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INTRODUCCIN.

1. Conozca las caractersticas de la Administracin durante la Revolucin Industrial. 2. Conozca las principales caractersticas de la Administracin.

3. Comprenda los diversos conceptos de Administracin y su relacin con otras ciencias. 4. Explique las causas que fundamenten la importancia de la Administracin.

5. Identifique los principales campos de accin del L.A.E. 6. Explicar las diferencias que existen entre ciencia, tcnica y arte.

7. Identificar los lineamientos ticos de la profesin. 8. La administracin consiste en darle forma a las organizaciones, es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar las mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y obligaciones

Resumen en Espaol

El estudio de los principios de administracin es importante porque: Proporciona insumos necesarios para la toma de decisiones. Sirve de base para la asignatura de administracin de Departamento Informticos. Prepara para la aplicacin de las funciones principales: Planeacin, La Organizacin, La Direccin y el Control. Ayuda a desarrollar habilidades y destrezas para el ejrcito de su profesin.

La administracin es una disciplina que como todo un proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr los objetivos con la mxima productividad. Es todo un proceso que incluye planificacin, organizacin, direccin y control para un adecuado uso de los recursos de la organizacin y para la realizacin de las operaciones y/o actividades de trabajo

Summary in English

The study of the principles of administration is important because: Provides inputs for decision making. Provides the basis for the course of administration of department. Prepare for implementation of major functions: planning, organizing, directing and Control. Help to develop skills and abilities for the army of his profession.

Management is a discipline as a process aimed at effective and efficient coordination of resources from one social group to achieve maximum productivity goals. It is a process that includes planning, organizing, directing and controlling for the proper use of the resources of the organization and carrying out the operations and / or work activities

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION
A todo microempresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atencin de los mil y un detalles que exigen su intervencin. Sabe que debe estar ah para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el nico que conoce todas las dificultades y problema de la microempresa. Planifica, organiza, integra, motiva y evala sin ayuda alguna. Considera que su empresa, por sus dimensiones, no requiere de actividades administrativas especializadas. Sin embargo, la misma prosperidad del negocio lo hace consciente de las necesidades de asesora y apoyo en produccin, contabilidad, administracin, ventas, controles, etc. La modernizacin de la microempresa demanda que el microempresario tome decisiones sobre qu sustituir, qu transformar y qu desarrollar a fin de lograr eficacia y eficiencia. Un cambio importante consiste en la substitucin de la administracin informal por otra que siga los principios fundamentales de la administracin de empresas. El microempresario reconocer que gran parte de las actividades incluidas en este manual ya las realiza. Sin embargo, su lectura y consideracin le permitir ordenar y sistematizar dicho conocimiento.

LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACION Entendemos por empresa a la persona fsica o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la produccin de artculos o a proporcionar servicios. Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la produccin de artculos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad. En la empresa se realizan muchas actividades cuyas caractersticas conoce bien el empresario. El dominio directo o indirecto de estas actividades es lo que se conoce como administracin. La administracin de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa. El microempresario, que desarrolla las mismas tareas, en menor escala, no deja por ello de ser un empresario, y como tal, asimilar estos conceptos.

Beneficios personales Obtiene utilidades Es su propio jefe Influye en otras personas Trabaja en forma independiente

Beneficios sociales Produce artculos (bienes) Proporciona servicios Satisface necesidades Resuelve problemas Proporciona empleos Capacita personal Crea riqueza econmica

EL CICLO ADMINISTRATIVO Las actividades administrativas cubren cuatro fases o etapas del proceso administrativo: I. II. III. IV. PLANEAMIENTO: qu quiero? Con qu? ORGANIZACIN: cmo? DIRECCION: ordena CONTROL: supervisa

El proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas conforman el ciclo administrativo. La administracin de una empresa surge con la planificacin inicial, y se desarrolla hasta llegar a su control; pero no se detiene ah, sino que se utiliza la informacin que produce un buen control para volver a planear con lo que se reinicia el ciclo. Dentro de una buena administracin cada actividad cumple de principio a fin el ciclo del proceso administrativo. AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Las actividades del proceso administrativo: planificacin organizacin, direccin y control, se desarrollan en las reas funcionales de una empresa. Estas son:
VENTAS Es el rea encargada de llevar los bienes y servicios del productor al consumidor. Se las conoce como el rea de las 4P: Producto Plaza Promocin Precio PRODUCCION Es el rea encargada de la transformacin de las materias primas en productos (bienes o servicios) terminados. Algunas decisiones que debe tomar el empresario en esta rea son: Localizacin de la empresa tamao de la empresa Materias primas Maquinarias y equipos Proceso de produccin Almacenamiento. FINANZAS Es el rea encargada del manejo de los recursos financieros necesarios para que se cumplan los planes de la empresa. Entre otras se encuentran las siguientes actividades: Obtencin oportuna de los recursos financieros necesarios para que se cumplan los planes de la empresa. El manejo de las relaciones con bancos y entidades financieras.

