienta es compuesta por dos bloques: Activas y Disponibles. Para anular un botn debe seleccionarse en el bloque de Activa y presionar la tecla
Para adicionar un botn tiene que seleccionar primero el mismo en el bloque Disponible y presionar la tecla
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Adicionalmente en la Barra de Herramientas existe otra funcionalidad que es llamada ACCESO RAPIDO.
Esa opcin se muestra en la barra de herramienta si se marca la opcin que est en el recuadro rojo, que se activa haciendo un click derecho con el rato encima de la barra de herramientas.
La misma funciona ara buscar reservas o bien por nombre, por numero o por habitaciones, una vez localizada se activan un grupo de botones que permite acceder directamente a dicha informacin
BARRA DE ESTADO (STATUS BAR)

La Barra de Estado aparece junto a la imagen inferior del fondo de la pantalla y muestra varias informaciones sobre la estacin de trabajo, los recursos del sistema y del utilizador.
Las informaciones que presenta en la Barra de Estado son las siguientes: Utilizador que se encuentra conectado en ese momento Fecha de trabajo de NewHotel PMS. El nombre del terminal del utilizador que esta a trabajar, en este caso el nombre de la computadora.
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Impresora conectada al sistema. Fecha de la versin del software. Versin del sistema
PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR LA VISIBILIDAD DE LOS MENS
Entre en el Panel de Control del Sistema Operativo Windows, segn sea la versin del mismo y ajuste los tamaos de las letras y colores. Esta pantalla segn sea el sistema operativo de Windows varia su formulacin, por lo general desde Windows Vista los estndar que viene so los ptimos para el mejoramiento visual del sistemas. En Windows 7 solo existe un detalle a considerar y es tamao del DPI que debe ser el que mostramos enmarcado en rojo en la siguiente pantalla.
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CAMBIAR DE UTILIZADOR
Es posible cambiar de utilizador sin tener que salir del sistema. Para hacer esto solo baste ir al men de Utilitarios Cambiar Usuario o simplemente dar un ENTER en la pantalla del sistema
FECHAS
Valor
Significado Fecha de NewHotel. Tambin conocida como
Fecha de Trabajo
fecha corriente de trabajo. Es la fecha que corresponde con la Fecha de movimiento de las operaciones Fecha del ordenador. Esta fecha es la que se
Fecha del Sistema
conoce como Fecha de Registro de los movimientos operaciones en NewHotel PMS Es la fecha del documento que se est insertando en el sistema Se toman en cuenta como referencia la fecha corriente (NewHotel)
Fecha Valor Ayer, Maana, Primer da del mes, Ultimo da del mes
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Los tratamientos de las fechas de NewHotel PMS es muy importante que su compresin se tenga en cuanta. A continuacin mostramos grficamente tomando como referencia una insercin de movimiento el significado de cada una de ellas.
En este ejemplo se inserto un movimiento en la Fecha del Ordenador del 26 de marzo, para un documento que tiene Fecha Valor del 21 de octubre del 2008, y fue registrado con fecha 22 de octubre que es la Fecha de Trabajo de NewHotel PMS. Fecha registro: es la fecha que tiene el sistema operativo, o sea la fecha del ordenador Fecha Movimiento: es la fecha que corresponde con la fecha de trabajo de NewHotel PMS Fecha Valor. Es la fecha que tiene documento que estamos a insertar en el sistema
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CALENDARIO
Avanza un mes Retroceder Mes un (Noviembre)
Retrocede un (2007) ao
Avanza un ao (2009)
Nota: El da es seleccionado, dando un doble click sobre la fecha pretendida.
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REPORTES EXTERNOS
Una de las ventajas indiscutibles de NewHotel es el uso del Generador de Reportes Crystal Reports que contempla con flexibilidad la recuperacin de informaciones, pues que los reportes existentes pueden ser adaptados a las caractersticas particulares de cualquier instalacin hotelera siendo posible, incluso, elaborar reportes propios e incorporarlos a la aplicacin (reportes externos). Ahora esta opcin se crea bajo una opcin propia denominada Mis Reportes
PROCEDIMIENTOS PARA INCORPORAR REPORTES EXTERNOS

El acceso a esta opcin se hace a travs del men Utilitarios Parmetros Mis Reportes
Oprimiendo el botn
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Campo Nombre
Significado Nombre del Reporte que aparece en la opcin Mis Reportes. Si estuviera definido un submen, entonces se refiere al nombre del mismo. Camino donde se encuentra el reporte
Camino
Lo ms recomendable es ir a buscarlo utilizando el botn Se deja en blanco si estamos a definir un submen Los reportes externos pueden ser agrupados en submen. Aqu se escoge el submen al cual pertenece el reporte que estamos a definir. Si el reporte no pertenece a ningn submen este campo se dejara en blanco.
Submen
Nr. Orden Apaisado
Posicin que queremos que ocupe el reporte en la pantalla de Mis Reportes. Para definir el reporte en formato Horizontal. Se est activo estamos definiendo un submen; Para cuando definimos un titulo para indicarle un separador en el men. Reporte significa que estamos definiendo un reporte externo
Oprimimos el botn
Notas: Para utilizar los Reportes Externos debe usarse a travs de la opcin Mis Reportes.
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SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIN
Las cajas de seleccin que estn disponibles en NewHotel tienen tres estados que significan lo siguiente:
Significa que no est seleccionado
Significa que est seleccionado
Significa que no de interesa tener el criterio seleccionado, o sea que la seleccin ignora si esta marcado o no.
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CAPTULO 4: RESERVAS
ASPECTOS GENERALES
NewHotel PMS atribuye automticamente un nmero de localizador de cada reserva introducida en el sistema. Este nmero es compuesto por un nmero consecutivo dentro de cada ao y por un sufijo que es el ao en que cada reserva fue creada. Por ejemplo podrn existir reservas 1/200 y 1/2010, 13421/2009 y 13421/2010, etc. Una reserva podr ser asociada a un alojamiento. En el momento de creacin de la misma la introduccin del alojamiento (habitacin) no es necesaria y puede ser atribuida posteriormente. NewHotel PMS soporta adems Reservas no asociadas a habitaciones o a dormidas de huspedes, pudiendo as ser usadas en unidades hoteleras que reciben Clientes o grupos para solo servirles comidas, permitiendo de esta manera controlar y facturar dichos servicios y disponer de previsiones rigorosas de comidas a servir combinando los torales correspondientes a huspedes alojados como a los pasantes. El sistema permite crear reservas individuales (una Habitacin) y Reservas de Grupos (varias Habitaciones). Una Reservas de Grupo genera automticamente tantas reservas individuales como el nmero de habitacin que se tenga especificado, permitiendo as que un mismo Grupo, diferentes huspedes tengan fechas de entrada y salida distintas as como personalizar servicios, precios y excepciones. El nmero de localizacin de la Reserva es un criterio que permanece asociado a los clientes mismo despus del Check-Out Una reserva puede estar en una de las siguientes estados: Reserva, Check-in, No Show, Cancelada e Check-Out
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El sistema considera como Diaria o Rate el precio que es lanzado de forma automtica en la cuenta Master de todos los huspedes en el proceso de cierre de da.
Los elementos que determinan el precio de Diaria (Rate) fundamentales son los siguientes: El tipo de Habitacin; Modalidad de la Pensin asociada a los pasajeros; El nmero de pasajeros (personas). Otros datos excepcionales en dependencia de la reservas tiene early booking, precios espaciales, excepciones, ofertas, etc.
Datos obligatorios para crear una reserva Fecha de entrada y salida de los clientes en el hotel. Tipo de Habitacin Tipo reservas si es Directo o de Entidad. Modalidad de Pensin. Cantidad de pasajeros (adultos, nios e infantes). Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica seleccionar un Operador. Segmento de Mercado. Origen de Mercado. Esquema de Impuestos
El sistema contempla una gestin sofisticada de gestin de Overbooking dando la posibilidad de registrar los clientes enviados para otras unidades por este concepto, mas procediendo a su registro de entrada en el Hotel. Dichos clientes pueden as ser localizados y reflejarse en los listados de huspedes conforme se desea ver. Otra facilidad muy interesante de la gestin de Overbooking en NewHotel PMS es que mismo que sea desviado el cliente para otra unidad hotelera se puede hacer la respectiva facturacin en el propio hotel. As por ejemplo en caso de facturacin de Agencias o Entidades pueden ser enviadas la factura incluyendo estos clientes sin que aparezca cualquier referencia que existi un Overbooking.
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Una Reserva tiene asociado 6 cuentas (Folios): M Master, E1 Extra 1,..., E5 Extra5. Las cuentas pueden ser en Moneda Base o en Moneda Suplementaria (aplicable en algunos pases en que tal situacin se pueda aplicar). Cuenta Master (M): es una cuenta donde se registran automticamente o manual los movimientos bsicamente considerados como Diarias (Pensiones o Daily Rate) que bsicamente se procesan en el cierre de da. Cuenta Extras (E1,, E5): Pueden ser utilizadas por decisin del utilizador para los lanzamientos de los extras de una forma organizada para su mejor seguimiento y control de los lanzamientos. Por ejemplo, puede ser configurado que los consumos a crditos de los puntos de ventas sean lanzados en una cuenta Extra 1 y las llamadas telefnicas en la cuenta Extra 3, etc. El sistema es multi moneda o que quiere decir que los contratos con las Agencias se registran en moneda contratada. Mientras que los movimientos de las Diarias (Pensiones) se efectan en la cuenta Master en Moneda Base. Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera se utiliza la tasa de cambio de facturacin definindose de varios tipos, fija segn contrato, variable diaria, etc. Antes de confirmar una reserva, el sistema contempla una serie de informaciones que constituyen elementos importantes para aceptar o no la misma. Ninguna de estas situaciones anormales impiden de confirmar la reserva, solo que queda a criterio del utilizador. Las situaciones ms frecuentes que se verifican son las siguientes: Overbooking Precio de Diaria: Extra Allotment (CUPOS) y Fuera del plazo de Release: Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales):
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OVERBOOKING:
Nota: El control del overbooking tiene varias modalidades, una es su control de forma general, la segunda es considerar el Overbooking teniendo en cuenta los tipos de habitaciones y la tercera es considerando el mximo de reservas que pueden permitirse. Todo esto se configura en lao parmetros generales habitaciones.
PRECIO DE DIARIA: Define el precio de la dira por cada da estancia teniendo en cuenta el nmero de personas, tipo de alojamiento y la modalidad de pensin reservada. As mismo es posible confirmar la creacin de una reserva que no tenga precio definido en la diaria para algn da de la estancia, pero en el cierre de da el sistema no permite ejecutarse hasta que esta definicin sea establecida, si la reserva est en situacin de Check-in para el da que pretendemos cerrar el da.
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Nota: Para actualizar los precios de Diaria se explica en el Precios - Diarias
Captulo: Ventas
EXTRA ALLOTMENT (CUPOS) Y FUERA DEL PLAZO DE RELEASE: Fuera del Plazo de Relase indica que una de las fechas de entrada de la reserva esta fuera del periodo activo del Alloment contratado e indica el tiempo que est pactado con las Agencias para hacer reserva basado en el cupo contratado. Este tiempo representa el tiempo mnimo que las agencias pueden hacer reservas al hotel basados en su cupo contratado sin que el hotel pueda rechazar la misma.
Cuando la reserva que estamos haciendo sobre pasa el Alloment o Cupo contratado para la entidad en cuestin el sistema validara y emite dos mensajes con esta advertencia.
Y a continuacin muestra una venta para las distintas fechas activas de los cupos contratados y su estado
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Este dato representa para NewHotel PMS la cantidad de habitaciones contratadas que se obliga a reservar a la entidad segn el contrato. Cuando una reserva se acepte a pesar de estar fuera de cupo se contabiliza a efectos estadsticos como Extra Alloment.
STOP DE RESERVAS PARA UNA ENTIDAD (STOP SALES): Es posible, a pesar de existir contratos, detener las reservas de una Entidad, siendo tambin posible detener o check-in de las reservas o obligar a que el operador tenga que efectuar un depsito anticipado antes de efectuar o check-in.
Men: Ventas Entidades - Entidades Alteracin de Entidades
Nota: Consulte el Captulo: Ventas Entidades Stop de Reservas y/o Check-In de una Entidad
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CONSULTA DE TARIFAS
El
acceso a esta opcin es realizada a partir de: Reserva Inserta Reserva
consulta de tarifas, o F4. A partir de esta pantalla podemos consultar las tarifas existentes por: fechas, entidades, tipo de alojamiento, modalidad de pensin, nmero de adultos, clientes. Esta herramienta nos da las disponibilidades existentes y despus de seleccionar una tarifa determinada nos permite adems poder insertar una reserva de habitacin con dicha seleccin.
Nota: Se destacan en Rojo las Tarifas con Bloqueos en el Perodo solicitado
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INSERTAR RESERVAS Aqu explicaremos como se inserta una reserva individual, as como una reserva de grupo. Tambin explicaremos el funcionamiento de las pantallas de insercin de reservas y sus varias opciones que brinda el sistema Existen opciones que sern explicadas en la insercin de reservas individuales que ya no sern explicadas en las de grupos ya que de facto las mismas funcionan de la misma forma (instrucciones de facturacin, etc.) Debemos tener cuidado que tambin existen funcionalidades aqu explicadas que pueden no aparecen activas en estas pantallas, porque deben ser activadas en los parmetros generales (con los casos por ejemplo que exista interfaces con turnos del POS o con regmenes de explotacin)
INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL
El acceso a esta opcin puede ser efectuado de las siguientes formas: Reserva Insertar Reserva Individual Presionar a tecla F5 Presionar el botn
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Campo
Significado
Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a agilizar el llenado de los dados. Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos Reserva Tipo en la opcin Archivos Parmetros Reservas Tipo. Ejemplos: Luna-de-miel, Clientes Directos, Entidades, etc. Adems pueden ser utilizadas como reservas tipos algunas de las reservas ya registradas presionando el botn de interrogacin que existe en el extremo derecho del rectngulo. Son los clientes que llegan al hotel sin existir una reserva previa. Walk-In Al registrar un Walk-In la reserva es dada como Check-In de forma automtica.
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Campo
Significado
Sirve para catalogar las reservas que por su tipo son de USO Day-Use DIA, cliente que entra y sale en el mismo da, lo que equivale a decir no usa cama. Fecha del sistema Fecha de creacin de la reserva. Utilizador que est a realizar la operacin Fecha y hora de llegada de los pasajeros Identificacin del vuelo de llegada y/o salida (configurado pro la Vuelos opcin Archivos / Vuelos)
Fecha Creacin Usuario Llegada
Numero de noches que los huspedes irn a dormir en el Hotel. Noches Este dato ayuda a definir la fecha de salida ya que la calcula sumando los das a la fecha de entrada.
Salida
Fecha y hora de salida de los huspedes del Hotel
Tipo de Habitacin que debe ser atribuido en el momento de creacin de la reserva. Generalmente son iguales los campos Reservado y Ocupado. Tipo de Habitacin Si por algn motivo al momento del Check IN no es posible atribuir la Habitacin Reservada, se modifica y se el campo de Ocupada por la realmente que se le otorgo. Por lo general el tipo de habitacin Reservado es aquel que ser facturado, aunque esta condicin puede cambiar segn se configure en los parmetros generales. Segmento de mercado a que pertenecen los clientes de la reserva.
Segmento
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Idioma: Espaol
Campo
Significado Ejemplo: Turismo, Congresos, etc. Va por la cual el cliente entro al hotel
Origen
Ejemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.
Atribucin del a modalidad de pensin de la reserva (AP, BB, HB, FB.AI). NewHotel PMS permite definir modalidades de pensiones para Pensin diferentes das. Esta posibilidad es conocida en NewHotel como modalidad de pensin compleja donde por cada da se pueden definir los pasajeros y las modalidades de pensiones que pueden tener durante toda su estancia si la misma no es igual para todo el periodo.
Free (Ad, Cr)
Numero de adultos y nios que sern gratuitos en la reserva
Ad. Ni Beb. Ocupacin y Modalidad de pensin compleja Cama Extra y Cunas Configuracin MP
Nmero de adultos, nios y bebes (infantes)
Ocupacin y modalidad de pensin compleja
Nmero de camas extras y cunas que contempla la reserva
Si la reserva es media pensin y los parmetros definidos lo permite puede escoger como se considera la misma si almuerzo o cena
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Campo
Significado
El servicio de almuerzo ser lanzado en el da de llegada o en el Configurar Almuerzo da de salida. Esta opcin es hecha considerando siempre que existe variacin de almuerzo en la media pensin a lo que est parametrizado en los parmetros generales. En cada reserva existe al menos un husped titular cuyo nombre es definido en este campo (excepto cuando se permite segn parmetro reservas sin huspedes) Los huspedes adicionales podrn ser insertados a travs de la Nombre lupa o digitando directamente el nombre del cliente
Para Visualizar a ficha de Cardex de un cliente daremos clique sobre el icono . Todos los Huspedes deben estar asociados
a su respectiva Nacionalidad.
Nac.
Campo para definir la nacionalidad del cliente de la reserva
Servicios especiales que estn previamente definidos en la Atenciones opcin de Archivos / Atenciones. Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, etc. Posibilidad de definir hasta 3 caractersticas de requisitos para Requisitos otorgar la habitacin al a reserva Se selecciona el numero de habitacin de acuerdo al tipo de habitacin definida en la reserva y atendiendo a otros filtros ya explicados anteriormente. Todos estos filtros se muestran en la Habitacin pantalla de atribucin de habitaciones tanto manual como automtica. Para bloquear una habitacin para que no sea atribuida a otras reservas estando esta como estado de reserva se utiliza el icono
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Campo
Significado
Designa si existe ms de una reserva para la misma habitacin. MultiOcupacin Estos casos son los que habitualmente denominamos medias dobles. Para que esto sea permitido debe est definido en los parmetros generales el sistema. . Si esta parametrizado en los parmetros generales el sistema permite trabajar con la variante de hacer reservas por bloques de habitacin. S comportamiento es similar al tipo de habitacin, o sea quiere decir que se pueden hacer reservas para un bloque de Bloque habitacin sin haber aun asignado el numero de la misma. En condiciones normales el bloque de habitacin es escogido una vez que se asigne el numero de habitacin, pero en este caso especial si esta parametrizado se puede trabaja con esta naturaleza llegando incluso a conocer las disponibilidades por este concepto. Comentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Da. Comentario Presionando el botn podemos visualizar la informacin ms detalladamente. Comentarios que se inserta en la reservas para ser tratado por el Com. Gobernanta Se escoge el tipo de reserva si es entidad, directo Propietario o Tipo de Reserva Entidad Reservas de Entidad. Para designar a la entidad que realiza la reserva Time Share rea de Gobernanta
Para reservas de Entidad. Operador Es posible escoger el operador que puede entenderse como una de las tarifas definidas para ese entidad, con el cual se valora y factura dicha reserva
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Campo
Significado Este operador incluye una tarifa de precio, tiene asociado un alloments, puede tener un descuento, etc. Todo estos datos se configuran en la parte de tarifas y operadores Al Activar este parmetro el programa aplica la tarifa que se relaciona con el operador asociado a la entidad. En caso contrario se aplica la tarifa que esta especificado en el campo tarifa
Allotments
Visualiza el allotment asociado al operador. Cuando este campo esta activado indica que esta reserva se sumara para el cumplir el cupo otorgado a la entidad. Si ya el cupo est agotado aparece desmarcado y en su lugar dir Extra. Esta cambio tambin puede hacerse de forma manual dado que podemos hacer una reserva para una entidad pero que no se incluya en su cupo contratado
Es el caso contrario explicado anteriormente y consiste que la reserva contara como un extra allotment al cupo contratado
Voucher Contacto Telfono Fax Vendedor Externo Vendedor Interno
Para insertar el n de voucher Nombre de la persona de contacto de la entidad Nmero de telfono de contacto da Entidad Nmero de fax do contacto da Entidad Contactos de Vendedor Externo Contactos de Vendedor Interno Indica que para esta reserva su estado de confirmacin est en Lista de Espera (Waiting List). Cuando se activa este parmetro es activado el campo de
seleccin de los tipos de confirmacin. Estos son configurados en la opcin Archivos Parmetros Tipos de Garanta. Cuando se activa este parmetro es activado el campo de
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Campo
Significado seleccin de documentos de confirmacin de reserva al cliente. Selecciona-se se a reserva fue confirmada y deber especificar el medio y tipo de confirmacin. Pode escogerse uno de los documentos definidos en Archivos Parmetros Documentos Normalmente, es usado para las cartas de confirmacin de reservas a los clientes o empresas enviado directamente un email desde el PMS Para definir se a reserva tiene un depsito de garanta o no,
Carta
Depsito
define-se la fecha y valor. Adems permite la impresin de un recibo No caso de depsitos anticipados si esta ya estuviera facturado No caso de depsitos anticipados aparece o valor si estuviera pagado. Define la fecha hasta cundo se mantiene como reserva pendiente. Al pasar a esta fecha el sistema permite si esta as en los parmetros generales cancelarla de forma automtica o no. Significa que la reservas est confirmada Se considera un tipo de reserva especial que no ingresa. Es similar al House. Las reservas estndar son las de uso ms comn que son las que ingresan
Facturado Pago
Dead Line Confirmada Complimentari House Use Standart
Sirve para ver las tarifas variables cuando se trabaja con este tipo de tarifas. El procedimiento difiere segn el tipo de reserva: Entidad. Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido, Tarifa pudiendo ser modificada segn autorizacin del utilizador Directo. Se escoge una tarifa de balcn o puede ser introducida un valor manual si el utilizador tiene autorizacin.
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Campo
Significado
Ofertas
Permite escoger e insertar una de las varias ofertas eventualmente disponibles para el periodo de la reserva
Permite escoger un paquete de entres los que estn disponible para el periodo de la reserva. Un paquete es una combinacin de tarifas y servicios adicionales que se aplican en determinadas Paquete condiciones o no. En caso de reservas de Entidad muestra el paquete asociado al operador escogido. En el caso de Directos se puede escoger entre los disponibles
Standard: Considera el valor definido de nios de una tarifa Por edades. Considera el valor definido de nios de acuerdo con Precios Nios su edad. Por Orden. Aplica los precios segn el orden definido en la tabla de precios (ejemplo, el segundo nio tiene precio diferente o descuento adicional)
Permite insertar un valor de Diaria. Se utiliza en casos excepcionales y debe tener nivel de aprobacin correspondiente. El valor que se inserta se asume en moneda base o en moneda suplementaria (no puede ser moneda extranjera, en este caso el Precio Fijo sistema permite insertar el valor en esta moneda si existe definido tasa de cambio para facturacin pero internamente el sistema la convierte en moneda base, solo es una facilidad para expresar en valor en dicha moneda sin hacer el cambio previamente). La distribucin de la pensin en servicios se efecta de acuerdo al a distribucin definida en los parmetros generales.
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Campo
Significado
Calculo del valor del descuento a aplicar a la diaria. Este Descuento descuento es siempre definido en porcentaje sobre varias criterios Alojamiento, alojamiento y desayuno, etc. Decide sobre qu servicio o servicios se aplica el descuento que Descontar de: fue calculado segn los criterios que se selecciones alojamiento, alojamiento y desayuno, etc.
Esquema de Impuestos
Esquema de impuestos que se aplicara en la reserva que estamos insertando
Botones lado derecho Movimientos Adicionales Avisos Insertar limites de las cuentas extras Instrucciones de transferencias de las reservas Instrucciones de facturacin de las reservas Tarjetas asociadas a los huspedes Enviar mensajes a los puntos de ventas cuando se emplean NewPOS Registrar los datos de los vehculos asociados a la reserva. Permite la planificacin de los turnos de entrada para al Buffet de los clientes cuando existen ms de un turno en este servicio para evitar las filas. Para ver y definir los regmenes de explotacin
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Campo
Significado
Muestra la previsin d ingreso de la reserva que estamos insertando.
Pueden definirse Adultos, Nios y Bebes que se consideren FREE en la reserva. Los mismos pueden ser registrados con nombre y dems datos pero no se consideran para la previsin de ingresos. Existe un detalle importante recientemente incorporado, que es limitar el tiempo de espera de la pantalla de insercin de las reservas. Pasado este tiempo en la misma aparece un botn y aviso sonoro que indica que deben atender la misma en caso contrario se anula la pantalla y no se gravan los cambios.
Nota: En NewHotel PMS existe otra forma de presentar la ficha de reserva para insertar las mismas. Esta nueva forma mucho ms sencilla que la estndar se activa cuando el siguiente parmetro general est activo.
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De esta forma la pantalla que aparece para insertar reservas es la siguiente (la misma tiene las mismas funcionalidades explicadas anteriormente, solo es un cambio digamos visual)
TARIFAS VARIABLES
A travs del botn variables. Este sirve para visualizar e insertar los precios da a da que van a ser aplicados en una reserva. Tambin es utilizado para visualizar los precios atribuidos da a da en caso de la aplicacin de una tarifa automtica programada en la opcin de Yield Management. Estas tarifas calculan y atribuyen automticamente un precio da a da a la reserva en funcin de la previsin de ocupacin existente para el momento de las fechas que estamos insertando la reserva (segn para la fecha de entrada de la misma) Las tarifas de este tipo son definidas y configuradas en el Men ventas Precios Yield - Tarifas Variables de la ficha de reserva es posible acceder al men de las tarifas
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En el capitulo Ventas Precios en Yield- tarifas variables iremos a profundizar mejor en este tema.
MODALIDAD
DE PENSIN COMPLEJA
Si los huspedes de la reserva tienen diferentes pensiones o cambian la misma durante su estancia, debe usarse el botn , que se encuentra al lado del campo del
mismo nombre para programar las diversas pensiones en cada periodo.
En el ejemplo anterior tenemos defino dos pensiones diferentes para cada da, una de media pensin y otra de solos habitacin.
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NOMBRE Y NACIONALIDAD DE LOS HUSPEDES

Oprimiendo el botn desde esta pantalla de datos, es posible definir el Nombre, la
Nacionalidad, el Tipo de Documento, Numero de Documento, si es Adulto, Nio o Bebe, la Edad y Numero de Registro de cada Husped del alojamiento. Es obligatorio definir un titular de la reserva, siendo necesario activar el check box Tit. El campo estado informa si el husped esta en reserva, check in o check out.
Con el botn
que aparece a seguir al campo Nombre, es posible conocer si el
husped que esta a ser insertado tiene ficha en el cardex o no, o sea si es necesario crearlo en este momento o no. Si se activa el box , permite que a medida que vamos insertando el
nombre NewHotel busque los semejantes ya registrados en el Cardex, facilitando su bsqueda para no repetir el mismo cliente.
Si activamos adems el box el texto completo o casi completo.
significa que ir a buscar cuando encuentre
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Nota: Para ms informacin consultar el Captulo 5 - Cardex
ATRIBUIR NMERO DE HABITACIN

A una reserva es posible pero no obligatorio atribuirse un nmero de habitacin desde el momento que estamos a insertar la reserva. NewHotel PMS ofrece varias facilidades para de forma automtica buscar las habitaciones disponibles con diversos criterios , incluyendo los criterios de satisfacer los requerimientos o caractersticas especiales, como por ejemplo fumador o no, vista al mar, cerca del elevador o escaleras, etc. La bsqueda de habitaciones disponibles puede ser efectuada, considerando una o varias de las siguientes condiciones:
Condicin
Significado Alojamientos que cumplan los requisitos que
Requisitos Especiales
fueron especificados en el campo Requisitos de la reserva. Alojamientos de tipo especificado en el campo
Tipo de Alojamiento
Tipo de Alojamiento Reservado de la reserva. Por defecto la condicione aparece activada Alojamientos que estarn disponibles en el da de la llegada del cliente al Hotel
Libre no Da de Llegada
Se consideran disponible tambin aquellas que tienen fecha de salida prevista para ese da
Libre durante todo o perodo Cerca de la Habitacin Con Ligacin
Por defecto esta condicin aparece marcada. Alojamientos que tienen informacin en el boqueo Proximidad Habitaciones que se comunican entre si
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Condicin
Significado
Libre en el momento
Habitaciones que se encuentran libres en el momento de efectuar la bsqueda de la misma. Habitaciones que permiten ms de una reserva en la misma habitacin .
Alojamientos en MultiOcupacin
Atribucin de Alojamiento
LIBERAR UN ALOJAMIENTO ATRIBUIDO A UNA RESERVA

Para liberar un alojamiento atribuido a una reserva en Status = reserva, el procedimiento pasa por la eliminacin del nmero que aparece en el campo
Alojamiento de la Ficha de Reserva seguido do botn
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Al liberar el alojamiento, este pasa de Libre a Sucio.
DEFINICIN DE ENTIDAD
Oprimiendo el botn criterios.
es posible realizar la bsqueda de entidad por diferentes
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Campo Cdigo
Significado Cdigo que identifica a Entidad dentro del hotel. Cdigo de 8 caracteres alfanumricos. Cdigo que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo cdigo cuenta cliente en el sistema de contabilidad, o para la cuenta de NewConta).
Cd. Ext.
Nombre
Nombre da Entidad. Tipo de Entidad.
Tipo
Se escoge de uno de los valores previamente definidos en la opcin Archivos Entidades Tipo de Entidades Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
N de contribuyente Pas Regin Localidad Telfono Tarifa Paquete Allotment Interface IDS Ultima Reserva Inferior a Operador Entidad; Direccin Mayorista Representante; Activas
N de contribuyente Pas de Entidad Regin de Entidad Localidad de Entidad Telfono de Entidad Tipo de tarifa Tipo de Paquete Tipo de Allotment Interface IDS Fecha de la ultima reserva inferior a una fecha seleccionada Nombre de Operador
Permite filtrar por estas opciones
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CONSULTAR TARIFAS CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA.

Podemos consultar las tarifas, ofertas y paquetes disponibles para aplicar a una reserva, accediendo a travs de los respectivos botones como se muestran:
Escogiendo una de las opciones de NewHotel se presenta una lista con las tarifas del tipo deseado, siendo adicionalmente posible consultar los respectivos detalles, precios, periodos y condiciones.
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DEFINICIN DE MONEDA DE LAS CUENTAS CORRIENTES Y LMITES DE CRDITO

A definicin de la moneda de las cuentas y los lmites de crditos se efecta mediante el botn Un alojamiento tiene 6 Cuentas (M Master, E1 Extra 1,..., E5 Extra 5). Cada cuenta puede estar definida en Moneda base o Suplementaria. El valor implcito de las cuentas es en Moneda base. Una cuenta puede ser liquidada solamente con las Formas de pagos permitidas para la moneda en que fue definida. Las Formas de Pago permitidas para cada Moneda son especificadas en la Opcin Archivos Formas de Pago. Si una cuenta ya tiene movimiento no es posible modificar la moneda que tiene inicialmente asociada. La moneda base y suplementaria son definidas en la opcin de Utilitarios Parmetros Subsistema de Facturacin.
Limite de Cuentas Extras:
Campo Moneda Ilimitado
Significado Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria) Se este parmetro esta activado es ilimitada para recibir cargos significa que la cuenta
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Lim. Crdito
Si se especifica un lmite aqu significa que el valor que permite mximo para recibir cargos es ese valor sealado. . Cuando esta opcin esta activada significa que el control del
Pre-Pago
lmite de crdito es contralado por el saldo a favor que tiene en cliente en su cuenta. O sea significa que el cliente debe haber efectuado un pago en cuenta para poder consumir.
DEFINICIN DE MOVIMIENTOS ADICIONALES AUTOMTICOS

Los movimientos adicionales en una reserva son cargos que se pretenden que sean lanzados de forma automticos en el proceso del cierre de da durante el periodo de estancia de la reserva. Por ejemplo puede utilizarse para facturar el Parking, Internet u otro cargo adicional repetitivo durante toda la estancia o parte de la misma. De esta manera se evita que cada da se haga un cargo manual en cuenta si est programada de esta manera.
Para definir estos cargos se activa un formulario oprimiendo el botn Aparece una pantalla donde se pueden definir los das, servicios, cantidades y precios a lanzar. Los servicios adicionales pueden estar ya pre definidos en una tabla (Ver Men ventas Precios Servicios) con los precios para adultos, nios o fijos. Al indicarlos en la reserva pueden ser usados los valores ya pre definidos o aplicar un precio y descripcin indicando cual es el departamento, concepto de facturacin (Tipo de Servicio) incluyendo eventuales descuentos.
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En esta pantalla utilizando el botn
calcula y pre visualiza el valor total
de la reserva incluyendo estos movimientos adicionales previstos.
Podemos incluso
usando los botones
para o bien
seleccionar de los definidos previamente en los parmetros alguno, o aplicar segn las reglas definidas en los parmetros para los movimientos adicionales. Esto se define en Utilitarios Parmetros Movimientos Adicionales Es posible tambin especificar en qu cuentas (M - Master, E1 - Extra 1, , E5), quiere hacerse los cargos y cules son los das programados para ser lanzados los mismos. Podemos ver en la pre visualizacin si los precios indicados son con impuestos incluidos o no, esto se define por el box siguiente: Tambin podemos ver estos lanzamientos de forma resumida o detallada, para ellos segn el box siguiente si esta marcado actual de una forma u otra.
Existe otro elemento importante en esta pantalla, y es la definicin del Box . Esto significa que por ejemplo cuando calculamos los asientos adicionales siempre se hacen en base a una previsin de los datos definidos, pero si por alguna razn existen cargos de forma manual en cuenta y queremos ver lo real cargado hasta el momento ms la previsin marcamos este box. Cuando esta operacin la realizamos para una reserva que aun no est en Check In, la pantalla muestra en su parte inferior derecha una icono tipo fleja que representa si queremos cargar ese valor como un deposito anticipado a la cuenta de la reserva.
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En la pantalla siguiente mostramos la forma de esta opcin y explicaremos otros detalles aun ms interesantes:
Campo
Significado Tipo de Cuenta en la cual sern lanzados el servicio
Tipo
especificado pudiendo ser en. M Master, E1 Extra 1, E2 Extra 2, , Extra 5 Fecha a partir del cual sern lanzados los movimientos
Fecha
validando NewHotel los das de estancia de la reserva, para que coincidan en el periodo de la misma
Nmero de das en que lanzara el servicio a partir de la Das fecha especificada
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Campo
Significado
Departamento de los definidos en NewHotel que Seccin seleccionamos para cargar los movimientos
Servicio
Servicio de los definidos en NewHotel que seleccionamos para cargar los movimientos
Cant
Cantidad de veces que ser lanzado el servicio por da
Existen tres campos para definir los precios siendo los Precio del Servicio mismos. Precio Fijo, pecio de adulto y precio de nio. Con lo cual podemos diferenciarlos. Ahora bien si seleccionamos el precio fijo los dos restantes no sern activados lo que quiere decir que son excluyentes Definicin del porciento de descuentos que queremos otorgar . Observaciones Total Observaciones al movimiento. Muestra el total que estamos a insertar en el movimiento
% Desc.
La barra superior de la pantalla aparecen dos iconos que explicaremos su utilizacin a continuacin: Este botn nos facilita en caso que queramos controlar disponibilidad de otros tipos de servicios adems de habitaciones, cual es el estado de inventarios de los mismos antes de insertar el movimiento adicional. Digamos por ejemplo que el hotel solo dispone de 10 cajas de seguridad y vamos alquilar una nueva en este momento,
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al oprimir este botn nos muestra como est este inventario para saber si podemos o no realmente alquilarla.
Este otro botn lo que nos permite poder insertar un movimiento adicional en otra moneda distinta a la moneda base, y para ello no muestra una ayuda de conversin de moneda para no tener que hacer el clculo de forma manual.
Si queremos definir un movimiento adicional como una dira, esta pantalla al marcar el tipo de cuenta MASTER habilita un BOX para marcar que es del tipo diaria y a continuacin podemos incluso definir el tipo de pensin y el tipo de incidencia.
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Esto tiene como utilidad por ejemplo, tenemos una reserva con dos pasajeros, pero el titular ira a cargar sus servicios por la tarifa que hemos defino en su ficha pero el segundo pasajero tiene otro tipo de valor para su diaria. En ese caso usamos este artificio y definimos una segunda diaria distinta a la reserva que ser incluso en la propia Master. Por ltimo esta herramienta permite adems hacer una previsin de lo que la reserva va a generar como ingreso e informar al cliente el posible monto de pago que el debe realizar.
REGISTRAR AVISOS
Esta opcin permite registrar avisos para los das en que sean necesarios.
El procedimiento es el seguirte:
Presionar el botn Presionar el botn
Insertar los siguientes datos:
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Presionar el Botn Se est seleccionado o cono ser emitido aviso a la hora registrada.
Mensajes Permite registrar los mensajes para los huspedes. El procedimiento es el siguiente: Opcin - Recepcin Mensajes o en alternativa Reservas mediante el botn Luego aparece la siguiente pantalla para insertar y aceptar los mensajes. Consultas Reservas
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CRIAR UNA RESERVA A PARTIR DE UNA YA EXISTENTE

Desde la insercin de reservas, buscamos por el botn Muestra la pantalla de Consulta de Reservas donde deben ser definidos los criterios de bsquedas para seleccionar la reserva en cuestin
Y seleccionamos la misma para que cargue en la ficha de reserva los datos de la que escogimos. Una vez efectuado esto apararse la siguiente pantalla donde el PMS nos preguntara si al copiar los datos de la reserva seleccionada hacia la nueva que estamos creando queremos copia solo los datos del titular, de todos los huspedes o ninguno.
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Nota: tener en cuenta que las fechas de entrada y salida son las mismas que tiene la reserva que tomamos por referencia, lo que se debe tener cuidado para modificar este dato si es que tiene fechas distintas.
INSTRUCCIONES DE FACTURACIN
En esta opcin es posible definir, desde el momento de creacin de la reserva, quien ser el titular de las facturas de cada una de las cuentas de alojamiento. Esto quiere decir que, en el momento de la facturacin de una cuenta, tanto la Master como las Extras, saldr con el titular que fue definido aqu Por defecto la cuenta Master tendr como instrucciones de facturacin los datos de la entidad que hemos definido como titular de la reservas, lo mismo ocurre para los directos, solo que con esta opcin podemos alterar este dato si fuera necesario.
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Titular de la Reserva NECKERMAN ALEMANIA OPERADOR BOOING 15%
Se presionamos
que aparece al lado de la cuenta MASTER repite la misma
informacin para las extras, de igual manera hacemos lo mismo con la flecha de la primera EXTRA repetiremos para todas la misma informacin que esta especificada en el EXTRA 1
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INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA
Esta opcin
permite re direccionar los lanzamientos de las cuentas
hacia el lugar especificado en esta opcin. Re direccionaremos todos los lanzamientos para otra habitacin o cuenta extra. En el ejemplo, todos los lanzamientos se registran en la reserva pero luego sern transferidos a la cuenta no alojado que muestra el ejemplo:
Re direccionamiento de todos los movimientos
Re direccionamiento de algunos lanzamientos a: Una subcuenta del propio alojamiento. Otro alojamiento o reserva. Una Cuenta Extra o Cuenta No Alojado.
En el seguimiento de los ejemplos, la imagen siguiente veremos qu:
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En este ejemplo hemos parametrizado por ejemplo que los lanzamientos en la Extra 1 sean transferidos a la Extra 3 de la reserva 6293/2009 que en este ejemplo seria otra reserva distinta a la actual que estamos Parmetrizando. Si en la casilla de la reserva estuviera en blanco significa que ser en la propia reserva.
Re direccionamiento de algunos lanzamientos Si en el ejemplo anterior hubiramos especificado que la transferencia fuera la para otra reserva digamos la 8307/2009 y en esta reservas vamos al botn de instrucciones de transferencia, aparece en la parte inferior los asientos que se han parametrizado que le fueron transferido a ella.
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VEHCULOS ESTACIONAMIENTO
Para registrar los vehculos en la reserva, se har por la opcin del men Recepcin Registro de Vehculos e insertar las caractersticas del Modelo, numero matricula, etc. o desde la propia ficha de reserva por la Opcin aparece la siguiente pantalla en este caso
Si furamos hacer este proceso por la Opcin de Recepcin Registro de vehculo la pantalla que se muestra es la siguiente:
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Idioma: Espaol
TURNOS NEWPOS (ESPACIO DE COMIDAS)

Esta opcin es utilizada en los casos en que pretendemos controlar las entradas al Buffet por Turnos de servicios del Restaurante con la finalidad de evitar Filas de personas dadas la capacidad de mesas del Buffet. Cuando insertamos una reserva que tiene pensiones podemos asociar los horarios de las mismas al restaurante separando los Desayunos, Almuerzos y Cenas como se muestra en la siguiente pantalla:
Para poder hacer uso de esta funcionalidad debe paramatrizarse el sistema NewHOTEl PMS y NewPOS para que pueda realizar esta operacin de la siguiente forma:
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Idioma: Espaol
Posteriormente en el NewPOS debe definir las tandas de comida por la opcin correspondiente haciendo uso de la siguiente pantalla del POS
Nota: Para el caso del PUNTO de VENTAS debe estar parametrizado en este sistema como de BUFFET
Para los grupos de reservas funciona de igual forma solo que todas las reservas que pertenecen al mismo grupo sern marcadas en el mismo turno, si luego queremos cambiar eso lo podemos hacer una a una o por alteracin multiplex
CONSULTA DE RESERVA Y LAS TANDAS DE COMIDAS. En la consulta de reserva podemos insertar y alterar los datos de las comidas, bien como cambiar el punto de venta como modificar la pensin y su turno
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Cuando se hace una alteracin a un Grupo de Reservas podemos atribuir las reservas por Tipo de Restaurante y el programa distribuir las comidas de acuerdo al tipo de modalidad de pensin definida para cada reserva.
Ejemplo:
Este proceso se logra mediante el botn
de la consulta de reserva.
PLANNING TURNOS POS

Tambin Es posible visualizar la capacidad de los Restaurantes a travs del Planning de Turnos del POS, que es ejecutado por el Men Reservas-Planning-Turnos POS
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Mediante el mismo podemos visualizar el numero de reservas que tenemos definido y el total de das. Al activar la opcin , es posible visualizar el
numero de reservas que no tienen definidos los turnos en cada da y concepto. Es posible calcular los datos para distintos das, solo seleccionando el periodo y oprimiendo el botn
PREVISIN DE INGRESOS
Cuando se visualiza una reserva, es posible ver en una parte de la pantalla la previsin de los ingresos que la misma va a generar tanto con impuestos como sin impuestos.
INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO
Podemos acceder a esta opcin por las siguientes opciones:
Reserva Insertar Reserva Reservas Grupos Presionar o botn F6 o
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Idioma: Espaol
Presionar o botn
Por la pantalla de Consultas de Reservas
Ficha de una Reserva de Grupo Pantalla Estndar
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Idioma: Espaol
FICHA RESERVA DE GRUPO PANTALLA AMPLIADA (SEGN EL PARAMETRO GENERAL)
ASPECTOS GENERALES DE UNA RESERVA DE GRUPO

Al confirmar una reserva de Grupo se crean tantas reservas individuales segn el numero de de reservas definido en el campo cantidad. El concepto de Grupo permite realizar un grupo de operaciones de carcter general a un grupo de reservas homogneas tales como Rooming List, Check in Check Out, Facturacin, Cargos en cuenta, etc. El campo Ad. (Adultos) se especifica la cantidad de huspedes de un alojamiento en el concepto de adultos y as sucesivamente con los nios, bebes. El campo Ctd define la cantidad de reservas individuales que conformaran al grupo que estamos creando.
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Idioma: Espaol
La reserva de grupos todas tendrn la misma pensin sea esta simple o compleja, si por algn caso una de ellas es diferente al resto las modificaciones a la pensin se realizaran a cada una de las reservas individuales. Tambin es posible que el grupo tenga previsto distintos tipos de habitaciones. Los cambios especficos de alguna reserva del grupo sern tratados individualmente en cada una de ellas.
Campo Tipo de Grupo
Significado Se escoge el tipo de Grupo a que pertenece la reserva. Estos tipos son definidos en Archivos Parmetros Tipo de Grupos Criterio identificativo del Grupo asociado a cada reserva individual asociada al mismo. El PMS da la posibilidad de generar un nmero de grupo o en su caso el usuario crear su propia identificacin.
Grupo
El numero de grupo que genera el PMS de forma automtica tiene la estructura siguiente: Cdigo Entidad + Consecutivo por da + Da Mes.
Reservado: Tipo de Alojamiento. Tipo y cantidad Cnt: nmero de alojamientos del tipo especificado. Ad., Ni. Y Beb: nmero de Adultos, nio y bebes en un alojamiento.
El significado de los restantes campos coinciden con la explicacin de la opcin de Insertar reservas individuales de este capitulo
DEFINICIN DE TIPOS DE HABITACIN Y OCUPACIN
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Idioma: Espaol
Desde la propia creacin de un Grupo este puede tener habitaciones tanto reservada como realmente ocupada.
diferentes tipos de
Si todos los alojamientos del grupo tuvieran el mismo tipo de alojamiento esa informacin es especificada en la siguiente pantalla:
Pero por el contrario si existen diferentes tipos entonces la opcin para definirlos se har mediante la lupa del extremo derechos mediante la siguiente pantalla
NUEVAS REGLAS PARA EL MANEJO DE LAS RESERVAS DE GRUPOS
Reglas bsicas El procedimiento que a continuacin de explicara, se har a partir de la definicin adoptada para el tratamiento de los Grupo (sus reservas) durante el mes de Julio de 2010.
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1. Las fechas de insercin de alojamientos deben estar por defectos a la fecha de entrada y salida de grupo.
2. Al mudar la fecha de entrada o salida del grupo NewHotel no puede limpiar las fechas de las reservas y los alojamientos. 3.
Para optimizar la visualizacin de informacin la pantalla de alojamiento mostrar las lneas no vacas. Existir tambin una ordenacin por defecto por tipo de alojamiento y que ser actualizada siempre que se introduce una nueva lnea
Explicacin del Funcionamiento La pantalla de insercin de alojamientos (tipos) y fechas de salida y entrada ser por defecto la fecha de entrada y de salida del grupo. De esta forma los clientes que no usen esta funcionalidad no precisaran de preocuparse en alterar las datas pues todas tendrn entrada y salida igual al grupo
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Despus para facilitar el uso de las alteraciones de fechas por el utilizar si hicieron las siguientes sugerencias: Caso se cambie las fechas de entrada y salida del grupo en NewHotel (antes de aceptar las reservas de grupos para auxiliar la insercin de reservas) se tuvo en cuenta los siguientes casos: a) Si cambia la fecha de entrada o salida de los alojamientos que tienen las fechas iguales al del grupo, entonces se cambia automticamente todas las fechas de los alojamientos; b) Si cambia la fecha de entrada y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme el caso de adelantar o retrasar las fechas); i. Si es afirmativo entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos los alojamientos el mismo nmero de das alterados para el grupo Si es no:
ii.
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Idioma: Espaol
1)
Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida que sean inferiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informara que la fecha no es vlida conforme a los alojamientos insertados;
2) Se verificara si existen alojamientos con fechas de entrada inferiores a la fecha de entrada y cuya fecha de salida de los alojamientos no sean inferiores a la fecha de entrada del grupo. En ee caso se preguntara si desea alterar las fechas de entrada de los alojamientos en el intervalo de fechas del grupo. Para estos casos solo a penas la fecha de entrada de los alojamientos ( lneas individuales) cuya fecha de entrada sea inferior a la nueva fecha de salida del grupo, colocndose igual a la del grupo
c) Si se e cambiara la fecha de salida y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme sea el caso de adelantar o retrasar) todos los alojamientos; i. Si la respuesta es afirmativa, entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos los alojamientos el mismo nmero de das alterados para el grupo; Si la respuesta es negativa entonces: 1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de entrada que sean superiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informar que la fecha no es valida conforme a los alojamientos insertados; 2) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida superiores a la fecha de salida del grupo y cuya fecha de entrada de alojamientos no sea superior a la nueva fecha de entrada del grupo. En este caso se cambia a penas la fecha de salida de los alojamientos (lneas individuales) cuya fecha de salida es superior a la nueva fecha de salida del grupo, colocndola igual al grupo.
ii.
Otras Consideraciones y reglas Si se altera la fecha de entrada no se cambiara de forma automtica el nmero de noches de cada alojamiento ya insertado. Tratamiento en los caso de Pensin compleja. Se permite pensin compleja en la insercin de Grupo, siempre y cuando todas las reservas del Grupo tengan las mismas fechas de entrada y salida Si pretendes modificar las fechas de entrada y salida ( de las lneas individuales distintas a la del Grupo) entonces no se permite pensin compleja
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Solo se permiten fechas para los alojamientos dentro de las fechas de grupos. Eventualmente al insertar una lnea de alojamiento con fecha de entrada o salida fuera de las fechas del grupo se avisara y preguntara si quiere alterar las fechas del grupo.
Aclaraciones adicionales Para el cliente verlo como lo tena antes solo debe marcar el check de mostrar lneas 0, para
Si marcamos este check se muestra as
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Idioma: Espaol
Seleccionar una nueva combinacin tiene l
en un botn a la derecha
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Idioma: Espaol
CONSULTA DE RESERVAS
La consulta de reserva fue diseada para esta nueva versin, para tener una sola pantalla que fuera posible hacer la mayor cantidad de operaciones en el PMS, siendo las mismas las siguientes:
Consulta y modificacin de datos de la reserva Insertar una Reserva Individual Insertar una Reserva de Grupo Transferir Reservas Aceptar Reservas Cancelar una o varias Reservas Cancelar la anulacin de una reserva Check-In de habitaciones y huspedes Check-Out de habitaciones y huspedes Registro de Huspedes Cancelar Check-In Cancelar Check-Out Fecho da Cuenta Corriente Reabrir Cuenta Corriente Abrir Cuenta Corriente Facturar, Facturacin Mltiple Pr factura Pasar a No Show Cancelar o No Show Extractos de Cuentas Emisin de Key-Pass Transferir cuentas Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas
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Pasar Reserva a Overbooking Extractos Mensajes Avisos Aplicar Macros Gravar Fichero Key-Pass Cartas de Confirmacin Copiar Imgenes Copiar Reservas
O acceso a esta opcin pode ser efectuado de las siguientes formas:
Reserva Consulta de Reservas Presionar a tecla F7 Presionar o botn La bara superior en la pantalla tiene unos iconos que explicaremos a continuacion
Muestra todas las reservas dentro de un intervalo de ocupacin donde la fecha inicial y final es la fecha de trabajo del PMS. Muestra todas las reservas en estado Check-In que y que tienen fecha de salida igual a la fecha de trabajo del PMS. Muestra todas las reservas en estado de reserva que tienen entrada igual a la fecha de trabajo del PMS Grava la configuracin personalizada que realizo ese usuario como caracterstica de su pantalla para que la prxima vez que entre queda como l la configuro.
Limpia las selecciones anteriores realizadas
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Idioma: Espaol
Las columnas de la pantalla son configurables por el utilizador. Para eso ser necesario posicionarse en la columna deseada y arrastrarla hacia el lugar que se desea que este. Existe otra manera de trabajar con la consulta de reservas cuando el botn Edicin Online esta activado y es como se muestra en la siguiente pantalla:
El botn
permite ordenar los datos de la pantalla segn criterio del
usuario, para ello se utiliza la pantalla siguiente:
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Los botones o no y los botones
permite pasar de lado hacia el otro lo cual significa seleccionado subir o bajar el criterio de importancia dentro de la lista
de campos seleccionados.
CONSULTA DE RESERVAS ASPECTOS GERAIS

BSQUEDA DE UNA RESERVA. La consulta de reserva tiene diferentes filtros para buscar la informacin que deseamos, una vez seleccionada oprimimos el botn buscar para que el sistema busque las semejanzas de lo que estamos intentar encontrar.
Significado de los criterios de busca de una reserva:
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Idioma: Espaol
Criterio Reserva Nmero da Reserva
Significado El formato es Consecutivo / Ao. Ejemplo 2456/2007 Estado da Reserva
Estado
. Tipo de Reserva Tipo
Tipo de Tarifa
Tipo de tarifa: Standard, House-Use, Complementary.
Pas Atenciones Cd. Central Tarifa Paquete Allotment Llegada Pensin Grupo Salida Noches
Nacionalidad de los huspedes de la reserva. Atenciones hechas a los Huspedes Archivos Parmetros Tipos de Atenciones. Cdigo de la reserva segn el consecutivo de la misma dado por Newcentral Aparece o cdigo e o nombre de la tarifa. Ventas Precios Diarias. Aparece el cdigo o nombre del paquete Ventas Precios Paquetes Aparece el cdigo o el nombre del alloments Fecha de llegada de los clientes al hotel Cdigo de Modalidad de Pensin Nombre del grupo atribuido a las reservas de grupos Fecha de salida de las reservas Numero de noches de estancia de la reserva
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Cd. Central de Grupo
Cdigo del Grupo dado por le central de reservas NewCentral Filtrar las reservas que durante el periodo seleccionado durmieron en el hotel
Entidad
Cdigo o nombre de la entidad que queremos buscar Estos box de filtros lo que pretende segn el estado que este la marca es buscar las reservas que cumplan dichas condiciones Con este parmetro buscamos las reservas segn los saldos segn ingresos, facturados o no facturados, en la cuenta master o master mas extras, as como un criterio de igual, menor que, o mayor que segn un valor Ejemplo: Cuando este parmetro esta marcado, todo los datos que queremos buscar sern localizados mediante una bsqueda el creciente a medida que escribimos los filtros. Se debe tener presenta que en las mas reciente versiones del PMS se hace el tratamiento de Case Sensitive, quiere decir que se diferencias las minsculas de las maysculas. Este box afecta a los siguientes filtros
BSQUEDA DE UNA RESERVA CRITERIOS FILTRO-1
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Criterio
Significado Estos Box de filtros lo que hacen es buscar las distintas reservas que segn la seleccin que hagamos busque las que cumplan alguna de estas
Huspedes
condiciones que muestra la barra de bsqueda anterior
Fecha de creacin Dead-Line Paxs Reservado Ocupado Confirmacin Dead-Line Multi- Ocupacin Fin de garanta No-Show N de das de garanta Depsito
Fecha de creacin de la reserva Fecha en cuando la reserva deja de tener vigencia Nmero de personas Alojamiento reservado Alojamiento ocupado Activar para confirmacin del dead-line Activar para en caso de Multi- ocupacin Fecha de Fin de la garanta para el No-Show Nmero de das de garanta de reserva Fecha del depsito de la reserva Marca para filtra segn el estado de la reserva en cuanto a condicin de pagos Tipo de facturacin
Piso
Para la bsqueda segn la definicin de los piso efectuadas en newHotel
Otros filtros de condiciones del estado de cmo la reserva fue registrada
BSQUEDA DE RESERVA CRITERIOS FILTRO-2
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Idioma: Espaol
Movimientos adicionales, servicios, observaciones Reservas con Requisitos Especiales Reservas por Segmento de Mercado o Origen de Mercado Reservas por tipo de contrato segn alloments: Incluido, Extra, Todos. Reservas por Tipo de cancelacin Reservas con prolongacin de estancias o si son Extranjeros. Reservas segn su pensin alimenticia. Tipo de Clientes, Esquema de impuestos Reservas con mensajes o avisos, tipo de confirmaciones de reservas y cartas de confirmacin determinada Reservas registradas en el PMS en una fecha determinada Contactos Reservas con fecha de la ultima alteracin en una fecha determinada Reservas con descuentos
CONSULTA DE RESERVAS CRITERIO FILTRO-3
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Idioma: Espaol
Comentario Vendedor Observaciones Transmisin segn el estado del mimo Sexo Vuelos de llegada y salida Errores del Auditor Nocturno y por motivos En caso de tener instalado los software NewPlan, NewSpa, busca las reservas realizadas de estas programas Salidas imprevistas Movimientos en Cuenta Corriente por Departamentos e/ o servicios Mostrar la prxima Reserva. Este indicador muestra la siguiente reserva en la habitacin que estamos a visualizar Cambio de habitacin Reservas por Tipo
CONSULTA DE RESERVAS CRITERIO FILTRO 4 OVERBOOKING.
Por Tipo, Interno, Externo, Todos; Por Fecha desde Hasta; Por Entidad Externa; Hotel Interno; Overbooking Por Perodo; Recibidas;
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Idioma: Espaol
Por Utilizadores:
Nota: la Consulta de Reservas muestra el numero de paxs correctamente pero tiene sus detalles importantes para su interpretacin correcta: Para reservas futuras se utiliza el nmero de paxs del primer da Para reservas pasadas se utiliza el nmero de paxs del ultimo dia Para reservas en casa se utiliza el nmero de paxs de hoy Explico esto porque al lanzar una bsqueda de ocupacin para un da futuro, las reservas futuras que tienen pensin compleja se utilizara para el clculo el numero de paxs de la fecha de entrada de la reserva, lo que puede por supuesto no corresponder con el numero de paxs para un da especifico (que es como calculan los plannings, dia a dia) ...
CANCELAR UNA RESERVA

Por la opcin Consulta de Reservas o por el botn
Presionar o botn Escogemos el motivo de cancelacin el cual debe estar previamente definido en la opcin Archivos Parmetros Tipo de Cancelacin.
CANCELACIN MLTIPLE DE RESERVAS
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Idioma: Espaol
El procedimiento en principio es el mismo que fue explicado para las cancelaciones individuales. Al entrar en esta opcin se permite cancelar un grupo de reservas en simultneos. Los motivos de cancelacin ser el mismo para cada una de las reservas individuales que entran en este grupo. Para seleccionar ms de una reserva se utilizan los botones Ctrl / Shift
Nota: Las reservas que son canceladas son registradas en el sistema ver Capitulo Utilitarios Consultar Accesos (LOGS)
ALTERACIN MLTIPLE DE RESERVAS
El principio de esta opcin es poder hacer distintas alteraciones comunes a un grupo de reservas en un solo proceso. Las que se puedan ejecutar el sistema las aceptas las que no emite el mensaje de que no fue posible. Los datos que se pueden alterar de forma simultneas son los siguientes:
PARA LA PANTALLA GENERALES
PARA LA PANTALLA LIMITES / OBSERVACIONES Y PENSIONES
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PARA LA PANTALLA DE MODALIDAD DE PENSIN COMPLEJA
PARA LA PANTALLA DE CONFIRMACIN, AVISOS Y SEGMENTOS
PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE FACTURACIN
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PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIAS
Seleccionando un grupo de reservas es posible realizar transferencias de movimientos para: De una cuenta de reserva para otra cuenta de reserva De una cuenta de reserva para una cuenta de No-Alojado De una cuenta de reserva para a cuenta corriente de una entidad De un folio (Master o Extra) para otro folio o cuenta extra
PARA LA PANTALLA DE TURNOS NEWPOS Pueden definirse para un grupo de reservas seleccionadas e que restaurante van a realizar los Desayunos, Almuerzos y Cenas (ver Turnos NewPos - Tandas Comidas).
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TARIFA VARIABLE Permite alterar el tipo de tarifa ya sea Tarifa, Paquete o Precio Fijo para determinados periodos que sean definidos en la misma reserva.
INSERTAR DEPSITOS ANTICIPADOS.

