INTRODUCCIN

En este trabajo sealamos los diferentes documentos contables que se aplican para el manejo operacional de la empresa manufacturera RC, C. Por A. sealizando que tan importante es el manejo adecuado de estos documentos para el control de las operaciones y como su uso redunda en beneficio para la empresa. Afirmamos que se hace imposible un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras sin contar con el auxilio de un buen sistema de control. Adems, para el caso que nos compete como futuros administradores que en nuestras manos est la toma de decisiones, debemos nutrirnos de informaciones claras y precisas que solamente se logra en la implantacin de un buen sistema contable.

OBJETIVOS Objetivo General: Elaborar los diferentes documentos que conforman el sistema contable de una empresa.

Objetivos Especficos: Conocer la importancia que tienen los sistemas contables para el control efectivo de las operaciones de una empresa.

Valorar la importancia que poseen los sistemas para el administrador como una herramienta para tomar decisiones.

HISTORIA DE R.C. COMPAA DE RECICLAJE, C. POR A. Fundada en el ao 1999, cobr vigencia legal y econmica a partir del 1ro de enero del ao 2001. R.C., surgi a iniciativa de la empresa Cartones del Cibao, C. por A. para incorporarse al grupo de empresas que integran sta ltima y con el

propsito de dotarle de las mas modernas tecnologas y de la organizacin y equipo humano mas acoplados, que le permitiera afrontar con xito el reto de los tiempos, la competitividad. En la atencin a nuestros clientes, confeccionamos cajas de cartn corrugado de las mas variadas formas y estilos, y envases de diferentes configuraciones, pudiendo utilizar la combinacin

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO CONTABLE Los sistemas y procedimientos contables son la combinacin del personal, de los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de informacin financiera. Los informes especiales de administracin, como los de ventas por

producto y las proyecciones de flujo de efectivo, proporcionan una informacin valiosa para sus decisiones de negocios. Algunas caractersticas de diseo hacen que los sistemas contables trabajen efectivamente. Un buen sistema, ya sea computarizado o manual, incluye cuatro caractersticas: control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin favorable costo / beneficio. Los administradores necesitan tener control sobre sus operaciones. Los controles internos son los mtodos y procedimientos utilizados para autorizar las operaciones y proteger los activos. Un sistema compatible es aquel que trabaja suavemente con las operaciones, el personal y la estructura organizacional del negocio. Las organizaciones producen, desarrollan nuevos productos, cancelan operaciones no rentables, adquieren otras nuevas y ajustan las escalas de pago de los empleados. Un sistema bien diseado satisface la gua de flexibilidad, acomodando los cambios sin necesidad de un cambio completo.

Al alcanzar el control, la compatibilidad y la flexibilidad cuesta dinero. Estos costos reducen la utilidad neta de una compaa, por eso, los administradores deben, por lo general, arreglrselas con menos que con el sistema de informacin contable perfecto. Ellos buscan un sistema que ofrezcan beneficios mximos al mnimo costo.

POLTICAS DE LA EMPRESA La poltica de una empresa es formulada por la junta directiva con el fin de proporcionar las lneas directas para alcanzar los objetivos. La poltica global de la empresa consiste en muchas tcticas individuales. Una poltica proporciona una gua para la accin. Es necesario que conste por escrito para proporcionar una base tangible a partir de la cual se d comienzo a las operaciones. Desafortunadamente, muchas polticas no constan por escrito, lo que crea la posibilidad de que no sean transmitidas a los sucesores en los puestos de responsabilidad y que, como resultado de ello, no se logren los objetivos. Cinco tipos de poltica de empresa se mencionan a continuacin:

1. Poltica de personal. 2. Poltica de produccin. 3. Poltica de ventas. 4. Poltica de Stocks. 5. Poltica de pago a acreedores. Las polticas permiten la consistencia y la coordinacin entre los departamentos de la organizacin y dentro de ellos. Las polticas, al igual que los objetivos anuales, son muy importantes para implantar las estrategias porque delinean lo que la organizacin espera de sus empleados y gerentes.

