A) ANTECEDENTES En Mxico, un antecedente sobre la auditoria administrativa lo tenemos en el libro El Anlisis Factorial elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred

W. Klein en 1959 William P. Leonared conforma un libro denominado la auditoria administrativa que es editado en 1962. Es a partir de este ao en que los estudiosos investigadores de esta rama de especializacin en esta teora consideran como el del patrimonio formal y estructurado de la auditoria administrativa, La filosofa impresa por Leonardo se centra en que la estructura administrativa siempre habr de estar en alerta permanente para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economa, las poltica y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administracin a ellos. Impacto que se captara por medio de un ordinario y riguroso proceso de evaluacin, que incluya la medicin de la calidad de las decisiones, denominados auditoria administrativa B) CONCEPTO Auditoria administrativa es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes, y asegurar que la organizacin los esta cumpliendo y respetando.

Es el examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar sobre los hechos investigados. C) OBJETIVO Verifica, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto.

D) IMPORTANCIA La importancia de la auditoria administrativa radica en el hecho de que proporciona a loa directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atencin. E) PROPOSITO Por medio del la auditoria administrativa la administracin de una empresa podr llevar a cabo entre otras laboras las siguientes : 1.-Eliminar perdidas y deficiencias 2.-Mejorar los sistemas y procedimientos de operacin 3.-Mejorar los medios de control

4.-Desarrollas mejor al personal 5.-Utilizar mejores recursos de que se dispone, tanto humanos como fsicos F) DESARROLLO Cuando debe hacerse : Los propios sntomas indicativos de que algo anda mal sern los que sealaran cuando debe hacerse una auditoria administrativa. Esta presentara un diagnostico preventivo para precisar las causas y propondr su eliminacin a fin de que los males no se extiendan. Entre los sntomas que indican la presencia de males o deficiencias, encontramos los siguientes : 1.-Frecuentes disgustos entre el personal 2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento 3.-Descenso en las ventas, totales o por lnea de productos 4.-Exesiva rotacin de personal 5.-Altos costos de produccin 6.-Excesivo desperdicio de materias primas 7.-Marcadas variaciones en los presupuestos 8.-Perdidas econmicas Como debe hacerse : Se lleva a cabo en fases perfectamente definidas que van desde una serie de trabajos preliminares que dan las bases sobre el alcance de la auditoria su propsito, etc. Hasta el plan de reorganizacin que indica los cambios que se establecern y que conducirn a eliminar deficiencias, mejorar mtodos, procedimientos y sistemas en general para lograr eficiencias administrativas. Quien debe realizarlo : Es indudable que el contador publico es uno de los profesionales mas adecuados para desarrollas una auditoria administrativa este deber complementar su experiencia y preparacin acadmica con conocimientos necesarios tales como : 1.-Estudio y practica en admn. general 2.-Practica de buenas relaciones humanas 3.-Estudios bsicos de materias como economa , finanzas, mercadotecnia, ,matemticas, ingeniera industrial y en general de todas aquellas tcnicas de la admn. cientfica.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO A) CONCEPTO El proceso administrativo es una corriente que estudia y sita a la admn. desagregndola a travs de las fases o elementos que la componen siendo la postura mas generalmente aceptada la que los clasifica en planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. B) OBJETIVO Desagregar los componentes de la organizacin en pases o elementos para su estudio individual y la interaccin concurrente entre con el propsito de alcanzar los objetivos de la propia organizacin. C) ESPECIFICACION DE OBJETIVOS DE LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Objetivo de la planeacin : Es el llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes relativos a que es los que quiere la entidad, divididos en etapas o periodos futuros. El objetivo total de la planeacin parte desde los mas

altos niveles de decisin as como la determinacin de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias menores y polticas de soporte ; mas aun, llega hasta el nivel de mtodos y procedimientos para su implementaron e implantacin operativa. Objetivo de la organizacin : El objetivo de la organizacin esta relacionado con la divisin del trabajo dentro de la entidad y como esta divisin, a su vez viene a conformarse como un todo para cumplir con los propsitos objetivos de la entidad. La organizacin le dice a cada individuo que tiene que hacer dentro de la entidad, como lo tiene que hacer y como lo puede dirigir y ayudar. Objetivo de la integracin : Paralelamente a los objetivos de la planeacin y la organizacin esta el proceso de allegarse de todos los recursos necesarios, incluye procurarse del personal necesario e idneo a las tareas y responsabilidades que se le van a asignar, y obviamente desarrollarlo, hacerse de los recursos naturales ( previos a los procesos de transformacin ) y materiales, como son : Planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros y obviamente contar con el capital necesario para operar. Objetivo de la direccin. El objetivo de la direccin aparece una vez que se han dado efecto los anteriormente apuntados. Incluye tres diferentes tipos de acciones de soporte y que son bsicas para la ejecucin de las tareas asignadas. La primera de estas es la admn. que tiene como funcin primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los subordinados ; la segunda es la coordinacin que se refiere a proveer informacin necesaria a todos los trabajadores ; y la tercera es el liderazgo que es, en esencia la motivacin a los trabajadores por medio del ejemplo que proyectan los supervisores y niveles de alto mando y como estos, en calidad de lideres, trabajan con sus subordinados.. Objetivo del control : El control es una fase del proceso administrativo que tiene como objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas de proceso administrativo.

PLANEACION Al planear se estn definiendo los objetivos determinando los medios necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la formulacin de pronsticos para definir el curso de la accin a seguir. REVISION DE PRONOSTICOS El punto de vista de la Auditora Administrativa para su examen es llevar a cabo una revisin de los siguientes elementos que todo pronostico debe incluir en su formulacin. 1. INFORMACION 2. PERIODO 3. UNIDADES 4. METODOS DE PRONOSTICO REVISION DE OBJETIVOS 1. Los objetivos generales de una empresa se derivan de los objetivos de las diferentes partes interesadas en la empresa :inversionistas, acreedores, clientes, personal. En este sentido la empresa debe satisfacer los objetivos de cada grupo. 2. La administracin de una empresa debe fijar en toda y cada una de sus funciones y actividades objetivos que sirvan de gua al propio personal. Clasifiquemos por su naturaleza a los diferentes objetivos que se fijen:

1. OBJETIVOS SOCIALES: producir para proteger los intereses personales y sociales del personal de la empresa, del gobierno y de la comunidad. 2. OBJETIVOS DE SERVICIO: satisfacer la necesidades del pblico consumidor proporcionando bienes y servicios en las mejores condiciones. 3. OBJETIVOS ECONOMICOS: cumplir con los intereses econmicos de los inversionistas de sus acreedores y de su personal. 4. OBJETIVOS TECNOLOGICOS: aplicar la moderna tecnologa en todas aquellas reas que lo justifiquen de manera que se beneficie el cumplimiento de los dems objetivos

PRINCIPIOS DE LA FIJACION DE OBJETIVOS 1. Los objetivos deben ser claros y precisos, de manera que sean conocidos e interpretados fielmente por todos los hombres de la empresa 2. Fragmentarse en cada nivel 3. Formar parte del manual de organizacin 4. Expresarse de preferencia en forma cuantitativa. 5. No deben ser inmutables. 6. La fijacin de los objetivos debe ser el resultado de la participacin de quienes estn involucrados en alcanzarlos REVISION DE POLITICAS Son guas de carcter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones asegurando su uniformidad sin que ello signifique la eliminacin de la iniciativa de quienes decidan. CLASIFICACION 1. POR FUNSIONES: Cuando la poltica comprenda exclusivamente una funcin y sirva como gua para quienes forman parte de esa rea funcional. As tendremos: Polticas de produccin Polticas de ventas Polticas de financiamiento Polticas de compra Polticas de personal 2. POR NIVELES JERARQUICOS: Cuando las polticas sirvan de gua para determinado nivel jerrquico en cuyo caso su influencia, alcance e importancia dependern precisamente del nivel que abarquen.

ORGANIZACIN CARACTERISTICA DE LA ORGANIZACIN Puede definirse como la agrupacin de las actividades necesarias para llevar acabo los planes

asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecucin de dichas actividades. La organizacin define las relaciones que logran la cohesin entre todos los esfuerzos tendientes al logro de los objetivos. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Los principios fundamentales son los siguientes: UNIDAD DE MANDO.- Por este principio entendemos que la unificacin de esfuerzos la consistencia de direccin y la efectividad de coordinacin slo se logran cuando un grupo tiene un solo jefe. TRAMO DE CONTROL.- Este principio seala que un jefe slo debe tener el nmero de subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que debe tener presente el auditor con el fin de mejorar el tramo de control y determinar el nmero optimo de subordinados son los siguientes: 1. TIPO DE TRABAJO 2. CAPACIDAD DEL JEFE 3. CAPACIDAD DE LOS SUBORDINADOS 4. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS Y LAS POLITICAS 5. ESTRUCTURA ORGANICA 6. NIVEL JERARQUICO DELEGACION DE LA AUTORIDAD.- La autoridad es el elemento clave de la administracin ya que por medio de ella se esta dando la facultad para exigir a otros que acten en el cumplimiento de los objetivos que se han fijado. La delegacin de autoridad es en cierta forma, una derivacin del tramo de control. Cuando ste ya est limitado en el nmero de subordinados, se tiene que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de niveles jerrquicos. DIVISION DEL TRABAJO.- Este principio parte de que el trabajo de las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeadas por varias personas y as aprovechar las ventajas de la especializacin. Debe disearse para cada empresa de acuerdo a sus caractersticas particulares y los recursos con que cuenta. REVISION DE FUNCIONES.- Una empresa slo debe llevar a cabo aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos. FUNCIONES BASICAS.- Son aqullas que son necesarias para que una empresa alcance sus objetivos. Las funciones primarias son las que existen en todo tipo de empresas, estas funciones son: 1.Mercadotecna. Todas las actividades de una empresa que tiende a mantener un flujo constante de bienes servicios del productor al consumidor. 2.Produccin. Todo lo que incluya la creacin de utilidad o aumente el poder de satisfacer las necesidades humanas. 3.Financiamiento. Obtener y usar eficientemente los fondos necesarios para operar una empresa. Las funciones secundarias son aquellas que complementan a las funciones primarias para la consecucin eficaz de los pronsticos de una empresa, dependen del tipo de cada empresa en particular . Algunas funciones son: Personal Contabilidad Investigacin y desarrollo SUBFUNCIONES Clasificamos las funciones bsicas en subfunciones las cuales son un conjunto de actividades que integran un grupo con caractersticas y fisonomas propias suficientes para integrar una unidad orgnica cuyos objetivos estn subordinados a los objetivos de la funcin bsica a la cual pertenecen.

FUNCION SUBFUNCION MERCADOTECNIA Publicidad, ventas, investigacin de mercados PRODUCCION Ingeniera industrial, proceso A,B,C,N, mantenimiento FINANZAS Crdito, anlisis financiero, contabilidad PERSONAL Nminas, adiestramiento, contratacin y seleccin

ACTIVIDADES. Las subfunciones a su vez estn integradas por grupos de actividades que podemos definir como un conjunto de labores o tareas especficas, generalmente llevadas a cabo por una persona o grupo pequeo con el propsito de cumplir con los objetivos de la subfuncin en que estn comprendida.

DIRECCION LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA DIRECCION Un jefe debe tratar de que sus subordinados acten no por imposicin de l, sino mediante la colaboracin espontnea de ellos. Dicha colaboracin se logra cuando se motiva a la gente. EVALUACION DE DIRIGENTES. Es en esta fase de revisin donde tenemos la oportunidad de evaluar la propia calidad de los dirigentes, ya que como son ellos los que generan, mediante sus decisiones administrativas toda la serie de operaciones tendientes a alcanzar las metas fijadas. En los que se refiere a evaluar las cualidades personales todava no se ha logrado determinar que cualidades deben de reunir los buenos dirigentes en el sentido de afirmar de quien rena determinadas cualidades tendr definitivamente un xito como lder o que la falta de alguna signifique el fracaso para que una persona desempee labores directivas. Desde el punto de vista de la auditora administrativa la evaluacin de los objetivos debe de hacerse en base a los resultados que ellos alcancen es decir los propios planes nos darn la pauta para medir su actuacin ya que en la medida que logren los objetivos que se les han fijado as ser su desempeo directivo. Para medir la ejecucin de los dirigentes hay ndices cuantitativos de ejecucin tenemos los siguientes: Quejas de los clientes Costo de ventas Costos de distribucin Niveles de inventarios Porcentaje de espacio ocupado y su costo por metro cuadrado Rotacin de empleados Nmero de accidentes Porcentaje de errores cometidos en determinada labor

CONTROL LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EL CONTROL Es evidente que el ejercicio de control tiene como fundamento la Planeacin, la Organizacin y la Direccin de las cuales depender la efectividad de los diferentes controles. Los controles tienen como elemento los puntos siguientes: 1. Definicin de objetivos 2. Fijacin de polticas adecuadas 3. Programas de accin precisos 4. Sistemas y procedimientos eficientes 5. Estructura orgnica adecuada 6. Buena prctica de relaciones humanas 7. Comunicacin eficientes 8. Registros y formas adecuadas FASES DEL CONTROL Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas. Las fases de control son las siguientes: 1. Fijacin de la norma: Para poder ejercerse eficientemente todo control requiere de una base o norma con la cual se har la comparacin de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la evaluacin. La norma nos seala los resultados que razonablemente se esperan obtener. 2. Medicin de lo realizado: El auditor debe revisar que los medios utilizados en la medicin sean los adecuados. Lo importante es que el medio utilizado informa oportunamente al responsable del rea que cubre el control sujeto a revisin de manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas. 3. Evaluacin de resultados: El auditor debe hacer un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas estn correctamente establecidas o si deben rectificarse. 4. Correccin de las desviaciones: El auditor administrativo debe comprobar que realmente se hayan realizado las correcciones necesarias que servirn para prevenir que no se incurrir nuevamente en esas desviaciones. Por otra parte el auditor estar tambin en posibilidad de comprobar que el control se lleve por excepcin, es decir, que se informe a sus responsables slo de las desviaciones que se presenten. CAMPOS DE CONTROL La otra rea de revisin de los controles se refiere al campo de toda actividad puede controlarse con respecto a uno o todos campos siguientes: 1. Cantidad 2. Calidad 3. Utilidad monetaria 4. Tiempos El auditor debe tener presente lo siguiente: 1. Todo control debe comprender al menos el campo que se refiere a unidades monetarias. 2. Un control es ms significativo y completo cuando incluye el de tiempo 3. Todo control que comprenda unidades monetarias debe estar coordinado y subordinado al sistema de control presupuestal

PRINCIPIOS DE CONTROL El auditor administrativo debe de asegurarse de que todas las actividades o funciones que puedan considerarse criticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a cabo en forma efectiva. Es en s un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tiene un punto de partida, se acta u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende, se cobra; y se vuelve a contar con recursos financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operacin para su mejor anlisis y comprensin. Cada ciclo individual de operacin est constituido por varias funciones. Cada funcin es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lgica y secuencial. Se recomienda que la auditoria operacional se aplique a funciones; y si el tiempo y circunstancias lo permiten, o si se hace necesario, revisar las funciones que integren un ciclo. Es un examen amplio y constructivo de la organizacin de una compaa, una institucin, o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas, como una divisin o un departamento, de sus planes y objetivos, sus mtodos de control, sus medios de operar y su utilizacin de recursos humanos y fsicos. La Auditoria Operacional es una herramienta que, a travs del anlisis de las funciones que lleva a cabo un rea o departamento de una empresa, permite sugerir a la administracin la forma de llevar a cabo las operaciones encomendadas a fin de incrementar la eficiencia operativa. METODOLOGIA Podemos considerar como metodologa de la Auditoria Operacional a los diversos aspectos o trabajos de carcter general, que normalmente se efectan en la auditoria operacional, y que de hecho constituyen las tcnicas que emplea el auditor operacional para el mejor desempeo de su trabajo. Segn el Boletn No. 2 de la Comisin de Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., la Metodologa de la auditoria operacional se puede basar en un mtodo cientfico, cuyos pasos son : Consideracin de la informacin preliminar que sugiere el problema (familiarizaron). Formulacin del problema (panorama general) Observacin de Hechos pertinentes al problema (recoleccin de informacin). Uso de conocimientos anteriores (preparacin especial y capacidad profesional). Formulacin de hiptesis (recomendaciones tentativas alternativas). Deduccin de las implicaciones de la hiptesis (anlisis de la investigacin). Conclusin que confirme o no la hiptesis (afirmacin de los hallazgos y presentacin del problema a los afectados). Como puede observarse, el mtodo cientfico sigue un ordenamiento cronolgico de los pasos

