Qu es la validacin de datos?

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. La validacin de datos consiste en no permitir la entrada de datos errneos. La validacin debe definirse cuando an no se han introducido datos en el rango. Ejemplo: si usted desea crear una tabla de datos que contenga nombres de votantes, mediante la validacin puede configurar la columna edad para que acepte solamente datos mayores o iguales que 18. En el siguiente ejemplo validaremos la columna Departamento, para que solamente acepte datos de: Caballeros, Damas y nios.

Procedimiento

1. Seleccione rango al cul se le aplicar la validacin, como lo mencionamos anteriormente seleccionaremos la columna departamento 2. En el men Datos, seleccion el comando Validacin.

3. Active la ficha configuracin. En esta ficha usted podr seleccionar el tipo de dato que tendr el rango seleccionado.

4. Seleccione en la seccin Permitir la opcin deseada. Estas opciones le permitirn definir que tipo de informacin aceptar en su rango. Por ejemplo si selecciona Nmero Entero usted podr introducir solamente aquellos valores que estn dentro del rango establecido. Para este caso seleccionaremos la opcin Lista, con este podr definir cuales son los valores que aceptar en el rango seleccionado.

5. Luego en la opcin Origen puede especificar las celdas en las cuales se encuentran los datos que tomar la lista o digitar en dicha rea sus valores. Para este caso debemos digitar los valores permitidos que son: Damas, Caballeros y Nios.

6. Active la ficha Mensaje Entrante. En esta ficha usted deber ingresar un mensaje que podr visualizar cuando se ubiquen en las celdas Validadas. Para este caso hemos digitado el siguiente mensaje: Departamentos. Seleccione un departamento de la lista o digite Damas, Caballeros o Nios.

7. Active con un clic la ficha Mensaje de error. En esta ficha deber digitar un mensaje que visualizar cuando introduzca datos errneos. Para este ejemplo Sr. Operador

colocamos como titulo Error de datos y como mensaje de error ingrese datos que muestran la lista

8. Presione el botn aceptar

Cuando presione

aceptar y se ubique en cualquier

celda validada podr observar el abajo para que pueda

mensaje de entrada que digit, una flecha que indica hacia

seleccionar un valor de la lista. Si digita un valor que no se encuentra en dicha lista la computadora le mostrar el mensaje de error que usted digit.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Limite

Se usa para Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Limite tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos,

Advertencia

pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms

Informacin

flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celda

Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.