La organizacin general de una conferencia de prensa Constituye un medio idneo para comunicar los mensajes de importancia, ya que para

la comunicacin ordinaria de los asuntos cotidianos es suficiente con la remisin de una nota de prensa. La conferencia de prensa, adems, facilita el contacto directo de la empresa o entidad con los profesionales de la informacin, y es de suma importancia lo que esta relacin supone para la organizacin. Con una conferencia de prensa se pretende, a corto plazo, satisfacer el objetivo de dar a conocer una comunicacin de inters concerniente a la entidad y ligada a la actualidad informativa, pero tambin se persigue, a largo plazo, ir construyendo una determinada imagen pblica de la organizacin. Una conferencia de prensa slo debe organizarse cuando se est en condiciones de ofrecer informacin relevante y consolidada. La idea central debe ser original, es necesario tener muy claro el mensaje que se va a transmitir. Para ello, el comunicador tendr que haber estudiado hasta en sus ms mnimos detalles el contenido de su comunicacin para no desviarse del eje central previamente establecido. Esta modalidad comunicativa resulta muy conveniente para el mundo del espectculo, para artistas (escritores, etc.) pero, sobre todo, para informes de gobierno, ya que, al estar dirigidas a los medios de comunicacin social, son susceptibles de una amplia difusin meditica de gran alcance, como la televisin, la radio o la prensa escrita. Objetivos de la conferencia de prensa - Mostrar al pblico toda la informacin referente a la entidad y que obedezca a la realidad institucional. - Satisfacer la demanda de informacin o noticias de los comunicadores y de la Sociedad civil en un momento determinado.

- Facilitar la relacin o contacto directo de la organizacin con los periodistas. Lo que la hace un medio idneo para comunicar eficazmente mensajes institucionales y que lleguen hasta la opinin pblica. - Permitir que los periodistas obtengan datos de una forma concreta y oficial. La conferencia no debera coincidir con cualquier otro espacio de la empresa que le reste protagonismo. Idealmente, se recomienda convocar una conferencia de prensa en horas de la maana, en especial, entre las 11:00 a.m. y 1:00 p.m. De no ser posible, la hora adecuada por la tarde sera hasta las 6:30 p.m., esto para permitir que los periodistas elaboren su material previo a la hora de cierre de sus ediciones. Es importante indicar que los periodistas van aprovechar la ocasin para preguntar sobre otros temas. Si se contesta, es probable que el mensaje para el que se ha convocado a los medios pase desapercibido. Lo aconsejables es, con la mayor cordialidad posible, hacerle comprender al periodista que en otro momento se contestar a ese asunto, ya que el motivo de la comparecencia es otro. Lo ideal es que en la conferencia de prensa slo intervenga una persona, aunque puede aparecer acompaado por otras personas que se limitan a aportar su imagen. En cualquier caso, el nmero total debe ser impar, de manera que se visualice claramente la presidencia del acto. En el caso de que todos los participantes en la rueda de prensa vayan a intervenir, es fundamental separar claramente los aspectos de los que va a hablar cada uno de ellos. La conferencia tiene un carcter interactivo por cuanto permite el intercambio inmediato con los periodistas. Es necesario tenerlo previsto, y para ello es conveniente hacer una relacin de posibles preguntas con la elaboracin de las correspondientes respuestas. Los portavoces deben ser capaces de aprovechar la ocasin para reiterar las ideas centrales diseadas previamente. Utilizar un lenguaje claro y simple es imprescindible, aunque se transmitan ideas complejas: el mensaje debe ser entendido por todo el mundo. Sin embargo, debe ser un discurso bien construido, sin pronunciar frases hechas y/o muletillas que no aportan claridad a la comunicacin.

