Habilidades Interpersonales en direccin de proyectos Los directores de proyecto logran que el trabajo se haga a travs del equipo de proyecto

y otros actores interesados. Los directores de proyecto eficaces adquieren un balance de destrezas tcnicas, interpersonales y conceptuales que les ayudan a analizar la situacin y interactuar apropiadamente. Este documento describe bsicamente las destrezas interpersonales ms importantes, tales como: Liderazgo, Desarrollo de equipos, Motivacin, Comunicacin, Influencia, Toma de decisiones, Manejo poltico y cultural y Negociacin. Aunque hay destrezas interpersonales adicionales que el director de proyecto puede tambin usar, con el uso apropiado de las anteriores se puede conseguir una direccin eficaz del equipo de proyecto:

Liderazgo. El liderazgo supone enfocar los esfuerzos de un grupo de personas hacia un objetivo comn y conseguir que trabajen como un equipo. En trminos generales, el liderazgo es la capacidad de conseguir que las cosas sean hechas a travs de otros. Respeto y confianza, en vez de miedo y sumisin son los elementos clave de un liderazgo eficaz. Aunque es importante durante todas fases del proyecto un eficaz liderazgo es crtico durante las fases iniciales donde el nfasis consiste en comunicar la visin, motivar e inspirar a los participantes en proyecto con el fin de conseguir el mximo rendimiento. Durante todo el proyecto, los lderes del equipo de proyecto son responsables de establecer y mantener la visin, la estrategia y las comunicaciones; promover la confianza y la construccin del equipo; influir, tutelar, monitorear y valorar el rendimiento del equipo y del proyecto.

Desarrollo del equipo. El desarrollo del equipo es el proceso de ayudar a un grupo de personas individuales, creando un sentido comn de determinacin, a trabajar interdependientemente con los lderes, los stakeholders y la organizacin. El resultado del buen liderazgo y del buen desarrollo del equipo es el trabajo en equipo. Las actividades de team building constan de tareas (establecer objetivos, definir y negociar roles y procedimientos) y procesos (comportamiento interpersonal con nfasis en la comunicacin, la direccin de conflictos, la motivacin, y el liderazgo). Desarrollar un entorno de equipo supone manejar problemas y discutir asuntos sin poner la culpa sobre personas individuales. La construccin del equipo puede ser conseguida obteniendo el soporte de la alta direccin, apoyando el compromiso de los miembros del equipo, dando reconocimiento y recompensa apropiadamente, estableciendo un cdigo de tica, creando una identidad de equipo, gestionando eficazmente los conflictos, promocionando la confianza y la comunicacin abierta entre los miembros de equipo y proveyendo de liderazgo al grupo. La construccin del equipo es esencial durante la fase inicial de un proyecto, pero es un proceso siempre en activo. Los cambios en el entorno del proyecto son inevitables y llevar estos cambios eficazmente, requiere un continuo y renovado esfuerzo de team building. Los resultados del desarrollo del equipo incluyen la confianza mutua, la alta calidad del intercambio de informacin, una mejor toma de decisiones y un control eficaz del proyecto.

Motivacin Los equipos de proyecto estn compuestos de miembros de equipo con fondos, expectativas y objetivos individuales muy diversos. El xito en conjunto del proyecto depende

del compromiso del equipo de proyecto, que est directamente relacionado con su nivel de motivacin. Motivar en un proyecto supone crear un entorno que permita cumplir con los objetivos de proyecto mientras ofreciendo la presuncin mxima se relacionaba con qu valoraban ms las personas. Estos valores podran incluir la satisfaccin laboral el trabajo estimulante, un sentido del logro, el logro y el crecimiento, la compensacin financiera otras recompensas suficientes y reconocimiento que la persona individual considera necesario e importante.

Comunicacin Por si solo, la comunicacin ha sido identificada como una de las razones ms grandes del xito fracaso del proyecto. La comunicacin efectiva dentro del equipo de proyecto, entre el director del proyecto, los miembros del equipo y todos stakeholders es esencial. La franqueza en la comunicacin es una va de acceso a trabajo en equipo y al mximo rendimiento. Mejora las relaciones entre miembros de equipo de proyecto y crea mutua confianza. Para comunicarse eficazmente, el director de proyecto debe ser consciente de los estilos de comunicacin de otras partes, de los aspectos culturales, relaciones, personalidades, as como del contexto conjunto de la situacin del proyecto. El conocimiento de estos factores resulta en el conocimiento mutuo y por lo tanto, en la comunicacin efectiva. Los directores de proyecto deben identificar varios canales de comunicacin, comprender qu informacin tienen que proveer, qu informacin tienen que recibir, y qu destrezas interpersonales les ayudarn a comunicarse eficazmente con los diferentes stakeholders. Llevar a cabo actividades de team building permite determinar los estilos de comunicacin de los miembro del equipo (por ejemplo, indicativa, colaborativa, lgica, exploratoria, etc.) permitiendo que los directores planteen sus comunicaciones con una sensibilidad apropiada a las relaciones establecidas y a las diferencias culturales. Escuchar es una parte importante de la comunicacin. Las tcnicas de escucha activo como eficaz permiten al que las ejecuta obtener una correcta perspectiva de reas problemticas, de estrategias de negociacin y gestin de conflictos, de decisiones que hay tomar y de problemas que hay que solucionar.

