Anlisis de Requisitos

Proyecto: Localizacin del mdulo SIGALOJA para Bolivia Segmento: Todos Pblico Meta: Tiendas de venta retail (mostrador/directa) Pas: Bolvia Elaborado por: Fernando Makoto Machima Revisin: 1.2 Fecha: 29/10/2009

Entendimiento de los Requisitos

Informar los participantes de la reunin (nombre y funcin) Conocedores de la realidad actual del Proceso
Carla Panozo - GUC Erminia Aro - GUC Marco Paredes - GUC Solange Sandoval Montenegro TOTVS Bolvia Walter Caetano da Silva TOTVS Bolvia Nain Terrazas TOTVS Bolvia Fernando Makoto Machima TOTVS Brasil

Informar las deficiencias del proceso actual

Este documento describe los puntos levantados en el cliente Grupo Unin Columbia para apoyar en las adecuaciones necesarias del modulo SIGALOJA para atender la localizacin Bolivia en la versin 10 del producto Microsiga. Las reglas y procesos que sern entendidos como parte de la localizacin del software en las ventas retail (mostrador/directa) sern adecuados en SIGALOJA para que permita la utilizacin de este mdulo en este pas.

Informar los puntos fuertes del proceso actual

No se aplica.

Informar las necesidades que debe considerar el proceso

Cdigo de control en las facturas Integracin con el Control de Folios (nmero de autorizacin) Posibilidad de modificar el NIT y nombre de los clientes en la venta (archivo magntico Da Vinci) Integracin con la tabla de precios definida por cliente Generacin online del Libro Fiscal Pagos en tarjeta de crdito/dbito Control de mltiples monedas en el presupuesto, en los pagos y en el vuelto Ventas al contado y al crdito Impuestos (IVA y IT)

Las dems necesidades estn listadas y detalladas en este documento.

Informar el resultado que debe suministrar el proceso: Permitir el uso del mdulo SIGALOJA adecuado
para el pas Bolivia.

Existe Flujo Proceso? [ ]S [ ]No [ ] No se Aplica

Puede suministrarse? [ ]S [ ]No

Integraciones
Nombre del mdulo o sistema de terceros Describa la forma de integracin con la nueva funcionalidad: entradas y salidas

<Si fueran necesarias integraciones entre mdulos del producto o de terceros, identificar con los posibles lay-outs.>

Tipo: (P)Propietario (T)Terceros

Descripcin de los Procesos

<Describir el proceso/regla de negocio a implementarse, en caso que el solicitante ya posea un flujo de operacin que debe vincularse a este documento, as como tambin si posee personalizacin ya desarrollada.> <Para legislaciones informar: fuente de la informacin, base legal y plazo mximo.> <Para clculos insertar un ejemplo de caso de uso, el modelo de clculo en Excel.> <Para nuevas Pantallas e Informes, cuando sea posible, agregar el lay-out esperado.>

FISCAL Calcular los impuestos IVA (Impuesto sobre Valor Agregado) e IT (Impuesto a las Transacciones) en la venta de mercaderas con las alcuotas 13% y 3%, respectivamente. El tipo de cliente no influye en el clculo de estos impuestos, no suman en la factura, ni cuentas por cobrar y tampoco costo, por lo tanto el impuesto ya est incluido en el precio del producto. Se calcula sobre el tem y el valor neto del producto (despus de aplicar el descuento). Todas estas caractersticas se puede configurar por el TES (Tipo de Entrada y Salida). El nombre del cliente eventual, que no es identificado en la venta, es Cliente Genrico (parmetro MV_CLIPAD). La cantidad de dgitos en los documentos fiscales no es fija, o sea, no hay ninguna obligacin para que se utilice una cantidad fija de dgitos en estos documentos. En los casos de corte de energa o imposibilidad de utilizar el sistema, se emiten las facturas manuales. Si no son utilizadas o si son extraviadas o anuladas deben ser lanzadas en el Libro Fiscal a travs de la grabacin del campo F3_STATUS (N No utilizadas; E Extraviadas; A - Anuladas). Los datos de ingreso son: Rango de facturas, serie, fecha de emisin, status (No Utilizadas, Extraviadas o Anuladas) Al procesar el sistema debe generar registros en el archivo de Libros Fiscales (SF3) con los campos: F3_NFISCAL = <nmero de la factura> F3_SERIE = <serie> F3_STATUS = <N, E o A> F3_ENTRADA = <fecha de emisin> Esta rutina no se aplica a las facturas electrnicas.

