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Manuale - Nilde wiki

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Manuale
Da Nilde wiki.

Indice del Manuale


1. Note di rilascio per l'utilizzo del software 2. Introduzione 3. Home-page: la struttura 3.1 Log-in 3.1.1 Log-in tradizionale 3.1.2 Log-in attraverso shibboleth 3.2 Registrazione 3.2.1 Biblioteca 3.2.2 Utente 3.3 Recupero account 3.4 Che cos' e how-to 4. MyNILDE: Utente 4.1 Reference manager 4.2 Inserimento 4.2.1 Etichette 4.2.2 Richiesta 5. MyNILDE: Biblioteca 5.1 Modifica dei propri dati 5.2 Borrowing 5.2.1 Gestione di una nuova richiesta di Borrowing 5.2.2 Compilazione/completamento della richiesta 5.2.3 Ricerca della biblioteca 5.2.4 Selezione della biblioteca 5.2.5 Richiesta fuori NILDE 5.2.6 Gestione successiva di una richiesta: annullamento o evasione / inevasione da parte della fornitrice 5.3 Lending 5.3.1 Gestione di una richiesta di Lending 5.3.2 Evadi 5.3.3 Inevadi 5.3.4 Lending fuori NILDE 5.4 Statistiche 5.5 Storico 5.6 I miei utenti

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NILDE 4.0: funzioni e uso in biblioteca


Autori: Elisa Buzzetti, Jessica Palmieri, Silvana Mangiaracina E-Mail: {elisa.buzzetti, jessica.palmieri, mangiaracina}@area.bo.cnr.it CNR Biblioteca d'area di Bologna Prima versione del manuale: 18 novembre 2010

1. Note di rilascio per l'utilizzo del software


Per il corretto funzionamento di NILDE 4.0 consigliato utilizzare Mozilla Firefox, che NILDE supporta al 100%. Altri browser (Safari, Opera, Google Chrome, Epiphany) sono compatibili, ma possono presentare alcuni problemi di rendering grafico. Microsoft Internet Explorer non al momento supportato, in nessuna versione, in quanto non soddisfa gli standard di conformit del W3C (http://www.w3.org/). Le procedure di Registrazione/Sottoscrizione per le biblioteche (cfr 3.2.1 e 3.2.2) sar attiva dal 1/1/2011. La procedura per il Log-in istituzionale (cfr 3.1.2) sar attiva dal 1/1/2011. La procedura di Hard-Copy (cfr 5.3.2) sar resa disponibile nel corso del 2011.
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2. Introduzione
NILDE un software on-line per il servizio di Document Delivery attorno al quale si costituita una comunit di biblioteche disposte a condividere le loro risorse bibliografiche in spirito di collaborazione reciproca e, prevalentemente, in maniera gratuita. NILDE, dunque, sia unapplicazione web-based che un network di biblioteche che condividono una precisa e innovativa idea di servizio. Il software, ideato nel 2001 dalla Biblioteca dArea del CNR di Bologna nellambito del progetto del CNR BiblioMIME, stato utilizzato da un network sempre pi ampio di biblioteche, che ne hanno stimolato il continuo sviluppo e laccrescimento di funzionalit innovative. La nuova versione del software NILDE 4.0 presenta uninterfaccia grafica completamente rinnovata sia dal punto di vista stilistico che funzionale ed stata modellata sulla base di quello che oggi viene chiamato Web 2.0. Tali cambiamenti, basati sul concetto di interfaccia user-friendly, sono stati pensati per rendere l'utilizzo di NILDE sempre pi intuitivo e si riflettono sulla struttura stessa del sistema, a partire dalla riorganizzazione dei men. Con la nuova release, inoltre, il software stato reso multilingue (l'interfaccia utente al momento disponibile, oltre che in italiano, anche in inglese e francese e altre lingue saranno rese disponibili su richiesta). Il presente manuale si propone di illustrare le varie funzioni del software, seguendo la struttura della sua interfaccia grafica, accompagnando l'utente nell'utilizzo dello stesso.
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3. Home-page: la struttura
Nella home-page del nuovo NILDE, mostrata in figura 1, oltre ad uno spazio informativo sul sistema, troviamo una bacheca dedicata alle news e larea di log-in.