Influencia Influir es la estrategia de compartir poder (empowerment) y conseguir que los miembros del equipo cooperen hacia un objetivo comn mediante es uso de destrezas interpersonales. Usando las siguientes pautas, se puede influir en los miembros del equipo de proyecto:

Tomar la iniciativa mediante el ejemplo y continuar pidiendo compromiso Aclarar cmo ser tomadas las decisiones Usar un estilo interpersonal flexible; ajustado el estilo a la audiencia Aplicar el poder hbil y cautelosamente. Pensar en una colaboracin a largo plazo.

Toma de Decisiones Bsicamente, los directores de proyecto usan cuatro estilos de decisin: comando, consulta, consenso y lanzamiento de moneda (aleatorio). Hay cuatro factores muy importantes que afectan al estilo de decisin: restricciones temporales, confianza, calidad y aceptacin. Los directores de proyecto pueden tomar las decisiones por separado, o pueden involucrar al equipo de proyecto en el proceso de toma de decisiones. A veces, directores y equipos de proyecto usan un modelo, tal y como el des seis fases mostrado ms abajo:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definicin del problema. Una completa exploracin y aclaracin del asunto problemtico. Generacin de soluciones al problema. Prolongacin del proceso de generacin de nuevas ideas, proponiendo mltiples soluciones y desalentado una prematura decisin. Seleccin para la accin. Definicin de criterios de evaluacin, consideracin de los pros y contras de cada alternativa y eleccin de la solucin a implementar. Planificacin de la implementacin de la solucin. Ganar la aceptacin y el compromiso de los participantes clave implicndolos en conseguir que la solucin funciona. Implementacin de la solucin. Planificacin de la evaluacin. Planificacin del anlisis posterior a la puesta en prctica de la solucin y lecciones aprendidas. Evaluacin del resultado y del proceso. Anlisis de si la solucin ha eliminado disminuido el problema y en qu grado se han conseguido alcanzar los objetivos del proyecto.

Conciencia poltica y cultural Las polticas organizativas son inevitables en el ambiente de los proyectos debido a la diversidad y profusin de normas, conocimientos y tambin, expectativas de las personas involucradas con el proyecto. Un uso acertado del poder y de dichas polticas, ayuda que el director de proyecto tenga xito. A la inversa, hacer caso omiso de las polticas y un uso inapropiado del poder puede dificultar la direccin del proyecto. Hoy en da, los directores de proyecto operan en un entorno global, y muchos proyectos se ejecutan en un entorno de diversidad cultural. Comprendiendo y sacando provecho de las diferencias culturales, el equipo directivo del proyecto puede crear un entorno de mutua confianza y una atmsfera de que todo el mundo gana. Las diferencias culturales pueden ser de naturaleza tanto individual como corporativa y pueden involucrar stakeholders tanto internos como externos. Una manera eficaz de gestionar la diversidad cultural es conocer a los miembros del equipo y hacer una buena planificacin de la comunicacin, considerndola parte esencial de la planificacin del proyecto en conjunto. La cultura a un nivel conductual incluye comportamientos y expectativas independientes de la geografa, la herencia tnica, o de la lengua. La cultura puede afectar a la velocidad del trabajo, al proceso de toma de decisiones y al impulso de actuar sin una planificacin apropiada. En algunas organizaciones, esto podra dar como resultado el conflicto y el estrs, afectando al rendimiento de directores y equipos de proyecto.

Negociacin La negociacin es la estrategia de conferenciar con otras partes con las que se comparten o enfrentan intereses con la intencin de llegar a un acuerdo o a un compromiso. La negociacin es una asunto esencial en la direccin de proyectos, e incrementa la probabilidad del xito del proyecto. Las siguientes destrezas y comportamientos son tiles para negociar con xito:

Analizar la situacin. Diferenciar las necesidades y deseos de ambas partes Concentrarse en los intereses y los asuntos en vez de en las posiciones. Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista.

Cuando se hace una concesin, actuar como si se est cediendo algo del valor, no slo cmo que se ha rendido. Asegurarse de que ambas partes sientan que han ganado. No dejar a la otra parte con el sentimiento de que se le ha tomado ventaja. Hacer un buen trabajo escuchando y argumentando.