Obs: Para adecuar la rutina especfica desarrollada para el cliente en el mdulo Fiscal ser verificada junto al equipo
de IP-Fiscal (TOTVS Brasil). No es necesaria la inscripcin del software en ningn departamento del gobierno. La empresa contribuyente debe inscribir el software para que el Departamento de Impuestos valide la generacin del algoritmo de cdigo de control. El sitio con informaciones legales de Bolivia es: http://www.impuestos.gov.bo CAJA (Unin) El cliente todava no utiliza ningn equipo de Automacin Comercial, ejemplo: lectores, balanzas, teclados especficos, pinpads. El nico perifrico es la impresora matricial para la impresin de las facturas fiscales. En el caso de adquisicin de algn equipo es importante consultar al equipo de TOTVS sobre los perifricos ya homologados en Microsiga. Para Bolivia no es exigida la impresin del cupn fiscal a travs de un ECF (Emisor de Cupn Fiscal), se permite cerrar la venta con la impresin de facturas fiscales. Es necesario adecuar SIGALOJA para el cdigo de control (obligacin legal) impreso en las facturas electrnicas. La regla para la generacin de este nmero que considera el NIT y valor ya est desarrollada en el mdulo Fiscal integrada a Facturacin (SIGAFAT). Hay que grabarlo en la tabla de Factura de Salida (campo F2_CODCTR). Para todas las ventas el sistema debe permitir el ingreso del NIT y nombre del cliente, que deben ser impresos en la factura y grabados en la tabla de Libros Fiscales para la generacin del archivo magntico Da Vinci (disponible en el mdulo Fiscal). Si el cliente ya est registrado en el maestro, llenar automticamente estas informaciones permitiendo su alteracin porque hay casos en que se imprime el NIT y nombre de otra persona en la factura fiscal. En este caso, no necesita actualizar el maestro de clientes.

