Alfresco, in un ora

Ottobre 2010

Agenda

Il contesto: cenni al mondo ECM Servizi di Content Management Applicativi Client Integrazioni Confronto tra Edizioni Come proseguire da qui?

ECM Tradizionale

Alti costi

Complessit

Adozione Limita

Sde dal mercato ECM

Cloud Computing, Mobile,

Banda Larga e Internet

Cambiamenti demografici Nuovo standard Adozione Open Source

nelle aziende
Spinta verso la Riduzione

dei Costi
La crisi finanziaria

Alfresco ...

Costi piCost Lower Bassi

Pi Semplice Easier to Use

Adopted Faster Adottabile Rapidamente

I Numeri di un Successo
Pi di 1200 Clienti Pi di 150,000 utenti

della comunit open

Superati i 2 milioni di

download
Stimati 74000 Siti Oltre 1,000,000 di utenti
Global Support

attivi

Evitare i Costi Nascosti

Open Standard
o Piattaforma Java EE o Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST. o CMIS 1.0 ready! o Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi o Nasce con lidea di evitare il vendor lock-in
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Casi di successo - 1

Casi di successo - 2

Piattaforma ECM Completa

Document Management Web Content Management

Collaboration

Email Archive

Electronic Records Management

Image Management

Workflow

Digital Asset Management

Due Aspetti
eMail Web Browser FTP Kofax Network Drive MS Office WebDAV IBM Lotus Google Docs Security Rules / Actions Version Metadata Search Lifecycle Workflow Renditions

Accesso Client

Servizi Content

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Propriet e Contenuti di un Documento

Gestire ogni contenuto

(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, )

Metadati informazioni sul

contenuto
o Nome, Titolo, Creatore, Quando Creato, Dove,

Propriet

Si pu Estendere
o Codice cliente, numero fattura, protocollo,

Documento

Supporto per tipi custom Supporto agli Aspetti

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Alfresco: Modello Dati Flessibile

Tipo = Report
Attributi del Tipo... Oggetto Data Report Area di Business

Tipo = Contratto Tipo = Email

Attributi del Tipo... Data inizio Valore Attributi del Tipo... Oggetto Mittente Destinatario

Tipo = Caso
Attributi del Tipo... Formato

Aspect = Cliente
Attributi dellAspect... Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato

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Controllo delle Versioni

Non si traccia il nome!
o Alfresco v1.ppt o Alfresco v1.2.ppt o 2010-05 Alfresco.ppt
Propriet

Si collegano le versioni Ripristino delle versioni

Versioni Documento

precedenti
Tracciabilit totale (chi

ha fatto cosa e quando)

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Controllo degli Accessi

Blocco del file editato
o Stop alla sovrapposizione

Ruoli degli Utenti Sicurezza

o Controllo chi accede o Controllo che ruolo ha

Blocco

Propriet

Versione

Documento

Ruoli

Sicurezza

15

Ruoli

16

Controllo degli Accessi

Patti Risley VP of HR

Jennifer Watmore CEO

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Archiviazione dei Contenuti

Conservazione del

contenuto in uno Spazio

Navigabile via:
o Cartelle o Tag o Categorie o Filtri (es. favoriti)
Sicurezza Versione Documento Ruoli Blocco Cartella Propriet

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Trasformazioni e Commenti
Creare file correlati Trasformare in formati

differenti
o es. HTML, PDF, JPG

Blocco

Cartella

Propriet

Consenti agli utenti di

commentare i contenuti
Commenti gestititi come

Versione

Documento

Ruoli

oggetti separati

Sicurezza

Renditions

Commenti

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Altri Servizi

20

Regole e Azioni
Le Regole sono
Regole Azioni

applicate ad uno Spazio

Rendono uno spazio

intelligente (smart)
Sono innescate da

eventi
o Inbound Contenuto arriva in uno spazio o Outbound Contenuto lascia uno spazio (spostato, eliminato) o Update contenuto modificato
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Regole e Azioni
Le Regole sono filtrate
Esempio: Bozze

in base a:
o Tutti gli elementi o Specifico tipo MIME o Tipo del Contento o Categoria

Approvati

Possibile avere eventi

multipli
Possibile definire un

Pubblicati

ordinamento tra eventi

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Workow
I documenti hanno un
Regole Azioni

ciclo di vita (DLC)

o Sono creati o Sono revisionati o Sono approvati o Sono pubblicati o ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dallinizio
Workflow

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Workow e Business Process Management (BPM)

Basato su Jboss jBPM

incorporato
Capacit BPM

Crea Scrive Revisiona Commenta Pubblica Legge

Complete
o Diramazioni, fusioni e condizioni logiche o Scripting

Gestione Ciclo di Vita

o Ruoli, Revisori, Sicurezza, Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit
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Ricerca
Cercare con la sintassi e
Regole Azioni

gli operatori di Google

Esempi:
o Tipo type:document o Propriet modified:today o Data created:2009-01-01 o Testo text:alfresco faq
Workflow

Ricerca

Posso combinare i criteri:

o AND, OR, NOT

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Esempio name: plan

Esempio modier: phampton

Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.