El acceso a esta opcin es realizada a travs del Men Reservas Depsitos Anticipados
Tambin es posible a travs de insertar movimientos
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En algunos hoteles la confirmacin de reservas, normalmente de clientes directos est condicionada a la existencia de un depsito anticipado o garanta. Para ello es que se emplea esta forma de insertar este tipo de movimiento. La introduccin de un depsito anticipado referente a una reserva puede ser consultada en la cuenta de la misma. Por la opcin Reservas Depsitos Anticipados
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El procedimiento consiste en seleccionar la reserva, que puede ser realizada por con la ayuda del botn Los restantes pasos son escoger el Departamento, Forma de Pago, La Fecha y el valor del Depsito. Esta opcin es utilizada cuando el depsito anticipado es registrado en la reserva y utilizarse para cobrar el mismo. Tanto en esta pantalla como en la de Reserva cuando se visualiza, el Check box de Pago aparecer marcado cuando el mismo ya fue cobrado. Pago.
Si pretendemos emitir una factura referente a este depsito debemos marca la opcin de Generar movimientos para facturar.
EXPORTAR PARA UN FICHERO
Esta opcin posibilitara exportar para un fichero las reservas seleccionadas
TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)
Mediante estos dos botones podemos enviar y aceptar reservas de un hotel para otro cuando se trabaja en modalidad de complejo. Al utilizar la opcin de transferir es representada en la siguiente pantalla:
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APLICAR MACROS PARA LOS COBROS
Esta opcin es utilizada cuando tenemos pre configurados cargos para los asientos adicionales en su correspondiente opcin del PMS y aqu queremos que se incorpore a las reservas que hemos seleccionado.
IMGENES ADICIONALES
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Aqu podemos insertar una imagen asociada a la reserva ya bien sea escaneada, o ya previamente creada en disco. La utilizacin de este detalles ha sido la de anexar a la reserva los vouchers de los las mismas para despus ser adjuntadas a las facturas que se emiten.
REENVIAR NEWCENTRAL
En caso de tener instalador NewCentral con este botn podemos enviar los datos de las reservas a dicho sistema.
IMPRESIN DE RESERVAS
Al presionar el botn de imprimir se accede a luna pantalla para que podamos imprimir la consulta de reservas. La pantalla que se activa muestra un grupo de opciones posible para obtener dicho reporte
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EXTRACTOS
Permite obtener diferentes formatos de extractos y previsiones de cuentas y reservas mediante la siguiente pantalla.
Cada extracto tiene una funcionalidad y est bien diferenciado en cada opcin, solo resalto uno de ellos que en ocasiones tiene mucha utilidad y es el llamado Libro de Recepcin. Este libro de Recepcin nos permite ver segn la seleccin de reservas que hemos filtrado en la consulta la previsin de lo que cada uno de las reservas va a generar. Si
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Idioma: Espaol
por ejemplo hacemos reservas para el futuro y queremos saber que ingresos nos va a aportar las mismas podemos hacer uso de esta herramienta Ejemplo
En el ejemplo del reporte nos muestra el ingreso de cada reserva y la final un resumen general
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IMPORTAR RESERVAS
Pueden ser importadas reservas a NewHotel de otras centrales de reservas y para eso el PMS cuenta con varias funciones, que explicaremos a continuacin:
CONFIGURACIN
Aqu se define como ser configurado el fichero que ir a recibir el PMS pasa el proceso de importacin
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Idioma: Espaol
En esta pantalla iremos a definir de forma general o por entidades, la estructura del fichero que ser recibido por el PMS para realizar la importacin de las reservas que lleguen va fichero.
Utilizando el botn
el sistema marca los campos por defecto que
deben venir en dicho formato de fichero.
IMPORTACIN
Este men permite realizar la importacin de del fichero recibido, escogindose el mismo y permitiendo ser eliminado una ve ejecutada la opcin de importar las reservas
CONFIGURACIN INTERFACE CON CENTRAL

El interfaz es totalmente configurable y se inicia con los valores definidos por defecto para las entidades
Se toma como Cdigo de Central el consecutivo y el numero de voucher, internamente como cdigo nico se asume el valor del voucher
El botn de ayuda permite cargar los ficheros sealndole los errores para poder validar la interfaz correctamente configurada
Pueden existir configuraciones distintas para cada entidad o ser una nica de forma general
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Idioma: Espaol
Deben llenarse los datos de traducciones de las pensiones, tipo de alojamientos e entidad en el fichero de datos de NewHotel
PROCESAR INTERFACE CON CENTRAL
Al procesar los ficheros puede definirse si se pretende eliminar o alterar la extensin .OLD si las autorizaciones del utilizador de Windows lo permite. Puede obtenerse un fichero LOG con el mismo nombre de extensin LOG en el mismo directorio que se indica La introduccin puede ser visual ( se muestra una pantalla de insertar reservas con los datos obtenidos) o No Visual ( el operador que se selecciona es el primero de la entidad) La anulacin puede ser de forma Visual o No visual, usando el motivo de anulacin de la configuracin Las operaciones de anulaciones solo se ejecutan si las reservas encontradas es nica en la base de datos (Cdigo Central + voucher)
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Idioma: Espaol
ALOJAMIENTOS LIBRES
Esta opcin puede ser accedida por el men Reservas Habitaciones Libres Permite la posibilidad de consultar los alojamientos disponibles en un periodo de tiempo que cumplan determinados requisitos: Tipo de Alojamiento, Bloque, Room Status, Requisitos Especiales, Caractersticas Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se hace una consulta en el sistema para determinar si el hotel est en condiciones de conformarla.
Si se selecciona el alojamiento y oprimimos el botn directamente a insertar la reserva con la habitacin ya pre asignado.
se pasa
El botn de
nos traslada al men de consulta de reservas
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Idioma: Espaol
VISUAL
ALOJAMIENTOS
El acceso a esta opcin se hace a traes de Reservas Visual Habitaciones La base de informacin para elaborar este Planning es sobre lo reservado y ocupado En el boque superior visualizamos las referencias de las reservas asociadas a una habitacin. Oprimiendo con el ratn al lado izquierdo sobre una reserva permite hacer un grupo de operaciones ya que el sistema levanta un men adicional En la pantalla siguiente y de forma grafica mostramos todas las posibilidades con el manejo de ratn que en dicha pantalla permite realizar
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Idioma: Espaol
El formato del Planning de Habitacin pretende que del mismo se puedan realizar un grupo de operaciones bsicas de la recepcin del hotel a medida que va mostrando la disponibilidad de habitaciones para la realizacin de las reservas. Para acceder a esta opcin el utilizador puede seguir uno de los siguientes caminos: Reservas Visual - Habitaciones Presionar la tecla F3 Presionar el icono
ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES A la izquierda se muestran las Habitaciones (numero, tipo de habitacin y caracterstica) y por la barra de encima los das del planning a mostrar. En esta barra de das es posible insertar observaciones para ser resaltada en el da que estamos trabajando (ver ejemplo pantalla anterior) Cada reserva ocupara en el Planning el espacio correspondiente a los das de estancia de los huspedes que conforman la misma.
Botn para definir los colores a visualizar en el Planning Configuracin Para seleccionar filtros de das a mostrar en el planning
Para hacer zoom en el planning Teclas de movimientos en el Planning Para actualizar los datos del planning
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Por lo general el da marcado en rojo representa la fecha de trabajo del PMS as como si esta marcado y configurado los fines de semanas. El Planning tiene dos bloques de datos divido por una barra color gris Bloque Superior: Reservas con Habitaciones asignadas Bloque Inferior: Reseras sin Habitaciones asignadas Posicionando el ratn encima de la reserva podemos obtener varias informaciones, como las siguientes: El curso puede representar tres estados: Cursor Significado Reservas con entradas con fecha superior o igual a la fecha de trabajo que pueden cambiar de habitacin. Reservas con fechas hoy, anterior a hoy y al futuro que ya tienen habitacin en estado limpio o bien ocupada o bien por entrar. Alojamientos inactivos.
Con el botn derecho del ratn es posible tambin realizar distintas operaciones con la reserva que tenemos marcada con el cursor del ratn. Si estamos en una habitacin con reservas el men contextual que se muestra es el siguiente: Click continuado del lado derecho, en una reserva
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Idioma: Espaol
Un Click en lado derecho inicial encima de una reserva muestra una informacin contextual de la situacin de la reserva como se muestra a continuacin:
Click encima de una casilla sin reserva el men contextual que se muestra es el siguiente:
Un simple click con el botn derecho del ratn encima de una reserva muestra una informacin en la barra izquierda del Planning como se muestra en el siguiente ejemplo:
La lnea gris que divide a los dos bloques muestra informacin variadas de la reserva que tenemos presionada con el ratn, como se muestra en el siguiente ejemplo:
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ATRIBUIR HABITACIONES MEDIANTE EL PLANNING La atribucin de habitaciones es posible tanto para otorgar una habitacin (reservas en el boque inferior) como para mudar de habitacin a una reserva con habitacin asignada es tan simple como arrastrar dicha reserva hacia el numero de habitacin que pretendemos otorgar, funcin drag and drop. Todo esto es posible si se cumplen las mismas condiciones que en el PMS se contralan normalmente.
ALOJAMIENTOS QUE CUMPLEN DETERMINADOS REQUISITOS Si en el Planning queremos mostrar determinadas reservas en determinadas caractersticas lo podemos hacer mediante la seleccin, usando el botn
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Idioma: Espaol
Procedimientos: Presionar el botn Muestras las siguientes opciones de filtrado.
Los datos de la pantalla que se explican por s mismo, permite filtrar la informacin que queremos mostrar en el Planning Esta misma operacin realizada en el bloque inferior del Planning donde las reservas no tienen habitaciones aun atribuidas la pantalla que muestra la seleccin es la siguiente:
CONFIGURACIN DE LOS COLORES DEL PLANNING
Debe presionar el botn
, apareciendo la siguiente pantalla por conceptos
para configurar los distintos estados de las condiciones del Planning.
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Idioma: Espaol
CONFIGURACIN DEL PLANNING
El botn
sirve para la configuracin del Planning en cuando a varios
conceptos de refrescamiento y visualizacin como se muestra en la siguiente pantalla:
COLORES DE LAS ALOJAMIENTOS INACTIVOS Y DE LAS TIPOS DE RESERVAS Esta configuracin se logra mediante los parmetros generales del PMS UtilitarioParmetros Habitaciones Habitaciones
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Idioma: Espaol
Por ltimo cada entidad puede estar diferenciada en distintos colores en este Planning, para ello hacemos la configuracin mediante la definicin de las entidades
Impresin del Planning
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Idioma: Espaol
GRUPOS
El acceso a esta opcin se realiza a travs de Reservas Visual Grupos La base de informacin para elaborar este Planning es sobre las reservas que son de grupos. Cuando en la parte superior pinchamos con el ratn una reserva de grupo, el PMS muestra la distribucin del mismo en la parte inferior del planning, como se muestra en la pantalla siguiente:
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Idioma: Espaol
BLOQUES
El acceso a esta opcin se hace a travs de Reservas Visual Bloques La base informativa para la elaboracin de este Planning es sobre el estado de ocupacin que tiene cada bloque configurado en el PMS En la parte superior del Planning se muestran la referencia de los bloques y las reservas y en la parte inferior el detalle por habitaciones del bloque que se seleccione en esta parte de encima.
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Idioma: Espaol
PLANNING
PLANNING DE DISPONIBILIDADES DE HABITACIONES

Este Planning permite verificar la disponibilidad de habitaciones por fechas Criterios de seleccin: Fecha Reservas confirmadas; Excluir waiting-list; Incluir Day-Use; Previsto de habitaciones inactivos.
El acceso a esta opcin es a travs de dos caminos posibles:
Reservas Plannings Habitaciones Disponibles Por el Botn de acceso rpido en la barra del PMS
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Idioma: Espaol
ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBLES En las lneas aparecen los Tipo de Habitaciones existentes. La ltima lnea corresponde al total de habitaciones en el Hotel. Cada cuadro por Tipo de Habitacin tiene la siguiente informacin:
Las columnas de fin de semana parecen en otro color para diferenciarlas.
Los botones
sirven para el desplazamiento en el planning.
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Idioma: Espaol
Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son aquellas que tienen en el campo de confirmacin marcado .
Excluir las reservas que estn en lista de espera, marcadas como tal en su ficha:
Indica incluir las reservas que son Uso Da marcadas como tal en su ficha
PREVISIN DE DISPONIBILIDADES
Permite determinar la previsin de disponibilidades de habitaciones atendiendo a distintos criterios (formulas) a considerar segn se desee mirar.
Criterios de seleccin: Fechas
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Idioma: Espaol
Regmenes de Explotacin (solo si existe el parmetro activo segn licencia) Previsin de disponibilidad, formula a escoger para determinar este estado, pudiendo ser una de las siguientes:
Se puede acceder a esta planning por Disponibilidades
Reservas Plannings Previsin de
ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING PREVISIN DE DISPONIBILIDADES
La informacin de las lneas es como se muestra en el siguiente grafico
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Idioma: Espaol
Los fines de semana pueden tener un color distinto para diferenciarlos del resto de los das normales. Impresin
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Idioma: Espaol
HABITACIONES DISPONIBLES / SEXO

NewHotel PMS permite controlar la ocupacin de boques por sexos cuando se trabaja con la variante de ocupar habitaciones segn el sexo del primer ocupante. Podemos acceder a esta opcin a travs de: Reservas Plannings Habitaciones Disponibles / Sexo
Criterios de seleccin: Fechas
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Idioma: Espaol
HABITACIONES DISPONIBLES / BLOQUES

Puede accederse a travs de Reservas Plannings Habitaciones Disponibles / Bloques Esta opcin permite verificar la disponibilidad por bloques de habitaciones del hotel Criterios de seleccin: Fecha Reservas confirmadas; Excluir de waiting-list; Incluir Day-Use; Previsin de Habitaciones Inactivas.
Los botones
permiten la navegacin en el Planning.
Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son aquellas que tienen en el campo de confirmacin marcado .
Excluir las reservas que estn en lista de espera, marcadas como tal en su ficha:
Indica incluir las reservas que son Uso Da marcadas como tal en su ficha
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Idioma: Espaol
Impresin
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Idioma: Espaol
OCUPACIN PENSIONES
El acceso a esta opcin es a travs de Reservas Planning Ocupacin / Pensiones
Visualiza por cada da la ocupacin por cada tipo de pensin de los adultos, nios y bebes y por tipo de habitacin, as como Se muestra Precio Medio por Paxs por Tipos de Habitaciones Este planning tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Criterios de seleccin:
Esta condicin lo que indica al Planning de mostrar el precio medio segn clculo aproximado (mas rpido) o exacto (representa recalcular el mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parmetro tiene sentido si el parmetro de incluir precio medio en habitacin esta activo .
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Idioma: Espaol
Al activar este ltimo BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del clculo.
Esta BOX lo que indica al planning que muestre cuantas habitaciones ocupadas estn en ocupacin sencilla. Cuando se activa el planning muestra la siguiente informacin:
Este BOX indicara al planning que considere en su informacin la evaluacin de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente introducidos o ser introducidos directamente aqu en planning mediante el Botn , mostrndose la siguiente pantalla para su introduccin ( es
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad operadores o simplemente por entidades, segn el parmetro que existe configurado en el PMS)
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Idioma: Espaol
Adems el Planning puede imprimirse en colores o no. La impresin es casi similar en todos los planning
OCUPACIN
El acceso es a travs de Reservas Planning Ocupacin Este planning es muy similar al anterior de ocupacin pensin solo que en este no se consideran las pensiones.
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Idioma: Espaol
Este planning tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Esta condicin lo que indica al Planning de mostrar el precio medio segn clculo aproximado (mas rpido) o exacto (representa recalcular el mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parmetro tiene sentido si el parmetro de incluir precio medio en habitacin esta activo .
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Idioma: Espaol
Al activar este ltimo BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del clculo.
Este Box indicara al Plannng que haga una comparacin con la previsin calculada en la fecha seleccionada comparar andola con la actual. Este trabajo con las fotos de previsin es un comportamiento del PMS que permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el futuro.
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Idioma: Espaol
Impresin
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Idioma: Espaol
RESERVAS
Reservas Planning Reservas O por el botn
Parmetro
Significado Escoge si se desea calcular con tipo de habitacin y luego si se muestra por criterio de ocupado o reservado. Para seleccionar los tipos de habitaciones Filtrar por esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin Si se desea incluir esta condicin. Solo se activa si existe el parmetro activado para este comportamiento en el PMS
Este planing tiene dos formas de presentarse una de forma estndar sin desglose de tipo de habitacin y otra con este desglose
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Idioma: Espaol
Sin Tipo de Habitacin
Con Tipo de Habitacin
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Idioma: Espaol
Impresin Sin tipo de Habitacin
Con tipo de Habitacin
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Idioma: Espaol
PLANNING DE OCUPACIN RESERVAS PENSIONES

El acceso a esta opcin ser a travs de de Reservas Plannings Planning de ocupacin reservas pensiones Muestra la ocupacin por reservas y tipo de pensin.
Esta condicin lo que indica al Planning de mostrar el precio medio segn clculo aproximado (mas rpido) o exacto (representa recalcular el
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Idioma: Espaol
mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parmetro tiene sentido si el parmetro de incluir precio medio en habitacin esta activo seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del clculo. .
Al activar este ltimo BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para
Este Box indicara al Plannng que haga una comparacin con la previsin calculada en la fecha seleccionada comparar andola con la actual. Este trabajo con las fotos de previsin es un comportamiento del PMS que permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el futuro.
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Idioma: Espaol
Impresin
OCUPACIN E INGRESOS
El acceso a esta opcin es a travs de Reservas Plannings Ocupacin e Ingresos Muestras la ocupacin y el ingreso que tiene en el hotel
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Idioma: Espaol
Esta condicin lo que indica al
Planning de mostrar el
precio medio segn clculo aproximado (mas rpido) o exacto (representa recalcular el mismos a todas las reservas en ese periodo. Este clculo tiene tres variantes> Exacto realizar nuevamente el clculo de los precios medios de cada reserva. Aproximado aproximado que utiliza el precio medio grabado en la reserva (multiplicndolo por la cantidad de da).
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Idioma: Espaol
Previsin es utilizando lo que est grabado en la tabla del PMS MOPP que guarda el programa auxiliar programa. PREVPRE cuando se esa ejecutando constantemente este
Este Box lo que indica al clculo del planning es que si para clculo del precio medio de toma en cuenta solo el valor de la habitacin (sin las pensiones alimenticias, en ese caso se marca Habitacin) o la diaria completa incluyendo las pensiones, en ese caso se marca diaria.
Impresin
ORIGEN Y SEGMENTOS
El acceso a esta opcin es a travs de Segmentos
Reservas Plannings Orgenes /
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Idioma: Espaol
Muestra el nmero de habitaciones reservadas para cada da agrupadas o por origen de mercado o por su segmento de mercado
Impresin
MODALIDADES DE PENSIN
Para acceder a esta opcin se hace a travs de la opcin del men Reservas Plannings Modalidad de Pensin Para cada da seleccionado muestra la cantidad de huspedes que existen para cada pensin con el propsito de la planificacin de la preparacin de cocina. Permite adems calcular para una determinada reserva o grupo de reserva
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Idioma: Espaol
Este BOX le indicara al clculo del planning que compruebe las horas lmites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsin
Detalla por modalidad de pensin cuando adultos, nios y bebes lo conforman
Pgina No. 156/845
Idioma: Espaol
Impresin
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Idioma: Espaol
MODALIDADES DE PENSIN Y OCUPACIN POR TIPOS DE HABITACIN
Nuevo Planning de Modalidades de Pensin y Ocupacin por Tipos de Habitacin con Filtros de Grupos de Reservas y Entidades, que permite ver las previsiones por Tipo de Habitacin, resumiendo los datos al final por comidas.
Este BOX le indicara al clculo del planning que compruebe las horas lmites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsin
Detalla por modalidad de pensin cuando adultos, nios y bebes lo conforman
importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad
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Idioma: Espaol
operadores o simplemente por entidades, segn el parmetro que existe configurado en el PMS)
, Si el PMS tiene enlace con el sistemas NewPLAN (Gestin de eventos) se pueden incluir o no en este planning las comidas planificadas en los distintos eventos que se inserten. Ejemplo de su Impresin
CUPOS
Permite visualizar los cupos (alloments) contratados y los extras reservados por cada entidad o CUPO. El acceso a esta opcin se hace a travs de la opcin de men Plannings Cupos
Reservas
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Idioma: Espaol
Impresin
ENTIDADES
El acceso a esta opcin es a travs de la opcin del men Reservas Plannings Entidades Para cada da seleccionado se muestra el nmero de alojamientos reservados por cada entidad
Pgina No. 160/845
Idioma: Espaol
Impresin
Pgina No. 161/845
Idioma: Espaol
MAPA ANUAL DE RESERVAS

Este mapa en formato calendario refleja para todos los das del ao las habitaciones ocupadas y reservadas o en su defecto segn seleccin por pasajero. Para acceder a esta opcin se hace a travs de la opcin de men Reservas Plannings Mapa Anual de Reservas
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
CONTROL DE VENTAS
El acceso a esta opcin es a travs de la opcin del men Reservas Plannings Control de ventas
Este palnning combina todas las vas de ventas del hotel para conocer la previsin de ocupacin o ventas efectivas que se han obtenidos. El mismo desglosa las distintas fuentes de las ventas. Este planning tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Impresin
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OCUPACIN POR NACIONALIDADES

El acceso a esta opcin se hace a travs de la opcin del men Reservas Plannings Ocupacin por Nacionalidades
Este planning, que se incluye informacin de Ocupacin y sus por cientos, as como el desglose en adultos y nios, tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
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Idioma: Espaol
Impresin
ENTIDADES INGRESOS
El acceso a esta opcin se hace a Plannings Entidades Ingresos Esta planning muestras los ingresos obtenidos por cada entidad. travs de la opcin del men Reservas
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Idioma: Espaol
Impresin
TURNOS POS
Muestra la planificacin de las tandas de comidas planificadas para el buffet segn las reservas realizadas.
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Idioma: Espaol
Mediante este planning es posible visualizar el numero de reservas que se tiene definido en los restaurantes y el total de das. Al activa la opcin POS planificadas. Impresin ,
es posible visualizar el numero de reservas que estn registradas sin tener turnos del
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Idioma: Espaol
Pgina No. 169/845
Idioma: Espaol
BOOKING Para acceder a esta opcin se hace a travs de la opcin del men Reservas Bookings, y estn disponibles las siguientes opciones
BOOKING POSITION
Esta opcin permite visualizar una proyeccin sobre los estados de venta en sus diferentes posiciones y fechas.
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Idioma: Espaol
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Impresin
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Idioma: Espaol
BOOKING POSITION DIFERENCIAS.

Muestras las diferencias entre los Estados de ventas y las reservas recibidas por las distintas regiones
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Idioma: Espaol
Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Este BOX indicara al planning que considere en su informacin la evaluacin de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente introducidos, definido aqu el color que se quiere representar de este estado en el planning.
Impresin
Pgina No. 173/845
Idioma: Espaol
BOOKING AMPLIADO
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Idioma: Espaol
Este booking muestra para los intervalo de fechas la ocupacin real de las entidades y directos comparados con los estados de ventas de las mismas Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Impresin
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Idioma: Espaol
BOOKING MENSUAL
Este Booking muestra la previsin desde el mes actual dos mese adelante del pronstico de ocupacin Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
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Idioma: Espaol
Impresin
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Idioma: Espaol
BOOKING CUPO ENTIDADES
Este booking atendiendo a la frmula de clculo seleccionada calcula el comportamiento del cumplimiento del upo (alloments) de las entidades o de todas las entidades en sus diferentes conceptos. Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Icono para seleccionar un determinado cupo o todos
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Idioma: Espaol
Variantes de formulas que brinda el PMS para calcular el cumplimiento del cupo y saber cual esta aun disponible. Las distintas formulas disponibles son las siguientes:
Impresin
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Idioma: Espaol
BOOKING MENSUAL OCUPACIN FOTO
Es gravada una imagen antes por el PMS y luego son comparados con la situacin actual para saber cmo se comporta el hotel en el mismo periodo con la foto del periodo anterior Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
Impresin
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Idioma: Espaol
BOOKING MENSUAL INGRESOS FOTOS
Este booking es similar al anterior explicado solo que en este caso hace su funcin con los ingresos Este Booking tiene varios filtros y condiciones de clculo, algunos explcitos segn el box de seleccin y otros con un significado ms complejo que sern los que explicaremos a continuacin:
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Impresin
CARTAS DE CONFIRMACIN Permite la impresin de cartas de confirmacin que pueden ser enviadas a los clientes despus de insertar las reservas. Las mimas sirven como documentos de aceptacin de reservas por parte del hotel. La opcin se accede a travs de Reservas - Cartas de Confirmacin
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DEPSITOS ANTICIPADOS
Para acceder a esta opcin es a travs del men Anticipados
Reservas Depsitos
Tiene dos secciones. La parte a la izquierda es para detallar el depsito
Criterio Fecha valor N Doc. Tipo de Cuenta Reserva Seccin Forma de Pago
Significado Fecha en que se efecta el pago Nmero que identifica de la operacin. Tipo de cuenta (Master, Extra 1, ..., Extra 5) a la cual se cargara el deposito Nmero y ao de que significan el numero de la reserva Seccin o departamento en que se afectara el depsito. Forma de pago en que se recibe el depsito.
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Idioma: Espaol
Si el pago es mediante este instrumento de pago se Tarjeta de Crdito Descripcin Valor muestran los definidos en el PMS as como sus datos relacionados de nmero y validez. Un breve comentario de la operacin Importe del deposito
Si al insertar el valor necesitamos de una tabla de conversin porque hemos recibido el importe en otra moneda diferente a la moneda base, activamos el botn nos mostrara la siguiente pantalla para hacer la conversin: , el cual
La seccin derecha est relacionada con el men de la reserva. En la misma aparecen los detalles de la asociacin del depsito a la reserva
En esta parte como se muestra en la pantalla anetrior estan los datos de la reservas asociada al deposito le fecha del mismo, si esta pagado o no, el valor pago del declarado como deposito y la via de confirmacion que se envia del recibio del mismo.
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Idioma: Espaol
Si al especificar el valor que se ha pagado del deposito declarado lo recibimos en otra moneda distinta a la moneda base, podemos activar una opcion de caja , que nos facilita la operacin multi moneda o no.
Si adems marcamos este BOX significca que estamos indicando el PMS que genere los asientos correspondienets a este deposito para ser facturado, que una vez que demos acpetar en esta operacin NewHotel llamada a la pantalla de cuenta corriente y facturacion para realizar dicha operacin, como mostramos a continuacion en la siguiente secuencia una vez dado aceptar
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ATRIBUCIN DE HABITACIONES
AUTOMTICO
Esta opcin se accede por Reserva Atribucin de Habitaciones Automtica
Criterio Entrada Salida Entidad Grupo Vuelo de llegada Vuelo de salida Bloque Room Status
Significado Fecha de entrada de las reservas Fecha de salida de las reservas Para seleccionar la entidad. Para seleccionar un grupo de reserva Vuelo de llegada Vuelo de salida Para seleccionar el bloque de habitaciones Para seleccionar por situacin de la habitacin
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Requisitos de la Reserva Libre durante todo el Perodo Optimizacin de entradas y salidas Atribucin Ascendente Atribucin Descendente Tipo de Alojamiento Distancia Mnima cuando Cama Extra. No atribuir Reservas Propietarios Prioridad Alojamiento en Regmenes de Exploracin
Para buscar las habitaciones atendiendo a los requisitos que se le especificaron en las reservas Que la habitacin este libre durante todo el periodo de la reserva Proceso que tiene el PMS para realizar distintas optimizaciones en la bsqueda de las habitaciones atendiendo a los requisitos que permite seleccionar en esta opcin Atribuir las habitaciones en orden ascendente Atribuir las habitaciones en orden descendente Atribuir las habitaciones por tipo atendiendo al orden anterior seleccionado Para seleccionar la atribucin atendiendo a la distancia mnima de escaleras, ama de llave o del ascensor No atribuir as reservas de los propietarios. Dar a prioridad a los alojamientos en rgimen de exploracin.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ATRIBUCIN AUTOMTICA DE HABITACIN Especificar las caractersticas de las reservas habitaciones. Presionar el botn Para aceptar la previsin propuesta por el PMS se har mediante el botn a las cuales queremos atribuir
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MANUAL
Se accede a esta opcin a travs de Manual
Reserva Atribucin de Habitaciones
Criterio Reserva Entrada Salida Tipo de Habitacin Sin Habitaciones
Significado Nmero da reserva Fecha de entrada de las reservas Fecha de salida de las reservas Tipo de Habitacin Caso que no tengan aun habitacin asignadas
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Grupo Entidad Vuelo de llegada Vuelo de salida
Nombre del grupo de reservas Entidad de las reservas Vuelo de llegada Vuelo de salida Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Requisitos para seleccionar que sirven para filtrar las habitaciones que queremos atribuir Piso del hotel donde se ubicara la reserva Situacin del estado de la habitacin Bloque de habitaciones que queremos filtrar la bsqueda Caractersticas especiales que hemos definido a la habitaciones en sus parmetros Para limitar la bsqueda a un determinado nmero de habitaciones
Requisitos Especiales
Tipo Habitacin
Libre en todo el perodo
Libre en el momento
Disponible da de llegada
Habitaciones Multi ocupacin Piso Room Status Bloque Car 1 Car 2 Car 3 Limitar bsqueda
PROCEDIMIENTO PARA LA ATRIBUCIN MANUAL DE HABITACIONES
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Especificar las caractersticas de las reservas a las cuales queremos atribuir alojamientos. Presionar el botn Una vez visualizado las recebas que queremos atribuir as habitaciones, en el lado derecho aparecen las habitaciones disponibles segn los distintos filtros seleccionados. Para asociarla a la reservas solo bastara un doble click encima del numero de habitacin.
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PANEL DE GESTIN Se puede acceder o bien por el botn Gestin Y muestra la siguiente informacin operativa de la situacin del Hotel o por la opcin Reservas Panel de
El cual tiene 4 grupos de informacin que explicaremos a continuacin:
Datos de la situacin de las reservas del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente informacin.
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Esta informacin puede ser impresa, mostrando la siguiente informacin
Datos de la situacin de las habitaciones del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente informacin..
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Datos de la situacin de las comidas del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente informacin..
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Datos de la situacin de os ingresos del Hotel, mostrando de forma compacta la siguiente informacin.
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Idioma: Espaol
BLOQUEO DE ASIGNACIN
Este men se acede a partir de Reservas Bloqueo de Asignacin Permite definir periodos y motivos de bloqueo para el uso de las habitaciones. Su empleo ms frecuente es para poder reserva una determinada rea o habitaciones del hotel que no se desea que se atribuyan esas habitaciones en un determinado periodo.
Impresin de esta informacin puede obtenerse en el siguiente formato:
BLOQUEO DE INSERCIN / ALTERACIN
Este men se accede a partir de Reservas Bloqueo de insercin / Alteracin Permite definir perodos de bloqueo de insercin o alteracin.
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CAPTULO 5: RECEPCION CHECK-IN Se puede acceder a esta opcin por las siguientes vas:
Recepcin Check-In Presionar la tecla F8 Presionar el botn Desde el men de la consulta de reserva por el botn en verde que se encuentra en la barra de la parte superior
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PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR EL CHECK-IN

Seleccionar en la pantalla la reserva que queremos hacer el Check-In, ya sea
introduciendo directamente el numero de reserva o por el botn Buscar. Si no se especifica ninguna condicin en la bsqueda por defecto se muestran todas las reservas con fecha de trabajo igual al da de HOY La reserva debe tener una habitacin asignada en caso contrario se presiona el botn visualizar para insertar el numero de habitacin
Presionar el botn informacin de la reserva.
donde ser posible visualizar la siguiente
Y para aceptar la operacin se oprime el botn
Botones
Significado Aceptar el Check In
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Cancelar operacin
Movimientos adicionales
Turnos NewPos
Muestra la previsin de la reserva
Permite ir a la pantalla de clientes ( CARDEX) Aparece habilitado este botn solo cuando el husped de la reserva aun no es cliente en el cardex del PMS, permitiendo por este botn su inclusin en el mismo Registra los huspedes de la reserva Una vez que demos aceptar aparecer la siguiente pantalla para realizar varias funciones: Completar los datos de los huspedes Dar Check in a todo o solo algunos
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Para dar check in debe marcarse la casilla que est sealado en rojo en la siguiente grafica
Por ltimo para aceptar damos oprimimos el botn
TRATAMIENTO NO SHOW
Posibilita cancelar una reserva por el concepto de
Campo
Significado
Fecha creacin / Usuario Fecha de creacin de la reserva y usuario quien la creo Fecha No Show / Usuario Fecha de cuando pasa a este estado y usuario quien lo hace Si queremos que esta reserva aparezca disponible para Garantizado Por hacer Check In en los das siguientes debemos especificar aqu un valor mayor a 1, que representa los das que garantizamos la disponibilidad de la misma.
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Fin de Garanta Facturar Cerrar Cuenta Corriente
Fecha que se actualiza de forma automatiza segn los das que hemos especificado como garanta Para decidir si este No Show se facturara o no. Si indicamos cerrar su cuenta corriente para no permitir movimientos en este estado
Caso que deseamos cancelar un No Show especificado lo hacemos mediante el botn
ANULACIN DE CHECK-IN
1. Entrar en la opcin Consulta de Reservas 2. Definir los criterios de Estado = Check- In, N Hab y Entrada = Hoy 3. Presionar el botn buscar 4. Seleccionar la reserva 5. Presionar el botn 6. Presionar el botn para pasar al segundo nivel de botones que aparece activo para las reservas que
pasaron a este estado de Check In en el da de hoy. al confirmar el PMS valida si la reserva tiene movimientos insertados y despus pasa a estado RESERVA Nota: solo es posible cancelar un Check In si es realizado el mismo da que queremos cancelarlo y si tiene habitacin asignada esta pasa a estar libre sucia
CHECK-IN MLTIPLE
Permite la realizacin de un Check-In mltiple de reservas. Al seleccionar esta opcin se muestra la siguiente pantalla:
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CHECK-IN DE HUSPEDES
Permite hacer el Check In indivisamente para cada Huspedes de la reserva. Es un caso muy frecuente de cuando se hace el Check In de la reservas uno de los pasajeros no ha llegado y se debe darle Check In mas tarde.
Con este botn que aparecer activo si existen huspedes pro registrar es que podemos dar Check In de los que aun no estn en ese estado. La pantalla que aparece al invocar este botn es la misma que explicamos anteriormente para el Check In de Huspedes
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REGISTRO DE HUSPEDES
Con este botn se permite registrar los huspedes de las reservas que aun no estn registrados como tal. Al invocar el botn aparece la siguiente pantalla para adicionar al pasajero. El nuevo pasajero adicionado queda en estado reserva.
KEY PASS
Permite imprimir a ficha de Registro de los huspedes ya sea para completar sus datos o para entregar o archivar los mismo.
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Este es por lo general un reporte que se brinda de forma estndar por el PMS pero que siempre es personalizado para cada cliente.
En las nuevas versin se puede adems de configurar el Key Pass Estndar existe opciones para tratarlo mediante documentos Word con marcadores, para ellos se debe configurar en Parmetros Documentos el key Pass correspondiente para que no emplee los estndares.
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OVERBOOKING Como norma el hotel sobre vende sus capacidades y para ello el PMS newhotel tiene funcionalidades para este tratamiento de Overbooking Es conocido como Overbokking la situacin en que el hotel sobrepasa su capacidad de alojamiento y al proceso de desvo de esos excedentes hacia otros hoteles.
PASAR UNA RESERVA A OVERBOOKING

Entrar en la opcin de Consulta de Reservas o por el botn Seleccionar las reservas a desviar y oprimir el botn Es posible especificar el hotel y habitacin de destino. Si deseamos que la reserva desviada ingrese diariamente en el hotel que la recibi antes del desvo debemos marcar la opcin de INSERTAR MOVIMIENTOS:
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Externo
Hotel de destino fuera del complejo hotelero a que pertenece el hotel que desva En caso que el hotel se encuentre formando parte de un complejo hotelero se puede seleccionar un hotel del mismo considerndose como desvo interno.
Interno
Habitacin Insertar Movimientos
Numero de la habitacin en destino Para permitir generar los ingresos en el hotel que desva Fecha que define cuando el desvo retorna al hotel. En ese da aparece como una reserva mas a dar Check in (Check in de retorno es como habitualmente se conoce)
Regreso al Hotel
Nota: las reservas en Overbooking tienen estado = Check-In
CHECK-IN A CLIENTES DESVIADOS POR OVERBOOKING

Entrar en la opcin de Consulta de Reservas o por el botn Para poder seleccionar las reservas que fueron desviadas y retornan al hotel debe definirse los siguientes criterios de bsqueda.
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Y oprimir la tecla Buscar Una vez localizada se oprime el botn que fueron explicados para un Check In anteriormente y se siguen los mismos pasos
FORMAS PARA CONOCER LAS HABITACIONES Y CLIENTES EN OVERBOOKING

Una forma es mediante la opcin: Reportes Huspedes Overbooking: Obtienen un listado de Huspedes Overbooking
Y la otra manera es
Y oprimir la tecla Buscar
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CHECK-OUT
Esta opcin permite efectuar el Check-Out de los huspedes del hotel de una manera cmoda. El acceso a esta opcin puede realizarse mediante las siguientes opciones: 1. Recepcin Check-Out 2. Por la tecla F9 3. Por el botn
Pantalla para realizar el Check Out Por defecto la pantalla de consulta de reserva aparecen filtradas las reservas con fechas de salida del da. Las opciones la pantalla son las mismas explicadas anteriormente en la opcin de Consulta de Reservas y sus distintas pantallas de filtros y opciones.
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CHECK-OUT DE TODOS
LOS HUSPEDES DE UNA HABITACIN
1. Seleccionar la reserva por la consulta de reservas que queremos darle Check Out. 2. O Presionar el botn 3. Y a seguir se muestra la pantalla siguiente con los datos de la reserva que daremos Check Out.
4. Antes de confirmar el Check Out el sistema valida las siguientes condiciones: 4.1. Cuenta corriente esta saldada. En el PMS siguientes: Que sea posible hacer el Check Out con saldos en cuentas extras. En ese caso la cuenta corriente no se cierra. Que no sea posible hacer el Check Out en ese caso es obligatorio regularizar dicha cuenta corriente antes de proseguir con el proceso existe un parmetro de
configuracin que indica el comportamiento en este caso, a saber los
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Idioma: Espaol
Adems el sistema permite dar Check Out con saldos en cuenta corriente tipo MASTER (reservas de entidad por lo general) ya que sern facturados posteriormente. No obstante el sistema emite siempre un aviso de recordatorio.
4.2. Todos los movimientos en cuentas estn regularizados y el proceso solo pide una confirmacin para continuar.
CHECK-OUT DE UN HUSPED DE UNA RESERVA

1. Seleccionar la habitacin o reserva donde est el husped que queremos da el Check-Out. 2. Presionar el botn 3. Y aparecer el husped que queremos darle Check Out.
4. Seleccionamos al husped, marcamos la casilla que dice Check Out y damos aceptar. Nota: mismo que demos Checkl Out a un Husped la reserva sigue estando en estado Check In
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CHECK-OUT MLTIPLE
Permite la realizacin de un Check Out mltiple de reservas (varias reservas a la vez). Cuando se selecciona esta opcin se muestra la siguiente pantalla.
Los botones son los mismo que hemos tratado, solo que el botn de reserva no permite dentro de esta pantalla consultar una reserva en cuestin sin salir de ella. .
ANULACIN DE CHECK-OUT
1. Acceder a la opcin de Consulta de Reservas 2. Definir los criterios de bsqueda de la reserva para reservas en Estado = Check-Out, N HAB. Y Salida = Hoy 3. Presionar el botn 4. Seleccionar la reserva
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Idioma: Espaol
5. Presionar el botn consulta de reserva
para pasar al segundo grupo de botones de la
6. Presionar el botn hoy.
el cual se activa si las reservas
seleccionadas cumplen la condicin de estar en Check Out en el da de
Nota: Confirmando la anulacin de Check-Out, la reserva pasa para el Estado = Check-In.
CIERRE DE CUENTA CORRIENTE

Una cuenta corriente se crea y se abre desde el momento que se crea una reserva, estando incluso en estado de reserva y en la misma puede recibir movimientos desde su creacin.
La operacin de Check mensaje:
de una reserva no cierra la cuenta corriente si
todos sus movimientos no han sido regularizados, de ser as aparecer el siguiente
Si deseamos cerrar la cuenta corriente de aquellas reservas dada Cehck Out o no, ya que podemos incluso tener la cuentas cerradas de reserva en Check In o Reserva, lo podemos hacer buscando en la consulta de reservas todas aquellas reservas con
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Idioma: Espaol
cuenta abierta oprimimos el botn
. Despus seleccionamos la reserva en cuestin y
Podemos comprobar que la cuenta esta cerrada por una de las siguientes maneras: 1. No permite insertar nuevos movimientos 2. Cuando por la consulta de reservas al seleccionar la misma el botn aparece en gris o sea no activado. Ahora existen condiciones que el botn aparece desactivado pero que existen cuentas por cerrar. Supongamos el caso que existen dos pasajeros en la reserva uno con cuenta saldada y otro no. El botn aparece desactivado pero el botn de reabrir cuenta si, al oprimirlo aparece lo siguiente:
En este caso solo aparece habilitado el botn
, porque existen dos
cuentas en la reserva y una de ellas est pendiente de ser cerrada.
REABRIR UNA CUENTA CORRIENTE

La necesidad de reabrir una cuenta corriente se puede motivar a diferentes factores. Para reabrir una cuenta corriente se har mediante el botn botn este proceso. o por el
. En todos los casos el sistema verifica si es posible o no hacer
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ANULACIONES
ANULACIN DE CHECK IN
Entra en la opcin Reservas Anulaciones Anulacin de Check-In o Consulta de Reservas botn 1. Definir los criterios de bsqueda Estado = Check- In, N Aloj e Entrada = Hoy 2. Presionar el botn buscar 3. Seleccionar a reserva 4. Presionar botn 5. Presionar el botn para pasar al segundo bloque de botones que apenas se activa si es posible realizar
la operacin para los Check In del da.
ANULACIN NO-SHOW
Acceder por la opcin de Reservas Anulaciones Anulacin No-Show o Consulta de Reservas botn .
1. Definir los criterios de bsqueda Estado = Check-Out, N Aloj. y Salida = Hoy 2. Presionar el botn buscar 3. Seleccionar a reserva
4.
Presionar botn
para pasar al segundo bloque de botones
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Idioma: Espaol
5. Presionar el botn la condicin especificada.
el cual se activara si la reservas cumple
ANULACIN CHECK-OUT
Acceder por la opcin Reservas Anulaciones Anulacin Check-Out o Consulta de Reservas botn .
1. Definir los criterios de bsqueda para reservas en Estado = Check-Out, N Aloj. Y Salida = Hoy 2. Presionar el botn de bsqueda 3. Seleccionar a reserva
4.
Presionar botn
5. Presionar el botn de Check In.
pasando las reservas nuevamente a estado
ANULACIN RESERVAS
Acceder por la opcin Reservas Anulaciones Anulacin Reservas o Consulta de Reservas botn .
1. Definir los criterios de bsqueda para reservas en Estado = Reservas y fecha de las reservas a cancelar 2. Presionar el botn buscar 3. Seleccionar a reserva
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Idioma: Espaol
4.
Presionar botn
5. Presionar el botn anulaciones mltiples.
en caso de
CUADRO DE HABITACIONES
Esta herramienta permite visualizar de una forma grafica el estado de las habitaciones. Se accede por la opcin de Recepcin Cuadro de Habitaciones
La opcin por defecto del mismo son aquellas habitaciones en su situacin en el da de la fecha de trabajo actual. Las opciones de este cuadro de habitaciones son las siguientes:
Actualiza la informacin de la pantalla.
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Opciones para filtrar por tipo de habitacin, bloques de habitaciones o criterios de las caractersticas de las habitaciones previamente definidas.
La pantalla anterior permite configurar el cuadro de habitaciones en sus caractersticas de visualizacin y otros.
Si el sistema contrala la verja aparece para configurar los iconos para una mejor visualizacin
Asi como los distiontos colores segn su situacion. Adems en este cuadro por el click derecho del ratn podemos hacer distintas operaciones con las habitaciones. El men contextual que aparece ser el siguiente
HUSPEDES El acceso a esta opcin puede re realizada por una de las siguientes vas:
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Recepcin Huspedes o el botn Se consideran huspedes todos aquellas que su estado de reservas sea Check In o desviados hacia otros hoteles en condicin de Overbooking
La consulta de Huspedes sus opciones y filtros son similares a los explicado para la consulta de reservas, solo que en este caso ser para los huspedes alojados. Adems desde esta opcin se pueden realizar algunas operaciones como check in de huspedes, registrar huspedes etc., segn se muestra en los distintos botones que presenta la consulta.
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ORDENAR LA INFORMACIN DE LOS CLIENTES SELECCIONADOS

La informacin que muestra la consulta puede ser ordenadas por diferentes criterios para ellos se emplea la opcin de Ordenar la cual muestra una pantalla para seleccionar los criterios de ordenacin.
Para registra un husped como cliente den PMS o sea en el CARDEX se utiliza el botn registro. Al ejecutar este botn se activa una pantalla como la que se muestra a continuacin para insertar aquellos datos obligatorios y mnimos para dar alta a un husped en el cardex del PMS. , que en caso de no existir permite su incorporacin a dicho
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Idioma: Espaol
CARDEX
Podemos acceder a esta opcin por las vas siguientes:
Recepcin Cardex Presionar tecla F2 Presionar el botn
CARACTERSTICAS GENERALES
El cardex se considera el histrico de los clientes donde son almacenados los datos personales de los mismos y sus referencias de sus estancias y consumos. Los clientes del cardex se le pueden asociar cuentas extras aunque no sean husped del hotel, enviarles mailing, etc. Existen bsquedas por diferentes campos ya sea en detalle o de forma Online.
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Idioma: Espaol
Nota: se considera cliente a una persona que tenga u ficha de registro en este Cardex sea husped o no del hotel.
Permite elaborar etiquetas para sobres con los datos principales del cardex. El formato de las etiquetas se encuentra en un fichero EtiquetaCliente.dot que puede ser configurado..
Permite emitir una ficha del cliente. El formato se encuentra en el fichero FichaCliente.dot, y puede ser configurado
Permite crear un fichero texto con los datos del cardex.
Criterios Titulo Cdigo N Tarjeta ID Cod. Ext. Apellido Nombre Cod. Central Reserva Pas Llegada Salida Segmentos Preferencias Tipos de clientes Ocupacin por perodo Ttulo del Husped Cdigo de cliente Nmero de tarjeta Identificador Cdigo externo Apellidos Nombre del Cliente Cdigo NewCentral Nmero de reserva Pas Fecha Llegada Fecha Salida Segmento de mercado
Significado
Preferencias de los clientes Tipo de cliente Ocupacin por perodo entre fechas
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Criterios Fecha Nacimiento Propietario Familia Activo Bsqueda Online Por fecha de nacimiento si es propietario Por familia Si est activo
Significado
Permite mientras se va escribiendo el sistema ir buscando los semejantes. Filtros 1
Direccin Pas Zona Pas Regiones Localidad Estadas Estadas previstas En el Hotel Ahora Ingresos Mailings
Nombre del Pas Zona Pas Por regiones Por localidad Nmero de estadas Nmero de estadas previstas Si se encuentra en el Hotel en el momento de la bsqueda. Valor de los ingresos que ha generado ese cliente Si puede recibir mailings o no
A travs del botn cliente aun ms detallado.
, podemos acceder a otros datos de bsqueda de
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CONSULTA DE UNA FICHA EN EL CARDEX
Escoger el criterio de bsqueda (Apellido, Nombre, etc.), presionar el botn buscar y despus de seleccionarlo oprimir el botn visualizar
CREAR UNA FICHA EN EL CARDEX

Presionar el botn Y llenar los datos obligatorios que le especifica el PMS para crear la nueva ficha de cliente.
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Tener en cuenta que existen bajo otras pestaas ms datos que deben ser llenado del cliente tales como: direccin, datos de la empresa etc.
El botn de futuras del cliente
nos da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y
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Idioma: Espaol
Tambin por el botn de insertar o visualizar podemos insertar o altera las estadsticas de ese cliente
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Idioma: Espaol
GRUPOS
TRATAMIENTO DE GRUPOS
El acceso a esta opcin es por Recepcin Grupos
PANTALLA PRINCIPAL DE GRUPOS
Seleccionar un Grupo Os criterios de bsqueda son:
Criterio Grupo Entidad Tipo Llegada Salida Noches Ocupacin Dead-Line Nombre do Grupo Entidad de la reserva. Tipo de Grupo
Significado
Fecha de llegada del Grupo Es posible entre fechas y combinaciones de bsquedas de este criterio. Fecha de salida del Grupo N de noches Permite analizar os grupos que estuvieron en el hotel en un Fecha lmite de vencimiento de la reserva
por perodos periodo.
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Criterio Saldos
Significado Permite filtrar por saldos de la cuenta de grupo , cuando existe enlace con NewPlan, se actuva este check box para poder filtrar las reservas de grupos que se han efectuado en el mismo segn el estado del evento. Pudindose ser seleccionado uno de los estados definidos en NewPlan mediante este box de seleccin.
Reservas en NewPLA
Presionar el botn buscar y seleccionar el grupo con el cual deseamos trabajar Seleccionar o Grupo con o cual queremos trabajar
ROOMING LIST
Esta opcin permite llenar la lista de pasajeros (huspedes) de la reserva de grupo. 1. Escoger la opcin Recepcin Grupos 2. Seleccionar o Grupo. 3. Presionar el botn Posteriormente se muestra una pantalla donde se trabajara para atribuir el nmero de alojamientos de cada reserva del grupo
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Idioma: Espaol
CHECK-IN DE GRUPO
Escoger la opcin Recepcin Grupos Seleccionar o Grupo Presionar el botn Seleccionar las reservas del grupo que queremos dar Check In, os comandos mtodos Shift Clique o Ctrl Clique (alternativo) permite seleccionar ms de una o oprimir la tecla que dice TODO para seleccionar a todas las reservas.
Presionar el botn
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Idioma: Espaol
Antes de efectuar un Check-In masivo de reservas de un grupo el PMS valida la siguiente informacin Que tengan una Habitacin libre atribuida Que todos los huspedes estn registrados Entrada = Hoy
Validacin de Check In del Grupo
CONSULTAR LOS DATOS GENERALES DE UN GRUPO

Escoger la opcin Recepcin Grupos
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Idioma: Espaol
Seleccionar o Grupo
Presionar el Botn
Nota: cuando existe enlace con NewPlan, se muestra un Check Box que indica el estado de reserva del evento, cuando tiene asociado reservas de grupos en newhotel.
El botn de asientos permite mostrar los movimientos de las reservas del grupo
CANCELAR UN GRUPO
Escoger la opcin Recepcin Grupos Seleccionar o Grupo
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Presionar el botn luego dar al boton Aceptar
y escoger el motivo y descripcion de la operacin y
CHECK-OUT DE GRUPOS
Escoger la opcin Recepcin Grupos Seleccionar o Grupo Presionar el botn Check Out y seleccionamos las resrrvas que queremos dar
Presionar nuevamente el botn
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Idioma: Espaol
ADICIONAR NUEVAS RESERVAS A UN GRUPO EXISTENTE

Es posible adicionar reservas a un Grupo Existente desde que tenga la fecha de entrada mayo o igual a Hoy Escoger la opcin de Recepcin Grupos Seleccionar el grupo que queremos adicionar las reservas. Presionarnos el botn Aparece una pantalla para insertar las nuevas reservas Para ms detalles ver Captulo: Reservas Insertar Reservas de Grupos.
INSERTA MOVIMIENTOS MLTIPLES DE GRUPO
Este botn reservas de grupo.
permite adicionar valores a cobrar por servidos a las Para ms detalle consulte el Captulos 15 Movimientos en
Cuentas y Captulo 22 Archivos. Para finalizar una vez verificados los asientos oprimimos el botn Insertar Todos
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nota: podemos insertar asientos tanto para reservas o por pax de las reservas, en cuyo caso el valor en una reserva ser la multiplicacin del valor por la cantidad de pax que tenga la misma. Otras Operaciones de Grupo
El Botn
nos conduce a la seccin de cuentas corrientes del grupo.
Este tema ser tratado en el Captulo 16 Cuentas Corrientes
El botn reserva del grupo
permite introducir el horario de despertador para cada
El botn
sirve para alterar varias reservas simultneamente
O botn
imprime los datos de las reservas de grupo
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Ejemplo tipo Listado
Ejemplo tipo ficha
OPERACIONES DE CAJA Las operaciones de caja trata lo movimientos de la caja de cobros y pago de la recepcin. La finalidad fundamental es control el flujo de efectivos con que operaciones front office o caja de recepcin.
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INSERTA OPERACIONES DE CAJA

Para acceder ser por la opcin Recepcin Operacin de Caja Operacin de Caja. Para adicionar o extraer movimientos de caja, seleccionamos el tipo de movimientos, el valor, insertar las observaciones referentes a esos movimientos y la respectiva moneda de operacin.
CONSULTAR OPERACIONES DE CAJA

Por eta opcin podemos consultar las operaciones de caja efectuadas en el sistema. Tiene como criterios de seleccin tipo de moneda, operador, turno, etc.
Para acceder ser por la opcin Recepcin Operacin de Caja Consulta de Operaciones de Caja
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Ejemplo del reporte de caja:
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IMPRESORA FISCAL Este submen permite gestionar las opciones de la impresora fiscal, los rembolsos, reportes, abrir el cajn, etc. Las especificaciones y de hecho su modo de operacin est de acuerdo a la legislacin fiscal de cada pas. Para ms detalles haremos un manual en profundidad de este tema. Los tipos de impresoras fiscales que el PMS NewHotel soporta hasta la fecha son las siguientes (no obstante tiene los mecanismo necesario para ir agregando las nuevas que aparezcan)
Y las principales funciones que gestiona el PMS son las siguientes:
REFUND VALUE
Permite insertar el valor de reembolso e designar el modo de pago
MINI X REPORT
Permite imprimir el reporte resumido tipo X.
X REPORT
Permite imprimir el reporte tipo X.
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Z REPORT
Permite imprimir el reporte tipo Z.
PERIOD REPORT
Permite visualizar e imprimir el reporte de perodos.
PERIOD SUM REPORT

Permite visualizar e imprimir el reporte de perodos por la totalidad.
CANCEL RECEIPT
Permite cancelar un recibo.
OPEN CASH DRAWER

Permite abrir el cajn de dinero.
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ASIENTOS O MOVIMIENTOS
CERRAR TURNO
El acceso a esta opcin es por Recepcin Asientos Cerrar Turno Esta opcin permite el cierre de turno de un recepcionista para dar entrada a un nuevo turno de trabajo posibilitando hacer un corte del da donde se refleje las operaciones que el recepcionista saliente efectu durante su turno de trabajo.
El ejemplo del reporte que se emite en esta opcin es el siguiente:
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INSERTAR ASIENTOS
Esta opcin permite registrar en las cuentas de los huspedes y en la cuentas extras los servicios prestados y cobros realizados. El acceso a esta opcin es por una de las siguientes vas: Recepcin Asientos Insertar Asientos Por la Tecla F10 Presionar el botn o por el men de consulta de reservas el botn
Campo Fecha valor
Significado Fecha en que fue prestado el servicio o realizado el pago Data-valor.
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Campo N Doc.
Significado Nmero do documento primario (vale) Tipo de cuenta donde se inserta el asiento Habitacin Reserva Cuenta No Alojado Sin Cuenta
Tipo de Cuenta
Habitacin Reserva Seccin POS Crdito
Numero de habitacin Numero de reserva Departamento de newhotel Nmero de Punta venta Valor del servicio Puede ser uno de los siguientes conceptos: Cobro ( si es un cobro puede especificarse si es
Dbito
considerado como deposito anticipado o no) Desembolso Devolucin
Servicio Descripcin Valor IVA Incluido
Servicio donde se registra el asiento Breve comentario del movimiento Valor del asiento Indica si el valor tiene incluido el IVA o no
Con estos botones podemos insertar en el asiento tanto en valor como en por ciento un valor de descuento o de recargo. Botn de ayuda que nos permite inserta un valor en otra moneda distinta a lavase y nos ayuda a convertir el valor en la moneda base.
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INSERTAR ASIENTOS DEL MINI BAR Este tipo de asientos tiene su caracterstica especial en dos sentidos. 1.- que tenemos parametrizado el servicio del tipo consumos de mini bar 2.- que queramos contralar por NewHotel Stock u otro sistema que el PMS acepte como interfaces las rebajas de productos en almacn.
INSERTAR UN ASIENTO EN OTRA MONEDA QUE NO ES BASE Al insertar un asiento es posible escoger que no sea en la moneda base o suplementaria, solo es necesario tener definida la misma en los archivos e monedas con su rate de cambio correspondiente para ser utilizada.
Seleccin de la moneda
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INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA E al nomenclador de servicios puede definirse la cuenta por defecto en la cual deben ser lanzados los movimientos. En ciertos casos e visualizado una alerta como se muestra a continuacin. No obstante el utilizador puede modificar la propuesta del PMS.
INSERTAR ASIENTOS CON DESCUENTOS Esta opcin da la posibilidad de aplicar descuentos a los movimiento en valor o por cientos %. Para definirlo oprimimos el botn
Por ciento
Valor
Los valores de descuentos pueden usar diferentes reglas segn la parametrizacion de NewHotel PMS.
CONCEPTOS DE FECHAS UTILIZADA POR EL PMS PARA LOS ASIENTOS Cuando se registra algn movimiento el sistema almacena las siguientes fechas:
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Fecha
Significado Data real en que se efectu la venta o el Cobro. Aparece en las Facturas e Extractos de Cuentas. Si por alguna razn se dejo de registrar un asiento en un da
Valor
determinado, es necesario insertar en esta campo el valor real del asiento para que sea transparente a los ojos del cliente del hotel
Movimiento Registro
Fecha de trabajo de NewHotel que solo cambia cuando se hace el cierre de dio Fecha del ordenador y corresponde con la fecha actual en que se hace el asiento..
Ejemplo:
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INSERTAR PAQUETES
Presionar el botn O por la opcin Recepcin Asientos Insertar Paquetes
La insercin de paquete es similar a la insercin de una dira, de hecho es funciona como tal tambin. La diferencia entre la diaria es que el paquete adems de incluir una diaria incluye el valor de otros servicios que se le configuran.
INSERTAR DIARIAS
Presionar el botn Acceder por Recepcin Asientos Insertar Diarias
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Mediante esta opcin podemos insertar la dira que por alguna razn dejamos de hacerlo. Tiene como ventaja que aunque insertemos en un da todas las diarias incluso para das pasados, el PMS carga la produccin en el da de la insercin pero a nivel de factura de cliente aparece con si las mismas se realizaron en cada fecha que le correspondan. Los descuento pueden ser en valor o en por ciento permitiendo adems definir sobre que incide el mimo.
Para obtener el valor calculado oprimimos el botn calcular.
Importante: la fecha valor que se toma como referencia para la emisin de factura y cuenta corriente, por lo que el valor que debe ser insertado debe ser con la fecha a partir del cual queremos insertar la misma (no importa que sean das anteriores).
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INSERTAR ASIENTOS MLTIPLES

Esta opcin es muy til cuando existe un punto de venta que no est automatizado y lo que permite es pasar todos los valores de un da de forma sencilla y rpida dejando al final las validaciones y la insercin en cada cuenta correspondiente.
Presionar el botn
de la pantalla de consulta de reserva.
Acceder por Recepcin Asientos Insertar Asientos Mltiples
Se escoge el departamento y el servicio as como la cuenta. Luego iremos a introducir por habitacin o reservas los cargos, su valor y el documento. Una vez finalizado damos verificar para que el PMS compruebe si esta todo ok y ms tarde damos insertar todo. Al final lo que hace el PMS es crear un asiento por cada reserva tal cual como se lo hiciramos manualmente
INSERTAR ASIENTOS MLTIPLE DE GRUPO
Presionar o botn Acceder por Recepcin Asientos Insertar Asientos Mltiples Grupo
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Esta opcin es muy semejante a la anterior solo que solo carga por reserva o por pax un mismo valor a todas las reservas del grupo. Su uso ms ilustrativo es digamos cargar a todos una salida tarde o una cena, esta opcin posibilita no ir a reserva por reserva hacer este cargo uno a uno sino de forma general definimos el mismo y el PMS se carga de su distribucin y asiento en cada cuenta.
VISUALIZAR UN ASIENTO
Por el botn cuenta
pomos ver los detalles de un movimiento existente en
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Se o movimiento es de Tipo Debito podemos genera una copia del recibo con el botn recibo o una copia del asiento si es del tipo Crdito.
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ANULAR UN ASIENTO Marcar el registro a anular. Presionar el botn Y despus de un aviso de advertencia podemos confirma o non la anulacin.
Si decimos que si el PMS preguntara por los motivos de la anulacin
En caso que el PMS permita la anulacin la efecta sino dar un aviso del motivo de porque no se puede efectuar la anulacin.
Nota: Na operacin de anular un movimiento es crear otro movimiento con valor en negativo para hacer un balance de los mismos y son marcados como tal para que el sistema los reconozca de un asiento en valor negativo. Estos asientos no son eliminados de la base de datos solo son marcados como que estn anulados. Para anular un movimiento facturado debe ser primero anulada la factura y si el movimiento es origen de un sistema externo debe ser anulado en el sistema que lo origino.
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DIVISIN: Seleccionar el registro a dividir
Presionar el botn Y se visualiza una pantalla para hacer la divisin o Split del asiento en valor o en por ciento.
CONSULTA DE ASIENTOS
El acceso a esta opcin puede realizarse por las siguientes vas: Escoger a Recepcin Asientos Consulta de Asientos Por la Tecla F11 Por el Botn
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Filtros Generales
Criterio Movimientos Valor N Doc. N Fact/ Serie Tipo de Cuenta Descripcin Moneda Forma de Pago Habitacin Cuentas No Alojados Reserva Grupo Nmero de una Reserva. Cdigo de Grupo
Significado Fecha en que se insertaron los asientos. Fecha en que fue prestado el servicio o el cobro Nmero do Documento. Nmero da factura, o serie Tipo de cuenta Descripcin del asiento Moneda del asiento forma de pago de los asientos Nmero de la habitacin. Cdigo de una cuenta No Alojada.
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Criterio Servicio Cuenta Valor / Cantidad Corregidos Facturados Anulados Paquete Factura Anticipada Depsito Anticipada Transferido de: Buscar en servicio del asiento
Significado Cuenta en que se inserto el asiento Valor del asiento, pueden utilizarse los signo de mayor que, igual o menor que para filtra por valor. Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto
Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Para buscar asientos transferidos de otras cuentas o reservas Para buscar los asientos segn su estatus de archivo
Este box permite seleccionar distintos estados de los asientos para buscarlos. O por Crditos o por dbitos o dbitos menos crditos Significado de las columnas en la pantalla de la consulta
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Pantalla de Filtro 1
Criterio
Significado Para buscar por Cupones cuando el PMS utiliza esta funcionalidad Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Para buscar asientos transferidos dese un origen segn se muestra en la lnea del filtro Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Filtro por el concepto del tipo de cobro siendo sus posibles
Motivo de Correccin Filtro de seleccin por situacin del asiento en este aspecto Cupo Propinas & Tipo de Propina Transferido de Porciento Descuento/ Valor Tipo Cobro
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Criterio
Significado
valores
OTROS CRITERIOS DE BSQUEDA
Oprimiendo el botn las que se muestran a continuacin:
tenemos la posibilidad de consultar los asientos
efectuados en las cuentas filtrndolas por un grupo aun mayos de condiciones, como
Criterio Registro Hora Movimientos. Valor
Significado Fecha del ordenador de cuando se registro el movimiento Hora del ordenador de cuando se registro el movimiento. Fecha del PMS NewHotel cuando se inserto el movimiento Valor del movimiento
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Criterio Alojamiento Bloco Cuentas No Alojadas Reserva Entidad Grupo Seccin N Doc. POS Forma Pago. Tarjeta de Crdito Servicio Nmero da Reserva. Entidades Nombre do Grupo. Departamento del PMS Nmero do Alojamiento.
Significado Localizacin fsica de las habitaciones. Cdigo de una Cuenta No Alojada.
Documento (vale) del movimiento Nmero del Punto de Venda que efectu la venda o cobro. Forma de Pago del movimiento. Tarjeta de Crdito (ej: Visa, Mastercard, American Express, etc.) Servicio del movimiento Dbito - Formas de Pago Crdito - Servicios Todos - Ambos Si es seleccionado Dbito o Crdito se activa el campo Valor que permite consultar los movimientos con un valor especfico. Valor do descuento Tipo de cuenta (Master, E1,..,E5). Usuario del sistema PMS Series de facturacin definidas en el sistema. Nmero de factura. Nota de Crdito Movimientos que son lanzados automticamente en el cierre de da. Movimientos de Diarias (tarifas) Movimientos asociados a paquetes
Dbito, Crdito Todos
Descuento Tipo de Cuenta Utilizador Seri N Fact. Nota de Crdito Automticos Diaria Paquetes
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Criterio Corregidos / Anulados Turno
Significado Movimientos Anulados o Corregidos. Turno en el cual se realizo el movimiento
EJEMPLOS DE CONSULTAS DE ASIENTOS Correcciones y anulaciones de movimientos efectuados por el utilizador mismo mes. Movimientos. Entre 01-04-07 y 15-04-07 Utilizador: RPA Roberto
Prez lvarez (RPA) los das comprendidos entre el 01/04/07 el da 15 de este
Pagos efectuados a Crdito que ascienden a 8.50 y se encuentren facturados.
Valor: 8.50 Forma de Pago: tarjeta de Crdito N Fact.: > 0 La Auditoria desea revisar si fueron lanzados correctamente en el mes de Marzo los precios de Habitaciones (procesados en el cierre de da) en los Bungalow. Movim. Entre 01/03/07 e 31/03/07 Servicio: Habitacin Bloque: Bungalow
O botn Consultas de Reservas.
se emplea de la misma manera que el explicado en las
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CORREGIR UN MOVIMIENTO Seleccionar el movimiento a Corregir.
Presionar el botn
En el bloque de la izquierda de la pantalla son visualizados los valores actuales del movimiento y en la parte derecha los campos que pueden ser alterados de dicho movimiento. Cuando se concluya la alteracin damos aceptar para confirmar los cambios.
VISUALIZAR UN MOVIMIENTO
A travs del botn
podemos visualizar un movimiento efectuado
En la siguiente pantalla se ven todos los detalles del movimiento efectuado, su origen, numero de documento y fechas, sus impuestos y el utilizador que lo ejecuto, entre otros datos.
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IMPRESIN DE LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS La pantalla de la consulta de movimientos tiene la opcin de imprimir los movimientos que visualiza, para ello al ejecutar esta opcin muestra una pantalla de seleccin para conformar el reporte, siendo sus posibles opciones las siguientes
El reporte de ejemplo es siguiente:
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REPORTE DE MOVIMIENTOS ADICIONALES