Adecuar SIGALOJA para el control de folios que permite el control de un rango de nmeros por documento fiscal, serie y fecha de validez. Para las facturas manuales se controla por rango de facturas mientras que para las electrnicas, por la fecha de validez. Si reinicia el correlativo, se debe cambiar la serie para que la llave no se duplique en la base de datos. El nmero de autorizacin lo toma del control de folios y lo graba en la Factura de Salida (campo F2_NUMAUT). Seguir el modelo de Facturacin, que ya est integrado. Integrar la tabla de precios (archivos DA0/DA1) por cliente del Escenario de Ventas en la Venta Asistida. Al configurar el parmetro MV_CONFCLI debe asignar la tabla de precio del maestro de clientes en la venta. Adems, debe considerar la moneda para que los precios sean convertidos si las monedas de la tabla y de la venta son diferentes. Los clientes de cuenta corriente (crdito) tienen una condicin de pago ya negociada con la empresa asignada en el maestro de clientes. Si el parmetro MV_CONFCLI est habilitado (S), el sistema lo asigna automticamente en la venta. El vendedor debe estar asociado al cliente, el sistema debe llenar automticamente de acuerdo con el vendedor asignado en el maestro de clientes (MV_CONFCLI). Para los pagos en tarjeta de crdito o dbito el sistema debe presentar una pantalla para ingresar el banco y nmero de la tarjeta que deben ser grabados en la tabla de Cuotas (SL4). La tarjeta debe ser grabada con el carcter * en algunas posiciones (8 dgitos) para que no permita identificar el nmero completo por cuestin de seguridad. No maneja TEF (Transferencia Electrnica de Fondos), las cajas utilizan la lectora de tarjeta. El correlativo de las facturas es asignado de forma automtica con base en la serie registrada en la tabla 01 del archivo SX5. El nmero de los presupuestos tambin es asignado de forma automtica (correlativo). Los registros en el Libro Fiscal (archivo SF3) deben ser generados al momento de la grabacin de la factura de manera online para todas las ventas. El archivo magntico Da Vinci, que toma los registros del Libro Fiscal, es generado de forma offline (ya disponible en el Fiscal). Al anular la venta el sistema debe actualizar, adems de los campos F3_DTCANC (fecha de anulacin) y F3_OBSERV (NF CANCELADA), el campo F3_STATUS con el contenido A (Anulada) y poner en cero todos los campos de valor para la generacin del archivo Da Vinci. No se reutiliza el mismo correlativo. La forma de devolucin en la rutina de Cambios/Devolucin es a travs de la Nota de Crdito al Cliente (NCC) o efectivo. Permitir seleccionar el motivo de la devolucin/cambio. Implementar el tratamiento de mltiples monedas para el presupuesto, los pagos y vuelto. La moneda local es: Bolivianos, smbolo Bs., utiliza 2 decimales, cotizacin actual aproximada: 1 Dlar = 7 bolivianos Mltiple moneda en el presupuesto: permitir seleccionar la moneda para el presupuesto, que define en que moneda sern presentados los precios en la pantalla de tems en la Venta Asistida. Si utiliza moneda diferente de la local en el presupuesto, al momento de facturar el sistema debe convertir para la moneda local en los archivos de Factura (SF2 y SD2) y Libros Fiscales (SF3 y SFT). Es muy comn en Bolivia registrar los precios en Dlares. Mltiple moneda en el pago: permitir seleccionar la moneda de la cuenta por cobrar, independiente de la moneda del presupuesto, utilizando la cotizacin del archivo de Monedas (SM2) para la conversin. Es muy comn en Bolivia generar las cuentas por cobrar en Dlares. Mltiple moneda en el vuelto: permitir devolver el vuelto al cliente en otras monedas, previamente configuradas en los parmetros correspondientes. El vuelto es recalculado automticamente cada vez que el cajero selecciona cunto va a devolver por moneda. La venta debe ser finalizada cuando el saldo de vuelto de todas las monedas est en cero. Obs: Permitir el control de vuelto al cliente cuando el paga la venta con un valor mayor. Las rutinas de Resumen de Caja, apertura y cierre de caja tambin deben permitir el ingreso de valores en otras monedas para las operaciones de fondo y rendicin de caja. Los documentos emitidos en la Caja son: - Facturas al contado - Facturas al crdito

