A Escolinha

Manual de
Microsoft Office
Excel 2003












A Escolinha
INDICE

I . AMBIENTE E FERRAMENTAS DE TRABALHO
1. Folha de Clculo conceito e potencialidades
2. Janela do Excel
3. Clulas, Linhas e Colunas
II . GESTO DE DOCUMENTOS
1. Criar um documento
2. Abrir um documento
3. Gravar um documento
4. Imprimir o documento
5. Configuraes de impresso do documento
6. Propriedades do documento
7. Fechar o documento e sair da aplicao
III . FUNES DE EDIO
1. Escrever e deslocar-se no texto
2. Colocar Frmulas Matemticas
3. Cortar, Copiar e Colar
4. Desfazer e refazer operaes
IV . FORMATAR CLULAS
1. Formatao de Caracteres e de Alinhamentos
2. Formatar Limites e Fundos das Clulas
3. Formatar Nmeros
V . INSERO DE FRMULAS, GRFICOS E OBJECTOS
1. Insero de Grficos
2. Frmulas Internas
3. Insero de Smbolos
4. Insero de objectos
VI . OPERAES DIVERSAS
1. Barra de Ferramentas
2. Ordenao de Dados
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I . AMBIENTE E FERRAMENTAS DE TRABALHO

1. Folha de Clculo conceito e potencialidades
Uma folha de clculo uma aplicao informtica que, basicamente, permite efectuar
clculos matemticos de grande e pequena complexidade. Com o Excel possvel efectuar
esses clculos matemticos, proporcionando todo o tipo de ferramentas tanto para a
construo de quadros/tabelas, como para a criao de grficos, como ainda para a gesto de
bases de dados e a insero de frmulas estatsticas, financeiras, de lgica, entre muitas
outras.
Tal como outras folhas de clculo, o Excel est construdo de forma a permitir uma grande
flexibilidade, permitindo, por exemplo a criao de tabelas dinmicas, a insero de
programao, entre outras. Por outro lado, num mesmo documento possvel a existncia de
diversas folhas ou sheets o que facilita a criao de documentos com maior grau de
complexidade (desta forma, o documento funciona no apenas como uma folha de clculo,
mais antes como um livro composto por diversas folhas de clculo.
De referir ainda que este programa tem ainda uma funcionalidade que aumenta o nosso
interesse pela sua utilizao - com o Excel podemos converter todos os nossos documentos
em pginas Web e posteriormente coloca-los disponveis online.

2. Janela do Excel
Todas as aplicaes desenhadas para Windows funcionam em janelas. O Excel funciona,
portanto, numa janela de aplicao do Windows.
Cada documento do Excel funciona, por sua vez, dentro de uma janela do Excel: uma
janela documento. O Excel permite que vrios documentos estejam abertos em simultneo
(em diferentes janelas documento), que se circule entre eles e que, inclusivamente, se
copie ou transfira informao/dados de um para outro ou outros.
Toda a janela do documento pode ser reduzida a um cone ou maximizada para ocupar
todo o espao da janela da aplicao (neste caso do Excel).
A figura seguinte mostra a janela aplicao do Excel e a janela documento activa (a de
um documento cujo nome Book1). No corresponde, necessariamente, normal
utilizao do Excel, mas permite compreender o modo de funcionamento do Windows e
suas aplicaes.
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A legenda que a acompanha referencia as zonas que, numa primeira abordagem, mais
interessa conhecer.

Barra de ttulos
Barra de menus
Barra de ferramentas
Barra de ferramentas
Barra de frmulas
Zona de edio
Barra de livros
Barra de ferramentas
Barra de estado

3. Clulas, Linhas e Colunas
Como qualquer outra folha de clculo, a zona de edio do Excel composta por
numerosas linhas e colunas formando uma tabela. Cada uma das colunas est identificada
por uma letra enquanto cada linha est identificada por um nmeroaso do Excel 2003, o
nmero de linhas de 65.536 e o nmero de colunas 256. Da interseo de cada linha
com cada coluna resulta uma clula cuja identificao dada pelo nome da coluna e pelo
nome da linha por exemplo, a primeira clula da folha de clculo indentificada por A1.

II . GESTO DE DOCUMENTOS
1. Criar um documento
O Excel, tal como qualquer aplicao do patote Microsoft Office, cria automaticamente um
documento logo que aberto. Atribui-lhe caractersticas de formatao de pgina e de
objectos pr estabelecidas e reserva-lhe um nome (Book1). De destacar que o documento
quando criado existe apenas em memria voltil e importante grav-lo em disco ou
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disquete para lhe conferir existncia, isto , para lhe poder aceder num momento
posterior.
Para criar um novo documento aps o Excel estar aberto basta clicar no boto new
da barra de ferramentas. Uma alternativa abrir o menu File e escolher a opo New:


2. Abrir um documento
Tal como qualquer outro documento criado com uma aplicao do Microsoft Office, um
documento de Excel gravado antes pode ser aberto directamente atravs das janelas do
Windows ou atravs do Windows Explorer, bastando para isso localiza-lo na unidade de
disco e fazer duplo click no icon que o representa.
Para abrir um documento gravado antes, quando j se est na aplicao Excel, dever
ser aberto o menu File e escolher a opo Open.