PERSONAL Es el rea encargada de la direccin eficiente del personal de la empresa. Estas actividades suelen estar relacionadas con: El reclutamiento y seleccin del personal. La capacitacin. La motivacin del personal. El sistema de incentivos y recompensas. Los riesgos y accidentes.

I.

EL PLANEAMIENTO

Algunos empresarios gustan improvisar soluciones a los problemas que va confrontando su empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar limita las potencialidades de desarrollo de la empresa. Las actividades de planificacin indican qu se desea lograr en la empresa y con qu medios se planea alcanzarlo. Conoce con claridad los propsitos de la empresa, orienta las actividades del empresario en las cuatro reas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces, permite tomar decisiones sobre formas alternas de realizar algunas actividades y elimina los efectos del azar derivados de la improvisacin. Como se dijo anteriormente, las fases o etapas del proceso administrativo deben iniciarse en la planificacin y desarrollarse hasta la fase de control. Esto debe hacerse para cada una de las reas funcionales del la microempresa. En este apartado presentaremos los aspectos de planificacin que deben considerarse en cada una de las reas.

La planificacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:

Qu se va a vender Bienes Productos Dnde se va a vender En plaza A domicilio A cunto se va a vender Precio Oferta y demanda Calidad y cantidad A quin se va a vender Empresas Familias Personas Promocin Publicidad Medios Cundo se va a vender Fechas fijas Fechas peridicas Venta constante

La planificacin de las ventas incluye: Conocimiento del comportamiento del consumidor. Decisiones sobre el producto. Precio. Canales de distribucin. Promocin.

Toda esta informacin permitir al microempresario planear las ventas que desea alcanzar, en forma realista, en el tiempo que considera en el plan. Para poder comprobar el grado de eficacia que tiene la empresa, el microempresario debe registrar por escrito los diferentes planes que vaya elaborando. La planificacin se realiza cuando se determina:
Dnde se va a producir Problemas de distribucin Problemas de transporte Transporte de materias primas Tamao de la planta Cunto se va a producir Utilizacin de la maquinaria Clases de equipos Disponibilidad de inventarios Almacenamiento de productos Estimacin de necesidades Cunto se va a producir Ventas reales Ventas estimadas Pedidos a futuro Necesidad de materia prima Existencia de materia prima Disponibilidad de proveedores Necesidad de mano de obra Personal capacitado Personal por capacitar Reclutamiento de personal Seleccin de personal

Proceso de produccin Disposicin de la maquinaria y equipo. Funciones del personal.

La planificacin de la produccin incluye: Provisin de ventas. Nivel de existencias. Efectivos de personal. Medios de transporte. Existencias de materia prima. Control de produccin: de cantidad y de calidad. Determinacin del proceso de fabricacin. Mantenimiento del sistema.

La cantidad de detalles que se han de abarcar demanda que se registren los datos de la planificacin del rea de produccin a fin de poder constatar el grado de eficacia alcanzado. La planificacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:

Cantidad de personas que se necesitan Preparacin requerida Momento en que se necesitan Necesidades de capacitacin Existencia de instructores Disponibilidad de tiempo Recursos didcticos disponibles

Bienestar del trabajador Salario adecuado Incentivos Atmsfera cordial del trabajo. Evaluacin del trabajador Control de calidad del trabajo Control de la cantidad de trabajos Retardos y fallas

En una empresa pequea hay posibilidades de tener contactos personales muy estrechos. Se pueden atender necesidades humanas individuales con una direccin ms humana y flexible. Se puede incluir en la planificacin de esta rea las posibilidades de desarrollo del personal dentro de la microempresa. Un incentivo muy importante consiste en la delegacin de responsabilidades. Para ello se requiere que el empresario haga conocer al personal los propsitos con que se realizan cada una de las actividades laborales. La planificacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
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Necesidad de dinero para lograr el plan Restricciones financieras Dimensin de la empresa Necesidad de ampliacin
Volumen ptimo de la composicin del activo y pasivo

Obtencin de recursos externos De un banco o financiera De entidades de fomento De nuevos socios Gestiones de crdito Obtencin oportuna del dinero

Estado financiero

Plazos de pago La planificacin de las finanzas incluye: Las restricciones financieras que determina el ndice de crecimiento y la dimensin ltima de la empresa. El volumen ptimo de la composicin del activo y del pasivo. Circunstancias a considerar en la obtencin de recursos externos y mtodo de obtenerlos.

