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FACULDADE DE CINCIAS SOCIAIS E HUMANAS UNIVERSIDADE NOVA DE LISBOA

MESTRADO EM CINCIAS DA INFORMAO E DOCUMENTAO

RELATRIO DE PROGRESSO DE PRTICA PROFISSIONAL ARQUIVO INTERMDIO DE SINTRA

ALUNA: Maria Ins Cabral Oliveira Lisboa, 15 de Dezembro de 2009

ndice

ndice ............................................................................................................................................. 2 1) 2) Introduo ............................................................................................................................. 3 Identificao e Caracterizao da Entidade de Acolhimento................................................ 4 A - A Cmara Municipal de Sintra Caracterizao Genrica.................................................. 4 Num concelho to extenso e denso naturalmente observamos a clara relevncia da rea arquitectnica, urbanstica e de obras pblicas que domina duas das cinco direces existentes. ................................................................................................................................. 5 B) C) Caracterizao da entidade produtora analisada ............................................................. 5 O Departamento de Urbanismo ........................................................................................ 6

De acordo com o regulamento de organizao dos servios municipais, possvel esquematizar as suas funes, processos e produo documental da seguinte forma: .......... 6 D) i. 3) A) 4) 5) 6) O Arquivo Municipal.......................................................................................................... 7 Organizao Fsica das Infra-estruturas Existentes ....................................................... 8

Objectivos globais e calendarizao da prtica profissional ............................................... 10 Caracterizao das Aces Empreendidas ...................................................................... 11 Consideraes Finais ........................................................................................................... 14 Bibliografia .......................................................................................................................... 15 Anexos ................................................................................................................................. 16

1) Introduo

Pretende-se com este relatrio de progresso esquematizar as tarefas j realizadas no decorrer da componente de prtica profissional deste mestrado, salientando os aspectos positivos e constrangimentos encontrados nesta aco. Numa primeira fase caracterizada a unidade de acolhimento, bem como a instituio qual pertence, procurando assim hierarquizar e demonstrar a produo documental a analisar. Ir-se- igualmente apresentar uma calendarizao das actividades previstas e efectivamente realizadas, bem como uma smula de consideraes a retirar no decorrer deste processo.

2) Identificao e Caracterizao da Entidade de Acolhimento


Tal como referido no ponto anterior, a prtica profissional em causa est a ser desenvolvida no Arquivo Municipal da Cmara Municipal de Sintra. Aquando do incio das actividades desenvolvidas neste arquivo, foi necessrio conhecer e a estrutura deste municpio, bem como a organizao dos departamentos e respectiva documentao existente no local. Importa assim, antes de qualquer apresentao das actividades desenvolvidas at ao momento, caracterizar a organizao e fluxo documental existente.

A - A Cmara Municipal de Sintra Caracterizao Genrica


Integrado na rea Metropolitana de Lisboa (da qual representa cerca de 10% da sua rea total), o concelho de Sintra surge como um dos mais importantes deste distrito, abrangendo uma rea de 316 km2 e cerca de 363 749 habitantes (cerca de 14% dos habitantes da mesma rea metropolitana1), de acordo com os Censos efectuados em 2001. Das 20 freguesias que compem o concelho, as trs mais populosas so, respectivamente, Algueiro - Mem Martins, Rio de Mouro e Agualva. Limitado pelo concelho de Mafra a norte e pelo de Cascais, a sul, com uma composio scio econmica heterognea, condensando uma rea urbana bastante densa e uma extensa rea rural pouco urbanizada, contrapem-se ambos cenrios com uma rea urbana pouco explorada e consolidada, na sede de concelho, a vila de Sintra, dominada pela paisagem cultural que lhe concedeu o ttulo de Patrimnio Mundial da UNESCO. Este municpio claramente assimtrico revela-se igualmente irregular na sua composio autrquica, sendo constitudo por cinco direces municipais, para alm dos nove gabinetes que dependem directamente da sua presidncia. Estas cinco direces desdobram-se nos seus respectivos gabinetes e divises conforme a seguir se apresenta:

Dados estatsticos sobre a rea Metropolitana de Lisboa retirados do website: www.ine.pt

Ilustrao 1 -Mapa Hierrquico da Cmara Municipal de Sintra

Fonte: Cmara Municipal de Sintra

Num concelho to extenso e denso naturalmente observamos a clara relevncia da rea arquitectnica, urbanstica e de obras pblicas que domina duas das cinco direces existentes.

Tendo em conta o objectivo deste relatrio, importa salientar que este peso sectorial revela-se naturalmente na produo documental, predominando a descrio arquivstica dos processos de obra e a consulta presencial ou requisio (atravs de protocolo interno) dos mesmos, bem como, em termos fsicos, metade do volume total da documentao existente.

