MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRNICA ENTIDAD CONTRATANTE

MANUAL SUBASTA INVERSA ELECTRNICA ENTIDADES CONTRATANTES

ERO 2011

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SUBASTA INVERSA ELECTRNICA NDICE 1. 1.1 1.2 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4. 5. 5.1 5.2 Introduccin ..... Objetivos ... Caractersticas .... Aplicacin de mrgenes de preferencia.. Fase de preparacin.. Plan Anual de Contratacin (PAC).. Estudios... Presupuesto Pliegos.. Comisin Tcnica Ingreso al sistema transaccional del Portal.. Fase precontractual.. Cuadro de etapas y tiempos Creacin del proceso de contratacin Paso 1. Informacin bsica Paso 2. Seleccin de producto.. Paso 3. Plazos y fechas. Paso 4 Anexos.. 5.3 Bsqueda de procesos. 5.4 Invitaciones.. 5.4.1 Ver Proveedores invitados.. 5.4.2 Autoinvitacin .. 5.5 Etapas del procedimiento . 5.5.1 Etapa: Preguntas, respuestas y aclaraciones 5.5.2 Etapa: Entrega de Propuesta Tcnica.. 5.5.3 Etapa: Convalidacin de Errores de Forma 5.5.4 Etapa: Calificacin de propuestas tcnicas 5.5.5 Etapa: Negociacin 5.5.6 Etapa: Puja 5.5.7 Etapa: Adjudicacin 6. Fase contractual .. 6.1 Firma del contrato .. 6.2 Ejecucin del contrato .. 6.3 Acta de Entrega-Recepcin definitiva: Finalizacin 7. Anexos de etapas y tiempos ... 8. Glosario 3 3 3 4 6 6 6 7 7 10 10 11 12

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SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

1:

Introduccin

La LOSNCP, en el Ttulo III de procedimientos de contratacin, seala en el captulo II los procedimientos dinmicos, estableciendo dos tipos: la compra por catlogo y la subasta inversa. En el caso de la Subasta inversa, la LOSNCP, en el artculo 43, crea dos opciones, mediante acto pblico o por medios electrnicos a travs del portal de COMPRASPUBLICAS. Pero tambin la LOSNCP seala, en el artculo 28, que los procedimientos establecidos en esta Ley, se tramitarn preferentemente utilizando herramientas informticas, de acuerdo a lo sealado en el Reglamento de esta Ley. Es as que en el Reglamento General de la LOSNCP se ha desarrollado la herramienta de Subasta Inversa Electrnica, objeto del presente manual. 1.1 Objetivos

La Subasta inversa electrnica persigue contratar bienes o servicios normalizados, mediante la subasta que la entidad contratante hace entre los proveedores cuyas ofertas cumplen los requerimientos tcnicos indicados en los pliegos del proceso de contratacin y por lo cual han sido calificadas. Dicha subasta comprende la puja del precio ofertado que realizan los proveedores de las ofertas calificados a travs del portal www.compraspublicas.gov.ec, y como quienes realizan la subasta con el objetivo de vender, se realiza una puja del precio ofertado hacia la baja, tal como lo seala el artculo 47 de la LOSNCP. De esta manera se obtiene una oferta competitiva, optimizndose los recursos pblicos que administra la Entidad Contratante, pues la puja mencionada le permite alcanzar ahorros respecto a los precios referenciales, y aprovechar as mejores condiciones de mercado. 1.2 Caractersticas

La Subasta inversa electrnica se aplica cuando hay dos o ms ofertas que hayan sido calificadas por la Entidad Contratante, y cuyos proveedores hayan subido a travs del portal www.compraspublicas.gov.ec la oferta econmica inicial. Durante la puja, los proveedores participantes deben subir sus ofertas econmicas, teniendo en cuenta dos aspectos bsicos: a) El valor de la oferta econmica inicial debe ser menor al presupuesto referencial, no importa en qu monto. b) Durante la puja, los valores de las ofertas que suban los proveedores participantes, respecto a la oferta anterior, deben respetar dos reglas bsicas: i. Descuento mnimo: deben ser menores en al menos el porcentaje de la variacin mnima de la oferta durante la puja, dato que est en los pliegos y en la Informacin del proceso de contratacin que encuentra en el Portal. Descuento mximo: el valor no puede ser superior al 50% respecto a la oferta anterior.

ii.

En ambos casos, el sistema no le permite subir un valor que no cumpla con estas dos reglas. Una vez terminada la puja, el sistema le presenta un Resumen de lo ocurrido durante la Subasta, en particular respecto a la misma puja, y ordena a los proveedores de acuerdo a los precios ofertados, si no se ha aplicado

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mrgenes de preferencia, o de acuerdo a los precios de comparacin para el caso que se haya aplicado los mrgenes de preferencia. Con la informacin que genera el sistema, la Entidad Contratante elaborar un informe que ser puesto a consideracin de la mxima autoridad, en funcin de lo cual sta adjudicar o no el proceso. Si hubo una sola oferta econmica inicial, bien sea porque hubo una sola oferta calificada o porque entre varias ofertas calificadas, un solo proveedor envi la oferta econmica inicial, la Entidad Contratante debe cumplir la etapa de Negociacin, en funcin de lo cual el proveedor podr realizar una oferta final, que deber subir al portal y cuyo monto debe ser inferior en al menos el 5% del presupuesto referencial para tener la opcin de que la Entidad Contratante le adjudique, pues caso contrario, deber declarar desierto dicho proceso.