El rasgo distintivo de la actividad financiera es su especial atencin al rendimiento ptimo de los fondos invertidos.

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACION La planificacin ser adecuada si incluye: Los propsitos que se consideran realizables de acuerdo a las caractersticas de la empresa y al medio en que funciona. Si se determinan las actividades que hay que hacer para lograr los propsitos (qu hacer?) Si se determinan los medios a que se recurrir para realizar las actividades necesarias (Con qu medios?) Si se programa el tiempo en que hay que realizar las actividades (Cundo hacerlo?) Si se asignan responsabilidades especficas para cada actividad a realizar (Quin lo hace?) LA ORGANIZACIN

II.

Organizar es el conjunto de actividades que pretenden coordinar los recursos fsicos, econmicos y humanos, para el logro de los propsitos de la empresa. Al organizar establecemos un orden. Este orden tiene el propsito de hacer bien el trabajo y aprovechar los recursos para lograr los objetivos de la empresa.
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Para que sea adecuada la organizacin administrativa de las empresas se requiere: La existencia de un conjunto de recursos fsicos, econmicos y humanos. Una base de organizacin: orden. El cumplimiento de las bases de organizacin. La estructura de la organizacin, que se deriva de las relaciones entre los recursos. El conocimiento de los propsitos de la empresa.

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Hay diversas formas de organizar formalmente una empresa.

ORGANIZACION POR AREAS FUNCIONALES

ORGANIZACION POR DIVISIONES

ECONOMICAS

DIVISION DE PRODUCCION PERSONAL MICROEMPRESA GERENTE DIVISION ADMINISTRATIVA FINANZAS DIVISON VENTAS

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III.

LA DIRECCION

La direccin es el conjunto de habilidades para conseguir que los trabajadores realicen su trabajo de manera que se logren los propsitos de la microempresa. Una direccin adecuada es aquella que mantiene una atencin equilibrada al logro de los propsitos de la empresa, a la solucin de problemas y al aprovechamiento de los trabajadores. TIPOS DE DIRECCION
Direccin exclusivamente orientada a la produccin Propicia la generacin de una organizacin informal que tiende a luchar contra la autoridad. Genera dependencia y sumisin. Genera inconformidades del personal. Limita la creatividad. Exige autoritarismo. Genera represiones (obedecer y callar). Es ms rgida. Obliga al establecimiento de controles externos. Centra el inters de todos en la realizacin de tareas. Direccin exclusivamente centrada en el bienestar de los trabajadores Puede incrementar innecesariamente los costos de los productos. Genera dependencia excesiva. Procura autoridades complacientes. Genera celos entre compaeros por el disfrute de privilegios. Olvido de los propsitos de la empresa. Hay que rectificar a tiempo o la empresa puede destruirse a s misma. Es excesivamente flexible. Elimina por completo los controles. Centra el inters de todos en el bienestar de los compaeros sin considerar la supervivencia de la empresa

. Si se intensifica una de estas actividades a expensas de otras, la direccin administrativa de la empresa es prcticamente nula. EL CAMBIO Y LA AUTORIDAD Una caracterstica muy importante de la microempresa es su adaptabilidad a los cambios del mundo moderno. Para la adaptacin al cambio se requiere de una direccin flexible y productiva. Se entiende por flexible la capacidad de adaptarse a la situacin; y por productiva a la capacidad de producir en toda circunstancia. En otras palabras, en ocasiones habr que ser exigente e incluso intransigente, en tanto que en otras ocasiones habr que conceder y adaptarse a las circunstancias. Los siguientes principios ayudan a dirigir a los trabajadores: El trabajo es una oportunidad de realizacin de las potencialidades del trabajador. Un trabajador motivado requiere poca supervisin. Un trabajador motivado es responsable. Hay trabajadores que requieren mucha supervisin.
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Hay trabajadores que necesitan sentir que se les supervisa para trabajar.

