Instruo de trabalho para elaborao de documentos Superintendncia de Planejamento e Gesto verso 01

1 Objetivo

Este documento tem por objetivo definir a padronizao de preenchimento de cabealho e corpo de documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos organizacionais (procedimentos, instrues de trabalho, formulrios e outros anexos).

2 Aplicao

Esta

instruo aplica-se a todas as unidades administrativas (rea-meio) e

rgos de execuo (rea-fim) do MP-GO.

3 Responsabilidades e Autoridades

ATIVIDADE Elaborao de documentos e registros (elaborados conforme os padres estabelecidos pelo presente instrumento)

AUTORIDADE Superintendentes, Assessores, Coordenadores do CAO, Diretor Geral, Diretor da ESMP

RESPONSABILIDADE Elaborador do documento

4 Apresentao dos documentos

4.1 Procedimento

Para a elaborao dos procedimentos do Ministrio Pblico deve-se preencher o Formulrio para Elaborao de Procedimentos, seguindo as orientaes constantes desta instruo de trabalho.

4.1.1 Elementos do Formulrio para Elaborao de Procedimentos:

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Campo de identificao

nome do processo e do procedimento alinhamento estratgico: todo processo deve estar relacionado a uma iniciativa estratgica com seus respectivos objetivo estratgico e estratgia. Caso o processo no se enquadre diretamente em nenhuma iniciativa do plano estratgico, poder ser usado o objetivo 9, ilustrado no exemplo abaixo.

Unidade administrativa/rgo de execuo de origem Departamento ou Diviso ou Seo responsvel pelo processo Data da reviso: campo alterado anualmente de acordo com o Processo de Elaborao e Controle de documentos e registros.

Verso Elaborador: nome completo do elaborador do procedimento Data da elaborao: dia/ms/ano - data referncia para a reviso

Exemplo de preenchimento do campo de identificao do procedimento: PROCESSO: Elaborao e Controle de documentos e registros PROCEDIMENTO: Elaborao e Controle de documentos e registros ALINHAMENTO ESTRATGICO

Objetivo estratgico: 9 Excelncia na Gesto Institucional Estratgia: 9.3 Certificar o sistema de gesto institucional Iniciativa estratgica: 9.3.2 Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificao e manuteno do sistema de gesto do MP na ISO 9001:2000

Unidade/rgo

Departamento/ Data da Verso Diviso/Seo reviso da da 01 alteraes (as

Elaborado por:

Superintendncia Diviso de Planejamento Gesto

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Data elaborao:

de

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e Gesto

Qualidade

provocaro mudana da verso)

Corpo do procedimento:

1) Objetivo Deve dizer a que se destina tal procedimento.

2) Referncias Relaciona os documentos de referncia da organizao, normas e regulamentos especficos que regem as atividades do procedimento.

3) Aplicao Informa onde se aplica o procedimento, que reas/setores devem utiliz-lo e em que circunstncias.

4) Responsabilidade e Autoridade Neste item devem ser descritas, na sequncia do fluxo, as atividades com as respectivas autoridades e responsveis. No item autoridade deve ser identificado quem aprova a execuo da atividade, e no item responsabilidade, quem executa a atividade.

5) Detalhamento O detalhamento consiste em descrever o passo-a-passo das atividades do processo, isto , para cada atividade deve-se relacionar quantas tarefas forem necessrias a sua perfeita execuo. As tarefas devero contemplar os seguintes itens:

o qu; quem;
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quando; por que; e onde;

As atividades devero ser numeradas sequencialmente e marcadas em negrito. Exemplo: 5. DETALHAMENTO 1. Identificar necessidade de elaborao de documento - A necessidade de elaborao de um documento pode ser identificada por membro ou servidor, atravs da anlise crtica dos processos de suas respectivas reas, sugestes de melhoria de clientes internos e externos, solicitaes da Diretoria-Geral e/ou outros meios que gerem aes corretivas ou preventivas.

6) Registros Deve-se informar qual registro utilizado e necessrio para evidenciar o cumprimento do procedimento, preenchendo os seguintes campos:

nome do registro; quem preenche e arquiva; onde arquiva; tipo de arquivo: fsico ou eletrnico; e condicionante para armazenamento: tempo ou outra varivel, exemplo: se for resolvida tal questo, este registro poder ser descartado.

7) Indicadores Deve-se informar quais indicadores so utilizados para monitorar o

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processo.

8) Alteraes da ltima verso Neste campo deve-se indicar o nmero da atividade que sofreu alterao, e sublinhar a nova redao. alterao.

9) Anexos Apresenta os documentos (fluxos, formulrios, instrues de trabalho, check-list etc.) que servem de apoio execuo do processo. O fluxograma anexo obrigatrio. Os fluxogramas devero ser apresentados na notao BPMN Business Process Model and Notation e desenvolvidos no software BizAzi.

4.1.2 Formatao O campo de identificao e corpo dos procedimentos devem seguir a seguinte formatao:

Fonte: Arial Tamanho:12 Alinhamento: Justificado Espaamento entre linhas: 1,5 cm Margem da pgina: superior e esquerda, de 3 cm, e inferior e direta, de 2 cm.

4.2 Demais documentos 4.2.1 Cabealho Para que os formulrios, instrues de trabalho, manuais, tabelas, check-list e outros documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos

organizacionais sejam bem e rapidamente identificados, torna-se necessrio

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preencher os respectivos cabealhos de acordo com os padres estabelecidos a seguir: a) 1 campo: Nome do documento Procedimento, Instruo de trabalho, Formulrio b) 2 campo: Unidade administrativa / rgo de execuo Origem do documento c) 3 campo: Nmero da verso do documento O nmero da verso atual do tipo de documento deve ser sequencialmente formado por duas casas numricas: 01, 02,..., 11,12...

A cada alterao do documento, a verso deve ser atualizada.

Formatao:

Logomarca: Ministrio Pblico Fonte: Arial Tamanho:10 Alinhamento da logomarca: Esquerda Alinhamento do texto: Direita

Exemplo:
Formulrio para Elaborao de Procedimentos Superintendncia de Planejamento e Gesto verso 01

4.2.2 Corpo dos documentos O corpo dos documentos devem seguir a seguinte formatao.

Fonte: Arial Tamanho:12 Alinhamento: Justificado Espaamento entre linhas: 1,5 linha
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Margem da pgina: superior e esquerda, de 3 cm, e inferior e direta, de 2 cm.

Para as instrues de trabalho necessrio informar o objetivo, o campo de aplicao e o quadro de Autoridade / Responsabilidade, alm do detalhamento minucioso das sub-tarefas.

4.2.3 Rodap

Data da ltima reviso: __/__/__ Posicionada esquerda. Sempre que houver reviso, essa data dever ser modificada.

Pg. (nmero da pgina) de (contador de pgina) Posicionada direita.

Exemplo: Data da ltima reviso: 05/01/2010 Pg. 1 de 10

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