Los costos de una rueda de prensa son relativamente bajos, cuando la organizacin que desea presentar la informacin cuenta con salas y equipo destinados al efecto; en tal caso, si se entrega un documento a los periodistas, la impresin del mismo ser el nico costo a considerar, adems de los alimentos y las bebidas que eventualmente pueden ofrecerse a los asistentes. Naturalmente todo esto depender del nmero de ellos. Sin embargo, si la rueda de prensa se ofrece en un saln de conferencias o en un hotel hay que tener en cuenta el alquiler del local: en promedio unos 2,500 US$ por un saln de hotel relativamente amplio; esta cifra incluye por lo general sillas, mesas, equipo de sonido, proyector, micrfonos, atril, manteles, agua y refrigerio. Los salones de conferencias se alquilan por unos 400 US$, pero este monto por lo usual se refiere slo al espacio fsico, por lo que a estos gastos hay que aadir los del equipo de sonido (en promedio, 150 US$) y el eventual refrigerio que pueda ofrecerse (unos 100 US$ para un evento de tamao moderado). Los gastos del desarrollo de una conferencia de prensa se determinarn a partir de algunas consideraciones sobre los insumos utilizados en cada caso especfico de una conferencia de prensa: - Alquiler de la sala o local - Impresin de documentos, como el dossier de prensa y del material de apoyo. - Contratacin de edecanes - Cctel de clausura o cierre de la actividad Fases de una conferencia de prensa La comunicacin que se realiza cuando un interlocutor transmite su mensaje en una rueda de prensa constituye un proceso que se desarrolla en seis fases: Conceptualizacin inicial. Antes de la convocatoria de la comparecencia ante los medios informativos, la organizacin, define una posicin o mensaje que se quiere comunicar, si no se tiene nada que dar a conocer, no se inicia el proceso comunicativo. Es la condicin previa imprescindible.

Traduccin del concepto en palabras. Es la parte ms compleja, en la que se eligen determinadas expresiones que deben transmitir con precisin el concepto inicialmente definido. El comunicador elabora un mensaje claro con una argumentacin lgica que lo respalde. En esta fase se disea la comunicacin en toda su complejidad, y en la que debe quedar clara la idea central y los argumentos sobre los que se apoya. Transmisin del mensaje. Es la rueda de prensa propiamente dicha. El momento en el que el emisor comunica al periodista de forma clara y sencilla el mensaje elaborado. Recepcin por parte del medio. Se produce simultneamente que la anterior, pero es una fase diferente. El mensaje transmitido lo recibe un periodista que se convierte en un receptor que asume el papel de emisor posterior. Aunque la emisin sea correcta, si la recepcin no se produce de forma adecuada, la comunicacin se habr quebrado. Es posible que lo percibido no coincida con lo emitido, y esto siempre depende del comunicador original. Reelaboracin del mensaje. Aqu se produce el proceso decisivo de una conferencia de prensa. Es el momento en el que el periodista interpreta lo comunicado y transcribe al papel las ideas principales que le llegarn al ciudadano. El profesional de la informacin traduce las palabras odas en la comparecencia y selecciona las partes ms destacables. El emisor ya habl, pero ahora es cuando se produce el resultado definitivo. Recepcin final. Se produce una nueva interpretacin del mensaje. Una comunicacin correctamente elaborada debe percibirla el receptor final tal y como fue diseada. Si no es as, la responsabilidad no debe buscarse en el medio informativo. Conferencias de prensa: Una mirada desde el relacionista pblico Es el encargado de velar por la imagen, asesorar en lo concerniente a la sala en que se efectuar la conferencia para lograr un ptimo aspecto; intervendr en la redaccin de las invitaciones, prestar cuidado en la recepcin de los invitados a la conferencia, la

