Qu es un ERP?

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Indice
Que es un ERP?............................................................................................................................ 3 Un poco de historia ....................................................................................................................... 3 No es mejor hacer un programa a medida que comprar un ERP estndar?............................... 4 Supongamos que disponemos de ese personal ........................................................................ 4 Veamos algunos de los inconvenientes .................................................................................... 4 Motivos para implantar un ERP .................................................................................................... 5 Implantar un ERP: Coste o Inversin? ......................................................................................... 6 Entonces, Cul es el camino correcto?........................................................................................ 8 Duracin de un proyecto de implantacin ERP............................................................................. 8

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Qu es un ERP?
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, CMR, logstica, produccin, etc). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin. Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolucin de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados nicamente a la planificacin de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificacin de los trabajos en planta. Esta planificacin se efecta enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP ms completos ofrecen mdulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestin de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversin de datos en informacin til), etc.

Un poco de historia
Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy se conoce como ERP se gest durante la Segunda Guerra Mundial, as como muchos otros productos del rea de la informtica el origen del ERP se encuentra en el rea de la tecnologa militar. Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utiliz sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas Planeacin de los Requerimientos de Materiales (Material Requirements Planning, MRP). A principios de la dcada de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, y durante las dos dcadas siguientes tuvieron un desarrollo importante ya que permitan reducir los inventarios al planear sus consumos en base a la demanda real. En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR II (Planificacin de Recursos de Manufactura), lo que daba la idea de que una mayor parte de la empresa se estaba involucrando en el programa. El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorear todos los recursos de una empresa de manufacturas, entre ellos se inclua el marketing, la manufactura, las finanzas e ingeniera de procesos, a travs de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras. En los 90 dado el contexto econmico que se empez a vivir, regido por un marco de competencia global que exiga mayores niveles de eficiencia y productividad, multiplantas en

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lugares internacionales, amplia demanda mundial de productos, subcontratacin internacional, mercados monetarios variados, provoc que los programas de software existentes no pudieran cubrir las caractersticas anteriormente descritas. Debido a estos requerimientos, la industria del software desarroll varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso: los ERP haban nacido.

No es mejor hacer un programa a medida que comprar un ERP estndar?

Los avances tecnolgicos en los ltimos aos han sido de tal magnitud que disponer de personal capacitado para utilizar de modo efectivo las herramientas actuales es todo un reto.

Supongamos que disponemos de ese personal

Qu tiempo considera que va a requerir para desarrollar su sistema de gestin y desarrollar una web interactiva con su sistema de gestin? Qu coste va a tener adquirir las licencias de las herramientas de desarrollo y formacin necesaria? Va a programar teclas de ayuda para cada una de las funciones/campos de su desarrollo, quien va a definir esas ayudas?

La lista de tareas es tan extensa que, sin duda, es inviable desarrollar y mantener un programa a un coste inferior a uno estndar, aunque ese desarrollo tenga menos funcionalidades.

Veamos algunos de los inconvenientes

Cada nueva funcionalidad requiere un anlisis previo. Hay que pactar la solucin con cada departamento (en un ERP, slo debemos parametrizar la nueva funcin y formar al personal implicado). El departamento informtico generalmente atiende a los problemas del da a da con lo que es difcil que pueda proponer mejoras importantes. (En un ERP, cada versin tiene nuevas funcionalidades probadas que aportan soluciones efectivas). Deber implantar soluciones EDI, XML, etc por su cuenta (Un ERP lo lleva integrado) Depende usted de una o unas pocas personas (Con un ERP Estndar tiene varias opciones como partners, free-lance, etc) Cada ao deber plantearse costosas actualizaciones para utilizar nuevas tecnologas (Con un ERP estndar no debe preocuparse de estas cuestiones)

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Motivos para implantar un ERP

Los principales ERP, reservados hasta hace poco a las grandes corporaciones, estn ahora al alcance de la mayora de empresas. Con la implantacin de un ERP, de primera lnea, el cliente se beneficia de todo el Know-How que han empleado hasta el momento las grandes corporaciones en su desarrollo. Los ERP lideres estn funcionando en las grandes corporaciones por lo que tenemos garanta absoluta de que van a cubrir nuestras expectativas. La PYME no debe quedarse inmvil ante los avances en Sistemas de la informacin, ahora es tiempo de avanzar. Si bien es cierto que cambiar de sistema informtico conllevaba un considerable esfuerzo en el pasado, tambin lo es que los fabricantes lderes han desarrollado utilidades para automatizar el traspaso de informacin con total garanta de xito y en un perodo de tiempo relativamente corto. Todo ello conlleva que en la actualidad, para la PYME, sea posible adquirir e implantar estos sistemas a un precio razonable. En toda implantacin de un ERP se incurre en tres tipos bsicos de coste: Coste del Hardware Coste de Implantacin Coste de las licencias