2:

Aplicacin de Mrgenes de preferencia

La LOSNCP establece en el artculo 25 que los pliegos contendrn criterios de valoracin que incentiven y promuevan la participacin local y nacional, mediante un margen de preferencia para los proveedores de obras, bienes y servicios, de acuerdo a los parmetros determinados por el Ministerio de Industrias y Competitividad. En los pliegos de Subasta inversa electrnica, clausula 4.6 Preferencia, se detalla la aplicacin de los mrgenes de preferencia para Produccin Nacional y Mipymes. Como parte integrante de la oferta tcnica, se incluir los formularios No. 6 y 6-A denominado Declaracin de agregado nacional, en el cual se indicar el porcentaje de agregado nacional del bien o servicio a ofertar, cuya informacin servir al sistema para evaluar el origen del bien o servicio objeto de la contratacin, de acuerdo a los siguientes parmetros. Origen nacional de un bien: cuando el bien ofertado incorpore el 40% o ms de valor agregado nacional. Origen nacional de un servicio: si el oferente es una persona natural o jurdica domiciliada en el pas, y ms del 60% de su oferta represente el costo de la mano de obra, materias primas e insumos nacionales. La informacin referente al tamao de la empresa para la aplicacin de las mrgenes de preferencia, con relacin a micro, pequeas y medianas empresas, ser tomada de la informacin que consta en el Registro nico de Proveedores RUP, de acuerdo a lo previsto en el artculo 16 del Reglamento General de la LOSNCP. Los oferentes debern completar el cuadro del Anexo 6-A para sustentar la informacin proporcionada de agregado nacional que incorpora el producto ofertado, de acuerdo a lo establecido en la Resolucin No. 44 del INCOP. Para el caso de bienes: En funcin de lo establecido en el Modelo de pliegos, en la Seccin III Condiciones Generales, numeral 3.1, segundo inciso, si la subasta se realiza entre proveedores de bienes de origen nacional se establecern los mrgenes de preferencia con relacin al tamao del proveedor, de acuerdo con el cuadro No. 1. TIPO DE PROVEEDOR QUE OFERTA MEDIANO MYPE MARGEN DE PREFERENCIA (respecto a proveedor) 5% (Grande) 5% (Mediano) 10% (Grande) Cuadro No.1 Mrgenes de preferencia para bienes de origen nacional

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Estos mrgenes de preferencia no son aplicables en el caso de que participen nicamente ofertas de bienes que no se consideren de origen nacional. Para el caso de servicios: Se aplicarn los mrgenes de preferencia referente al origen del servicio y el tamao del proveedor, detallados en el cuadro No. 2 que se indica a continuacin.

ORIGEN DEL SERVICIO EXTRANJERO NACIONAL NACIONAL NACIONAL

MRGENES DE PREFERENCIA, RESPECTO A ORIGEN DEL SERVICIO OFERTADO NACIONAL (tamao del EXTRANJERO proveedor) --GRANDE 10 % -MEDIANO 15 % 5% (GRANDE) MYPE 20 % 5% (MEDIANO) 10% (GRANDE) Cuadro No.2 Mrgenes de preferencia para servicios TAMAO DEL PROVEEDOR

Los mrgenes de preferencia indicados en los Cuadros No. 1 y 2, sern aplicados automticamente por el sistema informtico a cada uno de los valores ofertados durante la puja, calculando as los precios comparativos en base a los cuales el sistema establecer el orden de prelacin de las ofertas al que se llega como resultado de la puja.

3:

Fase de Preparacin de Proceso

El SNCP establece en el Ttulo III, de los procedimientos de contratacin, el captulo I, Normas comunes a todos los procedimientos de contratacin pblica, entre las cuales se destacan las que conforman la fase de preparacin del proceso de contratacin. 3.1 Plan Anual de Contratacin

La LOSNCP dispone en el artculo 22 que las entidades contratantes formularn el Plan Anual de Contratacin (PAC) con el presupuesto correspondiente, el que deber ser publicado obligatoriamente en el portal COMPRASPUBLICAS dentro de los 15 das del mes de enero de cada ao, y de acuerdo a la regulacin dada por el reglamento General. Es decir que el primer paso que debe seguir la contratacin del bien o servicio normalizado, a realizarse a travs de la Subasta inversa electrnica, es la de incluirlo oportunamente en el PAC.