que en trminos muy generales deben seguirse en el desarrollo de la auditoria operacional, al iniciar estos pasos con la obtencin del conocimiento de la compaa, continuado con la captacin de los problemas existentes en la misma, y por ltimo concluyendo con la elaboracin y presentacin a la empresa, del informe correspondiente. A este, respecto la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, S.A., exponen el Botn antes mencionado, que un intento de metodologa poda ser el siguiente: *Familiarizacion: Consiste en el conocimiento inicial, por parte del auditor, de los diversos aspectos de importancia en una empresa (objetivos, polticas, procedimientos, controles, etc.), como base para planear el desarrollo de un trabajo (esta impresin inicial la puede obtener a travs de la lectura de las Actas de Asamblea de Accionistas, de las juntas del Consejo de Administracin, de Estados Financieros, del Manual de Procedimientos, de alguna revista que publique la empresa, recorriendo sus oficinas, etc.). Visita a la planta para apreciar objetivamente y tener un mejor conocimiento de las diversas caractersticas de la misma (su personal, naturaleza de las operaciones que efecta, la forma en que se lleva a cabo la produccin y/o almacenamiento de las existencias, tipo de maquinaria que se utiliza, condiciones de seguridad, del equipo y ambiente en general). *Anlisis Financiero y operacional. Se debe realizar una evaluacin de la funcin financiera, resultados y operaciones de una empresa.para obtener un panorama general de la forma en que se a desarrollado (estudiando su solvencia, estabilidad, productividad, sus ndices de rotacin de personal,de inventarios,sus cuadros estadsticos, sus grficas , etc ..). Para tal efecto podran emplearse los diversos procedimientos de anlisis e interpretacin de estados Financieros , los Presupuestos , etc.. y aplicarlos a la situacin actual pasada y de ser posible futura de la empresa tratando de compararla (aunque sea en trminos generales) , con empresas de su mismo ramo, volumen de operaciones y nivel econmico . *Seleccin de operaciones a examinar: La seleccin de operaciones, como base para la evaluacin de las mismas podr efectuarse tomando en consideracin el objetivo concreto de la auditoria (revisin de las operaciones del Departamento de Ventas o Compras, etc.), la relativa importancia y el riesgo probable que representan para la empresa estas mismas. Adems de que tambin sean representativas de la situacin sujeta a evaluacin y tomar adems muy en cuenta, los resultados obtenidos al efectuar los trabajos mencionados en los puntos anteriores. *Ejecucion: La ejecucin consiste propiamente en la revisin de las operaciones de la empresa (aunque no es el examen documental o la investigacin de las mismas con los funcionarios correspondientes, tcnicas que se mencionan posteriormente). Para llevar a cabo la ejecucin, podemos utilizar cuestionarios y/o grficas de operacin, estndares de calidad, manuales de operacin de la empresa, as como tambin un programa de trabajo ya definido; tambin ser muy conveniente la elaboracin de cdulas o papeles de trabajo que permitan aclarar cualquier consulta sobre el particular, facilita la supervisin correspondiente y constituir tambin una base para futuras planeaciones, adems de ser una evidencia, por si fuera necesario, del trabajo desarrollado. *Examen de la documentacion: Con el objeto de comprobarla forma en que se estn llevando a cabo las operaciones de la empresa;ser pertinente revisar los diversos registros,informes,formatos,archi-

vos,comprobantes,etc.Que se utilizan en cada caso.El examen que efecta el auditor operacional debe hacerlo con una mente abierta para apreciar situaciones que provoquen una ineficiencia,y para proponer la recomendacin correspondiente.Ser una medida adecuada para que adems de pensar como auditor lo haga como hombre de empresa. *Entrevistas o investigaciones: Para ratificar las situaciones detectadas en la aplicacin de las tcnicas antes mencionadas,o bien,para ampliar el conocimiento de esas mismas situaciones ,es conveniente entrevistar a las personas que efectan las operaciones ,o a los funcionarios que las controlan y/o dirigen.Tambien resulta til mantener un contacto frecuente con estos funcionarios,para efectos de exponerles aquellos aspectos en los cuales pueden colaborar,y con ello se facilite la revisin. *Resumen de las observaciones y comentario inicial con los interesados: Resulta muy til,que de ser posible se vayan elaborando las observaciones y sugerencias correspondientes,en la medida en que se vayan detectando,para que resulte mas oportuno efectuar su solucin.A este respecto,antes de enviar por escrito a la empresa estas observaciones,es recomendable comentarlas con el personal que interviene en la operaciones , con los funcionarios menores, con objeto de confirmar nuestras apreciaciones y ver la posibilidad de implantar nuestras sugerencias o inclusive escuchar y tomar en cuenta los puntos de vista de estos funcionarios. Al efectuarse estos comentarios,resulta adecuado enfatizar el aspecto constructivo de las sugerencias,con objeto de evitar cualquier mala interpretacin o desconfianza sobre el propsito de nuestra intervencin. *Diagnostico o informe de la auditoria: El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias impor-tantes observadas en la revisin, as como tambin de exponerles las sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempeo de las mismas. Al informe de auditoria operacional se le conoce tambin como diagnostico, por ser esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciacin sobre la eficiencia con que se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de las recomendaciones que se esti-man necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una opinin tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carcter especifico, como por ejemplo, en la consultora en administracin en la que se puede consi-derar como una opinin autorizada, sino mas bien son recomendaciones generales para los problemas detectados. *ESPECIFICACION DE OBJETIVOS CON BASE EN LOS CICLOS DE OPERACIN 1. Compras: La funcin bsica de compras es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en buen lugar. 2. Recepcin: Es una continuacin del ciclo operacional que se inicio en la actividad de procurarse materiales y servicios. Da inicio en el momento en que el transportista hace su entrega a la organizacin o en algn otro sitio estipulado previamente; es aqu donde la mercanca es recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra. 3. Inventarios y Almacenes: Los materiales recibidos pueden ir directamente hacia los procesos productivos, o bien pasan a formar parte de un inventario en espera de ser utilizado . Estos inventarios son comnmente conocidos como almacenes. 4. Produccin y Mantenimiento: Es aplicado a toda situacin donde los materiales son cambiados o modificados de una manera significativa por la gente de una organizacin a travs del uso de

adecuadas instalaciones y equipo. El ciclo de produccin cubre un amplio rango de objetivos, atendiendo a las diversas clases de manufacturas y el gran numero de tipos diferentes de productos y servicios que produce y presta una organizacin. Los objetivos del ciclo de produccin son tiles para la administracin como una parte del problema directivo total de una organizacin. Introducirse el auditor interno en esta rea, es particularmente interesante debido a la gran necesidad de controles efectivos sobre el total de las operaciones de produccin. 5.- Instalaciones, Maquinaria y Equipo: Un importante grupo de actividades operacionales esta afectado por estas . Tienen que ver con las decisiones administrativas que cubren los compromisos de allegarse de capital para ello (alto nivel). Un nivel bajo, involucra el cuidado diario y la utilizacin de piezas individuales de equipo. Los objetivos relativos a este ciclo combinan consideraciones de tipo fsico y financiero con enfoque interrelacionado . 6.- Mercadotecnia: El ciclo de mercadotecnia y su impacto en las ventas a surgido en los aos recientes con una nueva y amplia cobertura que va creciendo en importancia. El auditor interno, en su oportunidad ha orientado su inters a travs de intervenir en aspectos de control financiero de gran servicio para esta rea. 7.- Tesorera: Se conceptualizan y utilizan de manera sinnima las funciones de administracin financiera y la de tesorera. Aun cuando ambas estn ntimamente relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos financieros de una organizacion , en la filosofa y en la practica cabe establecer una diferenciacin a efecto de intentar precisar los objetivos y actividades que competen a cada funcin. La administracin financiera es la funcin que se encarga de aspectos financieros en su conjunto una organizacin; su objetivo es el dictar y establecer polticas en materia de pronosticar y planear la obtencin de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido e inversin de excedentes. El ciclo de tesorera da captacin de recursos, su manejo y custodia, y el programa de egresos.etcentre otras. CONCLUSIN Da mayor cambio de actitud delo auditor interno, Porque ya no solo se trata de revisar y examinar cifras de los Estados Financieros ni de evaluar el comportamiento y desempeo de la administracin la, Auditoria operacional ahora se trata de la vida misma de la entidad a la que presta su servicios. Un Auditor operacional no buscara respuestas satisfactorias que justifiquen el buen o el mal resultado de la entidad el enfoque del auditor ser el de hacer preguntas inteligentes en vez de buscar respuestas inteligentes .Para el Contador la capacidad y la calidad sern fundamentos importantes para el reto que se propongan, deber introducirse al estudio, al conocimiento de otras disciplinas :como mercadotecnia ,relaciones industriales, etc.En general su voluntad ser superarse para poder brindar un mejor servicio BIBLIOGRAFIA. Elementos de Auditoria Financiera y Operacional. C.P: Rene Amador Capitulo III Auditoria Operacional Tapia Ayala ECASA Conoce las Auditorias Santillana Gonzlez ECASA

FUNCION DE LA AUDITORIA INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES Una base fundamental para comprender la naturaleza de la auditoria interna es el anlisis de la relacin que esta guarda con otras actividades de la organizacin. En primer lugar, el trabajo de auditoria interna requiere ser independiente de las operaciones rutinarias de una empresa; prueba de ello es que si cualquier trabajo de revisin fuera suspendido en un momento dado, no afecta en absoluto la marcha normal de las operaciones del negocio. La actividad del grupo de auditoria interna, en ocasiones, esta cubierto con acciones de tipo rutinario, por consiguiente, no se hace necesario efectuar revisiones complementarias. Un segundo aspecto de importancia de la relacin de auditoria interna con otras actividades de la organizacin, es que el auditor interno es un elemento de nivel staff y, consecuentemente, por esta razn, no debe ocupar el papel y responsabilidades de otros empleados. De esta manera, la lnea de mando o supervisin es responsable directa de sus acciones y de ninguna manera podr descansar en el auditor interno. Un ultimo aspecto es el relativo al inevitable traslape de la auditoria interna con otras muchas actividades de cualquier organizacin. En principio, todo el personal de una empresa esta encomendado a realizar su trabajo con efectividad, procurando el mximo bienestar de ella en todas sus reas. Esta filosofa va incrementndose de acuerdo a la escala organizacional, incluyendo las reas staff. De esta manera, el grupo de anlisis financiero, el grupo de investigacin y desarrollo o cualquier otro grupo staff estn mucho mas obligados por ser los analistas y asesores en aspectos operacionales. Frecuentemente se crean grupos especiales de estudio e investigacin para resolver problemas especficos de la direccin. El grupo de auditoria interna es el nico que esta completamente desligado del binomio: componentes de operacin y actividad staff; adems, puede visualizar diferentes problemas desde su punto de vista independiente en trminos de control en general. Abundando, los conocimientos que tiene el auditor en aspectos de control financiero le proporcionan mayores elementos para cubrir cualquier rea operativa. Ningn otro grupo en una empresa puede reunir las caractersticas de imparcialidad, espritu de servicio a la organizacin y mayor capacidad en materia de control, incluyendo lo relativo a controles financieros, como el el grupo de auditoria interna. CONCEPTO Y EVOLUCION DE LA AUDITORIA INTERNA Auditoria interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organizacin.

El trabajo de auditoria interna es un control organizacional cuya funcin consiste en medir y evaluar la eficiencia de otros controles. Evolucin La funcin de auditoria interna se presenta cuando cualquier persona se ocupa de revisar algo que ella misma hizo. En este punto, esta misma persona se pregunta que tan bien lo ha hecho y, tal vez, evaluara la posibilidad de como hacerlo mejor si lo tuviera que hacer otra vez. Cuando una segunda persona se involucra a esta accin, la funcin se expande y se incluye la revisin de las actividades de segundas personas. En los negocios pequeos el dueo o el gerente revisaran lo que estn haciendo sus empleados. Aqu la funcin de auditoria interna se esta llevando a cabo como una actividad bsica de la administracin. Sin embargo, como las operaciones en los negocios tienden a crecer en volumen y complejidad, no es practico para el dueo o para la alta direccin tener un contacto mas estrecho sobre las diferentes operaciones, para revisar que se estn llevando a cabo satisfactoriamente y con un alto grado de efectividad. En este momento , se tendr que crear un sistema de supervisin que tratara de extender su vigilancia a travs de ese sistema en virtud de que le es cada vez mas difcil asegurarse que sus negocios estn funcionando correctamente. La asignacin del primer auditor interno generalmente se origina para satisfacer necesidades de operacin bsicas. Las primeras de estas necesidades de la direccin fueron las de verificar si los activos de la organizacin estaban adecuadamente protegidos; si las polticas y procedimientos de la organizacin estaban siendo respetados; y si los registros financieros eran confiables. A este primer auditor interno se le dio un enfoque de checador de cuentas y se le vea mas como polica que como colaborador. En los ltimos tiempos, la situacin planteado ha sufrido grandes cambios. Las operaciones en todo tipo de organizacin se han incrementado progresivamente, tanto en volumen como en complejidad; los problemas administrativos que en consecuencia se han dejado presionan cada vez mas a la alta direccin. La evolucin es natural; por consiguiente, la direccin ha contemplado la posibilidad de utilizar los servicios de la auditoria interna. En este momento, algunos empleados son movidos por toda la organizacin con el objetivo de obtener mejores resultados y beneficios de estos empleados con un incremento en costo relativamente bajo. Simultneamente, los auditores internos percibieron la oportunidad de abrirse hacia nuevas reas; y as, orientaron su accin a ofrecer un mejor servicio a la direccin. Los primeros auditores internos enfocaron su atencin hacia la contabilidad y algunos aspectos de control financiero. Con el cambio, se fueron extendiendo a cubrir otras reas no financieras. La auditoria interna, como cualquier otra actividad en procesos de evolucin, refleja un amplio panorama de diferentes acciones, operaciones y niveles que puede cubrir. En muchas organizaciones la auditoria interna : - Como una posicin de nivel staff es completamente nueva y su papel principal aun no esta perfectamente definido. - Por diversas causas esta funcionando bajo la dependencia de diferentes niveles en la organizacin. - Esta integrada a los departamentos contables u otras reas operativas. - Su campo de accin esta enfocado hacia aspectos eminentemente financieros. - Su orientacin esta cambiando a otras reas operativas no financieras.

- Esta siendo ubicada en los altos niveles operativos de la organizacin y esta demostrando por si misma que es un elemento importante y respetable que coadyuva en los esfuerzos de la direccin. - En una extensin de su alcance, la auditoria interna tambin esta sirviendo al consejo de administracin, generalmente va el comit de auditoria del mismo consejo. La profesin de auditoria interna, en si misma, a travs de su propio esfuerzo y dedicacin, ha establecido las bases para un continuo y ascendente desarrollo.

OBJETIVO Y NATURALEZA DE LA AUDITORIA INTERNA El objetivo de la auditoria interna es prestar servicio a todos los miembros de la organizacin en el efectivo desempeo de sus responsabilidades, a travs de proporcionarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora, e informacin relacionada con las actividades revisadas. El objetivo tambin de la auditoria interna la promocin de un efectivo control a un costo razonable. Auditoria interna es una actividad independiente de evaluacin establecida dentro de una organizaron como un servicio a la misma organizacin. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuacin y eficiencia de otros controles. INDEPENDENCIA EN EL EJERCICIO DE AUDITORIA INTERNA Los auditores internos deber ser independientes a las actividades que auditen. Los auditores internos son independientes cuando llevan a cabo su trabajo libre y objetivamente. La independencia permite a los auditores internos el rendir juicios imparciales, esenciales para la propia conduccin de las auditorias; esto se logra a travs de la posicin organizacional y la objetividad. POSICION ORGANIZACIONAL La posicin organizacional del departamento de auditoria interna debe ser lo suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades de auditoria. Los auditores internos deben de contar con el apoyo de la administracin y del consejo de administracin para poder obtener as la cooperacin de los auditores y poder llevar a cabo su trabajo libre de cualquier interferencia. 1. Al director del departamento de auditoria interna se le debe responsabilizar en lo individual dentro de la organizacin con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una amplia cobertura de auditoria, adecuadas consideraciones a los reportes de auditoria y apropiadas acciones a las recomendaciones de auditoria. 2. El director debe tener comunicacin directa con el consejo de administracin. La comunicacin regular con el consejo ayuda a asegurar la independencia y provee los mecanismos para que auditor y consejo se mantengan informados de asuntos de inters mutuo. 3. La independencia crece cuando el consejo de administracin concurre en la seleccin o remocin del director del departamento de auditoria interna. 4. El propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna deben ser definidos por escrito en un documento formal.

El director debe buscar la aprobacin de este documento por parte de la administracin y la aceptacin del consejo de administracin. El documento debe : a) establecer la posicin del departamento dentro de la organizacin; b) autorizar el acceso a registros, personal y recursos fsicos relevantes para la ejecucin de las auditorias y c) definir el alcance de las actividades de auditoria interna. 5. El director de auditoria interna debe suministrar anualmente para aprobacin de la administracin y para informacin del consejo, un resumen del programa de auditorias del departamento, plantilla de personal y presupuesto de operacin. 6. El director de auditoria interna debe suministrar peridicamente a la administracin, reportes de actividades y anualmente al consejo de administracin, o con la frecuencia que sea necesaria. Los reportes de actividades deben incluir aquellos hallazgos de auditoria que sean relevantes as como sus recomendaciones; y deben informar a la administracin y al consejo cualquier desviacin significativa al programa autorizado de auditoria, a la plantilla de personal y al presupuesto de operacin; as como las razones de ello. OBJETIVIDAD Los auditores internos deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias. 1. La objetividad es una actitud de independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditorias. Los auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditoria. 2. La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de manera tal que tengan una honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo auditado. Los auditores internos no deben intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos y profesionales.

ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA El alcance de auditoria interna debe cubrir el examen y evaluacin de la adecuacin y eficiencia del sistema de control interno de la organizacin y la calidad de ejecucin en el desempeo de las responsabilidades asignadas. El propsito de revisar la adecuacin del sistema de control interno es para asegurarse que el sistema establecido proporcionara una razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organizacin estn siendo alcanzados en forma eficiente y econmica. El propsito de revisar la eficiencia del sistema de control interno es para asegurarse que el sistema esta funcionando segn lo planeado. El propsito de revisar la calidad de ejecucin es para asegurarse que los objetivos y metas de la organizacin estn siendo alcanzados. Los objetivos primarios del control interno son para asegurar : 1. La confiabilidad e integridad de la informacin.

2. El cumplimiento con polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentaciones. 3. La salvaguarda de activos. 4. El econmico y eficiente uso de los recursos. 5. El cumplimiento de los objetivos y metas establecidos para las operaciones o programas. INFORME DE AUDITORIA INTERNA Los informes son el medio por el cual diferentes personas, tanto internas como externas de la organizacin, evalan el trabajo del auditor interno as como su contribucin. El informe constituye tambin la mas slida evidencia acerca del carcter profesional de las actividades de auditoria interna. El informe de auditoria interna cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin. Estas funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinacin de como redactar el documento indicado; incluyen entre otras las siguientes : 1. Conclusiones basadas en la auditoria. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la auditoria, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoria. 2.Reportar condiciones . El informe reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras; esto es, el informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para conocer sus operaciones y para evaluar su ejecucin. El informe indica que reas estn bien y cuales pueden ser susceptibles de optimizar. 3.Marco de referencia de la accin administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. El informe tambin tiene propsitos de referencia, tanto para la revisin de otras reas de la organizacin como para dar seguimiento y poder determinar el grado de acciones correctivas adoptadas. 4.Aclarar puntos de vista del auditado. Es normal que el auditado trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la administracin y proporcionaran bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias. El informe esta dirigido a la administracin. Pero administracin existe en muchos niveles, incluyendo la administracin de los componentes organizacionales que estn siendo revisados y la administracin de alto nivel que es responsable por los mencionados componentes organizacionales. Cada grupo administrativo o gerencial tiene necesidades que mejor puedan servir a los intereses de la organizacin. El informe de resultados cubre muchos aspectos, se pueden describir los mas importantes como sigue : 1. Informes orales. 2. Informes escritos intermedios.

3.Tipos de informe en forma de cuestionario. 4. Informes regulares escritos. 5. Resumen de informes escritos. PREPARACION Y CONCLUSION DEL INFORME DE AUDITORIA a) Formato del informe : Esto asegurara que la informacin que se requerir ser obtenida al inicio de la auditoria; esto ser una gua inmejorable para los auditores en el buen desempeo de su comisin. Los hallazgos sern desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del auditado. b) Delegacin de la Redaccin : Se debe dar oportunidad de que sean los mismos auditores quienes redacten los hallazgos resultantes de su intervencin; esto les dar mayor oportunidad de obtener experiencia, misma que es de alta importancia para su desarrollo. c) Supervisin : El supervisor debe estar involucrado en el proceso de redaccin desde el inicio de la auditoria; deber estar atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los hallazgos. El supervisor debe revisar tambin los papeles de trabajo y determinar si los auditores los estn preparando de acuerdo a los lineamientos establecidos. d) Discusin con el auditado :La discusin de los hallazgos con el personal de la organizacin conlleva un beneficio adicional : ayuda a llegar a acuerdos respecto a la implementacin de acciones correctivas. Cuando este acuerdo se ha logrado, el auditor estar en condiciones de reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo, reduciendo consecuentemente el tamao del informe final. CRITERIOS PARA LA PRESENTACION DE BUENOS INFORMES DE AUDITORIA Es responsabilidad del auditor interno producir un informe que sea legible, entendible y persuasivo. El objetivo es contar con un informe que llame la atencin de los administradores que son responsables por varias actividades operacionales, y que los pueda inducir a que presionen por acciones apropiadas. El objetivo tambin es producir un informe que se traduzca en respeto al esfuerzo de auditoria interna. Estos criterios profesionales incluyen lo siguiente : 1. Toque profesional. 2. Exactitud. 3. Cortesa y tacto. 4. Consideracin. 5. Persuasividad. 6. Estructura de las oraciones. 7. Prrafos. 8. Eleccin de palabras. 9. Buena gramtica y redaccin.

10. Proceso y compaginado. A continuacin se presenta un ejemplo de un informe de auditoria : 20 de abril de 2000 Sr. Adrin Morales Hidalgo Gerente General Productos Automotrices, S.A. Mexico, D.F. Estimado Sr. Morales : De conformidad con nuestro programa anual de auditoria, hemos concluido con la revisin de las actividades de suministro de Productos Automotrices, S.A. La revisin cubri operaciones por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 1998. La revisin fue hecha por el Lic. Francisco Arriaga y un asistente durante el periodo del 3 de enero al 31 de marzo de 1999. Alcance Nuestro trabajo de auditoria fue efectuado de conformidad con estndares de auditoria generalmente aceptados. Nuestra revisin se limito al rea de suministros y las actividades de computo que le son relativas. Resumen de Aspectos Principales 1 . El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,00.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes. 2 . La facturacin de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por un importe total en exceso de $1,215,000.00 por 1984. Hallazgos de Auditoria y Recomendaciones 1. Exceso de Inventarios Hallazgos El departamento de suministros esta excedido en inventarios al 31 de diciembre de 1984 por un total de $875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante 1984 Productos Automotrices, S.A. tuvo un promedio de $650,00.00 ociosos en inventarios ocasionando costos de capital de $351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 54% prevaleciente durante 1984.

El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registro devoluciones de partes devueltas de las reas de produccin; como resultado , las compras fueron fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias fsicas, la informacin que suministraron durante 1984 fue errnea. Recomendaciones a) Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas de las reas de produccin. b) Reducir compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.

2. Facturacin a cuotas superiores a las autorizadas. Hallazgos Las cuotas base para facturacin de tiempo de computador no fueron ajustadas al inicio del ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre de 1984 el centro de computo facturo en exceso $1,215,000.00, mismo que se considera como reserva financiera. Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de computador, y el ingreso del periodo esta sobrestimado. El centro de computo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios. Recomendaciones a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar peridicamente las cuotas de computo y que reflejen costos corrientes. b) Los cobros expedidos deben ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso correcto. Comentarios del auditado El personal de Productos Automotrices, S.A. esta de acuerdo con los hallazgos y recomendaciones y empiezan a adoptar mediadas correctivas. Sin embargo, con respecto a las cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $75,000.00 para iniciar 1985. El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperacin recibida durante la revisin por parte del personal y funcionarios de Productos Automotrices,S.A. Atentamente Francisco Lara, Auditor General Distribucin A. Garca Vicepresidente General C. Manzo Vicepresidente de Finanzas A. vila Vicepresidente de Compras F. Lira Vicepresidente de Produccin G. Snchez Vicepresidente de Mercadotecnia R. Lpez Gerente de Servicios Administrativos INSTITUTO MEXICANO DE AUDITORES INTERNOS Una de las comisiones normativas mas antiguas y trascendentes del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos es la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditoria, la cual fue establecida en 1955, con el propsito fundamental de determinar los procedimientos de auditoria recomendables para el examen de los estados financieros que sean sometidos a la opinin del contador publico. En Mxico, existe esta comisin, que regula todo lo relacionado con las normas y procedimientos de auditoria, pero en Estados Unidos, si existe un Instituto de Auditores Internos, el cual, tiene los siguientes lineamientos : 1. Los miembros tienen la obligacin de conducirse con honestidad, objetividad y diligencia en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades. 2. Los miembros, en atencin a los bienes y propiedades que les confa su organizacin, deben mostrar lealtad en todos los asuntos relativos que les sean encomendados por su organizacin o por la persona designada para rendirle un servicio. Por consiguiente, no debern comprometerse a participar en alguna actividad ilegal o impropia.

3. Los miembros debern abstenerse de intervenir en cualquier actividad que pueda estar en conflicto con los intereses de su organizacin o que pueda perjudicar su habilidad para llevar a cabo objetivamente sus deberes y responsabilidades. 4. Los miembros no debern aceptar ningn regalo o gratificacin sin el debido consentimiento y conocimiento del funcionario al que reporte el grupo de auditoria interna. 5. Los miembros debern ser prudentes en el uso de informacin adquirida en el curso de su trabajo. 6. Los miembros, antes de expresar su opinin, debern tener una razonable seguridad de que cuentan con evidencia suficiente y competente que les garantice y apoye tal opinin. En sus informes debern revelar todos los hechos que fueron de su conocimiento. 7. Los miembros debern estar en constante lucha por optimizar la productividad y eficiencia de sus servicios. 8. Los miembros debern respetar todo tipo de disposiciones jurdicas y apoyar los objetivos del Instituto de Auditores Internos, Inc. El Instituto de Auditores Internos, hoy en da, es la nica organizacin internacional dedicada en exclusiva al desarrollo del auditor interno y de la profesin de auditoria interna. A partir de su creacin, el Instituto ha sido un instrumento de ayuda a sus miembros con el cumplimiento de los criterios generalmente aceptados por la profesin, a travs de : - La adopcin de un cdigo de tica - Aprobacin del cuadro de responsabilidades de la auditoria interna. - Establecimiento de un programa de educacin continua. - El desarrollo de un cuerpo comn de conocimientos. - Instituyendo un programa de certificacin. CONCLUSIONES Auditoria interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organizacin. El objetivo de la auditoria interna es prestar servicio a todos los miembros de la organizacin en el efectivo desempeo de sus responsabilidades, a travs de proporcionarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora, e informacin relacionada con las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quienes sirve la auditoria interna incluyen a la direccin y al consejo de administracin . Los auditores internos tienen la responsabilidad ante ambos de proporcionarles informacin acerca de lo adecuado y eficiente que es la propia organizacin, su sistema de control interno y la calidad en la ejecucin. La informacin suministrada a cada uno puede diferir en cuanto a la forma y al detalle, dependiendo de los requerimientos y necesidades de la direccin o del consejo. El departamento de auditoria interna forma parte integral de la organizacin y funciona bajo las polticas establecidas por la direccin y el consejo de administracin. La independencia requiere de aclaracin. Los auditores internos deben ser independientes a las actividades que auditan. Esa independencia permite a los auditores llevar a cabo su trabajo con libertad y objetividad. Sin independencia no se pueden alcanzar los resultados deseados de auditoria interna.

BIBIIOGRAFIA Auditoria Interna Moderna. Evaluacion de Operaciones y controles. Autor : V. Brink y H. Witt. Editorial : Ecasa. cuarta edicion. Normas y Procedimientos de Auditoria Instituto Mexicano de Contadores Publicos.

EL AUDITOR Y EL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS INDICE 1. INTRODUCCION 2. PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 3. LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 4. AUDITORIA 5. EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO ELECTRONICO DE DATOS 6. COMPETENCIA EN LOS PROGRAMAS 7. IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 8. CONCLUSIONES 9. BIBLIOGRAFIA INTRODUCCIN El trabajo del auditor, tradicionalmente se ha caracterizado por la gran cantidad de tiempo que consume, sin embargo esa gran cantidad de tiempo en muchos casos es dedicada a actividades muy laboriosas y sobre todo repetitivas. Estas actividades en muchos casos consumen tiempo y recursos que podran utilizarse en actividades ms productivas por parte de los auditores. La llegada de la sumadora y las calculadoras vino a ser un gran avance en la forma de realizar las auditorias y ms aun cuando estas se convierten en herramientas de trabajo sin las que hoy en da parecera imposible realizar una auditoria. En los ltimos aos la gran proliferacin de microcomputadoras y el hecho de que cada da estn ms accesibles no solo para las grandes empresas sino tambin para los despachos de los profesionistas, es una oportunidad que no se debe desaprovechar para eficientar mas los trabajos de auditoria, logrando una reduccin de tiempo y aumentos de seguridad en los variados y clculos. Un importante paso es saber que tipo de herramienta vamos a utilizar y estas pueden dividirse bsicamente en dos tipos: a) Software de tipo general. b) Paquetes especficos de auditoria a) Se trata de productos que pueden ser utilizados para gran variedad de propsitos y por todo tipo de

personas. b) Son productos diseados especficamente para ser utilizados por los auditores. Los hay desarrollados por las casas especialistas de software para venderlos al publico (auditor) y muchos otros han sido o pueden ser desarrollados por firmas de contadores pblicos y auditores que cuentan con sus recursos propios, y elaborar sus propias herramientas de acuerdo a sus necesidades y conveniencias. En este campo hay mucho por hacer y el limite ser solamente la creatividad de los propios auditores y analistas. PED se refiere al proceso electrnico de datos, que forman parte de la organizacin de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, reas o departamentos de la misma empresa. Debe hacer estudios de la viabilidad para la adquisicin de equipos de computo electrnico. El procesamiento electrnico de datos ha producido un impacto muy significativo en el procesamiento de datos. Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor y al trabajo que este desempea. El cambio en los rastreos de auditoria, la velocidad y exactitud de la computadora, as como sus capacidades de revisin, exigen al auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los sistemas electrnicos. La concentracin del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el auditor se familiarice con la planeacin, la programacin y la documentacin necesaria de las actividades de PED. La comprensin cabal del procesamiento electrnico de datos y de los tipos de control factibles en los sistemas electrnicos, es de gran importancia para la evaluacin que el auditor pueda hacer de los controles internos, as como para utilizar las computadoras en la auditoria. PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS El proceso electrnico de datos (PED) representa el principal avance tcnico logrado en el mundo de los negocios. Los sistemas PED pueden manejar un gran numero de diversas tareas, desde procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisin produciran en todas las operaciones de una empresa. En la actualidad, el PED s esta aplicando audazmente a funciones de control de la funcin directiva. El equipo de PED proporciona al auditor una poderosa herramienta para aumentar la efectividad de sus procedimientos de auditoria y prestar mayores servicios a los clientes. Un sistema de PED consta de los siguientes elementos: 1. Un procesador electrnico de datos (la unidad central de procesamiento). 2. El equipo perifrico asociado, formado por dispositivos de preparacin de datos, de su entrada y salida, etc. Este elemento central ejecuta funciones de lgica, aritmtica, almacenamiento de los datos durante el proceso, y control de los mismos. 3. Procedimientos para indicar que datos se necesitan y cuando, as como donde obtenerlos y en que forma utilizarlos. 4. Rutinas de instruccin para el procesador. 5. Personal para operar, conservar y mantener el equipo, para analizar y establecer procedimientos, para preparar instrucciones, proporcionar datos de entrada, utilizar informes, revisar resultados y supervisar la operacin en su totalidad. La caracterstica que distingue los sistemas de procesamiento electrnico de datos de cualquier otra tcnica de procesamiento de datos es la capacidad de la computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrnicos. Las instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa. Normalmente los datos se trasmiten a la unidad central de procesamiento por medio de tarjetas perforadas cintas de papel, cintas magnticas, caracteres magnticos y discos magnticos.

Durante el procesamiento, los datos se almacenan en la unidad central de procesamiento. Este almacenamiento interno o memoria de la computadora se conoce como almacenamiento temporal. Las salidas de la unidad central de procesamiento normalmente consisten en tarjetas perforadas, cintas de papel, cintas magnticas, discos magnticos e informes impresos. La salida, llamada almacenamiento permanente, se conserva bajo alguna modalidad de sistema de archivo, ya sea secuencial o aleatorio. El proceso secuencial es necesario puesto que el acceso a los registros conservados en un archivo tiene que ser secuencial. Un registro es un acervo de informacin sobre un determinado sector. La caracterstica principal del procesamiento secuencial es la necesidad de leer todo el archivo cada vez que una transaccin va a procesarse y compararse contra el. En los archivos de acceso aleatorio, las transacciones que los afectan se alimentan a la computadora de manera aleatoria, a medida que se presentan. El rastreo de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemtica de datos dentro de una compaa. Las empresas tambin usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno. Otra innovacin en los rastreos de auditoria producido con el advenimiento del sistema PED, es la eliminacin de ciertos registros histricos. La velocidad de la computadora permite al auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos tiempo. As mismo ha demostrado ser mucho ms exacta que las personas y que los dispositivos mecnicos anteriores para efectuar clculos y para registrar y recorrer los datos. La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempear funciones de revisin similares a las realizadas por personas. La computadora puede tomar decisiones lgicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magntica o en discos magnticos, una pregunta redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo relativamente breve, la cantidad de inventario que no a sido usada durante un periodo especifico de tiempo. El procesamiento electrnico de datos permite concentrar numerosas etapas del procesamiento en un solo departamento, eliminando as el tradicional control interno logrado mediante la separacin de funciones en el proceso de registro. En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrnico exige anunciar los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentacin de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas. Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la informacin y las operaciones de tal manera que resulten fciles de visualizar y seguir. Existen dos tipos de diagramas de recorrido: diagramas de recorrido del sistema y diagramas de recorrido de programa. Un diagrama de recorrido del sistema muestra la corriente de los datos a lo largo de todas las partes del sistema.

