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Perfil Profissional

PERFIL PROFISSIONAL

PONTOS A ABORDAR
O Secretariado como Profisso Tarefas Competncias Deontologia

OBJECTIVOS ESPECFICOS
Perceber, genericamente, como evoluiu a profisso no tempo. Identificar funes e tarefas caractersticas da profisso. Identificar competncias pessoais e tcnicas desejveis para um profissional de secretariado. Identificar em que reas ser til a actualizao de conhecimentos ou a aquisio de novas ferramentas de trabalho/competncias. Conhecer o Cdigo Deontolgico da Associao de Secretrias Profissionais Portuguesas.

O Secretariado como profisso O termo secretrio, associado originalmente posio de um escriba 1 deriva da palavra em latim secernere, que significa distinguir ou destacar e est conotado com o conceito de privado ou confidencial. Um secretrio era assim a pessoa que supervisionava um negcio, a mando de uma personalidade poderosa, como um Rei ou um Papa. Desde o Renascimento, e at aos finais do sculo xix, o termo designava homens encarregados da correspondncia diria e de outras tarefas para pessoas importantes. O Secretariado pois uma profisso de longa tradio, que desde h muito est conotada com um cargo de confiana, de responsabilidade e que exige discrio. Com a cada vez maior integrao de mulheres no mercado de trabalho, esta profisso abriu-se tambm ao sexo feminino, tendo vindo a evoluir, desde a segunda metade do sculo xx, no sentido de uma crescente especializao e exigncia, quer em termos de competncias pessoais e tcnicas, quer de responsabilidades. Ainda que, no final do milnio, tivesse surgido uma tendncia pessimista profetizando que esta profisso seria gradualmente extinta e que as tarefas que o Secretariado assegura passariam a ser executadas por mquinas, tal no parece estar a acontecer. No entanto, verdade que as organizaes no procuram algum que se limite a ser suficiente, a assegurar o atendimento, a tomar notas, a digitar e a arquivar, como vemos caricaturado no filme Das Nove s Cinco (Nine to Five2); querem-se pessoas pr-activas, versteis, capazes de evoluir e de estar altura dos desafios de um mercado global e altamente concorrencial.
1 Escrivo, copista. 2 Com Dolly Parton, Jane Fonda e Lily Tomlin.

Secretariado: uma viso prtica


David H. Maister, um consultor americano, afirma perguntar com frequncia sobre a definio de uma ptima secretria e os testemunhos vo de imediato no sentido de estas serem, invariavelmente, pessoas que:

Se orgulham do seu trabalho e se empenham na orientao para a qualidade; Procuram a responsabilidade; Antecipam e no esperam por instrues mostram iniciativa; Fazem tudo ao seu alcance para executar o seu trabalho; Se envolvem, no se resumindo ao papel que lhes foi atribudo; Esto sempre procura de novas formas de simplificar a vida das suas chefias; Esto sempre interessadas em aprender tudo o que podem sobre a actividade da organizao e sobre as responsabilidades das chefias que apoiam; Esto efectivamente atentas s necessidades das suas chefias; Aprendem a compreender e a pensar como as suas chefias, para poder represent-las adequadamente quando ausentes; Trabalham em equipa; No divulgam as confidncias que lhes so feitas; So honestas, confiveis e leais; Esto abertas a crticas construtivas sobre como melhorar o seu desempenho.
Traduzido pela autora a partir do livro True Professionalism.

