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SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados

Manual de Ajuda GE-INFO Gesto de Lojas de Informtica

ndice de Ajuda
Primeiro Acesso e Noes Bsicas ...................... Configurando o Sistema ................................ Registrando o Sistema ................................. Telas do Sistema Caractersticas .................... Segurana Cadastrando Usurios ...................... Clientes e Fornecedores ............................... O Controle de Clientes/Fornecedores Controlando Pagamentos Fiado Status e Pendncias Pontuao do Cliente Crditos de Consumo Produtos .............................................. O Controle de Produtos Montando Kits de Produtos Movimentando o Estoque Sugesto de Preos (MARK-UP) Controle de Funcionrios .............................. O Controle de Funcionrios Comisses dos Funcionrios Vales/Consumo de Produtos Caixa do Funcionrio Pagamento de Salrios Vendas ................................................ Abertura e Fechamento do Caixa/PDV Ponto de Venda (PDV) Apresentao Como fazer uma venda? Como abrir mltiplas vendas/comandas/mesas simultaneamente? Conta do Funcionrio Todas as Funes Controle de Vendas 003 006 008 009 011 012

018

024

030

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O Controle de Vendas Oramento Expresso Controle de Compras ................................... Ligaes .............................................. Reservas de Produtos .................................. Central do Cliente .................................... Servios .............................................. Contratos Pagamentos de Contratos Equipamentos Ordens de Servio Retorno de Mercadoria Avariada (RMA) Consulta de produto por serial Emprstimos Financeiro ............................................ Notas Fiscais ......................................... Criando modelos de notas Configurando os impostos das notas Tabela de naturezas de notas Emitindo notas fiscais Consultas ............................................. Estatsticas .......................................... Emisso de Documentos ................................. Criando Modelos de Documentos/Relatrios Emitindo Documentos/Relatrios Personalizados Ferramentas ........................................... LOG de Operaes Importando E Exportando Informaes Interpretador SQL

043 045 046 047 049

059 061

072 073 074

079

APNDICE
Esquemas promocionais Entendendo o controle fiado Comunicao com a balana Configurando a aparncia do sistema, logotipo e dados da empresa Como trabalhar com recarga de cartuchos Integrao com software emissor de nota fiscal eletrnica (NF-e) da receita Impresso de boleto bancrio

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Primeiro Acesso e Noes Bsicas

Aps a instalao do software, dois novos cones devem ser criados na rea de trabalho de seu computador. Um deles d acesso ao mdulo de retaguarda, que contm quase todas as funes do sistema. O segundo, PONTO DE VENDA, d acesso ao PDV, onde voc pode realizar vendas de uma forma rpida, como o caixa de uma padaria ou supermercado. Ao abrir o mdulo de retaguarda (ou o PDV) voc ir se deparar inicialmente com uma tela de login (caso esteja no servidor) ou com uma tela de conexo com o banco de dados (caso esteja em uma estao). A tela de conexo com o banco de dados s exibida da primeira vez em que o sistema aberto ou quando ocorre algum erro de conexo ao inici-lo. Para mais detalhes sobre a tela de conexo com o banco de dados, consulte manual de ajuda no site http://www.soriodev.com.br, na pgina do seu sistema. Voltando a tela de usurios, para acesso ao sistema, o usurio administrador que vem cadastrado na instalao do sistema : USURIO: ADM SENHA: ADM Utilize este login para primeiro acesso ao sistema ou caso no tenha alterado ainda. Aps entrar no sistema, voc ver uma tela principal, parecida com esta:

Na tela acima existem 4 regies grifadas. A regio 1 ( esquerda) possui uma lista com 9 botes, de 0 a 8, que substituem os tradicionais menus dos sistemas comerciais padro

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e da verso antiga do sistema. Ao clicar em um destes botes, ser exibida na segunda regio (no centro) uma segunda lista de botes com as funes do sistema. Sendo assim, sempre que for mencionada a palavra menu neste manual, estar se referindo a estes botes. Na terceira regio, direita, encontra-se a barra de alertas. Ela estar sempre visvel e representar pendncias existentes dentro do sistema. Estas pendncias referem-se a situaes que requerem sua ateno, como uma conta vencendo, por exemplo. Ao clicar no boto onde exibido o alerta, ser aberto o mdulo correspondente e a lista de pendncias. Por fim, a quarta regio, na rea inferior, representa apenas uma barra de status que trs algumas informaes relevantes. Primeiramente, ela indica que a tecla F11 um atalho para a calculadora do Windows. Assim que o programa for aberto esta tecla se torna ativa e global, ou seja, mesmo que o programa esteja minimizado e voc esteja momentaneamente trabalhando em outro programa, poder usar esta tecla para chamar a calculadora. Logo a seguir, so exibidos os endereos IP de rede e de internet, auxiliando a conexo em rede, j que, para instalar o programa nos terminais, voc ir precisar indicar o endereo IP do servidor. Por fim, so exibidos tambm na barra de status o usurio logado e algumas teclas de atalho, para personalizar as cores (temas) do sistema, visualizar a tela sobre e a pgina de contato no site da SorioDev. Voc deve ter percebido na imagem anterior que no menu direita existe um boto FAVORITOS. Cada mdulo que voc acessar no sistema usando seu login de usurio ser memorizado em sua conta internamente. Toda vez que voc abrir o sistema ou clicar em FAVORITOS sero exibidos os mdulos que voc mais acessa naturalmente. Ou seja, o sistema ir se adaptar aos seus hbitos, oferecendo os mdulos que mais utiliza de forma mais rpida. Aps um certo tempo de uso, sua tela ficar parecida com a imagem a seguir:

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Um ponto interessante a ressaltar que na frente de cada boto existe um nmero (no menu direita) ou uma letra (no menu central). Se voc pressionar o nmero ou a letra correspondente, poder clicar no boto sem usar o mouse, ou seja, estes nmeros e letras so as teclas de atalho daquele boto.

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Configurando o Sistema

A primeira e mais importante funo que voc dever acessar no sistema so suas configuraes. Voc pode alter-las a qualquer momento e elas definiro a forma como o sistema ir se comportar. As configuraes do sistema podem ser acessadas no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Ao abrir esta tela, voc ver diversas opes de configurao organizadas em guias. Com o tempo, estas configuraes eventualmente podero mudar um pouco aps a atualizao do sistema e, por isso, aps fazer uma atualizao interessante checar esta tela para verificar se algo novo que lhe interesse tenha aparecido. Em geral, as configuraes so muito importantes porque atravs delas que voc pode personalizar a maior parte do sistema. Em geral, algumas configuraes tem uma importncia maior para o sistema, entre elas: Impressora Padro de Notas Fiscais: sem selecionar uma impressora voc no conseguir emitir notas. O sistema permite a pr-configurao de impressora para que voc possa usar uma impressora especificamente para emisso de notas, caso tenha mais de uma impressora instalada no computador. Logotipos dos Relatrios: permite definir um logo baseado em uma imagem no formato jpg. O sistema possui uma funo interna que faz o ajuste das medidas do logotipo para que se adapte perfeitamente ao relatrio. Guia VENDAS/COMPRAS: nesta guia existem vrias opes de configurao especficas para vendas e compras, principalmente no que diz respeito a impresso. possvel definir os modelos de relatrios que sero impressos (ou no) em cada evento: ao salvar um oramento, ao salvar uma venda, ao salvar uma venda em determinadas formas de pagamento, etc. Guia PDV: nesta possvel configurar todas as opes relativas ao PONTO DE VENDA, incluindo se ele deve ser fechado diariamente ou no, se permite virada de dia, entre diversas outras aes para automatizar ao mximo as operaes do PDV. Guia BOLETOS: permite configurar a impresso de boletos bancrios. O sistema no emite boleto registrado, ou seja, ele s imprime os formulrios fornecidos pelo prprio banco, j com o cdigo de barras. Guia IMPRESSORAS DE CUPOM: permite configurar a impresso de cupons para vendas e compras. O sistema permite configurar uma impressora padro e uma para a cozinha (caso seja um restaurante, por exemplo). Para ambas, ao clicar no boto de configurao, voc ver uma nova tela com algumas opes de impresso. A mais importante o campo IMPRESSORA, pois nele voc define onde ocorrer a impresso. Preferencialmente, voc deve possuir uma impressora com comunicao via porta paralela (lpt1, lpt2, ) ou porta serial (com1, com2 ) para que o sistema funcione mais corretamente. Caso sua impressora seja USB, h uma forma de configur-la, embora no seja totalmente garantida: voc deve compartilhar a impressora em rede e utilizar no campo IMPRESSORA o nome de compartilhamento do computador e impressora, ou seja, seu caminho na rede. Por exemplo, se o computador estiver conectado na rede com

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o nome de TERMINAL01 e a impressora com o nome de EPSON, ser necessrio indicar no campo impressora o texto \\TERMINAL01\\EPSON (sem as aspas).

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Registrando o Sistema

Alm das configuraes do sistema, interessante tambm registra-lo com as informaes de sua empresa. Estas informaes so eventualmente usadas nos demais mdulos do sistema. Para acessar o REGISTRO, v ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e altere os dados. Voc pode passar seus dados no sistema mesmo estando usando uma verso demonstrao. No topo da tela de registro voc pode indicar o nome da empresa e mais trs linhas para serem impressas nos cabealhos de todos os relatrios. J na parte inferior, pode realmente indicar o cadastro das informaes da empresa. Atravs do boto REGISTRO voc poder ativar sua licena quando fizer a compra. Neste ponto, voc ser orientado por nosso suporte.

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Telas do Sistema - Caractersticas

O trabalho com o sistema bastante simples, pois quase todas as telas dele seguem um layout padro. Pegaremos como exemplo o cadastro de produtos (voc pode acess-lo pelo menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS:

Quando voc abre a tela, mesmo aps ter vrios produtos cadastrados, o sistema ir apenas exibir uma tela em branco com uma orientao para que voc faa uma pesquisa. Sendo assim, se voc possui algum produto cadastrado e deseja encontr-lo, deve clicar em PESQUISAR. Perceba que na frente dos botes tambm existem teclas de atalho (F2, F3 ), ou seja, voc pode acess-los sem o mouse. Aps clicar em PESQUISAR, ser exibida uma nova tela, com vrio campos em branco. Cada campo refere-se a uma informao do cadastro do produto. Sendo assim, voc pode preencher um ou mais campos para fazer um filtro que facilite a visualizao dos itens, principalmente se forem muitos. No entrarei em detalhes neste ponto, pois a prpria tela auto explicativa (observe o rodap da tela enquanto voc se locomove de um campo para outro, pois nele so exibidas dicas sobre o campo selecionado). Aps informar os dados que deseja (ou no informar nada, se quiser ver a lista inteira de produtos), clique em PESQUISAR novamente (no boto PESQUISAR dentro da tela, no rodap direita). Feito isto, os itens correspondentes pesquisa vo aparecer. Se a tela continuar em branco, significa que no h nada a visualizar.

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Voc poder adicionar registros pelo boto ADICIONAR. Quando faz isso, novamente, uma nova tela ser aberta. Ela ser mais completa que a tela de pesquisa, pois nela ir constar todos os campos possveis de cadastro (o sistema no faz pesquisas usando todos os campos do cadastro). Alguns campos devem aparecer grafados em marrom, em uma tonalidade mais forte. Estes so campos de preenchimento obrigatrio. Alguns tambm podem aparecer acinzentados, sendo estes campos apenas de visualizao, ou seja, voc no pode alter-los. No geral, o sistema ir bloquear o que for preciso e lhe orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Aps digitar tudo, clique em SALVAR ou em CANCELAR, se no quiser gravar oque foi feito. Assim como a tela de pesquisa, na rea inferior existem informaes relevantes sobre o campo selecionado, para ajud-lo no preenchimento. Alm destas funes, voc pode alterar um registro selecionado usando o boto ALTERAR, ou exclu-lo, usando o EXCLUIR. No entanto, o sistema possui algumas travas que impedem a excluso de um registro quando ele for relacionado a outro em outro mdulo, por exemplo, um cliente que j possui vendas registradas. Para emitir RELATRIOS, utilize este boto e selecione o relatrio no menu. Os 2 ltimos relatrios em cada mdulo representam as informaes da lista da forma como esto dispostas, ou seja, so as mesmas colunas com o mesmo espaamento proporcional. Voc pode clicar com o boto direito sobre a lista de dados e em OCULTAR/EXIBIR COLUNAS, para modificar tanto a lista de visualizao de dados quanto os relatrios. Finalizando, algumas telas podem ter ainda um boto AO e/ou um boto GRFICOS. Quanto aos grficos no h segredo, algumas telas podem permitir a visualizao de grficos com base em alguns dados da pesquisa. No entanto, o boto AO requer mais ateno. Como todos os mdulos do sistema seguem um padro em suas telas, as funes adicionais vinculadas nestes mdulos so armazenadas neste boto ao. Por exemplo, no cadastro de clientes, o boto ao pode lhe fornecer um extrato de movimentos fiado do cliente selecionado, uma lista de seus status, uma funo para pagar sua dvida fiado, entre outros recursos.

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Segurana Cadastrando de Usurios


criando contas CADASTROS, uma conta de no pode ser

Voc pode limitar o nvel de acesso que cada pessoa possui ao sistema, de usurio para isso. Para criar o modificar contas de usurio, v ao menu em CONTROLE DE USURIOS. O controle j conta inicialmente com administrador para permitir acesso completo ao sistema. Esta conta removida, mas voc pode alterar o usurio/senha de acesso.

Para criar um novo usurio, use o boto ADICIONAR. O bloqueio de acesso aos mdulos ou funes feito no campo PERMISSES. Alm de ser possvel bloquear acesso aos mdulos, voc tambm pode bloquear o acesso de algumas funes dentro do PDV e de algumas funes dentro do sistema, relacionadas a todos os mdulo como, por exemplo, bloquear a excluso de informaes em qualquer mdulo (ESPECIAL PERMITIR ESCLUSES NO SISTEMA). Outro dado importante o campo FUNCIONRIO. Para que seja possvel acessar o PDV (ponto de venda), necessria uma abertura do caixa. Esta abertura feita em nome de um funcionrio cadastrado no sistema. Neste controle de usurios voc deve vincular o usurio criado com o funcionrio correspondente cadastrado. Assim, ao abrir o PDV com seu login de acesso, o sistema saber identificar qual funcionrio est entrando no sistema e ser capaz de identificar se o caixa est aberto. Do contrrio, o sistema avisar que o caixa no est aberto ou o usurio no est vinculado com nenhum funcionrio.

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Clientes e Fornecedores
O controle de clientes/fornecedores

O controle de clientes e fornecedores permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir relatrios de clientes e fornecedores, alm de fornecer funes adicionais vinculadas a este cadastro, como consulta de extrato fiado, de crditos de consumo, controle de status e pendncias e de pontos recebidos/consumidos (promoo). Tudo isso possvel acessando o menu CADASTROS, em CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES. Ao acessar, ser exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como j foi explicado anteriormente no tpico Telas do Sistema o funcionamento deste tipo de mdulo, irei apenas ressaltar as informaes mais relevantes deste cadastro. Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema, entre eles: Categoria e Classificao: so campos que permitem apenas classificar o cliente, sendo teis caso precise fazer pesquisas por grupos de clientes; Limite Fiado: define o valor mximo da dvida que o cliente pode assumir comprando fiado; Saldo Fiado: define o valor atual da dvida. Este campo no pode ser manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme so feitas vendas fiado e pagamentos no sistema;

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Crd. Consumo PDV: este campo parecido com o Saldo Fiado, mas refere-se a crdito concedido por pagamento antecipado. Ele s vlido para vendas feitas no PDV, sendo que o crdito tambm concedido pelo prprio PDV. Basicamente, o cliente paga antes de consumir e, quando seu crdito se esgota, ele faz um novo depsito (pagamento) para poder voltar a consumir; Compras no PDV: neste campo h 2 opes. Selecionando a primeira, voc instrui ao sistema para desconsiderar os crditos de consumo, ou seja, o modo padro de se trabalhar. Selecionado a segunda, voc indica que o cliente s pode comprar se tiver crdito, bloqueando o fechamento da venda caso no tenha (lembrando que s vale para o PDV); Tipo: indica se cliente ou fornecedor; Tabela: indica a tabela de preo preferencial do cliente. Nos casos onde seleciona o cliente antes do incio da venda, o sistema ir capturar os preos de produtos da tabela correspondente; Pontos: outro campo apenas para consulta, indica quantos pontos o cliente possui atualmente. O sistema possui um esquema promocional que ser melhor detalhado a seguir, onde possvel conceder pontos para as compras de determinados produtos. Estes pontos podem ser posteriormente trocados por outros produtos; Ativo: indica se o cliente est ou no ativo. Uma vez que voc registre vendas ou qualquer outro tipo de movimento para o cliente dentro do sistema, no ser mais possvel remove-lo. Sendo assim, voc desmarca este campo para torn-lo oculto no sistema. O cadastro de clientes e fornecedores tambm possui algumas funes vinculadas que auxiliam na consulta e controle dos seus dados. Estas funes esto disponveis no boto AO e sero detalhadas nos captulos a seguir.

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Clientes e Fornecedores
Controlando Pagamentos Fiado

Conforme foi visto no ltimo tpico, no cadastro do cliente existem 2 campos especficos para o controle fiado: o LIMITE FIADO e o SALDO FIADO. Para auxiliar no controle de pagamentos fiado existem ainda mais 2 funes, acessveis no boto AO do controle de clientes: CONTROLE DE PAGAMENTOS FIADO: uma consulta que exibe toda a movimentao da conta fiado do cliente, sendo elas as vendas e os pagamentos realizados; RECEBER PAGAMENTO FIADO: um pequeno mdulo auxiliar para receber pagamento fiado do cliente. possvel indicar a data do pagamento e o valor que foi pago, permitindo que o cliente pague apenas uma parte de usa dvida ou seu total. Tambm possvel receber pagamentos fiado diretamente no ponto de venda, o que facilita o movimento no caixa.

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Clientes e Fornecedores
Status e Pendncias

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de STATUS. um mdulo bastante til que permite adicionar eventos nominais ao cliente. Basicamente, o controle de STATUS DE CLIENTES/FORNECEDORES um um bloco de anotaes avanado, onde voc pode fazer qualquer marcao em nome do cliente, adicionando observaes, comentrios e at advertncias ou alertas. Voc indica a data/hora para cada registro, podendo selecionar uma categoria e um status para classific-lo. No campo DETALHES voc pode discriminar o que quiser. Tambm pode usar o campo DATA ALERTA (opcional) fazendo com que o status aparea na barra de alertas da tela principal quando a data chegar.