Em alternativa opo Open pode ser usado o cone open da barra de
ferramentas Standard.
Na caixa de dilogo que surge, devero ser efectuadas as opes tendo em conta tanto a
drive e a directoria em que o documento est arquivado, como o nome com que foi
gravado. No caso se desconhecer a localizao, podem ser efectuadas bustas atravs do
nome do documento, texto e propriedades do documento e ainda datas das ltimas
modificaes.
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3. Gravar um documento
Para que o documento fique disponvel para poder ser acedido mais tarde, necessrio
que este seja gravado. Para gravar um documento dever ser escolhido o boto save
da barra de ferramentas.
Poder, alternativamente, ser escolhida a opo Save no menu File. No caso de ser a
primeira vez que se est a efectuar a gravao do documento, a opo Save activada
como a opo Save As.


Se o documento estiver a ser gravado pela primeira vez, surge uma caixa de dilogo
onde deve ser escolhida a localizao pretendida para o documento (unidade de disco e
pasta/directrio) bem como o seu nome e tipo de documento. Utilizando o boto Create
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New Folder existente nesta caixa de dilogo, poder, inclusivamente, ser criada uma
nova pasta para guardar o documento.


Se no for a primeira vez que o documento est a ser gravado, esta caixa de dilogo no
surge quando se faz Save e o documento gravado com o mesmo nome, o mesmo tipo
e a mesma localizao onde tenha sido gravado pela ltima vez.
Se se pretender gravar uma nova verso do documento (uma verso com um nome
diferente e/ou uma localizao diferente e/ou um tipo diferentes) deve ser escolhida a
opo Save As no menu File para que surja novamente a caixa de dilogo referida antes.
Nessa caixa de dilogo pode ser ento escolhida a nova localizao e/ou nome e/ou tipo
para o documento.

4. Imprimir o documento
Para imprimir o documento (ou parte do documento) pode ser escolhido o boto Print
na barra de ferramentas. Escolhendo esta opao, o documento imediatamente
imprimido segundo as opes e configuraes pr-estabelecidas (ver captulo seguine).
Em alternativa ao boto Print da barra de ferramentas, pode ser escolhida a opo
Print no menu File.
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Neste caso, apresentada uma caixa de dilogo onde possvel alterar diversas
caractersticas da impresso, entre as quais a impressora onde ser imprimido (e
respectivas caractersticas de impresso) o documento, o nmero de cpias, e as pginas a
serem imprimidas.


rea de Impresso
De referir que possvel definir qual a rea de impresso no interior da Sheet que se
pretende imprimir. Para isso basta seleccionar a rea a imprimir (por exemplo um quadro
ou tabela) e de seguida escolher a opo Set Print Area existente na opo Print Area
no menu File. Para anular a rea de impresso existente, dever ser escolhida a opo
Clear Print Area ou definir nova rea de impresso. No caso da rea de impresso no
estar definida, ser imprimida toda a rea da folha de clculo que contenha clulas com
contedo ou objectos.
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5. Configuraes de impresso do documento
Para aceder s configuraes de impresso do documento deve ser escolhida a opo
Page Setup no menu File:

Escolhendo a referida opo surge uma caixa de dilogo onde podero ser definidos as
configurao para impresso.


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So vrias as configuraes do documento que podem ser alteradas, entre elas as
seguintes:
Dimenso, orientao das folhas de impresso e escala (grau de compresso) com
que estas sero imprimidas (separador Page);
Tamanho das margens e centralizao do contedo entre as margens definidas
(separador Margins);
Cabealhos e rodaps a incluir em cada pgina imprimida (separador
Header/Footer);
rea de impresso, ttulos a incluir numa tabela que ocupe mais do que uma pgina e
objectos a imprimir (separador Sheet).

6. Propriedades do documento
As propriedade dos documento podem ser visualizadas (algumas das quais alteradas)
escolhendo a opo Properties no menu File.

Escolhendo a referida opo surge uma caixa de dilogo com diversos separadores onde,
entre outros possvel:
consultar o nome e tipo de documento, a sua localizao, o seu tamanho, as datas de
criao, ltima modificao e ltimo acesso (separador General);
introduzir o ttulo do documento, o tema/assunto, o nome do seu autor, comentrios,
e diverso tipo de outras informaes (separador Summary);
consultar diversos tipos de estatsticas: nmero de slides, de caracteres, de palavras,
de pargrafos, o tempo total de edio, entre outras (separador Statistics).