As pessoas que exercem estas funes so designadas, agora tendencialmente no feminino, como Secretria, Assessora ou Assistente, denominao complementada pelas palavras Executiva, Pessoal, de Direco, de Administrao, etc., cujas valncias no se traduzem, tantas vezes, pela categoria atribuda; a evoluo natural na carreira resulta sim, e em regra, das competncias e experincia de que do provas, independentemente da categoria que se lhes atribui. A carreira tender a iniciar-se com um perodo de formao em contexto real de trabalho, prosseguindo depois para os estdios 2 e 3: 1. Secretria(o) Estagiria(o) estgio (curricular3 ou profissional) no incio da actividade profissional; 2. Secretria(o) Jnior tarefas com um grau de responsabilidade baixo/mdio, normalmente de apoio a um secretariado snior; 3. Secretria(o)/Assistente/Assessor(a) de Departamento/Direco tarefas afectas a um Departamento ou Direco, com um grau de responsabilidade mdio/alto; E sendo o topo da carreira provavelmente atingido em situaes do tipo 4, 5, 6 e 7: 4. Coordenador(a) de Departamento tarefas envolvendo a superviso do trabalho da equipa afecta ao departamento ou pool (bolsa) de secretariado, com um grau de responsabilidade alto; 5. Secretria(o) de Gerncia/Administrao tarefas de apoio ao rgo mximo de uma sociedade, com um grau de responsabilidade alto; 6. Office Manager tarefas envolvendo a gesto do escritrio, com um grau de responsabilidade alto; 7. Assessoria a personalidade pblica tarefas de apoio a pessoa ou rgo de grande visibilidade, pblico ou privado, com um grau de responsabilidade alto. Uma boa preparao, aliada a determinadas caractersticas pessoais, compreender sempre uma componente tcnica especfica e um conjunto variado de matrias que contribuiro para dotar estes profissionais da capacidade de encarar as organizaes numa perspectiva integrada e para os preparar para assumir funes nos mais diversos tipos de instituies.

3 O estgio curricular est integrado no plano de estudos de um curso, correspondendo a um perodo de aprendizagem em contexto real de trabalho.

Perfil Profissional
Porque as tarefas e requisitos resultam de vrios factores, verifica-se que existem sadas para todo o tipo de pessoas e ambies. De qualquer modo, quaisquer que sejam as tarefas e responsabilidades atribudas a cada pessoa que exera esta profisso, o facto que quanto mais importante, exigente e visvel for o cargo da(s) respectiva(s) chefia(s), o mesmo acontecer a quem a(s) apoia tal resulta numa maior possibilidade de progresso na carreira e na remunerao4, mas igualmente na extenso dos horrios de trabalho e na assuno de responsabilidades. Presentes na maioria das organizaes, e ainda que sem poder formal de deciso, estes profissionais tm contudo efectiva capacidade de influncia, pelo que so por vezes designados como poder invisvel, podendo frequentemente condicionar a opo por um determinado fornecedor ou produto, razo pela qual so tantas vezes adulados por aqueles que pretendem chegar s suas chefias ou ser contratados pela organizao. Por este motivo, muitas instituies celebram o dia da Secretria5, organizando eventos que lhes so dedicados e dando-lhes pequenas ofertas.

A RETER
Embora englobando muitas rotinas, a profisso pode assumir distintas vertentes que proporcionem desafios estimulantes, progresso na carreira e remuneraes interessantes.

Tarefas O Secretariado engloba inmeras tarefas e responsabilidades, que variam em funo do tamanho e sector de actividade da organizao, do departamento em que este profissional se v inserido, das competncias pessoais e tcnicas evidenciadas e do estilo de gesto das chefias a que se d apoio, entre outras condicionantes.
Sector de actividade Departamento

Personalidade Conhecimentos Experincia

SECRETARIADO Tarefas e Funes

Relao de confiana com a chefia

Dimenso Tipo e Estrutura da Organizao

As tarefas sero tanto mais diversificadas quanto mais pequena for a instituio, j que as grandes organizaes englobam departamentos que se ocupam de funes especficas que, numa PME (Pequena e Mdia Empresa6), cabero muito provavelmente ao Secretariado.

4 Os valores remuneratrios ilquidos de base variavam, em 2008, aproximadamente entre os 650,00 e os 4.000,00, estando condicionados por factores como a dimenso e sector de actividade da organizao, experincia, habilitaes, antiguidade, iseno de horrio de trabalho, etc. 5 Em Portugal, este dia comemora-se a 9 de Fevereiro, data da criao da ASP; no Brasil, comemora-se a 30 de Setembro e nos Estados Unidos, na ltima quarta-feira de Abril. 6 Micro empresa at 10 colaboradores; Pequena empresa at 50 colaboradores; Mdia empresa at 250 colaboradores; Grande empresa mais de 250 colaboradores.

