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I. Generalidades

El DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD es el responsable del manejo, control y conservacin de la flota vehicular del Sistema Estatal de Radio y Televisin.

Este Departamento est bajo la Direccin de Administracin y Finanzas, su oficina se encuentra en el segundo piso, especficamente en la Oficina 218.

El Departamento de Transporte cuenta actualmente con una flota vehicular que corresponde a 46 Vehculos divididos en las siguientes reas:

Ingeniera. Presupuesto-Recursos Humanos-Cooperacin Internacional. Produccin. Imagen y Programacin Radio Crisol Radio Nacional Subdireccin General de Televisin Subdireccin General de Radio Direccin General Departamento de Transporte

stas son administradas por coordinadores de rea asignados, quienes reportarn peridicamente al departamento de transporte sobre las condiciones en las que se encuentren cada unidad, a fin de mantener un control adecuado del uso y disponibilidad de la flota vehicular del Sistema Estatal de Radio y Televisin.

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El Departamento de Transporte esta constituido de la siguiente manera:

Jefe de la Unidad. Un (1) Asistente Administrativo. Una (1) Secretaria. Ocho (8) Conductores. Un (1) Mecnico. Tres (3) Agentes de Seguridad.

ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO OPERATIVO

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II. Objetivo del Procedimiento

a. Generales

Proveer a los funcionarios del Sistema Estatal de Radio y Televisin una herramienta que permita la correcta utilizacin del recurso vehicular propiedad de la institucin, para una eficiente ejecucin de las operaciones que se realicen como parte de las misiones oficiales asignadas regularmente.

b. Especficos

Brindar una gua de referencia para la efectiva gestin del control, asignacin, mantenimiento y conservacin de la flota vehicular propiedad del Sistema Estatal de Radio y Televisin de manera que el recurso se utilice correctamente bajo los parmetros legales establecidos.

Tener la capacidad de ofrecer una flota vehicular en ptimas condiciones, de acuerdo a las necesidades requeridas en las operaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisin.

Implementar controles sobre el uso, responsabilidad y manejo correcto de cada vehculo en tiempo real de utilizacin.

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III. Rol de Auditoria Interna

Auditoria Interna podr realizar evaluaciones espordicas sobre los registros de uso y mantenimiento de las unidades vehiculares, a fin de validar el presente documento recopilando evidencia de que las pautas establecidas a partir del mismo se cumplen sin mayores contratiempos.

Auditoria Interna podr solicitar tanto al Departamento de Transporte como tambin a todos los coordinadores de rea, documentacin, bitcoras, formularios, y todo registro que est relacionado con la administracin de las unidades vehiculares, a fin de emitir informes que validen la aplicacin del presente manual de procedimientos.

IV. Base Legal

Ley Nm.32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.

Ley Nm.22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratacin Pblica y dicta otra disposicin.

Decreto Nm.366 de 28 de diciembre de 2006 que reglamenta la Ley Nm.22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratacin Pblica y dicta otra disposicin.

Decreto Ejecutivo Nm.124 de 27 de noviembre de 1996, Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Nm.46 de 24 de febrero de 1972, sobre el uso de los vehculos de propiedad del Estado.

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Decreto Nm.214-DGA de 8 de octubre de 1999 de la Contralora General de la Repblica, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam (punto 3.4.7, Control sobre vehculos Oficiales del Estado).

Reglamento Interno del Sistema Estatal de Radio y Televisin, especficamente la Seccin 4 USO DEL EQUIPO DE TRANSPORTE.

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V. Disposiciones a. Normativa

Las Unidades Vehiculares del Sistema Estatal de Radio y Televisin sern utilizadas de manera exclusiva para realizar Misiones Oficiales autorizadas por el Coordinador de Transporte o Director del rea correspondiente, mediante el formulario de Solicitud de Servicio de Vehculos para Misiones Oficiales.

Todo el personal autorizado para la utilizacin de vehculos en condicin de Misin Oficial debe utilizar el formulario de Solicitud de Servicio de Vehculos para Misiones Oficiales donde detallar el registro de cada uno de los componentes del vehculo con el objetivo de verificar que la unidad se encuentra en estado ptimo.