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Clientes e Fornecedores
Pontuao do Cliente

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS. O sistema possui vrios esquemas promocionais, como um preo promocional para o produto, impresso de tickets para cada determinada quantia de compras e concesso de pontos. Este mdulo representa uma das formas de gerenciar este ltimo esquema promocional. No cadastro de cada produto voc pode indicar duas pontuaes: uma que concedida quando o cliente compra aquele produto e outra que representa o valor do produto em pontos. Quando o cliente compra o produto, os pontos correspondentes so creditados na sua conta de pontos. Quando ele acumula certa quantidade de pontos, pode optar por troca-los por um dos produtos da promoo. Esta troca pode ser feita no menu MOVIMENTOS, em CENTRAL DO CLIENTE. Aps localizar o cliente, basta clicar em TROCAR PONTOS. No entanto, estas trocas e crditos so processos internos pouco visveis. Este o motivo da existncia do mdulo acima. Atravs do CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS, do controle de clientes, possvel consultar toda a movimentao de pontos da conta do cliente, os produtos que ele comprou e que geraram pontos, e os produtos que ele ganhou pela troca de pontos. Resumindo, um extrato de pontos de sua conta.

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Clientes e Fornecedores
Crditos de Consumo

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de CONTROLE DE CRDITOS DE CONSUMO. Se voc possui uma casa noturna, lanchonete ou similar, possvel que voc opte por realizar a venda de tickets de consumo ao cliente, ou seja, o cliente paga antes de consumir na casa. Conforme ele vai consumindo, ou seja, vai comprando produtos na casa, o crdito dele vai diminuindo at chegar em um ponto onde ele s pode comprar se fizer um novo pagamento e aumentar seus crditos. Todos este processo feito apenas pelo PDV. No CONTROLE DE CRDITOS DE CONSUMO do controle de clientes voc pode consultar um extrato do que o cliente pagou e do que ele consumiu, ou seja, um extrato dos movimentos de sua conta de crditos. Perceba que isso no uma venda FIADO. Nas vendas FIADO, o cliente compra e vai acumulando em sua conta at um certo limite estipulado por voc e, em determinado dia, faz o pagamento total ou parcial da sua conta, quitando a dvida. J no formato de crdito, o processo inverso, ou seja, na verdade voc deve ao cliente, pois ele paga antes de consumir, enquanto no FIADO ele paga depois. Por pagar antes, no existe um limite de crditos que ele possa ter. A nica restrio que o cliente s poder consumir por crdito e, no havendo saldo disponvel, ele no pode comprar em nenhuma outra forma de pagamento.

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Produtos
O Controle de Produtos

O controle de produtos permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir relatrios de produtos, alm de fornecer funes adicionais vinculadas a este cadastro, como consulta de histrico de compra e reajuste de preos. Tudo isso possvel acessando o menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS. Ao acessar, ser exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como j foi explicado anteriormente no tpico Telas do Sistema o funcionamento deste tipo de mdulo, irei apenas ressaltar as informaes mais relevantes deste cadastro. Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema, entre eles: Cdigo de Barras: representa a forma mais fcil de identificar o produto no momento da venda. Atravs de um leitor, a simples passagem do cdigo por este leitor de cdigos de barras faz com que o sistema identifique o produto e adicione na venda, usando o PDV. mais prtico usar o cdigo que acompanha o produto. No entanto, se o produto no tiver cdigo prprio, voc pode optar por deixar o sistema preencher sozinho com um cdigo interno ou criar seu prprio cdigo (recomendvel). Caso sua empresa trabalhe com balanas de peso, no crie cdigos que comecem ou terminem com zeros para os produtos integrados com a

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balana (ex.: 0126, 4510, 0920 ); Saldo Fiado: define o valor atual da dvida. Este campo no pode ser manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme so feitas vendas fiado e pagamentos no sistema; Categoria: um campo opcional que serve para classificar os produtos. comum o uso do nome do fornecedor, mas voc pode classificar da forma que achar melhor, ou simplesmente ignor-lo; Unidade: Unidade de medida do produto; Custo: valor de compra do produto; Valor 1, Valor 2 Valor 5: Representam 5 tabelas de preo diferentes para um mesmo produto. A tabela usada por padro pelo sistema a TABELA 1; Valor Promo., Valid. Promo: Permite configurar uma promoo no sistema. Se a data de validade da promoo for preenchida e ela for igual ou superior a data de hoje, o sistema ir considerar o valor de promoo como sendo o preo padro do produto. Do contrrio, ele ir considerar a tabela 1. O processo automtico, ou seja, ao passar a data o sistema retira o produto da promoo; Estoque: indica quantas unidades de produto h em estoque. No pode ser manualmente alterado. O acerto do estoque feito pelos mdulos de compra e venda, ou manualmente pelo mdulo CONTROLE DE ACERTOS DE ESTOQUE, do menu PRODUTOS; Estoque Mnimo, Estoque Ideal: o primeiro representa o mnimo que deve haver em estoque. Quando atingido, o sistema comea a indicar este produto como tendo estoque baixo. O Estoque Ideal apenas informativo, quanto o ideal quando for realizar a compra; Ativo: indica se o produto est disponvel para compra e venda. Se no estiver fica oculto no sistema. Este campo til quando no precisar mais do produto cadastrado, pois o sistema no permite remover produtos aps serem movimentados; Tab. Imposto: indica qual tabela de imposto deve ser usada quando for gerada a nota fiscal. Se no emite notas, no precisa preocupar-se com este campo. Se emite, mais a frente haver um tpico inteiro sobre notas fiscais no qual discriminado como cadastrar tabelas de imposto; Comisso: voc pode definir uma comisso de moeda ou em percentual para o produto, caso trabalhe desta forma; Tipo: o campo mais importante do cadastro. Neste campo voc classifica o produto. Os produtos de REVENDA e MATRIAS PRIMAS so praticamente iguais a nvel de controle no sistema, ou seja, estes tipos so distintos apenas para facilitar a classificao. O cadastro de produtos deste sistema compartilhado com diversos outros sistemas que possuem produo, por isso existe um tipo MATRIA PRIMA. No entanto, voc no precisa classificar o produto como matria prima neste sistema, assim como no precisar cadastr-lo como produto prprio. O PRODUTO PRPRIO aquele que voc produz. Outro tipo de produto o COMPLEMENTO. Um produto deste tipo similar h uma borda de pizza numa pizzaria, por exemplo, um produto que vendido em conjunto com outro. A vantagem de classificar o produto como COMPLEMENTO est no fato de que, amarrando ele com outro produto, o preo pode ser embutido, ou seja, o produto no precisa ser exibido no relatrio de venda ou no cupom, por exemplo. Por fim, tambm h um tipo de produto conhecido como GENRICO. provvel que voc precise de apenas um cadastro de produto deste tipo. O produto genrico permite que voc defina o seu nome no momento da venda, atravs de um campo de

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observaes que todos os produtos vendidos possuem. Desta forma, o sistema ir considerar sempre que o nome do produto o indicado nas observaes. Este tipo de produto permite a venda de itens que voc no deseja cadastrar no sistema. interessante cadastrar o produto genrico com preo de venda sempre $ 1,00, pois assim voc pode definir o valor do produto na hora da venda, alterando a quantidade; Pontos Venda, Pontos Troca: o primeiro indica quantos pontos o cliente ganha ao comprar o produto. O segundo indica quantos pontos o cliente precisa ter para trocar gratuitamente pelo produto; Usar na Balana, Unidade Balana: Caso trabalhe integrado com balanas, estes campos permitem configurar o produto para que ele seja includo na lista que gerada por um utilitrio auxiliar que encontra-se no site da SorioDev. Este utilitrio monta arquivos de texto que podem ser importados por programas como o Smart (FILIZOLA) e o MGV (TOLEDO), permitindo que os produtos e os preos sejam enviados para a balana. Peso Un. Produo: caso o produto seja comercializado em unidades este campo deve indicar o peso de uma unidade para que na montagem da receita seja possvel obter o rendimento, ou seja, quantas unidades sero produzidas com um determinado peso de matria prima. Um exemplo de um produto com estas caractersticas seria um po de leite vendido em unidades de 50g, por exemplo. Peso Unit. Venda: caso o produto seja vendido por peso mas seja dividido em unidades (ex.: po francs) possvel indicar neste campo o peso da unidade. Esse campo til nos relatrios de produo, onde so indicados quantos kg do produto sero produzidos e quantas unidades aproximadamente isso ir render. RECEITA e MODO DE PREPARO: so campos usados apenas para impresso de receita e no interferem na produo do produto.

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Produtos
Montando Kits de Produtos

Kits de produtos so pacotes que unem vrios produtos, permitindo que, ao selecionar o kit, todos os itens que o compem sejam adicionados na venda. Voc pode montar estes kits indo ao menu PRODUTOS, em KITS DE PRODUTOS. Para que seja possvel identificar o kit, necessrio que voc crie uma lista de produtos com uma mesma descrio. Exemplo: DESCRIO CAF DA MANH CAF DA MANH Outro exemplo: DESCRIO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO MEMRIA HD PLACA ME MOUSE TECLADO GABINETE+FONTE MONITOR PRODUTO PROCESSADOR PINGADO PO COM MARGARINA PRODUTO

A seleo de um kit possvel apenas no PDV. Ao selecionar o kit, todos os produtos que o compe so adicionados na venda. A vantagem do kit no est apenas no fato de ser possvel selecionar vrios produtos em uma nica operao; o kit tambm permite definir a quantidade de cada produto, o desconto ou at mesmo um valor alternativo. Desta forma, o COMPUTADOR COMPLETO acima poderia ter seu valor arredondado de $ 2.011,45 para $ 1.999,90, por exemplo, ou ainda, poderia ser concedido um desconto especial pela compra de um pacote fechado de itens. Isto facilita a criao de promoes e cestas de produtos. Para montar o kit, voc dever adicionar um registro para cada produto que ir compor este kit, tomando o cuidado de usar o mesmo valor no campo DESCRIO, como indicado acima.

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Produtos
Movimentando o Estoque

O estoque dos produtos movimentado automaticamente quando so realizadas compras e vendas. No entanto, voc tambm pode criar movimentos de acerto do estoque para as mais diversas finalidades: acerto inicial, perda, quebra, consumo, etc Os acertos de estoque so feitos no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE ACERTOS DE ESTOQUE. Para cada acerto voc deve registrar a data/hora, produto, motivo (discriminao do porque do acerto) e a quantidade de entrada ou de sada. Ao salvar o movimento o estoque acertado automaticamente.

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Produtos
Sugesto de Preos (MARK-UP)

Este mdulo tem por finalidade oferecer uma consulta para alerta-lo sobre produtos que esto sendo vendidos por preos abaixo do recomendvel. No cadastro do produto voc encontra um campo chamado MARK-UP, cuja finalidade definir o lucro mnimo que voc deve obter com o produto para o negcio ser rentvel. Sendo assim, o mdulo de sugesto de preos apresenta uma lista com todos os produtos em que um dos valores de tabela lhe fornea um lucro inferior ao recomendado no campo MARK-UP do cadastro do produto.

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Funcionrios
O Controle de Funcionrios

O controle de funcionrios pode ser acessado no menu FUNCIONRIOS, em CONTROLE DE FUNCIONRIOS. Caso tenha lido este manual at este ponto, no sentir dificuldades em us-lo, pois igual aos demais cadastros que j vimos. Tambm no h muitas informaes em especial, apenas alguns campos que valem ser ressaltados: Salrio: valor do salrio bruto do funcionrio; Descontos: total de descontos no holerite do funcionrio (INSS, IRPF ...); Adiantamento: valor do adiantamento, caso o funcionrio receba; Vale Transporte: valor do vale transporte, caso o funcionrio receba; Comissionar: indica se o funcionrio recebe comisso e se ela creditada sobre todos os produtos ou apenas sobre servios ou produtos vendidos; Crdito: representa comisses recebidas consumos feitos pelo funcionrio no PDV (no inclui vales e crditos recebidos dentro do retaguarda); N Comanda: para que seja possvel lanar vales e outros movimentos para o funcionrio diretamente do PDV, necessrio definir um nmero de comanda para ele. Assim, ao abrir esta comanda no PDV o sistema saber que trata-se de um funcionrio e permitir que somente certas operaes sejam realizadas; Limite Vales: voc pode indicar o limite de vales (consumo de produtos) do funcionrio neste campo. Se no quiser limitar, deixe o valor em zero.

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Funcionrios
Comisses dos Funcionrios

Como foi visto no tpico anterior, h um campo no cadastro do funcionrio que permite definir que ele ser comissionado. Tambm foi visto no tpico sobre o controle de produtos que cada produto pode possuir uma comisso, definida em valor ou em percentual. Caso o funcionrio seja comissionado, todas as vendas de produtos que possuam comisso feitas em seu nome podero ser consultadas no menu FUNCIONRIOS, em COMISSO DE FUNCIONRIOS. Este mdulo uma simples consulta da lista de comisses e no possui integrao com o financeiro. Vale ressaltar que, ao marcar o campo que indica que o funcionrio comissionado em seu cadastro, somente as vendas feitas a partir deste ponto sero comissionadas. Ou seja, caso voc tenha feito vendas anteriormente e o campo COMISSIONAR no estava marcado, estas vendas no podero ser inclusas nas comisses.

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Funcionrios
Vales/Consumo de Produtos

Quando um funcionrio consome um produto da loja, voc tem duas opes: 1. 2. cadastra-lo como cliente, registrar a venda e cobrar o valor; lanar um vale em seu nome.

O lanamento de vales est disponvel no menu FUNCIONRIOS, em VALES. Para cada produto consumido voc dever lanar um vale, indicando o produto, a quantidade e o preo. A vantagem no uso dos vales o fato de ele estar incluso no histrico do funcionrio, que veremos mais adiante, e tambm o fato de ser possvel lan-lo no financeiro. H um mdulo no sistema, que ser visto em breve, que permite o lanamento da folha de pagamento do funcionrio diretamente no fluxo de caixa, incluindo salrio, despesas, adiantamento, vale transporte, comisses, vales e eventuais movimentos adicionais de sua conta. Os vales dos funcionrios tambm so contabilizados no sistema como movimentos de estoque, ou seja, ao lanar o vale o estoque do produto em questo ser reduzido automaticamente.

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Funcionrios
Caixa do Funcionrio

Assim como o nome diz, o caixa do funcionrio representa um fluxo de caixa individual para cada funcionrio. O objetivo deste mdulo o controle de despesas e receitas adicionais em folha de pagamento. Para acessar o caixa do funcionrio, v ao menu FUNCIONRIOS, em CAIXA DO FUNCIONRIO. Voc deve lanar o movimento indicando o funcionrio, motivo e o valor, que pode ser a crdito (caso ele represente um crdito para o funcionrio), ou a dbito, caso seja uma despesa.

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Funcionrios
Pagamento de Salrios

O mdulo de pagamento de salrios tem a finalidade de integrar todos os movimentos financeiros dos funcionrios com os movimentos financeiros do sistema, ou seja, o fluxo de caixa. Para acess-lo, v ao menu FUNCIONRIOS, em PAGAMENTO DE SALRIOS. O mdulo abaixo ser aberto:

Como voc pode perceber, o pagamento feito funcionrio a funcionrio, selecionando um perodo de tempo. Aps preencher os campos no alto da tela, voc deve utilizar o boto PESQUISAR para visualizar os movimentos. Na frente de alguns movimentos h um boto mais detalhes que permite visualizar a origem daquele total mencionado. Uma vez definidos todos os totais da lista (as horas extras podem ser manualmente preenchidas), voc deve utilizar o boto PAGAR para lanar os movimentos no financeiro. Como forma de identificao dos lanamentos, ser utilizado como ms de referncia o MS/ANO correspondente data de incio que voc selecionou no alto da tela. Com base nesta data inicial tambm possvel estornar (cancelar) os movimentos previamente lanados, alm de ser possvel tambm consult-los. Exemplo:

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1. Para fazer o pagamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique no perodo a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em PAGAR. Caso queira ver os movimentos lanados, clique em CONSULTAR logo em seguida. 2. Para cancelar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em ESTORNAR. 3. Para consultar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em CONSULTAR. Independente da operao que deseja realizar (PAGAR, ESTORNAR ou CONSULTAR) voc sempre dever fazer uma pesquisa antes (PESQUISAR).

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Vendas
Abertura/Fechamento do Caixa/PDV

O sistema permite a realizao de vendas de 2 formas diferentes: atravs do CONTROLE DE VENDAS E ORAMENTOS, no menu MOVIMENTOS, ou atravs do PONTO DE VENDA (PDV). O PDV um mdulo especificamente para a realizao de vendas rpidas, muito usado em mercados, padarias, lanchonetes, etc. recomendvel que voc utilize este mdulo para a realizao de vendas, pois alm de ser mais rpido tambm traz mais recursos para auxili-lo no momento da venda. J o CONTROLE DE VENDAS E ORAMENTOS um mdulo de cadastro comum, parecido com um cadastro de clientes ou de produtos, com o diferencial de permitir a incluso da lista de produtos, ou seja, so dois cadastros em um. O objetivo principal deste mdulo e permitir consulta, alterao e excluso de vendas. Embora tambm possa ser usado para fazer vendas e oramentos, so raros os casos onde ele pode ser mais eficiente do que o PDV para a realizao de vendas. Estes 2 mdulos sero melhor explicados nos prximos tpicos. Para utilizar o PDV necessria a abertura do caixa do funcionrio. Se voc acessou as configuraes do sistema, como mencionado em um dos primeiros tpicos (menu FERRAMENTAS, CONFIGURAES), deve ter encontrado uma guia PDV. Nesta guia h uma opo que lhe questiona sobre Como controlar a abertura diria de caixa p/ uso do PDV?. Esta opo permite que voc escolha entre 3 opes: 1. Abrir e fechar o caixa todos os dias: selecionado esta opo, para que o funcionrio possa acessar o PDV ele ter que ter o seu caixa aberto todos os dias, fechando o que estava aberto anteriormente. Por exemplo, se o funcionrio acessar o PDV em 05/01, necessrio abrir o caixa neste dia. Se ele for acessar novamente em 06/01, necessrio fechar o caixa de 05/01 e abrir o novo em 06/01. O fechamento do caixa anterior pode ser a qualquer momento, no necessitando ser no mesmo dia. No entanto, no pode haver 2 caixas abertos para o mesmo funcionrio e, sendo assim, voc deve fechar o de 05/01 antes de abrir o de 06/01. 2. Permitir fechamento no dia seguinte: esta opo muito parecida com a anterior, mas ela permite virar o dia com o caixa aberto. Se voc utiliza a opo anterior, quando o computador atingir meia noite, o caixa do funcionrio ser bloqueado. J usando esta opo, voc poderia abrir o caixa em 05/01 e acess-lo em 05/01 e em 06/01 durante o dia todo. Ele s seria bloqueado em 07/01. 3. Permitir fechamento quando quiser: nesta opo voc no precisa fechar o caixa do funcionrio. Ela til se voc no necessita de fechamento dirio de caixa, permitindo que acesse o PDV indefinidamente. Configurada esta opo, voc pode comear a fazer aberturas de caixa. Para isso, v ao menu MOVIMENTOS, em ABERTURA/FECHAMENTO DE GAVETA/CAIXA. Ser ento exibida uma tela como a demonstrada a seguir:

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No alto da tela, existem 2 campos de data que podem ser preenchidos para a realizao de pesquisas das aberturas feitas em determinado perodo. Por padro, o sistema abre esta tela pesquisando todas as aberturas do ms corrente. Voc pode alterar o perodo e usar o boto PESQUISAR para ver apenas as aberturas de determinado perodo. No boto EXTRATO voc encontra opes de relatrio relativos aos movimentos de abertura/fechamento. Para abrir o caixa de um funcionrio, clique em ABERTURA. O sistema pedir que selecione o funcionrio e informe o troco da gaveta (valor em dinheiro que h na gaveta no momento da abertura). J para fechar o caixa, selecione um registro em aberto e clique em FECHAMENTO. Voc tambm pode consultar o subtotal de vendas at o momento, mesmo com o caixa aberto, clicando em ATUALIZAR. Como voc pode perceber, o caixa aberto em nome do FUNCIONRIO. No entanto, ao abrir o PDV o sistema pedir apenas sua senha de acesso. Por isso importante cadastrar um usurio para o funcionrio que vai acessar o PDV e vincular este cadastro do usurio com o do funcionrio, conforme foi descrito no tpico sobre Segurana Cadastrando Usurios. Finalizando, do lado esquerdo da tela acima exibida a lista de aberturas/fechamentos e, do lado direito, os dados da abertura selecionada no lado esquerdo.