7. Fechar o documento e sair da aplicao
Com o Excel possvel ter mais do que um documento aberto. Se pretender fechar
apenas o documento em que estamos localizados, dever ser escolhida a opo Close no
menu File. Se pretender fechar a prpria aplicao (e naturalmente todos os documentos
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abertos) dever ser escolhida a opo Exit. De referir que a opo Exit pode ser
substituida pelo boto localizado esquerda na Barra de Ttulos da Aplicao e a opo
Close pelo boto equivalente localizado esquerda da barra da ttulo do documento.
Em ambas as situaes, no caso do documento (ou documentos) que esto a ser
encerrados no estiverem gravados, apresentada uma caixa de aviso que permite gravar
(ou no) as ltimas alteraes efectuadas e ainda no gravadas.



III . FUNES DE EDIO
1. Escrever e deslocar-se no texto
O teclado permite efectuar todas as operaes de escrita e edio permitidas pelo Excel.
Tal como uma mquina de escrever, cada tecla tem em geral duas funes: por exemplo, a
tecla identificada com um A tem a funo de escrever um a minsculo; mas se
mativermos premida a tecla Shift quando premimos a tecla A, escrito um A
maisculo. Outro exemplo a tecla identificada com o 1: se premirmos essa tecla surge
um 1; se a premirmos com a tecla Shift premida surge um ponto de exclamao.
Existem tambm teclas com trs funes: a tecla identificada com o 2 tem a funo de
escrever um 2 quando a premimos; a segunda funo (quando premida juntamente com a
tecla Shift) escrever o smbolo de aspas; a terceira funo (obtida quando premida em
simultneo com a tecla Alt Gr) escrever a arroba (@). Se pretendermos escrever uma
sequncia de texto com letras masculas podemos, em lugar de manter permanentemente
premida a tecla Shift, fixar as maisculas com a tecla Caps Lock.
Outras teclas de edio so a tecla Return e a tecla Del. No caso da tecla Return,
em contexto de escrita numa clula, fixa na clula o contedo da barra de frmulas. Se a
tecla Return for premida em simultneo com a tecla Alt efectuada uma quebra de
linha dentro da mesma clula. Quanto tecla Del, quando premida em contexto de
escrita numa clula, apaga os caracteres localizados direita do cursor; se no se estiver
em contexto de escrita, apaga todo o contedo da clula onde se esteja localizado.
Alm das teclas alfanumricas existem ainda teclas com funes especiais como por
exemplo as teclas de funo identificadas com um F. Por exemplo, a tecla F1 tem a
funo de Help; a tecla F12 coloca em modo edio afrmula da clula em que
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estejamos localizados. Estas teclas podem ainda se combinadas com outras: por exemplo,
Shift e F12 premidas em simultneo permitem adicionar um comentrio clula em
que estejamos localizados; premindo Ctrl e F4 em simultneo executam o comando
Close, mas se for Alt e F4, o comando executado o Exit; se for Ctrl e F12 em
simultneo o comando executado o Open; Ctrl, Shift e F12 em simultneo,
executam o comando Print.
Por fim, uma referncia ainda para as teclas de direco que permitem deslocar o cursor
nos 4 sentidos indicados em cada uma delas. Para avanos mais rpidos na vertical podem
ser utilizadas as teclas Page Up e Page Down. Naturalmente que o rato permite
tambm efectuar estas operaes de movimentos do cursor. Se descolocarmos o ponteiro
do rato para um qualquer local da folha de clculo e premirmos a com o boto do lado
esquerdo, o cursor fica a posicionado.

2. Colocar Frmulas Matemticas
Alm de texto e nmeros, e como natural numa folha de clculo, tambm possvel
colocar frmulas matemticas nas clulas. Estas frmulas podem ser constitudas apenas
por nmeros e operadores matemticos ou por nmeros, operadores matemticos e
referncias as outras clulas. Por exemplo, para efectuar uma operao de adio entre
dois nmeros (4 e 8 por exemplo) bastar colocar na clula em que se pretende efectuar a
operao o seguinte: =4+8 (nota: necessrio colocar o smbolo = para que o Excel
entenda que uma frmula). Aps ser dado um Enter o Excel efectua a operao surgindo
na clula o nmero 12. Para efectuar uma alterao na frmula basta ir Barra de
Frmulas e efectuar a alterao pretendida.
Para efectuar uma operao com referncias a outras clulas, em lugar dos nmeros,
dever ser indicada a identificao da clula: por exemplo, para somar o contedo da
clula A2 com o contedo da A3, bastar, numa qualquer outra clula, escrever a seguinte
frmula: =A2+A3. Desta forma, sempre que for alterado o nmero da clula A2 ou da
clula A3, o resultado da operao actualizado automticamente.
Operadores matemticos:
+ adio
- subtrao
* multiplicao
/ diviso
^ potncia