ubicacin de las personas, procurar que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarqua y que los cronistas y fotgrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor. La base de datos de los periodistas invitados Antes de llevar a cabo un evento de este tipo es necesario presentar una invitacin a los medios de comunicacin social, donde se les detallar claramente quin ofrece la rueda de prensa, cul es el objetivo de la misma, el lugar y fecha donde se llevar a cabo la actividad. En determinados casos conviene tambin adjuntar la indicacin de que se confirme la asistencia del medio de comunicacin al que se ha invitado. Para la elaboracin de la lista se debe partir de seleccionar a aquellos comunicadores que puedan estar interesados en el tema a desarrollarse en la conferencia. Para dicha seleccin se debe tomar en cuenta lo siguiente: - Manifestar un trato igualitario a todos los medios de comunicacin sin distinciones. - Invitar a todos los periodistas involucrados en el tema de la conferencia, sin importar a qu medio pertenecen. - Dirigir la convocatoria tanto a los periodistas, como a los jefes de seccin. - Informar por escrito a los medios o tambin mediante el telfono. - Confirmar asistencias La conferencia deber anunciarse con la mayor antelacin posible, y deber suministrarse la mayor cantidad posible de informacin especfica: - Se puede invitar a los periodistas por correo, telfono o fax, aunque siempre es importante completar con una llamada telefnica para asegurarnos que la invitacin o documentos enviados sean recibidos por el periodista correcto. - Descubrir qu periodista cubre los asuntos relacionados con el evento (actividad de tu empresa, sector industrial). - Mantener actualizada la base de datos de periodistas. Aprovechar la rueda de prensa para completar detalles de la base de datos. - Concentrarse en la asistencia de los medios ms importantes.

- Confirmar las agendas de los periodistas asistentes entre 7 y 10 das antes del evento. - No olvidar hacer una llamada telefnica de seguimiento una vez la invitacin haya sido enviada.

La base de datos de las personas que se ubicarn en la mesa principal - Elegir correctamente a los ponentes (muchas veces se selecciona a las personas a intervenir en un acto por su posicin y no por ser buenos oradores o conocer del tema). - Los ponentes tendrn personalidad, hablarn alto, claro y con autoridad. - Transmitir con mucho cuidado el mensaje de fondo del evento a los ponentes. - Prepara con ellos las posibles preguntas difciles. - Suministrar a los ponentes el material para afrontar la sesin de Preguntas y Respuestas. - Intentar montar una breve reunin antes de la rueda de prensa para dar ltimos mensajes a todos los presentadores. - Cada presentador debera tener la palabra durante un mximo de 3 4 minutos. - Cada presentador debe presentar cosas distintas o puntos de vista diferentes. - Cada presentador debe comunicar SOLAMENTE uno o dos mensajes importantes. - Los discursos han de ser breves y sencillos, dirigidos a una pblico general y evitando tecnicismos. - Los expositores se seleccionarn por su representatividad local, nacional o mundial dentro del tema que se tocar, por su amplia experiencia, por su labor acadmica y/o por su condicin de investigador. - Otra cualidad importante en el expositor es su capacidad de comunicacin efectiva con el auditorio. 1. Invitaciones

Concepto:

Una invitacin es una tarjeta o impreso que sirve para un invitar a una persona o para ser invitado. Tambin puede ser la tarjeta que se compra para asistir a un determinado evento o espectculo. Las invitaciones, aunque suelen guardar un cierto formato, pueden ser muy diferentes en cuanto a diseo, tamao, forma e, incluso, contenido. Cada persona utiliza el formato que considera ms adecuado, o incluso, hay personas que utilizan un formato muy personal que les distingue de otras invitaciones ms "estandarizadas".

Caractersticas:

- Las invitaciones deben remitirse al menos un mes antes para actos y ceremonias (como por ejemplo bodas y recepciones). - En el caso de una comida al menos 15 das antes, y para el caso de ocasiones muy particulares al menos una semana antes (y puede hacerse por telfono). Si se invita a una casa de campo o un sitio apartado de la ciudad, puede adjuntarse un pequeo plano sobre cmo llegar. - Todas las invitaciones oficiales se deben cursar por escrito. - En toda invitacin, sea para el acto que sea, debe figurar el motivo de la invitacin, hora, fecha y lugar donde se celebra el acto. - Tambin, sobre todo en las invitaciones ms formales se indica el "vestuario" con el que debemos acudir. La respuesta a las mismas no debe demorarse, y no es habitual que figure en la invitacin la duracin del acto.

