MANUAL DE EXCEL PARA CONTADORES

COMPUTACION APLICADA

1. BASE DE DATOS

1. BDMAX: devuelve el mximo valor de una columna de una base de datos,

2. BDSUMA: devuelve la suma de los valores de una columna de una base de datos, segn un criterio.

3. CONTAR.SI: cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado.

4. JERARQUIA: devuelve el nmero de orden de un valor dentro de una serie de valores.

5. PROMEDIO.SI.CONJUNTO: calcula la media aritmtica segn una serie de condiciones indicadas.

6. DIAS.LAB: devuelve el nmero de das laborables (omitiendo sbados y domingos) existentes entre dos fechas especificadas.

7. DIA.LAB: devuelve una fecha laborable resultante de considerar una fecha de inicio y luego sumarle o restarle un cierto nmero de das laborables.

8. PAGO: calcula el importe de la cuota que amortiza un prstamo. Esta funcin utiliza el mtodo francs que genera un pago constante y similar para todos los perodos y que incluye pago de capital e intereses.

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9. TIR: calcula la rentabilidad (tambin conocida como Tasa Interna de Retorno) de una serie de cobros y pagos.

10. ESNUMERO: evala un valor, devuelve VERDADERO si es un nmero, sino devuelve FALSO.

11. ESTEXTO: evala un valor, devuelve VERDADERO si es un texto, sino devuelve FALSO.

12. O: evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO.

13. SI: devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada.

14. SUMAR.SI.CONJUNTO: realiza la suma de un rango segn las condiciones indicadas.

2. SINTAXIS

La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la funcin y finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

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En la medida que leas este manual te irs familiarizando con los nombres y los argumentos de las funciones. Los argumentos de una funcin suelen referirse a las celdas o rangos en las cuales operar la funcin u otro tipo de informacin que requiera la funcin.

Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. Como vimos en el captulo anterior ("Copiar") es posible armar una funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a la vez.

Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del nmero de fila, dicha referencia quedar FIJA cuando copies la funcin a otras celdas (referencia absoluta).

Ejemplos: $A10 mantiene fija la columna A y ajustar el N de fila si copias a otras filas. A$10 mantiene fija la fila 10 y y ajustar la columna si copias a otras columnas. $A$10 mantiene fija la fila y la columna. Veamos un ejemplo:

3. FUNCIONES Y FORMULAS

Podramos definir una funcin como una operacin o un clculo sobre determinadas celdas. Algunas personas hablan de funciones o frmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco ms precisos podramos discriminar mejor ambas definiciones.

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Funcin Excel: una funcin es un clculo predefinido. Excel ya trae 330 funciones predefinidas.

Frmula Excel: es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a medida y segn la necesidad.

4. BDMAX

- Explicacin La funcin BDMAX devuelve el mximo valor de una columna de una base de datos, segn un criterio. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Un gerente analiza datos de sus empleados en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular el mximo valor de ventas conseguido en el sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

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- Sintaxis = BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios) Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos. Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mximo valor. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mximo.

- Prctica Utilizando la funcin BDMAX sobre el rango D47:F55 calcula el mximo valor de ventas del vendedor indicado en la celda J48. Inserta la funcin en la celda H48.

5. BDSUMA

- Explicacin La funcin BDSUMA devuelve la suma de los valores de una columna de una base de datos, segn un criterio. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Un gerente analiza datos de sus empleados en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular la suma de ventas del sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

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- Sintaxis = BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios) Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos. Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se suman los valores. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van a sumar.

- Prctica Utilizando la funcin BDSUMA sobre el rango D47:F55 calcula la suma de ventas de los vendedores indicados en el rango J48:J49. Inserta la funcin en la celda H48.

6. IMPORTARDATOSDINAMICOS

- Explicacin La funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS devuelve un valor de una tabla dinmica, especificando un campo de la misma. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
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- Ejemplo Se analiza los datos de personas en el rango D18:F25. Se crea una tabla dinmica en base a los mismos en el rango H17:K21. En la celda H24 se desea extraer de la tabla dinmica los datos del campo especificado en la celda M18. A continuacin se presenta la solucin.

Dicho resultado debe aparecer en la celda H25. Veamos la solucin:

- Sintaxis =IMPORTARDATOSDINAMICOS(tabla dinmica; referencia) Tabla dinmica: es la referencia a una tabla dinmica de donde se importan datos. Referencia: es uno de los campos de la tabla dinmica del cual se extrae el dato.

- Prctica Utilizando la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS obtiene la cantidad de personas que cumplen con lo indicado en la celda M48, para la tabla dinmica del rango H47:K51. Inserta la funcin en la celda M51.

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7. BUSCARV

- Explicacin La funcin BUSCARV devuelve un valor determinado de una columna indicada perteneciente a una tabla, segn un ndice. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Un doctor analiza los meses de edad de bebs en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea saber la cantidad de vacunas que debe tener cada beb segn la edad. En el rango H17:I21 est la tabla que indica cantidad de vacunas segn edad. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =BUSCARV (valor buscado; matriz de comparacin; indicador columnas; [ordenado]) Valor buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla.