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Vendas
Ponto de Venda (PDV) - Apresentao

O ponto de venda (PDV) um mdulo externo ao sistema, especificamente projetado para a realizao de vendas rpidas. Em sistemas comerciais, costuma-se dizer que o sistema principal, que o que estivemos vendo at este ponto deste manual, chama-se retaguarda. Sendo assim, o software completo composto pelo mdulo RETAGUARDA e pelo PDV. O cone para abertura do PDV deve estar localizado na rea de trabalho do seu computador, prximo ao cone do prprio sistema. Ao abrir, voc dever se logar com usurio/senha e, posteriormente, selecionar a comanda padro de trabalho. Se s h 1 caixa na sua empresa, pode-se usar sempre a comanda 1 sem problemas. J se sua empresa possui 2 ou mais caixas, cada um deve entrar com um nmero de comanda padro diferente. Uma vez aberto, voc ver uma tela igual a esta:

No topo da tela so relacionadas algumas informaes da empresa, funcionrio logado e data/hora. Logo abaixo, na rea central e esquerda, fica a lista de produtos da venda/comanda atual. direita voc encontra, no alto, o campo onde entra com o cdigo de barras do produto e outro campo para pesquisa de produto por nome. Se voc usa um leitor de cdigos de barras, basta passar o cdigo no leitor e o produto adicionado na lista. Logo abaixo tambm encontra-se o nome e preo do ltimo produto adicionado e a

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foto do produto, que tambm funciona como um banner rotativo, onde voc pode configurar uma lista de imagens que so trocadas aps alguns segundos. Pressionando F2 (atalho na rea inferior da lista de produtos) voc tem acesso a uma tela onde encontra todas as funes do PDV e suas teclas de atalho:

Perceba que h uma imagem de uma letra na frente de cada funo. Se voc pressionar esta letra, ter acesso a funo diretamente no PDV, sem necessitar abrir esta tela. Por fim, na rea inferior voc encontra informaes sobre a comanda atual. interessante frisar neste ponto que quando falarmos de comanda estaremos falando da prpria venda. O PDV permite que voc mantenha abertas vrias vendas/comandas/mesas ao mesmo tempo. Este esquema especialmente til em restaurantes e lanchonetes, ou em caixas movimentados, quando h a necessidade do cliente voltar para a loja para pegar algum produto que esqueceu, por exemplo. Com uma nova comanda voc pode dar continuidade a venda seguinte do prximo cliente, enquanto o cliente anterior no volta.

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Vendas
Ponto de Venda (PDV) - Como fazer uma venda?

Aps abrir o PDV e estar em sua tela principal, o cursor dever estar piscando sobre o campo CDIGO. Se voc possui um leitor de cdigo de barras, basta passar o cdigo do produto para adicion-lo na venda. Caso no possua, digite o cdigo e tecle ENTER. Caso no possua leitor e no saiba o cdigo, tecle ENTER com o campo vazio para ir ao campo seguinte, o NOME. Digite uma parte do nome do produto e tecle ENTER para consultar uma lista. Use as setas do teclado para navegar na lista e pressione ENTER novamente ao encontrar o produto. Uma outra opo tambm utilizar a consulta de preos (tecla de atalho R). Quando o produto adicionado na lista, ele entra sempre com quantidade 1. Voc pode alterar a quantidade pressionando a tecla asterisco (*). Tambm pode configurar o sistema para que ele solicite a quantidade ao adicionar cada produto na lista, como foi visto no tpico CONFIGURANDO O SISTEMA. Pressionando a tecla E (REMOVE ITEM) voc consegue eliminar o produto da lista e, pressionando a tecla N (CANCELA COMANDA) voc cancela a venda inteira, ou seja, todos os itens.

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Vendas
Ponto de Venda (PDV) - Como abrir mltiplas vendas/comandas/mesas simultaneamente?

Como foi descrito anteriormente, o PDV trabalha com esquema de comandas. Uma comanda uma venda aberta. Voc pode possui mltiplas comandas, ou seja, mltiplas vendas abertas simultaneamente. Para abrir uma comanda voc deve usar o campo onde entra com o cdigo do produto. Ao invs de entrar com o cdigo de um produto, voc deve informar o nmero da comanda. possvel configurar o sistema para que, ao digitar o nmero, caso ele no encontre um produto cadastrado, entenda este nmero como sendo o nmero de uma comanda. No entanto, o normal e mais correto digitar a letra C antes do nmero. Por exemplo, digite C34 e tecle ENTER para abrir a comanda 34. Uma vez que voc tenha vrias comandas abertas, seria difcil lembra-se de todos os nmeros. Por isso, h uma tela de gerncia de comandas, que pode ser acessada pela tecla O:

Nesta tela, alm de serem listadas todas as comandas abertas, possvel: 1. TROCAR N: possvel trocar o nmero de uma comanda j aberta, clicando neste boto e informando o novo nmero. Se j houver uma comanda com o novo nmero informado, as comandas sero combinadas;

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2. APAGAR: permite cancelar a comanda e, se quiser, imprimir um ticket de cancelamento; 3. BLOQUEAR: possvel bloquear uma comanda aberta para que no possa mais ser alterada. Ao bloquear a comanda, voc no conseguir sequer acess-la no PDV. S possvel bloquear comandas j abertas, ou seja, no possvel bloquear previamente um determinado nmero; 4. DESBLOQUEAR: permite fazer o desbloqueio de comandas anteriormente bloqueadas. A partir deste desbloqueio ser possvel acessar novamente a comanda.

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Ponto de Venda (PDV) - Conta do Funcionrio

Atravs do PDV possvel estabelecer um controle paralelo da conta dos funcionrios. Chamo isso de controle paralelo porque os valores lanados desta forma, embora entrem nos respectivos mdulos de vales e caixa do funcionrio, no so contabilizados pelo mdulo de pagamentos a funcionrios. Voc pode lanar comisses extras e consumos diretos. Qualquer produto que seja comissionado pode conceder comisso a um funcionrio diferente do indicado na venda. Por exemplo, a venda feita pelo caixa ROBERTO, mas a MARIANA recebe a comisso de um determinado produto que ela vendeu ao cliente. Para isso, pressione a tecla Q no PDV, ou use a funo COMISSO FUNCIONRIO, na tela de atalhos. Voc ser solicitado a selecionar o funcionrio que ser comissionado. A comisso entrar como um crdito no CAIXA DO FUNCIONRIO e no no CONTROLE DE COMISSES, como habitualmente ocorre. No entanto, necessrio observar que, se o ROBERTO for um funcionrio comissionado, ele tambm receber a comisso, s que a dele cair no CONTROLE DE COMISSES. Por isso, tome cuidado ao usar esta funo, pois ela pode comissionar 2 ou mais funcionrios ao mesmo tempo. J com relao aos consumos, lembre-se que vimos anteriormente no tpico sobre funcionrios que possvel definir um nmero de comanda no cadastro do funcionrio. Vamos supor que voc tenha uma funcionria MARIANA, como no exemplo acima. O nmero de comanda que definimos para ela 300. No PDV, ao escrever C300 no campo do cdigo do produto e tecla ENTER, voc abrir a comanda desta funcionria. Por ser uma comanda de funcionrio, certas operaes sero proibidas, como fechar para cliente, por exemplo. Voc poder adicionar produtos normalmente e, no final, para fechar, usar a funo FECHAR PARA FUNCIONRIO (tecla de atalho V). As comandas abertas e fechadas desta forma entram como vales para os funcionrios. Como pode perceber, os processos acima fazem lanamentos no caixa do funcionrio e no controle de vales, como voc faria dentro do mdulo retaguarda. No entanto, existe uma caracterstica que diferencia este processo do lanamento interno no sistema. voc pode perceber que no cadastro do funcionrio h um campo CRDITO. Este campo tem um comportamento parecido com o campo do saldo fiado do cadastro do cliente. Nele so totalizados os crditos que o funcionrio recebe NO PDV e os consumos que ele faz TAMBM NO PDV. Isto serve, na verdade, como um segundo caixa para o funcionrio e pode ser usado para liberar ou no seu consumo no PDV, j que existe uma opo no cadastro de usurios que permite bloquear a venda para funcionrio sem crdito. Finalizando, alm da comisso e dos consumos, possvel tambm lanar crditos e dbitos para o funcionrio pelo mdulo CRDITO FUNCIONRIO (tecla de atalho +). Com isso voc pode ter uma conta paralela para o consumo do funcionrio no PDV.

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Vendas
Ponto de Venda (PDV) Todas as Funes

Veremos a seguir uma lista das funes do PDV: QUANTIDADE: permite alterar a quantidade do produto selecionado na venda; REMOVER ITEM: permite remover o produto da lista da venda; IMPRIMIR COZINHA: funciona apenas com produtos compostos (produo prpria). Esta funo permite imprimir um pedido de produo na cozinha para o produto selecionado; OBS. PRODUTO: permite definir observaes para o produto; COMPLEMENTO/ACABAM.: permite adicionar um novo produto na venda vinculando-o com o produto selecionado. A principal vantagem deste recurso est no fato de que, atravs das configuraes do sistema, possvel definir que este tipo de produto no seja impresso na venda. Ao invs disso seu valor somado ao valor unitrio do item ao qual foi amarrado, no comprometendo o total da soma dos itens. No sistema ser como se ele tivesse sido vendido mas para o cliente como se ele no existisse; CONSULTA PREO: esta funo tem 3 finalidades: possibilitar a consulta do preo de um produto, localizar produtos combinando vrias informaes na pesquisa para que ele seja adicionado na lista de produtos e dividir o produto entre vrias comandas (ex.: dividir uma garrafa de bebida em 4 mesas); GAVETA: permite consultar os movimentos da gaveta e realizar sangrias/suprimentos (sadas/entradas de dinheiro na gaveta); DESCONTO/ACRSCIMO: permite conceder descontos ou acrscimos a um item da comanda ou na comanda inteira; TABELA DE PREO: permite definir a tabela de preo da comanda atual. Somente os novos produtos adicionados sero afetados; CRDITO AO CLIENTE: permite dar crdito ao cliente, caso ele s possa consumir nesta modalidade; RECEBER FIADO: permite receber valores de clientes devedores que compram nesta forma de pagamento; KIT DE PRODUTOS: permite selecionar e adicionar um kit na venda (adiciona os produtos que compem o KIT); TEMAS/CORES: permite configurar as cores do PDV; CONFIGURAR: permite definir diversas opes de configurao do PDV e do sistema. Este um mdulo que tende a ser atualizado constantemente, pois nele definida a forma como o sistema deve se comportar (por exemplo, se ao fechar uma venda, deve imprimir cupom ou relatrio em papel A4). So diversas opes de configurao, todas bem explicativas; IMPRESSORA FISCAL: esta funo serve apenas para PDV ligado com algum modelo de impressora fiscal, desde que este modelo seja suportado pelo PDV; CANCELA COMANDA: permite cancelar a comanda inteira. Caso haja apenas uma comanda aberta, ser aberta uma nova comanda ao cancelar (sempre h uma comanda aberta no PDV); IMPRIMIR COMANDA: imprime a comanda para o cliente; IMPRIMIR TUDO NA COZINHA: similar a funo IMPRIMIR COZINHA, mas

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nesta, todos os produtos compostos (prprios) da comanda so enviados para a impressora da cozinha; PAGAMENTO PARCIAL: permite fazer um pagamento parcial da comanda antecipadamente; SELECIONA CLIENTE: permite selecionar o cliente da comanda; SELECIONA FUNCIONRIO: permite selecionar o funcionrio da comanda; GERENCIA COMANDAS: permite administrar as comandas, consultando as abertas, apagando, trocando nmero, combinando comandas, bloqueando e desbloqueando; FECHAR VENDA RPIDA: permite fechar a venda vista, para o CONSUMIDOR ou para o cliente selecionado; FECHAR VENDA AO CLIENTE: permite fechar a venda incluindo formas de pagamento a prazo, como PARCELADO e FIADO. Caso o cliente selecionado na comanda seja o CONSUMIDOR, ser solicitado que selecione o cliente, caso contrrio, ser exibida a tela de fechamento diretamente; FECHAR VENDA FIADO: exatamente igual ao fechamento acima, mas no exibe tela de fechamento, pois o sistema entende que o pagamento ser integralmente feito em FIADO. Caso o cliente selecionado seja o CONSUMIDOR, o sistema pedir que selecione outro, caso contrrio, tentar fechar a comanda diretamente, exibindo uma mensagem de confirmao antes; FECHAR PARA FUNCIONRIO: permite fechar a comanda atual para o funcionrio selecionado. Este fechamento na verdade o VALE DE FUNCIONRIO, onde se registra o consumo de mercadorias por funcionrios. Para fechar uma comanda usando esta funo necessrio que seja uma comanda de funcionrio, e no de cliente; SAIR DO PDV: fecha o PDV (sai do sistema).

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Controle de Vendas
O Controle de Vendas

Alm do Ponto de Venda (PDV), tambm possvel vender diretamente pelo retaguarda. No entanto, este controle de vendas mais indicado para consultas do que propriamente para vendas pois, como viu anteriormente, o PDV repleto de recursos e muitos deles no esto disponveis no mdulo de vendas do retaguarda.

No h muito segredo em se utilizar este controle de vendas, sendo que ele idntico aos demais cadastros que vimos at aqui, diferindo apenas por um detalhe: ele um cadastro duplo, ou seja, voc cadastra a venda e seus itens. Os itens so exibidos na prpria tela do cadastro, ao contrrio do que ocorria em verses anteriores deste sistema, onde a lista de produtos s era vista depois de salvar a venda. De certa forma isso no mudou muito pois antes de adicionar um produto a venda deve ser salva. No entanto, voc no precisa (e no deve) clicar em salvar para isso. Quando tentar adicionar o primeiro produto na venda, caso ela no tenha sido salva ainda, o sistema lhe avisar sobre isso e lhe perguntar se deseja salvar para prosseguir. Existem alguns campos na venda que precisam ser observados: STATUS: este campo no obrigatrio e voc pode usar como quiser. Basicamente, voc pode digitar o status da venda. A lista composta pelos status de todas as vendas, ou seja, se houver uma venda com STATUS PENDENTE e

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outras com status COMPLETA, havero 2 itens na lista de status: PENDENTE e COMPLETA; FORMA DE ENTREGA: permite definir a forma como ser feita a entrega, apenas para controle; GARANTIA: voc pode descrever a garantia da venda; CUPOM ABATIDO: refere-se a um esquema promocional onde a cada certo valor em compras o cliente tem direito a um cupom, que pode ser usado para troca de produtos (por exemplo, junte 10 cupons e troque por algum produto). Aps o cliente fazer a troca voc pode marcar este campo para indicar que j foi baixado, evitando que outra pessoa venha com uma cpia do cupom alegando querer trocar por mercadorias; PAGO: indica se a venda foi quitada ou se j foi fechada a forma de pagamento. Se este campo no for marcado, o sistema ir considerar a venda como ORAMENTO. Atravs do boto RELATRIO voc pode imprimir vrios tipos de relatrios e comprovantes: CUPONS PROMOCIONAIS: refere-se aos cupons promocionais que podem ser trocados por produtos (promoo detalhada no campo CUPOM ABATIDO); VENDA/ORAMENTO: impresso padro da venda, em cupom ou papel comum. Ao salvar a venda o sistema o questiona se deseja imprimi-la; FATURA DE PAGAMENTO FIADO: caso a venda tenha sido fechada na forma fiado, atravs desta opo pode imprimir ou reimprimir um vale que pode ser assinado pelo cliente; CONTRAVALE PELO TROCO DO PAGAMENTO EM TICKET: se o cliente pagar em ticket um valor superior ao da venda, voc pode imprimir este contravale para ele. O cliente poder apresentar este vale na prxima vez que comprar como parte do pagamento (considere-o como dinheiro); EXTRATO DE PAGAMENTOS: imprime uma listagem de parcelas e vencimentos, para simples conferncia; CARNS DE PAGAMENTO: imprime carns ao cliente (carns da loja); BOLETOS: imprime boletos para o cliente, apenas para as parcelas pendentes; ANLISE CUSTO/BENEFCIO: emite uma anlise de custo da venda. Vale ressaltar que, alm dos custos individuais dos produtos, voc pode adicionar outros custos na venda, que so includos no relatrio de custo indicado acima. Para isso, v ao boto AO, em CUSTOS DA VENDA. Ser aberta uma nova tela de cadastro na qual pode adicionar custos vontade. Ainda no boto AO voc encontra vrios recursos, como conceder ou cancelar desconto ou acrscimo nos itens da venda e emitir uma nota fiscal somente da venda selecionada. Para finalizar, de acordo com a forma de entrega voc pode fazer o controle atravs do mdulo ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Neste mdulo possvel consultar todas as entregas pendentes e como ser feita a entrega (o cliente vem retirar ou delivery ou romaneio). Delivery representa entrega rpida, no dia. J romaneio representa entrega de encomenda no dia seguinte.