Fig.1 Home-page di NILDE

Dalla bacheca si pu accedere alla sezione Archivio, all'interno della quale trovano spazio, oltre a news sugli eventi - convegni, corsi e seminari - anche i documenti, i verbali del CBN, le pubblicazioni e la lista di discussione delle biblioteche NILDE (lista NILDE-Forni). In fondo alla pagina inoltre possibile trovare i bottoni Sottoscrizioni e Avvertenze legali, che rimandano alle pagine del sito dedicate, per l'appunto, alle informazioni relative alle diverse modalit di sottoscrizione e alle avvertenze legali sul servizio. La descrizione delle procedure di log-in e di registrazione, con tutto ci che concerne gli account, riportata nei seguenti paragrafi.
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3.1 Log-in
A differenza di NILDE 3.0, l'area di log-in stata resa unica sia per lautenticazione degli utenti che per gli operatori delle biblioteche. Se si gi in possesso delle credenziali di accesso (nome utente e password) baster inserirle negli appositi campi e clickare sul bottone Login; altrimenti, da quest'area possibile clickare sul link che riporta alla Registrazione, o alla procedura di Recupero account nel caso in cui le credenziali fossero state dimenticate.
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3.1.1 Log-in tradizionale


Questa la procedura di autenticazione tradizionale, dove nome utente e password sono memorizzate internamente al sistema NILDE e si effettua spuntando la voce NILDE nel box di log-in dell'home-page.
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3.1.2 Log-in attraverso shibboleth


Questa la procedura di autenticazione federata, ovvero via Shibboleth/IDEM. Coloro che sono in possesso di un account fornito da una delle istituzioni facenti parte della federazione IDEM del GARR (https://www.idem.garr.it/index.php/it/chi-siamo/idem), possono utilizzare le credenziali di tale account per accedere ai servizi NILDE. In tal modo si verr registrati a NILDE, mantenendo per username e password ricevute dalla propria istituzione. Per effettuare questo tipo di autenticazione necessario spuntare la voce istituzionale (account IDEM) nel box di log-in dell'home-page.
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3.2 Registrazione
In questo paragrafo sono illustrate le procedure di registrazione al sistema rispettivamente per biblioteche e utenti.
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3.2.1 Biblioteca
Per creare un account biblioteca, necessario agli operatori per poter svolgere le loro attivit di Document Delivery, si deve clickare su Registrazione. Una volta scelti un nome utente di almeno 5 caratteri ed una password di almeno 8, si procede con la compilazione delle schede successive, relative a: dati anagrafici della propria biblioteca; OPAC cui la biblioteca associata; informazioni sulle condizioni del servizio di Document Delivery. (es. il costo fisso da imporre ai propri utenti, se presente; il costo del servizio da imporre alle altre biblioteche NILDE a fronte del superamento di una soglia di scompenso editabile in fase di registrazionee rinnovo sottoscrizione, ma non durante lanno; laccettazione dellinformativa sulla privacy); accettazione delle condizioni d'uso del servizio NILDE. A questo punto la registrazione completata e i dati immessi sono mostrati in una scheda riepilogativa stampabile.
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3.2.2 Utente
Per creare un account utente, necessario per potere effettuare richieste di Document Delivery verso la
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biblioteca di appartenenza, si deve clickare su Registrazione. Come prima cosa, bisogna scegliere un nome utente personalizzato ed una password. Successivamente, attraverso un sistema guidato, lutente pu selezionare la biblioteca di appartenenza ricercandola per parametri quali: provincia istituzione parola chiave A questo punto viene presentato un form di inserimento dati relativi alle informazioni anagrafiche dellutente, mentre nello step conclusivo della registrazione si visualizza il riepilogo, con possibilit di stampa, dei dati inseriti precedentemente.
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3.3 Recupero account


Tramite questa procedura possibile recuperare la/e credenziale/i dimenticata/e, semplicemente compilando uno dei due campi tra username e indirizzo e-mail, oltre al codice visuale di controllo. Una volta clickato il bottone Recupera Account, apparir la schermata mostrata in fig. 2:

Fig.2 Recupero account

e si ricever una mail contenente un link che rinvia ad una schermata che presenta le nuove credenziali; a questo punto si ricever una seconda mail con le medesime.
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3.4 Che cos' e how-to


In queste sezioni del sito si accede dalla Home-page clickando su Che cos' e How-to.
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Nella prima si possono trovare informazioni complete e dettagliate sul sistema NILDE nel suo complesso: il Software, il Network, le Biblioteche che ne fanno parte, il Regolamento, il CBN - Comitato delle Biblioteche NILDE, le Pubblicazioni (ovvero tutto ci che stato scritto su NILDE). Poniamo qui particolare attenzione, data l'importanza, al Regolamento: all'interno di questa sezione, infatti, vengono definite ad esempio le condizioni richieste alle biblioteche per aderire a NILDE. Nella seconda, invece, compaiono gli approfondimenti relativi all'utilizzo del sistema: F.A.Q., NILDE Wiki ed Help Licenze. Di nuovo, vorremmo porre l'attenzione su due elementi in particolare: NILDE Wiki, in quanto riporta le cosidette Best e Worst practices, con tutti i consigli degli utilizzatori su cosa fare e cosa evitare perch il sistema funzioni al meglio, ed Help Licenze, sezione dedicata alle norme imposte dalle diverse case editrici riguardanti il DD delle loro pubblicazioni. Da qui, inoltre, si pu accedere alla sezione Sottoscrizioni, dove si trovano tutte le note di carattere informativo circa l'adesione a NILDE, come ad esempio le condizioni economiche di sottoscrizione.
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4. MyNILDE: Utente
Questa sezione di NILDE dedicata all'utilizzo del sistema da parte dei singoli utenti: da qui essi possono inoltrare le richieste di materiale bibliografico alla biblioteca di riferimento, oppure e questa una nuova possibilit che NILDE 4.0 offre in pi rispetto alla precedente versione - semplicemente creare una propria bibliografia; in tal modo possibile organizzare i documenti classificandoli con diverse etichette, rendendo semplice l'ordinamento. Permane, inoltre, la possibilit di trasportare con un semplice click un riferimento da una banca dati a NILDE e di poterlo salvare nella propria bibliografia, o direttamente richiederlo al servizio DD della biblioteca.
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4.1 Reference manager