Las formas de pago son: efectivo (bolivianos o dlar), cheque, tarjetas de crdito y de dbito y cuenta corriente (nota crdito). Las ventas a crdito (cuenta corriente) pueden ser configuradas para la forma de pago Financiada (FI) para que genere una cuenta por cobrar con un tipo (campo E1_TIPO) diferente de NF (Facturacin) y pueden ser canceladas por la rutina Cobranzas Diversas, ya utilizada para los ttulos generados por el mdulo Facturacin (SIGAFAT). Las facturas de servicios, que son ejecutados en los clientes o en las tiendas de GUC, deben ser lanzadas en el sistema seleccionando los repuestos utilizados y el servicio ejecutado. El servicio debe ser registrado en el maestro de productos. Permitir la digitacin y grabacin de una observacin por tem sobre el servicio (personalizacin), que no sern impresos en la factura. Ser desarrollado un informe especfico para visualizar estos detalles de los servicios. Permitir seleccionar un descuento por tem o por total (porcentaje o valor) aplicado sobre el valor del producto. En el caso de alguna eventualidad en que el sistema no est en operacin o cuando haya corte de energa las facturas son hechas de forma manual. Cuando el sistema est operativo nuevamente, se debe incluir las ventas con la serie designada para las facturas manuales con cdigo de control igual a cero (0) y el nmero de autorizacin tomado del control de folios. Para el clculo de la comisin de los vendedores, se utiliza el IVE (ndice de Venta Efectiva) calculado con la frmula: IVE = Monto de Cuentas por cobrar cancelados / Monto de ventas realizadas Estos 2 valores podrn ser obtenidos a travs del SIGALOJA para que se alimente las tablas dinmicas, ya utilizadas actualmente por el mdulo Facturacin, y donde se calcula la comisin por vendedor. Las comisiones son lanzadas en el sistema a travs de la rutina de Cuentas por Pagar y canceladas por la Orden de Pago. No se cobra el flete del cliente. La contabilizacin de las ventas de SIGALOJA sern realizadas de forma offline a travs de las formas de pago (efectivo, cheques, tarjetas, financiado - crdito) y el asiento cdigo 777. SIGALOJA no hace la contabilizacin de ventas de forma online por la necesidad de agilidad en la atencin. Para las ventas al contado la cuenta por cobrar es cancelada automticamente al grabar la venta. La sugerencia de operacin de SIGALOJA en las tiendas es: 1. Vendedores seleccionan el cliente, los productos, el descuento (si necesario) y la forma/condicin de pago y graban como presupuesto; 2. Caja finaliza la venta (sin necesitar ingresar los productos nuevamente) imprimiendo la factura fiscal y grabando como venta; 3. El cliente retira la mercadera con la factura; 4. Para el cierre de caja se puede utilizar 4.1. Informe Mapa de Ventas, que es un listado de las ventas (analtico) por rango de fechas, de cajas y de formas de pago 4.2. Resumen de Caja, que es una posicin sinttica que presenta el monto total vendido separado por forma de pago. Los filtros son: rango de fecha y de caja. Tambin se visualiza los egresos de la caja como: rendicin, devolucin 5. Las cancelaciones de las ventas a crdito (cuenta corriente) deben utilizar la rutina de Cobranzas Diversas, siguiendo el mismo proceso ya realizado para las ventas realizadas por el mdulo Facturacin. COBRANZAS (Unin) Los clientes son avisados de los pagos pendientes por los cobradores, que son los representantes que visitan a los clientes, con las cuentas por cobrar pendientes y que sern canceladas (en el sistema actual se llama Comprobante de Ingresos). Este comprobante es por cliente y debe contener: prefijo, nmero, cuota, tipo, fecha de emisin y vencimiento, saldo a pagar. Este comprobante es firmado por el cobrador y el cliente en dos copias. La del cobrador es utilizada para la cancelacin en el sistema al final del da. El Recibo (Cobranzas Diversas) debe aceptar las formas de pago: efectivo, cheque, tarjetas de crdito/dbito o depsito bancario. Los pagos en cheque (despus de la compensacin) y tarjetas de crdito/dbito son considerados efectivo. Permitir generar una Nota de Crdito al Cliente (NCC) si l paga a ms lo que debe.