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Controle de Vendas
Oramento Expresso

Como foi visto anteriormente, possvel lanar vendas e oramentos atravs do PDV ou mesmo dentro do mdulo RETAGUARDA. No entanto, algumas empresas podem atuar em ramos muito competitivos do mercado, tendo suas vendas modeladas dinamicamente. Visando facilitar este tipo de ocorrncia, o sistema conta com um mdulo chamado de ORAMENTO EXPRESSO. O objetivo deste mdulo em si no agilizar a montagem do oramento, mas sim permitir que voc tenha acesso a mais informaes dos produtos na hora em que monta o oramento, principalmente do custo. Desta forma voc pode negociar o valor com o cliente enquanto monta o oramento. Alm disso, o mdulo Oramento Expresso tambm apresenta alguns recursos bem teis para a montagem dinmica do oramento: VALOR PRETENDIDO: ao lado do campo VALOR, abaixo da lista de produtos, h um boto que, quando pressionado, abre uma tela onde voc informa o valor pretendido. Vamos supor que o oramento tenha ficado em $ 2.023,90 e voc quer arredondar para $ 2.000,00 para o cliente, esta funo tem esta finalidade. Quando faz o arredondamento do valor total o sistema recalcula os preos de cada item para que, no final, o total seja o mais prximo possvel do que voc quer. Naturalmente, como o valor recalculado para cada produto da lista, podem ocorrer pequenas diferenas de centavos; FORMAS DE PAGAMENTO: voc pode indicar at 3 formas para o cliente, dando descontos ou acrscimo sobre cada uma; GARANTIA / VALIDADE: tambm pode definir uma garantia textual e uma data de validade do oramento; IMPRESSO: o Oramento Expresso possui um mtodo prprio de impresso que considera todas as informaes do oramento que est sendo feito. Uma vez que voc grava o oramento, algumas informaes vo para as observaes da venda/oramento, como por exemplo as formas de pagamento, j que a venda s pode ter uma forma no final.

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Controle de Compras

Observando o tpico anterior sobre o Controle de Vendas voc tambm conseguir entender o controle de compras, pois muito similar. A diferena bsica so alguns relatrios e funes a menos, e alguns campos adicionais, como o nmero da nota e o valor do frete. A diferena mais marcante do controle est no cadastro dos produtos comprados:

Como pode ver, voc pode comprar usando o valor do dlar, fazendo a compra em pacotes ou unidades e ainda j realizar o acerto nos valores de venda. Detalhando melhor os campos: QTDE LOTE: define quantos lotes voc est comprando. Se observar o captulo sobre produtos, ver que h um campo no cadastro de produtos onde voc pode definir a quantia que usa na compra (por exemplo, se cada fardo de refrigerante tem 6 unidades voc define esta quantidade no cadastro de produtos). Ao comprar, esta quantidade multiplicada pela quantidade do lote (por exemplo, se comprou 3 fardos, a quantidade total de 3x6 = 18 unidades); VALOR LOTE DOLAR: valor do lote em DOLAR (ou outra moeda que quiser). A cotao da moeda deve ser atualizada nas configuraes do sistema antes da compra ser iniciada;

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VALOR LOTE: valor do lote, em moeda vigente. Quando fala-se em lote, entenda-se pelo pacote comprado, como descrito em QTDE LOTE. bastante comum os fornecedores, em alguns ramos de atividade, venderem pacotes de produtos, sendo que voc revende em unidade. Como possvel definir quantas unidades vem em um pacote, usando este campo voc define o valor do pacote; QTDE: unidades que esto sendo compradas; VALOR EM DOLAR: valor unitrio em DOLAR; VALOR UNITRIO: custo unitrio do produto; ACRESCIMO/DESCONTO: ambos unitrios e em moeda vigente; ALQUOTA N.F: caso pretenda gerar uma nota de compra, defina a alquota de imposto que incidir sobre o produto. Alm destes campos, existe um campo lucro e um valor, para cada tabela de venda, permitindo que atualize o cadastro de produtos diretamente da compra. Um detalhe importante: ao registrar uma compra no sistema o estoque no entra automaticamente no controle de produtos. Isso ocorre porque foi implantado neste sistema um controle de entregas dos produtos comprados, que permite realizar a entrega total ou parcial de um item comprado. Desta forma possvel gerenciar no sistema a entrega de grandes compras fracionadas. Para registrar a entrega da compra, v ao menu ENTREGAS em COMPRAS A ENTREGAR. Faa uma pesquisa das compras pendentes e use as funes do boto AO para dar baixa na entrega. Voc pode fazer a entrega de um produto, de parte de um produto ou de todos ao mesmo tempo. Registrando a entrega o estoque do produto ser finalmente acertado com a entrada da compra.

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Ligaes

O CONTROLE DE LIGAES est localizado no menu MOVIMENTOS e possibilita o cadastro de ligaes realizadas e recebidas. Este um controle que no possui vnculos com os demais mdulos do sistema, sendo um simples cadastro para administrao interna. No necessrio ter o contato cadastrado, j que voc pode descrever o nome e o telefone na prpria ligao, alm de controlar o status e poder detalhar maiores informaes no campo DETALHES.

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Reservas de Produtos

Atravs do mdulo RESERVA DE PRODUTOS PARA CLIENTES do menu MOVIMENTOS voc pode deixar reservados produtos com ou sem estoque para seus clientes. Para agendar a reserva necessrio indicar a data, cliente, produto e quantidade reservada. O campo FINALIZADO permite controlar o trmino da reserva. Enquanto ele estiver desmarcado aquela reserva baixa o estoque do produto e, quando finalizar a reserva, desmarque o campo para que o produto volte ao estoque. Caso o cliente esteja levando o produto a prpria venda far uma nova baixa do estoque. Este mdulo ideal para ser usado junto com uma configurao do sistema que impede a venda de produtos com estoque zero no PDV. Esta configurao pode ser acessada no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES, na guia PDV, desmarcando o campo PERMITIR VENDAS DE PRODUTOS COM ESTOQUE ZERO. No entanto, para usar esta opo necessrio que controle muito bem seu estoque, pois caso esquea de lanar uma compra, por exemplo, o PDV pode acabar ficando bloqueado para vender os produtos comprados que esto com estoque zero, gerando um transtorno para o cliente. Mesmo sem marcar esta configurao o mdulo de reservas ainda til caso realize um bom controle do seu estoque.

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Central do Cliente

Este um mdulo situado tambm no menu MOVIMENTOS. A finalidade da CENTRAL DO CLIENTE , a partir de um cliente selecionado, tornar possvel a execuo de diversas operaes. Muitas das operaes deste mdulo no esto disponveis em outros locais do sistema, ou seja, s podem ser executadas deste mdulo.

Nesta tela a busca feita por cdigo, nome e telefone, simultaneamente. Ou seja, no exemplo acima (cliente cdigo 1723, EDUARDO SRIO NETO) eu conseguiria achar o cliente tanto digitando 1723 como digitando EDUARDO ou SRIO ou NETO, por exemplo. Para fazer a pesquisa, voc deve informar o valor no campo PESQUISAR e teclar ENTER. As seguintes funes esto disponveis na central do cliente: VENDER: ao clicar neste boto voc abre uma nova venda para o cliente selecionado. A venda, assim como as demais funes abaixo, j vem preenchida com dados do cliente (no caso da venda, o cdigo e o nome); LIGAO: abre uma chamada telefnica do ou para o cliente; CONTAS A RECEBER: consulta as contas a receber do cliente; TODAS AS CONTAS: consulta todos os movimentos financeiros do cliente,

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pendentes ou j pagos; TROCAR PONTOS: permite trocar pontos que o cliente ganhou ao comprar determinados produtos por outros produtos que voc definiu. Como mencionado anteriormente, no cadastro de produtos voc pode definir 2 pontuaes: uma que o cliente ganha quando compra o produto e outra que representa o quanto o produto vale, em pontos. A cada compra o cliente ganha pontos se o produto for pontuado. Com base no total de pontos que o cliente j possui, ele pode trocar pode determinados produtos. Ao fazer a troca os pontos so abatidos do seu cadastro automaticamente; PAGAMENTO FIADO: permite pagar a dvida fiado do cliente, total ou parcialmente; STATUS: permite consultar, adicionar, alterar ou excluir STATUS dos clientes (ver captulo sobre controle de clientes para mais detalhes sobre STATUS DE CLIENTES); NOTAS PENDENTES: usando este mdulo voc pode fazer o lanamento de notas fiscais baseado nas vendas do cliente. A vantagem deste mtodo que possvel selecionar os itens que iro na nota. Voc pode emitir uma nota de apenas um ou alguns produtos de uma venda, assim como pode emitir uma nota nica de vrias vendas de uma s vez. Em verses anteriores do sistema, este mdulo ficava disponvel para acesso direto da tela principal. Neste sistema ele s pode ser acessado da central do cliente; HISTRIO: esta consulta tambm s pode ser acessada da central do cliente e permite a visualizao de um extrato que d enfase na movimentao de vendas fiado, embora tambm relacione outras vendas; CADASTRO: d acesso rpido ao cadastro de clientes; ESTATSTICAS: este mdulo permite obter algumas informaes sobre do cliente e suas compras, como o lucro obtido, ticket mdio, produto mais comprado em valor e produto mais comprado em quantidade. Apenas a nvel de informao, ticket mdio a denominao que recebe o valor mdio de uma venda. Por exemplo, o cliente faz duas compras com voc, sendo que na primeira ele compra $ 1.000,00 em produtos e, na segunda, compra $ 2.000,00 em produtos. No total, o cliente comprou $ 3.000,00 em produtos em 2 compras, resultando num ticket mdio de $ 1.500,00.

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Servios
Contratos

No controle de contratos, localizado no menu servios, voc pode cadastrar e imprimir contratos de prestao de servios. O sistema permite que voc defina um nmero mximo de servios que sero cobertos pelo contrato (campo COBRE SERVIOS). Veja abaixo uma descrio dos campos do cadastro: INCIO: define a data de incio do contrato; FIM: define a data final do contrato, seu vencimento; CLIENTE: cliente com quem possui contrato; VENCIMENTO: quando vence a prxima parcela. Quando estiver cadastrando o contrato precisa mencionar este campo para controlar as mensalidades; COBRE SERVIOS: quantos servios o cliente tem direito. Quando voc criar uma O.S para o cliente, poder adicionar produtos e servios para esta O.S. O sistema diferencia o produto do servio atravs do cadastro do produto, onde voc o classifica pelo campo tipo. Caso o cliente no tenha extrapolado o limite de servios do ms (do dia 1 ao ltimo dia do ms), o valor do servio ser colocado como desconto na O.S. Por exemplo, o cliente tem direito a 2 servios. Voc abre uma O.S e inclui nela 1 ou 2 servios. Ao salvar o servio o sistema ir colocar o valor do servio no campo desconto, zerando o valor do servio para o cliente. Caso hajam 3 servios nesta O.S, o valor do desconto ser proporcional, para que o valor total cobrado pelos servios seja apenas o dos servios excedentes. MENSALIDADE: quanto o cliente lhe pagar mensalmente pelo contrato; MULTA: multa de atraso do pagamento; JUROS: juros de atraso do pagamento, ao ms; EQUIPAMENTOS: este campo oferece 2 opes: a primeira permite que qualquer equipamento do cliente seja coberto pelo contrato. A segunda opo permite que apenas os equipamentos vinculados ao contrato sejam cobertos. Neste caso voc deve cadastrar (ou alterar) os equipamentos cobertos, selecionando o nmero do contrato no cadastro. DETALHES e OBSERVAES: campos informativos, impressos no contrato tambm, caso queira.

Observe que a data final do contrato considerada pelo sistema no momento em que ele verifica a disponibilidade de servios para o cliente, ou seja, se o cliente renovar o contrato voc deve tambm renovar a data final para que o cliente continue tendo descontos nos servios (isso apenas caso seu contrato possua validade, caso contrrio, deixe o campo da data final em branco). Outra observao: a contabilidade dos servios prestados ao cliente feita apenas quando a opo PAGO da ordem de servio for marcada. Confira mais detalhes no tpico que aborda as O.S.

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Servios
Pagamentos de Contratos

O mdulo PAGAMENTOS CONTRATUAIS est no menu SERVIO e permite receber a mensalidade do cliente referente a contratos de servios. Voc pode pesquisar por nmero do contrato ou por nome do cliente. Alm disso, existem opes especiais de pesquisa para exibir apenas as mensalidades em atraso (boto ATRASADOS) e as que vencem no dia (boto HOJE).

Para fazer o pagamento de uma mensalidade, use o boto PAGAR aps ter feito a pesquisa. Tambm possvel cancelar um pagamento anterior usando o boto ESTORNAR. Finalizando, no boto CONS. PAGOS voc pode visualizar uma lista dos pagamentos realizados referentes ao contrato selecionado.

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Servios
Equipamentos

Neste sistema possvel cadastrar previamente (ou durante a criao da O.S) os dados do equipamento do cliente. Com base nisso o sistema pode oferecer (boto AO) o histrico de servios do equipamento. Os equipamentos podem ser cadastrados no menu SERVIOS, em EQUIPAMENTOS DE CLIENTES. Voc deve selecionar o cliente e definir as informaes do equipamento, que incluem 2 campos, sendo um para uma descrio bsica, apenas que permita que voc identifique o equipamento para selecionlo na O.S. O segundo campo, com a descrio completa, permite que descreva quaisquer detalhes do equipamento que quiser. Caso voc geralmente preste servio em um determinado tipo de equipamento, existe uma dica muito til para o preenchimento deste campo. V at a tela principal do sistema, no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Clique na guia superior SERVIOS. Nela h um campo caractersticas do equipamento. Voc pode colocar uma caracterstica diferente do equipamento em cada linha. Por exemplo, algumas para um computador seriam: Processador Placa Me Memria HD Perceba que cada informao deve estar em 1 linha diferente. Voltando ao cadastro de equipamentos, ao lado do campo DESCRIO DETALHADA h um boto. Ao clicar nele, voc ver a seguinte tela (exemplo):

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Perceba na tela anterior que cada linha que colocou nas caractersticas ir criar um campo diferente. Isso facilita a padronizao das informaes do equipamento, facilitando o preenchimento. O ltimo campo ser INFORMAES ADICIONAIS, para que preencha qualquer caracterstica especial apenas daquele equipamento. Voltando ao cadastro do equipamento, ainda existe um campo ATIVO para desabilitar o equipamento, pois ele no poder ser excludo se j estiver em uma O.S. Finalizando, o ltimo campo o CDIGO DO CONTRATO, que permite vincular o equipamento com um contrato daquele cliente. Este vnculo s necessrio se o contrato for definido para cobrir apenas equipamentos vinculados. Caso o contrato cubra qualquer equipamento, desconsidere este campo. Outro detalhe que, para facilitar, sero exibidos na lista apenas os contratos do cliente selecionado, facilitando a busca do contrato.

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Servios
Ordens de Servio

Um dos principais mdulos do sistema o controle de ORDENS DE SERVIO. Uma ordem de servio difere de uma venda no sentido de ser necessrio o acompanhamento de etapas e de o servio ser prestado em um ou mais equipamentos de um cliente. Se voc apenas vende um produto para um cliente ele j sai da loja com o produto em mos. J se voc precisa prestar algum tipo de servio neste produto, ou se o cliente traz um equipamento defeituoso para que voc conserte, ser necessria a abertura de uma O.S. Existe ainda a possibilidade de que o cliente traga um produto defeituoso que voc vendeu. Neste caso mais comum o registro de uma RMA (retorno de mercadoria avariada), que veremos em um tpico a seguir. O controle de ordens de servio pode ser acessado no menu SERVIOS. Neste ponto interessante que voc j tenha lido pelo menos superficialmente o tpico que fala sobre o mdulo de vendas, pois a estrutura da O.S (ordem de servio) no sistema muito parecida, como pode ver na imagem:

Como pode perceber na imagem acima, a O.S possui um controle de etapas baseado em datas e horas. Por isso iremos simular algumas situaes para que entenda o processamento de uma O.S. Com exceo dos campos DATA e HORA (os primeiros), todos os demais so opcionais:

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1 situao: o cliente traz um equipamento em sua loja, reclamando um defeito. Voc naturalmente abrir uma O.S para fazer um oramento para este cliente. No entanto, voc ainda no deve preencher a data/hora do oramento. interessante que voc possua um produto do tipo servio cadastrado como ORAMENTO para poder vincular o equipamento com este servio ao definir os itens da O.S. A propsito, os dados do equipamento so definidos na lista de produtos e servios da O.S, j que podem ser vrios equipamentos. Uma vez que voc identificou o problema, complementa a O.S, alterando-a para definir os produtos e servios que sero necessrios. Neste ponto voc passa o oramento ao cliente e preenche os campos de data e hora do oramento para saber que j enviou o oramento e quando enviou. O cliente lhe dar uma resposta positiva ou negativa. Se a resposta for positiva, ou seja, autorizando que execute os servios, voc preencher mais 2 data/hora: a de aprovao do oramento (campos DT APROV OR e HR APROV OR) e a de abertura (campos ABERTA e ABERTA HORA). J se o cliente no aprovou o oramento, apenas marque o campo CANCELADA e salve a O.S. Caso o cliente tenha aprovado, quando o tcnico iniciar o servio, preencha a data e hora de incio e, quando finalizar, a data e hora de trmino. Neste momento, se estiver definido que o cliente vem buscar o equipamento voc deve ligar avisando-o. Do contrrio deve levar o equipamento ao cliente. Aps a entrega, marque os campos data e hora de entrega. Para finalizar a O.S, quando fizer o acerto de como ser feito o pagamento com o cliente, mesmo que ainda no tenha recebido por completo, marque a opo PAGO e a data e hora de pagamento, alm de indicar a forma de pagamento (podem ser mltiplas formas). 2 situao: o cliente liga para voc reclamando um problema. Neste caso, se no for possvel resolver via telefone, abra uma O.S com a data e hora do chamado e a data e hora que ir visit-lo. Quando fizer a visita e retornar, marque a data e hora de retorno. Caso tenha resolvido o problema, basta finalizar marcado a opo PAGO e a data e hora de pagamento. Caso no tenha resolvido e tenha trazido o equipamento para a loja, marque a data e hora de abertura e siga o roteiro explicado na situao anterior, sobre como deve proceder a partir do preenchimento destes campos (resumindo: INCIO TRMINO ENTREGA PAGAMENTO). 3 situao: voc ir fazer uma simples visita programada ao cliente, Neste caso, agenda apenas a data e hora de visita e, quando retornar, a data e hora de retorno da visita. Se precisar trazer algum equipamento, o processo o mesmo da situao acima: ABERTURA INCIO TRMINO ENTREGA PAGAMENTO.

Alm destas 3 situaes normal que ocorram outras diferentes. O bsico que precisa saber: as datas e horas da O.S esto ordenadas de forma cronolgica, ou seja, uma O.S pode ter as seguintes etapas: CRIAO CHAMADO VISITA ORAMENTO ABERTURA INICIO TRMINO ENTREGA PAGAMENTO. A criao automtica, representada pelo primeiro campo DATA/HORA. As demais etapas so opcionais, ou seja, voc pode ter mltiplas situaes e, assim, ter mltiplas variaes de quais etapas precisa passar. Podem existir visitas que vo gerar um oramento para o cliente, por exemplo, caso o conserto envolva algum produto cujo qual voc desconhece o custo. Da mesma forma voc pode conseguir resolver o problema com a visita, sem precisar de oramento ou abertura. No geral, as etapas representam:

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CHAMADO: quando o cliente entra em contato, geralmente por telefone; VISITA: quando voc far o faz a visita; VISITA RETORNO: quando volta da visita; ORAMENTO: quando passa o oramento para o cliente. Lembre-se que quando voc envia o oramento, no quando o cliente solicita um oramento; ORAMENTO APROVADO: quando o oramento aprovado pelo cliente. Se no for aprovado, marque o campo CANCELADA; ABERTURA: quando voc coloca a O.S como pendente para realizar servios; INCIO: quando o tcnico comea a manuteno; TRMINO: quando o tcnico termina a manuteno; ENTREGA: quando feita a entrega; PAGAMENTO: quando acertado o pagamento. Marque o campo PAGO junto.