El formulario de Solicitud de Servicio de Vehculos para Misiones Oficiales debe ser completado segn el instructivo adjunto en este documento.

b. Responsabilidades

i. Jefatura Coordina y supervisa el servicio de transporte para dar adecuada atencin a las solicitudes presentadas por los funcionarios de la institucin.

Asigna los vehculos y conductores para el cumplimiento de las diversas misiones oficiales, teniendo en cuenta las reas a las cuales deban desplazarse los funcionarios.

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Autoriza las rdenes de suministro de combustible, y lleva el control del consumo y mantiene al da los inventarios del mismo.

Elabora programas peridicos para el mantenimiento preventivo de la flota vehicular de la institucin.

Revisa y Verifica los comprobantes de gastos, facturas y otros documentos que respalden las compras y consumo de combustibles, materiales, piezas, repuestos y otros insumos utilizados en el mantenimiento de los vehculos.

Coordina el trmite del revisado y obtencin de placas de los vehculos de la institucin anualmente.

ii. Asistente Administrativo

Cotiza en el mercado los precios de piezas, partes o servicios requeridos para mantener en ptimas condiciones la flota vehicular.

Efecta pedidos y compras de materiales, piezas y repuestos requeridos para el cambio y reemplazo de partes daadas y gastadas de los vehculos.

Ejecuta los programas peridicos para el mantenimiento preventivo de la flota vehicular de la institucin.

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Mantiene un registro actualizado del millaje recorrido por cada vehculo cuando sale y regresa de una misin oficial.

Elabora un informe peridico sobre el consumo de combustible (recepciones y despachos) y lubricantes de la flota vehicular y lo remite al departamento de contabilidad.

Verifica el estado fsico de los vehculos cada vez que regresan de una misin oficial.

Prueba los vehculos una vez reparados para comprobar el estado de los mismos.

Mantiene Control de inventario de las partes y piezas cambiadas o reemplazadas a los vehculos.

iii. Conductores (Unidad de Transporte / Usuarios)

Es responsable de todo el equipo y artculos que se encuentren dentro de la unidad al momento de hacer uso para misiones oficiales. Si se presenta prdida de stos, se debe confeccionar un informe notificando el hecho inmediatamente a su coordinador de rea para que ste remita la notificacin a la unidad de transporte. De no cumplirse con esta disposicin el conductor asignado a la unidad vehicular que ha sufrido la prdida, correr con los gastos que implique tal situacin.

Es responsable de transportar a funcionarios en el cumplimiento de las misiones oficiales autorizadas, as como el traslado de materiales y/o equipos de oficina.

Realiza diligencias especiales de confidencialidad asignadas por el jefe inmediato.

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Es responsable por el buen funcionamiento y limpieza del vehculo y revisa el nivel de agua, aceite, combustible, batera y las llantas, segn sus prcticas de oficio.

Efecta las gestiones de diligencias y comisiones asignadas con la debida premura y confidencialidad que as lo exige el cargo.

Brinda el apoyo para los casos donde se necesite enviar y recibir correspondencia externa.

Reporta los casos donde un funcionario es responsable de reparaciones mecnicas y mantenimiento de la flota vehicular, o sobre algn dao o desperfecto que presente el vehculo que conduce.

Colabora con la carga y descarga de materiales y documentos de la institucin en la ciudad capital.

Vela por la seguridad de los vehculos asignados, de los bienes transportados y de la seguridad fsica del funcionario.

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iv. Coordinadores de Transporte por rea

Es responsable de reportar peridicamente al departamento de transporte todos los formularios de Solicitud de Vehiculo con los correspondientes registros para cada unidad.

Participa en la reunin mensual con la jefatura de transporte para coordinar las actividades que se desarrollarn en cada periodo compartiendo informacin relevante sobre la administracin de los vehculos.

Vela porque en cada asignacin de vehiculo, el funcionario haya llenado de manera correcta el formulario correspondiente para cada solicitud y que a este no le falte ningn dato de la informacin requerida, incluyendo la revisin fsica antes de su utilizacin como requisito previo para que se pueda validar y aprobar.

