PROPUESTAS DE BAJO COSTE PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIN DE JUSTICIA

Manuel Ibarz Diciembre de 2011

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0. INTRODUCCIN
Los problemas de la administracin de justicia son un tema recurrente. Se habla de ellos pero se hace poco para intentar solucionarlos, como si la administracin de justicia no tuviera solucin. En el mejor de los casos se zanja la cuestin apelando a su falta de medios humanos y materiales sin tener en cuenta que en los ltimos 30 aos stos se han incrementado de una forma sustancial sin que la percepcin de la administracin de justicia haya mejorado ni por parte de los profesionales y de los operadores jurdicos, ni por parte de los usuarios y de la opinin pblica. Al parecer todo el problema radica en que si se dotara al sistema de ms personal y de ms y mejores medios materiales para realizar su trabajo la justicia funcionaria mucho mejor y los procedimientos judiciales se resolveran ms rpidamente. Pero, a poco que uno conozca las interioridades del sistema, pronto se da cuenta de que la cosa no es tan simple como pudiera parecer. La justicia es un mundo que arrastra una larga historia y el estudio de sus problemas plantea dificultades propias de su peculiar forma de verse a s misma y el mundo que la rodea. La justicia en Espaa es, por encima de todo, una liturgia y como todos los cultos tiene sus ritos, sus oficiantes y su parafernalia que incluye un lenguaje

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propio, unos procedimientos especficos y lo que ella misma denomina garantas, que a menudo no son ms que una selva de trmites burocrticos usados generalmente por el foro como instrumento dilatorio de los procesos. Es probablemente a causa de ello que la justicia y sus manifestaciones pblicas, incluidas sus resoluciones, aparecen a la vista de la ciudadana como algo esotrico, ajeno y a menudo incomprensible.

Creo que es por esta razn, aunque no sea la nica, que nadie se ha atrevido jams a penetrar en los misterios de la justicia para plantearse seriamente una solucin. Hay un cierto temor a introducirse en sus entresijos, probablemente para no quedar atrapado en ellos. Pero Espaa no es el nico pas del planeta tierra que dispone de un sistema judicial y de un servicio pblico de justicia que tiene problemas para dar respuesta a las demandas ciudadanas. No hay dos sistemas iguales pero todos ellos tienen que enfrentarse inevitablemente a algunas cuestiones que son comunes:

La pluralidad de asuntosUnos flujos de trabajo complejosUna gestin documental endiablada

Y para darles respuesta hay multitud de mtodos. El ms comn consiste en no hacer nada. Los dems son todos imperfectos pero pueden dar la sensacin a las personas que esperan una respuesta que por lo menos se intenta mejorar. Entre el primero y cualquiera de los restantes seguramente hay multitud de riesgos e incomodidades, pero ninguno de ellos puede justificar no intentarlo. Al fin y al cabo en un estado democrtico el contribuyente tiene derecho a recibir servicios pblicos acordes con los impuestos que paga y, aunque no vote a la administracin de justicia, ello no debe ser bice para que sta no se esfuerce en mejorar los que presta.

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1. PROPUESTAS PARA UN DIAGNSTICO DEL ESTADO REAL DE LA JUSTICIA EN ESPAA

1.1 Registro y seguimiento de la actividad de los juzgados y tribunales

En el momento actual resulta poco menos que imposible hacer un diagnstico de la administracin de justicia sin saber (o sin poder conocer) cual es la situacin real en la que se encuentra.

El problema arranca de las deficiencias del sistema estadstico que, a su vez, es un fiel reflejo de la falta de informacin sobre la actividad de los juzgados y tribunales, y sta solo se podra obtener modificando el sistema de numeracin y registro de los asuntos. En el sistema actual cada juzgado o tribunal registra y numera los asuntos que le son encomendados segn un sistema de reparto (si son ms de uno en un determinado partido judicial), y lo hace en funcin de su naturaleza (civil, penal, social, contencioso-administrativo, etc.), del tipo de procedimiento de que se trate (juicio verbal, procedimiento ordinario, sumario, juicio de faltas,
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etc.) y, a continuacin, por el nmero de orden correlativo del ao en el que se produce el registro. El procedimiento, que puede ser vlido para un nico juzgado, cuando se aplica en partidos judiciales con ms de un rgano lleva implcito la gnesis del caos.