Neste ponto voc j deve ter percebido que o sistema tambm controla as visitas junto com a O.S, ou seja, no existe mais um mdulo especfico para visitas, como ocorria anteriormente em algumas verses de sistemas similares desenvolvidos pela SorioDev. interessante que voc possua um produto do tipo servio cadastrado para representar uma visita como servio, ou seja, um produto nomeado VISITA TCNICA, por exemplo. Alm do controle de etapas por data e hora, a O.S possui os mesmos campos que o mdulo de vendas, para discriminar cliente, funcionrio, forma de pagamento, status e forma de entrega. O campo para forma de entrega apenas informativo, pois a O.S no entra no mesmo controle de entregas das vendas, sendo que a entrega dela controlada pela data/hora de entrega. A ltima observao que vale ressaltar quanto aos campos dos itens da O.S, ou seja, dos produtos e servios. Mesmo sendo parecido com as vendas, a O.S tambm incluir dados do equipamento e defeitos/servios em cada item: EQUIPAMENTO: existem 2 campos com este nome. Num deles voc pode selecionar um equipamento de cliente e em outro descreve-lo, permitindo assim que faa O.S para equipamentos no cadastrados; PROBLEMAS: use este campo para descrever os problemas encontrados ou relatados pelo cliente; SERVIOS: use este campo para descrever os servios prestados; SERIAL: este um campo presente em vrios pontos do sistema e permite definir o nmero de srie do produto que est saindo.

Os campos EQUIPAMENTO, PROBLEMAS e SERVIOS normalmente sero usados apenas quando estiver adicionando um servio na O.S e, mesmo assim, pode no ser para todos os servios (visita tcnica, por exemplo).

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Servios
Retorno de Mercadoria Avariada (RMA)

O mdulo de RMA pode ser localizado tambm no menu SERVIOS. Este mdulo serve para registrar os retornos de mercadorias com defeitos. Atravs dele possvel controlar a chegada, envio e retorno da mercadora, o cliente que devolveu e o fornecedor a qual a mercadoria foi remetida, alm de indicar alguns dados da venda e transporte. Use o campo BAIXAR ESTOQUE para controlar o estoque da mercadoria caso voc entregue uma nova pea ao cliente no momento em que ele traz a defeituosa. Quando a mercadoria voltar do fornecedor voc deve desmarcar este campo. No demais, os campos deste mdulo so apenas para controle seu e no interferem em nenhuma parte do sistema. Uma ltima observao: ao lado do campo que representa o nmero da venda ou ordem de servio de origem (N VENDA/O.S) h um boto que permite buscar a venda ou OS que contm o produto selecionado. Voc deve selecionar antes o produto e o cliente para que o filtro da pesquisa seja mais preciso, ou seja, a lista venha apenas com as vendas daquele produto para aquele cliente. Isso til para localizar o nmero da venda ou O.S de origem, sem ter que sair deste mdulo para isso.

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Servios
Consulta de Produto por Serial

Um ponto que pode ser til para determinados prestadores de servios a possibilidade de controlar produtos atravs do nmero de srie. Este nmero pode variar de acordo com os produtos com os quais trabalha. Neste sistema existem vrios locais onde voc pode indicar o serial do produto que est sendo movimentado: nos itens da compra, da venda, da O.S, no movimento de estoque e na RMA, por exemplo. Em todos estes locais h um campo SERIAL ou SERIAIS, no qual voc pode descrever um ou mais nmeros de srie, j que este campo geralmente abrangente e permite uma grande quantidade de texto. Voc pode comprar o produto com serial T3491F3GH, por exemplo, e indicar isso no campo SERIAL quando estiver adicionado o produto na compra. Quando vender o produto pode tambm indicar este serial e, assim, conseguir um histrico do momento exato em que ele entrou e saiu da loja. Para conseguir este histrico voc deve ir ao menu MOVIMENTOS, em CONSULTAR PRODUTO POR SERIAL. Neste mdulo voc pode indicar um pedao do serial (ou ele todo) e fazer a pesquisa. O sistema lhe dar todos os pontos onde este serial foi visto. Por exemplo, voc compra o PRODUTO A com serial T3491F3GH no dia 10/09, vende ele no dia 04/10, ele volta com defeito em 07/10 (RMA), enviado ao fornecedor em 09/10 e volta do fornecedor em 20/10 (por exemplo). Assim voc consegue um histrico completo de por onde e quando este produto passou. O mdulo de pesquisa de serial tambm permite que voc localize o movimento (compra, venda, O.S, movimento de estoque, RMA) e v at ele para obter mais detalhes (boto IR PARA MOVIMENTO).

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Servios
Emprstimos

O emprstimo de mercadorias um mdulo localizado no menu SERVIOS e possui a finalidade de permitir que sua empresa empreste uma mercadoria/produto ao cliente enquanto conserta o produto do cliente. Esta no uma prtica comum a todos os prestadores de servios mas pode atender algumas reas especficas, onde a empresa queira oferecer um diferencial ao cliente, fornecendo a ele uma mercadoria sobressalente para que ele no fique sem ela enquanto est em manuteno. Isso pode ser til em uma loja de informtica, por exemplo, onde a loja empresta um monitor velho enquanto o do cliente est sendo consertado, ou em uma mecnica, onde emprestado um veculo enquanto o do cliente estiver e manuteno. Isso tudo, claro, algo muito especfico a determinadas empresas. Usando este controle voc tambm pode cobrar pelo emprstimo e exigir um prazo de devoluo do item emprestado, alm de controlar sua entrega. Este mdulo tambm pode ser usado para outras finalidades, outros tipos de emprstimos, sendo que a descrio acima foi apenas uma idia de como us-lo. Caso coloque um valor no emprstimo, ao salvar ser questionado a lanar o movimento no financeiro, podendo parcelar em uma ou mais vezes.

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Financeiro

O mdulo FINANCEIRO o mais importante e utilizado do sistema, sendo que nele so lanados todos os movimentos derivados de vendas e compras do sistema. O primeiro e mais importante mdulo o FLUXO DE CAIXA E PENDNCIAS, localizado no menu FINANCEIRO. Neste mdulo voc pode consultar todos os movimentos lanados no sistema. Primeiramente, vamos entender quais campos pertencem a este mdulo e suas finalidades: DATA: representa a data em que o movimento foi lanado; VENCIMENTO: representa a data em que o movimento vencer; PAGAMENTO: representa a data em que o movimento foi pago; CLIENTE/FORNEC: indica se o movimento est ligado com algum cliente ou fornecedor; CONTA: representa a conta financeira onde ser creditado ou debitado o valor. Entenda-se por conta, por exemplo, uma conta corrente bancria, uma poupana ou mesmo a conta CAIXA. O campo CONTA digitvel, mas voc pode perceber que ele tambm um campo do tipo lista. Quando voc lana um primeiro movimento na conta C/C BANCO DO BRASIL, por exemplo, esta conta ser inclusa na lista para que, num prximo lanamento, ela esteja disponvel apenas para voc selecionar. Sendo assim, cabe uma ressalva importante: caso possua vrias contas bancrias e, eventualmente, 2 ou mais contas em um mesmo banco, procure identifica-las de forma a evitar falha de interpretao. Por exemplo, indique o nmero da conta (C/C B. BRASIL 4578-54). Uma vez que a conta est na lista, ela s poder ser removida caso voc remova ou altere todos os movimentos lanados nesta conta, de forma que, no final, no haja mais nenhum movimento lanado nela; CATEGORIA: este campo permite classificar o lanamento. Exemplos: AGUA, LUZ, TELEFONE, ALUGUEL, VENDA, COMPRA, DEPSITO, SAQUE, MATERIA DE ESCRITRIO, DESPESAS GERAIS O comportamento dele igual ao do campo CONTA no que diz respeito montagem da lista de categorias; FORMA DE PAGAMENTO: indica a forma do lanamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ) e tambm uma lista montada com base em lanamentos anteriores, como as duas acima; DOCUMENTO: permite relacionar o nmero de um documento vinculado ao movimento (uma nota fiscal, nmero de cheque ou de boleto, por exemplo); HISTRICO: permite detalhar melhor o movimento. Voc pode, por exemplo, indicar o ms de referncia ou alguma observao importante; TRANSF. CONTAS: permite indicar se o movimento representa uma transferncia entre 2 contas cadastradas no fluxo de caixa. Isso necessrio para a contabilidade de algumas estatsticas, principalmente a de Resultado do Ano, que conta com um ponto de equilbrio calculado pelas receitas e despesas do fluxo de caixa. A presena dos movimentos de transferncia entre contas influenciaria negativamente esta estatstica. CRDITO/DBITO: caso o movimento represente um valor que voc est recebendo ou ir receber, indique este valor no campo CRDITO. J se for um valor a pagar, indique-o em DBITO. Deixe o outro campo com valor zero,

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indicando o valor ou no dbito ou no crdito apenas; OBSERVAES: permite indicar quaisquer observaes adicionais que deseje. O campo HISTRICO deve ser usado para indicar informaes mais especficas da conta, j as OBSERVAES, para indicar algum detalhe adicional que no est diretamente relacionado, por exemplo, um resultado de negociao, juros aplicados, etc ... No fluxo de caixa voc pode personalizar bastante as pesquisas, de forma a obter os mais variados resultados. Vamos ver alguns exemplos: quero consultar as contas a receber: clique em PESQUISAR e marque a opo SIM nos campos S CRDITOS e PENDENTES; quero consultar as contas a pagar: clique em PESQUISAR e marque a opo NO em S CRDITOS e SIM em PENDENTES; quero consultar as contas a receber nos prximos 7 dias: repita os passos do primeiro item acima mas tambm seleciona a opo PRXIMOS 7 DIAS no campo VENCIMENTO; quero consultar todos os movimentos, com exceo de contas a receber e a pagar, ou seja, s os movimentos j pagos/recebidos: clique em PESQUISAR e marque a opo NO no campo PENDENTES. Como pode ver, existem vrias opes de pesquisa que permitem at mesmo transformar o fluxo de caixa em um controle de contas a receber ou a pagar. No entanto, como o controle de contas a receber e a pagar gerou dvidas em verses anteriores de sistemas como este, foram inclusos ao controle financeiro dois mdulos adicionais, ambos acessveis no menu FINANCEIRO: CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. Os 2 mdulos so verses resumidas do prprio Fluxo de Caixa e j trazem os resultados de pesquisas filtrados. O Contas a Receber exibe apenas crditos e o contas a Pagar, apenas dbitos. Eles tambm permitem, alm de consultar, adicionar novos movimentos, de forma mais resumida e com menos campos. Ainda no menu FINANCEIRO existem tambm algumas consultas que permitem obter o saldo dos movimentos do caixa, agrupando-os por conta, por categoria, por forma de pagamento e por data. No mdulo SALDOS DAS CONTAS voc consegue obter o saldo atual de cada conta, com totais de crditos e dbitos. Em TOTAL POR CATEGORIA voc consegue agrupar os totais por cada categoria, obtendo os totais de vendas, compras, aluguel, agua, luz, telefone, despesas, entre outros. Em TOTAL POR FORMA DE PAGAMENTO voc obtm o total de crditos e dbitos, alm do saldo, por forma de pagamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ). Por fim, no TOTAL POR DATA voc obtm um extrato dia a dia dos movimentos, com crditos, dbitos e saldo por dia. Em todas estas consultas possvel filtrar os movimentos por data.

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Notas Fiscais
Criando Modelos de Notas

Antes de comear a emitir notas fiscais pelo sistema voc precisa configurar um ou mais modelos de notas. Voc precisar de mais de um modelo apenas caso emita 2 tipos de nota fiscal. O sistema permite a emisso de notas de venda, venda e servio e apenas servio. Para criar ou configurar modelos de notas, v ao menu NOTAS FISCAIS, em MODELOS DE NOTAS FISCAIS. No cadastro do modelo voc define apenas 2 informaes: NOME e TIPO. Em nome voc apenas discrimina um nome para identificar este modelo no controle de notas. J em tipo voc deve selecionar um entre os tipos disponveis, de acordo com o que precisa. De acordo com o tipo selecionado sero as informaes disponveis na impresso da nota. Ao salvar o modelo, uma nova tela exibida:

Todas as medidas da nota so definidas em milmetros e possvel estabelecer uma preciso fracionria de milmetros, como pode ver na imagem acima. Alm das medidas de cada campo da nota, voc pode definir as medidas da pgina da nota, a altura do cabealho, do rodap e da linha de produtos, alm de ser possvel usar uma imagem escaneada da nota como referncia para facilitar a edio. Durante a edio do modelo necessrio estar atento ao fato de que os campos devem ter suas medidas definidas de forma relativa a parte da nota onde ela se localiza

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(cabealho, linha de produtos ou rodap). Apenas a nvel de informao, numa nota fiscal de venda e servio, os servios fazem parte do rodap. Veja um exemplo abaixo:

Um exemplo bem superficial de nota fiscal. Neste modelo, observe que o campo do rodap, por exemplo, tem sua margem superior relativa ao rodap e no a nota. Por uma

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questo de praticidade, o rodap alinhado na rea inferior da pgina, enquanto o cabealho e linha de produtos so alinhados no tipo. Sabendo disso fica mais fcil medir a posio do campo na nota. A seguir, veja como calcular as medidas nas notas.

MARGEM ESQUERDA
Independente de o campo estar no cabealho, na linha de produtos ou no rodap, a forma de se calcular a mesma. Usando uma rgua, faa a medio de quantos milmetros h entre a lateral esquerda da pgina e o local onde o campo comear a ser impresso. Subtraia desta medida a margem esquerda que voc atribuiu nas medidas da pgina, no rodap da tela de medidas. Esta ser a medida da margem esquerda do campo. Exemplo: ao medir com uma rgua voc constata que o campo comear a ser impresso a partir do milmetro 11. Vamos supor que a margem esquerda da pagina que voc definiu de 10 milmetros. Sendo assim 11-10 = 1 mm, ou seja, a margem esquerda deste campo de 1 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO CABEALHO


O processo para a medio da margem superior de um campo que est no cabealho da nota o mesmo para a medio da margem esquerda. Suando a rgua voc faz a medio para saber quantos milmetros h entre o tipo da pgina e o ponto onde ser impresso o campo. Desta medida voc subtrai a margem superior da pgina. Exemplo: o campo impresso a 33 mm do topo da pgina e a margem superior de 10 mm. Neste caso, subtrai 33 10 = 23, ou seja, a margem superior do campo 23 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NA LINHA DE PRODUTOS


A medio da margem superior para a impresso da lista de produtos na nota a mesma do cabealho. No entanto, voc dever subtrair, alm da margem da pgina, a altura do prprio cabealho. Exemplo: o campo impresso a 84 mm do topo da pgina, a margem superior de 10 mm e a altura do cabealho de 73 mm. Neste caso, subtrai 84 10 - 73 = 1, ou seja, a margem superior do campo 1 mm. Geralmente a margem superior dos campos da lista de produtos no superior a 1 mm, podendo ser at menos que isso (caso queira comprimir a lista de produtos para ques caibam mais itens em uma mesma nota).

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO RODAP


A medio da margem superior de um dos campos presentes no rodap da nota parecida com as da margem superior. No entanto, observe que o rodap est alinhado na parte inferior da nota e, por isso, necessrio a considerao de mais medidas no clculo. Para o clculo, use uma rgua e verifique a posio em que o campo, que est no rodap, impresso, em milmetros, com relao ao topo da pgina. Depois, faa um segundo clculo (voc pode marc-lo, pois ser o mesmo para todos os campos do

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rodap), subtraindo da altura da pgina a altura do rodap e a margem inferior da pgina. Vamos a um exemplo: supondo que a altura da pgina da sua nota seja de 250 mm, que a altura do rodap seja de 65 e que a margem inferior da pgina seja de 10. Voc dever fazer o seguinte clculo: 250 65 10 = 175. Agora, supondo que a altura do campo que voc mediu de 180 mm, subtraia 180 175 e voc ter a margem superior do campo no rodap, que ser de 5 mm. Veja este exemplo em uma imagem:

claro que toda esta explicao serve apenas como uma base para que voc entenda a lgica e possa achar as medidas da nota mais rapidamente. Voc no precisa se preocupar com a preciso num primeiro momento. O ideal fazer um acerto inicial, imprimir a nota, de preferncia em papel comum, e verificar as diferenas nas medidas. Tambm pode usar uma nota modelo e ir acertando a diferena gradualmente, at alcanar o desejado. Voltando a tela de medidas, para gravar as medidas voc deve usar o boto SALVAR. Tambm pode pr-visualizar a impresso no boto VISUALIZAR ( necessrio ter uma nota j emitida) para verificar o resultado.

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Notas Fiscais
Configurando os Impostos das Notas

Para a emisso automatizada de notas fiscais no sistema imprescindvel a configurao de tabelas de impostos. As tabelas sero usadas para calcular os totalizadores de impostos da nota de forma automtica, sem que seja necessria a sua interveno. Quando o assunto nota fiscal, a legislao que aborda o assunto muito abrangente e considerando que cada estado brasileiro possui sua prpria legislao, as formas de clculo so muitas. Existem diversos fatores que podem influenciar no valor do imposto. Alguns produtos podem ter alquota diferenciada, outros podem possuir reduo de base de clculo. Existem ainda produtos com substituio tributria e at mesmo produtos isentos de ICMS. Alm disso, sobre a nota ainda podem incidir o IPI e o ISS (este ltimo em notas de servios). Se voc presta servios, ainda podem haver mais impostos que incidem sobre a nota e variam em funo do total da nota, podendo ou no aparecer nela de acordo com este total. Para resolver todas estas questes existem 2 mdulos que permitem definir a tributao nas notas, ambos no menu NOTAS FISCAIS: TABELAS DE IMPOSTOS Este mdulo permite criar definies de impostos. Cada produto que voc vende pode se enquadrar em alguma destas definies. No cadastro do produto h um campo que faz referncia a esta tabela. Ou seja, voc deve cadastrar neste mdulo as variaes de impostos que seus produtos possuem. Por exemplo, se voc possui um produto com alquota de ICMS de 18%, outro com alquota de 12%, outro com reduo de base e mais um que isento, voc precisar ter 4 tabelas cadastradas, uma para cada situao dessas. No cadastro do produto voc far o vnculo, indicando que o produto tributado na tabela ISENTO ou na tabela de 18%, por exemplo. Desta forma fica mais fcil atualizar a lista de produtos caso ocorram mudanas na legislao, j que no cadastro do produto existe apenas um campo de referncia e todas as informaes da tabela ficam no mdulo de TABELAS DE IMPOSTOS. O Controle de Alquotas para Notas Fiscais (TABELAS DE IMPOSTOS) possui os campos que definem a forma como o imposto calculado. So eles: DESCRIO: este campo no influencia no clculo e serve apenas para identificar a tabela, para que seja mais fcil de voc selecion-la no cadastro de produtos ou em algum outro mdulo; LINHA 1, 2 e 3: em alguns casos a tributao especial de um produto exige que seja impresso no rodap da nota algumas referncias, como o nmero da lei/decreto que definiu aquela tributao. Estes campos permitem que voc defina este texto que ser impresso no rodap da nota fiscal; CD. ECF: caso use o PDV integrado com impressora fiscal, este campo ser usado para definir o cdigo do imposto na impressora fiscal. Neste caso, procure mais informaes com um tcnico responsvel pela sua impressora fiscal; ICMS: alquota de ICMS. Caso seja isento, deixe com valor zero; ICMS SUB. TRIB.: quando a tributao for por substituio tributria defina a

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alquota neste campo; RED. BASE CALC.: permite definir o percentual de reduo de base de clculo; ISS: permite definir a alquota de ISS; IPI: alquota de IPI sobre o produto; TRIBUTAO ICMS: normalmente ser muito raro precisar fazer uma alterao neste campo. Faa apenas com a aprovao do seu contador. Este campo indica se o ICMS tributado na COMPRA (padro) ou na VENDA. Quando o ICMS for tributado na venda o valor do imposto subtrado do total da nota fiscal; TRIBUTAO IPI: assim como o campo anterior, mude apenas com orientao do contador. Este campo indica se o IPI tributado na venda ou na compra. Sendo tributado na compra o valor do IPI somado ao total da nota fiscal. J sendo tributado na VENDA, o padro, ele apenas deduzido e no influencia no total da nota; SIT. TRIB.: este campo, assim como a descrio, tambm no influencia no clculo do imposto. Em alguns modelos de notas mencionada a situao tributria do produto e este campo permite isso.