Esta opcin se accede por el men Recepcin Movimientos Reporte de Movimientos Adicionales El objetivo fundamental del reporte es conocer las reservas que tiene programadas algn tipo de movimientos adicionales que se cargan de forma automtico durante el cierre de da.
REPORTE DE TRANSFERENCIAS
Esta opcin se accede a partir del men Recepcin Movimientos Reporte de Transferencias.
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CONSULTA TARJETAS DE CRDITO

Esta opcin se accede a partir del men Recepcin Movimientos Consulta Tarjetas de Crditos Este men permite realizar una consulta de los movimientos asociados a las tarjetas de crditos, basta solo indicar el tipo de tarjeta y las fechas o simplemente el numero de la tarjeta que queremos consultar Esta herramienta sirve para conciliar los pagos registrados por este concepto en el PMS y el sistema de contabilidad.
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LLAMADAS INTERNAS
Esta opcin de accede por el men Recepcin Movimientos Llamadas Internas Permite analizar las llamadas telefnicas que fueron efectuadas desde las extensiones declaradas como administrativas o internas. Estas llamadas no son consideradas como ingresos del hotel Esta opcin es activada cuando existe una conexin directa entre la centralita telefnica y el PMS NewHotel.
El botn cuenta no alojada.
permite transferir la lalmada a una Habitacion, reserva o
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CONTROL DE LLAMADAS
Esta opcin se accede a partir del men Recepcin Movimientos Control de Llamadas
Y la misma confecciona un reporte de trabajo de las llamadas procesadas por el hotel que fueron lanzadas en el Front Office.
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NO PROCESADAS (LLAMADAS, PAYTV, INTERNET)

Esta opcin se accede a partir de la opcin del men Recepcin Movimientos No procesadas (chamadas, PayTV, Internet) Mediante esta opcin podemos analizar, depurar e transferir todas aquellas llamadas que por algn motivo no fueron procesadas por NewHotel, ya sea por error de de habitacin no asignada, error en cdigo de extensin etc.
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Si deseamos transferir una llamada usamos el botn de transferir y si la queremos anular el botn de anular
CUPONES (DE OFERTAS)

Modulo de cupones es utilizado para la gestin de ofertas que abarque las siguientes funciones: 1. Emisin de cupn de oferta con la creacin de numero automtico de impresin, para su impresin se har en un modelo especial 2. Pago con cupones es tratado a penas como un lanzamiento a debito que es asociado con el cupn de oferta y no es asociado a ningn servicio. 3. El uso del cupn es tratado cuando las entradas de dbitos asociados con el mismo son facturados
Gestin de Cupones: Para la emisin de un nuevo cupn, buscar los existentes as como visualizarlos o imprimirlos se emplea la siguiente pantalla:
Esta opcin se accede por el men Recepcin Movimientos Cupones
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El significado de las principales opciones de esta pantalla se explica a continuacin:
Botones
Descripcin Para refrescar la bsqueda de los cupones usados y los no usados Muestra la consulta de asientos los dbitos que han sido dado de entrada asociados al cupn Muestra la consulta de asientos para poder seleccionar dbitos existentes a un cupn existente. Si existe algn asiento asociado al cupn y queremos eliminar esa asociacin utilizamos este botn Los cupones creados podemos o bien enviarlos por email, hacer un preview o simplemente imprimirlos. Para hacer eso de esto debemos tener estos detalles configurados. Esto se hace por la opcin de Archivos Parmetros Documentos, donde se define el documento que usaremos como template para los cupones
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Significado de las columnas:
A Cupn Anulado V Su valides expiro E Cupn enviado al cliente U Cupn Usado Para crear un cupn se har por la siguiente pantalla:
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Nombre do Campo
Descripcin
Comentarios Creado
Cdigo
Nmero do Cupn
automticamente por el sistema Se fue seleccionada una nueva empresa o cliente los iconos de nos permite
Entidad / Cliente
Seleccionar o Tipo que se destina la oferta
buscar una de las previamente existen (sea empresa o cliente) y si no existe podemos crearla por el botn Nombre que aparece
Nombre
Titular del Cupn
al seleccionar el Cliente o la Entidad previamente Aparece automticamente Automtico Manual
Fecha
Fecha Creacin Utilizador que crea el cupn Fecha de cuanto expira el cupn Fecha y utilizar quien anulo el cupn.
Validez Anulacin
Automtico Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio **
Adultos Nios Das
N de adultos Nmero de nios Das de permanencia
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Tipo de Habitacin Tarifa Observaciones Valor
Tipo de Habitacin Tarifa Observaciones Cantidad vendida del cupn Valor de otros gastos que se pagan asociados al cupn Identifica que el cupn fue enviado al cliente Valor Total = Valor + Gastos Cualquier comentario
Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio ** Campo no obligatorio Manual Gastos adicionales que son pagados por el cliente Manual Automtico Manual
Gastos
Valor total Campo de texto
** - estos son campos relativos al cupn que corresponden al nmero de huspedes que estn en el hotel
Nota: si el cupn de oferta es aceptado sin pago, la lista de entrada del
cupn
aparecer vaca. Luego puede ser asociado un debito usando los botones antes explicados.
DEPSITOS DE BANCO
Esta opcin de accede a partir del men de Recepcin Movimientos Depsitos de Banco Por la pantalla siguiente podemos insertar, buscas y anular los distintos depsitos de banco que s insertan en el PMS
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Al insertar un nuevo depsito se hace por la siguiente pantalla cuando se oprime el botn de insertar
Una vez insertado el depsito bancario en la parte inferior de la pantalla existen otras opciones que su funcin es asociar y especificar en que cuenta ira dicho valor.
Al invocar el botn insertar aparece la siguiente pantalla de insercin de dbitos marcada por defecto.
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Despus de aceptar el movimiento regresamos al men de insercin de movimientos para poder imprimir el recibo.
CARGOS EXTERNOS A CUENTA

Esta opcin se accede a partir del men Recepcin Movimientos Cargos Externos A Cuenta
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Este men permite visualizar los lanzamientos externos recibidos por el PMS en las cuentas. En el mismo no se incluye los asientos creados por el propi PMS sino de todos los dems sistemas de la familia NewHotel
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CUENTAS CORRIENTES
CONSULTAR CUENTAS
Esta opcin permite consultar las cuentas corrientes de los huspedes alojados en el hotel, as como las cuentas no alojados del los clientes. Permitiendo un grupo de operaciones que describimos ms adelante. El acceso a esta opcin puede efectuarse por las siguientes vas: 1. Opcin Recepcin Cuentas Corrientes 2. Tecla F12 3. Botn 4. Botn de la consulta de reservas
Consulta Cuentas Corrientes
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Estructura de la pantalla de la cuenta corriente
El rea de interfaces que a continuacin mostramos, si los iconos estn en gris significa que no existe conexin establecida con la correspondiente interfaz. Su estructura y significa es la siguiente:
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Las opciones de la consulta de cuenta corriente tienen el siguiente significado
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR UNA CUENTA

1. Escoger el tipo de cuenta corriente que pretendemos 2. Seleccionar los filtros que deseamos buscar 3. Oprimir el botn buscar Con lo cual muestra los datos filtrados de la cuenta que hemos seleccionado
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IMPRESIN DE UN EXTRACTO DE CUENTA

Oprimimos el botn Seleccionamos el modo de impresin si es pantalla o impresora.
INSERTAR MOVIMIENTOS
Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar nuevos movimientos por el botn
Nota: Ver Captulo: Movimientos Insertar Movimientos.
FACTURA ANTICIPADA
Pode emitirse una factura anticipada de alojamientos, de clientes Directos o de Entidades, oprimiendo el botn
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Cuando se selecciona esta opcin el sistema de forma automtica calcula los movimientos que estn insertados y que sern insertados en el futuro en la cuenta Master y son los que por defecto aparecen en la pantalla anterior. Lo que el PMS realmente hace es calcular hasta el final de la estancia de la reserva todos los posibles valores que las reservas iran a generar en cada cierre de da y lanzarlos al futuro para emitir la factura anticipada La factura anticipada puede realizarse en cualquier momento de existencia de la reservas, incluso desde el propi estado de reserva.
Estos criterios son tipo de ordenamiento para seleccionar segn deseemos ver ordenados los mismos en la factura impresa Una vez seleccionados los movimientos el siguiente paso es emitir la factura, lo cual nos llevara a la siguiente pantalla:
Una vez en este paso que por defecto siempre aparece marcado como transferir a contabilidad, se cobra o se imprime e incluso puede ser hasta enviada por email dicha factura.
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FACTURA DE EXTRAS
Desde la propia pantalla de consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto para los clientes como para las entidades oprimiendo el botn
1.
Si estamos a trabajar con una reserva de Entidad aparece desactivado el campo porque el sistema asume que los asientos efectuados en
esta sub cuenta (generalmente diarias) seran facturados a uuna Agencia o Empresa segundo el caso Si el cliente desea que se factura los lanzamientos registrados en la cuenta Master debe activa el campo todos los movimientos de esta cuenta.
3.
2.
y seran visualizados en la pantalla
Seleccionar los movimientos a facturar. Podemos utilizar los mtodos Shift Clique (consecutivos) o Ctrl Clique (alternativo). Si desea emitir una nica factura con todos los asientos que aparecen en la pantalla oprimimos el botn
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O botn
sirve para agrupar varios movimientos en un solos valor y
concepto para efectos de presentacin en la factura como una sola lnea Por Ejemplo
Terminar a operacin oprimiendo el botn Aceptar y a continuacin oprimimos el botn facturar
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La factura al ser emitida quedara de la siguiente forma
Nota: Esta operacin apenas altera apenas los asientos para ser mostrados en la consulta a facturar y factura, en los registros del PMS se mantiene la denominacin original.
El botn
agrupa los valores por reservas cuando al facturar incluyen
asientos de varias reservas, por ejemplos de Grupos
El botn
para anular un asiento.
Con el botn
podemos insertar un descuento en valor o por ciento
sobre los asientos seleccionados.
El botn
podemos dividir el asiento en varios.
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4.
Presionar el botn
5.
Por defecto a factura aparece en nombre del Titular de la reserva, no obstante si deseamos cambiarlo a una entidad o Huspedes usamos los botones
..
6.
Este tipo de factura generalmente el pagada por el propio cliente pero puede cambiarse y pasar a contabilidad. Para ello usamos los botones
este ltimo caso la factura pasara a NewConta si existe enlace con este sistema Cuando queremos insertar los modos de pago lo hacemos pro el botn Insertar .
7.
8.
El botn de descuentos
se aplican sobre el total de la factura y deben estar
previamente configurados en los parmetros del PMS en Archivos Parmetros Tipo de Descuentos. Estos descuentos se conocen como descuentos financieros
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y los mismos tienen como caractersticas que pueden pasar a una cuenta definida en newconta si esta as parametrizado y que adems no afectan produccin.
9.
El botn
posibilita definir los pagos de la factura en % por ejemplo
pago en efectivo el 30% del valor de la factura, los 70 restantes en tarjeta de crdito. Por defecto siempre aparece en valor
Si e PMS al escoger la formas de pago Tarjetas de Crdito y tiene habilitado la interfaz de cobro de tarjeta de crdito (O sea validar contra el banco emisor el cobro de la misma) y no existe conexin el sistema queda en espera por un tiempo con este mensaje. En espera de NewGes
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10. 11.
Presionar el botn Aceptar La factura sale directamente por el modo de impresin existente y aparen los
datos siguientes en su parte superior

12.
Si desea emitir copias oprimimos el botn Para terminar oprimimos el botn Cerrar
13.
Nota: el sistema no permite emitir facturas que contenga asientos de cuenta Master que estn incluidos en una factura Pro Forma
TRANSFERIR MOVIMIENTOS
Desde la propia consulta de cuenta podemos transferir movimientos haca otra cuenta o habitacin o cuenta no alojados oprimiendo el botn .
1.
Se trabajamos con una cuenta de una entidad el box por defecto.
aparece desactiva
2.
Para trabajar con los asiento de la cuenta master de una entidad debemos marcar el box
3. Seleccione los movimientos a transferir.
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4. Presionar nuevamente el botn 5. En la pantalla siguiente definimos los datos de la transferencia.
6.
Estos botones se marcan si queremos emitir comprobante y si deseamos que la transferencia afecte la caja ( esto para que al cierre de turno salgan todas las transferencias efectuadas en el mismo)
7. Presionamos el botn aceptar
Si existieran el modo de funcionamiento de complejo el botn complejo.
estara
activado y podemos usarlo para transferirlo hacia otra cuenta corriente de un hotel del
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CONSULTA DE CUENTA CORRIENTE DESDE LA CONSULTA DE RESERVAS

1. Acceder a la opcin Consulta de Reservas presionando el botn 2. Definir N Habitacin. 3. Presionar el botn aceptar 4. Seleccionar a reserva. 5. Presionar el botn cuenta esta cerrada . Si esta desactiva quiere decir que la
CERRAR UNA CUENTA EXTRA O NAO ALOJADA

1. Acceder a la opcin Archivos Cuentas No Alojadas
2. Desactivar el criterio de bsqueda 3. Presionar el botn de buscar
Y seleccionamos el botn
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REABRIR UNA CUENTA EXTRA O NO ALOJADA

1. Acceder a la opcin Archivos Cuentas No Alojadas
2. Desactivar el criterio de bsqueda 3. Presionar el botn de buscar
Seleccionamos el botn
CERRAR UNA CUENTA CORRIENTE
1. Acceder a la opcin de Consulta de Reservas oprimiendo el botn 2. Marcar el criterio de cuentas abiertas 3. Presionar e botn de buscar 4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botn
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5. Si la cuenta no est regularizada el sistema emite un aviso informando dicha situacin y no ejecutando la orden dada:
REABRIR CUENTA CORRIENTE

1. Acceder a la opcin de Consulta de Reservas oprimiendo el botn 2. Marcar el criterio de cuentas abiertas 3. Presionar e botn de buscar 4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botn
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AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR)
CONTROLO DE PENDIENTES
Es el primer paso del proceso de cierre de da en el PMS, para ello con esta opcin nos permite verificar y actuar sobre determinadas situaciones que son importante que estn totalmente correcta para que el cierre de da pueda ejecutarse.
SALIDAS PENDIENTES Muestra todas las salidas pendientes por ejecutar el proceso de Check Out. En esta opcin el sistema muestra un conjunto de opciones que permiten realizar distintas operaciones sin salir de esta pantalla e ir a las opciones correspondientes.
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ENTRADAS PENDIENTES Muestra las distintas reservas que tienen fecha de entrada en el da del cierre que precisan o bien darle Check In, pasar a No Show o cancelarlas o alterar su fecha de entrada
En el lado derecho de la pantalla brindan un conjunto de opciones ya explicadas para en la consulta de reservas para hacer esta operacin
DECLARAR UNA RESERVA COMO NO-SHOW 1. Seleccione la reserva oprimir el botn 2. Llenar los datos necesarios:
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Campo confirmado Garantizado por
Significado 1 Da: los clientes no llegaran al hotel es un no show Mayor a 1 Das: das que queremos que la reserva aparezca nuevamente como pendiente de Check In porque los clientes se esperan. Para facturar el valor de no show definido a la entidad o cliente Fecha de cierre de la cuenta corriente. El valor de la fecha vara segn los das que hemos garantizado el no show
Facturar Cerrar Cuenta Corriente
3. Presionamos el botn aceptar
HUSPEDES POR REGISTRAR Muestras los huspedes de las reservas que tiene definido un numero de pasajero mayos a los que estn registrado. Si el PMS tiene activado el parmetro de obligatorio de registra los huspedes durante la aceptacin de la reservas por regla general no aparecen datos en esta pantalla
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HUSPEDES POR CHECK-IN Muestra las reservas donde al menos un pasajero est pendiente de dar check in. Puede suceder que sea dado un check in parcial a los pasajeros y aun quedan algunos definidos en las reservas que ya estn en Check In pero no todos sus huspedes.
Los botones para su trabajo son los mismos explicados en la consulta de reservas
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HUSPEDES POR CHECK-OUT Muestras las reservas que estn en check Out pero algunos de sus pasajeros aun est pendiente d realizar esta operacin.
PRECIOS SIN DEFINIR Muestras las reservas que se han dado alta y que entran en el da de cierre pero que no tiene tarifas definida alguna
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CAMBIOS SIN DEFINIR En ocasiones damos entradas a reservas que trabajan con moneda extranjera pero que en el momento de darle de alta al sistema aun no existan tasas de cambio para convertirlas a moneda base. En este caso aparecen las mismas para definir dichos cambios
PREVISIN DE INGRESOS Se acede por la opcin del men Receptado - Night Auditor - Previsin de Ingresos Es un herramienta informativa que permite anticipadamente saber los ingresos que se van a generar durante el cierre del da, aunque es posible lanzarlo para mas das en el futuro como una presin de ingresos
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PENDIENTE NEWCENTRAL
Este men permite visualizar las movimientos, reservas clientes, etc. que deben ser transmitidos a la central y que estn pendientes de este proceso
CIERRE DE DA
A esta opcin se accede por Recepcin Night Auditor Cierre de Da Es recomendado que el cierre para su buen suceso, este debe ejecutarse sin ningn utilizador conectado el sistema, al menos no haciendo operaciones. Si al lanzar el cierre el PMS detecta usuarios conectados emite la siguiente alerta de aviso
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Para mostrarlos y cerrar sus secciones directamente en este proceso, debemos decir que si mostrndose la siguiente pantalla: Importante. El PMS muestra en esta relacin los clientes conectados incluyen el mismo usuario y ordenador del que esta a ejecutar el proceso, lo cual deben tener cuidado en no Terminar la seccin de que hace el proceso de cierre.
Mquinas Conectadas al PMS
Con esa pantalla es que el PMS comienza hacer el clculo del cierre del da. En la misma hemos marcado dos BOX que por recomendacin deben estar marcados para ms rapidez en los procesos y trabajos.
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Este indica al cierre que al primer error, o advertencia pare de continuar el proceso para ir resolviendo los problemas, si no lo marcamos el continua hasta el final pero no hace el cierre, por lo que puede demorar ms. Es recomendable que trabajemos con pase a histrico ya que eso le permite al PMS trabajar da a da con menos informacin (solo con aquella que esta a correr en activo) pasando a histrico todos aquellos movimientos ya regularizados a una tablas de histrico. Si durante toda la explotacin del PMS nunca hemos activado esta opcin y queremos hacerlo es recomendable que primero por solucin de problemas hagamos este proceso antes e activarlo por primera vez en esta opcin, ya que en este caso el cierre puede demorar mucho tiempo. Otra recomendacin a considerar es no tener cuentas no alojadas en gran cantidad abiertas innecesariamente. Es preferible cerrarlas y crear una nueva y no reutilizar la misma dejndolas siempre abierta. El porqu esta dado en que newhotel todas las cuentas abiertas el calcula sus saldos. Por ejemplo, tenemos una cuenta donde cargamos los telfonos para cada entidad da a da, y da a da la dejamos en cero pero no las cerramos, esto a medida que crece el PMS recalcula sus saldos lo que demora. Es mejor crearlas y cerrarlas
Una vez listo oprimimos este botn para iniciar el proceso de cierre de da e ira mostrando en una pantalla similar a la siguiente la ejecucin del proceso
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Por ltimo si tenemos parametrizado que no se puede realizar el cierre del da si previamente los restantes sistemas conectados al PMS aun no lo han hecho el sistema da un aviso e impide continuar con este proceso
CONFIGURACIN DE LOS REPORTES

A esta opcin se accede por Recepcin Night Auditor Configuracin de Reportes Este men permite configurar los reportes que se van a generar tanto para los reportes de control como para los reportes finales. Es importante que excepto algunos poco todos los reportes pueden obtener aun despus de ejecutado el cierre del da, por lo que es recomendable para agilizar el proceso especificar los necesarios para el trabajo de noche especficamente y dejar los dems para cuando se precisen
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Los reportes finales son aquellos que contienen la informacin del da que termina Los reportes de control son aquellos que contienen la informacin del da siguiente al que estamos a cerrar
Das: en determinados reportes de previsiones o por ejemplo entradas previstas, este dato indicara para cuando das queremos que en el reporte se prevea la informacin, para el resto no hace sentido definir un nmero mayor a 1.
Copias: Numero de copias que queremos imprimir del reporte que configuramos El campo seccin significa que en el titulo del reporte salga dirigido a esa seccin para fines de distribucin. Si por ejemplo queremos que le previsin de entrada los listado que se generen al cierre sean dirigidos a Ama de Llave y a Jefe Recepcin insertamos dos veces el Listado pero con secciones distintas. Ejemplo de cmo quedara el reporte Est configurado de esta manera
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RELACIN DE REPORTES DE CONTROL Y FINALES DISPONIBLES
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LISTADO DE CONTROL
Se accede por Recepcin Night Auditor Listado de Control En este men es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos seleccionado en la configuracin de reportes del cierre de da.
REPORTES FINALES
Se accede por Recepcin Night Auditor Listado Finales En este men es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos seleccionado en la configuracin de reportes del cierre de da.
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CONSULTA DE CIERRE
Se accede por la opcin del Men Recepcin Night Auditor Consulta de Cierres A partir de este men es posible visualizar los distintos cierre de das que se han realizados y confirmar el cierre del da que se ejecute para la fecha de cierre. O sea tiene dos propsitos uno de consultar los cierres anteriores y el segundo se terminar confirmando el recin cierre de da efectuado. Sin esto ltimo el cierre del da en el PMS no es considerado para cambiar el da de trabajo (por lo que despus de ejecutar un cierre de da para hacerlo firma debemos venir a esta opcin y oprimir el botn ejecutar para que realmente termine).
Este botn nos permite visualizar la misma informacin que muestra el PMS durante el propio cierre de da. Para ello al oprimir el botn muestra la siguiente pantalla para seleccionar los criterios que queremos imprimir nuevamente.
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Este botn hace la misma operacin que la opcin del men Cierre de Dia o sea ejecutar el proceso de cierre del PMS.
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Este botn lo que hace es confirmar el cierre que acabamos de calcular. Si al mismo no se le ejecuta esta confirmacin el PMS no cambia de fecha ni confirma el cierre que acabamos de calcular.
Esta opcin hace lo mismo que la opcin explicada anteriormente de calcular el reporte de previsin de ingresos
Esta opcin hace lo mismo que la opcin explicada anteriormente de Control de los pendientes antes de hacer el cierre.
Este botn es lo mismo que la opcin en Utilitarios Solucin de problemas Calcular estadsticas, que aparece aqu como facilidad si por algn motivo hemos hecho el clculo del cierre del da con la opcin de no calcular estadsticas activadas. Si lo oprimimos lo que hace el sistema es realizar el clculo de estadsticas que normalmente hace el propio proceso de cierre.
Nota: debe asegurar de tener lista la impresora lista antes de hacer la confinacin del cierre Confirmar.
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LLAVES
PRE EMISIN DE LLAVES

Esta opcin se accede por Recepcin Llaves Pre Emisin de Llaves Permite emitir las llaves magnticas para las habitaciones cuando existe una interfaz del PMS NewHotel con estos dispositivos
Debe seleccionarse las reservas que queremos hacerle las llaves segn los filtros que seleccionemos en la pantalla anterior Despus presionamos el botn llaves para indicar la cantidad de copias a emitir (gravar) La emisin de llaves se comporta atendiendo a como hemos parametrizado en los parmetro generales esta interfaz.
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Si tenemos marcado hacer llave por huspedes la siguiente pantalla de pedir cantidad de copias no aparece ya que el PMS entiende que es una llave por cada cliente registrado. Pero si no est activo si aparece para hacer tantas copias permitidas segn la cantidad de clientes que tiene la reserva, de ah aparece el numero de por ejemplo de 0 a 2.
La conexin con llaves puede hacerse directamente conectado el PMS al grabador lector de llaves o por mediacin del sistema de interfaces NewGES, que en todos los casos es el ms recomendado que se instale, ya que incluye ms funcionalidades que el directo. Este botn lo que hace es gravar llaves pero usando un tipo de interfaces llamada Estampadoras, que son un tipo de impresora que imprime y grave tarjetas magnticas. Al ejecutar esta opcin el sistema llama un reporte especial que hace este proceso debidamente parametrizado. Ejemplo del estampado de una tarjeta por este mtodo
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CHECK-IN
Esta opcin se accede por Recepcin Llaves Check-In La funcionalidad es similar al anterior explicado solo que aqu ya aparecen filtradas las reservas en chek in que estn pendiente de emitir laves.
COPIAS
Esta opcin se accede por Recepcin Llaves Copias Esta opcin es similar a la anterior explicada de pre emisin de llaves, solo que es para realizar copias de lleves a reservas en estado checck in. El filtro que aparece por defecto al invocar la opcin son reservas que entraron en el da de trabajo del PMS
LLAVES EMITIDAS
Esta opcin se accede por Recepcin Llaves Copias-Llaves Emitidas Esta opcin emite un reporte de todas las llaves emitidas por el sistema para una determinada habitacin y fechas
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DESPERTADOR
Esta opcin se accede por el men Recepcin Despertador La funcin principal de esta opcin es programar en el PMS el despertador a los clientes, utilizando las interfaces que existen disponibles con el mismo.
Cuando se inserta un despertador el sistema solicita los datos que se muestran en la figura anterior y el medio
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MINI BAR
CONSUMOS MINI BAR

Esta opcin se accede por el men Recepcin - Consumos Mini Bar Y muestra un reporte de los consumos pro fechas efectuados en el Mini Bar.
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MINI BAR NO PROCESADOS

Esta opcin de accede por el men Recepcin - Mini bar no procesados Y lo que ejecuta es un reporte entre fechas para ver la relacin de los consumos efectuados que no han sido cargados en el PMS a los clientes.
MENSAJES
Esta opcin se accede por el men Recepcin - Mensajes
Pueden adicionarse, visualizar e imprimir los mensajes a los clientes.
Para introducir un nuevo mensaje se hace por la opcin de Insertar as mismo por el botn visualizar vemos un mensaje que hemos programado.
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Idioma: Espaol
Si queremos que el mismo sea impreso y puesto en el Rack del cliente damos imprimir desde estn pantalla.
CAMBIOS
Esta opcin se accede por el men Recepcin - Cambios Permite insertar los cambios del tipo Facturacin que sern empleados para emitir las facturas en la moneda extranjera definida en el sistema. Estos cambios no son utilizados para los cambios de caja de recepcin..
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Idioma: Espaol
CONCIERGE
Esta opcin se accede por el men Recepcin - Concierge Este men se utiliza para introducir los eventos que pueden ser de inters a los clientes del hotel tanto huspedes como clientes en el Cardex.
Estos eventos pueden ser incluso consultados e insertados en el planning de habitaciones para que el mismo aparezca como referencia. Por ejemplo el evento marcado en rojo se introdujo en el planning y al consultar el da se muestra de la siguiente manera.
Si por ejemplo queremos avisar del evento a nuestro clientes habituales registrados en el Cardex que se encuentra en estos momentos alojados en el Hotel oprimimos el botn de clientes y nos muestra todos los clientes que en este momento estn alojados para emitirle el aviso.
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Idioma: Espaol
Que es el mismo cliente est en la reserva siguiente de ese da.
AGENDA
Esta opcin est compuesta por: Avisos, Direcciones y Directorio telefnico. Para acceder se hace por la opcin del men Recepcin Agenda.
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AVISOS
Sirve para adicionar a las reservas y clientes avisos de distintos tipos
Para insertar un aviso se hace por el botn insertar una vez que llenamos el campo que se marca en rojo
Una vez que tenemos un aviso programado y esta parametrizado que el PMS muestre en su barra de trabajo los avisos pendientes, el recepcionista puede ver todos aquellos que an estn pendientes con solo una vista de ojo al front del PMS.
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DIRECCIONES
Se accede por la opcin del men Recepcin Agencias Direcciones El objetivo de esta opcin es crear distintas direcciones tipo entidad que el hotel presta servicio pero que no constituyen o no queremos crearlas como una entidad realmente. Esta opcin es muy til cuando se trabaja en centrales de reservas donde las entidades son creadas centralizadamente, pero que determinadas entidades locales son creadas para un solo hotel pero que no son consideradas como tal oficial para el grupo de hoteles. La pantalla de insercin es muy similar a las entidades
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LISTA DE TELFONOS
Se accede por la opcin del Men Recepcin- Agenda Lista de Telfonos Y la opcin lo que prev tener un directorio telefnico de servicios informativos que se le brinde a los clientes.
REGISTRO DE VEHCULOS
Esta opcin se accede por el men Recepcin Registro de Vehculos Permite registrar los datos de los vehculos de los clientes que tienen estacionamiento en el parking del hotel a fin de su control, as como buscar los datos relacionado con esta informacin para una reserva o entradas y salidas determinadas.
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CAPTULO 6: FACTURACION En este captulo abordaremos el tema relacionado con la facturacin y sus distintos mtodos que el PMS brinda a tal efecto. Factura es un documento comercial que representa la relacin de servicio vendidos a los clientes. Constituye un documento oficial que se contabiliza y tiene fuerza legal.
TIPO DE FACTURAS EN EL PMS
Existen varias tipologas de facturas las cuales describimos brevemente la funcin principal de cada una de ellas para un mejor entendimiento en el uso de las mismas Segn su concepto Factura Pro Forma: es un tipo de factura no comercial y no se considera aun vlida para ser contabilidad como deuda en los sistemas contables. Su empleo bsicamente es para adelantar como un aviso de cobro los servicios que se le brindaran a un cliente. Por lo general se emite o bien desde que la reserva est en estado de reserva o en estado Check in con entrada en el da. Su funcin adelantar el aviso de cobro. Toda factura pro forma debe tener siempre una factura final. El PMS puede diferenciar o no esta factura de la final si as el cliente lo desea o tratar esta como final si al final de su estancia no hay diferencias entre lo adelantado con lo real a facturar. Factura Anticipada: es un tipo de factura oficial y cuenta ya para la antigedad de deudas en las cuentas por cobrar. Su funcin es adelantar los valores a cobrar segn los clculos de las tarifas y adicionales que tiene la factura, y por lo tanto el PMS adelanta la produccin de la misma en el momento de emitir la factura aunque lo refleje da a da lo que se produce. Adems el sistema tiene mtodos de controlar y emitir facturas de diferencias si lo real adelantado difiere de lo realmente producido, emitiendo en este caso una factura de diferencia, o nota de crdito correspondiente que tambin es emitida al cliente como anexo a la factura anticipada previamente confeccionada. Factura: no es ms que emitir un documento oficial de los servicios en un momento determinado. Por ejemplo si el cliente paga un servicio a cuenta y
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necesita su factura se le mite, quedando reflejado en el PMS que ese servicio producido ya fue facturado Segn su empleo Cualquier tipo de factura anteriormente explicada puede realizarse a cualquier caso de los siguientes: Factura Cliente: es un tipo de factura por su formato que permite factura a clientes directos o entidades tanto la cuenta master como los extras en una misma factura. Por lo general el formato es distinto al formato de la factura entidad. Factura Entidad: es la factura tpica en donde se enviada a las entidades o empresa los valores que contiene su cuenta master (no se incluyen los extras). Adems solo admite ser empleada cuando la reservas es marcada como entidad. Factura Cuenta no Alojado: se emplea para factura tantos los servicios cargado en cuenta master como extras de los clientes no alojado. Por clasificacin es similar a la facturar de cliente pero aplicada a cuentas no alojados. Notas de crdito: construye un documento oficial de completen a la una factura emitida. Su empleo se usa para rebajar o anular un movimiento facturado para rebajar el monto que debe ser pagado por el cliente.
ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIN EN EL PMS NEWHOTEL La forma de cmo se comporta la facturacin en el PMS e NewHotel depender mucho de cmo hemos parametrizado el sistema y hemos definido sus parmetros generales, por lo que es importante prestar mucha atencin a como se hace este primer paso. El PMS permite facturar en distintas monedas. En caso que tengamos contratos en moneda extranjera (tarifas acordadas con las entidades en moneda que no es la moneda base ni suplementaria, con que funciona el sistema), permite emitir tanto la factura en la moneda extranjera como la factura correspondiente a ella en moneda base. Es importante sealar que para poder facturar en moneda extranjera debe existir definidos los tipos de cambios de facturacin para convertir ese valor en moneda base.
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Los cobros de facturas en el PMS tambin pueden realizarse en cualquier moneda, ya que el PMS se encarga de llevar los mismos al valor en moneda base.
Las facturas en moneda base y moneda suplementaria son facturas en la menda definida en cada uno de estos conceptos. La moneda suplementaria no tiene tasa de cambio para ser convertida en moneda base ya que es un artificio que tiene el PMS para poder trabajar don dos monedas distintas (base) en el sistema. Por lo tanto la moneda suplementaria se relacin es uno a uno con la moneda base. Ejemplo: en determinados pases tiene como norma que la moneda base es el USD, pero los clientes nacionales pueden pagar o bien en USD o bien en la moneda local, en este caso existirn dos monedas definida como master y suplementaria en el PMS. La base seria USD y la suplementaria el Peso Dominicano. Ambos no se permite mezclar en una misma factura, por lo que se facturan de forma separada. Y esta ltima no se convierte en moneda ase. Esta es una diferencia importante para conocer el tratamiento de estos dos tipos de monedas.
El PMS tiene dos tipos especiales de facturacin: o Marketing: con esta especialidad lo que se permite es definir a nivel de entidad un esquema de impuesto distinto a los restante definidos para que cuando los cargos automticos de diarias y extras as como los cargos que se reciban de los sistemas asociados a newhotel apliquen este esquema de impuesto y no el estndar. A su vez al facturar por este concepto el sistema lanza ideas un recargo definido a nivel de entidad para emitir la factura. Ver Capitulo Especiales Facturacin o OffShore: este tratamiento se explicara ms adelante pero lo que hace el sistema es generar dos tipos de facturas una con los valores que se le facturan al OffShore y otro con los valores que el Offshore enva a la entidad final. Toda la facturacin a entidades en este mtodo en el PMS se hace siempre a una sola entidad parametrizada como Offshore y esta ltima es la que emite las facturas a cada entidad final que corresponde. Ver Capitulo Especiales Facturacin
Detalle General de la pantalla de facturacin
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FACTURA DE ENTIDAD
A esta opcin se accede por Facturacin Facturas Entidades
ASPECTOS GENERALES
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u Operadores el sistema muestra los siguientes mensajes:
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Idioma: Espaol
Pero si en los parmetros generales de facturacin existiera el parmetro de excluir esta condicin se pueden mezclar en la misma factura de la entidad reservas con distintos operadores. Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el men de Facturacin de Entidades ofrece varios criterios para realizar la bsqueda como el nmero de habitacin, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.: Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el men de Facturacin de Entidades ofrece varios criterios para realizar la bsqueda como el nmero de habitacin, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE ENTIDAD
1. Especificar los criterios de bsqueda de las reservas que queremos facturar. 2. Oprimir el botn .
3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los mtodos Shift Clic (consecutivos) o Ctrl Clic (alternos).
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Idioma: Espaol
4. Trasldelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botn
. Para trasladarlas una a
una puede dar doble clic en cada una de ellas. Para trasladar todas las reserva oprimir el botn .
5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botn .
6. Cuando todas las reservas a facturar estn en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botn .
7.
Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el botn .
Y si muestra la propuesta de la factura
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Idioma: Espaol
8. Definicin del Titular de la Factura: Oprimiendo el botn
se muestran los
datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huspedes de las reservas seleccionadas. 9. Para que se emita la factura debe oprimir el botn y se visualizar su
Nmero y Serie en
de la propia pantalla Parametrizacin.
10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botn tantas veces como sea necesario, tambin puede alterar el nmero de copias en las casillas que hacen referencia a: N de Copias Facturas, N de Copias Moneda Extranjera
11. Cuando concluya el proceso de facturacin oprima el botn El botn de transferir Transferir Asientos.
funciona igual como se explico en el apartado
FACTURAS DE CLIENTES A esta opcin se accede por Facturacin Facturas Clientes
ASPECTOS GENERALES
Permite facturar los servicios de las cuentas de los clientes directos, es decir aquellos conceptos que los clientes debern pagar de su bolsillo.
Podrn emitirse, con los cargos hechos a una habitacin, tantas facturas de clientes como se desee, adems el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo nmero de factura, lo cual resulta til para el caso de familias que ocupan ms de una habitacin, grupos, etc. Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez. Ejemplo: Tarjeta de Crdito y Efectivo.
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Idioma: Espaol
En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas (Master, Extra 1,..,Extar 5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5).
Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero pueden ser analizados en la opcin Consultar Asientos. Se permite facturar movimientos en negativos si esta parametrizado esa posibilidad en los parmetros generales de facturacin.
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE CLIENTE
1. Especificar los criterios de bsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El criterio de bsqueda ms utilizado es Hab. (N de habitacin) y Situacin = Check-In.
Criterios de Bsqueda
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2. Oprimir el botn
3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los requisitos especificados.
4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botn o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del , si se desea facturar
segundo nivel la marcamos y oprimimos el botn todas las reservas de la consulta se oprime el botn de
6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los mtodos Shift Clic (consecutivos) o Ctrl Clic (alternos).
Seleccin de Asientos a Facturar
7. Oprimir el botn
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Idioma: Espaol
8. A continuacin aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la factura y la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.
Definicin del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas
Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la que viajaron los huspedes de la reserva.
Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene creada una ficha en el Cardex de Clientes.
9.
Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de pago.
10.
Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el botn .
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11.
Si se diera el caso que la factura que est elaborada debe transferirse al sistema de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo .
12.
Oprimir el botn
AGRUPAR ASIENTOS EN LA FACTURA
Es posible modificar la estructura de la informacin que aparece en este tipo de Factura si oprime el botn .
Los saldos, como es lgico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que salgan agrupados varios servicios en una lnea.
Ventana que permite agrupar asientos
Opcin Seccin
Significado Agrupa los servicios de una Seccin en una lnea. En la descripcin de la lnea aparece el nombre de la Seccin.
Servicio Agrupar Fecha Agrupar Fecha Diarias Paquetes
Restaura la situacin original. por Agrupa los asientos que pertenecen a un paquete por fecha.
por Agrupa los asientos que no pertenecen a un paquete por fecha.
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Agrupar Telfonos por Agrupa loa asientos de telfono por la fecha Valor. fecha Nmero de Documento Otros criterios Agrupa por nmero de documento que tiene el asiento
de Adems de los explicados anterior mente se agregan nuevos elementos que como su nombre indica pueden agrupar la factura al ser emitida
agrupacin
APLICAR UN POR CIENTO DE DESCUENTO

Si oprime el botn seleccionados, ver tema de es posible aplicar un % de descuento a los servicios
FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS
A esta opcin se accede por Facturacin Facturas Cuentas No Alojados
El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes Huspedes de este mismo captulo. En el botn se puede consulta la cuenta extra que se desea facturar. Esta opcin permite buscar los asientos que no pertenecen a una reserva o cuenta no Alojado. Para facturar una o varias cuentas No Alojados se oprime el botn .
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Luego oprimir
Se insertan los detalles de tipo de Cobro, luego Oprimir el botn Aceptar para facturar
Formatada: Tipo de letra: Trebuchet MS, 9 pt, Espanhol (Colmbia)
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FACTURA PRO FORMA El acceso a esta opcin es por Facturacin Facturas Proforma
ASPECTOS GENERALES
La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situacin Reserva o CheckIn y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestin de cobro a las Agencias.
Es un pronstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Mster de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
No es un documento oficial por lo que no se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirn los siguientes mensajes:
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una Proforma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendr el mismo nmero de la Proforma correspondiente.
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En la opcin Facturacin Consulta Fact. Proforma estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario sealando que son Copias en la esquina superior derecha de la hoja: La factura pro forma puede parametrizar en sus parmetros generales para que se emita de forma automtica, los elementos disponibles para hacer esto son los siguientes:
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA PROFORMA
1. Especificar los criterios de bsqueda de las reservas que queremos facturar. Generalmente se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el mismo da, es por ello que los criterios ms utilizados son Entrada = xx/xx/xx y Entidad. 2. Oprimir el botn .
3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botn o d doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo
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nivel la marcamos y oprimimos el botn oprimir el botn .
si se desea todas las reservas
Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el perodo de su estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situacin para cada una de ellas.
5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el botn .
6. Definicin del Titular de la factura. Oprimiendo el botn Entidad se muestran los datos de la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huspedes de las reservas seleccionadas. 7. Para conformar la operacin oprimir el botn de .
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Definicin del Titular de la Factura
FACTURA PRO FORMA AUTOMTICA
El acceso a esta opcin es por Facturacin Facturas Proforma Automtica Esta opcin es igual a la explicada anteriormente solo que mediante ellas se seleccionan las facturas que queremos emitir y de un solo click elabora todas las seleccionadas de una sola vez.
FACTURA ANTICIPADA El acceso a esta opcin es por Facturacin Facturas Anticipada
ASPECTOS GENERALES
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situacin Reserva o CheckIn y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestin de cobro a las Agencias.
La Factura Anticipada es un pronstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Mster de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
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A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha especfica de la reserva, por ejemplo, para estancias lineales de ms de un mes, pueden obtenerse facturas anticipadas para el prximo mes y as sucesivamente.
Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada y esta los parmetros correspondientes (ver explicacin parmetros de facturacin) se puede facturar de forma anticipada en lugar de toda la estancia de la reserva hasta una fecha determinada. Esto se emplea para ir emitiendo facturas regularmente cuando las estancias son muy largas.
Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es necesario Asociar los Asientos
En la opcin Facturacin Consulta Facturas estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas veces como sea necesario sealando que son Copias en la esquina superior derecha de la hoja
Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito en el tema Factura de Entidad de este mismo captulo.
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FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES El acceso esta opcin se accede por Facturacin Facturar Diferencias Entidades
El objetivo de este men es cuando a una reserva se le ha realizado una factura anticipada y luego sufre un cambio por ejemplo en su tarifa, el nuevo valor de la diaria se carga en la siguientes noches por un valor diferente al que se calculo en la factura anticipada, esta herramienta se encarga en calcular el valor final a cobrar. Otros cambios puede ser el nmero de das de estada de la reserva, el tipo de habitacin, nmero de personas de la reserva. Para que el sistema pueda detectar la diferencias se debe activar los parmetros Lanzar Diferencias en lo Facturado, o Factura Diferencias en el Check-Out, en la opcin de
Utilitarios- Parmetros Subsistema de Facturacin
Para buscar las reservas que puedan tener diferencias, se aplica los criterios de bsqueda en la parte superior del men:
Criterios de Bsqueda
1. Luego oprimir el botn
2. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botn o d doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del si se desea todas
segundo nivel la marcamos y oprimimos el botn las reservas oprimir el botn .
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Para este ejemplo el valor final liquidar es de tipo Crdito, el cual se despliega el men de Creacin de la Nota Crdito, para confirmar la operacin oprimir el botn de .
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Si el valor arrojado por la aplicacin era a favor del hotel se desplegara la ventana e facturar:
FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES
Funciona de la misma formar que el men de Facturar Diferencias Entidades, la diferencia es para la reservas que no son de tipo Entidad.
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CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS) El acceso esta opcin se accede por Facturacin Consultar Facturas
Mediante esta opcin podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las facturas emitidas exceptuando las Facturas Proformas.
Consulta de Facturas
Criterio N Factura Nmero de la Factura.
Significado
Puede seleccionarse si el N es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta) Fecha Fecha de Emisin de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta) Fecha de Anulacin Fecha en que se anulo la factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita otro campo para poder
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Criterio especificar Hasta) Voucher Nmero de Voucher
Significado
Puede seleccionarse si es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre el nmero de Voucher digitado Nro Fiscal C.Corriente Nmero de Identificacin de la Entidad. Oprimiendo el botn Cuenta No Alojado. Si quiere analizarlas todo este campo se muestra vaco. Cuenta Extra Cdigo de la Cuenta Extra. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra determinada. Oprimiendo el botn Corrientes Extra. Titular Se refiere al Titular de las facturas. Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena de caracteres especificados. Ejemplo: Titular = PET Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER HANS-PETER, etc. Reserva Nmero de Reserva. Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada. Oprimiendo el botn Reservas. Serie Oprimiendo el botn puede seleccionarse una de las series se habilita la opcin de Consulta de se habilita la opcin de Cuentas puede escogerse las facturas de Reserva o
definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer las facturas pertenecientes a una de ellas. Ejemplo: Conocer las facturas de Cuentas Extras de la Serie = 2000 Serie Doc Uni.Mon. Serie de la Factura o Boleta de Venta Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta, USD, Marco Alemn, etc.) Entidad Oprimiendo el botn se habilita la opcin de Entidades para
que pueda seleccionar una Entidad determinada y posteriormente
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Criterio
Significado poder conocer las facturas que le pertenecen.
Tipo de Documento Regularizadas
Si es Factura o Boleta de Venta documento usado en el Per El sistema permite crear facturas abiertas o Pre facturas que son facturas que no estn regularizadas, es decir que no estn transferidas a contabilidad, ni cobradas en la recepcin
Slo Facturas Regularizadas (Valor por defecto) Slo Facturas NO Regularizadas Todas Transf. Contabilidad Slo Facturas Transferidas a Contabilidad Solo Facturas Cobradas en la Recepcin. Todas Moneda Sup. Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria Slo Facturas en la Moneda Suplementaria Todas las Facturas excepto aquellas que tienen moneda diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto) Facturas en cualquier moneda. Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemn, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Slo Facturas en Moneda Contrato. Slo Facturas en la Moneda Base. Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto). Canceladas Facturas Canceladas. Slo Facturas Canceladas Slo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estn o no canceladas (Valor por defecto) Anticipada Facturas Anticipadas Slo Facturas Anticipadas Slo Facturas que no son Anticipadas
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Criterio
Significado Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)
CANCELAR UNA FACTURA
1. Seleccionar la factura a cancelar.
2. Oprimir el botn
(Esta opcin solo es permitida si en los parmetros est
marcado) ver Parmetros de Facturacin Anulacin.
OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA
1. Seleccionar la factura a imprimir. 2. Oprimir el botn .
3. O tambin oprimiendo el botn
Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato.
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.
REGULARIZAR UNA PRE
FACTURA
1. Seleccionar la pre factura a regularizar. 2. Oprimir el botn
Mediante esta opcin se podr cobrar una factura que este en estado pendiente o que este simplemente pendientes de cobro.
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CONSULTA FACTURA PRO FORMA El acceso a esta opcin es por Facturacin Consulta Factura Proforma.
Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, adems desde aqu es de donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura Proforma seleccionada.
En la parte superior del men existen varios criterios de bsqueda los cuales puede usar para hacer ms pronta la seleccin de la factura.
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Criterio N Factura
Significado Nmero de la Factura Proforma. Puede seleccionarse si el N es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).
Fecha
Fecha de Emisin de la Factura. Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)
Reserva
Nmero de Reserva. Permite ubicar la Factura de una reserva determinada. Oprimiendo el botn se habilita la opcin de Consulta de Reservas.
Ao Moneda
Puede escoger las facturas de un ao especfico. Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta, USD, Marco Alemn, etc.).
Titular
Se refiere a la Entidad de las facturas. Oprimiendo el botn se habilita la opcin de Entidades
Divisas
Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemn, Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje. Slo Facturas en Moneda Contrato Slo Facturas en la Moneda Base Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)
Fact. Final
Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de Entidad. Slo Facturas Proforma con Factura de Entidad Slo Facturas Proforma sin Factura de Entidad Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad (Valor por defecto)
Canceladas
Facturas Canceladas. Slo Facturas en Moneda Contrato Slo Facturas sin Cancelar Todas las Facturas estn o no canceladas (Valor por defecto)
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CANCELAR UNA FACTURA PROFORMA
1. Seleccionar la factura a cancelar. 2. Oprimir el botn .
OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA PROFORMA
1. Seleccionar la factura a imprimir. 2. Oprimir el botn .
Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.
FACTURA DE ENTIDAD OBTENIDA A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos de la cuenta master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales de la estancia.
Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s) reserva(s) con Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura Proforma. Esto garantiza que se facturen todos los das de la estancia de todas las reservas incluidas.
Si se emiti una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe hacerse por esta opcin ya que garantiza que se facturen la misma n reservas con igual nmero de la Proforma.
Ejemplo:
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Factura Proforma N 231/1997
Reservas que incluye 25/1997 26/1997 30/1997
Fecha de Salida 25/12/1997 25/12/1997 27/12/1997
Resultado: La factura de entidad slo puede emitirse a partir del da 27/12/1997.
PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA FINAL A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA
Ejemplo:
1. Seleccionar la factura 12524/2004. 2. Oprimir el botn .
3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el botn .
4. A continuacin debe especificarse:
4.1.
La Entidad que asumir la obligacin de pago de la factura. Oprimiendo el botn
4.2.
se muestran los datos de la Agencia / Empresa a la que pertenecen los huspedes de las reservas a facturar.
4.2.
Cmo se va a liquidar la factura.
Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el sistema (Efectivo, Tarjeta de Crdito, etc.) Transferencia a Contabilidad: Se pasa al mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta).
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El resultado del ejemplo ser el siguiente:
N de Factura de Entidad 12524/2004
Reservas que incluye 25/2004 26/2004 30/2004
TRANSFERENCIA A CONTABILIDAD
1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de entidad es responsabilidad de la recepcin, por lo que solamente en casos excepcionales una factura de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta). 2. Si escogi la factura que se genera se asienta en la cuenta de NewConta
especificada en la Entidad Operador que tiene definida la reserva.
3. Si escogi
la factura que se genera se asienta en la cuenta especificada
en el campo Cuenta de la ficha del Cardex del Titular de la reserva. 4. Si no se escoge o y en el campo Titular se teclea el
nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en ella.
5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida en NewConta, aparece una pantalla pidiendo el N Cuenta Corriente y la crea en ese momento.
El sistema brinda luego de que se despliega el mensaje Escoger una cuenta:
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NOTAS DE CRDITO El acceso a esta opcin es por: Facturacin Notas de Crditos.
Permite introducir notas de crditos a clientes y entidades con las distintas modalidades de cobro y pago y transferencia a contabilidad.
INSERTAR NOTAS DE CRDITOS
Para introducir una nota de crdito se oprime el botn insertar, mostrndose la siguiente pantalla de captura.
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Criterio Titular
Significado Se seleccionara el titular para realizar la nota de crdito, pudiendo ser Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean sus generales.
Nmero Seccin Servicio Valor Cuenta Corriente Moneda Transferencia Contabilidad Cobrado Tipo Cobro
Nmero que asigna el sistema a la nota de crdito. Seccin de NewHotel a cargar la nota de crdito. Servicio de NewHotel a cargar la nota de crdito. Valor de la nota de crdito. Nmero de la cuenta corriente. Moneda de la nota de crdito. a Si la misma se transfiere a contabilidad.
Si fue cobrada. Seleccionar el tipo de cobro.
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Criterio Tarjeta Crdito
Significado Si el cobro es por tarjeta de crdito se debe seleccionar su tipo previamente definida
Tasa de Impuestos Poder seleccionar las tasa de impuestos al emitir la nota de crdito
ANULAR NOTAS DE CRDITOS
Para anular una nota de crdito se posiciona el cursor encima de la lnea que se desea anular y se oprime el botn .
VISUALIZAR UNA NOTA DE CRDITO
Se posiciona el cursor encima de la lnea que se desea visualizar y se oprime el botn visualizar, mostrndose el resultado como el ejemplo a continuacin:
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Idioma: Espaol
EXPORTAR UNA NOTA DE CRDITO

Podemos por esta opcin exportar va email o fichero una nota de crdito previamente seleccionada
Con este botn podemos reenviar aquellas facturas que por alguna situacin no han sido enviados al sistema NewConta. (Solo funciona si el PMS tiene enlace son este sistema)
CONSULTA DE RECIBOS El acceso esta opcin se accede por Facturacin Consulta de recibos
Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema
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Idioma: Espaol
VISUALIZAR UN RECIBO
Se posiciona el cursor encima de la lnea deseada y se oprime el botn visualizar, mostrando un reporte como el ejemplo siguiente:
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Idioma: Espaol
ANULAR UN RECIBO
Se posiciona el cursor encima de la lnea que deseamos anular y oprimimos el botn Anular
IMPRESIN DEL LISTADO DE RECIBOS
Mediante el botn Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por el sistema.
PRE -FACTURAS DE RESERVAS El acceso a esta opcin es por Facturacin Facturacin Mltiple (Salidas), o por el men de consulta de reservas usando el botn .
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Idioma: Espaol
Permite la confeccin de las pres facturas de las salidas a efectuarse en el da, facilitando al hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen fecha de salida indicada, facilitando el trabajo de la recepcin.
Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del da siguiente, posteriormente se oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una factura para cada reserva que sale en el da.
Criterio Cobrado Facturas de Entidad
Significado
Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el campo de seleccin de Tipo de Cobro. Contabilidad Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar Pendiente Indica que la factura quedara sin una forma de pago, y tomara el estado de pendiente. Cobrado
Facturas de Cliente
Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el campo de seleccin de Tipo de Cobro. Contabilidad Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar Pendiente
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Idioma: Espaol
Indica que la factura quedara sin una forma de pago y tomara el estado dependiente.
Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo mtodo que las facturas Proformas.
ANULAR FOLIOS El acceso a esta opcin es por Facturacin Anulacin de Folios El nmero de folios consiste en un nmero que se utiliza emitido por Hacienda que viene ya pre impreso en los formatos de facturas y se hace necesario que al emitir la factura ese nmero de folio se asocie a la misma. Por eso al emitir la factura y existe esta opcin parametrizada el sistema muestra la siguiente pantalla para asignar dicho numero
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Idioma: Espaol
Pero la hoja puede malograrse el imprimir y hace necesario entonces poder anular ese folio asociado a la factura y atribuir uno nuevo, de ah esta opcin. Ahora cuando se utilizan folios los mismos pueden cambiar las asociaciones a la factura por los siguientes mtodos del PMS.
Adems el sistema reconoce y valida que no se pueda insertar dos folios repetidos Ahora la opcin de anulacin folio lo que hace es enviar a SAP sistema contable unas tramas para que en este sistema anule los folios contabilizado. Para que la opcin se active en el men es necesario tener configurado lo siguiente: Parmetro de usar folios en facturas Parmetro de enlace con sap Permiso especial de anular folios
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
CAPTULO 7: HOUSEKEEPING
GOBERNANTA
Este mdulo permite varios tipos de utilizacin, desde una gestin ms completa, desde el trabajo sencillo del ama de llave hasta todo el proceso de atribucin de trabajos por camareras y zonas de limpiezas
ALTERAR ROOM STATUS

Esta opcin se accede a travs del men Housekeeping Gobernanta Alterar Room Status. En consonancia de cmo fu parametrizado puede trabajar con varios estados o con ninguno que se definen en Utilitarios Parmetros de Aplicacin Habitaciones Habitaciones
. La alteracin de estos estados pueden realizarse por varias vas, segn la interfaz que se tenga (telfono, televisin, etc.) o manualmente
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Idioma: Espaol
Criterio Habit. Estado Ocupacin Pre-asociada Tipo Room status Bloque Zona Online Escoger empleadas
Significado Nmero de cuarto. Estado de bloqueo de cuarto, si est activo o inactivo. Se ocupado o disponible no momento. Si hay cuartos con reservas atribuidas. Tipo de cuarto. Estado de limpieza do cuarto. A que bloque fsico est asociado el cuarto. A qu zona fsica est asociado el cuarto Se est activa, altera os estados automticamente, no PC, desde que va recibiendo la informacin de alteracin. Seleccionar cuartos pre-atribuidos a determinada empleada de limpieza
Despus de filtrar la informacin se podrn utilizar las opciones de trabajo o apenas consultar y listar el reporte. Para modificar los estados podr hacerse individualmente, por cuarto, seleccionar todos los cuartos utilizando la opcin la tecla Ctrl y con el Mouse podr seleccionar un conjunto de cuartos. , o utilizando
Para ejecutar la seleccin escogida;
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Idioma: Espaol
Alterar el estado del cuarto para Limpio; Alterar para el estado En limpieza; Cuando el cuarto no es dado como limpio, antes debe ser visitado por El Ama de Llaves o por la Supervisora de pisos; Alteracin al estado Sucio. El cambio para sucio es tambin automtico, cuando es hecho check-out y en los que estn ocupados, con el cierre del da.
VERIFICAR O LOG (HISTRICO) DE ESTADOS DE CUARTOS

Consulta das actividades relacionadas con alteraciones de estados de limpieza de los cuartos. 1. 2. Seleccionar el cuarto a analizar; Clic en .
BORRAR
LOG DE ROOM STATUS
Se accede desde Housekeeping Ama de Llaves Borrar log de Room Status. Permite borrar la informacin sobre los estados de limpieza, de habitaciones y las alteraciones que estn almacenadas en la base de datos. Slo pueden ser realizada por usuarios que tengan acceso y seleccionando la fecha a borrar.
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Idioma: Espaol
IMPRESIN DEL LOG DE ROOM STATUS

Podr ser impresa la informacin de histrico, relacionada con los estados de limpieza, filtrando esa misma impresin a travs de la opcin Recepcin Ama de Llaves impresin de log de Room Status.
INSERTAR DISCREPANCIAS
En HouseKeeping Ama de Llaves Insertar Discrepancias est es la opcin para indicar diferencias entre lo real y lo que el sistema presenta, relacionado con la ocupacin y el estado de limpieza y de inactividad de las habitaciones que por alguna
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Idioma: Espaol
razn se presente diferente. En algunos hoteles est establecido que el Ama de Llaves, u otra persona designada, supervisora, entre datos y posteriormente los compara con la informacin presente en el sistema, siendo el objetivo listar las discrepancias para posteriormente proceder a la actualizacin del sistema.
El men se divide en dos partes. La primera donde se presenta la situacin del sistema y la segunda permite insertar la informacin real cuando sea contraria.
Estado Actual
Discrepancia
Permiten insertar la informacin de discrepancia entre libre u ocupado;
Indicar discrepancia del estado de limpieza;
Insertar discrepancia de habitaciones de activo a inactivo o al contrario;
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Idioma: Espaol
Discrepancias de cantidad de personas.
Para guardar las alteraciones hechas en discrepancias, deber hacer clic en .
REPORTE DE DISCREPANCIAS
Reporte que lista las discrepancias indicadas en el punto anterior, se accede por Housekeeping Ama de Llaves Reporte de Discrepancias. El reporte representa todas las diferencias entre la informacin del sistema e lo que fue alterado por el Ama de Llaves de Habitaciones, despus de que hizo la supervisin de los pisos. La impresin del reporte solicita la definicin de fecha de inicio y final de pesquisa.
Obteniendo el siguiente resultado:
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Idioma: Espaol
Reporte de m
REPORTE DE AMA DE LLAVE

El acceso a esta opcin est en Housekeeping Ama de Llaves Reporte Ama de Llaves. La opcin muestra un reporte de habitaciones y estados de ocupacin y limpieza con los servicios especiales, titular de habitaciones, nacionalidad, fechas de entrada y salida, nmero de personas y observaciones. Al acceder, existe un filtro para que se defina que informacin se pretende listar. Las habitaciones sern todas listadas por orden, apareciendo tambin los no ocupados los inactivos.
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SALIDAS PREVISTAS
El acceso es por la opcin Housekeeping Ama de Llave Salidas Previstas Es un reporte para el trabajo de la ama de llave para prever las habitaciones a tratar pro las salidas prevista.
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HABITACIONES
El acceso es por la opcin Housekeeping Ama de Llave Habitaciones Emite un reporte de trabajo para el rea de ama de llave para saber la situacin en que se encuentran las habitaciones
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RESUMEN DE ZONAS DE LIMPIEZAS

El acceso es por la opcin Housekeeping Ama de Llave- Resumen Zonas de Limpiezas Este reporte hace un resumen de las zonas de limpiezas por zonas y grupos.
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OBSERVACIONES A LAS
RESERVAS
Desde Housekeeping Ama de Llaves Observaciones Reserva se abre una caja en la que se puede leer o escribir informacin acerca de determinada reserva.
Esta informacin ser actualizada en la reserva en el campo Comentario a Ama de Llaves.
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RESUMEN DEL PLAN DE TRABAJO DEL AMA DE LLAVE

Desde la opcin Housekeeping Ama de Llaves Resumen del plan de trabajo es que se accede a esta opcin
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Este reporte es un resumen del plan de trabajo de los empleados del rea de ama de llave
PARMETROS PARA EL PLAN DE TRABAJO

Teniendo como objetivo la creacin de un plan de trabajo para empleadas de pisos, cada vez ms completo, y que represente una buena herramienta en la gestin de alojamientos, el sistema dispone de una pequea parametrizacin en este mdulo que permite la insercin de productos, empleadas y das libres, supervisoras, grupos y zonas de limpieza, estados, tareas especiales y puntuacin de tareas que se describen a continuacin:
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PRODUCTOS
Los productos aqu definidos sern asociados a las tareas ya contempladas en el sistema o podrn ser utilizados en tareas especiales.
STAFF AMA DE LLAVES.