En primer lugar porque no hay un nico nmero de registro para cada asunto en un juzgado determinado. En el mbito civil, al ser registrado por primera vez puede que un asunto sea un juicio monitorio, pero si el demandado se opone a la demanda se convierte prcticamente de forma automtica en otro tipo de procedimiento que puede ser un juicio verbal o un procedimiento ordinario con un nmero de orden nuevo, y an puede darse el caso que, tras registrarse como procedimiento ordinario, acabe siendo un juicio verbal, o a la inversa, en funcin de los avatares de su substanciacin, con lo que un nico asunto, con idnticos agentes (actor y demandado) y el mismo objeto, puede fcilmente tener dos o tres nmeros identificativos diferentes sin moverse del mismo juzgado. El mismo fenmeno se produce en el mbito penal, puesto que un mismo asunto puede ser objeto de diversos registros y obtener nmeros distintos en funcin de cmo se suceda su tramitacin, pasando de juicio de faltas a diligencias previas, de stas a procedimiento abreviado o sumario, etc. El caso ms sangrante probablemente se produce en los juzgados mixtos que, adems, tienen competencias en materia de violencia de gnero, en los que distintos asuntos comparten un mismo nmero repetido hasta tres veces en primera instancia, en instruccin y en VIGE, sin tener en cuenta los cambios de numeracin que cada uno de ellos vaya teniendo a lo largo de su tramitacin. En segundo lugar porque los distintos juzgados de un mismo partido judicial tienen los mismos nmeros repetidos para asuntos distintos. Igual da si se trata de juzgados mixtos, de juzgados especializados, de rganos unipersonales o colegiados, lo cierto es que cada uno tiene su propio registro, de lo que resultan innumerables repeticiones de nmeros y, por consiguiente, el desorden mejor organizado conocido.

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Con la posibilidad de que existan mltiples nmeros para el mismo asunto y mltiples asuntos distintos con el mismo nmero, cmo es posible realizar el cmputo de los procedimientos que realmente se hallan en curso en un momento dado en cualquier juzgado o tribunal, o de los que efectivamente ha tramitado la justicia en un determinado periodo? Alguien se imagina lo que ocurrira en la Agencia Tributaria si cada ciudadano, en lugar de un NIF nico, pudiera disponer de uno distinto para cada uno de los impuestos que paga? Por la misma razn, el paso previo al conocimiento de la situacin real de la Justicia en Espaa pasa por resolver con carcter previo (y urgente) el sistema de registro y numeracin de los asuntos al objeto de proporcionar certezas al conjunto del sistema y evitar el actual estado de confusin general. Slo a partir de la consolidacin de un nuevo sistema de registro y numeracin de los asuntos se podr afrontar la confeccin de un sistema estadstico mnimamente fiable.

1.2 Sistema de registro y numeracin que propongo

Registro nico en cada partido judicial, independientemente del nmero de juzgados o tribunales radicados en el mismo. Nmero nico de asunto formado por 24 dgitos. En un primer bloque:

00 Tribunal Superior de Justicia 00 Audiencia Provincial 00 Partido Judicial 000000 nmero de asunto 0000 ao

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En un segundo bloque: 00 para indicar el juzgado o tribunal (dentro del partido judicial) 00 para indicar la seccin que lo tramita 00 para indicar el tipo de procedimiento 00 para indicar el estado, fase procesal o instancia en que se halla Dicho bloque de 8 dgitos puede concebirse de forma dinmica al objeto de irse adaptando a los cambios que se produzcan a lo largo de la tramitacin del asunto y permitir identificar su estado y hacer su seguimiento. A tenor de las necesidades, alfanumricos. El nmero nico de asunto, por lo menos hasta el dgito 16, debera acompaar al procedimiento a lo largo de toda su vida procesal, sean cuales fueran las instancias por las que transite o los avatares a los que est sometido mientras siga vivo, de la primera instancia hasta el archivo. los ltimos bloques pueden consistir en caracteres

1.3 Estadstica judicial

A partir del establecimiento de un nmero nico de asunto es conveniente que la administracin de justicia se dote de un sistema estadstico simple pero fiable, de manera que, tras su implantacin, cuando se informe sobre la actividad judicial los datos merezcan la credibilidad de la que ahora mismo carecen. Un sistema en el que deje de tener relevancia la carga de trabajo de los juzgados y tribunales, y toda la atencin se centre en el justiciable, sus expectativas de obtener la tutela efectiva de sus derechos y su legtimo

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derecho a recibir el servicio pblico de justicia que paga con sus impuestos cuando tiene que acudir al mismo para la resolucin de sus problemas.