Matriz de comparacin: es la tabla donde se efecta la bsqueda.

Indicador columnas: es un nmero que especifica la columna de la tabla de donde se devuelve un valor.

Ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera columna de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si omite este
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argumento se considera VERDADERO, es decir, se considera que la columna uno de la tabla esta ordenada. Si no se est seguro poner siempre FALSO.

- Prctica

Utilizando la funcin BUSCARV obtiene el concepto de masa corporal para los pesos indicados en el rango D48:D54, buscando en la tabla del rango H48:I51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

8. PROMEDIO.SI.CONJUNTO

- Explicacin La funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular el promedio de ventas realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.

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- Sintaxis =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango rango_criterios2, criterio2) suma, rango_criterios1, criterio1,

Rango suma: es el rango que contiene los nmeros a promediar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios2

* Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios!

- Prctica Utilizando la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de Kilos producidos para la calidad y el lote indicados en I18 y K18 respectivamente. Insertar la funcin en la celda M18.

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9. JERARQUIA - Explicacin La funcin JERARQUIA devuelve el nmero de orden de un valor dentro de una serie de valores. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango D18:E25 se analizaron estadsticamente las cantidades de habitantes de distintas ciudades. En el rango F18:F25 se desea obtener un nmero de orden para cada ciudad segn su cantidad de habitantes.

A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis = JERARQUIA(nmero; referencia; [orden]) Nmero: es el valor del cual se desea averiguar su jerarqua (nmero de orden) en referencia. Referencia: es un rango que contiene valores. Orden: indica que se tome a referencia como ordenada en forma descendente si orden es cero o se omite. Si orden es distinto de cero indica que se tome a referencia como ordenada en forma ascendente.

- Prctica Utilizando la funcin JERARQUIA intenta obtener un nmero de orden para cada ciudad segn su tasa de natalidad anual del rango E48:E55. Considera el orden indicado en la celda H48. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.
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10. CONTAR.SI

- Explicacin La funcin CONTAR.SI cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Un gerente examina ingresos, salidas y faltantes que se van produciendo en un inventario da a da, en el rango D18:E25. En la celda H18 desea saber las cantidades de ingresos, salidas o faltantes, segn lo indicado en la celda K18. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis = CONTAR.SI(rango; criterio) Rango: es el rango que ser evaluado. Criterio: es la condicin que identificar las celdas a contar en el rango evaluado.
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- Prctica Utilizando la funcin CONTAR.SI obtiene la cantidad de ventas del rango D48:E50, que cumplan con la condicin indicada en la celda H48. Inserta la funcin en la celda H51.

11. DIA.LAB

- Explicacin La funcin DIA.LAB devuelve una fecha laborable resultante de considerar una fecha de inicio y luego sumarle o restarle un cierto nmero de das laborables. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango D18:D20 se tienen una serie de fechas. En el rango F18:F20 se desea obtener la fecha laborable correspondiente si se suman los das indicados en el rango E18:E20 y adems se consideran otros das no laborables en el rango D23:D25. A continuacin se presenta la solucin.

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- Sintaxis =DIA.LAB (fecha inicial; das Lab.; festivos) Fecha inicial: es una fecha o una funcin que devuelve una fecha. Daslab: es la cantidad de das laborables que se adicionan o se substraen de fecha inicial. Festivos: es un rango opcional que indica otras fechas que se omiten en el clculo.

- Prctica Utilizando la funcin DIA.LAB calcula la fecha laborable resultante partiendo de las fechas iniciales del rango D46:D48 y adicionndole los das laborables del rango E46:E48. Omite en el clculo los feriados indicados en el rango D51:D53. Inserta la funcin en la celda F46 y cpiala hasta la celda F48.

12. DIAS.LAB

- Explicacin La Funcin DIAS.LAB devuelve el nmero de das laborables (omitiendo sbados y domingos) existentes entre dos fechas especificadas. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango D18:E18 se proporcionan fechas de inicio y fin de vacaciones, perteneciente a un empleado. En la celda F18 se desea calcular la cantidad de das
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hbiles que tom el empleado (omitiendo los feriados indicados en el rango D21:D24). A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =DIAS.LAB(inicio; fin; rango feriados) Inicio: es la fecha de inicio desde donde la funcin comienza a contar. Fin: es la fecha final hasta donde la funcin cuenta. Rango feriado: es un rango donde pueden indicarse otras fechas no laborables, como por ej. Feriados.

- Prctica Utilizando la funcin DIAS.LAB calcula la cantidad de das hbiles existentes entre la fecha inicial y final de las celdas D46 y E46 respectivamente. Ten en cuenta que en el rango D50:D53 se muestran otros das no laborables. Inserta la funcin en la celda F46.