Mantiene comunicacin frecuente con el departamento de Transporte sobre los mantenimientos correspondientes para cada vehiculo bajo su responsabilidad, de manera que se realicen los mismos en los periodos asignados por el proveedor del servicio.

Debe cumplir con informar al Departamento de transporte sobre toda anomala que se presente en cualquiera de los vehculos que se encuentren bajo su responsabilidad.

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v. Mecnico

Es responsable de realizar trabajos de reparacin, instalacin y mantenimiento de motores, transmisiones, sistemas de frenos, diferenciales, engranajes y otros conjuntos mecnicos de los vehculos y equipos rodantes de la Institucin.

Efecta reparaciones mecnicas e instalaciones de piezas en diferentes vehculos y equipos rodantes que as lo ameriten.

Inspecciona los vehculos y otros equipos rodantes para determinar fallas o necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos.

Elabora presupuesto de piezas requeridas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos y dems equipos rodantes.

Realiza montaje y desmontaje de motores para la reparacin, ajuste, limpieza y lubricacin de los vehculos y equipo rodantes.

Determina el trabajo que se ha de realizar en el vehculo u otro equipo rodante, ayudndose de manuales tcnicos.

Repara y sustituye piezas como pistas, vlvulas, platinos, bujas y otros accesorios de los vehculos que lo ameriten.

Utiliza instrumentos de medicin para comprobar la eficiencia y el funcionamiento del equipo reparado.

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Revisa peridicamente el motor, el sistema de frenos, las luces, la transmisin estndar o de cambio, y otros aspectos de los vehculos y equipos rodantes, para determinar el estado de conservacin y funcionamiento de los mismos.

Determina y solicita los materiales, piezas, herramientas, equipos y otros accesorios requeridos en la ejecucin de los trabajos y vela por el uso adecuado de los mismos.

Prepara o elabora informes de los vehculos reparados o por reparar.

Revisa y comprueba el funcionamiento del vehculo u otros equipos rodantes para evaluar el trabajo realizado.

vi. Garita (Guardia de Seguridad)

Es responsable de llenar el formulario de Registro de Entradas y Salidas de Vehculos de la Institucin, colocando la informacin correspondiente a la Fecha, No. de Placa, Nombre del Conductor (Funcionario Autorizado segn el listado oficial), Lugar hacia donde se dirige, Hora de Salida, Kilometraje de Salida, Hora de Entrada, Kilometraje de Entrada.

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Reporta a la Jefatura de Transporte y Seguridad, a primera hora del da siguiente al registro de Entradas y Salidas el formulario correspondiente con todos los datos correctamente ingresados.

Vela por que para jornadas extraordinarias o fines de semana, cada vehculo que salga de la institucin lo haga bajo la debida autorizacin, solicitndole al funcionario el salvoconducto firmado por la autoridad competente, de lo contrario no podr permitir la salida hasta tanto se presente esta autorizacin.

Verificar con cada salida y entrada de vehiculo de la institucin, que el funcionario que conduce la unidad corresponda al listado oficial emitido por el Departamento de Transporte como parte del proceso de verificacin de personal autorizado para stos menesteres, si el funcionario no corresponde al listado oficial, debe comunicar de inmediato al Departamento de Transporte, bajo que condiciones esta siendo utilizada la unidad vehicular.

No aceptar salvoconductos rayados, ni tachados, ni con lquido corrector, como tampoco nmero de placas escritos a mano o nombres colocados sobrepuestos en el documento.

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c. Horarios de Circulacin

El Horario de circulacin de las unidades vehiculares del Sistema Estatal de Radio y Televisin es de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Se excluyen de sta disposicin, las unidades que presenten sus respectivos salvoconductos para misiones oficiales planificadas y las unidades vehiculares que sirven de apoyo para sacar al personal de la institucin luego de la jornada regular de trabajo, como tambin a las que se encuentren en turno.

Todas las unidades vehiculares deben permanecer en el espacio habilitado dentro de la institucin para ste fin al momento de finalizar las labores.