Se emplean diversos smbolos para describir el recorrido que siguen los datos y las relaciones entre estos, para representar el equipo, las operaciones de equipo y las operaciones manuales. Un diagrama de recorrido de programas describe lo que sucede en un programa almacenado o lo que esta representado por un solo smbolo de procesamiento en el diagrama de recorrido del sistema. El diagrama de recorrido muestra operaciones y decisiones especificas e indica la secuencia u orden en que deben realizarse las operaciones lgicas y de aritmtica. La relacin del programa muestra las instrucciones en el lenguaje del programa tal y como las ha escrito el programador, y las instrucciones en el lenguaje de maquina al que aquellas han sido traducidas. Las instrucciones en el lenguaje fuente se traduce al lenguaje de maquina con programas especiales de computadora denominados programas de ensamblado y copiladores. El lenguaje de maquina obtenido como resultado de una rutina de ensamblado o de copilador consiste en instrucciones escritas en un sistema de clave (codificado) de nmeros y letras. LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS El control interno es: El plan de organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adaptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, mejora la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las polticas directivas prescritas. Elementos del control interno: 1. Un plan de organizacin que proporcione segregacin apropiadas de las responsabilidades funcionales. 2. Un sistema adecuado de procedimientos de autorizacin y registro para ejercer un control de contabilidad razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos. 3. Practicas consecuentes a seguir en la ejecucin de los deberes y las funciones de cada uno de los departamentos de la organizacin. 4. Un grado de calidad del personal conmensurable con sus responsabilidades. Las finalidades del control interno si son afectadas por el PED. La utilizacin del PED exige emplear nuevos controles, mientras que la necesidad de ciertas medidas tradicionales de control posiblemente ha disminuido. La divisin de las responsabilidades funcionales debe trazar una clara separacin entre las funciones de iniciar y autorizar la transaccin; el registro de la transaccin por escrito y la custodia de los activos resultantes. Tal divisin brinda las eficiencias derivadas de la especializacin, permite efectuar una verificacin cruzada que de precisin y aumenta la efectividad de un sistema de control directivo. La automatizacin ha producido una mayor centralizacin de las actividades de procesamiento de datos y la concentracin de las funciones de dicho proceso. En la actualidad una entidad especial funcional y organizativa del centro de procesamiento de datos afina la coordinacin y elimina la duplicidad debido al procesamiento de datos y la generacin de informes que proporcionan a los departamentos de operacin las bases necesarias para desempear sus actividades individuales. Tales sistemas reducen el tiempo y los costos asociados al procesamiento de datos, la direccin recibe una informacin mas actualizada con la cual podr controlar eficazmente las operaciones de la compaa. La centralizacin ha dado por resultado la concentracin de muchas etapas de procesamiento en un solo departamento, comnmente se denomina integracin que prepara todos los informes necesarios o convenientes para fines directivos, a partir de un solo registro de cada transaccin de negocios, y todas las transacciones se procesan en un sistema totalmente unificado.

Uno de los principios fundamentales del control interno es la separacin entre las personas que autorizan una transaccin, las que ejercen custodia sobre los activos adquiridos, y quienes registran la contabilidad de dichos activos. Es necesario separar la funcin de planeamiento de sistemas y programacin; tal separacin es importante por las siguientes razones: 1. Proporciona una eficaz verificacin cruzada de la exactitud y correccin de los cambios introducidos en el sistema. 2. Impide al personal de operacin efectuar revisiones sin previa autorizacin y plena verificacin. 3. Evita que el personal ajeno a la operacin tenga acceso al equipo. 4. Mejora la eficiencia, puesto que las capacidades, el adiestramiento y las pericias que se requieren para desempear tan diversas actividades, difieren notablemente. La caracterstica de control ms importante en la funcin de operaciones comprende la divisin de labores entre la adquisicin de datos y el control, las operaciones de PED y las de EAM (Maquinas Electrnicas de Contabilidad). La seccin de adquisicin y control de datos, es la responsable de todas las entradas al centro de PED, as como de ejercer en todo momento el control de los datos que se estn procesando, hasta que la salida final se entregue al usuario. Esta funcin ejecuta cualquier conversin necesaria de los datos de entrada a una forma o lenguaje que pueda ser leda por la maquina para su procesamiento electrnico. El control se logra cuando el departamento que use los datos, ola propia seccin de Adquisicin y Control de Datos, compara los totales previamente determinados con la salida emanada del procesamiento de computacin electrnica. La seccin de Adquisicin y Control de Datos tambin es responsable de cumplir con los itinerarios predeterminados para todos los datos de entradas y salidas, y dispone la forma de reportar los datos resultantes al usuario final. La Seccin de Operaciones de PED y la Seccin de Adquisicin y Control de Datos controlan los procesamientos. El departamento que origina los datos que van a procesarse y recibe la salida emanada del centro de procesamiento de datos, normalmente ejerce el control sustantivo. Una vez que la direccin ha determinado su plan de organizacin, precisa elaborar un sistema que comprende tres niveles: 1. El nivel de datos fuente 2. El nivel de procesamiento de datos 3. El nivel de reportes Controles de los datos fuente Las finalidades perseguidas por los controles de los datos fuente son: Determinar que todas las transacciones se hayan registrado correctamente en su punto de origen o fuente. Determinar que todas las transacciones se trasmitan del punto de registro al de procesamiento. Registro correcto: En los sistemas PED en que el documento fuente se elimina o esta en tal forma que no permite la revisin humana, existen dos soluciones bsicas para garantizar su registro correcto. La primera es retroceder el control hacia el punto de origen a fin de permitir que el acceso al equipo de transmisin y registro, y el uso del mismo, queden debidamente controlados para evitar su uso desautorizado o impropio. Una segunda solucin consiste en dejar que la computadora ejerza la misma revisin de la transaccin que la que efectuaran personas. La capacidad de revisin y correccin de la computadora puede utilizarse para descubrir, en la preparacin del material de entrada, errores que no haban sido advertidos por la revisin humana. Las verificaciones programadas para determinar la validez de los datos de entrada o fuente son: 1. Verificacin de existencia 2. Verificacin de combinacin

3. Verificacin de totalidad 4. Verificacin de razonabilidad Las verificaciones de existencia se usan para determinar si un cierto cdigo (clave) de transaccin continua es valido. Las verificaciones de combinacin se usa en aquellas transacciones en las cuales diversos sectores o campos del registro se relacionan lgicamente entre s. Las verificaciones de totalidad tienen por objeto asegurar que la entrada tenga l numero total de datos prescritos en todas las categoras de informacin. Las verificaciones de razonabilidad se usan para probar los campos de registro y ver si no se han excedido ciertos limites predeterminados. Transmisin de todas las transacciones. El segundo objeto de ejercer control de los registros es determinar que todas las transacciones se transmitan desde el punto de registro hasta el punto de procesamiento. Para lograr este objetivo en los sistemas PED, se ha usado tcnicas de totales de prueba, o de lote cuando los documentos fuente se convierte en datos de entrada traducidos a lenguaje de maquina y las transacciones se ordenan en una secuencia de acuerdo con el orden de los registros en el archivo. Controles del procesamiento El centro de procesamiento electrnico de datos se ocupa exclusivamente de procesar los datos que se le remitan d acuerdo con instrucciones y procedimientos previamente establecidos. La exactitud del procesamiento depende de la precisin y exactitud de la programacin de las verificaciones diseadas e incorporadas al equipo por el fabricante, as como las verificaciones programadas que el usuario incluya en sus programas. La exactitud y precisin de la programacin depende de la concepcin cuidadosa y la realizacin esmerada tanto del diseo de los sistemas como de las instrucciones del programa; de la adecuada documentacin del programa, as como de su acertada revisin y aprobacin. La exactitud del procesamiento de datos en un sistema PED se logra mediante verificaciones programadas. Las verificaciones programadas pueden clasificarse en relacin con los objetivos bsicos de los controles del procesamiento. Tales objetivos son los siguientes: Descubrir la perdida de datos o la falta de su procesamiento Determinar que las funciones aritmticas se ejecuten correctamente Determinar que todas las transacciones se asienten en el registro indicado Asegurar que todos los errores descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan satisfactoriamente. Controles de salida La funcin de los controles de salida es determinar que los datos procesados incluyan ninguna alteracin desautorizada por la seccin de operacin de la computadora, y que los datos son sustancialmente correctos o razonables. El control de salida mas bsica es la comparacin de los totales de control de los datos procesados con los totales obtenidos independientemente de procesos anteriores o de los datos fuente originales. El muestreo sistemtico de renglones individuales procesados proporciona otro control de salida. Adems de los controles de organizacin y de procedimientos, todo sistema PED necesita controles administrativos. Estos controles pueden asociarse con la formulacin, documentacin y administracin de los mtodos y practicas de operacin en el diseo de sistemas, la programacin y las operaciones de la computadora. Diseo de sistemas La complejidad de los sistemas electrnicos requieren programaciones y diseos de sistemas detallados. Estos detalles deben estar debidamente documentados, a fin de evaluar y modificar el

sistema. Programacin La programacin de la computadora es la preparacin de los diagramas de recorrido, relaciones de programa e instrucciones para el manejo de la computadora. Durante la planeacin e instalacin de un sistema o aplicacin de PED, es conveniente documentar todos los aspectos del desarrollo de programas lo mas explcitamente posible.

Operaciones de la computadora Uno de los ms importantes controles sobre las operaciones de la computadora es el riesgo que se mantiene para marcar el tiempo de anlisis. Este registro de utilizacin consigna las operaciones de la computadora, el uso del equipo y el tiempo consumido en procesar un trabajo. Tal registro debe ser analizado y revisado por personal de operacin responsable, para determinar el tiempo que se requiere para procesar cada uno de los trabajos y las razones de todas las demoras. EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS La evaluacin del sistema de control interno mide la calidad del sistema y proporciona al auditor las bases sobre las cuales este construir su examen y derivara sus conclusiones. El mejor punto de partida para evaluar el control interno es revisar la documentacin, despus observar las actividades de procesamiento de datos, e interrogar a las personas encargadas de desempear esas actividades. Tal revisin es necesaria para determinar la existencia de un sistema contable, as como para evaluar los controles empleados para fomentar el apego a las polticas de las empresas y para lograr eficiencias de operacin. Controles de organizacin Bsicamente, el auditor revisa el plan de organizacin y las responsabilidades funcionales, a fin de determinar si existe una separacin de la autoridad, el mantenimiento de los registros y la custodia de los activos. Esta segregacin de funciones se logra en los sistemas PED por la separacin de las funciones de anlisis de sistemas y las de programacin. Adems, tal separacin fomenta la eficiencia de operacin, puesto que las capacidades, conocimientos, capacitacin y destrezas que se requieren para ejecutar estas funciones, difieren grandemente. Para valorizar los controles de organizacin, el auditor debe revisar los diagramas y manuales de organizacin, observar las actividades del personal PED y plantear preguntas. Controles administrativos La evaluacin de los controles administrativos consiste principalmente en revisar la documentacin referente a diseo de sistemas, programacin y operaciones de computadoras. El auditor debe determinar la idoneidad de la documentacin revisando los diagramas de recorrido del sistema y de los programas, los libros de corridas de programas y de consola, los manuales de normas de programacin, los registros de utilizacin del PED, los procedimientos del mantenimiento del programa, y los procedimientos de biblioteca de PED. Controles de procedimientos El aspecto principal de la evaluacin que de los controles internos haga el auditor, es determinar la existencia de un sistema de procesamiento de datos y la efectividad con que dicho sistema registre, procese y reporte los datos. Esta revisin es importante para poder determinar si se han establecido procedimientos financieros y contables para asegurarse de que: 1. Las transacciones son revisadas lo suficiente para establecer la idoneidad y exactitud de sus registros. 2. El recorrido del procesamiento de datos permite descubrir y corregir errores en los datos de operaciones y financieros, reduciendo dichos errores al nivel permitido por la gerencia. 3. Se exigen y preparan informes que reflejan la responsabilidad de la autorizacin, la ejecucin y la revisin de transacciones financieras y contables.

El auditor necesitara entonces observar las diferentes actividades del procesamiento de datos, e interrogar a los encargados de ejecutarlas, a fin de comprender mas a fondo el sistema y sus controles. Prueba del sistema El auditor tiene que probar el sistema de procesamiento de datos para determinar la existencia y efectividad de los procedimientos de procesamiento del cliente, as como de los controles programados. Al probar los sistemas electrnicos, el auditor deber elaborar datos de prueba para determinar con exactitud como reaccionara un sistema de procesamiento especifico ante determinado tipo de transacciones. Prcticamente, el auditor deja que el sistema de PED se haga una auditoria a s mismo, presentando al sistema transacciones de prueba que ste no puede distinguir de las transacciones de operacin. Entonces el auditor evala los resultados y determina si efectivamente las transacciones de prueba se procesaron de la manera descrita en su revisin del sistema. La elaboracin y el empleo de las transacciones de prueba tiene seis etapas: 1. Decidir el punto exacto del sistema donde han de introducirse las transacciones de prueba. 2. Determinar los tipos de transacciones que incluirn en los datos 3. Obtener registros maestros para procesar con las transacciones de prueba y computar los resultados predeterminados para compararlos con los resultados de salida del procesamiento de prueba. 4. Considerar cuidadosamente los efectos que causara el procesamiento de las transacciones de prueba en los resultados del sistema producido bajo condiciones normales de operacin 5. Obtener los programas regulares de procesamiento del cliente y comprobar que el programa se utilice para procesar las transacciones de prueba. 6. Hacer los arreglos necesarios para preparar y procesar las transacciones de prueba y obtener la salida en la forma deseada. Obtencin de registros maestros En algunas instalaciones se usan registros maestros simulados. La ventaja de estos registros maestros simulados es la facilidad con que pueden usarse o modificarse para reflejar ciertas condiciones necesarias para la prueba, adems de la facilidad con que pueden imprimirse para su revisin visual. La creacin de registros maestros simulados puede ser el nico mtodo de obtener registros maestros con los cuales procesar los datos de prueba del auditor en sistemas de tiempo real en lnea. Obviamente, el auditor no desea que sus datos de prueba afecten los resultados producidos bajo condiciones normales de operacin. En consecuencia, es su obligacin considerar con todo cuidado que efectos puede producir el procesamiento de los datos de prueba sobre los resultados del sistema. Cualquier prueba que se procese junto con transacciones o registros maestros verdaderos debe controlarse cuidadosamente par evitar resultados indeseables. Control del programa del cliente Uno de los procedimientos importantes para probar el sistema PED de una empresa, consiste en asegurarse que el programa en estudio es el mismo que la compaa usa efectivamente para procesar sus datos. Bsicamente existen dos formulas de lograrlo. La primera, si los controles del procesamiento de datos, tanto de organizacin como de administrativos, son adecuados, es solicitar sorpresivamente el programa al bibliotecario de PED, duplicarlo para el control del auditor, y usarlo en el procesamiento de los datos de prueba. El auditor tambin puede solicitar datos de prueba, previamente procesados con la copia de programa del auditor, para procesarlos con el programa de operacin del cliente; el auditor puede as comparar los resultados. Este mtodo tiene la ventaja adicional de verificar cualquier intervencin de los operadores de la computadora. El segundo mtodo consiste en que el auditor solicite, inesperadamente y a base de sorpresa, que el

programa de operacin permanezca en la computadora despus de haberse procesado totalmente los datos de operacin, de tal manera que l pueda procesar sus datos de prueba con dicho programa. Este mtodo tiene, sobre el anterior, la ventaja de que por lo general garantiza una versin vigente y actual del programa. Una vez que ha obtenido el programa del procesamiento del cliente, el auditor debe duplicar el programa, conservar la copia para su propio uso, y observar el procesamiento de sus datos de prueba con esta copia controlada. Preparacin y procesamiento de los datos de prueba Adems de determinar los tipos de transaccin y de obtener registros maestros y el programa normal de procesamiento del cliente, el auditor debe disear cuidadosamente datos de prueba, obtener el equipo y el personal necesarios y solicitar tiempo de computadora al personal autorizado, para preparar y procesar los datos de prueba y obtener la salida en la forma deseada. La interpretacin y evaluacin que el auditor haga de los resultados de prueba, puede simplificarse y acelerarse mediante el empleo de claves especiales y nombres distintivos que permiten identificar fcilmente las transacciones de prueba. COMPETENCIA EN LOS PROGRAMAS La computadora ofrece al auditor un gran potencial par ejecutar sus tareas de auditoria a fin de determinar la calidad de la informacin generada por el sistema de procesamiento. Los registros de los clientes se procesan con programas de auditoria para computadora, para obtener la informacin a fin de poder evaluarla y analizarla. Hay cuatros aspectos en el desarrollo de programas de auditoria para computadoras: 1. Determinar los objetivos y procedimientos de auditoria 2. Elaborar diagramas de recorrido |del sistema 3. Elaborar diagrama de recorrido del programa. 4. Codificacin, ensamblado y prueba de los programas. El grado hasta el cual el auditor pueda o deba desempear cada una de estas tareas depende de muchos factores, tales como su conocimiento sobre el PED y su competencia para elaborar programas de computadora, la complejidad del programa o programas se van a desarrollar, el lenguaje fuente que se use, y la disponibilidad de ayuda de programacin por parte del cliente. Objetivos y procedimientos de auditora En primer lugar para crear cualquier programa de computadora, una persona responsable debe formular los objetivos del trabajo de auditora, y enseguida decidir que procedimientos de auditora emplear para lograr dichos objetivos. La formulacin de los objetivos y procedimientos de auditora es un trabajo para el socio o el gerente del auditor. Diagramas de recorrido del sistema Una vez formulados los procedimientos y objetivos, deben prepararse diagramas de recorrido del sistema para indicar los archivos de entrada que debern ser procesados por la computadora en los programas de auditora, y la salida resultante. En relacin con el trazo de diagramas de recorrido del sistema, los datos contenidos en los registros de entrada y salida deben definirse de manera explcita, pues el programa de la computadora tiene que incluirla colocacin en el almacenamiento de memoria, de los datos que han de procesarse as como el sitio donde estos van a ser escritos o impresos en los registros de salida. Es necesario elaborar diagramas de recorrido de los programas para indicar como van a procesarse los datos en la computadora. Estos diagramas de recorrido indican las operaciones y decisiones especficas del procesamiento, y el orden que han de seguir dentro del programa. El diagrama de recorrido tambin muestra

claramente la lgica y las funciones de un programa, as como la relacin entre las diversas partes de dicho programa. El diagrama proporciona: 1. Una imagen grfica de la solucin del problema 2. Una gua para codificar y probar el programa, as como determinar que se han considerado todas las condiciones posibles. 3. Documentacin del programa para utilizar en su explicacin y modificacin. Despus que las etapas del proceso se han dispuesto grficamente en los diagramas de recorrido del programa, es preciso traducir esas mismas etapas o instrucciones a una clave (cdigo) convencional, por lo general en un lenguaje fuente orientado al problema. El programa objeto debe entonces probarse para determinar si esta completo y procesando los datos en la forma que se requiere. Una vez probado el programa est listo para procesar los registros reales del cliente, para obtener la informacin de auditora deseada. Las etapas de codificacin, ensamblado y prueba de los programas de auditora para computadora deben en la actualidad realizarlas otros programadores empleados por la firma del auditor, el propio cliente o alguna compaa de servicio de computacin electrnica. Los lenguajes de programa fuente usados en la actualidad son demasiado numeroso y complejos para que el auditor pretenda entenderlos y usarlos. Sin embargo, a medida que los lenguajes comunes de seudo-ingls, como el COBOL, van extendindose cada vez ms en su aplicacin y empleo, a la vez que se tornan ms fciles de entender por los profanos en las tcnicas de PED, el propio auditor puede ser capaz de codificar los programas de computadora que desea elaborar. Una vez que el programa ha sido elaborado, ensamblado y probado, el auditor debe duplicar los programas fuente y objeto, y conservarlos en un rea de almacenamiento a prueba de incendio.