Para que podamos hacer un plan de trabajo, tenemos que contar tambin con empleadas de pisos. El personal de pisos est subdividido en 4 categoras: Empleada, Empleados de Limpieza, Empleada de tarde y Supervisora. Empleada corresponde a una empleada normal de limpieza de pisos de un hotel. Empleados de limpieza son los que se conocen en hotelera por Vallets o mayordomos, que se encargan de diversas tareas, incluyendo algunas de limpieza. El sistema consta tambin con las Empleadas de la Tarde que continan los trabajos de limpieza no terminados por las empleadas, existe una redistribucin del trabajo que qued por hacer al final del da. Por fin,
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tenemos las Supervisoras que tienen a su cargo un equipo de limpieza compuesta por las categoras anteriores.
Primero debemos entrar las Supervisoras, ya que para cada una de las dems categoras debemos insertar una supervisora. Para cualquier categora debemos introducir cdigo, nombre y tipo de empleada. Las zonas de limpieza y la supervisora son para empleadas.
A travs del men, podremos introducir toda la informacin referente al personal de pisos, que est dividido en 3. El primero, datos generales, es donde registramos los nombres y definimos las categoras. En el segundo, das libres, pueden definirse los das de trabajo de cada empleada y en el tercero, previsin, listaremos las actividades para un intervalo de fecha. Para acceder a cualquiera de los cuadros deber, marcar con el mouse el punto en la opcin que quiere escoger.
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Para indicar los das de trabajo, por empleada, se le signan los das libres correspondientes a cada perodo escogido, para el intervalo de fecha.
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Previsin
Para buscar la informacin el sistema tiene un filtro con los siguientes campos: Filtro de empleadas de pisos Criterio Cdigo Nombre Tipo Zona Grupo Zonas Supervisora Fechas de Significado Cdigo que define a la empleada Nombre de la empleada Clasificacin de la empleada Zona de trabajo Agrupamiento de zonas de trabajo Indicacin de quien es la supervisora Ir para intervalo de fechas
Adems de este filtro, el sistema tiene opciones de trabajo para cada ventana, el botn est presente en todas las ventanas, permitiendo listar los diferentes conjuntos de informacin.
Buscar segn el filtro(s) escogido; Insertar nueva informacin; Alterar informacin;
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Borrar la informacin escogida; Aplicar slo para la opcin das libres.
GRUPOS DE ZONAS DE LIMPIEZA

Las zonas de limpieza, que se podrn agrupar en Grupos de Zonas de Limpieza, son utilizadas para la distribucin del trabajo de limpieza de habitaciones por las empleadas de limpieza. Esta zona de limpieza aqu creada es independiente de la Zona del Hotel a la cual se asocian las habitaciones cuando son insertadas, pero podremos establecer una conexin entre las dos.
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A cada zona creada, podr atribursele un grupo, no siendo obligatorio. A cada zona creada, podr atribursele un grupo, no siendo obligatorio. En la figura siguiente, en que se muestra la insercin de zona, del lado izquierdo se crean las zonas y del lado derecho se establece la relacin con las habitaciones del Hotel. Para cada zona de limpieza se indican cuales son las habitaciones que forman parte de ella, o podremos directamente asociar esta zona del Ama de Llaves a la zona de hotel ya creada en Archivos Zonas del Hotel.
Para asociarlos, zona pretendida a la izquierda y hacer clic en el punto de interrogacin de la derecha encima de habitaciones, seleccionando, uno de cada vez,
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todas las habitaciones que hacen parte de esa zona de limpieza, y haciendo clic en aceptar despus.
En alternativa, podr asociarse una zona del hotel, que ya tiene un conjunto de habitaciones asociados, a una zona de limpieza mudando en la derecha para Zonas del Hotel, y haciendo clic en el punto de interrogacin para que se abra la caja de seleccin. Las Zonas pueden ser agrupamiento de habitaciones y zonas pblicas do hotel.
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TAREAS ESPECIALES.
Este punto permite al hotel la creacin de tareas peridicas que sean extraordinarias, que no sean las limpiezas diarias de habitacin. En esta caja apenas se inserta un cdigo y una descripcin de la tarea, teniendo posteriormente una definicin temporal.
ESTADOS - TAREAS ESPECIALES PUNTOS.

La utilizacin de puntos tiene como base el grado de dificultad o de duracin en tiempo de las tareas de las actividades de limpieza. Esta puntuacin es definida por el hotel, que despus de tener hecho un estudio de varias tareas, le atribuye un conjunto de puntos. Puede tambin utilizarse el mdulo sin recorrer a puntuacin. La puntuacin ser aplicada, de forma indirecta, a cada empleada al atribuirle un conjunto de tareas, de forma que tenga un indicador de volumen de trabajo en la gestin diaria de pisos. Aqu se pueden utilizar los productos ya insertados, asocindolos a las tareas del sistema, mostradas abajo, o a las tareas especiales que tengan una utilizacin de recursos previsibles y constantes. En este cuadro tiene que establecerse la relacin entre los tipos de habitaciones del hotel, los estados de limpieza y respectiva puntuacin. Estos estados de limpieza son previstos por el sistema. El cambio de ropa es generada teniendo en cuenta el parmetro de nmero de das para cambiar la ropa, inscrito en Utilitarios Parmetros Subsistema de Habitaciones.
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En las tareas que utilizan productos podemos indicar, por tipo de habitacin, la cantidad y si sta es por habitacin o por persona.
Las tareas especiales, definidas anteriormente, pueden ahora ser completadas con puntuacin, productos y tiempo. Para que el sistema las pueda generar tienen que ser parametrizadas de forma temporal. Dispone de tres criterios de tiempo: Das Reales, Das Ocupados y Das desde la Entrada, podemos definir a partir de cundo y cuantos das van a contar para cada tarea asociada a un tipo de habitacin. Cuando termine la cuenta, porque estas tareas son un ciclo, aparecern en el plan de trabajo de empleadas.
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Las tareas que utilizan productos pueden indicarse por categora de habitacin o por nmero de productos y estos son por habitacin o por personas
En la siguiente pantalla podemos insertar las excepciones que puedan existir. Estas excepciones se tienen en cuenta para la asignacin. (Ejemplo tenemos defino habitaciones STD Dobles pero unas tiene dos camas y otras cama camera, es en este paso que podemos insertar las excepcin).
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ATRIBUCIN DE HABITACIONES
Este era el plan anterior de gestin de limpieza. Ahora slo contempla la atribucin de habitaciones por empleadas porque el nuevo Plan de Trabajo ya tiene contemplada las otras opciones. Como en las versiones ms reciente se ha ampliado los temas de ama de llave, recomendamos utilizar las nuevas formas de este tratamiento por su amplitud y no este que es muy sencillo. Para la distribucin diaria de trabajo por las diversas empleadas, el sistema dispone de la opcin Atribucin de Habitaciones que se accede a partir de Housekeeping Ama de Llaves Atribucin de Habitaciones. Utilizando lo que ya fue definido anteriormente, empleadas de pisos asociadas a determinada zona del hotel o a un conjunto de habitaciones, podremos ahora generar las tareas diarias. En esta ventana que se edita para cada da de trabajo, y se presenta subdividida en 2, tenemos, del lado izquierdo, la opcin de distribucin de trabajo, y a la derecha las tareas y la respectiva valoracin de puntos despus de hacer la distribucin del trabajo. Por sistema, cada habitacin aparece asociada a la empleada predefinida anteriormente, la Emp. Standard. La Emp. Rosa ser la responsable de la limpieza de las habitaciones de ese da, normalmente es la misma empleada, el estndar y la del
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da, pero en los das libres tenemos la opcin de transferirlas para otra, que ser la del da.
Utilizando las opciones del men, se procede entonces a la distribucin de empleadas por habitaciones, seleccionando la habitacin, o el conjunto de habitaciones que se pretende con la ayuda de la tecla Ctrl y el mouse. Cuando la empleada estndar es la misma del da basta hacer clic en Transferir, verificando que el nombre es el mismo abajo de Emp. estndar y Emp. del da,
Si las habitaciones de determinada empleada estndar, por motivo de que tiene el da libre, pasan para otra empleada, en Emp. Del da se escoge quien va hacer este trabajo y hacemos clic en Actualizar, verificando que el nombre de Emp del da es diferente del de Emp. Standard.
Despus de se han distribuido las habitaciones para las empleadas que estn de servicio en ese da, podemos entonces hacer clic en Calcular. Con esta opcin el sistema pondr del lado derecho un cuadro por empleada y en el que el cruzamiento
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de las habitaciones por estados de ocupacin, limpieza e inactividad presenta la puntuacin de los distintos servicios de limpieza con sumatoria.
Este cuadro podr ser impreso, por la opcin Imprimir y distribuido a las empleadas, visto que se pode imprimir una hoja por empleada. Despus de la definicin se debe Aceptar.
Los estados presentes en este reporte representan, normalmente, un servicio de limpieza diferente, por eso est dividido.
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PLAN DE TRABAJO
El nuevo plan de trabajo permite una gestin de limpiezas ms completa que la opcin anterior, la Atribucin de Habitaciones. Podremos ahora tambin asociar las zonas pblicas del hotel, las tareas especiales y una previsin de la utilizacin de determinados productos. Se accede a la opcin a partir de Housekeeping Ama de Llaves Plan de Trabajo entrando en el men editado abajo:
Esta opcin deber ser corrida para la fecha pretendida apareciendo entonces todo el personal con la indicacin de cual o cuales tienen da libre y la zona de limpieza atribuida. La restantes son apenas la lista de tareas pendientes, an no dadas como terminadas, que ya veremos ms adelante, y slo las empleadas de la tarde, que tambin ya ser explicada a su utilizacin. Toda la ventana podr ser consultada por grupo de zonas de limpieza utilizando a opcin equivalente.
El botn
permite transferir las tareas de una empleada a otra.
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Al oprimir el botn el sistema presenta la siguiente pantalla con un separador para seleccionar las tareas a transferir.
Al seleccionar la tarea oprimimos nuevamente el botn transferir para escoger a la empleadas.
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Uso de los botones de la pantalla
LA empleada de la tarde es la calcificacin atribuida a la persona que su periodo de trabajo empieza al final del dia. Es de su responsabilidad la apertura de de las cubiertas de las camas, de los cuartos ocupados, la distribucin de amenities en las habitaciones y de los servicios especiales.
Con esta opcin el sistema ira a distribuir las tareas para las empleadas de la tarde asociadas a las habitaciones pendientes y con las tareas especificas para estas. Se puede imprimir un reporte con esta designacin.
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Ejemplo de la impresin resumen
Ejemplo de la impresin resumen x zonas
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Ejemplo de la impresin detallada
Ejemplo de la impresin de productos x grupos
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INACTIVAR HABITACIONES Esta opcin se acede por el men de Housekeeping Inactivar Habitaciones Permite bloquear alojamientos, o sea, pasar a Inactivos durante un perodo de tiempo que se especifique.
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Criterio Habitacin Estado Tipo Bloque Ocupacin Desde, Hasta Para el Da
Significado Nmero de la Habitacin Activas, Inactivas o Ambas Tipo de Habitacin Ubicacin fsica de la Habitacin. Si en ese momento la Habitacin est Ocupada o Disponible. Perodo en que estuvo inactiva la Habitacin. Aparece la historia de las Habitaciones hasta el da marcado.
PROCEDIMIENTO PARA BLOQUEAR HABITACIONES (PASARLAS A INACTIVAS)

1. Seleccionar la(s) habitacin(es) a bloquear. 2. Oprimir el botn 3. A continuacin se muestra la historia de la habitacin correspondiente que tenamos marcada.
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4. Oprimir el botn insertar y llenar los siguientes datos:
Campo Final Motivo
Significado
Fecha Inicial Fecha Perodo de tiempo que la habitacin estar inactiva. Debe escoger el motivo por el que la habitacin pasa a inactiva. Estos motivos deben ser previamente definidos en la opcin Archivos Mantenimiento - Tipos de Inactividad Afecta el Booking Observaciones Se tiene en cuenta para el caculo de la opcin Reservas BooKing Position las habitaciones que estn inactivas. 4 lneas de 47 caracteres cada una.
5. Oprimir el botn En el proceso de confirmacin pueden suceder dos hechos que impiden que la habitacin pueda pasar a inactiva:
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1. La habitacin se encuentra asignada a una reserva en ese perodo.
2. Ya est definido que la habitacin estar inactiva parte o todo el perodo de tiempo que especificado.
BLOQUEO DE MLTIPLES HABITACIONES

Usando la combinacin de la teclas Shit + Flecha hacia arriba o hacia abajo o la combinacin simultanea del as teclas CTRL.+ Maysculas y para marcar las filas Clic con el puntero del Mouse seleccione as habitaciones que desea inactivar, despus de tener ya la seleccin se oprime
El botn de
aparecern la habitaciones seleccionadas, luego oprima
el botn de Aplicar, para confirmar toda la operacin oprimir el botn de Aceptar.
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Nota: Si la habitacin se encuentra asignada a una habitacin en Situacin = Reserva puede liberarla. Remtase al Captulo: Reservas Liberar una habitacin atribuida a una reserva
ATENCIN A CLIENTE
Esta opcin se accede por Housekeeping Atencin a Cliente Permite registrar y gestionar informaciones como : Averas, Room Service, Pedidos a Ama de Llave, Lost & Found y otros;. Los tipos de atenciones que por esta opcin podemos elaborar son los siguientes:
Cada tipo de atencin adems se ser registrado en el sistema para su seguimiento, brinda la posibilidad de poder enviar su registro a cada impresora de rea responsable de tratar la misma. Para ellos en Utilitario Parmetros Impresoras configuramos estos enlaces,
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Campo Tipo Data Resolucin Anulacin Prioridad Procedencia Zona Habitacin Pendientes, Anulados, Vencidos Actualizar cada Descripcin
Significado Tipo o naturaliza del problema Fecha de alta del problema Fecha resolucin Fecha de anulacin Son valores pre establecidos: Baja, Media y Alta Precedencia rea del Hotel. Habitacin Datos para buscar por estos criterios Tiempo para refrescar la pantalla Descripcin AVERIA Relacionado con Averas
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Campo Avera Sub-Avera Tcnico Detalles Tipo Avera Sub-tipo de avera.
Significado
Tcnico que soluciono la avera. Detalles sobre la avera. Lost & Found Este campo sirve para los objetos perdidos y encontrados
Tipo Objeto Hallado Objeto Perdido
Tipo de objeto Objeto hallado Objeto perdido
Para que esta opcin funcione correctamente y como es solo visible para el utilizar autorizado, pero trabajar con la misma se debe definir porcada usuario del sistema los permisos, sin ellos esta opcin no es visible
AVERA
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Idioma: Espaol
Permite registrar y gestionar las distintas averas del hotel Las distintas averas que se registran en el sistema se controlan segn sus parmetros y puede ser impresa en las reas asignadas para su resolucin
REGISTRAR UNA AVERA
Al presionar el botn
, el sistema levanta varias opciones, la cual en
este caso escogemos averas pantalla para registrar la misma.
, apareciendo la siguiente
Campo Zona Alojamiento Avera Sub- Avera Prioridad Procedencia Desc.
Significado Indica a zona de avera Indica alojamiento de la avera Indica tipo de avera Indica subtipo de avera Indica la prioridad Indica la procedencia Campo para descripcin
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Campo Iniciar a partir de insercin Iniciar a partir de Tempo de resolucin
Significado Activado este pedido es iniciado a partir de su insercin en el sistema. Activado este pedido es iniciado a partir de la fecha que se inserta en este campo. Indicar tempo para resolucin
Si desea anular una avera se har por el botn
RESOLUCIN DE UNA AVERA
Seleccionar la avera correspondiente.
Desactivar la opcin
de Averas
y presionar el botn buscar. , apareciendo la siguiente
Posteriormente se oprime el botn de pantalla que seleccionar el tcnico y la resolucin
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SERVICIO A HABITACIN (ROOM SERVICE)

Permite insertar pedidos a Room Service. Al insertar un pedido al Room Service y si est configurada las impresoras correspondientes, adems de registrase se imprime por el pedido en el rea de despacho. Al presionar el botn seleccionarse Servicio Habitacin , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
Campo Alojamiento Prioridad Procedencia Desc.
Significado Indica alojamiento de la avera Indica la prioridad Indica la procedencia Campo para descripcin
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Idioma: Espaol
Desc Cantidad de insercin de Tempo resolucin
/ De detallan los servicios y las cantidades que se piden al Rom Service iniciado a partir de su insercin en el sistema. que se inserta en este campo. de Indicar tempo para resolucin
Iniciar a partir Activado este pedido es
Iniciar a partir Activado este pedido es iniciado a partir de la fecha
PEDIDO A AMA DE LLAVE

Permite inserir pedidos a Gobernanta.
, el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Pedido de Ama de Llave
Campo Alojamiento
Significado Indica alojamiento de la avera
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Idioma: Espaol
Prioridad Procedencia Desc. Desc / Cantidad Iniciar a partir de insercin Iniciar a partir de Tempo de resolucin
Indica la prioridad Indica la procedencia Campo para descripcin De detallan los servicios y las cantidades que se piden al Room Service Activado este pedido es iniciado a partir de su insercin en el sistema. Activado este pedido es iniciado a partir de la fecha que se inserta en este campo. Indicar tempo para resolucin
LOST & FOUND

Al presionar el botn , el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Lost Found Este men permite insertar los objetos perdidos y hallados en el hotel segn lo configurado en Archivos Mantenimiento _ Tipos de Objetos
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Idioma: Espaol
Campo Tipo Prioridad Desc. Tipo de objeto Nivel de prioridad
Significado
Campo para descripcin Alojamiento Procedencia Zona Fecha Por Reserva Alojamiento Procedencia Zona Fecha Por N de alojamiento Procedencia Zona Fecha en que fue encontrado Persona que encontr N de reserva N de alojamiento Procedencia Zona Fecha en que fue perdido Persona que reporta la prdida o quien registro en el sistema
Objeto Hallado
Objeto Perdido
Resolucin
Campo para descripcin de la resolucin
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Idioma: Espaol
Campo explicados
Significado El resto de los campos son similares a los anteriores
OTROS
, el sistema levanta varias opciones, la cual debe
seleccionarse Otros Este Otros nos brinda la posibilidad en el PMS de poder agregar servicios especiales a cargo de la cuenta del cliente o no, para su atencin. Su mayor empleo esta cuando las habitaciones que se rentan son variadas en el sentido que tiene servicios complementarios que son a solicitud, por ejemplo villas con piscina que el cliente pide que cuando entre esta el agua caliente. Todos estos servicios desde esta opcin pueden configurarse e incluso cargarse en cuenta Por ejemplo programa este servicio a una reserva que entrara un da despus a la fecha de trabajo del PMS
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Idioma: Espaol
He indicado asociar a los movimientos adicionales a partir de la fecha de entrada de la reserva. Cuando consulta esa reserva aparece as, o sea ya programo el servicio para rentar
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Idioma: Espaol
CAPTULO 8: REPORTES
CARACTERSTICAS GENERALES
Todos los reportes de NewHotel estn confeccionados con Crystal Report, lo que facilita un intercambio de informacin entre la aplicacin y las herramientas ofimticas instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a.
Botn Mandar a imprimir Mandar imprimir a exportacin reporte para
para del las
seleccionar el tipo de
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Idioma: Espaol
ENTRADAS
El acceso a esta opcin es por Reportes Entradas. Este submen permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de seleccin es la siguiente.
Campo Fecha Tipo de Habitacin Ordenamiento Con Saldos Campo Dinmico Mostrar Huspedes Mostrar Observaciones
Significado Fecha para generar el reporte Tipo de Habitacin Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar Se pretende mostrar saldos Este cambio su seleccin depende del los criterio de ordenamiento Mostrar Huspedes Mostrar Observaciones
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Idioma: Espaol
PREVISTAS
Genera un reporte de las entradas previstas, previa seleccin, pudindose totas las entradas o solo aquellas sin alojamiento
EFECTUADAS
Genera un reporte de las entradas efectuadas, teniendo las siguientes variantes para generar el reporte
NO SHOWS
Genera un reporte de las entradas No Show
SALIDAS
El acceso a esta opcin es por Reportes Salidas. Este submen permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de seleccin es la siguiente.
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Idioma: Espaol
Campo Fecha Tipo Habitacin Ordenamiento Con Saldos Campo Dinmico Mostrar Huspedes Mostrar Observaciones de
Significado Fecha para generar el reporte Tipo de Habitacin Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar Se pretende mostrar saldos Este cambio su seleccin depende del los criterio de ordenamiento Mostrar Huspedes Mostrar Observaciones
PREVISTAS
Genera un reporte de las salidas Prevista, considerando tres posibles variantes como opciones.
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Idioma: Espaol
EFECTUADAS
Genera un reporte de las salidas efectuadas
RESERVAS
El acceso es por la opcin Reportes Reservas Este submen permite generar varios reportes todos relacionados con las reservas que existen en el PMS
RECIBIDAS
Genera un reporte de las reservas recibidas
CANCELADAS
Genera un reporte de las reservas canceladas
PENDIENTES
Genera un reporte de las reservas pendientes
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Idioma: Espaol
CAMBIO DE HABITACIN
Genera un reporte de los cambios de habitaciones efectuados.
DEPSITOS ANTICIPADOS
Genera un reporte de aquellos depsitos anticipados asociados a las reservas
FOTOS DE PREVISIN
Permite visualizar seleccionamos. el reporte de la foto de previsin conforme a la fecha que
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Idioma: Espaol
HUSPEDES
Este submen genera varios tipos de reportes relacionados con los huspedes del hotel, brindando varias opciones, como las siguientes:
EN EL HOTEL
Genera un reporte con todos los huspedes que se encuentran en el hotel
OVERBOOKING
Genera un reporte con todos los huspedes que se encuentran desviados hacia otros hoteles.
TODOS
Genera un reporte con todos los huspedes
LISTA/RACK
Este submen genera varios reportes de los husped tipo Rack con varias opciones segn se muestra en la siguiente pantalla
Pgina No. 409/845
Idioma: Espaol
CUMPLEAOS
Muestra un reporte de los cumpleaos de aquellos huspedes que son clientes del hotel. +para que esta informacin sea posible obtener los huspedes que actualmente alojados deben estar registrados en la ficha del Cardex. estn
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Idioma: Espaol
ALFABTICO
Genera un reporte de los huspedes por orden alfabtico.
LISTADO DE COMIDAS
Genera un reporte segn las opciones que se muestran en la pantalla ms adelante para el control de las comidas
REPITENTE
Genera un reporte de los clientes repitentes en el hotel
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Idioma: Espaol
DIARIOS
Este men de reportes son los considerados los reportes de trabajo diarios. Se accede por la opcin Reportes Diarios y sus posibles opciones son las siguientes
REPORTE DIARIO GENERAL

Genera un reporte resumen general de los distintos movimientos e ingresos del hotel
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Idioma: Espaol
Entre sus principales informacin estn las siguientes:
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Idioma: Espaol
Pgina No. 414/845
Idioma: Espaol
Ingresos: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o seccin Deducciones Valor: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o seccin con fecha valor diferente de la fecha pedida Ingreso Liquido: Ingresos - Deducciones Valor Descuento: Suma de los Descuentos de los Asientos incluidos en Ingresos Ingreso Bruto: Descuento + Ingresos Los tres primeros valores son fcilmente verificables por la Consulta de Asientos
REPORTE DE CAJA
Brida la informacin del movimiento de la caja de recepcin, por lo general es impreso cuando se efecta un cierre de turno en recepcin. Para seleccionar las distintas informaciones que queremos mostrar en el mismo, existen, como se muestra en la pantalla siguiente, opciones para marca que tipo de informacin queremos tener impresa.
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Idioma: Espaol
Procedimientos para analizar el reporte de caja 1. Revisar los consecutivos de los Recibos de cobros y devoluciones. Se algn Recibo no fue emitido se de ir a la consulta de movimiento y emitir dicho recibo 2. La liquidada de cada caja debe coincidir con los datos que aparecen reflejados en el reporte de su turno de trabajo 3. Confirmar los cobros pro tarjetas de crditos revisar que cada cobro tenga su recibo 4. El Total de cada Forma de Pago debe coincidir con su correspondiente Total en el reporte de Cobros pro Secciones.
SERVICIOS
Informacin de Ingresos por Servicios del da, mes y ao a una fecha de corte seleccionada por el usuario.
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Idioma: Espaol
SECCIONES
Informacin de Ingresos por Secciones del da, mes y ao, a una fecha de corte seleccionada por el usuario con o sin impuestos.
SERVICIOS / SECCIONES
Genera un reporte de tipo de balance para conocer los ingresos y cobros por
secciones y servicios del hotel
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Idioma: Espaol
COBROS POR SECCIN

Informacin de ingresos por formas de pago de las Secciones en la moneda base o suplementaria.
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Idioma: Espaol
La columna de transferencia a facturas finales transferidas a contabilidad. Apenas la seccin de alojamiento debera tener valor en esta columna ya que es la seccin responsable de la facturacin. El total de cada de forma de pago debe coincidir con su correspondiente Reporte de de Caja. El total general debe coincidir con el valor de la lnea total de cobros del reporte de cobros por secciones.
Nota: Este reporte se obtiene en el cierre de da.
SALDOS POR ENTIDAD

Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master por Reservas, que pertenecen a una Entidad.
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Idioma: Espaol
SALDOS DE CUENTAS EXTRAS

Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a las cuentas No Alojados o Cuentas extras.
SALDOS DE CUENTAS CORRIENTES

Valores pendientes a Cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a las reservas.
SALDOS DE CUENTA INACTIVAS

Son cuentas que han tenido movimientos (dbito, crdito) y se encuentran en estado de reserva.
AUDITORIA DE INGRESOS SALDOS

Muestra los ingresos agrupados por Grupo de Servicios, Secciones, Servicios entre una fecha inicial y final, cada agrupacin es mutuamente excluyentes, es decir, solo se puede generar por una de las tres, se aprecia el valor de las cuentas transferidas a Contabilidad, Total de Devoluciones, Totales Cobros o Formas de Pago, Saldo inicial luego del cierre de nocturno y Saldo Final.
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Idioma: Espaol
SALDOS POR ENTIDAD HUSPEDES

Muestra los valores pendientes de las reservas que pertenecen a una Entidad y se encuentran en estado de check-out.
PANEL DE GESTIN DE INGRESOS

Es un resumen del reporte Auditoria Ingresos Saldos.
LIBRO DE RECEPCIN
Muestra las reservas en estado de check-in por Entidad que tienen como fecha de entrada la fecha de trabajo del sistema, se aprecia el nmero de la reserva, nmero de habitacin, tipo de habitacin reservada, cantidad de adultos, nios y bebes, valor de la tarifa por da y el valor total de la estada.
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Idioma: Espaol
REPORTE DE OPERACIONES DE CAJA

Muestra los movimientos de una fecha determinada de la operaciones de Caja del los usuarios.
REPORTE MANO CORRIENTE

Tiene cinco agrupaciones en que puede desplegar la informacin: Reservas en Checkin, Cuentas Abiertas de Reservas, Cuentas No Alojados, Valor Bruto, Mostrar lo Facturado igual a Produccin. Las columnas que ms se destacan son: Contrato: Es el valor que se espera a recibir por la tarifa o paquete asignado a la reserva. Movimientos Adicionales: Valores adicionales o agregados que no pertenecen a una tarifa o paquete. Manual: valores insertados por el usuario por el cobro de otros servicios. Produccin: Es el valor que ya ha ganado el hotel por la prestacin de sus servicios. Facturado: es el valor que hasta el momento ya se le ha facturado a la cuenta. Pendiente. Es el saldo que est pendiente a cobrar.
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Idioma: Espaol
SALDOS DIARIOS MANO CORRIENTE

Permite generar un reporte de saldos asociados a las cuentas y sus diferencias
MANO CORRIENTE RESERVAS

Permite generar un reporte de saldo de cuentas por reservas, cuentas no alojados y las cuentas sin cuentas Para que esta opcin est disponible hay que realizar los siguientes pasos a.- parametrizar la siguiente opcin
b.- antes de hacer el primer cierre de da despus de activada esta opcin deben ir a solucin de problemas clculos de estadsticas y ejecutar para un da estos nuevos saldos
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Idioma: Espaol
Este reporte lo que muestra es lo siguiente
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Idioma: Espaol
INFORME SALDO MANO CORRIENTE
SALDO INICIAL MANO CORRIENTE PRODUCCION SIN IMPUESTOS FACTURAS - NOTAS DE CREDITO S/I SUBTOTAL FACTURAS - NOTAS DE CREDITO DE CONTADO CON IMPUESTOS COBROS EFECTIVO Y TARJETAS CONTADO CON IMPUESTOS SUBTOTAL SALDO DIA MANO CORRIENTE SALDO ACUMULADO MANO CORRIENTE
A B C B-C D E D-E B-C+D-E A+B-C+D-E
Hoja No.1
RE SE RVA
TITULAR
AG ENCIA
F ECHA ENTRA DA S A LIDA
SI N IM PUE STOS CON IM PUE STOS S ALDO P RODUCCION FACTURA CION FA CT. CONTADO COB ROS CONT DO M ANO CO RRIE NT A E 0
PARTE DE CAJA
Muestra informacin de ingresos y desembolsos por Fecha, Seccin, y cuenta Contable, si esta ltima ha sido configurada. Se puede generar entre una fecha inicial y final.
PARTE DE PRODUCCIN
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Idioma: Espaol
Muestra informacin de produccin de los Servicios definidos en el Hotel, las columnas que ms se destacan son Valores Brutos (con impuesto) Valor de Impuestos y Total por Servicio. Se puede generar entre una fecha inicial y final.
CONTROL DE RECAUDACIN
Muestra informacin sobre las cuentas que has sido facturadas o transferidas a Cuentas Por Cobrar, las columnas que se destacan son: Fecha de la Factura, Nmero de la Factura, valor Cobrado. Adems muestra los valores recibidos por las formas de pago definidas para el Hotel. Se puede generar entre una fecha inicial y final.
IMPUESTOS
Este men de reporte tiene varias opciones que se emplean segn la legislacin vigente que se aplique en cada pas
Pgina No. 426/845
Idioma: Espaol
SERVICIOS NO FACTURADOS
Permite visualizar los servicios no facturados
INGRESOS FUTUROS
Pgina No. 427/845
Idioma: Espaol
Genera un reporte de ingresos futuros
SERVICIOS FACTURADOS
Genera un reporte de aquellos servicios facturados
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Idioma: Espaol
IMPUESTOS SERVICIOS
Genera un reporte de los distintos impuesto por servicios
IMPUESTOS POR FACTURAS
Genera un reporte de impuestos por cada factura emitida en el PMS
Pgina No. 429/845
Idioma: Espaol
IMPUESTOS POR GRUPOS DE SERVICIOS
Genera un reporte de impuestos por grupos de servicios
Pgina No. 430/845
Idioma: Espaol
IMPUESTOS FACTURAS TASAS
Genera un reporte de las tasas de impuestos y sus incidencias en cada factura
Pgina No. 431/845
Idioma: Espaol
COMPROBANTES A AFECTA DETRACCIN

Tipo de impuesto que se retiene en la fuente
COMPROBANTES CANCELADOS AFECTOS A RETENCIN
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Idioma: Espaol
CAPTULO 9: ESTATSTICAS
OCUPACIN Existe una gran variedad de reportes de ocupacin donde se puede analizar el movimiento de pasajeros y habitaciones.
MODALIDAD DE PENSIN
Genera informacin acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de pasajeros agrupado por la modalidad de pensin alimenticia e Identidades.
TIPOS DE HABITACIN
Genera informacin de las habitaciones que se encuentran activas, ocupadas y el porcentaje de ocupacin de cada tipo de habitacin por da. Se puede generar entre una fecha Inicial y Final.
ENTIDADES ESTANCIAS
Genera informacin acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de pasajeros agrupado por Entidades. Se genera a una fecha de corte.
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Idioma: Espaol
ENTIDADES
Genera informacin acerca de las estancias y entradas, de habitaciones y huspedes del da, mes y ao agrupado por Entidades.
NACIONALIDADES
Genera informacin de entradas y estancias de pasajeros del da y del mes agrupado por la nacionalidad.
PAX NACIONALIDADES MES

Genera informacin de entradas y estancias de pasajeros del da y del mes agrupado por la nacionalidad y por meses
OCUPACIN DIARIA GENERAL

Genera informacin de entradas de habitaciones y pasajeros en estado de Check-in, Check-Out, Overbooking, No Show, agrupado por Entidades y tipos de habitacin.
OCUPACIN DIARIA POR TIPO ENTIDAD

Para generar este reporte se debe seleccionar la Entidad y su tipo, luego el programa despliega informacin acerca de estancias de habitaciones, entradas de pasajeros en los estados de Check-in, Check-Out, Overbooking, y No Show.
ESTADSTICA DIARIA ACUMULADA

Muestra informacin acerca de habitaciones y camas activas, inactivas y ocupadas, agrupado por el tipo de habitacin. Tambin se aprecia la cantidad de adultos, nios y bebes por cada modalidad alimenticia.
PAX DA
Se despliega informacin de entradas - salidas de habitaciones y huspedes, habitaciones ocupadas, pernoctacin de huspedes, entre las columnas ms
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Idioma: Espaol
relevantes. La informacin se muestra por da y puede ser generada entre una fecha inicial y una final.
PAX ENTIDADES
Se muestra informacin de entradas de adultos, nios y bebes, cantidad de comidas por tipo de pensin, entradas y salidas de habitaciones, agrupado por Entidades.
PAX POR NACIONALIDADES

Muestra las estancias de habitaciones, adultos, nios y bebes, entradas de habitaciones y pasajeros agrupados por la nacionalidad.
ESTADSTICA MENSUAL DE OCUPACIN

Muestra la estadstica agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.
SEGMENTACIN
Muestra la estadstica de estancias de adultos y nios, entradas de habitaciones, ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por el Segmento de Mercado.
ESTADSTICA GENERAL POR NACIONALIDADES

Muestra la estadstica agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.
GRUPOS DE SEGMENTOS
Muestra la estadstica de estancias de adultos y nios, entradas de habitaciones, ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por Grupos de Segmento, y en cada agrupacin se despliega el Segmento del Grupo.
LISTADO PARA POLICA

Se despliega la informacin personal de los huspedes que llegan y salen del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.
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Idioma: Espaol
LISTADO DE EXTRANJEROS
Se despliega la informacin personal de los huspedes extranjeros que llegan y salen del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.
DORMIDAS
Muestra informacin de llegadas y dormidas de personas agrupado por la nacionalidad de un mes especfico.
HABITACIONES NOCHE
Para generar el listado se debe seleccionar un mes especfico para analizar. Cuando se genera se despliega anterior. las pernoctaciones de habitaciones, el porcentaje de ocupacin del da y del mes en cuestin, comparado con el da y el mes del ao
CAMAS NOCHE
Para generar el listado se debe seleccionar un mes especfico para analizar. Cuando se genera se despliega las pernoctaciones de clientes, el porcentaje de ocupacin del da y del mes en cuestin, comparado con el da y el mes del ao anterior.
HABITACIONES NOCHE TEMPORADA

Se muestra informacin de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y Entradas de Habitaciones agrupadas por Entidad.
CAMAS NOCHE TEMPORADA

Se muestra informacin de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y Camas agrupadas por Entidad.
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Idioma: Espaol
ENTIDADES ESTANCIA X CONCEPTO

Muestra una estadstica de entidades por diferentes conceptos, segn se seleccione, si es por nacionalidad, segmento, etc.
ESTANCIAS NACIONALIDADES ENTIDAD

Muestras las estancias por nacionalidad de la entidad en un plano anual
OCUPACIN POR DAS TIPO ENTIDAD

Muestra una estadstica de ocupacin por da atendiendo a una clasificacin de tipo de entidad.
OCUPACIN ENTIDAD NACIONALIDAD

Muestra una estadstica de la ocupacin de entidad por nacionalidades
OCUPACIN TIPO CLIENTE

Muestra una estadstica de ocupacin por tipo cliente
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Idioma: Espaol
OCUPACIN MEDIA POR NACIONALIDAD

Muestra unas estadsticas de ocupacin media por nacionalidad
INGRESOS
PASES
Muestras los ingresos por nacionalidades teniendo en cuenta valores diarios mensuales y acumulados, as con una comparacin contra el ao anterior
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Idioma: Espaol
NACIONALIDADES MES
Muestra la informacin del ao acerca de las cantidades de cupo e camas agrupadas por entidad.
ENTIDADES INGRESOS
Muestras los ingresos del mes y ao actual acumulado, comparado con el ao anterior agrupado por entidades.
ENTIDADES MES
Muestras los ingresos de alojamiento, comidas y bebidas y otros agrupados por entidades
SEGMENTOS DE MERCADO MES

Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de Mercado.
SEGMENTOS DE MERCADO FACTURACIN

Analiza la facturacin de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de Mercado.
SEGMENTOS DE MERCADO MES PRECIO MEDIO

Analiza los valores de precios medios por segmentos de mercados
ORIGEN DE MERCADO MES

Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por origen de Mercado.
ORIGEN DE MERCADO MES PRECIO MEDIO

Analiza los valores de precios medios por origen de mercados .
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Idioma: Espaol
INGRESOS PENSIN
Muestra los ingresos por pensiones y paquetes por da mes y ao.
SECCIONES
ANUAL
Muestra el acumulado de ingresos por secciones por meses.
VENDAS LQUIDAS
Muestra los ingresos por da mes y ao comparado con ao anterior y agrupado pro secciones y servicios
PRODUCCIN SECCIONES SERVICIOS

Muestra la produccin del hotel por secciones y servicios
Nota.- Los datos de ocupacin se hacen sobre la base del total de habitaciones existentes en el Hotel, segn pedido
INGRESOS ENTIDAD NACIONALIDAD

Muestra los ingresos por nacionalidad agrupados por la nacionalidad de la entidad. Tiene comparativos del ao actual con aos anteriores.
DESCUENTOS
Muestra por seccin y servicios los descuentos otorgados
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Idioma: Espaol
PRODUCCIN ENTIDADES TEMPORADAS

Muestra las estadsticas de produccin por temporadas contratadas para el ao de las entidades
INGRESOS Y OCUPACIN POR TARIFAS Y PAQUETES

Muestra la estadstica de ocupacin e ingresos segn las tarifas y paquetes por los cuales fueron generados.
FACTURACIN Y COBROS
COBROS
Muestra un acumulado de los cobros por secciones del Hotel y por cada forma de cobro.
FACTURACIN POR CLIENTES

Muestra la estadstica de comportamiento de la facturacin pro clientes del PMS
FACTURACIN DEPSITOS ANTICIPADOS

Muestra una estadstica de la facturacin con depsitos anticipados
PREVISIONES Y RATIOS
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Idioma: Espaol
INFORMACIN COMERCIAL PRODUCCIN

Muestra la informacin comercial por la produccin mensual y semanal as como sus indicadores de anlisis Su mtodo de clculo se muestra en el siguiente grafico
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Idioma: Espaol
Nota Para introducir el presupuesto seguir lo que se indica en la versin 2008.08.1 1-Se adiciona el Hotel a la Tabla e Presupuestos de Indicadores. Nuevo indicador para Presupuestos: Ingresos de Habitaciones. Actualizacin de Tabla auxiliar con Datos de Presupuestos por Indicadores con desglose Diario
RESUMEN DE INGRESOS Y RATIOS

Muestra un resumen de ingresos pro alojamiento comparado con el ao anterior.
OCUPACIN HABITACIONES ENTIDADES Y CUPO

Muestra la ocupacin por habitaciones y su cupo por entidad
OCUPACIN CAMA ENTIDADES CUPO

Muestra la ocupacin de camas sus cupos por entidad
CUMPLIMIENTO DE CUPOS ENTIDADES

Muestra el cumplimiento de los cupos por entidad tanto pro contrato, ofertas, etc.
DIARIO DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD

Muestra el cumplimiento diario de los cupos por mercados y entidad
MENSUAL DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD

Muestra el cumplimiento mensual de los cupos por mercados y entidad
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Idioma: Espaol
ACUMULADO DIARIO DE ESTANCIA POR AGENCIAS

Muestra un diario estadstico de las estancias, pensiones y tipos de habitaciones pro agencias.
PRODUCCIN ESTANCIAS
Muestra un resumen estadstico de la produccin de las estancias del hotel
OCUPACIN INGRESOS POR COMUNIDADES ZONAS DEL PAS

Muestra un resumen estadsticos a efectos de informe a las autoridades de turismo de los pases sobre cmo se ha comportado la ocupacin por comunidades y regiones o zonas del pas.
BOOKING REPORT
Muestra un reporte del booking tanto estadstico como de previsin de las reservas
OCUPACIN INGRESOS POR VENDEDORES EXTERNOS

Muestra la estadstica de ocupacin e ingresos lograda por vendedores externos al hotel
OCUPACIN INGRESOS POR VENDEDORES INTERNOS

Muestra la estadstica de ocupacin e ingresos lograda por vendedores internos al hotel
OCUPACIN POR PAS Y PROVINCIAS

Muestra la estadstica de ocupacin por pases y provincias
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Idioma: Espaol
REPORT MANAGER
Muestra una estadsticas resumen por diversos indicadores estadsticos de ocupacin, ingresos y medias del Hotel
PICKUP MENSUAL
Muestra la situacin de cmo se van comportando en el tiempo las reservas en el hotel.
La columna RN nuevas son las room nights que se han introducido desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Por ejemplo en noviembre la columna TOTAL RN es el total de room nights reservados en ENERO. Y la columna RN nuevas son solo las room nights de enero que se han reservado desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Es
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Idioma: Espaol
decir si imprimo este listado en agosto en todas las columnas RN nuevas tiene que estar las room nigts correspondientes a cada mes que se han introducido en el sistema desde el 01 de julio hasta el 01 de agosto.
En resumen Que reservas cuentan en Total RN: el total de room nights reservadas para ese mes Que reservas cuentan en RN Nuevas el total de room nights reservadas entre el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso para ese mes
PREVISIN DE INGRESOS POR SEGMENTOS Y ORIGEN DE MERCADO

Muestra una estadstica de previsin o por segmento o por Origen de mercado de los ingresos a obtener.
PRESUPUESTOS
Esta opcin, donde a criterio del utilizador pueden definirse distintos tipos de reportes internos en el PMS, cuenta con tres grupos de opciones
Las facilidades de crear estos tipos de reportes, que pueden ser ms de uno, con presupuesto o no, las explicaremos a continuacin.
REPORTES
Esta opcin permite definir los criterios de utilizar los distintos presupuestos que pueden obtenerse. Los datos pueden ser obtenidos a partir de las servicios de NewHotel Pueden ser calculadas entres las distintas filas Pueden ser obtenidas de la introduccin manual de datos De datos de estadistas tantos pasadas como de previsiones De las tablas de los cobros y facturas As como de indicadores creados
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Idioma: Espaol
Para su creacin uncialmente pro la opcin de insertar creamos un nuevo reporte. Por la opcin de Estadsticas presupuestos Reportes
DEFINICIN DE LAS COLUMNAS En esta seccin y como muestra la pantalla anterior definimos los aspectos visuales de crear el reporte, tales como que columnas de la estndar que brinda el PMS queremos visualizar e imprimir en los conceptos de Das, Mes y Ao.
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Idioma: Espaol
Posteriormente los colores con que queremos resaltar los tipos de filas y columnas, as como definir colores por tipo de fila en especifico. Todo esto se hace en esta parte d la pantalla que mostramos a continuacin:
Por ltimo en esta seccin de columnas definimos que queremos visualizar e imprimir en el reporte, y como queremos calcular la desviacin entre aos.
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DEFINICIN DE LAS FILAS
En esta seccin se definen cada concepto que queremos mostrar o no y como se calcula o obtiene. En dependencia de la seleccin en la parte superior, la parte inferior varias para hacer las formulas. Las posibles variables a seleccionar en su parte superior son las siguientes:
Ahora explicaremos como se conjuga la parte esta de definicin con la parte inferior en cada tipo de indicador seleccionado como cabecera TITULO: en esta seccin se define el titulo de la lnea (fila) que se muestra en el reporte
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Idioma: Espaol
Solo podemos definir en este nivel, la descripcin del ttulo (Ingresos) la categora que es TITULO, as como si es visible y el color que quermes que salga en la impresin. El ltimo campo aparece deshabilitado porque no es aplicable a este tipo de lnea. Adems se puede definir el alto de la lnea y si es en negrita o no.
SEPARADOR: es similar a las lneas anteriores solo que se emplea para separar con una lnea vaca las filas
LINEA A PARTIR DE SERVICIOS: con este tipo de lnea podemos definir informacin a partir de los servicios definidos en el PMS.
Su valores posibles adems de los comunes explicados, se activa al ltima casilla donde definimos que tipo de valor queremos incluir, si es valor bruto, neto, valor de impuesto, o no aplicar nada. Cuando aceptamos este tipo de lnea, en la parte inferior de la pantalla se habilitan las siguientes opciones para indicarle que datos queremos y como.
En esta parte seccionamos la seccin y el servicio que queremos incluir en la lnea, que adems puede ser una lnea o varias lneas. Luego indicamos si los datos que deseamos incluir son de aquellos considerados como reservas del tipo directo, de entidades paquete, no paquete y otros.
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Adems escogemos que moneda de los en que fueron cargados los servicios deseamos incluir si es Moneda base o Moneda Suplementaria, y que datos de pensin incluimos si todas o alguna en particular Todos estos datos sirven para filtrar la informacin antes de reflejarla en la lnea que deseamos calcular LINEA A PARTIR DE INDICADORES: en este tipo de lnea lo que buscamos son datos de indicadores que existen ya previamente calculados en las estadsticas y en las reservas actuales.
Los datos que se definen son los que se muestra en la lnea encima, no es aplicable la ltima seleccin ya que este tipo de datos es del tipo ocupacin, no de ingresos. Cuando se acepta este tipo de lnea en la parte inferior se activa la siguiente configuracin para definir:
Donde filtramos o seleccionamos los indicadores que queremos incluir puede ser uno o varios, que de qu tipo de reserva y de qu tipo de habitacin. Los indicadores que el sistema brinda para escoger son los siguientes:
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La seleccin de los tipos reservas que pueden escogerse y su significado son los siguientes:
Tipos de Reservas Entidades que tiene paquetes Entidades que No tienen Paquetes Reservas de tipo directo Otras Reservas
LINEA CALCULADA ANTERIORMENTE. Este tipo de lnea lo que hace es permitir crear formulas de suma, resta, etc., entre las distintas filas de datos anteriormente creadas.
Al activar este tipo de lnea la parte inferior se muestra de la siguiente manera:
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Para seleccionar la fila se hace dando dobles click encima de ella, una vez que aparece en el campo formula podemos aplicar los signos de operaciones que queremos realizar. Si queremos adems tener un factor constante usamos la casilla de Literal para incluirlo. En este ejemplo solo aparecen dos filas porque son las nicas que previamente he insertado antes de insertar este tipo de lnea. LINEA SELECCIN DE INGRESOS: es un tipo de lnea para seleccionar tipos de ingresos especiales como por segmentos, orgenes de marcado, nacionalidades e incluso para entidades segn tarifas y operador.
Al seleccionar este tipo de lnea en la parte inferior aparece los posibles indicadores de tipo ingresos que el PMS brinda para seleccionar.
Ellos son: Por Segmentos Mercados Por Origen de Mercado Por Nacionalidad Ingresos (segn estadsticas) Por Entidades; en esta parte adems brinda la posibilidad de escoger la tarifa y el operador Por ltimo todos ellos pueden ser seleccionados para una seccin y servicio o para todas.
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LINEA SELECCIN DE INDICADORES: Este tipo de lnea es muy similar a la anterior, solo que es para los indicadores de tipo ocupacin.
Al seleccionar este tipo de fila, en la parte inferior aparece la siguiente pantalla para escoger los elementos a incluir en esta fila.
Los tipos pueden ser: Segmentos Mercado Origen de Mercado Nacionalidades Tipo de Clientes; segn sea el tipo que se seleccione el indicador a seleccionar sern los mismo para todos, no siendo as el campo cdigo que ser atendiendo al concepto del Tipo escogido. Los indicadores que el PMS rinda son los siguientes:
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Idioma: Espaol
LINEA SELECCIN DE PREVISIONES: Este tipo de lnea se encarga de hacer las previsiones basado en algunos indicados que el PMS brinda para ellos.
Al seleccionar esta lnea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla para configrala:
Donde adems de los elementos explicados anteriormente del tipo de reserva y del tipo de habitacin, tenemos los posibles indicadores que podemos seleccionar y el dato de los das de previsin que queremos calcular para cada uno de ellos. Los indicadores que brinda el PMS son los siguientes: Total Habitaciones Habitaciones Activas Habitaciones Ocupadas Habitaciones Entradas Habitaciones Salidas Camas Disponibles Entradas Pendientes
LINEA SELECCIN COBROS: Este tipo de lnea se encarga buscar los seccin y forma de pago los indicadores que queremos incluir en el calcula la fila.
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Idioma: Espaol
Al seleccionar este tipo de lnea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla
Donde escogemos cada seccin y la forma de pago que queremos representar en el reporte. LINEA SELECCIN MANUALES: Este tipo de lnea permite incorporar al reporte datos manuales que son introducido por el utilizador, como por ejemplo datos de salarios y otro tipo que no son gestionados por el PMS pero que queremos incorporarlos para enriquecer el reporte.
Al seleccionar este tipo de lnea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla: Si los datos los queremos introducir con valores mensuales seleccionamos la pleca Mes
Pero si queremos que sean diarios seleccionamos la pleca Das
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Idioma: Espaol
La casilla enmarcada en rojo, lo que permite es insertar un valor y con la fecha replicarlo para todos los das, facilitando que tengamos que introducir los datos das a das si son todos iguales, en caso contrario se digita en cada da el valor deseado.
DEFINICIN DE PRESUPUESTOS En esta seccin de la definicin del reporte, lo que el PMS permite es introducir los valores PLANES o PRESUPUESTOS para ser comparados con los valores reales que el reporte calculara. Los tipos de filas que anteriormente explicamos que permiten definirle un presupuesto son las lneas de tipo siguiente: Lnea de Tipo Servicio Lnea de Tipo Indicador Lnea de Tipo Ingresos Lnea de Tipo Seleccin de Indicadores
El resto de los tipos de lneas no admiten introducirle datos de presupuestos, por eso al entrar en esta pleca solo aparecen las filas cuyo tipo de lnea sea una de las anteriores mencionadas. En todas ellas en la parte inferior parece la siguiente pantalla, que funciona similar a la que explicamos de los valores manuales para introducir los datos del presupuesto.
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Idioma: Espaol
Por ltimo en esta seccin aparecen unos botones al margen derecho que permiten hacer operaciones adicionales, tales como duplicar una fila, duplicar una fila y ao o crear un nuevo ao a partir del actual con unos incrementos en % para el nuevo
EJECUTAR EL REPORTE
Con el botn seleccionado.
indicamos al PMS que calcule el reporte que hemos
SERVICIOS
En esta seccin del presupuesto se definen los valores planificados para los servicios que estn configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los das
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Idioma: Espaol
que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visin para calcular el plan para esos da especiales de eventos.
INDICADORES
En esta seccin del presupuesto se definen los valores planificados para los indicadores que estn configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los das que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visin para calcular el plan para esos da especiales de eventos.
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Idioma: Espaol
OTROS
VALORES BASE LIQUIDACIN A PROPIETARIOS

Este reporte se emplea cuando el PMS tiene enlace con el sistema de Condominios, donde muestra un resumen de los ingresos que han generado cada villa o habitacin en rgimen de renta que justifiquen el pago de las comisiones por la explotadora (condmino) a los mismos.
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Idioma: Espaol
CAPTULO 10: MIS REPORTES Es un men que brinda el PMS para que el cliente pueda agrupar todos aquellos reportes hechos a su medida o aquellos reportes estndar que han sufrido una adecuacin para el cliente, bajo un men especifico dentro del PMS Estos reportes son elaborados bajo el estndar del Crystal Reports, y son configurados en la opcin de Utilitarios Parmetros Mis Reportes
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Idioma: Espaol
CAPTULO 11: VENTAS
ENTIDADES
ENTIDADES
Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen relaciones mercantiles con el hotel. El acceso a esta opcin es por Ventas Entidades. O tambin usando el botn .
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Idioma: Espaol
Campo Cdigo 8 caracteres alfanumricos.
Significado Cdigo que identifica a Entidad dentro del hotel. Cdigo que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo cdigo cuenta
Cd. Ext. Nombre Tipo N de contribuyente Pas Regin Localidad Telfono Tarifa Paquete Cupo Interface IDS Ultima Reserva Inferior a Operador Pre Pago Entidad; Direccin Mayorista Representante; Activas
cliente en el sistema de contabilidad). 8 caracteres alfanumricos. Nombre de la Entidad. Tipo de Entidad. Ejemplo: Agencia, Empresa, etc. N de contribuyente Pas de Entidad Regin de la Entidad Localidad de la Entidad Telfono de la Entidad Tipo de tarifa Tipo de Paquete Tipo de Cupo Interface IDS Fecha de la ltima reserva inferior a Nombre de Operador o contrato Filtro para buscar las entidades marcadas como de pre pagos
Permite filtrar por estas opciones
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Idioma: Espaol
CRIAR UNA ENTIDAD 1. Para crear una Entidad debe oprimir el botn .
2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad seleccinela en la pantalla y oprima el botn .
Ficha de la Entidad
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Idioma: Espaol
DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD
Campo Cdigo Cd. Ext.
Significado Cdigo que identifica a la Entidad dentro del hotel. Longitud: 8 caracteres alfanumricos. Cdigo que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo cdigo cuenta cliente en el sistema contable). Permite consolidar la informacin a nivel corporativo. Si coincide con el cdigo interno se teclea el mismo valor. Longitud: 8 caracteres alfanumricos.
Entidad Direccin
Las Entidades marcadas con Entidad son entidades con contracto o agencias mayoristas. Las Entidades marcadas con Direccin son entidades que no tienen operadores asociados que apenas son usados para facturacin.
Color
Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de Habitaciones. Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje, otro para las Empresas, etc. Remtase al tema Definicin del color que identificar a la Entidad en el Planning de Habitaciones de este mismo captulo.
AG/Contrato
Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad se considerarn Ingresos de Paquete, de lo contrario son Ingresos de Bolsillo. Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo general, ingresos de paquete.
Tipo
Tipo de Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opcin Archivos Parmetros - Tipos de Entidades Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
Categora
Categora de la Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opcin Archivos Entidades Categora de Entidades
Inactiva Contabilidad
Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no. Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa segn cada
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Idioma: Espaol
Campo
Significado concepto que se especifica en la pantalla, C. Contable, Depsito Anticipado, Pago de Ms de la entidad ms comisin.
Nombre Direccin
Nombre de la Entidad. Longitud: 80 caracteres alfanumricos. Direccin de la Entidad. Para cambiar de una lnea a otra se oprime Ctrl+Enter. Longitud: 100 caracteres alfanumricos.
Pas
Pas de la Entidad. Se teclea el cdigo del pas o se escoge en la bsqueda que se habilita oprimiendo el botn Longitud: 3 caracteres alfabticos.
Regin
Zona donde radica la Entidad. Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opcin Archivos Regiones
Ciudad URL (site) Prepago
Ciudad donde radica la Entidad. Longitud: 30 caracteres alfanumricos. Direccin del correo electrnico. Longitud: 30 caracteres. Las reservas que pertenezcan a las Entidades que se les active este parmetro, deben tener un depsito anticipado para efectuar el check-in de cualquier tipo de operador.
Contactos Mayorista
Nombre, telfono y fax de funcionarios de la Entidad, esto se agregan por el men de Archivos- Entidades- Contactos Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le asocian agencias minoristas, las cuales son las que se le definen los operadores.
Representante Pertenece A Representada por
Indica que la Entidad Representa otra Entidad minorista, a las cuales son la las que se definen los operadores. Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a cual mayorista pertenece. Es el nombre de la Entidad que representa a otra.
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Idioma: Espaol
Campo Operadores
Significado Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete). Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos en la opcin Ventas Allotments Puede tener un % de descuento en relacin con la Tarifa de Precio definida. Este descuento puede incidir en: Habitacin, Habitacin y Desayuno, Habitacin y Comida o Todo el Paquete. Un Operador es nico para una Entidad. Una Entidad puede tener varios Operadores. Cada Entidad debe tener al menos un Operador si la entidad no es mayorista o representante.
Facturar a:
Informacin Comercial: La factura toma la descripcin de los campos de informacin comercial, (nombre, nmero fiscal direccin). Informacin Fiscal: La factura toma la descripcin de los campos de informacin comercial, (nombre, nmero fiscal direccin). Contabilidad Contactos Observaciones Facturacin Banco Otros Internet
SIGNIFICADO DE LOS CAMPOS DE LOS OPERADORES
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Idioma: Espaol
Campo Cdigo Nombre
Significado Cdigo que identifica al Operador. Longitud: 8 caracteres alfanumricos. Nombre del Operador. Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre de todos los operadores que sta tiene asociados, por lo que se recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde la descripcin del contracto. Longitud: 40 caracteres alfanumricos.
Cupo
Allotments de ese contrato. Se escoge uno de los previamente definidos en la opcin Ventas Allotments Puede quedarse en blanco.
Paquete
Se escoge uno de los previamente definidos en la opcin Ventas - Precios Paquetes Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
Tarifa Precios
Se escoge una de las previamente definidas en la opcin Ventas - Precios - Diarias Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.
Tipo Descuento % Descuento Incidencia Descontar de NewConta Estado Por ciento de Descuento en relacin con el Paquete o la Tarifa de Precios escogida. Se escoge el concepto que afecta el clculo del Descuento: Habitacin, Habitacin y Desayuno, Habitacin y Comida o Todo el Paquete. Concepto sobre el cual se descuenta el valor calculado. Cuenta de NewConta a la que irn las facturas asociadas a este operador. Longitud: 8 caracteres. Estado que puede tomar el Operador. Se escoge de los previamente definidos en Archivos- Entidades- Estados de Entidades Stop Reservas Prepago de Para marcar si para este operador no admite hacerse reserva por el momento Si esta operador est considerado como prepago
Stop de Chek In Para marcar para no permitir hacer check in para este operador
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Idioma: Espaol
Campo C. Contable, Pago de Ms, Descuento, Tipo Operador Mostrar Internet Mostrar NewPlan en en
Significado Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa segn cada
Depsito Anticp. concepto que se especifica en la pantalla, a nivel de operador.
de para enmarcar a los operadores puede ser uno de los siguientes
Adems en la definicin de los Operadores existe la posibilidad de asociarle determinadas ofertas ya insertadas en el sistema en el lado derecho al operador seleccionado . Al oprimir este botn
se muestra la siguiente pantalla para asociar alguna de las ofertas que se encuentran
. Por ltimo los operadores con el botn distintas para cada operador si fuera necesario. existen un grupo de
informacin a parametrizar o no para cada operador, incluyendo cuentas contables
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Idioma: Espaol
COMISIONES (PARA LOS OPERADORES POR ENTIDADES).
Los Operadores pueden recibir de la ficha de Entidad los datos referentes a las comisiones generales de las agencias. Pero tambin lo pueden cambiar a nivel de Operador, afectando as las ventas relacionadas con este contracto. Porc- por ciento de comisin a calcular sobre el valor de la diaria. Valor de Factura Bruto- la factura final es emitida a la agencia incluyendo en el valor total, la comisin del contracto. Neto- a factura final es emitida a la agencia no incluyendo en el valor total, la comisin del contracto.
DEFINICIN DA COLORES ENTIDAD EN EL PLANNING DE ALOJAMIENTOS
1. Presionar el botn
de la casilla Color.
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Idioma: Espaol
2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuacin y oprimir el botn OK.
STOP DE RESERVACIONES Y/O CHECK IN DE UNA ENTIDAD.