Esempio name: plan AND modier: phampton

Storage Policies
Ovvero Information
Regole Azioni

Lifecycle Management (ILM)

Conservazione dinamica

basata su regole business

Definisce regole

Workflow

Ricerca

business
Riduzione costi senza
Storage Policies

impatti sulle prestazioni

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Storage Policies
Esempi
o Per tipo: grossi file video su dischi veloci e costosi. Documenti Office su dischi pi lenti ed economici o Per dipartimento, per et, per tipo dutilizzo, ecc
Policy Rules

SSD $$$ FC Drives $$ SATA Drive $

SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel

Applicare specifico Aspect ai

Policy Rules

contenuti per marcarli

Utilizza Regole e Azioni per

guidare il meccanismo

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Accedere ai Contenuti Da...

Web Shared Drive Email

SMTP Listener

SharePoint / Office

Il pi diffuso ECM
Il disco di rete condiviso!?!

Perch?
o Facile da usare o Nessun training o Bassi costi Problemi...
Difficile trovare i file Nessun contesto Nessun controllo di

versione

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Sicurezza inadeguata

Disco di Rete Condiviso

CIFS / FTP / WebDAV
o Root URL: \\<machine name>A\Alfresco o Esattamente come un disco condiviso o Si monta come disco o Trascinamento file dentro Alfresco o Editare i contenuti con altri programmi o I folder condivisi possono essere spazi smart o Tutte le Regole sono attive o I permessi verificati o Gestione versioni del contenuto (se attivo)

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Gestione Documenti

34

Dettagli Documento

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Project / Team Collaboration

Cruscotto (dashboard)

personalizzabile
Ciascun progetto include:
o Document Library o Calendario o WIKI o Blog o Forum di discussione o Link a URL esterne o Data lists

Ablitato IMAP
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Gestione dei Record

Prima soluzione RM
o Open source certificata DoD o Compatibile CMIS 1.0

Progettata per essere facile

o Regole di auto-completamento dei metadati

Compilare record da

Supporto base per soluzioni di Conservazione Sos3tu3va

o Web (dal sito RM o altri Share) o Email Supporto IMAP o CIFS Disco Rete Condiviso

Records Management

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La Piattaforma Web
Web Application

CMIS, REST Alfresco Web Delivery Runtime Repository

Alfresco Web Producer

Alfresco Web Editor

Alfresco Web Preview

Alfresco Editorial Repository Work Packages, Renditions

Deployment

Alfresco Web Editor

Alfresco Web Editor Framework

Editare dalla lista

Editazione sul posto

Modicare i Contenuti

Integrazione IMAP
Server IMAP virtualizzato Naviga e accedi ai contenuti
o Aprire Alfresco dal client email o Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali o Vedere I metadati, Link ai contenuti

Drag & Drop per archiviare mail Gestione allegati configurabile Funziona con tutti i normali client

IMAP, nessun plug-in necessario

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Completa Gestione Contenuti

Document Management Collaboration Web Content Management Records Management Email Archive

1 Repository costruito su 1 moderna tecnologia

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Content Services per...

Any CMIS Client Shared Drive WEB SAP IBM Lotus Drupal Joomla
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MS Office SharePoint

Email WebDAV Google Docs Kofax FTP

Confrontiamo le Edizioni
Alfresco Enterprise
Completo Controllo

Alfresco Community
Controllo automatico su

Qualit manuale / aut.

o Supporto per piattaforme commerciali

un solo stack software

o Supporto limitato solo a sistemi free

Clustering applicativo Monitoraggio JMX Gestione sotto-sistemi Storage Policies

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Necessario riavviare il

server

Confrontiamo I Servizi
Abbonamento Enterprise
Supporto tecnico 24x7
o SLA concordate o Portale di supporto

Community
Sperimentale e senza alcun

supporto
o Nessuna SLA o Comunit / Wiki

Manutenzione Correttiva
o Upgrade, Updates, Hot Fixes and Back porting

Nessuna Manutenzione
o Arrangiarsi da soli!

Manutenzione Evolutiva Consulenza specializzata Scudo legale

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Installare nuove versioni Nessuna garanzia tecnica o

legale

Come proseguire?
Provando Alfresco direttamente... Cloud Trial di 24 ore, rinnovabili (zero install)
o http://bit.ly/EntTrial o http://bit.ly/RM-Trial

Scaricare la trial a 30 giorni

o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/

YouTube
o http://www.youtube.com/alfresco101
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Molti libri su Amazon

Riassumendo
Alfresco open standard, ad una frazione del costo

delle soluzioni tradizionali

Alfresco progettato per essere una soluzione ECM

completa ed autonoma, altamente integrabile

Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei

contenuti
Alfresco realizzato con una architettura SOA, i cui

servizi sono utilizzabili da qualunque client

Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!
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Domande?
Forum di discussione Italiano
http://forums.alfresco.com/it/

Per ulteriori informazioni scrivetemi:

maurizio.turatti@alfresco.com

Grazie!

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