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Fig.3 MyNILDE utente Reference Manager

Una volta effettuato l'accesso, la pagina che viene visualizzata si presenta in tre riquadri di colori differenti, come mostra la fig. 3: il primo, in alto orizzontale e di colore glicine, riporta un messaggio di benvenuto. Il bottone a forma di freccia, posto accanto al messaggio di benvenuto all'utente, permette di aprire il menu di modifica dei dati personali dell'utente e il riepilogo dei dati della biblioteca cui l'utente iscritto (vedi fig. 4);

Fig.4 Modifica dati utente

il secondo riquadro, nella zona centrale a sinistra e di color sabbia, riporta il numero di riferimenti bibliografici inseriti e di richieste di Document Delivery inoltrate alla propria biblioteca, accompagnato dal dettaglio del loro stato; il terzo, infine, nella zona centrale a destra e di color pesca, mostra l'elenco sintetico della bibliografia inserita, riportando l'eventuale stato della richiesta.
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4.2 Inserimento
Alla scheda di inserimento si pu accedere sia dal secondo che dal terzo riquadro, semplicemente clickando, da uno o dall'altro, il link Inserisci nuovo (vedi fig. 3). A questo punto possibile scegliere tra Articolo e Libro, come mostra la figura 5. Una volta selezionato il tipo di materiale, si pu procedere a compilare la scheda riempendo i campi proposti con le informazioni a disposizione. Le informazioni richieste variano a seconda della tipologia di materiale selezionata. Come si vede in fig. 6, i campi compilabili nella scheda Articolo sono i seguenti: titolo pubblicazione, titolo articolo/sezione, autore (principale), altri autori, anno, volume, fascicolo, pagina iniziale e finale, abstract, DOI, ISSN, editore, luogo di edizione, SID1 e PMID 2 . In fig. 7, invece, mostrata la scheda relativa al Libro, composta dai seguenti campi: titolo pubblicazione, titolo articolo/sezione, autore (principale), altri autori, anno, volume,
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pagina iniziale e finale, ISBN, editore, luogo di edizione, SID1 e PMID 2 .

Fig.5 Inserisci nuovo

1. Il SID (Service Identifier) l'identificatore unico della banca dati da cui stato importato il riferimento bibliografico (via OpenURL) 2. Il PMID (PubMed unique identifier) l'identificativo unico di un documento indicizzato dalla banca dati Pubmed

Fig.6 Inserisci nuovo: articolo

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Fig.7 Inserisci nuovo: libro

Entrambe le schede presentano nella parte finale uno spazio dedicato ai Dati aggiuntivi (vedi fig. 8), in cui possibile inserire eventuali note personali che, unitamente alle note collocazione, vengono visualizzate esclusivamente dall'utente, anche qualora si intenda inoltrare una richiesta di DD alla propria biblioteca. Solo i dati bibliografici e le eventuali Note per la biblioteca, infatti, vengono trasmessi in caso di richiesta. Attenzione: per maggiori dettagli sulle Note per la biblioteca, (cfr 4.2.2).

Fig.8 Inserisci nuovo: dati aggiuntivi

Per salvare il riferimento nella propria bibliografia sufficiente clickare il bottone Inserisci. Una volta inserito, il riferimento comparir automaticamente nel riquadro destro di MyNILDE, da dove possibile effettuare diverse operazioni: visualizzare in maniera estesa i riferimenti inseriti, clickando sugli stessi per abbandonare la lista in forma sintetica; ordinare i riferimenti secondo la modalit preferita (es. titolo pubblicazione, autore, ecc...), semplicemente clickando sull'opzione desiderata; eliminare gli inserimenti;
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creare etichette (cfr 4.2.1); inoltrare la richiesta del materiale inserito alla propria biblioteca (cfr 4.2.2).
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4.2.1 Etichette
La gestione delle etichette si effettua a partire dal men blu posto sopra l'elenco dei titoli inseriti. Clickando sul bottone si apre il gestore delle etichette (vedi fig. 9).