B) Caracterizao da entidade produtora analisada


Durante o perodo de prtica profissional j efectuado, as actividades desenvolvidas tiveram como objecto a Direco Municipal de Planeamento Estratgico e Urbanismo, mais especificamente o Departamento de Urbanismo e suas divises. As aces compreendidas, a desenvolver em captulo posterior compreenderam as seguintes actividades: Descrio de Processos de Obras Particulares Atendimento ao Pblico Conferncia de protocolos e arrumao de Processos de Obras Particulares

Assim, tendo em conta o objecto de trabalho, importa caracterizar detalhadamente esta entidade produtora, uma anlise essencial para a compreenso da documentao observada.

C) O Departamento de Urbanismo
Para alm de lhe competir naturalmente a direco de todas as actividades relacionadas como urbanismo, cabe-lhe igualmente coordenar as actividades das seguintes unidades orgnicas sob a sua dependncia:
Ilustrao 2 - Unidades Orgnicas do Departamento de Urbanismo a) Diviso de Apreciao Liminar b) Diviso de Planeamento e Gesto das reas Urbanas de Gnese Ilegal c) Diviso de Fiscalizao Tcnica d) Diviso de Gesto A, B e C e) Diviso de Projectos Estratgicos f) Diviso Administrativa de Urbanismo Fonte: Cmara Municipal de Sintra

De acordo com o regulamento de organizao dos servios municipais, possvel esquematizar as suas funes, processos e produo documental da seguinte forma:

Funes
Elaborao de instrumentos de planeamento Documentao das operaes de natureza tcnica e administrativa relativas ao processo urbanstico Promoo da recuperao e requalificao das zonas urbanas Assegurar a salvaguarda do patrimnio natural, paisagstico, arquitectnico, histrico e cultural Promover a imagem e utilizao dos espaos pblicos; Controlo da iniciativa urbanstica privada

Processos/Aces
Elaborao do Plano Director Municipal; Criao de fichas tcnicas de habitao; Elaborao dos processos de obra; Autorizao dos pedidos de ocupao da via pblica; Emisso de certides e Alvars; Autorizao da mudana de utilizao de edifcios ou fraces; Despacho de pedidos de averbamentos de obras; Emisso de licenas de construo e habitao ou autorizaes de utilizao; Emisso de certides de destaque e de urbanismo;

Destinatrios

Promotores imobilirios e proprietrios, colaboradores e organismos de gesto internos e externos;

Inerentes a estas funes e aces gerada uma multiplicidade de documentao, nomeadamente ofcios e requerimentos, que sero anlise do arquivo intermdio aquando da descrio dos processos existentes.

D) O Arquivo Municipal
Dependendo do Departamento de Cultura e Turismo e directamente da Diviso de Patrimnio Histrico-cultural, o denominado Arquivo Municipal de Sintra composto pelos arquivos corrente, intermdio e histrico, conforme o seguinte esquema:
Ilustrao 3 - Organizao Hierrquica do Arquivo Municipal
Cmara Municipal de Sintra

Direco Municipal de Assuntos Sociais, Cultura e Turismo

Departamento de Cultura e Turismo

Diviso Patrimnio Histricocultural

Arquivo Municipal

Arquivo Intermdio

Arquivo Histrico

Fonte: Produo prpria

A prtica profissional em causa neste trabalho est a ser realizada no Arquivo Intermdio deste municpio, cujo funcionamento feito em infra-estruturas autnomas das referentes ao arquivo histrico. Formado na dcada de 30 do sculo XX, o arquivo intermdio, na sua funo de preservao da documentao fsica que agrega, conta hoje com cerca de 14.000 metros lineares de informao, tendo o seu crescimento resultado sempre como uma natural consequncia do prprio desenvolvimento do municpio, cuja dimenso j referida trouxe um claro incremento administrativo desta edilidade. O cenrio (do ponto de vista arquivstico) negativo existente no municpio, com a ausncia efectiva de arquivos correntes nos respectivos departamentos e servios, sem condies tcnicas de conservao ou mesmo colaboradores sensibilizados ou com competncias para as actividades arquivsticas, criam uma forte presso para a recepo da documentao municipal com idade administrativa, uma dificuldade que ser desenvolvida em captulos seguintes. Por fim, importa mencionar que este arquivo funciona em instalaes localizadas nos arredores de Sintra, estando igualmente aberto ao pblico de Segunda Feira a Sexta-Feira, para acesso aos documentos em consulta em conformidade com a legislao em vigor.

i. Organizao Fsica das Infra-estruturas Existentes

O arquivo constitudo por duas salas de depsito, adiante designadas por Depsito 1 e Depsito 2, por uma recepo que funciona igualmente como sala de consulta, bem como por uma sala administrativa onde so realizadas as tarefas administrativas e de descrio.
Ilustrao 4 -Recepo e Sala e Consulta Ilustrao 5 - Depsito Processos Urbanismo (Depsito 1)