Un instrumento, en suma, que permita conocer la actividad judicial y al mismo tiempo transmitir la idea de que la justicia es una institucin al servicio de los ciudadanos.

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2. PROPUESTAS PARA UNA SOLUCIN O PARA UN PALIATIVO AL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

2.1 Un nuevo tratamiento de la interinidad del personal al servicio de la administracin de justicia

Puesto que, al parecer, es inevitable que una parte considerable de los funcionarios ocupe su plaza en rgimen de interinidad lo razonable es que el sistema lo asuma y, en lugar de lamentarse sin aportar solucin alguna, se adapte a esta situacin. A fin de cuentas la administracin de justicia a corto y medio plazo no puede prescindir de los interinos. La cuestin es cmo conseguir que los interinos alcancen un nivel de eficiencia suficiente sin haber pasado por el proceso de preparacin y superacin de una oposicin? La respuesta seguramente es la misma que se formulan el resto de organizaciones del mundo que cuentan con personal administrativo para realizar una parte de su trabajo. A fin de cuentas la administracin de justicia,
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con sus peculiaridades, no es esencialmente distinta de cualquiera otra organizacin con un alto nivel de burocracia. Que un funcionario desconozca el procedimiento no es, por otra parte, nada del otro mundo si se tiene en cuenta que los cambios legislativos provocan la obsolescencia del conocimiento que tenan del procedimiento anterior en la mayora de ellos, aunque en su da hubieran superado una oposicin.

Cmo lo hace cualquier organizacin para que su personal pueda adaptarse a sus procedimientos y a sus cambios? Pues de una manera muy simple; poniendo a su disposicin manuales de procedimiento, sea cual fuere el nombre con el que se les denomine. Unos instrumentos, normalmente escritos sobre papel, encuadernados en sistemas de hojas cambiables (por si tienen que introducirse modificaciones a lo largo del tiempo), en los que se describe la forma de proceder y se incluyen ejemplos para cada uno de los pasos a seguir, en una secuencia que sigue una pauta predeterminada ajustada, en el caso de la justicia, a la ley reguladora de la materia. Indirectamente, su implantacin podra contribuir a unificar criterios entre los distintos juzgados y tribunales, permitiendo superar la situacin actual en la que, en aplicacin de la misma norma procesal, cada maestrillo tiene su librillo al punto que cada uno (funcionario, secretario o juez) tiene en la prctica su peculiar manera de proceder.

2.2 Aprovechar los escasos medios disponibles para mejorar la gestin

ltimamente parece que todas las soluciones a los problemas de la justicia deben venir de la implantacin de la nueva oficina judicial, pero una nueva distribucin de los recursos no solucionar por s sola dos problemas de carcter tcnico, y no orgnico, de necesaria solucin. A saber:

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1. El conocimiento de los flujos de trabajo y la organizacin de los recursos en funcin de los mismos. 2. La disponibilidad de un sistema de gestin documental que permita tratar grandes volmenes de documentos con los actuales medios. El xito o el fracaso de la nueva oficina judicial dependern de que sea capaz de propiciar un funcionamiento ms eficiente del conjunto del sistema. Unificar todos los medios humanos y crear servicios comunes a todos los juzgados y tribunales de una determinada demarcacin o especialidad constituir, sin duda, un hito en la historia judicial espaola. Pero este esfuerzo debe ir acompaado de la reingeniera de los procesos. Si la justicia quiere mejorar su funcionamiento no puede seguir haciendo lo mismo que hace, ni seguir hacindolo de la misma forma en que lo ha venido haciendo hasta ahora por muchos medios que emplee para ello. Tiene que cambiar el chip, superar la lgica derivada del uso de la mquina de escribir y la copia en papel cebolla (aunque ahora los escritos se confeccionen con medios informticos), para pasar a un nuevo estadio en el que la telemtica y las nuevas tecnologas de la comunicacin y la informacin se incorporen al procedimiento judicial con naturalidad. Hoy en da la mayora de ciudadanos que quiere conocer el estado de su cuenta corriente o de ahorros no acude a la entidad financiera a consultar el dossier en el que supuestamente estn los documentos que han sido contabilizados en ella para establecer el saldo, sino que se limita a consultar un extracto informtico y a verificar con sus propias anotaciones si el mismo cuadra con sus cuentas. Y esto que se ha convertido en una forma de proceder mecnica y rutinaria, carente de todo misterio, incluso en el caso de los asientos efectuados nicamente por compensacin electrnica, parece imposible de concebir en el mbito judicial en el que los legajos de papel a menudo adquieren dimensiones inhumanas.

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Pues lo que han hecho otros en sus respectivas actividades lo tiene que hacer la justicia sin excusas ni demoras. En la fase actual de incorporacin de la tecnologa al proceso, el fax y la fotocopiadora han sido los encargados de llevarse por delante las garantas propias del documento original, pasando a substituirlo por imgenes del mismo que en la mayora de los casos se aceptan como si del original se tratara. Pues si el sistema ha sido capaz de adaptarse a esta suplantacin, ahora tiene que dar un paso ms y hacerse tan vulnerable como el resto de las organizaciones sustituyendo una buena parte de los papeles y trmites (incluidas las firmas) por bits, implantando un sistema de gestin documental que le permitan tratar grandes volmenes de informacin con un mayor grado de automatismo y sin soporte fsico, ello sin merma de las garantas de los justiciables.

Los medios para hacerlo, aunque anticuados, estn instalados en todos los juzgados. Las soluciones tcnicas y las aplicaciones para ponerlas en solfa hace aos que existen en el mercado, han sido probadas con xito y la inmensa mayora ofrecen todas las garantas exigibles. Las hay para todos los gustos y solo se trata de escoger una de entre la multitud, aplicarla y liberar a la actual plantilla de personal de las funciones ms tediosas e intiles que le toca realizar para que pueda emplearse en lo que sea relevante para la justicia.

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3. PROPUESTAS PARA LA MEJORA DE LA IMAGEN DEL SERVICIO PBLICO DE JUSTICIA

3.1 Proyeccin exterior de la Justicia

La administracin de justicia, para llevar a cabo su cometido, dispone de los medios que tiene. Y esto, que es una verdad de Perogrullo, parece que resulta imposible de asumir para el conjunto del sistema. Seguro que tener ms y mejores medios sera fantstico, pero la Justicia no los tiene y presumiblemente tampoco los tendr a medio plazo. Pero tiene muchos a su disposicin que son susceptibles de una gestin ms eficiente.

En algunos casos la perfectibilidad es manifiesta, en otros es menos evidente pero, en cualquier caso, resulta bastante constatable que la justicia ha dedicado mucha energa a lamentar su suerte y muy poca a pensar en cmo poda aprovechar mejor los recursos que tiene a su disposicin. Sea como sea, la administracin de justicia participa, como Jano, de dos realidades complementarias e indisociables: es un poder constitucional del Estado y es un servicio pblico. En el primer aspecto resulta ridculo que
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cualquiera de sus representantes aparezca pblicamente lamentndose de los escasos medios materiales y personales de que dispone cuando el conjunto de la ciudadana lo percibe como un privilegiado, dotado de poder suficiente como para encerrar en la crcel a cualquiera que se le ponga por delante. En el segundo aspecto, la justicia es percibida como uno de los servicios pblicos del estado de funcionamiento ms deficiente, lento, costoso, crptico e imprevisible, de manera que, segn las encuestas de opinin, merece una psima consideracin a la mayora de ciudadanos.