IMPOSTOS ADICIONAIS DAS NOTAS Caso voc emita notas fiscais de servio possvel que hajam algumas tributaes adicionais na nota fiscal. Estas tributaes geralmente so impressas na lista de servios da nota, abaixo dos servios que voc prestou. possvel configurar este tipo de tributao atravs do mdulo de IMPOSTOS ADICIONAIS DAS NOTAS. Este mdulo conta com os seguintes campos: DESCRIO: este campo representa a identificao imposto e ser impresso na nota, abaixo da lista de servios; CLCULO: indica a base de clculo deste imposto, que pode ser sobre os produtos, servios ou total da nota; SOMA: permite definir qual o comportamento do clculo, indicando se o valor ser somado ao total da nota, subtrado ou simplesmente deduzido (no soma e no subtrai); PERCENTUAL: indica o percentual do imposto; P/ NOTAS MAIORES: geralmente este tipo de imposto calculado quando o total da nota fiscal ultrapassa certo valor. Neste caso, use este campo para definir a partir de qual valor a nota dever incluir este imposto.

Esta tabela de impostos adicionais geralmente vlida apenas para notas de prestao servio. Atualmente (janeiro/2009), por exemplo, quando a nota de servio ultrapassa R$ 5.000,00 necessrio incluir alguns impostos adicionais nela.

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Notas Fiscais
Tabela de Naturezas de Notas

O mdulo TABELA DE NATUREZAS do menu NOTAS FISCAIS representa apenas uma tabela com as possvel naturezas de notas. O sistema j vem com algumas cadastradas mas voc pode incluir suas prprias naturezas. Explicando de uma forma rpida, a natureza identifica o motivo da nota fiscal (venda, servio, devoluo, etc ). As naturezas no influenciam no clculo da nota, sendo apenas uma tabela.

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Notas Fiscais
Emitindo Notas Fiscais

A emisso de uma nota fiscal no sistema pode ser feita de 3 formas: Atravs do CONTROLE DE VENDAS: no boto AO do CONTROLE DE VENDAS h uma funo que permite emitir a nota fiscal da venda selecionada; Atravs da CENTRAL DO CLIENTE: neste mdulo visto anteriormente voc pode emitir uma nota com base em parte ou em todos os produtos vendidos para o cliente para os quais ainda no foram emitidas notas. possvel emitir uma nota de uma parte de uma venda ou mesmo de vrias vendas simultaneamente, agilizando o processo. Voc usar este mdulo apenas caso tenha costume de realizar vrias vendas mensalmente para determinados clientes da empresa. Neste caso, ao invs de emitir uma nota por venda voc pode emitir uma nota para todas. Atravs do mdulo EMISSO DE NOTAS FISCAIS, do menu NOTAS FISCAIS: neste mdulo voc pode adicionar manualmente a nota, alm de poder alterar notas j emitidas. No possvel excluir uma nota emitida, pois esta uma exigncia legal.

O cadastro da nota fiscal em si idntico ao da venda e ao da compra, havendo uma lista de produtos vinculada. Com base na emisso de uma nota, alm da impresso da prpria nota voc pode tambm emitir boletos no registrados ou duplicatas. Para isso, na nota fiscal voc deve indicar as datas de vencimento e valores das parcelas. importantssimo destacar que a nota fiscal no possui integrao com o estoque ou com o financeiro, ou seja, ao lanar uma nota no feita baixa de estoque e nem lanamentos no caixa. A nota neste sistema meramente um documento fiscal emitido com base nas vendas que voc j registrou no sistema. Sendo assim, somente as vendas em si fazem a baixa de estoque e o lanamento financeiro. Outro detalhe que vale ressaltar: voc pode emitir boletos no registrados diretamente da venda. Emita os boletos das notas apenas em casos onde, por exemplo, voc emite notas de vrias vendas acumuladas de uma s vez e um pr-requisito do cliente o pagamento com boleto no valor da nota. Do contrrio, voc pode emitir um boleto para cada venda realizada. J as DUPLICATAS so documentos de pagamento de nota e, por isso, s podem ser emitidos sobre uma nota fiscal, j que contem o nmero da nota.

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Consultas

Como foi visto nos tpicos anteriores, geralmente os mdulos de controle representam cadastro e consulta ao mesmo tempo. Por exemplo, em Controle de Clientes e Fornecedores voc pode no apenas cadastrar cliente, mas tambm consult-los. Entretanto tambm existem algumas consultas que obtm dados de operaes realizadas no sistema e no de mdulos de controle propriamente dito. Estas consultas podem ser acessadas no menu CONSULTAS. So elas: COMANDAS CANCELADAS: nesta consulta voc pode visualizar as comandas que foram canceladas no PDV. A consulta traz informaes como data/hora, nmero da comanda, funcionrio e usurio que cancelou; COMANDAS BLOQUEADAS: esta consulta permite visualizar as comandas atualmente bloqueadas. Ela no permite ver o histrico de bloqueios em si, apenas as comandas que ainda esto bloqueadas so exibidas. Aps desbloquear a comanda ela desaparece desta consulta; COMANDAS ABERTAS: permite ver as comandas atualmente abertas no PDV e seus valores; HISTRICO DOS PRODUTOS: esta consulta permite consultar detalhes sobre todos os movimentos de estoque dos produtos, incluindo acertos, vendas, compras e quaisquer outros movimentos que tenham interferido no estoque dos produtos; PRODUTOS VENDIDOS AO CLIENTE: permite consultar os itens vendidos aos clientes e ir at a venda que gerou o movimento, facilitando a localizao no caso de trocas ou devolues; DOCUMENTOS EMITIDOS: permite consultar os documentos emitidos pelo sistema. Entenda-se documento como sendo um relatrio personalizvel. Mais adiante veremos um tpico para explicar mais detalhadamente este assunto. Os documentos so associados a determinados mdulos, ou seja, voc cria um modelo que s ser usado no mdulo de vendas, outro no mdulo de clientes, e assim por diante. Ao emitir o documento deste mdulo, uma cpia do documento emitido gravada e pode ser consultada posteriormente neste mdulo. Alm de consultar voc pode reimprimir o documento, abrindo-o num editor de texto externo que suporte o formato RTF. Para isso, v ao boto AO, em ABRIR DOCUMENTO EMITIDO.

Alm das consultas acima, o menu CONSULTAS lhe d acesso ao mdulo de ESTATSTICAS que em verses anteriores dos sistemas era disponibilizado em um menu prprio. No prximo tpico veremos mais detalhes sobre este mdulo.

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Estatsticas

O mdulo de ESTATSTICAS pode ser acessado no menu CONSULTAS. Embora ele tenha sido separado em um mdulo, na verdade composto por vrios submdulos, um para cada estatstica disponvel. Ao acess-lo voc ver uma tela parecida com esta:

Nesta tela, as estatsticas so agrupadas em categorias, disponveis nas guias superiores (PERIDICAS, PREVISES ). Ao clicar em uma destas guias voc pode ver na lista abaixo a lista de botes que d acesso as diferentes estatsticas do sistema. Algumas estatsticas do sistema: RESULTADO DO ANO: disponvel na guia PERIDICAS, esta estatstica lhe fornece vrios totalizadores ms a ms, de forma a tornar possvel a comparao de resultados mensais, do total do ano e da mdia mensal. Aps clicar nesta estatstica, uma pequena tela se abrir e nela voc deve indicar o ano e a meta deste ano, em moeda corrente. Esta meta deve representar o lucro, em moeda corrente, que voc quer obter no ano. Aps selecionar estes valores, clique em PESQUISAR e ver a estatstica sobre a forma de um relatrio, que poder se impresso (preferencialmente no primeiro fim do ltimo dia do ano ou primeiro do ano seguinte). EVOLUO MENSAL: a evoluo mensal permite consultar a evoluo de suas

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contas ms a ms, ou seja, o saldo total da soma das contas no fim de cada ms, apresentando tambm um percentual de evoluo. Por exemplo, voc possui em Janeiro/2009 $ 2.000,00 em dinheiro e $ 3.000,00 em uma conta corrente, ou seja, tem $ 5.000,00. Em Fevereiro/2009 voc obtm um lucro de $ 4.000,00 com vendas vista e gasta mais $ 1.500,00 com suas despesas fixas (gua, luz, telefone ). No final do ms voc ter o saldo do ms anterior ($ 5.000,00) + saldo do ms atual ($ 4.000,00 - $ 1.500,00 = $ 2.500,00), ou seja, o saldo de suas contas subir para $ 7.500,00), um aumento de 50% no saldo das contas. VENDAS POR PERODO: permite ver o total de vendas por agrupado por dia. Tambm exibido o custo destas vendas, o lucro e o ticket mdio, com um relatrio que apresenta totalizadores destes valores. RESULTADO DO PERODO: permite verificar totalizadores de um perodo de tempo definido por uma data inicial e uma final. A maior parte dos totalizadores refere-se as vendas, totais por forma de pagamento e totais por carto. PREVISO FINANCEIRA: na guia PREVISES voc encontra esta estatstica, cuja finalidade lhe dizer se, com base no saldo atual de suas contas e no que voc tem para receber e para pagar, possuir saldo para cobrir suas dvidas. Mesmo sendo uma previso, o objetivo desta consulta muito simples e ela se baseia apenas em resultados, ou seja, em movimentos j realizados. Ela no considera, por exemplo, o provvel volume de vendas no perodo envolvido. Prever o volume de vendas algo arriscado, j que muitos fatores externos ao sistema influenciam nisso. Por isso, a previso em si tem a finalidade de apenas inform-lo se, baseado no que voc j possui, ter caixa para cobrir suas despesas futuras. PREVISO DE ESTOQUE: Esta previso pode ajud-lo bastante na formulao e manuteno do seu estoque. Sua finalidade principal lhe mostrar em qual data o estoque de cada produto chegar ao fim. Esta consulta tenta prever seu volume de vendas, o que, como mencionado acima, algo arriscado. Suas vendas podem variar de ms a ms, de acordo com o tipo de produto que vende, condies do mercado, do clima, da regio onde est, da cotao da moeda, entre outras variveis que interferem em suas vendas. No entanto, baseando-se na mdia dos ltimos 90 dias, esta estatstica lhe fornece a mdia de sadas dirias e mensais de cada produto. De acordo com o seu tipo de negcio ela pode ser razoavelmente precisa ou apresentar vrias falhas. O interessante que inicialmente voc use esta consulta para aprender com seu negcio. Aps certo tempo de adaptao voc conseguir notar a margem de erro e usar esta margem para identificar melhor quando ser o provvel trmino do estoque de cada produto para que voc possa providenciar a compra deste produto. Para facilitar a visualizao est consulta oferece tonalidades de cores para cada registro, que variam de roxo, vermelho,laranja, amarelo, verde e azul, de acordo com a provvel data de trmino do estoque. CURVA ABC: situada na guia OUTRAS, a CURVA ABC uma das principais estatsticas administrativas do sistema. A CURVA ABC procura ordenar as informaes, lhe informando as que apresentam maior movimentao no topo da lista e as menos representativas no fim da lista. Por exemplo, no topo da lista voc pode visualizar os produtos que mais vendem e, no final da lista, os produtos que lhe geram menos lucro por venderem menos. Partindo deste princpio, a consulta permite agrupar vendas por produto, cliente e funcionrio, usando o valor bruto ou o lucro como totalizador. Na primeira coluna apresentado o nome do produto ou cliente ou funcionrio. Na segunda, o total de vendas. A partir da terceira que realmente comea a haver a anlise dos dados. Na terceira coluna apresentado

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o percentual que aquele produto (ou cliente/funcionrio) representa no total de suas vendas. Na terceira coluna ocorre um agrupamento do total apresentado na segunda coluna do registro atual com a do registro anterior. Por exemplo, o primeiro produto vender $ 2.000,00 e o segundo vendeu $ 1.000,00. Na primeira linha, a do primeiro produto, o valor desta quarta coluna ser $ 2.000,00. J na segunda linha, o total ser de $ 3.000,00. Se o terceiro produto da lista tiver vendido $ 500,00, esta quarta coluna ter o valor de $ 3.500,00, ou seja, ela acumulativa, somando as vendas dos produtos anteriores com a do atual. Isto serve de referncia para a quinta coluna, que representa o total que este acmulo representa no total da vendas. Vamos tomar como exemplo as vendas acima (PRODUTO A = 2.000,00 / PRODUTO B = 1.000,00 / PRODUTO C = 500,00). Vamos supor que o total de minhas vendas foi de 10.000,00. Sendo assim, o PRODUTO A representa 20% de minhas vendas (coluna 3). O PRODUTO B representa 10% de minhas vendas (coluna 3) e os produtos A+B juntos representam 30% de minhas vendas (coluna 5). Os produtos A+B+C representam 35% das minhas vendas (coluna 5). desta forma que voc analisa estas informaes. A ltima coluna representa o % unitrio, ou seja, se sua lista tem 10 produtos, o valor desta coluna sempre ser 10%. Se sua lista tem 20 produtos, o valor desta coluna ser 5% (100/20). Se sua lista de produtos tem 1000 itens, esta coluna ser 0,10%. Desta forma possvel fazer a ltima comparao. Ainda usando o exemplo acima, vamos supor que minha lista tem 20 itens, ou seja, o percentual unitrio 5%. Se todos produtos tivessem o mesmo valor e o mesmo volume de vendas, cada um representaria 5% da minhas vendas. No entanto, o primeiro representa 20% e o segundo representa 10%, Sendo assim, estes produtos esto acima da mdia. VENDA CASADA: esta estatstica permite verificar quais produtos vendem mais juntos, numa mesma venda. Esta estatstica auto-explicativa e, por isso, no detalharei muito. Voc pode filtrar um perodo, definir que sejam exibidos apenas os primeiros n registros e que haja um suporte mnimo percentual. O SUPORTE nada mais que o percentual de vendas em que um produto vendido com outro. Exemplo: houveram 200 vendas. Em 40 delas o PRODUTO A foi vendido junto com o PRODUTO B. Isso significa dizer que o SUPORTE de A+B ou de B+A de 20% (40/200 x 100). Existe tambm um outro fato, chamado de CONFIANA. A confiana no considera o total de todas as vendas mas sim o total das vendas do primeiro produto. Exemplo: o PRODUTO A saiu em 200 vendas, mas em 40 delas o cliente tambm levou o PRODUTO B. Isso significa dizer que a CONFIANA de PRODUTO A + PRODUTO B de 20% (40/200 x 100). Agora, supondo que o PRODUTO B s tenha sado em 60 vendas, isso significa dizer que a CONFIANA de PRODUTO B + PRODUTO A de 66,7% (40/60 x 100). Perceba que a CONFIANA de A + B pode ser diferente da CONFIANA de B + A, pois a confiana considera o percentual de vendas em que o segundo produto foi vendido junto com o primeiro numa mesma venda baseando-se no total de vendas do primeiro produto, ou seja, a ordem de apresentao dos produtos interfere no resultado. Se voc tiver muita dificuldade na compreenso destes 2 fatores, clique sobre um item da lista aps a pesquisa e leia o rodap da tela. Nele indicado de forma literal como entender estes registros. ANLISE DE RISCO: esta consulta bastante til no seu dia a dia pois permite visualizar algumas situaes de risco em seu sistema. Estas situaes podem ser clientes com dvidas muito altas, dias em que o saldo de suas contas no sero suficientes para cobrir suas contas a pagar e vendas em que determinado produto

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foi vendido abaixo do custo, gerando prejuzo. Voc pode definir uma data mnima para a pesquisa de vendas e um valor mximo para a dvida do cliente, alm de selecionar quais opes deseja pesquisar. Alm de localizar estes movimentos de risco este mdulo permite que voc v rapidamente quele registro usando o boto IR PARA. CLIENTES DEVEDORES: esta estatstica permite obter o valor das dvidas em FIADO e em CONTAS A RECEBER dos clientes devedores. Estes valores podem ser obtidos em outras consultas no sistema, mas somente nesta possvel obter os 2 valores de uma s vez, de forma conjunta e totalizando as dvidas. TOTAL DO ESTOQUE: permite visualizar o valor total do estoque no valor de custo e nas tabelas de venda. O total agrupado por categoria e por setor e, no final da lista de dados, calculado um total geral do estoque. TOTALIZAO DE VENDAS: permite cruzar informaes das vendas para obter diversos totalizadores. Por exemplo, voc pode consultar o total de vendas por cliente, por produto, por categoria de cliente e produto, por bairro, por cidade, por funcionrio, entre outras. possvel consultar todas as vendas ou apenas de um perodo indicado. CUSTO BENEFCIO POR PRODUTO: esta consulta est disponvel na guia CUSTOS e permite calcular o custo/benefcio de cada produto, agrupando as vendas. considerado como custo o valor de custo do cadastro do produto no momento da venda, e como valor de venda o valor unitrio do produto usado naquela venda, subtraindo o desconto unitrio e acrescendo o acrscimo. Ou seja, se na venda 2005 voc vendeu 20 unidades do PRODUTO A que custa $ 1,00 por $ 1,80, dando $ 0,20 de desconto unitrio, isso significa dizer que o custo total deste produto nesta venda foi de $ 1,00 x 20 = $ 20,00. J o valor total de venda foi de ($ 1,80 $ 0,20) x 20 = $ 32,00. Ou seja, o lucro da venda foi de $ 12,00, ou seja, 60% ((12 / 20) x 100). Ao considerar estes valores o sistema soma todas as vendas de cada produto. Entretanto, no so considerados os custos adicionais da venda e os custos da empresa neste clculo. Por isso, o lucro obtido com esta estatstica parcial. Para se saber o custo de um determinado produto seria necessrio considerar alm do seu custo, o custo da venda rateado entre os produtos vendidos na venda e o custo da empresa rateado entre todas as vendas. Este um clculo muito abrangente e pesado para se realizar e, por isso, esta estatstica considera apenas uma anlise resumida para agilizar a apresentao dos resultados. CUSTO BENEFCIO POR CLIENTE: igual ao custo por produto acima, mas agrupado por cliente, ao invs de por produto. CUSTO BENEFCIO POR FUNCIONRIO: igual as duas estatsticas acima, mas agrupado por funcionrio. CONSUMO DE MATRIA PRIMA: exibe as quantidades de matria prima ESTIMADAS consumidas em um perodo com base na produo registrada. A consulta estimada porque no prev alteraes na receita do produto que podem ocorrer com o passar do tempo. Esta consulta parte da premissa que o produto no sofre alteraes na receita.