O primeiro depsito, situado ao lado da recepo/sala de consulta, composto pela documentao referente Direco Municipal de Planeamento Estratgico e Urbanismo e respectivos departamentos e divises. Esta sala de depsito concentra 50% da informao existente, expressando claramente a importncia do urbanismo para este municpio, bem como a elevada informao gerada pelo mesmo. A segunda sala, denominada Depsito 2, contgua, contm a informao proveniente das restantes direces desta cmara, conforme o organograma apresentado. A organizao, dentro de cada depsito, feita por direces, s quais so atribudas determinado nmero de estantes (de acordo com uma estimativa feita pela informao j existente) de forma cronolgica, de acordo com a numerao inicial dada pelo servio produtor, colocados em circuito em serpente (terminada a primeira fila, inicia-se a segunda logo abaixo). Em cada prateleira encontram-se sobretudo caixas de arquivo ou ainda dossiers, com a seguinte inscrio na lombada, tal como apresentada na ilustrao seguinte:
Ilustrao 6 - Lombada das caixas de arquivo

Departamento (de origem) Diviso Repartio Cdigo Nmero de Espcie Designao Datas Extremas

O exemplo apresentado corresponde a uma pasta de um processo do Departamento de Urbanismo. Dentro de cada pasta de arquivo como esta, constam os diversos documentos ou processos (consoante o espao ocupado) colocados em capas, indicando cada uma destas o nmero de processo, o requerente e o local da obra. Em alguns casos, dependendo do colaborador da repartio de origem, os processos so enviados furados e colocados em dossiers, situao que causa problemas de manuseamento (os processos tornam-se mais difceis de folhear), conservao (as folhas furadas rasgam-se com mais facilidade) e de espao (o volume total torna-se bastante superior), ocupando uma rea superior comparando com os processos arquivados nas devidas caixas de arquivo. Em baixo apresenta-se um exemplar de um processo arquivado em formato de dossier e outro em caixa de arquivo, efectuando-se uma comparao visual bastante simples:
Ilustrao 7 - Processo de obra arquivado em dossier Ilustrao 8 - Processo arquivado em caixa de arquivo

Para alm disso, as lombadas dos dossiers so enviadas com etiquetas que no esto normalizadas (com as das caixas de arquivo), dificultando a pesquisa e trazendo um acrscimo ao j existente problema de adio de contedos a cada processo (uma situao frequente neste arquivo), um problema que, no caso de um dossier, se torna ainda mais premente dada a organizao que feita dos processos de obra, arquivados cronologicamente de acordo com a numerao actual, sendo qualquer alterao de processo adicionada ao contedo inicial. Como consequncia, sucede frequentemente que um determinado processo tenha de ser recolocado numa outra prateleira, onde exista espao para o albergar, sendo colocada uma folha fantasma com a indicao do novo local onde se encontra a documentao, soluo que no ter viabilidade a longo prazo pois rapidamente se esgotaro os espaos disponveis para estes processos, com alteraes e averbamentos constantes ao longo dos anos.

3) Objectivos globais e calendarizao da prtica profissional


-Objectivos De acordo com a planificao efectuada pela entidade de acolhimento, pretende-se com esta componente prtica a compreenso e participao nas vrias vertentes de gesto do arquivo intermdio, incluindo assim todas as actividades em curso, bem como o contacto pessoal com o pblico interno e externo (na rea de consulta pblica), fornecendo-se uma percepo global da realidade em causa. - Calendarizao e actividades planeadas Neste perodo inicial foram efectuadas as seguintes actividades: a) Descrio dos processos de obras particulares b) Conferncia de protocolos e arrumao dos referidos processos c) - Levantamento de sries dos processos referentes ao Departamento Financeiro e aos anos de 1927 a 1935 No plano inicialmente efectuado pelo orientador local, foram contempladas as seguintes actividades e respectiva distribuio:
Ilustrao 9 - Cronograma de Actividades (Previso)

Cronograma de Actividades (Previso) Actividades Semana 1 (25 horas) Semana 2 (25 horas) Semana 3 (25 horas) Conferncia de protocolos X X Atendimento ao pblico X X Descrio de processos X

Com o decorrer da prtica profissional e com o respectivo processo de adaptao, o calendrio inicialmente previsto sofreu uma acelerao, apesar do nmero de horas ter sido mais reduzido (por motivos profissionais, a respectiva prtica est decorrer de forma faseada, habitualmente de segunda a quarta-feira, de acordo com o horrio praticado pelos seus colaboradores) face estimativa inicial:
Ilustrao 10 - Cronograma Final de Actividades

Cronograma de Actividades Actividades Semana 1 (24 horas) Semana 2 (8 horas) Semana 3 (24 horas) Conferncia de protocolos X X X Atendimento ao pblico X Descrio de processos X X X Levantamento de Sries X

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Para alm de serem introduzidas duas novas tarefas ainda durante a primeira semana (mais especificamente, no segundo dia de trabalho), no ultimo perodo foi adicionada uma nova aco, referente ao levantamento das sries dos processos de Licenas e Taxas, do Departamento de Administrao Financeira, de 1927 a 1935 e respectivo preenchimento das Folhas de Recolha de Dados com superviso local. Esta actividade continuar a partir da quarta semana. Importa salientar que, durante o perodo de atendimento ao pblico, na sala de consulta, dada a reduzida afluncia (cerca de trs utilizadores por cada dia efectuado) esta actividade pde ser complementada com as j apresentadas.