Diseo:

Diseo Clsico y formal

Si el acto es muy formal se debe cuidar el tono del papel y sobre todo la forma de redactar y rotular los sobres, porque hay quienes todava se fijan mucho en el protocolo. Si el evento se realizar durante la noche y los invitados deben ir vestidos de gala con smoking y vestido largo, es decir, que vayan de etiqueta rigurosa, lo recomendable es que se les haga saber en las invitaciones. Los papeles en general son en tonalidades claras como blancos y marfil, con fuentes tipogrficas clsicas y conservadoras y las opciones de grabados en relieves y con sellos en lacre para el cierre del sobre. Diseo Innovador El modelo de las tarjetas depende totalmente de quien organiza la ceremonia y el estilo que quieran darle. Se puede innovar con papeles enrgicos como azules oscuros, verdes, combinando con texturas de cartn corrugado o en papel manila y no pueden faltar fuentes modernas. Los sellos pueden ser en lacre de colores muy intensos en metal o bronce. Diseo Ecolgico Dentro de lo que es Innovador, original y delicado, se encuentran las tarjetas ecolgicas. Los papeles ecolgicos que son reciclados en tonos pasteles, con el diseo propio del celebrante, flores secas, lazos de cinta.

Redaccin de las invitaciones

Las tarjetas de invitacin son de una importancia capital, ellas constituyen el primer contacto del invitado con el evento, por lo tanto deben ser un fiel reflejo del estilo de la celebracin. El orden de la invitacin debe ser: - Quines o quin invita

- Debajo del o los nombres debe decir: tiene el placer de invitar a - Seguidamente debe indicar el lugar a realizar el acto o ceremonia (si es un restaurante, o lugar de campo se puede incluir con la invitacin una tarjeta con la direccin exacta). - Despus sealar la fecha y hora. - Si se desea que se confirme la asistencia debe ir en la invitacin un nmero telefnico, e indicar a los invitados que deben confirmar.

La escogencia del lugar Si la Institucin no posee un saln cmodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; entonces es comn alquilar el saln de un hotel de jerarqua. Se debe de considerar los siguientes elementos: - El foco de atencin. Es el sitio que ocupar el funcionario entrevistado, debe colocarse elevado. De esta forma, podr ser visualizado por los presentes y los planos de fotografa ms fcil de captar. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotgrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminacin natural. - Tambin pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El podio o mesa sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como as tambin de ayuda (ah se ubican papeles de consulta). El podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Pblicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso de empresas privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo institucional. La decoracin del evento Ornamentacin En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de pao o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la antiesttica visin

de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto movimientos de nerviosismo o quitarse el calzado. Deben proveerse al menos dos micrfonos para sortear el pasarse continuamente stos entre los entrevistados y as responder a las preguntas de los periodistas. Se aconseja utilizar al menos dos micrfonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razn, es aconsejable que los auxiliares del rea de protocolo cuenten con dos micrfonos inalmbricos para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. As se evitan las clsicas molestias que acarrean los cables de los micrfonos entre los asistentes. Los principales elementos de ornamentacin de un saln son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte. Algunas consideraciones: - Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de funeral. - Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armnicas. Elementos y herramientas que se utilizan. - Imprenta (tarjeta de invitacin, dpticos o trpticos, carteles, folletos, minutas, indicadores, tarjetones, sobres, acreditaciones, etc.) - Viajes (traslados, billetes de desplazamiento para invitados de honor, taxis, coches de alquiler, autobuses, viajes preparatorios, etc.). - Hoteles (alojamiento de invitados, alquiler de salones, fax, telfono, otros). - Flores (decoracin floral de escenarios, ramos a seoras, coronas, etc.). - Gastronoma (aperitivos, comidas, cafs, etc.). - Megafona (alquiler de equipos, mesas de audio para radios y televisiones, grabacin, inalmbricos, etc.).