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3.2

Estudios

La LOSNCP dispone en el artculo 23 que antes de iniciar un procedimiento precontractual, de acuerdo a la naturaleza de la contratacin, la entidad deber contar con los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la entidad. 3.3 Presupuesto

En el artculo 23 de la LOSNCP, se establece que las entidades previamente a la convocatoria, debern certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin, aspecto que es resaltado en el artculo 27 del Reglamento General de la LOSNCP, que adems indica que para cubrir la totalidad del proyecto o para complementar una parte del mismo, se admite la posibilidad de que se presenten propuestas de financiamiento otorgado por los propios oferentes o por inversionistas, organizaciones estatales u organismos e instituciones financieras o crediticias; situacin que deber constar en forma expresa en los pliegos. 3.4 Pliegos

Como conclusin de la etapa de preparacin del proceso de contratacin, la entidad contratante debe elaborar los Pliegos, que de acuerdo al artculo 6, numeral 24 de la LOSNCP, son los documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarn a los modelos establecidos por el INCOP. Y en cuanto al uso de dichos modelos, la LOSNCP establece en el artculo 27 que sern obligatorios los modelos y formatos de documentos precontractuales, y la documentacin mnima requerida para la realizacin de un procedimiento precontractual y contractual, que sern elaborados y oficializados por el INCOP. De su parte, el Reglamento General de la LOSNCP, en el artculo 20 dispone que la entidad contratante elaborar los pliegos para cada contratacin, para lo cual deber observar los modelos elaborados por el INCOP que sean aplicables. Los Pliegos sern aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado. Y adems indica que los Pliegos no podrn afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos los oferentes ni establecer diferencias arbitrarias entre stos, ni exigir especificaciones, condicionamientos o requerimientos tcnicos que no pueda cumplir la industria nacional, salvo justificacin funcional. El modelo de pliegos de Subasta inversa electrnica, se encuentra en el portal www.compraspublicas.gov.ec, en formato Word, para que la entidad contratante los complete adecundoles a la naturaleza de la contratacin que va a realizar, para lo cual el Reglamento General de la LOSNCP indica en el artculo 28 que la entidad contratante bajo su responsabilidad, podr modificar y ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla con la Ley y el Reglamento General. A continuacin se presenta la pantalla del portal COMPRASPUBLICAS, identificndose el link a travs del cual la entidad contratante puede bajar el modelo de pliegos de subasta inversa electrnica. Paso a:

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Paso b:

Paso c:

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Paso d:

El documento correspondiente a los pliegos, se deber bajarlo (primero guardarlo en una carpeta del disco duro y luego abrirlo) a fin de editarlo, es decir personalizar el contenido acorde con la naturaleza del objeto de contratacin. Para facilitar esta operacin, el documento est en archivo Word. 3.5 Comisin Tcnica

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El Reglamento General establece en el artculo 18 que para cada proceso de contratacin de Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0.000002 por el monto del presupuesto inicial del Estado, se conformar la correspondiente Comisin Tcnica integrada de la siguiente manera: Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir; El titular del rea requirente o su delegado; y. Un profesional afn al objeto de contratacin designado por la mxima autoridad, o su delegado.

4. Ingreso al Sistema transaccional del Portal

Esta es la pantalla de acceso al sistema transaccional del portal, para lo cual debe ingresar el RUC, el Nombre del Usuario y la Contrasea, luego pulsar el botn Entrar.

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5. Fase precontractual 5.1. Cuadro de etapas y tiempos En el Anexo 7 se desarrolla el cuadro de etapas y tiempos. 5.2. Creacin del proceso de contratacin Una vez validado en el sistema, en la parte superior se pueden observar los mens y solo con pasar el mouse por encima del mismo, las opciones se visualizarn automticamente. Se escoge en el men Entidad Contratante, la opcin Nueva Contratacin.

Y se presenta el formulario Creacin del Proceso de Contratacin, para la creacin de un proceso de Subasta Inversa Electrnica, es necesario completar la informacin que el sistema solicitar en 4 pasos: o Paso 1.- Informacin bsica

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o o o

Paso 2.- Seleccin de Producto Paso 3.- Plazos y Fechas Paso 4.- Anexos

Paso 1 - Informacin Bsica.- Cdigo de proceso, objeto del proceso de contratacin, presupuesto, porcentaje de variacin de puja, forma de pago, otros.

Una vez completa la informacin se pulsa el botn Continuar, que de inmediato el sistema despliega un aviso en el que nos indica que una vez que se pulse el botn Aceptar, no se podr modificar el tipo de contrato ni el tipo de contratacin, como se indica en la pantalla siguiente:

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Al pulsar el botn Aceptar pasamos al paso 2, que es seleccin de productos. Paso 2 - Seleccin de Producto.- Debemos seleccionar el cdigo cpc del producto objeto del proceso de contratacin (en Subasta Inversa Electrnica, solo se permite escoger un bien o servicio a la vez), para lo cual pulsamos el botn Buscar Producto.

Luego de lo cual, se visualizar la siguiente pantalla, que nos permitir realizar la bsqueda a travs de la Palabra Clave o del Cdigo. Se debe pulsa el botn Buscar, para posteriormente escoger el bien o servicio requerido (Ej: Suministro e instalacin de modulares).

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Un vez que se escogi el bien o servicio, debemos completar la informacin requerida por el sistema, para finalmente pulsar el botn Aadir.