A) Caracterizao das Aces Empreendidas


Seguidamente, sero descritas as diversas actividades j referenciadas no esquema anterior, efectuadas at ao momento. - Conferncia de protocolos e arrumao de processos Diariamente so requisitados inmeros processos pelas vrias unidades orgnicas do departamento de urbanismo atravs de protocolo remetido ao arquivo municipal. Para tal, o primeiro passo consiste na colocao, na base de dados existente (base de dados em ambiente Access contendo informao sobre os processos de obra), da data e departamento ao qual o processo ser emprestado. Seguidamente so localizados e colocados de parte os referidos processos para posterior levantamento de um estafeta do municpio que, habitualmente devolve igualmente os processos que o departamento de urbanismo j no necessita. Relativamente a estes ltimos, aquando da sua chegada verificada a correspondncia entre o protocolo efectuado pelo departamento de urbanismo e os processos que efectivamente chegam e que sero de seguida arrumados. Por fim e completando este ciclo, colocada na referida base de dados a data de chegada da documentao. Importa ainda ressalvar que o prazo de manuteno da documentao pelo departamento de urbanismo de 6 meses, embora muitas vezes esse mesmo prazo seja prorrogado sem qualquer aviso prvio.

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- Descrio dos Processos de Obras Particulares A descrio dos referidos processos de obra efectua-se atravs de uma base de dados em ambiente Access, e tal como o nome indica, feita ao nvel do processo. Tal como j foi referido, os processos de obra, chega ao arquivo continuam a manter, como cota, o nmero inicial de processo que dado pela entidade emissora. No lhe atribuda qualquer codificao nova. Assim, naturalmente a ficha de preenchimento inicia-se com a referncia ao nmero de processo inicial e com o nome do primeiro proprietrio. Para alm destes so igualmente preenchidos os seguintes campos, destacando-se pela dimenso dos cones os itens de pesquisa mais utilizados, tanto pelo pblico interno como externo:
Ilustrao 11 - Esquema de preenchimento da ficha de processo

Nr. processo

Nome do 1 proprietrio

Outros Processos juntos

Data de despacho e resultado

Averbamentos

Outro proprietrio

Tipo de apresentao projecto

Licena de construo

Licena de Habitao

Fonte: Produo prpria

Tal como possvel verificar atravs deste esquema, so os campos referentes ao nmero de processo e licena de habitao os mais utilizados para a pesquisa dos processos. No caso da consulta pblica acresce a estes o nome dos proprietrios (tanto o primeiro como os seguintes).

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Embora todos estes itens utilizem uma linguagem acessvel aos utilizadores que os procuram (so exemplos disso as licenas de obra e de utilizao), importa salientar a ausncia de uma lista de vocabulrio controlado para as situaes em que o preenchimento poder no ser to bvio como a colocao do nmero de licena de habitao ou de construo. exemplo disso o campo de preenchimento para o tipo de projecto apresentado, que, embora possua uma lista contendo mais de vinte itens desde a alterao de moradia, construo de prdio, ou construo de garagem entre muitos outros, no contempla situaes menos regulares como a construo de um posto de abastecimento, sendo regra do arquivo para estes casos, utilizar a denominao exacta que colocada no processo inicial, uma opo arriscada dado que os processos no so todos iniciados pelo mesmo colaborador e, embora seja perceptvel a utilizao de sinnimos, para efeitos de recuperao dificulta grandemente a mesma. Por fim e ainda relativamente a esta actividade, importa salientar a clara diferena de organizao dos processos no organismo produtor, no apenas no que toca colocao em dossiers como anteriormente foi exposto mas tambm na prpria arrumao dos seus elementos, dificultando o trabalho do arquivista e em claro incumprimento com os artigos 12 e 14 do regulamento deste arquivo, cujo extracto consta do Anexo 1.

