Como detectar costos ocultos Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las

reas estratgicas de la empresa. Una empresa no slo debe focalizar su listado de erogaciones fijas como salarios, impuestos o alquiler. Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la desaparicin de la firma. La clave es realizar mediciones peridicas y sistematizadas sobre la evolucin de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depsito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar reas, como la de logstica o impositiva. Una clebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, el directorio de una pequea y mediana empresa focaliza su atencin en resolver los problemas del da a da, en una rpida satisfaccin al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un tem que, con el correr de los meses, puede provocarle fuertes dolores de cabeza y prdida de importantes sumas de dinero. Los denominados costos ocultos estn presentes en la mayora de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a travs de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr as, la reduccin o eliminacin de esa erogacin innecesaria. Todo empresario conoce cules son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan. "Indefectiblemente, para detectar hay que medir la eficiencia de todos los sectores de la empresa. En una Pyme, sin importar el sector al que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las reas claves de la firma, que el empresario conoce. Aquellas que de producirse desvos conlleva a una gran prdida en el rendimiento total de la empresa", aconseja como primer paso Ricardo Miyaji, profesor titular de la materia Costos de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE). Los costos ocultos aparecen cuando se miden estas reas estratgicas con indicadores. Por ejemplo, cunto de los recursos necesarios se estn aprovechando realmente y se transforman en producto. Esto habitualmente no sucede en la mayora de las firmas. Por caso, las mayora de las Pymes trabajan en el rea industrial con el sistema costoresultante. Es decir, la divisin del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad de produccin (lo que determina el costo unitario). As, no se puede establecer ningn tipo de medicin de eficiencia. Cmo se debera hacer? Miyaji recomienda encarar algn tipo de normalizacin, criterio, medicin, que establezca el adecuado uso de todos los recursos. Es lo que se denomina relacin insumo-producto. Es decir, cunta materia prima se necesita para producir una unidad, cuntas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cunto

tiempo de la instalacin fabril para su elaboracin. De esta manera, la empresa comienza a visualizar de una forma ms clara los costos necesarios y con ello logra avanzar en la reduccin de la ineficiencia. ATACAR LAS BARRERAS INICIALES El principal obstculo que da como resultante la medicin de un proceso es la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la informacin. "Es primordial fijar una buena organizacin interna. El empresario que comanda la empresa no puede ser el encargado de llevar adelante la planilla de costos internos. Tiene que contratar a una persona que se encargue especficamente de esa tarea, ya sea manejando un software de gestin para automatizar la contabilidad y clarificar la relacin cliente/ producto/ ingreso", puntualiza Judit Feldman, asesora de la Asociacin de Pequeos y Medianos Empresarios (Apyme). La idea de Feldman es compartida y reforzada por Pedro Fras, profesor del Area de Sistema de Direccin y Control de la escuela de negocios de la Universidad Austral, quien enfatiza que "en general el empresario conoce muy bien en qu gasta, porque es obsesivo del control, pero no los por qu. No lleva, por ejemplo, un correcto control sobre la diversidad y cantidad de clientes que tiene, sus canales de distribucin, simplemente se adapta y trata de satisfacer a los clientes. En una Pyme una persona se ocupa de muchas cosas y el por qu entonces es ms difcil de identificar". Segn Fras, de esta manera el empresario enfrenta una carga en cuanto a los costos diferenciales de cada negocio, y es justamente por ese lado donde tiene mucho para ganar si mejora la medicin relacionada a los clientes y productos, ya que podra tener ms claro qu le aporta cada negocio a su rentabilidad. Segn el profesor, una pyme comercializa diversos productos, atomizados muchas veces a las condiciones que le demandan los clientes, con las distintas polticas de descuentos que se ve forzada a aplicar para comercializar en mayor medida. "El anlisis del mercado interno y externo de la empresa tiene que representar una gimnasia permanente para el empresario. Es interesante que se comuniquen con sus pares, sin tener en cuenta que es competidor. Con ellos, se puede nutrir de informacin respecto al costo de sus materias primas", aconseja Feldman. Un competidor puede ser visto tambin como un aliado frente a un monopolio. Entonces, conformar un pool de compras siempre tiende a reducir los precios de esa demanda frente al proveedor. Segn Feldman, las Pymes familiares son las que mayores dificultades tienen a la hora de detectar los costos ocultos, porque, entre otras cosas, no saben delimitar el cargo que debe cumplir cada integrante del ncleo familiar y as pierden tiempo en discusiones y equvocas asignaciones de roles que no terminan siendo productivas. DONDE FOCALIZAR LA MIRADA PARA DETECTAR AVERIAS? De acuerdo al anlisis y diagnstico de Carlos Gimnez, profesor de Costos de la facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de Buenos Aires, las Pymes