Bsicamente existen tres maneras de usar los programas de auditora para computadora al desempear trabajos de auditora: 1. Anlisis e informes por excepcin. El auditor puede elaborar programas para analizar los detalles en un archivo, par explorar los aspectos o atributos cualitativos que le interesen, o recorrer el archivo en busca de irregularidades. Las excepciones a las normas y criterios explicados y programados por el auditor se imprimirn como salida por el equipo PED. 2. Seleccin de muestras. El auditor puede elaborar programas para seleccionar muestras, ya sea al azar o de acuerdo con otros criterios. 3. Computaciones y pruebas detalladas. El auditor puede elaborar programas para realizar muchas de las pruebas y computaciones detalladas que antes se hacan a mano. Un programa de auditora de computadora tambin puede acumular cantidades para compararlas sin totales de cuentas, verificar clculos aritmticos y efectuar otras pruebas del archivo en procesamiento. La mayor parte del trabajo antes ejecutado por auditores puede ahora realizarse en la computadora mediante las instrucciones incluidas en los programas de auditora para la computadora. La computadora puede seleccionar cantidades para su confirmacin, preparar informes de circularizacin, localizar los archivos y clasificar las cuentas no pagadas por fechas de vencimiento. Esto permite al auditor dedicar un mayor esfuerzo a la evaluacin subjetiva y al anlisis. El tiempo empleado en ejecutar procedimientos de auditora para el nuevo sistema se reduce gracias a la velocidad de la computadora. Sin embargo, este tiempo de procesamiento se compensa con el que se requiere para preparar los programas de computadora. Los programas de auditora para la

computadora no deben desarrollarse a menos que el tiempo economizado en el proceso de auditora sea mayor que el consumido en desarrollar tales programas. Cuando se disean los sistemas PED, se impugna el sistema existente y se confiere una nueva visin a los requerimientos de informacin y a los mtodos de procesamiento. Por lo tanto, el nuevo sistema formalmente elaborar datos que no estaban disponibles anteriormente o que existan en una forma que haca imprctica su evaluacin. Gracias a los programas de computadora, el auditor puede ejecutar revisiones y pruebas ms exclusivas de los archivos que las factibles por el sistema manual. Por ejemplo, puede revisar y probar el archivo completo de cuentas por cobrar para todos los criterios incluidos en su programa. Anteriormente tal revisin slo era factible para ciertas cuentas seleccionadas a base de muestreo. El principal documento de salida obtenido del procesamiento de la computadora es el informe de circularizacin de cuentas por cobrar. El informe se prepara bajo la forma de documento de trabajo listo para ser analizado por el auditor.

CONTROL INTERNO Nuestro estudio del control interno tiene tres objetivos principales: primero, explicar el significado y la importancia del control interno; segundo, delinear los pasos que se requieren para crear y mantener un fuerte control interno, y tercero, mostrar como proceden los auditores a su estudio y evaluacin. Significado de control interno Muchas personas interpretan el trmino control interno como los pasos que da un negocio para evitar los fraudes del personal. En realidad tales medidas son ms bien una pequea parte del control interno El propsito bsico del control interno es el de promover la operacin eficiente de la organizacin. El sistema de control interno consta de todas las medidas empleadas por una organizacin para 1) proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente; 2) promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la compaa; 4) evaluar la eficiencia de las operaciones, En pocas palabras, el control interno esta formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la administracin la seguridad de que todo est funcionando como debe. El control interno va ms all de las funciones de contabilidad y financieras; su alcance es tan amplio como la propia compaa, y toca todas las actividades de la organizacin. Incluye los mtodos por medio de los cuales la alta administracin delega autoridad y asigna responsabilidades para funciones tales como ventas, compras, contabilidad, y produccin. El control interno tambin incluye programas para preparar, verificar, y distribuir a los diversos niveles de supervisin aquellos informes y anlisis comunes que capacitan al ejecutivo para mantener el control sobre la variedad de actividades y funciones que constituyen una gran empresa comercial. El uso de tcnicas presupuestales, normas de produccin, laboratorios e inspeccin estudio de tiempos y movimientos, y programas de entrenamiento de personal, incluyen a ingenieros y muchos otros tcnicos muy alejados de las actividades contables y financieras; sin embargo, todos estos medios son parte del mecanismo que ahora se concibe como un sistema de control interno. Este concepto amplio y comprensivo del control interno es muy significativo cuando se le observa contra el teln de fondo de una gran organizacin industrial de amplitud nacional, pues el control interno se ha hecho una tcnica de vital importancia al capacitar a la administracin de grandes empresas complejas para que funcionen eficientemente. Como el control interno ha alcanzado su significado ms grande en las organizaciones comerciales e industriales a gran escala, la mayor parte de lo que trata este captulo se refiere a una gran empresa. Sin embargo, al final del captulo se presenta una seccin por separado que trata del problema de alcanzar el control interno en un negocio pequeo. Estudio y Evaluacin del Control Interno Boletn E 02 (Instituto Mexicano de Contadores Pblicos , A.C.) Generalidades El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con la norma de

ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l; as mismo, que le permitan determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora Este enfoque ha sido utilizado por nuestra profesin, y que es vlido, se ha enfrentado en la prctica con la dificultad de establecer una relacin clara entre la calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditora. Antes esta situacin, la comisin de Normas y Procedimientos de Auditora ha considerado oportuno hacer una revisin de los pronunciamientos relativos a control interno, con objeto de que exista mayor claridad en la documentacin del trabajo del auditor relativo al estudio y evaluacin del control interno, as como el efecto que el mismo tiene en el diseo de sus pruebas de auditora. 1.- CONCEPTO El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con la norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora. 2.- DEFINICION DE CONTROL INTERNO El control interno comprender el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las polticas prescritas por la administracin. ALCANCE Y LIMITACIONES Para cumplir con la norma de realizar el estudio y la evaluacin del control interno, el auditor deber efectuar un examen del cumplimiento de los objetivos del control interno contable de la empresa. LA NECESIDAD DEL CONTROL INTERNO La tendencia a largo plazo de las empresas para evolucionar y convertirse en organizaciones de tamao y alcance gigante, en las que se incluye una gran variedad de operaciones especializadas y con decenas de miles de empleados, ha hecho imposible para los ejecutivos de tales empresas ejercer una supervisin personal y directa de las operaciones. Sin la posibilidad ya de confiar en la observacin personal como un medio para apreciar los resultados de la operacin y la posicin financiera, el ejecutivo de la empresa tiene, por necesidad, que depender de una corriente de informes contables y estadsticos. Estos informes resumen los sucesos y condiciones en que se va encontrando la empresa; las unidades; las unidades de valuacin que se emplean no solamente son los dlares o pesos, sino las horas-trabajo, las cargas importantes, las visitas a los clientes, el despido de empleados y, una multitud de otras actividades. La informacin que proporciona esta corriente de informes capacita a la administracin para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene informada a la gerencia acerca de s se sigue la poltica de la compaa, de s los reglamentos gubernamentales se obedecen, y de s la posicin financiera es sana, generadoras de utilidades las operaciones, y armoniosas las relaciones interdepartamentales. Las decisiones comerciales de casi cualquier clase se basan cuando menos en parte, en datos contables. Estas decisiones van desde cuestiones menores, como la autorizacin de horas extra o la compra de artculos para la oficina, hasta problemas de gran importancia, como el cambio de un producto por otro, o hacer una eleccin entre arrendar o comprar una nueva planta. El control interno proporciona seguridad a la administracin acerca de la confiabilidad de los datos contables que se usan para la toma de decisiones. Las decisiones que toma la administracin se convierte en poltica de la compaa. Para ser efectiva, esta poltica debe comunicarse a toda la compaa, y seguirse persistentemente. El control interno

ayuda a asegurar el acatamiento por parte de la compaa. La administracin tambin tiene la responsabilidad directa de llevar y mantener los registros contables, y de producir unos estados financieros que sean adecuados y confiables. El control interno proporciona la seguridad de que se cumple con esta responsabilidad. Para los contadores pblicos independientes el control interno es de igual significado. La calidad de los controles internos en vigor ms que cualquier otro factor, determina el modelo de su examen. Los auditores independientes estudian y evalan el sistema de control interno, a fin de determinar la amplitud y la direccin del trabajo de auditoria necesario para expresar una opinin en cuanto a lo razonable de los estados financieros. Controles internos contables Versus controles internos administrativos Los auditores estn interesados principalmente en los controles internos de naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad de los registros contables y de los estados financieros). Por ejemplo, la preparacin de conciliaciones bancarias mensuales por un empleado no autorizado a expedir cheques o a manejar dinero, es un control contable interno que aumenta la probabilidad de que las transacciones en efectivo se presenten razonablemente en los registros contables y en los estados financieros. Algunos controles internos no tienen relacin con los estados financieros, y en consecuencia no son de inters directo para el contador pblico independiente. Los controles de esta categora se conocen a menudo como controles internos administrativos. La gerencia esta interesada en mantener controles internos eficientes sobre las operaciones de la fbrica y las actividades de venta, as como sobre las funciones contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecer controles administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesin a las polticas prescritas en todos los departamentos de la organizacin. Un ejemplo de dispositivo de control interno de naturaleza administrativa es una orden escrita enviada al departamento de personal de una compaa en la que ese establecen pautas especficas en cuando a los antecedentes de raza y tnicos que tienen que cumplirse en la seleccin de nuevos empleados. Aun cuando este medio de control puede ser importante para operacin con xito de la compaa, no se relaciona directamente con la confiabilidad de los estados financieros. En consecuencia, los auditores probablemente no se interesarn en la cuestin de s el departamento de personal est siguiendo realmente el criterio estipulado para la seleccin de nuevos empleados. En la Declaracin No. 1 sobre Normas de Auditora, el AICPA proporcion las siguientes definiciones para ayudar a diferencias entre controles internos contables y administrativos: El control administrativo incluye, pero no est limitado el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de decisiones que conducen a la autorizacin de transacciones por la administracin. Esa autorizacin es una funcin administrativa relacionada directamente con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organizacin, y es el punto en que se emplea para establecer el control contable de las transacciones. El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de los estados financieros, y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que: a) Las transacciones se llevan a cabo con la autorizacin general o especifica de la gerencia b) Las transacciones se registran segn se requiere 1) para permitir la preparacin de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y 2) para mantener el registro contable de los activos. c) El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorizacin de la gerencia. d) El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a intervalos adecuados, y se acta adecuadamente con respecto a cualesquiera deferencias. El estudio y evaluacin del control interno por los auditores incluir siempre la revisin y la prueba de los principales controles contables. La revisin de los controles internos de naturaleza puramente administrativa generalmente no queda bajo la responsabilidad de los auditores independientes, cuyo

objetivo es dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros. Las empresas de contabilidad pblica llevan a cabo con frecuencia servicios de asesora gerencial, adems de las auditoras. Al prestar servicios de asesora gerencial, los contadores pblicos evaluarn con frecuencia los controles internos administrativos, y sugerirn modificaciones a los mismos; tal trabajo no es necesario en cuanto a la expresin de una opinin relativa a lo razonable de los estados financieros. El personal de auditora interna en la mayora de las grandes empresas revisa los controles internos de administracin, as como los del rea de contabilidad. 3.- OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO De la definicin anterior se desprenden cuatro objetivos bsicos que llevan el control interno. Estos se comentarn no llevando precisamente el orden la definicin, sino en enfoque secuencial: Objetivo 1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las polticas prescritas o establecidas por la administracin de la entidad. La razn es obvia; el contar con slidas y bien estructuradas polticas respetables y respetadas- permitir una administracin y operacin ordenada, sana y con guas que normarn, orientarn y regularn la actuacin. Objetivo 2. Promover eficiencia en la operacin. Las polticas y disposiciones instauradas por la administracin sern la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas polticas habrn de identificar metas que estndares de operacin bsicos para medir el desempeo y calificar la eficiencia, eficacia y economa; los elementos stos indispensables hacia la ptima sinergia operativa integral. Objetivo 3. Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad. La informacin es bsica e indispensable para conocer la gestin y el desempeo sucedido; el cmo se encuentra la entidad en la actualidad; y una base fundamental para la toma de decisiones que garanticen su bienestar futuro. La informacin dir que tan buenas y acertadas han sido las polticas establecidas; y que tan eficiente ha sido la operacin. Una entidad sin buena informacin hace endeble su existencia y subsistencia. Objetivo 4. Proteccin de los activos de la entidad. Este cuarto objetivo se da, de hecho, con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe haber polticas claras y especficas y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta proteccin y administracin de los activos, por ejemplo en los flujos de fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los intervalos; los inmuebles, maquinaria y equipo; etc. Las polticas deben tender hacia una ptima eficiencia en la operacin con los activos. Y, obviamente, los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se informe que s esta haciendo con ellos; activos no registrados correctamente son activos sin control. Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo. Los objetivos 3 y 4 constituyen el control interno contable. La conjuncin de ambos deriva en el Sistema Integral de Control Interno. 4.- OBJETIVOS GENERALES SDEL CONTROL INTERNO Segn lo enunciado anteriormente, el control interno contable comprende el plan de organizacin y los mtodos, procedimientos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica tendentes a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Todo ello enmarcado dentro del ambiente de control interno administrativo que gobierna y regula las operaciones de la entidad. Por lo tanto, el Sistema Integral de Control Interno habr de ser diseado en funcin a los objetivos que a continuacin se enuncian: A) OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE

Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y registros que: 1.- Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la administracin. 2.- Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. 3.- Cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias 4.- Registren las transacciones en le perodo correspondiente. 5.- Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. B) OBJETIVOS DE AUTORIZACION Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la administracin: 1.- Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel apropiado de administracin. 2.- Las transacciones deben ser vlidas para conocerse y someterse a su aceptacin con oportunidad. 3.- Todas y solamente aquellas transacciones que renan los requisitos establecidos por la administracin, deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente. 4.- Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y forma y estar respaldados por archivos adecuados. C) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONES Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia: 1.- Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparacin de estados financieros y conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administracin. 2.- Las transacciones deben quedar registradas en el mismo perodo contable cuidando especficamente que lo sean aquellas que afectan ms de un ciclo. Cuando existan enlaces entre diferentes ciclos, habrn de identificarse plenamente estos para verificar que se han hecho cortes de operacin adecuados. D) OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con polticas prescritas por la administracin; cuidando de manera especfica el pleno apego y respeto a las debidas autorizaciones. E) OBJETIVOS DE VERIFICAICON Y EVALUACION Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a intervalos razonables, con los activos fsicos existentes. Tomar medidas apropiadas y oportunas respecto a las

diferencias que se detecten. Asimismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan en los estados financieros. Este objetivo complementa en forma importante a todos los objetivos contemplados en el presente apartado. El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben verificarse y evaluarse peridicamente. 5.- ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Para una mejor comprensin de los factores que intervienen en el control interno administrativo de las entidades econmicas, a continuacin se presentan los elementos ms relevantes que forman parte del mismo: A) ORGANIZACIN Los elementos de control interno administrativo en que interviene la organizacin estn constituidos por: Direccin Es asumir la responsabilidad de la poltica general de la entidad y de las decisiones tomadas en su desarrollo. Coordinacin Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la organizacin a un todo homogneo y armnico; que prevea los conflictos propios de invasin de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad. Divisin de Labores Es definir claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y registro. El principio bsico de control interno es, este aspecto, que ninguna unidades administrativa debe tener acceso a los registros contable en que se controla su propia operacin. Bajo el mismo principio, el rea de contabilidad no debe tener funciones de operacin o de custodia, sino concretarse al registro correcto de los datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, as como a la presentacin de los informes y anlisis que requiera la administracin para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad. El principio de divisin de funciones impide que aquellos de quienes depende la realizacin de determinada operacin puedan influir en la forma que ha de adoptar su registro o en la posesin de los bienes involucrados en la operacin. Bajo este principio, una misma transaccin debe pasar por diversas manos, independientes entre s. Asignacin de Responsabilidades Establecer con claridad los nombramientos dentro de la organizacin, su jerarqua y delegacin de facultades de autorizacin congruentes con las responsabilidades asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realice transaccin alguna sin la aprobacin de alguien especficamente autorizado para ello. Debe, en todo caso, existir constancia de esta aprobacin, con la posible excepcin de actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobacin claramente puede entenderse como tcita. B) PROCEDIMIENTOS La existencia de control interno administrativo no se demuestra slo con una adecuada organizacin, pues es necesario que sus principios se apliquen en la prctica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organizacin.