- Levantamento das sries de Licenas e Taxas Tal como mencionado no cronograma final, durante a ltima semana foi iniciada uma nova tarefa relacionada com a pesquisa e levantamento das sries do Departamento de Administrao Financeira, Diviso de Licenas e Actividades Econmicas, referente aos anos de 1927 a 1935. Neste sentido a aco desenrolou-se partindo da observao dos processos desta diviso que esto actualmente arquivados nas estantes do depsito 2 de forma cronolgica e de acordo com o seu departamento e diviso. As caixas de arquivo em referncia foram abertas e analisada a documentao existente, para posterior levantamento das sries de acordo com o preenchimento da folha de recolha de dados veiculada pela Direco Geral de Arquivos. Naturalmente, este trabalho implicou a consulta de diversa legislao dada a sua natureza complexa e mutvel ao longo do tempo. Das temticas encontradas destacam-se os processos referentes ao licenciamento de armas de caa e recreio, verbetes de matrcula de velocpedes e veculos de traco animal, entre inmeras outras temticas que vo crescendo com o avanar dos anos. Para alm da necessria consulta da legislao em vigor no perodo em causa, este tipo de anlise implica um elevado grau de ateno para possveis mudanas de procedimento. Exemplo disso so os processos de licenciamento de armas de caa, que inicialmente eram efectuados na sua totalidade nos municpios e na dcada de sessenta passaram a estar sob a

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alada da Secretaria de Estado da Agricultura, justificando-se assim a inexistncia dos referidos processos neste arquivo, durante o perodo em que vigorou este procedimento. A anlise destas sries exige assim uma actualizao constante da legislao e procedimentos. Tal como j foi mencionado, dar-se- continuidade a esta tarefa no prximo perodo de prtica profissional.

4) Consideraes Finais
Embora a prtica profissional em causa esteja ainda numa fase de desenvolvimento, este primeiro contacto com a prtica arquivstica permite a elaborao de diversas consideraes de valor. Em primeiro lugar e no obstante a difuso das normas arquivsticas como a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD G), mais recentemente das Orientaes para Descrio Arquivstica, a realidade municipal bastante especfica e no contempla ainda o respeito pelas mesmas, que teoricamente se esperaria. Exemplo desta situao precisamente o incumprimento da norma ISAD (G) no caso da descrio dos processos de obra. Por outro lado e dados os constrangimentos financeiros vividos por este tipo de arquivo, com a consequente falta de meios tecnolgicos, importa salientar que no caso do Arquivo Intermdio de Sintra, a sua efectiva organizao ainda recente, embora ainda com alguns metros lineares de informao desorganizada, mantida fora de estantes por falta de espao. A sua formao ainda incipiente explica a opo pela organizao cronolgica, feita de acordo com a ordenao original dos servios produtores, embora seja certo que tal metodologia torna-se incorrecta na medida em que inviabiliza o crescimento ordenado dos processos, sobretudo no que toca os processos de obra, cuja informao constantemente actualizada e evoluo de crescimento (dos processos) no compatvel com uma organizao onde a adio de todos os elementos posteriores ao processo inicial uma constante. Por fim, gostaria de referir que, com a clara excepo dos servios de urbanismo, os restantes departamentos utilizam este arquivo no no verdadeiro sentido de um arquivo intermdio, mas sim como um simples repositrio dos materiais menos utilizados, que sentem necessidade de transferir por falta de espao. Esta situao demonstra a clara insensibilidade para a actividade arquivstica e como consequncia, falha tambm nestes sectores o respeito pela normalizao na organizao da informao e das lombadas das caixas e dossiers enviados. Apenas com o devido apoio das entidades produtoras poder esta instituio fazer uso pleno das suas funes, esperando-se num futuro prximo que o contacto prximo j existente com o departamento de urbanismo se estenda aos restantes servios camarrios.

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5) Bibliografia
Cmara Municipal de Sintra Regulamento de Organizao e Funcionamento do Arquivo Municipal de Sintra. 1 verso: Sintra, 2009 Cmara Municipal de Sintra WWW://http://www.cm-sintra.pt Organograma e ROSM. Disponvel em:

Cmara Municipal de Sintra Regulamento Municipal de Obras e Edificao do Concelho de Sintra. Disponvel em: WWW://http://www.cm-sintra.pt