Secretariado: uma viso prtica


Ainda assim, h tarefas de rotina que quase todo o Secretariado assegura, entre as quais: Registo e distribuio da correspondncia entrada e sada Redaco e/ou digitao de comunicaes escritas Arquivo Atendimento telefnico e presencial Gesto da agenda Organizao de reunies Organizao de viagens Organizao de eventos Tradues e retroverses Ainda que no se encarregue do registo, caber-lhe-, pelo menos, a gesto da correspondncia das suas chefias. Redigindo a correspondncia de rotina e digitando a que lhe for ditada ou minutada, quer se trate de comunicaes internas ou externas, em lngua portuguesa ou estrangeira. Assegurando a classificao, ordenao e arquivo da informao do departamento ou das chefias que apoia. Atendendo e efectuando chamadas telefnicas e acolhendo os visitantes, com ou sem hora marcada. Registando e gerindo os diversos compromissos das chefias que apoia. Encarregando-se de toda a logstica de uma reunio, desde a convocao at ao seu follow-up7. Encarregando-se de todos os preparativos de uma viagem, incluindo transporte, alojamento, marcao de reunies, etc. Encarregando-se de toda a logstica de um evento, desde a concepo at ao seu acompanhamento e follow-up. Elaborando tradues e retroverses de textos curtos e pouco tcnicos.

Quando o Secretariado estiver integrado num departamento especfico ou numa micro empresa (ainda que esta contrate entidades externas, em regime de outsourcing, para assegurar algumas actividades), poder ainda ter que assegurar tarefas relacionadas, por exemplo, com: Pgina web Compras e fornecimentos Actualizando a informao na pgina institucional. Encarregando-se das compras e fornecimentos de diversos tipos de bens, como consumveis, equipamentos, etc. Emitindo contratos de trabalho; Criando e actualizando fichas; Efectuando inscries na Segurana Social; Produzindo mapas de pessoal e de frias; Contratando seguros; Processando remuneraes; Etc. Gerindo o fundo de maneio; Gerindo depsitos e levantamentos; Efectuando pagamentos e cobranas; Contratando seguros; Adquirindo bens em regime de leasing ou de aluguer de longa durao (ALD); Etc. Contratando anncios; Emitindo comunicados de imprensa; Gerindo a produo de merchandising; Etc.

Recursos Humanos

Servios Financeiros

Comunicao e Publicidade

7 Aces de seguimento/acompanhamento.

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Perfil Profissional A RETER


Embora a profisso esteja associada a um conjunto de tarefas de rotina, estas sero efectivamente definidas pelas competncias de cada pessoa, caractersticas da organizao e estilo de gesto das respectivas chefias. Competncias Para que o Secretariado possa eficazmente assegurar as tarefas que lhe esto atribudas, necessita deter determinadas competncias pessoais e tcnicas. As competncias pessoais esto relacionadas com a personalidade, postura (saber-ser) e as tcnicas com a aquisio de conhecimentos (saber-saber e saberfazer). Embora muitas competncias pessoais sejam transversais e importantes em inmeras profisses, outras so claramente indispensveis ao Secretariado, tais como: Discrio Lealdade Organizao Simpatia Empatia8 Cortesia Diplomacia Bom senso Serenidade Determinao Proactividade Autonomia Dinamismo Disponibilidade Seriedade Rigor Flexibilidade Criatividade Evitando comentar, com colegas, familiares ou amigos, questes de trabalho que podero criar situaes embaraosas, ou mesmo problemticas, organizao e/ou s chefias. Pautando o seu comportamento pela dedicao e lealdade s chefias que apoia, mas, acima de tudo, organizao para a qual trabalha. Mantendo o seu posto de trabalho arrumado e os assuntos organizados de forma transparente, de modo a que o trabalho no pare em caso de ausncia repentina. Interessando-se e pondo-se no lugar dos outros, melhorando a comunicao e estabelecendo relaes cordiais com as vrias pessoas e instituies que interagem com a organizao. Promovendo uma postura assertiva, gentil e tendo em considerao a forma como as suas aces sero encaradas pelos pblicos da organizao. Para fazer face, com coerncia e auto-controlo, aos imprevistos do quotidiano. Disciplinando-se para actuar, quaisquer que sejam as circunstncias, em prol do bem comum e na defesa dos interesses da organizao. Sendo capaz de analisar racionalmente as situaes e decidir, sensatamente, sobre tomar a iniciativa de propor ou fazer algo, quando for claro que para benefcio das chefias e/ou da organizao. Agindo com energia e dedicao, esforando-se por contribuir para os objectivos definidos pela organizao. Dando provas, em todas as situaes, de honestidade e mostrando estar altura da confiana que lhe testemunhada. No se reduzindo a posies intransigentes e esforando-se por negociar vantajosamente para todas as partes envolvidas. Adaptando-se s circunstncias, em funo das necessidades das chefias e/ou da organizao, e descortinando formas imaginativas de ultrapassar com sucesso situaes difceis ou de impasse. O Secretariado representa a organizao e as chefias que apoia. Uma apresentao limpa, discreta e agradvel, enquadrada no cdigo de vesturio da instituio, essencial para impressionar bem cada pessoa com que se cruza. Uma das misses do Secretariado relacionar pessoas, informao e acontecimentos. Uma boa memria servir este propsito, possibilitando intervenes oportunas.

