Yasuhiro: Generador de Facturas- Manual del usuario

(de Tsubame Software Tools)

Soluciones de software para Empresas Pequeas y Medianas (PyME) www.tsubame.de

Contenido - Manual para Yasuhiro:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Informacin general Funcin El GUI de Yasuhiro El archivo de configuracin: yasuhiro.cfg La plantilla de formato HTML F.A.Q. (Frequently Asked Questions) Documentacin en otros idiomas Contacto

1. Informacin general
Yasuhiro es una herramienta para generar facturas. El nombre Yasuhiro quiere decir "honesta abundancia".

2. Funcin
Yasuhiro puede generar facturas de hasta 9 columnas y tantas lineas como sean necesarias. Se pueden obtener los datos del cliente y de los artculos a travs del portapapeles. Las facturas sern generadas a partir de una plantilla en formato de HTML. sta software es especialmente diseada para empresas pequeas y para profesionales independientes, los que no escriben una gran cantidad de facturas pero que deseen un cierto automatismo en la produccin de facturas. Yasuhiro ha sido escrito en Java y puede usarse directamente en cualquier ordenador con una mquina virtual de java (JVM). Gracias a su archivo de configuracin es posible usar Yasuhiro de una manera muy flexible. Adems por el uso de un estndard abierto como es HTML, sus facturas estn seguras; no dependen de un programa dado, de un ordenador o de una plataforma especfica.

3. El GUI de Yasuhiro
Al iniciar Yasuhiro aparecer una ventana similar a la que se muestra aqu.

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Nmero rojo 1 - Nombre del cliente: El que recibir la factura.

Nmero rojo 2 - Direccin del cliente: La direccin del cliente.

Nmero rojo 3 - Ciudad del cliente: La ciudad donde el cliente se domicilia.

Nmero rojo 4 - Nmero de cliente: ste campo es para la identificacin de un cliente dado.

Nmero rojo 5 - IVA: Impuesto al Valor Agregado en porciento. Sie artculos diferentes tienen diferente IVA (como es el caso p.ej. en Alemania) Ud. tendr que escribir el IVA en la columna correspondiente para el artculo divergente (vea el nmero rojo 16); en ste caso Ud, ha de tener la columna para el IVA solicitada en el archivo de configuracion (llave COLUMNS, valor "8").

Nmero rojo 6 - Descuento por pago al contado: Ac puede Ud. entrar un valor para el descuento por pago al contado, ste descuento ser calculado y se escribir en la factura si hay una lnea "CASH_DISC_LINE" definida en el archivo de configuracin.

Nmero rojo 7 - Copiar datos del portapapeles: Si Ud. pincha aqui los datos del cliente que se encuentran en el portapapeles se tomarn. Hasta 6 campos se pueden tomar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero del cliente Nombre del cliente Direccin Ciudad IVA Descuento por pago contado

Como separador funcionan el "final de linea", el "tabulador", el "pipe", el "punto y coma" o el "doble

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punto" en sta sequencia. sto quiere decir que si Ud. ha de tomar datos que contienen punto y coma o doble punto, entonces los datos han de ser separados con uno de los tres primeros separadores. Nota: Los datos de un programa de tablas son generalmente separados por un tabulador. Si Ud. toma menos de seis campos, entonces se insertarn los valores mas "usuales" como se describe aqui: 5 campos: Nmero del cliente, Nombre del cliente, Direccin, Ciudad, descuento por pago contado. 4 campos: Nmero del cliente, Nombre del cliente, Direccin, Ciudad 3 campos: Nombre del cliente, Direccin, Ciudad 2 campos: Nombre del cliente, Direccin 1 campo: Nombre del cliente

Nmero rojo 8 - Nuevo Item: Inserta una lnea nueva en la tabla.

Nmero rojo 9 - Tomar artculo del portapapeles: Si Ud. pincha aqui los datos del artculo que se encuentran en el portapapeles se tomarn. Hasta 5 campos se pueden tomar: 1. 2. 3. 4. 5. Nmero del artculo Descripcin Precio Descuento IVA

Como separador funcionan el "final de linea", el "tabulador", el "pipe", el "punto y coma" o el "doble punto" en sta sequencia. sto quiere decir que si Ud. ha de tomar datos que contienen punto y coma o doble punto, entonces los datos han de ser separados con uno de los tres primeros separadores. Nota: Los datos de un programa de tablas son generalmente separados por un tabulador. Si Ud. toma menos de cinco campos, entonces se insertarn los valores mas "usuales" como se describe aqui: 4 campos: Nmero del artculo, Descipcin, Precio, Descuento 3 campos: Nmero del artculo, Descipcin, Precio, 2 campos: Nmero del artculo, Descipcin 1 campo: Solamente el nmero del artculo

Nmero rojo 10 - Total: Calcula y escribe (en la ventana) el monto total de la facture hasta la ltima lnea.