El coste Hardware no va a depender del ERP elegido (El precio del hardware va a depender del grado de fiabilidad deseado y capacidad del sistema (Velocidad, Almacenamiento, N de usuarios, etc.)). El coste de Implantacin no va a depender del ERP elegido. El coste de la implantacin va a depender, fundamentalmente, de la cantidad de funcionalidades que se activen. A mayor grado de implantacin, mayor nivel de automatizacin y organizacin alcanzar su empresa. En los ERP ms completos la implantacin puede dividirse en varias partes, primero lo fundamental y luego lo accesorio. El coste de las licencias, de los tres costes, es el ms importante porqu: De l depende el grado de automatizacin y funcionalidades que se puedan implantar Debe asegurarle cubrir las necesidades presentes y futuras Debe ser slido y contar con el respaldo de empresas usuarias y desarrolladoras fuertes Una vez adquirido el programa deberemos seguir con l varios aos para amortizar la implantacin

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Entonces, si deseamos realizar una buena inversin, deberemos optar por un ERP lder, aunque el coste parezca relativamente superior, a medio plazo, son los nicos que ofrecen una garanta absoluta. Existen dos tipos de implantaciones: La implantacin informtica, que se limita a explicar cmo funciona el programa, o la implantacin global, que va ms all e implanta un nueva manera de hacer las cosas, no porque se hagan mal, sino porque con el nuevo ERP se pueden hacer mejor. Nos inclinamos a pensar que la nica forma vlida de implantacin es la segunda, aunque conlleve ms esfuerzo. Durante la implantacin se van a ir definiendo todos los procesos en la empresa, el cambio fundamental va a consistir en que en todos ellos existir un elemento comn, el ERP. Es por ello que vamos a aplanar nuestra organizacin. Muchas de las gestiones de los responsables pueden ser ahora gestionadas por el ERP; por ejemplo, el responsable de existencias deber definir la poltica en el ERP, y el ERP seguir esa poltica facilitando que otras personas puedan efectuar la gestin de propuestas de compra sin su intervencin. Ello va a permitir, que, de forma casi invisible, las personas responsables puedan recuperar tiempo para otras gestiones. Tambin conlleva un mayor rigor y seguridad en todas las gestiones. Esta sistematizacin, lleva a una simplicidad abrumadora en el funcionamiento de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cmo pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP. Una vez implantado, va a ser mucho ms fcil obtener un certificado de calidad, puesto que los procesos bsicos van a estar definidos. El ERP va a permitir afrontar con xito la tendencia de reduccin de plazos de entrega con cantidades cada vez menores. Alguno de nuestros clientes, una vez implantado el ERP, ha podido incrementar en ms del 30% la produccin manteniendo los costes fijos. Un ERP es tambin un recolector de datos, estos datos, con el tiempo, tienen un valor incalculable si se tratan adecuadamente. Pensemos, por ejemplo, en la informacin que nos pueden facilitar los fichajes de los operarios de planta. Al pasar el tiempo vamos a poder conocer con total exactitud cunto tiempo se emplea en realizar cada operacin de cada producto, ello nos va a permitir evaluar cules son las operaciones que nos estn consumiendo ms recursos y evaluar con certeza una hipottica inversin. Como vamos a disponer de toda la informacin, podremos adoptar una actitud pro-activa y adelantarnos a las necesidades de materiales o capacidad productiva (horas hombre o mquina).

Implantar un ERP: Coste o Inversin?

En la pasada dcada, las grandes compaas se han caracterizado por una fe ciega, inversin masiva y a menudo una pstuma sensacin de descontento con el resultado de la implantacin de un ERP. Fruto de aquella burbuja en expansin, muchas organizaciones