Aparncia cuidada

Boa memria

8 Capacidade de se identificar com outra pessoa.

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Boa dico

Uma dico correcta e pausada facilitar a comunicao, sobretudo telefnica, e contribuir para uma imagem profissional do Secretariado, das chefias e da organizao que se representa. Assegurando que existe, invariavelmente, um interlocutor disponvel dentro do horrio de expediente. Numa sociedade global, cada pequeno evento pode provocar uma reaco em cadeia. Manter-se atento ao Mundo ser providencial para se estar mais bem preparado para cada eventualidade. A consulta regular de peridicos, publicaes tcnicas e obras em diversas reas contribuir para que o Secretariado se mantenha actualizado, expanda o seu vocabulrio e optimize a expresso oral e escrita.

Pontualidade Interesse pelo Mundo

Gosto pela leitura

Relativamente aos conhecimentos tcnicos, importante que o Secretariado esteja vontade nas seguintes reas: Excelentes conhecimentos, na ptica do utilizador, das seguintes aplicaes: Sistema operativo (Windows ou similar); Processamento de texto (MS Word ou similar); Folha de clculo (MS Excel ou similar); Apresentaes (MS PowerPoint ou similar); Bases de dados (MS Access ou similar); Informtica Gesto de correio electrnico e agenda (MS Outlook ou similar); Navegadores/Browsers (Internet Explorer ou similar). Sero teis conhecimentos de outras aplicaes especficas, dependendo da funo assegurada, tais como: Gesto de projectos (MS Project ou similar); Desenho de processos (MS Visio ou similar); Facturao, gesto documental, processamento de remuneraes, etc. (Primavera, SAP, FactuPlus, etc.). Lngua materna Facilidade de verbalizao e de redaco, sem erros de ortografia ou sintaxe, facilitando a comunicao e espelhando uma imagem irrepreensvel da organizao que se representa.

Muito bons conhecimentos de, pelo menos, uma lngua estrangeira, em regra o ingls, podendo ser necessria a utilizao de uma terceira lngua, como o Lnguas estrangeiras espanhol, francs ou alemo, em funo da actividade da organizao e dos mercados com que esta trabalha. Conhecimento profundo das rotinas administrativas, o que contribuir para uma Expediente geral de hierarquizao eficiente das diversas tarefas dirias e para a optimizao do tempo escritrio disponvel. Digitao Uma digitao proficiente, aliada a conhecimentos das diversas aplicaes informticas, permitir executar trabalhos com rapidez e boa apresentao.