Nmero rojo 11 - Seleccione plantilla: Aqui se puede seleccionar una plantilla diferente a la definida en el archivo de configuracin (por ej. si Ud. desea un diseo diferente para clientes especiales). Nmero rojo 12 - Convertir fecha: Yasuhiro puede emplear tambin una fecha como identificacin de la factura. Una fecha se puede escribir como nmero decimal o como nmero hexadecimal, y si Ud. desea saber de cual fecha una factura es, puede convertir aqui una fecha hexadecimal a una decimal (o vicecersa).

Nmero rojo 13 - Mostrar factura luego de generar: Si Ud. selecciona sto la factura se mostrar en un programa luego de generada, ste programa se ha de definir en el archivo de configuracin bajo la llave "START".

Nmero rojo 14 - Guardar factura: La factura se generar. Si el nmero rojo 13 ha sido seleccionado, entonces la factura se mostrar tambin. Sie la llave del archivo de configuracin "CONTROL_LIST" tiene un valor de "Y" (yes) o "J" (ja) entonces se aadir una lnea al archivo de control "yasuhiro_control.csv" conteniendo la fecha del plazo de pago de la factura. La lista tiene solamente 3 campos: La fecha del plazo de pago, el nmero de factura y el monto de la factura.

Nmero rojo 15 - Cerrar Yasuhiro: Se cierra Yasuhiro; termina sin mas.

4. El archivo de configuracin: yasuhiro.cfg

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En el archivos de configuracin se guarda la configuracin para el clculo y la generacin de facturas por Yasuhiro. Tambin se puede editar el Yasuhiro.cfg, la edicin se hace con cualquier editor de texto. Un ejemplo de un archivo fu crea automticamente durante la instalacin, ste se puede tomar como un modelo. Formato de los archivos de configuracin: Por favor, preste atencin a las propiedades de los archivos de configuracin. Se aplica lo siguiente: Los textos de definicin antes de los ajustes deben mantenerse sin cambios; cualquier cambio, incluso 2 espacios o un tabulador resultan en la prdida de la llave! # Es para lneas de comentarios. Adems, despus de una llave es todo detrs de la # un comentario. Si se define la misma configuracin en varias lneas solamente la ltima ser utilizada. Si faltan ajustes, solamente si no existen valores predeterminados conduce sto a la terminacin del programa. Se pueden usar ":" o tambin "=" para separar llaves de los valores. Es indistinto, use lo que mas le convenga.

Definicin de las llaves

Hay llaves que han de existir: 1. TEMPLATE: El nombre de la plantilla. 2. INVOICE_NUMBER: Cmo se generan los nmeros de las facturas y que han de ser unicos. "Invoice Number" ha de ser una de las alternativas siguientes: DHEX = Fecha hexadecimal D = Fecha N = Nmero NHEX = Nmero hexadecimal C = Nombre del cliente (ha de entrarse en la ventana). Nota: Ud. ha de estar segur@ que no tener dos veces el mismo nombre: No es posible de tener un nmero de factura mas de una vez! CID = Nmero del cliente (ha de entrarse en la ventana). Nota: Ud. ha de estar segur@ que no tener dos veces el mismo nmero: No es posible de tener un nmero de factura mas de una vez CID+D = Nmero del cliente y la fecha CID+DHEX = Nmero del clientey la fecha hexadecimal D+CID = La fecha y el nmero del cliente DHEX+CID = La fecha hexadecimal y el nmero del cliente C+D = Nombre del cliente y la fecha C+DHEX = Nombre del cliente y la fecha hexadecimal D+C = La fecha y el nombre del cliente DHEX+C = La fecha hexadecimal y el nombre del cliente C+N = Nombre del cliente y el nmero siguiente C+NHEX = Nombre del cliente y el nmero siguiente hexadecimal N+C = El nmero siguiente y el nombre del cliente NHEX+C = El nmero siguiente hexadecimal y el nombre del cliente CID+N = El nmero del cliente y el nmero siguiente CID+NHEX = El nmero del cliente y el nmero siguiente hexadecimal N+CID = El nmero siguiente y el nmero del cliente NHEX+CID = El nmero siguiente hexadecimal y el nmero del cliente En el lado derecho de la lnea de configuracin (el valor) ha de ser uno de las 22 posibilidades descriptas aqui arriba. 3. LANGUAGE y la seccin language ha de existir.

