Como estruturar uma carta comercial

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No seguimento do nosso ltimo artigo sobre a a linguagem a ser utilizada numa carta comercial, chegou o momento de nos debruarmos um pouco sobre a forma correcta de estruturar essa mesma carta comercial. Como j sabemos uma grande parte das cartas recebidas numa empresa acaba por nem sequer chegar a ser lida pelo destinatrio, sendo muitas vezes posta de lado. Na maioria dos casos, o esforo, tempo e dinheiro despendido acaba por no corresponder ao objectivo pretendido. Estruturar uma carta comercial de forma adequada por isso muito importante, sendo fundamental existir um cuidado para se destacar da concorrncia, recorrendo sempre a alguma originalidade, pois esta que far a diferena entre uma carta que atinge o seu objectivo ou uma carta que acaba no monte do lixo.

Estruturar a carta
Em geral, a carta no tem uma extenso obrigatria definida, mas deve ter as seguintes partes constitutivas: cabealho, introduo (com saudaes), corpo da carta, despedida e assinatura (e em algumas ocasies, P.S. post-scriptum e notas). Importante, tambm, a correo formal e a adequao do discurso situao de comunicao. De seguida mostramos-lhe alguns aspectos importantes a ter em conta na altura de estruturar uma carta comercial, entre os quais se destacam:

Cabealho O cabealho deve servir para colocar a informao bsica acerca da empresa, por exemplo: Logtipo; Nome completo da empresa; Alguma informao referente ao sector em que opera (consultoria, fornecimento de servios. . . ) Morada completa e contactos (telefone, fax, email e pgina da internet, caso possua). Local e Data - A data e o local devero ser colocados logo abaixo do cabealho. Dados do destinatrio A informao relativa ao destinatrio da carta deve ficar sempre localizada esquerda da folha. Esta dever conter, por exemplo, o nome do destinatrio, o ttulo ou cargo e a sua morada (no tem de estar to completo como no envelope).

Assunto O assunto onde dever constar uma breve aluso ao que ir ser discutido no corpo da carta. Deve ser claro e no muito extenso. Saudao A saudao dever sempre escrever-se do lado esquerdo. Dever ser feita atravs de vocativo, sempre seguido de vrgula (tratamento de cortesia, sem esquecer o cargo da pessoa a quem se dirige). Entre as maneiras mais comuns de fazer a saudao, e que variam conforme a relao entre emissor e destinatrio, temos, por exemplo: Excelentssimo Senhor, Distinta Senhora Corpo da carta no corpo da carta que dever ser desenvolvido o assunto propriamente dito. O texto, alm de ser claro, deve ser objetivo, como forma de evitar mltiplas interpretaes, o que pode prejudicar a inteno pretendida e os prprios negcios. Despedida A despedida pode ficar colocada do lado esquerdo ou do lado direito e nela deve constar: o nome completo de quem escreveu a carta, o titulo ou cargo e a finalizar uma assinatura, que dever ser sempre feita mo, logo aps a despedida. De acordo com o grau de confiana, pode terminar com sinceros cumprimentos, atentamente, cordialmente