Ser capaz de desenhar ou reformular eficientemente o circuito documental ou a Tcnicas de arquivo gesto dos arquivos, no sentido de agilizar a disponibilizao de informao til a todos os interessados.
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O conhecimento das regras bsicas do protocolo empresarial e oficial contribuir para um exerccio mais eficaz da funo Relaes Pblicas, quer em termos de poder ultrapassar mais capazmente barreiras culturais no relacionamento com os pblicos da organizao, quer na capacidade de superviso dos vrios tipos de eventos que esta promova. Poder interpretar um mapa de vendas, um balano, um oramento, uma demonstrao de resultados; conhecer as obrigaes fiscais e os seus prazos; saber gerir um fundo de maneio; perceber a lgica contabilstica todos so conhecimentos essenciais para compreender a organizao integralmente. Estar actualizado sobre a legislao fiscal, laboral, comercial, etc., com impacto na organizao, possibilita um apoio mais eficaz aos rgos de gesto. O interesse e estudo de diversos temas na rea comportamental, como a gesto de stress, de conflitos, de tempo, de trabalho em equipa, etc., permitiro: Precaver e/ou gerir mais eficazmente situaes de stress negativo; rea comportamental Aumentar a capacidade negocial; Melhorar o relacionamento com os diversos pblicos; Ganhar confiana na postura e discurso; Optimizar o tempo disponvel; Etc. Cultura geral Conhecimentos especficos Quanto mais visvel for o papel do Secretariado na organizao, maior ser a importncia de uma boa cultura geral, facilitando intervenes selectivas e oportunas e o relacionamento com os vrios pblicos da organizao. As especificidades das tarefas asseguradas podero implicar a necessidade de conhecimentos concretos em determinadas reas, como a da sade, jurdica, etc.

Protocolo

Contabilidade Finanas Direito

Ainda assim, a pessoa que no reunir todas estas caractersticas e na quantidade que se considerar desejvel, no dever por isso entender, partida, que no estar apta para exercer a profisso, pois poder recorrer a diversas estratgias para potenciar qualidades e/ou controlar dificuldades, entre as quais a formao profissional. Dado que o Secretariado apoia os topos de cada estrutura, reflectindo-se nestes e vice-versa, a formao contnua, a actualizao e o aperfeioamento so fundamentais nesta profisso. Os analfabetos do prximo sculo no so aqueles que no sabem ler ou escrever, mas aqueles que no souberem aprender, desaprender e reaprender.
In Rethinking the Future, Alvin Toffler9

Uma sociedade em mudana acelerada, altamente dependente da tecnologia, e um mercado de trabalho precrio, condicionado pela situao da economia mundial, ditam a necessidade de actualizao regular para alm das 35 horas de formao que as organizaes devero actualmente proporcionar aos seus colaboradores. A vontade de aprender, a dvida sistemtica, a capacidade de conviver com a mudana e a aceitao do erro como uma forma de aprendizagem, sero, por si s, factores que determinaro as organizaes de sucesso num mercado volvel. Neste enquadramento, uma atitude humilde, no sentido de que sempre possvel aprender mais e fazer melhor, ser o garante do crescimento profissional e de progresso na carreira.

9 Alvin Toffler um futurologista americano, autor dos livros Choque do Futuro e A Terceira Vaga, em que se refere sociedade do conhecimento frase traduzida pela autora a partir de http://en.wikipedia.org/wiki/Alvin_Toffler, Setembro de 2009.

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A leitura dos dois textos seguintes ilustra bem o que se espera do Secretariado e os desafios que se colocam a quem exerce esta profisso.