Permitir anular el Recibo (Cobranzas diversas) en los casos de necesidad de ajuste. Utilizan la consulta y un informe de la cuenta corriente (ficha) del cliente con los ingresos y egresos de su cuenta (en el sistema actual se llama Informe de Cuentas Corrientes). Los datos de filtro son: rango de cliente y fecha de emisin, status (todos o solamente con saldo pendiente). Utilizan el informe de las cuentas por cobrar vencidas (hace 30/45/60 das) y no vencidas. Las informaciones presentadas son: Cdigo y nombre del cliente, Monto a vencer, Monto vencido hace 30/45/60 das, Total. El bloqueo/liberacin de los clientes por lmite de crdito es controlado con base en la ficha del cliente por el Depto. Cobranzas. En Microsiga, podr ser utilizado el campo A1_MSBLQL para bloqueo/desbloqueo. El mdulo SIGALOJA utiliza las mismas reglas de anlisis de crdito que Facturacin, pero no tiene la opcin de Aprobacin de Crdito. El vendedor tiene que cambiar la forma/condicin de pago (ejemplo: efectivo) para que la venta se efecte. No hay recargos para las cuentas por cobrar vencidas. Para la cancelacin es necesario que la cuenta por cobrar (archivo SE1) est generada en la base de datos. VENTAS (DVI - Divisin Veterinaria Intermediaria) Los contactos con el cliente para las ventas pueden ser por: - Telfono - Representantes (Ejecutivo de Ventas) - Venta mostrador (directa) Actualmente este departamento ya utiliza el mdulo Facturacin (SIGAFAT) en la versin 8.11 de acuerdo con el flujo: - Pedido de ventas - Aprobacin de crdito y stock - Generacin de la factura - Impresin personalizada de la nota de entrega para la bodega (separacin de la mercadera) - Impresin de la factura fiscal por el sistema actual Flex, que todava es utilizado por el tema de cdigo de control. A partir de la versin 10, la factura fiscal ser impresa por Microsiga. Para agilizar la generacin de la factura est disponible la rutina Facturacin rpida (opcin Preparacin Documento Salida), despus de ingresar el pedido de ventas. Para la venta mostrador se puede utilizar el SIGALOJA (a partir del momento que est localizado para el pas). La generacin de los registros en el Libro Fiscal es realizada al momento de generar la factura (en la secuencia de la inclusin del pedido y su aprobacin). Este proceso es utilizado para las ventas de productos para pets. COBRANZAS (DVI y VIP) Actualmente estos departamentos ya utilizan el mdulo Financiero (SIGAFIN) en la versin 8.11.

DVI Divisin Veterinaria Intermediaria (atencin a la rea urbana)

Los cobradores utilizan el informe Situacin de Ttulos por Cobrar Analtico para visualizar las cuentas por cobrar vencidas y a vencer del cliente (utilizan en la visita) y la Posicin de Cliente para analizar la situacin financiera actualizada del cliente. Utilizan el maestro de Recibos x Cobradores para controlar los recibos por representante. Al retornar a la empresa entregan una copia del recibo a la caja con los valores (efectivo, cheques o depsitos) para que se haga la cancelacin de las cuentas por cobrar en el sistema a travs de la rutina Cobranzas Diversas. Una copia se queda con el cliente. El informe Cobranza Ventas, hecho en Crystal Report, permite visualizar los valores cobrados en el da anterior o por un perodo especfico. Los pagos hechos por depsito en banco son consultados en la Tesorera y enviado el extracto de la cuenta para que la Caja pueda cancelar las cuentas por cobrar. Los vendedores tambin pueden cobrar (mismo proceso de los cobradores).

Para el control de crdito es utilizado el Campo Riesgo (A1_RISCO).

VIP Ventas Intermediarias Provincia (atencin a la provincia)