3. Cortar, Copiar e Colar
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Atravs da utilizao das opes cortar, copiar e colar possvel copiar o contedo das
clulas e outros objectos entre diferentes locais do mesmo documento e mesmo entre
diferentes aplicaes. Seleccionando um pedao da folha de clculo ou um qualquer
objecto e escolhendo o boto Copy na Barra de Ferramentas o contedo dessas
clulas ou objecto colocado em memria e fica pronto para ser descarregado (colado na
terminologia do Office) num qualquer outro local (que pode ser um outro local do mesmo
documento ou mesmo num outro documento).
Se, em lugar do boto Copy, for utilizado o boto Cut o objecto ou contedo da(s)
clula(s) seleccionada(s) tambm colocado na memria e fica disponvel para colar num
outro local, mas cortado (retirado) do local original.
Para colar o contedo das clulas ou o objecto basta estar colocado no local pretendido e
escolher o boto Paste .
Em alternativa aos 3 botes da Barra de Ferramentas referidos, podem ser utilizadas as
opes equivalentes no menu Edit.

Quando so copiadas clulas com frmulas contendo referncias a outras clulas, estas
so ajustadas de forma a contemplarem a localizao da clula onde colada a frmula.
Por exemplo, se na clula C1 estiver a frmula =A1+B1, quando esta frmula copiada
para a clula C2, a frmula ajustada para =A2+B2; se a mesma frmula for copiada
para a clula C3, a frmula ser ajustada para =A3+B3.


Para fixar a frmula de forma a que este ajustamento no seja efectuado, dever ser
utilizado o smbolo $ na referncia clula. Se por exemplo na frmula colocada em C1
fosse fixada a referncia a A1 (=$A$1+B1), quando esta fosse copiada para C2 ficaria
=$A$1+B2.Existe ainda a possibilidade de fixar apenas a coluna (colocando o $ apenas
antes da letra identificativa da coluna, como por exemplo $A1) ou apenas a linha
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(colocando o $ apenas antes do nmero identificativo da linha, como por exemplo
A$1).
Existe ainda uma segunda opo de colagem - Paste Special - disponvel no menu Edit.
Atravs da utilizao da opo Paste Special, surge uma caixa de dilogo onde possvel
alterar diversas opes de colagem do objecto ou do contedo da clula, como por
exemplo colar apenas as formataes das clulas (opo Formats), os valores das clulas
(opo Values), as frmulas nelas contidas (opo Formulas) ou diversas combinaes
entre estes. tambm possvel copiar um valor para adicionar (Add), subtrair
(Subtract), multiplicar (Multiply) ou dividir (Divide) numa outra clula: por exemplo se
for copiada uma clula que contenha o nmero 5, quando for escolhida a opo Add na
caixa de dilogo Paste Special, na clula de destino ser acrescentado +5 ao contedo
que essa clula j contenha.

Por fim, ainda uma referncia para o boto Format Painter que copia o formato de
determinada clula ou conjunto de clulas (ou mesmo de um objecto) para uma outra
clula ou conjunto de clulas (ou objecto). Para isso basta seleccionar a clula, clulas, ou
objecto cujo formato se pretende copiar, clickar no boto Format Painter e de seguida
clickar no local onde se pretende aplicar o formato. Se em lugar de um click se fizer duplo
click no boto Format Painter de seguida pode-se aplicar o formato a outras clulas
tantas as vezes quantas as pretendidas; para desfazer a aplicao do formato dever ser
utilizada a tecla Esc do teclado.

4. Desfazer e refazer operaes
O Excel permite que sejam desfeitas as ltimas operaes efectuadas: se, por exemplo,
por engano for apagado o contedo de uma clula, possvel, de uma forma muito
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simples, desfazer essa operao. Basta utilizar o boto Undo da Barra de
Ferramentas. Para refazer a operao desfeita, pode ser utilizar do boto Redo .
De referir que podem ser desfeitas diversas operaes efectuadas antes em lugar de
apenas uma. O nmero de operaes est pre-definido embora possa ser alterado.
A alternativa utilizao dos botes Undo e Redo a utilizao das opes
equivalentes no menu Edit. Merece destaque que, quer a opo Undo, quer a opo
Redo/Repeat surgem com a descrio a aco que ir ser desfeita ou refeita.