- Vdeo (proyeccin, pantallas, realizacin de pelcula, grabacin,etc). - Ornamento y montaje de escenarios, motivos que contribuyan al adorno e imagen del acto, como banderas, reposteros, pinturas, cortinas, manteles, carteles especficos, tapizados, alquiler de sillas y/o mesas, carpas, luces, limpieza, etc.). - Medios de comunicacin (publicidad, montaje tribuna de prensa, salas de prensa, locomocin para los periodistas, carpetas, etc.). - Regalos (para un invitado de honor, para su consorte, para todos los invitados) - Placas (realizacin de lpidas conmemorativas). - Personal auxiliar (ayudantes de protocolo, azafatas, tcnicos, electricistas, conductores, acomodadores, camareros, etc.). - Comunicaciones (envos, empresas de mensajera, telfono, telefax, sillas, etc.). - Intrpretes (traductores, equipos de traduccin simultnea, etc.). - Actividades culturales (conjuntos musicales, grupos folclricos, artistas, cuartetos, orquestas, bandas de msica, animadores, etc.). 1. Presentacin de los expositores.

La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre ser presentado al de ms": - El de menor rango ser presentado al de mayor rango. - El de menos edad ser presentado al de ms edad. - En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado. - En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mujer.

Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: "El Seor y la Seora Campos", nunca "el Seor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta as: "Mi esposa nunca "mi seora". Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (Apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena. 2. La agenda completa del evento

Lleva tres partes importantes: Bienvenida Presentacin de autoridades Desarrollo Despedida

Ejemplo:

- BIENVENIDA: El Ministerio de Salud ofrece a ustedes la ms cordial bienvenida a ste importante, trascendental, __________________ - PRESENTACIN DE AUTORIDADES: Preside la mesa de honor Nos acompaa.... Tambin nos honra con su presencia... Agradecemos la presencia de.... Mucho nos place tenerle entre nosotros a Asimismo tenemos entre nosotros a Magno, de

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Nos acompaa tambin - DESARROLLO DE LA CEREMONIA - DESPEDIDA Est debe llevar incluida los tiempos asignados para cada actividad as se llevar un orden con el horario. La presentacin de carpetas con la informacin bsica. Es importante la preparacin de material de apoyo para su posterior entrega a los periodistas. El momento adecuado es cuando van a comenzar las preguntas. Si se hace antes puede ser un motivo de distraccin para la intervencin del compareciente. Es especialmente importante cuando se trata de datos numricos, que deben reflejarse en cuadros elaborados con claridad, e incluso con grficos que faciliten su comprensin. Este tipo de material es de suma utilidad para los periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para contextualizar al lector o interpretar la informacin.

3. La comida Aperitivo: Es conveniente ofrecer un aperitivo previo por diversas razones: 1. Ganar tiempo. Distrae a los invitados y se gana tiempo en espera de que todos los comensales lleguen para empezar el almuerzo o la cena.

2. Conocimiento. Nos facilita el conocimiento entre todos los asistentes con las pertinentes presentaciones y la conversacin. 3. Apetito. Tomar un aperitivo nos anima el apetito, ya que en muchas reuniones debido al tabaco, los refrescos o zumos, el estrs propio de la reunin y otros factores nos hacen perder fcilmente las ganas de comer. Entrada

Suele constar por una ensalada o una sopa de algn tipo, se puede dar la opcin de elegir a cada invitado con esto se tendra que hacer variedad o bien hacer slo uno que sea del gusto de todos. Las comidas deben ir bien combinadas, ya que es mal visto y de mal gusto combinar alimentos con protenas para una entrada, es mejor servir algo ligero. Plato Fuerte

El plato fuerte es el tiempo ms importante del men. Se debe buscar que la presentacin no sea aburrida a la vista pero que a la vez sea vea apetecible. As mismo, la textura, sabor, coccin y una temperatura adecuada son elementos claves. Se debe tener en cuenta que algunos alimentos pueden dar alergia a los invitados, se recomienda tener variedad de platillos. Este va a acompaada por una copa de vino, debe ser rojo si son carnes y blanco si es pollo o mariscos. Postre

Es una comida dulce y pequea, que endulza y termina de llenar a los invitados, en su mayora se presentan dos tipos y el invitado elige cual desea comer.