Se presenta la siguiente pantalla con la informacin ingresada.

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Pulsar el botn Continuar Para pasar al Paso 3 referente a Plazos y Fechas.

Paso 3 - Plazos y fechas.- En este formulario debemos complementar todos sus campos, en el que constan las diferentes fases del proceso de contratacin (tomar en cuenta la Resolucin No. 20 del INCOP).

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Una vez que complementemos los campos de este formulario debemos pulsar el botn Continuar. Luego de lo cual aparecer el formulario correspondiente a los anexos del proceso de contratacin.

Paso 4 - Anexos.- En este paso se suben todos los archivos que son parte del proceso de contratacin (siendo los pliegos obligatorios), colocando en Descripcin el nombre del archivo, luego se debe pulsar el botn Examinar, se localiza el archivo en la carpeta respectiva (disco duro, flash memory o CD), pulsa el botn Abrir y luego se pulsa el botn Subir. Se puede integrar al proceso documentos adicionales, utilizando el mismo procedimiento descrito.

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Al pulsar el botn Finalizar, el sistema presenta una pantalla en la que nos indica si estamos seguros de la finalizacin de la creacin del proceso, en caso de estarlo, debemos pulsar el botn Aceptar.

Una vez concluida la creacin del proceso de contratacin, el mismo permanecer en el estado INICIAL, hasta la fecha y hora programada para su publicacin, momento en el cual el sistema enviar las invitaciones respectivas a los proveedores que se encuentran en la categora de producto objeto de la contratacin (Ej. 38121 Divisiones Modulares). Mientras el proceso se encuentre en este estado, se podrn realizar modificaciones en los diferentes pasos del proceso (a excepcin del Tipo de Contrato, Tipo de Contratacin y Cdigo del proceso), pero una vez publicado, ya no se podr modificar ninguna informacin.

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Nota: Si no se ha finalizado el proceso, es decir si se suspende la creacin del proceso por alguna causa (desconexin de la energa, corte de la conectividad, etc.), ser necesario completar los pasos requeridos para finalizar la publicacin, en cuyo caso se deber ingresar al sistema y buscar el proceso con el cdigo asignado, pero en el estado de Borrador.

Cuando se concluye con la creacin del proceso, aparece la pantalla que se presenta a continuacin:

5.3 Bsqueda de Procesos Para acceder a la bsqueda de los procesos creados, se ingresa al men a travs de Consulta y luego Mis procesos.

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Al hacer clic en Mis Procesos el sistema nos proporciona varios campos para que parametricemos la bsqueda del proceso, por Ej. La bsqueda la podemos realizar nicamente dicindole que nos busque todos los procesos de Subasta Inversa Electrnica, y luego pulsando el botn Buscar, como se indica en la pantalla siguiente:

Se debe buscar el proceso de nuestro inters dando clic en el cdigo del proceso.

5.4. Invitaciones Una vez que se ha publicado el proceso, el sistema automticamente enviar las invitaciones a los proveedores registrados en la categora del producto que corresponda de acuerdo al objeto de la contratacin.

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5.4.1 Ver Proveedores Invitados Para visualizar el listado de proveedores invitados por el sistema, se debe dar clic en Ver Invitaciones, y se obtendr el listado segn se visualiza en la siguiente pantalla.

5.4.2 Autoinvitacin Los Proveedores pueden autoinvitarse a los procesos hasta antes de la fecha lmite de la entrega de propuesta tcnica, para lo cual tendrn que acudir al RUP para que se categoricen y luego puedan registrarse en el proceso de contratacin interesado.

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5.5. Etapas del Procedimiento 5.5.1 Etapa: Preguntas, respuestas y aclaraciones En esta primera etapa luego de la publicacin, los proveedores invitados interesados podrn realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos a la Entidad Contratante. Las preguntas, las aclaraciones, las respuestas y las modificaciones a los pliegos, en caso de existir, se realizarn a travs del portal COMPRASPUBLICAS. En esta etapa todas las preguntas y respuestas sern visualizadas por todos los usuarios, manteniendo oculta su identidad. Para revisar las preguntas realizadas por los proveedores o para enviar una aclaracin, la Entidad Contratante debe ingresar al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones, donde se mostrar la siguiente pantalla:

Al hacer clic en Ver Preguntas y/o Aclaraciones, el sistema despliega las preguntas formuladas por los Proveedores.

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Junto a las preguntas se ve el link Responder, al acceder se muestra un cuadro de texto para poder contestar las preguntas, como se indica en la pantalla siguiente:

Una vez que se contesta la pregunta en el cuadro de dialogo, y se pulsa el botn Enviar, el sistema permite adjuntar un archivo de ser necesario para complementar la respuesta respectiva.

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Si se requiere realizar alguna aclaracin, la Entidad Contratante debe presionar en el botn Agregar Aclaracin, la misma que es considerada parte integrante del proceso; o de lo contrario si ya termin de contestar las preguntas, se pulsara el botn Regresar.