enfrentarn costos directos en franco crecimiento (materias primas que recuperan precio y aumentos salariales en la mano de obra). Y, advierte el experto, los costos indirectos fabriles se hallan rezagados en lo que hace a combustibles y otros servicios pblicos, pero que se vern afectados en los prximos meses. "Por otra parte, el financiamiento genuino no se ve y esto es un verdadero taln de Aquiles para las Pymes. Los caminos pasan por efectuar uniones estratgicas en la cadena ampliada de valores, con proveedores asociados con los cuales no realizar desembolsos sino hasta el momento de la venta y aprovechar instrumentos de financiamiento ms baratos como los cheques descontables en aseguradoras de garantas", agrega el acadmico. Respecto a la comercializacin, Gimnez aconseja instrumentar canales de distribucin innovadores que aseguren reduccin de gastos de entrega y cobranza. Todo ello lleva a aprovechar administraciones integradas que evitan erogaciones burocrticas individuales y papelero intil. "Hay que tecnificarse cada vez ms va leasing, sin comprar las maquinarias, evitar el mal uso o despilfarro de materias primas y capacitar al personal en forma permanente para recuperar productividad perdida por la crisis que se evidencia todava fuerte en este aspecto", concluye el profesor. VARIANTES DE COSTOS OCULTOS Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitacin permanente del personal en todas las reas. En base a la opinin y a los estudios de los analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a travs de distintos mtodos saltan como un pez en el agua. Entre ellos, se destacan: Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial. Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumi ms de la que corresponda tcnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situacin obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse. Toda planta se disea para una produccin establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la produccin. El mantenimiento preventivo de las mquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras averas y prdida de produccin. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la preocupacin de cumplir sin medir si esa mquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, tambin produce que los

trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras. Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchn para cubrir posibles ineficiencias. El desplazamiento es una prdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia fsica entre el depsito de materias primas y el centro productivo. Esto tambin conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento.

Lo que sucede aqu es que las Pymes van creciendo sin analizar demasiado la sistematizacin de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronizacin del trabajo es igual a tiempo ocioso. Se puede controlar el consumo de energa elctrica. Si tcnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utiliz un 30% ms, se estn desviando recursos que se podran haber aprovechado en otro proceso del producto. Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el diseo de un sistema de delegacin, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios, como tambin es un tem no menos importante fortalecer la retencin de talentos. Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener slo a los proveedores que trabajan con cierta certificacin de calidad.

Otra parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial es la falta de capacitacin permanente del personal en todas las reas. En base a la opinin y a los estudios de los analistas, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a travs de distintos mtodos saltan como un pez en el agua. Entre ellos, se destacan: Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial. Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumi ms de la que corresponda tcnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situacin obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse.

Toda planta se disea para una produccin establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la produccin. El mantenimiento preventivo de las mquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras averas y prdida de produccin. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la preocupacin de cumplir sin medir si esa esa mquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, tambin produce que los trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras. Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchn para cubrir posibles ineficiencias.

El desplazamiento es una prdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia fsica entre el depsito de materias primas y el centro productivo. Esto tambin conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento.

Lo que sucede aqu es que las Pymes van creciendo sin analizar demasiado la sistematizacin de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronizacin del trabajo es igual a tiempo ocioso. Se puede controlar el consumo de energa elctrica. Si tcnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utiliz un 30% ms, se estn desviando recursos que se podran haber aprovechado en otro proceso del producto. Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el diseo de un sistema de delegacin, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios, como tambin es un tem no menos importante fortalecer la retencin de talentos. Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener slo a los proveedores que trabajan con cierta certificacin de calidad.