Hay lneas que son opcionales: 1. DELIVERY_LINE: sta lnea escribe en la factura informacin sobre el envo. Por ej. "Ud. recibir el [7] su paquete directamente suministrado en su empresa.." 2. CASH_DISC_LINE: sta lnea escribe en la factura informacin sobre el descuento por contado. Por ej. "Si Ud. paga antes del [14] ha de pagar solamente [$] EUR."

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3. CASH_DISC: El valor del descuento por pago al contado. Actualmente hay solamente un lazo y un valor; no es posible tener mas de un plazo con diferentes descuentos. Y si la CASH_DISC_LINE existe, ha de existir la CASH_DISC tambin. 4. VAT_LINE: sta lnea escribe en la factura el monto de IVA total en el monto de la factura. Por ej. "El monto del IVA en sta factura es de [$] EUR." 5. VAT: El valor estndard del "Impuesto al Valor Agregado" (IVA). Y si la VAT_LINE existe, ha de existir el VAT tambin. 6. PAYMENT_TIME: Es el plazo de pago de la factura. Valor de defecto son 14 das. 7. PERIOD: Aqui pude Ud. definir cuntos dgitos han de emplearse luego de la coma decimal, Valores aplicables son 0, 1, 2, 3, 4 5. Valor de defecto es 2. 8. START: Aqui puede Ud. definir un programa que ha de arancarse con la factura nueva, con ste programa puede Ud. imprimir la factua o completarla, como Ud. quiera. Ejemplos de programas son el "Firefox" o el "SeaMonkey". Por favor tenga en cuenta que ha de escribir toda la direccin hasta el archivo ejecutable (*.exe). 9. COLUMNS: Aqui puede Ud. definir cuntas columnas quiere tener en su tabla, por defecto son todas las nueve (9) columnas. Son 9 columnas en total (maximal). Las columnas son: 1. Item 2. Nmero 3. No. del Artculo 4. Descripcin 5. Cantidad 6. Descuento 7. Precio por Unidad 8. IVA 9. Total Ud. puede escibir tambin "1;2;3;4;..." o "123456789" o "1 - 2 - 3..." o "8,7,6,5,...", pero en cualquier caso las columnas se presentarn en el orden que tienen aqui (lo que significa que Ud. no puede cambiar el orden de las columnas cambiando el orden de las cifras identificadoras de las columnas). 10. CONTROL_LIST: Define si ha de escribirse en una lista de control los valores de las facturas para su posterior chequeo, por defecto vale "no". La lista tiene solamente 3 campos y es un archivo separado por comas (CSV). Los campos son: 1. Fecha del plazo de pago 2. Nmero de la factura 3. Suma total Sie es posible pagar con descuento por pago al contado, se incluir una lnea mas, es decir wue habr dos lneas por cada factura; una con descuento y una sin descuento.

Notas sobre las "Lineas"

El identificador [$] va a ser reemplazado por un monto de dinero que ha de ser calculado especialmente. El identificador [nn] va a ser reemplazado por una fecha, que se calcular sumado "nn" das a la fecha actual. Si la fecha calculada es un da del fin de semana, se la ajustar al lunes siguiente. Preste atencin que no se calcula teniendo en cuenta feriados locales, nacionales o internacionales. sto quiere decir que si navidad es un lunes, puede ser el resultado del clculo. En ste caso ha de cambiarse a mano.

La definicin de lenguajes
Hay en ste archivo de configuracin una definicion "Language" y varias secciones "[_Idioma_]". En "Language" se puede definir el idioma que usted desea utilizar para la interfaz grfica de usuario. Actualmente hay 4 idiomas definidos; Espaol, ingls, alemn y noruego. Usted puede incluso agregar idiomas si as desea. El texto definido bajo "Language" ha de repetirse ms adelante en una seccin propia del tipo:

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[_Un_Idioma_Nuevo_]. En el "[_Idioma_]" se definen los textos que aparecern en la interfaz grfica de usuario (que es el lenguaje del usuario normal). Usted puede definir un nuevo idioma (por ejemplo, "andaluz") y traducir la lista. Se parece a esto: [andaluz] ... ... ... [gallego] Por favor, tenga en cuenta que el orden debe mantenerse, no se permiten comentarios y todas los textos deben estar presentes. Y finalmente, ajustar todo lo anterior mas ariba: Language: andaluz # atencin a maysculas y minsculas! Tambin puede cambiar los textos a su gusto. Por ejemplo puede cambiar el "Cerrar" por "Terminame!"; el Botn se mostrar a continuacin como "Terminame!".