Esta situacin es absurda e injusta. Ni los jueces deben aparecer ante la opinin pblica como unos pedigeos, ni el servicio pblico de justicia, con la cantidad de asuntos que resuelve cada ao, debe aparecer a los ojos de los ciudadanos como una rmora decimonnica y poco menos que inservible. Para superar esta imagen deplorable de la administracin de justicia es preciso cambiar el discurso. Por una parte, asumiendo que la realidad es la que es, y hacerlo con naturalidad, seriedad y rigor. A la justicia tal vez le ira mejor tener ms y mejores medios, pero con los que tiene se basta y se sobra para ejercer sus funciones con la dignidad propia de uno de los poderes del Estado, al servicio de los ciudadanos. Por otra parte, asumiendo que sin el justiciable la administracin de justicia no tiene razn de ser, lo menos que puede hacer es informar sobre lo que hace, sobre los resultados de su trabajo y sobre todo aquello que pueda ser de inters para la ciudadana.

A tal efecto es imprescindible, inaplazable y urgente que, a nivel de Tribunales Superiores de Justicia y de Audiencias Provinciales se ejecute un plan de comunicacin sistemtico para dar a conocer, con periodicidad regular, los resultados de los rganos judiciales de su demarcacin para que los ciudadanos sepan que, a pesar de todo, la justicia trabaja y da respuestas a los problemas de la gente. A veces a destiempo o con retraso, pero respondiendo siempre a las cuestiones que se le plantean.

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3.2 Mejora de la imagen corporativa

El aspecto de los documentos que emiten los juzgados y tribunales no contribuye precisamente a dar una buena imagen del sistema judicial. Formatos distintos, tipos y cuerpos de letra variados, marginacin, paginacin y justificacin de lo ms dispar, transmiten la viva imagen del caos. Tal parece que cada funcionario, segn su gusto personal, emite los documentos como le parece, poniendo en evidencia la ausencia total de criterios homogneos susceptibles de presentar a la justicia como una organizacin nica, con una imagen corporativa definida y clara, fcilmente identificable en cada uno de los documentos que emite. Para mejorar la imagen de la justicia es imprescindible reducir la variedad de formatos y estilos empleados y reducirlos a uno, nico e inconfundible. Para ello solo se requiere la confeccin de un libro de estilo que establezca criterios comunes para todos los juzgados y tribunales y, eventualmente, la preparacin de las correspondientes plantillas de documentos. Adems, al objeto de dar a las resoluciones definitivas la prestancia adecuada a su contenido, sera aconsejable que su formato fuera especialmente cuidadoso con la imagen que reflejan. Quiz no es necesario que renan los requisitos formales de una escritura notarial pero para revestirlas de la dignidad adecuada a su contenido, autos y sentencias deberan presentar un aspecto especialmente cuidado. No puede ser que un ciudadano reciba una resolucin con un contenido relevante para su vida o sus derechos con el aspecto de un papelote cualquiera. Un auto definitivo o una sentencia deben tener un aspecto que no desmerezca su contenido.

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4. EPLOGO

4.1 Lo que tambin podra hacer la justicia con poco coste.

De la misma forma que la iglesia catlica celebr el Concilio Vaticano II en la segunda mitad del siglo pasado para hacer una puesta al da de su discurso y de su liturgia (aggiornamento), a la justicia espaola le ira bien hacer algo semejante. Le conviene, no tanto como institucin del estado, sino como servicio pblico, adaptar sus formas un tanto arcaicas al tiempo presente. Parece evidente que ningn ciudadano acude a un juzgado o a un tribunal para obtener una perla de literatura jurdica sino para solucionar sus conflictos al punto que, al comn de los mortales, no le importa en absoluto la capacidad cientfica del juez que haya de resolver su asunto, ni su erudicin, ni sus dotes retricas y, menos, su capacidad para citar lo que hayan dicho otros tribunales en asuntos ms o menos parecidos al que le afecta. El justiciable acude a la justicia para obtener respuestas a los problemas que acucian a su persona y a sus derechos, y espera que las resoluciones sean breves, inteligibles y claras, tanto en sus fundamentos como en sus conclusiones.
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As de simple y as de complejo. La justicia espaola, por tanto, hara bien en hacer un esfuerzo para descender del pedestal en el que est instalada para acercarse a los ciudadanos a los que sirve, asumiendo que para una persona normal y corriente una sentencia que no comprende es todo menos una solucin a sus problemas.

Girona, febrero-diciembre de 2011 http://ibarz.wordpress.com

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