En ocasiones la Direccin del Hotel ordena suspender las operaciones con alguna Entidad con la que tenemos contratos. Esta opcin garantiza que, por equivocacin, se introduzcan reservas y/o se efecte el check-in a clientes que viajan por entidades que se encuentran en esta situacin. Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por ejemplo, suspender las operaciones con los clientes asociados al operador de la Oferta Especial para mayores de 60 aos y sin embargo se mantenga todo lo relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente, etc., ejemplo: Stop de Reservas: Por el men de Entidades el operador tiene activada la opcin Stop de Reservas, al tratar de escoger el operador en el men de insertar una reserva este no aparece:
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Idioma: Espaol
Stop de Check-in: Por el men de Ventas Entidades se selecciona la entidad y luego se visualiza el operador y luego con la tecla Check-in, se activa o desactiva la opcin Stop de
Si el operador tiene activada la opcin Stop de Check-in, cuando se quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema no lo permite y despliega el siguiente mensaje:
Pre-Pago Por el men de Entidades el operador tiene activada la opcin Prepago, cuando se quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema despliega el siguiente mensaje:
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DATOS ADICIONALES DE LA FICHA DE ENTIDAD
InsertarInformacinFiscal
En esta seccin introducimos la informacin fiscal de la entidad que incluso puede ser copiada de la informacin comercial, oprimiendo el botn que est en la parte superior izquierda.
Insertarcontabilidad
En esta seccin definimos las cuentas contables generales de la entidad, aunque cada operador puede tener una distinta a la entidad, por regla general son aplicados a todos los operadores, para ellos usamos el botn operador definido en la parte inferior de la pantalla. que transfiere este dato a cada
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InsertarContactos
En esta seccin se definen los contactos asociados a la entidad.
Para asociar un contactos damos insertar desplegndose una pantalla con todos los contactos posibles que existen ya introducidos, para seleccionar uno de ellos por el botn escoger.
Pero si precisamos introducir alguno que no est en esta pantalla por el botn insertar creamos un nuevo contacto, que puede ser contacto o vendedor interno o externo si se marca el box de esta categora como tal
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Idioma: Espaol
Insertarobservaciones
En esta seccin podemos insertar las observaciones asociadas a las entidades. Estas observaciones luego pueden ser consultadas en la ficha de reservas para esa entidad.
InsertarFacturacin
Ac se selecciona como va a ser facturada la Entidad, el tipo de factura (Resumida o Detallada) y la Informacin Facturar Master (Entidad o Cliente): que en dependencia de la seleccin hecha es como va a ser facturada la Entidad. La Factura Resumida es usada para facturar varias reservas a la vez, en la factura especifica los datos de la reserva y el valor. La Factura Detallada desglosa todos los servicios prestados a los clientes. En Facturar Master es posible cambiar las instrucciones de facturacin de las reservas haciendo con que las diarias de las reservas se facturen por default con titular de la factura la entidad o el titular de la reserva. O un otro husped.
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Idioma: Espaol
Las comisiones si son definidas aqu, entonces usando la tecla
podemos definir
de forma general para todos los Operadores de esta entidad la misma comisin, pero tambin puede hacerse por separado para cada operador ver: Comisiones (para los Operadores por Entidades).
InsertarBanco
En esta seccin introducimos los datos bancarios asociados a la entidad. Se especifica el banco principal de la misma.
As como la tarjeta de crdito asociada a dicha entidad, as como el cdigo de validacin.
InsertarOtros.
En esta seccin definimos algunos otros elementos de parametrizacin asociados a la entidad para que funcione con los mismos de manera por defecto, ellos son:
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A las entidades se lo pueden definir por default un origen y un segmento de mercado se hace con que al hacer una reserva a esta entidad el sistema lo tiene en cuenta por default. Si una entidad tiene marcada Requiere Autorizacin de Check-In las reservas de esta entidad tienen que autorizar el Check-In (mediante el check de la opcin CheckIn Autorizado). Voucher Obligatorio- cuando marcado en la entidad, obliga que las reservas se inserten el numero localizador o de voucher. Desvos- cuando marcado significa que esta entidad es usada para recibir reservas de otros hoteles del complexo. Tiene en cuenta lo Booking Position. Pre-Pago- cuando marcado significa que las reservas de esta entidad, antes de hacer Check-in hay que efectuarse lo cobro parcial o total de la reserva. Todava, se puede hacer un controle para que el sistema no obligue el prepago pero emite una mensaje de alerta (eso se hace mediante parmetro general). Retencin cuando la entidad tiene efectos de retencin con relacin al manejo de los pagos de impuestos, segn la legislacin fiscal. Marketing cuando esta entidad es utilizada para el tipo de facturacin Marketing, que en este manual se explica en los casos especiales de facturacin. Esquema de Impuesto. Que esquema de impuesto por defecto utilizara siempre la entidad Representante o Mayorista, especifica si la entidad es una de estos conceptos. Es importante sealar que las entidades en esta categora no llevan definicin de operadores, ya que sirve para asociar a las entidades a una de estas.
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Perteneciente a, Representada por: son para clasificar a la entidad en caso que existiera, si la misma pertenece a una mayorista, o es representada por alguna entidad representante Representante). (ambas debe estar creadas previamente como Mayorista o
Este Check se emplea cuando la entidad utiliza precios variables y define que los mismos se fijan en la insercin de reservas, sino se hacen en el Check In.
Estos dos Check se emplean para indicarle a los utilizadores que cuando hacen reservas si tiene un periodo definido en el primer dato el PMS bloquea la insercin de las mismas, para recibir reservas y el segundo que en el rango de fechas especificadas no se admiten modificaciones a las reservas ya insertadas.
Insertaroffshore
En esta seccin se insertan los datos por periodos de los % de OffShore de la entidad. Esta informacin solo aparece disponible para ser llenada si existe definido en los parmetros generales que se trabaja con este sistema de facturacin, as como datos necesarios parametrizar que sern explicados en casos especiales de facturacin.
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InsertarInternet
Esta opcin es slo para aquellos hoteles que tengan WebNewhotel para hacer las reservas por Internet, y lo que significa es que en estos periodos seleccionados las reservas que se hacen por Internet, ser obligatorio, para los periodos seleccionados, que se reserven la cantidad de noches definidas.
En esta parte se define que operadores existentes para la entidad sern los utilizados para las reservas va internet atendiendo a un determinado periodo, para cuantas noches, para que das de la semana pueden estar disponibles y para que operador y tipo de habitacin. Adems de estos datos se debe definir para que TIPO, sobre el periodo, se aplica la misma, pudiendo ser: Fecha Entrada Por Ocupacin Fecha Salida Camas Extras
Esto quiere decir por ejemplo, tomando el caso de la Fecha de Entrada, que todas las reservas cuya fecha de entrada este en el periodo de la tarifas definida pueden hacerse reservas con ese operador. Adems de lo anterior existe otra condicin que la restriccin para poder reservas bajo esa tarifa y cuyos valores pueden ser: Mnimo de Noche Mximo de Noches O que exista bloqueo de insercin en ese periodo, en cuyo caso no se admiten reservas
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Exportar Facturas Si la entidad tiene algunas caractersticas cuyas facturas se exporten a ficheros o sistemas externos, puede parametrizarse en esta seccin para que en el proceso de facturacin o en el proceso de cierre de dio se genere la exportacin
Los formatos permitidos por el PMS son los que se muestran en la pantalla anterior y sus caractersticas son los que emite el fabricante del tipo de fichero anteriormente relacionado La marca Exportar PGO es para decir que entidades se exportar a un fichero de prepagos.
IDS IDS significa Internet Distribuition System Aqu se coloca la informacin referente al distribuidor para el acceso a travs de WebNewHotel
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Criterio de seleccin En estas seccin podemos seleccionar cuales son los criterios de bsqueda rpida que asociamos a esta entidad. Estos valores iniciales son creados en Archivos Parmetros Criterios de Seleccin
ESTADOS DE VENDA
Ventas Entidades - Estados de Venta Los estados de venta son aquellas ventas que aun no han sido registradas como reservas, pero que en se consideran para el anlisis comercial de la posible ocupacin esperada.
1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que tiene vendidas. 2. Es una herramienta til para los comerciales del hotel.
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3. Las habitaciones vendidas se registran por Entidad / Operador/Tipo de Habitacin / Da o Entidad/Tipo de Habitacin/ da, mediante forma de trabajar del hotel. 4. Los estados de venta pueden ser introducidos considerando el operador (contrato) o a nivel de entidad puramente, como se muestra en la pantalla de ejemplo de esta explicacin. Para cambiar el modo de hacerlo de una forma a otra se hace atendiendo al parmetro general siguiente:
Debe tenerse en cuenta que los estados de ventas introducidos en una forma u otra no son trasladados, o sea si inicialmente los introduzco a nivel de entidad y luego cambio el parmetro para trabajar con operadores los anteriores se pierden.
PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR EL ESTADO DE LAS VENTAS
1. Opcin Ventas Entidades Estado de Ventas 2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el perodo de tiempo que se pretende registrar. 3. Oprimir el botn .
4. Haga clic sobre el recuadro de acuerdo a la habitacin y fecha deseada para digitar la cantidad. basta usar . Para copiar el mismo valor en el periodo Para definido
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CONSULTA DE ESTADOS DE VENTA

En este men se realiza la consulta del comportamiento de los estados de ventas.
MEDIA PAX PARA ESTADOS DE VENTA

Este men permite insertar la media de pax por reservas para los estados de venta
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SOLICITUD
DE DEPSITO
Por esta seccin consultamos e insertamos las solicitudes de depsitos a las entidades.
Para poder insertar una solicitud debe previamente creado en Archivos Parmetros Documentos, el tipo de documento solicitud de depsito, para luego segn esta plantilla de Word configurable para cada cliente, se enve el mismo por los mtodos que brinda el PMS.
Y adems los restantes parmetros si es que pretendemos enviar la misma va e-mail. La pantalla para insertar una nueva solicitud es la siguiente:
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BLOQUEO DE INSERCIN Y ALTERACIN

Aqu podemos llegar desde Ventas/Entidades/Bloqueo Insercin/Alteracin. El bloqueo se asigne a una o varias agencias a la vez pudendo especificar el bloqueo por contracto con tipo de habitacin, pudendo as a la agencia asignar ms ventas de otros operadores o tipo de habitacin. El Stop Sales de las agencias tambin se puede asignar con ms precisin el men de Ventas- Entidades- Bloqueo de Insercin o Alteracin.
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PRECIOS
SERVICIOS
Permite introducir los valores para los precios de los servicios
Para crear una nueva tarifas para el servicio se hara por la pantalla siguiente:
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Estos precios que se definen a los servicios, son los utilizados cuando se crean los paquetes, donde intervienen tanto tarifas como servicios adicionales, estos se crean en esta seccin.
PRECIOS DE DIARIAS
1. El acceso a esta opcin es por Ventas Precios Diarias. 2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automticamente en la cuenta Mster de todos los huspedes en el proceso de Cierre del Da. 3. Los elementos fundamentales que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de Habitacin y la Modalidad de Pensin.
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA DIARIA
1. Oprimir el botn
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2. Debe llenar los siguientes datos:
Campo Cdigo Descripcin Moneda Tipo de Tarifa
Significado 6 caracteres alfanumricos 40 caracteres alfanumricos Moneda del Contrato Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo
Nota: en campo enmarcado en negro se muestra si en los parmetros de facturacin aparece marcado el criterio de usar la descripcin de las tarifas.
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En
los
Parmetros
de
Facturacin
del
sistema
(Utilitarios-
Parmetros-
Facturacin), se definen las secciones y servicios en los cuales se desglosar la Diaria, en caso que se desee que una Tarifa en especifico se desglose en otras secciones y servicios, ser necesario indicarlo en la misma tarifa, segn las casillas de cada servicio (ver figura anterior donde se especifican servicios y secciones diferentes a la de los parmetros, ya que si fueron los estndares esto aparece en blanco)
Si los precios de la tarifa, son con Impuestos Incluidos, debe marcarse el check box habilitado para eso. Si los nios cuentan para el clculo del suplemento single, querer decir que se tengo un nio con un adulto en la habitacin Suplemento single. Los Precios Dinmicos (Repetir Periodos) permite que en el contracto se pueden duplicar o sobreponerse das en los periodos de contracto fijando o no el precio en las reservas que ya estn hechas asociadas a ese contracto, tenido en cuenta la fecha de creacin del periodo. Este tema se explica mejor en el tema Tarifas con periodos solapados, variables, fijos y precios diario) Al definir los tipos de habitacin, se asocian a lo que llamamos Modelo A, B, C, E. Estos modelos identifican la forma de calcular los valores en las tarifas, y son los siguientes: lo cobro es el valor del Adulto + Nio +
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Modelo A Precio por Personas Modelo B Precio por Habitaciones Modelo C Precio por Tabla Matricial Modelo E Precios por Intervalos
Adicionalmente a estas existen otros tipos de tarifas, las cuales las explicaremos en este manual y que se resumen en: Tarifas Tipo D Tarifas por Incremento de Pensiones Ofertas D Ofertas de descuentos sobre los servicios Tarifas Yield Variables Tarifas variables o tambin conocidas como dinmicas Los tipos de habitacin se asocian al modelo que ms se utilice (se puede parametrizar en el men Utilitarios- Parmetros- Subsistema de Habitacin- Tipo) Ejemplo: Si el tipo de habitacin AMB est declarado para todo el sistema, como Modelo A, quiere decir que a la tarifa que se asocie a este tipo de habitacin calcular sus precios por persona. En caso que un tipo de habitacin necesitemos utilizarlo en una tarifa, para un modelo diferente al que tiene asociado, debemos especificarlo en la lista enmarcada en Modelos Tipos de Habitacin. Ejemplo: El tipo de hab. AMB est declarado para todo el sistema, como Modelo A (precios por persona), pero para la Tarifa X, necesitamos que este tipo de habitacin calcule como el modelo B (precios por habitacin). Se selecciona el tipo de habitacin AMB y toma el en el campo de seleccin de la derecha se
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Modelo B, luego se oprime el botn de
3. Para salvar los cambios oprimir el botn
4. En la parte inferior de la pantalla se debe seleccionar una fecha inicial y una final que identificar el periodo de vigencia la tarifa, luego oprimir el botn de
el rango seleccionado pasa al parte inferior ejemplo:
Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fij un rate de cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opcin Recepcin Cambios.
5. Seleccionar el perodo insertado que queremos actualizar y oprimir el botn . 6. En esta parte del men oprima el botn Insertar:
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Se despliega los tipos de habitacin a continuacin seleccione uno y oprima el botn OK
7. La pantalla que se muestra para definir los precios estar acorde con el Modelo que el Tipo de Habitacin escogido tiene asociado: Modelo A o B.
8. Especificar cmo el sistema deber desglosar la Diaria en los diferentes conceptos que la componen: Habitacin, Desayuno y Comida(s), pudendo en las comidas definir el valor referente a 1 o 2 Comidas y separar el valor referente a 1 o 2 Bebidas.
PERIODOS DE BLOQUEO.
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Se utiliza para bloquear la asignacin de este contracto/ tarifa a una reserva en el periodo especificado.
PRECIO DE LA COMIDA DE LOS ADULTOS. Debe especificar cunto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.
Pensin
Significado ALOJ: Solo Alojamiento A/D: Alojamiento y Desayuno M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena T/I: Todo Incluido (All Inclusive)
Desayu no
1 Comida
2 Comidas
EP CP MAP AP TI
X X X X X X X
Si oprime el botn
que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las
casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los campos Desayuno, Almuerzo y Cena de la opcin Utilitarios Parmetros Subsistema de Facturacin, pero convertidos a la moneda del contrato.
PRECIO DE LA COMIDA DE LOS NIOS.

1.
Si
es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e
Incidencia se dejan en blanco.

2.
Si existe un % de descuento en relacin con el precio de un adulto se especifica ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan los conceptos que afecta ese descuento.
3.
El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno y 2 Comidas, 1 Comida o 2 Comidas.
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Tambin se puede definir los precios de los nios orden de nios o por edades)
mediante la ventana que se
visualiza al oprimir el botn nios (funciona como una excepcin, que puede ser por
Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse en la opcin donde se especifican la cantidad de Adultos y Nios y el
precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensin.
PRECIOS PARA OTROS SERVICIOS ASOCIADO A LA DIARIA Tambin cuando definimos una diaria podemos indicarles otros servicios adicionales a considerar que no estn dentro del precio estndar de la misma si no que se agregan en estos casos. Para ellos usamos la parte inferior de la pantalla.
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MODELO A (PRECIOS POR PERSONA).
Tarifa de Precios Modelo A
Notas:
Los precios de la Habitacin estn dados en Media Doble, es decir son precios individuales (por pax) partiendo de una ocupacin doble.
La Cama Extra se considera a partir del N Mximo de Personas que admite un Tipo de Habitacin. Ejemplo: La Habitacin Standard tiene definido un mximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra se aplicar a partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se registre en una habitacin.
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Si en una habitacin hay registrados Adultos y Nios prevalece el Nio a la hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Nio en una habitacin Standard se aplica el precio Cama Extra Nio.
El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupacin de una habitacin es inferior a su Capacidad Mxima. Ejemplo: 1 Adulto en una habitacin Standard debe pagar este suplemento.
Precio de la Habitacin
Campo Precio Adulto Precio Nio Doble (Media Doble).
Significado Precio de un Adulto en una habitacin con Ocupacin Precio de un Nio en una Habitacin con Ocupacin Doble. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relacin al Precio del Adulto.
Cama Extra
Precio de la Cama Extra. Puede especificarse un valor o un % de Descuento con relacin al Precio del Adulto.
Suplemento
Suplemento que debe pagar un husped por una
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Campo Individual ocupacin sencilla.
Significado Puede especificarse un valor o un % del Precio del Adulto.
Cmo obtener el Precio de la Habitacin Modelo A
Precio Ocupacin Adulto 2 Adultos 3 Adultos 1 Adulto 1 Adulto y 1 Nio 2 Adultos y 1 Nio 1 Nio 2 Nios 3 Nios 1 Adulto y 2 Nios 1 2 2 1 1 2 1 2 2 1 1 Nio
Cama Extra
Suplemento Individual
Adulto 1
Nio
Adulto
Nio
1 1 1 1 1
Nota: Se tom como referencia una Habitacin con Capacidad Mxima de 2 personas.
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MODELO B (PRECIOS POR HABITACIN).
Precio de la Habitacin - Modelo B Mnimo- precio para el Adulto con nmero de personas a lo mnimo definido en el tipo de habitacin. + 1 Persona - precio definido para adulto se el nmero de personas es igual mnimo + 1 +2 o + 3 Personas- precio definido para adulto se el nmero de personas es igual mnimo + 2 o +3 personas
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Descuento- % descuento aplicada al valor de un adulto se el mnimo es 250.00 y el mnimo de personas es igual a 2 en el tipo de habitacin, entonces 50 % descuento = (250 : 2) x 0.50= 62,50 . Excepcin en el Precio de la Habitacin. Cualquier variante que no cumpla con la lgica que se aplica al modelo asociado al tipo de habitacin seleccionado puede definirse en la opcin ese tipo de habitacin. Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente: en la
que se especifican la cantidad de Adultos y Nios y el precio total que deben pagar por
Condicin Adulto Suplemento Individual 1 Adulto con 1 Nio
Precio 30.00 12.00 El Adulto pagar un Suplemento por Sencilla y el Nio un 50 % del Precio del Adulto. Adulto: 30 + 12 = 42 Nio : 30 * 0.5 = 15 Total : 42 + 15 = 57
Si el valor del adulto o del nio vara en relacin al valor Standard de habitacin entonces en Especiales se puede definir el valor de habitacin haciendo variar la cantidad de personas y estableciendo un valor fijo por las variaciones de cantidad.
Excepciones de Habitacin
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Con esta excepcin estamos a decir que el valor total de habitacin de dos adultos con un nio son 80 y no lo que esta prev0, 00 ,00 no lo que esta priamente definido en la tarifa de habitacin que seria 2 Adultos = 60 + 1 nio = 15 no total de 75 . En relacin a habitaciones existe tambin la excepcin de los nios en que los precios de estos se pueden definir por edad o por orden. Por edad el sistema puede usar los rangos de edad previamente definidos en la tarifa de precios.
El precio se puede definir en funcin de la orden de los nios.
En este caso estamos diciendo que el primero nio de la habitacin se la cobra el valor de 15.00 de habitacin y al segundo nio el valor de 25.00 por la habitacin. Las mismas variaciones se pueden aplicar en relacin a excepciones de las comidas que pueden variar por cantidad de personas, modalidad de pensin y topologa de habitacin.
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Esta excepcin quiere decir que 2 adultos + 1 nio en una habitacin del tipo TVM (Twin Vista Mar), en modelo de pensin completa (Full Board) se le va cobrar por el desayuno de los tres (2 Adultos + 1 nio) 15 , por dos refecciones 90 e dos bebidas 30 . Las excepciones de las comidas tambin se pueden aplicar a los nios:
En este caso, 1 nio en media pensin con edad entre 6 aos y os 11 aos, en una habitacin TVM se le cobra 10 por el desayuno y 30 por la refeccin (comida + bebida).
Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Da, busca como primera variante si hay una Excepcin de precio para la combinacin de adultos y nios especificada en la reserva, o por la edad o por el orden de los nios. Si el valor del nio es por edad o por orden se define en la reserva. Si no existe, toma el valor de la Tarifa Diaria de Precios.
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MODELO C PRECIOS POR TABLA MATRICIAL.
A
Figura 1
Figura 2
En el modelo de Precios Matriciales, los valores de Alojamiento, Desayuno y Comidas, se definen para cada plan, y no son nicos para todos los planes, como en los modelos A y B, con este modelo se hace ms flexible la configuracin de las tarifas.
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Los valores de Cama Extra y Suplemento son aplicables por igual, para adultos y nios, pudindose hacer la excepcin de nios, desmarcando la casilla: Utilizar Cama extra en nios cuando sea aplicable. El valor por clculo de adulto extra puede ser definido en % descuento o en valor. Se est definido en % descuento entonces se puede definir sobre qu servicio va incluir el descuento (habitacin, pensin, en el total del contracto). Adems de eso, el descuento del adulto extra se puede definir por orden, o sea, estableciendo una % descuento distinto para el 1 adulto extra marcando en la tarifa matricial la opcin que dice Orden. En los casos de las tarifas matriciales se puede aplicar en simultaneo los precios por edad y por orden cuando se habla de nios. Est definido por Adulto de la siguiente manera: Las pensiones dicen:
Modelo Espaol H - Solo Alojamiento HD - Alojamiento y Desayuno MP Alojamiento, Desayuno y una Comida PC Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas AI Todo Incluido
Modelo Internacional AP- Aposento BD- Bed and Breakfast HB- Half Board FB- Full Board AI- All Included
Los precios de los nios en este tipo de tarifas se pueden definir en descuento y en valor. En descuentos, el descuento se aplica en funcin de la edad, de lo nmero de nios y del nmero de adultos de la reserva.
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En este caso se define que el primero nio cuando acompaado con un adulto, se ten edad entre 0 y 2 aos se le aplica un descuento de 10% y si tiene entre 3 y 5 aos se aplica un descuento de 30%. Si en la tarifa se define el precio de los nios en valor se puede construir para cada eso el valor a cobrar en dependencia de lo nmero de adultos, nios y hacer variar el precio del 1, 2 y restantes nios de la reserva, o en dependencia de la edad (consonante definido en la reserva).
En este caso determina que una reserva con 1 adulto y 2 nios, al segundo nio de la modalidad de pensin HB se cobra por habitacin al segundo nio el valor de 25 e por el desayuno 7.04 , la comida 14.05 y pela bebida 1.75 .
MODELO D (PRECIOS POR INCREMENTO DE PENSIN)
Las Diarias D trabajan por periodos de precio y periodos de fecha, dentro de cada periodo se manejan los das de la semana. Esta herramienta permite modificar por ejemplo los precios de solo los das de fin de semana de un periodo.
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Creacin de una Tarifa (D) El proceso es similar al crear una tarifa Diaria (A, B, C, E).
Oprimir el botn Llenar los datos de la ventana:
que est en la parte superior derecha
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Campo Cdigo Descripcin Tipo de Tarifa Activa Impuesto Incluido Modelos habitacin de Tipo
Significado Cdigo de la tarifa Nombre de la tarifa Si es una tarifa de Entidad, o Directo Tarifas que se encuentra activa o vigente Si lleva los impuestos incluidos dentro del valor de la tarifa. de Se insertan los Tipos de habitacin que se quiere que aplique la tarifa
Luego de grabar la tarifa tendr una pantalla similar a la siguiente:
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El botn de
sirve para crear una tarifa en base a una ya existente.
Precio Se ingresan los valores de los tipos de habitacin que se vaya a configurar
Campo Fecha de inicio Fecha Final
Significado Fecha de inicio del valor de Alojamiento Fecha final del valor de Alojamiento
Campo Tipo de Habit Ocup Mod Pensin
Significado Tipos de habitacin al cual se le asigna el valor a cobrar Nmero de personas que ocupara por tipo de habitacin Son los tipos de pensiones alimenticias que se asigna al tipo de habitacin que se est configurando. Alojamiento (AL), Media (FC), pensin (MP), Pensin Completa. (PC) Todos los Servicios
Cambio Fijo Importe
Valor que se usa para convertir el valor de la diaria en la moneda extranjera. Valor de alojamiento Das en que aplica los valores ingresados
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Descuento Adultos / Nios Se ingresan los valores de los descuentos de adultos, los campos de Fecha Inicial, Fecha Final, Tipo de habitacin, Modalidad de Pensin, funcionan igual que en la opcin de Precio
Incidencia de Descuento Si el descuento afecta a los conceptos de Habitacin, Habitacin ms Desayuno, Habitacin ms Comidas, Habitacin Desayuno ms Comidas, Desayuno ms Comida, Todo los servicios. En la opcin de Descuentos Nios los campos de descuentos tienen el siguiente significado: Campo % 1N Valor 1N De A %+2N Valor 2N De a Significado Porcentaje de descuento de un nio (10%. 20%, etc.) Valor del descuento en nmeros de un nio Edad inicial (ejemplo: de un ao) Edad final (ejemplo: a Cinco aos) Valor en porcentaje de Dos nios (10%. 20%, etc.) Valor del descuento en nmeros Edad inicial (ejemplo: de un ao) Edad final (ejemplo: a Cinco aos)
Pensin
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Se ingresan el importe que van a afectar el tipo de pensin: Alojamiento (AL) Alojamiento ms Desayuno (AD) Alojamiento ms Desayuno y una Comida (MP) Alojamiento mas Desayuno ms dos Comidas (PC), Todos los Servicios (FC). El valor del importe segu por default la distribucin definida en el subsistema de facturacin (porciento distribucin Default Tarifa D). De cualquier forma se puede definir el % que afecta cada refeccin en relacin al importe total (Pensin)
Servicios Se ingresan los valores por Secciones y Servicios. Los parmetros A la Entrada y Toda la Estancia son mutuamente excluyentes, es decir no se activan juntas opciones al tiempo, lo mismo ocurre con las opciones de Por Reservas y Por personas.
Campo A la entrada
Significado No aplica en la fecha de entrada. Aplica en la fecha de entrada.
Toda la Estancia
No aplica para todo el periodo de la estancia. Aplica para todo el periodo de la estancia
Por Reservas
No aplica por Reserva. Aplica por Reservas
Por Personas
No aplica por personas. Aplica por personas
Ejemplo: en la seccin bar el Pelao el Valor por el servicio de Cigarrera por persona es de $5000.oo y el de Licores y Bebidas es de $10,000.oo durante toda la Estancia:
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Para asignar una Tarifa D a una reserva esta se busca en el campo de Tarifa:
Campo de Seleccin de la Tarifa en la Ficha de Reserva
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OFERTAS D
Las ofertas D trabajan o afectan a las tarifas asignadas a las Entidades o Agencias, consisten en la definicin de periodos donde se presentan descuentos sobre los servicios o el cobro menor en el valor de noches.
MEN OFERTAS D
El primer bloque del men sirve para buscar un Entidad a la cual se le desea aplicar una oferta:
Buscar una Entidad
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Se tiene dos modalidades de oferta:
OFERTAS DE CAMBIO Consiste en el cobro de un nmero menor de noches que tiene definido una reserva, una reserva puede tener un periodo de ocupacin de 10 noches pero en el caso de una oferta se cobrar solo seis (6), funciona entre un rango de fechas por tipo de Pensin (AL, AD, MP. FC) y por los conceptos de: Habitacin, Habitacin ms Desayuno, Habitacin ms Comido, Habitacin Desayuno ms Comidas, Desayuno Comida, Todos los servicios.
Creacin de Una Oferta de Cambio
Seleccionar la Entidad usando el botn
el programa lo lleva al men de consulta
de Entidades, en el campo de Tipo de Oferta seleccionar Oferta de Cambio, en el campo Descripcin colocar un nombre para la oferta, y en el campo Avr se debe colocar un cdigo que puede ser numrico alfanumrico; este campo permite que dos valores sean iguales, para finalizar oprimir el botn de posiciona en la parte inferior de la pantalla. el registro se
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Se habilita la opcin o pestaa de Ofertas de Cambio en la parte media del men: Medias Pax Para Estados de Venta seleccione una fecha inicial y una final, luego elija el concepto de Incidencia (Habitacin, Desayuno etc.). Los campos Noc |>| Noc indica por ejemplo que de 10 noches se cobrarn slo 7, de la misma forma se hace con los campos de tipo de Pensin, para finalizar Oprima el botn de Insertar, ejemplo
Para finalizar los cambios oprima el botn de
OFERTAS DE PROMOCIN Aplica un porcentaje de descuento entre un rango de fechas por tipo de Pensin (AL, AD, MP. FC) sobre los siguientes Items: Habitacin, Habitacin ms Desayuno,
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Habitacin ms Comido, Habitacin Desayuno mas Comidas, Desayuno Comida, Todos los servicios.
Seleccionar la Entidad usando el botn
el programa lo lleva al men de consulta
de Entidades, en el campo de Tipo de Oferta seleccionar Oferta de Promocin, en el campo Descripcin colocar un nombre para la Promocin, en el campo Avr se debe colocar un cdigo que puede ser numrico alfanumrico; para finalizar oprimir el botn de el registro se posiciona en la parte inferior de la pantalla:
En el campo de
seleccione un rango de fecha para la fecha de
Creacin y la Fecha de Entrada, luego coloque el porcentaje de Descuento en el campo de Descuento, y seleccione el concepto de Incidencia.
Para confirmar los cambios Oprima el botn de
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Para finalizar Oprima el botn de
APLICAR LAS OFERTAS A UNA ENTIDAD Para que las ofertas creadas tomen efecto debe visualizar la entidad, en la parte inferior derecha oprima el botn de el costado inferior derecho: aparecer las ofertas creadas en
Si se traslada una oferta con la flecha Verde se declara la oferta como obligatoria. Si se traslada una oferta con la flecha Roja se declara la oferta como Opcional
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Costado izquierdo inferior men Entidad Ofertas
MODELO E (PRECIOS POR INTERVALOS).

El valor de la habitacin es por horas y minutos, se puede configurar cuatro intervalos de tiempo:
Desde Rango Inicial en Horas + Minutos 0 4 8
Hasta Rango Final en Horas 4 8 24
Tolerancia o Lmite Mximo de Uso en Minutos 30 30 30
Precio
$15.oo $40.oo $80.oo
El tipo de la tolerancia lmite est incluido en el precio final definido. Para este tipo de reservas por tiempo el PMS permite hacer Check In y Check Out en el da como reservas existan, dado que la tarifa es horaria y no diaria.
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PAQUETES DE PRECIOS
El acceso a esta opcin es por Ventas Precios Paquete Esta opcin es til para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos das de los que realmente se van a disfrutar, etc. Aunque como en las ms recientes versiones del PMS las tarifas tambin se le pueden incluir determinadas ofertas, esta opcin abarca ms opciones de parametrizacin fundamentalmente cuando combinados opciones de descuentos, o situaciones exquisitas que por la opcin de ofertas no sean posibles.
El paquete puede incluir: Una Tarifa de Precio Diaria (Pensin), que debe estar previamente definida en la opcin Ventas - Precios Diarias
2.
1.
Servicios que deben estar previamente definidos en la opcin Ventas - Precios Servicios
Pantalla: Paquetes Estndar
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Campos Llegada, Salida, N Orden y N Das Tanto en la definicin de la T.Diaria como en los Servicios del Paquete de la pantalla Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a los paquetes y que especifican qu das de la estancia deben cargarse los asientos especificados en la cuenta Mster de la habitacin. Existen dos tipos de paquetes: Paquetes todo incluido (se definen los servicios en el paquete) y paquetes no todo incluido que son usados especialmente para las ofertas a los cuales se asocia una tarifa de precios ms servicios suplementares. Un ejemplo de un paquete no todo incluido son las ofertas 7 x 6. En este tipo de paquetes se pueden especificar los das de la estada en que la diaria se carga en la cuenta corriente, pudendo cargar el valor medio de la estada en cada noche. Con este tipo de ofertas se pueden especificar los periodos de las fechas de entrada de las reservas a los cuales estos paquetes se pueden aplicar, as como un nmero mnimo y mximo de noches de aplicacin de la oferta y definir se despus del mximo de noches la tarifa en la reserva es extensible o no hasta el final de la estada. Adicionalmente se pueden especificar servicios suplementarios incluidos en la oferta con precios distintos para adulto o nios, precio fijo o entonces usar un valor previamente definido en Ventas- Precios- Servicios. Otros suplementos se pueden aplicar a la reserva desde la llegada o salida y definir a partir de qu da se empiece cargar estos servicios (N. Orden) as como lo nmero de das que se cargan. Llamo especialmente la atencin para la marca que dice Diaria en los suplementos, si est marcada significa que el clculo del IVA para ese servicio suplementario, el modelo de IVA (Subsistema de Facturacin- Modelo de IVA) se aplica del pas de las diarias de las reservas.
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Llegada
Salida
No. Orden
No. Das
Se cargar: Todos los das de la estancia.
X X 3
5 3 4
A partir llegada 5 das. Los 3 das anteriores a la Salida. A partir del tercer de la llegada 4 das.
Ejemplos de Ofertas Especiales Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo Incluido, la pantalla de captura ser diferente, como se muestra a continuacin:
Donde despus de definido los precios para el adulto y los nios, en la segunda parte de la pantalla se distribuyen porcentualmente esa tarifa en los distintos servicios y conceptos de servicios.
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Adems el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando as su introduccin. Para obtener esto es necesario oprimir el botn .
PRECIOS ESPECIALES DE LA TARIFA

El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para Early Booking, Fines de Semana y das especiales o festivos.
EARLY BOOKING
Con este tipo de Early Booking, como definido en el ejemplo, se especifica que en la reserva hecha con 5 das de antecedencia en relacin a la fecha de entrada y si la fecha de creacin de esta entre el da 01/05/07 y 30/05/07 se aplica 10 % de descuento sobre el valor de la Habitacin. La definicin de la prioridad es importante para la verificacin/ utilizacin del Early Booking a hacer en esto contracto en diferentes reservas.
EARLY BOOKING FECHAS
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Con este tipo de Early Booking se puede definir que todas las reservas que son creadas entre 01/05/07 y 30/05/07 y que entran entre 01/06/07 y 30/06/07 tiene un descuento de 10% sobre el valor de la habitacin.
FIN DE SEMANA
Este tipo de especificacin permite definir que en la noche de Viernes a Sbado con de Sbado a Domingo se aplica 10% de descuento sobre el habitacin + la pensin de la reserva.
PRECIOS ESPECIALES
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Esta especificacin permite definir que se aplica un incremento de 10 por persona (adulto o nio) desde el da de la llegada a la 3 noche sobre el valor de habitacin de la tarifa.
DAS ESPECIALES
Esta especificacin define que en la noche de 24/12/07 a 25/12/07 se aplica un incremento de 20% sobre el valor de habitacin de la tarifa de precios.
FINES DE SEMANA/ TIPOS/ PAXS
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Esta especificacin define que en las noches de Lunes a Martes y de Martes a Mircoles , en las habitaciones el tipo TVM, las habitaciones que tienen 2 adultos y 1 nio se le aplica 15% de descuento por noche sobre el valor de la habitacin.
DESGLOSE RESERVA
DE LA
DIARIA
CUANDO SE DEFINE EL
PRECIO MANUALMENTE
EN LA
Este punto se refiere cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el campo Diaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria respetando los valores de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos en la opcin Utilitarios Parmetros Facturacin. La diferencia de precio se la carga al Alojamiento.
TODO INCLUIDO (ALL INCLUSIVE).

El precio de la modalidad de pensin Todo Incluido incluye los mismos servicios que el AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y adems todos aquellos servicios que fueron definidos en el bloque Todo incluido que se muestra a continuacin. Ejemplo: Precio de un husped en una habitacin Standard (STD) Doble y modalidad de pensin Todo Incluido. Ventas Precios Diarias (A,B,C,E) Se selecciona una tarifa y se va al botn .
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En estos suplementos tambin se puede definir el periodo en lo cual estos servicios adicionales se cargan e la diaria de la reserva.
Servicio Alojamiento Desayuno 2 Comidas Golf Banquetes Total
Precio 25.00 5.00 24.00 150.00 2000.00 $ 2.204.00
TARIFAS CON PERODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS.
En noviembre de 2006 hubo un cambio muy importante dentro de las funcionalidades de NewHotel. El problema era que no respetaba el cambio en las tarifas diarias en el sector hotelero urbano, entonces tuvimos la necesidad de crear nuevos parmetros generales, por entidades y por tarifas y a continuacin explico cada uno de ellos abajo. Las tarifas con periodos solapados es la siguiente:
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Permitir que una tarifa de precio con una temporada (periodo de fechas), sea solapado por otro, esto es aplicable cuando tenemos que solapar un periodo sin tener que cambiar las fechas de una temporada anterior, es decir que en un periodo de una temporada hay un precio diferente manteniendo la que estaba antes. Ejemplo:
Esta opcin no influye en otras decisiones como precios por habitacin, por persona o matricial, porque este parmetro se definido en el cabecera de la tarifa, o sea abajo podamos coger cualquier tipo de habitacin sin crear ningn conflicto. A continuacin escogeremos un ejemplo de una tarifa matricial.
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En el ejemplo anterior se ve cmo, si nosotros queremos hacer la temporada continua y poner un periodo solapado, no podramos hacerlo por el mtodo normal, (19/11/2006 a 31/12/2006, - 01/12/2006 a 20/12/2006 21/12/2006), pero utilizando los periodos solapados solo necesitamos poner el periodo que queremos y ya est!. El sistema solapa los periodos de acuerdo con lo que est en la tarifa, ahora imagina que por ejemplo, estbamos nosotros en el da 03/12/2006 y la reserva, deca algo como, OJO!!! Oferta nueva desde el da 05/12/2006 hasta 15/12/2006, precio es 25.00, aqu hay que tener cuidado porque tiene mucho que ver con el parmetro de la insercin de reservas que es PRECIO FIJO,
Entonces hay que poner atencin a este parmetro que si queda por defecto en la insercin de reserva, l por defecto fija el valor de la diaria (basndose en una fecha/hora, entonces si solapamos el periodo en la tarifa PG esta reserva NO va asumir esa alteracin, porque fijamos los valores de la reserva a las temporadas que estaban definidas hasta el momento de creacin de la reserva), si fue una entidad podemos definir si esa entidad tiene el precio fijo
Entonces, el parmetro de las reservas para fijar el precio tiene varias funcionalidades que afectan el precio solapado o no, quiere decir, si tenemos el parmetro activo, lo que pasa es que el sistema va fijar el precio que fue definido en la tarifa antes de la fecha que aparece abajo, fecha esa que sirve para nosotros saber que el sistema no va asumir precios que fueron creados despus de esa fecha, por este motivo es que viene definido activo por default, para que no altere el funcionamiento actual a los
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dems clientes que tenemos, pero podemos siempre consultar la reserva quitar la pestaita del precio fijo y de pronto volverlo a poner y el sistema ya actualiza la fecha para que esa reserva sea afectada por la nueva temporada o lo que sea. Hay un parmetro general que permite tambin no fijar el precio de tarifas en las reservas, es decir que podemos directamente asumir que siempre que exista un cambio de precio (solapado) las reservas con esa tarifa van asumir luego el cambio de precio pero siempre manteniendo en los das pasados el precio que estaba.
TARIFAS YIELD (TARIFAS VARIABLES)
Esta opcin requiere que activemos un Parmetro Front Office Reservas
Activando este se activa un botn en la insercin de reserva
Que sirve para ver da a da los precios que se van cargar, y cambiarlos conforme queramos poner un paquete, tarifa o precio manual.
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El sistema permite cambiar este valor que est en un da intermedio para otro valor. Atencin!!! Que por ejemplo si cambiamos un precio de un periodo existente, el sistema SIEMPRE va alterar en la reserva, aunque est marcado el precio fijo o no, esto sirve para cuando son periodos solapados.
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YIELD TARIFA VARIABLE, MODO DE EMPLEO
Significado de la Pantalla
Nota: como esta pantalla funciona tanto para generar los precios el Yield manager como para los tarifas variables, estos box que se activan con el
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parmetro su empleo es para las tarifas variables no tienen nada que ver con la forma de buscar el yield.
Como Funciona: Es como definir una modalidad compleja, el ejemplo anterior define que para el da 16 era SS y para el da 17 AD. Si voy a la ficha de reserve y doy click en el botn:
Marcado se muestra la pantalla de modalidad compleja
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O sea lo que define es como una modalidad compleja pero para este tipo de tarifa. Ejemplo de uso de la tarifa yield Paso 1: Definir los periodos y los precios mximo y minino
Paso 2: Insertamos una reservas donde solo definimos los datos de fecha de entrada y salida, cantidad de adulto y la Pensin, luego en la parte derecha podemos o seleccionar una entidad pero para usar el yield debemos desactivar la pestana de tarifas para hacer uso de la misma.
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Al oprimir la tecla
se muestra la pantalla de yield con los precios calculados una
vez que hayamos oprimido el botn generar precios
Quedando la ficha de la reserva con los datos ya correcto para dar aceptar
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Todo esto se interpreta que Yield es como un precio fijo calculado en base a una formula predefinida que considera los ingresos y los volmenes de ocupacin proponiendo un precio para las reservas buscando la formula de a mayor demanda mayor precios y a la inversa.
OFFSHORE Y NEWHOTEL.
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BSICOS

El procedimiento del empleo del sistema de facturacin Offshore desarrollado para NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen menciono: Solo trabaja sobre los precios que estn definidos como diarias (tarifas de diarias) los cuales son los que emplean para la facturacin a entidad segn su cuenta master. El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos
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NewConta independientes, por lo que el sistema adems prev el enlace con dos mdulos de NewConta, uno Offshore y otro al 100%. El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. Cuando se activa el parmetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parmetro, el sistema en la configuracin de las tarifas mostrara otro botn de Precios Offshore, que funcionara bajo este principio: Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los precios digamos bases, los precios Offshore segn l % aplicado para cada entidad. Crendose de esta forma sencilla estos precios. Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los Offshore as sucesivamente. Si por el contrario se marca la pestaa de Precios Offshore entonces el sistema toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios bases en base a este agregndole el % correspondiente. Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaa normal de precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrs y hacerlo de la otra forma.
Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora considerando estos precios.
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Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momento por el sistema son los siguientes: Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por este concepto. Ingresos por servicios Auditoria de Ingresos y saldos. Mano Corriente. Cuentas Corrientes. Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema ya que es uno externo configurable para cada cliente por el tcnico de instalacin).
PARAMETRIZACIN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE

En los parmetros del sistema se selecciona la opcin que dice Offshore.
Aparece entonces el Parmetros Generales-Generales- OffShore, se configura entonces la Interface con NewConta.
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Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes. Ir a parmetros generales y activar el parmetro que dice Offshore.
En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendr factura offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el parmetro en parmetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se abre una nueva pestaa que dice Offshore. Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con este procedimiento. Como debe estar marcado la entidad:
FACTURA MASTER =ENTIDAD. TIPO FACTURA: RESUMIDA. ATENCIN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN NEWHOTEL EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).
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Se marca el check de aplicar offshore y despus se definen los periodos para ella y l % de la misma. Posteriormente se entra a la definicin de precios donde aparece el nuevo botn para definir los precios bajo el principio explicado anteriormente. Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aqu las entidades seleccionadas siempre que se facture se harn dos facturas una con el 100% y la otra con l % del offshore definido.
Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.
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PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO
1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensin) en la opcin Ventas Precios Diaria 2. Definir el Cupo en la opcin Ventas Cupos, o el paquete en Ventas- Paquete 3. Si la Entidad no existe crearla en la opcin Ventas Entidades 4. Crear un Operador para esa Entidad en la opcin Ventas Entidades que incluya la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2, ejemplo:
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Campo de definicin de Cupos, Tarifas, Paquetes de una Entidad El operador de la entidad puede estar asociado a una tarifa y un cupo, a una tarifa o a un paquete y un cupo.
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CUPOS
En las versiones recientes del PMS se han incorporado varios concepto de cupos, el existente por tradicin ha sido el de habitaciones, pero adems de este se han incorporado cupos para camas extras, cunas y para servicios. La finalidad es poder controlar de una manera sencilla si el utilizador desea saber la disponibilidad digamos de determinados servicios que por sus caractersticas dependen de que existan disponibilidad para ellos, de igual manera funciona con las Camas Extras y las cunas
CUPOS (ALLOTMENT)
El acceso a esta opcin es por Ventas Cupos Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una agencia de viaje para un perodo de tiempo determinado. Esta opcin permite registrar el Allotment para todos los perodos contratados. Para cada perodo se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Relase, as como el Allotment para los tipos de habitacin contratados.
Estos cupos pueden mostrarse o sea visualizarse tanto da a da como por periodos, segn se seleccione la opcin en los botones de la derecha
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Vista Da a Da
Vista por Periodo Definicin de algunos conceptos de cmo son tratados en el PMS: Relase: Es el tiempo mnimo requerido para que el Hotel pueda aceptar una reserva que emita la agencia emisora de reservas. Este tiempo en das puede estar o no definido para la entidad aunque la misma tenga cupo atribuido. La reservas que se hacen en el PMS controlan este dato y emite aviso de Fuera de Relase Cupo: cantidad de habitaciones que el Hotel se compromete a respetar para aceptar las reservas emitidas por la entidad en el Relase fijado. Cuando una reserva es
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Idioma: Espaol
hecha y ya no existe cupo para la misma el sistema, de registrar la misma la marca como Extra Cupo. Los cupos pueden ser Garantizados o no, en el primer caso son aquellos cupos que son obligatoriamente a cumplir por el Hotel, siendo los segundos ms opcionales desde el puto de vista comercial. En la siguiente imagen se muestra como de forma automtica el PMS marca esta condicin
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN CUPO (ALLOTMENT)
1. Oprimir el botn
2. Especificar el Cdigo (4 caracteres alfanumricos) y la Descripcin del Cupo. 3. Para definir los perodos que componen el Cupo oprima nuevamente el botn .
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Idioma: Espaol
4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Relase del perodo escogido. 5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo la cantidad de habitaciones contratadas, y la Garanta que indica el nmero de habitaciones garantidas a la Repetir
agencia en el periodo especificado y oprima el botn este punto para cada tipo de habitacin contratada en ese perodo.
Se es un Cupo con Garanta marcar la opcin que dice
para que
posteriormente se tenga en cuenta en los plannings. Si al insertar una reserva que est asociada a un cupo, requiere una alarme cuando tenga ya ocupados una % del cupo debe marcar la opcin que dice Alarme y en % para l % de alarma. 6. Cuando termine de insertar el Cupo (Allotment) de todos los tipos de habitaciones contratados debe oprimir el botn .
El botn
permite alterar, adicionar, o borrar la cantidad de tipos de
habitacin asignada para cada da intermedio a cada periodo.
ALTERACIN MLTIPLE DE CUPO El PMS permite alterar la asignacin de cupos de forma mltiple para ello el sistema prev la siguiente pantalla.
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Idioma: Espaol
CUPOS DE CAMAS EXTRA Y CUNAS Para definir los cupos para las camas extras el sistema proporciona un planning para definir los mismos
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Idioma: Espaol
CUPO DE SERVICIOS Esta opcin es similar a la anterior, solo que en la misma se definen cupos para servicios que por su naturaleza queremos controla su disponibilidad antes de poder venderse
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Idioma: Espaol
CAPTULO 12: ARCHIVOS
PERFIL DE UTILIZADOR
Indica que o item seleccionado est activo Indica que o item seleccionado NO est activo Debe activar o desactivar cada item de acuerdo con o perfil que se quiera configurar.
Guardar as alteraciones con o boton de
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Idioma: Espaol
UTILIZADORES El acceso a esta opcin es por Archivos Usuarios Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un prototipo de accesos previamente definido o configurar uno especfico en ese momento. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
Aspectos Generales 1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opcin es posible limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar. 2. Se recomienda que el Cdigo del usuario brinde una idea de a quin pertenece, por ejemplo sus inciales. 3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el sistema asume que tendr todos los accesos. Es decir que hay que desactivar las opciones a las que debe restringirse el acceso. 4. Cuando se desactiva la opcin Consulta se desactivan automticamente el resto de las opciones y cuando se activa cualquier opcin se activa la de Consulta.
PROTOTIPO DE USUARIO (PERFILES DE USUARIOS)

Para insertar el prototipo de usuarios o perfil de usuarios se hace por la siguiente pantalla:
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Idioma: Espaol
Oprimir el botn
Se despliega la siguiente venta que esta compuesta por tres secciones:
Men Principal y Permisos Independientes Controla el acceso a los mens principales y submens
Permisos Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada funcin que tiene habilitado alguna de estos comandos.
Impresin Controla la generacin de reportes.
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Idioma: Espaol
Indica que el tem seleccionado est habilitado Indica que el item seleccionado NO est habilitado
En la creacin del perfil existen uno Check Box que indican si cada concepto es aplicado al perfil de usuarios que estamos creando.
CREACIN DE UN USUARIO
1.
Oprimir el botn Teclear el Cdigo y el Nombre.
2.
3.
En el campo de Seleccionar Prototipo escoja el perfil creado el botn
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Idioma: Espaol
4.
Posteriormente se visualizara la pantalla con los derechos del perfil del nuevo usuario
Y posteriormente entramos a la definicin del usuario, que puede asociarse a un perfil previamente creado para que tomes esos derechos y poder modificarlos para este usuario e especfico o no.
Men Principal y Permisos Independientes
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Idioma: Espaol
Controla el acceso a los mens principales y submens
Permisos Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada funcin que tiene habilitado alguna de estos comandos.
Impresin Controla la generacin de reportes.
Otros Para el tratamiento de la opcin de atenciones a clientes La seccin otros se crean para cada usuario los permisos para la opcin de atencin de clientes.
En esta parte es que se define el email que el utilizador puede utilizar para enviar los distintos reportes durante su trabajo en el PMS, as como se le define el % mximo de descuento que l puede otorgar autorizado
ESQUEMAS DE IMPUESTOS El acceso a esta opcin es por Archivos Esquema de Impuestos Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un pas.
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Idioma: Espaol
SERVICIOS
GRUPOS DE SERVICIOS
El acceso a esta opcin es por Archivos Servicios Grupos de Servicios Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema, agrupa los servicios definidos en grupos, es decir cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.
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Idioma: Espaol
SERVICIOS
El acceso a esta opcin es por Archivos Servicios, son utilidades, recursos organizacional y personal destinados a satisfacer una necesidad.
Procedimiento para Insertar un Servicio
1. Oprimir el botn Llenar los siguientes datos:
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Idioma: Espaol
Llenar los siguientes datos:
Campo Cdigo
Significado Hasta 3 caracteres alfanumricos. Se recomienda emplear una codificacin que brinde una idea de a que se refiere. Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno, TEL Telfono, etc.
Descripcin U.S.
Hasta 20 caracteres alfanumricos. Escoger el Grupo a que pertenece el servicio. Existen reportes que totalizan la produccin del hotel por este criterio.
Cuenta paquete Cuenta Directo Cuenta M. Supl.
Cuenta para registrar los cargos cuando son de reserva consideradas por el sistema como paquete Cuenta para registrar los cargos cuando son de reservas consideradas como directos. Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso de bolsillo u opcional en la moneda suplementaria.
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Idioma: Espaol
Campo Tipo Cuenta Grupo Servicio Valor por defecto Insertar Manual
Significado Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el servicio Master, Extra 1 ....Extra 5. Grupo de servicio al cual se asocia este servicio Valor a cargar por defecto cuando se invoca este servicio Esta casilla se activa cuando el servicio puede insertarse manualmente. Ejemplo: En la mayora de los hoteles que tienen instalado NewPos (sistema de Punto de Venta) los servicios asociados a la actividad gastronmica estn configurados para que NO se inserten manualmente porque se cargan de manera automtica.
Impuestos
A partir de esta parte de la pantalla se definirn los distintos tipos de impuestos definidos que pueden ser configurados as como se especificara sobre que moneda se aplican los mismos. La cantidad de impuesto posibles a aplicar se definen en Parmetros \Impuestos (Tasas y Secuencias)
Adicionalmente a estos datos existen otros no menos importantes que algunos son opcionales pero que permiten configurar el servicio bajo ciertas propiedades de empleo. Estos son
Permite asociar un servicio a un segmento mercado, con los cual permite despus obtener estadsticas por el mismo y ser aplicado si cumple esta condicin
Para definir si el servicio admite valores en estos rangos
Si el PMS tiene enlace con NewCRM, en esta parte se define el valor del servicio cuando puntos para otorga al cliente representa el mismo. Por ejemplo 100 Euros corresponden a 1 Punto en el CRM. Para ello debe estar marcado tambin este Box
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Idioma: Espaol
Si el servicio en el PMS se tratara como compensacin de pensiones, se marca este Box. Para mas explicacin de cmo se comporta este procedimiento en el PMS, consultar el capitulo que trata de este concepto. Este Check Box funciona cuando tambin existe NewPOS instalado y con interfaces y configurado para compensaciones.
Si queremos que el servicio funcione con el tratamiento de mini bares, donde al insertar el mismos nos permita insertar los productos consumidos para su posterior enlace con Stock, se marca este Box.
Para el tratamiento de propina, es necesario definir un servicio para el mismo, para eso se marca este Box y se le define el tipo de propina, segn el valor en Archivos Parmetros Tipo de Propina.
SECCIONES El acceso a esta opcin es por Archivos Secciones, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema. Una Seccin se puede definir como un lugar donde se presta un servicio.
Campo Cdigo
Significado Admite hasta 3 caracteres alfanumricos. Se recomienda emplear una codificacin que brinde una
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Idioma: Espaol
idea de a que se refiere. Ejemplo: REC - Recepcin, ALL - Ama de Llaves, GIM Gimnasio, etc. Contabilidad Cuenta contable asociada a la seccin Descripcin Hasta 20 caracteres alfanumricos.
PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UNA SECCIN
1. Oprimir el botn 2. Teclear el Cdigo y la Descripcin de la Seccin. 3. Definir los Servicios que se brindan en la misma. En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se oprime el botn El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en esta Seccin.
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HABITACIONES
BLOQUES
El acceso a esta opcin es por Archivos Habitaciones Bloques, Permite codificar las reas o bloques en que est dividido el hotel. A cada Habitacin se le asocia el Bloque en que se encuentra ubicada.
CARACTERSTICAS HABITACIONES
A esta opcin se accede por Archivos Habitaciones Caractersticas Permite definir las caractersticas de las habitaciones. A cada habitacin se le asignan tantas caractersticas como sean necesarias. Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcn, etc.
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HABITACIONES
A esta opcin se accede por Archivos Habitaciones Habitaciones, Permite registrar las Habitaciones del hotel.
Conocer y/o actualizar las caractersticas de una habitacin 1. Seleccionar la habitacin deseada.
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Idioma: Espaol
2. Oprimir el botn
Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel
1. Oprimir el botn 2. Teclear los siguientes datos:
Campo Nmero Tipo Bloque Clase Distancias
Significado Nmero de la Habitacin. Admite hasta 5 caracteres alfanumricos. Se escoge un Tipo de Habitacin Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada la habitacin. A las escaleras, Ascensor, Ama de Llaves
3. Insertar las Caractersticas de la misma. 4. Insertar las habitaciones que estn prximas a la que estamos definiendo. Si existe comunicacin entre ellas se marca la casilla Conexin.
Existen dos datos adicionales en la definicin de Habitaciones que resaltamos cuando se deben llenar y cmo funcionan.
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Cuando el PMS trabajo con interfaz a Condominio, las Habitaciones que sern controladas por este rgimen, casos especiales este tratamiento, significan que son las que se le definen rgimen de explotacin y por tanto solo pueden asignarse en una reserva si en el periodo de la misma existe un periodo de rgimen de explotacin definido, en caso contrario no deja atribuirse. Otro detalle importante es que si queremos pasar a usar este rgimen ya con un PMS en funcionamiento, para poder activar esta marca la habitacin no debe estar asociada a ningn reserva ni en Check In ni en Reserva.
Valor que se empleara por el sistema de Condominio (ver manual de condominio)
ORGANIZACIN DE LAS HABITACIONES.

Esta opcin no es de uso comn, pues la mayora de los hoteles trabajan con una organizacin numrica lgica de las habitaciones que es la implcita del sistema. No obstante existen casos en que la numeracin de las habitaciones no es consecutiva y con esta opcin pueden ordenarse a criterio del usuario. Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se van enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.
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Los botones Los botones
envan todas las habitaciones de una ventana a otra. trasladan solo la habitacin seleccionada.
CUENTAS NO ALOJADOS
A esta opcin se accede por Archivos Cuenta No Alojados
Permite habilitar cuentas que resultan tiles para casos tales como: 1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no estn hospedados. Estos clientes deben tener una ficha creada en el cardex. La ficha del cardex puede habilitarse en la opcin Recepcin Cardex u oprimiendo el botn en el campo Titular.
2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guas de Turismo, Chferes, etc. (Entidad). 3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta) 4. Para registrar la produccin de algn Punto de Venta que no est enlazado a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por telfono que se cobra en efectivo en la recepcin, etc. (Otra Cuenta). Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido cerradas. Este tipo de cuenta se cierra en la opcin Archivo Cuentas No Alojados.
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Idioma: Espaol
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA CUENTA EXTRA.
Oprimir el botn
1. Teclear el Cdigo de la cuenta (6 caracteres alfanumricos). 2. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta. 2.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los definidos en el sistema oprimiendo el botn 2.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Direccin para que sean tecleados estos datos. 3. Oprimir el botn Por ltimo destacar que la cuenta no alojados adems permiten generar asientos automticos durante el cierre de da de aquellos asientos definidos en Movimientos adicionales.
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REGIONES DEL MUNDO A esta opcin se accede por Archivos Regiones, permite registrar la ubicacin de las Entidades.
Campo Cdigo Descripcin Orden
Significado Cdigo de regin Descripcin Orden para ser visualizado en los Planning.
PASES A esta opcin se accede por Archivos Pases, Permite registrar las nacionalidades de los clientes del hotel.
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Idioma: Espaol
Pases
Campo Cdigo Descripcin Idioma Cdigo oficial Regiones del Mundo Prefijo telefnico Cd. ISO Descripcin ISO
Significado 3 Caracteres alfanumricos 20 Caracteres Idioma del Pas Cdigo oficial Regiones del Mundo Prefijo telefnico Cd. ISO Descripcin ISO
Permite insertar las zonas y cdigos postales de los pases
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Idioma: Espaol
Permite inserir provincias.
Permite configurar y validar el nmero de contribuyente del pas, tanto de personas como de entidades.
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IDIOMAS
A esta opcin se accede por Archivos Idiomas, permite registrar los idiomas de trabajo del hotel.
REGIONES
A esta opcin se accede por Archivos Regiones, permite registrar la ubicacin de las Entidades.
SEGMENTOS DE MERCADO
Por ser la hotelera una actividad de prestacin de servicios, el producto que se ofrece puede estar destinado a uno o ms segmentos de mercado, en cualquiera de los
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Idioma: Espaol
casos deben satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de estos segmentos. La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento permite hacer anlisis de mercado.
GRUPOS DE SEGMENTO
A esta opcin se accede por Archivo Segmentos Agrupamiento, permite definir grupos de segmentos de mercado.
Campo Cdigo Descripcin
Longitud 3 caracteres alfanumricos 20 caracteres
SEGMENTOS
A esta opcin se accede por Archivo Segmentos Segmentos, Permite definir los Segmentos del Mercado.
Campo Cdigo Segmento 20 caracteres
Longitud 3 caracteres alfanumricos
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Grupo Mercado
de Se escoge uno de los previamente definidos en la opcin Archivos - Segmentos- Agrupamiento
Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado
Grupo DEP NEG SAL Deportivo Negocios Salud Pesca, Buceo
Segmentos Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones Estrs, Termas, Tratamientos
Con este botn se pueden definir cuentas contables para efectos de contabilidad por segmentos
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Idioma: Espaol
ORGENES DE MERCADO
Esta opcin se accede por Archivos Orgenes Agrupamiento
GRUPOS DE MERCADO
ORGENES
A esta opcin se accede por Archivos Orgenes, permite definir las Vas por las que los clientes llegan al hotel.
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MONEDAS
A esta opcin se accede por Archivos Monedas, permite definir las Monedas de trabajo del hotel, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema
Con botn de Cambios de facturacin se adicionan los valores de moneda para una fecha especificada:
cambio de la
Botn para definir los cambios del tipo facturacin que se emplean para calcular las facturas en moneda extranjera Botn para definir los cambios del tipo caja que se emplean para las operaciones de caja de recepcin.
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Idioma: Espaol
TIPO DE COBRO A esta opcin se accede por Archivos Tipos de Cobro, permite registrar todos los Tipos de Cobro permitidos en el hotel. Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
Campo Cdigo Descripcin C.Cred. Contabilidad
Significado Cdigo del Tipo de Cobro Longitud: 3 caracteres alfanumricos 15 caracteres alfanumricos. Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crdito. Cuenta contable de la Forma de Pago. Adems se pueden definir otras cuentas contables adicionales si son necesarias
Moneda
Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda Suplementaria, que se definen en la opcin Utilitarios Parmetros Subsistema de Facturacin Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrn liquidarse con la Forma de Pago EFN Efectivo M.Nac.
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Idioma: Espaol
Estos campos significan lo siguiente: Activo si la forma de pago esta activa para ser usado o no Reportes si es para ser impresa en los reportes Orden el orden en que aparecen en el sistema para ser seleccionada Puntos valor para el NewCRM que especifica cuando puntos equivale a la unidad de pago que se selecciona Impresora Fisca: Si se emplea en la impresora Fiscal TARJETAS DE CRDITOS A esta opcin se accede por Archivos Tarjeta de Crdito, permite registrar los tipos de Tarjeta de Crdito que pueden ser utilizadas en el hotel.
MACRO OPERACIONES A esta opcin se accede por Archivos Macros Operaciones Esta nueva opcin de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de operaciones asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma manual en recepcin, de forma general enmarcada en un Macro Operacin.
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Idioma: Espaol
Esta macro operacin funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los asientos definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las reservas que seleccionamos. Los tipos que se pueden definir son los siguientes: Asientos adicionales Asientos al crdito Asientos al Debito
Para insertar una operacin se hace por la siguiente pantalla
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Idioma: Espaol
ENTIDADES
CATEGORA DE ENTIDADES
A esta opcin se accede por Archivos Entidades Categora de Entidades. Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel, es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.
TIPOS DE ENTIDADES
A esta opcin se accede por Archivos Entidades Categora de Entidades. Permite definir los tipos de Entidades que envan clientes al hotel.
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Idioma: Espaol
ESTADO O SITUACIN DE LA ENTIDAD.