Polticas de la compaa RC C. Por A. para el funcionamiento del departamento de recursos humanos El departamento de administracin de recursos humanos obtiene, desarrolla, utiliza, evala y mantiene la calidad y el nmero apropiado de trabajadores activos, para aportar a la organizacin una fuerza laboral adecuada. El departamento de recursos humanos debe conocer las necesidades y fuentes futuras de provisin de recursos

humanos. Despus de que los empleados han sido seleccionados y orientados se inicia el proceso de ingreso a la empresa llenando un formulario con el cual se inicia el expediente de este empleado, anexndole otros documentos que enumeramos a continuacin: Requisicin de personal. Solicitud de empleo. Tarjeta de empleado. Tarjeta de personal. Accin de personal. Recomendacin de vacaciones. Control de adiestramiento. Recibo de pago. Hoja de liquidacin. Para mantener el control de asistencia a la empresa se le proporciona al empleado un carnet de identificacin con cdigo de barras, que deber utilizarlo para tener acceso a la empresa, al igual que ser necesario para adquirir alimentos en la cafetera. El personal que es temporero ser controlado sin asistencia mediante la tarjeta que existe para tal fin que debe ser marcada en el reloj ponchador tan pronto como comience a trabajar y al finalizar su jornada de trabajo.

Peridicamente se hace una evaluacin del desempeo de cada miembro del personal y sern archivados en el expediente correspondiente a cada empleado. Cuando la empresa decida realizar aumentos de salarios tomar la evaluacin realizada como base para dichos aumentos. Cada miembro del personal recibe su salario como miembro de la institucin y alguna otra remuneracin que la alta gerencia pueda autorizar. Dentro del programa de disciplina correctiva positiva en RC C. por A. se consideran 3 fases disciplinarias, las que sern aplicadas segn la gravedad de la violacin cometida por el empleado. Se clasifican en faltas leves, faltas graves y faltas muy graves, a las cuales se aplicarn procesos disciplinarios de fase uno, fase dos y fase tres, respectivamente. Cada fase ser debidamente documentada, mediante comunicacin, indicando la accin disciplinaria y en cada caso ser enviada a la Secretara de Trabajo una carta. Copias de las referidas comunicaciones sern archivadas en el expediente personal del empleado afectado. Si un empleado decide abandonar la empresa es deseable que lo notifique, siempre que sea posible, de

manera escrita. Deber devolver todas las propiedades de la compaa, incluyendo el carnet de identificacin, seguro mdico y el manual de reglas internas. A continuacin presentamos un flujograma que describe los pasos a seguir para ingresar una persona a la empresa.

POLTICAS DEL REA DE EFECTIVO. El manejo del efectivo y las transacciones con l realizados y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su disposicin, requiere de controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizados. Todos los documentos deben estar previamente numerados. Un sistema de control no debe ser tan complicado. Las inversiones en el control interno deben juzgarse a la luz de los costos y beneficios. Para controlar el efectivo, se puede dividir en dos operaciones: Los ingresos de efectivo Los egresos de efectivo. Control sobre los ingresos de efectivo: El control interno sobre los ingresos de efectivo asegura que todo el efectivo se deposite en el banco y que el registro contable de la compaa sea correcto. Control sobre desembolso de efectivo (pagos):