IV . FORMATAR CLULAS

1. Formatao de Caracteres e de Alinhamentos
Com o Excel possvel aplicar diversas formataes s clulas que compem a folha de
clculo. Um tipo de formataes possvel a formatao de caracteres e diversos tipos de
alinhamentos.
Formatao de Caracteres
Existem diversos aspectos dos caracteres que podem ser formatados: entre eles a cor
dos caracteres, o seu tamanho, o tipo de fonte, o estilo (negrito e/ou itlico), estilo do
sublinhado, posicionamento dos caracteres, entre outros.
Algumas das formataes normalmente mais utilizadas esto disponveis na Barra de
Ferramentas Formatting:
- Coloca os caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) a negrito; se j estiver negrito,
este boto aparecer com aspecto de pressionado um click nessa altura desfaz a
formatao negrito.
- Coloca os caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) a itlico; se j estiver itlico,
este boto aparecer com aspecto de pressionado um click nessa altura desfaz a
formatao itlico.
- Coloca os caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) a sublinhado; se j estiver
sublinhado este boto aparecer com aspecto de pressionado um click nessa altura
desfaz a formatao sublinhado.
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- Altera o tamanho dos caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) para 10 pontos; a
seta indica que existem mais opes de tamanho (basta clickar nessa seta para que essas
opes surjam).
- Altera a fonte dos caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) para
Arial; a seta indica que existem mais opes de fontes (basta clickar nessa seta para que
essas opes surjam).
- Altera a cor dos caracteres da(s) clula(s) seleccionada(s) para vermelho; a seta
indica que existem mais opes de cor (basta clickar nessa seta para que essas opes
surjam).
Na opo Cells do menu Format esto disponveis as restantes opes de formatao
de caracteres.

Escolhendo a referida opo, surge uma caixa de dilogo onde possvel aplicar as
diversas opes de formatao, nomeadamente a formatao da fonte (representa o tipo
de caractere), o estilo (normal, itlico, negrito ou negrito e itlico em simultneo), a
tamanho, o estilo de sublinhado, a cor e ainda diversos efeitos especiais (riscado, efeito
potncia, efeito ndice, entre outos). Para aceder a estas opes de formatao, dever ser
escolhido o separador Font existente na caixa de dilogo.


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Formatao dos alinhamentos
Por defeito, o Excel alinha o contedo da clula no topo dessa mesma clula, coloca-o
na horizontal e a alinha-o esquerda ou direita consoante esta seja texto ou nmero.
Contudo, atravs da formatao dos alinhamentos possvel alterar estas pr-definies.
Para isso poder-se- recorrer aos botes existentes na barra de ferramentas Formatting
(apenas alguns alinhamentos) ou recorrer ao menu Format.
Os alinhamentos esquerda, direita e ao centro da clula esto disponveis na Barra de
Ferramentas Formating:
- Alinha o contedo da(s) clula(s) seleccionada(s) esquerda
- Centra o contedo da(s) clula(s) seleccionada(s)
- Alinha o contedo da(s) clula(s) seleccionada(s) direita
- Aumenta ou reduz o avano do contedo da(s) clula(s) seleccionada(s)
No menu Format possvel encontrar ainda outras opes de formatao no disponveis
na Barra de Ferramentas Formating, entre as quais o alinhamento horizontal justificado
(opo Justify na caixa de opes do alinhamento de texto horizontal), o alinhamento
vertical (diversas opo existentes na caixa de opes do alinhamento vertical), o avano
do texto (opo Indent), a orientao do texto (caixa de opes Text Direction) e ainda
a inclinao do texto (opes existentes em Orientation, utilizando o diagrama o a caixa
Degrees).
Para aceder as estas opes de formatao dever ser escolhida a opo Cells no menu
Format (a mesma opo utilizada para a formatao de caracteres) e, na caixa de dilogo
que surge de seguida dever ser escolhido o separador Alignment.


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2. Formatar Limites e Fundos das Clulas
Alm dos caracteres e alinhamentos, tambm possvel formatar os limites e o
preenchimento de fundo das clulas.

Formatao dos Limites
Por defeito, as clulas no apresentam quaisquer limites (os limites que se vem na folha
de clculo no surgem na impresso). Para colocar esses limites poder ser utilizado o
boto Outside Border existente na Barra de Ferramentas Formatting ou atravs da
opo Cells do menu Format.
No boto Outside Border possvel apenas colocar os limites que na altura esto
disponves. Por exemplo, se o boto estiver com o aspecto acima, quando pressionado ser
colocado um limite na base da(s) clula(s) seleccionada(s). Para aceder aos restantes
limites dever ser seleccionado a seta existente junto ao boto; por exemplo, a opo
seleccionada abaixo coloca um limite simples no topo da(s) clula(s) seleccionada(s) e um
limite duplo na base dessas mesmas clulas.