A esta opcin se accede por Archivos Entidades Estados de la entidad. Esta informacin se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situacin financiera de las entidades.
CONTACTOS
En esta seccin podemos insertar los distintos contactos que ms tarde podemos asociar a las distintas entidades, ya explicado en el capitulo Entidades de este manual.
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Idioma: Espaol
CLASIFICACIN
Criterios para clasificar a las entidades.
CRITERIOS DE SELECCIN
Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botn para luego ser asociados a las entidades para una bsqueda mas rpida
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Idioma: Espaol
Su modo de empleo una vez definido estos criterios, vamos a la ficha de entidad y asociamos alguno de estos criterios
Luego en la consulta de entidad se habilita unos botones que hacen ms rpida la bsqueda por estos criterios.
CLIENTES
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Idioma: Espaol
TTULOS
A esta opcin se accede por Archivos Clientes Ttulos. Calificativo concebido a una persona, esta opcin es usada en el cardex de huspedes.
TIPOS DE CLIENTES
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Clientes. Permite definir las distintas caractersticas de los posibles clientes del hotel.
PREFERENCIAS
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Preferencias. Permite definir las Elementos que un cliente puede siempre solicitar
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Idioma: Espaol
PREFIJOS TIPO DE IDENTIFICACIN

Para crear unas mascara de entrada para la captacin de los datos de los clientes
TARJETAS DE FIDELIZACION TIPOS

Para definir tipos de tarjetas de fidelizacion de los clientes.
CRITERIO DE SELECCIN
Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botn para luego ser asociados a los clientes para una bsqueda mas rpida
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Idioma: Espaol
Su modo de empleo es similar al explicado para las entidades, pero en este caso para los clientes CARDEX.
PARMETROS
RESERVA TIPO.
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Reserva Tipo. Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas ms usadas en el hotel, ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales como: cantidad de clientes, noches, pensin, etc. Las reservas tipo permiten agilizar la captura de la informacin pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente habra que puntualizar las diferencias. En el campo Descripcin se teclea el nombre que identificar a la reserva tipo. Para conocer el significado del resto de los campos remtase al tema Reservas Significado de los campos de una Reserva Individual del presente manual.
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Idioma: Espaol
Los datos posibles para definir una reserva tipo son los que se muestran en la siguiente pantalla:
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Idioma: Espaol
TIPOS DE GRUPO
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Grupos Clasificacin de la clase de grupos de huspedes que pueden llegar al hotel Esta informacin se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.
MOTIVO SALIDAS NO PREVISTAS

Esta opcin se accede por Archivos Parmetros Motivos Salidas No Previstas, y se emplea para definir los posibles motivos por este concepto
TIPOS DE ATENCIONES
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Atenciones
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Idioma: Espaol
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideracin sus caractersticas o categora, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.
MOTIVOS DE CANCELACIN DE RESERVAS

A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Cancelacin Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.
TIPOS DE EVENTOS
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Eventos
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Idioma: Espaol
Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos, esta informacin se usa en la opcin Recepcin - Agenda - Conserje donde se asocia cada uno de los eventos a recomendar a los clientes a un tipo de evento.
TIPOS DE GARANTA
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Tipos de Garanta. Permite definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las reservas como garantizadas.
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Idioma: Espaol
TIPOS DE DESCUENTOS FINANCIEROS

Esta opcin se accede a travs de Archivos Parmetros Tipos de Descuentos Financieros Se definen los por cientos de los tipo de descuentos financieros que pueden ser seleccionados al emitir una facturas. Es importante conocer que estos descuentos financieros no rebajan produccin solo afectan el valor de la factura que se emite, llevando el valor del descuento a una cuenta de descuentos financieros, que incluso si se definen puede pasar a NewConta.
TIPOS DE DESCUENTOS
Esta opcin se accede por el men Archivos Parmetros Tipos de Descuentos Y se definen los mximos y mnimos de los tipos de descuentos que pueden otorgarse a los clientes.
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Idioma: Espaol
MOTIVOS DE CORREGIR ASIENTOS.

A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Motivo de Corregir Asientos. Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento. informacin es utilizada en la opcin Consulta de Asientos Corregir. Esta
MOTIVOS DE ANULACIN DE FACTURAS

Esta se accede por el men Archivos Parmetros Motivos de Anulacin de Facturas, y ser utilizado para definir los motivos posibles cuando se anule factura.
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Idioma: Espaol
TIPOS DE PAQUETES
Esta opcin se accede por el men Archivos Parmetros Tipos de Paquete, se emplea para definir los tipos de paquetes que se crean ene PMS
TIPOS DE PROPINAS
Esta opcin se accede por el men Archivos - Parmetros Tipos de Propinas Permite definir los tipos de propinas que son asociados al servicio que definimos como propina.
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Idioma: Espaol
PUNTOS DE FRONTERA
De acuerdo a la necesidad se pude usar para definir hacia qu punto sale el husped luego de que abandona el hotel o por donde ingreso al pas. Estos datos se usan para los listados que exigen entidades oficiales como migracin etc.
TIPOS DE REGMENES
Esta opcin se accede por el men Archivos - Parmetros Tipos de Regmenes
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Idioma: Espaol
Esta opcin define, cuando el PMS trabaja con interfaces con Condominios, los tipos de regmenes que se trataran en el sistema. La caracterstica importante con la cual se le indica al PMS un comportamiento diferente a los dems tipos, es el que se define como Prioridad 0, el cual indica que ese rgimen es del tipo Propietario y para cual se compota de diferente forma al resto de los regmenes.
REGMENES DE EXPLORACIN
Esta opcin se accede por el men Archivos - Parmetros Regmenes de exploracin. Cuando el PMS est trabajando con esta modalidad definida, y existen habitaciones marcadas como que son de regmenes de exploracin, se hace necesario definir los periodos y sus mtodos de clculos mediante esta opcin. En la misma se definirn los mtodos de clculos y los periodos de tiempo, con que el PMS har los clculos para pagar las comisiones a los propietarios pro el uso de sus villas o habitaciones. Estos datos son luego transferidos al sistema de condominios.
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Idioma: Espaol
No.Hab.
Es el nmero del cuarto a la cual se le definir el rgimen de explotacin.
Tipo Rgimen Fecha /Final
de Sera uno de los previamente definido en el sistema Inicial Sera el periodo para el cual vamos a definir un rgimen de explotacin. Es importante sealar que en mismo periodo solo puede existir un solo rgimen. Aunque si es posible que en diferentes periodos la habitacin tenga distintos tipo de rgimen e incluso propietario.
Mtodo
El mtodo puede ser de distintos tipos: Stndar: NewHotel en esta modalidad no hace ningn clculo ya que presupone que el mismo es hecho por otra fuente. Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitacin, sin importar el precio o tarifa de la produccin que devenga la misma. % Comisin: Se define el % de la produccin de los servicios que se seleccionen que se incluyen en el clculo para el pago de la comisin al propietario.
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Idioma: Espaol
% Comisin sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la reserva que se tome como base para el clculo de las comisiones a pagar. % Servicio Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de alojamiento. Valor Valor de clculo a aplicar ya sea l % o el valor fijo que se defina segn el mtodo especificado. Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se harn los cargos que les corresponde al mismo. Max.PAX Es el nmero mximo de personas utilizado por ejemplo por webservices (reservas va internet) Cliente Contrato Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel. Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el propietario, informacin que ser posteriormente utilizada por el sistema externo de condominios. Impuestos Esto representa si el clculo de la comisin que se har incluye o no impuestos. Botn para el llamado del sistema externo de condominios. Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el mtodo es % de comisin o Valor fijo segn corresponda, respectivamente.
Botn que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese rgimen de explotacin en donde se encuentra el curso en ese momento.
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Idioma: Espaol
Para mas detalles de cmo se parametriza esta opcin consultar Casos Especiales del PMS.
DOCUMENTOS
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Documentos Esta opcin permite definir los documentos que son utilizados con ms frecuencia en el hotel, los tipos de documentos deben ser creados a travs de un procesador de texto, por ejemplo Microsoft Word, con extensin .dot Los ejemplos ms utilizados son confirmacin de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del documento se mantiene y solo varan algunos datos como son: destinatario, nmero de reserva, direccin, etc.
Campo Tipo Documento
Significado Se escoge el tipo de documento (carta de confirmacin, mailing, etc.) Oprimiendo el botn .dot (path). se escoge el documento con extensin
Descripcin Admite un mximo 14 caracteres
Los tipos de documentos que pueden definirse aqu son los siguientes: Carta de email Confinacin individual Etiquetas del cardex
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Idioma: Espaol
Ficha del cardex Confirmacin de Grupos Solicitud de Grupo Solicitud de Depsitos Cupones Key Pass E-mail de Check Out E-mail Entradas Previstas E-mail Reservas Canceladas
Todas estas plantillas. DOT que suministra el PMS pueden ser personalizadas para el cliente que las utilizara, segn los marcadores que se suministran como estndar en el sistema. El detalle de los marcadores son suministrados en el paquete de reportes del PMS que se distribuye.
TEXTO PARA DOCUMENTOS

Esta opcin de accede por el men Archivos Parmetros Texto para documentos Se definen los textos de los documentos
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Idioma: Espaol
IMPUESTOS
IMPUESTOS SECUENCIAS A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Impuestos Secuencias Permite definir las secuencias de impuestos que sern asimilados en el programa, mediante el esquema de impuesto a definir.
TASAS DE IMPUESTOS A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Impuestos Tasas
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Idioma: Espaol
Permite definir los % de los impuestos a aplicar, as como las cuentas contables asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.
SERIES DE FACTURAS
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Series de Facturas La estructura del Nmero de las Facturas es: Consecutivo / Serie Cuando se registre una Serie se est estableciendo el mtodo a utilizar en la generacin del Nmero de la Factura ya que con su creacin se establece: El nmero inicial del consecutivo de la Serie (Prx. Factura) que comienza por defecto en 1, pero puede ser cualquier nmero. El nmero final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vaco se asume que no hay restriccin de este tipo. El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la nica restriccin que no puede existir solapamiento de fechas.
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Idioma: Espaol
Campo Serie Nr. Final Data Final Nmero final da Serie
Significado Admite at 5 caracteres alfanumricos. Este campo pode quedar vacio. Data de Vencimiento da Serie. Cuando se define una Serie pode especificar o nmero inicial da misma. Se deja en blanco el sistema asumir
Prx Factura
que la serie comienza en 1 Cuando la serie est activa o nmero corresponde muestra o nmero da prxima factura que ser emitida.
St.
Estado da Serie: Inactiva, Activa e Futura
El PMS posibilita configurar series de facturas para los siguientes tipos de facturas Para todas las facturas o o Facturas a crditos o Facturas Contado o Facturas Depsitos o Facturas Anulacin de Depsitos o Para Documentos Internos o Facturas de Anulacin o Facturas Offshore
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Idioma: Espaol
SERIES DE DOCUMENTOS
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Series de Documentos Los documentos del sistema son Factura, Boleta de Venta (este documento aplica para Hoteles de Per) y Notas Crdito. Para las facturas que emite el sistema llevan nmero de factura y serie adems puede llevar nmero de documento y serie de documento si se desea este control, no es obligatorio. Para la Boleta y Notas crdito si es necesario definir el nmero de documento y su serie. La estructura del Nmero de documento es: Consecutivo / Serie Cuando se registre una Serie se est estableciendo el mtodo a utilizar en la generacin del Nmero del documento ya que con su creacin se establece: 1. El nmero inicial del consecutivo de la Serie (Prx. Doc) que comienza por defecto en 1, pero puede ser cualquier nmero. 2. El nmero final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vaco se asume que no hay restriccin de este tipo. El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la nica restriccin que no puede existir solapamiento de fechas.
FILTROS SERIES DE DOCUMENTOS
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Idioma: Espaol
Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Filtros series de documentos, y se definen los distintos filtros para estos documentos.
SERIES DE RECIBOS
Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Series de recibos, y se emplea para definir las series de los documentos de recibos
EXTENSIONES TELEFNICAS
A esta opcin se acceder por Archivos Parmetros Extensiones Telefnicas.
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Idioma: Espaol
Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefnicas que tarifan y no tienen instalados el mdulo de tarificacin de Informarca NewPhonoWin, los parmetros de las extensiones y habitaciones, as como las extensiones de oficina que sern cargados en NewHotel mediante una conexin NewHotel Centralita telefnica, para logra la interfaces necesaria para ejecutar los cargos de forma automtica..
PRODUCTOS DEL MINI BAR
A esta opcin se acceder por Archivos Parmetros Productos de Mini bar. Se crean los productos que componen el mini bar de una habitacin, cada producto debe pertenecer a un Servicio y a una Seccin, el cdigo del producto debe ser numrico.
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Idioma: Espaol
OPCIONES DE LLAVES
A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Opciones De Llaves. Se configura los permisos para emisin de llaves. Campos: Descripcin: se coloca el nombre del permiso. Cadena: es un valor que identifica un comando de operacin del permiso que se est creando. Seccin y Servicio: al que aplica el permiso. Dar el Permiso: Accin de ejecutar el permiso
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Idioma: Espaol
MENSAJES PARA NEWPOS.

A esta opcin se acceder por Archivos Parmetros Mensajes Para NewPos. Son mensajes predefinidos cuando NewHotel trabaja en forma Online con NewPos, los mensajes son seleccionados desde el men de insertar una Reserva Individual o de Grupo, de check-in. al oprimir el botn de Mensajes NewPos, luego estos pueden ser visualizados desde la aplicacin de punto de venta cuando la reserva tiene el estado
EXTENSIONES DE LLAVES
Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Extensiones de llaves. Su funcin es atribuir las extensiones para la interfaz de NewGes de las cerraduras de las puertas.
Pgina No. 604/845
Idioma: Espaol
EXTENSIONES DE PAY TV
Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Extensiones de pay tv, y permite definir las extensiones del sistema Pay TV
EXTENSIONES DE VERJAS
Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Extensiones de verjas, y permite definir las extensiones de las verjas del hotel.
Pgina No. 605/845
Idioma: Espaol
EXTENSIONES DE INTERNET
Esta opcin se accede por el men Archivos Parmetros Extensiones de internet, y permite definir las extensiones internet de las habitaciones del hotel.
EXTENSIONES DE POS EXTERNO

Esta opcin se accede por el menu Archivos Parmetros Extensiones de pos externo Permite configurar la interfaces con el sistema EPOS externo
VUELOS A esta opcin se acceder por Archivos Vuelos.
Pgina No. 606/845
Idioma: Espaol
Se definen los nombres de los vuelos que llegan y salen en la semana, esta informacin pude ser seleccionada en los mens de reservas individuales y de grupo.
VEHCULOS A esta opcin se acceder por Archivos Vehculos. Permite registrar los vehculos de los huspedes en el hotel, para ello se debe definir los modelos y las marcas.
MODELOS
Se insertan los modelos de los vehculos,
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Idioma: Espaol
MARCAS
Se insertan las marcas de los vehculos:
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Idioma: Espaol
ESTACIONAMIENTOS A esta opcin se acceder por Archivos Estacionamientos. Se defines los lugares donde permanecern los vehculos de los huspedes durante su estada.
ZONAS
A esta opcin se acceder por Archivos Estacionamientos Zonas Se insertan las zonas de vehculos, las zonas se subdividen en Estacionamientos
ESTACIONAMIENTOS
A esta opcin se acceder por Archivos Estacionamientos Estacionamientos Se insertan los estacionamientos que est compuesto una Zona:
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Idioma: Espaol
MANTENIMIENTO
TIPOS DE INACTIVIDAD
A esta opcin se accede por Archivos Mantenimiento Tipos de Inactividad Permite registrar los motivos por los que una habitacin puede estar Inactiva (Fuera de Orden). Para pasar una habitacin a Inactiva se utiliza la opcin Housekeeping Mantenimiento Inactivar Habitaciones, Las habitaciones inactivas y el motivo pueden consultarse en el Planning de Habitaciones.
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Idioma: Espaol
TCNICOS
A esta opcin se accede por Archivo Mantenimiento Tcnicos. Se registra el nombre de los tcnicos del departamento de mantenimiento del hotel responsabilizados con la solucin de las averas de las diferentes reas del hotel reportadas en el mdulo Housekeeping Mantenimiento Averas.
PROCEDENCIA
A esta opcin se accede por Archivo Mantenimiento Procedencia. Esta informacin se utiliza en la opcin Housekeeping Mantenimiento Averas Se refiere a quin report la avera.
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Idioma: Espaol
TIPOS DE AVERAS
Esta opcin se accede por el menu Archivos - Mantenimientos- Tipos de Averas. Son agrupaciones para clasificar las averas
SUB-NVEL DE AVERAS
Esta opcin se accede por el menu Archivos - Mantenimiento - Sub-nvel de Averas Clasificar para sub dividir las averas en un detalle analtico.
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Idioma: Espaol
ZONAS DEL HOTEL

A esta opcin se accede por Archivos Parmetros Zona. Permite registrar las reas que componen el hotel, las que se utilizan en la opcin Housekeeping Mantenimiento Averas
TIPOS DE OBJETOS
Esta opcin se acede por el menu Archivos - Mantenimiento Tipos de Objetos
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Idioma: Espaol
Permite insertar los tipos de objetos para reportar en objetos perdidos por los clientes.. Esta opcin se emplea Housekeeping Atencin a Clientes Lost/Found.
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Idioma: Espaol
CAPTULO 13: UTILITARIOS El men de Utilitarios es una de las partes ms sensibles del sistema, en el se define la manera de cmo va a trabajar la aplicacin.
APERTURA DE AO
A esta opcin se accede por Utilitarios Abrir Ao Esta opcin permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir nuevos datos a la misma
Atencin: esta opcin debe ejecutarse cada vez que deseamos trabajar para un ao prximo.
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Idioma: Espaol
CAMBIAR DE IDIOMA A esta opcin se accede por Utilitarios Cambiar Idioma Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar en NewHotel.
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Idioma: Espaol
PARMETROS
GENERALES
DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS PARMETROS
Los parmetros generales del sistema se definen en la opcin Parmetros General.
Utilitarios
Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Direccin, Telfono, Fax, Nmero Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas por Cobrar) o el Sistema de Contabilidad. Esta opcin solo se puede ejecutar cuando se est completamente seguro que ningn otro usuario del sistema est conectado, en caso contrario puede ocurrir algn error. En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parmetros de esta pantalla. En la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se presentan de la siguiente forma:
SI =
y NO =
Los parmetros generales estn divididos en las siguientes opciones:
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Idioma: Espaol
GENERALES - INSTALACIN En esta pantalla definimos los datos de carcter general tales como: Nombre, Direccin, etc.
Campo Ao de Inicio da Aplicacin
Significado Ao en que se inicio el trabajo con el PMS Nombre abreviado de la instalacin a que se destina para aparecer en determinados reportes (por ejemplo en extracto de cuenta que se entrega a un cliente). Se Recomienda que se coloque siempre una abreviatura. Nombre del pas de la instalacin
Abreviatura
Pas Nombre/Direccin Telfono/Fax Nmero Contribuyente Registro Comercial Localidad/C.Postal/Zpostal Contacto/E-mail/Empresa
Datos generales de la instalacin
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Idioma: Espaol
Cdigo Empresa Saldos Reales
Codigo del establecimiento el cual se emplea ademas para la exportacion de Cardex.
1- En la bsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de anlisis para los saldos reales y no es posible definir el criterio de bsqueda para saldos Mano Corriente. Saldos Reales, Saldos 2- En la bsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de anlisis para los saldos reales y tambin es posible analizar los mismos datos por el criterio de Mano Corriente. Saldos Reales, Saldos 3- En la bsqueda de estos datos por defecto el sistema asume el criterio de anlisis para los saldos Mano Corriente y tambin es posible los mismos datos por el criterio de Saldos Reales. Mano Corriente Mano Corriente
4- En la bsqueda de estos datos por defecto el sistema Saldos Cuenta Corriente asume el criterio de anlisis para los saldos Mano Corriente y no es posible definir el criterio de bsqueda para los Saldos Reales. Si utilizamos saldos reales analizan los ingresos reales, o sea, solo lo que no es facturado. Estado Entidad de Venda por Para seleccionar si los estados de ventas se trabajan solo a nivel de entidad o por el contrario se trabajaran por entidad y operador. Parmetro que indica al PMS que trabajara con regmenes de Usar Regmenes de explotacin y propietarios (sistema de condominios). Para ms detalles de su empleo ver casos especiales en el propio manual Verificar Disponibilidad en Se seleccionada esta opcin permite cuando se hace el cierre Exploracin
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Idioma: Espaol
Cierre de Da
de da comprobar y reparar la disponibilidad de habitaciones, como defecto. Se seleccionada esta opcin permite cuando se hace una garanta que no quede nada mal resuelto. Recomendamos que esta parmetro este marcado por
Verificar Disponibilidad en alteracin de reservas comprueba la disponibilidad, sino se Alteracin de Reserva marca lo hace en el momento de insertarla por primera vez a una reservas solamente. Cuando el programa est realizando un proceso por ejemplo Minimizar en Clculos el clculo de un listado, esta opcin permite que se pueda minimizar la aplicacin para acceder a otra. Oracle Indexes No Calcular Saldos en Si esta activo utiliza los ndices de Oracle por default, ir para el clculo de saldos cuando se cierra el da. Parmetro que crea una nueva tabla de saldos para cuentas de reservas y no alojados para el reporte de mano corriente de reservas. Este parmetro le india al PMS que mude su comportamiento Usar Bloques en Filtro y para trabajar desde la reservas hasta las estadstica por Estadsticas bloques de habitaciones, en lugar de Tipo de Habitaciones. Con este parmetro se agrega la condicin del Bloques. Saldos USAH en reservas % Das Descuento para Parmetro en Generales para determinar si el Clculo de los Saldos USAH por Reservas se hace en Valores Lquidos. que puede ser otorgado por los Utilizadores. las Fecha limite que tienen las claves o contraseas de los usuarios del sistema. Definicin de la unidad de distancia (por default, mts) para identificar la distancia desde la habitacin y algn servicio del hotel, por ej: elevador Separador Decimal Permite indicar si, el separador a utilizar en los movimientos. Si est definido el PMS trabaja con los mismos, sino trabajara Millares con los que estn definido en la configuracin regional de Windows. Es importante recordar que el PMS debe estar con coma (,) y el separador decimal punto (.). Hora Lmite para Pequeo - Hora lmite que se pode definir en horas y minutos ara esto
Manos Corriente Reservas
Mximo Define a nivel de la instalacin un % mximo de descuento
Permitido (Default) Expirar contraseas Distancias en:
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Idioma: Espaol
Almuerzo, comida Das para
Almuerzo Bloquear
y conceptos. Este dato es importante si queremos trabajar con el control del NewPOS para estos conceptos. las Este permite definir hasta que fecha es permitido reconstruir las estadsticas ya existentes mismos de borra el log. mismos de borra el log. Permite definir la cantidad de das anteriores en que el sistema grava las previsiones. A foto de previsin consiste en gravar una fotografa de un determinado momento para poder ser en el futuro comparada con un perodo igual e determinar las desviaciones..
estadsticas Operaciones Discrepancias
Das para Borrado el Log de Cantidad de das definidos que se almacenan, paso los Das para el Borrado de Cantidad de das definidos que se almacenan, paso los
Das para Gravar Fotos De Previsin
Das para Estadsticas de Permite definir la cantidad de das en que el sistema grava Previsin Descripcin para los Waiting List Nombre Fiscal Banco Cuenta las previsiones. Posibilidad de especificar un nombre y abreviatura para determinar el concepto a visualizar en el sistema PMS los waiting list, si no se quiere usar este trmino por defecto. Nombre Fiscal a incluir en las Facturas Nombre del Banco a incluir en las Facturas Nmero de cuenta a incluir en las Facturas
GENERALES - LOCALES
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Idioma: Espaol
Campo
Significado
Consulta de Reserva en Full- Se seleccionado, la pantalla de Reserva ser maximizada Screen Bloqueo de Horizontal en el Planning para Full screen Movimiento Al seleccionar este parmetro se bloquear el movimiento horizontal de la barra de Reservas del planning de Habitaciones. La ventaja de eso es que esto evita que el usuario cambie inconscientemente las fechas de una reserva cuando utilice el interface grfico del planning. Divisin de Reservas en el Al seleccionar este parmetro permite que el utilizador Planning pueda dividir directamente en el planning de habitaciones en dos o ms partes, la estada del cliente por ms de un alojamiento. Advertencia de Avisos Mostrar Habitacin en Planning Verificar Estado NewGes Sirve para avisar cuando hay alertas para dar. de cada habitacin en el planning, por ej. Dupla, etc. Verificar se NewGes est on-line.
Caractersticas de Al seleccionar esta opcin, podamos ver las caractersticas
Dados Generales (Todas las Define el tiempo que el PMS ir a comprobar las Estaciones de Trabajo) existencias de avisos e informacin de ltima hora. Informacin ultima Hora, Informacin Avisos Espera y verificacin de la Para que el PMS respeta las espera la cola de impresin cola de impresin / Intervalo Color Objetos Inactivos Recordatorio de Avisos Tiempo para recordatorio Tiempo para vuelta segn el sistema operativo con la finalidad que no se pierdan listado al est llena la misma. Si la habitacin estuviera indisponible, se muestra con un color especfico para esto. Definicin del tiempo para avisar a los clientes definido en x segundos y en cuantos periodos de tiempo Definicin del tiempo para los recordatorios El mensajito de recordatorio que sale arriba de muchas pantalla como cuenta corriente y va dando vueltas como un cartel de aereopuerto ...este es el tiempo entre vuelta y vuelta Cambio de usuario Tiempo que espera el PMS en la pantalla principal
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Idioma: Espaol
Automtico
solicitando el usuario para cambiar y refrescar y volver a pedirlo. Es como una salida automtica al pasar este tiempo.
Dado 1,2,3 e 4
Para uso del PMS que se emplean por los utilizadores para fijar informacin general en determinados reportes
GENERALES - IMPRESIN
Campo
Significado Se definen los caminos para los reportes estndar del sistema, para los personalizados, para los reportes contables as como para la exportacin de facturas. Como recomendacin todos los reportes personalizados y confeccionados propios del cliente deben estar
Camino Reportes
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Idioma: Espaol
en reportes personalizados ya que el PMS siempre buscara primero en esta carpeta el reporte a ejecutar antes de pasar a los estndares. Para cada concepto detallado en la pantalla se puede seleccionar un tipo de impresora y Impresin formato determinado. Para cada uno se especifican el Formato de la pagina y tipo de letra
GENERALES CLCULOS OFF-LINE
Campo
Significado Esta funcionalidad pertenece a NewHotel y tiene como base la creacin de un proceso independiente al
Calculo Off-line
cierre del da para el clculo de las estadificas y exportacin a la central, con lo cual el proceso de cierre puede agilizarse mucho ms. Activado el sistema ir calcular las estadsticas de X
Estadsticas
en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel
Exportar a Central de Reservas Activado el sistema ir exportar de X en X tempo
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Idioma: Espaol
Externa
(minutos) conforme lo indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel Activado el sistema ir calcular los Planning bsicos de X en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el
Bsicos
proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel (por Planning bsicos podemos considerar por ejemplo la disponibilidad de habitaciones). Activado el sistema ir calcular el planning de ocupacin NewHotel. Aqu se indica los meses anteriores y posteriores a la de X en X tempo (minutos) conforme lo
Planning de Ocupacin
indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo a
Meses Antes/Meses Despus
fecha de trabajo del PMS para los clculos explicado anteriormente.
MODOS DE OPERACIN
MODO DE OPERACIN COMPLEJO & MULTIHOTEL
Campo Complejo
Significado Se trabaja en conexin con otros Hoteles que tengan NewHotel. Esta variante implica que cada
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Idioma: Espaol
newhotel fsicamente se conectan usando las funciones de Oracle DBlink MultiHotel Se gestionan varios Hoteles en una sola aplicacin. Implica que al entrar en la aplicacin NewHotel front Seleccin Obligatoria. de Hotel office tendr que tener un hotel seleccionado obligatoriamente, en caso contrario entra en el primer hotel que encuentre en funcionamiento multihotel. Si estn marcados los cdigos es para todos los Cuentas nicas No-Alojados hoteles del grupo NewHotel, caso contrario son por hotel, independientemente si est en funcionamiento o no multihotel.
MODO DE OPERACIN CRUCERO
Campo Modo Crucero Base en Tierra
Significado Particularidad de NewHotel que permite un funcionamiento en los Cruceros. Con la base de datos de NewHotel en un escritorio. Con la base de datos de NewHotel en un escritorio Pero funcionando como una imagen de la BD real existente. Al efectuarse la exportacin de la BD para el
Crucero
Borrar al exportar
modo crucero, esta se borra, si est seleccionado Base en Tierra para posteriormente ser repuesta
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Idioma: Espaol
cuando se vuelve del crucero. CruceroBase en Tierra: Usar Ficheros Temporales Permite crear un fichero (.txt) para servir de base de datos para la posterior transferencia para el modo de crucero. Define a conexin del ODBC para el enlace con el crucero
Enlace Crucero
Usuario Oracle
Define el Usuario de Oracle para la Conexin a la base de datos del Crucero.
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MODO DE OPERACIN OFFSHORE
Campo
Significado Para cuando queremos indicar que el PMS
Offshore
trabaje en la variante de facturacin y clculos de OffShore.
Modo de Operacin Central (NewCentral)
Campo Enlace NewCentral Usuario Oracle Origen Exportar al Cierre del Da
Significado Define la conexin ODBC para el enlace con NewCentral, en caso de que tenga NewCentral en el Hotel. Usuario de Oracle para la Conexin a la base de datos de NewCentral. Identificacin del Hotel en NewCentral Exportar las estadsticas de NewHotel para NewCentral
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Idioma: Espaol
guardar la informacin de estadsticas de todos los Hoteles. Tambin se le puede indicar si exporta las reservas y las entidades modificadas o recin creadas. Confirmacin al Insertar Reserva Exportar Informacin Comercial Inicial Cdigo de grupo Exportar reservas Exportar reservas Online Exportar entidades Exportar entidades Online Generar Cdigo de Entidad Prefijo Se indica si al insertar la reserva se espera x tiempo parque la central confirme Permite efectuar la exportacin de la informacin del proceso comercial de cada hotel. Tener un cdigo de identificacin definido para cada hotel. Permite la exportacin de las reservas cuando se hace el cierre del da. Permite la exportacin de las reservas en el momento actual. Permite la exportacin de las entidades al cierre del da Permite a exportacin de las entidades en el momento actual. Genera automticamente un cdigo de entidad cuando esta es creada. Se trata del nmero interno que antecede al nmero telefnico externo.
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FRONT-OFFICE
FRONT OFFICE - RESERVAS
Campo Ficha de Reserva
Significado Parmetro para trabajar con una u otra pantalla de insercin de reservas. Ver notas que se ilustran los tipos de pantallas En caso de ser un Time-Share o propietario. NewHotel permitir compartir una habitacin por
Clsica/Ampliada Tipos de Reservas
(Adicionales)
Multi-Ocupacin
ms de una Reserva (de otra forma esto no ser permitido).
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Idioma: Espaol
Esto es utilizado cuando se tiene dos huspedes diferentes que comparten una habitacin doble y ellos no pagan el suplemento de single. En este caso se cargarn la mitad del precio de uno doble (caso de medio-doble). Limitar base tipo Para limitar la cantidad de PAx segn los definidos habitacin Paxs Free en la Reserva en el tipo de Habitacin. Posibilidad que va a tener el cliente de definir pax free en la reserva. Para permitir check in sin prepagos para los casos Check-In sin Pre pago que se tenga entidades que se exigen prepagos antes de entrar al hotel Pensin racin) Real Facturacin doble en Permite escoger un tipo de pensin diferente da aquella que est reservado (cuando una Reserva tiene una habitacin asociada con un tipo diferente de habitacin reservada). - Forma de calcular a factura segundo estos dos subparmetros. El primero define que se considere para facturacin el alojamiento real otorgado Facturacin Real - El segundo caso inverso. Como por norma NewHotel considera siempre los dados de las reservas para la facturacin que es el caso por defecto (no marcado) de este parmetro. Verificar Voucher Excluir Canceladas Entidad Ao Entrada repeticin de Si existe un voucher repetido, permite al marcarse ver si ya existe. Permite excluir las reservas canceladas Verificar la duplicidad solo dentro de la misma entidad Verificar la duplicidad solo dentro del mismo ao Verificar a repeticin de datos solos para la misma fecha de entrada
Reserva(Real,Factu-
Verificar Hora al Asignar Normalmente en NewHotel una habitacin ocupada
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Idioma: Espaol
una Habitacin.
no puede ser atribuida a una nueva Reserva antes de la hora estndar de partida del Husped anterior. Si este parmetro estuviera seleccionado ser permitida una nueva reserva aunque la hora de llegada sea posterior a la hora de partida del husped anterior. Si esta seleccionada va a ocultar los perodos de pensin compleja existente entre los hoteles encadenados. Para definir a la reservas obligatoriamente una habitacin sin Para permitir efectuar una reserva sin huspedes. Permitir tipo reservado diferente de tipo ocupado cuando la reserva no tiene habitacin asignada
No sobreponer periodos en pensin compleja. Habitacin Obligatoria Permita Reservas
Huspedes Permitir Tipos Diferentes en Reservas sin Habitacin
Al hacer Check in mltiple con habitaciones sucias, Habitaciones sucias en el sistema adopta el funcionamiento segn se Chek-In Mltiple marque en estas condiciones Anulacin de da de reservas Permite hacer las anulaciones de reservas en el segn el tipo de cancelacin que seleccionemos. por dead line en el cierre cierre del da, si est marcado por esta condicin y
Definicin de un plazo Dead-Line Automtico mximo de espera por la llegada del cliente/ grupos, vencido ese plazo perdi el derecho a la reserva. Esta parmetro adems depende si el numero se resta o adiciona a la fecha de entrada, y define das distintos para directos y entidades Tarifa Variable Si esta marcado, se permite la insercin de una tarifa variable, en caso contrario la tarifa ser fija.
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Idioma: Espaol
Incluir Pensin
mod. Definir cul es el modelo de pensin a atribuir en la modalidad seleccionada. Para enviar las fechas del periodo de la tarifa Perodos variable al paquete como si fueran la fecha de de entrada y salida de la reserva, para en base a esas fechas aplicar aquello de "a la entrada" "a la salida" que tienen los paquetes Permitir utilizar este tipo de habitacin por un da con horario estipulado. Si est seleccionado permite que se valide el n
Fechas a Paquete
Servicios
Extender day-use
Validar mximo paxs x mximo de huspedes por habitacin, en el que Hab. est a su vez un nmero til de camas, as como el tipo de rgimen de pensin. Operadores por prioridad Define la existencia de operadores tursticos con en insercin de reservas: prioridad de reservas. Permite a excluir si no hubo precio definido, caso Excluir sin precio contrario se acepta sin precio en la reserva para el operador Repetir reservas. Fijar precios en periodos en Si est seleccionado permite la duplicacin de perodos de las tarifas sin los precios definidos y a su vez la insercin de los valores manualmente en las reservas. Se puede establecer valores sin la insercin de reservas, caso contrario slo se insertan reservas si tuvieran los precios definidos.
tarifas y fijar precios en
insercin
Fijar
Precio
en de
Cuando se permite repetir precios en distintos periodos y se quieren conservar los que ya existen en las reservas otorgadas, se marca este parmetro para fijar los precios. Ms detalles uso de tarifas variables y fijacin de precios.
Repeticin Periodos
Fijar Precios en Reservas Copias Asientos por de Conestosparmetrossecreaunaestructuraasociadaa la reserva con la informacin ms cercana posible a los
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Idioma: Espaol
movimientos, de manera que cuando se quiera fijar los precios de una reserva se llene dicha estructura y se marque en la reserva que se le fijaron los precios. De manera que en el cierre de da, si la reserva tiene la marcadequelefijaronlosprecios,entoncesrecorreesa estructura asociada y construye la informacin de movimientos;delocontrariocalculalosprecioscomose hacahastaahora. Con esto se garantiza que si posteriormente a la insercin de la reserva se modifican los datos de tarifa, paquete, operador, distribucin de servicios, etc. no se afecten los precios de la reserva y se mantenga la informacindetarifa,paqueteyoperadorparaefectos Nota: No es solo en Cierre de Da, sino que afecta tambin Facturacin Anticipada, Previsiones.... Esta funcionalidad Verificar Repeticin Reservas (Fecha entrada , Nombre) Adicionales en Fecha de salida Calcular Detallado de de es para utilizar NewHotel a determinados servicios de reservas WEB Verifica si existen reservas repetidas por estos criterios de fecha y nombre. Permite adicionar extras en la fecha de salida.
Adicionales Posibilidad de clculo de los adicionales de forma detallada Definir si los adicionales forma parte del precio medio a calcular pudiendo ser segn se seleccione en de la siguiente forma:
Incluir
Adicionales
Precio medio
Si se muestra la previsin de la reserva (lo que ira Mostrar Previsin a ingresar) en la ficha de reservas segn las siguientes condiciones:
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Idioma: Espaol
Use Cambio para cada Da
Activar
funcionalidad
de
utilizar
cambio
actualizado para cada da, para calcular el valor de la factura en moneda extranjera Permitir el clculo de un % de descuento para un valor fijo. Esto activa un botoncito en la ficha de reserva para decir el nuevo valor que tu quieres que quede y el te calcula que descuento tienes que ponerle Para asociar los orgenes de mercados con los
Clculo
de
de
descuento para Valor Fijo
Enlace
entre
Orgenes segmentos de mercados. Esto es para que cuando se filtre por un origen de mercado solo aparezcan aquellos que estn asociados al mismo y no todos. Activa la opcin de vendedor libre o sea no
Mercado y Segmentos
Seleccin de Vendedor asociado a ninguna entidad previamente asociada a Libre la misma. Este parmetro lo que define es que en la atribucin de habitaciones salga pro defecto marcado el concepto que sealo a continuacin Atribucin de Habitacin libre al da de llegada
No validar fecha-valor de los depsitos anticipados de las reservas No validar la Factura cuando fecha de
No permite validar fecha-valor de los depsitos anticipados de las reservas Importante si no estuviera seleccionada la opcin no permite anular reservas con depsitos anticipados. Si una reserva tiene factura anticipada y se desea que al cambiar su fecha de entrada se valide contra su factura anticipada para ajustar las fechas se debe marcar este parmetro, en caso contrario se deja en blanco
anticipada cambia entrada
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Los contactos estn asociados a las entidades, pero No asumir contacto al seleccionar entidad si se desea que al seleccionar la misma poder otro contacto cualquiera y no solo los asociados para que no salga por defecto se deja en blanco este parmetro. Definir la forma de clculo del valor de los nios segn el tipo de tarifas seleccionado. Este parmetro al definirlo se debe escoger una de estas Precios de nios segn tarifas opciones
Permite definir el tiempo en das que se aguarda por un proceso de no-show. Se debe seleccionar No Show los valores mnimo y mximo
Lmites de Tiempo estndar para el check-out y Horas (Entrada/Salida) check-in
Nota: La pantalla estndar de NewHotel es la que se muestra a continuacin
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Idioma: Espaol
Y la pantalla Ampliada es la que se muestra a continuacin
FRONT OFFICE RESERVAS 2
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Idioma: Espaol
Nuevos parmetros para la verificacin de los pagos de depsitos anticipados de las reservas en confirmacin de cierre de da y operaciones a ejecutar si no est pagado, segn se defina en los siguientes parmetros.
Campo Verificar Pago de depsitos anticipados
Significado Si se marca para hacer esta comprobacin, entonces se debe escoger una de estas opciones y definir la cantidad de das, segn sea el caso
Eliminar asignada
habitacin Si se marca esta opcin se le indicara al PMS que en caso de no estar el depsito en la reservas y la misma tiene habitacin asignada se le desasigna la misma. Si se marca esta opcin se le indicara al PMS que en caso de no estar el depsito en la reservas la misma sea pasada a reservas en lista de espera.
Marcar como Waiting List
FRONT OFFICE - LIMITES IMPRESIN
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Campo Confirmacin al Insertar la reserva Imprimir hoja de reserva Previsin de Ingresos
Significado Permite definir, o no cual es el modo de insercin de reservas, por ej: email, fax, etc. Permiso para imprimir la hoja de reserva. Posibilita la ver la previsin de Ingresos. Siempre que se altere una reserva acciona la impresin de una nueva hoja de reservas. Si pretende modificar una reserva, es necesario a su confirmacin posterior, caso est seleccionado. Permite imprimir reporte de Check-In. Permite la impresin de una tarjeta de bienvenida, con la definicin de la habitacin y los respectivos datos del cliente. Tener la posibilidad de emitir una ficha de registro
Reimprimir al Alterar Confirmar Modificaciones Imprimir Reporte de Check-In Imprimir key-pass
Imprimir key-pass 2
con los datos de la entidad hotelera as como del cliente, que este tiene que firmar. Este parmetro al estar marcado posibilita que
Alterar Extras
Limites
cuando
Facturar cuando una cuenta extra sea facturada en su totalidad, la misma pueda considerarse como cerrada, no admitiendo ms cargos. Digamos por
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Idioma: Espaol
ejemplo que queremos que un cliente que este en el da de check out aun sin efectuar vaya liquidando sus extras, pero aun est viviendo en el hotel pero sin autorizacin de consumir ms, se emplea este mtodo. Si de forma general cuando se crean las cuentas de reservas Definicin estndar de los lmites de la cuentas opcin adopten una forma de limite pre establecida, paramearamos los datos en esta
Para imprimir una carta de confirmacin de forma automtica por una de las vas que se seleccione.
Cartas de Confirmacin Automtica Si se marca datos generales de tarifas, significa que esta informacin formara parte del email que ser enviado. Con la nacionalidad del cliente de la reserva, Idioma Automtico en Cartas permite que la carta sea impresa en el idioma del mismo. En estos parmetros se selecciona como se enviara el email de las cartas de confirmacin, donde los parmetros significan lo siguiente:
Tipo de E-mail en las Cartas de Confirmacin Interna: se enva mediante SMTP sin que el usuario intervenga en su envo o no. Debe estar autorizado por las polticas de seguridad y los sistemas antivirus para que el mismo sea enviado. Outloock: el email que se prepara en el PMS se enva a la bandeja de salida de
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Idioma: Espaol
este programa, que es quien se encarga de su envi Como todo el trabajo de email se hacen en base a documentos de plantillas, existen otras dos funcionalidades para que la configuracin del cuerpo del email que se enva en cada caso, este o bien dentro del propio email o como documento adjunto. Estas funcionalidades son Atachar: el fichero resultante queda adjunto al mail, como un documento asociado al propio email enviado Incrustar: el fichero resultante queda incrustado en el cuerpo del mail, o sea formara redactado Como la reservas tiene diferentes contactos, en estos parmetros se seleccionara el orden en que el PMS buscara la direccin de email para el envi de las cartas. Por defecto se crea de esta manera Prioridad del contacto para el envo del email de confirmacin parte del texto del email
En caso que no existe ninguno el sistema PMS avisara. Al buscar las direcciones de email aparecen varias (cliente, contacto, entidad ...) el PMS selecciona el primero segn la prioridad definida y si esta marcado este parmetro pone copia del correo en Cc: a la segunda direccin de email segn el orden configurado
Enviar Copia
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FRONT OFFICE OVERBOOKING
Campo
Significado Se tiene la opcin de hacer un check-in en el
Check-in automtico en Complejo
sistema complejo, este puede ser en el hotel que est disponible. Se tiene la opcin de hacer un check-out por
Check-out automtico en Complejo Entidad Complejo
sistema complejo, en el hotel que se hizo el Check-in.
Aceptar En este caso la entidad, deber acepta o no, la posibilidad de transferir la reserva para otro hotel Aceptar Definicin de otros valores por defecto para la aceptacin de quien hace la reserva, que a su vez es transferida. Cuando se hace un over interno el Hotel de destino asume como precio fijo la tarifa que viene de origen. Esto se hace para evitar tener precios para entidades en over en ambos hoteles internos del complejo. Se marcaran las distintas restricciones que el
Reservas de Transferencia. Valores por defecto
Reservas de Transferencia
Conversin de Tarifa en Precio Fijo (Overbooking Interno)
Restricciones Overbooking
utilizar quiere considerar para evitar hacer overbooking, siendo las posibles las siguientes:
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Idioma: Espaol
Cuando se hace una transferencia de reservas, marcamos la condicin en que queda la reserva Transferencia de Reservas en origen, siendo los posibles valores los siguientes:
FRONT OFFICE - DAY-USE
Campo
Significado Si estuviera seleccionado, el utilizador tendr que introducir manualmente la diaria relativa a la estada Day Use y as se puede definir si no se hace nada; se factura o pasa para cuenta corriente. Si se selecciona, el sistema inserta automticamente el valor de la diaria en la cuenta
Insertar Diarias - Manual
Insertar Diarias - Check - In
corriente del cliente en el momento que se hace el check-in a la reserva, pero solo para las reservas del tipo Day-Use
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Idioma: Espaol
Si Insertar Diarias -Cierre del Da
se
selecciona,
el
sistema
inserta
automticamente el valor de la diaria en la cuenta corriente del cliente en el momento que se efecta el cierre del da. Si se selecciona, el sistema inserta automticamente el valor de la diaria en la cuenta
Insertar Diarias - Check- Out
corriente del cliente en el momento que se efecta el check-Out de la reserva..
FRONT OFFICE AMA DE LLAVE
Campo Registrar empleada en cambio de Room Status Imprimir ficha de avera.
Significado Permite efectuar el registro de quien est a ejecutar el trabajo en la habitacin y cul es su estado. Efectuar una impresin de la ficha de avera siempre que surja una. de cuantos en cuantos das. Permite Cambio de ropas cuando sea efectuada la reserva. Ejecucin de la alteracin del Room Status despus de confirmado.
Cambio de ropas- Das de la Definir cuando se cambia la ropa de la habitacin, Semana Cambio de ropas en la Reserva Alterar Room Status al
Confirmar Ejecucin
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Idioma: Espaol
Permite definir el tipo de Inactividad para activo Room Status: Inactivo - Activo para especificar en qu condicin queda la habitacin por defecto en el PMS, al realizar esta operacin. Cuando pasamos habitaciones a inactivas podemos decirle al PMS si la misma la cuente Inactividades Afectan o Booking para el booking o no. En este caso este parmetro tiene tres condiciones, siendo los siguientes:
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Idioma: Espaol
FRONT OFFICE - CLIENTES
Campo
Significado Cada vez que un Husped se inserta en una reserva, NewHotel crear un registro en el cardex
Cardex Obligatorio (Visual)
y le mostrar para que se complete la Insercin de datos del husped. Esto es til si se registra en el cardex cada cliente que llega al hotel. Cada vez que un Husped se inserta en una reserva, NewHotel crear un registro en el cardex
Cardex Obligatorio (No Visual)
con el nombre del husped pero no lo mostrar en el momento. La insercin de la informacin adicional del husped en el cardex debe
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Idioma: Espaol
completarse ms tarde. Inserir nmero de pax de la reserva Checkin Reserva y checkin Check-In en Cierre de Da Excluir Bebes Es Obligado a insertar todos los huspedes. El sistema valida todos los huspedes registrados en el momento del check-in. El sistema valida todos los huspedes registrados en el momento de reserva y checkin. Ejecuta la verificacin en el proceso del cierre de da Excluir los nios Obliga a que se inserte el titulo el cliente cuando se hace la reserva Si incorporamos imgenes de firma para el key pass ( por lo general cuando se emplean Tamao de la imagen de firma del interfaces de lectores de firma digital) definimos cliente para o Key Pass aqu los parmetros siguientes:
Adicionar Ttulo en la reserva
Edad Obligatoria Edad Obligatoria (Nios) Verificar edad solo en el check in Verificar cliente Nacionalidad implcita n identificacin
NewHotel pedir insertar la edad obligatoria para cada Husped insertado en la reserva. NewHotel pedir insertar la edad obligatoria para cada nio insertado en la reserva. Verifica la edad de los clientes solo en el momento del Check In identificacin del cliente. Tiene que estar marcado en caso se pretenda que por default vaya a buscar la nacionalidad de la agencia o del hotel Esto permite hacer una bsqueda en la introduccin del husped en el histrico de
do Si est marcado el sistema validara por el n de
Bsqueda Online Case Sensitive
clientes del hotel. Este check es para decidir el
comportamiento inicial de los checks en las bsquedas de la consulta del cardex y
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Idioma: Espaol
huspedes. Si esta marcado usa UPPER para que encuentre cualquier combinacin (Pepe = PEPE = pepe) y Oracle desecativa los ndices y la bsqueda es ms lenta. Si esta desmarcado no se usa UPPER, entonces Pepe <> PEPE <> pepe y Oracle usa los ndices y la bsqueda es ms rpida. Por defecto viene desmarcada.
Usar Cdigo de Cliente como Usar Cdigo de Cliente como Nmero de Nmero Contribuyente Contribuyente Definicin de dos campos para modo obligatorio o no, caso se seleccione. Para estos caso podemos escoger estas posibilidades como estndar parametrizable en el PMS Titular:
En la pantalla de consulta de clientes aparecen varios tab, con esta opcin lo que hacemos es seleccionar cual es el tab por defecto que queremos aparezca en primer lugar.
Tab Inicial Ficha de Cardex
Si tenemos definido utilizar cardex obligatorio el Cardex obligatorio PMS proporciona que seleccionemos los campos obligatorios que deben ser llenados en su primera instancia al crear un cliente.
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Idioma: Espaol
Los parmetros que a continuacin se explican son comunes para poder enviar email a las reservas en sus distintos estados, siendo estos los siguientes: 1. El envo de los Mails a Clientes en Check
Out se ejecuta en el Check out (0 das) o en la Confirmacin de Fecho de Da X das despus de la salida, segn el parmetro
2. El envo de los Mails a Clientes de
Entradas Previstas se ejecuta en la Confirmacin de Fecho de Da X das antes de la entrada, segn el parmetro configurado.
3. -El envo de los Mails a las Cancelaciones
se ejecuta al momento de la Cancelacin de la reserva

Tratamiento de Email Los parmetros son
Donde; Das despus se define el nmero de das que se programara el envo del email una vez que la reservas haya salido del hotel. ( Se considera segn la fecha del cierre del PMS) Asunto: se especificara un texto corto para el asunto del email que se va a enviar. Adems se prev el mismo en los
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Idioma: Espaol
distintos idiomas que se configuren en el botn , donde una vez identificado el
idioma del cliente el PMS selecciona el texto si existe para ese idioma. Los otros parmetros significan lo siguiente:
Donde: Interna: se enva un email mediante el SMPT sin que el usuario perciba que se envo el mismo ( este tipo de email para que funcionen deben estar autorizados por las polticas de seguridad y los antivirus que se instalan en las PC) Outlook: El email que el PMS prepara se enva a la bandeja de salida del Outlock, siendo este programa el que enva el mismo a su destinatario final.
Como todo el trabajo de email se hacen en base a documentos de plantillas, existen otras dos funcionalidades para que la configuracin del cuerpo del email que se enva en cada caso, este o bien dentro del propio email o como documento adjunto. Estas funcionalidades son
Atachar: el fichero resultante queda
adjunto al mail, como un documento asociado al propio email enviado