Para alm da simples secretria


Quem disse que servir cafs, encomendar flores para a mulher, inscrever os filhos no colgio e movimentar a conta pessoal do superior eram responsabilidades das secretrias executivas? Ningum. O que certo que tambm ningum pe em causa estas atribuies numa secretria que se preze. Tal como noutras profisses, o dia-a-dia destas profissionais ultrapassa largamente o que est previsto na descrio do seu cargo. O papel das secretrias executivas (de direco e de administrao) tem vindo a alterar-se ao longo do tempo, fruto da evoluo tecnolgica e da reduo de custos atravs do downsizing. A tendncia para que uma secretria trabalhe para mais de um gestor e que, em certos casos, se extinga esta funo como resultado da reduo de custos, do aumento da polivalncia e do facto de os gestores serem auto-suficientes na realizao de certas tarefas bsicas, facilitadas pelas novas tecnologias de escritrio. A requalificao uma sada possvel para as profissionais administrativas, uma vez que lhes exigida a posse de novas competncias. Maria da Graa Gomes, presidente da direco da Associao de Secretrias Profissionais Portuguesas (ASP) e secretria de administrao na General Cable (CelCat) - multinacional de fabrico e comercializao de cabos de energia para telecomunicaes e dados -, no nega que as funes de secretariado tradicional tm sido postas em causa. Na sua opinio, as funes da secretria executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratarse de uma autntica assessoria, e para isso exigido secretria conhecimentos de organizao empresarial, marketing, recursos humanos e burtica.

O que est a mudar no papel de secretria executiva


Hoje significa o mesmo falar de secretria executiva, assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, administradora de escritrio, coordenadora de negcio, ou mesmo gestora de informao. A mudana de ttulo reflecte a alterao funcional que este cargo tem vindo a sofrer. A simples secretria, que se limitava a atender o telefone, a redigir cartas no computador, a gerir a agenda e a organizar eventos, deve hoje, para alm de tudo isto, planear reunies, interagir com os clientes, com vendedores e com o pblico em geral, supervisionar o escritrio e algum tipo de pessoal, tratar das compras e at dar formao a outros colaboradores. A secretria moderna tem um papel cada vez mais activo, de pesquisa, apresentando ao seu chefe no os problemas, mas as solues. Para Nuno Fradique Vieira, director de IT da SonaeCom, actualmente a frequentar o MBA da Universidade Nova de Lisboa, uma secretria de direco moderna deve perceber o negcio e ter um papel activo na actividade da empresa. Antigamente, esperava-se que uma secretria tivesse um papel passivo, de simples executora de ordens. Hoje, com o aumento do ritmo de trabalho nas empresas, o executivo tende a delegar o maior nmero possvel de tarefas, de maneira a poder concentrar-se nas decises de gesto mais importantes, refere. Para Snia Nunes, da Dynargie Portugal, uma secretria eficaz deve agir pr-activamente, desafiando o status quo sempre que acredita que h formas mais eficazes de trabalhar, manifestando uma postura assertiva e confiante; deve saber gerir situaes de conflito e lidar com interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicao, e, como muitas vezes o rosto e a voz da empresa, deve ter um cuidado especial com a imagem que passa para os outros, encontrando um equilbrio entre o seu estilo prprio e aquilo que a empresa quer transmitir.

Extrado de As Novas Secretrias, Maria Joo Alexandre, Revista Executiva Digest, Outubro de 2003

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Extrado do N 2 da Revista Secretria Executiva, 2 trimestre de 2002

A RETER
O exerccio com sucesso desta profisso depender das competncias tcnicas detidas por cada pessoa, mas sobretudo das caractersticas pessoais e do empenho que cada um colocar naquilo que percepciona como a sua misso. Dada a diversidade de tarefas e sectores em que o Secretariado intervm, particularmente importante que se mantenha actualizado nas vrias reas do conhecimento, tecnologias e equipamentos, fazendo destes instrumentos de trabalho preciosos.

Deontologia Tal como em inmeras outras profisses, o Secretariado em Portugal tambm se rege por um cdigo de conduta, de carcter prescritivo, aprovado em 89 pela ASP Associao de Secretrias Profissionais Portuguesas10 e que se transcreve a seguir, ainda que s vincule os membros desta instituio.

10 Texto aprovado em Novembro de 1988, em Tria, no VIII Encontro da Associao de Secretrias Profissionais Portuguesas e ratificado em Assembleia Geral Extraordinria de 21 de Janeiro de 1989.