Los desembolsos de efectivo son tan importantes como los ingresos en efectivo porque la manera en que un negocio gasta su dinero determina la fuente y el importe de los ingresos de efectivo. El pago mediante cheques es un control importante sobre los desembolsos en efectivo. El cheque acta como un documento fuente. Para que el cheque sea vlido debe estar firmado por un funcionario autorizado. Antes de firmar el cheque, la persona encargada debe estudiar la evidencia que respalda al pago. El proceso de compra inicia cuando se identifica la necesidad de mercanca o Artculos y se prepara una requisicin. El departamento de compras, trabajando por separado, localiza las mejores compras y enva una orden de compra al proveedor. Cuando el proveedor embarca las mercancas al negocio que la requiere, enva una factura o cuenta, la cual es una notificacin de la necesidad de pago. Cuando las mercancas llegan, el departamento de recepcin las verifica y lista la mercanca recibida en un documento llamado informe de recepcin. El departamento contable rene todos los documentos y los verifica y enva este paquete de desembolsos al departamento designado

para la aprobacin y pago. El paquete incluye factura, informe de recepcin, orden de compra y solicitud de compra. Antes de aprobar el contralor y el tesorero deben examinar las operaciones y determinar que estos pasos de control han sido realizados por el departamento contable. 1. La factura se compara con una copia de la orden de compra y la solicitud de compra para asegurarse que el negocio paga en efectivo solamente por la mercanca que ha sido ordenada. 2. La factura se compara con el informe de recepcin para asegurar que el efectivo se paga solamente por las mercancas realmente recibidas. 3. se comprueba la exactitud matemtica de la factura

Desembolso de caja chica: Las compaas deben tener un pequeo importe de efectivo disponible para pagar importes menores. A estos fondos se les conoce como caja chica.

El negocio necesita establecer controles de caja chica, como son: 1. Designar un empleado como custodio para administrar el fondo. 2. mantener un importe especfico disponible. 3. respaldar todos los desembolsos del fondo con un comprobante de caja chica. 4. Reponer los fondos a travs de procedimientos normales de desembolsos de efectivo. El fondo de caja chica se abre cuando se aprueba un pago por un determinado importe y se emite un cheque por ese importe a la caja chica. Algunos formularios comnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son: Vales de caja. Recibos de caja chica. Orden de pago. Arqueo de fondos fijos. Planillas de depsito Aviso de cheques de vueltos. Movimiento diario de caja. Recibo de cobradores. Lista de cobros. Resumen de ingresos.

 Solicitud de cheque. Solicitud de reembolso de caja chica. Se muestra un ejemplo para venta de contado en el departamento de ventas al detalle.

En el rea de compras e inventarios, los formularios principales son: Requisicin de material. Ordenes de compra. Entradas del almacn. Salidas del almacn. Tarjetas de inventario. Notas de entrega de mercanca. Para el rea de distribucin y comercializacin los formularios llevados en esta rea deben ser: Nota de entrega de mercanca. Factura Orden de pedido. Transferencia entre almacenes. Cotizaciones. Reporte de vendedores. Arqueo de facturas.

Ciclo de Produccin. El ciclo de produccin incluye las actividades realizadas por la empresa para producir los bienes que ofrece a sus clientes. En una empresa manufacturera, nos interesa el proceso productivo, el cual corresponde a la transformacin de la materia prima en productos terminados. Para controlar todo el proceso de produccin, la empresa estableci procedimientos para controlar el ciclo el cual tiene estas etapas: 1. Planificacin de las materias primas. 2. Planificacin de la produccin. 3. Control de los inventarios. En la planificacin de materia prima se coordina las unidades de materia prima que se requieren para producir las unidades de productos terminados, para que no se presente un desabastecimiento para poder cumplir y llevar a cabo el proceso productivo, a la vez que se efecta una planificacin de los inventarios de materia prima cuando se detallan los campos de existencia mnima y mxima.

Cuando se han determinado los volmenes de materia prima, se ejecutan las actividades de planificacin de la produccin y son los siguientes: 1. Planificacin anticipada. 2. Fijacin de metas. 3. Programacin. 4. Despacho. Las ordenes de produccin son recibidas de los clientes y luego se clasifican para determinar el nivel de produccin. Dentro del rea de produccin existen: Sistemas de control de inventario de repuestos. Sistema de control de produccin. de calidad. de inventarios.

Contabilidad de costos.

