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Larchiviazione digitale diventata semplice ...

E possibile dematerializzare ...


Migliorando efficienza e produttivit negli uffici e in fabbrica ? In modo sicuro e protetto ? Avendo la garanzia di disporre sempre degli ultimi aggiornamenti normativi ? Conseguendo notevoli risparmi di tempo e denaro ?

Con ADS-Doc si pu !

AD System

OBIETTIVI
Portare lAzienda a un nuovo livello di efficienza
Buona parte degli amministratori e dei dirigenti aziendali sono ormai consapevoli che la disponibilit di un efficiente DMS (Document Management System) sia uno dei fattori critici che condizionano una positiva evoluzione dei processi amministrativi. Il crescente interesse, che si sviluppato attorno alla dematerializzazione, ha reso disponibile un corposo volume di informazioni, studi specifici e statistiche che confermano in pieno questa evidenza. I vantaggi derivanti da un passaggio allarchiviazione digitale sono troppo evidenti per temporeggiare ulteriormente; le possibilit di risparmio e di miglioramento dellefficienza troppo importanti per rimanere ancora ignorate.

Ridurre i costi
Oltre ai costi strutturali, necessari per la produzione e la conservazione dei documenti analogici, gli archivi tradizionali richiedono limpiego di preziose risorse umane per larchiviazione, la ricerca, la duplicazione e la distribuzione delle copie. Larchiviazione digitale invece consente di eliminare o per lo meno di ridurre drasticamente tutti questi costi.

Risparmiare tempo
I documenti dematerializzati archiviati in un DMS sono disponibili sulla punta delle dita. Grazie ai criteri di ricerca impostati possibile rintracciarli, immediatamente consultarli, spedirli ad un collega via email, copiarli, Il tutto ovviamente senza alzarsi dalla scrivania.

BENEFICI
Semplicit
ADS-Doc stato progettato e realizzato in modo da combinare la massima semplicit duso con una ricca paletta di funzionalit innovative e sofisticate. Lutente dellapplicazione ha quindi a disposizione uninterfaccia ergonomica e familiare con la quale operare. Inoltre gli strumenti a disposizione rendono agevole lo scambio di documenti con i pi diffusi software di produttivit (MS Office, Open Office, )

Sicurezza

Riduzione costi Risparmio tempo Semplicit Sicurezza Sostenibilit Incremento nell efficienza

ADS-Doc consente allamministratore del sistema di adattare le regole di accesso ai documenti in conformit a quanto definito nel DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) dellazienda. Il modulo di autenticazione unica (Single Sign-On) permette agli utenti di autenticarsi una sola volta quando si collegano al Dominio. Il controllo dellaccesso ai documenti e delle funzionalit autorizzate viene effettuato da ADS-Doc in base al profilo di ciascun utente.

Sostenibilit
Uno studio Ceris-Cnr del 2007 ha stimato che con la dematerializzazione negli uffici italiani si risparmierebbero 240 miliardi di fogli ogni anno pari a 1,2 milioni di tonnellate di carta non consumata e quindi alla mancata emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2. Anche su questo tema ADSDoc intende fornire il proprio contributo.

Diminuzione dei costi e incremento dell efficienza


Oltre ad una forte riduzione dei costi strutturali ladozione di ADS-Doc porta immediatamente a una contrazione delle seguenti voci di costo: numero di documenti cartacei stampati e gestiti; numero di persone dedicate allarchiviazione; tempo medio di svolgimento dei processi; tempo di ricerca dei documenti. ADS-Doc consente inoltre di compiere notevoli incrementi di efficienza, in particolare come risultato della diminuzione dei tempi di ricerca e della percentuale di documenti perduti.

AD System
Archiviazione Digitale

FUNZIONALIT
Acquisizione e catalogazione
ADS-Doc consente lacquisizione di documenti analogici tramite scansione oppure direttamente di documenti gi disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg, email, etc). La catalogazione dei documenti, con ADS-Doc, avviene contemporaneamente alla registrazione delle loro propriet che saranno utilizzate in seguito per ricerche e consultazioni. La catalogazione supportata da strumenti e tecniche* in grado di automatizzare il processo di raccolta delle informazioni e di ridurre significativamente limpegno richiesto allutente.

Acquisizione e catalogazione Ricerca e consultazione Mobilit e condivisione Conservazione sostitutiva

*OCR, IWR, Codici a barre, Data Matrix, Interfacciamento con i principali ERP

Ricerca e consultazione
La ricerca pu essere svolta in diversi modi: selezionando i documenti in base alle loro propriet (data, destinatario, oggetto, etc), ricercando una o pi parole allinterno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedere allo stesso documento seguendo percorsi diversi a seconda del ruolo ricoperto dallutente. Durante la consultazione sar possibile visualizzare direttamente in ADS-Doc i formati di documenti pi diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, ) oppure aprirli con la loro applicazione di riferimento. Lapplicazione stata progettata per consentire di svolgere in un archivio digitale tutte quelle operazioni, legate ai documenti cartacei, alle quali gli utenti non intendono rinunciare, come per esempio: annotare, evidenziare parte del testo, distruggere definitivamente un documento, etc.