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6) Anexos
- Anexo 1 Excerto do Regulamento de Organizao e Funcionamento do Arquivo Municipal de Sintra
DISPOSIES GERAIS Captulo I Leis de habilitao, objecto, mbito de aplicao, objectivos e conceitos Artigo 1. Leis de habilitao O presente regulamento elaborado e publicado ao abrigo do estipulado, designadamente, no artigo 112 , n 8 e 241. da Constituio da Repblica Portuguesa; nos artigos 2., 3., 6., 7., 12. e nos 80. a 83. da Lei n. 107/2001, de 8 de Setembro; nos artigos 13., n. 1, alnea e), 20., n. 1, alnea d) da Lei n. 159/99, de 14 de Setembro; no artigo 64., n. 2, alnea m) e n. 6., alnea a) da Lei n. 169/99, de 18 de Setembro, na redaco dada pela Lei n. 5-A/2002, de 11 de Janeiro; nomeadamente no artigo 10., n. 2 do Decreto-Lei n. 16/93, de 23 de Janeiro, com as alteraes introduzidas pela Lei n. 14/94, de 11 de Maio; nomeadamente no artigo 4., n. 2, artigo 5., alnea e) e no artigo 9. da Portaria n. 412/2001, de 17 de Abril; na Lei n. 46/2007, de 24 de Agosto, e nos artigos 114. a 119. do Cdigo de Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n. 442/91, de 15 de Novembro, na redaco dada pelo Decreto-Lei n. 6/96, de 31 de Janeiro. Artigo 2. Objecto 1. O presente Regulamento tem por objecto, numa perspectiva de uma poltica de organizao e de gesto integrada, regular a estrutura, a gesto, o funcionamento e a normalizao de procedimentos dos Arquivos Correntes, do Arquivo Intermdio e Arquivo Histrico, que compem o Arquivo Municipal de Sintra, adiante abreviadamente designado por AMS. 2. Com este Regulamento, visa-se igualmente, satisfazer as necessidades de consulta dos rgos da Autarquia e unidades orgnicas da Cmara Municipal, dos muncipes e dos cidados em geral, com o intuito de se obter uma melhor gesto procedimental, de forma a clarificar o relacionamento do Municpio com os cidados. Artigo 3. mbito de aplicao 1. Este Regulamento estabelece os princpios e as regras aplicveis ao AMS, tendo em vista a sua preservao, defesa e valorizao. 2. No patrimnio arquivstico do Municpio, integra-se a documentao procedente de: a) actividades desenvolvidas pelo Municpio; e b) legados e esplios documentais no musealizados, bem como arquivos e/ou coleces privados/pblicos, nacionais/estrangeiros que se mostrem possuidores de interesse manifestamente cultural para o Concelho de Sintra e cujos acervos tenham dado entrada, designadamente, por doao, depsito ou mediante outra modalidade prevista na lei, por parte de instituio pblica ou privada; Artigo 4. Objectivos No enquadramento de uma viso integrada da poltica organizacional dos arquivos do Municpio, so tidos como objectivos:

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a) assegurar a unidade e a continuidade da estrutura arquivstica e das intervenes no mbito da organizao dos arquivos, de modo a garantir a integridade dos documentos e o pleno valor de testemunho, bem como a sua segurana e conservao fsico-ambiental; b) permitir uma maximizao dos esforos investidos no tratamento da informao documental atravs de uma melhor coordenao e de uma normalizao das intervenes, no contexto de uma abordagem funcional e sistemtica; c) permitir um acesso rpido e eficaz a uma informao de qualidade; d) permitir uma harmonizao bem como uma maior coordenao das necessidades dos utilizadores; e) promover o enriquecimento dos acervos arquivsticos, atravs do estabelecimento de relaes de intercmbio, actividades e parcerias com outras instituies com relevncia para a histria do Concelho de Sintra, assim como mediante a interaco com os cidados, coleccionadores e instituies, que possam, designadamente, atravs de depsito, doao ou venda, contribuir para o aumento do patrimnio arquivstico do Concelho de Sintra; f) implementar programas e projectos de investigao cientfica e pedaggica do patrimnio arquivstico em articulao, designadamente, com as universidades e outros centros de investigao cientfica; g) promover a preservao, defesa e valorizao do patrimnio arquivstico classificado, no mbito do Concelho de Sintra; h) fomentar uma poltica de divulgao e de valorizao do acervo arquivstico, atravs da organizao e desenvolvimento de aces de extenso cultural, educativa e editorial de natureza diversa, tendentes a salvaguardar a identidade e a memria colectiva do Municpio de Sintra; i) permitir a disponibilizao de acervos pessoais ou institucionais de interesse manifestamente cultural para o Municpio de Sintra.

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Artigo 5. Conceitos Em conformidade com a legislao em vigor e para os efeitos do presente Regulamento entendese por: a) Patrimnio Arquivstico: o patrimnio que abrange todos os arquivos produzidos por entidades que se revistam de interesse informativo, administrativo e cultural relevante; b) Gesto de Documentos: o conjunto de operaes e procedimentos tcnicos tendentes racionalizao e eficcia na criao, organizao, utilizao, conservao, avaliao, seleco e eliminao de documentos, nas fases de arquivo corrente, intermdio e definitivo; c) Servio Produtor: o servio criador da documentao, em funo e no exerccio da sua actividade natural; d) Arquivo: o conjunto de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzido ou recebido por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, por entidade pblica ou privada, reunidos nas suas actividades naturais e conservados, a ttulo de prova ou informao. , tambm, entendido neste conceito, a instituio cultural ou unidade orgnica que recolhe, conserva, trata e difunde os esplios documentais; e) Arquivo Corrente ou Documentao em Fase Activa: fase respeitante ao perodo em que os documentos so necessrios prioritariamente actividade da unidade administrativa que os produziu ou recebeu; f) Arquivo Intermdio ou Documentao Fase semi-activa: fase respeitante ao perodo em que os documentos, apesar de terem deixado de ter uma utilizao corrente so, contudo, utilizados esporadicamente, em virtude do seu interesse administrativo; g) Arquivo Histrico ou Documentao em Fase Definitiva/Inactiva: respeitante fase em que os documentos que tendo, genericamente, perdido a utilidade administrativa so considerados de conservao permanente para fins probatrios, formativos ou de investigao; h) Fundo: conjunto orgnico de documentos de arquivo de uma nica provenincia; i) Coleco: conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em funo de qualquer caracterstica comum, nomeadamente tendo em ateno o modo de aquisio, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou qualquer outro critrio do coleccionador; j) Documento Administrativo: qualquer documento, independentemente da sua data, forma ou suporte material que, integrando um fundo ou coleco, produzido ou recebido por