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Emisso de Documentos
Criando Modelos de Documentos/Relatrios

Uma novidade na nova verso do sistema (4.x) foi a introduo de em emissor de documentos. O documento na verdade um relatrio personalizvel. Os documentos so editados dentro do prprio sistema usando um pequeno editor de texto com suporte ao formato rtf. Este editor, embora simples, oferece todas as principais funes para se criar um documento profissional, como formatao de fonte, pargrafo, marcadores e alinhamento de texto. Voc deve primeiramente criar modelos de documentos. Estes modelos so textos que contm alguns marcadores especiais. Exemplo: Prezado sr.(a) #NOME#, Viemos por meio desta informar que . O marcador geralmente delimitado por sustenidos (#). Para criar modelos de documentos, v ao menu CADASTROS, em MODELOS DE DOCUMENTOS. O sistema j deve vir com alguns modelos de exemplo cadastrados, mas voc pode alter-los ou at incluir novos. Ao alterar ou criar um modelo voc indica apenas 2 informaes: NOME e TIPO. O nome servir para identific-lo no mdulo correspondente e o tipo permite definir a qual mdulo o documento pertencer. Voc pode criar documentos para diversos mdulos: cadastro de CLIENTES, de VENDAS, de FLUXO DE CAIXA, de FUNCIONRIO, etc. De acordo com o cadastro relacionado, o documento poder ter diferentes marcadores para representar informaes deste cadastro. Aps salvar o documento, uma nova tela contendo um editor de texto aberta, na qual voc pode editar o modelo do documento.

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A imagem acima refere-se ao editor de modelos, j com um documento sendo editado. No topo da tela voc tem uma barra de ferramentas com as funes disponveis no editor. O primeiro boto permite abrir um documento RTF salvo em um arquivo. O segundo boto permite salvar o documento aberto internamente. O terceiro permite salvar o documento em um arquivo, sendo que poder futuramente usar o primeiro boto para abri-lo. Os demais botes so funes de impresso e de formatao de texto. esquerda da tela exite uma lista com os possveis marcadores que podem ser colocados dentro do documento. Ao clicar sobre um marcador exibida a descrio de qual informao ele representa no rodap. No alto da tela existe uma guia chamada DICAS DE USO que lhe oferece algumas dicas para criar o documento. Tambm h uma guia de ATALHOS que exibe teclas de atalho para funes do editor. Existem 2 dicas interessantes que vale ressaltar. A primeira delas, possvel ocultar uma parte do texto se o campo que representa um marcador estiver vazio. Vamos pegar como exemplo a imagem acima: no meio do documento existe um local escrito assim: Validade Oramento: #VEN_DATAVALIDORCAM# Vamos supor que voc quer ocultar este campo caso a data do oramento esteja em

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branco, ou seja, caso a venda tenha sido fechada diretamente sem ter sido emitido um oramento antes. Isso possvel usando o marcador SE-NULO: #=SE-NULO[#VEN_DATAVALIDORCAM#]# Validade Oramento: #VEN_DATAVALIDORCAM# #=FIM-SE-NULO[#VEN_DATAVALIDORCAM#]# No exemplo acima os marcadores grifados em vermelho so os que devem ser includos para que o texto seja ocultado. Tudo que houver entre o incio e o fim do marcador ser removido do documento caso o marcador identificado pelo SE-NULO, que no caso o #VEN_DATAVALIDORCAM#, esteja vazio. A segunda dica citada refere-se ao alinhamento do campo. possvel acrescer espaos antes e/ou depois do marcador de forma que ele seja alinhado. Na imagem que vimos sobre o editor, perceba que est sendo usada uma fonte diferente no documento: COURIER NEW. Esta fonte assim: Exemplo de fonte COURIER NEW Perceba que os caracteres da linha acima esto alinhados com o desta linha A fonte COURIER NEW uma das fontes que possui todos os caracteres do mesmo tamanho, ou seja, o texto das linhas fica alinhado, como se tivesse sido feito em uma mquina de escrever. Como o espao tambm considerado um caractere, possvel alinhar os marcadores de forma que eles criem, por exemplo, uma coluna:
PRODUTO QTDE UNITRIO VALOR ----------------------------------------------------------------------------#INICIO_ITENSVENDIDOS##PRO_NOME#E046 #VEI_QTDE#D007 #CUNITARIO#D011 #CTOTALITEM#D013 #FIM_ITENSVENDIDOS#---------------------------------------------------------------------------TOTAL #VEN_TOTAL#D015

Neste exemplo acima, perceba que na frente de cada marcador exite um texto adicional: #PRO_NOME#E046 o E046 indica que o campo #PRO_NOME#E046 que dever ser substitudo pelo nome do produto e que ficar alinhado esquerda, sendo que sero acrescidos espaos depois at atingir 46 caracteres. #VEI_QTDE#D007 0 o D007 indica que o campo #VEI_QTDE#D007 que dever ser preenchido com a quantidade vendida ser alinhado direita, sendo que sero acrescidos espaos antes do campo at atingir 7 caracteres. O alinhamento definido pela tecla na frente do tamanho, que pode ser E (esquerda), D (direita) ou C (centro). Logo aps a letra definido o tamanho, que sempre deve ser referenciado por 3 dgitos: D002 2 caracteres, alinhamento direita C067 67 caracteres, alinhamento no centro E210 210 caracteres, alinhamento esquerda No exemplo acima, perceba que tambm h um marcador para delimitar o incio da lista de produtos (#INICIO_ITENSVENDIDOS#) e outro para delimitar o fim

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(#FIM_ITENSVENDIDOS#). Estes marcadores simplesmente desaparecem quando o documento gerado. O contedo entre o marcador de incio e o de fim ser repetido at o fim da lista de produtos. Este tipo de marcador est presente em alguns tipos de documentos onde existem sub listas envolvidas (como no caso da venda, onde h a lista de produtos e a lista de pagamentos). Geralmente este tipo de marcador usando da forma como demonstrado acima, o incio em uma linha e o fim na linha de baixo, permitindo a criao de uma lista. Para o exemplo citado anteriormente:
PRODUTO QTDE UNITRIO VALOR ----------------------------------------------------------------------------#INICIO_ITENSVENDIDOS##PRO_NOME#E046 #VEI_QTDE#D007 #CUNITARIO#D011 #CTOTALITEM#D013 #FIM_ITENSVENDIDOS#---------------------------------------------------------------------------TOTAL #VEN_TOTAL#D015

Ns teramos um relatrio do tipo:


PRODUTO QTDE UNITRIO VALOR ----------------------------------------------------------------------------PRODUTO A 1,5 $ 10,00 $ 15,00 PRODUTO B 5 $ 5,00 $ 25,00 PRODUTO C 0,2 $ 12,00 $ 2,40 ----------------------------------------------------------------------------TOTAL $ 42,40

Perceba que graas ao estilo da fonte, aos marcadores de incio e fim e aos marcadores com o tamanho de cada campo foi possvel criar uma lista de dados com colunas. Voc perceber melhor o funcionamento destes marcadores criando documentos e realizando testes conforme altera estes documentos, at obter um alinhamento perfeito.

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Emisso de Documentos
Emitindo Documentos/Relatrios Personalizados

A criao do modelo do documento mencionada no tpico anterior o ponto mais complexo do processo de emisso de documentos. Uma vez criado o modelo para um determinado mdulo, basta ir at este mdulo, fazer uma pesquisa para encontrar alguma informao a ser impressa e clicar no boto RELATRIO. O nome do modelo de relatrio que voc criou dever constar na lista que aparecer no menu, numa das posies inferiores. Se voc criou vrios modelos para um mesmo mdulo devero aparecer vrias opes de relatrio. Ao clicar num destes relatrios que voc criou, o sistema exibir uma mensagem indicando que o documento ser aberto em um editor e que voc poder alter-lo antes de realmente fazer a impresso. Use o quarto boto deste editor para imprimir o documento. No rodap da tela, direita, tambm haver um boto que permite editar o documento em um editor externo, que suporte o formato RTF (praticamente todos os editores de texto atuais suportam este formato). Aps a edio e/ou impresso do documento, uma cpia do que foi feito ficar gravada no consulta de DOCUMENTOS EMITIDOS, do menu CONSULTAS, como vimos anteriormente. Voc poder reabrir o mesmo documento futuramente, inclusive com as alteraes feitas, para reimprimi-lo, caso precise.

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Ferramentas
LOG de Operaes

As operaes realizadas nos mdulo de controle do retaguarda e nos mdulos de consulta so registradas no sistema e podem ser posteriormente consultadas atravs do menu FERRAMENTAS, em LOG DE OPERAES. Este um mdulo administrativo que permite consultar quais operaes foram realizadas, em quais mdulos, quando e por quem. Ou seja, um mdulo que faz parte da rea de segurana do sistema, til para identificar possveis acessos ou alteraes indevidas em alguma informao. interessante tambm limpar este mdulo periodicamente para que ele no acumule muitos registros antigos. Para isso, use o boto EXCLUIR + 60 DIAS ou o boto EXCLUIR + 30 DIAS.

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Ferramentas
Importando e Exportando Informaes

Uma novidade neste sistema a capacidade de importar informaes. Esta funo est disponvel no mdulo IMPORTAR DADOS, do menu FERRAMENTAS. O sistema pode importar dados armazenado em um arquivo CSV. Um arquivo CSV armazena informaes em colunas que so separadas por um delimitador, geralmente ; (ponto e vrgula). Exemplo: PRODUTO;VALOR PRODUTO A;50,00 PRODUTO B;12,84 PRODUTO C; 187,14 Ou seja, um arquivo CSV nada mais que um simples arquivo de texto com informaes separadas por delimitadores, onde cada linha do arquivo representa um registro. Estes arquivos podem ser criados atravs do Microsoft Excel ou de outros editores de planilhas, ou mesmo atravs de alguns editores de bancos de dados, como o Microsoft Access. Voc pode, por exemplo, copiar uma tabela de um site para o Excel e dele salvar o arquivo CSV. O sistema possibilita a importao de clientes ou de produtos., permitindo tambm que defina qual delimitador est sendo usado (; ou , ou TAB). Voc tambm pode pular a primeira linha, caso ela contenha os ttulos das colunas. Aps selecionar o arquivo voc deve selecionar nos campos da lista inferior quais colunas correspondem a quais campos. Caso voc queira que algum dos campos tenha um valor fixo, basta digitar este valor, ao invs de selecionar uma coluna. Por fim, no rodap da tela voc deve selecionar a chave primria que ser usada para comparao, a fim de evitar registros duplicados. IMPORTANTE: antes de fazer a importao de dados, faa um backup do seu banco de dados, pois se cometer um erro na importao, poder encher o cadastro de lixo, informaes inteis que foram capturadas da forma errada. Neste caso no possvel desfazer a importao. Para cancelar o que voc importou sem ter que apagar manualmente cada registro voc ter que restaurar o backup que fez. A exportao de informaes, assim como a importao, feita em arquivos CSV. Voc pode selecionar o que deseja exportar (clientes ou produtos) e o delimitador que deseja usar. Como trata-se de uma exportao voc no precisa se preocupar em fazer um backup antes pois ela no interfere no seu cadastro.

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Ferramentas
Interpretador SQL

No menu FERRAMENTAS voc pode encontrar um interpretador SQL. Neste tutorial estou descrevendo-o para ensinar voc a fazer o contrrio do que tutorais geralmente ensinam: para que voc NO O UTILIZE. O interpretador um recurso que permite no s manipular os dados dentro do seu banco de dados de forma livre, mas tambm a estrutura. A execuo de um comando errado podem comprometer totalmente seu banco de dados. Este um recurso que s pode ser usado com a instruo da SorioDev, sendo uma ferramenta til do nosso suporte.

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APNDICE

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Esquemas promocionais

Neste sistema voc pode encontrar 3 diferentes esquemas promocionais para oferecer a seus clientes: Preo promocional do produto: no CONTROLE DE PRODUTOS existem dois campos que permitem definir um valor promocional para o produto e a data de validade deste valor. O sistema remove a promoo automaticamente ao ultrapassar a data definida, sem que seja necessria a sua interveno. Troca de pontos por produtos: tambm no CONTROLE DE PRODUTOS voc encontra mais dois campos para este esquema promocional. So eles o PONTOS VENDA e o PONTOS TROCA. O primeiro define quantos pontos o cliente vai ganhar ao comprar o produto. Caso no queira dar pontos ao cliente basta deixar seu valor como zero. J o segundo indica quantos pontos vale o produto em questo, ou seja, quantos pontos o cliente precisa para ganhar este produto. Voc tambm pode deixar este campo com valor zero para indicar que este produto no pode ser ganho com pontos, ou seja, para indicar que ele no est na promoo. No CONTROLE DE CLIENTES tambm h um campo PONTOS que indica quantos pontos ele possui atualmente. Alm disso, usando a funo CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS, no boto AO deste controle, voc consegue consultar um extrato de pontos do cliente. A troca de pontos por produtos s pode ser registrada em um nico local do sistema: na CENTRAL DO CLIENTE, do menu MOVIMENTOS. Neste mdulo h um boto TROCAR PONTOS que permite realizar a troca. Aps localizar o cliente e pressionar este boto ser exibida uma lista com todos os produtos pelos quais o cliente pode trocar, com base nos pontos que ele possui no momento. Se no aparecer nenhum produto na lista significa que o cliente ainda no tem pontos suficientes para trocar por nenhum produto. Para fazer a troca basta marcar a caixa de verificao na frente do produto e clicar em TROCAR. Cupons promocionais: este esquema de promoo permite que voc emita cupons para o cliente a cada certa quantia em vendas. Por exemplo, voc define que a cada $ 50,00 em vendas o cliente ganha um cupom. Se ele fizer, por exemplo, uma compra de $ 140,00 ele ir ganhar 2 cupons. J se a compra for de $ 150,00 ele ganhar 3. O cupom pode ser impresso do CONTROLE DE VENDAS, do menu MOVIMENTOS. A impresso pode ser feita no boto RELATRIO, em CUPONS PROMOCIONAIS. J para o valor mnimo em compras (no exemplo acima, $ 50,00), v ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Na guia DIVERSOS informe o valor no campo VALOR DO CUPOM PROMOCIONAL. Use o campo MENSAGEM DO CUPOM PROMOCIONAL para definir um texto explicativo ao cliente, que ser impresso em cada cupom. Por exemplo: Troque 10 cupons por um Aparelho de DVD ou, se quiser algo mais genrico, Confira os produtos disponveis na promoo indo a nossa loja. importante ressaltar que, por ser impresso via sistema, o cupom pode ser facilmente falsificado. Para evitar isso, no controle da venda h um campo CUPOM ABATIDO que deve ser marcado sempre que o cliente fizer a troca de produtos por cupons. No prprio cupom impresso h uma indicao de qual venda o gerou na numerao: V-000000-0, onde V representa VENDA, 000000 o nmero da venda e o ltimo dgito representa o nmero do cupom. Se a venda 48 gerar 2 cupons, por exemplo, as numeraes sero: V-000048-1 e V-000048-2.

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Algumas dicas para usar as promoes de forma a evitar problemas: Ao usar a promoo atravs do preo promocional do produto, procure selecionar produtos chave que sirvam para atrair o cliente para consumir outros produtos. Voc pode fazer isso usando a estatstica de VENDAS CASADAS em conjunto (consulte o tpico sobre estatsticas). Desta forma voc identifica produtos que costumam ser comprados juntos pelo cliente. Fazendo esta identificao voc pode colocar um dos produtos em promoo para estimular o consumo do outro. Tome muito cuidado ao usar os esquemas promocionais de pontos e de cupons. Procure definir produtos populares como prmios da promoo para atrair clientes e tenha em vista o lucro que voc ir obter para que o cliente leve o produto gratuitamente, pois do contrrio voc pode acabar com prejuzo. Por exemplo, a cada $ 50,00 em compras o cliente ganha um cupom e pode trocar 10 cupons por um produto que custa $ 100,00. Veja que ao comprar $ 500,00 em produtos o cliente j poder ter os 10 cupons. Se sua margem de lucro mdia for de 20% sobre os produtos vendidos, isso significa dizer que seu lucro os os produtos que geraram os cupons ao cliente foi de $ 100,00, exatamente o mesmo valor do produto que o cliente poder ganhar com os cupons, ou seja, voc teve $ 0,00 de lucro por conta do clculo errado na hora de montar a promoo. O mesmo vale para o esquema de pontos que alis mais complexo, pois pode envolver vrios produtos.

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Entendendo o controle fiado

No ramo comercial relativamente comum vender a clientes de confiana com pagamento em caderneta ou o conhecido fiado. Nesta forma de pagamento o cliente assume um compromisso labial de quitar sua dvida futuramente. A empresa tambm pode estipular uma data onde costuma fazer suas cobranas a grandes clientes que compram em volume e, desta forma, torna-se necessrio o uso da conta fiado para agrupar os valores a serem pagos. Quando voc fecha uma venda sob a forma fiado o comportamento do sistema quase como se o financeiro da venda no existisse. Na verdade ocorre um lanamento, mas ele feito no cadastro do cliente, em um campo que agrupa o valor da dvida atual do cliente. Resumindo, voc deve definir no cadastro do cliente um limite de crdito, que representa o valor mximo que o cliente pode dever para voc nestas compras fiado. Um segundo campo faz a totalizao do valor atual de sua dvida. Este valor acrescido sempre que uma venda paga total ou parcialmente nesta forma. Quando o cliente vem quitar sua dvida, atravs de uma funo disponvel no boto AO do CONTROLE DE CLIENTES ou tambm disponvel na CENTRAL DO CLIENTE do menu FINANCEIRO, voc faz o lanamento do pagamento e este lanamento realiza a baixa do valor da dvida do cliente e faz o lanamento no fluxo de caixa, finalizando o processo financeiro que se iniciou com as vendas que geraram o valor da dvida. De forma geral, extremamente recomendvel que voc no venda fiado, a menos que tenha certeza do pagamento pelo cliente, ou seja, que o cliente seja de extrema confiana e isso seja comprovado. No raro, pequenas quebram por vender fiado a clientes inadimplentes. Outra coisa que preciso deixar claro, FIADO diferente de A PRAZO (ou PARCELADO). Quando voc fecha uma venda PARCELADA no sistema, sero lanados movimentos financeiros com data de vencimento, ou seja, prazo para o pagamento. Voc receber alertas destes vencimentos e poder at emitir documentos para o pagamento, como boletos ou carns. J a venda FIADO no tem prazo para pagamento, sendo que voc deve estipular uma data mensal na qual faz a cobrana dos clientes ou simplesmente deix-los comprar at atingir o limite para cobr-los. De certa forma, tanto as vendas FIADAS como as PARCELADAS trazem riscos para voc, pois no h garantia de recebimento, por mais que tente se garantir com documentos fiscais que permitam protestar a dvida. No entanto, a venda fiado, por ser mais informal e geralmente decorrente de acordos boca a boca traz mais riscos.