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percibieron como una obligacin ms, y no como una opcin, la adquisicin de esta tecnologa que permite gestionar un importante recurso: La Informacin. Por otro lado, los proveedores de soluciones centraron cada vez ms esfuerzos en desarrollar nuevas funcionalidades que cubrieran los procesos de cualquier tipologa de empresa. Convencidos de que haban creado el siguiente paso en la evolucin de la gestin empresarial, auguraban a sus clientes increbles beneficios y un trepidante ROI (Retorno de la Inversin). A da de hoy, muchas organizaciones que pasaron por esta experiencia creen que implantar un ERP es un coste y no una inversin, por lo que han promovido una desconfianza en algunos sectores donde no se ha obtenido el ROI esperado. Simultneamente, los proveedores de soluciones se esfuerzan diariamente en mejorar las herramientas de anlisis y reporting para a facilitar al cliente el clculo del retorno de la inversin. Sin ningn tipo de duda, la nica manera de obtener ROI es mejorando los procesos de negocio que puede soportar un ERP. Cul es el punto que no han considerado la mayora de empresas dnde la implantacin de un ERP no sido positiva? El software ERP por s mismo, no importa lo completo y caro que sea, no impactara lo ms mnimo en la rentabilidad de nuestro negocio si continuamos realizando lo mismo que antes de su implantacin. Con la nueva herramienta deberemos implantar nuevas maneras de hacer la cosas (procesos de negocio) y redisear los existentes, pero no sin antes la organizacin defina cuales son estos procesos y acepte su utilizacin de forma unnime y coordinada en base a las posibilidades del ERP. As que aquellas empresas que no supieron implantar exitosamente el ERP, y, a menudo, obtuvieron un bajo ROI, piensan que estas soluciones son caras y que, en definitiva, no ofrecen ninguna mejora o beneficio. El origen de los problemas sufridos por estas empresas se puede enumerar en: Se implant un ERP para reproducir un conjunto de procesos pre-existentes, pero inadecuados. Muchas implantaciones eran una mera solucin al efecto 2000 y no una bsqueda de la mejora en su gestin. Algunas organizaciones no estaban preparadas para seguir los nuevos procesos que se deban implantar. Se invirti en tecnologa pero se olvidaron las personas. Gerencia no contest a la pregunta Cmo quiere gestionar su negocio y por qu?, en consecuencia no se pudo optimizar el rendimiento con la mejora de los procesos clave. La implementacin fue realizada por personal poco cualificado o con poca experiencia del mundo empresarial y/o conocimiento limitado del producto a implantar. No se dedic tiempo requerido a la pre-implementacin. El departamento informtico del cliente no pudo recibir suficiente formacin para adaptarse al nuevo Software, o no quiso, y ello imposibilito un ajuste fino de la solucin inicialmente implantada.

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El proveedor de la solucin no continu colaborando despus del arranque por lo que no fue posible obtener un rendimiento ptimo ni un asesoramiento al personal de informtica de la empresa cliente.

Entonces, Cul es el camino correcto?

Hay que promover en todos los niveles de la organizacin una predisposicin al cambio de los procesos de negocio y su operativa. Slo si todo el personal est implicado los resultados sern ptimos. Cliente y proveedor deben colaborar estrechamente no slo para automatizar los procesos existentes, sino para redisearlos, eliminarlos, mejorarlos, permitiendo de este modo un mayor aprovechamiento de las funcionalidades aportadas por el nuevo Software. Hay que buscar que los procesos verticales sean sustituidos por horizontales en los que la informacin sea visible por todos los implicados y que se mejore la rapidez, servicio, calidad e innovacin. El cliente debe comunicar al consultor las particularidades de su negocio. El consultor aporta el conocimiento operativo del Software y debe traspasarlo al cliente. Esta sinergia debe concluir en un rediseo de los procesos de negocio que busque el mximo aprovechamiento del ERP. El cliente debe tener claro que quiere mejorar, cuanto y en qu plazo. El consultor debe ayudar a que la simbiosis Software/Cliente d el mximo beneficio o ROI.

Duracin de un proyecto de implantacin ERP

El tiempo medio de implantacin es muy variable, en el intervienen factores como la complejidad de los procesos de la empresa, la dedicacin del personal de la empresa, el nivel de implantacin exigido, deseo expreso de acometer una Reingeniera de procesos, etc. Una implantacin que requiere poca personalizacin puede implantarse en un mnimo de 3 meses, pero es muy poco frecuente. Los valores ms habituales son de 6 a 9 meses. Existe la idea errnea de que este tipo de proyectos tienen un coste debido a que consumen dinero, tiempo y esfuerzo. Ello no es as, slo ocurre que en estos proyectos, al margen de la implantacin tcnica, es cuando se realiza una verdadera organizacin del negocio. El coste de esta reorganizacin se recupera ampliamente por la simplicidad y agilidad que se confiere el nuevo sistema al negocio y la liberacin de recursos que pueden dedicarse a nuevas tareas ms productivas. No olvidemos que todos los expertos vaticinan una falta de personal a medio plazo y un encarecimiento de los salarios, as que hay que prepararse ahora que podemos.

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