5.5.2 Etapa: Entrega de Propuesta Tcnica

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Esta es la etapa denominada Entrega p. tcnica, en la que se debe receptar las propuestas de los oferentes interesados en participar, cuya fecha lmites es la indicada como Fecha Lmite entrega Ofertas. La forma en la que se debe presentar la Oferta, debe estar indicada en los pliegos.

5.5.3 Etapa: Convalidacin de Errores Despus que se han recibido las propuestas, la Entidad Contratante debe revisar la documentacin y, de requerirse, solicitar convalidaciones de errores de forma a los oferentes, accediendo a la opcin Convalidacin de Errores.

Al ingresar se debe subir un archivo correspondiente a la convalidacin

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As el Sistema despliega el listado de los proveedores invitados, como se aprecia en la pantalla siguiente.

Se selecciona al proveedor que se solicita la convalidacin correspondiente, y de requerirse se puede subir un archivo anexo.

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Se sube el oficio de solicitud de convalidacin , y luego se pulsa Regresar como se indica en la pantalla siguiente:

Despus que termine el perodo de convalidacin el Sistema mostrar el link Ver Convalidacin, que permitir visualizar el resumen de todas las consultas realizadas, tal como se aprecia en la pantalla siguiente:

Al hacer clic en Ver Convalidacin, el sistema permite visualizar las convalidaciones realizadas por los Proveedores, como se indica a continuacin:

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5.5.4 Etapa: Calificacin de propuestas tcnicas Siguiendo el cronograma del proceso, al ingresar a la etapa Calificacin de Participantes, se habilitar en la parte superior el link Calificar Oferta Tcnica, segn se aprecia en la siguiente pantalla.

Al ingresar al link Calificar Oferta Tcnica, el Sistema mostrar el listado de los oferentes a ser calificados. Esta pantalla de calificacin de participantes, incluye un filtro para seleccionar los oferentes directamente ingresando el nmero de RUC o la Razn Social, como se indica en la pantalla siguiente:

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Una vez que se tiene el listado de los oferentes que presentaron sus ofertas tcnicas, se procede a Calificarlos o Descalificarlos en el Sistema, segn lo que indique el acta de calificacin respectiva, indicando para caso la razn de la calificacin. Adicionalmente debe ingresar el porcentaje de la Declaracin de Agregado Nacional (Formulario 6 de los Pliegos, debidamente sustentado en el formulario 6A), que el oferente adjunt a la propuesta tcnica.

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En la pantalla anterior se observa un ejemplo en el cual intervienen varios proveedores con oferta de origen nacional que ha sido calificada, una oferta con producto de origen nacional que no ha sido calificada, y una tercera oferta de un producto extranjero cuya oferta tambin ha sido calificada, una vez realizada la calificacin se pulsa el botn Guardar Calificacin.

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Luego ingresamos la razn por la que se Deshabilita o inhabilita a los proveedores que no han sido considerados, como se indica a continuacin:

Al pulsar el botn Deshabilitar restantes, el sistema desplegar un aviso que indica que los Proveedores que no fueron calificados han sido deshabilitados, y nos pide que pulsemos el botn Aceptar, como se visualiza en la pantalla siguiente:

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Lo aconsejable, es que antes de pulsar el botn Finalizar Calificacin, siempre se verifique la calificacin a travs de Ver Proveedores Calificados, como se indica a continuacin:

Al pulsar el botn Ver proveedores calificados, el sistema despliega una pantalla con los datos ms relevantes de la calificacin, como se indica a continuacin:

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Previo a finalizar la calificacin, se debe subir el Acta de Calificacin, y luego se pulsa el botn Finalizar Calificacin. Caso contrario, no se podr finalizar la calificacin.

Al hacer clic en Finalizar Calificacin, el sistema despliega un aviso que indica si estamos seguros de Finalizar la calificacin, y nos invita a pulsar el botn Aceptar, como se indica en la pantalla siguiente:

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Importante: Es necesario finalizar la calificacin hasta antes de la fecha y hora lmite registrada en el cronograma, ya que si no se lo hace, ser causa para que los procesos no puedan finalizar exitosamente, saliendo un mensaje como el que se indica a continuacin:

5.5.5. Etapa: Negociacin Caso de la Habilitacin de un solo oferente (nacional o extranjero) Siguiendo con el ejemplo, para el caso que el Sistema haya Habilitado a un solo oferente (segn el ejemplo correspondi a una oferta nacional), se mostrar el siguiente mensaje:

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De acuerdo a su calificacin, solo existe un proveedor habilitado, por lo cual se debe realizar una Sesin de Negociacin, en un trmino no mayor a 3 das contados desde la fecha establecida para la realizacin de la Puja. Est seguro?. Debe tenerse en cuenta que el Sistema habilita en forma prioritaria a la oferta calificada de origen nacional. Al pulsar el botn en Finalizar Calificacin, el sistema despliega un mensaje que indica que en razn de existir un solo Proveedor Habilitado, se debe realizar una Sesin de Negociacin, como se indica a continuacin:

Al pulsar el botn Aceptar, se muestra un mensaje que indica que se debe ingresar las fechas para la negociacin, como se indica en la pantalla siguiente:

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Al presionar Aceptar se habilita la opcin para que se pueda registrar la fecha en la que se efectuar la sesin de negociacin y una nueva fecha estimada de adjudicacin.