Mobilita e condivisione
ADS-Doc permette di accedere allarchivio in qualsiasi momento e da qualsiasi posto, consentendo cos a tutti i collaboratori di consultare i documenti di loro pertinenza non solo da una postazione in sede ma anche dallo stabilimento di un cliente, da casa, ecc. possibile abilitare terze parti e autorizzarle ad accedere a certe categorie di documenti, evitando cos di doverli spedire o consegnare copie su carta. inoltre possibile esportare una parte dellarchivio verso unit mobili (tablet, netbook,notebook, pda, ) con le quali si possono consultare i documenti in assenza di collegamento con la rete aziendale e/o Internet.

Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva si svolge in conformit alle norme e disposizioni vigenti. Quindi i documenti vengono archiviati in formati statici riportando impronta, firma e riferimento temporale.

ARCHITETTURA

AD System

MODULI
Modulo Base
Incorpora tutte le funzionalit fondamentali dellapplicazione: Acquisizione, catalogazione e archiviazione di documenti Ricerca e consultazione di documenti nellarchivio digitale Configurazione modelli e metadati Amministrazione e gestione utenti Controllo accessi e riservatezza Il modulo base corredato da unapplicazione Web che consente la ricerca e la consultazione di documenti da qualunque PC direttamente nel browser.

Modulo base Riconoscimento ottico Firma digitale

Riconoscimento Ottico
E il modulo dedicato alla scansione e al riconoscimento dei caratteri nei file acquisiti e digitalizzati a partire da scanner. Grazie allutilizzo di modelli opportunamente configurati e personalizzabili, che forniscono al sistema informazioni relative alla posizione dei metadati allinterno del documento, al formato della pagina e dei dati, alla qualit della scansione, il programma in grado di riconoscere il tipo di documento e quindi di procedere alla sua catalogazione e indicizzazione. Il modulo include funzioni in grado di riconoscere e interpretare codici a barre, Data Matrix e QR Code.

Firma Digitale
La firma digitale pu essere applicata sia a un singolo documento sia in modo massivo a pi documenti evitando cos di dover digitare pi volte il PIN abbinato al certificato di firma. La firma, singola o massiva, pu essere ulteriormente qualificata con laggiunta della marca temporale rilasciata da un Certificatore Qualificato. Il processo di firma consente di ottenere documenti firmati sia in formato P7M che PDF.

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Archiviazione Digitale

MODULI
Conservazione Sostitutiva
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base allevoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorit. Lapplicazione stata inoltre progettata e sviluppata in conformit agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI 11386:2010 Supporto allInteroperabilit nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO) che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire linteroperabilit nei processi di migrazione. Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione del file delle impronte da trasmettere allufficio delle entrate). Inoltre un programma indipendente, disponibile allinterno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, allinterno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.

Conservazione sostitutiva Unita mobili Sincronizzazione Annotazioni

Unita Mobili
I lettori per unit mobile, disponibili per le piattaforme MS Windows, Android e iOS, consentono la consultazione dellarchivio digitale esportato nei dispositivi tramite la funzione di sincronizzazione.

Sincronizzazione
Il modulo di sincronizzazione permette di esportare una parte dellarchivio digitale verso unit mobili - quali tablet, notebook, ipad - in modo da consentire successivamente la consultazione di documenti al di fuori dellazienda, anche in assenza di collegamento con la rete aziendale o di connessione Internet. Gli utilizzatori di unit mobili possono definire quali tipologie di documenti devono essere replicati automaticamente nel loro sistema quando viene effettuata una richiesta di sincronizzazione.

Annotazioni
Il modulo annotazioni fornisce la possibilit di operare sui documenti digitali con modalit e strumenti del tutto analoghi a quelli che siamo abituati a utilizzare con i documenti cartacei. Infatti, possibile inserire commenti e annotazioni sotto forma di post-it elettronici posizionabili liberamente allinterno dei documenti, come pure aggiungere segni di spunta, sottolineare, evidenziare oppure nascondere parte del testo, senza che il documento originale venga in alcun modo modificato. Tutte le annotazioni possono essere mantenute riservate oppure rese visibili agli altri utenti del sistema.

CHI SIAMO

Lesperienza
Da sempre AD System vuole contribuire al successo dei propri clienti offrendo loro strumenti per affrontare nuove sfide in un mondo complesso ma pur sempre ricco di opportunit. Siamo quindi particolarmente attenti ad assicurare ai nostri clienti qualit e innovazione, obiettivi che otteniamo attraverso unapprofondita conoscenza dei processi aziendali abbinata alla costante ricerca delle migliori tecnologie e modalit di erogazione dei servizi.

Certificazioni
Certificazione ISO 9001:2000 per la Progettazione, Sviluppo ed erogazione di software per applicazioni informatiche Microsoft Certified Partner

CONTATTACI OGGI Tel: +39 0422 911129 Fax: +39 0422 609049 Mail: info@adsystem.it AD System S.p.A. Via Pacinotti, 1/A 31050 Villorba Treviso Web: www.adsystem.it www.ads-doc.it

Iscritta allIBM PartnerWorld ISV Program

Ricerca e Sviluppo
AD System Asia, con sede a Bangkok, Thailandia, il nostro partner per attivita di ricerca e sviluppo. Fondata da un gruppo di manager italiani con esperienza internazionale, AD System Asia coniuga l energia dell Asia con l esperienza di un team internazionale che comprende le aspettative, il linguaggio e la cultura di clienti globali e locali.

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