Fig.9 Gestione etichette

Per creare un'etichetta baster inserire un titolo nell'apposito campo e clickare Crea. Una volta creata l'etichetta, per applicarla ai riferimenti sufficiente spuntare la casella del/i titolo/i desiderato/i, selezionare dal menu a tendina l'etichetta giusta e clickare su Applica. Per rimuovere un'etichetta sufficiente selezionare nuovamente il titolo e clickare su Rimuovi: in tal caso, l'etichetta sar tolta solo dai riferimenti scelti, ma non verr eliminata dall'archivio. Per eliminarla definitivamente necessario clickare il bottone Il bottone
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, invece, serve per modificare un'etichetta gi esistente.

4.2.2 Richiesta
possibile inoltrare una richiesta alla propria biblioteca sia al momento dell'inserimento di un nuovo riferimento, sia successivamente. Nel primo caso, una volta compilata la scheda, nel modo pi accurato e completo possibile, baster clickare sul bottone Inserisci e richiedi in basso a sinistra, invece di Inserisci. Nel secondo, invece, sufficiente clickare sul riferimento che si vuole richiedere dalla propria bibliografia; la scheda verr visualizzata in maniera estesa nel riquadro di sinistra, in fondo al quale si trova il bottone Richiedi, oppure clickare la freccia a destra dell'elenco bibliografico. L'utente, al momento di inoltrare la richiesta, ha la possibilit di comunicare alla propria biblioteca la sua posizione circa gli eventuali costi aggiuntivi per il reperimento del materiale. Tale scelta viene comunicata tramite l'apposito menu a tendina in basso a destra nella scheda di inserimento (Dati aggiuntivi, note per la biblioteca). Le possibilit sono tre: si accetta ogni costo non si accetta nessun costo si chiede di essere informati dalla biblioteca circa l'importo esatto prima di decidere In quest'ultimo caso, qualora la biblioteca dovesse effettivamente reperire il documento a pagamento, l'utente ricever una mail nella quale la biblioteca specifica l'entit del costo aggiuntivo. Nel testo del
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messaggio e-mail si trova il link (cliccando direttamente qui) che, rimandando a NILDE, da la possibilit di accettare o rifiutare le condizioni proposte dalla biblioteca (vedi fig. 10).

Fig.10 Comunicazione costi aggiuntivi

Attenzione: per procedere all'inoltro della richiesta necessario compilare sempre il campo Titolo pubblicazione e almeno una tra le seguenti combinazioni se si sta richiedendo un articolo: anno e pagina iniziale anno e autore volume e pagina iniziale volume e autore Se invece si sta richiedendo parte di un libro, le combinazioni di informazioni minime possibili sono: anno e pagina iniziale autore e pagina iniziale Si ricorda, comunque, che sempre meglio inserire tutte le informazioni a disposizione. Una volta che la richiesta stata inoltrata, appare un simbolo di colore arancio a fianco del riferimento che indica che la richiesta stata presa in carico dalla biblioteca. Quando la biblioteca evade la richiesta, il simbolo diventa verde. Se la biblioteca non riesce a soddisfare la richiesta, il simbolo diventa rosso. Quando il riferimento viene solo inserito in bibliografia, ma non richiesto alla biblioteca, l'indicatore appare bianco (vedi fig. 11).

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Fig.11 Bibliografia con indicatori di stato dei documenti richiesti alla biblioteca

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5. MyNILDE: Biblioteca
Una volta effettuato il login si viene rimandati automaticamente alla sezione MyNILDE che si presenta suddivisa in due riquadri (vedi fig. 12): quello in alto, orizzontale e di color glicine, riporta un messaggio di benvenuto alla biblioteca e, una volta esteso, consente di visualizzare o modificare i dati relativi alla propria biblioteca (cfr 5.1); quello sottostante, di color pesca, presenta le schede Borrowing, Lending, Statistiche, Storico e I miei utenti, di cui parleremo approfonditamente nei paragrafi successivi.

Fig.12 MyNILDE Biblioteca

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5.1 Modifica dei propri dati


Clickando sul bottone il riquadro in alto viene visualizzato in forma estesa (vedi fig. 13).

Fig.13 Modifica dati

Il riquadro, visualizzato in questa forma, mostra tutti i dati relativi alla propria biblioteca: quelli dell'account, come la password e l'anagrafica, quelli del servizio, come i costi e la sospensione del servizio, quelli del catalogo. Da questa sezione possibile modificare tutte le informazioni precedenti, semplicemente clickando sul bottone Modifica relativo al box in cui si intendono apportare dei cambiamenti. Per impostare un periodo di sospensione, ad esempio, baster clickare sul bottone posto nel box Il mio servizio, inserire l'intervallo di sospensione da impostare e i giorni di preavviso con cui comunicarlo all'utenza negli spazi appositi e quindi salvare (vedi fig 14).