Planeacin y Sistematizacin Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de direccin y coordinacin, la divisin de labores, el sistema de autorizacin y fijacin de responsabilidad. Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimientos y tiene por objeto asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prcticas que dan origen a las polticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el perodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el nmero de rdenes verbales y de decisiones apresuradas. Por ejemplo, en el aspecto concreto de la contabilidad, la planeacin y sistematizacin exigen al menos un catlogo de cuentas con su respectivo instructivo. En ptimo, una gua contabilizadora as como el flujograma del trmite contable y un manual de procedimientos aplicables a las formas, registros e informes contables. Un grado mas elevado de planeacin requiere control presupuestal e implantacin de estndares de produccin, distribucin y servicios. Registros y Formas Un buen sistema de control interno administrativo debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos. Informes Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organizacin, y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento ms importante de control es la informacin interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparacin peridica de informes internos, sino su estudio cuidados por parte de personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias. Los informes contables constituyen en este aspecto un elemento muy importante de control interno desde la preparacin de balances mensuales, de estados de resultados, hasta las hojas de distribucin de adeudos de clientes por antigedad o de obligaciones por vencimientos. Las actividades de produccin y distribucin pueden vigilarse de cerca mediante informes peridicos, analticos y comparativos; informes de ventas y de costos, anlisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc. Un control interno de tipo ms elevado probablemente incluir informes peridicos sobre capital de trabajo, origen y aplicacin de recursos, variaciones financieras y presupuestales, etctera. C) PERSONAL Por slida que sea la organizacin de una entidad econmica, y adecuados los procedimientos implantados, el sistema integral de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias no estn continuamente en manos de personal idneo. Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes. Reclutamiento y Seleccin Habrn de identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin soslayar la gran ventaja que representa el promocionar a aquellos cuyos mritos, capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeo los haga acreedores a un ascenso. No sustituir la experiencia probada y comprobada por la vana ilusin de la novedad. Un elemento indispensable de control lo constituye el contar con un Perfil de Puesto que permita reclutar a personal que llene dicho perfil. Dicho en otras palabras, el seleccionado debe reunir las caractersticas que requiere el puesto para el que fue contratado, no contratar persona para hacerle un

puesto. Entrenamiento Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, ms apto ser el personal encargado de los diversos aspectos de la entidad. El mayor grado de control interno logrado permitir la identificacin clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, as como la reduccin de ineficiencia y desperdicio. Eficiencia Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal aplicado en cada actividad. El inters de la administracin por medir y alentar la eficiencia constituye en coadyuvante del control interno. Un negocio con buen control interno adopta algn mtodo para el estudio del tiempo y esfuerzo empleados por el personal que ofrecen al auditor la posibilidad de medir comparativamente las cifras representativas de los costos. Moralidad Es obvio que moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de admisin y el constante inters de los directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al control. Las vacaciones peridicas y un sistema de rotacin de personal deben ser obligatorios hasta a donde lo permitan las necesidades de la entidad. El complemento indispensable de la moralidad del personal como elemento de control interno se encuentra en las fianzas de fidelidad que deben proteger a la entidad contra manejos indebidos. Retribucin Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propsitos de la entidad con entusiasmo y concentra mayor atencin en cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar a la entidad. Los sistemas de retribucin al personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y la oportunidad que se le brinde para plantear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos importantes del control interno. D) SUPERVISION Como ha quedado dicho, no es nicamente necesario el diseo de una buena organizacin, sino tambin la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organizacin. La supervisin se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta. Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un buen diseo de registros, formas informes, permite la supervisin casi automtica de los diversos aspectos de control interno. Cuando no es posible sostener un grupo de auditora interna, un buen plan de organizacin asignar a algunos funcionarios las atribuciones ms importantes de la auditora interna para que efecten reconocimientos peridicos del sistema integral de control interno de la entidad. 6.- ESTUDIO Y EVALUACION DEL COINTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES A) CONCEPTO ...para establecer una relacin ms clara entre el estudio y evaluacin del control interno y la pruebas de auditora, se debe reconocer que las transacciones que se efectan en una entidad pueden agruparse en ciclos; y que pueden definirse objetivos especficos para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinmica de las entidades. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno a travs de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una entidad econmica.

METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES Objetivo (9) La agrupacin de transacciones en ciclos permite establecer una relacin entre las partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de accin es como sigue, para cada ciclo: 1.- Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de transacciones; 2.- Identificacin de las tcnicas de control utilizadas por la entidad para lograr dichos objetivos; 3.- Evaluacin del cumplimiento de los objetivos del control interno; y 4.- Fijacin de la naturaleza, extensin y oportunidad en la aplicacin de las pruebas de auditora. La secuencia descrita persigue como finalidad que exista mayor claridad en la determinacin del trabajo del auditor, relativo a dicho estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones, as como el efecto que el mismo tiene en el diseo de sus pruebas de auditora. Metodologa y Procedimientos Aplicables La Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos presenta en el Apndice III del Boletn 5030 Metodologa para el estudio y Evaluacin del Control Interno los siguientes procedimientos a aplicar en este proceso, del que a continuacin se presenta una sntesis referida en obvio de ampliar el detalle. 1.- Identificacin de Funciones Cada ciclo de transacciones esta compuesto de dos o ms funciones; a su vez, una funcin esta compuesta por una actividad central con una actividad antecedente y una actividad consecuente. Por lo tanto, el auditor habr de identificar las actividades que conforman a una funcin, y las funciones que dan lugar a un ciclo. 2.- Identificacin de Objetivos de Control. Refirese a los objetivos de control interno aplicables a cada funcin. 3.- documentacin de los Procedimientos de Procesos de Cada Funcin. Consiste en documentar el anlisis que se lleve a cabo a los procedimientos implcitos en cada funcin. Para tal efecto el auditor puede auxiliarse con lo contemplado en los Apndices B, C y D del libro Auditora I Santillana de Juan Ramn Santillana Gonzlez, ECASA, Mxico, segunda edicin 1996. 4.- Obtencin de Informacin. Complementariamente a la documentacin sealada en el punto anterior, el auditor habr de localizar informacin adicional a travs del anlisis de su archivo de referencia permanente, en observaciones directas sobre el procesamiento de las transacciones, en entrevistas con le personal de la entidad sujeta a auditora, y en la revisin de los manuales de operacin en uso en la entidad. 5.- Entrevistas y Observaciones. Las entrevistas y observaciones referidas en el punto que antecede, deben estar diseadas para obtener informacin de cmo logra la entidad los objetivos de control interno manifestados; poniendo el auditor especial nfasis en las tcnicas que se emplean para prevenir o detectar errores y la insercin de transacciones no autorizadas en el flujo. 6.- Identificacin de Tcnicas de Control Interno. Por tcnicas de control interno se entender el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar transacciones. En la documentacin preparada por el auditor que se mencion anteriormente, debern enumerarse todas las tcnicas de control utilizadas por la entidad en cada funcin, con el fin de poder obtener

una certeza razonable de que el objetivo de control se logra total o parcialmente. Las tcnicas debern identificarse a un objetivo especfico. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS Tomando en consideracin los conceptos vertidos en los apartados que anteceden, y ampliando la filosofa del estudio y evaluacin del control interno por los mtodos descriptivo, grfico, de cuestionarios y de deteccin de funciones incompatibles, se tiene que el auditor se enfrenta con situaciones en las que pude confiar en los controles internos y los prueba verificando el cumplimiento con los procedimientos y tcnicas de control establecidos, lo que le sirve para justificar la confianza en los mismos y reducir al alcance de sus pruebas sustantivas. Por el contrario cuando los controles no son satisfactorios o el esfuerzo que se requiere para efectuar pruebas de cumplimiento es excesivo, es necesario hacer pruebas sustantivas. Se puede definir que el propsito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar una certeza razonable de que los procedimientos de control interno se estn aplicando en la forma prescrita. Estas son pruebas indispensables para que pueda confiarse en los procedimientos establecidos al determinar la naturaleza, oportunidad o grado de pruebas sustantivas sobre ciertas transacciones o saldos especficos. Por lo que se refiere a las pruebas sustantivas, stas pueden definirse como pruebas de las transacciones y de los saldos que se reflejan en los estados financieros, con el propsito de obtener evidencia acerca de la validez y la propiedad del tratamiento contable de las transacciones y saldos o, en su caso, de los errores o irregularidades que puedan existir en los mismos. BOLETIN F-06 EFECTOS DEL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS (PED) EN EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Generalidades De conformidad con las Normas de Auditora relativas a la ejecucin del trabajo el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l; asimismo que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora (Norma C-06) El estudio del control interno incluye el anlisis y la comprensin de los mtodos que se utilizan para procesar la informacin financiera, con objeto de determinar si las tcnicas establecidas cumplen con los objetivos del control interno contable y de este se deriva informacin sujeta a examen, el auditor debe realizar su estudio y evaluacin y como resultado de dicho trabajo, deber documentar adecuadamente sus conclusiones sobre el efecto del PED en sus pruebas de auditora. El alcance al efectuar el examen del control interno establecido en el PED, depender de la importancia de las aplicaciones en el proceso de la informacin financiera. El PED por su complejidad y su constante evaluacin, requiere para el estudio y evaluacin de su control interno de personal con entrenamiento tcnico y capacidad profesional adecuados. El impacto que eventualmente puede tener una deficiencia o desviacin del control interno en el rea de PED puede ser menos evidente y, sin embargo, tener mayor repercusin en errores en los estados financieros que pasen inadvertidos; lo anterior significa que el auditor esta obligado a efectuar su revisin utilizando todos los elementos que le permitan asegurarse de que la informacin financiera a dictaminar se procesa adecuadamente. Control interno en un ambiente de PED

Objetivos Los objetivos de los controles establecidos en la empresa deben enfocarse a la creacin, a travs de las polticas y procedimientos adecuados, de un sistema que asegure que toda la informacin que deba ser procesada, se procese en forma correcta y oportuna y que dicho proceso se obtenga la informacin financiera esperada. Los objetivos generales del control interno, segn los describe el Boletn E-02, son los siguientes: 1.- Objetivos de autorizacin Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especficas de la administracin. 2.- Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia. 3.- Objetivos de salvaguarda fsica El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administracin, y 4.- Objetivos de verificacin y evaluacin Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben comprarse con los activos existentes a intervalos razonables y tomarse las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existan. Asimismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que estos objetivos complementan en forma importante a los mencionados anteriormente. Caractersticas En primer lugar debe mencionarse que, para que el control interno funcione en una empresa determinada, es necesario que su estructura organizacional este diseada para que quienes son responsables del establecimiento de los procedimientos de control y de su supervisin, tengan la autoridad necesaria para hacer cumplir sus objetivos; esto es particularmente importante en el rea del PED, ya que ocasionalmente estas funciones en las empresas sern nuevas o recientes y quiz no se les haya asignado un nivel adecuado en la estructura de organizacin. En esta seccin se definen los controles generales y los controles de aplicacin o especficos del PED. Los controles generales se enfocan a la organizacin general del departamento y a las funciones de quienes intervienen en le desarrollo de sistemas; esto es, el medio ambiente en que se desarrollan los sistemas. Los controles de aplicacin o especficos se refieren a los establecidos en la operacin del computador que incluye la entrada, el proceso y la salida de datos, o sea que todos los datos se procesen una sola vez oportunamente (entrada), sujetos a un proceso de validacin (proceso), y que sean la base para producir informacin confiable y completa (salida). A medida que el uso del computador se ha generalizado debido a la reduccin real en los costos de los equipos y a la facilidad en su operacin, algunos controles de los que se describen en esta seccin son de aplicacin limitada, tratndose de computadores conocidos como Microcomputadores o Minicomputadores, de tal forma que, por ejemplo, los controles relativos a la preinstalacin o a la organizacin del departamento PED se ven, en las circunstancias, modificados a trmites menores, o bien, a departamentos PED compuestos de una o dos personas donde la segregacin de labores puede no ser ortodoxa, requirindose de controles adicionales. Cuando se tiene el PED en la propia empresa, la revisin, estudio y evaluacin del control interno, deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: Controles generales

1.- pre-instalacin Se refiere al estudio de viabilidad y seleccin de equipos que debe (o que debi) efectuarse previo a la adquisicin de un equipo de cmputo, as como el acondicionamiento fsico y medidas de seguridad en el rea donde se localiza el equipo y a la capacitacin de personal y adquisicin o desarrollo de sistemas. 2.- Organizacin del departamento PED Comprende la correcta estructura organizacional del departamento, principalmente la adecuada segregacin de labores, la definicin de polticas, funciones y responsabilidades, as como la asignacin de personal competente. 3.- Control del desarrollo de sistemas Se debe contar con estudios preliminares que justifiquen las aplicaciones, as como con definicin de los estndares para el diseo, programacin, prueba y mantenimiento de los sistemas. Estos estudios y los estndares definidos por la empresa deben quedar documentados adecuadamente. Al desarrollar nuevos sistemas puede ser necesario llevar en paralelo, por el tiempo necesario, el sistema anterior y el nuevo. Es necesario que en la definicin de los estndares para el desarrollo de sistemas, se incluyan los procedimientos que aseguren que el sistema a desarrollar ha sido autorizado por un funcionario responsable y, adems, que en el propio desarrollo exista una intervencin activa de la que va a ser usuario del sistema y de quien lo va a auditar, esto ltimo con le objeto de establecer desde esta etapa, los controles necesarios y las pistas de auditora. En la definicin de estndares, tambin deben incluirse los procedimientos de autorizacin de cambios. 4.- Control de la documentacin Necesidad de que todos los programas, la operacin y los procedimientos relativos estn adecuadamente documentados y actualizados. Es conveniente que se tenga copia-respaldo actualizada de esta documentacin fuera de las instalaciones del centro de cmputo, as como la historia de los cambios efectuados. 5.- Control de la operacin Comprende la creacin de un medio ambiente que garantice efectividad en la produccin de la seccin de operaciones y proporcione la seguridad fsica suficiente sobre los registros que se mantienen en el centro de cmputo, as como el establecimiento de controles adecuados que eviten el acceso de personal no autorizado, esto es especialmente critico cuando existe tele-proceso distribuido (terminales remotas). Es muy importante tambin contar con una razonable seguridad contra la destruccin accidental de los registros durante el proceso y asegurar la continuidad de la operacin y, en su caso la recaptura de datos; asimismo, prevenir y detectar la manipulacin fraudulenta de datos durante los procesos por el personal del departamento de PED y prevenir el mal uso de la informacin. Con el fin de no entorpecer los procesos cuando ocurran rupturas importantes en el computador, se deber controlar con equipos de respaldo para ser utilizados en esos casos. Asimismo, llevar a cabo simulacros con dichos equipos para asegurar que no ha habido cambios que imposibiliten la utilizacin oportuna de dichos equipos de respaldo. Incluye tambin controles ambientales contra exceso de humedad y temperatura y el lugar de la instalacin del computador debe estar debidamente protegido contra siniestro (fuego, inundacin, alborotos populares, etc.), y no deber estar expuesto o exhibido a la vista del pblico Controles de aplicacin o especficos 1.- Controles de entrada. Asegurar que toda la informacin que vaya a ser procesada por el computador este completa y

