CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA COLEGIO LA SALLE CUCUTA CARTA Comunicacin escrita

que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. El destinatario es siempre UNA sola persona o Institucin.

La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para la elaboracin de cartas comerciales: Mrgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe acompaada de la ciudad de origen: da, mes, ao. Ejemplo: Medelln, 10 de febrero de 2003. Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos despus de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son: Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sin abreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en MAYSCULAS FIJAS. Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la particin silbica. Nombre de la empresa: se escribe en el rengln siguiente, iniciando con mayscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con maysculas fijas. Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresa en maysculas fijas. Asunto: tambin llamado "referencia", es una lnea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada. Saludo: es la frase de cortesa, que se escribe despus del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados seores; Respetado seor Rector. Despus del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, as: Apreciada economista ngela; Apreciado economista Prez. Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido, en promedio, en tres prrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero
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presenta informacin complementaria. Los prrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con maysculas fijas. Es incorrecto separar una slaba y no poner guin o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los prrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre prrafos. Despedida: igual que el saludo, es una expresin de cortesa. Se puede elegir una expresin de una o dos palabras, seguida de una coma o una oracin terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atencin, etc. Firma: Est compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en maysculas fijas. Rbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual despus de su nombre o ttulo. La rbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en maysculas fijas. No se usa la raya para poner la rbrica. Cargo o documento de identificacin: se escribe debajo del nombre y con mayscula inicial. Cuando la carta est firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificacin personal. Cuando firman dos o ms personas, los nombres van por categora. No obstante, el autor de la comunicacin debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.

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CLS-GI-001

San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009

Ingeniero
JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA

Jefe De Gestin De La Informacin Ciudad

Respetados Seor:

La congregacin de los hermanos de las escuelas cristianas Colegio La Salle Ccuta agradece su asistencia al acto de inauguracin de la planta fsica, nueva entrada y celebracin de los 55 aos de la institucin el pasado Lunes 19 de Enero que se llevo a cabo en nuestras instalaciones. Su colaboracin y participacin han sido una parte fundamental para el xito de este evento, que Dios los siga colmando de bendiciones y fe para continuar en el camino de acompaamiento de la juventud.

Fraternamente en Cristo y en De la Salle.

Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA Rector

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CIRCULAR Comunicacin de carcter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido. Clases de circular De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en: -Circular externa (o carta circular) NTC 3393 -Circular interna (o general) NTC 3234 Circular interna (o general) Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, as como normas generales, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn. A) Normas generales para la elaboracin de circular interna -El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo. -El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular. -No debe contener errores tcnicos, ni ortogrficos, ni gramaticales, ni de puntuacin. -La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados. B) Partes de la circular y su distribucin La circular se elabora en papel bond, tamao carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:

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CIRCULAR CLS-GI-001 San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009 PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto:

Manejo de correspondencia

Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboracin, envo y difusin de la correspondencia, ser el siguiente: 1. Todo documento antes de enviarse debe llevar el visto bueno del rector. 2. Toda correspondencia debe ser radicada. La correspondencia debe llevar un nmero consecutivo el cual se asigna en recepcin para realizar su radicacin. 3. Los correos electrnicos o cualquier otra correspondencia en medio magntico que afecte la prestacin del servicio (Cliente, Legal, Institucional y de la congregacin) debe ser radicada. 4. Se debe dejar en recepcin un registro de entrega cuando se elaboren documentos confidenciales o una copia cuando sea un documento de informacin general. 5. Con el fin de unificar los diferentes documentos de correspondencia elaborados por las diferentes reas de la institucin, toda correspondencia se deber elaborar siguiendo las normas Icontec correspondientes a cada tipo de documento. Nota: En la pgina Web del colegio se encuentran publicadas normas y ejemplos para la elaboracin de los diferentes documentos (memorandos, circulares y cartas) de correspondencia. Cordialmente

Ing. JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA Jefe de Gestin de Informacin

Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA Rector

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Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir informacin, orientaciones y pautas de las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums, Memorandos o Memorndumes).

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Ejemplo:

MEMORANDO 001 San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009

PARA: Ing. Javier Enrique Jaimes Silva, Jefe de Gestin de Informacin DE: ASUNTO: Rectora Reunin comit de calidad

El comit de la calidad llevar a cabo su reunin quincenal el da lunes 23 de Febrero del 2009. En la reunin se evaluara el plan el trabajo de Enero y Febrero. Es muy importante contar con su presencia.

Atentamente,

Hno. Manuel Eduardo Caballero Silva Rector

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