NUM.DE.SEMANA

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- Explicacin La funcin NUM.DE.SEMANA devuelve el nmero ordinal de una semana en el ao que corresponde a la fecha indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En la celda F18 se desea calcular el nmero de colocacin de una semana en el ao para la fecha de la celda D18. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis = NUM.DE.SEMANA(nm de serie; [tipo]) nm. de serie: es una fecha o una funcin que devuelve una fecha. Tipo: es nmero que indicar cual es el primer da de la semana, si tipo es 1 la semana empieza el Lunes. Si tipo es 2 la semana comienza el domingo.

- Prctica Utilizando la funcin NUM.DE.SEMANA calcula el nmero de semana

correspondiente a las fechas del rango D48:D52. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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13. PAGO

- Explicacin La funcin PAGO calcula el importe de la cuota que amortiza un prstamo. Esta funcin utiliza el mtodo francs que genera un pago constante y similar para todos los perodos y que incluye pago de capital e intereses. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Una persona analiza los trminos de un prstamo hipotecario indicados en el rango D17:E19. En la celda G18 desea averiguar el pago mensual que deber realizar para cancelar el mismo. Veamos la solucin.

- Sintaxis = PAGO(tasa;nper;va;[vf];[tipo])

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Tasa: es la tasa de inters aplicable al prstamo (o la inversin). Si la tasa es anual, nper debe estar expresado en aos. Si la tasa es mensual, nper debe estar expresado en meses. Nper: es el plazo en el que se debe cancelar o amortizar por completo el prstamo. El argumento nper tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para cancelar el prstamo. Va: es el valor actual o valor del prstamo o la inversin. Vf: es un valor futuro pendiente de pago en caso que no se pague todo el prstamo al final (es opcional). Tipo: Se 1 si los pagos son al comienzo del perodo o 0 si son al final. Si se omite la funcin considera 0.

- Prctica Utilizando la funcin PAGO calcula el pago mensual necesario para cancelar un prstamo cuyas condiciones se indican en el rango D47:E49. Inserta la funcin en la celda G48.

14. TIR

- Explicacin La funcin TIR calcula la rentabilidad o "Tasa Interna de Retorno" de una serie de cobros y pagos. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

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- Ejemplo Un inversor evala un negocio. En el rango E17:E21 est la inversin necesaria, los beneficios esperados y el valor de venta de la inversin. En la celda G18 desea averiguar la Tasa Interna de Retorno del negocio. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =TIR(valores;[estimar]) Valores: representan los cobros y pagos (flujos de fondos). Estimar: esta funcin calcula por "iteracin" por lo que se puede definir una tasa con la cual comenzar la iteracin. Es opcional, si se omite la funcin comienza a iterar desde 0%.

- Prctica Utilizando la funcin TIR calcula cual es la rentabilidad de un negocio cuyos cobros y pagos estn expresados en el rango E47:E51. Inserta la funcin en la celda G48.

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15. ESNUMERO

- Explicacin La funcin ESNUMERO evala un dato y devuelve VERDADERO si es un nmero, sino devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango E18:E25 se tiene un listado con datos. En el rango F18:F19 se desea indicar aquellos datos que sean de tipo numrico. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =ESNUMERO(valor) Valor: es una celda, o una funcin o un dato escrito entre los parntesis de la funcin.

- Prctica Utilizando la funcin ESNUMERO intenta distinguir los datos de tipo numrico del rango E48:E55. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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16. ESTEXTO

- Explicacin La funcin ESTEXTO evala un dato y devuelve VERDADERO si es un texto, sino devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango E18:E25 se tiene un listado con datos. En el rango F18:F19 se desea indicar aquellos datos que sean de tipo texto. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =ESTEXTO(valor) Valor: es una celda, una funcin o un dato escrito entre los parntesis de la funcin. - Prctica Utilizando la funcin ESTEXTO intenta distinguir los datos de tipo texto del rango E48:E55. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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17. O

- Explicacin La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

- Sintaxis =O(valor lgico1; [valor lgico2];...) Valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO.

- Prctica Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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18. SI

- Explicacin La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y J21. A continuacin se presenta la solucin.

- Sintaxis =SI(prueba lgica; [valor si verdadero]; [valor si falso]) Prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda que los operadores lgicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual).
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[Valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es verdadera. [Valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa. Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la funcin SI devuelve directamente VERDADERO o FALSO.

- Prctica Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda H48. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda J48, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda J51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

19. SUMAR.SI.CONJUNTO

- Explicacin La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

- Ejemplo En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.
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- Sintaxis =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango suma, rango_criterios1, criterio1, rango_criterios2, criterio2) Rango suma: es el rango que contiene los nmeros a sumar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios !

- Prctica Utilizando la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO calcula el total de Kilos producidos para la calidad y el lote indicados en I18 y K18 respectivamente. Insertar la funcin en la celda M18.

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