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Comunicao com a balana

Em muitos ramos comerciais o uso de balana para a medio de produtos indispensvel. O sistema pode se adaptar a esta realidade de duas formas diferentes:

Leitura do Cdigo de Barras


possvel configurar no sistema um cdigo para a interpretao dos cdigos de barras impressos pela balana. Esta configurao deve ser feita no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. V at a guia PDV e em CONFIGURAO DE LEITURA DE CDIGOS NA BALANA voc define um texto especial que o programa usa para interpretar o cdigo de barras da balana. J existem alguns modelos na lista, mas interessante que entenda o que este cdigo significa. Voc ir descrever no campo as posies dos dgitos da etiqueta, o que cada posio representa. Isto feito usando-se algumas letras com significados especiais, a saber: A use esta letra para indicar uma posio na etiqueta onde impresso um nmero que no ir usar. Na grande maioria das etiquetas, por exemplo, o primeiro nmero indica um cdigo de controle que voc pode marcar com esta letra. P indica uma posio na etiqueta onde impresso o cdigo do produto. Q indica uma posio na etiqueta onde impresso ou o valor ou o peso do produto. De acordo com as configuraes da prpria balana, ela pode imprimir o valor total do produto ou o seu peso na etiqueta. $ - este um caractere especial que faz o programa entender que na etiqueta impresso o preo do produto. Se no mencionar este caractere no incio do campo, o sistema vai entender que a etiqueta impressa com o peso do produto. # - este caractere fora o sistema a ler 3 casas decimais no peso/preo, ao invs das 2 por padro.

Vamos exemplificar: a balana imprimiu o cdigo 2002304001020. Voc sabe que o produto impresso tem o cdigo 2304, o preo do KG $ 5,00 e a balana pesou 204 gramas, dando um valor de $ 1,02. Neste caso, desmembrando a etiqueta acima temos 2 002304 00102 0 A PPPPPP QQQQQ A Perceba que a balana imprimiu o preo. Neste caso, devemos acrescer o caractere $ na frente do cdigo, assim: $APPPPPPQQQQQA Sendo assim, o cdigo acima seria usado para a leitura da etiqueta. Suponha que a mesma pesagem feita acima tivesse resultado numa etiqueta assim: 2002304002040. Neste caso, o cdigo da etiqueta seria quase o mesmo, mas assim: APPPPPPQQQQQA. Ou seja, sem o smbolo $ na frente. Neste ponto voc deve ter percebido que os espaos reservados no usados na etiqueta so preenchidos com zeros. Por exemplo, o espao do cdigo do produto:

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2 002304 00102 0 A PPPPPP QQQQQ A Perceba que 2 zeros foram acrescidos ao cdigo do produto. Dependendo da balana, estes zeros podem ser acrescidos na frente, como no exemplo acima, ou atrs, como no exemplo abaixo: 2 230400 00102 0 A PPPPPP QQQQQ A Devido a esta ocorrncia existem algumas precaues que voc deve tomar em seu sistema: Procure definir o cdigo de todos os produtos de balana com o mesmo tamanho. Voc pode usar 4 dgitos, o que normalmente ocorre na empresas. Por exemplo: 1221, 1491, 4563, 7814 Nunca utilize zeros na frente o atrs do cdigo. Exemplos: 1010, 0023, 1000, 4500, 0570 Nestes casos, ao fazer a leitura limpando os zeros frente e atrs. Por exemplo, no cdigo 1010 o sistema leria 101. No cdigo 0023 o sistema leria 23. No cdigo 0570, o sistema iria entender 57. Assim, no seria possvel localizar o produto.

Sincronizao de Produtos e Preos com a Balana


Alm da simples leitura das etiquetas da balana voc pode tambm enviar sua lista de produtos para a balana. Caso utilize alguma balana das marcas FILIZOLA ou TOLEDO, provvel que tambm utilize o software fornecido por estas marcas para fazer a comunicao com a balana. No caso da FILIZOLA, o software o SMART e, no caso da TOLEDO, o MGV. Estes programas possuem cadastros de produtos com preos, alm de algumas configuraes da balana, como a do teclado. Ambos tambm possuem o recurso de importar arquivos para preencher suas tabelas e neste ponto eu o sistema pode ajudar. Na pgina de download do programa em nosso site voc pode encontrar um utilitrio que permite exportar arquivos para as balanas, bastando que voc selecione algumas opes para a exportao. No cadastro de produtos voc tambm deve indicar se o produto vai na balana ou no, e se medido em peso ou em unidade. Os arquivos so gerados geralmente na pasta onde o software da balana est instalado, mas voc pode definir a pasta correta caso o utilitrio no consiga encontr-la. Caso tenha dvidas, voc tambm poder contar com o suporte da TOLEDO e da FILIZOLA para os seus programas, sobre como importar produtos ou mesmo sobre como usar o programa com as suas necessidades.

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Configurando a Aparncia do Sistema, Logotipo e Dados da Empresa

possvel personalizar o sistema de muitas formas. A primeira e mais visvel o estilo visual do sistema. Para isso, quando estiver na tela principal, onde aparecem os menus, pressione F2 (h uma indicao desta tecla de atalho no canto inferior esquerdo). Ser exibida uma tela na qual pode aplicar diversos efeitos e cores em todo o sistema. O mesmo pode ser feito no PDV (verifique a tela de atalhos do PDV). Outra personalizao aplicvel ao sistema diz respeito ao cabealho dos relatrios. Voc pode definir o logotipo de sua empresa, indo ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. No rodap da tela h o LOGOTIPO DOS RELATRIOS, que deve preferencialmente possuir um tamanho retangular. No entanto, esta nova verso do sistema capaz de ajustar o logotipo automaticamente, alm de salv-lo em banco de dados para que voc no precise abri-lo em todos os computadores na rede. Alm do logotipo, voc pode incluir dados da sua empresa no cabealho dos relatrios. Para isso, v ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e clique em ALTERAR. No topo da tela so indicadas quais informaes vo no relatrio. Aps definir as informaes, clique em SALVAR. Com todas estas personalizaes o sistema pode ficar com a cara de sua empresa, incluindo cores, logotipo e dados da empresa.

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Como trabalhar com recarga de cartuchos

Com este artigo irei demonstrar 3 maneiras diferentes de realizar o controle de recarga de cartuchos no GE-INFO 4U para as lojas de informtica que prestam este servio. A recarga basicamente divide-se em 2 itens: a tinta que ser usada e o servio prestado. Sendo assim, voc pode controlar atravs dos seguintes mtodos: Cadastrando um produto "TINTA" e um servio "RECARGA". O produto tinta dever ter preo de venda igual ao de custo. Neste molde voc pode tanto abrir uma O.S para fazer a recarga ou simplesmente vende-la no PDV. Naturalmente, em ambos os casos voc precisaria adicionar o servio "RECARGA" e o produto "TINTA" na lista de produtos, e a tinta provavelmente seria apenas uma frao, j que voc com certeza compra um frasco com 1 litro ou mais. Se usar 25 ml para recarregar o cartucho, ento a quantidade usada seria 25 ml / 1000 ml = 0,025; Uma segunda forma seria muito parecida com a acima. No entanto, voc poderia criar um KIT de produto para a recarga (consulte o manual do sistema s/ como criar um kit). Neste KIT voc j adicionaria a quantidade correta de tinta e o servio de recarga. Desta forma voc no poderia usar a Ordem de Servio, mas poderia adicionar o KIT diretamente no PDV, agilizando o processo; Este terceiro mtodo provavelmente o mais eficiente a nvel de controle. Usandose dele voc cadastraria apenas um produto no seu cadastro de produtos. Este produto seria a tinta mas voc o nomearia como RECARGA. O custo deste produto seria equivalente a frao de tinta que usa na recarga (0,025) e o preo de venda seria o valor normal da recarga. No campo QTDE. LOTE voc deve indicar quantas recargas um frasco de tinta permite (a margem de 0,025 para 1 litro seriam 40 recargas). Quando fizer a compra voc indicaria a quantidade no campo do lote e teria a multiplicao desta quantidade pelo volume de recargas (QTDE LOTE), sendo que o estoque real do produto seria a quantidade de recargas que ainda podem ser realizadas. Citei este mtodo como sendo o ideal porque ele mantm oculto na venda o produto tinta, o que no ocorre nos outros 2 mtodos. No entanto ele tambm tem um ponto fraco: se voc recarrega vrios tipos de cartuchos com quantidades diferentes usando a mesma tinta no possvel usar este mtodo, j que no custo e na quantidade comprada j est deduzido a quantidade que voc usa por recarga. Se cada recarga diferente, o valor do estoque nunca ficar correto. J nos outros 2 mtodos acima voc pode cadastrar diferentes servios de recarga e personalizar a quantidade do produto, alm de cadastrar diferentes kits para cada tipo de recarga. O sistema no possui um controle de recargas pelo fato de que ele teria que ser muito parecido com a prpria venda, principalmente pelo fato de que, de uma forma ou de outra, teria que baixar o estoque da tinta para um controle completo. Neste caso, muito mais prtico usar o controle de vendas (ou O.S), pois alm da recarga voc pode incluir outros produtos e servios no mesmo registro.

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Integrao com software eletrnica (NF-e) da receita

emissor

de

nota

fiscal

Caso sua empresa precise emitir notas fiscais eletrnicas (NF-e) e utilize o software da receita (http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/emissor.aspx) possvel transferir a lista de clientes e produtos cadastrados para o software da receita. Tambm possvel emitir a nota fiscal completa em nosso software e j export-la pronta para ser validada, assinada e enviada pelo software da receita. Para transferir os clientes, v ao menu CADASTROS, CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES, faa uma pesquisa dos clientes que quer transferir e clique em AO, EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E DA RECEITA. importante saber que somente os clientes com CPF ou CNPJ sero inclusos no arquivo, pois estas informaes so as chaves para verificao de duplicidade no mdulo de importao do software da receita, alm de serem campos de preenchimento obrigatrio. Para transferir os produtos, v ao menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS. Clique em AO, EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E DA RECEITA. No produto o cdigo de barras a referncia chave. J para transferir as prprias notas fiscais, v ao menu NOTAS FISCAIS, EMISSO DE NOTAS FISCAIS. Localize as notas que deseja enviar ao programa da receita, clique em AO e em EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E DA RECEITA. O software capaz de identificar as notas que voc j enviou, evitando que envie a mesma nota duas vezes sem necessidade. Para isso h um campo EXPORTADA no cadastro da nota fiscal que automaticamente marcado quando voc gera o arquivo da nota. recomendvel que voc crie uma pasta em seu computador apenas para receber estes arquivos de texto a fim de evitar erros no software da receita (em testes realizados verificamos que se existirem mais arquivos na pasta onde esto os arquivos a serem importados o programa da receita pode no identific-los). No software da receita, v ao menu SISTEMA, em IMPORTAR ARQUIVOS. Clique em LOCALIZAR e procure pela pasta onde salvou os arquivos gerados pelo nosso programa. Marque os arquivos que vai importar e clique em IMPORTAR. possvel que o software da receita apresente uma mensagem de erro indicando caracteres invlidos no arquivo. Se isto ocorrer faa uma verificao no cadastro de clientes (ou produtos) e localize se existe algum item cadastrado com acentuao ou smbolos e tente alter-los.

Consideraes Importantes
O software emissor de NF-e da receita realiza a validao de algumas informaes ao fazer a importao e, por isso, importante que as informaes dos cadastros relacionados estejam corretamente preenchidas. So elas:

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Cadastro do cliente: deve preencher a RAZO SOCIAL, o ENDEREO COMPLETO (endereo, nmero, bairro, cidade, CEP e UF), o CPF ou CNPJ e a INSCRIO ESTADUAL. No caso do preenchimento do nome da cidade evite abreviar o nome e use a acentuao corretamente. Caso informe SAO PAULO (sem acento), por exemplo, ocorrer um problema na validao da nota e voc acabar tendo que selecionar a cidade no emissor da receita. J no caso da INSCRIO ESTADUAL, se o cliente for pessoa fsica ou isento informe o texto ISENTO no campo. Cadastro do produto: neste cadastro so obrigatrios os campos CDIGO DE BARRAS, NOME e UNIDADE DE MEDIDA (unidade). A partir da verso 2.0 do emissor tambm tornou-se obrigatrio o preenchimento do NCM. Este campo fica na parte inferior do cadastro e um cdigo usado para classificar o produto (NOMENCLATURA COMUM DO MERCOSUL). Neste link pode obter uma lista dos cdigos para cada tipo de produto: http://www.receita.fazenda.gov.br/Aliquotas/DownloadArqTIPI.htm. Tabela de impostos: no menu NOTAS FISCAIS h um mdulo que permite o cadastro de tabelas de impostos. Estas tabelas no s auxiliam no clculo destes impostos mas tambm na configurao para exportao da nota, para que ele v completa para o emissor da receita. Neste mdulo voc dever preencher todos os campos de situao tributria (ICMS, IPI, PIS, COFINS) alm da origem e modalidade do ICMS e das alquotas e percentuais de acrscimo e desconto (informe zero onde no houver). As informaes do ICMS apenas sero dispensveis em tabela para servios no tributados pelo ICMS mas, neste caso, ser obrigatrio o preenchimento das informaes relativas ao ISS. A partir da verso 2.0 h um novo campo para cdigo tributrio do ISS que tambm ser obrigatrio caso o servio seja tributado pelo ISS. Registro do sistema: este mdulo fica no menu FERRAMENTAS e tambm concentra informaes importantes para definir o emissor da nota. Neste mdulo os campos obrigatrios so o NOME, o ENDEREO (completo, como o do cliente), o CNPJ e a INSCRIO ESTADUAL (informe ISENTO se no tiver). A partir da verso 2.0 do emissor tambm tornou-se obrigatrio o preenchimento do campo REGIME TRIBUTRIO. Alm destes existem outros campos que influenciam na NF-e, como a INSCRIO NO SUFRAMA do cadastro do cliente, o GNERO NCM e o CDIGO EX DA TIPI no cadastro do produto e a INSCRIO ESTADUAL DO SUBSTITUTO TRIBUTRIO, INSCRIO MUNICIPAL e CNAE no REGISTRO DO SISTEMA. Entretanto estes campos no so obrigatrios e devem ser preenchidos apenas em situaes especficas. Recomendamos que entre em contato com seu escritrio contbil para maiores informaes sobre quais campos sero obrigatrios para o seu caso, principalmente sobre as tabelas de impostos, onde as situaes tributrias possuem cdigos de classificao. Aps importar a nota fiscal no programa da receita verifique se os valores esto corretos, pelo menos nas primeiras tentativas. Caso tente validar vrias notas ao mesmo tempo e o processo falhe, acesse o cadastro da nota (marque ela e clique em DETALHES) e tente fazer a validao diretamente do cadastro dela, pois nele so mencionadas quais informaes esto incorretas.

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Impresso de boleto bancrio

Antes de emitir boletos no sistema voc precisar entrar em contato com o gerente de sua conta corrente e indicar a ele que deseja emitir boletos, para formalizarem um contrato junto a seu banco. Nosso sistema suporta apenas boletos no registrados. O boleto registrado conhecido pelo banco antes do pagamento, sendo que voc emite um arquivo de remessa e envia-o ao banco logo aps a emisso do boleto. Com isso possvel protestar o cliente junto ao SERASA ou SPC. J o boleto no registrado s conhecido pelo banco quando ocorre o pagamento e, por isso, no permite protesto. Caso opte por emitir boletos registrados dever solicitar ao banco um programa para emiti-los ou emiti-los on-line pelo site do banco. A impresso de boletos bancrios no sistema feita atravs do Fluxo de Caixa, no boto RELATRIO. Voc tem a opo de imprimir o boleto apenas de uma conta selecionada, com pr-visualizao na tela, ou os boletos para todas as contas na lista, sem prvisualizao (imprime diretamente na impressora). No entanto, antes de emitir boletos necessrio configur-los no sistema. Para isso v ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Entre na guia BOLETOS no topo da tela. Voc dever obrigatoriamente informar o nmero e dgito verificador da agncia e da conta. Tambm dever informar o cdigo do banco e o nmero da carteira. O sistema no suporta o envio e recebimento de arquivos de remessa bancrios e, por isso, voc poder emitir apenas boletos no registrados via sistema. O nmero da carteira para boleto no registrado varia de banco para banco, sendo que voc dever obter esta informao junto ao seu banco. No campo nmero do ltimo boleto pode informar em qual numerao deseja iniciar a emisso de boletos. Este nmero impresso no campo NOSSO NMERO no boleto e aparecer no extrato da sua conta, permitindo que identifique o pagamento. O nmero no pode repetir, ou seja, cada boleto ter o seu, iniciando da numerao indicada neste campo. Em impressora padro de boletos pode selecionar em qual impressora eles sero impressos. Em vencimento mnimo recomendvel que indique quantos dias dar de vencimento para o boleto. Por padro o sistema usa a data de vencimento que est no Fluxo de Caixa, mas caso ela seja muito curta ou a conta j tenha vencido o sistema usar o valor indicado neste campo (em dias) para gerar uma nova data de vencimento apenas para o boleto. No campo PLANO DE CONTA voc pode informar em qual conta seus boletos sero creditados. O sistema sempre ir alterar o lanamento no Fluxo de Caixa para que entre nesta conta quando emitir o boleto. Par finalizar, existem 2 logotipos que pode selecionar para personalizar o boleto, sendo o primeiro o logotipo do banco. Caso no use uma imagem o sistema ir imprimir o nome do banco no lugar do logotipo. J o segundo logotipo o cabealho. Voc pode usar uma imagem qualquer e ela ser impressa acima do boleto. A imagem pode conter o logotipo da sua empresa, instrues de impresso e/ou pagamento ou qualquer outra informao que deseje. Ela pode ter a largura mxima de uma folha A4 e a altura deve ser regulada para no jogar parte da impresso do boleto em uma segunda pgina. No rodap da tela h um boto VISUALIZAR BOLETO que permite uma visualizao rpida, ajudando a verificar se a imagem ficou adequada.

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