Es evidente que el microempresario debe tener estilos de direccin de personal diferente para la clase de trabajador que tenga. No debe tratar igual a un trabajador responsable que a uno negligente.
Al negligente Se le supervisa constantemente. Se le supervisa sin que se le anticipe. Se le exige rendimiento. Se le evidencian los efectos de su negligencia Al responsable Se le comunican los propsitos de la empresa. Se le indica cundo se le supervisar. Se le pregunta por el progreso alcanzado. Se le reconocen los mrito

El tipo de autoridad que se tenga cuando se dirige depende de: El concepto de autoridad y la distribucin y manejo de la misma. Los grados y tipos de comunicacin institucional. La menor o mayor capacidad de absorber errores y fallas.

PRINCIPIOS PARA UNA DIRECCION FLEXIBLE Y PRODUCTIVA

Comunique a sus subordinados los objetivos que debe lograr la empresa. Vincule cada actividad de sus subordinados con los propsitos de la empresa. Cree un clima relajado que ayude al personal a expresarse con toda libertad. No subraye las fallas e imperfecciones del personal. Aprecie los esfuerzos y estimule las potencialidades del personal. Adopte un estilo objetivo para la solucin de problemas, basado en hechos y no en autoridades ni en poderes preestablecidos. Esto da seguridad y deseo de comprometerse y colaborar. Sea estricto en cuanto a los principios pero flexible en los procedimientos. Esto no es otra cosa que mantener un adecuado equilibrio entre la estructura y la libertad. Cree y mantenga un buen de comunicacin en la empresa. Mantenga control sobre la informacin que circula en la organizacin formal y la informal. Comprometa a todos los miembros de su organizacin en el progreso y desarrollo del grupo individual. Recuerde que el principal recurso de la empresa son las personas y que debe tratrselas como tales.

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IV.

EL CONTROL

Las actividades de control examinan si se logran los propsitos fijados en la planificacin. Las actividades de control nos informan sobre si se est cumpliendo con los objetivos planteados. Por ello hay una relacin directa entre lo planteado y el control. Pueden darse las siguientes situaciones: El control nos informa que lo realizado es igual a lo planeado.

En este caso puede deberse a una planificacin cuidadosa, realista; a una organizacin funcional y operativa, a una direccin dinmica y oportuna. Sin embargo, debe tenerse la precaucin de que tal igualdad no se deba a planes poco ambiciosos y a una direccin rutinaria y burocrtica. El control nos informa que lo realizado es mayor que lo planeado.

Puede deberse a una adecuada motivacin del personal, al cumplimiento de las fases antes de tiempo por tener una organizacin eficiente y a una direccin flexible y productiva. Sin embargo, se debe vigilar que no se deba a una planificacin poco ambiciosa, excesivamente cauta.

El control nos informa que lo realizado es menor que lo planeado.

Puede deberse a fallas en la organizacin, en la direccin, o en el control mismo. Este resultado demanda una revisin de todas estas posibilidades ya que se supone que la planificacin ha sido efectuada con realismo y por quien conoce bien la empresa. El control proporciona la informacin para reiniciar el ciclo del proceso administrativo, haciendo las correcciones necesarias para efectuar la planificacin.
ERRORES Cuando lo realizado es menor a lo planeado Cuando se establecen planes poco ambiciosos Cuando se dirige en forma rutinaria a los trabajadores ACIERTOS Cuando se produce por lo menos igual a lo planeado Cuando se produce ms de lo planeado Cuando se corrigen errores previos.

Una microempresa no demanda controles muy rigurosos. Por ello conviene que el empresario conozca con claridad lo que es el control, as como lo que no es el control.

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Lo que ES el control Una comprobacin de que las cosas se estn haciendo oportunamente. Una comprobacin de la calidad del producto (bien o servicio). Una comprobacin de la cantidad producida en cierto tiempo. Una oportunidad para evaluar el desempeo del personal. Una oportunidad para detectar errores y corregirlos. Una oportunidad para confirmar el conocimiento que tienen los empleados de los objetivos de la empresa.

Lo que NO ES el control Una oportunidad para castigar. Una oportunidad para humillar. Una bsqueda del culpable. Una oportunidad para causar antagonismo entre el personal de la empresa. Una tarea rutinaria que hay que hacer. Un pretexto para recoger rumores. Un gasto intil.

DEFINICION DE NORMA DE PRODUCCION Norma de produccin es el conjunto de caractersticas de calidad o cantidad de un producto o de realizacin de un procedimiento. Esta definicin nos indica que los factores que se suelen controla en las diferentes reas funcionales de la empresa son: La calidad de un producto (bien o servicio). La cantidad producida. La forma de realizacin de un procedimiento.

Estos controles estn relacionados con el logro de los propsitos de la empresa. Los siguientes factores estn relacionados con el manejo de los recursos de la empresa: Los costos El uso del tiempo

Al igual que la planificacin, hay cuatro reas funcionales en la que se realiza el control:

Control de las ventas. Control de la produccin. Control de las finanzas. Control del personal.