Utilizan tablas dinmicas para visualizar las cuentas por cobrar de los clientes y los detalles de las facturas. Proveen soporte a los cobradores con informaciones de los detalles de las facturas. En el caso de Recibos anticipados (RAs), utilizan la rutina de Compensacin Cuentas Cobrar, para compensar con las cuentas pendientes del cliente. Tanto para Unin cmo para Columbia, en el envo de los pagos a la Oficina Central (OC) imprimen el comprobante de egresos, que es un listado de las cuentas por pagar canceladas del proveedor OC. En Microsiga debern utilizar la rutina de Orden de Pago para cancelar estas deudas adjunto al recibo (ya impreso por Microsiga) con el listado de las cuentas por cobrar canceladas. La cuenta bancaria es centralizada, dividida en bolivianos y en dlares, por eso todos los ingresos de Unin y Columbia son enviados a la OC, su nico proveedor. CAJA (DVI y VIP) Actualmente este departamento ya utiliza el mdulo Financiero (SIGAFIN) en la versin 8.11. La cajera recibe de los cobradores la copia del recibo, el listado de las cuentas por cobrar para cancelar y los pagos (efectivo, cheques y depsito en banco). Si el cliente paga en efectivo, recibe una copia de la Nota de Entrega del departamento de Ventas. Despus de la cancelacin se imprime la factura fiscal (todava en Flex porque la versin 8.11 no tiene el cdigo de control). El cheque es considerado efectivo despus de su compensacin, as como en Unin. La cancelacin de las cuentas por cobrar es realizada a travs de la rutina Cobranzas Diversas donde selecciona la forma de pago, las cuentas pendientes, los valores (total o parcial) y los datos del banco de depsito. Despus de la cancelacin, utiliza la rutina Conciliacin Bancaria para revisar las bajas realizadas. Estructura actual de la empresa Grupo Unin Columbia:

Oficina Central (proveedor)

Union

Columbia

Sta Cruz

Montero

Trinidad

Warnes

DVI

VIP

La Paz

Cochabamba

Los datos a continuacin, son exclusivos para anlisis Interno

Criterios de Aceptacin Informe: (S) (N)o [ ] Entendimiento claro y completo de las solicitudes [ ] Imputado para ejecucin [ ] Viabilidad (tecnolgica, facilidad de uso, desempeo, otros) [ ] Atiende las partes legales [ ] Estndar atiende. Si fuera NO, justifique:

Otros criterios utilizados:

No se aplica Identifique los Proveedores Internos rea [ ] Tecnologa [ ] BI [x] Localizacin [x] Sistemas [ ] Bases de datos [ ] Infraestructura [ ] Ingeniera [ ] Fbrica Web Especifique otros:

Contactos

Conocimientos y Habilidades Necesarias Equipo de Desarrollo

Mdulos: SIGALOJA, Fiscal

Lenguaje :[ x]AdvPl [ ]Java [ ]PL/SQL [ ] Web Services Otras: Integraciones:[ ]Word/Excel/Visio [ ]DW [ ]Crystal [ ]SFA Administracin de bases:[ ]S [ ]No Otros:

Lista de Premisas para atender las necesidades del Cliente, adems de las mencionadas anteriormente
La localizacin ser desarrollada en la versin 10 del producto Microsiga mdulo SIGALOJA. El cliente va a utilizar la versin 10 a partir del da 03/11/09. Los puntos detallados en este documento podrn pasar por un anlisis de IP (TOTVS Brasil) para definir lo que es: - localizacin del software (adecuacin a las obligaciones fiscales y prcticas del mercado local); - mejoras (funcionalidades que mejoran el proceso pero que no se caracterizan como localizacin); - personalizacin especfica del cliente (funcionalidades especficas) La localizacin del SIGALOJA no va a afectar los procesos que ya estn en funcionamiento de los mdulos Financiero, Contabilidad y Facturacin en el cliente que fueron detallados en este documento. Este documento fue desarrollado con base en levantamiento de requisitos realizado en la empresa Grupo Unin Columbia (GUC) en la ciudad de Santa Cruz de La Sierra Bolivia durante el perodo de 26/10/09 a 29/10/09. Para el inicio del desarrollo de la localizacin es necesario la comprensin y aceptacin de todas las premisas, restricciones y definiciones listadas en este documento.

Aprobaciones Erminia Aro GUC Carla Panozo GUC Solange Sandoval Montenegro Totvs Bolvia Walter Caetano da Silva Totvs Bolvia Fernando Makoto Machima Totvs Brasil 29/10/2009 29/10/2009 29/10/2009 29/10/2009 29/10/2009