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VI. Procedimientos

a. Asignacin de Vehculos

Solo podrn conducir las unidades vehiculares en misiones oficiales del Sistema Estatal de Radio y Televisin, los funcionarios autorizados para ello, que se encuentren dentro de una lista formal, sta debe ser enviada a la Garita principal, donde adicionalmente, constar copia de la licencia de conducir vigente de cada uno y las firmas correspondientes para poder autorizar las salidas de la institucin.

Para solicitar la asignacin de vehculos para misiones oficiales se debe llenar el formulario Solicitud de Vehculo y entregarlo al coordinador de su rea.

El Formulario Solicitud de Vehculo se utilizar para todos los casos donde se movilicen las unidades vehiculares, como parte del registro obligatorio, ya sea en los casos de prstamos dentro de un rea especfica, aplicando tambin para prstamos inter-departamentales.

El formulario Solicitud de Vehculo debe ser aprobado y autorizado mediante firma por el Coordinador de su rea y debe solicitarle al guardia de seguridad en la garita que valide con su firma, toda la informacin que se registre en el momento de la revisin fsica del vehculo.

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Todos los coordinadores de rea deben velar porque los funcionarios autorizados para manejar vehculos propiedad de la institucin cumplan con los requisitos mnimos tales como licencia actualizada y vigente, sea responsable, tenga madurez emocional y destreza bsica para poder operar el vehculo.

Cada coordinador de rea velar por el control de recepciones de vehculos de manera conforme, detectando durante el proceso cualquier anomala que se pueda presentar a fin de deslindar responsabilidades y mantendr actualizado un registro sobre el estatus de las unidades vehiculares en condiciones adecuadas para su uso.

Los comprobantes de despacho de combustible, deben entregarse a la Jefatura de Transporte en un perodo no mayor a los 3 das posteriores al despacho del combustible. Quien no cumpla con este tiempo previsto no recibir nuevas asignaciones de combustible en futuras misiones oficiales.

Si el funcionario pierde o deteriora la copia del comprobante de despacho de combustible, debe realizar la gestin para conseguir fiel copia del original en la estacin de servicio correspondiente y la entregar al departamento de transporte.

El mecnico de la Unidad de Transporte, es el responsable de verificar y emitir los informes diarios correspondientes a las condiciones de cada vehculo perteneciente a la flota vehicular del Sistema Estatal de Radio y Televisin.

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El Asistente Administrativo debe mantener actualizada una lista de vehculos inactivos, en reparacin y/o mantenimiento, detallando la condicin que justifique sta situacin y se le entregar un reporte mensual a la Jefatura de transporte con copia a la Direccin Administrativa

Todo conductor es responsable de revisar la unidad vehicular que le ha sido asignada, en ese momento debe verificar los niveles de agua, combustible, aceite de motor, lquido de freno, condiciones de la batera y las llantas para asegurarse que le han entregado conforme la unidad y tendr una movilizacin normal del vehiculo.

De presentarse alguna irregularidad, al momento de la revisin del vehculo, la unidad solicitante debe comunicar de manera inmediata a su coordinador de rea, para deslindar responsabilidades en el sitio de entrega y que se le pueda asignar a otro para que pueda cumplir con su misin.

Todas las solicitudes de vehculos que requieran asignar un conductor del departamento de transporte para misin oficial, tanto en el rea metropolitana como el interior del pas, deben realizarse con anticipacin con un plazo de tres (3) das laborables.

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Misiones en el rea Metropolitana: Deben entregarse las solicitudes con un plazo de anticipacin no menor a las 24 horas.

Misiones en el Interior del Pas: Deben entregarse las solicitudes con un plazo de anticipacin no menor a una (1) semana. Para este tipo de misiones, la unidad solicitante debe planificar, coordinar y ejecutar la gestin de pago de vitico para el o los conductores asignados a sta misin. Slo se aprobar la asignacin del vehiculo a las solicitudes que ya hayan realizado este paso previo.

Los Vehculos asignados a la Direccin de Operaciones, brindarn el servicio de transporte para los funcionarios del Sistema Estatal de Radio y Televisin en los horarios establecidos para trasladar al personal desde la institucin luego de la jornada de trabajo de lunes a viernes a partir de las 4:00 p.m.