El Sistema controla que no se pueda ingresar una fecha de ms de tres das trmino a la fecha prevista de la puja, para que se realice la sesin de negociacin. Se registran las fechas y el Sistema muestra el mensaje: Fechas guardadas correctamente.

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Al finalizar la etapa de calificacin, el Sistema pregunta nuevamente, confirmando la calificacin de un nico participante. Se da clic en el botn Aceptar, e inmediatamente el sistema requiere que se haga nuevamente clic en el botn Finalizar Calificacin como se indica en la pantalla siguiente:

El sistema nuevamente muestra el aviso de que hay un solo Proveedor calificado, por lo que hay que pulsar el botn Aceptar para finalizar definitivamente la fase de calificacin.

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El da y hora sealados para la ejecucin de la puja el sistema cambia el estado a Negociacin, y se habilita el link Sesin de Negociacin. Debe tenerse en cuenta que el oferente debe registrar su oferta econmica inicial durante la etapa Oferta Inicial, la cual ser visualizada por la Entidad Contratante, nicamente la fecha y hora establecidas para la negociacin. Si el proveedor no enva la oferta econmica inicial a travs del Portal, el Sistema no podr continuar con la negociacin, por lo cual el proceso deber ser declarado Desierto. En la siguiente pantalla se aprecia esta situacin.

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El da y hora sealados como inicio de Puja el Sistema cambiar al estado de Negociacin habilitando la Sesin de Negociacin segn se aprecia en la siguiente pantalla.

Al ingresa al link Sesin de Negociacin, se muestra el nombre del proveedor y la oferta econmica inicial ingresada por el mismo. Despus de realizada la negociacin el oferente debe subir obligatoriamente al Sistema el valor final negociado, sin embargo se debe tomar en cuenta que: a. En caso que en la Sesin de Negociacin, se haya convenido una disminucin o rebaja del presupuesto referencial en un valor igual o superior al 5% del presupuesto referencial, el Sistema durante la etapa Por Adjudicar permitir la adjudicacin de dicho proceso.

Aceptamos el fin de la negociacin y confirmamos los resultados de la Negociacin ingresando al link Ver Resultados de Negociacin. b. En caso que en la Sesin de Negociacin, no se haya convenido un precio de al menos el 5% del presupuesto referencial, el Sistema durante la etapa Por Adjudicar solo habilitar la opcin de Declarar Desierto.

En el link Ver Resultados de Negociacin, se mostrar la oferta econmica inicial y el precio final de negociacin ingresado por el proveedor, segn se aprecian en las dos pantallas siguientes:

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Para el caso que el monto de la negociacin no supera el 5% del presupuesto referencial, el Sistema destaca esta situacin, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

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Se mostrar el valor de la oferta econmica inicial y el precio final negociado, se debe subir el archivo que contiene el acta de negociacin y dar clic en Finalizar Sesin de Negociacin. Nota: es necesario finalizar la sesin de negociacin para que el proceso pueda cambiar de estado y pueda continuar con la adjudicacin.

Resumen de Negociacin:

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Luego de finalizar la Sesin de negociacin, el Sistema mostrar el Resumen de la calificacin, accediendo al link Resumen de Calificaciones, as como tambin se puede visualizar los resultados de negociacin, ingresando a Ver Resultados de Negociacin. En la siguiente pantalla se aprecian estas opciones.

Se debe finalizar la sesin de negociacin subiendo el acta correspondiente, a partir de lo cual el Sistema cambia de Estado del Proceso a Por Adjudicar, segn la siguiente pantalla.

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Para continuar con el proceso se debe dar clic en el link Adjudicar, entonces el Sistema mostrar la siguiente pantalla:

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Es necesario ingresar un archivo para que se puedan mostrar los botones de Adjudicar o Declarar Desierto, segn corresponda.

Si el valor negociado no es al menos 5% menor al presupuesto referencial, el Sistema mostrar el siguiente mensaje: La oferta econmica de la sesin de negociacin es. El proveedor debi rebajar su oferta econmica en al menos el cinco por ciento (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada En este caso, el Sistema solo da la opcin de Declarar Desierto, segn se aprecia en la siguiente pantalla.

Al hacer clic en Aceptar el sistema despliega la siguiente pantalla:

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5.5.6.

Etapa: Puja

De acuerdo al cronograma del proceso, el da y hora sealados para la puja el Sistema muestra el link Ver Puja.

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Al ingresar al Sistema, la Entidad Contratante visualizar los participantes, los cuales sern identificados por un nmero, manteniendo as su anonimato, y proporcionar la informacin sobre el origen del bien o servicio y el tipo de categora de empresa del oferente. En el caso que hayan sido habilitados solo proveedores cuyo bien sea de origen nacional, se cuenta con la informacin segn lo indicado en la siguiente pantalla:

Una vez que se termina el tiempo definido para la Puja, se puede visualizar los resultados haciendo clic en Ver Resultados de Subasta

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Al hacer clic en Ver Resultado de Subasta, se visualizar un resumen del proceso, indicndonos el proceso de contratacin, el detalle del proceso de contratacin, el detalle del bien o servicio, el resumen de la puja, el orden final de la puja y el grfico.