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Fig.14 Esempio modifica dati

Per quanto riguarda i cataloghi, quelli cui possibile associare la propria biblioteca sono ACNP, SBN e MAI. Se al momento della registrazione della biblioteca si sono scelti solo uno o due di questi tre cataloghi e ora si desidera aggiungerne un secondo o un terzo, sufficiente spuntare la casella relativa al catalogo da aggiungere e compilare i campi richiesti (vedi fig. 15). Attenzione: se invece si desidera aggiungere un catalogo al di fuori di ACNP, SBN O MAI necessario comunicarlo a nilde-tech@area.bo.cnr.it (mailto:nilde-tech@area.bo.cnr.it) , che si riserver di prendere una decisione in merito.

Fig.15 Esempio modifica cataloghi

Ricorda: per confermare le modifiche apportate necessario clickare sul bottone Salva di tutti i box modificati.
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5.2 Borrowing

Fig.16 MyNILDE: Borrowing

Nella scheda dedicata al Borrowing, vengono visualizzate le richieste in corso (vedi fig. 16). L'elenco delle richieste si presenta suddiviso concettualmente in tre sezioni. La prima sezione a partire da sinistra, composta di due colonne, contiene i dati provenienti dalle richieste degli utenti: data e ID della richiesta utente e nominativo dell'utente stesso. La seconda sezione, composta dalla terza colonna, riporta i dati relativi al riferimento bibliografico. La terza, composta dalle ultime tre colonne, contiene i dati inerenti l'inoltro della richiesta ad una biblioteca fornitrice: data e ID dell'inoltro, denominazione della biblioteca a cui si invia la richiesta e stato dell'operazione. Questo segnalato dal diverso colore dell'indicatore: il bianco contrassegna una nuova richiesta ricevuta, l'arancione una richiesta in attesa, il verde una richiesta evasa dalla biblioteca fornitrice, il rosso, viceversa, una richiesta inevasa dalla fornitrice. Per trattare una nuova richiesta in elenco sufficiente clickarci sopra.
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5.2.1 Gestione di una nuova richiesta di Borrowing

Fig.17 Flusso del lavoro del borrowing

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La gestione di una nuova richiesta avviene secondo tre fasi di lavoro distinte, nelle quali si viene guidati dal sistema NILDE (vedi fig. 17). Per prima cosa occorre validare il riferimento bibliografico ricevuto dall'utente, oppure inserire manualmente un nuovo riferimento (cfr. 4.2). In questa fase, se si sta trattando materiale periodico, NILDE ne ricerca automaticamente l'ISSN. Tale operazione avviene attraverso un'interrogazione di ACNP e ha come risultato la standardizzazione del titolo della rivista secondo il criterio catalografico adottato da ACNP. In secondo luogo si ricercano le biblioteche che posseggono il materiale di interesse. Le biblioteche vengono visualizzate in diverse schede, in base al catalogo (ACNP, SBN, MAI) alle quali sono associate. Esiste poi una scheda di biblioteche Altre che non sono associate a nessun catalogo e una scheda Tutte nella quale possibile trovare l'elenco completo delle biblioteche aderenti a NILDE. L'ultima scheda presente permette di selezionare una biblioteca Fuori NILDE. Una volta individuata la biblioteca a cui inoltrare la richiesta, la terza fase consiste nella selezione della stessa e dunque nell'invio della richiesta. Rivediamo ora nel dettaglio i singoli passaggi sopra descritti.
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5.2.2 Compilazione/completamento della richiesta

Fig.18 Compilazione/completamento della richiesta

Clickando su una richiesta dall'elenco del Borrowing si apre la finestra mostrata in figura 18 nella quale possibile modificare o aggiungere i dati bibliografici. I due bottoni che appaiono sia in alto che in basso sulla destra permettono rispettivamente di salvare le eventuali modifiche apportate la finestra senza salvare. oppure di chiudere

In alto sono riportati dati relativi all'utente richiedente, la data e l'ID della richiesta. Da questa finestra possibile effettuare due diverse operazioni: rispondere direttamente all'utente (in positivo o in negativo) o procedere nella ricerca di una biblioteca fornitrice. Qualora la biblioteca possegga il materiale desiderato dall'utente va clickato il bottone Evadi; Inevadi nel caso in cui non sia possibile reperire il materiale. Il
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bottone Avanti va clickato per inoltrare la richiesta ad una biblioteca fornitrice; a questo punto, se la richiesta relativa ad un articolo, comparir una lista di codici ISSN e titoli, tra cui selezionare quello ricercato (vedi fig. 19).