correcta y que existan controles adecuados para el manejo de informacin rechazada (revisin, correccin previsin y oportuna re-entrada en PED). 2.- Controles de proceso Asegurar la exactitud del proceso de la informacin por el computador. 3.- Autorizacin y controles de salida Asegurar que toda la informacin que se procesa est debidamente autorizada y que existen controles sobre el acceso al computador, ya sea para obtener informacin o para modificarla por alguna transaccin, sobre todo cuando es a travs de sistemas en lnea o de tele-proceso distribuido (terminales remotas), puesto que nicamente personal autorizado debe tener acceso a los datos e informes del PED y que los cambios a los archivos sean autorizados nicamente el personal designado puede hacerlos. 4.- Establecimiento de huellas o pistas. Asegurar lo adecuado de las huellas o pistas en la transformacin de la informacin. Proceso electrnico de datos en un centro de cmputo externo. Cuando el PED se realice en un centro de cmputo externo, la revisin, estudio y evaluacin del control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: 1.- Seleccin del centro de cmputo Debe seleccionarse un centro de cmputo que asegure la obtencin de informacin confiable y oportuna, vigilndose aspectos como: su localizacin, seguridad en el manejo de datos y archivos, organizacin, capacidad instalada y soporte tcnico. 2.- Contrato de servicio. El contrato con el centro de cmputo debe contener los trminos en que el servicio ser prestado. 3.- Control de los datos Es necesario que toda la informacin enviada, ya sea a travs de unidades de proceso directo (terminales), o bien fsicamente se someta a un control que asegure que se incluyen todos los datos, que la informacin transmitida sea correcta que existan archivos de soporte en caso de prdida accidental de informacin y que la informacin se devuelva completa y oportunamente a la empresa una vez procesada. 4.- Personal La relacin con el centro de cmputo, as el envo de la documentacin, recepcin y revisin de la informacin debe estar asignada a persona competente. 5.- Otros controles En general, la empresa que contrate servicios de PED a travs de un centro de cmputo externo, debe asegurarse que dicho centro rena los controles comentados. CONCLUSIONES A) CONCEPTO Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa B.- ANALISIS 1. Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en

forma eficiente. 2. La contabilidad. Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable, al efecto se implantar un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa. 3. Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin. 4. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos, fsicos, administrativos, etc., armonizadas entre s para la mejor consecucin de los objetivos establecidos por la empresa. 5. Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es el de obtener utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc. Cuyo objetivo natural es el de prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. 6. Obtener informacin confiable. Uno de los objetivos del control interno, es la de obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones. 7. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es el de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc. 8. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es el de promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa. 9. Adhesin a su poltica administrativa. Otro objetivo del control interno es facilitar que las reglas establecidas por la administracin, se cumplan eficientemente. C.- ELEMENTOS Los elementos del control interno por seis, a saber: 1. Organizacin 2. Catlogo de cuentas 3. Sistema de contabilidad 4. Estados financieros 5. Presupuestos y pronsticos 6. Entrenamiento de personal En siguientes captulos se estudiarn brevemente cada elemento. D. PRINCIPIOS Los principios del control interno tambin son cinco: 1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro 2. Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin: es decir, en cada operacin de la empresa,

cuando menos debe intervenir dos personas. 3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 4. El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin. 5. La funcin de registro de operaciones ser exclusivo del departamento de contabilidad. E. OBJETVIOS: Los objetivos del control interno son: a) Prevenir fraudes, b) Descubrir robos y malversaciones, c) Obtener informacin administrativa, contable y financiera contable y oportuna, d) Localizar errores administrativos, contable y financieros, e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la empresa, f) Promover la eficiencia del personal, g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc., h) Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin (pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a auditora, etc. F. IMPORTANCIA: Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieros, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catlogo de cuentas eficiente y prctico, deben contar, adems, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros. Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficinas, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos, etc. G. VIGILANCIA Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es necesario su vigilancia peridica y metdica, por parte de: a) Gerente general b) Contralor c) Comisario o Consejo de vigilancia d) Auditores internos e) Auditores externos, etc. Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas, generalmente, en aqullas donde se siguen procedimientos montonos y de rutina, de ah que resulte til, prctico y conveniente su vigilancia y revisin peridica y metdica, para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia. Bibliografa Principios de Auditora Walter B. Meigs/E. John Larsen Robert F. Meigs

Editorial Diana Control Interno por Objetivos y Ciclo de Transacciones y Muestreo Estadstico en Auditora 4. Edicin Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A:C: Auditora Santillana II Juan Ramn Santillana Gonzlez Normas y Procedimientos de Auditora 16 Edicin Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C. Fundamentos de Control Interno Abraham Perdomo Moreno Ecasa

PROPSITO Evaluar el Fundamento de la administracin, mediante la localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de posibles alternativas de solucin. ALCANCE Como puede abarcar una funcin especfica; tambin puede dar un enfoque de sistemas o bien, puede abarcar una unidad o grupo de unidades que formen un organismo social. APLICACIN Corresponde a la Administracin, lo cual obedece a que los principios de sta son generales y aplicables en cualquier organismo social. FUNCIN Realiza el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que los objetivos y polticas preestablecidas se ajusten adecuadamente, as como verificar que los recursos con que cuenta; tcnicos, materiales y humanos sean aprovechados racionalmente. VENTAJAS : Economa en el costo Imparcialidad + Aplicacin actualizada de conocimientos + Crecimientos profesionales con gente de experiencia + Atencin especfica de problemas

PLANEACIN EXAMEN

ETAPAS DEAUDITORIA ADMINISTRATIVA 1

EVALUACIN

PRESENTACIN

CONTRATACIN DEL SERVICIO

SOLICITUD Cuando el cliente realiza la solicitud de un auditor, es por que ste considera que hay alguna falla en la institucin por tanto debe, en la primer entrevista con el auditor expresar sus dudas y consideraciones al respecto para que el auditor pueda a su vez con base en esta informacin considerar los problemas existentes o causas que motivaron al cliente a solicitarlo, y podr considerar: 1. Que el cliente desconoce las causas reales del problema y la forma misma de atenderlo; o: 1. Que el cliente conoce o cree conocer el problema. Esta fase inicial permite que el auditor realice una previa investigacin, la cual le dar la pauta para conocer lo acertado que pueda estar el cliente con lo que l mismo expuso sobre el problema; as mismo, el auditor puede precisar las caractersticas y alcance del problema, lo cual le permitir estimar el tiempo necesario para su solucin y el presupuesto del mismo.

CONTRATACIN En esta fase, el auditor debe presentar una carta al cliente, en la cual estipular entre otras cosas lo acordado con el cliente para que posteriormente no se presente algn malentendido, adems de que debe contener: + Mencin de los antecedentes de contratacin del servicio < Objetivos del trabajo + Alcance + Especificaciones sobre el tipo de colaboracin + Medios que la empresa se obliga a prestar para la ejecucin del trabajo + Personal que utilizar y su categora + Tiempo probable para su ejecucin + Honorarios por devengar y forma de pago + Fecha de iniciacin de los trabajos + Periodicidad y tipo de informacin que debe formularse, con relacin a los trabajos que se efecten + Forma de cmo el cliente cubrir los gastos especficos que el auditor se vea precisado a realizar y

los cuales no quedaron incluidos en la relacin de honorarios

ESTIPULACIN DE HONORARIOS Esto es algo fundamental y un tanto delicado, ya que habra que estipular el tiempo real para realizar el trabajo; esto se puede hacer a travs de tres formas de cobrar dichos honorarios, considerando siempre que es a final de cuentas la fuente de ingresos para el sostenimiento del despacho mismo; as mismo, se debe establecer la forma de cobrar dichos honorarios. HONORARIOS FIJOS Este se realiza tomando en cuenta el tiempo en que se estima que se llevar a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar; generalmente se determina multiplicando el costo real por tres, de lo cual se considera: un tercio correspondiente al costo, otro tercio al pago de los gastos de oficina y el tercio restante a las utilidades. Este mtodo tiene la ventaja de que el cliente conoce desde un inicio el monto total a pagar por el servicio recibido, as como el auditor conoce e monto de su ingreso; sin embargo, tiene la desventaja de que es sumamente difcil prever el tiempo real a emplear para el trabajo, lo cual puede ocasionar que se realice en un tiempo mayor del estimado y esto implica gastos extra par ale auditor.

HONORARIOS VARIABLES En este mtodo, los honorarios van con relacin al trabajo ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado, lo cual no representa presin alguna para el auditor en cuanto al tiempo para su realizacin; sin embargo, presenta la desventaja de que al momento de presentar el importe del trabajo realizado, el cliente no tenga el suficiente efectivo para realizar el pago o simplemente se le haga demasiado elevado el costo y por tanto se niegue a pagar. El importe de los honorarios se determina con el tiempo empleado, y el costo del personal que llev a cabo el trabajo multiplicado por tres.

HONORARIOS CON BASE EN IGUALA Los honorarios con base en iguala se determinan considerando el tiempo que se estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a efectuar, dividiendo el importe que se determine en forma total entre los perodos en que va a ser cubierta la iguala. Esto es, que el auditor acepta el pago de sus honorarios por perodos determinados, lo cual conviene al mismo cliente el desembolso de estas cantidades en forma predeterminada.

NORMAS DE TICA PROFESIONAL QUE SE DEBEN TENER PRESENTES EN TRABAJOS DE AUDITORIA

CAPACIDAD Cuando el auditor decide responsabilizarse por algn trabajo Debe estar consciente de que posee la capacidad suficiente para dicha realizacin, as como del personal mismo que estar apoyndolo en la auditoria, sobre todo si por algn motivo debe ausentarse. INDEPENDENCIA El auditor durante la realizacin de su trabajo, debe actuar con entera libertad, sin influencias de persona alguna, ya sea que sta haya contratado sus servicios o cualquier otra persona que tenga alguna relacin con la empresa en la que se realiza la auditoria. EQUIDAD Esto es, que de alguna manera las opiniones o consejos que el auditor emitir, no efecten los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la empresa misma que lo contrat.

SELECCIN DE CLIENTES El auditor aceptar aquellos clientes cuya finalidad no se oponga a los lineamientos que lo forman como profesionista y tica sobre la cual se desarrolla profesionalmente, asimismo, rechazar a los que considere deshonestos y a los que l mismo considere no ser de utilidad de acuerdo a los intereses del cliente.

SECRETO PROFESIONAL El auditor esta obligado a callar toda aquella informacin a la cual tuvo acceso y por tanto conoci con relacin a la empresa para la cual trabajo. HONORARIOS + Se deben estimar en relacin directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoracin del servicio. + Las retribuciones del auditor deben ser justas, de forma tal que le permitan cubrir las necesidades de l y sus colaboradores + No debe reducir costos para disminuir los honorarios, ya que simultneamente decrementara la calidad del servicio mismo. + No intentar obtener preferencia alguna a travs del otorgamiento de ddivas o gratificaciones, para la obtencin del contrato. + En ningn caso deber disminuir la calidad y caractersticas del servicio, ni prolongar el tiempo y alcance de los trabajos contratados en prejuicio del cliente.

DIFUSIN DEL SERVICIO Un trabajo con calidad y eficiencia, es sin duda alguna el mejor medio de difusin, dado que el cliente estar satisfecho de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos. Es conveniente adems, que para la difusin de dichos servicios, el auditor asista y participe en conferencias, seminarios, mesas redondas, as como colaborar en publicaciones de carcter tcnico como artculos de fondo, con el objeto de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad.

CARACTERSTICAS DEL AUDITOR

IMAGINACIN La imaginacin es una de las caractersticas de todas las personas, pero hay quienes la desarrollan ms; por tanto, el auditor debe ser lo suficientemente imaginativo para poder idear, crear, apreciar y resolver situaciones determinadas proporcionando soluciones eficaces. INTELIGENCIA Cuando el auditor esta dotado de inteligencia, podr razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas existentes y discernir sobre ellos con acierto. CRITERIO El auditor debe tener la facultad de discernir y formar juicios con lgica y sentido comn, a fin de encontrar soluciones prcticas y sencillas. INICIATIVA Es la accin oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. RESPONSABILIDAD El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo profesional, condicin que lo obliga a aceptar solamente aquellos trabajos para los cuales est capacitado. TRATO Es la forma en como el auditor debe conversar, comunicar y tratar a las personas, lo cual implica obtener xito en los trabajos.

PAPELES DE TRABAJO

Son los documentos en los cuales se plasman los resultados de anlisis e investigaciones, y los cuales tienen como objeto normar el criterio del auditor sobre determinado asunto. Dichos documentos son propiedad del auditor y representan un apoyo para formar sus juicios; stos, revisten caractersticas especiales debido a la diversidad de las reas que abarcan sus servicios. Dentro de la importancia de dichos documentos tenemos que: 1. Constituyen una prueba del trabajo realizado. 2. Son el punto de apoyo para emitir las recomendaciones que considere necesarias. 1. Son fuente de informacin, a la que puede recurrir en el momento que lo crea necesario. 1. Son memorias de experiencia.

PROGRAMAS DE TRABAJO Estos consisten en la presentacin en forma escrita de los pasos ordenados lgicamente del trabajo a realizar en un perodo dado, lo cual nos permite determinar la fecha de inicio y la de terminacin del trabajo; deben de quedar enlistados todos los trabajos que se han de realizar para el logro de los objetivos propuestos. Encontramos como ventajas: + Seguir un orden en la ejecucin de los trabajos. + Conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar. + Conocer discrepancias entre el tiempo estimado y el real + Imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando existan diferencias de consideracin en plazos fijados y volmenes de ejecucin. e Apreciar que las labores asignadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en caso contraro responsabilidades.

Considerar situaciones imprevistas y tomar decisiones al respecto

PROGRAMA DE TRABAJO

ETAPAS PRIMERA PLANEACIN SEGUNDA EXAMEN TERCERA EVALUACIN CUARTA PRESENTACIN

PRIMERA ETAPA PLANEACIN a) Definicin del estudio a desarrollar b) Diagnstico administrativo: Elaboracin del programa de diagnstico Aprobacin del programa e Desarrollo del diagnstico c) Definicin del objetivo. d) Alcance especfico de la auditoria. e) Determinacin del personal necesario. f) Programacin del tiempo estimado. g) Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar. h) Aprobacin del programa de auditoria.

SEGUNDA ETAPA

EXAMEN a) Entrevista con los responsables de:_________________________ con objeto de indicarles el seguimiento a la atencin de las reas de problemtica relevante. b) Aplicacin de tcnicas de Auditora Administrativa.

c) Captacin de documentacin necesaria. d) Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. e) Captacin de opiniones y sugerencias.

TERCERA ETAPA EVALUACIN a) Anlisis y evaluacin de la informacin captada. b) Jerarquizacin de observaciones. c) Planteamiento de las recomendaciones. d) Discusin de las observaciones.

CUARTA ETAPA PRESENTACIN a) Elaboracin del informe final. b) Presentacin del informe al director general y subdirector de auditoria. c) Presentacin del informe a los responsables de la unidad auditada.

PLANEACIN Es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas en los programas. Su finalidad consiste en poder prever anticipadamente a la accin, y todos aquellos factores que se requieren. Los puntos a considerar en la planeacin son: + Caractersticas particulares de la empresa. + Finalidad de los trabajos. + Secuencia de su desarrollo. + Estimacin de tiempos. + Determinacin del personal que intervenga. + Determinacin de las tcnicas que se utilizarn. + Determinacin de medios materiales.

+ Determinacin del apoyo que el organismo social proporcione. Para la elaboracin de los programas especficos de auditoria es necesario antes que nada, recabar informacin y recopilar documentos para tener un conocimiento amplio de lo que se va auditar. Despus de la investigacin preliminar y ya adquiridos los conocimientos sobre la unidad a auditar, se proceden a realizar un anlisis de la documentacin e informacin recabada para identificar las reas problemticas.

El programa se elabora con base en la informacin obtenida, lo cual nos permitir establecer los puntos que sern tratados; ya definido el problema y el alcance que tendr la auditoria de acuerdo al programa establecido, se proceden a considerar el personal que se emplear, el cual debe estar plenamente capacitado para este trabajo, siendo requisitos elementales con los cuales deben contar: + Diseo de sistemas y procedimientos. + Anlisis de puestos. + Organizacin y mtodos. + Manejo y control de proyectos. + Tcnicas de investigacin.

Antes De Iniciar La Auditoria Se Disearn Los Instrumentos A Utilizar As Como Las Tcnicas, Las Cuales Sern Principalmente: ~ Organigramas Diagramas de proceso de flujo Grficas de Gantt Redes de actividades ~ Estadistcas __ Anlisis de tiempos y movimientos ~ Muestreo y pruebas selectivas ~ Rendimiento de trabajo ~ Anlisis de condiciones de trabajo ~ Anlisis de la demanda _ Anlisis factorial

- Papeles de trabajo ~ Anlisis de productividad del trabajo Anlisis de capacidad instalada, entre otras.

EXAMEN Es la etapa en donde se inicia la auditoria y en donde se deben de aplicar las tcnicas de investigacin, para la obtencin de informacin necesaria para poder as realizar el diagnstico pertinente. Adems, se debe conocer si el director tiene inters por que se revise especficamente alguna rea en especial de la empresa. Se pone en marcha la ejecucin del programa de trabajo as como, el planteamiento del objetivo, alcance y personal que se emplear.

TCNICAS DE INVESTIGACIN Su objetivo consiste en encontrar los elementos necesarios y precisos para que el auditor se pueda formar un juicio sobre los problemas referentes al caso que se atiende. El propsito fundamental, es conocer la problemtica que existe de fondo, sin tener informacin vaga que dificulte el anlisis. Dentro de las tcnicas que son ms empleadas tenemos; Encuestas Cuestionarios e Entrevistas Estilos Tcnicas Interpretacin de documentos Verificacin Observacin

ENCUESTA Se puede aplicar en forma combinada, adems de que permite captar la informacin planteada del rea a auditor; se puede realizar a travs de: a> Cuestionarios b> Entrevista a> grficas Estos nos permiten obtener informacin a travs de una serie de preguntas, adems de que nos ayuda a ahorrar tiempo en el desarrollo de la investigacin, dado que puede ser contestado

simultneamente por varias personas; de la ventaja que ofrece, tenemos que: + Elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes. + Se obtiene informacin especfica de cada caso. + Se incluyen todas las preguntas de inters tal, que permitan capacitarse al auditor para poder formular sus conclusiones. Los cuestionarios a su vez se clasifican en:

Cuestionarios con respuesta abierta Este tipo de cuestionarios permite al interrogado ampliarse en sus respuestas con suma libertad, lo que proporciona al auditor ideas sobre las aptitudes de los interrogados.