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Durante la puja, el Sistema informa en tiempo real los montos de las ofertas que presentan los participantes e indica el proveedor ganador hasta ese momento. Para identificar al ganador, el Sistema aplica los Mrgenes de Preferencia si intervienen proveedores de bienes o servicios de origen nacional, segn lo indicado al inicio de este Manual, en 1. Antecedentes.

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5.5.7 Etapa: Adjudicacin

Una vez que se termina el tiempo de puja el Sistema habilita tambin el link de Adjudicar, segn se aprecia en la pantalla siguiente.

Al hacer clic en el link Adjudicar, el sistema despliega una pantalla que permite definir la adjudicacin y subir el Acta de Adjudicacin, luego de o cual se pulsa el botn Adjudicar para terminar esta fase del proceso.

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Al hacer clic en el botn Adjudicar, el sistema despliega un aviso que nos indica que si deseamos adjudicar este proceso, para lo cual hacemos clic en Aceptar, como se indica en la pantalla siguiente:

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Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega la pantalla siguiente, permitiendo el Registro de Contratos. 6. Fase Contractual 6.1 Firma del Contrato Una vez que se haya adjudicado el proceso, se debe continuar col registro del contrato respectivo, debemos hacer clic en el link Registro de Contratos.

Al hacer clic en el link Registro de Contratos, el sistema despliega una pantalla en la cual permite que ingresemos las fechas de inicio y fin de contrato, as como tambin el archivo de contrato; una vez ingresada esta informacin se pulsa el botn Guardar, como se indica en la pantalla siguiente:

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Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega la siguiente pantalla:

6.2.

Ejecucin del Contrato

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Para la ejecucin del contrato la Entidad Contratante debe referirse a las disposiciones de la LOSNCP Ttulo IV De los Contratos, a partir del artculo 60 hasta el artculo 101, y Titulo VI De las reclamaciones y controversias, a partir del artculo 101 hasta el final, y la normativa relacionada del Reglamento General. 6.3 Acta de Entrega-Recepcin definitiva: Finalizacin del Proceso

Al terminar el Registro de Contratos, el Sistema habilita la opcin de subir el Acta de entrega-recepcin y documentacin adicional de la etapa contractual. Una vez que se finaliza ya no se podr subir documentos anexos y el proceso quedar culminado en el Portal.

Al pulsar el botn Finalizar, el sistema despliega un aviso en el que indica si se esta seguro de finalizar, como se indica en la pantalla siguiente:

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El Sistema cambia el Estado del Proceso por la situacin de Finalizada, luego de hacer clic en Aceptar segn se aprecia en la pantalla siguiente:

Una vez que se vea el proceso de contratacin en estado de Finalizada, se entender que se cumpli con las etapas precontractual y contractual, sin tener posibilidad de realizar ninguna modificacin en el proceso publicado en www.compraspublicas.gov.ec.

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7.

Anexo de Etapas y Tiempos

ETAPAS PARA LA FASE PRECONTRACTUAL DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA Detalle N Etapa Entidad Contratante Estudios, PAC, Certificacin presupuestaria, Pliegos con Resolucin mxima autoridad. Publicacin del Requerimiento Proveedor N/A Tiempo (das Laborables) Tiempo definido por la Entidad 1 hora

Fase Preparacin Creacin del Proceso de Contratacin Invitaciones

N/A - Recibe las invitaciones de manera automtica del portal - El proveedor tambin se puede autoinvitar, previa recategorizacin en el RUP. 1) El Proveedor realiza las preguntas que crea necesarias para aclarar los trminos del requerimiento.

N/A

Inmediata luego de publicacin En termino entre 1 y 3 das NO MENOR A 5 DIAS ENTRE LA PUBLICACION Y LA ENTREGA PROPUESTA TECNICA

Aclaraciones y Respuestas

2) La Entidad aclara algn aspecto precontractual o responde las inquietudes planteadas por el Proveedor.

Propuesta Tcnica

El Proveedor entrega la oferta tcnica en fsico, en la direccin y antes del tiempo indicados en los pliegos.

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7.