Na opo Cells do menu Format possvel aplicar outro tipo de formataes dos
limites. Para aceder a essas opes, dever ser escolhida a opo Cells no menu Format
(a mesma opo utilizada para a formatao de caracteres) e, na caixa de dilogo que
surge de seguida dever ser escolhido o separador Border.
As formataes existentes nesta caixa de dilogo so as seguintes:
Cor dos limites: atravs da escolha da cor pretendida existente na caixa de opes
Color;
Tipos de limites: atravs dos botes ou do diagrama disponvel na caixa de dilogo
(por exemplo, possvel colocar limites direita das clulas, esquerda, no topo, na base,
no interior da seleco, no exterior da seleco e ainda no interior das prprias clulas;
Estilo dos limites: atravs das opes existentes em Line Style possvel escolher
diversos tipos de linhas para os limites.
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De acrescentar que possvel a aplicao de limites com diferentes cores ou com
diferentes estilos de linhas mesma clula.


Formatao do Preenchimento de Fundo
Para preenchimento do fundo das clulas com uma cor uniforme pode ser escolhido o
boto Fill Color da Barra de Ferramentas Formatting ou, alternativamente a opo
Cells do menu Format (separador Patterns). No caso de ser escolhida a segunda
alternativa apresentada, tambm possvel, alm do preenchimento com uma cor
uniforme, a colocao de uma grelha/padro de preenchimento com uma cor diferente.
Para escolher o tipo de padro e a respectiva cor, devem ser utilizadas as opes
existentes em Patterns na caixa de dilogo.


3. Formatar Nmeros
So vrios os formatos que podem ser atribudos aos nmeros, entre os quais a definio
do nmero de casas decimais a serem mostradas, a incluso ou no de separadores dos
milhares, a atribuio de formato de data, a apresentao em formato percentagem, a
apresentao em notao cientfica, a apresentao em fraco e a incluso de outros
caracteres junto dos nmeros.
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As formataes mais frequentes como sejam o nmero de casas decimais, a
apresentao em formato percentagem e a incluso do separador de milhares esto
disponveis na Barra de Ferramentas Formatting:
Coloca os nmeros da(s) clula(s) seleccionada(s) em formato de percentagem.
Aumenta o nmero de casas decimais dos nmeros da(s) clula(s) seleccionada(s).
De referir que esta operao apenas formata o nmero, isto , no efectuado nenhum
arredondamento, mas apenas alterado o nmero de casas decimais com que o nmero
apresentado.
Reduz o nmero de casas decimais dos nmeros da(s) clula(s) seleccionada(s).
Coloca o separador de milhares e apresenta os nmeros da(s) clula(s)
seleccionada(s) com duas casas decimais.
Atribui o formato Euro aos nmeros da(s) clula(s) seleccionada(s), isto ,
apresenta-os com duas casas decimais e coloca-lhe o smbolo do Euro () direita.
Para aceder s restantes opes de formatao dos nmeros necessrio escolher a
opo Cells no menu Format e, na caixa de dilogo que surge, escolher o separador
Number.


Esta caixa de dilogo apresenta diversas categorias de formatao,
nomeadamente:
General: no atribui nenhum formato especfico;
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Number: permite definir o nmero de casas decimais, colocar o separador de
milhares e definir o aspecto dos nmeros negativos;
Currency: permite definir o nmero de casas decimais, adicionar um smbolo de
moeda e definir o aspecto dos nmeros negativos;
Accounting: idntico ao anterior mas sem permitir definir o aspecto dos nmeros
negativos;
Date: apresenta os nmeros em formato data esto disponveis diversos formatos
de datas;
Time: apresenta os nmeros em formato horrio esto disponveis diversos
formatos horrios;
Percentage: coloca os nmeros em formato percentagem e permite definir o
nmero de casas decimais;
Fraction: apresenta os nmeros em formato de fraco, permitindo diversas opes
quanto ao nmero de dgitos;
Scientific: apresenta os nmeros em formato cientfico e permite definir o nmero
de casas decimais;
Text: o nmero contido na clula passa a ser considerado como texto e no como
nmero;
Special: permite atribuir diversas formataes especficas para diferentes pases
(p.e. atribuir o aspecto de cdigo postal);
Custom: permite ao utilizador definir a formatao de um forma totalmente flexvel.