Fig.19 Lista ISSN-Titoli

Lo stesso vale nel caso in cui la biblioteca stia trattando una richiesta da lei inserita manualmente clickando su Nuova richiesta.
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5.2.3 Ricerca della biblioteca


Clickando su Avanti possibile selezionare i singoli cataloghi nei quali ricercare il materiale (vedi fig. 20).

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Fig.20 Schede dei cataloghi

NILDE interroga simultaneamente gli OPAC che presentano l'icona e restituisce come risultato l'elenco delle biblioteche che possiedono la rivista/libro cercata, nella scheda relativa al catalogo. Altrimenti, si limita a riportare tutte le biblioteche NILDE attive nei cataloghi, senza fare alcuna ricerca sul posseduto. Nella scheda Tutte compare l'elenco di tutte le biblioteche che possiedono la rivista, indipendentemente dal catalogo, mentre in Altre si trovano le biblioteche che, non essendo associate a nessun catalogo collettivo nazionale, non si sono ancora uniformate al Regolamento. I risultati della ricerca, inoltre, vengono mostrati in base all'ordine dato da un algoritmo di rank, il quale suggerisce a quale biblioteca rivolgere la richiesta per favorire l'equilibrio degli scambi in NILDE, evitando il sorgere di forti scompensi tra le biblioteche del network. Nel caso in cui non sia possibile reperire il materiale all'interno del Network NILDE contemplata la possibilit di richiederlo a biblioteche Fuori NILDE (cfr.5.2.5).
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5.2.4 Selezione della biblioteca


Quando si seleziona una biblioteca fornitrice, il sistema mostra il numero di richieste che quella biblioteca ha ricevuto nella settimana, accompagnato da un indice visuale, le condizioni di fornitura applicate dalla biblioteca, che devono comunque attenersi al Regolamento di NILDE, l'eventuale costo applicabile a fine anno in caso di scompenso e la soglia di scompenso (vedi fig. 21).

Fig.21 Scelta biblioteche fornitrice

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5.2.5 Richiesta fuori NILDE


Per quanto riguarda la modalit Fuori NILDE, c' la possibilit di richiedere il materiale desiderato
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direttamente all'autore, o di cercare di reperirlo a pagamento, anche fuori dal territorio nazionale, previa autorizzazione dell'utente. L'utente infatti, al momento della richiesta, deve indicare se accetta o meno eventuali costi aggiuntivi, o se vuole essere informato in proposito prima di decidere. Nel primo caso, si pu procedere semplicemente con la richiesta a pagamento, inserendo il costo previsto e clickando sul bottone Conferma richiesta Fuori NILDE; nel secondo, si deve inevadere la richiesta, in quanto non stato possibile reperire il materiale; nel terzo, basta clickare il bottone Informa utente: il sistema provveder ad inviare una mail all'utente informandolo del costo previsto. A questo punto, se l'utente accetta le condizioni proposte, la biblioteca pu procedere con la richiesta a pagamento, altrimenti con l'inevasione. Attenzione! Le richieste Fuori NILDE (FN) sono gestite manualmente. Una volta ricevuta risposta dalla biblioteca FN, inserire la data di evasione per poter procedere alla consegna e poi clickare Evasa.
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5.2.6 Gestione successiva di una richiesta: annullamento o evasione/inevasione da parte della fornitrice
Una volta inoltrata la richiesta ad una biblioteca NILDE, essa viene visualizzata come in attesa (vedi fig. 16) e l'unica funzione ancora possibile richiederne l'annullamento. Clickando sul bottone Richiedi annullamento nella scheda di richiesta, compare un messaggio di conferma. Se si sceglie di proseguire, la biblioteca richiedente deve attendere che la fornitrice confermi l'annullamento. Tale conferma avviene semplicemente clickando sul bottone Accetta annullamento riportato sul form della richiesta. A questo punto la richiesta scompare dalla lista Lending della fornitrice, mentre la richiedente pu procedere in due modi: clickando su Avanti si riapre la procedura di richiesta. selezionando Archivia come inevasa la richiesta scompare dalla lista Borrowing. Quando una richiesta viene evasa dalla biblioteca fornitrice (cfr. 5.3) , la richiedente visualizza immediatamente nella lista Borrowing l'avvenuta operazione e la modalit di evasione (oppure di inevasione). Nel caso in cui il materiale sia stato inviato tramite NILDE, l'indicatore dello stato della richiesta comparir in questo modo e nella colonna Biblioteca comparir il messaggio Documento da stampare. Per stampare il documento bisogna entrare nella richiesta e clickare il bottone in basso a sinistra Visualizza e stampa. Dopo aver salvato il documento clickare il bottone Avanti per procedere all'evasione nei confronti dell'utente o all'archiviazione della richiesta. La biblioteca ha modo di consegnare il materiale all'utente clickando sul bottone Evadi oppure di cestinare la richiesta (per esempio, nel caso in cui il documento ricevuto non sia perfettamente leggibile). Quest'ultima funzione, eseguibile semplicemente clickando il bottone Cestina, permette di reiterare la richiesta ad un'altra biblioteca, ripetendo le azioni dei paragrafi 5.2.2 e seguenti. Anche nel caso di inevasione da parte della biblioteca fornitrice, la richiesta pu essere reiterata per un numero indefinito di volte, fin quando la biblioteca non decida di archiviarla oppure di inevaderla all'utente.
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5.3 Lending
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Le richieste ricevute da altre biblioteche si trovano nella sezione Lending (vedi fig. 22). In questa sezione visualizzato l'elenco delle richieste ricevute e in attesa di gestione, suddiviso in tre colonne: la prima a sinistra riporta la data e il numero ID (l'ID di una richiesta unico in tutto NILDE e identifica univocamente una singola richiesta interbibliotecaria corrisponde al precedente numero d'ordine NILDE della versione 3), la seconda contiene il nominativo della biblioteca richiedente e la terza mostra sinteticamente il riferimento. Come gi visto nel borrowing, clickando sulla denominazione della biblioteca vengono visualizzati i dati della stessa. Per trattare una richiesta sufficiente clickare sul riferimento.