Anexo de Etapas y Tiempos

ETAPAS PARA LA FASE PRECONTRACTUAL DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA Detalle N Etapa Entidad Contratante Proveedor Tiempo (das Laborables)

La Entidad revisa las propuestas tcnicas y elabora el El Proveedor responde las preguntas realizadas por la Convalidacin de Acta de Convalidacin de errores. Si es necesario, realiza En termino entre 2 entidad, y de ser necesario realiza las correcciones solicitadas errores preguntas al Proveedor para aclarar la propuesta o corregir y 5 das por la Entidad a su propuesta tcnica. el error de forma encontrado en la oferta. De acuerdo a los parmetro establecidos en los pliegos, el proveedor procede a evaluar las ofertas tcnicas aplicando la metodologa de "cumple o no cumple". Las ofertas que cumplen todos los requerimientos tcnicos son Calificadas, informacin que es subida al portal. El Proveedor debe estar pendiente del portal para ver si Complementa esta informacin con el dato del valor fue habilitado, en cuyo caso el sistem,a le habilita el link agregado nacional que el oferente ha indicado en el Anexo "Enviar oferta econmica inicial". No. 6. Si existe ofertas con bienes de origen nacional, el sistema automticamente solo habilita a las ofertas de bienes de origen nacional. En el caso de servicios, el sistema habilita a todas las ofertas calificadas. El o los Proveedores habilitados suben la propuesta econmica inicial al sistema, informacin que solo podr ser vista por la Entidad Contratante o por los proveedores participantes cuando llegue el tiempo de inicio de la Puja.

Calificacin de Propuestas Tcnicas

Tiempo definida por la Entidad

Oferta econmica inicial

No menor a 7 das entre la publicacin y la presentacin de la oferta econmica inicial

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7.

Anexo de Etapas y Tiempos

ETAPAS PARA LA FASE PRECONTRACTUAL DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA Detalle N Etapa Entidad Contratante Proveedor De existir ms de una oferta econmica, los Proveedores entran a la etapa de puja a travs del link "Participar en puja", donde podrn realizar nuevas ofertas hacia la baja, para lo cual deber tener en cuenta el porcentaje de la "variacin mnima de la oferta durante la puja" y los mensajes que genera el sistema automticamente cada vez que un oferente realiza una nueva oferta. Para el caso de una sola oferta calificada, o bien si hubo varias ofertas calificadas y habilitadas, hay una sola "oferta El proveedor deber participar de la "sesin de econmica inicial", la Entidad Contratante debe realizar la negociacin" convocada por la Entidad Contratante, y una etapa de Negociacin, para lo cual invitar a una reunin vez finalizada sta, deber subir, en el tiempo previsto en el de negociacin al proveedor. Realizada sta, elaborarar el cronograma, la "Oferta final de negociacin". Acta de Negociacin, que subir al portal una vez que el Proveedor haya subido la "Oferta final de negociacin". Tiempo (das Laborables)

Puja

Entre 15 y 60 minutos

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Negociacin

En trmino entre 1 a 3 das

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La comisin tcnica o quien hiciere sus veces, deber Acta (informe) de elaborar el Informe de la puja o de la negociacin, Puja o de elaborando una acta que pone a consideracin de la Negociacin mxima autoridad de la Entidad Contratante.

En trmino entre 1 a 3 das

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7.

Anexo de Etapas y Tiempos

ETAPAS PARA LA FASE PRECONTRACTUAL DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA Detalle N Etapa Entidad Contratante La mxima autoridad expide la Resolucin de Adjudicacin, la que es subida al portal, en la etapa de Adjudicacin. Proveedor El Proveedor recibir la notificacin de la adjudicacin a travs del Portal. Tiempo (das Laborables) En trmino 3 das luego de finalizar la adjudicacin

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Adjudicacin del Proceso

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Fase Contractual

El proveedor deber suscribir el contrato en el trmino En trmino 15 das La Entidad Contratante suscribe el contrato con el mximo de 15 das, caso contrario la Entidad Contratante le mximo luego de adjudicatario y sube el contrato al Portal. podr declarar "adjudicatario fallido" la adjudicacin La Entidad Contratante debe subir al Portal el Acta de entrega recepcin de los bienes adquiridos o servicios El Proveedor deber suscribir con la Entidad Contratante el recibidos y cumplir con los trminos contractuales. El Acta de entrega recepcin del bien o servicio contratado. proceso debe alcanzar el estado de "Finalizado".

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Finalizacin del proceso

Tiempo definido en el contrato

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8. Glosario Adjudicacin.- Es el acto administrativo por el cual la mxima autoridad o el rgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Bienes y Servicios Normalizados.- Son aquellos cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido estandarizadas u homologadas por la Entidad Contratante; y en consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son homogneas y comparables en igualdad de condiciones. Convalidacin Errores de forma.- Son aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de documentos

Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitucin o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestacin de servicios pblicos o para desarrollar actividades econmicas asumidas por el Estado. Link.- Elemento en un documento electrnico que hace referencia al acceso hacia algn destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema. LOSNCP.- Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Negociacin.- Acto en el que los oferentes y las entidades se renen, para acordar la baja en el precio de un determinado proceso de contratacin. Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Oferta Habilitada.- La oferta que es habilitada por el Sistema para participar en la Puja, en funcin del Valor agregado nacional, en bienes. En servicios, el Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja. Participacin Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro nico de Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional. Portal www.compraspublicas.gov.ec.- Es el Sistema informtico oficial de contratacin pblica del Estado Ecuatoriano. Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurdica, nacional o extranjera, o asociacin de stas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultora. Puja.- Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado por medios electrnicos a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec RGLOSNCP.- Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo.

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