Tanto para las entradas como para las salidas de vehculos de la Institucin, la informacin que se registra en la garita por el guardia de seguridad en el formulario correspondiente, la retira el Jefe o Asistente Administrativo de la Unidad de Transporte diariamente para ser trascrita a una base de datos donde se guardara la informacin.

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b. Accidentes

El conductor que se encuentre involucrado en una colisin / accidente con vehculo oficial, debe esperar obligatoriamente la realizacin del parte policivo en el lugar del hecho, le entregue la boleta de citacin a juicio y presentar el reporte al DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD.

Queda prohibido que el funcionario involucrado intente llegar a un acuerdo con las partes involucradas en el accidente.

Al momento de realizar el informe de accidentes, debe redactarse con detalle y prontitud toda la informacin relacionada al accidente.

El Informe de Accidentes debe redactarse de manera inmediata con el objetivo de evaluar, determinar y asignar el grado de responsabilidad que posee el funcionario custodio de una unidad vehicular que haya sufrido un accidente, este luego del hecho debe ser entregado en un plazo no mayor a las 24 horas al DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD.

El conductor que se encuentre involucrado en una colisin / accidente con vehculo oficial, y que luego del juicio, mediante resolucin quedase como culpable deber asumir los gastos deducibles de la pliza de seguros por la reparacin correspondiente, tanto del vehculo propiedad de la institucin, como la del vehculo propiedad de la parte afectada si se diera el caso.

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El funcionario involucrado en el accidente de no cumplir con el pacto o convenio de pago, se le proceder a descontar de su salario el monto total de los gastos correspondientes al costo de los daos que resulten del accidente.

Es responsabilidad del conductor involucrado en un accidente, remitir a la Direccin de Administracin y Finanzas, por medio del Coordinador de rea, la Resolucin correspondiente al juicio realizado por el accidente sufrido, para que ste pueda enviar el documento al DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Y SEGURIDAD y se pueda coordinar el procedimiento respectivo.

Es responsabilidad del Asistente Administrativo confeccionar un informe de accidentes en los casos donde un funcionario se presente a la institucin con un vehculo que haya resultado involucrado en una colisin, para ello le solicitar al funcionario que se presente en la oficina del departamento de transporte y se le tomar una declaracin que contenga todos los datos sobre el hecho, con el detalle de las condiciones en las que se encontraba al momento del mismo (donde fue impactado, hacia donde se diriga o regresaba de misin oficial, fecha de la colisin, No. de la Boleta), esto debe estar respaldado con la copia del parte policivo y la boleta de citacin que el funcionario debe mostrar al momento de reportarse en garita.

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Se debe registrar en el Informe de Accidente los siguientes datos:

Nombre de la Unidad Administrativa a la cual est asignada el equipo involucrado en el accidente. Fecha, Hora y Lugar del accidente. Nombre, Direccin Domiciliaria, Telfono y Nmero de Licencia del Conductor. Lugar y Fecha de citacin en la Direccin de Trnsito. Especificar con detalle los daos recibidos. Fecha de confeccin del Informe de Accidente.

En los casos donde se presenten daos a la propiedad ajena se deben registrar los siguientes datos:

Nombre, Direccin Domiciliaria y Nmero de Telfono del dueo de la propiedad ajena que resulte del accidente. Detallar los daos ocasionados a la propiedad ajena. Colocar el ao, marca, modelo, nmero de motor y placa del vehiculo propiedad ajena que resulte del accidente. Colocar el nombre de la compaa aseguradora y el nmero de la Pliza, junto con el contacto a llamar.

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En los casos donde se presenten lesiones fsicas en los ocupantes del vehculo, tanto de la institucin o de la propiedad ajena se deben registrar los siguientes datos:

Nombre, Direccin Domiciliaria y edad junto con el detalle de las heridas sufridas en el accidente. Nombre, Direccin Domiciliaria y Nmero de telfono de los testigos en el accidente.

El funcionario involucrado en un accidente, debe anexar al Informe un bosquejo con las posiciones fsicas de los vehculos en las que se present el accidente y la posicin de cada automvil donde indique el punto de la colisin.