Fig.22 MyNILDE biblioteca: Lending

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5.3.1 Gestione di una richiesta di Lending


Clickandoci sopra, la richiesta di lending ricevuta presenta una serie di campi in cui figurano i dati bibliografici relativi al materiale da fornire (vedi fig. 23). La scheda riporta inoltre, in alto a sinistra, i dati relativi alla biblioteca richiedente, il costo, la data , il numero ID e il numero di richieste settimanali ricevute da parte della biblioteca richiedente. Una volta visualizzata per intero la richiesta di lending sono possibili due operazioni: evadi e inevadi.

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Fig.23 Gestione di una operazione di Lending

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5.3.2 Evadi
Sopra al bottone Evadi si trova il link Help Licenze DD-ILL che deve essere consultato per stabilire la modalit di evasione prevista dall'editore, nel caso in cui il materiale sia posseduto dalla biblioteca in formato elettronico. Una volta che il materiale richiesto stato predisposto per la consegna (in accordo con quanto riportato su Help Licenze) bisogna clickare sul bottone Evadi e completare il modulo in figura 24, ricordando che i campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori. Sono previsti 5 tipi di consegna: NILDE: il documento risiede sul server NILDE ed reperibile durante i 15 giorni successivi alla data di fornitura. NILDE consente l'invio elettronico esclusivamente dei formati immagine TIFF, JPG e file PDF. Se si opta per questo tipo di consegna occorre inserire il nome e il percorso del file contenente l'articolo. In ci si aiutati dal tasto SFOGLIA che permette di trovare il file nel nostro PC e, cliccandoci sopra, di inserire percorso e nome nell'apposito campo, senza doverlo digitare manualmente. La dimensione del file non pu essere superiore a 10 Megabyte. Il pulsante di spunta Hard-Copy non attivato in questa versione del software ed quindi ininfluente; posta: il documento viene spedito in formato cartaceo attraverso la posta; fax: il documento viene spedito tramite fax; Ariel/Prospero: questa opzione permette la semplice memorizzazione, a fini statistici, del tipo di invio scelto. Attenzione: non avviene l'effettivo invio dell'articolo. L'operazione di invio deve essere eseguita attraverso il software Ariel o Prospero, ed una operazione esterna a NILDE, cos come inviare per fax o per posta; altro. Importante: strettamente raccomandato l'utilizzo di questo tipo di invio solo nel caso in cui l'articolo sia stato fornito dalla biblioteca con modalit d'invio diverse da quelle previste (NILDE, Ariel...).

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Fig.24 Modulo di consegna

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5.3.3 Inevadi
Nel caso in cui la biblioteca non sia in grado di soddisfare la richiesta necessario clickare il bottone Inevadi. In tal modo si apre una scheda in cui dichiarare il motivo dell'inevasione. Si ricorda che i campi contrassegnati da asterisco sono obbligatori (vedi fig. 25). I motivi proposti sono: riferimento bibliografico errato, rivista/volume non posseduti , fascicolo/volume non disponibile, l'articolo supera il 15% del fascicolo/volume, la richiesta supera il limite massimo di richieste settimanali previste, altro tipo di inevasione.