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Cdigo Deontolgico da Secretria


INTRODUO No comportamento profissional fundamental a fidelidade aos Princpios do ser e do conhecimento e aos pontos essenciais da Lei Natural, nomeadamente: - Uma coisa no pode ser e no ser ao mesmo tempo e sob o mesmo aspecto (Princpio da contradio). - H que fazer o bem e h que evitar o mal (Princpio da razo prtica). - Os homens e as mulheres so os nicos seres que tm a dignidade de pessoa, isto , ser inteligente - com a verdade como objectivo -, ser livre - com o bem como objectivo -, e ser social - com o relacionamento com outras pessoas no respeito mtuo da dignidade. - A sociedade o meio natural de levar ao seu pleno desenvolvimento as disposies e as aptides de cada ser humano, ora dando, ora recebendo, devendo reconhecer-se, no entanto, a preeminncia da pessoa sobre a sociedade. - A prpria natureza da pessoa humana implica direitos e deveres inerentes, inalienveis e inviolveis, de entre os quais se destacam aqui o direito boa fama e ao respeito, e ao mesmo tempo os correspondentes deveres para com os outros. No nosso meio e no nosso tempo, consideram-se merecedores de destaque os seguintes Padres de comportamento: - Respeito pela pessoa humana com a inerente dignidade, quer em relao a si prprio, quer em relao aos outros. - Actuao com justia, exigindo para si prprio e concedendo aos outros o que devido. - Relacionamento com amizade, componente inseparvel da justia nas relaes humanas. - Procedimento com veracidade e com lealdade nas relaes profissionais. - Exerccio das funes com alegria, com liberdade e correspondente responsabilidade, com fortaleza de nimo. - Vivncia do sentido de solidariedade social a todos os nveis e em todos os campos. - Sentido da obrigao de competncia e brio profissional. DEVERES DA SECRETRIA PROFISSIONAL CAPTULO I Em Relao a Si Prpria e s Suas Funes Artigo 1 Avaliar a sua competncia e limitaes, recorrendo, sempre que necessrio, a conselho e apoio apropriados e qualificados. Artigo 2 Aproveitar todas as oportunidades razoveis para melhorar a sua capacidade, competncia e comportamento profissionais, no descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimento do carcter atravs de contactos e apoios apropriados e qualificados e do aproveitamento de aces de formao, reciclagem e aperfeioamento profissional.