Cuestionario con respuesta cerrada Slo se le permite al interrogado contestar afirmativamente o negativamente; sin embargo, al estructurar la pregunta es de suma importancia que sta se enfoque a lo que realmente se desea saber.

Cuestionario con respuesta selectiva El interrogado puede elegir una de entre varias alternativas, lo cual permite tener una apreciacin de acuerdo con los ndices mayoritarios. La informacin que se ha de obtener de los cuestionarios deber en medida que se verifique; por tanto, los cuestionarios pueden ser: + Cuestionario general de auditoria + Cuestionario funcional + Cuestionario de anlisis de las condiciones de trabajo + Cuestionarios de anlisis de procedimientos + Cuestionarios de anlisis de formas

b) Entrevista ser confiable Esta tcnica nos permite obtener informacin a travs de conversaciones con las personas que de alguna manera tienen relacin con lo que se investiga: para tal efecto; + La presentacin debe inspirar confianza

+ Se debe actuar sencillamente + La conversacin se debe encaminar a lograr la informacin deseada + La conversacin se debe desarrollar en funcin de la cultura y/o preparacin de la persona con quien se trata + Se deben hacer aclaraciones para poder satisfacer las dudas existentes La entrevista se puede realizar en forma individual o en forma general; sin embargo, aunque la general nos aporta ahorro en cuanto a tiempo y costo, no nos permite tener acercamiento con las personas por tanto, las respuestas pueden ser superficiales. Es adems indispensable que la persona que aplique la tcnica de la entrevista, sepa manejarla y tener amplio conocimiento de la misma, y de los rasgos de la personalidad.

RASG0S DE LA PERSONALIDAD TIMIDO EMBUSTERO MANIPULADOR AGRESIVO Introvertido Manitico Egocntrico Autosuficiente Sentimental Simulador Vengativo Extrovertido Inseguro Mentiroso Poltico Sarcstico Sugestionable Farsante Excntrico Sociable Depresivo Creativo Impulsivo Desconfiado Flexible Seguro Mediocre Lder Seguro Sumiso Inestable

Son stos los rasgos que deben conocer e identificar al momento que se realiza la investigacin, ya que debemos considerar que se debe tratar de manera distinta a todos y cada uno de los entrevistados y sobre todo, si ya hemos identificado sus rasgos.

TCNICAS DE LA ENTREVISTA Rapport Que se le otorga al escucharle. Se inicia la entrevista dejando a la persona que hable con soltura y time confianza en el inters Eco Se dirige al entrevistado a introducimos ms en el tema a travs de la repeticin de la ltima palabra que ste pronuncie. Silencio Se guarda silencio an cuando el entrevistado ha terminado de hablar, lo cual lo insta a que comente algo ms. Confrontacin Se emplean sobre todo en personas que son muy dadas a exageraciones, por tanto se debe probar lo

que argumentan tan exageradamente. Preguntas proyectadas Se brinda la oportunidad de expresarse con libertad al referirse en su conversacin en el sentido de terceras personas. Preguntas situacionales. El entrevistado dar su respuesta de una situacin hipottica en la cual l se colocara. Uso del agrado Se apoya lo que el entrevistado dice a travs de gesticulaciones aprobatorias. Uso del desagrado Se emplea sobre todo para medir la seguridad de lo que dice el entrevistado. Presin emocional Nos permite medir el grado de control emocional a travs de la presin que se ejerce en lo que dice el entrevistado. Presin de tiempo: Se le indica al entrevistado el tiempo que tiene para exponer sus opiniones y respuestas.

ESTILOS PARA ENTREVISTAR Entrevista de una persona tmida Se apoya al entrevistado con preguntas sencillas y concretas, de manera tal que se forme un ambiente de seguridad, hasta que el entrevistado sienta confianza con el auditor. Entrevista de una persona embustera Para entrevistar a este tipo de personas se emplea la entrevista de confrontacin, dado que stas tienden a exagerar la informacin que estn proporcionando; as mismo, es recomendable comprobarla con su jefe inmediato. Para entrevistar a un manipulador Estas personas tienden a adular demasiado al que realiza la entrevista, motivo por el cual el auditor no debe perder de vista tal intencin y sobre todo, estar completamente consciente de la finalidad de dicha entrevista. Entrevista con una persona agresiva Se debe permitir que sea el entrevistado el que inicie el Rapport de una forma breve, al mismo

tiempo que se le orienta el sentido de la conversacin hacia el tema que s esta investigando. INTERPRETACIN DE DOCUMENTOS Para poder realizar sta tcnica, es necesario que el auditor tenga acceso a toda la informacin que juzgue pertinente para analizar la situacin de la empresa; para este efecto, los directivos de la empresa deben proporcionarle o facultarlo para obtener dicha informacin: a continuacin, se estudian dichos documentos y se evala en funcin a lo que se investiga. VERIFICACIN Es la comprobacin de que se lleven a cabo los objetivos y polticas, as como los procedimientos preestablecidos. OBSERVACIN En esta tcnica slo se observara el desarrollo de las operaciones de determinada rea, a fin de obtener informacin de la misma. DATOS CONCENTRACIN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIN Se realiza una recopilacin de toda la informacin obtenida durante el proceso de investigacin; ya fuese oral o escrito, y se procede a clasificarlos. CLASIFICACIN DE LOS DATOS OBTENIDOS Se deben agrupar de manera tal que faciliten el proceso de evaluacin de resultados. EVALUACIN DE LOS RESULTADOS Se deben analizar de tal manera, que se pueda evaluar la situacin de mayor problemtica y sus posibles soluciones. DETERMINACIN DE LA SOLUCIN La capacidad y experiencia del auditor dar la pauta para establecer la solucin, dado que no existe regla alguna que seale el procedimiento para determinar la solucin misma; sin embargo, se deben considerar para la decisin final los siguientes factores: Utilidad que reporta al cliente; sta debe ser real y efectiva Sujecin a los objetivos y polticas establecidas; la solucin debe encontrarse dentro de los lineamientos de los objetivos y polticas de la empresa ~ Requerimientos del cliente; la solucin debe satisfacer las necesidades del cliente ~ Recursos disponibles; se deben considerar los recursos de la empresa para llevar a la prctica las soluciones. ~ Costos de ejecucin; que el costo del seguimiento del programa de recomendaciones sea de beneficio a la empresa. Riesgos probables; los factores que influyan para el incumplimiento de las recomendaciones ~ Posibilidad de control; las alternativas de solucin deben ser de fcil control

~ Tiempo de realizacin, desarrollo de la empresa, condiciones legales y derechos ~ humanos entre otros. Se deben considerar todos los factores que implican el medio ambiente de la empresa para poder as determinar una solucin viable. Es de considerar que la Auditoria debe realizar sus evaluaciones tratando de ser siempre objetiva y concreta, adems de considerar para tales efectos las funciones de la administracin, tales como:

PLANEACIN <. Objetivos Polticas + Planes + Programas

ORGANIZACION + Estructura orgnica + Funciones + Niveles de autoridad y responsabilidad + Manual de organizacin

INTEGRACIN + Elemento humano + Recursos materiales + Recursos tcnicos : Recursos financieros

DIRECCIN <. Supervisin :~ Comunicacin y coordinacin :~ Delegacin

CONTROL :~ Registros y controles operativos ;~ Medidas de control que aseguren los resultados :~ Sistemas y procedimientos administrativos + Manual de operaciones

GUIA DE EVALUACIN

OBJETIVO: Contar con los lineamientos que orienten y uniformen el mtodo a seguir durante la evaluacin de los resultados obtenidos en la prctica de la auditoria. Tambin se puede contar con la determinacin anticipada de criterios, que permitirn evaluar las auditorias practicadas, y obtener un resumen particular por cada unidad que forma un organismo social, mediante el empleo de la tabla de puntuacin de los diferentes elementos que evalan la eficiencia administrativa. CRITERIOS PARA SU APLICACIN La evaluacin se fundamenta en cuatro elementos, que a su vez se subdividen en subelementos:

PLANEACIN :~ Planes de trabajo; evaluacin de las disposiciones ordenadas para trabajar en equipo, en cuanto a la accin de cumplir con los objetivos. <e Objetivos; se evala el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo con que cuenta la unidad para la determinacin de resultados <. Polticas; evaluacin de las polticas establecidas previamente para el logro los objetivos estipulados en los programas, comprobando y determinando porcentaje de funcionalidad ORGANIZACIN Del 4:. Estructura orgnicas y funcional; evaluacin del sistema de organizacin de la unidad, as como la forma en que se consideran las jerarquas, funciones, obligaciones y responsabilidades que se requieren para mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los planes y programas de trabajo establecidos. .. Manual de organizacin; se evala la vigencia del manual contra el funcionamiento real de la unidad u organismo, o bien, si su contenido comprende objetivos, polticas, estructura orgnica, organigrama funcional y funciones especificas. e.. Aprovechamiento de recursos humanos; evaluacin del aprovechamiento de los recursos humanos de que dispone la unidad, considerando la seleccin de personal, la capacitacin, el desarrollo, la calificacin de la actuacin, los registros de personal, los planes de incentivos y de sueldos y salarios. <e Utilizacin y racionalizacin de recursos materiales; de los recursos materiales de que dispone la empresa. DIRECCIN se evaluar la asignacin y utilizacin

+ Delegacin; evaluacin del equilibrio prevaleciente entre las funciones conferidas y la autoridad asignada con que cuenta la unidad u organismo, para el cumplimiento de los programas. + Comunicacin: se evaluar la efectividad de los medios formales de la comunicacin de la unidad, as como la habilidad para comunicarse con el personal a travs de la aplicacin de los medios apropiados, los cuales pueden ser orales ( rdenes e instrucciones), escritos) reportes, informes, oficios, etc.), audiovisuales (transparencias, acetatos, peliculas, etc.) + Supervisin; evaluacin de la capacidad que tiene el personal para supervisar con mando de la organizacin o unidad, as como la medida en que organizan y dirigen el trabajo de equipo que se requiere para alcanzar las metas de productividad fijadas. CONTROL + Sistemas u procedimientos administrativos; evaluacin de la funcionalidad de todos aquellos sistemas y procedimientos que se llevan a cabo en la unidad u organismo, considerando los formatos, los reportes y, en general, todos los documentos que intervengan en la captura de informacin + Manual de operacin; se evala la eficacia de los manuales de operacin que normen las actividades de la unidad u organismo en cuanto a procedimiento se refiere. Medicin de resultados; evaluacin de las medidas de control que determinen el grado de avance de los programas, subprogramas y proyectos, as como los instrumentos que controlen el desarrollo operativo de la unidad. Despus de definir los elementos y subelementos, se estructura una tabla con cinco grados de amplitud por cada elemento, y con un intervalo de cinco puntos estndar por cada grado, los cuales integran, en su conjunto el 100% de los elementos empleados para la evaluacin, los cuales estn representados de forma equitativa en un 25% por cada elemento. Los parmetros para la evaluacin estn dados de la forma siguiente:

PARA LA PLANEACIN, DIRECCIN Y CONTROL Evaluacin Puntuacin Grado Carencia 0 Deficiente o inadecuado De 5 a 15 II Elemental o mnimo De 16a30 III Adecuado o aceptable De 31 a45 IV Optimo o excelente De 46 a60 V PARA LA ORGANIZACIN Evaluacin Puntuacin Grado Carencia o I Deficiente o inadecuado De 5 a 20 II Elemental o mnimo De 21 a40 III Adecuado o aceptable De 41 a60 IV Optimo o excelente De6l a80 V I

TABLA DE PUNTUACIN ELEMENTOS Y SUBELEMENTOS GRADOS PLANEACIN I II III IV V Planes de trabajo o 5 10 15 20 Objetivos o 5 lo 15 20 Polticas o 5 lo 15 20 Total O 15 30 45 60 ORGANIZACIN Estructura orgnica y funcional o 5 10 15 20 Manual de organizacin o 5 10 15 20 Aprovechamiento de recursos o 5 10 15 20 humanos Utilizacin y racionalizacin de o 5 l0 15 20 recursos materiales Total o 20 40 60 80 DIRECCIN Delegacin o 5 10 15 20 Comunicacin o 5 10 15 20 Supervisin o 5 10 15 20 Total o 15 30 45 60 CONTROL Sistemas y procedimientos o 5 10 15 20 administrativos Manuales de operacin o 5 10 15 20 Medicin de resultados o 5 l0 15 20 Total O 15 30 45 60 INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACIN OBJETIVO Concentrar los resultados obtenidos de la evaluacin de la auditoria practicada por unidad u organismo.

ALCANCE Todas las unidades que forman un organismo social RESPONSABLES Subdirector de auditoria Jefe del departamento de Auditoria Administrativa PROCEDIMIENTO Unidad auditada; especificar el nombre de la unidad Departamento; nombre del departamento al que se evaluar

 Fecha; dia, mes y ao de la elaboracin de la hoja de evaluacin Elemento; segn la tabla de puntuaciones se anotar el elemento correspondiente Subelemento; Precisar el subelemento que se evala Grado; anotacin de la ponderacin del subelemento . puntos; asignacin de valores numricos de acuerdo al resultado obtenido en la evaluacin Argumentos para calificar; descripcin de la justificacin de la calificacin Valuada por; nombre del personal participante en la evaluacin

EL INFORME Es la narracin escrita o verbal sobre resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentacin debe causar el impacto de profesionalismo, calidad y confianza dada su importancia. PRESENTACION Y CONTENIDO * Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa * Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la accin correspondiente * Debe ser escrito con limpieza y papel adecuado * Se debe acompaar de todos aquellos documentos formulados como resultado del trabajo, tales como; grficas, instructivos, formas, etc.. INFORME ORDINARIO Se formulan en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente, y pueden ser: Peridicos; son los que se formulan conteniendo informacin sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso con objeto de enterar a la direccin de los trabajos y avances de stos. Finales; son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditoria; deben contener las sugerencias de la solucin del caso encomendado. Circunstanciales; se originan por su condicin especial de la necesidad de hacer del conocimiento del cliente, aquellas situaciones imperiosas surgidas durante el proceso de investigacin. De acuerdo a su presentacin, los informes se pueden clasificar en: Narrativo aquel que cita en forma detallada y cronolgica el trabajo efectuado con precisin de datos y circunstancias. Importanda se detallan por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que quede en condiciones de interpretar fcilmente su contenido. Extractado presenta de antemano una sntesis de cada tema, para posteriormente explicarlo detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rpido conocimiento de las alternativas y problemas.

INFORME FINAL Es un documento donde se asientan, fidedignamente, todas las anomalas e irregularidades detectadas durante la prctica de la auditoria, as como las recomendaciones y sugerencias de la informacin de la problemtica. Los elementos que componen el cuerpo del informe de la auditoria administrativa son: Condiciones generales; objetivo y magnitud de la auditoria; esto es, citar los estudios especficos que se realizaron en forma adicional. Observaciones relevantes; se especifican las observaciones ms trascendentales en el mbito de resultados detectados, y se estipularn jerrquicamente, de acuerdo a su importancia.

Observaciones detalladas; exposicin de la problemtica encontrada en cada rea especifica. Recomendaciones: formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posibles soluciones a la problemtica detectada. Se debe considerar siempre la Factibilidad de su desarrollo Comentarios; asuntos tratados con los responsables del organismo, y cada una de las reas. Anexos; todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo manifestado en el cuerpo del informe, o confirmar alguna aseveracin.

PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Elaboracin del programa de auditoria ~ Revisin y autorizacin del programa ~ Ordenacin de la formulacin de los programas de trabajo ~ Elaboracin de los programas de trabajo ~ Aprobacin del programa ~ Revisin del programa y autorizacin para la intervencin ~ Se giran instrucciones para que proceda la intervencin ~ Se presenta con el responsable de la unidad a auditar ~ Establecimiento de las bases que regirn la auditoria ~ Elaboracin del control de entrevistas ~ Se aplica el cuestionario general de auditoria ~ Prctica de anlisis funcional ~ Se practica el anlisis operacional ~ Anlisis de la productividad del trabajo ~ Anlisis de la demanda de los servicios que presta la unidad ~ Anlisis de las condiciones de trabajo

~ S prctica un anlisis de la actitud del personal hacia el trabajo ~ Revisin del avance obtenido a la fecha de los programas de trabajo ~ Revisin del marco normativo ~ Integracin de las carpetas de los papeles de trabajo ~ Se formula una relacin de las observaciones ms relevantes ~ Coordinacin de los trabajos tendientes a evaluar la informacin captada en la etapa de examen ~ Se comenta la relacin de observaciones con el responsable de la unidad ~ Elaboracin de las hojas de evaluacin ~ Elaboracin del informe de auditoria ~ Revisin del informe ~ Aprobacin del informe ~ Se revisa y autoriza a comentar con el responsable de la unidad auditada ~ Se comenta el informe con el responsable de la unidad