Incrustar: el fichero resultante queda
incrustado en el cuerpo del mail, o sea formara parte del texto del email redactado
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
FRONT OFFICE - NIGHT AUDITOR
Campo
Significado Para que salga por defecto marcado detener si existen errores en el cierre de da
Marcar Detener si hay errores en al cierre de dia
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
ASIENTOS
ASIENTOS - ASIENTOS
Campo
Significado El cierre de da tiene dos fases: Primero es el cierre, cuando NewHotel ejecutar todas los cobros automticos; Segundo es la confirmacin del cierre que constituye un paso final irreversible. La seleccin de este parmetro permitir al auditor nocturno insertar los asientos adicionales despus del cierre pero antes de la confirmacin final. En el caso de si insertar asientos en este periodo el cierre de da tiene que ser ejecutado otra vez y despus confirmado.
Insertar Asientos en Cierre de Da
Siempre Comprobante de transferencia Siempre Recibo de Cobro N Copias Recibo de Cobro. Saldo en Insercin de Dbitos:
Si se selecciona, NewHotel imprimir siempre un documento de confirmacin (voucher) a cada vez que se hace una transferencia entre cuentas. Si se selecciona, un Recibo se imprimir siempre a cada vez que un pago se inserta. Permite seleccionar cuantas copias del recibo se pretende imprimir. Si es seleccionado permite la insercin de los dbitos
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en separado por cuenta o acumulado (Total). X cuentas Total Dbitos detallados de las cuentas. Total Si se selecciona todos los movimientos de entrada de Transferir afecta caja dinero/ cheques, etc., afectarn los lanzamientos de la cuenta caja. Si el Hotel ejecutar operaciones de caja (apertura, Operacin de Caja cierre, declaracin, reporte) Permitiendo o no la insercin de saldo de caja. Asumir Saldo Marcado asumimos el saldo final como saldo inicio caja Si NewHotel permitir o no la introduccin de asientos con valores a cero. Esto puede usarse para los casos Crdito Cero especiales de usos de asientos falsos para controlar ciertas operaciones como por ejemplo los prstamos de toallas a los huspedes. Valor Negativo Incluir informacin transferencia (Asientos) Para permitir asientos con valor negativo de Permite insertar una justificacin para cada movimiento, al ser transferido. Este parmetro tendr este efecto si esta marcado cuando por alguna razn insertamos por movimientos Usar Cambios de Caja en Movimientos de Crdito no de diaria, asientos en la cuenta master, que mas tarde iremos a incluir en la misma factura en moneda extranjera. De esta forma adoptara el valor del cambio de caja en el momento que se hizo la operacin y no el valor de cambio que se tiene definido para las diarias. Emitir recibo Correccin Anular Recibo. Nmero de Tarjeta de Crdito Obligatorio Asiento al Obliga si se marca que el PMS emita siempre recibo cuando se hacen correcciones de asientos Anular Si se marca al anular un recibo emitido anula los asientos asociados al mismo. Cuando se reciben cobros y est este parmetro marcado el PMS obliga que siempre se inserte el nmero de la tarjeta de crdito. para pasar a histrico las cuentas no alojados que ya
Das para Histrico (C. No Indica la cantidad de das que el PMS considerara Alojados x Facturacin)
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han sido facturadas Si le indicara al PMS a los cuantos das puede pasar la Das de Traspaso a Histrico informacin que es factible pasar a histrico de movimientos ( por lo general se pueden pasar a histrico solo las cuentas saldadas y cerradas) N. Decimales Indica al PMS con cuantos dgitos decimales trabajara en sus operaciones
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ASIENTOS CUENTA CORRIENTE
Campo
Significado Se trata de una ficha de registro de todos los
Cuenta Corriente:
movimientos efectuados a un n de cuenta de un cliente o entidad. Posibilidad de agrupar los movimientos por seccin o servicio existente en el hotel, caso contrario se tiene la posibilidad de no agrupar los movimientos por
Agrupar Por
utilizacin del cliente
Agrupar diaria por fechas Es para agrupar todos los movimientos respecto a un nicas Paquete por Fecha Diarias Por Fecha da con un valor total, caso contrario ser discriminado. Agrupa todos los movimientos con relacin a los paquetes por fecha, caso contrario ser discriminado. Agrupa todos los movimientos con relacin a la diaria por fecha, caso contrario ser discriminado. Agrupa todos los movimientos con relacin a la diaria e Diaria y paquetes por fecha Por tasas y a los paquetes por fecha, caso contrario ser discriminado. de Agrupa todos los movimientos por tasas de impuestos
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impuestos Telfonos por fecha Nmero de documento Agrupar nmero de
relacionados por fecha. Registrar todos los telefonemas efectuados por fecha Si est seleccionado, mantendr el n de documento serializado en la impresin. Todas las facturaciones efectuadas por este programa (NewPOS), enviaran el respectivo n para la cuenta corriente del cliente y no slo el consumo. Agrupa las cuentas por tipos de cobro en la cuenta corriente el nmero de telfono del cliente
documento (NewPos) Cobros Por Tipo telfono
Enmascarar el numero de Enmascarar
ASIENTOS - DESCUENTOS
Campo Descuentos Valor Lquido Descontar del Valor Lquido. Diferencias por totales en Tarifas de Precio. calculado sobre
Significado el Bonificacin efectuada sobre el valor lquido sin el Impuesto. Bonificacin efectuada sobre el valor lquido con el Impuesto incluido. Al existir diaria. diferentes valores se hace un redondeo para equilibrar el valor total de la
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ASIENTOS - ASIENTOS ADICIONALES
Campo Solo una Vez Por Personas A la Entrada Toda a Estancia
Significado Parmetros para definir como se desea que se carguen rizados los asientos adicionales parame
Entidades Directos Propietarios Time-Share Adultos Nios Bebs Seleccionamos a qu tipo de personas sern el cargo adicional Escogemos a que cuenta irn los cargos Tipo de cuenta adicionales. M Master, E1 Extra 1, E2 Extra 2, , Extra 5 Precio Fijo Valor de Adulto Precio Nio Definimos o bien u precio fijo, o bien un precio para adulto y otro para nios. Posteriormente se seleccionara a que tipos de reservas se desean cargar estos adicionales
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Seccin Servicios Validez
A qu departamento del PMS se cargaran Y a qu servicio Fecha de validez para que el PMS pueda insertar estos movimientos adicionales Filtro para seleccionar que los cargos se harn solo a determinadas reservas que tengan este tipo de habitacin Filtro para seleccionar que los cargos se harn
Tipo de Habitacin
Habitacin
solo a determinadas reservas que tengan esta habitacin Para mostrar el concepto del cargo en varios idiomas
Definicin do Idioma
CONEXIONES A SISTEMAS
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCONTA
Campo Interface NewConta Dos (MS-DOS)
Significado Interaccin con el software nuestro NewConta, sistema de gestin de cuentas corrientes. Inexistente.
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Windows
Conexin con el sistema operativo Windows Permite que se pueda emitir una factura a crdito sin que el hotel tenga el sistema de gestin de cuentas corrientes (NewConta) Definicin del tipo de entidad; cliente u otra cuenta asociado por NewConta. Tipo de cuenta identificadora de: Empresa/
Transferencia a la contabilidad sin NewConta Tipo de Cuenta: Entidad Cliente Otra Cuenta
operador turstico/ agencia de turismo. Identificar de cliente relativo a la Empresa/ operador turstico/ agencia de turismo. Identificar otro tipo de cliente. Descripciones de los tipos de documentos para la interfaces segn valores de NewConta. O sea cual es el tipo de movimiento correspondiente en este Descripcin sistema para Factura Nota de Crdito Deposito Descripcin Anulaciones Tipo de Cobro para las Describe el motivo de anulacin para cuando pasa a newconta el movimientos, por defecto Define el tipo de cobro por defecto a pasar a newconta Cuando newconta trabaja recibiendo asiento de Hotel varios hoteles cada uno de ellos se identifica con un cdigo que se establece en esta casilla. Significa que cuando envi el asiento a NewConta Enviar Cuenta de Origen el PMS enve el cdigo asociado al Operador de Origen Similar significa al anterior solo que se tomara el Usar Cod. Ext. de Entidad Cdigo externo definido a nivel de entidad y o del operador
CONEXIONES A SISTEMA - WEBNEWHOTEL
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Idioma: Espaol
Campo Host Pedido WebService Host para WebServices IDS
Significado IP do Servidor del cliente para enviar los pedidos IP do Servidor donde est WebService IDS Server.
CONEXIONES A SISTEMA - CONDMINO
Campo Host Puerta Exportar en Cierre de Da Regmenes de Exploracin Gratis condominio
Significado Define el Host de conexin con el sistema de Define la puerta de conexin con el sistema de condominio Activar para exportar los movimientos en el cierre del da Significa que pueden definirse regmenes gratis
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWTIME
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Idioma: Espaol
Campo Interface COM NewTime
Significado Activar para interface con NewTime
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCRM
Campo Interface CRM Utilizador Oracle Das para Vencimiento de Puntos Cdigo de Hotel en CRM Puntos X EUR CONEXIONES A SISTEMAS - NEWSTOCK
Significado Define el servidor de enlace Usuario de conexin N de das para vencimiento de los puntos en el CRM Cdigo do Hotel en CRM Cuantidad de pontos por cada .
Campo
Significado
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Interface NewStock Utilizador Oracle Exportar Consumos Mini bar en el cierre del da
Define el servidor de enlace Usuario de conexin Para exportar en el cierre del da nicamente
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWPLAN
Campo Interface NewPlan Utilizador Hotel Verificar cierre en el cierre del da
Significado Define el servidor de enlace Usuario de conexin Definir Hotel Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS Parmetro para enviar los Depsitos Anticipados a
Permitir Anular Movimientos
Enviar Depsitos anticipados NewPlan
NewPlan en Insercin de Asientos e Insercin de Depsitos Anticipados. Este parmetro solo funcionara cuando existe
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enlace entre NewPlan y NewHotel Su funcionamiento es el siguiente: NewHotel inserta el depsito tal y como hasta ahora en NewHotel y entonces llamar a una funcin en dll de NewPlaSpa creada que insertar el depsito en NewPlan en la cuenta corriente del evento en cuestin y este asiento quedar marcado por supuesto en NewPlan como transferido a NewHotel
CONEXIONES A SISTEMA NEWPOS
Campo Enlace NewPos Usuario Oracle
Significado Define la conexin de ODBC para la conexin con NewPos. Define el Usuario de Oracle para la Conexin a la base de datos de NewPos. Al hacer el cierre de da en NewHotel el sistema verifica si ya fue hecho el cierre de da en
Verificar Cierre de Puntos de NewPos para que los ingresos de la fecha de Ventas al cierre del Da trabajo de NewHotel contengan tambin todos los ingresos referentes al mismo da del Punto de Venta. Permite NewPOS Anular Asientos de Permite Verificar/Anular los asientos enviados por el POS que tengan la opcin de anulacin.
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Compensacin Cierre del Da
de
Pensiones
Se puede, si lo predefinimos, en el momento del cierre del da insertar las modalidades de pensin como una compensacin. Si est seleccionado permite la definicin de los turnos del personal que esta interconectado con NewPOS en relacin con los das semanales y a su vez por punto de venta. Permite seleccionar cual es el punto de venta, para el caso que existan espacios diferentes. Permite seleccionar cual es el punto de venta, para el caso que existan espacios diferentes Permite seleccionar cual es el punto de venta, para el caso que existan espacios diferentes
Turnos x Fechas/ Punto de Venta
Desayuno Almuerzo Comida
CONEXIONES A SISTEMAS NEWSPA
Campo Interface NewSpa Utilizador Oracle Hotel Permitir Insercin de Reservas en NewSpa
Significado Define la conexin del servidor para la conexin con El sistema Define o Utilizador de Oracle para a Conexin a base de dados de NewSpa. Define o hotel Si existe el paquete NewSpa (Termas, Balnearios y Health Clubs) y este parmetro est marcado ser posible consultar disponibilidades e introducir
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Idioma: Espaol
reservas a NewSpa a partir do NewHotel. Mostrar Detalles en Ficha de Cardex Verificar cierre en el cierre de da Permitir Anular Movimientos Muestras los datos propios del SPA en la ficha del Cardex de newhotel cuando se trabaja con enlace entre ellos Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS
CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGOLF
Campo Interface NewGolf Utilizador Oracle Hotel Motivos de Correcciones Verificar cierre en el cierre de da Permitir Anular Movimientos
Significado Define la conexin del servidor para la conexin con El sistema Usuario de conexin Define o Hotel Motivos a definir para justificar errores, duplicacin, orden de direccin, etc. Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo este sistema. Permite anular asientos en el PMS generados por este sistema, en caso de no estar activo no deja anular en el PMS
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CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGES
Campo Problemas en Llamadas
Significado Verificar estos parmetros cuando son aplicables es til porque de esta la manera verificacin NewHotel en har automticamente intervalos
Problemas BiDir Telfonos
indicados si est a recibir datos de los dispositivos Correspondientes. Esto puede ser muy til para alertar a los operadores de NewHotel en el caso de existir. Un problema con algn dispositivo o cable, que evita de esta forma la prdida de control y dinero que puede ser causada por la situacin anterior, si no se descubre.
Problemas en Laves Problemas en Pay TV
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Enva la imagen para NewGes con un tiempo preScanner Del Pasaporte NewHotel NewGes Time Out definido, caso exceda de ese tiempo da un mensaje de error. Especifica por donde es la conexin con el equipo Tempo sin respuesta para anular la espera de informacin Indica que las tarjetas magnticas de los clientes es por mediacin de Newges y no directamente por el PMS Aqu se selecciona el Usuario de Oracle para NewGes. Cdigo para Utilizador PhonoWin Permite la verificacin del saldo despus de cada Verificar Saldo para Llamadas despus de cada Asiento Cierre del Da: Cerrar Lneas a salidas previstas. Llaves por husped Reiniciar llaves se cambia la salida Verificacin de tarjetas de crdito N de llaves a emitir en Check-In Emitir llaves en check-in Permitir que se emitan llaves al efectuar el check-in con las posibilidades de siempre; nunca o sin PreCierra la lnea cuando est prevista la salida del cliente. Permite la definicin de llaves por huspedes y no por habitacin. Se seleccionado siempre que se efectuar un check-out define un nuevo tipo de acceso(llave) Permite la confirmacin de los datos identificativos del tipo de tarjeta de crdito. Define n de chaves a emitir en el check-in llamada efectuada por el cliente.
Tarjetas Magnticas X NewGes Utilizador Oracle Utilizador PhonoWin
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Emisin. Permite cuando existe interfaces con Pay TV marcar un conjunto de opciones por defecto que el cliente puede realizar desde su habitacin.
Estos valores cuando se oprime la tecla del signo de pregunta se levanta una pantalla auxiliar para marcar los que son posibles en dependencia de las posibilidades que presenta el sistema de televisin. Interface Pay TV. Opciones
Parmetros en Conexiones a Sistemas/NewGes para indicar el envo de Cambio de Habitacin a PayTv y Telfonos como Comando nico. Funciona tanto Interface Pay TV y Telfono, para cambio habitaciones cuando se efecta check in y check out, como cuando se cambia de habitacin la reserva.
Son situaciones a definir, tales como: Cambio de Adicionales Telfono habitacin; Alteracin Datos o para No Molestar.
Permite definir todos los perifricos que pueden estar conectados con NewHotel. Gestor de compunciones Cuando NewGes enva los valores de las llamadas telefnicas a las cuentas de los clientes. La comunicacin Bidireccional significa que por un
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Idioma: Espaol
canal de comunicacin se puede sostener una comunicacin en ambos sentidos. En el caso de la planta telefnica admite este tipo de comunicacin. Visualizacin si esta activo el control de canales de pelculas. Visualizacin si esta activo el control de emisin de Llaves de Habitaciones. Visualizacin si esta activo el enlace con la Terminal de Llaves. Visualizacin si esta activo el control apagado y encendido del aire acondicionado. Visualizacin si esta activo el control de uso del servicio de Internet.
Definir el tiempo mnimo de utilizacin y la va para realizarlo Despertador
Permite seleccionar el tiempo de utilizacin en: Das; Internet x Tempo Horas; Minutos.
INTERFACES
INTERFACES - E-MAIL
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Idioma: Espaol
Campo Email, Servidor de correo SPA
Significado Servidor pre-definido para el envo de correos electrnicos Servicio de autentificacin de palabra-Llave Secure Sockets Layer es una tecnologa de seguridad que es utilizada para codificar los dados transferidos entre una computadora de un lado y de un utilizador en una website. Puerto de salida de los e-mail, por regla general es el 25.
SSL
Puerto
Interfaces - Entidad Oficial
Campo Entidad oficial Nombre Exportar al Cierre del Da. Camino
Significado Servicio de polica de control de extranjeros y fronteras. Nombre del fichero a generar para la polica. Posibilidad de exportar para un documento los datos relativos al check-in de los clientes. Camino a definir para este documento.
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Idioma: Espaol
Prximo Cdigo
Indica el nmero del prximo fichero a Generar y a enviar para la Polica que debe ser consecutivo por cada da enviado.
Mximo Cdigo Establecimiento NIF Espacio Fiscal Formato
Nmero mximo a marcar. Nmero del establecimiento atribuido por la Polica. Numero fiscales y formato del fichero que se exporta
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INTERFACES - EXPORTACIN
Distintos tipos de exportaciones soportados por el PMS, que son soportados por el formato que suministra cada proveedor de estos ficheros IMB .- Del grupo IMB RUC AVS .- Alemania Market Metrix.- Fichero de clientes del Grupo Sol Melia Tipo SAF.- Finanzas Portugal PGO.- Sistemas de pagos del Grupo Iberostar Exportar PGO Sistema de pagos Grupo Iberostar Importar los pagos Estancias del Da Ingresos Booking Mensual; estos tres parmetros se marca si queremos habilitar esta exportacin definiendo el camino por defecto para las mismas. La explicacin de las mismas estn ms adelante cuando se explican las exportaciones. Al marcarse se obtienen tanto al cierre del da como por seleccin manual del usuario.
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INTERFACES - IMPRESORA FISCAL
Campo
Significado Permite la duplicacin de los documentos seleccionados para una fiscalizacin (territorios con un tipo de fiscalizacin especial).
Usar impresora fiscal
Los siguientes parmetros se seleccionan atendiendo al tipo de impresora a utilizar segn su manual y a la legislacin del pas de empleo, los cuales no se explican ya que corresponden con los parmetros y concepto de la impresora segn su manual.
Ver manual especializado de impresoras fiscales
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INTERFACES - TARJETAS
Campo
Significado Se trata de una tarjeta igual a la llave
Tarjetas
electrnica pero que puede tener otras funcionalidades como acceso a los diversos puntos de venta de los hoteles. Cdigo por el cual el establecimiento est
Cdigo Establecimiento
definido, por ej. En el caso de ser un sistema complejo. Cdigo por el cual la empresa est interconectada al establecimiento. Usar estampadora. Puede utilizarse la propia interfaces con este equipo o usando un reporte especial que imprime y graba tarjetas.
Cod. Empresa
Usar estampadora
Validacin Cdigo Establecimiento Validacin Cdigo Establecimiento Validacin Nmero Valida la validacin de la tarjeta, es como un re chequeo de esta condicin. Nmero por el cual irn a ser definidos las tarjetas.
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CONTABILIDAD
CONTABILIDAD - DEFINICIN
Campo Interface con Contabilidad Exportar en el cierre del dia Directorio Cd. Empresa Cdigo Hotel C. Casa MB C. Casa M.S Dinero Depsitos Caja General
Significado Activar interface con contabilidad Activar para Exportar en el cierre del da Camino para interfaces de contabilidad Definir cdigo de la empresa Definir cdigo del hotel Cuenta en moneda base Cuenta en moneda suplementaria Cuenta de los efectivos Cuenta de los depsitos Cuenta de caja general
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Permitir Lneas Vacas No Unir lneas Ejemplo Vendas Liquidas por Apenas Servicios IVA
Permitir Lneas Vacas para NO Unir Lneas de los Ficheros Resultantes (terminadas en el smbolo >) Ejemplo de cmo quedara la conformacin del fichero a exportar
Definicin de cmo ser exportados las ventas
Caracteres Separacin Delimitacin Parmetros para crear la estructura del nombre del fichero Parmetros para la creacin del fichero
Nombre
Parmetros para general la extensin del fichero que estamos a crear.
Extensin
Ejemplo
Ejemplo de cmo quedara el nombre del fichero creado Para la interfaz con el sistemas SAPONLINEA, se define las conexiones con este servicio para generar esta interfaces
Interface a SAP
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Idioma: Espaol
Permite homogeneizar una lnea directiva de Generar Cuentas contables cdigo identificativo para las cuentas.
Prefijo, Sufijo. Longitud Modo de identificar por ej. Una entidad. Numeracin a seguir. Cuantidad de nmeros que siguen al prefijo. Finalmente el PMS brinda un conjunto de opciones para marcar que criterios queremos incluir en la exportacin contable que el sistema generara. Ellos son Definicin de los conceptos a exportar
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IMPUESTOS
IMPUESTOS ASIENTOS
Campo
Significado Si los valores a ser cobrados a las habitaciones y otras Cuentas sern insertadas con los impuestos incluidos (o no). Esto afectar los cobros insertados manualmente y los cobros automticos en los Puntos de Venta, Central de Telfonos y otros dispositivos. De notar, aun as, que las Tarifas de Habitaciones tienen su propia opcin para incluir o no los impuestos que no ser afectada por este parmetro. Slo para pases (como la CROCIA) donde existen impuestos fijos por persona o por reserva. Si este parmetro es seleccionado estos impuestos fijos se presentarn en las facturas en separado. Solo para pases (como la CROCIA) donde existen impuestos fijos por persona o por
Imposto Incluido
Desagrupar Impuestos Fijos
Despreciar decimales en la Conversin de Impuestos Fijos
reserva. Este parmetro obligar a que no hay diferencias en la declaracin de impuestos debido al redondeo de
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IMPUESTOS - FACTURACIN
Campo Clculo de IVA (Fijo / No fijo)
Significado Para seleccionar si el clculo de impuestos es fijo o no fijo. Modelo 1 Standard: el impuesto se calcula en base a los % definidos en los servicios. Es el esquema estndar del PMS Modelo 2 Portugal: En Portugal es posible usar impuestos por tipo de servicios, donde las pensiones segn el tipo de comida se le aplica un % de impuesto distinto. Es un modelo tipo de Portugal. Cuando el modelo de impuesto es Portugal aparece la siguiente opciones para configurar estos impuestos
Modelo IVA IVA
Estos parmetros slo son utilizados para el caso del IVA Modelo 2. Especifique en las columnas de cada Pensin el porcentaje de la Tasa que se atribuir para la Habitacin e para las Comidas.
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Idioma: Espaol
En la ltima columna especifique los porcentajes de IVA que se aplicarn a la porcin de Habitacin y a la porcin de Comidas. Modelo 3 Chipre. Tipo de impuestos que se calcula en base a las personas. Es tpico de este pas Texto a mostrar en la impresin de las facturas, Texto do IVA solo es vlido cuando es tipo de impuesto fijo. Desea que los impuestos para cada servicio Tasa de Impuestos por Servicios aparezcan detallados en las Facturas (una lnea para cada servicio y descripcin del impuesto). (Se utiliza el Parmetro de Tasa de Impuestos por Servicios para discriminar reporte, como ya se haca con la Factura Detallada/Cliente) Permite condesar asientos en una factura Condensar Impuestos Diferentes aunque tengan impuestos diferentes. Por norma no se permite. SOLO PARA LOS PASES (COMO EL MXICO) DONDE Impuesto Suntuario EXISTE UN SUNTUARIO DE IMPUESTO ADICIONAL Si este parmetro est seleccionado el suntuario de imposto se habilitar y se aplicar a algunas de las Reservas en acuerdo con ciertas reglas. No mantener precios al quitar impuestos Seleccin de Tasas de Impuestos a quitar Descontar Descuentos de Facturacin de los impuestos Bloquear Combinaciones de Esquemas de Impuestos en Facturas cuando quitas un impuesto al facturar, deja el mismo precio recalculando el impuesto o no mantiene el precio permite seleccionar las tasas de impuestos a quitar en la facturacin Efectuar los descuentos sobre los valores brutos (pvp+IVA) Bloquear Combinaciones de Esquemas de Impuestos en Facturas. no permite que en una misma factura haya asientos obtenidos por
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Idioma: Espaol
esquemas de impuestos distintos Permitir Calcular Impuestos en Facturar Desglosar Pensiones Factura Entidad. Permitir Calcular Impuestos al facturar Verificacin de los tipos de pensiones en relacin a la factura de la Entidad. Opcin que permite tener comisiones a nivel de movimientos. Estas comisiones se pueden Comisin en Asiento calcular en base a :
Comisiones aplicar sobre: Valor bruto o neto Valor Bruto Valor Neto
Donde se aplica el impuesto dependiendo del tipo de contabilidad.
Permite seleccionar o no si los depsitos Impuestos Depsitos Anticipados anticipados calculan impuestos o no, y cual aplicar en estos casos.
La boleta de venta es un tipo de documento que no llega a ser una factura como tal, pero si un comprobante de pago. Para ella se pueden Esquema para Boletas de Ventas aplicar un esquema de impuesto diferente a la factura. Por ejemplo en Per las boletas de venta se usan para los nacionales, siendo la factura para los extranjeros.
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FACTURACIN
FACTURACIN GENERALES
Campo Factura Obligatoria Verificacin N Fiscal Moneda Extranjera
Significado Si es obligatoria la emisin de la factura para permitir el check-out para una cuenta o habitacin. Si NewHotel debe verificar y validar el nmero fiscal. Si las Facturas Finales tambin deben emitirse en la moneda extranjera para adems de la emisin normal en la moneda base. (aplicable en el caso en que existan tasas en moneda extranjera)
Desglosar Paquetes Desglosar Servicios
Si quiere desglosar los paquetes en servicios. Para desglosar los servicios que conforman el
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Idioma: Espaol
paquete Si este parmetro est activo NewHotel permitir que se presenten los cobros en las facturas de una manera condensada (resumida). Condensada Condensar los cobros de las facturas consiste de sustituir los detalles del consumo por instancias del Bar y presentar solo un Total y una descripcin seleccionada. Esto es para satisfacer demandas de algunos Huspedes que no quieren que la factura sea muy detallada. Condensar Asientos diferentes Reservas Das para fecha vencimiento Si est marcado permite que se facture el mismo asiento para diferentes Reservas De especificarse al lanzar la factura agrega una fecha sumando a la fecha de emisin para calcular la fecha posible de vencimiento de la factura. Para mostrar en la factura las modalidades de pensiones cuando son complejas, o sea muestra Forzar Lneas por MP Complexa la lnea de la reserva con todas sus modalidades de pensin que tiene. obliga a separar las lneas de la factura entidad por las lneas de la pensin compleja Facturas 0 cuando 100% de descuento. Facturar a 0 cuando se aplique un descuento del 100%, o sea permite lanzar una factura con valor cero para cuando estas definiendo los precios de las Fijar Contrato en Precios de Matriciales Verificar Repeticin N fiscal de la entidad Excluir Operadores al validar instrucciones de transferencias Confirmar Tipo de Factura en Emisin Cerrar Cuentas Corrientes matriciales, fija el contrato y va descontando las comidas para llegar al alojamiento, de lo contrario, va sumando Para verificar que cuando se registren las entidades el numero fiscal no se repita permite en la misma factura reservas de la misma entidad pero de distintos operadores pide confirmacin si es factura o boleta al emitir la factura Si una factura es emitida el programa a cargar
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Idioma: Espaol
automticamente a la cuenta del Cliente y a cerrar Si quiere mantener las cuentas separadas para Cuentas de Husped cada Husped en las Reservas debe activar este parmetro. Si no se selecciona las cuentas sern por Reserva. Cuando existen movimientos insertados en la cuenta que se factura en moneda extranjera y Cambio Medio en Facturas cada uno de ellos aplico un rate distinto, al emitir la factura el sistema calcula una tasa media para representar en la misma. Si en la instalacin se instal tambin el Software Facturas NewPlan NewPlan para Centros de Conferencia este parmetro es utilizado para permitir la emisin en NewHotel de facturas de servicios administrados o generados por NEWPLAN Usar Descripcin de las tarifas de precios Facturas con Saldo negativo. Para cuando se emite la factura que se imprima la descripcin que se le han parametrizados a las tarifas de precios objetos de la misma Si es permitido emitir Facturas con saldo negativo.
Saldos negativos (Factura, Nota de Crdito).? Qu nombre debe atribuirse a una Factura que tiene valor negativo (Factura o Nota de Crdito)? Si NewHotel debe pedir el nmero fiscal para Todos o solo para las Entidades
, el caso excluyente de esto es N Fiscal Obligatorio el parmetro siguiente: Adems si queremos que al emitir los documentos tipo facturas cual es la obligatoriedad del sistema con relacin al nmero fiscal.
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, el caso excluyen de esto es el siguiente parmetro
Este parmetro si se marca permite lanzar una factura de reserva con movimientos insertados Factura Entidad, Asientos fecha valor mayor que fecha salida posteriormente a su fecha de salida. En caso de no estar marcado no permite incluirlo en la factura de entidad.
Cuando se emiten facturas en moneda extranjera que no utilicen cambio fijo, el sistema puede fijar el convertir los valores de la moneda base a la Factura Moneda Extranjera moneda extranjera utilizando una de estas opciones de cambio.
Para definir qu se debe imprimir y como en las facturas
Direccin de la factura
Para definir qu datos son obligatorios por defecto del titular de la factura
Titular da factura
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Para los pases como ANGOLA donde existe una moneda extranjera definida como la moneda base. Si este parmetro esta seleccionado los Valores Utilizar Contravalor de la Factura tambin se presentarn en la moneda local del pas para adems del valor en la Moneda Base
Nota Crdito Por Porcentajes de Factura
Poder utilizar notas de crdito por porcentajes de factura Seccin y Servicio definido por default para Overbooking
Movimientos Reservas en Overbooking
Para definir los datos por defecto que se imprimen en los recibos de cobro Recibos de Cobro
Para configurar los nmeros y direcciones fiscales del sistema en cuanto a : Entidades y Numero fiscal y Direccione fiscales
Al marcarlo indicamos al PMS que incluya en la Incluir numero de recibo de cobro lnea de facturas los numero de recibos de cobro recibidos en lnea de factura
FACTURACIN - SERIES
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Idioma: Espaol
Campo
Significado Cmo se definen las Series de Facturas? La
Definicin da Serie de Facturas (Nmero lmite, Fecha) Igual Serie para Factura Pro forma y Factura Final Serie Depsitos Anticipados
Serie terminar cuando los nmeros alcanzan el Nmero Limite o cuando alcanzan Una Fecha Limite? Si las Facturas Pro forma tienen que tener la misma numeracin que la Factura Final. Creacin de una serie alfa-numrica de identificacin de los documentos de Depsitos Anticipados. Creacin de una serie alfa-numrica de identificacin de los documentos internos. Creacin de una serie alfa-numrica de identificacin de la Serie Facturas Anulacin. Creacin de una serie alfa-numrica de identificacin de los documentos en causa, cuando se trabajo en modo complejo Creacin de una serie alfa-numrica de identificacin de los documentos en causa. Seleccionar el tipo que se ajuste ms a su hotel. Seleccionar el tipo que se ajuste ms a su hotel.
Documentos Internos Serie Factura Anulacin Serie facturas en otro Hotel del Complejo Serie documentos (facturas) Tipo (Factura/Boleta de Venta) Serie Documentos (Notas de Crdito/ Dbito) Usar Series de Documentos para NewConta FACTURACIN - DISTRIBUCIN
Usar Series de Documentos para NewConta
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Idioma: Espaol
Campo
Significado
Debe escogerse la Moneda Base para ser utilizada en las operaciones del Hotel para cobros, tasas, facturas, pagos, etc. La Moneda Base es seleccionada de la lista de monedas que se crearon. Moneda Base La Moneda Base adicional slo es necesaria para los pases (como CUBA) donde es necesario utilizar una segunda moneda base de forma a que las operaciones y resultados puedan parecer separados en las dos monedas base (pero no cambiadas de una para la otra). En este caso los resultados de la produccin aparecern en dos totales separados - uno en la moneda base e otro en la moneda base adicional
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Idioma: Espaol
convertidas de una para a otra). Define la seccin que hace las facturas en el PMS, Seccin Facturacin de no existir nada seleccionado cualquier seccin con derechos puede facturar. Descripcin que al especificarse saldr en las Descripcin de las diarias facturas en lugar del texto DIARIAS, saldara este texto, en sus diferentes Cuando se introduce una tarifas de precio, sea esta por contrato o manualmente y en la seccin correspondiente no estn especificadas la distribucin de la produccin, el PMS adopta por estndar la distribucin de la misma en las secciones y servicios definidas aqu.
Definicin por default de las secciones y servicios para la distribucin de la produccin generada por la diarias de precios
No obstante si al definir las tarifas se adoptan otras distintas, el PMS resta las que estn directamente en la tarifa y no ests.
Valores
por
defecto
para NewHotel permite (si el usuario tiene los permisos Habitacin en una Reserva, en lugar de utilizar
Desayunos, Almuerzo y Cenas necesarios) la insercin manual de una precio de para Adultos y para Nios
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Idioma: Espaol
una de los precios de Habitacin definidas. En el caso de Tasa manual se usarn los valores del parmetro a la izquierda para descomponer el precio de Tasa total en las porciones para la Habitacin, Desayuno y Comidas (dependiendo de la Pensin de la Reserva). Ejemplo: 100 de Taza insertada manualmente para 1 slo husped en media pensin. Si el desayuno del adulto es 10.1 y la Comida es 29.14 la produccin diaria para esta Reserva seria: Habitacin = 60.76 (100-10.1-29.14) Desayuno = 10.1 Comidas = 29.14
SOLO UTILIZADA SI NECESITA DEFINIR TASAS DE HABITACIN MODELO D
Por ciento de Distribucin por Defecto para las Tarifas D NewHotel ofrece varios modelos para las tarifas de Tasa Diarias: Modelo A - Por Persona Modelo B - Por Habitacin Modelo C - Por Matriz de Precios Modelo D - Incrementos de Pensin Las tarifas del Modelo D consisten en la definicin de una Tasa de Habitacin que consiste en una parte bsica para la habitacin y las otras partes
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Idioma: Espaol
corresponden al Desayuno y Comidas en acuerdo con el Tipo de Pensin de la Reserva. Para la previsin de los almuerzos y cenas por Comida de Media Pensin (Almuerzo/Cena) favor especifique cual de las comidas deber ser considerada en el caso de Medias Pensiones
Para la previsin de los almuerzos y las cenas por Configurar Almuerzo (Fecha de Llegada, Fecha de Salida) favor especifica si los Huspedes en Media Pensin o Pensin Completa desean el almuerzo en el primer da o en el ltimo da de la estancia. . Valor de nio Precio estndar para la Tasa Diaria de Nios.
MTODOS DE FACTURACIN
MTODOS DE FACTURACIN - CHECK-OUT
Campo Check-Out con valores en cuentas - Directos
Significado Si es permitido el Check-out de Clientes Directos cuando existen cuentas con pago pendiente.
Check-Out con valores en cuentas Si es permitido el Check-out de Clientes de Entidades
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(Entidades) Facturar Master Entidad
(Agencias o Compaas) cuando existen cuentas con pago pendiente. Posibilita la facturacin de Master alterando para una entidad.
Verificar condiciones para check- Permite verificar las condiciones despus de facturar. Out despus de Facturar. Factura obligatoria para check-Out Al efectuar el check-out Emite obligatoriamente la factura.
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Idioma: Espaol
MTODOS DE FACTURACIN - ANTICIPADA
Campo
Significado fecha del da el programa realizara una validacin de los valores cargados definidos en la reserva, de existir diferencia con lo facturado el sistema automticamente lanzara movimientos (asientos) en la cuenta.
Lanzar diferencias con lo Facturado Se aplica en reservas con facturas anticipadas. En la
Alterar Fecha de Asientos Posibilita a alteracin de las fechas de los lanzamientos. Facturar Diferencias en el Check- Se aplica a reservas que tienen facturas anticipadas que Out (Si/No) en el momento del check-out la cuenta corriente tiene saldo (positivo o negativo), emitiendo un documento para regularizar la diferencia. Si la diferencia es negativa, o sea, el total de dbitos supera el total de crditos, se debe indicar cul es el documento para regularizar: factura o nota de crdito. No lanzar diferencias ltimo asiento Al seleccionar este parmetro permitimos que no se (Facturas Depsitos anticipados) Cambiar movimientos Fecha de Valor Anticipos efecte el lanzamiento de las diferencias de los ltimos movimientos. a Permite la alteracin de la fecha y del valor en caso de en depsito anticipado en cualquier momento.
Entradas anticipadas.
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Cambiar
Fecha de
Valor Anticipos
a Permite la alteracin de la fecha y del valor en caso de al dep. Anticipado en la fecha de entrada.
movimientos
Cambiar Fecha de Entrada Obviar Descuentos en Diferencias Hacer los descuentos en caso de existencia de con Facturado en Cierre de Da. vez emitida redundancia en la facturacin en el Cierre de Da. permisos, por la consulta de facturas se pueden alterar estos valores de la factura Cambiar datos de la factura una Si estn los siguientes parmetros activos y existen los
MTODOS DE FACTURACIN - PRO-FORMA
Campo Emisin de Pro forma en Check-In Emisin Insercin. de Pro forma
Significado Si este parmetro est activo es emitido automticamente una factura pro forma en el momento en que se hace el check-in de la reserva. en Se emite una factura pro forma en el momento de adicionar una reserva. Si se activa el campo Todas en para Todas todas las reservas. Prepago son aquellas que tiene un Prepago depsito anticipado.
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MTODOS DE FACTURACIN - ANULACIN
Campo Emisin. no posteriormente.
Significado
Anulacin slo en la Fecha de Permite la anulacin solamente en la fecha de emisin y Anulacin slo en la Fecha de Permite la anulacin solamente en la fecha de emisin y Emisin- Facturas Pendientes no posteriormente, en este caso para las facturas pendientes. Anulacin: Standard; Factura; Tipos de anulacin de factura, que obliga a un proceso por Nota Crdito Original; Fecha de Trabajo. Anular factura en NewConta Anulacin de facturas en caso de tener el programa NewConta. Transferir factura anulacin en Transferencia NewConta NewConta. del documento Anulado al programa ej. Crear una nota de crdito. Fecha de Emisin Anulacin: En caso de Fechas diferentes.
esto ltimo llama a un procedimiento de newconta que las enlaza Usar factura a Crdito cuando factura anulas generando una
factura a crdito, genera los nuevos asientos para esa
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MTODOS DE FACTURACIN - MARKETING
Campo Usar Comisin de Marketing Seccin / Servicio Condensar para Facturar
Significado Activa Usar Comisin de Marketing Departamento y servicio en donde se carga la comisin Condensacin para facturar, que la factura salga condensada y no abierta por servicios
MTODOS DE FACTURACIN - REGULARIZACIN
Campo Regularizar Factura (concepto)
Significado Obliga insertar algn tipo de pago en el momento de emitir la factura. De no estar activa, la factura se imprime y pasa a pendiente y la forma de pago puede ser introducida ms tarde mediante la consulta de factura. Los mtodos pro defecto para regularizar la facturas que podemos parametrizar si queremos tener un estndar son los siguientes:
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Idioma: Espaol
Bloquear Facturas sin Regularizar. Regularizar facturas antes del Cierre del da.
Permite bloquear la insercin de movimientos en una reserva cuya factura tenga marcado pendiente como forma de pago. Si este parmetro est activo el sistema obliga que la factura sea paga antes de hacer el cambio de fecha de trabajo en NewHotel.
EMISIN DE FACTURAS
EMISIN DE FACTURAS - IMPRESIN
Campo
Significado Posibilita la no impresin de facturas con su
Permitir No Imprimir en emisin de Facturas
emisin. Pero si marcamos el siguiente check no se imprime solo se exporta
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Idioma: Espaol
No Imprimir Factura en Moneda Base cuando Moneda Extranjera
Si solo queremos la emisin de factura en moneda extranjera sin imprimir la copia valorada en moneda base Numero de folios que son emitidos por las autoridades fiscales para asociar a las facturas. Este parmetro se emplea para la exportacin de Sap Onlinea. NewHotel antes de emitir la factura puede hacer un previe de la misma para ver cmo queda. En caso que no se desea esta opcin se marca este parmetro.
Registrar Folios
Evitar Preview
Si el parmetro de alteras las fechas esta valido al Cambiar fecha al imprimir imprimir la factura podemos especificar otro fecha solo a efectos de impresin de la factura. Cuantas copias de cada documento quiere.
Facturas; Notas de Crdito; Ticket
Si tenemos factura en moneda extranjera podemos definir tambin estos datos en estas opciones
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EMISIN DE FACTURAS - EXPORTACIN
Campo No Exportar En diferentes documentos
Significado Permite la no exportacin de documentos.
Rich text Format Formato de archivo destino en que se guarda el archivo de Word for Windows exportacin Excel 7 Excel 8 Lotus
Nombre del fichero
Datos para configurar el nombre del fichero donde se exportan las facturas
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Idioma: Espaol
Ejemplo
Mudar camino al Exportar Exportar al Cierre del Da. Email Exportacin Voxel
Permite la Verificacin / Alteracin del camino para la exportacin. Poder exportar las facturas cuando se efecte el Cierre del Da. Otra posibilidad de efectuar la exportacin, para una morada electrnica. Tipo de exportacin para este proveedor de datos, donde al marcarse se configuran los siguientes datos adicionales
es la entidad de la que se cogen los datos para enviar en el fichero de exportacin ...a quien va destinada
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HABITACIONES
HABITACIONES - HABITACIONES
Campo Ocupacin %
Significado sistema emite una alerta al usuario del sistema con los das de la estancia de los futuros huspedes en los que el hotel tendr Overbooking para el tipo de habitacin seleccionado. Ejemplo: Se pondra 95 si se necesita que el sistema emita una alerta a partir del 95 % de ocupacin. No obstante el valor definido en este campo siempre se alertar a partir del 100 % de ocupacin.
Crtica En el proceso de confirmacin de reservas individuales o de grupos, el
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Idioma: Espaol
Este parmetro puede ser del tipo general o detallado, si oprimimos la lupa podemos definirlo de la siguiente manare: Segn ocupacin critica
Segn mximo de reservas que se permite por tipo de habitacin para el dia
Cambio de ropas
Define cada cuanto da es el cambio de ropa (sbanas, toallas, etc.). Este parmetro se utiliza en la opcin que permite distribuir el trabajo de las camareras de pisos (Recepcin Ama de Llaves Atribucin de Habitaciones). Esta cambio de repo tambin puede definirse de forma general o por tipo de habitacin
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Idioma: Espaol
Precios
Tipos
de El sistema tiene dos modelos para captar los precios de las habitaciones. Cada Tipo de Habitacin tiene asociado el Modelo a utilizar. El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones que tienen dos camas, es decir que se contratan con precios para ocupacin doble y suplementos por ocupacin sencilla y reducciones para camas extras. El Modelo B es til para apartamentos, etc. Aqu se configura cual modelo se va a utilizar o si sern ambos.
Habitacin
Fecha Telefnica
Central Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos automticos por concepto de llamadas telefnicas.
Tipos Status
de
Room Se configuran los Estados, relacionados con la limpieza de las habitaciones, que deben utilizarse en el sistema. Generalmente se definen Sucio y Limpio.
Tipo de Estados de Si no va a controlar los estados de la habitacin por NewHotel, por favor la Habitacin escoja Ninguno. Sucio, Se pretende utilizar el control de los Estados de las Habitaciones, por favor (Ninguno;
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Idioma: Espaol
Limpio;
Sucio
en escoja la opcin que mejor se aplica a sus necesidades y organizacin.
Limpieza, Listo para Verificacin, limpio)
Tipo de Habitacin Para fijar una habitacin por defecto al hacer reservas predefinida Habitaciones Unisex Sistema de hacer reservas en el PMS por cama donde el control de asignar reservas en una misma habitacin es controlada por el sexo. De esta manera la primera reserva que entra a la habitacin define que otras reservas por sexo admite, de esta manera se controla que no se inserten dos reservas de dos clientes con sexo distinto en la misma habitacin.
Si el control no lo queremos hacer de forma general sino por tipo de habitacin podemos hacerlo mediante la lupa
Usar Rental Pool
Este parmetro que su empleo depende de que si el PMS esta en uso de condominio o no, por su funcin. Lo que implica es un orden de atribucin de habitaciones. Si esta activo el orden de atribucin ser el siguiente: -Primero prioridad del Rgimen de Explotacin -Segundo Rental Pool (criterio de clculo: Numero de noches alquiladas) Este orden se empleara para la atribucin de habitaciones. El mismo consiste en tratar de proponer en la asignacin de habitaciones la habitacin que menos se ha vendido, con la finalidad de lograr una buena rotacin de las mismas. Numero de noches alquiladas
Definicin
de
los En esta seccin definimos los colores pro defectos, para cada categora que
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Idioma: Espaol
colores por defecto sern utilizados en los planning. para los Planning
HABITACIONES - TIPOS
Tipo Cdigo Modelo Activo Base de Personas
Significado Cdigo que identifica al tipo de habitacin Modelo de tarifa que se aplicar. Podemos definir si este tipo de habitacin esta activo para ser utilizado o no Nmero base de personas para ser utilizado para clculo de valor de cama extra, en caso de tarifa modelo B.
Mnimo de personas Promedio de Multi-Ocupacin
Cul es el mnimo de personas que se permite en este tipo de habitacin. En casos de multi-ocupacin, cual es valor medio de pax a ser considerado para estadsticas para este tipo de alojamiento.
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Idioma: Espaol
Mximo de personas
Importante para el clculo de cama extra. Es el nmero de personas a partir del cual el programa pasa a considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En una Doble cuyo mximo sea 2 PAX, se aplica el valor de cama extra a partir del 3 Pax.
Base para Estadsticas Mximo para aviso
Cul es el nmero base de pax a ser considerados para el porcentaje de ocupacin de camas Con este nmero nos permite que el PMS emita una alerta al hacer reservas para una habitacin que sobrepase la capacidad de personas definidas en este parmetro.
Mnimo para WEB
Para cuando se hacen reservas aceptados
va web se
especifica la cantidad mnima de pax que son Cdigo Expedia El PMS NewHotel tiene interface con el sistema de Expedia para recibir y enviar reservas y disponibilidades, con una propia interfaz creada a tal efecto. En este parmetro lo que compatibilizamos el cdigo de habitacin de NewHotel con el otorgado por Expedia. Orden Por defecto el orden del tipo de habitacin aparece por su cdigo, pero con este parmetro podemos definir en qu orden queremos que aparezca sin importar otro criterio de clasificacin.
Observaciones Cdigos que desea usar para organizar las Habitaciones de su Hotel en varios tipos. No deberan definirse ms Tipos de Habitacin que los necesarios para dividir el inventario de Habitaciones en diferentes precios de venta en las Tarifas de Habitacin. Evite definir ms Tipos de Habitacin de los necesarios porque la existencia de muchos Tipos de Habitacin complicar la definicin y la lectura del plannning y de las estadsticas.
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Idioma: Espaol
No se olvidar que tambin puede distinguir cada Habitacin individual de acuerdo con otros criterios como las Caractersticas de las Habitaciones (como fumador/no fumador, vista para el mar, vista para la montaa, vista para la ciudad, baranda, etc.). De esta forma no necesita definir Tipos adicionales de Habitacin slo con el propsito de caractersticas particulares que pueden definirse como caractersticas de Habitacin. Ejemplos: DB = Doble, TW = Twin, ST = Suite, JS = Junior Suite, SG = Single, etc. Para cada Tipo de Habitacin puede escogerse Modelo de Tarifa de Habitacin para la definicin de Tarifa (aunque puede anular esta opcin cuando crea cada tarifa). Para cada Tipo de Habitacin especifica los valores de la ocupacin base, como Nmero Base de Paxs, Nmero Mnimo de Paxs, Nmero Mximo de Paxs, Paxs Base para las Estadsticas y Promedio para ser usado en Multi-ocupacin (si aplicable en este caso). Todos estos nmeros son importantes porque ellos se usarn para establecer las frmulas de las Tarifas de Habitaciones y para presentar clculos estadsticos. Por ejemplo, el Nmero Mximo de Paxs se usa para aplicar el criterio de cargar camas extras (siempre que el nmero de pax en la reserva exceda el mximo especificado).
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Idioma: Espaol
HABITACIONES - PENSIONES
Tipo
Significado Para definir las modalidades de pensiones establecidas para el hotel. Ejemplo SC - Habitacin BB Habitacin y Desayuno HB Habitacin +Desayuno+Una Comida (tambin conocida como media pensin o MAP) AP Habitacion+Desayuno+Dos Comidas (tambin conocida como pensin completa) AI Todo Incluido Estas sigla son totalmente definas por el utilizador del sistema Tambin podemos especificar la descripcin que queremos sea mostrada en las diarias, y poder definir si estn activas o no las mismas para su empleo
Tipos de Modalidades de pensiones
COMPLEJO
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Idioma: Espaol
Los parmetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opcin Utilitarios - Parmetros - Complejo Si estamos ante un complejo hotelero Multihoteles es necesario configurar el nombre de los hoteles que lo componen y en el campo ODBC se define el alias de la base o instancia que almacena sus de datos (Database Alias). Adems se definen dos parmetros nuevos donde se especifica los datos del operador y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos datos del que recibe, as como la seccin y servicio que recibe y enva.
Campo Hotel ODBC ODBC NewConta Orden Licencia Camino de reportes Nmero do hotel
Significado
Conexin al servidor de datos de newcomplex Conexin al servidor de datos de newconta Orden. Nmero de licencia. Camino de reportes personalizados
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Idioma: Espaol
personalizados Imagen de fondo Utilizador NH Oracle Utilizador NC Oracle Entidad/Operador a facturar saldos de reservas transferidas Seccin / Servicios para aceptar los saldos de las reservas aceptadas Entidad para Overbooking con transferencia Insercin de movimientos en Overbooking Visible Seccin / Servicios para aceptar los saldos de las reservas aceptadas Imagen de fondo Usuario de conexin a newhotel Usuario de conexin a newconta Entidad/Operador a facturar saldos.
Entidad para Overbooking con transferencia Insercin de movimientos en Overbooking Activar para estar visible.
Notas aclaratorias: Los primeros campos Entidad/Operador a Facturar Saldos (Reservas transferidas) se utilizan para eso, Facturar el saldo de la Reserva a ese otro Hotel, en el momento en que van a ser transferidas con Saldo pendiente. La Seccin/Servicio a la derecha se utiliza para insertar en la cuenta de las Reserva aceptadas esos Saldos que fueron transferidos con la Reserva y que supuestamente fueron facturados al momento de Transferir La Entidad para Overbooking con transferencia es la referencia que queda en las tablas RESERVAS, para la informacin del OverBooking Interno (por compatibilidad con la estructura antigua que solo hacia OverBooking a Entidades) El Check de Insertar Asientos en OverBooking es el valor por defecto del Check equivalente al momento de hacer el OverBooking que decide si la Reserva va a continuar cargando en el Hotel de Origen Hace unos aos se adiciono el funcionamiento del Traductor y luego de esto se decidi aprovechar los campos de Entidad/Operador para que, asociados a un parmetro se utilizaran para poner las Reservas recibidas de ese Hotel en esa Entidad/Operador
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MULTI HOTEL
Gestin de varios hoteles compartiendo una misma estructura de datos y datos comunes, aunque el tratamiento de las reservas y reportes son individualmente pro hotel, por lo que no existe como en la variante de complejo resmenes globales de todos los hoteles. En principio esta variante lo que permite gestionar un grupo de nomencladores comunes para todos los hoteles pero la operacin es individual hotel por hotel La parametrizacin que mostramos aqu es similar a la explicada solo que en esta parte solo se detallan las caractersticas de cada hotel, pero las opciones y parmetros son los mismos explicados para un solo hotel.
MULTI HOTEL DATOS GENERALES
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Idioma: Espaol
MULTI HOTEL DIRECCIN
MULTI HOTEL FACTURACIN
MULTI HOTEL ENTIDAD OFICIAL
MULTI HOTEL NEWCONTA
MULTI HOTEL OTROS
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
CRUCERO
Cuando existe parametrizado el modo crucero, esta opcin se accede por Utilitarios Parmetros Crucero
En la pantalla anterior se muestran los distintos botones con lo cual se sincroniza la actividad del barco con el PMS de Tierra.
PASOS PARA LA INSTALACIN DEL MODO CRUCERO 1-Deben haber 2 Bases de Dados en 2 Servidores distintos, estas bases deben ser iguales en lo inicio, y deben estar mantenidas por NewCentral, que debe encargarse de que los clasificadores (entidades, tarifas, precios, etc.) sean iguales. 2-La base del Barco debe ter el Parmetro activo "Modo Crucero - Barco" 3-La Base de Tierra debe tener el parmetro Activo "Modo Crucero - Base de Tierra" y tener adems la configuracin del ODBC al server del Barco (Estos Parmetros estn en Parmetros Generales / Crucero) 4-Importante: En las dos Bases de Datos deben estar los mismos cuartos (los que tiene realmente el Barco) 5-La opcin en Utilitarios/Parmetros/Crucero te permite:
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Idioma: Espaol
-Detener las Operaciones del Barco (A partir de ese momento en NewHotel del Barco no debe poderse hacer nada, solo consultas y reportes)
-Exportar Reservas hacia el Barco (a partir de una Fecha de Entrada que se selecciona)
-Importar los Datos del Barco (despus del viaje) hacia la BD de Tierra (esta opcin importa todos los datos de las reservas, movimientos y recibos) (Nota: En el Barco NO se hacen facturas, solo en Tierra) -Reanudar operaciones del Barco (Cuando la informacin esta lista en el servidor del Barco, para que el servidor vaya al Barco y contine operando solo) 6-En la BD de tierra, durante el viaje se sigue trabajando pero -NO carga las diarias (se cargan en el Barco) -NO se hace Checkin o CheckOut Queda pendiente que despus que se Importen los dados del viaje para la BD de Tierra, ser preciso reconstruir las Estadsticas para los das del viaje (que como sern pocos debe ser rpido).
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OFFSHORE
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BSICOS El procedimiento del empleo del sistema de facturacin Offshore desarrollado para NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen menciono: Solo trabaja sobre los precios que estn definidos como diarias (tarifas de diarias) los cuales son los que emplean para la facturacin a entidad segn su cuenta master. El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos newconta independientes, por lo que el sistema adems prev el enlace con dos mdulos de newconta, uno Offshore y otro al 100%. El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. Cuando se activa el parmetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parmetro el sistema en la configuracin de las tarifas mostrara otro botn de Precios Offshore, que funcionara bajo este principio: Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los precios digamos bases, los precios Offshore segn l % aplicado para cada entidad. Crendose de esta forma sencilla estos precios. Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los Offshore as sucesivamente. Si por el contrario se marca la pestaa de Precios Offshore entonces el sistema toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios bases en base a este agregndole el % correspondiente. Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaa normal de precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrs y hacerlo de la otra forma.
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Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora considerando estos precios. Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momento por el sistema son los siguientes: Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por este concepto. Ingresos por servicios Auditoria de Ingresos y saldos. Mano Corriente. Cuentas Corrientes. Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema ya que es uno externo configurable para cada cliente por el tcnico de instalacin).
PARAMETRIZACIN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE En los parmetros del sistema se selecciona la opcin que dice Offshore. Aparece entonces el Parmetros Generales-Generales- OffShore, se configura entonces la Interface con NewConta. Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes. Ir a parmetros generales y activar el parmetro que dice Offshore.
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En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendr factura offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el parmetro en parmetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se abre una nueva pestaa que dice Offshore. Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con este procedimiento. Como debe estar marcado la entidad:
FACTURA MASTER =ENTIDAD. TIPO FACTURA: RESUMIDA. ATENCIN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN NEWHOTEL EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).
Se marca el check de aplicar offshore y despus se definen los periodos para ella y l % de la misma. Posteriormente se entra a la definicin de precios donde aparece el nuevo botn para definir los precios bajo el principio explicado anteriormente. Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aqu las entidades seleccionadas siempre que se facture se harn dos facturas una con el 100% y la otra con l % del offshore definido.
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Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore. Nota Importante: si el hotel comienza a trabajar y una vez en funcionamiento quiere cambiar a este mtodo, los movimientos y facturas e impuestos anteriores no le son aplicable este procedimiento.
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IMPRESORAS
El acceso a esta opcin es por Utilitarios Parmetros Impresoras Cada estacin de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para los Listados y otra para las Facturas. Adems debe definirse el camino donde se encuentran los reportes del sistema.
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MIS REPORTES
Son reportes construidos de acuerdo a las necesidades del hotel, no se encuentran en los reportes tradicionales cuando se instala la aplicacin, para ello se define el nombre del reporte y la ruta donde se encuentra para ser adicionados a la aplicacin en la Opcin de Reportes Externos.
Para configura un reporte externo se Oprime el botn de una venta donde se define: Nombre: del reporte que debe aparecer en la aplicacin. Ruta: Camino donde se encuentra el archivo
se despliega
Check-Box Submen: Indica si en la opcin de Reportes Externos se crea un sub - nivel de men con un nombre especfico para que all aparezcan uno o varios reportes personalizados. Campo de Seleccin Submen: se define a que submen pertenece el reporte Orden: Nmero del reporte Apaisado: Aparece la hoja en forma horizontal de lo contrario aparece en forma vertical
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Para finalizar Oprimir el botn de
IMGENES EXTERNAS
Este men permite importar imgenes para NewHotel, basta designar el nombre del fichero e insertarlo.
Una vez que se tienen todas las imgenes cargadas, las mismas sirven para que el recepcionista pueda mostrar al cliente mediante el PMS las distintas vistas, como por ejemplo donde queda la Habitacin, un restaurante, etc. Esta funcionalidad se hace en el PMS por la siguiente opcin:
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Cada imagen aparecer en esta seccin que enmarco en azul, con lo cual al seleccionar una se muestra como a continuacin ejemplifico.
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SELECCIONAR EXPORTACIN
Opcin en Utilitarios Parmetros Exportacin de datos para exportar distintas informacin segn hemos parametrizado su uso o no.
ESTADSTICAS
Permite la exportacin de las estadsticas para NewCentral.
ESTADSTICAS (PREVISIN) Permite la exportacin de las estadsticas de Previsiones para NewCentral.
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CONTABILIDAD
Permite Generar el fichero contable, para ello es obligatorio que las Secciones, Servicios, Formas de pago y en general los campos del sistema que tengan un campo de cuenta contable este debe ser agregado.
Tambin tenemos que tener seleccionado el parmetro y se hace una exportacin a la contabilidad.
que
est en Utilitarios Parmetros Generales. Aqu estn definidas las cuentas del Hotel
ENTIDAD OFICIAL Permite a exportacin de entidad oficial.
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FICHERO SAF XML
Permite la exportacin de Fichero SAF XML para el fichero designado.
Campo Datas Fichero
Significado Entre datas Camino para donde se exporta
CONDOMINIO Permite a exportacin a Condominio.
EXPORTACIN IMB Permite la exportacin del fichero IMB para el camino designado.
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Campo Tipo Datas Fichera
Significado Se entre datas o todo Entre datas Camino para donde se exporta
EXPORTACIN RUC
Permite la exportacin del fichero RUC para el camino designado.
Campo Tipo Datas Fichero
EXPORTACIN AVS Permite la exportacin del fichero AVS para el camino designado.
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EXPORTACIN MARKET METRIX
Permite la exportacin del fichero Market Metrix para el camino designado.
Significado Se entre datas o todo Entre datas Camino exporta para donde se
EXPORTACIN CONSUMOS MINI BAR
Permite la exportacin del fichero de Consumos Mini Bar.
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Idioma: Espaol
EXPORTACIN PGO Permite la exportacin del fichero de Pagos
Posibilidad de seleccionar Reserva o Grupo para exportacin Manual
EXPORTACIN INTERFACE CARDEX
Esta interface es un registro que contiene un registro de cardex por cada husped que ha entrado al hotel en la fecha de referencia. Es manual dado que para obtenerse debe estar cada husped registrado en el Cardex. El Interface Cardex se exporta las entradas de un da y segn el pedido se guarda la fecha y se considera ese da ya exportado, la siguiente vez que entras a la ventana te ofrece el da siguiente al ltimo exportado. Si modificas a un cliente que entro ayer y ya el da de ayer lo exportaste, tienes que volver a exportar las entradas de ayer (que el sistema no te va a ofrecer exportar) porque el filtro es por fecha de llegada del cliente. 5555_20100809_130119_000.XML ( el numero marcado representa el cdigo de la empresa especificado en los parmetros generales para identificar al fichero resultante de la exportacin.
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Idioma: Espaol
Especificaciones:
Formato del fichero: o o o o HHH_YYYYDDMM_HHMMSS_NNN.xml ALB_20070214_230501_001.xml Donde: -HHH es el cdigo del hotel -20070214_230501 es la fecha y hora de generacin del fichero -NNN es un contador simultneamente. opcional para distinguir los ficheros generados
Estructura
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Idioma: Espaol
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Idioma: Espaol
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EXPORTACIN ESTANCIAS DEL DA
Generado al cierre de da y es un una etiqueta InHouseCardex por cada reserva que va a dormir en el hotel (check in y no show con garanta) A cada noche se genera este fichero, si una reserva panocha 3 noches se enva 3 veces. Como se define el nombre: AAAAMMDD_HHH_OCUP_HHMMSS.XML Donde AAAAMMDD Fecha de Trabajo del Front yyyymmdd HHMMSS Hora de generacin del fichero Estructura
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Ejemplo: <?xml version="1.0" encoding="utf8" ?>

-<Data> -<InHouseCardexList HotelId="HOT" HotelName="Test Hotel" Date="20100325"> -<InHouseCardex> <CardexID>5522202200</CardexID> <GuestID>7090402200</GuestID <Surname1>AGERHOLM</Surname1> <Surname2 /> <Name>JANE</Name> <CountryID>3</CountryID> <Country>Alemania</Country> <DocumentNumber>DF56565X</DocumentNumber> <Voucher>NEC45922418</Voucher> <ArrivalDate>20100321</ArrivalDate> <DepartureDate>20100327</DepartureDate> <RoomNumber>1120A</RoomNumber> <BillingRoomTypeID>DBL</BillingRoomTypeID> <BillingRoomType>Double</BillingRoomType> <OcupRoomTypeID>SUI</OcupRoomTypeID> <OcupRoomType>Suite</OcupRoomType> <BillingBoardID>HB</BillingBoardID> <BillingBoard>Half Board</BillingBoard> <BoardID>AI</BoardID> <Board>All Inclusive</Board>
RoomUse>2</RoomUse> <Pax>3</Pax> <Adults>2</Adults> <Children>1</Children> <AgencyID>NUR</AgencyID> <Agency>NUR Touristic Belgica</Agency> <RateID>NURW09</RateID> <Rate>NUR Golf Winter 09</Rate> <GroupID /> <GroupName /> <Dayuse>0</Dayuse>
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<Turnaway>0</Turnaway> -<SpecialRates> -<SpecialRate> <SpecialRateID>EB</SpecialRateID> <SpecialRateName>Early Booking</SpecialRateName> </SpecialRate> -<SpecialRate> <SpecialRateID>HM</SpecialRateID> <SpecialRateName>Honey Moon</SpecialRateName> </SpecialRate> </SpecialRates> </InHouseCardex> </InHouseCardexList> </Data>
EXPORTACIN DE INGRESOS
Se genera al cierre del da y manual Nombre del fichero: YYYYMMDD_HOT_REVE_HHMMSS.XML Ejemplo: 20100325_TUQ_REVE_183554.XML Tendr como referencia cdigo de los hoteles y el nombre ser el que est definido en los parmetros generales del PMS. Estructura
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EXPORTACIN BOOKING MENSUAL O PREVISIONES
Cuando se puede obtener la misma: Poder definir la hora o las horas a las cuales se pretende generar el fichero en cada hotel en funcin de las reservas el hotel decide si lo quiere generar una vez o ms veces al da, haciendo disparar a determinadas horas un proceso. Tener tambin la posibilidad de generarla manual. Como se define el OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI_YYYYMM.XML OCU_hotel_fechayhorageneracion_mesquecontiene.xml nombre:
Puede ser un solo fichero En cualquier caso necesitamos el booking a partir del da actual y para los prximos 12 meses mnimo. Por ejemplo si hoy es 15 enero, necesitamos el booking del 15 de enero al 30 de septiembre ambos incluidos. El nombre es OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI.XML donde YYYYMMDD_HHMI Esla fecha y hora **de generacin** que coincide con el primer da de booking enviado. Se quiere el booking que hay hoy, para los prximos 9 meses. Los ficheros se dejaran en una carpeta, para que cada hotel programe su envo.
Estructura
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ELEGIR IMPORTACIN DE DATOS
Para importar datos que provienen de NewSpa remoto, y del sistema de pago PGO.
IMPORTAR NEWSPA REMOTO
Este proceso importara en NewHotel todos aquellos movimientos generados en este sistema, para ser intregados en los distintas cuetas confguradas del PMS
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IMPORTAR PGO
Importa al PMS los prepagos de este sistema que han efectuadas las entidades involucradas en este control de pagos del Grupo Ibersotar.
INFORMACIN EN TARJETA
MAGNTICO
En este men visualizamos y alteramos por estacin de trabajo la informacin de las tarjetas magnticas, que se emplean por los clientes para hacer sus consumos
Con el botn DETALLES hacemos la configuracin
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ACCESOS
CONSULTA DE ACCESOS
El acceso a esta opcin es por Utilitarios Accesos Consultar Accesos. El sistema deja rastro de las operaciones ms importantes que se efectan y esta es precisamente la herramienta que nos permite consultar esta informacin, por lo tanto es una fuerte herramienta para auditoria. La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectu la operacin.
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Criterio Usuario
Significado Se escoge el usuario que se desea analizar. Se deja en blanco si es necesario analizar todos los usuarios del sistema.
Reserva / Cta No Alojado Fecha
El nmero de la reserva est compuesto por un consecutivo y el ao. Da o rango de das que se desea analizar. Es posible analizar la informacin con Fecha Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este ltimo caso se habilita el campo Hasta)
LIMPIEZA DE ACCESOS
El acceso a esta opcin es por Utilitarios Accesos Limpieza Accesos. Borra los accesos hasta la fecha seleccionada.
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CAMBIAR CONTRASEA
Permite cambiar por el propio utilizador su contrasea de entra al sistema.
CAMBIAR DE USUARIO
Para mudar de utilizador en el sistema. Tambin puede hacerse dando dobles click en el fondo del sistema
CAMBIAR HOTEL
Cuando existe la opcin de trabajo en complejo permite cambiar de hotel de trabajo.
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SOLUCIN DE PROBLEMAS
SOLUCIN DE PROBLEMAS NEWHOTEL
I-REPARACIONES
Son utilidades usadas por el administrador de la aplicacin para corregir inconsistencias en los datos, se aconseja usar estas herramientas s que estn otros usuarios conectados al sistema.
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Botn Reconstruir Disponibilidad Habitaciones (TNHT_ALLI)
Significado de Verifica y actualiza la disponibilidad de habitaciones para los periodos libres. Puede ser usada con frecuencia. Se emplea cuando existe alguna habitacin libre y el sistema la da como no disponible.
Reparacin Room Status (TNHT_ALOJ)
Verifica y actualiza el estado de las habitaciones (sucio, limpio, en limpieza). Puede ser usada con frecuencia.
Reparacin Estancias (TNHT_REES)
Verifica
los
periodos
rango
de
ocupacin de las reservas. Puede ser usada con frecuencia, pero sin usuarios dentro de la aplicacin. Calcular valor impuesto en Facturas (TNHT_FAIV) Reparacin regularizacin de facturas Este busca y repara las facturas cuyos dbitos no son igual a los crditos, ya eso no pasa pero paso en algunas versiones hace como un ao ya no tiene mucho sentido Conversin facturas anticipadas Esto se usa en las conversiones, el genera los asientos de las facturas anticipadas para que la estructura cuadre. Re calcular impuestos en facturas Proceso para re calcular los impuestos en las facturas emitidas. Es muy importante que ese proceso se haga bajo la supervisin del cliente ya que pueden cambiar impuestos emitidos. Verificacin/reparacin de facturas Reparacin de impuestos en los Repara los impuestos que se genero para
(TNHT_FAIV)
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movimientos (Croacia iberostar) Reparacin (TNHT_EDTA) Ao Actual
cada movimiento. que se aplican en Croacia. Esta tabla se usa para guardar la Informacin de cada da del Ao, puede reconstruirse, pero siempre sin Usuarios dentro de la Aplicacin.
Reparacin de impuestos fijos en facturas Repara los impuestos fijos por personas
Recalcular TNHT_FAEN
impuestos
en
Facturas Para
permitir
el
Recalculo
de
los
Impuestos de Facturas Anuladas
II- CAMBIOS DE CDIGOS.
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Cambiar cdigo Habitacin
Se aplica cuando se quiere cambiar el nmero de habitacin. La nueva no debe existir ya creada en la base sino se introduce conflictos. Cambia en todas la tablas existentes en el sistema Es similar al proceso anterior solo que se refiere al Tipo de Habitacin Cambiar el cdigo de alguna entidad existente Cambiar el cdigo de pas existente por otro nuevo Cambia el cdigo de un operador existente por uno nuevo. Para ello se pide la entidad y luego el operador a cambiar.
Cambiar Tipo de Habitacin Cambiar cdigo Entidad Cambiar cdigo de Pas Cambiar cdigo de Operador
III- CAMBIAR CODIGOS-2
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Cambiar cdigo Servicio Cambiar cdigo de seccin Cambiar marcado cdigo origen
Permite cambiar el cdigo de un servicio existente por otro nuevo Permite cambiar el cdigo existente por otro nuevo de un seccin
de Permite cambiar el cdigo existentes por otro nuevo
Cambiar cdigo de segmento Permite cambiar el cdigo existente por otro mercado nuevo Cambiar cdigo de usuario Permite cambiar el cdigo existente por otro nuevo
IV- OTRAS OPCIONES DE REPARACIONES Y ELIMINACIONES
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Reconstruir Facturas Anticipadas
Esta opcin se ejecutara en caso necesario solo cuando se ha efectuado el cambio del sistema NewHotel antiguo al nuevo del 2001, para reparar y lanzar en el nuevo las facturas anticipadas existentes. Proceso que elimina una habitacin pero los movimientos asociados a ella pasan a la que se especifique en la casilla de la derecha. Esta opcin es til cuando los hoteles trabajan por temporadas, donde para no ir a ejecutar cierres continuadamente se dice aqu hasta cuando se quiere mudar la fecha, Ejemplo. Un hotel cierra el 31 diciembre pero abre el 30 de marzo. Para hacer este y no tener que lanzar cierres continuos se emplea esta opcin. Repara los allotments cuando no coincide la informacin da a da con la de los periodos, ya no pasa .... ya no tiene mucho sentido
Eliminar Habitacin
Cambio Fecha Trabajo
Corregir Cupos
Reparar turnos del NewPos
Newhotel tiene la informacin de las tantas de comidas que se programan desde el POS, si existiera algn problema con esta actualizacin, esta opcin lo que hace es reconstruir esta informacin.
Actualizar cogido NewHotel en Los movimientos que se lanzan a NewConta Newconta desde una versin del 2006 se lanzan asociando el cdigo de establecimientos definido en newhotel. SI existiera el caso que existan movimientos en NewConta sin esta informacin, se lanza esta opcin que lo que hace es buscar factura por factura lanzada a Newconta para ponerle el cdigo de establecimiento. Actualizar U.S.A.H saldos Reservas En las versiones recientes se a incorporado en los saldos de las reservas por cdigo de USAH los valores totales (Realizados + Previsin) por Grupos de Servicios USAH en las Reservas con TimeStamp de ltima actualizacin. Esta opcin lo que hace es recalcular dichos valores nuevos, una vez que se cambie de versin. Luego ya el
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cierre de dia lo ejecuta normalmente.
V- OTRAS OPCIONES-2
Cambiar tasa de impuestos
Permite cambiar el cdigo de una tasa de impuesto existente por otro nuevo
Calcular valor de estancia de Para calcular las estadsticas de lis clientes clientes relacionadas con su estancia en caso de que no existan o se desee recalcular las mismas
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VI- UNIR CDIGOS CLIENTES
Con esta opcin lo que se logra es unificar bajo un mismo dato posible repeticiones de clientes registrados dobles en la ficha del Cardex, obtenindose como resultado un solo registro.
VII- FACTURAS ANTICIPADAS
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Cambiar tasa de impuestos
Opciones en la Solucin de Problemas para intentar reparar las Facturas Anticipadas erradas por Versiones despus de Conversin
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RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES.
Compila los objetos de la base de datos como Vistas, Funciones, Constraints, Packages. Los objetos son componentes internos de la arquitectura de la base de datos, se recomienda ejecutar esta opcin luego de realizar una actualizacin de la aplicacin.
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CLCULO DE ESTADSTICAS.
Se re calculan los valores de dos grupos de Informacin, Estadsticas de Ingreso, y Estadsticas de Ocupacin, entre una fecha inicial y una fecha final. El objetivo de cada opcin es validar y reconstruir la informacin cuando se presentan diferencias entre reportes que son de la misma naturaleza. Por ejemplo el reporte de Pax Diarios Ocupacin contra Modalidades de Pensin, juntos estos reportes muestra el total de entradas de Husped, Pax Diarios muestra por cada da el nmero de entradas de Huspedes y el de modalidad de Pensin las muestras por la modalidad alimenticia, pero los totales de huspedes deben ser iguales en ambos reportes. Los botones Lanzar Todas la Estadsticas de Ingreso y de Ocupacin ejecutan cada proceso individual de su grupo, el botn de Lanzar Todas Las Estadsticas ejecuta todas las opciones.
Los procesos individuales son lo que aparecen en la parte inferior de los campos de seleccin de fecha inicial y fecha final. Se recomienda correr estos procesos cuando exista el menor nmero de usuarios conectados a la aplicacin por ejemplo en la noche.
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CALIBRACIN DE SCANNER DE DOCUMENTOS
Permite si por alguna razn est leyendo mal los documentos calibrar el mimos para mejor su funcionamiento.
BORRAR PERIODO
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Borra de la base de datos informacin de reservas, asientos, movimientos de factura estadsticas de reservas seleccionado Las posibles opciones de borrado se muestran en la siguiente pantalla. Como advertencia el sistema solo permite hacer esto sin que otros usuario est conectado al mismo. cuya fecha de estancia est contenida en el periodo
TOOLBAR
Para configurar los accesos directos del sistema
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CONFIGURAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS

1. El acceso a esta opcin es por Utilitarios Toolbar 2. La Barra de Herramientas admite un mximo de 20 botones. Considerando este elemento el usuario puede configurarla a su gusto. 3. La pantalla de configuracin de la Barra de Herramientas est compuesta por dos bloques: Activas y Disponibles. 4. Para quitar un botn debe seleccionarse en el bloque Activas y oprimir triangulo que apunta a la derecha 5. Para adicionar un botn lo primero que hay que hacer es seleccionar en el bloque Disponibles el botn del cual queremos insertar. A continuacin seleccionamos en el bloque Libres el botn a insertar y oprimimos CALCULADORA el
Esta es una herramienta til que el sistema tiene a su disposicin.
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CALENDARIO
CONVERSIN DE MONEDAS
SQL
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Es una herramienta diseada para el diagnostico del PMS sin necesidad de invocar las herramientas de Oracle
SQL TRACER
Herramienta de ayuda para reportar a programacin casos de BUG que el cliente encuentre en el funcionamiento del sistema. Antes de ejecutar la opcin de error se levanta esta pantalla para ir viendo cmo se comporta la ejecucin de la opcin con el fin de enviar el resultado de esta pantalla al departamento de Helpdesk de NewHotel
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CAPTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL INTRODUCCIN
El presente documento estar orientado en dos lneas fundamentales; la primera dar a conocer cmo y qu requisitos existen de interfaz estndar de NewHotel y sus mdulos asociados con la finalidad de al preguntar o dar algn cliente se tenga como referencia cual es la estndar y que a partir de la misma cualquier cambio significa desarrollo adicional; y como segundo indicar como se instala la misma (parametriza y emplea).
PRINCIPIOS BSICOS
La exportacin contable para su ejecucin puede seguir los siguientes principios bsicos: Siempre se exportara a un fichero plano con extensin TXT
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Cada producto tiene su propia exportacin lo que por facilidades si existen en un ambiente conectado con NewHotel, todos a excepcin de Stock y cuentas por pagar, pueden ser generadas por el cierre del da de NewHotel. Los costos y cuentas por pagar por sus propias caractersticas su exportacin es independiente.
ESQUEMA
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ETAPA I - CONFIGURACIN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL. 1- En los parmetros Generales de deben configurar las cuentas generales de la contabilidad, as como indicar tambin el directorio de la exportacin contable.
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2- Configurar el camino donde la aplicacin va a buscar los reportes contables.
3- Indicar los reportes a exportar por el sistema, pueden ser ms de uno segn las especificaciones de la contabilidad.
4- Configurar las cuentas en cada uno de los servicios, as como los centros de costo para cada seccin. En caso de alguna exportacin necesitar ms de una cuenta por servicio se utilizan las aqu sealadas.
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5- Configurar la cuenta las los diferentes impuestos. En caso de precisar ms de una cuenta por impuesto se utilizan los campos sealados.
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6- Indicar la cuenta contable para cada una de las entidades y cuentas no Alojado.
7- Con las exportaciones se enva a veces un reporte de Contabilidad que muestra los datos exportados, este reporte se debe configurar como un Reporte Externo (Utilitarios/Parmetros/Reportes Externos)
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Etapa II- Para ejecutar los scripts que crean las vistas para la exportacin contable basta ejecutar el archivo Run.bat indicando el usuario, password y servicio de Oracle para conectase a la base de datos de NewHotel en una maquina que tenga instalado el cliente de Oracle con SQLPlus. Este reporte tardara en dependencia del volumen de datos a exportar as como su complejidad aunque no debe tardar ms de 5 minutos.
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DATOS DE EXPORTACIN ESTNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD.
NewHotel exportara un fichero estndar con la informacin bsica de la operatoria diaria a la contabilidad. Existen 2 reportes de exportacin con la informacin de la Produccin, Cobros y Facturacin diaria, con las siguientes caractersticas: 1. R_PAGCC.rpt: Exporta los valores con tamao fijo segn lo indicado para cada campo en este documento. 2. R_FORREC.rpt: Exporta los valores separados por un delimitados (#). La Facturacin de Contado se agrupada y exportara como un solo documento por el total de contado facturado en el da. Cada lnea constara con la siguiente informacin: Tipo Apunte Indicara a que seccin CHAR(3)
pertenecer la lnea en cuestin. (Ej.: 10-Total de Mano Corriente de Produccin, 11-Total por Servicio-Centro de Costo en la produccin...) Fecha Fecha exporta Cdigo Empresa Cdigo segn generales Cdigo Establecimiento Abreviatura Nombre Instalacin Cdigo segn parmetros CHAR(6) generales Cdigo segn parmetros CHAR(15) generales Nombre de la instalacin CHAR(60) segn parmetro de del da en la que se CHAR(10)
formato empresa CHAR(6)
DD/MM/YYYY parmetros
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Generales Centro Costo Se informa bsicamente CHAR(20) solo en las lneas 11 del desglose de servicios de la produccin. Cuenta Solo se informa en la Produccin Cuenta contable donde se CHAR(20) anotara definidas parmetros la en lnea, los generalmente o es de las generales
(ManoCorriente, Contado, Deposito) o es de los Servicios, Impuestos, o o de de los las
Formas de Pago o de las Tarjetas de Crdito Naturaleza Valor Moneda Base Moneda Base Valor Moneda Extranjera Indica si el apunte es el CHAR(1) Debito o al Crdito Valor del apunte en NUMBER 15,2 CHAR(3) apunte en Number 15,2 extranjera, moneda base Moneda base Valor moneda del
coincide con el de moneda base en caso de no ser en moneda extranjera Moneda Extranjera Moneda extranjera, CHAR(3) coincide con la moneda base en caso de no ser en moneda extranjera Descripcin Descripcin de la lnea, en CHAR(100) caso de los Servicios de la produccin el nombre del servicio, en caso de
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Cobros de la Forma de pago Documento y en caso de Facturas el Titular, etc. Nmero del documento de CHAR(40) NewHotel, en caso de Facturacin Nro./Serie de factura o nota de crdito, en caso de Deposito Nro. del Recibo Valor Base Valor base del apunte en Number 15,2 moneda informara base, en solo se algunas
lneas de facturacin. Solo se informa las lneas de impuesto de la facturacin Valor Impuesto Valor de los impuestos del Number 15,2 apunte en moneda base, Solo se informa las lneas de Tasa Impuesto impuesto del de la facturacin Porciento de Descripcin Impuesto impuesto. Number 5,2 de la Solo se informa las lneas impuesto facturacin Descripcin del impuesto. CHAR(20) Solo se informa las lneas de impuesto se en en de la facturacin, auxiliares Valor Base Moneda Valor base puede algunas moneda Number 15,2
utilizar para descripciones configuraciones. Extranjera extranjera, coincide con el de moneda base si el asiento no es en moneda
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extranjera. Solo se informa las lneas de impuesto de la facturacin Valor impuesto Moneda Valor de impuesto en Number 15,2 Extranjera moneda extranjera,
coincide con el de moneda base si el asiento no es en moneda extranjera. Solo se informa Cuenta NewConta las lneas de impuesto de la facturacin Cdigo de la cuenta de CHAR(20) NewConta factura es cuando exportada la a
NewConta. Solo se informa en la lnea del total de factura Cdigo Entidad Cdigo de la entidad de CHAR(20) NewHotel a la que se le hizo la factura a Crdito. Solo se informa en la lnea del total de factura
NewHotel tendr un reporte estndar de contabilidad en el cual se podr visualizar la misma informacin que se generara para el fichero de texto exportado desde la aplicacin.
Tipo de Apuntes Las siguientes sern las codificaciones para indicar cada Lnea exportada a qu tipo de apunte corresponde:
Produccin 10: Importe Total de ManoCorriente en Produccin (Mano Corriente)
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11: Importe Total por Servicios Centro de Costo en Produccin (Servicios)
Cobros 15: Importe Total por Tipo de Cobros (Forma Pago) 16: Importe Total Cobros. (Contado)
Facturacin Crdito 20: Importe Total por Factura a Crdito (Cliente) 21: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crdito(Mano Corriente) 24: Importe de Impuesto por Factura a Crdito (IVA)
Anulacin Facturacin Crdito 25: Importe Total por Factura a Crdito Anulada (Cliente) 26: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crdito Anulada(Mano Corriente) 29: Importe de Impuesto por Factura a Crdito Anulada (IVA)
Abonos a Crdito 30: Importe Total por Abono a Crdito (Cliente) 31: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crdito (Mano Corriente) 34: Importe de Impuesto por Abono a Crdito (IVA)
Anulacin Abono a Crdito 35: Importe Total por Abono a Crdito Anulado(Cliente) 36: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crdito Anulado (Mano Corriente) 39: Importe de Impuesto por Abono a Crdito Anulado (IVA)
Facturacin Contado 50: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado) 51: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturacin de Contado (Mano Corriente) 54: Importe de Impuesto de Facturacin de Contado (IVA) 541: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)
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542: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado)
Anulacin Facturacin Contado 55: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado) 56: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturacin de Contado (Mano Corriente) 59: Importe de Impuesto de Facturacin de Contado (IVA) 591: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito) 592: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado)
Abonos de Contado 60: Importe Total de Notas Crdito de Contado (Contado) 61: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crdito de Contado (Mano Corriente) 64: Importe de Impuesto de Notas Crdito de Contado (IVA) 641: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago) 642: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado)
Anulacin Abonos de Contado 65 Importe Total de Notas Crdito de Contado (Contado) 66: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crdito de Contado (Mano Corriente) 69: Importe de Impuesto de Notas Crdito de Contado (IVA) 691: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago) 692: Importe Total de Facturacin de Contado (Contado)
Deposito Recibido 70: Importe Total Deposito (Deposito) 71: Importe Total Deposito. (Forma Pago)
Anulacin Deposito Recibido 72: Importe Total Deposito Anulados. (Depsitos) 73: Importe Total Deposito Anulado(Forma Pago)
Aplicacin de Deposito 75: Importe Total de Contado Regularizados (Contado)
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76: Importe Total Deposito Regularizados. (Deposito)
Anulacin de Aplicacin de Deposito 77: Importe Total Deposito Regularizados Anulado. (Contado) 78: Importe Total de Contado Regularizados Anulado (Deposito)
POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIN ESTNDAR DE NEWHOTEL.
Dado el gran nmero de posibles formas de contabilizar la informacin, se ha incorporado una herramienta que permite cierta flexibilidad a la hora de exportar la informacin contable de NewHotel. Esta configuracin puede hacerse desde la opcin Utilitarios Parmetros Contabilidad. Las opciones actuales de configuracin son las siguientes: Exportar Produccin: Indica que se desea exportar la produccin del da. Exportar C/Impuestos: Indica que se desea incluir los impuestos en la facturacin, esta opcin provoca automticamente que las facturas se exporten sin impuestos. Exportar Cobros: Indica que se desea exportar los cobros del da Exportar Facturacin: Indica que se desea exporta la facturacin diaria. No Agrupar Facturas de Contado: Si habilita esta opcin se exportaran las facturas de contado una a una, por defecto se exportan agrupadas en un solo documento. Exportar Servicios: Indica que se quieren informar los servicios de la factura. Exportar Cobros por Factura: Indica que se quieren exportar los cobros de la factura. No Excluir las Canceladas: Incluye las facturas anuladas en el da. Exportar Nro. Documento: Utiliza para la exportacin el Numero y Serie de Documento en vez de la de Factura de NewHotel. Exportar Depsitos: Indica que se desea exportar los depsitos.
Se ejemplifican dos ejemplos de posibles configuraciones.
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- Configuracin por Defecto. X X X Exportar Produccin Exportar C/Impuestos Exportar Cobros Exportar Facturacin No Agrupar Facturas de Contado Exportar Servicios Exportar Cobros por Factura No Excluir las Canceladas Exportar Nro. Documento ManoCorriente Diarias Comidas Bebidas Cash CCredito Contado Contado ManoCorriente IVA12 IVA05 Entidad1 ManoCorriente IVA20 4300000001 7050000001 7050000012 7050000021 10021 10011 11237 11237 4300000001 4650000015 4650000011 14002 4300000001 4650000035 1000 D 800 C 120 C 80 C 750 D 250 D 1000 C 1000 D 830 C 120 C 50 C 200 D 170 C 30 C F23/2009 F23/2009 F23/2009 F23/2009 F24/2009 F24/2009 F24/2009
10 11 11 11 15 15 16 50 51 54 54 20 21 24
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- Configuracin para Exportar por la Facturacin. Exportar Produccin Exportar C/Impuestos Exportar Cobros Exportar Facturacin No Agrupar Facturas de Contado Exportar Servicios Exportar Cobros por Factura No Excluir las Canceladas Exportar Nro. Documento Contado Diarias Comidas Bebidas IVA12 IVA05 Cash CCredito Contado Entidad1 Diarias IVA20 11237 7050000001 7050000012 7050000021 4650000015 4650000011 10021 10011 11237 14002 7050000001 4650000035 1000 D 630 C 120 C 80 C 120 C 50 C 750 D 250 D 1000 C 200 D 170 C 30 C F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09 F12/SR09
X X X X X 50 51 51 51 54 54 541 541 542 20 51 24
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- Exportacin de los Depsitos. Los depsitos tienen 2 momentos en la exportacin, uno el recibimiento del depsito y otro cuando este se aplica en una factura. Recibimiento del depsito: 70 71 Dep. Reserva 15/2010 RC12/2010 Dep. Reserva 15/2010 RC12/2010 Aplicacin del depsito: Si se est exportando los cobros 75 76 Dep. Reserva 15/2010 RC12/2010 Dep. Reserva 15/2010 RC12/2010 Si se esta exportando los cobros en la facturacion 50 51 51 51 54 54 Contado F12/SR09 Dirias F12/SR09 Comidas F12/SR09 Bebidas F12/SR09 IVA12 F12/SR09 IVA05 F12/SR09 4650000011 50 C 4650000015 120 C 7050000021 80 C 7050000012 120 C 7050000001 630 C 11237 1000 D 11237 250 C 4380000000 250 D 10011 250 D 4380000000 250 C
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541 541 542
Cash F12/SR09 Dep. Reserva 15/2010 F12/SR09 Contado F12/SR09
10021 4380000000 11237
750 D 250 D 1000 C
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CAPTULO 15: ESPECIALES DEL PMS
CRM En NewHotel debe tenerse configurado lo siguiente: 1.- Configurar los servicios por cada tasa de impuesto definida en el sistema para que sean usado al generar la nota de crdito cuando se use la venta por rebaja de puntos en cada POS. Esto es necesario para hacer los asientos en negativo que rebajen la produccin producto del uso de los puntos pero sin afectar realmente los servicios que fueron producidos.
Se marca el servicio para puntos y existirn tantos servicios como tasa de impuesto existan. 2.- Tener definido los tipos de clientes y estos asociados a cada cliente en el Cardex, los cuales son los que se parametrizan en cada POS para saber a cuales Tipo de Clientes se le pueden aplicar esta forma de pago y acumulacin de puntos.
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Ya con esto queda listo NewHotel para el uso del CRM que sern generados por cada POS (NewPOs, NewGolf, NewSPA). Hay que sealar que la forma de pago puntos no tiene asociacin ninguna en NewHotel, ya que se usa una implcita TIRE_CODI= 3, para que NewHotel no se emplee, sino solos por los POS. 3.- Ejemplo de cmo quedara los asientos cuando se paga usando los puntos, para que de forma ilustrativa se vea cmo funciona la configuracin.
a.- Al otorgar puntos se seguir el principio solo ventas en efectivos y para los clientes fidelizados. Ahora cuando se otorga puntos en el cheque tota la venta debe ser en efectivo y al pasar a newhotel pasa como hasta ahora la produccin de los servicios, el importe cobrado, el nmero de factura que se emiti en cada sistema para ser marcado en newhotel para no volverlo a ser facturada en NewHotel, etc. Al pasar a newhotel, NewHotel (se crearon dos nuevos campos asociados a la forma de pago, uno es para registrar los puntos otorgados en esa factura (ese campo es como si fuera dinero, o sea entero con dos decimales) y otro campo para registrar el cdigo del cliente a quien se le otorg los puntos. Con esto ya la exportacin saldra todo de newhotel. El resto se mantiene como las ventas normales que son pasadas a NewHotel b.- Al pagar con puntos
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Se creara una forma de pago en cada sistema del tipo Pago con Puntos. Esta forma de pago estar asociado a una forma de Pago en NewHotel del tipo Tire_codi=3 ya que esta forma de pago solo se empleara en los POS de los dems sistema y no en NewHotel. En newhotel adems se creara asociado a las tasa de impuestos un servicio por cada tasa de impuesto, el cual ser utilizado para la nota de crdito que se elaboren en cada POS al rebajar puntos. POR LO TANTO NEWHOTEL DEBE CREAR ESTO Y LOS DEMAS SISTEMA SABER Y USAR QUE EXISTE ESTO PARA LO QUE SE EXPLICARA MAS ADELANTE. Estos servicios adems estarn marcados como que no se exportan a contabilidad ya que siempre tendrn valores negativos Veamos cmo ser el proceso de rebajar puntos. Al hacer un cheque: ejemplo Comidas 10 Bebidas 80; Forma de pago puntos 100.00, todos con sus respectivos Impuestos etc. etc.
Pasa a newhotel tal cual. Sealo que siempre que se empleen puntos se hace factura obligatoriamente. Seguidamente se har una nota de crdito de la siguiente manera .- segn los servicios asociado a cada tasa de impuesto, ahora se usaran aqu, digamos que las comidas usa la tasa de impuesto 5% y yo cree un servicio asociado que dice Servicio de empleo de puntos al 5%, con bebidas otro pero al 15% etc. La nota de crdito a realizar ser as. Servicios de puntos al 5% Servicios de puntos al 15% Forma de pagos puntos - 10.00 (en valores negativos) - 80.00 -100.00
Y eso pasa a newhotel tal cual con esos valores negativos. Estos servicios sern definidos en newhotel bajo un departamento general nico y los servicios sern nicos para todos emplear. A la forma de pago esta se le asocia en este momento los puntos descontados en CRM y el cdigo cliente a quien se le descuentan. Nota Importante: que es un excepcin al funcionamiento a.- esta forma de pago negativa no deber salir en newhotel cuando su valor es negativo, al igual que en el resto claro porque no puede existir un pago de menos tanto. b.- para la exportacin contable estos servicios tampoco se consideran, por eso la marca de que si se exporta o no.
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REGMENES DE EXPLORACIN El funcionamiento de la gestin de condominios, la cual se est extendiendo en la actualidad, es una herramienta que permite, dividida en dos grande grupos, el clculo de las prestaciones a pagar a los propietarios por un lado, y la gestin y control de los gastos y pago de las prestaciones calculadas. Para su funcionamiento se parte de la interrelacin de dos de nuestros sistemas de la familia NewHotel, NewHotel, donde se definen todos los regmenes de explotacin y las comisiones que se pagan a los propietarios, y la gestin de condominios donde se contrala el pago de las mismas mas las facturas de servicios de las villa en este rgimen de explotacin. La modalidad de utilizar NewHotel en los servicios de condominios, tienes algunas particularidades adicionales al montaje y Parametrizacin de NewHotel uso hotelero. Para ello una vez configurado NewHotel segn su manual de usuario, los cambios adicionales a esta Parametrizacin para el empleo de esta funcionalidad, sern explicados a continuacin. El empleo del concepto de Regmenes de Explotacin en NewHotel significa que determinas habitaciones tendrn una explotacin por periodos definidos, donde pueden ser rentadas pagndose por ella los explotadores una comisin (sea fija o variable) a los propietarios de las mismos, o bien pueden ser utilizadas por los dueos o invitados, en ese caso no renta (es considerada no en uso para ser explotada). En el presente manual explicaremos como interactan los mismos as como se parametriza y emplea los sistemas en estas condiciones.
ESQUEMA GRAFICO DE FUNCIONAMIENTO
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PASOS INICIALES PARA EL ARRANQUE EN ESTA MODALIDAD

1. Definir y activar los parmetros generales que se va a emplear los regmenes de explotacin. 2. Definir los servicios que se emplearan tanto en newhotel como en la gestin de condominio. Por recomendaciones aquellos servicios propio y exclusivos del condominio es recomendable que estn definidos bajo una seccin independiente a forma de diferenciarlo del resto que son de uso exclusivo de newhotel, no obstante pueden ser compartidos si fuera el caso, no hay restriccin a este funcionamiento.
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3.
Definir cada propietario en la ficha del cardex, marcando el radio botn de propietario y creando a su vez una cuenta no alojado asociado a ese cliente. En esta tabla de clientes de newhotel se definen tanto los propietarios jurdicamente naturales como de aquellos que son considerados como entidad propietario de la villa del condominio
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4. Definir los tipos de regmenes de explotacin que se iran a usar, siendo el tipo con prioridad cero (0) aquellos que con propietarios propiamente dicho. El resto de las prioridades sern definas segn el orden de aplicacin Que se quiere aplicar a los dems regmenes
5. Posteriormente se empieza a definir los regmenes de explotacin que sern a ser utilizados segn sus fechas. Es importante sealar que para hacer esto las villas (habitaciones) no pueden tener reservas con habitaciones asignadas, ya que en ese caso el sistema no permite hacer esto con esta caracterstica ya existente.
REQUISITOS INCIALES
Para el empleo de esta modalidad, se tiene como requisitos previo cumplirse lo siguiente:
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1.- Tener definido en los parmetros generales que NewHotel se empleara con regmenes de explotacin. Este parmetro se marca en esta seccin de parmetros.
2.- Posteriormente si se va a emplear la aplicacin externa para el control y pagos de propietarios denominada NewCondo, se debe definir los siguientes parmetros:
Donde Host y Puerto son los parmetros para llamar a la aplicacin de condominios. Exportar al cierre, se emplea para enviar a la misma los clculos de las comisiones que se han producido y que son calculadas por NewHotel al cierre de noche. Ejemplo Host: http://localhost, Puerto: 8080
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3.- La activacin de los periodos de explotacin solo se podr realizarse si no existen reservas asignadas a las habitaciones que se iran a definir en esa seccin del sistema. En caso que exista reservas NewHotel no permite definir esos periodos mientras la habitacin esta asignada a una reserva con habitacin. 4.- Deben definirse en al Cardex de NewHotel los clientes que sern considerados en los rgimen de explotacin, solo aquellos que son del tipo Propietario.
Donde Tipo de Clientes se define segn su nomenclatura definida, as como la Marca de Propietario para considerar por NewHotel que ese cliente es tratado como propietario (tiene un control especial en el sistema para estos casos) 5.- Definirse la cuenta No Alojada que ser asociada a cada propietario.
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PARAMETRIZACIN
Tipos de Garanta, Modo de empleo y funcionamiento
a. Alquiler de Garanta con todas las combinaciones del mes (from/to)

b. Ad hoc
Para trata esto en NewHotel se ha seguido el siguiente procedimiento: Se definir por cada tipo de rgimen de explotacin una PRIORIDAD/CONTROL QUIERE DICIR QUE. 1. PRIORIDAD TIPO 0: Cuando se hace una reserva para una habitacin que est en rgimen bajo esta propiedad significa que las reservas que se hacen son del tipo Propietario, con su consiguiente tratamiento. 2. PRIORIDAD TIPO 1,2: Bajo este categora de explotacin los alojamientos al ser atribuidos para ocuparse ser los que en primer lugar se muestran para ser atribuidos los que estn bajo este tipo, segn su orden definido, ya que el hotel paga una renta mismo que no la venda (TIPO=1), por esa razn en la pantalla de atribucin de habitaciones se habilitara un filtro por tipo de rgimen de explotacin marcados con estos tipo 1, 2, etc. que son marca de habitaciones prioritarias para ser ocupadas.
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Posteriormente se debe definir en los tipos de alojamientos cuales van hacer contratados o utilizados bajo este tipo de explotacin, como forma de diferenciarlos de los de uso normal hotelero.
DEFINICIN DE LA HABITACIN
A.- se debe marcar la casilla si se explotara en rgimen de explotacin B.- se puede definir un color determinado para ser ms representativo en el planning general de habitaciones, sea ms fcil su identificacin.
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DEFINICIN DE LOS REGMENES DE EXPLOTACIN

En la pantalla de definicin se tendr la siguiente nomenclatura, la cual se definen los distintos tipos de regmenes y las comisiones.
Como se define esta pantalla: No.Hab. Es el nmero del cuarto a la cual se le definir el rgimen de explotacin. Tipo Rgimen Fecha /Final Inicial Sera el periodo para el cual vamos a definir un rgimen de explotacin. Es importante sealar que en mismo periodo solo puede existir un solo rgimen. Aunque si es posible que en diferentes periodos la habitacin tenga distintos tipo de rgimen e incluso propietario. Mtodo El mtodo puede ser de distintos tipos: Estndar: NewHotel en esta modalidad no hace ningn clculo ya que presupone que el mismo es hecho por otra fuente. Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitacin, sin de Sera uno de los previamente definido en el sistema
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importar el precio o tarifa de la produccin que devenga la misma. % Comisin: Se define el % de la produccin de los servicios que se seleccionen que se incluyen en el clculo para el pago de la comisin al propietario. % Comisin sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la reserva que se tome como base para el clculo de las comisiones a pagar. % Servicio Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de alojamiento. Valor Valor de clculo a aplicar ya sea l % o el valor fijo que se defina segn el mtodo especificado. Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se harn los cargos que les corresponde al mismo. Max.PAX Es el nmero mximo de personas utilizado por ejemplo por webservices (reservas va internet) Cliente Contrato Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel. Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el propietario, informacin que ser posteriormente utilizada por el sistema externo de condominios. Impuestos Esto representa si el clculo de la comisin que se har incluye o no impuestos. Botn para el llamado del sistema externo de condominios.
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Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el mtodo es % de comisin o Valor fijo segn corresponda, respectivamente.
Botn que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese rgimen de explotacin en donde se encuentra el curso en ese momento.
Algunos requisitos importantes a considerar:
1. Esta informacin queda asociada posteriormente a cada reserva y solo puede ser modificada para la fecha posterior a la que se encuentra trabajando el sistema. No se permite para el pasado. Si por algn motivo la definicin una vez utilizada cambia, para modificarse, lo que se debe se permite hacer es modificar la fecha final hasta el da que se hace el cambio que debe ser igual a la fecha de trabajo o superior e insertar un nuevo rgimen a partir de esa fecha. 2. Cuando el TIPO DE REGIMEN DE EXPLOTACION ES CERO (Propietario) en el PLANING DE HABITACION existir UNA LINEA DE BLOQUEO que identifica que esa habitacin est ocupada por el propietario 3. Una habitacin puede tener ms de un propietario pero en fechas distintas en cada caso. 4. Un propietario puede tener asociado ms de una habitacin segn sea el caso.
TRATAMIENTO PARA LAS RESERVAS

INSERTAR RESERVAS Cuando se comienza el trabajo de insertar las reservas, la particularidad ms importante es cuando se debe escoger el rgimen de explotacin de esa reserva Por ejemplo si es el propietario quien la renta se marca la casilla de propietario, si es una norma, ya puede ser directa o entidad. En este ltimo caso el sistema solo tiene en cuenta el rgimen para el tratamiento posterior de los clculos de comisiones y su enlace con el sistema externo.
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Ejemplo de reserva de Tipo propietario
Ejemplo de Reserva de Tipo Renta de Garanta
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Tambin se puede observa la misma mediante la lupa que est asociada a la habitacin.
ATRIBUCIN DE HABITACIONES Posteriormente el tratamiento y continuacin del sistema es normal. Ahora bien, cuando se est asignado habitaciones se han incluido otras opciones para facilitar la bsqueda de estas habitaciones en regmenes de explotacin, por ejemplo. En la atribucin manual de habitaciones se incluyeron filtros para buscar por tipo de regmenes de explotacin.
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En la atribucin automtica de habitaciones se hicieron opciones para filtrar y excluir las habitaciones segn la categora del rgimen d explotacin.
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CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Algunas consideraciones a considerar para su entendimiento de cmo funciona el sistema en esta situacin.
SI EL SISTEMA TRABAJA CON REGIMEN DE EXPLOTACION LOS TIPOS DE RESERVAS QUE SE MARQUEM COMO PROPIETARIO SE VALIDARA CONTRA LA TABLA DE REGIMEN DE EXPLOTACION, QUEIRE DICIR QUE NO PUEDO ATRIBUIR UNA HABITACION CUALQUERA A LA RESERVA DE PROPRIETARIO.
CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA MARCADA COMO PROPIETARIO, AUNQUE LOS CLIENTES QUE SE REGISTREN NO SEAN TALES, EL SISTEMA DE FORMA AUTOMATICA BUSCA EN LA TABLA DE REGIMENES EL NOMBRE DEL PROPIETARIO Y UNA VEZ QUE SE ACEPTE LA RESERVA ASOCIA A LA MISMA EL NOMBRE DEL DUEO. LOS ALOJAMIENTOS QUE ESTAN EN REGIMEN DE EXPLOTACION PROPIETARIO NO PUEDEN RESERVARSE EXCEPTO A LOS PROPIETARIOS Y SUS INVITADOS, LO CUAL EL SISTEMA SI PERMITE, SOLO PARA EFECTOS DE CONTROL DE CLIENTES, PODER HACER CONSUMOS EN LOS PUNTOS DE VENTAS, ETC. PERO NO CUENTA EN EL BOOKING NI EN LA OCUPACION. CUANO EXISTE NEWCENTRAL TODO LA PARAMETRIZACION DE CUENTAS NO ALOJADOS Y SU ACOSIACION A LOS PROPIETARIOS DEBE SER REALIZADA DESDE ESTE MODULO Y NO DESDE EL PROPIO HOTEL YA QUE LA DEFINCION DE LAS CUENTAS ES CENTRALIZADA.
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REPORTES ESPECIALES DE LOS PROPIETARIOS

En Newhotel existen bsicamente dos reportes para el trabajo propio de los regmenes, adems de contar con las estadsticas generales donde se muestra la informacin de los propietarios. Estos dos reportes son: 1.- REPORTES DE REGMENES DE EXPLORACIN. Este reporte muestra la Parametrizacin que se ha instalado de cada villa soportando los filtros que tiene la pantalla de actualizacin.
Desglosado: Muestra adems los parmetro de los servicios o distribucin de los % o valores que se reflejaron, en caso contrario solo muestra tal cual se ve en la pantalla.
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2.- REPORTE DEL CLCULO RESULTANTE DE LAS PRESTACIONES Este reporte muestra aquellos datos base sobre la cual se calculo las prestaciones enviadas al condominio, con la finalidad de poder adjuntar como justificante de la factura de prestacin a pagar que se le entrega al propietario.
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3 PLANNING ESPACIAL PARA PROPIETARIOS Principios de Calculo Habitaciones Existentes: Todas las fsicas que existen en la instalacin Inactivas: Inactivas de NewHotel + ocupadas x Propietarios + Sin rgimen definido y estn marcadas como tal Activas: Existentes - Inactivas Ocupadas: Ocupadas - Ocupadas Tipo Propietario
En newhotel se han preparado un grupo de planning para tratar las ocupaciones y disponibilidades cuando se emplean los regmenes de explotacin.
Visualmente estn representados por un icono siguientes:
aquellos que se muestran los
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3.1 PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBILIDADES
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3.2 PLANNING DE OCUPACIN
3.3PLANNING DE OCUPACIN / PENSIONES
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3.4 PLANNING DE PREVISIN DE HABITACIONES
3.5 PLANNING DE RESERVAS
3.6 HABITACIONES
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3.7 INFORMACIN DE LTIMA HORA:
3.7 INFORMACIN DE ESTADSTICAS Los propietarios entran siempre en las estadsticas como tipo propietario. Para saber las estadsticas exclusivas de propietarios se tiene por ejemplo el reporte
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Ocupacin diaria general) y otros tipos de ocupacin/reservas en detalle ya que internamente en tablas de estadsticas si graban con indicador propietarios (tal como se graban los complementary o house use o entidad o directo). As como se puede usar algunas estadsticas como la mensual de ocupacin que te permite quitar propietarios. Con los regmenes lo que existe es que la habitacin solo entra en planning de reservas como alojamiento existente en las fechas en que hay rgimen activo. Tambin utilizando la opcin de presupuestos, que genera reporte en newhotel se emplea para crear reportes especiales a medida por el propio cliente (indicador para tipo de reserva propietario, etc.) y as sera posible crear mapas muy interesantes y ajustados a cada cliente sobre este tema.
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PROPINAS FuecreadaunanuevatablaTiposdePropinas EnArchivos\Parmetros\TiposdePropinas
La propina va ser tratada como un servicio, para eso es necesario crear un servicio con tratamiento de propina y seleccionar el respectivo tipo, fueran adicionados nuevos campos en la tabla de servicios
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En la consulta de asientos es posible consultar las propinas, para ese efecto existe un nuevo filtro.
La propina puede ser insertada como cualquier otro asiento
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Cuando la propina es insertada a una cuenta en el momento de facturar se puede consultar,
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FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS
ENVO DE FACTURAS POR E-MAIL
Pasos para enviar facturas email e PDF:
1 Utilitarios Parmetros Impresoras Impresora PDF Hacer Download de la pgina de referencia e instalar la impresora PDF (unas de las recomendadas)
2 en los parmetros email colocar los datos del email
3 Utilitarios parmetros Facturacin Exportar
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El dato email si se deja en blanco al enviarlo pide el mismo.
4 Cada Usuario debe tener una cuenta de correo
5 Al emitir una factura pode enviar por email:
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FACTURA MARKETING
El tratamiento ser el siguiente. Se creara un segundo esquema impuesto tipo marketing con los % de impuesto. Luego se marcan las entidades que entran en este tratamiento para que el PMS las diferencie y se le definen el recargo para la facturacin. Al momento de hacer la reserva para esta entidad se seleccionara para la misma este esquema de impuesto definido para el clculo de los impuestos.
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De este forma todos los movimientos generados por la tarifa de forma automtica, as como los cargos en las extras (como NewPOS, NewSPA, y NewGolf) cuando inserten un crdito habitacin de alguna reserva debern respetar y cargar los asientos con este esquema de impuesto que ser el caso este en NewHotel, o sea recalculan los impuestos para que sean a los definido en el PMS (tanto para cargar a NewHotel como para dejar en sus respectivos sistemas) Posteriormente al facturar todos los cargos a la entidad, tanto los servicios de diarias, como los cargos de los puntos de ventas, como los cargos en extra manuales, al lanzar la factura se aplicara adems un % de recargo en comisin por marketing y se emite la misma bajo un nico concepto de servicio de marketing con todo estos cargos condensados bajo este concepto. Para ello habr que hacer los siguientes en NewHotel: En la ficha de entidad se creara un campo que defina que esa entidad tendr servicio de marketing y que al lanzar la factura tendr un recargo de x%. Adicionalmente y para evitar que en la reserva se seleccione el esquema de impuesto se debera hacer que al insertar una reserva de esta entidad automticamente ponga como esquema de impuesto el que se defina para este servici de marketing, evitando que sea manual la seleccin para evitar errores.
Una vez que se lance la factura newhotel debera adems de forma automtica condensar la factura bajo este concepto que se puede especificar tambin en la ficha de entidad y ya el resto del proceso seria de forma automtica.
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Este proceso se hace de la siguiente manera. Cuando se van a facturar asientos de una entidad que est marcada como Marketing la forma de factura muestra la siguiente informacin para definir y lanzar la misma
Como los puntos de ventas, golf, spa van a tener su esquema de impuesto distinto, una solucin serian que al carga los crditos como deben buscar esta informacin para cargar bajo este esquema de impuesto, ellos adems de cargarlo en newhotel as, tambin aplacarn eso en sus respectivos sistema para de esta forma dejarlo cuadrado.
NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO
En la Entidad marcar el operador como que va a recibir Comisin y el porciento de comisin, como se muestra en la imagen: Ir a operador/Informacin/Comisiones y marcar el X % que se va a pagar al operador por comisiones. (Esto no entra en la produccin del hotel).
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En los parmetros de Facturacin de NewHotel/Impuestos marcar el parmetro:: Comisin en Asientos, todo esto se define antes de FACTURAR las reservas, debe estar configurado en NewHotel.
NewConta: Estas comisiones no se controlan en NewHotel, solo se ven en NewConta, pero tampoco hay una solucin de pago o recibo en NewConta, solo cuando se paga se
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coloca MANUALMENTE en NewConta que fue regularizada y newconta coloca la fecha en que se coloc el Check_mark.
NEWHOTEL: PREVISIN DE MOVIMIENTOS
Objetivo de la Funcionalidad: Con la finalidad de agilizar en bases de datos con gran volumen de informacin los clculos de los precios medios que se emplean en los plannig de previsin de Ingresos en Planning de Ocupacin, Ocupacin/Pensiones y Ocupacin/Ingresos cuando se utiliza la opcin "Aproximado. Para su implementacin se hizo la siguiente funcionalidad en NewHotel que sali en una versin de finales del 2007 ( VERSION 2007.12.26.)
FUNCIONAMIENTO
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Las tablas implicadas son TNHT_MOPP y TNHT_REPP, es importante que la estructura es independiente de las reservas, por lo tanto no afecta a ninguna de las aplicaciones que insertan/alteran reservas, ni a NewCentral o NewComplex. Los campos que se comparan son el campo en
RESE_HOUA
TNHT_RESE (fecha/hora de la ultima alteracin de una reserva) con el campo RESE_HOPPen TNHT_REPP (fecha/hora de la ltima actualizacin de previsin). El campo RESE_HOUA es el nico que cualquier aplicacin externa tiene que recordar actualizar cuando modifica una reserva. La aplicacioncita externa PREVPREC.EXE es para poner en el servidor, la nica definicin que utiliza esta en el registro y puede manejar hasta x hoteles, ella tratara de llenar esta informacin con el hotel definido en el acceso de NewHotel. Los clculos de precio medio en los plannings tienen 3 maneras de calcularse 1-Exacto, calculando todas las diarias de todas las reservas, es lento y muy exacto, (antiguo) 2-Aproximado, utilizando el campo de precio medio de las reservas, es rpido y la exactitud depende de los cambios de precios en el periodo (antiguo) 3-Prevision, utilizando las tablas de previsin que llena el prevprec, es rpido y muy exacto (moderno) Ahora bien, en algunos plannings estn independizados los 3 mtodos, mientras que en otros, el mtodo 3 se utiliza en la opcin aproximada, si est disponible. En esos plannings, la opcin aproximada verifica si hay previsin, si la hay la usa y el resultado debe ser rpido y exacto Si no hay previsin sale la ventanita de clculo y verificacin de precios
COMO SE PARAMETRIZA Y EMPLEA.
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Es utilizar el programa que se aloja en el servidor llamado PREVPREC.EXE, el cual se parametriza segn los parmetros del registro de winodws. Al ejecutar el programa se levanta una pantalla con esta informacin
Esta ventana se esconde en el Tray de Windows el cual se muestra con el siguiente smbolo. Tray de Winodws con el servicio
Registro de Windows, configuracin
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Nota: Las estadsticas de previsin que son dos, una de ocupacin y otra de ingresos, la primera se calcula tanto en el cierre de da como en la solucin de problemas calculo de estadsticas, pero la previsin de Ingresos solo se crea si el programa que anteriormente mencionamos este ejecutndose en el servidor de datos. Si este programa no se encuentra ejecutando no existe por el momento ene l PMS otra opcin para llenar esta tabla de previsin de ingresos.
COMPENSACIN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS
La Compensacin consiste en un mtodo de que permite al cliente consumir, segn la parametrizacion realizada en NewPOS, su pensin alimenticia en otro cualquier restaurante y considerarla como pensin consumida. Pero implica que en NewHotel esa produccin que por defecto se carga en la seccin definida en la tarifa se reste de la misma y se cargue en la seccin que realmente efectu el servicio.
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Esto no afecta nada con temas de buffet.
de facturacin ni de tarifas, es solo realizar una
orientacin de la produccin del hotel para que refleje realmente quien dio el servicio
EN NEWHOTEL
Se debe parametrizar lo siguiente: 1. 2. Parmetro en Conexiones a Sistemas/NewPos para activar compensacin en cierre de da Definir los datos de la conexin a NewPos
3.
Configurar el servicio con la posibilidad que sea compensacin
En el proceso del cierre de Da Newhotel har el siguiente tratamiento:
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Se busca la existencia de datos en la tabla Newhotel (enganchada con la de NewPOS) filtrando el campo compensacin para la fecha de trabajo que se est cerrando
Para cada lnea que contenga esta tabla: o Se toma la seccin del campo NewPOS o -Se busca un servicio autorizado a ser usado en esa seccin marcado como Compensacin de Pensiones o Se compara la seccin de NewPOS con la seccin que tocara segn el tipo en la tabla de NewHotel (1 desayuno, 2 almuerzo, 3 cena), si son distintas significa que el consumo fue hecho en otro lugar y hay que compensarlo. Que hace la compensacin en NewHotel :
Se busca el asiento de la seccin/servicio generado por la diaria de newhotel en ese momento (resultante del clculo de diarias) y se inserta un asiento de valor contrario (para hacer una des produccin) y un nuevo asiento en la seccin/servicio de la compensacin.
EN NEWPOS
Para Configurar las compensaciones en el POS se har de la siguiente manera. Para la compensacin hay que marcar "Compensacin" en el "Control de Pensiones" del nomenclador del punto de venta.
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El resto es similar que "Buffet". Hay que definir los horarios y tambin el Precio de Compensacin. (ver manual de NewPOS)
Esto no es ms que el valor (Puede ser un Precio o Un Porciento) del Desayuno, Almuerzo y Cena que quiera definir el hotel. El cliente va y come y si se pasa de ese precio entonces tiene que pagar la diferencia pues el hotel solo se responsabiliza con una comida (incluida en la pensin) que sea menor o igual que ese precio. Si se pone en % entonces del total del cheque, dicho porciento va Incluido en Pensin y el otro tiene que pagarlo el cliente.
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GLOSARIO DE TRMINOS ALLOTMENT Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con una Agencia de Viaje para un perodo de tiempo determinado. Tambin se le conoce como Cupo. Las entidades que tienen contratos con el hotel y no tienen allotment se le llaman entidades con Cupo On Request. Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001: Tipo de Habitacin Standard Mini Suites Suites ATENCIONES Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que requieren los clientes tomando en consideracin sus caractersticas o categora, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel. ASIENTOS Registro que se efecta en las diferentes cuentas existentes, para detallar los cargos o cobros que se efectan. Tambin existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la recepcin que y siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los dbitos = a la suma de los crditos. CAMBIO NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin embargo el control de la produccin del hotel y su contabilizacin se maneja solamente en las monedas base y suplementaria. Cantidad 25 3 1
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Cambio es el trmino que maneja NewHotel para referenciar las tasas de cambio que se registran por perodos monedas y que permiten realizar la conversin del valor en la moneda extranjera a la moneda base. Para efectuar la conversin a la Moneda Base el sistema multiplica el valor de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio definido para esa moneda. CATEGORA DE ENTIDADES Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel. Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia. CARDEX Histrico de clientes donde se registran datos personales tales como: Nmero del DNI y las fechas de emisin y caducidad de este documento, profesin, empresa, direccin, telfono, fax, e-mail, fecha de nacimiento, etc. Adems se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel. CLIENTE En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una ficha en el Cardex.
CUENTAS EXTRAS Son cuentas que no estn asociadas a las habitaciones y permiten controlar: 1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el hotel y no estn hospedados. 2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas, Guas de Turismo, Chferes, etc. (Entidad). 3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta) 4. Para registrar la produccin de Puntos de Venta que no estn enlazados a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por telfono que se cobra en efectivo en la recepcin, etc. (Otra Cuenta).
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Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de habitacin: facturacin, transferencia entre cuentas, etc. CUENTAS CORRIENTES Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que estn abiertas u operando en el momento. Este trmino se emplea para catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas. COMPLEJO Denominacin que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de varios hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles, tambin llamados Resort, pueden intercambiar crditos y consumos. CHECK IN Operacin habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las reservas realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los huspedes en el sistema, pasando despus de esto a la situacin de reservado a ocupado. CHECK OUT Operacin inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar salida a los huspedes registrados en el Hotel. Despus de esta operacin los huspedes pasan del estado ocupado a salida. CUPO Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas con las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de cupo y es un concepto muy relacionado con el Relase, ambos son considerados a la hora de poder realizar reservas. CRDITO Operacin que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente tambin se le llama cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.
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DAY USE Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparn la habitacin pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida que las fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0) Solo tiene sentido para los Walk-In Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc. DEAD LINE Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, despus de esta fecha la reserva automticamente se cancela. DESEMBOLSO Operacin habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la caja del front office para devolver al cliente. DIARIA Precio de la habitacin que se carga automticamente en su respectiva cuenta master en el proceso de cierre del da. Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitacin son: tipo de habitacin, modalidad de pensin y cantidad de Adultos y Nios. DBITO Operacin que s efecta en newhotel que disminuye la deuda del cliente con el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depsitos realizados por los clientes en le hotel. ENTIDADES Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que mantienen relaciones mercantiles con el hotel. EARLY BOOKING Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento de descuento. El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas Diarias de Precios Especiales y se especifica la cantidad de das que como mnimo
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debe existir entre la fecha de creacin de la reserva y la fecha de entrada para que sea considerada una reserva temprana. FACTURA ANTICIPADA Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situacin Reserva o CheckIn y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestin de cobro a las Agencias. La Factura Anticipada es un pronstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. A diferencia de la Factura Pro forma la Factura Anticipada es un documento oficial por lo que se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). FACTURA DE CLIENTES Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes debern pagar de su bolsillo. Podrn emitirse, con los cargos hechos a una habitacin, tantas facturas de clientes como se desee, adems el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo nmero de factura, lo cual resulta til para el caso de familias que ocupan ms de una habitacin, grupos, etc. Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo: Tarjeta de Crdito y Efectivo. FACTURA DE ENTIDAD La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes.
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En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio). FACTURA CUENTA EXTRA La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos en estas cuentas para presentar el pago o la liquidacin de sus saldos. Tiene similar funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al trmino de facturar. FACTURA PRO FORMA La Factura Pro forma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situacin Reserva o CheckIn y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestin de cobro a las Agencias. Es un pronstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas. No es un documento oficial por lo que no se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base. En una Factura Pro forma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio). Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una pro forma es necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el mdulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendr el mismo nmero de la pro forma correspondiente. GRUPOS Denominacin que se le asigna a un grupo de personas que generalmente estarn durante una misma temporada en el hotel. Por lo general los grupos se distinguen por tener una misma fecha de entrada y salida.
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GRUPO MERCADO Agrupacin que los directivos del hotel realizan a los distintos conceptos definidos como segmento de mercado, que es utilizado para agrupar datos estadsticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc. HABITACIN INACTIVA Una Habitacin Inactiva es aquella que est Fuera de Orden, es decir que no puede ser alquilada durante un perodo de tiempo determinado. Cuando una habitacin pasa a Inactiva se define el motivo de este cambio de estatus. Generalmente los motivos estn asociados a deficiencias como pueden ser: plomera, aire acondicionado, agua caliente u otros usos como oficina temporal, etc. En el proceso de cierre del da las habitaciones cuyo perodo de inactividad vence pasan automticamente a activas, es decir que quedan disponibles para ser vendidas LOGS El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un rastro de las principales operaciones del sistema y se emplea para otros usos tales como el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los cambios efectuados a cada una de las habitaciones registradas en NewHotel. NOTAS DE CRDITOS Las notas de crditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma aumenta el saldo a cobrar. NOTAS DE DBITO Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma rebaja el saldo a cobrar.
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NO-SHOW Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y nunca se presentan en el hotel. OPERADOR En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de precios fijados con una Entidad. Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y opcionalmente podr estar asociado a un Allotment. ORIGEN Va por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado). Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles, etc. ON REQUEST Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas. Este trmino es utilizado para denominar a las agencias con contratos pero que la cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido durante la reserva. OVERBOOKING Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de ocupacin aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se cancelan reservas. Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por encima de la capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el desvi hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitacin. PANEL DE GESTIN Es una opcin que pretende brindar de manera resumida los datos ms importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder desarrollar sus funciones administrativas. Esta informacin se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones, Comidas e Ingresos.
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PENSIN COMPLEJA Se considera Pensin Compleja cuando los clientes de una reserva estn acogidos a diferentes modalidades de pensin o cambian de pensin durante su estancia. PENSIONES ALIMENTICIAS Las pensiones son la combinacin de un grupo de servicios adoptados internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales como alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categora existen varias definiciones internacionales tales como: EP : European Plan, incluye solo habitacin CP : Continental Plan , incluye habitacin y desayuno MAP: Modifed American Plan, incluye habitacin, una comida y desayuno, tambin conocido como media pensin. AP: American Plan, incluye todos los servicios, habitacin, desayuno, cena y comida, tambin conocido como pensin completa. AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan adems de los servicios incluidos en la modalidad AP incluye adems los consumos en bares y cafeteras, as como algunas actividades de recreacin. PAQUETES Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de precios definidas, as como por precios de servicios. Su empleo en NewHotel est dado en poder emplear el mismo para los cargos diarios en la cuenta master que tienen ofertas especiales o precios no lineales o que en las diarias se incluyen otros servicios adicionales que cubren las pensiones alimenticias. Por ejemplo, Desayuno, habitacin y Servicio de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11, etc. PROTOTIPO DE RESERVA Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo agilizar la insercin de las reservas pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente hay que puntualizar las diferencias.
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Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un Prototipo para cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes emiten al hotel, etc. PLANNING Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de disponibilidades, ingresos y ocupacin en forma de un plan. En NewHotel existen varios tipos de planning, siendo los ms importantes el de habitaciones, pensiones alimenticias, etc. PERNOCTACIONES Nmero de noches en que se queda un cliente. RELEASE Es una condicin que generalmente se fija en los contratos con las agencias de viaje y en el sistema se especifica en la opcin Allotment. Es la cantidad de das que como mnimo debe existir entre la Fecha de Entrada de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que el hotel est en la obligacin de confirmarla. ROOMING LIST
Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este listado habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes del listado de pasajeros a recibir. SECCIONES Clasificacin que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no. SERVICIOS Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categora es imprescindible para el funcionamiento de la aplicacin.
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SEGMENTO DE MERCADOS Caractersticas definidas por los directivos del hotel para clasificar los datos de las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias estadsticas. Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias. SITUACIN DE LA ENTIDAD Esta informacin se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situacin financiera de las entidades, pero es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia. TCNICOS Se registra el nombre de los tcnicos del departamento de mantenimiento responsabilizados con la solucin de las averas reportadas de las diferentes reas del hotel. TIPO DE AVERA Averas son deficiencias relacionadas con el departamento de mantenimiento que pueden presentarse en cualquier rea del hotel: habitaciones, oficinas, cocina, etc. TIPO DE HABITACIN Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a cada una de ellas en dependencia de sus caractersticas constructivas o de confort. Los trminos ms utilizados son los siguientes: STD habitacin estndar, generalmente con dos camas (tambin existen trminos como habitacin estndar sencilla o estndar doble, donde en cada caso se definida la ocupacin de la misma, una persona o dos respectivamente; SUITE habitaciones con ms de una habitacin y en donde una de ella por lo general es una sala de star; TRIPLE habitaciones con tres camas, etc. TIME SHARE Tiempo compartido; Modalidad turstica muy de moda en los ltimos aos, donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un mismo husped, uno o ms en diferentes periodos. Su semejanza puede verse como alquiler de
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apartamentos donde en los periodos donde no se ocupa el encargado del negocio o de la instalacin puede rentar la misma. TASAS DE CAMBIO Valor que se cobra como camisn por realizar la operacin de cambio de moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda cambiada TRAVEL Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero de bolsillo. VOUCHER Nmero del pagar que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago de una reserva o un grupo de reservas. WALK IN Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitacin para ocuparla inmediatamente. Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitacin pasa automticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma ya se consideran huspedes del hotel. ZONAS El control de las averas no est asociado solamente con las habitaciones sino con todas las reas del hotel, entonces hay que definir en el sistema todas las zonas que lo integran: Lobby, Piscina, Restaurante, Oficina del Director, etc.
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ANEXO 1 ESTATSTICAS
RESUMEN DE LOS REPORTES ESTADISTICOS NEWHOTEL
Nombre
Notas
OCUPACION
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Modalidades de Pensiones Tipos de Habitaciones Tipos Habitaciones / Inglesos Entidades/Estadias Entidades Nacionalidades Pax /Nacionalidades / Meses Ocupacion Diria/Geral Ocupacion Diria Por Tipo Entidade
Entidad Habitaciones Habitaciones /ingresos Entidad Entidad Paises Paises Entidad Entidad Habitaciones Habitaciones Entidad Paises Entidad segm entos Entidad segm entos Huespedes Huespedes Paises Habitaciones Plazas/Cam as Habitaciones Plazas/Cam as Entidad Entidad Entidad Clientes Paises Entidades
10 Estatstica Diria Acumulada 11 Pax / Dias 12 Pax / Entidades 13 Pax/Nacionalidades 14 Estadistica Mensual de ocupacion 15 Segmentacion 16 Estadistica General por Nacionalidades 17 Grupos de Segmentos 18 Listas para Policia 19 Extranjeros (Listado Policia Llegadas o salidas SNE) 20 Dormidas (Estadstica Mensual General) 21 Alojamientos / Noches (Ocupacin Habitaciones / Noches) 22 Camas / Noches (Ocupacin Camas / Noches) 23 Alojamientos /Noches / Estacias (Ocupacin Habitaciones / Noches Temporada) 24 Camas/Noches/Estacias por temporadas 25 Entidades / Estadias x Conceito (Nacionalidades , Segmentos, Origenes) 26 Estancias / Nacionalidades Entidades 27 Ocupacion por Dias por Tipo Entidad 28 Ocupacion Tipos de Clientes 29 Ocupacion Media Por Nacionalidades 30 Ocupacion Entidad Nacionalidad
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Ingresos
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Paises Nacionalidades Mes Entidades Ingresos Entidades Mess Segmentos de Mercado Mes Segmentos de Mercado Facturacion Segmentos de Mercado Mes Precio Mdio (Estancias) Origenes de Mercado Mes Origenes de Mercado Mes Precio Medio (Estancias)
Paises Paises Entidades Entidades segm entos segm entos segm entos Origenes Origenes Pensiones Servcios Secciones Secciones / Servcios Seccion Servcios Entidades Entidades Secciones / Servcios Entidades
10 Ingresos Pension 11 Servicio Annual 12 Secciones Anual 13 Ventas Lquidas 14 Descuentos 15 Producion Entidades Temporadas 16 Ingresos y Ocupacion por tarifas y Paquetes 17 Produccion Secciones y Servicios (Grupos de Servicios) 18 Ingresos Entidad Nacionalidad
Previsiones /Ratios Informe Comercial Produccion

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Presupuestos RevPar General Cupos Cupos Prevsiones General General Entidades General General Ingreso Vendedores Vendedores Paises General Reservas
Resumen de Ingresos y Ratios Ocupacion Habitacion Entidades y Cupos Ocupacion Camas Entidades y Cupos Cumplimiento Cupos Entidades (Habitaciones y Pax, Previsiones) Diario de Cupo, Mercados y Entidades (Habitacion, Pax e Ingresos) Mensal Cupos, Mercados Por Entidades (Ingresos, REVPAC) Acumulado Diario de Estancia por Agencias (Estancias, Pensiones, Paises) Produccion Estancias Estadistica Ocupacion Ingresos x Pais Comunidades y Zonas del Pais
10 Booking Reporte 11 Ocupacion Ingresos por Vendedores Externos 12 Ocupacion Ingresos por Vendedores Internos 13 Ocupacion Por Paises y Provincias (previsiones) 14 Report Manager 15 PickUp Mensual 16 Prevision de Ingresos Segmentos Origen de Mercado
Cobros y Facturacion
1 2 3 4 4
Cobros (Tipos de Cobro, Anticipos) Facturacion Clientes Facturas / Depositos Antecipados Facturacion Entidades Lineas Produccion Facturacion
Cobros Facturacion Facturacion Facturacion
Otros
1 2
Valores Base Liquidacion a propietarios Regimes de Explotacion
Condom inios Condom inios
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Asistencia Tcnica
Website: www.newhotel.com E-mail: (sede): helpdesk@newhotel.com Fax: (sede): +(351) 218 464 152 Telfono (sede)+(351) 218 440 010
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