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uma entidade pblica ou privada, constitua testemunho do exerccio das suas actividades; l) Documento Nominativo: o documento administrativo que contenha, acerca de pessoa singular, identificada ou identificvel, apreciao ou juzo de valor, ou informao abrangida pela reserva da intimidade da vida privada.

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Captulo II Responsabilidade e competncia Artigo 6. Responsabilidade A gesto e administrao do AMS compete Diviso de Patrimnio Histrico-Cultural, ou em caso de alterao macro-estrutural unidade orgnica que, em termos do Regulamento de Organizao dos Servios Municipais , tenha essa incumbncia. Artigo 7. Competncia 1. Incumbe unidade orgnica referida no artigo anterior, de acordo com o Regulamento de Organizao dos Servios Municipais em vigor, a gesto arquivstica da documentao produzida ou reunida pelos rgos da Autarquia e unidades orgnicas da Cmara Municipal, em resultado da actividade do Municpio, bem como de acervos documentais que sejam transferidos para o Arquivo Intermdio e/ou estejam ou venham a estar incorporados no Arquivo Histrico, nos termos deste Regulamento. 2. Incumbe ainda unidade orgnica gestora do AMS : a) Definir estratgias de interveno ao nvel da gesto documental e coordenar a implementao de regras que promovam a organizao e conservao dos documentos, mediante designadamente, a apresentao de manuais de procedimentos administrativos, destinados documentao em fase corrente, b) A elaborao de um plano de classificao documental, c) A promoo de formao e de apoio tcnico no mbito das prticas arquivsticas junto dos funcionrios da Autarquia. 3. A unidade orgnica referida nos nmeros anteriores, atravs do AMS, deve intervir sempre no sentido de uma gesto documental: a) integrada dos diferentes servios municipais; b) uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a os servios, recorrendo tendencialmente actualizao de suporte, de modo a poder garantir a sua posterior comunicabilidade. TTULO II REGIME DO ARQUIVO INTERMDIO E DO ARQUIVO HISTRICO Capitulo I Da avaliao Artigo 8. Avaliao documental 1. O processo de avaliao dos documentos produzidos pelos rgos da Autarquia e unidades orgnicas da Cmara Municipal tem por objectivo determinar o seu valor para efeitos da respectiva conservao permanente ou eliminao, findos os respectivos prazos de conservao administrativa. 2. Sempre que uma srie ou subsrie no estiver num determinado enquadramento orgnicofuncional, aplica-se por analogia, as orientaes estabelecidas para as sries ou subsries homlogas constantes da tabela de seleco.

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Artigo 9. Comisso de Avaliao e sua composio 1. A fim de se proceder avaliao documental constituda uma equipa multidisciplinar, designada, Comisso de Avaliao, com a seguinte composio: a) o dirigente responsvel pela unidade orgnica gestora do Arquivo Intermdio e Arquivo

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Histrico; b)o dirigente responsvel pelo servio produtor da documentao objecto de avaliao; c) um tcnico superior de Arquivo; d) um tcnico superior de Histria; e) um tcnico superior de Direito. 2. Os elementos indicados nas alneas c), d) e e) so designados pelo Presidente da Cmara ou pelo Vereador com competncia delegada na gesto dos Arquivos. 3. Nas faltas, ausncias ou impedimentos os elementos da Comisso so substitudos por: a) os referidos nas alneas a) e b), pelos responsveis imediatos respectivos; e b) os referidos nas alneas c), d) e e), por outros tcnicos superiores daquelas reas, designados nos termos do nmero anterior. Artigo 10. Coordenao dos trabalhos da Comisso de Avaliao Os trabalhos da Comisso so coordenados pelo Presidente da Cmara ou pelo Vereador com competncia delegada na gesto dos Arquivos e, nas suas faltas ausncias ou impedimentos, pelo Director do Departamento onde se integre a unidade orgnica gestora do AMS . Artigo 11. Competncia da Comisso de Avaliao Compete Comisso de Avaliao: a) emitir parecer sobre o valor da documentao que produzida pela Autarquia e que no esteja abrangida pelos prazos legais de conservao estatudos na tabela de seleco prevista na legislao em vigor ou que, tendo ultrapassado tais prazos, se julgue conveniente manter em arquivo por perodo mais dilatado, a ttulo permanente ou temporrio, global ou parcialmente, e desde que no se prejudique o bom funcionamento dos servios; b) emitir parecer sobre o interesse histrico, patrimonial e arquivstico dos documentos entregues Autarquia, em qualquer tipo de suporte, por aquisio, doao, legado, depsito, dao ou outra modalidade prevista na lei e nos termos do presente regulamento.