V. INSERO DE FRMULAS, GRFICOS E
OBJECTOS

1. Insero de Grficos
Existe uma variada gama de grficos que podem ser inseridos na folha de clculo, entre
os quais grficos de linhas, grficos de barras, grficos de colunas e grficos circulares.
Para inserir poder ser utilizado o boto Chart Wizard existente na Barra de
Ferramentas Standard ou poder-se- aceder opo Chart existente no menu Insert.
Em ambos os casos surge um assistente de construo de grficos onde possvel definir
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as caractersticas do grfico, tais como o tipo de grfico, os dados que o compem, ttulos,
localizao, entre outros.
No primeiro passo do assistente so dadas diversas opes de tipos e sub-tipos, entre os
quais grficos de colunas e barras, grficos de linhas, grficos de linhas com rea, grficos
do tipo tarte e do tipo radar e grficos com escala XY.


No segundo passo do assistente (acedido atravs do boto Next) e no separador Data
Range possvel definir a rea onde esto localizados os dados que compem o grfico
(se antes de se ter ido ao Chart Wizard se tiver seleccionado a rea com os dados a
incluir no grfico, essa informao fica automaticamente definida no assistente no sendo
necessria voltar a defini-la). Alm da rea, tambm possvel definir se os dados do
grfico esto em linha ou em coluna.
Ainda neste segundo passo mas no separador Series, alm de ser possvel apagar e
incluir novas sries no grfico, tambm possvel definir as caractersticas das sries,
nomeadamente os ttulos a colocar nas legendas, as reas da folha de clculo onde esto
os respectivos valores e a rea onde est localizada a categoria do X. De referir que
quando definida a rea com os dados a incluir no grfico, o Excel automaticamente
assume essa informao para definir as sries pelo que este separador do assistente seja
utilizado para conferir alguma flexibilidade e permitir efectuar alteraes.
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No terceiro passo do assistente (acedido atravs do boto Next) so definidas as
seguintes caractersticas:
os ttulos do grfico e dos eixos das absissas e das ordenadas (separador Titles);
algumas caractersticas dos eixos tais como a colocao ou no de valores no eixo
das ordenadas (separador Axes);
a colocao ou no das linhas horizontais e verticais da grelha e respectivas
caractersticas (separador Gridlines), a legenda e respectiva posio (separador
Legend);
a colocao ou no de etiquetas tais como o nome da srie, a categoria ou os
prprios valores da srie (separador Data Labels);
a colocao ou no de uma tabela com os valores do grfico (separador Data
Table).
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O quarto e ltimo passo do assistente serve apenas para definir a localizao do grfico,
a qual poder ser uma das folhas de clculo existentes no documento (opo As object
in:) ou uma nova folha do documento especfica para o grfico (opo As new sheet:).


A finalizao do grfico efectuada com o boto Finish.

Formatao do Grfico:
Tal como para outros objectos, possvel alterar as caractersticas do grfico aps a sua
construo. Para isso basta fazer click sobre o grfico e aceder ao menu Chart que
entretanto surge na Barra de Menus. Neste menu possvel, entre outras, enfectuar as
seguintes operaes:
Opo Chart Type: alterar o tipo de grfico por exemplo, alterar de grfico de
linhas para grfico de colunas;
A Escolinha
Opo Source Data: alterar os dados do grfico, isto , redefinir a rea onde esto
as sries e ttulos que compem o grfico;
Opo Chart Options: alterar, os ttulos, as legendas, e as grelhas;
Opo Location: alterar a localizao do grfico;
Opo Add Data: acrescentar novos dados ao grfico;
Opo Add Trendline: acrescentar uma linha de tendncia a uma das sries
existentes no grfico;


2. Frmulas Internas
Apesar de ser possvel efectuar todo o tipo de operaes construindo as frmulas
pretendidas com os operadores matemticos, o Excel possui uma vasta listagem de
funes que facilitam a sua utilizao. Por exemplo, para calcular uma mdia aritmtica
simples de uma determinada srie, no necessrio construir toda a frmula; basta aceder
s funes do Excel e procurar a funo average. Existem mesmo alguns casos em que
seria impossvel efectuar o clculo matemtico atravs da construo da frmula com os
operadores matemticos: , por exemplo, o caso de clculos para os quais no existem
frmulas matemticas, obrigando a que o clculo seja efectuado atravs de interaces
sucessivas. Para o clculo da TIR (Taxa Interna de Rentabilidade), por exemplo, no existe
uma frmula matemtica impedindo que esta possa ser clculada atravs de uma frmula
matemtica neste caso, apenas possvel efectuar o seu clculo recorrendo funo
respectiva disponibilizada pelo Excel.
Para aceder s funes do Excel poder ser utilizado o boto Insert Function
existente junto Barra de Frmulas ou, alternativamente, aceder atravs da opo
Fuction existente no menu Insert.
Ao escolher qualquer uma das referidas opes, apresentada uma caixa de dilogo
onde so apresentadas diversas categorias de funes, cada uma das quais contendo
diversas funes.
A Escolinha