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Artigo 3 No aceitar cargo ou tarefa que sinta no poder conscientemente assumir ou desempenhar. Artigo 4 Assumir integralmente a responsabilidade das suas decises e aces, de modo a inspirar completa confiana a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases prestabelecidas e aceitando as suas consequncias. Artigo 5 Utilizar devidamente, com discernimento e com legtimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos, a sua experincia e os meios e recursos postos sua disposio. Artigo 6 Tomar em considerao, na prossecuo das suas legtimas ambies profissionais, os interesses dos outros, da Instituio ou Organismo e os da Sociedade em geral. Artigo 7 Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, no se envolvendo em actos que possam afectar a sua imagem pessoal ou a imagem da Secretria Profissional. Artigo 8 Manter o sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais. Artigo 9 Privilegiar a lealdade organizao, o sigilo profissional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade, como valores fundamentais para o estabelecimento e a manuteno de ss relaes no trabalho. Artigo 10 No utilizar de forma abusiva ou em benefcio prprio o poder inerente sua posio na Instituio ou Organismo em que trabalha. CAPTULO II Em Relao aos Colegas de Trabalho Artigo 11 Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, em relao a si prprios, aos outros e Instituio ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade da pessoa humana em todas as circunstncias em que o possa fazer. Artigo 12 Encorajar e contribuir de forma activa para a valorizao pessoal e profissional dos colegas de trabalho, prestando orientao, auxlio e conselho, sempre que pressinta audincia para tal e esteja ao seu alcance faz-lo. Artigo 13 Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as tcnicas de trabalho s colegas Secretrias principiantes. Artigo 14 Dedicar a ateno devida s condies e ao ambiente de trabalho que possam afectar a sade, segurana, bem estar psicolgico e fisiolgico, e eficcia no trabalho. Artigo 15 Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentidos: ascendente, descendente e horizontal. Promover boas relaes de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal entendidos. Artigo 16 Tomar em considerao, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestes, problemas e necessidades dos outros.
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Artigo 17 Promover o exerccio da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade, a formao do carcter, o sentido da eficincia e da auto-disciplina, nas relaes de trabalho. CAPTULO III Em Relao Instituio ou Organismo em que Trabalha Artigo 18 Empenhar lealmente o melhor da sua competncia, experincia e capacidade na prossecuo dos objectivos da Instituio ou Organismo e na promoo do seu desenvolvimento e da sua imagem, mediante uma actuao sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as polticas, orientaes basilares e normas internas em vigor. Artigo 19 No se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pr em risco o desempenho da sua aco profissional na Instituio ou Organismo, dando conhecimento chefia de interesses pessoais que possam colidir explcita ou implicitamente com os interesses da Instituio ou Organismo. Artigo 20 Zelar pela correcta utilizao e manuteno de instalaes, equipamentos, materiais e processos sua disposio e no utilizar esses meios ao servio prprio a no ser de acordo com autorizaes expressas. Artigo 21 Agir sempre com recta inteno e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situaes de conflitos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associao profissional, particularmente da ASP. Artigo 22 Ser fiel ao compromisso explcito ou implcito de manter sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais pela Instituio ou Organismo em que trabalha. CAPTULO IV Em Relao aos Clientes e Fornecedores da Instituio ou Organismo Artigo 23 Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicao, de modo a preservar uma permanente relao de respeito e confiana mtuos. Artigo 24 Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal em medidas ou actuaes que possam afectar o princpio da livre concorrncia. CAPTULO V Em Relao Comunidade Artigo 25 Actuar de acordo com a conscincia do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Instituio ou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente scio-cultural que enquadra a actividade da Secretria Profissional. Artigo 26 Contribuir para que o processo de comunicao da Instituio ou Organismo com a Comunidade seja idneo, transparente e contnuo. Artigo 27 Estar disponvel para pr ao servio do Bem Comum a influncia e os conhecimentos prprios da Secretria Profissional, promovendo o desenvolvimento na justia e na solidariedade social.

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Artigo 28 Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legtimos vigentes no local em que se situa a Instituio ou Organismo em que trabalha. CAPTULO VI Em Relao ASP Artigo 29 Contribuir de todas as formas viveis para o engrandecimento e o prestgio da ASP, correspondendo dentro das possibilidades s solicitaes que sejam feitas pela Associao.
In http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm, Abril de 2009

A RETER
Ainda que a actuao de cada um dependa dos seus prprios princpios e que o cdigo deontolgico aprovado pela ASP, efectivamente, s vincule aqueles que lhe esto associados, o facto que contm um levantamento objectivo de direitos e deveres fundamentais, que tm por base, na sua maioria, valores humanistas e intemporais como a lealdade, responsabilidade, bom senso e respeito pelo prximo, podendo assim servir de receiturio a quem exerce a profisso.

SNTESE DO CAPTULO
Na transio da Sociedade de Informao para a do Conhecimento, para fazer face aos desafios que as organizaes enfrentam actualmente, a profisso maturou no sentido de cada vez maior autonomia e responsabilidade. A deteno de determinadas competncias pessoais e tcnicas consideradas desejveis revela-se hoje insuficiente, sendo essencial uma reciclagem permanente e um contacto estreito com os mercados e o mundo em geral. Um desempenho eficaz ser ditado pelo orgulho no exerccio da profisso e pelo brio que se coloca em cada tarefa assegurada. A imagem do Secretariado est indissociavelmente ligada das chefias que apoia e da organizao que integra. As rotinas dirias que assegura dependem intrinsecamente das suas capacidades individuais, da dimenso e caractersticas da organizao e do estilo de gesto das respectivas chefias. Sendo durante muito tempo considerado um ofcio menor que no justificava um curso superior, esta profisso revela hoje um grande potencial de crescimento em termos de desafios, estmulo intelectual, condies atractivas e efectiva progresso na carreira. A profisso regida por um cdigo deontolgico especfico e uma associao profissional prpria.

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