Fig.25 Modulo di inevasione

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5.3.4 Lending fuori NILDE


La nuova versione di NILDE permette di tenere traccia anche degli scambi Fuori NILDE (FN) che coinvolgono la propria biblioteca in qualit di fornitrice. Per registrare tali scambi all'interno del sistema sufficiente clickare sul bottone Nuova richiesta che si trova in alto a sinistra nella sezione dedicata al Lending, selezionare il tipo di documento (Articolo, Libro) e quindi compilare i campi richiesti con i riferimenti bibliografici, come in qualsiasi altro inserimento. Nel form, inoltre, vanno inserite le informazioni sulla biblioteca richiedente FN e le date della transazione (vedi fig. 26). Una volta compilata la richiesta con tutti i dati necessari, si procede al trattamento della richiesta con i bottoni Evadi o Inevadi, come per le richieste interne a NILDE. L'elenco delle biblioteche FN selezionabili un elenco controllato dal Gestore di NILDE. Per richiedere l'inserimento di una nuova biblioteca FN contattare il Gestore.

Fig.26 Lending Fuori NILDE

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5.4 Statistiche
I dati statistici presenti all'interno di questa sezione si riferiscono all'utilizzo del sistema NILDE e forniscono ottimi strumenti di indagine per il monitoraggio e l'analisi del servizio che la biblioteca eroga attraverso NILDE, sia ai propri utenti che alle altre biblioteche del network. Le statistiche sono ripartite nelle tre macro-categorie globali, biblioteca e utenti. Quelle globali mostrano il trend degli scambi e l'andamento delle operazioni nei diversi anni, evidenziando per esempio quali sono state le 20 riviste pi richieste alla biblioteca nel corso del tempo. Le statistiche dell'area biblioteca, invece, si riferiscono nel dettaglio al volume e all'entit degli scambi nei singoli anni, riportando ad esempio il
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numero di scambi avvenuti in NILDE e Fuori NILDE relativamente all'anno scelto. Quanto alle statistiche riguardanti gli utenti, esse danno conto di come si distribuiscono le richieste e gli utenti che utilizzano il sistema, sempre prendendo in considerazione l'anno selezionato.
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5.5 Storico
All' interno di questa sezione sono archiviate tutte le richieste gestite dalla biblioteca. possibile ordinare la visualizzazione delle richieste per biblioteca, per utente o per ID. Nel caso la ricerca avvenga per biblioteca, questa pu essere ulteriormente raffinata selezionando la tipologia della richiesta (Borrowing o Lending), una biblioteca specifica rispetto alla quale si intende monitorare gli scambi e il periodo di interesse. Se invece si vuole conoscere le transazioni avvenute relativamente all'utenza della biblioteca, dall'ordinamento per utente possibile visualizzare: tutte le richieste trattate selezionando Tutti dal men a tendina l'attivit di un singolo utente selezionandone il nome nella stessa tendina Anche in questo caso si pu impostare l'intervallo di tempo desiderato, ma questo non pu superare 2 anni solari (l'anno in corso e tutto l'anno precedente), per motivi di privacy. La ricerca per ID, infine, pu essere lanciata per ID della richiesta biblioteca o per ID della richiesta utente, semplicemente inserendo nel campo ID il codice della richiesta che si vuole richiamare, stando attenti, appunto, a selezionare la tipologia di ID corretta.
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5.6 I miei utenti


All'interno di questa sezione sono riportate le informazioni in merito alla quantit, alla tipologia, allo stato della propria utenza nonch al profilo personale di ogni singolo utente (vedi fig. 27).

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Fig.27 I miei utenti

Il nominativo di ciascun utente presente nell'elenco risulta, infatti, accompagnato dai dati relativi alla qualifica, al dipartimento/istituto, all'indirizzo e-mail e allo stato. Quest'ultimo contrassegnato da un pallino di colore diverso in base alla condizione dell'utente: verde se abilitato, giallo se in attesa e grigio se disabilitato. Accanto all'elenco una scheda riepilogativa mostra il numero totale degli utenti e il numero di quelli abilitati, disabilitati e in attesa. Clickando sul nominativo del singolo utente verr automaticamente visualizzata, a destra dell'elenco, una scheda dettagliata dell'utente in cui figurano, oltre alle informazioni di cui sopra, anche quelle relative al numero di Matricola/Tessera, al nome del Referente e al contatto telefonico (laddove indicati dall'utente stesso all'atto dell'iscrizione). Se la biblioteca eroga il proprio servizio a utenti afferenti a diversi dipartimenti dell'ente (es: istituti del CNR o dipartimenti universitari), ogni utente potr essere associato al proprio dipartimento. La biblioteca pu gestire i dipartimenti in modo standardizzato, creando o modificando la denominazione di un dipartimento, attraverso il menu Gestisci Dipartimenti.
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A cura di Elisa Buzzetti, Jessica Palmieri e Silvana Mangiaracina, con la collaborazione di Diego Malipiero, Alessandro Tugnoli e Silverio Giancristofaro. Estratto da "https://nilde.bo.cnr.it/wiki//index.php/Manuale" Ultima modifica per la pagina: 15:50, 28 nov 2010.

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