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ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTROL El siguiente diagrama indica el flujo de las actividades del proceso de control.

PROPOSITOS PLANEADOS

QUE INFORMACION SE VA A RECOLECTAR PARA CONTROLAR LA ACTIVIDAD

ELABORACION DE LOS INSTRUMENTOS DE REGISTRO

RECOLECCION DE LA INFORMACIN

ANALISIS DE LA INFORMACION COMPARACION CON LO PLANEADO

EFECTUAR LAS CORRECCIONES NECESARIAS

Esto para cada rea funcional de la empresa.

EL CONTROL ADECUADO Un buen control depende de: El momento en que se realiza.

Deben planearse las actividades de control a efectuarse en la fecha en que se han programado. En ocasiones se identifican los momentos en los que suele ocurrir el mayor nmero de errores. Anticiparse a ellos constituye una forma aceptable de supervisin y control.
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El costo de las actividades de control.

Si las actividades de control aumentan considerablemente los costos de las actividades o el proceso que se controla reduce considerablemente su eficiencia. La claridad y precisin del control.

Conviene especificar de antemano las actividades que sern controladas, as como las interpretaciones de los datos que se registrarn. Es obvio que el control no recaer en la persona que realiza la actividad, ni en personas que tengan inters en aprovechar el control para demostrar errores de sus enemigos y aciertos de sus amigos.

RECOMENDACIONES PARA UNA ADMINISTRACION ADECUADA De toda la informacin anterior se pueden desprender varias recomendaciones que permitirn al empresario una administracin adecuada. La labor del microempresario se define sobre todo por sus resultados. Los resultados dependen de las decisiones que toma constantemente. Estas decisiones deben tomarse a todo lo largo del proceso administrativo. Por ello es necesario que:

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El cumplimiento de este principio le apoyar de la siguiente manera:

En la planificacin Para prever los trabajadores y materiales necesarios En la direccin Para mantener motivado al personal. Para integrar al personal a la empresa. Para lograr mayor productividad. En el control Para identificar qu controlar y cundo. Para especificar criterios adecuados de control En las ventas Para tomar decisiones sobre el producto. Para tomar decisiones sobre los canales de distribucin y venta. En la produccin Para resolver problemas de produccin. Para atender las necesidades de produccin oportunamente En el rea personal Para atender las necesidades de capacitacin. Para satisfacer las necesidades de personal En el rea finanzas Para obtener oportunamente el dinero. Para hacer un mejor uso del dinero

En la organizacin Para aprovechar mejor los recursos disponibles

En ocasiones el establecimiento de una forma diferente de lograr los propsitos es suficiente para obtener beneficios para la empresa. Estos beneficios pueden ser los que orienten el cambio. Por ejemplo, con el cambio se puede lograr:
En la planificacin La identificacin de una oportunidad de desarrollo para la empresa. La ampliacin de sus ventas. La ampliacin de la variedad de artculos o servicios que otorga. En la organizacin En las ventas Atencin a las quejas del cliente. Atencin a las peticiones del cliente.

Delegar responsabilidades. Estimular al personal.

En la direccin Para mantener motivado al personal. Para integrar al personal a la empresa. Para lograr mayor productividad.

En la produccin Reduccin del costo de produccin Mejora de la calidad de las materias primas Combinacin de produccin y capacitacin En el rea personal

Atender las sugerencias provenientes del personal para mejorar cualquier procedimiento. Estimular al personal en la participacin en las actividades de la empresa
En el rea finanzas

En el control

Reduccin del costo del control. Combinacin de control y capacitacin

Fundamentar el requerimiento de recursos financieros. Mejorar el aprovechamiento de los recursos financieros

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Muchas de las innovaciones que aparecen en el mercado son presentadas primero por las empresas pequeas y generalizadas despus por las grandes empresas. Una de las potencialidades de la microempresa es la facilidad para adaptarse a los cambios. Los cambios en los gustos del consumidor afectan la supervivencia de la empresa. Al estar en contacto persona a persona con el cliente, el empresario de la microempresa puede anticiparse a la gran empresa en ensayar innovaciones, con un costo reducido, que satisfagan las necesidades o deseos del cliente.

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BIBLIOGRAFA

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Robles Valds, Gloria, Alcrreca Joaqun Marcos, ADMINISTRACIN: Un enfoque interdisciplinario, Prentice Hall, 2000.

DICCIONARIO LAROUSSE

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