As categorias de funes existentes so as seguintes:
Most Recently Used: Apresenta as funes utilizadas recentemente;
All: Apresenta todas as funes existentes no Excel;
Finantial: Apresenta uma lista de funes financeiras tais como o clculo de Valores
Actualizados Lquidos, Taxas Internas de Rentabilidade, entre muitos outros;
Date & Time: Apresenta uma lista de funes relativas a datas e horas; por
exemplo, a funo Now devolve a data e hora actual;
Math & Trig: Apresenta numerosas funes matemticas e de trignometria, entre as
quais senos, cosenos, factoriais, logaritmos,;
Statistical: Apresenta uma lista de funes estatsticas onde se inclui a mdia, a
mediana, diversos testes estatsticos, varincias, covarincias, correlaes, previses, entre
muitas outras;
Lookup & Reference: Apresenta uma lista de funes que permitem efectuar
diverso tipo operaes sobre tabelas de dados;
Database: Apresenta uma lista de funes que permitem efectuar diverso tipo
operaes sobre tabelas de dados;
Text: Apresenta funes para efectuar operaes com texto;
Logical: Apresenta uma lista de funes lgicas que permitem a construo de
frmulas com alguma complexidade;
Information: Apresenta uma lista de funes que devolvem informao diversa
sobre o documento;
A Escolinha

3. Insero de Smbolos
Por vezes existe a necessidade de colocar determinados smbolos nos textos que so
colocados nas clulas e que no esto disponveis no teclado. Por exemplo, as letras
gregas no esto disponveis no teclado (esto disponveis escolhendo uma determinada
fonte mas no esto visveis nas teclas, ou so obtidos atravs de combinao de teclas
sendo difcil a sua insero); contudo possvel facilmente inseri-las recorrendo opo
Symbol no menu Insert. Ao ser executada esta opo, apresentada uma caixa de
dilogo com uma variada gama de fontes, cada uma delas com numerosos smbolos. As
letras gregas esto disponveis quando se escolhe a fonte Symbol.



De seguida so apresentados outros smbolos e as fontes onde podero ser encontradas:
Symbol:
Arial:
Webdings: @ w m w @
Wingdings: > . j O +

4. Insero de objectos
A Escolinha
O Excel, tal como outras aplicaes do Office, permite a insero de diverso tipo de
objectos, entre os quais: Imagens do Paintbrush; Documentos do Word; Imagens do Clip
Art; Equaes; Organogramas; Grficos; Video Clips;
Para aceder aos diversos objectos proporcionados pelo Excel, deve ser escolhida a opo
Object no menu Insert. Ao escolher esta opo, apresentada uma caixa de dilogo
onde escolhido o tipo de objecto a inserir no documento.



Como exemplo iremos apresentar a construo de uma equao utilizando diversos
smbolos matemticos. O objecto para inserir equaes o Microsoft Equation 3.0. Ao ser
escolhida esta opo aberto o editor de equaes e apresentada uma caixa de dilogo,
onde possvel escolher os diversos tipos de smbolos para desenhar a equao (por
exemplo, o primeiro boto contem os smbolos de maior ou igual, menor ou igual,
diferente, aproximadamente, entre outros):



A Escolinha
Abaixo apresentada uma equao editada com o editor de equaes.



VI . OPERAES DIVERSAS

1. Barra de Ferramentas
As Barras de Ferramentas normalmente apresentadas no Excel so as barras Standard
(contem os botes New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Past, entre outros) e
a Formating (contem, entre outros, botes para formatao de caracteres e pargrafos).
Contudo, possvel alterar as Barras de Ferramentas apresentadas no Excel segundo as
preferncias ou necessidades do utilizador. Para alterar as Barras de Ferramentas
apresentadas, deve ser escolhida a opo Toolbars no menu View e escolher a barra a
retirar ou a acrescentar.


De referir ainda que algumas das Barras de Ferramentas surgem automticamente: so,
por exemplo, os casos da Barra de Ferramentas WordArt que surge quando
seleccionado um objecto de WordArt ou a Barra de Ferramentas Picture que surge
quando alguma imagem seleccionada.

2. Ordenao de Dados
A Escolinha
Atravs da opo Sort existente no menu Data possvel colocar por ordem alfabtica
ou por ordem crescente/decrescente uma determinada srie de dados. Por exemplo, para
colocar alfabtica dos nomes a tabela abaixo, basta seleccionar toda a rea da tabela,
incluindo os ttulos dos campos (Nome e Idade) e escolher a opo Sort no menu
Data. De seguida, na caixa de dilogo que surge, necessrio identificar a srie pela qual
se presende efectuar a ordenao, optar por ordenao crescente ou decrescente e
escolher a opo Header Row.