Como parte del proceso que corresponde el documentar las situaciones que se presenten por Accidentes Vehiculares luego de determinar las partes involucradas y los responsables de cada caso, se proceder a confeccionar una Resolucin donde conste el acuerdo o convenio de pago que le corresponder asumir al funcionario responsable en cada caso.

En los casos donde el funcionario del Sistema Estatal de Radio y Televisin resultara, luego de juicio efectuado por colisin, inocente, debe gestionarse por medio de los coordinadores de rea la reparacin del vehculo con la compaa de seguros correspondiente y se anexar en el expediente la Resolucin del incidente.

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c. Mantenimiento y Lavado de Vehculos

MANTENIMIENTO

Todos los vehculos propiedad del SERTV deben contar con extintores vigentes, llantas de repuestos en buenas condiciones, gato, herramientas bsicas (Pinzas, destornilladores, etc.), Tringulos de seguridad.

Todos los vehculos propiedad del SERTV deben contar con un ejemplar original del Reglamento del Trnsito para que repose en la guantera como se establece por ley.

Los vehculos que presenten desperfectos mecnicos tienen que ser retirados de la flota vehicular del SERTV, de manera que se programe inmediatamente el mantenimiento correctivo o reparacin correspondiente, evitando as riesgos que puedan atentar con el usuario o conductor.

Se debe asignar para cada coordinacin de los mantenimientos, tanto preventivos como correctivos de cada unidad vehicular, un mecnico que realice las evaluaciones correspondientes y pueda emitir los informes necesarios para la planificacin efectiva de sta actividad.

Es responsabilidad del Asistente Administrativo de la unidad de transporte coordinar con la Jefatura de Transporte y los coordinadores de rea, los respectivos mantenimientos peridicos en las fechas que corresponden para cada unidad vehicular.

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Una vez que se le comunique al Coordinador de rea el calendario de los mantenimientos preventivos, ste tomar las medidas necesarias, para que los mismos se realicen en las fechas establecidas a fin de no retrasar el servicio previsto.

Se debe llevar un registro de las piezas que se van gastando en cada vehculo con la descripcin completa (Cdigo, Costo, Nombre de la Pieza, Compaa, Precio Unitario, Fecha de Compra de la Pieza o Repuesto).

Se debe registrar en un cuadro la informacin del Kilometraje de cada Vehculo, de manera que se puedan planificar peridicamente los mantenimientos respectivos, segn la tabla que corresponde para los cambios que se necesiten ejecutar en cada fecha.

Toda unidad vehicular debe tener colocado en el retrovisor una calcomana con la informacin relacionada a su prximo mantenimiento.

El mecnico de la Unidad de Transporte debe verificar y validar que luego de cada mantenimiento realizado al vehculo, se cumple con lo que se le solicito al proveedor en relacin al cambio de piezas, cambio de aceite, filtros, etc.

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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE LAVADO

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El lavado de los vehculos se establece mediante un horario semanal, previamente coordinado con la empresa proveedora (cuatro das a la semana).

Se asigna un personal de transporte para que se encargue junto con el lavador de autos de determinar los vehculos sucios y los anotan en un listado como registro de las instrucciones que recibe la persona que realizar el trabajo.

La persona asignada por transporte abre los vehculos para que estos puedan recibir la limpieza en su interior (aspirado y limpieza de tableros y las partes internas de las puertas).

La persona asignada por transporte verifica la parte exterior y la interior del vehculo para validar que fue lavado correctamente.

La persona asignada por transporte que encuentre que el vehculo fue lavado de manera incompleta o incorrecta proceder a indicar las partes que deben mejorar para que se limpie inmediatamente.

Cuando la validacin de todos los vehculos se de por parte de la persona asignada por transporte, se firma un documento que entrega la compaa proveedora donde se registra que el vehculo fue lavado correctamente.

Al cierre de cada mes, la compaa enva copia de los formularios firmados por la institucin acerca del registro de todas las lavadas por da y vehculo y se verifica si la cuenta que el proveedor presenta corresponde a lo realizado.