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Captulo II Documentao em fase semi-activa Seco I Recolha Artigo 12. Deveres dos servios produtores Os Servios produtores do Municpio de Sintra devem promover, findos os prazos de conservao estabelecidos na legislao em vigor, ou aps avaliao levada a efeito pela respectiva Comisso nos termos do artigo anterior, a transferncia para o Arquivo Intermdio, da respectiva documentao com menor utilizao no arquivo corrente. Artigo 13. Calendarizao da documentao a remeter 1. As remessas de documentos obedecero s regras que constam do presente Regulamento , de acordo com um calendrio estabelecido entre os responsveis de cada servio produtor e do Arquivo Intermdio, competindo a este, a coordenao de todas as operaes envolvidas neste procedimento, no podendo, em caso algum, tais remessas afectar a integridade dos conjuntos documentais. 2. O envio da documentao efectua-se uma vez por ano, depois da anlise efectuada pelo Arquivo Intermdio, sendo certo que nenhuma incorporao de documentao ser realizada nos meses seguintes: Julho, Agosto e Dezembro. Artigo 14. Condies da documentao a remeter

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1. A documentao em suporte de papel ou outro suporte normalizado remetida ao Arquivo Intermdio obedecendo s seguintes condies: a) em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original ou quando assim o exijam; b) as unidades de instalao de modelo uniformizado, com lombada devidamente preenchida, discriminando a unidade orgnica produtora, datas extremas, a respectiva srie documental, os prazos de conservao e o destino final dos documentos. 2. A documentao de conservao permanente deve ser devidamente paginada e, caso tenha sido retirado algum documento, ser intercalada em sua substituio, uma folha registando a paginao do mesmo com a assinatura e o visto dos responsveis do respectivo servio, devendo ser elaborado o respectivo ndice na capa de cada processo. 3. Na preparao dos documentos a remeter, os servios de origem devem retirar os duplicados, bem como todos os materiais prejudiciais conservao do papel, designadamente, agrafos e clipes. 4. Os processos de obras so incorporados no Arquivo Intermdio s aps se ter verificado a concluso dos respectivos procedimentos administrativos. 5. O tratamento, conservao e difuso dos documentos autenticados mediante certificao electrnica so objecto de regulamentao especfica adequada s suas caractersticas especiais , de forma a poderem incorporar-se junto dos restantes documentos e integrar as respectivas sries documentais, sem prejuzo do suporte fsico em que se encontrem.

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Artigo 15. Condies especficas dos processos e documentao proveniente do Departamento de Urbanismo 1. A documentao deve ser apresentada em capas uniformes, com o nmero do processo, o nome do requerente, a data, o local, a designao da obra, assim como a indicao do volume, caso existam vrios. 2. A documentao que ingressa no processo de obra deve conter a indicao do nmero do processo a que pertence. Artigo 16. Formalidades da remessa A remessa para Arquivo Intermdio da documentao, em suporte de papel, deve obedecer s seguintes formalidades: a) a documentao acompanhada da correspondente guia de remessa, destinada identificao e controlo da documentao remetida, conforme anexo I, constante do presente Regulamento, elaborada em triplicado e assinada pelo responsvel do servio produtor ou funcionrio por ele designado para o envio da documentao e pelo responsvel do Arquivo Intermdio, ou por quem for designado para o efeito; b) o original arquivado pelo Arquivo Intermdio, passando esse documento a constituir prova da remessa dos servios produtores; c) o duplicado da guia de remessa devolvido, no mesmo acto, aos servios produtores aps ter sido conferido e completado com as referncias topogrficas do Arquivo Intermdio; d) o triplicado usado provisoriamente pelo Arquivo Intermdio como instrumento de pesquisa documental, aps ter sido conferido e completado com as referncias topogrficas e demais informao pertinente, s podendo ser eliminado aps a elaborao do respectivo inventrio; e) a documentao acompanhada tambm do correspondente auto de entrega, a ttulo de prova, que constitui o anexo II ao presente Regulamento, elaborado em duplicado, assinado pelo responsvel do servio produtor ou por funcionrio por ele nomeado e pelo responsvel do Arquivo Intermdio, ou por quem for designado para o efeito, ficando este na posse do original e o duplicado com o servio produtor; f) a documentao remetida acompanhada dos respectivos registos, ndices, ficheiros e outros elementos de referncia.

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