Control de Inventario: El control interno de inventarios debe incluir: Centralizar las compras de un departamento especializado.

 Chequeo de la cantidad y calidad comparadas con el documento de recepcin. Autorizar propiamente la compra, consumo y venta de las partidas de inventario. Control de las cuentas a pagar por concepto de compras. Control de las existencias mediante el recurso de registros perpetuos. Par controlar los inventarios se debe dar un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a travs de las entradas y salidas de inventarios. Estos controles son instrumentos. Los formularios son pruebas que tiene la empresa para confirmar la recepcin de un bien o servicio entregado de acuerdo con las especificaciones. Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de la empresa y cuyo objetivo de la adquisicin o fabricacin es volver a venderlos, a fin de obtener un margen de utilidad razonable.

CONCLUSIN

La elaboracin y diseo de los sistemas contables de una empresa definen los diferentes procesos que intervienen en las operaciones de un negocio, no solo ejerciendo el control, sino que establecen las normas y procedimientos bajas las cuales operan los departamentos que conforman la empresa. A pesar de que los sistemas se conocen como sistemas administrativas, se pueden dividir o clasificar en sistemas contables y no contables, pero siempre existe un grado de integracin entre ambos, el trmino de uno es el inicio de otro. Al finalizar debemos recalcar que aunque los sistemas son importantes para los controles administrativos no solo es necesaria su simplificacin sino darle un seguimiento continuo a esos controles para lo que fueron creados.

BIBLIOGRAFA CATACORA, F. Sistemas y procedimientos contables. McGraw Hill Interamericana de Venezuela, S.A. 1999. FRANCISCO, Apuntes de Sistemas de Contabilidad. Lipalies, Republica Dominicana. 1997 1ra edicin. HORNGREN /Harrison/Robinson. Contabilidad. Prentice Hall hispanoamericana. 3ra edicin. 1997. STONER, James / Freeman / Gilbert. Administracin. Prentice Hall Hispanoamericana. 6ta edicin. 1995.

XFLUJOGRAMA DE PROCESO PARA COBRO

Dpto. de crdito y cobro Contabilidad p Inicio

Copia de recibo Recibo

Original cliente

Factura original Visitas de cobro

Lista de cobro clientes

de Recibo cobro de
caja

de

Factura original Fin

Proceso de desglose copias de recibo

Copia
si

recibo de cobrad or

INGRESO DE PERSONAL A LA COMPAA Planta de produccin Almacn Documento requisicin Documento Gerenc requisicin Recibe apro expedientes de iabaci gral. candidatos eval n potenciales de a Encargado nmina Contrato de Contrato de trabajo Buscap trabajo nuevos candidatos Dpto. de Rec. Humanos Dpto. de Contabilidad

solicitude Confor Contrata, entrena, s me Recluta evalainduce.

planta

Dir. Recurs
si

os human os
si no

no

no si

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Requerimie nto de compra

Cotizacin de art. solicitado

Orden de Archivo aprobaci copia de compra n orden

p Enva al Dpto. de compras

Distribuc Envo orden de compra in de

compras

no

si

comp ras

Devuelve a compras

Remite al Dpto. que requiri los materiales

DEPARTAMENTO DE VENTAS AL DETALLE

Venta de contado Despacho

Seguridad

Venta al detalle

Factura Factura

Copia de factura

Factura copia 2

Firm
Si

a de factu ra

Si

FLUJOGRAMA DE VENTAS A CRDITO

Servicio al cliente Solicitud de cotizacin

Dpto. de Ventas Pedido

Dpto. de Producc. Planificacin de produccin

Final

Reporte de produccin

Mantenimiento de pedido Reporte de de Copia P produccin factura

Nota de pedido

Mantenimiento de pedido

Dpto. crdito y cobro

Contabilidad

Despacho P

facturacin

Factura original

Factura original

Desglose de factura

Copia
P

factura cliente
Copia factura seguridad