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d. Asignacin de Combustible

Las autorizaciones para despacho de combustible son responsabilidad exclusiva del Jefe o Asistente Administrativo del departamento de Transporte, Director Administrativo o Director General. Se debe llevar un registro basado en la entrega de facturas y la inspeccin fsica vehicular que determine la cantidad de combustible que se le despacha a cada unidad para realizar la correspondiente recarga.

Slo se realizar la asignacin de combustible a las unidades vehiculares, para actividades de naturaleza oficial.

El funcionario que utilizar la unidad vehicular debe solicitar al guardia de seguridad en garita que valide la cantidad de combustible que contiene el vehculo, con el objetivo de poder entregar la solicitud de combustible con el VoBo correspondiente.

Los Coordinadores de rea asignados para reportar a la unidad de transporte la administracin de las unidades vehiculares, deben vigilar el uso adecuado del combustible para cada unidad vehicular.

Los Coordinadores de rea asignados para reportar a la unidad de transporte la administracin de las unidades vehiculares deben llevar un control claro, eficiente y oportuno de todo el combustible asignado para la realizacin de las tareas en cada rea.

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Toda carga de combustible a la unidad vehicular realizada con fondos propios por parte del funcionario, debe ser aprobada por el Director de rea correspondiente mediante nota formal escrita dirigida a la unidad de transporte justificando la accin, de lo contrario no se considerar vlida.

Se debe mantener bajo custodia en un lugar seguro, los vales de asignacin de combustible vigente utilizados por la institucin.

De presentarse prdida o robo de la documentacin utilizada para la asignacin de combustible, se proceder a realizar la denuncia correspondiente a la Direccin de Administracin y Finanzas.

El responsable de la custodia de los vales de asignacin de combustible, al momento de darse prdida por sustraccin o robo, deber cubrir el importe total del recurso.

El Coordinador de cada rea es el responsable de llevar el registro del uso de la unidad vehicular asignado al funcionario en misin oficial.

Debe llevarse un expediente por vehculo donde se registren los recibos de carga de combustible de cada unidad cuando se carga combustible y una copia del formulario de asignacin de vehiculo donde conste la informacin de salida y entrada de cada uno.

La asignacin de combustible se realizar segn se vayan desarrollando las actividades de cada unidad vehicular y lo establecido en el promedio mensual registrado, y no de manera completa.

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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

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El asistente administrativo es el responsable de confeccionar los reportes sobre los consumos de combustibles y mantenimientos mensualmente en el sistema habilitado para esto.

La captura en el sistema en concepto de entradas y salidas de vehculos, debe realizarse diariamente.

Debe considerarse, previa entrega del reporte de planificacin vehicular, el uso de las unidades vehiculares de manera eficiente, y no se deben utilizar las unidades de forma individual, atendiendo de sta forma las diversas necesidades de movilizacin que se presenten por parte de los funcionarios de la institucin cuando el destino sea el mismo o se pueda utilizar el mismo vehculo para transportar diferentes personas.

Es responsabilidad de la unidad de Transporte aplicar todos los controles internos establecidos a partir de ste documento.

Es motivo de sancin directa el mal manejo de la asignacin de combustible y el no cumplimiento de las normas establecidas a partir de ste documento.

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VII. Conclusiones

El departamento de Transporte es una unidad de vital importancia para las operaciones del Sistema Estatal de Radio y Televisin, ya que el servicio que aqu se brinda ofrece la oportunidad de que cada rea vinculada pueda cumplir en un momento determinado con los objetivos establecidos por la institucin.

El crear normas de cumplimiento en formato estndar para que todos los usuarios del departamento de transporte puedan disponer de una gua de seguimiento, hace que la utilizacin del recurso sea ms eficiente, por ende que las asignaciones, acciones administrativas y registros que se desarrollen en este departamento, pueda hacer con la calidad requerida.

La buena utilizacin y duracin del recurso asignado a la institucin en el departamento de transporte (unidades vehiculares) depender en gran medida del correcto uso y administracin que se aplique y esto va estrechamente ligado al trabajo en conjunto de los usuarios con este departamento.

VIII. Anexos

Formulario de Solicitud de Transporte. Formato de Informe de Accidente. Salvoconducto