5. La plantilla de formato HTML

Las facturas se generarn a partir de una plantilla, sta plantilla es de formato HTML y lo que Yasuhiro produce contiene tambin HTML formatos. Ud. puede emplear el diseo que mas le agrade para sus facturas. Simplemente algunas expresiones se reemplazarn por los valores calculados para cada factura. Aqui puede Ud. encontrar todas las expresiones que Yasuhiro emplea para generar las facturas Expresin en la plantilla <!--KUNDE_NAME--> <!--KUNDE_STREET--> <!--KUNDE_CITY--> <!--KUNDE_ID--> <!--INVOICE_NO--> <!--DATE--> <!--PAYMENT_TIME--> <!--INVOICE_ITEMS--> <!--VAT_LINE--> <!--DISC_LINE--> <!--DELIVERY_LINE--> Reemplazo de la expresin por datos: Nombre del cliente Dirreccin del cliente Ciudad del cliente Nmero del cliente Nmero de la factura Fecha de origen Plazo de pago (la fecha se calcula a partir del valor en el archivo de configuracin) Tabla con los items (Artculos) Lnea con informacin sobre IVA (definida en el archivo de configuracin) Lnea con informacin sobre el "descuento por pago al contado" (definida en el archivo de configuracin) Lnea con informacin sobre el envo (definida en el archivo de configuracin)

Es posible de usar un mismo valor repetidas veces en la factura; por ej. puede escribirse la fecha en varios lugares de la factura. Asimismo es posible de omitir valores en las facturas, por ej. si Ud. no incluye una lnea de IVA, simplemente no se escribir ninguna "lnea de IVA" en la factura. Recomiendo disear la factura primero como a Ud. mas le guste con un editor de HTML y una vez lista la factura reemplaze sencillamente las expresiones que neceste por las expresiones declaradas mas arriba, guarde entonces ste archivo como una plantilla (recuerde de utilizar un editor de "ASCII"). No lo haga viceversa llenando con textos de HTML alrededor de las expresiones dadas.

6. F.A.Q. (Frequently Asked Questions)

1. Es posible borrar una lnea de la tabla de artculos? No, actualmente sto no ha sido implementado.

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Ud. puede escribir una cantidadde cero (0) y posteriormente borrar la lnea de la tabla, si bien puede ser que falte un nmero de item (habr un "agujero". 2. Puedo emplear Yasuhiro con el sistema operativo "XXX"? Si existe una mquina virtual de java (JVM) y un lector de internet (browser), entonces Ud. puede utilizar Yasuhiro para generar facturas con el sistema operativo "XXX". 3. Yo no necesito la columna "descripcin", el nmero de artculo me basta, pero a la columna con la descripcin no la puedo hacer desaparecer. Que puedo hacer? Hay dos columnas que por defecto siempre se muestran; 1. La descripcin, y 2. El total. El resto de las columnas son opcionales. Si bien existe un truco: es posible "redefinir" la columna "descripcin" (por ejemplo) como "No. de Artculo" (cambiando el texto en la seccin "Languages" en el archivo de configuracin): De facto emplear asi la columna "descripcin" como "No. de Art." Nota: Por favor no cambie el sentido de las columnas conteniendo nmeros (precio, descuento, cantidad, IVA) porque stas columnas estn definidas para realizar las calculaciones!

7. Documentacin en otros idiomas

Hasta ahora, la documentacin de Yasuhiro puede leerse en: Espaol Ingls Alemn Usted puede leer las ltimas versiones de la documentacin de Yasuhiro en www.tsubame.de/downloads.htm Se recomienda leer esta documentacin directamente desde all y/o descargar la documentacin.

8. Contacto
Hganos saber si algo no funciona como Usted espera, o si Usted tiene algn problema con Yasuhiro, o si simplemente quiere decirnos algo. Esperamos sus comentarios!

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